PROYECTO FINAL: GESTION DE COMPRAS SKCC MOLINO 5

UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL CARIBE

PRESENTADO A: ING .DANILO TORRES

GRUPO: AN

RAFAEL EMILIO ESTRADA PEA COD: 100810944 ELECTIVA I

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INTRODUCCIN

La gestin de compras es, junto con la de ventas, una de las reas ms dinmicas de una empresa y una de las claves para obtener un control real del inventario. Pero un sistema de compras debe ser algo ms que un generador de entradas de mercanca en almacn, permitiendo trabajar con plantillas de condiciones por proveedor, por familia, por artculo, etc. Asimismo debe permitir al responsable del departamento controlar la calidad de los plazos de entrega u obtener los mejores precios sin sacrificar el servicio obtenido.

Por medio de este trabajo aplicare los conocimientos adquiridos en la materia de electiva I, aplicando un anlisis en la gestin de compras de la empresa smurfit kappa cartn de Colombia sede molino 5 barranquilla Colombia, El anlisis comprende, el estudio de la empresa, desde sus orgenes, pasando por la revisin de sus objetivos, su justificacin en el mercado, su filosofa, misin y visin. De igual manera revisamos sus procesos de planeacin, produccin, materias primas utilizadas, productos y servicios, as como sus clientes.

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OBJETIVOS

General Realizar un anlisis de la gestin de compras de la empresa smurfit kappa cartn de Colombia sede molino 5 barranquilla Colombia, aplicando los conocimientos adquiridos en la materia de electiva I, estudiando su proceso para as dar un diagnostico de sus debilidades y fortalezas dando posteriormente una propuesta que lleve a esta gestin a el mejoramiento continuo.

Especficos

Identificar los materiales o insumos que la empresa necesita para llevar a cabo su actividad diaria.

Identificar frecuencia de compra, proveedores, importancia de cada uno de los insumos.

Estudiar el proceso de compras, requisiciones, tiempo de espera, proveedores etc.

Analizar la gestin de compras frente al proceso.

Diagnosticar la gestin, presentando debilidades y fortalezas de la misma.

Definir el sistema utilizado por SKCC MOLINO 5 para desarrollar un adecuado y lgico procedimiento en la Gestin de Compras de materias primas e insumos de la Compaa.

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DESCRIPCIN GENERAL DE LA EMPRESA

Smurfit Kappa Cartn de Colombia es el mayor productor de papeles y empaques del pas, con ventas anuales durante el 2009 de $670 mil millones. es una Compaa integrada desde la semilla del rbol hasta la fabricacin de empaques; tienen operaciones en las cuatro principales ciudades del pas y sus acciones estn inscritas en la bolsa de valores.

HISTORIA
El 4 de mayo de 1944 en Medelln, se constituy la sociedad Cartn de Colombia S.A., que iniciara en el pas la produccin de tubos, cartn corrugado y cajas plegadizas con materias primas importadas. El capital lo aportaron en un 50% el accionista extranjero Cartn Internacional S.A., filial de Container Corporation of Amrica, y el 50% restante un grupo de personas y empresas colombianas.

Prontamente la sociedad adquiri los terrenos de Puerto Isaacs, Yumbo, Valle del Cauca y estableci all su primera fbrica, y en octubre de 1946, por primera vez en el pas se manufacturaron cajas corrugadas, plegadizas y tubos.

En 1947 nuestra Empresa introdujo la cultura del reciclaje en el pas, y empez a producir cartn a partir de papel nacional reciclado y fibras vrgenes importadas. Hoy, somos el primer productor nacional de papel y empaques y nuestra materia prima es fibra virgen de pino y eucalipto, provenientes de nuestros propios bosques cultivados.

Desde 1949, la Empresa inici la fase experimental de produccin de pulpa con plantas conferas y en 1959, revolucion el proceso al convertirse en la primera Empresa nacional en fabricar, a escala comercial, pulpa para papel, tomando como base maderas duras. Esto la llev a establecer en 1968 el programa de reforestacin, con la aplicacin de la investigacin gentica para el mejoramiento y adaptacin de especies a los suelos y climas colombianos. En la dcada de los aos cincuenta se inici la descentralizacin de la Empresa y en 1958 comenzaron a fabricar cajas corrugadas en las recin inauguradas plantas de Bogot, Medelln y Barranquilla.

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En los aos siguientes se instalaron los nuevos molinos para produccin de cartn y papeles blancos, las fbricas para produccin de pulpa kraft y sacos, la planta de blanqueo de pulpa primera en el mundo para blanquear maderas tropicales y la planta de pulpa termomecnica. Hoy, Smurfit Kappa Cartn de Colombia pertenece en un 30% a inversionistas colombianos y en un 70% al Grupo Smurfit Kappa, uno de los ms grandes productores de empaques de papel y reciclaje en el mundo.

ORGANIZACIN
En Smurfit Kappa Cartn de Colombia las operaciones estn organizadas en tres Divisiones:

Pulpa, Papel y Cartn Empaques Recursos La Divisin de Pulpa, Papel y Cartn tiene a su cargo la operacin de todos los molinos en Colombia. Las plantas de pulpa y cuatro mquinas estn localizadas en Puerto Isaacs, Yumbo y en Barranquilla se encuentra la mquina que produce liner y corrugado medio a partir de papel reciclado. La Divisin de Empaques maneja la operacin de corrugado y sacos de papel . Esta Divisin es responsable del mercadeo y ventas corporativas de papel y empaques en Colombia. Adicionalmente reportan a esta Divisin las Empresas afiliadas al Grupo Smurfit Kappa y las operaciones de produccin de sacos en otros paises de Latinoamrica. Las plantas de sacos estn localizadas en Venezuela, Costa Rica y Ecuador. La Divisin de Recursos incluye el manejo de las plantaciones forestales y la actividad de reciclaje en todo el pas. Nuestra rea plantada ocupa 69 mil hectreas en pino y eucalipto y contamos con 4 plantas recicladoras. PULPA, PAPEL Y CARTN

Smurfit Kappa Cartn de Colombia es el mayor productor de pulpa de fibra virgen; empaques, producidos con fibra virgen y reciclada, y papel para sacos semi extensible

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y cartulinas. Y el segundo mayor productor de papel para impresin y escritura.

