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POLTICAS ARQUIVSTICAS E SUAS IMPLICAES NA PRESERVAO, NO ACESSO E NO USO DOS DOCUMENTOS THE ARCHIVE POLICIES THE YOUR IMPLICATIONS

IN PRESERVATION, IN ACCESS AND IN USE OF DOCUMENTS Rose Tenrio de Oliveira Arquivista. FIOCRUZ. Especialista em Organizao, Planejamento e Direo de Arquivos pelo convnio UFF/AN. oliveyra@fiocruz.br Resumo Este estudo prope discutir as implicaes que a inexistncia de polticas arquivsticas pode ter na preservao de acervos documentais. Leva em considerao que a preservao documental tem como objetivo garantir o acesso e o uso dos documentos, uma vez que o manuseio incorreto durante uma pesquisa um dos vrios fatores degradantes que afetam os acervos. Procura elencar tanto as dificuldades existentes nesse campo, quanto explicar que a preservao documental consiste em um trabalho de gesto onde o que est em jogo o planejamento para definio de prioridades de ao. Palavras-chave: Preservao Documental. Polticas de arquivo. Acesso. Uso. Arquivologia. 1 INTRODUO No mundo inteiro, arquivistas, bibliotecrios, muselogos e conservadores tm lidado com a preocupao quanto preservao dos testemunhos histricos e culturais, tambm chamado de patrimnio. No Brasil, este termo encontra lugar na Constituio Federal de 1988, onde, no Art. 216, fica estabelecido que constituem patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referncia identidade, ao, memria dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira (BRASIL, 1988), dentre os quais se incluem tambm os acervos documentais. Cada um desses profissionais certamente tem orgulho desse patrimnio e anseia por lhe dar o melhor tratamento possvel, afinal, esta a sua tarefa. Como refora Garca Belsunce:
O patrimnio documental contido nos arquivos matria nutriente da informao primria [...]. Ao dar relevncia funcionalidade, estamos possibilitando, quase exigindo, um novo tratamento administrativo do documento [...]. Essa funo informativa e os mltiplos usos derivados dela exigem uma particular proteo do patrimnio documental (BELSUNCE, 1986, p. 31 apud SILVA, 1998, p. 27).

Numa corrida contra o tempo, preservar o patrimnio contido nos arquivos tornou-se, inexoravelmente, mais que um dever. uma obrigao que se encontra no bojo das
Esta obra est licenciada sob uma Licena Creative Commons. DOI 10.5007/1518-2924.2011v16nesp1p60 Enc. Bibli: R. Eletr. Bibliotecon. Ci. Inf., Florianpolis, n. esp., 1 sem. 2011. ISSNe 1518-2924. 60

atribuies dos profissionais acima mencionados. Mas, diante do imenso volume de documentos que se acumulam nos arquivos, o que preservar? Ou melhor, o que eleger para uma vida mais longa? O que condenar morte, se certa a impossibilidade da preservao integral? Tarefa rdua a dos responsveis pela preservao deste patrimnio. O patrimnio documental feito de matria orgnica animal ou vegetal (pergaminho ou papel) e, como tal, passvel de deteriorao. Assim como um ser vivo, esse patrimnio nasce, vive e morre. O que arquivistas e conservadores tentam incansavelmente fazer retardar essa morte. Sem falar nos acervos digitais, cuja preservao ainda um grande desafio. A preservao, segundo o professor Sergio Albite Silva (1998, p. 9), deve ser entendida, hoje em dia, pelo seu sentido geral e abrangente. Seria ento, toda ao que se dedica a salvaguardar ou a recuperar as condies fsicas e proporcionar permanncia aos materiais dos suportes que contm a informao. Esta situao implica em muitas decises, desde as relacionadas especificamente ao fazer arquivstico recolhimento do acervo, classificao, avaliao e seleo de documentos, etc; at as de higienizao, acondicionamento e outras que so da alada de conservadores. Todos esses aspectos se impem cotidianamente e as tcnicas necessrias execuo dessas atividades esto ao dispor dos profissionais, algumas sero utilizadas isoladamente, outras em conjunto, tendo como objetivo nico prolongar a vida de alguns documentos, jamais de todos. Pois, por mais boa vontade e recursos que existam, nem tudo poder ser preservado. O prprio manuseio incorreto durante uma pesquisa um dos vrios fatores degradantes que afetam os documentos. Porm, quando no possvel intervir em todas as frentes com a mesma uniformidade, para prover acesso, garantindo a preservao do acervo, torna-se indispensvel diagnosticar o conjunto da instituio e, cautelosamente, decidir como agir. J que sempre haver uma escolha a ser feita e uma deciso a ser tomada. [...] Em um programa responsvel de administrao arquivstica, a preservao um componente que deve estar inserido na misso, nas polticas, e nas aes [da instituio] (BECK, 2006, f. 18). neste sentido que se justifica a realizao deste estudo: Entender as implicaes que a inexistncia de uma poltica arquivstica de acesso formalmente constituda e explcita pode ter no mbito da preservao do acervo arquivstico, uma vez que decises tomadas isoladamente no podem ser vistas como polticas. Entretanto, a repetio sistemtica de certas decises pode ser assim interpretada, mesmo estando implcita.
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2 MAPEANDO OS CONCEITOS Paul Conway evidencia a importncia crucial da gesto de recursos para o xito da preservao. Segundo ele,
Hoje, preservao uma palavra que envolve inmeras polticas e opes de ao, incluindo tratamento de conservao. Preservao a aquisio, organizao e distribuio de recursos, a fim de impedir posterior deteriorao ou renovar a possibilidade de utilizao de um seleto grupo de materiais (CONWAY), 1997, p 15)

