Você está na página 1de 163

MINISTRIO DA JUSTIA ARQUIVO NACIONAL

MANUAL
DE

A R R A N J O E DESCRIO
DE

ARQUIVOS
ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS HOLANDESES

EDIO

RIO DE JANEIRO
1973

MANUAL DE ARRANJO E DE ARQUIVOS DESCRIO

Rio :..

de

Janeiro

(cidade) Manoel 1973.

Arquivo Adolpho

Nacional. Arquivos. . . 2
a

M a n u a l de arranjo e descrio de

T r a d u o de Arquivo Nacional,

Wanderley.

ed.

Rio Arquivo

de

Janeiro, Nacional.

x, 136 p. (Rio de Janeiro 2" Sr. Publicaes tcnicas a) Impressas, 6) .

(cidade)

Preparado pela A s s o c i a o dos Arquivistas Holandeses. 1. A r q u i v o s Manuais, guias, etc. 2. Catalogao Arquivo. I, W a n d e r l e y , M a n o e l Adolpho, trad. Ttulo C D D 025.171.

de M a t e r i a l de II. Srie III.

MINISTRIO DA JUSTIA

ARQUIVO

NACIONAL

MANUAL
DE

A R R A N J O E DESCRIO
DE

ARQUIVOS
PREPARADO PELA

ASSOCIAO

DOS

ARQUIVISTAS

HOLANDESES

Traduo

de

MANOEL ADOLPHO WANDERLEY

2' EDIO

RIO DE JANEIRO

1973

SUMRIO
Pgs.

JUSTIFICATIVA DESTA EDIO PREFACIO PREFCIO DOS AUTORES I ORIGEM E COMPOSIO DOS ARQUIVOS II O ARRANJO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVOS ..

7 9 11 13 41 79 99 125 147

III A DESCRIO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO .. IV ESTRUTURA DO INVENTARIO. V NORMAS ADICIONAIS PARA A DESCRIO DO ARQUIVO. VI SOBRE O USO CONVENCIONAL DE CERTOS MOS E SINAIS TER-

JUSTIFICATIVA

DESTA

EDIO

Esgotada, j h algum tempo, a tiragem da 1* edio deste M a n u a l , lanada em 1960, e considerando-se permanente a utilidade de seu contedo, providenciamos esta nova edio com apenas a atualizao da ortografia. A necessidade de bibliografia sobre a matria cada vez mais sentida e cumpre-nos procurar atenu-la. Arquivo Nacional, em outubro de 1972.
RAUL LIMA

Diretor

PREFCIO Aos 26 de fevereiro de 1960 escrevamos ao Adido Cultural da Embaixada dos Pases Baixos, Senhor B. A. Knoppers, solicitando-lhe o obsquio de pedir Associao dos Arquivistas Neerlandeses autorizao para traduzir e publicar o Handlciding vocr het ordenen en beschreijven van Archieven, escrita por S. Muller, J. A. Feith e R. Fruin e publicada em 1898. A obra era considerada como a mais sria publicao tcnica sobre questes de classificaes, arranjo e descrio arquivstica, e conservava at hoje sua fora original, no superada por nenhum trabalho posterior. J havamos impresso, antes da prpria edio original, o Manual de Arquivo, do Professor Theodore R. Schellenberg, composto de smulas de aulas, e indispensvel como iniciao. Um passo adiante, na etapa de formao tcnico-profissional dos arquivistas brasileiros e latino-americanos, consistia na traduo de Modem Archives,, do mesmo Schellenberg, cuja edio espanhola foi impressa em Havana em 1958, estando em preparo a brasileira, e na traduo da obra holandesa, j editada em alemo, francs (1905, 1908, 1910), ingls (1920) e italiano (s.d.) Aos 27 de junho de 1960 o Senhor Knoppers comunicava-me a resposta do Ministrio das Relaes Exteriores de Haia de que a Associao dos Arquivistas Neerlandeses via com grande interesse a traduo para o portugus da referida obra, cedendo os direitos de autor para facilitar o empreendimento. Temos, assim, a imensa satisfao de editar oficialmente, numa iniciativa pblica e federal, para preparo de nossos quadros tcnicos, o grande livro, cujas edies alems, francesas, italiana e inglesa atestam sua reputao e o colocam entre as obras fundamentais da arquivstica moderna. Creio que este livro, ao lado do Manual e da Avaliao dos Documentos Pblicos Modernos, ambos de T. R. Schellenberg, da Significao dos Arquivos Econmicos, por Bertrand Gille e Oliver W. Holmes, dos Arquivos e as Modernas Pesquisas Econmicas e Sociais de R. Marquant e, finalmente, dos dezenove folhetos tcnicos mimeografados, constitui a primeira biblioteca arquivstica de toda a Amrica

10 Latina. J contam os arquivistas brasileiros e os latino-america-* nos, capazes de ler o p o r t u g u s , com material prprio para sua formao e aperfeioamento, por iniciativa do Arquivo Nacional do Brasil. Agradecemos ao Senhor Knoppers o cuidado e o interesse demonstrados em relao a esta iniciativa e Associao dos Arquivistas Neerlandeses o esprito de cooperao com que aten deu ao nosso apelo. M a i s uma vez vamos dever, a Manoel Adolpho Wanderley, o tradutor de vrios outros estudos nesta coleo, o zelo e a competncia com que se desempenhou desta tarefa, utilizando-se de vrias tradues para a correta verso verncula. Como o Manual , segundo o declaram os prprios autores, tedioso e meticuloso, o trabalho de traduo foi mais difcil e rduo, mas a formao cultural e o gosto literrio do tradutor devem ter minorado essas asperezas, para benefcio dos leitores brasileiros. Obra fundamental, sua divulgao no Brasil mais um sinal da renovao arquivstica do nosso pas. Nesta t r a d u o empregou-se sempre holands em lugar de neerlands, segundo o uso brasileiro. R i o de Janeiro, em dezembro de 1960.
JOS H O N R I O R O D R I G U E S DIRETOR DO ARQUIVO NACIONAL

PREFCIO
(

DOS

AUTORES
EDIO)

PRIMEIRA

este um livro enfadonho e meticuloso. Fica o leitor avisado. Consideramo-nos obrigados a, sem rebuos, confess-lo de sada. Digne-se a crtica a advertir o nosso texto, e logo o procla mar aos quatro ventos. Sentimos, pois, que um dever para conosco, anteciparmo-nos a ela com admitir francamente que, ainda em nossa prpria opinio, as narrativas de Jacob van Lennep so, por certo, mais atraentes que a nossa obra, e com declarar, demais, que no reputamos capital a questo de saber se a data h de ser impressa ou posta entre parnteses, ou se se numeram os documentos com algarismos ou letras. Por que, ento, se nos afigurou imprescindvel fixar to acurada e pormenorizadamente o modo por que gostaramos de ver compilados os nossos inventrios de arquivo? Com muito prazer o explicaremos. Estamos convictos de que a uniformidade no tratamento dos inventrios, tanto no tocante ao essencial como no acessrio, de extrema utilidade. Convm ao pesquisador, para captar com presteza o sentido de qualquer prtica coerente e evitar boa soma de incompreenses. Enganar-se-ia redondamente, porm, quem nos atribusse o desejo de colocar as regras do presente Manual como um jugo aos ombros dos nossos colegas. N o nos afetaro sobremodo possveis divergncias em relao a elas, quanto s mincias ou at mesmo quanto ao que lhes substancial. A nossa esperana resume-se em que venham a ser consideradas pelos profissionais e que estes delas no se desviem sem prvia notcia, de preferncia acompanhada de explicaes, nas introdues dos seus inventarios. Destarte haver progresso e a consecuo, em tudo que for essencial, do objetivo colimado. Conhecer o pblico que regras so seguidas. E ns saberemos em que pontos reclamam a nossa mais detida considerao ou, talvez, reviso. Solicitamos dos que se votam crtica que a faam em abun dncia. O resultado definitivo, s o alcanaremos aps uma troca

12 de vistas entre os membros da A s s o c i a o . Esperamos que venha a lume, em poucos anos, a segunda edio revista da nossa obra, e em forma tal, que se possa requerer e, talvez, obter a aprovao da Associao. A vindoura edio surgir, assim o cremos, menos marcada com a imperfeio aliada necessariamente primeira tentativa. Mostra o presente texto os defeitos de origem. Cada um de ns preparou uma parte da obra e juntos revimos o todo. T a l reviso eliminou completamente, ao que esperamos, qualquer contradio m t u a . M a s , pela natureza mesma do caso, nem sempre foi evitavel a repetio, j que observaes idnticas ocorreram, de tempos em tempos, ali onde outras correlaes as tornaram inevitveis.

CAPITULO I

ORIGEM

COMPOSIO

DOS

ARQUIVOS

1 . Arquivo' o conjunto de documentos escritos, desenhos c material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por de terminado rgo administrativo ou por um de seus funcionrios, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na custdia desse rgo ou funcionrio. Esta definio de arquivo, que colocamos aqui como base sobre a qual se erguer todo o resto, teve a fortuna de ser adotada unanimemente, tanto na reunio da Associao de Arquivistas,quanto na dos Arquivistas de Estado : o Ministrio do Interior
3

