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Dicas MS-Project 2010 - Dica # 6 - Gerenciamento de Valor Agregado ...

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Feb 2 / 12:49pm

Dicas MS-Project 2010 - Dica # 6 Gerenciamento de Valor Agregado e sua utilizao no MS-Project 2010
by Rafael Murilo Correa

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1) O conceito de Gerenciamento de Valor Agregado (GVA) e sua aplicao.


O PMI tem apontado que o uso do Gerenciamento do Valor Agregado (GVA) como uma das principais ferramentas para que gerentes de projeto possam ter uma rpida visualizao de como est o andamento dos seus projetos no que tange a custos e prazo. Por utilizar o conceito de que padres e tendncias podem e devem ser utilizados para prever o futuro, o Gerenciamento de Valor Agregado (GVA) auxilia a responder algumas questes como: O meu projeto est dentro do prazo planejado? Qual o desvio no prazo? Quanto tempo ainda resta at o fim das atividades? Est dentro do oramento? Quanto ainda ser necessrio gastar para fechar o projeto? Qual o valor que iremos superar ou que sobrar do oramento?

E mais, caso seja verificado que existem problemas o GVA pode auxiliar a responder: Onde est o problema? O que precisamos fazer para trazer o projeto de volta ao planejamento, ou para

minimizar o desvio atual? Porm, para que o GVA seja utilizado de suma importncia que o projeto tenha sido bem planejado. O planejamento do projeto ir definir: Qual o trabalho que precisa ser feito e por quem. Qual a durao e o custo para cada uma das atividades. Quando cada uma das atividades precisa ser realizada.

O planejamento fundamental, pois todo o conceito baseia-se na comparao entre o que foi planejado e que est sendo realizado durante a execuo. O GVA baseia-se inteiramente em cima de trs variveis: VP (Valor Planejado) ou COTA (Custo Orado do Trabalho Agendado) o oramento autorizado para o trabalho a ser executado para uma atividade. VA (Valor Agregado) ou COTR (Custo Orado do Trabalho Realizado) o valor do

trabalho realizado at o momento calculado sobre o valor planejado. A forma mais simples de calculo : VA = VP * %Completo da atividade. CR (Custo Real) ou CRTR (Custo Real do Trabalho Realizado) o valor gasto at o momento para realizao da atividade. Assim, utilizando estas trs variveis, o que pode ser calculado e analisado?

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Mas calcular tudo isso na mo d um trabalho, no mesmo?! Ento, vamos ver como a ferramenta MS-Project trata estes conceitos!

2) Utilizao no MS-Project 2010:


O MS-Project 2010 j traz em seu produto padro todos os clculos necessrios para o GVA, basta parametrizar corretamente os cronogramas. Os seis passos abaixo so os necessrios: Passo 1: Incluir os recursos com o Custo Hora na Tabela de Recursos (Resource Sheet). Passo 2: Associar corretamente os recursos as atividades do cronograma no Grfico de Gantt (Gantt Chart). Passo 3: Verificar as atividades e indicar o Mtodo de Clculo para Valor Agregado. Passo 4: Salvar a Linha de Base para o projeto. Passo 5: Atualizar a data de inicio, data de encerramento e o trabalho atual para as atividades a cada semana. Passo 6: Verificar os resultados atravs da Tabela de Valor Agregado.

Passo 1: Incluir os recursos com o Custo Hora na Tabela de Recursos (Resource Sheet):
A Tabela de Recursos pode ser acessada atravs da seguinte opo no men:

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Na Tabela de Recursos importante incluir os valores do custo hora para cada um dos participantes do projeto:

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Se o custo para horas extras for maior que o custo padro, importante que tanto o custo padro quando o custo para horas extras seja especificado. com base nestas informaes que o MS-Project ir calcular o custo para cada uma das atividades. Sempre que uma nova pessoa for includa no projeto o custo hora desta pessoa deve ser includo atravs desta planilha.

Passo 2: Associar corretamente os recursos as atividades do cronograma no Grfico de Gantt:


Este passo bastante comum e acredito que a maior parte dos gerentes de projeto que

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utilizam o MS-Project j trabalham associando recursos nas atividades. Inicialmente devemos voltar ao Grfico de Gantt e para cada uma das atividades devemos associar o recurso. Em minha opinio, a forma mais simples de associar o recurso utilizando ALT+F10. Este comando abre a tela se seleo de recursos para a atividade.

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Dica #1: a tela de associao de recursos no precisa ser fechada a cada atividade. Podemos mant-la aberta e selecionar as atividades no Grfico de Gantt.