Nuestra gama de productos es muy amplia, con nfasis en la produccin de empaques y sacos de papel. La Divisin cuenta con un Centro Tcnico que provee informacin y asesora permanente a los clientes sobre las mejores prcticas y avances que compartimos adems con otras empresas del Grupo Smurfit Kappa en el mundo.

Papeles para Corrugar: Producidos para lograr el mejor desempeo final de los empaques. Ofrecemos papeles Liner y Corrugado medio, producidos con fibra virgen o reciclada, natural o blanco. Papel para Sacos: Elaborado a partir de fibras largas de plantaciones de pino, que ofrecen alta resistencia al rasgado. Los tipos de papel disponibles son:

Extensible Semi-extensible Plano Papeles para Impresin y Escritura: Papeles alcalinos fabricados con fibra de eucalipto blanqueada mediante proceso libre de cloro y tecnologa de punta, con los estndares de calidad requerida en formacin, blancura, lisura, opacidad, rigidez, estabilidad y resistencia. Utilizados para diferentes tipos de impresin: Flexogrfica Lser Screen Fotocopias Impresin Digital Ink jet. Los ofrecemos en diferentes formatos:

Resmillas tamao carta, doble carta, A-4, oficio y extra oficio

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Resmas 60 x 90 y 70 x 100 cms Rollitos para impresin de planos de Ingenieria (plotter) La lista de papeles para impresin y escritura para la venta es la siguiente, y estos productos cumplen con las Normas Tcnicas de Calidad Icontec:

CartoBond Cartoformas Cartoffset Cartofotocopia Cartolaser Cartoimpresin Digital

Cartulinas: Producidas con fibras vrgenes y recicladas, para un ptimo desempeo en los procesos de conversin, impresin, troquelado y pegado. Las ofrecemos Recubiertas y No Recubiertas. Se utilizan para la fabricacin de empaques o cajas plegadizas, para productos farmacuticos, alimentos procesados, aseo personal y hogar, confecciones, calzado, cosmticos, entre otros.

La casi totalidad de estos empaques son impresos y se utilizan como elemento promocional en puntos de venta. Todas las cartulinas se fabrican en calibre 0.30; 0.36; 0.40; 0.48 y 0.58 mm. Los rollos de Cartulinas los ofrecemos con las siguientes especificaciones:

Dimetro 100 a 145 cms Ejes 3, 4, 10 y 12 pulgadas Ancho de rollos hasta 210 cms

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Cartulinas recubiertas:

Blancura 80:

Cartulina Clsica (reverso Kraft) Cartulina Dplex (reverso crema) Cartulina Ultra (reverso blanco) Blancura 75:

Cartulina Master (reverso kraft coloreado) Cartulina Gama (reverso blanqueado) Cartulinas No Recubiertas:

Blancura 70:

Cartulina blanca (reverso kraft) Cartulina caf: Plegable - No Plegable Otros Papeles y Cartones - Especialidades:

Producidos con fibras recicladas. Ofrecemos:

Cartn para fabricar esquineros (Angulos de Proteccin) Cartn para laminacin para fibra slida paletizadores-separadores Cartn para fabricar particiones de interiores de cajas corrugadas Cartn para fabricar tubos para papel higinico Enrollar cartn y papel textiles papel de aluminio envolturas plsticas tubos

Papel para folder Pasta de libros Archivadores

EMPAQUES

Al manejar una participacin importante del mercado interno de cajas corrugadas, Smurfit Kappa Cartn de Colombia suple amplios segmentos del mercado nacional, y

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adems ofrecemos a nuestros clientes la experiencia del Grupo a nivel mundial. En Colombia, contamos con siete plantas de corrugado y molinos, que proveen flexibilidad a las plantas para atender a los clientes en cualquier parte del pas.

Nuestro objetivo es mantener una importante participacin en el mercado a travs de inversiones permanentes para mejorar nuestro servicio, oportunidad de entrega y costos, y ofrecer valor agregado a los negocios de nuestros clientes. La Compaa optimiza sus recursos y materias primas en fibra, pulpa, papel y cartn, con el fin de entregar el mejor producto, con el mejor desempeo.

Como proveedores confiables suplimos muchas de las necesidades de empaque de los crecientes mercados de exportacin, entre ellos, flores, materiales para construccin, confecciones, textiles y cosmticos, a la vez que somos proveedores de diversas compaas multinacionales con operaciones en el pas.

Nuestros representantes de ventas ofrecen a los clientes soluciones de empaque integrales. Esta es una diferencia importante frente a nuestros competidores.

Contamos con un importante grupo de soporte tcnico, que identifica las mejores opciones para nuestros clientes. Adicionalmente, se apoyan en el grupo de diseadores grficos y estructurales, que ofrecen a los clientes soluciones integrales que les permiten agregar valor y mejorar sus necesidades de empaque. El negocio de sacos de papel es un mercado maduro con fuerte competencia de Brasil y Chile. Para atender las necesidades, el Grupo Smurfit Kappa ha expandido sus operaciones a Venezuela (2002), Ecuador (2004) y Costa Rica (2005).

Smurfit Kappa Cartn de Colombia se encuentra en proceso de consolidacin como el mayor proveedor de la regin Andina, Centro Amrica y el Caribe. El consumo estimado de sacos en estos pases es del 1.7 mil millones de sacos. La materia prima para esta operacin proviene de la mquina 4 de Cali, complementada con algunas importaciones del molino de Nervion en Espaa y otros molinos de Canad y Europa. Cajas Corrugadas: Disponemos de una amplia gama de combinaciones de papeles para corrugar en pared sencilla y doble, que nos permite disear y fabricar soluciones de empaque ms eficientes para proteger, almacenar, transportar y exhibir los productos de nuestros

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clientes. Reconocemos que el empaque cuesta ms usarlo que comprarlo; por tanto evaluamos todo el proceso de nuestros clientes desde el diseo de sus empaques, manejo de los materiales, operacin en la lnea de empaque, transporte, reciclaje, aplicacin del empaque por el usuario final y proceso de compra. Gracias a la integracin desde el bosque y/o reciclaje de papeles y cartones y al excelente control de las materias primas y los procesos, las especificaciones de nuestros empaques son uniformes y su cumplimiento se garantiza en el tiempo.

