Source : "Normes pratiques et procdures de contrle interne" , Abderraouf Yach.

Description normative des procdures de contrle interne de la comptabilit financire Les objectifs du contrle interne.
Les objectifs du contrle interne consistent : Assurer en permanence une bonne matrise des risques lis la comptabilit pouvant avoir une incidence significative sur l'efficacit de l'entreprise et assurer une bonne comprhension des facteurs cls de performance de la comptabilit. Assurer un pilotage efficace des activits comptables permettant d'apporter en permanence la preuve que la fonction comptable atteint les objectifs qui lui sont assigns (efficacit) et contribue efficacement la ralisation des objectifs et stratgies de l'entreprise (productivit et efficience). Assurer une bonne vitesse d'excution des tches et services et une bonne vitesse de raction pour le traitement des difficults, la rsolution des problmes, la dtection rapide et le traitement des risques nouveaux. Assurer une communication rapide et efficace entre les services et les personnes. Assurer une bonne collaboration de la fonction comptable avec l'ensemble pour la ralisation des objectifs de l'entreprise. Assurer que la comptabilit est constamment tenue jour et qu'elle produit rgulirement des tats de synthse fiables, intelligibles, comparables, significatifs, et pertinents. Favoriser et veiller l'intgrit, la fidlit et l'efficacit des responsables et du personnel comptables. Assurer que la comptabilit est tenue conformment la rglementation. Assurer que la comptabilit reflte avec fidlit la totalit des transactions et oprations ainsi que la situation financire et les rsultats de l'entreprise. Assurer le bien fond de toutes les critures caractre exceptionnel. Assurer que la comptabilit contribue au contrle des oprations et aide au pilotage du contrle interne. Assurer une bonne conservation des livres comptables et des pices justificatives. Assurer que le processus d'identification des facteurs clefs de succs et d'valuation des risques lis au traitement de l'information comptable permet en permanence d'identifier, d'analyser et de traiter efficacement les risques significatifs lis au processus de traitement de l'information comptable. Contribuer au pilotage des processus de contrle interne et aider identifier les signes prcurseurs des changements ncessaires, dfinir, prparer et mettre en uvre les changements en temps opportun.

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Source : "Normes pratiques et procdures de contrle interne" , Abderraouf Yach.

La sparation des fonctions.

Sauf contrles compensatoires quivalents, on considre le contrle interne satisfaisant du point de vue de la sparation des fonctions et des tches si la comptabilit respecte les incompatibilits suivantes : (1) incompatibilit avec les fonctions de trsorerie : tenue matrielle de la caisse, gestion des paiements, gestion des encaissements, dtention des effets et chques encaisser, conservation des carnets de chques etc..., (2) incompatibilit avec les fonctions de vente : - tablissement des factures de vente et des bons de livraison, - tablissement des avoirs. (3) incompatibilit avec les fonctions d'achat : - passation des commandes, - rception des livraisons. (4) incompatibilit avec les fonctions informatiques : analyses, programmation, exploitation et maintenance. De mme, les fonctions comptables ne peuvent tre cumules avec l'tablissement de la paie.

Procdures, mesures et comportements favorables l'efficacit du contrle interne.