Passo 3: Verificar as atividades e indicar o Mtodo de Clculo para Valor Agregado.


O MS-Project 2010 tem um campo que permite ao usurio escolher o mtodo de clculo para o valor agregado. Isto significa que o gerente de projetos poder escolher se o clculo ser sobre o Percentual Completo (% Complete) ou sobre o Percentual Fsico Completo (Physical % Complete) da tarefa. Para acessar o campo basta incluir uma nova coluna no Grfico de Gantt e selecionar o campo Mtodo de Clculo para Valor Agregado (Earned Value Method). importante entender o que cada um dos campos significa e como calculado: % Completo: este campo calculado baseado na durao da atividade. Ou seja,

independente da quantidade de horas necessrias para a atividade o clculo atravs da durao. % Fsico Completo: este campo no calculado e precisa ser atualizado manualmente a cada atualizao de cronograma. Fica a critrio do gerente de projetos informar qual o avano fsico da atividade. Dica #2: eu prefiro trabalhar com % Fsico Completo em virtude da maior parte dos meus projetos serem de desenvolvimento de software. Neste caso as atividades so do tipo Trabalho Fixo e o % Completo acaba no refletindo com preciso o andamento do projeto. O que eu fao tambm copiar o contedo que o MS-Project calcula no % do Trabalho Completo para o % Fsico Completo, pois esta campo reflete corretamente o andamento dos meus projetos. Dica #3: possvel parametrizar o padro para clculo do valor agregado. Para isto necessrio ir ao menu Arquivo, escolher Opes e clicar em Avanado.

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Passo 4: Salvar a Linha de Base para o projeto.


Este outro passo bastante comum na utilizao do MS-Project. A linha de base tem por objetivo permitir acompanhar os desvios do planejamento j que salva uma fotografia do cronograma no incio do projeto. Para o clculo do valor agregado a linha de base serve para calcular o VP (valor planejado) para as atividades do projeto. Para atualizar a linha de base:

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Dica #4: O MS-Project permite que o cronograma trabalhe com at 10 linhas de base salvas. Porm, para o clculo do Valor Agregado sempre u lizada a Linha de Base que est parametrizada. Para trocar a linha de base de calculo necessrio ir no menu Arquivo, escolher Opes e clicar em Avanado.

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Passo 5: Atualizar a data de inicio, data de encerramento e o trabalho atual para as atividades a cada semana.

Para que seja possvel calcular o valor agregado necessrio que seja reportado o avano do projeto. O ideal que os valores sejam atualizados semanalmente. Esta atualizao ir atualizar o percentual completo do projeto e o ree r o andamento do projeto. Importante: caso voc esteja u lizando o % Fsico Completo para o clculo do Valor Agregado, voc precisar atualizar este campo tambm. Dica #5: no deve-se esquecer de atualizar a data de status do cronograma. Alm disto necessrio atualizar o cronograma para que o trabalho previsto e no realizado seja trazido para a data de status e nivelar novamente os recursos. Alis, o valor agregado e seus indicadores so calculados baseados na data de status. Se esta data es ver errada os valores calculados estaro errados tambm. Dica #6: no MS-Projeto 2010 possvel criar Tabelas customizadas e salv-las. Eu gosto de u lizar duas tabelas customizadas. Uma para Atualizao dos Dados e outra para Acompanhamento. Para entrada de dados eu u lizo a tabela abaixo:

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Passo 6: Verificar os resultados atravs da Tabela de Valor Agregado

Agora o que falta vericar as informaes geradas para tomar as decises necessrias quanto ao projeto. O MS-Project j vem com uma tabela montada para Gerenciamento de Valor Agregado. Para acessar esta tabela deve-se ir na pasta Exibio, clicar no boto Tabelas e selecionar a opo Mais Tabelas. Ser aberta uma tela onde ser possvel selecionar a tabela Valor Acumulado. Esta opo de visualizao trar os valores calculados (VP, VA, CR,...) bem como os indicadores (IDP, IDC...):

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Caso voc queira algo mais grfico, o MS-Project tambm vem com um relatrio visual (apresentado no Excel) com as informaes de Valor Agregado. Para acess-lo basta ir na pasta Projeto, boto Relatrios Visuais e selecionar a opo Valor Acumulado no Tempo. Este relatrio ir gerar um grfico no Excel com o seguinte formato:

Download full size (22 KB) Caso voc queira mais informaes sobre Gerenciamento de Valor Agregado, o PMI disponibiliza para seus associados gratuitamente um PDF com o Prac ce Standard for Earned Value Management. Para quem no associado, possvel comprar a verso impressa do documento.

Um forte abrao e bons projetos!

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