1. A palavra holandesa archicf, nome usado no singular como o s o palavras correlatas em v r i a s outras l n g u a s e u r o p i a s . Vertem-na os tradutores franceses por fonds d'archives, C o m o se explica no P a r g r a f o 2 deste Manual, ela significa um todo o r g n i c o . J que, em ingls, a palavra a r c h i v e n o encontrou, neste sentido, acolhida no uso geral, a e x p r e s s o a r c h i v a l collection ( c o l e o de arquivo) empregada, na t r a d u o ameri cana, para exprimir a idia do todo o r g n i c o , respeito ao a r q u i v o . A r c h i v e g r o u p (grupo de arquivo) preferida comumente pelos arquivistas ingleses, e particularmente por H i l a r y Jenkinson, no seu livro A Manual of Archive Admimstration, mas a r c h i v a l collection o termo de a c e i t a o geral na terminologia dos A r q u i v o s Nacionais de W a s h i n g t o n . N e m g r u p o nem coleo devem, naturalmente, ser tomados aqui no sentido de coisas reu nidas pelos colecionadores. A p r p r i a definio exclui tal i n t e r p r e t a o . 2. A A s s o c i a o Holandesa de A r q u i v o s foi fundada em Haarlem, em 17 de junho de 1891, com o fim de estudar os problemas de arquivo, e rea lizou a sua primeira r e u n i o anual em 9 de julho de 1892. C o m o se depreen der deste l i v r o , revelou-se ativa a A s s o c i a o na e x p r e s s o de seus pontos de vista sobre os p r i n c p i o s da a r q u i v s t i c a e as p r t i c a s aqui expostas. C o n v o c a as suas a s s e m b l i a s anuais em diferentes cidades e acha-se empe nhada na p r e p a r a o de um guia para os arquivos holandeses. 3. Os A r q u i v o s de Estado do Reino da Holanda so administrados por Arquivistas de Estado, atualmente subordinados ao M i n i s t r i o da I n s t r u o Pblica, Artes e C i n c i a s , embora na p o c a em que foi escrito este Manual estivessem subordinados ao M i n i s t r i o do Interior. C a d a uma das onze p r o v n c i a s possui o seu A r q u i v o de E s t a d o . O repositrio de H a i a A r q u i v o - G e r a l de Estado situado na H o l a n d a M e r i d i o n a l , constitui t a m b m o A r q u i v o de Estado desta p r o v i n c i a . Os Arquivistas de Estado r e n e m - s e anualmente, sob a p r e s i d n c i a do A r q u i v i s t a - G e r a l do Estado, a fim de debaterem q u e s t e s concernentes aos arquivos holandeses.

14 aprovou-a, com ligeiras modificaes, pela circular de 10 de junho de 1897. difcil, em geral justificar uma definio e talvez no se afigure necessrio faz-lo no presente caso. N o su prfluo, contudo, lanar alguma luz sobre certos pontos, pois releva compreender claramente o significado da definio em todos os seus aspectos, j que as consideraes que se seguem dela procedem.
4

O Conjunto. Ao discutir-se a definio, levantou-se a questo de saber quando o arquivo pode ser chamado um conjunto, um rocio e se tal expresso tambm se justificaria se apenas alguns documentos do mesmo subsistissem. A resposta a que se chegou foi a de que o arquivo um todo to cedo cesse de ser uma parte isto , to cedo se adquira a certeza de que outras partes do mesmo no existam alhures. Se estas ocorrem, aconselhvel reintegrar o conjunto, de um modo ou outro, a partir, precisamente daquelas partes. Caso, porm, apenas um nico papel do arquivo se tenha preservado, este documento constitui o arquivo e , por si mesmo, um todo, que deve, portanto, ser descrito como tal. Documentos escritos, desenhos e matria impressa. Por desenhos entendem-se os mapas e cartas freqentemente achados nos dossis, tanto os que se fizeram por ordem dos rgos admi nistrativos ou funcionrios, quanto os que lhes foram enviados para esclarecimento de questes correlatas. N o h a menor r a z o para excluir dos arquivos tais mapas. O mesmo se aplica aos documentos impressos, com freqncia presentes nos ar quivos, especialmente desde o fim do sculo X V I I . A circunstn cia de ser impressa uma carta, cujas numerosas cpias se destinas sem expedio, ou de o serem as deliberaes de um conselho (ou resumos das mesmas) endereadas aos membros da assem blia, em vez de simplesmente escritas a mo em vrias cpias, no representa, como bvio, r a z o alguma para descartar tais papis do acervo. A definio refere-se, apenas, aos documentos escritos, desenhos e matria impressa. Outros objetos no podem formar parte do a r q u i v o . Isso se aplica no apenas s anti gidades e objetos similares, que pertencem, pela natureza das
5

4. As modificaes, concernentes apenas ao enunciado foram todas adotadas por n s , com e x c e o da q u e s t o discutida duas p g i n a s adiante ( H . ) . 5. A definio foi redigida h muitos anos, antes de generalizadas as r e p r o d u e s fotogrficas, ou outras. Se escrita hoje, nela seriam, sem d v i d a , includas.

15 coisas, aos museus e colees de a n t i g i d a d e s , mas tambm para os sinetes, embora estes ltimos se guardem, via de regra, nos repositrios de arquivos. Oficialmente. Somente os documentos oficiais, isto , os recebidos ou produzidos pelos rgos administrativos ou pelos funcionrios, a ttulo oficial, pertencem ao arquivo. Os rece bidos ou produzidos a outro ttulo, pelos membros de um rgo administrativo, ou pelos seus funcionrios, e freqentemente en contrados no arquivo, no lhe pertencem. Da mesma forma, as cartas particulares a funcionrios dele no fazem parte. mister, contudo, aceitar tudo isso cum grano salis. Particularmente nas localidades pequenas e remotas ocorreu com freqncia que os documentos recebidos fossem redigidos nas mais variadas formas, exceto na oficial, e at mesmo que se achasse neles toda sorte de pormenores d o m s t i c o s . Como natural, seria contrrio ao fim a que se visa remov-los da coleo, sob o pretexto de obedincia a este princpio da forma. Recebidos por um rgo administrativo. A transposio, pelo Ministro, do termo oficialmente, que na definio original da nossa Associao figurava aps a palavra funcionrios (trans posio em si mesma desejvel, porque nosso texto poderia levar concepo errnea de que a expresso oficialmente se aplica apenas a funcionrios), despertou a ateno para o fato de as palavras enviadas a um rgo administrativo no constiturem uma escolha feliz. Porque o remetente de uma carta dirigida a entidade dessa categoria n o age necessariamente em qualidade oficial. Tal condio, s a adquire o documento aps o seu re cebimento. Tomamos, pois, a liberdade de substituir, na definio do Ministro, alis, adotada por ns, as palavras enviadas a por recebidas p o r . Tem-se levantado a questo de saber se os livros, por exemplo, enviados a um rgo administrativo, com carta de acompanha mento, pertencem ou no ao arquivo dele. A rigor, tal de fato o caso: so eles anexos da carta explicativa. Todavia parece aconselhvel, em eventualidade semelhante, sacrificar a teoria prtica. prefervel colocar tais livros numa biblioteca. D-se que o volume doado e a carta respectiva n o possam ser sepa rados: verbi gratia, quando a dedicatria do doador aparece testa do livro. A i n d a assim se afigura oportuno no apart-lo, graas dedicatria, do seu repositrio natural, a biblioteca, qual por certo foi destinado pelo autor da d d i v a . Produzidos por um rgo administrativo. Escolheu-se tal expresso em vez da resposta no incio que promanam de

17 da propriedade dos arquivos: com tal acepo o termo arquivo de Estado naturalmente correto, dado que a totalidade dos arquivos dos Ministrios, das C m a r a s , e t c , pertence ao Estado) . Na medida em que tais documentos se destinavam a perma necer na custdia desse rgo ou funcionrio. Sob dois aspectos desvia-se aqui a definio do Ministro, da formulada por nossa Associao, e em ambos afigura-se-nos a alterao um melhora mento. A nossa dizia: na medida em que os documentos se destinam. E claro que se destinavam mais correto, porque as transferncias de um documento efetuadas pelos subseqentes detentores no lhes retiram a natureza de arquivo. A substituio das palavras na custdia da pessoa jurdica pela expresso na custdia desse rgo ou funcionrio adapta-se excluso do termo pessoa jurdica da definio, alm de ser mais acurada. Pela limitao contida na clusula acima citada, torna-se patente, em primeiro lugar, que as minutas, das cartas escritas por de terminado rgo administrativo pertencem ao seu arquivo, mas no as primeiras vias dos originais expedidas, que passam para a propriedade do arquivo do destinatrio. Alm disso, excluem-se outros documentos pela restrio em apreo, por exemplo os pacotes de avisos ou notcias impressas e material semelhante, os quais, conquanto destinados ao envio postal ou circulao, fi caram retidos nos repositrios. Se se reservou uma srie dos avisos para o uso do rgo administrativo, fora n o exclu-la, porque houve evidente inteno de que ela permanecesse com o dito r g o .
6

Tem-se distinguido, por vezes, o arquivo da biblioteca afirmando-se que o primeiro contm todos os manuscritos pertencen tes ao rgo administrativo, jure publico; a segunda, todos os que lhe vieram propriedade, jure privato. Incorreta, contudo, apre senta-se tal definio. Com efeito, os ttulos de propriedade dos prdios adquiridos por uma municipalidade, para ulterior entrega ao uso pblico, e os documentos relativos renda de casas que ela tenha herdado de conventos secularizados pertencem, sem dvida, aos arquivos da municipalidade, embora possua esta lti ma casas e renda jure privato. M a s h ainda algo que cumpre objetar definio. Faz alguns anos que Wackernagel definiu o arquivo como segue: O

6.

Ou as modernas c p i a s

a carbono.

16 rgo administrativo porque de outra forma surgiriam dvidas, por exemplo, quanto incluso, na definio, das atas de um conselho. Um rgo administrativo. H que incluir, tambm, entre os rgos administrativos, como ficou aparente nas discusses tra vadas quando da reunio dos Arquivistas de Estado, os corpos judicirios, que, no sentido antigo, pertenciam, por certo, aos conselhos administrativos, embora, pela linguagem atual, talvez no fossem nestes englobados. A autoridade administrativa com posta de pessoa nica (o Conde de Holanda, por exemplo) achase geralmente compreendida na e x p r e s s o . A definio estabe lecida por nossa Associao no se referia a rgo administra tivo, mas a rgo administrativo de pessoa j u r d i c a . Optou-se por tal expresso a fim de acatar a terminologia sempre usada pelo Arquivista-Geral de Estado. Agora, porm, uma vez que o Ministro no incluiu o termo pessoa jurdica na definio imposta aos Arquivistas de Estado, ns tambm a omitimos, tanto mais que se nos afigura algo vago e, sem explicaes especiais, suscetvel de levar a equvocos. Um de seus funcionrios.

