Projets / Elments d'OTP / Fonds

Projet SAFIR SITEL, Universit de Neuchtel Novembre 2001

Gestion de projets
Un projet est un ensemble de tches et activits effectuer pour la ralisation d'un travail (contruction d'une autoroute par exemple) La gestions des projets dans SAP permet d'assurer la planification, le suivi et le contrle des projets, au niveau cots et au niveau temps.

OTP et Elments d'OTP

U.12345 U.12345

U.12345.01 U.12345.01

U.12345.02 U.12345.02

U.12345.03 U.12345.03

U.12345.01.01 U.12345.01.01

U.12345.01.02 U.12345.01.02
Elment d'OTP
U.1234 U.1234

- de regroupement - d'imputation

Un organigramme technique de projet (OTP) est une reprsentation sous forme de structure hirarchique des tches et activits d'un projet Dans un OTP, ces tches et activits du projet sont dcrites sous forme d'lments individuels de la hirarchie (lments d'OTP) A l'Universit, l'lment d'OTP est utilis pour reprsenter un fonds de tiers L'lment d'OTP est l'objet d'imputation en comptabilit analytique pour les fonds de tiers. L'imputation se fait toujours sur l'lment d'OTP le plus bas dans la hirarchie, les lments suprieurs permettant le regroupement des donnes. La numrotation hirarchique dfinie pour l'Universit est : U.00000.00.00.00 (0 = numrique)

et permet de reprsenter 4 niveaux hirarchiques au maximum.

Dfinition de projet - I

Pour consulter un projet, prenez le chemin : Gestion comptable -> Gestion de projets -> Projet -> Project Builder et cliquez sur l'icne pour choisir et ouvrir un projet existant.

La dfinition du projet est le numro du projet et sa description. Chaque projet est dfini selon un profil de projet. Le profil de projet contient des donnes pour la gestion du projet (socit, calcul des intrts par exemple). Les donnes fixes valables pour tous les projets ont t dfinies dans le paramtrage et ne sont pas modifiables par l'utilisateur.

Dfinition de projet - II

Les donnes variables pour la gestion d'un projet sont dfines par l'utilisateur dans les donnes de base (nom du responsable, domaine d'activit, centre de profit, date de dbut et de fin). Les domaines d'activit suivants sont dfinis pour les Fonds de tiers : - 0011 Fonds de tiers Universit - 0012 Fonds de tiers IMT - 0013 Fonds de tiers IPH Les centres de profit sont dfinis selon la mme structure, numrotation et dsignation que les centres de cots. Exemple : centre de cots IPH = 3030010 centre de profit IPH = 3030010

Dfinition de projet - III

En cliquant sur l'icne l'lment d'OTP.

"Synthse", vous arrivez au niveau de

L'lment d'OTP suprieur (= de niveau 1) reoit toujours le mme numro que la dfinition de projet (le numro est repris automatiquement avec le caractre "). La dfinition de l'lment d'OTP (numrotation, donnes de para-mtrage et donnes de base) est reprise de la dfinition de projet. L'utilisateur entre la dsignation de l'lment d'OTP, ainsi que les donnes de gestion suivantes : - type de projet ( = source de financement) - compression des donnes possible ou non - saisie du pr-budget possible ou non - imputation des cots possible ou non - facturation aux clients et imputation des recettes possible ou non

Dfinition de projet - IV

L'image ci-dessus montre une structure comportant 2 niveaux hirarchiques pour les lments d'OTP (colonne niveau). Le niveau dfinit la hirarchie. L'imputation (cots) et la facturation (recettes) sont dfinis sur les lments d'OTP infrieurs.

Dfinition de projet - V

En cliquant sur l'icne "Graphique de hirarchie", la structure hirarchique des lments d'OTP est affiche.

Statut

Lorsqu'un projet est cr, il reoit du systme le statut "ouvert". Ce statut est galement affect aux lments d'OTP du projet. Il est ncessaire de changer ce statut sur "Lanc" pour pouvoir comptabiliser. (Menu : Traiter -> Statut -> Lancer)

Dfinir un fonds en FM

Un fonds de tiers est dfini comme lment d'OTP en comptabilit analytique. Un fonds de tiers est galement dfini comme fonds en comptabilit budgtaire. Pour afficher un fonds, suivez le chemin : Gestion comptable -> Compta financire -> Compta budgtaire -> Donnes de base -> Fonds -> Afficher. Pour que les donnes soient cohrentes, le nom du fonds, sa validit, le motif de financement et le type de fonds doivent tre identiques ceux de l'lment d'OTP correspondant (cf dfinition de projet p. 5) Le profit de budget permet de dfinir les paramtres de la budgtisation en comptabilit budgtaire.

