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A classificao dos documentos arquivsticos ocupa um espao dentro do saber intuitivo e instrumental; No existe instrumentalizao que no seja sustentada por bases tericas e/ou metodolgicas.
Classificao
Classificar uma atividade humana; Os homens classificam sem que tenham conscincia dessa operao;
a) pertencentes ao imperador; b) embalsamados; c) amestrados; d) lees; e) sereias; f) fabulosos; g) ces soltos; h) includos nesta lista; i) que se agitam como loucos; j) inumerveis; k) desenhados com um pincel finssimo de plo de camelo; l) que acabam de partir o jarro; m) que de longe parecem moscas.
Reino (Animalia) Filo (Chordata) Classe (Mammalia) Ordem (Artiodactyla) Famlia (Giraffidae) Gnero (Giraffa) Espcie (Girafa e Ocapi)
Classificao
Tabela Peridica de Elementos Qumicos Mendeleev (1869)
1A H
Li Na K Rb Cs
8A 2A
Be Mg Ca Sr Ba
3A
4A
C Si Ge Sn Pb
5A
N P As Sb Bi
6A
O S Se Te Po
7A
F Cl Br I At
He
|-----------ELEMENTOS DE TRANSIO-------------|
3B
Sc Y La
B Al Ga In Tl
Ne Ar Kr Xe Rn
4B
Ti Zr Hf
5B
V Nb Ta
6B
Cr Mo W
7B
Mn Tc Re
8B
Fe Ru Os
8B
Co Rh Ir
8B
Ni Pd Pt
1B
Cu Ag Au
2B
Zn Cd Hg
Fr
Ra
Ac
Db
Ji
Rf
Bh
Hn
Mt
Os princpios de classificao
a classificao uma representao da realidade e como tal uma aproximao. necessrio definir nveis de tolerncia;
Inesgotabilidade (nenhuma classificao to exaustiva que ser capaz de englobar tudo); Provisoriedade.
H tantas possibilidades de classificar quantas forem as semelhanas e diferenas existentes entre os objetos a classificar;
coleo de livros
coleo de livros
Os princpios de classificao
a classificao tem por trs um mecanismo classificador que executa as operaes necessrias (denominao, hierarquia, subordinao);
Os princpios de classificao
a classificao necessita de um princpio de classificao ou de diviso; o princpio de classificao natural quando o mais adequado (aproximado) ao conjunto;
Masculino
Feminino
Os princpios de classificao
Masculino
Feminino
Os princpios de classificao
podem existir quantas caractersticas (princpios de diviso) quantas forem necessrias, mas apenas um princpio de diviso deve ser usado de cada vez para produzir classes ou subclasses;
Masculino
Feminino
18
25 anos
26-41 anos
Referncia Cruzada
Alunos Arquivo Permanente
Masculino
18-25 anos
Feminino
Os princpios de classificao
a relao entre os vrios nveis (relao entre os conceitos) no pode se resumir ao modelo gnero/espcie;
Arquivo Permanente Alunos
Masculino
Feminino
18
25 anos
26
30 anos
18
25 anos
26
30 anos
Plano Piloto
Cidade
Plano Piloto
Cidade
Plano Piloto
Cidade
Plano Piloto
Cidade
Relao hierrquica (gnero/espcie) se dois conceitos diferentes possuem caractersticas idnticas e um deles possui uma caracterstica a mais do que o outro, ento entre eles se estabelece a relao hierrquica ou gnero/espcie.
rvore
rvore Frutfera
rvore de Nozes
macieira
pessegueiro
amendoeira
nogueira
Relao partitiva (todo/parte) a relao partitiva existe entre um todo e suas partes.