Refere-se a definio proposta por nossa Associao a um de seus e m p r e g a d o s , isto , empregados da pessoa j u r d i c a . Retirado, no presente, este ltimo termo, deve-se naturalmente alterar aqueloutro. Demais, como o Ministro parece preferir a palavra funcionrios designao empregados, no vemos razo para no nos conformarmos com isso. Nem todos os funcinrios do origem a arquivos independentes. Este ponto ser tratado amplamente no Pargrafo 54. Um rgo administrativo ou um de seus funcionrios. de notar-se que se faz meno aqui ao rgo administra tivo e seus funcionrios, e no pessoa jurdica por eles admi nistrada. Esta, por si mesma, no possui arquivos, mas possuemno, sim, o seu rgo administrativo e os seus funcionrios. Por* tanto, ao falarmos do arquivo de pessoa jurdica, usaramos o termo arquivo em sentido imprprio; o assim chamado arqui vo na verdade consiste usualmente de vrias colees. Da mesma forma, o prprio Estado no possui arquivo, e a denominao Arquivo de Estado , pois, de fato, incorreta. H somente os arquivos dos vrios Ministrios, das duas C m a r a s dos Estados-Gerais, etc. ( N o falamos, neste ponto,

i8 arquivo o conjunto dos documentos produzidos no decurso mesmo da administrao pblica, e com mira nos objetivos desta, e bem assim, os produzidos no decurso da administrao privada, os quais, porque posteriormente transferidos para o Estado, adqui riram um carter pblico. Correta em relao aos Arquivos de Estados, no de todo vlida tal definio, j que incontestvel que as entidades privadas tambm constituem colees. ( V e r Pargrafo 3) . 2. Llm arquivo um todo orgnico.

Mostrou-se, no pargrafo precedente, como se origina o ar quivo das atividades de um rgo administrativo ou de um fun cionrio e como reflete sempre as funes do referido rgo ou pessoa. O arquivo, portanto,, no criado arbitrariamente, ma neira das colees de manuscritos, embora, por vezes, tambm estas recebam tal designao, como, por exemplo, os Arquivos da His tria M i l i t a r . ' O arquivo , ao contrrio, um todo orgnico, um organismo vivo/ que cresce, se forma e sofre transformaes segundo regras fixas. Se se modificam as funes da entidade, modifica-se, concomitantemente, a natureza do arquivo. O arquivista, pois, no pode estabelecer a priori as normas relativas composio, arranjo e formao do arquivo, mas somente estudar o organismo e fixar as regras consoante as quais foi este criado. Cada arquivo possui, por assim dizer, personalidade prpria, in dividualidade peculiar, com a qual mister se familiarize o arquivista antes de proceder sua o r d e n a o . Da o cuidado com que se evitou dar, nas regras subseqentes, um esquema para o arranjo e agrupamento do arquivo. H que tratar cada um destes compreenda-se desde logo sua prpria feio, e o presente Manual visa apenas a sugerir os meios para inteirar-se algum da estrutura do arquivo e para extrair das caractersticas assim reconhecidas os princpios do seu arranjo. N o h orden-lo sa tisfatoriamente sem prvia anlise da sua constituio, nem cabe ao primeiro sistematizador encontrado e muito menos ao pri1

7. Os arquivistas holandeses tm em mente, neste ponto, as coisas dos documentos relativos h i s t r i a militar, do preparo das quais, nos v r i o s re p o s i t r i o s , o M i n i s t r o da G u e r r a encarregara, em 1891, o Coronel De Bas e, para assisti-lo alguns outros oficiais, c p i a s estas reunidas, nos A r q u i v o s do E s t a d o - M a i o r , em H a i a (F) . 8. Pelo menos um organismo que v i v e u , pois o conservador geralmente recolhe o arquivo sua c u s t d i a quando este j considerado morto, ou pelo menos, recolhe as partes do mesmo que j se podem considerar en cerradas. (H.)

meiro historiador arranj-lo, mas sim a quem lhe estudou a organizao. 3. Os rgos administrativos e os empregados de entidades privadas tambm podem originar um arquivo. H pessoas jurdicas de direito civil, tais como conventos, hospitais, confrarias, etc., e, hodiernamente, sociedades e associa es, verbi gratia, a Companhia para a E x p l o r a o das Estradas de Ferro, a Sociedade Holandesa para o Fomento da .Uidstria, a Federao do Zuiderz, a Sociedade de Nassau-La Lecq, cujos rgos administrativos ou empregados lavram contratos, re cebem cartas, redigem atas, etc. tudo no mbito das suas funes, por onde se assemelham s entidades p b l i c a s . s prprias pes soas privadas dado possurem arquivos. O negociante, da mesma forma que a Sociedade comercial ou a companhia, dispe de um arquivo, composto do dirio, razo, cartas recebidas, cpias das cartas expedidas, e assim por diante. No entanto, no abrange o exposto os chamados arquivos de famlia. Constituem estes, por via de regra, um aglomerado de papis e escritos, que os vrios membros de determinada famlia, ou os habitantes de uma casa ou castelo, na qualidade de pessoas pri vadas ou a ttulos diversos, algumas vezes mesmo como colecio nadores de curiosidades reuniram e conservaram. Os documentos de um arquivo de famlia no formam um todo; foram, no raro, agrupados segundo os mais estranhos critrios e falta-lhes a conexo orgnica de um arquivo no sentido em que o define o presente M a n u a l . As regras para o arquivo em sua acepo prpria, no se aplicam, pois, aos arquivos de famlia.'' 4. Urge estabelecer ntida distino entre o arquivo e o arquivo-geral de depsito. Neste podem encontram-se seis gene-' ros de arquivos: (1) o arquivo do rgo administrativo a que pertence o arquivo de depsito; (2) arquivos das comisses ou dos funcionrios subordinados quele rgo; (3) arquivos de conselhos e pessoas cujos dk'eitos ou funes foram transferidos para aquele rgo; (4) arquivos de conselhos e pessoas que devem ser fiscalizados pelo citado rgo e que por ele foram transferidos para o arquivo de depsito; (5) arquivos colocadost por fora de dispositivo administrativo, no arquivo de depsito; (6) arquivos recebidos para custdia, por doao ou compra. (1) Como explicao deste pargrafo basta acrescentar apenas: que nos termos conselhos e pessoas h que incluir, aqui 9. Exceo, contudo, deve ser feita para os arquivos das famlias principescas (Notes por M r . Hans K a i s e r ) .

20 como em outras passagens, os corpos administrativos das funda es e obras religiosas e de caridade; (2) que por dispositivo administrativo subentendem-se tanto as leis e decretos quanto os atos especiais do governo. (Conferir P a r g r a f o 7) , A ttulo de esclarecimento, talvez seja oportuno dar um exem plo dos seis gneros mencionados. Suponhamos que o arquivo-geral de depsito pertena a uma municipalidade: ento se compreen dero, sob o n. 2, os arquivos do departamento de finanas e do tesouro; sob o n. 3, os arquivos dos conventos e os registros civis do distrito; sob o n. 4, os arquivos dos asilos, sobre os quais exerce fiscalizao o burgomestre; sob o n. 5, o arquivo da corte dos escabinos (schepens) posto pelo Estado, sob a custdia da municipalidade; sob o n. 6, os arquivos de igrejas e instituies de caridade.
l

Ocorre que um dos arquivos conservados pelo repositrio em questo tenha sidoif ele prprio, um arquivo de depsito, ou, por outras palavras, que o seu acervo, quando ainda independente, fosse constitudo, a seu turno, de arquivos mais ou menos inde pendentes, ou que nele se viessem a recolher outros arquivos. D - s e , por exemplo, que no Arquivo de Estado de Utrecht se acha depositado o arquivo capitular da diocese de Utrecht, que engloba os de vrios rgos administrativos, entre os quais, os arquivos dos conselhos distritais de numerosos p l d e r e s . Deixou ele de constituir, atualmente, um arquivo de depsito, mas bvio que permanece sempre, entre as suas partes, determinada c o n e x o . No P a r g r a f o 13 discutir-se- at que ponto permissvel sepa r-los do arquivo principal em que se acham conservados.
1 1

As vrias categorias de arquivos acima enumeradas, mister o r d e n - l a s independentemente umas das outras. Algumas regras para a sua descrio num nico inventrio figuram no Pargrafo 70. Em quase todos os arquivos-gerais de depsito, a par dos seis gneros discriminados, encontram-se tambm manuscritos privados. Como n o so, porm, documentos de arquivo, no se incluem nas diversas categorias e conveniente remov-los do arquivo. (Con ferir Pargrafo 66) . 5. pessoa)
10. pens. 11. P l d e r e s eram r e a s de terra conquistadas sobre o mar ou sobre outras e x t e n s e s de g u a s . Achavam-se sob o controle dos conselhos distri tais dos p l d e r e s .

Ao arquivo de um rgo administrativo (conselho ou cumpre reunir, no arquivo-geral de depsito, os arquivos


A n t i g a corte local da Holanda, cujos membros chamavam-se sche-

21 dos rgos administrativos (conselhos ou pessoas), cujos direitos ou funes lhe foram transferidos. Assim como o arquivo um todo orgnico, assim tambm o arquivo de depsito produto de um processo histrico. O fato de que acervos distintos venham a reunir-se num depsito singular no mero resultado do acaso, mas conseqncia das vicissitudes dos rgos, cujos arquivos convergiram para o geral. A norma acima, agora prescrita pelo governo para o arranjo dos Arquivos de Estado, baseia-se no que ensina a experincia quanto ao modo por que se formam os repositrios. Quando se extingue um rgo administrativo e os seus direi tos ou funes passam para outro, a este vai ter tambm o arquivo, como reflexo daquelas funes ou direitos. Eis o que sempre ocorreu. Quando, ao tempo das insurreies contra a Espanha, secularizou-se grande nmero de fundaes religiosas, os Esta dos, aos quais passaram os direitos daquelas entidades, se apoderaram, quanto possvel, dos seus arquivos; o da abadia de Egmond, de que se assenhorearam os Estados de Holanda, foi transferido para Haia; o da abadia de Middelburg, foi seqes trado pelos Estados de Zelndia, que se apossaram daquela. Ou tras fundaes passaram para as cidades em que tinham a sede e, com elas, os seus arquivos. Da mesma forma atuou o governo, ainda no tocante a aquisies ulteriores. Quando os Estados de Utrecht compraram o viscondado de Montfoort (1649), adquiriram simultaneamente o seu arquivo. N e m sucedeu de modo diverso quando, por toda a parte, em 1795, as Assemblias dos Estados provinciais foram substitudas pelas Assemblias dos Represen tantes, as quais se apoderaram dos arquivos dos Estados sem maiores cerimnias. Assim, tambm, os arquivos pertencentes ao Conselho dos domnios de Nassau tornaram-se o repositrio em
12 13 14

1 2 . A revolta dos P a s e s Baixos contra a Espanha de meados do s c u l o X V I a 1648. 13. Os Estados eram a s s e m b l i a s p r o v i n c i a i s . Antes de 1576, compu nham-nos t r s membros representantes, respectivamente, do clero, da nobreza e das cidades, isto , dos burgos, ou t e r c e i r o e s t a d o . A p s a revolta contra a Espanha, o clero n o mais se fez representar, salvo na p r o v n c i a de Utrecht, onde os cinco c a p t u l o s , e n t o Protestantes, continuaram a enviar delegados a s s e m b l i a . A influncia das cidades, que dispunham de dinheiro, de muito sobrepujou a da nobreza; o n m e r o de cidades representadas e sua maneira de votar variaram nas diferentes p r o v n c i a s . V e r t a m b m o Pa r g r a f o 6. 14. O fato de se esforarem os religiosos por manter os arquivos de suas instituies fora das m o s do Estado resultou de n o reconhecerem a s e c u l a r i z a o e a t r a n s f e r n c i a para aquele, dos direitos das instituies ( H . ) .

