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Primeiras Coisas em Primeiro Lugar


Revista Voc S.A. - por Stephen R. Covey Nas pginas seguintes, VOC S.A. apresenta com exclusividade a condensao do livro First Things First, o ltimo best-seller de Stephen Covey. Um dos mais requisitados consultores na rea de desenvolvimento pessoal dos Estados Unidos, e frequentador permanente das listas de autores mais vendidos na rea de gesto, Covey ouvido com ateno e respeito por muitas corporaes mundiais de primeira grandeza. Motivo: seus mtodos, baseados num implacvel e radical investimento no bom senso, produzem melhorias concretas no desempenho das pessoas. Neste livro, lanado no Brasil pela editora Campus como ttulo First Things First - Como Definir Prioridades Num Mundo Sem Tempo, e escrito em colaborao com Roger Merrill e Rebecca Merrill, Covey se dirige uma questo que voc (e 100% dos profissionais sua volta) certamente tem diante de si neste exato momento: como gerir esse bem precioso e escasso chamado tempo. So ensinamentos decisivos no apenas para voc produzir mais e melhor, mas, sobretudo, para viver como se deve. Sim, voc tem de aproveitar melhor seu tempo. Mas o essencial aproveitar a vida.
y O relgio e a bssola

Para muitas pessoas h uma distncia entre a bssola e o relgio - entre aquilo que realmente importante e a maneira como gastamos nosso tempo. A administrao tradicional do tempo ajuda voc a fazer as coisas em menos horas. Mas se algum, com um toque numa varinha de condo, melhorasse essa eficincia em 20%, ser que resolveria seus problemas? Provavelmente no. A administrao do tempo tem a ver com o relgio - compromissos, horrios, programaes, metas e atividades. Mas rapidez e quantidade no vo necessariamente resolver seus desafios. O relgio determina como utilizamos nosso tempo, mas a bssola, que mais importante, determina como vivemos nossas vidas. A bssola representa sua viso, seus valores, princpios, sua conscincia, sua misso na vida. A distncia entre o relgio e a bssola marca o espao em que nos debatemos. Algumas pessoas se sentem controladas pelos outros ou pelos acontecimentos externos, incapazes de fazer o que querem. Outras no conseguem adequar o que fazem ao que gostariam de fazer. Outras, ainda, do um duro danado para escalar a rampa do sucesso, mas quando chegam no topo se sentem vazias. Todas essas pessoas viveram suas vidas segundo os valores dos outros e deixaram de lado o que mais importante para elas. Outras pessoas, enfim, se sentem desorientadas e no sabem nem mesmo o que so realmente as "primeiras coisas" - ou seja, o que mais importante para elas. As trs geraes do gerenciamento do tempo: Para fechar a brecha que separa o relgio da bssola, muitas pessoas tentam administrar melhor seu tempo. Os mtodos para isso se dividem em trs "geraes": PRIMEIRA GERAO baseada em lembretes sob a forma de listas de tarefas a cumprir. Voc "acompanha o fluxo" mas ao mesmo tempo no perde de vista coisas que quer fazer, como, por exemplo, uma faxina na garagem, participar de reunies etc. Ponto fraco: algumas coisas acabam ficando de fora.