Buscando-se o termo preservao no Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, publicado pelo Arquivo Nacional (2005, p.135), encontra-se, preveno da deteriorao e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento fsico e/ou qumico. Mas o que vem a ser controle ambiental? O controle ambiental inclui o cuidado no manuseio dos documentos? A resposta sim. A otimizao das condies ambientais obtida basicamente atravs do controle de alguns elementos, como: temperatura e umidade relativa do ar, nveis de poluentes, higiene rigorosa e luminosidade. Evidentemente, o controle destes elementos no deve ser garantido apenas nos depsitos, h de se controlar tambm as reas onde os documentos sero consultados. Silvana Bojanoski explica que:
A busca de solues para os problemas de preservao est cada vez mais baseada, por um lado, em conhecimentos tecnolgicos e cientficos e, por outro, em aes gerenciais voltadas para o desenvolvimento de polticas de preservao dos acervos como um todo (BOJANOSKI,1999, p. 39)

As definies encontradas no Dicionrio de Cincias Sociais da Fundao Getlio Vargas para os conceitos de gerenciamento ou gerncia referem-se ao processo de formular e executar uma poltica empresarial ou industrial (tambm podendo ser institucional) atravs das atividades funcionais de planejamento, organizao, direo, coordenao e controle (FUNDAO GETLIO VARGAS, 1987, p.515). Interessante tambm a definio de Gesto de Documentos encontrada na Lei n 8159 de janeiro de 1991, conhecida com Lei de Arquivos, visto que todo o processo desenvolvido para racionalizar o fluxo documental favorece a preservao dos documentos considerados de valor permanente. Conforme essa Lei:
Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente (BRASIL, Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991).

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Contudo, no processo de organizao de um programa cujo objetivo garantir a preservao de acervos, o planejamento o elemento fundamental. Pois o planejamento um mtodo para traar as metas e os meios de alcan-las. [...] J. D. Millett (FUNDAO GETLIO VARGAS, p.897) diz que o trabalho de planejamento, reduzido talvez a seu aspecto mais elementar, consiste em definir e acentuar os objetivos [...]. Sendo assim, o planejamento essencial em qualquer instituio que necessite estabelecer e implementar adequadamente suas polticas, tanto de acesso e preservao, como tambm nas demais polticas necessrias. Conforme afirma Idalberto Chiavenato (1982. p. 245), o planejamento consiste na tomada antecipada de decises sobre o que fazer antes que a ao seja necessria. Assim, o planejamento uma das atividades essenciais ao gerenciamento. Em 1964, Oliver Holmes j alertava para a importncia do planejamento no mbito das aes para preservao. Palestrando sobre as responsabilidades que a Sociedade de Arquivistas Americanos poderia considerar, a exemplo do Conselho para a Preservao dos Arquivos dos Negcios, organizado em Londres em 1934, dizia ele na ocasio:
Planos devem ser igualmente estabelecidos para a preservao de arquivos dos negcios modernos. Atravs de amostras planificadas e do uso de modernas inovaes tcnicas, tais como a microfilmagem, existe agora, pela primeira vez, oportunidade de legar ao futuro um quadro adequado dos atuais modos de vida, e isso a despeito da crescente complexidade da idade moderna. Isso, entretanto, s poder ser conseguido atravs da fixao de certos objetivos e obtendo-se apoio a fim de alcan-los. Ouvimos falar muito, nestes dias, de planificao - planificao da agricultura, planificao do uso sbio dos recursos minerais, planificao, em suma, de uma economia completa. Igual planificao ser necessria se quiserem conservar para o futuro os recursos acumulados pelas experincias do passado e do presente (HOLMES, 1964, p. 280).