Henri Fayol dfinit la comptabilit comme tant "l'organe de vision des entreprises. Elle doit permettre de savoir tout instant o l'on est et o l'on va. Elle doit donner sur la situation conomique de l'entreprise des renseignements exacts, clairs, prcis" 1. Du point de vue du contrle interne, la comptabilit prsente la particularit d'tre la fois le miroir du systme et le noyau dur des contrles et scurits du systme. En effet, pour avoir une comptabilit satisfaisante, non seulement le service comptable doit tre bien organis, encore faut-il que l'entreprise le soit aussi et que ses procdures de contrle interne permettent la production et la transmission d'une information complte, fiable et facilement exploitable. A son tour, la comptabilit remplit une fonction de contrle sur toutes les oprations et transactions soumises enregistrement. Place de la comptabilit : Dans la culture d'entreprise, les dirigeants doivent s'efforcer de vhiculer un esprit de transparence, de rigueur et de prcision. La comptabilit doit tre considre comme une fonction importante qu'aucune considration ni du type oprationnel ni d'un autre type n'autorise de ngliger. Dans le comportement collectif, il est important que les ncessits de justification comptable soient prises en compte comme un impratif intransigeant. Personnel comptent : La direction doit s'entourer de personnel comptent, disposant des connaissances techniques, d'un savoir faire, de l'exprience et matrisant les lois et rglementations applicables aux tats financiers. thique, intgrit et valeurs de l'entreprise : Les rgles d'thique et d'intgrit, les valeurs et attentes de l'entreprise doivent tre communiques au personnel qui doit s'engager les respecter. Vitesse d'excution et de raction : Les procdures et comportements doivent permettre d'viter les retards et attentes, assurer un traitement rapide des dossiers et une bonne vitesse de raction pour le traitement des difficults, la rsolution des problmes, la dtection rapide et le traitement des risques nouveaux suivis d'une communication immdiate tous les services et toutes
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H. FAYOL, Administration industrielle et gnrale, page 4, Paris Dunod 1979.

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Source : "Normes pratiques et procdures de contrle interne" , Abderraouf Yach. les personnes intresss sous une forme adapte et correspondant aux besoins et attentes du service auquel l'information est destine. Systme comptable : Sauf de rares exceptions justifies, la comptabilit doit tre traite sur ordinateur. Le logiciel de comptabilit doit rpondre aux normes de qualit ncessaires en matire de scurit, de fiabilit et de performance. Les procdures doivent prmunir contre le risque de dfaillance du plan de reprise en cas de dfaillance du systme informatique. Les livres comptables cots et paraphs (journal gnral et livre d'inventaire) doivent faire l'objet d'un soin constant. Documentation de la comptabilit : Le systme informatique exigeant la conception d'un plan comptable formalis, l'entreprise doit adapter une mthodologie de classement comptable qui rpond ses besoins d'information et d'analyse. Le plan comptable doit tre annot au fur et mesure des imputations comptables particulires. Pour les travaux rcurrents, des feuilles de travail spcialises doivent tre conues : - Rapprochement bancaire. - Rapprochement comptabilit-TVA. - Rapprochement comptabilit-Droit de consommation. - Rapprochement comptabilit-Dclaration CNSS. - Rapprochement comptabilit-TFP. - Rapprochement comptabilit-Foprolos. - Rapprochement comptabilit-Retenues la source sur salaires. - Rapprochement comptabilit-Autres retenues la source. - Contrle de marge sur cot matire. - Dtail et volution des charges, etc... Organisation comptable : L'organisation du service comptable doit permettre une tenue constamment jour de la comptabilit. Pour passer au temps rel et la production de situations mensuelles, la comptabilit, dans les entreprises d'une certaine taille, peut tre structure en quatre sections autonomes : (1) La section comptabilit fournisseurs qui traite les factures d'achat, le relev quotidien des paiements remis par le trsorier ou intgr en informatique, les stocks de matires premires, la paie et les dclarations sociales et fiscales. (2) La section comptabilit clients qui s'occupe de la comptabilisation des ventes, du relev quotidien des encaissements remis par le trsorier ou intgr en informatique et des stocks de produits et travaux en cours. (3) La comptabilit trsorerie qui tient (ou vrifi dans le cas d'une informatique intgre) les banques et caisses et tablit les tats de rapprochement. Les rapports entre ces trois sections sont articuls par les comptes de virements internes. (4) Et, la comptabilit centrale qui vrifie les comptes, procde aux inventaires comptables, supervise les inventaires extra-comptables, complte les oprations d'inventaire et tablit les situations comptables mensuelles. Les critures d'oprations diverses clients, fournisseurs, paie et comptes rattachs passes par les comptabilits auxiliaires et les oprations diverses passes par la comptabilit centrale doivent tre approuves par une autorit comptente. Situations comptables : Le systme informatique doit comprendre la gnration, la demande, des tats de synthse.