22 que foram colocados os arquivos das senhorias adquiridas atravs dos Prncipes de Orange. Obedeceu-se mesma regra nas cida des e comunidades rurais. No fato de que estas, ainda hoje, possuam os arquivos dos Governos da cidade anteriores a 1795, e dos vrios rgos administrativos que se sucederam durante o perodo da dominao francesa, v-se outra aplicao da regra acima mencionada. Com efeito, os presentes rgos municipais so os herdeiros legais dos precedentes e acham-se, por conse qncia, na posse dos seus arquivos. E quando ocorre, ainda hoje, que duas comunidades se fundam numa s os arquivos das comunidades precedentes so transferidos para o repositrio-geral da que as substituiu. Ensina, pois, a experincia que, se as funes ou direitos de um rgo administrativo passam para outro, os arquivos tambm os acompanham. H boas razes para t a l : a entidade que assume as funes da predecessora e exerce os seus direitos deve, para o desempenho adequado de tais atividades, estar inteirada dos an tecedentes contidos no arquivo. Tem a mesma necessidade da documentao prpria entidade antecessora, que esta teria se continuasse a existir. Lgica , portanto, a supracitada regrei extrada da experincia. O enunciado da regra requer alguma e x p l a n a o . Junto ao termo funes v-se mencionado direitos, embora dificilmente se possa dizer que as funes das fundaes eclesisticas secularizadas sejam assumidas pelos novos proprietrios dos bens reli giosos. Somente se transmitiram os direitos vinculados s proprie dades, cessando de existir as funes. H que notar, no entanto, que todos os direitos envolvem funes ligadas ao exerccio dos mesmos, as quais passam, tambm, para os novos detentores das propriedades. Assim, por exemplo, o exame das contas dos bens eclesisticos e o emprego do saldo credor so funes que passa ram dos proprietrios anteriores para os Estados ou para as cidades.
A

A palavra reunir, no pargrafo, pode dar lugar a um equ voco. oportuno, pois, indicar claramente que no se quer dizer que os arquivos reunidos no repositrio-geral devam ser fundidos num nico arquivo. Ao contrrio, h que manter separado cada um deles, mas os arquivos distintos mister j u s t a p - l o s num nico r e p o s i t r i o . Convm aqui observar que, n o raro, continuam os novos administradores de um arquivo a inscrever, nos registros j usados pelos rgos administrativos precedentes, os documentos oficiais resultantes de funes transferidas de tais rgos para o seu sucessor. As investiduras dos feudos da abadia de S. Paulo, aps a anexao daqueles pelos Estados de Utrecht, foram regis-

23 tradas no mesmo livro em que se anotaram as investiduras antece dentes. Em muitos arquivos comunais tambm se acham no mesmo arquivo as atas dos vrios rg os administrativos que se sucederam durante o perodo francs. Acontece freqentemente que os direitos ou funes de um conselho ou pessoa, aps extino dessa autoridade, se repartam por diversos conselhos ou pessoas. Como em tal caso se deve tratar o arquivo no se acha neste pargrafo, que se ocupa to-s dos arquivos na sua totalidade, e no de partes dos mesmos. Para aquele aspecto ver o P a r g r a f o 10.
1 5 15

6. Os arquivos de rgos administrativos {conselhos ou pessoas) cujos dh'eitos, aps 1798, passaram para o Estado, sero colocados no Arquivo de Estado situado na capital da provncia, em cuja circunscrio atual funcionou cada um daqueles rgos. Sempre houve inobservncia das regras enunciadas no pa rgrafo anterior, na medida em que, sendo os direitos ou funes transferidos de um conselho ou pessoa para outros demasiado amplos e implicando administrao de maiores propores, o rgo que as assumia institua entidade especial para o exerccio dos mesmos. Neste caso, o arquivo tambm se deslocava para o re positrio da novel organizao. Quando, por exemplo, Carlos V adquiriu a Guldria (1544), a administrao senhorial permaneceu em vigor na provncia e reteve o arquivo. Da mesma forma, no foram transportados para a Alemanha os arquivos das senhorias holandesas adquiridas pelos Condes de Nassau, mas fundou-se para os bens holandeses, no Conselho dos domnios de Nassau, um rgo administrativo distinto, dotado de seu prprio arquivo. Igualmente, ainda, os arquivos de Carlos V, como Rei de Espa nha, como Conde da Holanda, e como Duque de Guldria, no se reuniram num depsito nico. N o contradiz isto, contudo, o princpio enunciado no pargrafo anterior. Os vrios direitos aqui mencionados se enfeixavam numa nica pessoa, mas tratava-se antes da acumulao de mltiplos poderes numa nica autoridade, do que da transferncia dos direitos de uma entidade para outra.
10

A primeira alterao deste sistema, introduziu-a o Estado Moderno. Em 1798 aboliu-se a soberania da provncia, e os direitos que dela emanavam passaram ao Estado. Ao consentir 15. Em tal caso, o registro deve ser mencionado, se necessrio, mediante referncias cruzadas, na descrio dos arquivos de ambos os rgos
administrativos. (H.) 16. Este r g o pode ter sido um conselho local ou um funcionrio ante rior,, cuja j u r i s d i o n o coincidia com toda a r e a da presente p r o v n c i a .

24 este na subsistncia dos repositrios provinciais (s.alvo para a Holanda Meridional ) , houve, na verdade, patente desateno ao princpio expresso no pargrafo anterior. Quando as provn cias perderam a independncia, foram incorporadas ao Estado Ho lands (ao passo que, aps a unio, ao tempo de Carlos V, haviam permanecido independentes). Os rgos administrativos no se constituram herdeiros dos Estados provinciais, como em 1581 os Estados foram os sucessores do Senhor provincial, mas o Governo do Estado H o l a n d s , ou melhor, da Repblica Batava, una e indivisvel, tornou-se o herdeiro de todos os Estados provinciais. Esta discrepncia respeito regra antiga encontrava, porm, boa justificao, porque, enquanto os direitos soberanos dos exEstados Provinciais, e com eles os arquivos, se transferiram para o Estado, suas funes, em grande parte, passaram para autori dades provisrias e mais tarde, para os rgos administrativos departamentais e provinciais. bvio que estes, nas suas ativi dades, no podiam operar, especialmente nos anos consecutivos a 1789, sem os arquivos dos predecessores. Era, pois, absoluta mente necessria a permanncia de tais arquivos no local onde se achavam. T o avisado se afigura isso que seria possvel esta belecer uma regra geral, segundo a qual, quando os direitos de uma entidade se transferiram para certa autoridade e as funes para outra, cumpre conservar o arquivo junto segunda, a qual, por via de regra, dele ter maior necessidade.
1 7

Que normas h que seguir quanto distribuio, pelos repo sitrios das onze provncias, dos arquivos adquiridos pelo Estado aps 1798? Naturalmente conveniente colocar, em cada repo sitrio, os arquivos dos rgos que funcionaram na respectiva provncia, na medida em que passaram para o Estado depois da quela data. M a s devem-se tomar como base da distribuio os limites da provncia atual ou os da antiga? A favor desta ltima soluo milita o argumento de que o contedo do arquivo-geral de dep sito coincidir com as aquisies ulteriores, de tal forma, por exemplo, que ser dado acompanhar completamente, num mesmo repositrio, a histria do conselho distrital de um plder, perten cente provncia antes de 1798, mas no depois daquela data e abolido em 1810. Pode-se faz-lo tanto no arquivo dos Estados quanto no do distrito do plder propriamente dito, colocado no mesmo r e p o s i t r i o . M a s , por outro lado, surgem inmeras objees irretorquveis: (1) As provncias alteraram to freqente -