Karen Garlick abordando a questo do planejamento no mbito de programas de manuteno de acervos, comenta:
[...] o planejamento o elemento mais importante na organizao de um programa de manuteno de acervos. Sem um planejamento, os escassos recursos podem ser despendidos em projetos que no refletem as maiores necessidades da preservao nem as prioridades da instituio. Embora o planejamento tome tempo e energia, planos bem concebidos permitem a uma instituio desenvolver projetos de modo coerente e sistemtico (GARLICK,1997, p.6).

Sem entrar em detalhes de natureza tcnica, percebe-se a importncia de um rigoroso diagnstico das condies fsicas do acervo para identificar, por ordem de prioridades, as causas e origens da deteriorao e determinar qual ser o melhor tratamento a ser adotado, quando e como aplic-lo. Assim, o conceito de prioridade encontrado no Dicionrio Michaelis diz: qualidade do que est em primeiro lugar. Direito de falar primeiro ou de ser

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atendido em primeiro lugar (MICHAELIS, 2001). Ou seja, o planejamento exige tambm a definio do que institucionalmente prioritrio. Francisco Lacombe em sua obra Dicionrio de Administrao, esclarece que polticas so:
[...] conjunto de declaraes escritas a respeito das intenes da instituio em relao a determinado assunto. As polticas indicam o conjunto sistemtico de meios e a forma desejados para atingir os objetivos principais. Se bem estabelecidas e executadas, conduzem a esses objetivos. So formuladas, em geral, de forma ampla e abrangente, no entrando em detalhes, e proporcionam as linhas mestras para orientar tanto as decises mais importantes, quanto a formulao dos objetivos setoriais e das normas. Uma vez institudas, tendem a permanecer em vigor por perodos mais ou menos longos. Orientam a formulao dos procedimentos, os quais, em geral, so detalhados e escritos sob a forma de normas. As polticas tambm so s vezes chamadas de diretrizes (LACOMBE, 2004, p.245).

As polticas podem estar explcitas, ou seja, oficializadas em documentos prprios da instituio, ou implcitas, o que ocorre quando as polticas se caracterizam como:
Prticas genricas correntes na empresa, que no esto oficializadas nem escritas, mas orientam as decises dos administradores. Nem todas as empresas escrevem suas polticas. Algumas nunca se do ao trabalho de faz-lo. No entanto, mesmo que a empresa no tenha polticas explicitamente definidas, ela sempre as ter de alguma forma implcita, porque deve haver coerncia nas decises da empresa. (LACOMBE, p. 247),

Deste modo, pode-se inferir que caso a instituio no tenha uma poltica explicita a respeito de cada assunto, suas polticas implcitas podem ser identificadas pelas prticas decisrias utilizadas para resolver certas questes. Como fala J. Subirats (apud DUR, 2002): o processo de elaborao de toda poltica implica na tomada de uma srie de decises e o estabelecimento de interaes entre indivduos, grupos e instituies. Decidir que existe un problema. Decidir que se debe intentar resolver. Decidir la mejor manera de resolver. Decidir legislar sobre el tema. Estas decises e interaes sero sempre influenciadas pelas condutas e disposies dos atores envolvidos.
Para alcanar essa interao de esforos e identificao com a estratgia empresarial, os planos tticos precisam ser complementados por polticas e diretrizes. Uma poltica um guia genrico para a ao. Ela delimita a ao, mas no especifica o tempo. uma definio de propsitos comuns de uma empresa e estabelece linhas de orientao e limites para a ao dos indivduos responsveis pela implementao dos planos. As polticas constituem planos que lidam com problemas recorrentes e para os quais no existe soluo rotineira e levam a organizao a reconhecer objetivos especficos e a trabalhar em conjunto para seu alcance dentro de uma maneira amplamente definida (CHIAVENATO, p. 245).

