RGLEMENTS ADMINISTRATIFS

Rglement administratif portant sur le fonctionnement de

Diffusion Ddicaces inc.

T A B L E DES MATIRES Article 1 Article 2 Article 3 Article 4 Article 5 Article 6 Article 7 Article 8 Article 9 Article 10 Gnralits Adhsion - Questions ncessitant une rsolution extraordinaire Droits d'adhsion, fin de l'adhsion et mesures disciplinaires Assembles des membres Administrateurs Runions du conseil d'administration Dirigeants Avis Rglement des diffrends Entre en vigueur

IL EST DCRT que les dispositions suivantes constituent un rglement administratif de l'organisation : A R T I C L E 1 - GNRALITS 1.01 Dfinitions

moins que le contexte n'indique un sens diffrent, dans le prsent rglement administratif et tous les autres rglements administratifs de l'organisation : 1. assemble de membres s'entend d'une assemble annuelle ou extraordinaire des membres; assemble extraordinaire de membres s'entend d'une assemble d'une ou de plusieurs catgories de membres ou d'une assemble extraordinaire de tous les membres ayant le droit de vote une assemble annuelle de membres; 2. conseil d'administration s'entend du conseil d'administration de l'organisation et administrateur s'entend d'un membre du conseil; 3. Loi la Loi canadienne sur les organisations but non lucratif, L.C. 2009, ch. 23, y compris les rglements pris en vertu de la Loi et toute loi ou tout rglement qui pourraient les remplacer, ainsi que leurs modifications; 4. proposition s'entend d'une proposition prsente par un membre de l'organisation qui rpond aux exigences de l'article 163 (Proposition d'un membre) de la Loi;

5. rglement dsigne tout rglement pris en application de la Loi ainsi que leurs modifications ou mises jour, qui sont en vigueur; 6. rglement administratif dsigne les prsents rglements administratifs et tous les autres rglements administratifs de l'organisation ainsi que leurs modifications, qui sont en vigueur; 7. rsolution extraordinaire s'entend d'une rsolution adopte aux deux tiers (2/3) au moins des voix exprimes; 8. rsolution ordinaire s'entend d'une rsolution adopte cinquante pour cent (50 %) plus une (1) au moins des voix exprimes; 9. statuts dsigne les statuts constitutifs, initiaux ou mis jour, ainsi que les clauses de modification, les statuts de fusion, les statuts de prorogation, les clauses de rorganisation, les clauses d'arrangement et les statuts de reconstitution. 1.02 Interprtation

Dans l'interprtation du prsent rglement administratif, les termes utiliss au masculin incluent le fminin et ceux utiliss au singulier comprennent le pluriel et inversement, et le terme personne comprend un particulier, une personne morale, une socit de personnes, une socit de fiducie et un organisme non dot d'une personnalit morale. Autrement que tel que spcifi au point 1.01 ci-haut, les mots et les expressions dfinis dans la Loi ont la mme signification lorsqu'ils sont utiliss dans les prsents rglements administratifs. 1.03 Sceau de l'organisation

L'organisation peut avoir son propre sceau, qui doit tre approuv par le conseil d'administration. Le secrtaire de l'organisation est le dpositaire de tout sceau approuv par le conseil d'administration. 1.04 Signature des documents

Les actes, les transferts, les cessions, les contrats, les obligations et autres documents crits ncessitant la signature de l'organisation peuvent tre signs par le prsident de l'organisation. En outre, le conseil d'administration peut dterminer la manire dont un document particulier ou un type de document doit tre sign et dsigner le ou les signataires. Toute personne autorise signer un document peut apposer le sceau de l'organisation, le cas chant, sur le document en question. Tout signataire autoris peut certifier qu'une copie d'un document, d'une rsolution, d'un rglement administratif ou de tout autre document de l'organisation est conforme l'original. 1.05 Fin de l'exercice

La fin de l'exercice de l'organisation est dtermine par le conseil d'administration.

