Classificao de Documentos

Renato Tarcsio Barbosa de Souza - UNB

O conceito de classificao na literatura arquivstica

As bases do processo classificatrio em Arquivstica so intuitivas. Esto no status da arte.


A classificao dos documentos arquivsticos ocupa um espao dentro do saber intuitivo e instrumental; No existe instrumentalizao que no seja sustentada por bases tericas e/ou metodolgicas.

A classificao e seus ngulos

Classificao
 

Classificar uma atividade humana; Os homens classificam sem que tenham conscincia dessa operao;

 

No h uma classificao absoluta a ser descoberta; No descobrimos, mas elaboramos classificao.

Para Jorge Lus Borges os animais dividemdividem-se em:

            

a) pertencentes ao imperador; b) embalsamados; c) amestrados; d) lees; e) sereias; f) fabulosos; g) ces soltos; h) includos nesta lista; i) que se agitam como loucos; j) inumerveis; k) desenhados com um pincel finssimo de plo de camelo; l) que acabam de partir o jarro; m) que de longe parecem moscas.

Classificao Cientfica dos Seres Vivos Lineu (1735)

Reino (Animalia) Filo (Chordata) Classe (Mammalia) Ordem (Artiodactyla) Famlia (Giraffidae) Gnero (Giraffa) Espcie (Girafa e Ocapi)

Classificao
Tabela Peridica de Elementos Qumicos Mendeleev (1869)
1A H
Li Na K Rb Cs

8A 2A
Be Mg Ca Sr Ba

3A

4A
C Si Ge Sn Pb

5A
N P As Sb Bi

6A
O S Se Te Po

7A
F Cl Br I At

He

|-----------ELEMENTOS DE TRANSIO-------------|
3B
Sc Y La

B Al Ga In Tl

Ne Ar Kr Xe Rn

4B
Ti Zr Hf

5B
V Nb Ta

6B
Cr Mo W

7B
Mn Tc Re

8B
Fe Ru Os

8B
Co Rh Ir

8B
Ni Pd Pt

1B
Cu Ag Au

2B
Zn Cd Hg

Fr

Ra

Ac

Db

Ji

Rf

Bh

Hn

Mt

Os princpios de classificao


a classificao uma representao da realidade e como tal uma aproximao. necessrio definir nveis de tolerncia;


Inesgotabilidade (nenhuma classificao to exaustiva que ser capaz de englobar tudo); Provisoriedade.

Caracterstica ou Princpio de Classificao



H tantas possibilidades de classificar quantas forem as semelhanas e diferenas existentes entre os objetos a classificar;

coleo de livros


Dividindo pela caracterstica ou princpio Tamanho: Tamanho:

  

Livros de 20 centmetros; Livros de 30 centmetros; Livros de 40 centmetros.

Dividindo pela caracterstica ou princpio Cor: Cor:

  

Livros azuis; Livros vermelhos; Livros marrons.

coleo de livros


Dividindo pela caracterstica ou princpio Lngua do Texto: Texto:

  

Livros em ingls; Livros em francs; Livros em portugus.

Dividindo pela caracterstica ou princpio Assunto: Assunto:

  

Livros sobre matemtica; Livros sobre fsica; Livros sobre qumica.

Os princpios de classificao

a classificao persegue um objetivo;

a classificao tem por trs um mecanismo classificador que executa as operaes necessrias (denominao, hierarquia, subordinao);

Os princpios de classificao


a classificao necessita de um princpio de classificao ou de diviso; o princpio de classificao natural quando o mais adequado (aproximado) ao conjunto;

Alunos Arquivo Permanente

Masculino

Feminino

Princpio de Classificao: Sexo

Os princpios de classificao


a caracterstica (princpio) de diviso deve produzir no mnimo duas classes;

Alunos Arquivo Permanente

Masculino

Feminino

Os princpios de classificao


podem existir quantas caractersticas (princpios de diviso) quantas forem necessrias, mas apenas um princpio de diviso deve ser usado de cada vez para produzir classes ou subclasses;

Alunos Arquivo Permanente

Masculino

Feminino

18

25 anos

26-41 anos

Princpio de classificao: Faixa Etria Princpio de classificao: Sexo

Referncia Cruzada
Alunos Arquivo Permanente

Masculino

18-25 anos

Feminino

Dois princpios de classificao Sexo e Faixa Etria

Os princpios de classificao


a relao entre os vrios nveis (relao entre os conceitos) no pode se resumir ao modelo gnero/espcie;
Arquivo Permanente Alunos