Todas as atividades da instituio devero ser permeadas por decises criteriosamente planejadas e conscientemente tomadas para a consecuo dos objetivos institucionais. Logo,

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se o objetivo do arquivo preservar e dar acesso aos documentos, as decises tomadas pelo corpo administrativo devem ser orientadas para esta finalidade. Para Dagnino (2002), convm ainda levar em considerao mais alguns aspectos para melhor entender o conceito de poltica:
1. A distino entre poltica e deciso: a poltica gerada por uma srie de interaes entre decises mais ou menos conscientes de diversos atores sociais (e no somente dos tomadores de deciso); 2. a distino entre poltica e administrao; 3. que poltica envolve tanto intenes quanto comportamentos; 4. tanto ao como no-ao; 5. que pode determinar impactos no esperados; 6. que os propsitos podem ser definidos ex post: racionalizao; 7. que ela um processo que se estabelece ao longo do tempo; 8. que envolve relaes intra e inter organizaes; 9. que estabelecida no mbito governamental, mas envolve mltiplos atores; 10. que definida subjetivamente segundo as vises conceituais adotadas.

A preservao de acervos um assunto que engloba a instituio arquivstica como um todo. Se por um lado a instituio deve ficar envolvida pela poltica de preservao, por outro a poltica de preservao exigir a contribuio de todos, inclusive dos usurios. Trata-se de um trabalho de gesto, onde o que est em jogo o planejamento para definio de prioridades de ao.

3 ASPECTOS GERENCIAIS DA PRESERVAO DE ACERVOS ARQUIVSTICOS Insistindo nas palavras de Conway


O gerenciamento da preservao compreende todas as polticas, procedimentos e processos que, juntos, evitam a deteriorao ulterior do material de que so compostos os objetos, prorrogam a informao que contm e intensificam sua importncia funcional. [...] Gerenciamento de preservao envolve um progressivo processo reiterativo de planejamento e implementao de atividades de preveno (mantendo, por exemplo, um ambiente estvel, seguro e livre de perigos, assegurando ao imediata em caso de desastres e elaborando um programa bsico de manuteno do nvel das colees) e renovao de atividades [...]. (CONWAY, 1997, p. 6):

Nesta perspectiva, absolutamente essencial esclarecer a todos os profissionais da instituio, e em especial aos que lidam efetivamente com o acervo, a necessidade de observncia s normas e demais gerenciamentos de preservao. Este cuidado visa remover eventuais obstculos polticos que possam surgir dentro da instituio e converter setores estratgicos em aliados.
Uma prtica eficiente de preservao desenvolve-se ao longo desta cooperao bilateral [no caso dos arquivos, entre arquivistas e conservadores], mas da responsabilidade do departamento de preservao alinhar as prioridades: Enc. Bibli: R. Eletr. Bibliotecon. Ci. Inf., Florianpolis, n. esp., 1 sem. 2011. ISSNe 1518-2924. 65

1. seguindo as indicaes recolhidas em cada coleo; 2. de acordo com os recursos disponveis previamente atribudos; e 3. implementando uma estratgia preventiva contra o anterior conceito de restauro. A preservao uma responsabilidade global da instituio que deve ser comungada por cada elemento do pessoal, embora, quando toca ao, esta deva ser da responsabilidade de um nico departamento. (CABRAL, 2002, p. 119).

Beck entretanto, parece ter um ponto de vista mais elstico quanto s responsabilidades da preservao dentro da instituio, pois, para ela:
Os projetos de preservao, selecionados a partir da interlocuo, ganham relevncia institucional e as aes adquirem condies de continuidade. Com esta nova viso gerencial, j no so apenas os conservadores em suas especialidades que decidem o que, como e quando preservar (BECK, 2006, f. 4).

Beck vai alm, incluindo os documentos eletrnicos no mbito das preocupaes centrais com a preservao dos registros informacionais:
Desta forma, to importante como resguardar a evidncia dos registros do passado em seus suportes de papel, de filme ou de material fotogrfico, assegurar a sobrevida dos registros em mdias magnticas e digitais. Por esta razo, preservar informaes relevantes requer o envolvimento de equipes multidisciplinares na seleo de preservao, no estabelecimento de prioridades com base no valor informacional, na demanda de uso e na vulnerabilidade de cada tipo de suporte. A partir destes dados, podem ser definidas polticas de custdia e de acesso (2006, p. 44).

Endossando a questo, Conway lembra que as recentes estratgias de gerenciamento de preservao consideram que uma ao de preservao dever ser aplicada ao acervo com o objetivo precpuo de torn-lo disponvel para uso. Embora o axioma de que a preservao e o acesso so atividades relacionadas tambm prevalea no discurso deste autor, ele as distingue sob a alegao de que:
possvel atender s necessidades de preservao de uma coleo de manuscritos, por exemplo, sem resolver os problemas de acesso. De maneira semelhante, o acesso a materiais eruditos pode ser garantido por um longo perodo de tempo, com a adoo de uma ao concreta de preservao. [...] Nesta perspectiva, gerar uma cpia de preservao de um livro deteriorado em microfilme, sem tornar possvel sua localizao [...], um desperdcio de dinheiro (CONWAY,1997, p. 6-7).