1.06

Oprations bancaires

Les oprations bancaires de l'organisation sont effectues dans une banque, une socit de fiducie ou une autre firme ou socit menant des activits bancaires au Canada ou ailleurs et dsigne, nomme ou autorise par rsolution du conseil d'administration. Les oprations bancaires sont effectues, en tout ou en partie, par le prsident de l'organisation ou d'autres personnes dsignes, mandates ou autorises cette fin par rsolution du conseil d'administration. 1.07 tats financiers annuels

Au lieu d'envoyer aux membres une copie des tats financiers annuels et des autres documents mentionns au paragraphe 172(1) (Etats financiers annuels) de la Loi, l'organisation peut publier un avis indiquant que ces documents peuvent tre obtenus au sige de l'organisation et que tout membre peut, sur demande, en recevoir une copie sans frais au sige mme ou par courrier affranchi.

A R T I C L E 2 - ADHSION - QUESTIONS NCESSITANT UNE RSOLUTION EXTRAORDINAIRE 2.01 Conditions d'adhsion

Sous rserve des statuts, l'organisation compte deux (2) catgories de membres, savoir les catgories A et B. Le conseil d'administration peut, par rsolution ordinaire, approuver l'admission des membres de l'organisation. Les membres peuvent aussi tre admis d'une autre manire dtermine par rsolution du conseil d'administration. Les conditions d'adhsion s'tablissent comme suit : Membre de catgorie A (membre fondateur) 1. Le titre de membre votant de catgorie A (membre fondateur) uniquement aux fondateurs de l'organisation. 2. Tel qu'indiqu dans les statuts, chaque membre votant de catgorie fondateur) a le droit de recevoir un avis de toutes les assembles des l'organisation et d'assister ces assembles et y disposer d'une voix. 3. Le membre votant de catgorie A (membres fondateurs) ne paie d'adhsion l'organisation. Membre de catgorie B (membre rgulier) 1. Le titre de membre non votant de catgorie B (membre rgulier) est rserv aux auteurs ayant publi au moins une uvre aux ditions Ddicaces inc. et qui ont demand et obtenu leur adhsion titre de membres non votants de catgorie B dans l'organisation. est rserv A (membre membres de aucun droit

2. La priode d'adhsion d'un membre non votant de catgorie B (membre rgulier) est d'une (1) anne, avec possibilit de renouvellement en conformit avec les politiques de l'organisation. 3. Sous rserve de la Loi et des statuts, un membre non votant de catgorie B (membre rgulier) n'a pas le droit de recevoir un avis des assembles des membres de l'organisation, d'assister ces assembles ni d'y exercer un droit de vote. 4. Le membre non votant de catgorie B (membre rgulier) paie un droit d'adhsion annuel l'organisation. En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une rsolution extraordinaire des membres est ncessaire pour modifier cet article des rglements administratifs si les modifications touchent les droits dvolus aux membres ou les modalits dcrites aux alinas 197(l)(e), (h), (1). ou (m). 2.02 Avis d'assemble des membres

Un avis faisant tat des date, heure et lieu d'une assemble de membres est envoy chaque membre habile voter selon au moins une des mthodes suivantes : par la poste, par messager ou en mains propres, l'avis tant envoy chaque membre habile voter l'assemble, au cours de la priode commenant soixante (60) jours avant la date de l'assemble et se terminant vingt et un (21) jours avant; par tout moyen de communication tlphonique, lectronique ou autre, l'avis tant communiqu chaque membre habile voter l'assemble, au cours de la priode commenant trente-cinq (35) jours avant la date de l'assemble et se terminant vingt et un (21) jours avant.

En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une rsolution extraordinaire des membres est ncessaire pour modifier les rglements administratifs de l'organisation afin de changer les faons d'aviser les membres habiles voter aux assembles de membres. 2.03 Vote des membres absents par la poste

En vertu du paragraphe 171(1) (Vote des membres absents) de la Loi, un membre habile voter une assemble des membres peut exercer ce droit en utilisant un bulletin de vote envoy par la poste si l'organisation a mis en place un systme qui permet la fois : de recueillir le vote de faon ce qu'il puisse tre vrifi subsquemment; de prsenter l'organisation le rsultat du vote sans toutefois qu'il ne soit possible pour celle-ci de savoir quel a t le vote du membre.

En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une rsolution extraordinaire des membres est ncessaire pour modifier les rglements administratifs de l'organisation afin de changer les mthodes selon lesquelles les membres qui ne sont pas prsents l'assemble des membres sont autoriss voter.