Structure d'un fonds en FM

Centre financier IMT

Fonds 3 Fonds 2 Fonds 1 Budget, Rel

En comptabilit budgtaire, un fonds est toujours li un centre financier. Un centre financier (FM) correspond un centre de cots (CO) et un centre de profit (CO). Les centres financiers sont dfinis selon la mme numrotation et la mme dsignation que les centres de cots. Exemple : Centre de cots 3040010 IMT Centre financier 3040010 IMT

Plan de structure de budget - I

Le plan de structure de budget permet de dterminer : - sur quel(s) compte(s) le budget est saisi en compta budgtaire - sur quel(s) compte(s) la comptabilisation est ouverte - l'affectation d'un fonds un centre financier. Pour afficher l'cran d'entre du plan de structure de budget, suivez le chemin : Gestion comptable -> Compta financire -> Compta budgtaire -> Donnes de base -> Plan struct. budget -> Afficher La dfinition du plan de structure de budget est faite pour chaque fonds individuellement. Si aucune anne (exercice comptable) n'est dfinie lors de la saisie, le plan de structure est valable par dfaut pour toutes les annes comptables partir de sa cration. Pour le moment, il n'est pas prvu de saisir le budget en compta budgtaire. La saisie du budget se fera en comptabilit analytique.

Plan de structure de budget - II

Le plan de structure de budget affiche tous les comptes et tous les regroupements de comptes existants en comptabilit budgtaire. La possibilit de saisir une criture relle ou de budget est dfinie dans le plan de structure de budget. Pour que la saisie d'critures soit possible en comptabilit, il est ncessaire de dfinir tous les comptes comme objet d'imputation dans la colonne "Ecriture".

La colonne "Budget" permet de dfinir sur quels comptes il sera possible de saisir un budget.

Affecter lment d'OTP/Fonds

Une fois le fonds cr, le plan de structure de budget dfini, il reste grer l'affectation entre les donnes de comptabilit analytique (lments d'OTP) et les donnes de comptabilit budgtaire (fonds/centre financier). Pour consulter l'affectation, suivez le chemin : Gestion comptable -> Compta financire -> Compta budgtaire -> Donnes de base -> Affectations -> Afficher. Un lment d'OTP est affect simultanment au fonds et au centre financier correspondants.

Saisir les salaires

Suivez le chemin : Gestion comptable -> Comptabilit financire -> Grand Livre -> Ecriture -> Saisir pice de compte gnral Entrez la date pice et la date comptable, puis les donnes concernant les salaires : numro de compte, montant, texte et lment d'OTP. Si vous saisissez un compte de bilan, vous devrez galement saisir le domaine d'activit. Pour enregistrer votre pice, cliquez sur l'icne en forme de disquette. Un numro de pice est attribu automatiquement par le systme. Une fois la pice comptabilise, les donnes ne peuvent plus tre modifies (sauf le texte). Une correction se fait en extournant et en saisissant nouveau la pice.

Aides la saisie - I

Pour faciliter la saisie, vous pouvez crer vos propres modles d'mputation. Saisissez les donnes que vous voulez conservez dans le modle. Une fois vos donnes entres, crer votre modle par le menu : Traiter -> Crer modle imputation. Indiquez un nom de modle et confirmez en cliquant sur SUITE. Vous pouvez ensuite accder votre modle par le menu : Traiter -> Slectionner modle imputation.

Aides la saisie - I

Copier les lignes slectionnes

Vous pouvez copier des lignes d'critures comptables. Aprs avoir entr les donnes d'critures, slectionnez les lignes que vous dsirez copier (bouton gris devant le "vu"). Les lignes slectionnes apparaissent en jaune. Cliquez sur l'cne "Copier les lignes slectionnes". Les lignes slectionnes sont immdiatement copies.

Aides la saisie - II

Copier la zone slectionne

Vous pouvez galement copier une zone (imputation par exemple) d'une ligne d'criture comptable. Slectionnez la ligne et la colonne de manire ce que la zone que vous dsirez copier apparaisse l'intersection de vos slections. Cliquez sur l'icne "Copier la zone slectionne" . Le champ est copi sur une nouvelle ligne d'criture. Vous pouvez rpeter la copie tant que la zone reste slectionne, aprs avoir complt une ligne d'criture.

Budget et pr-budget
SAP tablit une distinction entre budget et pr-budget Le budget est saisi sur des valeurs globales (total d'un projet par exemple) Le pr-budget (ou planification) est saisi sur des natures comptables Pour les Fonds de Tiers, la saisie se fait sur les natures comptables et sur l'lment d'OTP (pr-budget en compta analytique).

Pr-budgter un projet - I

Un profil de responsable budgtaire permet d'affecter un ou des schmas de saisie de budget l'utilisateur. Le profil de responsable budgtaire ZUNIOTP est dfini pour la saisie du budget sur les lments d'OTP. Pour dfinir ce profil, suivez le chemin : Gestion comptable -> Gestion de projet -> Contrle de gestion -> Planification -> Dfinir le profil du responsable budgtaire.