Schellenberg adverte que o arquivista o profissional responsvel por formular normas e mtodos relativos ao uso de documentos suportes da informao arquivstica, levando em conta os aspectos de preservao dos mesmos. Para ele, o arquivista:
Deve tentar fazer com que se possa dispor do material num mximo compatvel com uma estimativa razovel quanto preservao do mesmo, pesando, de um lado, as solicitaes dos consulentes atuais e, do outro, as solicitaes da posteridade pela preservao dos documentos (SCHELLENBERG, 2004, p. 353).

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No VI Congresso Nacional de Bibliotecrios, Arquivistas e Documentalistas, ocorrido na cidade de Aveiro, em 1998, Pedro Peixoto salientou a complexidade do trabalho do arquivista diante da crescente produo informacional. Assim como Schellenberg, Peixoto tambm atribuiu ao arquivista um papel preponderante, destacando a importncia da atuao multidisciplinar no contexto de pesquisa, que pode ser igualmente pertinente no ambiente institucional arquivstico como um todo:
Ao arquivista cabe a complexa tarefa de dar unidade e uniformidade a todo o sistema, equacionando toda a problemtica relacionada com a produo de informao em suportes tradicionais e em novos suportes, em constante mudana, o que prenuncia a necessidade inexorvel de uma ao multidisciplinar, que ganha particular consistncia numa instituio com fins especficos, entre outros, de investigao e desenvolvimento (PEIXOTO, 1998, p. 6).

A preservao dos acervos deve ser percebida como uma atividade matricial, perpassando todos os setores institucionais. Deste modo, o pessoal encarregado do atendimento aos usurios tambm pode desempenhar um papel relevante na definio de prioridades, indicando quais os documentos mais consultados e, portanto, mais sujeitos ao manuseio e degradao. Para Schellenberg, se h de se estabelecer prioridades quanto ao uso dos documentos, devem estas basear-se no carter do que se solicita e no de quem o faz (SCHELLENBERG, p. 353). De modo semelhante, Dan Hazen afirma: quando precisam ser feitas escolhas, deveria ser conferida alguma prioridade aos materiais que as pessoas efetivamente usam (HAZEN, 1997, p. 8). Buscar harmonizar o dilema entre preservao e uso , por conseguinte, urgente, j que um aspecto no deve sobrepor-se ao outro, muito pelo contrrio, ambos devem ser utilizados como auxiliares mtuos em defesa dos direitos dos cidados, de hoje e de amanh, no acesso s informaes que lhes sejam de interesse. Logo, o xito da preservao em um arquivo requer levar prtica um somatrio de decises e aes para uma correta gesto. Para isto, torna-se fundamental no apenas a parceria entre arquivistas e conservadores, mas o envolvimento de todos os profissionais da instituio arquivstica, bem como dos usurios, j que todo o esforo feito para prolongar a vida dos documentos tem como objetivo mant-los em condies de acesso e uso. Um bom planejamento imprescindvel para uma acertada estratgia de gesto. A estratgia faz referencia ao modo de utilizao dos recursos disponveis para alcanar os objetivos institucionais. O planejamento resultar em um documento formal, respaldado em
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informaes quantitativas e seguras. Este documento sendo fruto do trabalho conjunto das equipes adquire credibilidade institucional e servir de base para as futuras atividades visando preservao do acervo.

4 IMPORTNCIA DAS POLTICAS PARA USO, ACESSO E PRESERVAO DOCUMENTAL Garantir o acesso permanente o objetivo da preservao, sem ele a preservao no tem sentido, exceto como fim em si mesma (MEMRIA DO MUNDO, 2002, p. 17). Assim, o trabalho em arquivos tem como finalidade preservar os documentos custodiados para tornlos acessveis consulta. Todavia, assim como o arquivo, o arquivista tambm tem a funo de preservar os documentos. Logo, seu territrio de ao a fronteira do uso dos documentos com a sua preservao. Salientando o carter estratgico da poltica de preservao de patrimnio, Aline Magalhes comenta:
Uma poltica de preservao de patrimnio pode ser definida de diversas maneiras. Antes de qualquer coisa um conjunto de aes que visa salvar referncias. Pensada dessa forma, qualquer poltica de preservao estratgica, pois, salvando referncias do desaparecimento, salva identidades. E quanto mais amplas e abrangentes sejam tais identidades, mais importante poder ser considerada tal poltica (MAGALHAES, 2004, p.11).