Nuestras instalaciones para el Diseo Estructural y Grfico de las cajas y para la fabricacin de Cliss y Troqueles con los cuales las producimos, nos permiten responder en tiempo muy corto a los ms complejos requerimientos de nuevos empaques.

Sacos Multicapa: Con madera de fibra larga proveniente de nuestros bosques de pinos tropicales, producimos papeles con resistencia a reventarse y rasgarse, comparables a las mejores del mundo. Con base en estos papeles, diseamos y fabricamos sacos de excelente desempeo en los cuales nuestros clientes empacan cemento, azcar, concentrados para animales, harina, resinas plsticas, entre otros. Nuestro conocimiento, derivado de ms de 60 aos de experiencia en Colombia y el hecho de hacer parte de la empresa ms grande del mundo en la fabricacin de empaques de papel y cartn, nos permite ofrecer a nuestros clientes asesora en diseos y tecnologa de avanzada en sus necesidades de empaques.

Ofrecemos los siguientes tipos de sacos multipliegos para uso industrial:

Plegados valvulados Fondo pegado boca abierta

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Pegados doble fold y cosidos en la parte superior.

MISIN
Nuestro propsito es la continua identificacin y satisfaccin de las necesidades y expectativas de nuestros clientes internos y externos, con productos y servicios competitivos en valor para los mismos.

Para lograrlo propiciaremos el trabajo en equipo y la participacin individual, creando el ambiente y los medios necesarios para el mejoramiento continuo y sistemtico de nuestra gente, nuestra organizacin, sus procesos, sistemas, tecnologa y maquinaria, as como tambin el de los proveedores asociados con la Empresa.

Nuestras actividades deben redundar en el desarrollo de la comunidad y en el beneficio de nuestros inversionistas y de quienes laboramos en Smurfit Kappa Cartn de Colombia, enmarcando siempre nuestras acciones, dentro de los ms puros preceptos de la tica.

VISIN
Smurfit Kappa Cartn de Colombia quiere ser reconocida en la industria del papel y el empaque como:

La Primera Opcin del Cliente El Mejor sitio para Trabajar Lder en Desarrollo Sostenible La Mejor Opcin para Invertir La Primera Opcin del Cliente Queremos que cuando el cliente necesite productos o servicios de nuestro sector piense primero en nuestra Compaa, y nos brinde la oportunidad de satisfacerlo.

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Aprovechamos las fortalezas que poseemos para proveer al cliente lo que l considera valor, convirtindonos en sus socios y aliados. Para quienes trabajamos en la Compaa, los clientes internos y externos son nuestro mayor reto y nuestra mejor oportunidad. Al satisfacer sus necesidades y expectativas, respondemos a lo que esperan de nosotros. El Mejor Sitio para Trabajar Significa ofrecer a quienes formamos parte de la Empresa, las oportunidades necesarias para desarrollarse integralmente como personas y trabajadores.

Trabajamos con personas con disposicin y compromiso, creativas y de iniciativa. Personas capaces de adoptar nuevos procesos tecnolgicos y prcticas

administrativas; cuestionadores, con sensibilidad social y receptividad hacia los clientes internos y externos, y comprometidos con objetivos desafiantes que nos permiten desarrollar un gran potencial. Formar parte de la mejor Empresa facilita el logro de metas personales y profesionales, motivadoras de nuevas opciones y oportunidades. Ellas nos preparan para desarrollar la capacidad de aprender, trabajar en equipo y buscar cada vez mejores resultados, con lo cual alcanzamos mejor calidad de vida, oportunidades, y los medios y oportunidades para desarrollar nuevas habilidades.

Lder en Desarrollo Sostenible Significa el compromiso de realizar todas nuestras acciones buscando asegurar que las generaciones futuras tengan por lo menos los mismos recursos que las de hoy, pero con un mejor nivel en su calidad de vida. Asumimos nuestro compromiso de Responsabilidad Social Empresarial, convencidos del papel que nos corresponde como miembros activos de nuestras comunidades. Para conseguirlo trabajamos con acciones que ejercen un impacto positivo y responsable sobre el desarrollo econmico, el social y la ecoeficiencia, reduciendo todo tipo de desperdicio. Lograr este liderazgo constituye una prioridad para quienes formamos parte de la Empresa. Y lo lograremos si somos cada vez ms competitivos, empleamos mejor los recursos naturales, los conservamos y contribuimos a respetar y mejorar el medio ambiente. La Primera Opcin para Invertir Significa posicionarnos en un nivel superior dentro de las posibilidades que ofrece la industria papelera en el mundo, satisfaciendo las expectativas de nuestros

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inversionistas

con

excelentes

resultados

financieros

operacionales.

Como Compaa rentable buscamos desarrollar nuevos proyectos y abrirnos a otros mercados, manteniendo permanentemente altos estndares en calidad y oportunidad. Como trabajadores compartimos esos resultados a travs de un trabajo bien remunerado y las acciones que poseemos, compartiendo esos beneficios con nuestras familias, clientes, proveedores y Colombia en general.

DESCRIPCION SKCC PLANTA MOLINO 5

POLITICA

El Gerente General de la Planta Molino 5 Barranquilla, es responsable de establecer y mantener las polticas de la planta. Unindose a los lineamientos corporativos, la poltica de calidad, seguridad y ambiente se define como: Cartn de Colombia S.A., tiene como prioridad lograr satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes accionistas, colaboradores y contratistas. Con ese fin, proporciona el respaldo logstico y econmico para que la planeacin, el diseo, la instalacin y mantenimiento de sus operaciones de produccin forestal,

abastecimiento de fibras y fabricacin y comercializacin de productos (pulpas, papeles, cartones, cartulinas y empaques), sean ambientalmente adecuados, socialmente benficos y econmicamente viables.