A R T I C L E 3 - DROITS D'ADHSION, F I N D E L'ADHSION E T M E S U R E S DISCIPLINAIRES 3.01 Droits d'adhsion

Les membres seront aviss par crit des droits d'adhsion qu'ils sont tenus de payer. Tout membre qui omet de verser ces droits dans un dlai d'un (1) mois suivant la date de renouvellement de son adhsion sera priv automatiquement de son statut de membre de l'organisation. 3.02 Fin de l'adhsion

Le statut de membre de l'organisation prend fin dans l'un ou l'autre des cas suivants : le dcs du membre ou, dans le cas d'un membre constitu en personne morale, la dissolution de la personne morale; l'omission par le membre de maintenir les conditions requises pour tre membre nonces l'article 2.01 du prsent rglement administratif; la dmission du membre signifie par crit au prsident du conseil d'administration de l'organisation, auquel cas la dmission prend effet la date prcise dans l'avis de dmission; l'expulsion du membre en conformit avec l'article 3.03 ci-aprs ou la perte du statut de membre d'une autre manire en conformit avec les statuts ou les rglements administratifs; l'expiration de la priode d'adhsion; la liquidation ou la dissolution de l'organisation en vertu de la Loi.

Sous rserve des statuts, l'extinction de l'adhsion entrane l'extinction des droits du membre, notamment ceux qu'il a l'gard des biens de l'organisation. 3.03 Mesures disciplinaires contre les membres

Le conseil d'administration est autoris suspendre ou expulser un membre de l'organisation pour l'une ou l'autre des raisons suivantes : la violation d'une disposition des statuts, des rglements administratifs ou des politiques crites de l'organisation; une conduite susceptible de porter prjudice l'organisation, selon l'avis du conseil d'administration son entire discrtion;

toute autre raison que le conseil d'administration juge raisonnable, son entire discrtion, en considration de la dclaration d'intention de l'organisation.

Si le conseil d'administration dtermine qu'un membre doit tre suspendu ou expuls de l'organisation, le prsident, ou tout autre dirigeant dsign par le conseil, donne au membre un avis de suspension ou d'expulsion de vingt (20) jours et lui indique les raisons qui motivent la suspension ou l'expulsion propose. A u cours de cette priode de vingt (20) jours, le membre peut transmettre au prsident, ou tout autre dirigeant dsign par le conseil, une rponse crite l'avis reu. Si aucune rponse crite conformment cette disposition, le prsident, ou tout autre dirigeant dsign par le conseil, pourra aviser le membre qu'il est suspendu ou exclu de l'organisation. Si le prsident, ou tout autre dirigeant dsign par le conseil, reoit une rponse crite en conformit avec le prsent article, le conseil d'administration l'examinera pour en arriver une dcision finale et i l informera le membre de cette dcision finale dans un dlai de vingt (20) jours supplmentaires compter de la date de rception de la rponse. La dcision du conseil d'administration est finale et excutoire et le membre n'a aucun droit d'appel.

A R T I C L E 4 - ASSEMBLES D E S M E M B R E S 4.01 Personnes en droit d'assister une assemble

Les seules personnes en droit d'assister une assemble sont celles habiles voter cette assemble, les administrateurs et l'expert-comptable de l'organisation ainsi que toute autre personne dont la prsence est autorise ou requise en vertu des dispositions de la Loi, des statuts ou des rglements administratifs de l'organisation. Les autres personnes peuvent tre admises uniquement l'invitation du prsident de l'assemble ou par rsolution des membres. 4.02 Prsident d'assemble

Si le prsident et le vice-prsident du conseil d'administration sont absents, les membres prsents qui sont habiles voter l'assemble choisissent l'un d'entre eux pour prsider l'assemble. 4.03 Quorum

Le quorum fix pour toute assemble des membres ( moins que la Loi n'exige un nombre plus lev de membres) correspond dix pour cent (10 %) des voix exprimes par les membres habiles voter l'assemble. I l suffit que le quorum soit atteint l'ouverture de l'assemble pour que les membres puissent dlibrer.