Masculino

Feminino

18

25 anos

26

30 anos

18

25 anos

26

30 anos

Plano Piloto

Cidade

Plano Piloto

Cidade

Plano Piloto

Cidade

Plano Piloto

Cidade

Relaes entre Conceitos



Relao hierrquica (gnero/espcie) se dois conceitos diferentes possuem caractersticas idnticas e um deles possui uma caracterstica a mais do que o outro, ento entre eles se estabelece a relao hierrquica ou gnero/espcie.

rvore

rvore Frutfera

rvore de Nozes

macieira

pessegueiro

amendoeira

nogueira

Relaes entre Conceitos



Relao partitiva (todo/parte) a relao partitiva existe entre um todo e suas partes.

rvore

Razes

Tronco

Galhos

Folhas

Relaes entre Conceitos



Relaes Funcionais aplicam-se, aplicamsobretudo, a conceitos que expressam processos.

Produo

Produto

Produtor

Comprador

Os princpios de classificao


as divises no devem ser vazias, isto , devem exaurir a totalidade do domnio (extenso) de cada nvel de classificao;
Arquivo Permanente

Alunos

Masculino

Feminino

18

25 anos

26

30 anos

18

25 anos

26

30 anos

Plano Piloto

Cidade

Plano Piloto

Cidade

Plano Piloto

Cidade

Plano Piloto

Cidade

Os princpios de classificao


a classificao deve ser lida simultaneamente de cima para baixo e de baixo para cima;
Arquivo Permanente Alunos

Masculino

Feminino

18

25 anos

26

30 anos

18

25 anos

26

30 anos

Plano Piloto

Cidade

Plano Piloto

Cidade

Plano Piloto

Cidade

Plano Piloto

Cidade

Os princpios de classificao


a classificao tem como resultado um produto: o instrumento de classificao.

Arquivo Permanente Alunos

Masculino

Feminino

18

25 anos

26

30 anos

18

25 anos

26

30 anos

Plano Piloto

Cidade

Plano Piloto

Cidade

Plano Piloto

Cidade

Plano Piloto

Cidade

Plano de Classificao Estrutura de rvore

Conjunto

Nvel 1 Nvel 2 Nvel 3

Unidade

Unidade Unidade

Unidade Unidade

Unidade

Unidade

Unidade

Unidade de Classificao: conjunto de documentos reunido de acordo com um critrio ou princpio de classificao. Nvel de Classificao: os vrios graus de diviso do instrumento de classificao. A posio da unidade de classificao em relao ao conjunto.

Arranjo x Classificao


 

a confuso terminolgica entre os dois termos (arranjo e classificao) expe uma quebra entre arquivos correntes e permanentes, que no existe; tratatrata-se apenas de fases de um mesmo processo; o tipo de uso que se faz dos conjuntos documentais altera-se com as idades. Novos alterausos vo sendo agregados; questo a ser resolvida por uma outra funo descrio. arquivstica: a descrio.

Assunto x Funo As funes so atribuies prprias ou naturais de uma organizao; Os assuntos so divises artificiais, ligados s reas do conhecimento humano, so as matrias de que tratam os documentos; A confuso se estabelece por contarmos com palavras idnticas para designar a funo e o assunto.
Por exemplo: Sade pode significar rea administrativa de um Governo ou o tema, a matria sade, mas, se, enquanto tema poder estar presente em diversos fundos, enquanto funo est ligada aos rgos ou setores que a desempenham.

Processo de Organizao dos Documentos de Arquivo Trs conceitos

Organizao

Classificao

Ordenao

Arquivamento

Classificao de Documentos de Arquivo

Determinao das categorias ou dos grupos entre os quais devem ser distribudos logicamente e sistematicamente os dossis em grupos ou categorias de assuntos segundo uma ordem para facilitar a utilizao .

Processo de Organizao dos Documentos de Arquivo Trs conceitos Ordenao

a disposio metdica dos documentos dentro da unidade de classificao

Processo de Organizao dos Documentos de Arquivo Trs conceitos Arquivamento

a operao fsica de colocar os documentos em pastas ou caixas orientada pelo esquema de classificao e pela ordenao definida.

Ordenao

A definio do mtodo de ordenao depende do uso que dado aos documentos

Mtodos de Ordenao


Ordenao alfabtica seqncia das letras do alfabeto; Ordenao cronolgica sucesso temporal (data); Ordenao geogrfica unidades territoriais (pases, estados, municpios, distritos, bairros etc.); Ordenao numrica seqncia numrica atribuda aos documentos.