Para lograr ese compromiso la Compaa:

Entrega sus productos cumpliendo con las especificaciones y los atributos de calidad que el cliente requiere, ofreciendo soluciones que agreguen valor. Aplica herramientas de mejoramiento continuo para optimizar sus procesos, servicios y sistemas de gestin. Protege la integridad de sus empleados, activos y productos mediante la promocin de una cultura en seguridad y el desarrollo de estrategias para minimizar los riesgos de contaminacin de los productos comercializados con sustancias ilcitas, contrabando, drogas y explosivos.

Promueve la salud de los colaboradores y su seguridad en las operaciones a travs del establecimiento y mantenimiento de comportamientos y condiciones seguras de trabajo.

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Previene la contaminacin del medio ambiente mediante un adecuado control de procesos, uso racional de los recursos y control de salidas al ambiente. Garantiza el uso de fibras maderables y recicladas certificadas y controladas cuya obtencin cumple con los principios del desarrollo sostenible. Cumple con la legislacin colombiana y dems compromisos adquiridos en materia de salud, seguridad industrial y fsica, medio ambiente y calidad.

CARGOS Y RESPONSABILIDADES El Gerente General, el Ingeniero de Operaciones, el Jefe de Suministros, el Contralor y los Jefes de rea son los responsables de velar porque el personal a su cargo, cumpla con las responsabilidades establecidas.

Responsabilidades Generales sobre de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y uso de Recursos Materiales e Infraestructura;

responsabilidades que todos los cargos deben cumplir:

1. Cumplir con las polticas del Sistema de Gestin Integral de la Gerencia, con relacin a la seguridad, la salud ocupacional, la proteccin del medio ambiente y la calidad de los procesos, productos y servicios. 2. Observar con suma diligencia y cuidado las instrucciones y ordenes preventivas de accidentes o de enfermedades profesionales Art. 58 CST numeral 8. 3. Observar las medidas preventivas higinicas prescritas por el medico del empleador o por las autoridades del ramo Art. 58 numeral 7. 4. Cumplir con las normas del reglamento de medicina, higiene y seguridad que se establezca. 5. Usar y mantener adecuadamente los dispositivos para control de riesgos y equipos de proteccin personal y conservar en orden y aseo los lugares de trabajo. 6. Colaborar y participar en la implantacin y mantenimiento de las medidas de prevencin de riesgos para la salud que se adopten en el lugar de trabajo. 7. Comunicar al empleador inmediatamente sufra un accidente de trabajo. Art. 221 CST. 8. Es deber del trabajador en el ejercicio de sus funciones tomar las medidas necesarias para proteger los recursos naturales, velar por la conservacin de un ambiente sano y participar en el mejoramiento y conservacin del medio

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ambiente.

(art. 95 de la Constitucin Nacional y Cdigo de los Recursos

Naturales, art. 1) 9. Utilizar racionalmente los recursos materiales, los servicios industriales, las comunicaciones, los medios informticos y las materias primas e insumos. 10. Mantener el orden y el aseo en el sitio de trabajo 11. Conocer y aplicar los procedimientos del sistema de gestin integral relacionados con su cargo. 12. Participar de todos los programas de seguridad industrial, salud ocupacional y gestin ambiental establecidos por la compaa 13. Apoyar en la intervencin y correccin de condiciones y comportamientos peligrosos, y de actividades que generen o puedan generar contaminacin. 14. Conocer, prevenir y controlar los impactos ambientales y los riesgos ocupacionales generados por las actividades a su cargo.

Para cada uno de los cargos de la compaa se especifican las responsabilidades generales y particulares asignadas por la Gerencia General, para el cumplimiento con las funciones empresariales. GERENTE: Es responsable por los resultados finales de la operacin de la planta a travs de la integracin y coordinacin de las funciones de Administracin, Ventas y Produccin con el fin de contribuir con el cumplimiento de los objetivos de la Compaa tendientes a asegurar su rentabilidad, permanencia y desarrollo en el mercado, la contribucin al desarrollo de la comunidad y el progreso y bienestar del personal de la compaa. El Gerente General preside el Comit de Administracin que integra junto con el

Ingeniero de Operaciones, el Jefe de Suministros y el Contralor para analizar los resultados obtenidos en la operacin, disea y seala objetivos operacionales y administrativos, tanto para el corto como para el largo plazo, relacionados con la productividad, la rentabilidad, el compromiso con la seguridad y la salud ocupacional, la calidad de los papeles y la preservacin del medio ambiente. SECRETARIA DE GERENCIA DE PLANTA Es responsable de recordarle las citas, entrevistas y/o compromisos del Gerente y disculparlo en caso que no pueda asistir. Recibir, fechar, clasificar y entregar la

correspondencia que llegue a nombre del Gerente y distribuir si llega a nombre de otros funcionarios. Contestar llamadas o devolver llamadas pendientes y en algunos casos dirigirlas a otros funcionarios en caso de que puedan atenderlos ellos. Manejar y

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actualizacin de registros. Redactar y contestar la correspondencia que solicite el Gerente. Custodiar en los archivos los documentos importantes que lleguen a la Gerencia. Llevar responsablemente la agenda del Gerente, anotndole las llamadas, recordndole las citas, reuniones. Arreglar la agenda de viajes del Gerente, reserva de tiquete, hoteles. INGENIERO DEPARTAMENTO TECNICO Y AMBIENTAL Es responsable de seleccionar, capacitar y coordinar al personal que trabaja en el sistema de gestin integrado. De ejercer como Auditor interno en la evaluacin del sistema de gestin Integrado. Mantener relaciones de cooperacin y trabajo en equipo, de tener disposicin para informar problemas y hacer anlisis de posibles soluciones como Lder de rea. Responsable del Sistema de Gestin Integrado. Mantener informado al gerente y a la administracin de la planta de los resultados obtenidos de las evaluaciones de productos y materiales. Con clientes y proveedores para prestar colaboracin en la solucin de problemas de calidad y desempeo de productos. Establecer y seguir los criterios de aceptacin y rechazo del producto en proceso por medio del muestreo y medicin. Hacer seguimiento de la calidad del producto terminado, en cuanto a Desempeo y atributos en proceso y en las instalaciones del cliente. Coordinar las pruebas de desempeo para los materiales, lminas y empaques fabricados en proceso y por otros fabricantes. Mantener registros de calibracin de los equipos de medicin y prueba. Mantener registros de las declaraciones de calidad entregada a los clientes. Mantener registros de las evaluaciones realizadas en

proceso y en el laboratorio. Hacer recomendaciones que permitan mejorar el proceso de gestin y cumplir con los objetivos establecidos. Responde por el cumplimiento de la Normatividad ambiental.