4.04

Voix prpondrantes

moins de disposition contraire des statuts, des rglements administratifs ou de la Loi, les dcisions relatives aux questions sont prises la majorit des voix lors de toute assemble des membres. En cas d'galit des voix aprs un vote main leve, un vote au scrutin secret ou un vote par des moyens lectroniques, le prsident de l'assemble vote une deuxime fois.

A R T I C L E 5 - ADMINISTRATEURS 5.01 lection et mandat

Sous rserve des statuts, les membres lisent les administrateurs lors de leur premire assemble et de chaque assemble annuelle o une lection des administrateurs est requise. Les administrateurs sont lus pour un mandat se terminant au plus tard la clture de la cinquime assemble annuelle suivante.

A R T I C L E 6 - RUNIONS DU C O N S E I L D'ADMINISTRATION 6.01 Convocation de runions

Les runions du conseil d'administration peuvent tre convoques par son prsident, son vice-prsident ou par deux (2) administrateurs n'importe quel moment. Toutefois, la premire runion suivant la constitution de l'organisation peut tre convoque par n'importe quel administrateur ou fondateur. Si l'organisation compte un (1) seul administrateur, celui-ci peut convoquer et tenir une runion. 6.02 Avis de runion

Un avis prcisant les dates, heure et lieu d'une runion du conseil d'administration est donn, de la manire prescrite l'article 8.01 du prsent rglement administratif, chaque administrateur de l'organisation au plus tard sept (7) jours avant l'heure prvue. Cet avis n'est pas ncessaire si tous les administrateurs sont prsents et qu'aucun d'entre eux ne s'oppose la tenue de la runion ou que les administrateurs absents ont renonc l'avis ou approuv autrement la tenue de la runion en question. L'avis d'ajournement d'une runion n'est pas ncessaire si les date, heure et lieu de la runion ajourne sont annoncs la runion initiale. Sauf disposition contraire du rglement administratif, i l n'est pas ncessaire que l'avis de runion du conseil d'administration prcise l'objet ou l'ordre du jour de la runion, mais cet avis fait tat de tout lment vis au paragraphe 138(2) (Limites) de la Loi qui sera abord lors de la runion.

6.03

Runions ordinaires

Le conseil d'administration peut dsigner une ou plusieurs journes d'un ou de plusieurs mois pour des runions ordinaires dont l'heure et le lieu seront fixes par la suite. Une copie de toute rsolution du conseil fixant l'heure et le lieu des runions ordinaires du conseil d'administration est envoye chaque administrateur immdiatement aprs son adoption. Aucun autre avis n'est ncessaire pour une autre runion ordinaire sauf si le paragraphe 136(3) (Avis de la runion) de la Loi exige que l'objet ou l'ordre du jour soient prciss dans l'avis. 6.04 Voix prpondrante

Dans toutes les runions du conseil d'administration, la dcision concernant une question donne est rendue la majorit des voix exprimes sur cette question. En cas d'galit, le prsident de la runion vote une deuxime fois. 6.05 Comits

S'il le juge ncessaire ou appropri cette fin et sous rserve de la Loi, le conseil d'administration peut dlguer certains pouvoirs un comit ou un organe consultatif. Sous rserve des rglements ou des instructions manant du conseil d'administration, ce comit peut tablir lui-mme ses rgles de procdure. Tout membre d'un comit peut tre destitu par rsolution du conseil d'administration.

A R T I C L E 7 - DIRIGEANTS 7.01 Description des postes

Sauf indication contraire de la part du conseil d'administration peut, sous rserve des dispositions de la Loi, modifier, restreindre ou accrotre ces fonctions et pouvoirs), si des postes sont crs au sein de l'organisation et que des dirigeants y sont nomms, leurs titulaires exercent les fonctions et les pouvoirs suivants : Prsident du conseil d'administration - Le prsident du conseil d'administration est un administrateur. Il doit prsider toutes les runions du conseil d'administration et les assembles des membres auxquelles i l participe. Ses fonctions et ses pouvoirs sont dtermins par le conseil d'administration. Vice-prsident du conseil d'administration - Le vice-prsident du conseil d'administration est un administrateur. Si le prsident du conseil d'administration est absent ou est incapable d'exercer ses fonctions ou refuse de le faire, le viceprsident du conseil d'administration, le cas chant, prside toutes les runions du conseil d'administration et toutes les assembles des membres auxquelles i l participe. Ses fonctions et ses pouvoirs sont dtermins par le conseil d'administration.