17. Ver nota 3 pgina 13.

25 mente os seus limites, desde 1798, que seria por vezes difcil de cidir quais deles deveriam ser tomados como base e, em hiptese alguma, chegar-se-ia desejada concluso. No mencionado caso, por exemplo, do conselho distrital de um plder, que passou, em 1798, para outra provncia, haveria que consultar, para o estudo da sua histria posterior quela data, os arquivos do rgo admi nistrativo provincial a cuja jurisdio passou a pertencer a partir daquele momento. (2) Ao fazer-se o depsito de arquivos depois de 1798, respeitaram-se os limites provinciais vigentes na poca, donde se imporiam, se se abandonassem tais princpios, inmeras transferncias de arquivos de um repositrio para outro. (3) A presente diviso por provncias a nica que abarca todo o p a s . No tocante diviso anterior a 1795, urgiria determinar em que repositrio se incluiriam a Flandres Holandesa, Westerwolde, os condados e senhorias de Buren, Leerdam, Kuilenburg, IJselstein, Vianen e Ameland, as terras incorporadas em 1801, tais como, Ravenstein, e t c , e os distritos adquiridos em 1807, como Huisen e Zevenaar. Quanto a Limburgo, seria imprescindvel, em todo caso, empregar a presente diviso. (4) A adoo dos limites antigos sempre supor, da parte de quem pesquisar ~crquivo, o conhecimento seguro das referidas d e m a r c a e s . Todos estes motivos demonstram a convenincia de eleger os presentes limites das provncias como base da distribuio. E, tudo considerado, ao atuar-se dessa forma, no se suscita conflito algum entre os limites adotados para os repositrios anteriores a 1798 e os posteriores quela data. O Estado coloca nos seus depsitos provinciais os arquivos de todos os rgos administra tivos estabelecidos nas linhas de demarcao presentes e, com especialidade, os do antigo governo provincial. Cada um destes arquivos possui ab antico as suas prprias regras de acordo com as quais veio a crescer, e os seus prprios limites, e nele se con centraram os papis de reparties pertencentes a outras entidades, as quais, no raro, se situam fora daquelas fronteiras. H que respeitar tais regras; os arquivos depositados precedentemente constituem, cada um de per si, um todo inviolvel. M a s no menos bvio que eles no podem, nem devem, ser obrigatrios em relao ao arquivo de Estado, de formao no anterior a 1798 e para a qual lhe foi dado e aconselhvel fixar normas p r p r i a s .
18

O enunciado do pargrafo dispensa maiores explicaes. De clara-se nele que o arquivo de rgo administrativo, abolido aps

18. Por outras palavras, cada um dos arquivos colocados no r e p o s i t r i o p r o v i n c i a l pode, por sua vez, j ter a l c a n a d o , antes de nele ser depositado, a c o n d i o de arquivo de d e p s i t o . (H.).

26 1798, deve ser transportado para o arquivo de depsito da pro vncia em que funcionou. Escolheu-se tal palavra por ter ocorrido, com freqncia, que certo rgo administrativo, em funo numa provncia, residisse em outra (o Conselho de Brabante, por exem plo, funcionava especialmente no Brabante Setentrional, mas a sua sede achava-se em s-Gravenhage ) e porque se d que, em tal caso, indiferente a situao da sede. Alm disso, em oposio tese formulada no P a r g r a f o 5, trata-se aqui to-s da questo dos direitos transferidos para o Estado. De fato, as funes, no as exerce o Estado, mas um rgo administrativo ou um funcio nrio do mesmo.
10

7. O repositrio dos antigos arquivos de Estado, numa provncia (como tambm o repositrio dos arquivos municipais) compem-se de: (1) os arquivos dos precedentes rgos adminis trativos provinciais e departamentais (ou municipais; (2) os dos atuais rgos administrativos provinciais (ou municipais), na me-* dida em que foram transferidos para ele; (3) os dos rgos admi nistrativos (conselhos ou pessoas) cujos direitos ou funes pas saram para os precedentes rgos provinciais ou departamentais (ou municipais); (4) os dos conselhos ou pessoas que funcionaram no presente territrio da provncia (ou municipalidade), tendo sido colocados no repositrio mediante uma providncia adminis trativa .
t

Depois do que foi preceituado nos dois ltimos pargrafos, quase nenhuma explicao requer a presente norma, hoje adotada pelo Governo no que concerne aos arquivos de Estado nas pro vncias, uma vez que o seu principal objetivo extrair, para os repositrios provinciais e municipais, as concluses que se deduzem das duas ltimas sees. Como foi assinalado na explanao do Pargrafo 5, os rgos administrativos departamentais e provinciais permaneceram, depois de 1798, na posse dos arquivos dos Estados e da Assemblia de Representantes que os antecederam. Tais arquivos constituem a parte fundamental dos arquivos de Estado nas provncias, e continuaro nessa condio, ainda que ulteriormente se lhes aditem outros arquivos locais.
2 21

19. Haia. 20. Ver pgina 21. 21. O que se afirma aqui dos repositrios das provncias vale tambm para o Arquivo-Geral do Estado, no caso da provncia da Holanda Meridional (H.)

27 O arquivo-geral, em qualquer provncia, consiste, em essncia, dos papis da administrao provincial, tanto os dos primeiros poderes soberanos, quanto os dos posteriores rgos puramente administrativos. Nem sempre fcil traar ntida distino entre os dois. Os rgos administrativos intermedirios, aparecidos em 1798, compunham-se das mesmas pessoas que, antes da proclamao da unidade nacional, integravam a administrao provin cial, e no de surpreender, pois, que, em algumas provncias, os documentos das novas entidades permanecessem nos registros dos antigos. Os conselhos subordinados aos rgos administrativos continuaram inalterados pela deciso puramente terica de janeiro de 1798. Demais, naquela data, a soberania das provncias apenas subsistia no nome. J desde 1796, quando os Estados-Gerais foram substitudos pela Assemblia Nacional, os rgos adminis trativos provinciais achavam-se excludos da administrao central. Aceita-se, hoje, o ano de 1813 como a linha demarcatria entre os antigos e os modernos arquivos provinciais. O pargrafo, no entanto, foi apresentado de forma tal que tambm se aplica, graas alnea 2, ao arquivo provincial posterior a 1813, desde que transferido para o repositrio-geral de Estado (como se deu no Brabante Setentrional) . Em terceiro lugar, contm o arquivo da provncia os papis dos conselhos ou pessoas, cujos direitos ou funes se deslocaram para os rgos administrativos provinciais ou departamentais. isto um corolrio direto do princpio formulado no P a r g r a f o 5 e dispensa, pois, qualquer esclarecimento. Pelos arquivos mencionados na alnea 4, isto , os dos con selhos ou pessoas, relativos ao atual territrio da provncia, os quais se transferiram para o repositrio mediante providncia administrativa, compreendem-se, primordialmente, os arquivos ci tados no pargrafo precedente, isto , aqueles de entidades cujos direitos passaram para o Estado aps 1798. H que notar, alm disso, que os limites indicados no p a r g r a f o anterior para o re colhimento dos arquivos tambm valem quando os papis dos conselhos administrativos, ou dos funcionrios do prprio Estado, vm a ser transferidos para os repositrios provinciais, quer porque tais conselhos se extinguiram, quer porque se decidiu separar-lhes os arquivos antigos dos modernos. Todos os arquivos na custdia do Estado, localizados nos repositrios provinciais, devem ser distribudos por estes de acordo com os presentes limites das provncias. Com efeito, o Estado se ateve a semelhante norma, no s dividindo os arquivos judicirios entre os repositrios pro vinciais, em conformidade com as suas linhas demarcatrias em vigor, mas tambm levando-as em considerao no tocante a outros

28 depsitos. Assim, pem-se os arquivos dos Captulos de U t r e c h t no repositrio de Utrecht, e no no Arquivo-Geral do Estado. Da mesma forma, os papis dos Juzos de rfos, no reivindicados pelos rgos administrativos municipais em 1879, foram transpor tados para os arquivos da provncia em cujos limites se situavam as municipalidades respectivas. Para o significado da expresso providncia administrativa, ver os comentrios do Pargrafo 4.
22

Tudo o que, no princpio do presente pargrafo, se disse acerca dos depsitos provinciais prevalece, mutatis mutandis, em relao aos depsitos municipais. A i n d a aqui o contedo principal consiste nos arquivos dos rgos municipais que se sucederam uns aos outros e cujas funes vieram ter atual administrao mu nicipal. Demais, esses repositrios compreendem igualmente os papis de entidades (como, por exemplo, fundaes eclesisticas supressas, senhorias feudais) cujos direitos ou funes foram as sumidos pela administrao municipal. Nem sempre, ao contrrio, aparece a quarta categoria (arquivos depositados). Quando, porm, o Estado coloca na custdia de uma municipa lidade os antigos arquivos judiciais, tomam-se em considerao os presentes limites. Assim, ao arquivo judicirio entregue muni cipalidade de Utrecht pertencem tambm os arq uivos dos Tribu nais que funcionavam no Subrbio da cidade porque a pre sente municipalidade inclui nos seus limites o antigo Subrbio,
23 23 24

Afora os repositrios provinciais e municipais, ver-se-o muito raramente reunidas num nico arquivo as diferentes categorias enumeradas na definio, razo pela qual no feita referncia ali a outras categorias. Isso n o impede, contudo, que os arquivos das comunidades rurais, por exemplo, formadas pela unio de vrias aldeias, contenham os papis de diferentes rgos adminis-

22.

Captulo

da

Catedral

quatro

captulos

colegiados.

23. S u b r b i o , l i b e r t y , no sentido de t e r r i t r i o sobre o qual a cidade tinha j u r i s d i o , mas estava fora dos seus muros medievais. 24. Na F r a n a , apenas por e x c e o , certas municipalidades foram auto rizadas a manter os arquivos j u d i c i r i o s , os quais, no seu conjunto, deviam ser coligidos nos r e p o s i t r i o s departamentais. U m a destas e x c e e s ocorreu em Sens, onde se acham os arquivos judiciais do antigo bailiado de que aquela cidade era a capital. Na Blgica, aconteceu com freqncia que o Estado cedesse como e m p r s t i m o s grandes cidades dotadas de a d m i n i s t r a o de arquivos bem organizada, os seus antigos arquivos j u d i c i a i s . Deu-se mesmo uma s vez, verdade que o Estado cedesse a plena propriedade de tais p a p i s a uma cidade, Louvain.. em troca dos arquivos da antiga univer sidade e de outros at e n t o preservados na prefeitura. ( F , ) .