INGENIERO TRAINEE TECNICO Y AMBIENTAL Llevar registros del Sistema de Gestin para demostrar el cumplimiento Realizar actividades de sensibilizacin en su planta de acuerdo con los planes de capacitacin establecidos Documentar los procedimientos requeridos por el rea y garantizar que se realicen los correspondientes a las dems reas del sistema de gestin. Identificar, evaluar, y definir estrategias de prevencin y control de los impactos ambientales generados en el proceso productivo de la planta Involucrar y hacer seguimiento en el cumplimiento de los procedimientos corporativos a los contratistas relacionados (adems de otros planes relacionados con la gestin ambiental)

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Ejecutar los procesos de capacitacin a su personal en gestin ambiental. Asegurar la ejecucin de los programas ambientales y el cumplimiento de los objetivos propuestos. Asegurar que se tomen las acciones correctivas para eliminar las no conformidades y sus causas. Verificar la eliminacin de las causas a travs de las acciones correctivas implantadas de las no conformidades evidenciadas Orientar a los trabajadores en la identificacin de fallas, e investigacin y tratamiento de las mismas Revisar y corregir documentos antes de su emisin Identificar los cambios en los documentos y el estado de revisin de los mismos Prevenir el uso de documentos y registros obsoletos Aplicar y ajustar los procedimientos necesarios para el adecuado manejo de los residuos slidos y peligrosos generados en la planta. Llevar registro de las actas de disposicin final del residuo entregadas por el gestor Etiquetar y llevar registro de la salida de residuos peligrosos de la planta Establecer y dar seguimiento de los requisitos ambientales con contratistas Promover la reduccin y separacin adecuada de residuos en la planta CONTRALOR Entregar a los contratistas los requisitos ambientales definidos en la compaa y establecer sanciones cuando haya incumplimientos. Verificar el cumplimiento de procedimientos administrativos de entrada y salida de materiales de la empresa acordes con las polticas internas. Dar aviso de las irregularidades encontradas y definir recomendaciones para la mejora. INGENIERO DE OPERACIONES Identificar las necesidades de entrenamiento y programar las capacitaciones requeridas Gestionar los recursos para llevar a cabo los entrenamientos identificados como necesarios Establecer metas peridicas del cumplimiento y gestin de los entrenamientos con el fin de cumplir con los objetivos propuestos. Llevar registro de los entrenamientos brindados. Proporcionar las herramientas necesarias para la ejecucin de los entrenamiento Informar a mejoramiento continuo las estadsticas de capacitacin Velar por que el personal a su cargo conozca y cumpla sus responsabilidades. Establecer requisitos ambientales para proveedores e implementarlos.

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Acordar con proveedores que las especificaciones ambientales de los qumicos y combustibles cumplan con los requisitos establecidos Mantener enterado al personal de compras encargado sobre cambios o mejoras en las especificaciones con el fin de garantizar el mejoramiento continuo del proceso. Definir criterios para clasificar productos y proveedores crticos ambientales INGENIERO DE PROCESOS Es responsable por el rea de Fabricacin dentro del sistema de Gestin Integral, Es responsable por el liderar los diferentes grupos de trabajo de la planta con el fin de encontrar las causas y realizar seguimiento a las diferentes fallas del proceso de produccin, desperdicio y productividad que se tenga en la planta. Es responsable del seguimiento y control de cada uno de los ensayos que se realicen en la planta. Establecer y seguir los criterios de aceptacin y rechazo del producto en proceso por medio del muestreo y medicin. Hacer seguimiento de la calidad del producto terminado, en cuanto a desempeo y atributos en proceso y en las instalaciones del cliente. Hacer recomendaciones que permitan mejorar el Sistema de Gestin Integral y cumplir con los objetivos. Es responsable por el Control de materiales e insumos de la planta en cuanto a desempeo y especificaciones. A) Intercambio de informacin con los clientes, calidad, capacitacin y asesora. B) Por atender y resolver los reclamos por calidad de los clientes, gil y

oportunamente, analizando sus causas para establecer medidas correctivas y/o preventivas. Por Planear, dirigir y analizar ensayos, seguimiento y nuevos desarrollos en la planta y donde los clientes. Por analizar los reclamos de clientes de los centros de produccin y equipos de trabajo de la compaa. Por Participar en proyectos de proceso como seguridad y por el Control y supervisin de todas las variables y operaciones que interactan con el medio ambiente. Es responsable del proceso de tratamiento de aguas, coordinando el personal que controla las variables de acuerdo a los instructivos establecidos, coordinando con el personal el manejo de las sustancias qumicas que se usa durante el tratamiento. Es responsable por el seguimiento y puesta en marcha de programas para alcanzar el objetivo de Uso y ahorro de Agua.