Prsident - Le prsident est le prsident-directeur gnral de l'organisation. Il est responsable de la mise en uvre des plans stratgiques et des politiques de l'organisation. Sous rserve de l'autorit dvolue au conseil d'administration, le prsident assure la supervision gnrale des activits de l'organisation. Secrtaire - Le secrtaire assiste toute les runions du conseil d'administration et de ses comits ainsi qu'aux assembles des membres et y exerce les fonctions de secrtaire de sance. I l consigne ou fait consigner dans le registre des procsverbaux de l'organisation le procs-verbal de toutes ces runions et assembles. Chaque fois qu'il reoit des indications en ce sens, le secrtaire donne ou fait donner un avis aux membres, aux administrateurs, l'expert-comptable et aux membres des comits. Le secrtaire est le dpositaire de tous les livres, documents, registres et autres instruments appartenant l'organisation. Trsorier - Les fonctions et pouvoirs du trsorier sont dtermins par le conseil d'administration.

Les fonctions et pouvoirs de tous les autres dirigeants de l'organisation sont dtermins en fonction de leur mandat ou des exigences du conseil d'administration ou du prsident. Sous rserve de la Loi, le conseil d'administration peut modifier, accrotre ou limiter les fonctions et les pouvoirs de tout dirigeant. 7.02 Vacance d'un poste

Sauf disposition contraire d'une convention crite, le conseil d'administration peut, pour un motif valable ou sans raison particulire, destituer n'importe quel dirigeant de l'organisation. A moins d'tre ainsi destitu, un dirigeant exerce ses fonction jusqu'au premier des vnements suivants : son successeur a t nomm; le dirigeant a prsent sa dmission; le dirigeant a cess d'tre un administrateur (s'ils s'agit d'une condition de la nomination); le dirigeant est dcd.

Si le poste d'un dirigeant de l'organisation est ou deviendra vacant, les administrateurs peuvent nommer par rsolution une personne pour le combler.

A R T I C L E 8 - AVIS 8.01 Mode de communication des avis

Tout avis (notamment toute communication ou tout document) donner (notamment envoyer, livrer ou signifier), autre qu'un avis d'une assemble des membres, en vertu de la Loi, des statuts, des rglements administratifs ou d'une autre source un membre, un administrateur, un dirigeant ou un membre d'un comit du conseil d'administration ou l'expert-comptable sera rput avoir t donn dans l'un ou l'autre des cas suivants :

s'il est remis en mains propres au destinataire ou livr son adresse figurant dans les registres de l'organisation ou, dans le cas d'un avis un administrateur, la dernire adresse figurant sur le dernier avis envoy par l'organisation conformment aux articles 128 (Liste des administrateurs) ou 134 (Avis de changement au directeur); s'il est post au destinataire par courrier ordinaire ou service arien pay d'avance son adresse figurant dans les registres de l'organisation; s'il est transmis au destinataire par communication tlphonique, lectronique ou autre son adresse figurant dans les registres de l'organisation cette fin; s'il est transmis sous la forme d'un document lectronique conformment la partie 17 de la Loi.

Un avis ainsi transmis est rput avoir t donn lorsqu'il est remis en mains propres ou livr l'adresse figurant aux registres de l'organisation; un avis post est rput avoir t donn au moment o i l est dpos dans un bureau de poste ou une bote aux lettres publique; et un avis envoy par tout moyen de communication consigne ou enregistre est rput avoir t donn lorsqu'il est transmis ou livr l'entreprise ou l'organisme de communication appropri ou son reprsentant aux fins de transmission. Le secrtaire peut modifier ou faire modifier l'adresse figurant aux registres de l'organisation pour tout membre, administrateur, dirigeant, expert-comptable ou membre d'un comit du conseil d'administration conformment l'information qu'il juge digne de foi. La dclaration par le secrtaire qu'un avis a t donn conformment au prsent rglement administratif constitue une preuve suffisante et irrfutable de l'avis. La signature de tout administrateur ou dirigeant de l'organisation sur tout avis ou tout autre document que donnera l'organisation peut tre manuscrite, appose au moyen d'un tampon, tape ou imprime ou partiellement manuscrite, appose au moyen d'un tampon, tape ou imprime. 8.02 Invalidit d'une disposition du prsent rglement administratif