29 trativos destas ltimas, nem obsta a que a documentao remanes cente das igrejas desoficializadas dos V a l e s seja preservada com os arquivos das holandesas para as quais se transferiram os seus direitos. Assim que, antes da i n t r o d u o da administrao ecle sistica provincial (1816), depositavam-se os arquivos das quatro classes de Zelndia, em virtude de deciso das mesmas, no repositrio de classis de Walcheren.
25

8. Os vrios arquivos colocados num repositrio devem ser cuidadosamente separados. Se houver diversas cpias de um documento, h que pesquisar-se a fim de verificar a qual deles cada uma pertence. H repositrios em que todos os documentos, independente mente de sua origem, acham-se arranjados pela ordem cronolgica. Outros h em que os documentos recebidos pelos distintos rgos administrativos esto reunidos em pacotes ou sries, de acordo com o ramo do servio governamental a que se referem. Assim, por exemplo, todos os papis relacionados assistncia aos pobres ou aos asssuntos militares se reuniram em outros tantos conjuntos, sem ateno ao fato de pertencerem ao arquivo da provncia ao de uma cidade, ou ao de determinado convento. O respect des fonds no foi aqui observado. eminentemente recomendvel, em tal caso, recolocar cada documento ou carta no arquivo da entidade administrativa ou do funcionrio a quem pertenceu o original.
26

Todos os gneros de meios so suscetveis de assinalar o ca minho a seguir em tais ocasies, principalmente os antigos inven trios de arquivos. N o se impe, como bvio, seguir o sistema adotado por estes, cabendo somente segui-los como uma lista de indicaes sobre os documentos pertencentes ao arquivo, ao tempo da realizao do inventrio. Outros meios ainda se oferecem por

2 5 . P l u r a l de c l a s s i s , usado na Igreja Reformada Holandesa para de signar um corpo eclesistico, composto de ministros e presbiterianos em s i t u a o de mando e classificado entre o c o n s i s t r i o e o s n o d o ; t a m b m o distrito re presentado por tal c o r p o . 26. Respect des fonds. E s t a e x p r e s s o , que tem tal destaque na teoria da arquivstica, significa a m a n u t e n o da integridade do a r q u i v o . Da defi n i o do primeiro c a p t u l o do Manual resulta claro que o fonds ou acervo de um grande r g o administrativo, por exemplo, um departamento do go verno, pode conter certo n m e r o de fonds ou acervos de documentos relati vos s unidades componentes menores, tais como sees, divises ou comis ses. No C a p t u l o II, mostram os autores como a sua c o n c e p o do r e s pect des fonds n o exclui, era certas c i r c u n s t n c i a s , modificaes do arranjo dos documentos dentro do a r q u i v o . ( V e r P a r g r a f o s 16 (fim), 17 e 1 8 ) .

30 vezes, ao arquivista, como os registros dos bens da corporao, e as contas, em que os itens referentes receita de juros e rendas talvez lancem luz sobre a propriedade e os direitos de um rgo administrativo, enquanto os itens pertinentes despesa ministram informao sobre pessoas e coisas com que a entidade mantinha r e l a e s . Os cartulrios constituem excelentes guias para os ar quivos dos conventos. Assim, no arquivo da abadia de M i d d e l burg, encontrou-se um registro que indica as prebendas, cuja con cesso era da competncia do abade. Pelas marcas externas, por fim, dado aos documentos re velarem a que arquivo pertenceram. De costume apostas ao verso, tais marcas so, normalmente, muito breves, mas de grande signi ficao. Assim, por exemplo, documentos do arquivo do mosteiro de Selwerd (Groninga), disseminados por vrias colees parti culares, reintegraram-se na coleo original do mesmo, e isto aps verificao de que todos os documentos do convento traziam, no verso, a mesma anotao uut des convents kiste (da caixa do convento) . O arquivo do Mosteiro Cartusiano e do convento dos Frades Regulares de Utrecht da mesma forma se reconstituram por meio dos n m e r o s colocados sobre todos os documentos, evidetemente por uma nica m o . Quando dois ou mais originais do mesmo documento existem num arquivo, as indicaes mencio nadas, ou outras similares, determinam, com freqncia, em que repositrio ho de ser colocadas.
27

9. Se no se tornar evidente, por antigos inventrios, marcas externas, ou outros meios, a que arquivo pertence um instrumento formal ou outro documento, mister determin-lo pelo contedo. Se se patentear, pelo teor do documento, que este pertenceu a dois ou mais arquivos, cumpre coloc-lo num deles, com a remissiva nos demais.
2S

Os contratos, como o evidenciam os prprios contedos, per tencem aos arquivos das partes contratantes (duas ou mais) ou 27. A traduo francesa contm, neste ponto, exemplos adicionais extra dos dos arquivos belgas e franceses.
28. A palavra holandesa oorkonde ( A l e m o - U r k u n d e ) aparece muitas vezes por toda esta obra. O t r a o c a r a c t e r s t i c o do chamado oorkonde con siste na sua forma. uma d e c l a r a o a u t n t i c a , feita tanto por um r g o p r i v a d o quanto por uma pessoa diante de testemunhas, ou, ainda, por auto ridade pblica, caso em que so d e s n e c e s s r i a s as testemunhas. A palavra traduzida neste livro, portanto, como d o c u m e n t o f o r m a l , d o c u m e n t o au t e n t i c a d o , carta d i p l o m t i c a , etc. ou, ocasionalmente, como d o c u m e n t o apenas, quando o contexto n o deixa d v i d a quanto ao seu c a r t e r a u t n t i c o . Para a d i s t i n o entre o o r k o n d e e ttulo, ver P a r g r a f o s 92 e 93.

31 dos seus cessionrios. N o raro acha-se estipulado naqueles que duas, trs ou mais cpias idnticas foram extradas e entregues s partes designadas no instrumento ou a outras pessoas ou entida des mencionadas pelo nome. O que se disse dos contratos procede tambm, mutatis mutandisf em relao a outros documentos de arquivo, tais como contas, etc., que porventura, como o eviden ciam os seus contedos, tenham sido redigidos em vrias c p i a s . Compete ao conservador conferir os papis reunidos no seu re positrio e adjudicar, ento, o original ou originais, ao arquivo, ou arquivos, do rgo administrativo ou do funcionrio, nomeado no contrato, ou no de seus sucessores. Nunca lhe ser permitido colocar dois originais no mesmo arquivo, a menos que para tal haja razes peremptrias e decisivas. Visto que no h como reunir o original a dois ou mais arquivos ao mesmo tempo, as remissivas serviro para assinalar a existncia do original, que possivelmente fez parte do acervo. A remissiva representa, por assim dizer, o original, e cumpre distingui-la claramente, por tal motivo, da cpia. 10. Quando um arquivo se apresenta completo, no se deve distribuiAo por dois ou mais repositrios. Jamais se insistir em demasia no erro que encerra o des membramento de arquivos, tanto do ponto de vista cientfico quanto do prtico. Os vrios documentos de um arquivo lanam luz uns sobre os outros. Assim as resolues e a correspondncia de um conselho so to instrutivas quanto as contas e recibos, para nos inteirarmos da administrao de uma propriedade e da sua his tria. O desmembramento de um arquivo torna impossvel o estudo completo dessa ltima, pois que, embora seja exeqvel separar as contas e recibos das vrias sees de acordo com suas esferas de atividades, as resolues e correspondncia do conselho no so suscetveis de fracionamento e, portanto, excluem a dis tribuio segundo as entidades componentes. A prpria diviso cronolgica duvidosa, mas a sistemtica apresenta, pelas r a z e s acima indicadas, perigos ainda maiores. Diverso o caso da ciso dos arquivos antigos e novos de um nico conselho entre dois repositrios. Ambos pertencem,
29

2 9 . muito l a m e n t v e l , por exemplo, ver o antigo arquivo do principado de M o n t b l i a r d dividido arbitrariamente em trs parcelas, uma em V e r s o u l , outra em Colmar, e a principal em P a r i s . Na Blgica, ocorre o mesmo com a maioria das colees eclesisticas, preservadas parte no A r q u i v o de Estado e parte nos estabelecimentos religiosos ou nos A r q u i v o s diocesanos. Isso decorre do fato de que, ao tempo da R e v o l u o , os referidos estabelecimentos, em vez de cederem todos os documentos ao Estado, conservaram em sua propriedade parte dos mesmos. ( F . ) .

32 de fato, ao mesmo proprietrio, em cujo nome so administrados, geralmente na mesma cidade. A no h desmembramento real, mas to-s uma modificao administrativa introduzida, apenas, por razes p r t i c a s . Sem embargos, ainda assim, a separao apresenta desvantagens. Eis por que propomos, em outro ponto (Pargrafo 14), a adoo de regras fixas, a fim de evitar-se, quanto possvel, o risco da remoo de parte dos arquivos de um conselho, a menos que o justifique modificao superveniente na organizao ou competncia do mesmo,
3U

Quando se trata do arquivo referente ao conselho adminis trativo de entidade coletiva ainda existente, d-se, por vezes, que seja de todo necessrio, por fora das alteraes nas funes do conselho, ceder documentos queles que as exercem no mo mento presente e podem precisar de tais papis para a execuo do seu trabalho. Cumpre nesse caso, porm, mencionar sempre, no inventrio, que os citados documentos tambm pertencem ao arquivo, mas, por motivos de ordem prtica, foram transmitidos aos novos detentores das funes. No que diz respeito ao conselho administrativo de um rgo coletivo extinto, no existe semelhante necessidade. Apesar disso, justo no momento da extino ou dissoluo da entidade, quando as suas funes administrativas passam, em parte, para os conse lhos administrativos de outros rgos, a tentao pode ser grande de fragmentar o arquivo como uma decorrncia de tal fato. Assim, por exemplo, em 1811, quando da dissoluo do Captulo da Catedral de Utrecht, vrios documentos do seu arquivo, relati vos s propriedades daquele, foram ter repartio do patrimnio pblico, a partir de ento incumbida de a d m i n i s t r - l a s . T a l pro vidncia, pelos motivos acima expostos, afigura-se problemtica. Demais, era d e s n e c e s s r i a . Com efeito, colocou-se o arquivo da Catedral, por ocasio da sua supresso, num repositrio, sob a custdia do respectivo arquivsta, a quem se adjudicou o poder e o dever de enviar aos rgos do patrimnio pblico a informa o e os traslados imprescindveis. A medida tomada, no tocante ao arquivo do Captulo da Catedral, sempre se impor, tambm em relao aos arquivos de outros rgos coletivos dissolvidos.

30. Em certas cidades da F r a n a ( M z i r e s e T o u r s , entre outras), os velhos arquivos comunais so colocados, para maior s e g u r a n a , com os da Prefeitura, na c u s t d i a do arquivista departamental; os modernos arquivos municipais so guardados na Prefeitura, d i s p o s i o da a d m i n i s t r a o mu nicipal. t a m b m o que sucede em Lige ( B l g i c a ) , onde a a d m i n i s t r a o municipal depositou todos os seus antigos documentos no A r q u i v o de Es tado. (F.).