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SEGUNDA GERAO Aqui j entram planejamento e preparo. Busca-se eficincia, responsabilidade e realizao de objetivos, num mtodo caracterizado pelo uso de agendas para marcar seus compromissos. Voc estabelece metas, planeja como atingi-las e determina prazos finais para isso. Pontos fracos: o cronograma vira "Deus'" e voc pode acabar vendo as pessoas e os acontecimentos como inimigos que o impedem de cumprir o cronograma. Ou, ento, voc pode enxergar as pessoas meramente como recursos que o ajudam a avanar no seu cronograma. TERCEIRA GERAO Esta abordagem consiste em planejar, traar prioridades e controlar. Quem se enquadra neste grupo j passou tempo identificando seus valores e suas prioridades. Voc j se perguntou "o que quero?" e j estabeleceu metas para chegar l. Pontos fracos: possvel que seus valores no correspondam a princpios. Voc raramente consegue ultrapassar a fase de priorizar o que urgente no seu planejamento dirio. Alm disso, voc corre o risco de programar coisas demais e gerar um desequilibrio entre casa e trabalho, por exemplo. Estas trs geraes de administrao do tempo j ajudaram muitas pesoas a serem mais eficientes. De fato, voc est conseguindo, sim, fazer mais coisas em menos tempo. Mas muitas pessoas andam se perguntando: "Onde esto os relacionamentos humanos bons, a paz interior, o equilbrio, a certeza de que estamos fazendo o que mais importante, e fazendo bem?" Cronos e Kairos - A administrao tradicional do tempo lida com o cronos, a palavra grega que significa o tempo medido pelo relgio. Cronos o tempo linear e em sequncia, e ele quem dita o ritmo de nossas vidas. Mas existe outra maneira de abordar a vida: Kairos. Aqui o tempo passa a ser algo que vivido, algo do qual se tira valor. Quando perguntamos "voc passou bem seu dia?" no estamos nos referindo ao tempo linear daquele dia, mas qualidade desse tempo. Ou seja: kairos o tempo qualitativo. QUARTA GERAO Ser que existiria uma "quarta gerao" de mtodos para gerir seu tempo, capaz de incluir os pontos fortes das trs primeiras e eliminar seus pontos fracos? Sim. O resumo abaixo descreve essa "quarta gerao" uma abordagem nova e revolucionria que promete a melhor qualidade de vida possvel. O cerne da quarta gerao: Viver, amar, aprender, deixar um legado... Quais seriam as "primeiras coisas" (as coisas mais importantes) da vida? De que maneira as colocamos em primeiro lugar em nossas existncias? A resposta a essas perguntas constitui, na verdade, o cerne da quarta gerao. A Satisfao das Quatro Necessidades e Capacidades Humanas - Certas coisas so fundamentais. Se voc no satisfizer certas necessidades, vai se sentir incompleto ou vazio. Essas necessidades so de quatro tipos: 1. Fsicas: Precisamos de comida, roupas, moradia, sade e dinheiro. 2. Sociais: Precisamos amar e ser amados, nos sentir parte de um grupo maior, nos associar a outros.

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3. Mentais: Precisamos desenvolver nossas habilidades e crescer. 4. Espirituais: Precisamos sentir que temos uma meta na vida, que existe um significado na vida e que estamos contribuindo de alguma maneira para isso. Em suma: precisamos viver, amar, aprender e deixar um legado. Cada uma destas quatro necessidades afeta nosso tempo e nossa qualidade de vida. Por exemplo, para realizar coisas precisamos de energia e boa sade - uma necessidade fsica. Para atingir metas comuns, precisamos saber trabalhar em conjunto com outras pessoas - a necessidade social. Para progredir profissionalmente e no estagnar, precisamos adquirir novas habilidades e ampliar nossas perspectivas - eis a a necessidade mental. Enfim, importante termos uma noo clara de quem somos e para onde estamos indo - a necessidade espiritual. medida que voc for examinando sua vida, ver que os problemas de administrao do tempo e de qualidade de vida dizem respeito satisfao de alguma dessas quatro necessidades. Se qualquer uma delas no for satisfeita, sua qualidade de vida ser reduzida. Se voc est ocupado, voc pensa - logo, deve estar sendo eficiente. No entanto, tome nota do seguinte: fazer mais coisas mais rapidamente no substitui o fazer as coisas certas.
y Conquiste Equilbrio e Sinergia

importante no pensar nas quatro necessidades fundamentais como sendo partes distintas de sua vida. Conquistar equilbrio no significa correr entre uma rea da vida e outra. no ponto em que essas reas se superpem que voc poder encontrar paz, realizao e alegria. Digamos que voc v sua necessidade fsica de ganhar a vida como sendo distinta de sua necessidade espiritual de fazer uma contribuio para a sociedade. Nesse caso voc pode escolher trabalhar em algo tedioso ou que seja contrrio s necessidades da sociedade. Se voc v suas necessidades espirituais como algo separado de suas outras necessidades, talvez no perceba como suas crenas e metas na vida afetam as outras pessoas ou influem sobre as coisas que voc escolhe aprender. Quando existe sinergia entre as quatro necessidades, o trabalho adquire significado, os relacionamentos tm profundidade e sua sade se transforma num meio para alcanar suas metas. Qualidades humanas - Entre o estmulo e a resposta, entre o que nos acontece e nossas reaes a isso - esto os dons que nos distinguem dos outros integrantes do reino animal. Eles so: - Autoconscincia: a capacidade de examinar nossos prprios hbitos, aes, motivaes, pensamentos e assim por diante. - Conscincia: nosso elo com a sabedoria eterna e com o corao. - Imaginao criativa: o poder de visualizar possibilidades, resolver problemas e estabelecer metas ou uma misso. A chave para a criao de uma vida eficaz e satisfatria no reside em nenhuma tcnica de agendar ou administrar o tempo. Ela est nesses dons. Eles nos permitem utilizar nossa mente para compreender como atitudes geram resultados, usar nossa conscincia para descobrir maneiras de viver em harmonia com princpios, utilizar nosso livre arbtrio para transformar nossas vidas e usar nossa imaginao para criar uma vida ideal.