L'invalidit ou l'inapplicabilit d'une disposition du prsent rglement administratif ne touche en rien la validit ni l'applicabilit des autres dispositions de ce rglement administratif. 8.03 Omissions et erreurs

La non-communication involontaire d'un avis un membre, un administrateur, un dirigeant, un membre d'un comit du conseil d'administration ou l'expert-comptable, la non-rception d'un avis par l'un de ses destinataires lorsque l'organisation a fourni un avis conformment aux rglements administratifs ou la prsence, dans un avis, d'une erreur qui n'influe pas sur son contenu ne peut invalider aucune mesure prise une assemble vise par l'avis en question ou autrement fonde sur cet avis.

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A R T I C L E 9 - RGLEMENT DES DIFFRENDS 9.01 Mdiation et arbitrage

Dans la mesure du possible, les diffrends ou controverses entre membres, administrateurs, dirigeants, membres de comit ou bnvoles de l'organisation sont rsolues conformment au mcanisme de mdiation ou d'arbitrage prvu l'article 9.02 du prsent rglement administratif. 9.02 Mcanisme de rglement des diffrends

Si un diffrend ou une controverse entre membres, administrateurs, dirigeants, membres de comit ou bnvoles de l'organisation dcoulant des statuts ou des rglements administratifs ou s'y rapportant ou dcoulant de tout aspect du fonctionnement de l'organisation n'est pas rgl dans le cadre de runions prives entre les parties, sans porter atteinte ou droger de toute autre faon aux droits confrs aux membres, administrateurs, dirigeants, membres de comit, employs ou bnvoles de l'organisation en vertu des statuts, des rglements administratifs ou de la Loi, au lieu que ces personnes intentent une action en justice, le diffrend ou la controverse est rgl au moyen d'un mcanisme de rglement ci-aprs : Le diffrend ou la controverse est d'abord soumis un groupe de mdiateurs. Une partie dsigne un mdiateur et l'autre partie (ou, s'il y a lieu, le conseil d'administration de l'organisation) en dsigne un autre. Les deux mdiateurs ainsi dsigns dsignent conjointement un troisime mdiateur. Les trois mdiateurs se runissent alors avec les parties vises pour tenter d'en arriver un rglement entre elles. Avec l'accord des parties, le nombre de mdiateurs peut tre ramen de trois un ou deux. Si la mdiation ne permet pas de rgler le diffrend entre les parties, ces dernires conviennent de le rgler par arbitrage en le soumettant un seul arbitre, qui ne doit pas tre l'un des mdiateurs susmentionns, conformment la lgislation en matire d'arbitrage provinciale ou territoriale en vigueur dans la province ou le territoire o se trouve le sige de l'organisation ou selon les autres modalits convenues par les parties au diffrend. Les parties conviennent que toutes les procdures relatives l'arbitrage sont confidentielles et que toute divulgation de quelque nature que ce soit est interdite. La dcision de l'arbitre est finale et excutoire et ne peut faire l'objet d'un appel sur une question de fait, une question de droit ou une question mixte de fait et de droit. Tous les cots lis aux mdiateurs dsigns conformment au prsent article sont pris en charge parts gales par les parties au diffrend ou la controverse. Tous les cots lis aux arbitres dsigns conformment au prsent article sont pris en charge par les parties, tels que dtermins par les arbitres.

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A R T I C L E 10 - ENTRE E N V I G U E U R 10.01 Entre en vigueur Sous rserve des questions qui ncessitent une rsolution extraordinaire, les prsents rglements administratifs entrent en vigueur ds leur adoption par le conseil d'administration. NOUS CERTIFIONS que le prsent rglement administratif no.l a t adopt par rsolution du conseil d'administration le I 5 ' jour de janvier 2012 et confirm par rsolution extraordinaire des membres de l'organisation le 17 jour de janvier 2012.
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Dat le 18

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jour de janvier 2012

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