Assim, como a prpria autora conclui, a preservao de tais referenciais implica, necessariamente, no estabelecimento de uma poltica formalmente constituda e explcita. Durante seu discurso no Seminrio Arquivos: a segurana e a insegurana dos arquivos e dos arquivistas, ocorrido no Arquivo Nacional do Brasil, em 2007, Ingrid Beck abordou a importncia da formalizao das polticas de preservao, dizendo: toda poltica de preservao tem que estar associada a aes concretas e que devem estar formuladas em um documento como parte integrante de um plano. Se estiver claro na forma de um documento, no h como negar oramento para isso.1 Uma poltica pblica arquivstica, no entendimento de Jardim, caracterizada pelo:
Conjunto de premissas, decises a aes produzidas pelo Estado e inseridas nas agendas governamentais em nome do interesse social que contemplam os diversos aspectos (administrativos, legal, cientfico, cultural, tecnolgico, etc.) relativos

Informao verbal em I Seminrio Arquivos: a segurana e a insegurana dos arquivos e dos arquivistas. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional. 11/10/2007. Enc. Bibli: R. Eletr. Bibliotecon. Ci. Inf., Florianpolis, n. esp., 1 sem. 2011. ISSNe 1518-2924. 68

produo, uso e preservao da informao arquivstica de natureza pblica e privada (JARDIM, 2006. p. 10).

Do mesmo modo que as polticas pblicas arquivsticas devem ter interseo com outras polticas pblicas, as polticas de acesso ao acervo devem constituir uma das dimenses da poltica de preservao, que, por sua vez, dever estar contemplada no seio de uma poltica arquivstica maior, de amplitude institucional. Schellenberg distingue poltica de acesso e poltica de uso. Para ele, esta teria como objetivo a proteo dos interesses privados e a segurana do Estado, enquanto que a poltica de uso, embora relacionada, estaria voltada para a preservao dos documentos. O autor cita o exemplo do Arquivo Nacional dos Estados Unidos da Amrica onde:
Para estabelecer a poltica de regulamentao quanto ao acesso aos documentos pblicos que satisfaa tanto aos funcionrios quanto ao publico em geral, necessrio esboar normas para determinar e impor restries no uso dos documentos. [...] a declarao de restrio um documento de uma pgina, podendo, em certos casos, desdobrar-se em vrias. As declaraes so emitidas em papel de cor diferente a fim de chamar a ateno dos funcionrios quanto proibio do uso de documentos com que estejam trabalhando. As declaraes so tambm publicadas nos instrumentos de busca do Arquivo Nacional. Esse processo serve para cristalizar os critrios de acesso aos documentos (SCHELLENBERG, p. 346).

Evidentemente tais impedimentos de acesso devem condicionar-se a um perodo de tempo determinado, de modo a permitir que os documentos preservados sejam, em seu tempo, devidamente abertos consulta de todos. Prosseguindo, Schellenberg ainda adverte que uma poltica de acesso limitado invivel de ser ministrada com justia e seu mrito duvidoso, pois o uso de documentos pblicos deve ser facilitado sem se considerar a pessoa ou o seu objetivo. Se o princpio da igualdade no servir de leme ao arquivista, este incorre no srio risco de favorecer to somente aos historiadores da corte (SCHELLENBERG, p. 350). Uma poltica de privilgios incompatvel com os preceitos democrticos. Com relao poltica de uso dos documentos, Schellenberg ressalta a propriedade do Estado sobre os documentos pblicos, de onde se depreende que todos os cidados que coletivamente constituem o Estado tm o direito de usar tais documentos, contudo, sem danific-los.
Os direitos dos cidados como co-proprietrios, entretanto, no chegam ao ponto de permitir-lhes, individualmente, usar os documentos de uma maneira prejudicial para os documentos. A propriedade do povo deve ser fielmente preservada pelos encarregados de sua custdia oficial de modo que possa ser usada pelas geraes presentes, bem como pelas futuras (SCHELLENBERG, p. 353. Grifos nossos).