Pr-budgter un projet - II

Pour afficher les valeurs pr-budgtes d'un projet, suivez le chemin : Gestion comptable -> Gestion de projet -> Contrle de gestion -> Planification -> Cots dans l'OTP -> Cots/prise en charge activit -> Afficher Entrer les donnes de slection et cliquer sur l'icne "Ecran de synthse". Entrer les valeurs de budget et sauvegarder avec l'icne en forme de disquette. NB : les recettes sont des "cots ngatifs" en comptabilit analytique et sont saisies et affiches avec un signe ngatif. Remarque : le budget est saisi sur un lment d'OTP d'imputation.

Pr-budgter un projet - III

Dans le cas d'un projet comportant plusieurs niveaux d'lments d'OTP, le total peut tre calcul et saisi au niveau du projet. Le total des montants de budget saisis par lments d'OTP figure dans la colonne "Total pr-budget". Pour obtenir le total au niveau du projet, cliquez sur : Traiter -> Totaliser. Indiquez pour quelle (s) anne (s) vous voulez obtenir le total et validez avec "Enter". Le total apparat maintenant au niveau de l'lment d'OTP suprieur.

Rapport de projet - I

Ce rapport vous permet d'afficher une situation mensuelle/annuelle des critures relles et de budget pour un ou plusieurs projets. Pour accder ce rapport, suivez le chemin : Gestion comptable -> Gestion de projet -> Systme d'information -> Contrle de gestion -> Produits et rsultat -> Par nature comptable -> Rel / Pr-budget / Ecart absolu / Ecart en %. Slectionnez le profil de BD (base de donnes) standard : 000000000001. En cliquant sur l'icne "Dlimitations libres" , vous pouvez dfinir d'autres donnes de slection.

Rapport de projet - II

Vous pouvez conserver vos slections en crant une variante. Menu : Saut -> Variantes -> Sauvegarder comme variante Entrez le uniquement le nom et la signification de la variante, puis sauvegardez avec l'icne en forme de disquette et revenez sur l'cran de slection. Vous pourrez ensuite accder directement aux variantes avec l'icne "Accder variante".

Rapport de projet - III

Les valeurs cumules pour les critures relles et pour le budget sont affiches par nature comptable. Les diffrents totaux sont dfinis par le groupe de nature comptable indiqu dans l'cran de slection du rapport. En vous positionnant sur le montant REEL d'une nature comptable et avec un double-clic, vous accdez au dtail des critures pour cette nature comptable (= postes individuels). Un autre rapport permet d'accder directement ces postes individuels (Cf. page 27/28).

Rapport de projet - IV

Vous pouvez afficher uniquement les totaux par regroupement. Pour cela, vous avez deux possibilits : - cliquer sur les flches rouges ct du regroupement. Le niveau est compress et la flche est maintenant verte. - par le menu : Options -> Niveau de totalisation, entrez le niveau dsir et confirmer avec "Enter".

Rapport de projet - V

Ce rapport vous permet d'afficher les critures (postes) individuelles d'un ou de plusieurs projets pour une priode dfinie. Pour accder ce rapport, suivez le chemin : Gestion comptable -> Gestion de projet -> Systme d'information -> Contrle de gestion -> Poste individuel -> Cot rels / Produit rels La variante d'affichage UNI02 contient les champs pour un rapport standard.

Rapport de projet - VI

Si la variante d'affichage ne vous convient pas, vous pouvez en slectionner une autre en cliquant sur l'icne "Afficher mise en forme". Vous pouvez galement slectionner vous-mmes les champs d'information pour l'affichage en cliquant sur l'icne "Modifier mise en forme".

Exporter un rapport

Par le menu : Sytme -> Liste -> Sauvegarder -> Fichier local vous pouvez exporter des rapports SAP sous diffrentes formes : - non converti = texte dans Word (.txt) - calcul avec tableur = fichier Excel (.xls) - Rich Text Format = tableau en couleur avec lignes/colonnes dans Word (.rtf) - format HTML = format Internet Aprs avoir slectionn le format, indiquez sous quel nom sera enregistr votre fichier, sans oublier l'extension (par exemple .xls pour un fichier Excel). Le rpertoire C:\SAPworkdir est indiqu par dfaut et peut tre modifi si ncessaire. Cliquez ensuite sur fichier. pour transfrer les donnes sur le

Synthse de structure

Chemin : Gestion comptable -> Gestion de projet -> Systme d'information -> Structure -> Synthse de structure Ce rapport vous permet de consulter la synthse de la structure d'un projet, avec les lments d'OTP.

Synthse de dfinition de projet

Chemin : Gestion comptable -> Gestion de projet -> Systme d'information -> Structure -> Synthses individuelles -> Dfinition de projet. Ce rapport vous permet de consulter la synthse de la dfinition de projet.

Synthse d'lment d'OTP

Chemin : Gestion comptable -> Gestion de projet -> Systme d'information -> Structure -> Synthses individuelles -> Elments d'OTP Ce rapport vous permet de consulter la synthse des lments d'OTP.