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- O Fogo Interior. Quando as quatro necessidades se integram, acontece algo semelhante a uma experincia qumica: bam! A combusto espontnea acende o fogo interior e infunde sua vida de paixo, viso e aventura. O combustvel desse fogo a necessidade espiritual de deixar um legado. As outras necessidades passam a servir de apoio para sua misso na vida. - Princpios: a lei da fazenda - importante satisfazer as quatro necessidades fundamentais de nossas vidas, mas tambm importante seguir alguns princpios. Princpios no so uma questo de opinio ou de valores. So verdades independentes que regem nossas existncias. aqui que tropeam muitos sistemas de administrao do tempo: eles nos aconselham a estabelecer metas e determinar prioridades com base em valores estabelecidos por ns mesmos, tais como ganhar uma promoo ou um diploma universitrio. Mas os valores, por si ss, no garantem resultados em termos de qualidade de vida. Isso s vai acontecer se voc valorizar os princpios. Para serem eficientes, as "coisas mais importantes" devem ser baseadas nas leis atemporais que operam no mundo da interao humana. O "norte magntico" de sua bssola aponta para os princpios. Onde voc vai encontrar essas verdades? Elas se revelam na literatura que transmite a sabedoria de vrias pocas, incluindo os grandes livros sagrados. Tambm se revelam em sua conscincia. Uma analogia simples traz tona a natureza dos princpios. Os agricultores sabem que os sistemas naturais so regidos por princpios. Eles no podem enganar a natureza, plantando milho no outono e colhendo-o duas semanas mais tarde. s vezes possvel enganar os sistemas sociais baseados em valores - possvel, por exemplo, deixar para estudar tudo na ltima hora e ainda assim ganhar seu diploma. A longo prazo, porm, o que prevalece so os princpios. Procedendo daquela maneira voc conseguiu seu diploma, mas no necessariamente adquiriu conhecimento ou a capacidade de pensar de maneira abstrata.
y O que so os princpios comuns?

O bem-estar econmico, por exemplo, se baseia nos princpios de trabalhar duro, no desperdiar e poupar para o futuro. Os bons relacionamentos sociais se baseiam nos princpios da confiana, responsabilidade e amor incondicional. - Voc viciado em urgncia? Duas coisas moldam o uso que fazemos de nosso tempo: urgncia e importncia. A quarta gerao se baseia em fazer as coisas importantes, mais do que apagar incndios. Isso significa colocar as coisas importantes em primeiro lugar. A urgncia uma fora poderosa. Seu chefe grita: "Preciso disto agora, j!" Seu marido liga: "O carro quebrou no meio da rua! Venha me buscar" - O beb chora. Para muitas pessoas, o fluxo de adrenalina resultante de se lidar com uma urgncia acaba virando vcio. A urgncia traz presses e estresse, mas tambm pode gerar uma sensao emocionante. As crises nos fazem sentir que somos importantes. Mas quando a urgncia domina nossas vidas, a importncia fica relegada ao segundo plano, juntamente com a verdadeira eficcia. - Como permanecer no quadrante II (coisas no urgentes e importantes) A chave para lidar com o que importante - ou seja, para colocar as coisas importantes em primeiro lugar - organizar sua vida em torno disso. O sistema de organizao quadrante II consiste em dar seis passos que incluem passar 30 minutos por semana para ajudar-se a criar uma boa qualidade de vida, baseada nas necessidades, nos princpios e