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JEFE DE CONTABILIDAD Es responsable por actualizar los parmetros del sistema de costos. Elaborar diariamente los informes de productividad y consumo de Materias primas. Consolidar los estimados mensuales de Consumo. Anlisis de rentabilidad y mejoramiento del margen de contribucin. Realizacin de las estadsticas de produccin. Prestar soporte al Contralor. AUXILIAR DE PERSONAL Elaboracin y control de los registros relacionados con la administracin de personal. Elaboracin de Contratos laborales. Manejo y procesamiento de la informacin de EPS, AFP, ARP. Labores de secretariado general de gerencia de produccin y personal. Manejo de los contratos e informacin con Empresas de empleo temporales. Es responsable de velar por el manejo de la documentacin del Departamento de Superintendencia en el rea de Recurso Humano y atender las necesidades de todos los trabajadores de la planta Molino 5 Barranquilla garantizando la satisfaccin del cliente interno. SUPERINTENDENTE DE MANTENIMIENTO Es responsable por la programacin y ejecucin de los programas de Mantenimiento preventivo y correctivo de la maquinaria y equipos de la planta. Se asegura del cumplimiento de las recomendaciones sobre Seguridad Industrial y asesora a la planta en el diseo e implementacin de sistemas y mtodos para mejorar eficiencia de las mquinas y equipos. Es responsable adems por las mejoras a los equipos y por la ingeniera y

alistamiento necesarios para el montaje de nuevos equipos Coordina el trabajo y la contratacin de contratistas y proveedores de servicio. COMPRADOR Es responsable por la compra de las materias primas e insumos necesarios teniendo en cuenta Calidad, Precio, Cumplimiento y Servicio y los parmetros de negociacin acordados en el Comit de Administracin de la planta. De coordinar la evaluacin de los proveedores y contratistas, teniendo en cuenta los aspectos e impactos ambientales relacionados con los productos o servicios que ofrecen.

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PLANER DE MANTENIMIENTO MECANICO Es responsable por la programacin y ejecucin de los programas de Mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo de la maquinaria y equipos de la planta. Se asegura del cumplimiento de las recomendaciones sobre Seguridad Industrial y asesora a la planta en el diseo e implementacin de sistemas y mtodos para mejorar eficiencia de las mquinas y equipos. Es responsable adems por las mejoras a los equipos y por la ingeniera y alistamiento necesarios para el montaje de nuevos equipos. Realizar la planeacin y seguimiento de los programas de mantenimiento mecnico, considerando los aspectos e impactos ambientales.

PLANER DE MANTENIMIENTO ELECTRICO Planear, ejecutar y mantener el programa de uso racional de energa a fin de reducir el consumo del recurso Realizar seguimiento a la implementacin del programa y al cumplimiento de objetivos y metas del mismo en las zonas de mayor consumo Elaborar procedimientos para controlar situaciones en las que se puedan presentar incumplimientos del programa, objetivos y metas Identificar puestos de trabajo, operaciones e instalaciones implicadas con altos consumos de energa y programar capacitaciones Coordinar inspecciones para la identificacin de prcticas para el ahorro de energa Informar al lder y a la gerencia sobre el cumplimiento del programa de uso racional de la energa SUPERVISOR DE PRODUCCION Es responsable del cumplimiento de los programas de produccin, de la eficiencia del personal y la productividad de la mquina. Controla la operacin y el proceso de produccin para garantizar la calidad del producto y vela por la seguridad y el desarrollo del personal de planta. Son responsables por el orden y el aseo de la planta. Son responsables de liderar los programas de mejoramiento continuo, Kaisenes y seguridad con el personal de la planta. Lder de Emergencias. Coordinador de operacin para recuperacin, mitigacin de impactos ambientales. SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO Es responsable por garantizar el continuo y eficaz funcionamiento de los equipos, maquinaria y elementos asignados a la produccin, con el propsito de asegurar la continuidad en el proceso de produccin de los mismos. Todo esto bajo la ejecucin

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de los trabajos de mantenimiento programados, teniendo en cuenta la seguridad de su personal a cargo. Todas estas actividades bajo la orientacin del Jefe de Mantenimiento. JEFE DE SUMINISTROS Es responsable por la administracin de las zonas de almacenamiento de productos qumicos, materias primas e insumos de la planta. Encargado de hacer los trmites de exportacin de producto terminado. Coordina la contratacin de los medios de transporte, pesada, despacho y recibo de materia prima y producto terminado. Responde por la capacitacin del personal a su cargo y por la identificacin nde aspectos e impactos ambientales asociados a la actividad que realiza. SUPERVISOR DE DESPACHOS. Es responsable por asegurar el oportuno y adecuado despacho de los productos terminados a los Clientes, garantizando el cumplimiento de las entregas de los pedidos a los clientes. Igualmente es responsable por asegurar el oportuno registro de los despachos en el sistema SAP, de la logstica y seguimiento permanente para un flujo continuo en el despacho. Responde por el orden y aseo en todas las bodegas de despacho. PERSONAL DE PLANTA Salvaguardar el ambiente y a sus trabajadores compaeros adhirindose a las polticas y a los procedimientos asociados al sistema de gestin Integral y participando en la identificacin de las oportunidades para la mejora del funcionamiento ambiental donde sea posible. Los Lderes del SGI y los miembros del Comit Administracin tienen la responsabilidad adicional de apoyar a empleados de SKCC Molino 5 en la ejecucin de proyectos ambientales.

PROCESO DE COMPRAS

El proceso de compras debe responder a un plan de beneficios para la Compaa que disminuya los riesgos y las decisiones indebidas y aumenten la efectividad del proceso.

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Todas las labores relacionadas con el proceso de compras de Materias Primas, Materiales e Insumos independiente del origen de stas estn bajo la responsabilidad del rea de compras. Cualquier compra que no sea realizada por el rea de compras se considera hecha a ttulo personal y no ser respaldada por la Compaa. El proceso total de una compra comienza con una necesidad de materiales y culmina con el Control Previo y pago de facturas.

Que se compra?

