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Em defesa da gesto dos arquivos pblicos municipais em tempos de globalizao

Falar em acesso informao imaginar uma nova sociedade, baseada na disseminao rpida de informaes atravs de avanados meios eletrnicos. Mas, para muitos, os arquivos (suporte para fontes de informao) so lembrados apenas como grandes gavetes de ao, cheios de pastas em ordem alfabtica. A implantao da gesto de arquivos, nos municpios, vem contribuir para disponibilizao da informao para consulta em tempo hbil, alm da eliminao destes sem valor arquivstico, propiciando credibilidade na administrao, uma conscincia de preservao do bem pblico e o acesso informao pelo cidado. Para que isto acontea, de forma equilibrada, h a necessidade de se ter organizados todos os documentos a serem disponibilizados. E isto no quer dizer que esta organizao bsica no esteja casada com tecnologia, pelo contrrio, este casamento deve gerar bons frutos. Mas tambm no significa gastos exagerados com tecnologia de ponta. Apesar dos novos valores sociais, econmicos e culturais, talvez a busca pela identidade seja uma forma de resgatar o que realmente procuramos com todas estas mudanas: o direito informao e o acesso mesma. Um municpio bem organizado internamente, ser melhor administrado, distribuindo melhor suas verbas em suas necessidades bsicas como educao, sade, moradia, emprego, prestando assim, informaes a seus cidados de como gasto o dinheiro pblico. E nestas aes, que o administrador municipal ser reconhecido e lembrado. O que podemos perceber na maioria das organizaes, a falta de conscincia poltica no tratamento dos documentos produzidos por estas. necessrio que haja uma Poltica de Gesto de Documentos para definir o tempo de guarda para esta documentao, com base numa Tabela de Temporalidade Documental, facilitando assim, o trabalho de organizao e evitando o crescimento desordenado de papis.

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Situao atual dos Arquivos Pblicos Municipais

De acordo com a Lei Federal no. 8.159 DE 08/01/1991 que Dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados e d outras providncias, no artigo 21, "a administrao pblica tem autonomia para legislar a gesto pblica de documentos". E so vrias as legislaes nos nveis federais, estaduais e at municipais sobre o tema, o que facilita para a administrao pblica municipal comear a trabalhar em favor do mesmo. No entanto, no bastam os regulamentos para conscientizar a populao e aos chefes de poder executivo, sobre a importncia da organizao e manuteno de acervos arquivsticos do municpio. Encontramos na literatura, "...alguns fatores inibidores que comprometeriam as funes para a gesto de documentos pelas instituies arquivsticas: - Limitaes de ordem legal; - Escala e complexidade dos governos nacionais, impossibilitando que o nico organismo exera funes executivas em todo este campo; - Tradies administrativas que impedem uma reorganizao radical dos sistemas vigentes; - O papel histrico dos arquivos nacionais, cuja gnese identifica-se com uma atuao mais passiva de custdia dos documentos de valor permanente para a pesquisa retrospectiva."(JARDIM) Levando-se em conta que a maioria dos municpios no se encontram organizados e que o Municpio de Belo Horizonte, com mais de seus 100 anos ( ainda sendo considerado um municpio novo), possui um arquivo de apenas 9 anos, podemos verificar que, ainda, no temos municpios sensibilizados para a gesto documental. Quer seja pelos motivos acima, quer seja pela falta de conscientizao, esclarecimento ou ainda vontade poltica destes. "Os administradores [municipais] tendem a ver apenas os valores imediatos da documentao, no se preocupando com seu contedo histrico. A conseqncia tem sido a destruio indiscriminada ou o acmulo catico de conjuntos documentais bsicos para a reconstituio do passado municipal. No outro extremo ficam os que, supervalorizando a utilizao do acervo para a pesquisa histrica, desconhecem a importncia da fase inicial de arquivamento. Os resultados tm sido, entre outros, a perda de provas de direito dos cidados, a impreciso no fornecimento de subsdios para o processo decisrio e srias lacunas no acervo documental potencialmente importante para a investigao retrospectiva." (MACHADO, 1996)