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nos dons. um processo semelhante ao da jardinagem. Voc identifica o que importante e depois o ajuda a crescer, cultivando, arrancando o mato e regando suas plantas. Observe que no sistema do quadrante II voc vai comear com uma folha de trabalho semanal. O planejamento dirio d uma viso limitada, que mantm voc centrado no urgente. A organizao semanal oferece um contexto mais amplo que ajuda voc a entender se as exigncias do dia esto ou no melhorando sua vida. Vamos examinar os seis passos, um a um. 1. Ligue-se na sua misso: O contexto confere significado, e vem da a importncia de ligar-se no que mais importante em sua vida. Pergunte a voc mesmo: "O que quero ser e fazer? O que confere significado vida?". importante responder essas perguntas, elaborando uma declarao de viso e de misso. importante ter clareza nesses pontos porque as respostas que voc d aqui afetam todo o resto - suas metas, decises, como voc passa seu tempo e muito mais. - A paixo da viso: Viso a capacidade de enxergar alm do presente e de criar o que no existe. a motivao primria dos atos humanos. A viso que voc tem de sua vida gera consequncias e afeta o modo como voc passa seu tempo. Se sua viso limitada, voc provavelmente faz escolhas baseado apenas no que est bem sua frente. Se voc tem viso parcial, pode, por exemplo, centrar sua ateno em metas econmicas. Em seguida, suas escolhas levam a desequilbrios (optar por trabalhar at tarde da noite, em lugar de passar tempo com a famlia). Se sua viso baseada nas expectativas da sociedade, pode lhe faltar uma conexo com seu eu interior. Uma viso forte inspira paixo. Esta pode ajudar voc a transcender o medo, as dvidas, o desencorajamento e todas as outras coisas que impedem voc de cumprir metas e contribuir para a sociedade. Esse tipo de paixo pode transformar sua vida. - Redija uma declarao de misso. Para cultivar a paixo da viso, escreva uma declarao de sua misso pessoal. Os exerccios descritos a seguir vo ajud-lo nisso. - Faa uma lista levando em conta as trs ou quatro coisas que voc considera as mais importantes em sua vida. - Faa uma lista das metas de longo prazo que voc estabeleceu para voc mesmo. Quais so os relacionamentos mais importantes em sua vida? Quais so as contribuies que voc gostaria de fazer? - Que sentimentos voc gostaria de ter em sua vida? Paz? Confiana? Felicidade? Significado? Isso exige uma reflexo profunda e requer que voc se concentre em sua capacidade de contribuir. Ningum pode ser o pai ou a me de seus filhos que voc . Ningum mais pode ser o chefe ou o funcionrio da comunidade que voc pode. Victor Frankl, sobrevivente de um campo de concentrao, disse certa vez que nossa misso na vida no algo que inventamos. Ns a detectamos. Ela est ali, esperando para ser realizada. - Misses que nos conferem poder pessoal. Sua declarao de misso nica, pertence apenas a voc. Algumas pessoas conseguem captar seus pensamentos em poucas palavras; outras precisam de pginas inteiras. Algumas pessoas os expressam em poemas, outras em msica ou arte. Mas, em todos os casos, deve ser uma declarao de misso que confere poder a voc: 1. 2. Representa o que existe de melhor e mais profundo dentro Realiza seus dons e expressa sua capacidade de de voc. contribuir.

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3. Integra suas necessidades fsicas, sociais, mentais e espirituais. 4. Lida com viso e com valores baseados em princpios. 5. Cobre todos os papis que voc desempenha na vida - pai ou me, profissional, membro da comunidade etc.
y Identifique os papis que voc exerce

Quem Voc? Todos ns temos papis a cumprir. Exercemos papis no trabalho, em casa, na comunidade e em outros lugares. Cada papel vem acompanhado de determinadas responsabilidades e maneiras de contribuir. As mgoas que se tem na vida muitas vezes decorrem do fato de nos sairmos bem em um papel, mas no em outro. Por exemplo, voc promovido a vice-presidente da empresa e se sente muito bem. Mas esse bem-estar se reduz quando voc sabe que chegou at onde chegou custa de ser um pai ou me ausente. Ou, ento, voc pode desempenhar bem seu papel junto aos clientes, mas no satisfazer sua prpria necessidade de crescer profissionalmente. Cada papel importante. O xito em um deles no justifica o fracasso em outro. Tome o tempo necessrio para identificar seus papis. Se voc j criou uma declarao de misso significativa, seus papis vo crescer a partir dela. Outra coisa: com o passar do tempo seus papis vo mudar. No se preocupe em tentar "acert-los" na primeira vez. Digamos que voc um executivo de desenvolvimento de produtos. Voc pode definir seus papis como sendo os de marido e pai, gerente de novos produtos, gerente de pesquisas, treinador de um time de beisebol mirim, gerente de administrao e presidente da United Way. - D uma olhada nos seus papis e pergunte: - Ser que apenas um ou dois desses papis dominam minha vida? - Quantas das "coisas mais importantes" para mim fazem parte dos papis aos quais dedico mais ateno? - Ser que meus papis contribuem coletivamente para o cumprimento de minha misso? - Afie o serrote para lembrar voc de investir tempo no aumento de suas habilidades e capacidades em sua vida fsica, social, mental e espiritual. Passar uma hora por dia "afiando o serrote" pode impedir voc de ficar esgotado e entediado com a vida. Algumas maneiras de afiar o serrote: tomar aulas de alguma coisa, exercitar-se fisicamente, visitar amigos, planejar sua semana ou sua carreira e assim por diante. - Equilbrio e sinergia nos papis O equilbrio um princpio que tem a ver com o "norte magntico". Basta ouvir o quanto se fala em "equilbrio de poder", "equilbrio da natureza", "refeio bem balanceada". Mas buscar o equilbrio nos papis que voc exerce no significa correr loucamente para passar algum tempo em cada um deles. Os papis que voc exerce so interligados; no so "departamentos" estanques da vida. A chave para se aproveitar melhor a vida est em transcender a idia de que se deve fazer "ou isso ou aquilo".