33 De fato, tais colees so hoje enviadas, invariavelmente, aos re positrios, via de regra, administrados por arquivistas habilitados. 11. recomendvel, quando ,se puder faz-lo sem excessiva dificuldade, reintegrar os arquivos que foram desmembrados. Sucedeu, mais de uma vez (ver o comentrio ao fim do Pa rgrafo 5), que os direitos e as funes de um conselho ou pessoa passaram a vrios conselhos ou pessoas. O problema saber o que se h de fazer, em tal caso, com o arquivo do rgo adminis trativo abolido. Deve-se desmembr-lo ou deve-se transferi-lo para o repositrio do rgo, para o qual se relegou a maioria ds direitos ou das funes? Se se inquirir a prtica geral, ver-se- que por diversos modos a questo foi respondida. Quando, por exemplo, em conseqncia da revolta contra a Espanha, a cadeia que unira a Holanda e a Zelndia sob o go verno de um conde, quase de todo se rompeu, os rgos adminis trativos e os funcionrios na Holanda permaneceram, a princpio, com a custdia dos arquivos comuns de ambos, e somente em parte os reconstituram. A Zelndia conseguiu, porm, aps alguns anos, reaver as antigas contas que se lhe referiam, as quais achavam-se relegadas ao precedente Tribunal de Contas da Holanda e Zelndia. Desmembrado o ducado da A l t a - G u l d r i a pela Paz de Utrecht, seu arquivo permaneceu intato, mas cada um dos suces sores adquiriu o direito de consult-lo. Ao passarem, em 1798, os direitos e funes dos anteriores rgos administrativos provin ciais soberanos, em parte para o Estado e em parte para as en tidades departamentais de administrao, conservaram-se os ar quivos com essas ltimas. Quando, em 1811, se aboliram as cortes das aldeias e suas funes se deslocaram, indo uma frao para o prefeito e conselho municipal, e outra para as Cortes de justia recentemente criadas e os conservadores de hipotecas, os arquivos tambm se cindiram entre aqueles cargos e funcionrios. A dificuldade em solucionar a questo proposta reside no fato de que dois princpios distintos entram aqui em conflito: um deles afirma que todos os arquivos so os remanescentes e, por tanto, a continuao de certas funes e de certos direitos, de forma que a diviso das ltimas acarreta a dos primeiros; e o outro, que cada arquivo um todo orgnico, que n o pode ser desmem brado. De um modo geral, urge prevalea o segundo, e, se sur gisse hoje um caso anlogo, ningum por certo desejaria se frag mentasse o arquivo (ver o pargrafo precedente) . Seria mister transfer-lo para um dos sucessores e torn-lo acessvel con sulta dos demais. Se, no passado, nem sempre assim se procedeu,

34 h que atribu-lo a duas causas, principalmente, que, hoje, de todo cessaram. Por um lado, os meios de comunicao muito mais morosos ento, dificultavam extremamente a consulta dos arquivos situados em outros pontos. Preferia-se desmembrar o acervo e reter os documentos que se supunham imprescindveis, a empreender longa viagem ao outro repositrio, sempre que se impusesse c o m p u l s - l o s . Demais, as duas entidades herdeiras, em conjunto, do conselho abolido, no confiavam uma na outra e temiam que aquela que se apoderasse do arquivo comum levan tasse embargos ao acesso constante do mesmo por parte da que o perdera. U m a vez reconhecido que estas dificuldades, preci samente, conduziram diviso dos arquivos, no h razo para prolongar ainda um estado de coisas intrinsecamente c o n t e s t v e l . Recomenda-se a reintegrao das partes separadas, tanto mais que, agora, todos os arquivos provinciais tm o mesmo proprie trio, isto , o Estado, e que, sobretudo, cada um deles se acha sob a direo de arquivista qualificado, cujo dever dar infor mao aos demais. Entretanto, obstculos intransponveis podem erguer-se em face de tais p r o v i d n c i a s . Suponhamos, por exemplo, que o ar quivo da A l t a - G u l d r i a se houvesse repartido entre os seus di versos herdeiros, em 1715. Na verdade, seria difcil, hoje em dia, restaurar os arquivos, posto que vrias partes da coleo perten cem atualmente a diversos proprietrios (Holanda e P r s s i a ) . Outra possibilidade a de que parte do arquivo fragmen tado tenha adquirido razes no repositrio onde se abrigou; h sculos talvez. Assim, j se afiguraria em si mesmo aconselhvel que os arquivos das antigas Cortes de aldeias, interrompidas em 1811, viessem a agrupar-se sob controle nico e num repositrio n i c o . Constituiria, contudo, um srio inconveniente intentar-se a devoluo de arquivos judiciais, adequadamente arranjados, aos rgos administrativos municipais, a fim de mescl-los com os seus arquivos n o ordenados. De um modo geral, cabe dizer que a transferncia de parte do arquivo, com mira na sua reunio ao resto do acervo, s se impor quando for certo que o arranjo do conjunto, assim englobado, ser empreendido de pronto e vi gorosamente continuado. Se falta tal certeza, permanece a objeo de que s reparties sucessoras, estabelecidas em outros pontos, n o ser facultada a consulta dos documentos, no porque se recuse o acesso aos mesmos, mas porque no h como orientar-se no acervo. H um caso em que se estima ainda menos necessrio reunir o arquivo desmembrado, a saber, quando o mesmo consiste de d i -

35 ferentes sees, cujas linhas divisrias coincidem com a diviso de funes e direitos estabelecida entre dois conselhos ou funcio n r i o s . A l g o semelhante parece vlido, por exemplo, no caso do Tribunal de Contas da Holanda. Uma das principais divises do arquivo do mesmo, atualmente deslocado para Utrecht, relacio nava-se apenas com esta provncia. H , portanto, menos razes aqui para reparar o desmembramento do que onde falta uma exata delimitao. 12. Se for difcil a reconstituio do arquivo, as vrias partes do mesmo, onde quer que estejam recolhidas, devem ser descritas por um nico funcionrio num nico inventrio, com a meno do ponto em que se acham localizados os documentos. Ocorre como se demonstrou no pargrafo anterior que haja dificuldades intransponveis, capazes de tornar impossvel a reintegrao, num s repositrio, dos membra disjecta do ar quivo. Em tal caso subsiste um meio, pelo menos, se no de remov-las de todo, pelo menos de atenuar consideravelmente o embarao suscitado pela consulta a acervo desmembrado e dis perso. Quando, por exemplo, se d ensejo, s partes interessadas, de compulsar o esboo do contedo global do arquivo, ser-lhes- fcil determinar que parcela do mesmo responde ao interesse especial da sua pesquisa c acontecer, com freqncia, se loca lizarem no mesmo repositrio todos os documentos que desejam pesquisar. Fornece-se tal esboo mediante um inventrio. Esta considerao conduziu adoo da regra acima, onde, de acordo com o exposto, se requer que, no inventrio descritivo do acervo total, venha indicada a localizao de cada documento ou pea arrolada. Demais, graas descrio do arquivo no inventrio nico, o mesmo, de um ponto de vista cientfico, transforma-se num todo. Sob este ngulo, pouco importa o ponto em que os documentos estejam preservados (Pargrafo 67), embora, como natural, convenha recomendar, por razes prticas, a sua agrupao num repositrio n i c o . Na verdade, uma reunio semelhante h de ser o nosso desiderato. M a s se surgirem graves dificuldades, o princpio aqui formulado fornece um expediente para obviar, pelo menos, aos inconvenientes de maior monta. claro, tambm, que a uma s pessoa cumpre compilar o inventrio em que as partes do arquivo so integradas num todo. Perder-se-ia a unidade, t o necessria descrio, se fosse facul tado a cada funcionrio expor o que se acha no seu prprio re positrio. Alm disso, dbio possua ele satisfatria compreenso da estrutura do arquivo e das relaes existentes entre os seus

36 elementos, se no houver estudado todos com p r e c i s o . A cada qual se imporia, portanto, tornar-se conhecedor de acervo global, inclusive das partes que no se acham na sua d e p e n d n c i a . No preciso dizer que a norma acima no exclui a possi bilidade de as vrias partes de um arquivo desmembrado serem descritas, tambm, separadamente, tanto em conexo com o ar quivo a que se recolheram, quanto em conexo com outros con juntos colocados no mesmo repositrio. T a l eventualidade re vela-se habitual, por exemplo, no tocante ao setor judicial dos arquivos comunais. A i n d a quando se transferiram os documen tos em questo para outro repositrio onde est guardado o resto do arquivo, pode ser conveniente inclu-los na descrio do ar quivo, em que, durante largo perodo, parmaneceram. Se se in ventariar, por exemplo, o arquivo dos Estados de Overijsel, ter-se- talvez ensejo de mencionar que os antigos registros feudais, os documentos judicirios, e t c , da diocese, se encontram no ar quivo episcopal de Utrecht. A introduo e as notas referentes s peas respectivas representam a posio mais indicada para tanto.
31

Dispensa maiores demonstraes o fato de que se aplica igualmente descrio num calendrio nico o que se disse, neste pargrafo, a propsito do tratamento das partes do arquivo num s i n v e n t r i o . 13. Os arquivos, que, por circunstncias especiais, [oram, desde o incio, colocados num repositrio a que no so pertinentes, devem ser transferidos na sua totalidade. O caso aqui pressuposto surge com freqncia. Assim, a parte mais antiga dos papis dos Estados de Utrecht encontra-se no arquivo do Captulo da Catedral, porque os Estados costumavam reunir-se na casa capitular da mesma. Por igual motivo, o acervo dos Estados de Zelndia, anteriores revolta, foram recolhidos ao arquivo da Abadia de Middelburg. Assim, tambm, os prprios documentos de numerosos conselhos distritais dos plderes de Utrecht foram ter ao arquivo de um dos cinco Captulos , j que os vrios proprietrios, em cujo nmero figurava um desses cap tulos, eram convocados habitualmente, por lhes faltar ponto fixo de reunio, sala capitular.
32

evidente que tais documentos, completamente desprovidos de qualquer relao com o arquivo a que se recolheram, sero removidos sem objeo p o s s v e l . D - s e at mesmo que se afigure isso necessrio, caso outros papis pertencentes ao mesmo conselho 31. A assemblia provincial. Ver nota 13 pgina 21. 32. Ver nota 22 pgina 28.