Videolocadora

Drama

Comdia

Ao

Classificao de Documentos de Arquivo

A classificao para se realizar, para se materializar necessita de um instrumento; instrumento;

Traduo visual das relaes hierrquicas e orgnicas entre as classes definidas para a organizao da documentao

Instrumento de Classificao denominaes

       

Plano de classificao; Quadro de classificao; Quadro de arranjo; Cdigo de classificao; Arranjo; Tabela de classificao; Sistema de classificao; Esquema de classificao.

Instrumento de Classificao denominaes



 

Quadro 17 significados, nenhum deles traduzem com perfeio as caractersticas do instrumento; Tabela tem o sentido de rol, de uma lista. A noo de estrutura no muito clara; Cdigo sistema de sinais convencionais ou secretos utilizados em correspondncias ou comunicaes ; Plano aparece com o sentido de representao grfica da estrutura ou da organizao de algo.

Cdigo
Conjunto de smbolos que, mediante conveno, representam um dado O objetivo da codificao operacionalizar o processo de classificao, transformando termos (ttulos das unidades de classificao) em smbolos para agilizar a classificao, ordenao e arquivamento dos documentos.

Cdigo
   

Cdigo Decimal de Dewey; BlocoBloco-Numrico de origem canadense; Alfanumrico; Numrico. o mtodo de codificao um tema acessrio dentro do processo classificatrio. Ele somente ganha importncia quando limita a construo intelectual do esquema de classificao.

Plano de Classificao Denominao das Unidades de Classificao

Deve ser representativa do contedo da unidade de classificao (mnemnica) A estrutura no tem verbo, ela nominalizada. O verbo transformado em substantivo. Exemplo: Subfuno: Controle de bens patrimoniais
estrutura substantivada

Atividades: Cadastro e Chapeamento (de bens patrimoniais)

Registro de movimentao (de bens patrimoniais) Arrolamento e baixa (de bens patrimoniais)
Relao de coordenao Relao de subordinao

Classificao de Documentos de Arquivo

Busca pelos princpios que norteiam a elaborao de um Plano de Classificao

Princpios Arquivsticos


Princpio de Respeito aos Fundos (Provenincia) Princpio da Ordem Original

Princpio de Respeito aos Fundos (Provenincia)

os arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, no sendo misturados aos de origem diversa

Princpio da Provenincia
Patrimnio Documental
Fundo Fundo Fundo Fundo Fundo Fundo Fundo

Fundo Fundo Fundo

Fundo Fundo Fundo

Fundo

Fundo Fundo

(Michel Duchein, Canad e Austrlia)

     

Fundo critrios de identificao

uma identidade jurdica; jurdica; um mandato oficial; oficial; uma posio hierrquica definida; definida; um vasto grau de autonomia; autonomia; estrutura; estrutura; sistema de gesto dos documentos. documentos.

Princpio da Provenincia

Fundo de Arquivo

1 Princpio de Classificao

Princpio da Ordem Original

no a ordem fsica que os documentos tinham no setor de trabalho;  o respeito organicidade;  a observncia do fluxo natural e orgnico com que foram acumulados os documentos.


Princpio da Ordem Original

Arquivo
Funo Funo Funo Funo Funo Funo

Funo

Funo Funo Funo Funo Funo

Funo

Funo

Funo Funo

Qual o papel do Plano de Classificao na preservao da Ordem Original?

Trs objetos de Pesquisa

1.

2.

3.

A organizao em toda sua dimenso histria: criao, extino, relacionamento com outras organizaes e vinculaes hierrquicas; A organizao na sua individualidade: a misso, a estrutura, as funes, as atividades e os procedimentos formais e informais; Os documentos acumulados: contextualizao quanto s condies de sua produo e acumulao.

A organizao na sua individualidade: a misso, a estrutura, as funes, as atividades e os procedimentos formais e informais (tarefas)

Organizao
Sistema social organizado segundo um conjunto de valores, normas e padres formais e informais de funcionamento, com vistas ao atendimento de um ou mais objetivos. objetivos.

Misso


Finalidade mais ampla ou o objetivo maior que engloba sua contribuio social; Deve ser de conhecimento amplo, tanto interno como externamente; Conhecida, tambm, como finalidade, propsito e objetivo principal.