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Para comeo de conversa, os diferentes papis que voc exerce esto interligados por princpios. Por exemplo: a empatia, o princpio de procurar compreender primeiro, gera confiana tanto nas equipes de trabalho quanto na famlia. possvel desempenhar mais do que um papel ao mesmo tempo. Digamos que voc queira exercer seu papel de auto-realizao. Ao mesmo tempo, quer fortalecer seu relacionamento com sua filha para desenvolver seu papel de pai. Jogue uma partida de tnis com ela e voc estar desempenhando os dois papis.
y Realizar sua misso por meio de papis

Ao fazer uma reviso semanal de sua misso, voc adquire uma viso de perspectiva e relembra a importncia de satisfazer suas quatro necessidades fundamentais. Os papis que voc desempenha constituem caminhos para chegar realizao de sua misso. Cada um deles possui dimenses sociais, mentais, espirituais e fsicas que sustentam voc e as pessoas com quem voc convive e trabalha. Se voc enxergar cada um dos papis que exerce como compartimentos estanques da vida, cada um vai competir por seu tempo, que parece ser limitado. Voc vai adquirir uma mentalidade de escassez. Em vez disso, sinta as conexes profundas existentes entre os diferentes papis que voc exerce. Cada um deles oferece oportunidades de sinergia. Quanto mais voc compreender como os papis esto inter-relacionados, mais voc vai poder fazer com seu tempo.
y Planeje passar tempo no quadrante II (coisas importantes e no urgentes)

Voc pode usar um caderno, computador, agenda ou at um guardanapo de papel para aplicar os princpios contidos neste resumo. O importante usar os meios que estiverem sua disposio para passar mais tempo no quadrante II. Estabelea a meta de cada papel. Pergunte a voc mesmo, em relao a cada um de seus papis: qual a coisa mais importante que eu possso fazer esta semana para exercer o maior impacto construtivo? Consulte no apenas sua cabea, mas seu corao. Comece a usar sua bssola, em vez do relgio. Como sempre, leve em conta o importante, mais do que o urgente. Se um de seus papis est ligado a seu desenvolvimento pessoal, voc pode, por exemplo, planejar tirar tempo para fazer um curso de leitura dinmica. Em seu papel de pai ou me, voc pode programar tempo para passar a ss com seu filho. Em seu papel de gerente, pode planejar treinar um subordinado ou fazer visitas a clientes. Provavelmente voc vai conseguir estabelecer vrias metas em cada rea de sua vida, mas aconselhvel se ater a apenas uma ou duas. Tambm no preciso estabelecer uma meta para cada papel, cada semana. Sua bssola interna lhe dir o que mais importante.
y Defina as metas com cuidado

A definio de metas um processo poderoso, baseado no princpio da focalizao - o mesmo que lhe permite concentrar os raios do Sol com uma lupa, para atear fogo em alguma coisa. Quando alcanamos uma meta, estamos fazendo depsitos em algo ao qual se poderia dar o nome de "conta de integridade pessoal". Essa conta reflete o nvel de confiana que

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sentimos em ns mesmos. Mas quando deixamos de atingir uma meta, fazemos saques dessa conta e isso nos prejudica. Um nmero muito alto de fracassos enfraquece o carter e provoca perda de autoconfiana. s vezes, atingir a meta se torna um problema. Um homem decidiu, por exemplo, que sua meta para aquele ano era ganhar 1 milho de dlares. Ele criou um determinado produto e percorreu o pas de carro tratando de vend-lo. No fim do ano, alcanou sua meta. Mas sua mulher pediu divrcio, dois de seus filhos se viciaram em drogas e a famlia toda se desintegrou. Aquele milho de dlares lhe custou mais do que valia.
y Faa uso das qualidades

Os quatro dons humanos podem nos ajudar a definir metas possveis de serem alcanadas, baseadas em princpios - o tipo de meta que muitas vezes cai naturalmente no quadrante II. Sua imaginao, autoconscincia e vontade independente so indispensveis para definir e alcanar metas. A conscincia, tambm. A conscincia nos mantm centrados sobre os princpios e nos conecta ao entusiasmo, o combustvel que gera resultados positivos. Pergunte: "O que eu quero? Que contribuio quero fazer?" Esse "que" nos mantm centrados no crescimento e na contribuio. A seguir, pergunte: "Por que quero fazer isso? Ser que essa meta nasce de minha misso, minhas necessidades e meus princpios?" O "por que" ajuda voc a identificar seu motivo. Um motivo correto fornece a energia necessria para manter voc centrado na sua meta. A chave da motivao est no motivo. Depois pergunte: "Como vou fazer? Quais os princpios que vo me ajudar?" A maioria das metas envolve outras pessoas; preciso, ento, usar de honestidade, buscar acordos que sejam benficos para ambas as partes e construir relacionamentos, para conseguir resultados com qualidade de vida para todos.
y Faa uma lista de "metas possveis".