Materia prima: Son aquellos materiales que se requieren directamente en la fabricacin del producto y son considerados como costo directo del producto. En la planta molino 5 se produce liner y corrugado medio a partir de papel reciclado. Proceso que necesita de los siguientes materiales para ser llevado a cabo: Cartn y papel reciclado tipo 1: son aquellos que han sido reciclados solo una vez y tienen que ser seleccionados y distribuidos segn su composicin. No se requiere un stock superior a 1 mes. Cartn y papel reciclado tipo 2: es aquel que ha sido reciclado ms de 1 vez el cual es utilizado para cartn y papel de diferente calidad. Tiempo de almacenamiento mximo 1 mes. Aceites qumicos y aditivos: son aquellos que se utilizan en la conversin del material reciclado en pulpa de papel para la produccin. Stock mximo 15 das. Agua, luz, gas: son materia prima requerida para la produccin pero esta no est determinada por el departamento de compras ya que se maneja por medio de un presupuesto que lleva el departamento de costos de produccin previamente determinado por estndares respecto a tiempo de fabricacin por unidad, cantidad por hora etc.

Cualquier material diferente a los ya establecidos debe haber sido aprobados por la Compaa y su uso permanente debe ser aprobado por el rea de Calidad.

Materiales o Refacciones de Mantenimiento: son aquellos materiales destinados al mantenimiento de equipos de produccin y a la infraestructura misma de la Compaa. Su proceso de compra responde a la oportunidad,

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pues son catalogados como materiales de calidad comercial que no afectan ni hacen parte del producto mismo.

Herramientas, Materiales o Repuestos de Produccin (Consumibles): aquellos materiales que se requieren en el proceso de produccin, forman parte del desgaste propio del mismo y son de difcil identificacin en el costo unitario del producto, como lo son vlvulas, herramientas, tuercas, mangueras, cables etc.; Su proceso de compras responde a la necesidad permanente de un nivel mnimo de inventarios, su compra es realizada por el rea de Compras previa necesidad presentada por el Jefe de Produccin o Mantenimiento.

Materiales e Insumos (Papelera, Elementos de Limpieza y Cafetera): Corresponden a los dems materiales e insumos requeridos para las actividades diarias de la Compaa. Al ser considerados como artculos de disponibilidad comercial pueden ser adquiridos rpidamente. Su proceso de compra es ejecutado por el rea de Compras previa necesidad presentada por el Almacn. Para estos suministros se maneja un stock por ser de uso diario y no se puede medir el gasto promedio por lo cual se hace necesario un almacn el cual haga pedidos mensuales y diariamente responda a pedidos por parte de la empresa en general.

Uniformes y Elementos de Seguridad Industrial: son los elementos requeridos por los empleados de la compaa necesarios para su bienestar y seguridad laboral. Su necesidad de compra es definida por el rea de Recursos Humanos y realizada por el rea de Compras.

Activos Fijos: Un activo fijo es aquel bien mueble o inmueble cuya vida til es mayor a un ao, no est destinado para la venta dentro del giro normal de la actividad econmica de la empresa y se usa con la intencin de emplearlo en forma permanente en la produccin de otros bienes y servicios, para arrendar o simplemente para el uso administrativo de la entidad, y se distribuyen de la siguiente manera. Activos nacionales: estos se compran por unidad y como no se tiene un proveedor fijo, se hace una oferta y se elige el mejor por criterio del departamento de compras contralora y gerencia; dentro de estos tenemos escritorios, sillas, escaleras etc.

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Activos tecnolgicos o importados: estos se compran por unidad y generalmente su costo es muy elevado, dentro de estos podemos encontrar maquinaria utilizada directamente en la produccin, computadores etc. Estos no dependen del departamento de compras de molino 5 si no estn bajo el criterio del departamento de compras nacional puesto que por lo general son importados y tienen un elevado costo que debe ser revisado y aprobado por los socios. Cmo se compra?

Necesidades de compra: Considerando que para SKCC MOLINO 5 es una poltica mantener niveles mnimos de inventarios, la necesidad de compra es una respuesta a la evaluacin permanente de ellos, a las necesidades generadas por el programa de mantenimiento o por el programa de consumos y a nuevas necesidades y planes de la compaa. El proceso a seguir es: Una vez al mes, el rea de Almacn entrega los requerimientos de materias primas al Jefe de Compras y Logstica. El Jefe de compras y logstica compara la informacin recibida con las cantidades que aparecen en el inventario disponible, segn los informes de existencias de almacn y el estado de las rdenes de compra en el sistema y el estado de las mercancas en va para el caso de las compras importadas. Para el caso de la materia prima, se hacen la requisicin segn necesidad del departamento de produccin, y el tiempo de entrega de cada proveedor.

Esta comparacin por producto requiere analizar los tiempos de respuesta de los proveedores.

Cotizacin de productos Por medio de las cotizaciones, el comprador recopila la informacin que a su criterio considere necesaria para la definicin de las condiciones econmicas de la compra, tales como precio de mercado, oferta, garantas, fechas de entregas, legalidades, entre otras. El tiempo estimado del proceso de la

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compra debe ser en un trmino NO superior a un (1) da despus de recibir la Solicitud de Compra aprobada por el Gerente del rea que la requiri, y se realizan las siguientes actividades: tres (3) cotizaciones por escrito de diferentes proveedores de caractersticas similares cuando se trata de artculos de compras nuevas o espordicas (artculos nuevos o no comprados en el ltimo ao). Dos (2) cotizaciones por escrito de diferentes proveedores cuando se trata de artculos con existencia y compras NO permanentes (artculos no comprados en el ltimo semestre). Una (1) cotizacin por escrito semestral cuando se trata de artculos con existencias y de compras habituales (artculos que se han comprado durante el semestre). Esta cotizacin debe ser hecha con un proveedor diferente del que se est comprando. Para el caso de la materia prima, como las compras se realizan peridicamente y por lo general se compra lo mismo, el departamento de produccin enva la requisicin y el departamento de compras la verifica y enva al nico proveedor de la misma, en caso en que la peticin del departamento vari, se solicita la cotizacin para ser evaluada y aprobada. Las cotizaciones deben ser por escrito dirigidas a nombre del Jefe de compra y Logstica o el Analista de Compras, deben ser claras y legibles, sin enmendaduras y debidamente firmadas. Deben contener como mnimo la descripcin tcnica y detallada del producto, el valor unitario, los descuentos, tiempo de entrega, el tiempo de pago y la garanta. Se aceptaran cotizaciones va e-mail imprimiendo copia del correo que se recibi.