Estrutura Organizacional


Conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicaes e decises das unidades organizacionais de uma empresa; Os tipos de estrutura organizacional dependem da forma de departamentalizao adotada (funcional, produtos ou servios, territorial, por funcional, projetos, por processos etc.)

Organograma


Representao grfica da estrutura organizacional, organizacional, que indica a forma como o poder administrativo dividido, que delimita os nveis de autoridade e a linha de comando em seu sentido vertical, independente do modelo de departamentalizao adotado.

Estrutura Organizacional Funcional

Nveis Hierrquicos Unidades Organizacionais

Funo


Agregao de atividades anlogas, interdependentes, que se encadeiam num nico campo especializado de trabalho; Deve ter o desenvolvimento alocado a uma unidade organizacional especfica; A funo indica o que feito , sem detalhar como feito .

Funo


Cada funo pode dar origem a um departamento, diviso ou seo;

Exemplo de graduao de uma funo: Suprimento de Material (departamento) Aquisio de Material (diviso) Compras Nacionais (Seo)

Funo
Nas organizaes existem duas categorias de funes:
1. Funes especficas de cada organizao

(atividade-fim); atividade-fim);

2. Funes que renem os meios necessrios

para a execuo da primeira (atividade(atividademeio). meio).

Atividade


Conjunto de procedimentos necessrio execuo de uma funo; por meio do exerccio de um determinado nmero de atividades que uma unidade organizacional desempenha sua funo.

Tarefa


 

Meio pelo qual se realiza cada atividade da unidade organizacional; uma seqncia de passos predeterminados; So a concretizao da atividade a partir de um procedimento determinado.

Classificao de Documentos de Arquivo

Funo Gesto dos Recursos Materiais

Atividade Aquisio de Materiais Subatividade Licitao

Atividade Controle de Bens Patrimoniais

Tarefa Preparar Edital

Tarefa Receber Propostas

UnB

Misso Ensino, Pesquisa e Extenso

Funo Promover o Ensino de Graduao Atividade Ministrar Disciplinas

Tarefa Organizar a Disciplina

Tarefa Controlar Freqncia dos Alunos

Plano de ensino Cronograma de atividades Relao de temas para avaliao

Formulrio de Registro e Acompanhamento de Aulas

LEVANTAMENTO DA PRODUO DOCUMENTAL rea Funcional: Funo: Subfuno: Atividade: rgo: Legislao: Anlise fiscal/financeira de entidades do setor pblico Acompanhamento das estatais e entidades da administrao indireta Coordenao dos representantes nos Conselhos Fiscais das empresas Acompanhar a empresa por meio do representante DICOF - Diviso de Acompanhamento de Conselhos Fiscais Lei 6.404/76; Lei 8.666/93; Lei 9.457/97; IN 02, de 15/08/96 Tarefas
Expediente de encaminhamento de documentao da empresa estatal Dossi de demonstraes financeiras da empresa estatal Dossi de quitao de obrigaes fiscais e financeiras Estatuto social da empresa estatal Parecer de conselho fiscal referente s atividades da empresa estatal Relatrio de conselheiro fiscal de empresa estatal Relatrio de auditoria de prestao de contas da empresa estatal Relatrio de auditoria interna em empresa estatal Ata de reunio de conselho fiscal de empresa estatal Ata de reunio de diretoria de empresa estatal Memorando de solicitao de consulta referente a assunto de interesse da empresa estatal

01 - Receber do conselheiro os documentos referentes reunio de conselho fiscal.

(R) (R) (R) (R) (R) (R) (R) (R) (R) (R) (R)

02 - Consultar o CADIN/SISBACEN para analisar a situao de adimplncia da empresa.

Listagem de verificao de registro de inadimplncia no cadastro de crditos no quitados (CADIN)

(R)

03 - Alimentar o SIMOB com dados extrados dos certificados e certides de quitao de dvidas e das informaes do CADIN.
Banco de dados de controle de obrigaes financeiras das empresas estatais Formulrio de controle do recolhimento das obrigaes financeiras da empresa (P) (P)

Princpios de Classificao Internos de um Arquivo

      

Categorias de Funes (meio e fim); reas Funcionais; Funo; Subfuno; Atividade; Subatividade; Tarefa.

Perguntas?


 

Ele espelha, com clareza, o conjunto de atividades do organismo produtor de arquivo? Ser possvel identificar o organismo produtor a partir do exame das diversas classes do plano? A hierarquizao das classes foi bem realizada? As classes definidas no se sobrepem, em alguma medida?