rvore
Razes
Tronco
Galhos
Folhas
Produo
Produto
Produtor
Comprador
Os princpios de classificao
as divises no devem ser vazias, isto , devem exaurir a totalidade do domnio (extenso) de cada nvel de classificao;
Arquivo Permanente
Alunos
Masculino
Feminino
18
25 anos
26
30 anos
18
25 anos
26
30 anos
Plano Piloto
Cidade
Plano Piloto
Cidade
Plano Piloto
Cidade
Plano Piloto
Cidade
Os princpios de classificao
a classificao deve ser lida simultaneamente de cima para baixo e de baixo para cima;
Arquivo Permanente Alunos
Masculino
Feminino
18
25 anos
26
30 anos
18
25 anos
26
30 anos
Plano Piloto
Cidade
Plano Piloto
Cidade
Plano Piloto
Cidade
Plano Piloto
Cidade
Os princpios de classificao
Masculino
Feminino
18
25 anos
26
30 anos
18
25 anos
26
30 anos
Plano Piloto
Cidade
Plano Piloto
Cidade
Plano Piloto
Cidade
Plano Piloto
Cidade
Unidade
Unidade Unidade
Unidade Unidade
Unidade
Unidade
Unidade
Unidade de Classificao: conjunto de documentos reunido de acordo com um critrio ou princpio de classificao. Nvel de Classificao: os vrios graus de diviso do instrumento de classificao. A posio da unidade de classificao em relao ao conjunto.
Arranjo x Classificao
a confuso terminolgica entre os dois termos (arranjo e classificao) expe uma quebra entre arquivos correntes e permanentes, que no existe; tratatrata-se apenas de fases de um mesmo processo; o tipo de uso que se faz dos conjuntos documentais altera-se com as idades. Novos alterausos vo sendo agregados; questo a ser resolvida por uma outra funo descrio. arquivstica: a descrio.
Assunto x Funo As funes so atribuies prprias ou naturais de uma organizao; Os assuntos so divises artificiais, ligados s reas do conhecimento humano, so as matrias de que tratam os documentos; A confuso se estabelece por contarmos com palavras idnticas para designar a funo e o assunto.
Por exemplo: Sade pode significar rea administrativa de um Governo ou o tema, a matria sade, mas, se, enquanto tema poder estar presente em diversos fundos, enquanto funo est ligada aos rgos ou setores que a desempenham.
Organizao
Classificao
Ordenao
Arquivamento
a operao fsica de colocar os documentos em pastas ou caixas orientada pelo esquema de classificao e pela ordenao definida.
Ordenao
Mtodos de Ordenao
Ordenao alfabtica seqncia das letras do alfabeto; Ordenao cronolgica sucesso temporal (data); Ordenao geogrfica unidades territoriais (pases, estados, municpios, distritos, bairros etc.); Ordenao numrica seqncia numrica atribuda aos documentos.
Videolocadora
Drama
Comdia
Ao
Traduo visual das relaes hierrquicas e orgnicas entre as classes definidas para a organizao da documentao
Plano de classificao; Quadro de classificao; Quadro de arranjo; Cdigo de classificao; Arranjo; Tabela de classificao; Sistema de classificao; Esquema de classificao.
Quadro 17 significados, nenhum deles traduzem com perfeio as caractersticas do instrumento; Tabela tem o sentido de rol, de uma lista. A noo de estrutura no muito clara; Cdigo sistema de sinais convencionais ou secretos utilizados em correspondncias ou comunicaes ; Plano aparece com o sentido de representao grfica da estrutura ou da organizao de algo.
Cdigo
Conjunto de smbolos que, mediante conveno, representam um dado O objetivo da codificao operacionalizar o processo de classificao, transformando termos (ttulos das unidades de classificao) em smbolos para agilizar a classificao, ordenao e arquivamento dos documentos.
Cdigo
Cdigo Decimal de Dewey; BlocoBloco-Numrico de origem canadense; Alfanumrico; Numrico. o mtodo de codificao um tema acessrio dentro do processo classificatrio. Ele somente ganha importncia quando limita a construo intelectual do esquema de classificao.
Princpios Arquivsticos
Princpio da Provenincia
Patrimnio Documental
Fundo Fundo Fundo Fundo Fundo Fundo Fundo
Fundo
Fundo Fundo
uma identidade jurdica; jurdica; um mandato oficial; oficial; uma posio hierrquica definida; definida; um vasto grau de autonomia; autonomia; estrutura; estrutura; sistema de gesto dos documentos. documentos.
Princpio da Provenincia
Fundo de Arquivo
1 Princpio de Classificao
Funo
Funo
Funo
Funo Funo
2.