Para o autor, possvel ainda estabelecer prioridades quanto ao uso dos documentos, desde que tais prioridades baseiem-se no em quem solicita, mas sim no qu se solicita, sendo os
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pedidos atendidos na ordem de chegada no Servio de Referncia. Parece legtimo priorizar o atendimento aos cidados em busca de comprovaes de seus direitos legais ou civis. Por exemplo, se um cidado solicita o desarquivamento de seu pronturio mdico para auxiliar o diagnstico de uma doena fatal, por que no priorizar o atendimento a este usurio em detrimento temporrio de outro que realiza uma pesquisa com fins acadmicos? Enfatizando, no entanto, que o detrimento seria temporrio, ou seja, to logo fosse possvel, este pesquisador seria prontamente atendido. Afinal, todos merecem a mesma considerao e respeito. Schellenberg tambm admite certa dose de ateno especial aos pesquisadores cujos trabalhos tero relevncia significativa no aumento do conhecimento ou ainda para favorecer sua disseminao. Neste caso, pode-se estar diante de um quadro altamente problemtico, pois, de modo geral, os pesquisadores tendem a considerar seus trabalhos dignos de tamanha relevncia a ponto de exigirem total ateno por parte dos arquivistas, reivindicando prioridades individuais absolutas. Ora, se o arquivista for dar prioridade a todos, sem exceo, evidentemente, ningum ter prioridade ou todos tero prioridades iguais, o que de um modo ou de outro comprometer a qualidade do servio, uma vez que o processo dialtico entre o arquivista e os pesquisadores se inviabiliza. A articulao entre domnio terico da rea arquivstica, equilbrio e bom senso imprescindvel na aplicao de polticas neste contexto. Na viso de Chiavenato, uma poltica geralmente deve apresentar maior flexibilidade do que outros tipos de planos. Pois:
Seu propsito no o de obter absoluta uniformidade de ao, mas de guiar as pessoas que devem desenvolver outros tipos de planos a fim de que elas saibam quando fazer excees s prticas usuais e quando no faz-las. [...] medida que se caminha das polticas aos procedimentos e regras, os limites tornam-se gradativamente mais estreitos e menos sujeitos a interpretao pessoal (CHIAVENATO, p. 246).

Tendo em vista que as polticas devero nortear os procedimentos de acesso e uso dos documentos, os acervos podem ser disponibilizados de vrias maneiras. Segundo Schellenberg:
Conquanto se devam liberar os arquivos para uso, h necessidade de proteg-los quando da sua utilizao. Os arquivistas devem observar certas normas ao lidarem com os pesquisadores. Devem solicitar-lhes: a) que se identifiquem; b) que acusem, assinando recibo, a entrega dos documentos cedidos, a fim de assegurar uma garantia pelos mesmos; e c) que se familiarizem com os regulamentos relativos ao uso dos prprios arquivos. [...] Nada h de burocrtico na exigncia de que o pesquisador fornea informaes sobre sua identidade [...]. Cabe ao arquivista solicitar a todo pesquisador, sem considerar quo importante possa o mesmo ser, ou julgar-se, que se familiarize com o regulamento do arquivo relativo ao uso dos documentos. Um pesquisador verdadeiramente importante no far objeo Enc. Bibli: R. Eletr. Bibliotecon. Ci. Inf., Florianpolis, n. esp., 1 sem. 2011. ISSNe 1518-2924. 70

observncia de regras sensatas, formuladas [essencialmente] para preservar as fontes culturais que utiliza (SCHELLENBERG, p. 354-355).

Nos Estados Unidos, as normas que regulamentam o uso dos arquivos federais so publicadas no Dirio Oficial e possuem fora de lei, tendo como objetivos:
a) proteger os documentos contra danos fsicos que possam advir: do uso de vrios tipos de prendedores de papel, de serem dobrados ou de trato indevido; de fumar ou comer ao mesmo tempo que se usam os documentos, ou de se empregarem substncias qumicas fotogrficas perto dos mesmos; e, b) proteger os documentos contra todos os atos que possam prejudicar a integridade dos mesmos, tais como darlhes uma ordem diferente, alter-los ou escrever nos mesmos (SCHELLENBERG, p. 355).

Estas medidas objetivam proteger os acervos, visto que alguns podem ter elevado valor monetrio, muito embora o que realmente interessa o valor cultural do acervo, algo que no se pode mensurar. Comparadas s facilidades que as instituies arquivsticas oferecem aos pesquisadores, certas regras propostas ho de ser facilmente digerveis.
Certos pedidos podem ser criteriosamente negados. Dentre esses, encontram-se pedidos de pessoas que procuram informaes que podem ser devidamente atendidas pelo uso de materiais publicados [...]. O arquivista no deve, normalmente, prestar informaes sobre materiais de bibliotecas, mesmo a pessoas que se ocupem de importantes projetos de pesquisas, podendo, no entanto, dar sugestes bibliogrficas gerais, desde que para isso no necessite fazer pesquisa especial ((SCHELLENBERG, 356).