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Source : "Normes pratiques et procdures de contrle interne" , Abderraouf Yach. Le systme de gestion des stocks doit permettre l'arrt mensuel des stocks. L'organisation comptable doit permettre l'laboration de situations mensuelles et la production des comptes annuels au cours du mois qui suit la clture. Lorsque la comptabilit est organise par activit, les situations comptables de chacune des divisions ou de chacun des dpartements doivent te signes et attestes par le responsable de la division ou du dpartement concern. La comptabilit doit tenir un dossier par situation tablie o sont regroups toutes les feuilles de travail, tats de contrles et tats justificatifs. Les comptes permanents (capitaux propres, immobilisations, dettes long et moyen terme) doivent donner lieu la tenue de dossiers pluriannuels facilitant leur suivi d'un exercice l'autre. Fiabilit globale : Le systme d'information doit produire des tats de pilotage qui permettent d'effectuer aisment des recoupements et des rapprochements pour s'assurer de la fiabilit globale du systme. Audit et assistance externe de la comptabilit : Le recours un expertcomptable pour assister les services comptables et contrler leurs travaux est une ncessit de contrle interne. En effet, en matire comptable, le contrle hirarchique ne saurait suffire en raison de la technicit des procdures mises en uvre. La formation comptable : La croissance vertigineuse de la science et des techniques comptables rend la formation permanente des comptables une obligation sans laquelle ils s'exposent la mdiocrit : - La documentation : Les services comptables doivent disposer d'une bibliothque propre qu'ils peuvent partager avec le contrle de gestion et l'unit "Organisation, Procdures et Mthodes". La direction gnrale doit observer une politique trs librale en matire de fourniture de livres et abonnements aux personnes intresses. - Les runions priodiques : Les comptables doivent participer aux runions priodiques qui consacrent une partie de leur temps au dveloppement de techniques administratives, de gestion ou de production. - Les sminaires et les cours de recyclage : Les comptables doivent participer aux sminaires de haut niveau et les lments qui optent pour la poursuite des tudes et le suivi de cours de recyclage doivent tre encourags et soutenus. Communication : Les responsables doivent veiller transmettre, en temps opportun, aux personnes concernes toutes les informations pertinentes leur permettant d'assumer leur responsabilit de faon efficace. Les informations doivent tre communiques sous une forme intelligible et exploitable. Elles doivent tre fiables, dtailles et produites en temps utile. Conservation, classement et archivage des livres et pices comptables : La mthode de classement des livres et pices comptables doit leur assurer un bon tat de conservation et permettre de faciliter leur identification et les recherches postriori. Les livres et documents classs en comptabilit couvrent gnralement la priode fiscale non prescrite. Les livres et documents relatifs la priode prescrite fiscalement peuvent tre remis aux archives. La comptabilit doit tenir un rpertoire des livres et pices comptables avec identification des livres et pices conservs par la comptabilit et les livres et pices remis aux archives. Mise au courant des rglementations : Les comptables doivent se tenir constamment au courant des rglementations et des changements intervenus dans les rglementations comptables et les droits connexes.

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Source : "Normes pratiques et procdures de contrle interne" , Abderraouf Yach. Le responsable de la comptabilit doit tenir un recueil de la rglementation en rapport avec la comptabilit et le maintenir constamment jour. Il doit communiquer au personnel les modifications rglementaires qui affectent son travail, le former et l'assister pour se conformer aux nouvelles rglementations de faon satisfaisante. Remonte de l'information : Le systme doit prvoir des mcanismes permettant au personnel de dnoncer les faits prsums graves la hirarchie en outrepassant si ncessaire le suprieur hirarchique direct. Les personnes de bonne foi ayant effectu les dnonciations doivent tre protges contre les ventuelles reprsailles. Le code de conduite ou son quivalent (rglement intrieur, charte, etc...) doivent impartir au personnel de la socit de rapporter la direction gnrale tous les faits prsums graves ou inconvenants que la hirarchie cherche camoufler. Suggestions : Le systme doit mettre la disposition du personnel des mcanismes permettant de formuler des suggestions qui parviennent l'coute des dirigeants. Faiblesses de contrle interne : Les procdures doivent tablir des rgles pertinentes pour signaler les faiblesses de contrle interne aux responsables concerns selon le type de gravit de la faiblesse. Les causes de la faiblesse doivent tre analyses et les correctifs appropris effectivement mis en uvre.

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