3.
A organizao em toda sua dimenso histria: criao, extino, relacionamento com outras organizaes e vinculaes hierrquicas; A organizao na sua individualidade: a misso, a estrutura, as funes, as atividades e os procedimentos formais e informais; Os documentos acumulados: contextualizao quanto s condies de sua produo e acumulao.
A organizao na sua individualidade: a misso, a estrutura, as funes, as atividades e os procedimentos formais e informais (tarefas)
Organizao
Sistema social organizado segundo um conjunto de valores, normas e padres formais e informais de funcionamento, com vistas ao atendimento de um ou mais objetivos. objetivos.
Misso
Finalidade mais ampla ou o objetivo maior que engloba sua contribuio social; Deve ser de conhecimento amplo, tanto interno como externamente; Conhecida, tambm, como finalidade, propsito e objetivo principal.
Estrutura Organizacional
Conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicaes e decises das unidades organizacionais de uma empresa; Os tipos de estrutura organizacional dependem da forma de departamentalizao adotada (funcional, produtos ou servios, territorial, por funcional, projetos, por processos etc.)
Organograma
Representao grfica da estrutura organizacional, organizacional, que indica a forma como o poder administrativo dividido, que delimita os nveis de autoridade e a linha de comando em seu sentido vertical, independente do modelo de departamentalizao adotado.
Funo
Agregao de atividades anlogas, interdependentes, que se encadeiam num nico campo especializado de trabalho; Deve ter o desenvolvimento alocado a uma unidade organizacional especfica; A funo indica o que feito , sem detalhar como feito .
Funo
Exemplo de graduao de uma funo: Suprimento de Material (departamento) Aquisio de Material (diviso) Compras Nacionais (Seo)
Funo
Nas organizaes existem duas categorias de funes:
1. Funes especficas de cada organizao
(atividade-fim); atividade-fim);
Atividade
Conjunto de procedimentos necessrio execuo de uma funo; por meio do exerccio de um determinado nmero de atividades que uma unidade organizacional desempenha sua funo.
Tarefa
Meio pelo qual se realiza cada atividade da unidade organizacional; uma seqncia de passos predeterminados; So a concretizao da atividade a partir de um procedimento determinado.
UnB
LEVANTAMENTO DA PRODUO DOCUMENTAL rea Funcional: Funo: Subfuno: Atividade: rgo: Legislao: Anlise fiscal/financeira de entidades do setor pblico Acompanhamento das estatais e entidades da administrao indireta Coordenao dos representantes nos Conselhos Fiscais das empresas Acompanhar a empresa por meio do representante DICOF - Diviso de Acompanhamento de Conselhos Fiscais Lei 6.404/76; Lei 8.666/93; Lei 9.457/97; IN 02, de 15/08/96 Tarefas
Expediente de encaminhamento de documentao da empresa estatal Dossi de demonstraes financeiras da empresa estatal Dossi de quitao de obrigaes fiscais e financeiras Estatuto social da empresa estatal Parecer de conselho fiscal referente s atividades da empresa estatal Relatrio de conselheiro fiscal de empresa estatal Relatrio de auditoria de prestao de contas da empresa estatal Relatrio de auditoria interna em empresa estatal Ata de reunio de conselho fiscal de empresa estatal Ata de reunio de diretoria de empresa estatal Memorando de solicitao de consulta referente a assunto de interesse da empresa estatal
(R) (R) (R) (R) (R) (R) (R) (R) (R) (R) (R)
(R)
03 - Alimentar o SIMOB com dados extrados dos certificados e certides de quitao de dvidas e das informaes do CADIN.
Banco de dados de controle de obrigaes financeiras das empresas estatais Formulrio de controle do recolhimento das obrigaes financeiras da empresa (P) (P)
Categorias de Funes (meio e fim); reas Funcionais; Funo; Subfuno; Atividade; Subatividade; Tarefa.
Perguntas?
Ele espelha, com clareza, o conjunto de atividades do organismo produtor de arquivo? Ser possvel identificar o organismo produtor a partir do exame das diversas classes do plano? A hierarquizao das classes foi bem realizada? As classes definidas no se sobrepem, em alguma medida?