Frequentemente, depois de assistir a um seminrio, ler um livro ou conversar com um amigo, voc decide que quer fazer alguma coisa. Voc ainda no est pronto para definir uma meta, mas no quer perder aquela ideia de vista. Faa uma lista de metas possveis para cada papel. Talvez voc v atrs delas, talvez no. Essas metas potenciais servem de combustvel para sua organizao futura. Com sua misso, seus papis e suas metas em mente, chegou a hora de planejar sua semana. A maioria das pessoas enfrenta problemas para incluir coisas importantes em suas programaes j supercarregadas, mas isso porque elas vivem nos quadrantes I e III. Voc j conhece a soluo: no priorize sua programao - programe suas prioridades. melhor fazer isso semanalmente, de modo a levar em conta urgncia, importncia a longo prazo, tarefas e atividades. Fazer um planejamento apenas dirio nos mantm centrados apenas no que urgente.
y O que cabe no vidro?

Imagine que voc tem um recipiente de vidro com capacidade de um litro e pilhas de pedras, cascalho e areia para serem colocados nesse vidro. Suas metas do quadrante II so as pedras; o resto o tipo de coisinha menor frequentemente encontrada nos quadrantes I e III.

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Se voc colocar a areia e o cascalho primeiro, no vai conseguir colocar as pedras (as coisas importantes) sem quebrar o vidro. Mas se voc inserir as pedras primeiro, vai poder colocar mais do que imaginava dentro do vidro, j que a areia e o cascalho se encaixam nas frestinhas e nas laterais. Colocar as coisas mais importantes em primeiro lugar significa programar suas metas importantes - as metas do quadrante II. A pessoa que a preencheu anotou metas para cada papel, depois comeou a colocar essas "pedras" em seus devidos lugares na programao. Voc pode, tambm, programar as metas em horas e dias especficos ou pode list-las como prioridade. O mais eficiente, porm, marcar horas especficas com voc mesmo, nas quais voc vai adiantar suas metas. Se for preciso mudar essas horas marcadas, refaa sua programao.
y Procure a sinergia entre metas e papis

Lembre-se do seguinte: possvel combinar atividades de maneiras melhores do que se elas fossem feitas individualmente. Digamos que voc queira desenvolver-se pessoalmente, frequentando a biblioteca. Mas voc tambm quer manter contato com um tio. s vocs irem juntos biblioteca. Esse um exemplo de sinergia. Quando estiver analisando sua agenda, procure maneiras de combinar suas metas. Quando se perguntar se deve combinar atividades ou papis, consulte sua bssola interna. Quando as atividades combinam bem, voc vai sentir paz e um sentimento de capacidade aumentada.
y Exercite a Integridade no momento da escolha

Voc j anotou na sua agenda as metas da semana. Agora hora de enfrentar cada dia. agora que voc vai ter que provar se sabe mesmo, colocar as coisas mais importantes em primeiro lugar e traduzir sua misso no aqui e agora. - D trs passos diariamente. H trs passos a serem dados todas as manhs que vo ajudar voc a seguir seu plano: 1. Faa uma prvia do dia. Reveja sua programao, situe-se, cheque sua bssola e considere o dia dentro do contexto da semana. Neste momento voc pode querer transferir informaes - horas marcadas, lembretes, etc. - para uma pgina de planejamento dirio. 2. Trace prioridades. Antes de classificar suas atividades por ordem de importncia, identifique se se enquadram nos quadrantes I ou II. Se voc achar que algumas delas pertencem ao quadrante lII, livre-se delas j. Agrupe-as segundo o nmero do quadrante. Depois de agrup-las nos quadrantes, bom classific-las em ordem de importncia. Independentemente de priorizar ou no determinados itens, assinale com um crculo ou uma estrela a atividade mais importante do dia e garanta que ela seja realizada. Depois, se, por algum motivo, as coisas derem errado naquele dia, voc saber que pelo menos fez a coisa mais importante. 3. Distinga as atividades que dependem da hora das outras. A maioria das agendas tem uma seo para horas marcadas e outra para conter listas de prioridades. Isso ajuda voc a se lembrar de compromissos importantes, como consultas mdicas ou reunies com seu chefe.
y Mantenha a perspectiva

Com suas atividades planejadas e classificadas por importncia, voc estar pronto para ser flexvel. Se um cliente muito importante aparecer inesperadamente, querendo fazer