Para OLIVEIRA (2000) " os dados evidenciam com clareza os problemas mais comuns principalmente relativos ao abandono e precariedade da situao a que esto relegados no Brasil, os arquivos pblicos municipais". Entre outros, "Os problemas mais comuns observados so: .inexistncia de ineficincia de Polticas de Gesto de Documentos nos Municpios; .falta de recursos materiais e humanos; .desconhecimento e consequente descaso pela ao arquivstica e sobre a importncia dos arquivos para a eficincia dos governos municipais; .isolamento administrativo e falta de integrao entre os arquivos correntes, intermedirio e histrico; .insuficincia de profissionais qualificados e .heterogeneidade de normas e procedimentos arquivsticos." Sabemos que, muitas vezes a falta de recursos e outras prioridades falam mais alto e que este no um trabalho a curto prazo e nem to simples ou conhecido (haja vista quase no se ouvir falar em arquivos pelos leigos), quanto parece. um trabalho, que deve ser realizado, paulatinamente, para que se construa um arquivo bem estruturado, com pessoal capacitado e objetivo. Numa iniciativa pioneira em Minas e mesmo no Brasil, uma Universidade, juntamente com duas Fundaes de pesquisa no Estado de Minas Gerais, esto lanando o Guia dos Arquivos e Acervos Documentais Histricos do Estado de Minas Gerais, 1522-1945 que contm 2407 arquivos e acervos com documentao de 587 municpios mineiros. A coordenadora da pesquisa, professora Lucy Fontes Hargreaves, afirma que "o guia vai possibilitar a ampliao de estudos variados e, portanto, o aprofundamento do conhecimento de Minas". E o mais interessante que este trabalho estar disponvel na rede mundial "Internet" em trs endereos(1) para consulta, num formato que permite identificar os arquivos e acervos de interesse de acordo com a localizao geogrfica, a natureza dos documentos e o perodo a ser estudado e ainda um "menu" para que o usurio possa contribuir com informaes que possam enriquecer e manter os arquivos e acervos atualizados. Iniciativas como esta, mostram o quanto importante a manuteno de arquivos pblicos.

A Poltica de Gesto de Documentos e sua importncia


A Gesto de Documentos todo o processo de planejamento, organizao, controle, coordenao dos recursos humanos, espao fsico e os equipamentos, com o objetivo de preservar e facilitar o acesso aos documentos. sabido por todos, da importncia de se ter e manter organizados arquivos pblicos municipais como por exemplo:

*para possibilitar o acesso a informao em que todo cidado tem direito; *para possibilitar a pesquisa e o apoio para a administrao pblica atravs de documentos dos arquivos; *para preservar a memria e a preservao histrico-cultural do patrimnio pblico; E alm destes, evidenciar a transparncia da administrao municipal. Mesmo porque, um dever do chefe do poder executivo municipal, quase uma raridade de acontecer, assim como de todos que exercem poder, prestar contas. Queremos conscientizar os chefes do poder executivo municipal, que, com vontade poltica, possvel fazer uma administrao transparente, e que esta exige uma organizao criteriosa dos documentos gerados. Flvio Stiro Fernandes em seu artigo PRESTAO DE CONTAS: Instrumento de Transparncia da Administrao (in www.jus.com.br), esclarece: "E melhor instrumento para a transparncia da administrao no h do que a prestao de contas dos atos por ela praticados. Prestao de contas que no significa apenas aquilo que a esse ttulo remetido aos Tribunais de Contas ao fim de cada exerccio, mas a demonstrao correta e sincera, a qualquer poca, do que a administrao vem fazendo pela coletividade." FIGUEIREDO (2000), reafirma o fato de que: "O acervo do arquivo subsidia os trabalhos da administrao Pblica, evitando o eterno recomear dos planejamentos nas mudanas de governo, e viabilizando anlises retrospectivas." E acrescenta um novo fator: "Somos detentores de memria, e medida que exercitamos nossa habilidade para usla com apoio nos acervos documentais, estamos abrindo novas possibilidades de recriao e inveno do mundo que nos cerca. Ao buscarmos informaes sobre a histria da cidade, estamos possibilitando o fortalecimento da memria e seu potencial renovador e criador." Alm disso, h fatores como o da educao e o da sade primordiais ao desenvolvimento do municpio. E o arquivo dessas instituies so fontes de pesquisa histrica para o municpio que poder descobrir atravs de seus documentos, vrios fatos importantes. Como por exemplo, doenas erradicadas na localidade, nvel escolar, metodologia usada pelos educadores e outras tantas que ajudaro a administrao atual. SOUZA (1998), retrata bem esta questo quando diz "Os documentos descritos, contidos nestes arquivos, so tratados enquanto preciosas fontes de informao sobre relevantes fatos histricos, ocorridos nas localidades, contendo os mais diversos assuntos, registrados pelos mais diversos tipos de pessoas."

"s vezes um documento mais relevante pela forma em que foi elaborado do que pelo prprio contedo que porta.". Ento, ele cita o exemplo de um "Livro de Termos de Visitas" do arquivo de uma escola da periferia de Turmalina/MG, onde se encontram variadas informaes histricas, sociolgicas e pedaggicas. E finaliza: "Entretanto, o bom senso diz que, a fazer uso indevido de documentos inditos em virtude de falta de instrumentalizao adequada - o que pode inviabilizar, desfigurar ou condenar irremediavelmente importantes fontes de novos conhecimentos prefervel entreg-los a quem adquiriu competncia para extrair cascalho bruto o ouro, que tanto nos entusiasma e fascina." Somente os documentos relativos ordem nacional e segurana pblica, os documentos relativos vida privada e os documentos relativos aos segredos protegidos por lei, no devem ser de "livre e imediato acesso". Na verdade, a dificuldade de acesso no se deve s a fatores legais, mas aos obstculos conhecidos e ignorados por ns cidados, j citados acima.