Si el formato de F-461-01 Requisicin de Materiales est debidamente soportado, el rea de Compras debe hacer lo siguiente antes de elaborar el pedido: Analizar las cotizaciones recibidas. Definir el proveedor segn las polticas de proveedores de la compaa. Anexar las cotizaciones escritas del proveedor a la F-461-01 Requisicin de compras. Gestionar el proceso de Autorizacin presentando la anterior

informacin.

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Diariamente gestionar el Visto Bueno del Gerente del rea de la Orden de Compra de su rea.

A partir del anlisis y la comparacin entre los inventarios disponibles, los pedidos y las necesidades de mercanca, y considerando las polticas de compras e inventarios, el comprador determina el momento y la cantidad a comprar.

Proceder con el Pedido o la orden de compra.

Formato Orden de compra El Auxiliar de Almacn, con base en la informacin en las cotizaciones obtenidas y cumpliendo el requisito de Autorizados y Visto Bueno, debe: Realizar la Orden de Compra F-461-02 en el sistema para los productos inventariados o manual las rdenes consideradas gasto. La orden de compra en el Sistema Royal 4 se elabora por el modulo PO y la ruta es PO 4.2. al elaborar la orden de compra, el sistema carga pendiente por recibir en el almacn; adicionalmente, queda registrada para que al momento de recibir la factura se pueda hacer la conciliacin y generar una cuenta por pagar al proveedor. Cuando se trata de proveedores nuevos se debe llenar el formato Nuevo Proveedor F-461-03 y documentar para enviarlo a contabilidad quien realiza su registro en el sistema. Enviar la orden de compra va fax o e-mail al proveedor elegido y una copia al almacn de materiales y suministros. Archivar la Orden de Compra con la Requisicin de materiales F-461-02 y la cotizacin por escrito del Proveedor.

Recepcin La recepcin hace referencia a la entrega fsica de los productos solicitados en el formato F-461-02 Orden de Compra por parte del proveedor en el almacn de materias primas y suministros de la compaa. Toda recepcin debe ser realizada con la respectiva Orden de compra. El almacn no puede recibir ningn artculo sin dicho documento. La autorizacin de una recepcin superior a la cantidad requerida en la orden de compra solo es dada por el Jefe de Compras y Logstica en el momento en que ocurra; a su vez, ste debe informar a las reas involucradas la justificacin para dicha aprobacin.

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Para el caso de la materia prima, el encargado de bodega y almacenamiento recibe la materia prima, la selecciona y entra al molino embaladas segn la seleccin, luego son arrumadas en pacas en los patios exteriores del molino.

Control previo y autorizacin del pago de la factura El proceso de la Gestin de Compras culmina con el control previo y la autorizacin del pago de la factura al proveedor, las autorizaciones para los pagos son responsabilidad del Jefe de Compras y Logstica o Gerentes de rea, y en su ausencia por los Coordinadores. Adems, tanto el Jefe de Compras y Logstica como el Analista de Compras es el responsable de generar las transacciones con el proveedor.

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DIAGNOSTICO
En el proceso de compras de SKCC es posible evaluar las siguientes fortalezas y debilidades.

FORTALEZAS: Presenta un sistema de compras organizado y consecuente con las necesidades de la empresa. Cuenta con un sistema computarizado que permite llevar un control mas preciso de los inventarios. Su sistema de cotizacin e inclusin de proveedores nuevos va a la vanguardia con las necesidades del cliente, ya que la empresa estudia las necesidades de los mismos para as realizar mejoras a los productos ofrecidos, y para esto solicita a los proveedores peridicamente nuevas ofertas dependiendo las nuevas necesidades.

DEBILIDADES: En el caso de la materia prima reciclable cuentan con un solo proveedor esto hace necesario la respuesta inmediata del mismo, y cualquier retraso podra resultar fatal en la produccin. Respecto a los aceites qumicos y aditivos, cuentan con un stock muy grande, y el propsito inicial es reducir costos de almacenamiento En el rea de almacn tienen productos que casi no son utilizados esto hace tener en un stock muy grande de los mismos.

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PROPUESTA DE MEJORA

La propuesta que nosotros le brindamos a la empresa SKCC MOLINO 5, es ampliar su grupo de proveedores de materia prima porque no es adecuado contar con un solo proveedor de materia prima, ya que este podra llegar a fallar, entonces deberan aceptar y estudiar nuevas ofertas y as evitar problemas en la produccin de la empresa. Adems proponemos una evaluacin del tiempo de entrega y vida til de los qumicos aceites y aditivos, para as realizar la orden de compra con los tiempos adecuados y reducir el tiempo de almacenamiento. Y para el rea de almacn, realizar encuesta de los productos que casi no son utilizados, y crear un nuevo presupuesto de los mismos y as manejar un stock adecuado para las necesidades de los empleados.

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CONCLUSIONES
La prctica de una correcta gestin de compras asegura que la empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total. La funcin de compras a menudo gasta ms dinero que cualquier otra funcin de la empresa, as que compras proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los mrgenes de beneficio. A pesar de la importancia de la gestin de compras, las empresas no le dan la atencin que merece. Existe la impresin que produccin y ventas son el eje de la empresa y que compras es nada ms un proceso de apoyo para produccin. Adems el nfasis de la gestin de compras est en ordenar y en recibir el producto, sin estar consciente que estos dos elementos son solo una pequea parte de la gestin de compras. Durante el anlisis del proceso de compras de SKCC molino 5, pudimos observar como una buena gestin de compras hace un proceso exitoso y con pocas fallas, implementar la dicha gestin como parte importante de la empresa, evitara errores en la produccin y reducira costos de almacenamiento.

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BIBLIOGRAFIA

http://www.flowtite.com.co/download/P-46001%20Gestion%20de%20compras.pdf

http://www.cegesti.org/exitoempresarial/publications/pub172001_1_5.pdf

http://www.gestiopolis.com/marketing/generalidades-sobre-la-gestion-decompras.htm

http://www.smurfitkappa.com.co/

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