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uma reunio, ou se seu vizinho lhe oferecer ingressos para um jogo importante, voc j vai saber o que pode tirar da sua programao do dia e o que no pode. E, se algum cancelar uma reunio ou voc terminar uma tarefa em menos tempo do que o previsto, j ter uma lista de coisas importantes com as quais aproveitar o tempo que apareceu. O sistema do quadrante II encoraja voc a olhar as coisas pela tica da importncia, em lugar de usar a tica da urgncia. A medida que as situaes se modificam, sua bssola interior pode ajud-lo a determinar qual o melhor uso a fazer do seu tempo.
y Escolhas difceis

Embora tudo o que foi dito at agora possa dar a impresso de que fcil saber o que fazer quando acontecimentos inesperados bagunam sua programao, isso nem sempre verdade. H diversos fatores que voc pode levar em conta no momento de fazer uma escolha: a urgncia, o desejo de agradar a voc mesmo ou aos outros, seus valores, sua conscincia, suas necessidades, etc. Voc pode reagir automaticamente a esses fatores, permitindo que as circunstncias ou as pessoas o controlem, ou pode utilizar os dons humanos para tomar uma deciso guiada pela conscincia. Na verdade, a vida centrada em princpios exige que voc consulte sua conscincia e siga o que ela manda. a que se encontra o norte magntico. ele quem o ajuda a fazer as escolhas que geram uma vida de alta qualidade. Quando confrontado pelo inesperado, d os seguintes passos para fazer a escolha certa: 1. Pergunte com inteno. O fato de pedir uma orientao a sua conscincia implica em reconhecer que sua vida governada por seus princpios. Alguns exemplos de perguntas: "Qual o melhor uso que posso fazer do meu tempo agora? O que mais importante neste momento? Qual a coisa certa a fazer agora? Ser que posso fazer algo realmente eficaz neste momento?" 2. Oua sem inventar desculpas. Quando voc ouve a voz de sua conscincia, pode fazer duas coisas: agir em harmonia com ela ou ignor-la. Muitas vezes ns a ouvimos, mas tambm acontece de escolhermos outra opo e tentarmos racionalizar essa escolha. Se voc optar por no fazer algo que deve fazer, por exemplo, vai inventar desculpas para explicar porque no pode fazer o que deve. Voc conta mentiras racionais a voc mesmo. O resultado um sentimento de frustrao ou de culpa. Oua a voc mesmo: e reaja de maneira apropriada. assim que se atinge a paz e a harmonia. 3. Aja com coragem. preciso coragem para viver de acordo com seus princpios. As outras pessoas podem no compreender ou apreciar suas decises. Mas quanto mais voc o fizer, mais fcil se torna. E, medida que voc for compreendendo cada vez melhor em que direo fica o norte magntico, entrar numa espiral ascendente de crescimento.
y Avalie

Esse processo todo ser incompleto se voc no aprender com as experincias que viveu durante a semana. Afinal, elas formam a base para a semana seguinte. Organize, aja, avalie; organize, aja, avalie. A repetio desse ciclo, semana aps semana, garante que voc vai aprender com a vida. A cada semana que passa voc ter capacidade e habilidades maiores.

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No final da semana, ou antes de organizar-se para a semana seguinte, faa uma pausa e pergunte a voc mesmo: Que metas alcancei? - Ser que a realizao dessas metas foi o melhor uso possvel do meu tempo? Que desafios enfrentei? Como os superei? Que decises tomei? - Ao tomar essas decises, consegui priorizar as coisas mais importantes? Tirei tempo para investir em mim mesmo todos os dias? Consegui criar sinergia entre minhas metas e meus papis? - Ser que deixei de aplicar algum(ns) princpio(s) durante a semana? Quais foram as consequncias? - Quanto tempo passei em cada quadrante?
y Pureza de corao

"Seja observador se tiver um corao puro", disse um escritor annimo, "pois alguma coisa nasce para voc em consequncia de todas as aes". Somos todos interdependentes. As coisas mais importantes sempre envolvem os outros. - Quanto tempo voc passa desnecessariamente no quadrante I devido a malentendimentos, erros de comunicao ou falta de objetivos claramente definidos? - Quanto tempo voc passa no quadrante III, apressando-se para enquadrar-se nos horrios dos outros, a fim de fazer coisas que acabam se revelando no ser to importantes assim? - Ser que as pessoas em sua organizao perdem tempo em discusses triviais, fazendo politicagem, futricos, acusaes? Passamos a maior parte do tempo nos comunicando ou interagindo com outras pessoas. Pense em quanto sua organizao poderia realizar a mais se as pessoas cooperassem de maneira construtiva.
y O problema da independncia