Os Instrumentos para a Gesto Arquivstica


Para criar uma Poltica de Gesto de Documentos necessrio primeiramente, definir uma equipe com pessoal que tenha respaudo legal para avaliar e definir o tempo de guarda para os documentos. Deve-se optar pela organizao mais simplificada, evitando portanto classificaes complexas. E uma padronizao de todos os procedimentos relacionados ao recolhimento, guarda e manuteno dos documentos. de grande importncia a definio do local fsico onde esta documentao dever ser armazenada, tomando sempre como base os critrios mnimos para a apresentao dos documentos. Na escolha do local e mobilirio de arquivamento, alm do tipo e do tamanho dos documentos, deve-se observar determinadas especificaes como: . economia de espao . arrumao racional dos documentos, . capacidade de expanso (previso de crescimento do acervo), . segurana A Tabela de Temporalidade Documental um instrumento que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes ou intermedirios ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critrios para microfilmagem e eliminao. A definio desta Tabela nortear todo o trabalho de organizao, portanto,

ela dever ser aprovada por um ato legislativo, a fim de tornar sua execuo de carter legal, uma vez que esta documentao pblica e dever obedecer os critrios governamentais. Podemos seguir o modelo da tabela aprovada pelo decreto municipal de Belo Horizonte no. 9.223/97, por ser uma tabela que abrange todos os documentos de todos os rgos municipais. Assim que houver uma Poltica, uma Tabela aprovada e um local definido, a equipe de profissionais responsveis, devero listar uma rotina padronizada para o recolhimento de documentos em todos os rgos municipais. O Manual de Procedimentos visa garantir a continuidade do trabalho pelos funcionrios, bem como instruir os novos profissionais e sempre que houver atualizaes, este tambm dever receb-las. A disponibilizao do documento ao usurio um fator de extrema importncia, mas, que tambm exige mecanismos, como por exemplo, a descrio do documento, o estudo das modalidades de pesquisa, do usurio e ainda instrumentos para a recuperao da informao. Os instrumentos de busca ou de pesquisa, podem encontrar-se de forma convencional (guia, inventrio, catlogo, ndice, tabelas, etc...) ou automatizada (banco de dados ou at mesmo o documento de forma digitalizada).

Concluso
Estamos defendendo uma administrao mais comprometida, mais consciente; a economia de gastos pblicos com esforos duplicados e tentativas fracassadas e a oportunidade de se ver os erros passados; a disponibilidade das informaes aos cidados para o exerccio da cidadania; a memria da cidade, de um povo, sua histria, sua cultura. Estamos defendendo a ordem e o progresso! Os administradores pblicos devem estar atentos nova ordem mundial, porque vrias questes hoje discutidas em todo o mundo, de certa forma afetaro seu municpio, trazendo-lhe benefcios ou prejuzos. Um exemplo disto o comrcio eletrnico e sua tributao. Isto s ser possvel com um eficaz controle interno de produo de documentos, utilizao e manuteno. Defender os arquivos pblicos municipais uma forma de se preservar a histria do cotidiano da administrao pblica, salvando o passado para servir o presente e o futuro, no s da localidade mas de toda nao.

Notas
1. www.fjp.gov.br, www.fapemig.br, www.fafich.ufmg.br/cem

Bibliografia

ACERVOS Documentais histricos em disponibilidade na Internet. Minas Gerais. Belo Horizonte: Imprensa Oficial de Minas Gerais. No. 192, 07 de outubro de 2000. Caderno do Executivo, p. 06. FERNANDES, Flvio Stiro. Prestao De Contas: Instrumento de Transparncia da Administrao. Na internet [on line ] in www.jus.com.br FIGUEIREDO, Betnia Gonalves. O arquivo e seus amigos. Estado de Minas, 01 de julho de 2000.Caderno Pensar.p.4 FONSECA, Maria Eudlia. Informaes e direitos humanos: acesso informao arquivstica. Revista Cincia da Informao, v. 28,n. 2, Braslia, IBICT, 1999. JARDIM, Jos Maria . O conceito e a prtica da gesto de documentos. Revista Acervo do Rio de Janeiro. V. 2, n. 2.p.36-42. Ju/dez.1987 MACHADO, Helena Corra, CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Roteiro para implantao de arquivos municipais. So Paulo: Secretaria de Estado da Cultura/ Departamento de Museus e Arquivos, Porto Calendrio, 1996. p.99. NOGUEIRA, Alberto. Globalizao, regionalizao , tributao: a nova matriz mundial. Rio de Janeiro, Renovar, 2000. OLIVEIRA, Daise Apparecida. Arquivos Municipais brasileiros: diagnsticos e experincias de gesto de documentos. In: REVISTA Escola Aberta Arquivos: Gesto de Documentos e Memria da Cidade de Belo Horizonte. Belo Horizonte, PBH, v. 2, n. 3, p. 23-28, abril/2000. REVISTA Escola Aberta Arquivos: Gesto de Documentos e Memria da Cidade de Belo Horizonte. Belo Horizonte, PBH, v. 2, n. 3, abril/2000. SOUZA, Joo Valdir Alves de. Arquivo escolar: fonte de pesquisa histrica. In: Presena Pedaggica, Belo Horizonte, V. 4, n. 22, p.15-22, jul./ag./98.