Por ltimo, Schellenberg adverte que o arquivista empregado para ser um arquivista e no um pesquisador (SCHELLENBERG, p. 355), caso execute pesquisas com interesse particular, dever faz-las em carter no oficial. Seus deveres profissionais no devem subordinar-se aos seus interesses pessoais.

4 CONSIDERAES FINAIS Ao realizar este estudo, movia-nos uma inquietude: entender as implicaes que a inexistncia de uma poltica arquivstica de acesso formalmente constituda e explcita poderia ter no mbito da preservao documental. Como visto, as polticas arquivsticas existem para dar respostas a problemas polticos no universo arquivstico. A inexistncia de uma poltica arquivstica de acesso formalizada pode ter srias implicaes na preservao de acervos, pois o conceito poltica remete a direo, um caminho a ser seguido e constituem balizamentos ao comportamento dos atores envolvidos no servio. Assim, se no h um guia que oriente o planejamento das decises a serem tomadas, estas
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decises acabam sendo tomadas muito mais ao sabor do acaso ou da interpretao pessoal, do que do conhecimento e da elaborao consciente em prol da misso institucional. Ainda que nunca se possa atingir a perfeio, legtimo tent-lo. Deste modo, acredita-se que seja possvel alcanar o equilbrio no binmio Acesso Preservao. Embora sejam atividades a priori antagnicas, no so nem podem ser excludentes, muito pelo contrrio. A partir do percurso de estudo trilhado, chegamos concluso de que acesso e preservao documental afetam-se reciprocamente de mltiplas maneiras, dependendo, em grande parte, das caractersticas especificas das polticas arquivsticas adotadas e de como a instituio decide e/ou decidir pela adoo e implementao de tais polticas. Se dar acesso aos acervos documentais primordial, ento o planejamento na preservao destes acervos tambm dever ser. Sem planejamento no h como visualizar e determinar aes futuras que conduzam aos objetivos institucionais concernentes proteo dos acervos. Visto por este ngulo, o planejamento pode ser mais que uma atividade essencial ao gerenciamento: pode ser a principal ferramenta de gesto no processo de formulao e execuo de polticas. Uma poltica de preservao no se define de modo isolado. Sero envolvidos elementos diversos, contraditrios ou convergentes, permeando toda a instituio, seus acervos e seus atores. Em preservao documental no existe uma regra definitiva e que atenda a todos os casos. imprescindvel lanar mo de estratgias de gesto que levem em considerao as especificidades e prioridades institucionais. Mesmo que o acervo seja composto por documentos nicos e insubstituveis, as prioridades devero ser muito bem identificadas, pois a preservao integral uma tarefa impossvel at mesmo nas instituies mais abastadas. As estratgias de preservao devero ser implementadas de acordo com o perfil especifico da instituio de custdia, dos usurios e dos tipos de materiais que sero preservados. Para ser bem sucedido, fundamental que o programa de preservao esteja inserido num contexto maior, no mbito de uma poltica de gesto arquivstica, atentando para os critrios de avaliao documental e demais aspectos tcnicos do acervo. Os acervos custodiados so, na verdade, patrimnio do Estado. E o pblico, seja o acadmico, o pesquisador, ou ainda outro perfil, que venha a surgir , em essncia, um contribuinte, um cidado que paga impostos e que, portanto, est no exerccio de seu direito de acesso e dever de uso consciente da coisa pblica. Mas se estamos propondo que a instituio assuma que
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seu pblico consulente dever ter suas demandas devidamente atendidas, assumir a custdia responsvel parece imanente. Porm, ser que as instituies esto prontas para a magnitude deste objetivo? Como vimos ao longo deste estudo, o trabalho do arquivista no fcil. Exige conhecimentos tericos, reflexo, muito debate e, na medida do possvel, a busca pelo consenso. Preservar para dar acesso e dar acesso garantindo a preservao. Este dilema, sem dvida, remete a um patamar poltico.

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Abstract The work discusses the implications of the inexistence of archive policies for the preservation of documentary collections. It assumes that documentary preservation aims at assuring the access to and the use of documents, as the inappropriate handling during a research is considered as one of the several deteriorating factors that affect collections. Existing difficulties in this field are mentioned and documentary preservation is presented as a managerial work whose main point is the planning for defining action priorities. Keywords: Documentary preservation. Archive policies. Access. Use. Archivology. Originais recebidos em: 03/10/2010 Aceito para publicao em: 15/12/2010

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