A maioria de ns tende a enxergar o sucesso em termos de realizaes independentes. A administrao tradicional do tempo refora essa idia quando pede que enxerguemos as pessoas como meros recursos que podemos usar para viabilizar nossos prprios propsitos. Mas as pessoas no so objetos. So seres vivos que possuem seus dons prprios e a capacidade de fazer grandes coisas. Outra coisa: quando voc tenta satisfazer suas necessidades e realizar suas capacidades com a mentalidade independente, a vida parece ficar corrida. Ns nos apressamos para viver, nos apressamos para amar, nos apressamos para aprender, nos apressamos para deixar um legado simblico. Afinal, o tempo limitado e h muito o que fazer. O resultado, porm, so aes superficiais que no levam em conta os outros. A independncia tem seu papel prprio; a fora de que voc precisa para transcender papis ou as expectativas da sociedade e manter-se centrado em seus princpios. Mas esse tipo de independncia abre o caminho para a interdependncia. Ela torna voc suficientemente confivel para merecer o respeito dos outros.
y O paradigma interdependente

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Nossa conscincia nos diz que somos parte de um todo imenso e inter-relacionado. Na verdade, pensar em termos de interdependncia nos ajuda a realizar mais coisas, a longo prazo. Pense no seguinte: - mais produtivo realizar uma tarefa rapidamente e com eficincia ou tomar o tempo necessrio para ensinar outra pessoa a efetu-la? - mais produtivo supervisionar e controlar outras pessoas ou ajud-las a liberar o potencial criativo que possuem para cuidar delas mesmas? - mais produtivo programar seu tempo com eficincia para resolver problemas provocados por expectativas conflitantes ou tirar o tempo necessrio para esclarecer esses problemas antes que cresam? - mais produtivo resolver problemas provocados por m comunicao ou construir relacionamentos fortes e profundos que fomentem boa comunicao?
y Administrao orientada s pessoas

A administrao de "vida" de quarta gerao orientada s pessoas, mais do que s "coisas". No paradigma das coisas voc focaliza sua ateno na administrao, eficincia, medidas, controle, tcnicas etc. Utilize o paradigma das coisas quando estiver tratando com coisas, mas no com pessoas. No paradigma das pessoas, voc centra sua ateno na liderana, eficcia, espontaneidade, transformao, investimento, princpios e sinergia. Quando tratamos as pessoas como pessoas, pensamos em atividades importantes do quadrante II, tais como construir relacionamentos, criar vises comuns e assim por diannte. Elas fortalecem nossas capacidades ajudando o nosso crescimento - e tambm o crescimento das outras pessoas.
y Trs maneiras de trabalhar junto

Na administrao tradicional do tempo, a interdependncia transacional - voc delega, lida com etc. Se o processo facilitado pela presena de bons princpios de relaes humanas, todas as partes podem ficar satisfeitas. Mas este um nvel de interao baixo. Em contraste com ela, a atividade de quarta gerao, utilizando o paradigma das pessoas, transformacional. As pessoas e a organizao se transformam. Coisas inesperadas passam a acontecer. Mais do que um estado de controle, um estado de liberao - e poderoso. Voc pode no saber exatamente para onde est indo, mas tem a possibilidade de conseguir resultados extraordinrios. Eis como se pode aproveitar ao mximo o trabalho em conjunto: - Pense em termos de ganhar/ganhar. Na realidade interdependente, "ganhar ou ganhar" a nica opo, Ela se baseia nos princpios do beneficio e cooperao mtua, respeito, humildade e outros. Tambm importante procurar compreender antes de assegurar que voc seja compreendido. O resultado dessas condies a sinergia, onde 1 + 1 = 3 (ou mais). - Compartilhe uma viso. Pergunte s pessoas que o cercam qual a viso que tm da empresa (ou do departamento) e veja quantas respostas diferentes pode obter. Por outro lado, voc vai constar que quem trabalha em empresas de alto desempenho costuma compartilhar uma viso poderosa. Para criar uma afirmao de viso compartilhada que confira poder s pessoas, comece pensando em termos de ganhar/ganhar e envolva as pessoas em todos os nveis. Idealmente, a viso centrada em objetivos que valem a

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pena e baseada em princpios, e ela atende s necessidades de todos os acionistas e participantes, alm das quatro necessidades fundamentais. Voc saber que est no caminho certo se ela estiver em harmonia com a misso universal: "Melhorar o bem-estar econmico e a qualidade de vida de todos os acionistas e participantes". - Busque a sinergia de papis e metas. Quanto mais e quanto melhor as partes trabalharem em conjunto, maior ser o todo. Trabalhar em conjunto para identifiicar objetivos comuns uma maneira de transcender a politicagem e as disputas internas e tambm de compreender que isso resulta na melhora da qualidade de vida de todos.