37 se achem conservados alhures, pois convm ento reunir as diferen tes partes. De fato, quando o conselho, ao tempo da escolha de outro ponto de assemblia, deixou o seu arquivo na antiga sede, deve-se naturalmente atribu-lo negligncia, o que, no interesse da boa ordem, h que remediar. Cumpre observar, contudo, que necessrio remover a totali dade do arquivo que se acha no repositrio estranho, porque, tal no se dando, torna-se intil a transferncia, cujo objetivo o reagrupamento das partes dispersas. Ora, ocorre que o arquivo que fora recolhido se tenha amalgamado com o arquivo principal. Assim, as mais antigas resolues dos cinco Captulos de Utrecht combinados figuram no livro de deliberaes do Captulo da Ca tedral, da mesma forma por que se encontram, nos arquivos deste, uns tantos maos em que os documentos que lhe pertencem se acham ligados aos documentos dos arquivos dos Estados. Se numerosos tais casos, impossvel a separao do arquivo recolhido; se raros, h que deixar no principal arquivo os documentos que no se conseguem remover e, bem assim, contentar-se com os verbe tes remissivos no inventrio dos papis transferidos. 14. Convm que os arquivos recolhidos ao repositrio recebam regularmente, dos rgos administrativos, novos documentos suplementares. Como base para a diviso, impe-se o princpio de que os documentos de determinado ramo administrativo sejam transferidos at a data da ltima mudana importante na administrao. Quando, porm, nenhuma modificao se deu h vinte e cinco anos, os documentos de idade superior a esse espao de tempo devem ser transportados para o repositrio. Esta proposio (com o enunciado ligeiramente modificado) a deciso adotada, por maioria de votos, pela Associao de Arquivistas, na sua primeira reunio anual, em 9 de julho de 1892. De um modo geral, quer o princpio da dominao dos franceses, quer a liberao do jugo dos mesmos, so considerados como acon tecimentos que, neste pas, delimitam os arquivos antigos dos demais. Esta prtica, que data dos meados do sculo X I X , baseia-se sobre conceito a princpio geralmente predominante, mas hoje condenado por incorreto, o qual considerava os repositrios de antigos arquivos como meros estabelecimentos de pesquisas eruditas, e no como rgos da administrao nacional ou municipal. Demais, apresenta grande desvantagem: desde 1811 ou 1813 transcorreu mais de sculo e os documentos administrativos se acumularam gradualmente at um nvel alarmante. Corre-se o peri go iminente de que, ali onde um crescente cuidado dedicado
33

33.

1795 ou 1813, respectivamente.

38 aos documentos dos primeiros sculos, os arquivos do sculo X I X venham a ser negligenciados. Se quisermos evitar o risco de os mesmos serem destrudos, sem distino ou discriminao, para economia de espao, faz-se necessrio alterar a data limtrofe dos antigos arquivos e, bem assim, simultaneamente, determinar, para o futuro, o princpio segundo o qual a linha demarcatria entre os arquivos antigos e os novos ser doravante estabelecida. Urge que seja tal preceito o de que pertencem jurisdio do arquivista todos os documentos relativos a um ramo de servio abolido, e, para as entidades ainda em ao, quantos papis precedam a lti ma modificao administrativa. claro que, neste terreno, no se deve perder de vista um perodo de t r a n s i o . Para o uso corrente perderam os documentos em questo muito do seu valor, como se pode depreender de alguns exemplos. O departamento da sisa municipal foi abolido em 1865. Os seus papis, na totalidade, pertencem, pois, ao arquivo antigo. A L e i Provincial, de 1851, a Lei das Corporaes Municipais, de 1852, a L e i da Instruo Pblica, de 1857, a Lei Militar, de 1861, e t c , fixam limites similares. Os arquivos anteriores a tais datas, atinentes aos diversos ramos da administrao mencionados, so vir tualmente transferveis para os antigos arquivos. N o obstante, no h optar por data como a da reforma constitucional de 1848, visto que nessa ocasio houve, na verdade, um cmbio no direito consti tucional, mas no na a d m i n i s t r a o . Modificaes administrativas nos vrios ramos do governo promanam, no da constituio, mas das leis orgnicas ou outras promulgadas em decorrncia da nova carta. Eis por que o limite de 1813, ainda hoje seguido, tambm, parece uma escolha c o n t e s t v e l . Neste pargrafo formula-se antes um desejo do que uma regra f i x a . Com efeito, poderes independentes do arquivista que tornam exeqvel a observncia de preceito semelhante. Todavia, convm inclu-lo em nosso M a n u a l , porque se trata de uma regra para o arranjo dos arquivos, um princpio de que se pode valer o arquivista nos conselhos que lhe caiba dar ou com que lhe ser provvel exercer influncia. Na citada deciso da reunio de 9 de julho de 1892, a expresso m u d a n a na administrao era seguida pelas palavras a qual tenha ocorrido, em virtude ou no de uma l e i . N o parece imprescindvel adot-las, uma vez que no encerram nenhuma regra estabelecida, mas contm antes uma elucidao ou e x p l i c a o . Levantamos tambm fortes objees ltima proposio do p a r g r a f o . Em ateno deciso da assemblia citada, aceitamos o perodo de vinte e cinco anos como o prazo mximo durante o qual podem os documentos permanecer junto administrao corrente, quando nenhuma modificao na mesma tenha ocorrido.

39 T a l perodo , no entanto, inteiramente arbitrrio e inadequado para os arquivos de todos os ramos do governo. Assim recomen dvel, sem dvida, que os do Registro C i v i l perdurem mais do que vinte e cinco anos no mbito deste, e transferir os registros de tal ramo dos servios pblicos, ainda que aps trinta ou quarenta anos, afigurar-se-ia altamente impraticvel. Por outro lado, h outros documentos, como, por exemplo, listas de contribuintes relativas aos impostos locais e contas de instituies e hospitais submetidas fis calizao do conselho municipal, suscetveis de serem transferidas ao repositrio muito antes de transcorridos os vinte e cinco anos. Por via de regra, no cabe prescrever um perodo fixo neste assunto. Os documentos de cada setor, mister avali-los com base nos seus prprios m r i t o s . Urge, pois, considerar-se o prazo de vinte e cinco anos apenas como uma mdia, para indicar a convenincia de que, aps um determinado perodo, mas no muito largo, se descongestionem os rgos administrativos por meio dos repositrios de arqui vos, onde os documentos pertencentes ao passado e no necessrios ao uso administrativo corrente venham a ser preservados.

CAPITULO II

O A R R A N J O DOS D O C U M E N T O S DE A R Q U I V O
15. O arranjo do arquivo deve ser sistemtico.

Esta regra foi adotada pela Associao de Arquivistas. A f o r a o arranjo sistemtico, pode-se pensar tambm na orde nao alfabtica e na c r o n o l g i c a .
l

Ao que parece, no encontra adeptos o sistema alfabtico. Os nicos inventrios de arquivo compilados mais ou menos alfabeticamente so os de Deventer e de Vlissingen. No primeiro, regis tram-se os documentos seguindo a ordem em que foram achados nas caixas, e a esta enumerao inteiramente aleatria segue-se uma lista alfabtica pormenorizada, de tal forma que a ordem alfabtica , na verdade, a nica presente no inventrio. Parte do inventrio de Vlissingen aparece pura e simplesmente arranjada em conformi dade com a ordem alfabtica. N o h, contudo, despender muitas palavras com tal sistema. Ao que se sabe, nunca foi aplicado ao prprio arquivo. N e m consta que o arranjo alfabtico do inventrio possua quem o advogue. Demais, evidente que o ndice alfabtico anexo ao inventrio oferece as mesmas vantagens que teria o in ventrio ordenado alfabeticamente. Caso os documentos sejam descritos e arranjados de modo adequado, um ndice semelhante revelar-se- curto e cmodo para o uso. Os defensores da ordenao cronolgica so muito mais nume rosos . Os inventrios dos arquivos de Groninga, Overijsel, Z e lndia, Kampen e Middelburg (sem falar nos de menor importn cia) compilaram-se dessa maneira. E no h surpreender-se com isto, j que tal arranjo apresenta grande vantagem. Para os estu-

1. Por esta distino j se evidencia que aqui, como em outros pontos, a palavra sistemtico usada numa acepo restrita. Ao dispormos do cumentos na ordem cronolgica ou alfabtica, tambm seguimos um sistema, mas no temos em mente, presentemente, o sentido mais geral de sistema e de sistemtico.

42 diosos da histria poltica, os inventrios elaborados desse modo afiguram-se de uso prtico, j que neles se localiza, num relance, tudo o que se relaciona com determinado p e r o d o . Os arquivistas, no entanto, que, de acordo com a natureza do caso, examinam mais intimamente a elaborao do inventrio, revelam-se menos cegos s desvantagens inerentes a tal sistema. Na realidade, elas so con siderveis. Se um arquivo (ou melhor, um acervo muito diminuto) se compe, o que se d com raras excees, exclusivamente de documentos isolados, pelo menos possvel aplicar coerentemente a o r d e n a o c r o n o l g i c a . M a s ainda nessa hiptese surge um in conveniente: o sistema requer para cada documento uma data definida. As inmeras peas sem data, presentes em todos os arqui vos, enquadram-se apenas por conjetura e, porque no raro locali zadas erroneamente, passam despercebidas s buscas. V i s t o que tal situao s ocorre, naturalmente, com as colees de dimenses muito reduzidas, no muito grande tal desvantagem. M u i t o mais grave o problema quando se trata de conjuntos algo volumosos. Aparece de pronto uma srie de outras contra-indic a e s . A mais bvia reside no fato de que os documentos encader nados, que constituem, de longe, a parte mais importante do arquivo (via de regra 9/10 do total), - no se acham desprovidos de datas, como os papis que acabamos de mencionar, mas possuem, ao con trrio, mais de uma data. Por conseguinte, no comportam locali zao nos acervos arranjados cronologicamente. Chega-se, assim, de pronto, concluso, antes irrisria, que a frao mais relevante da coleo (os volumes encadernados) ou deve ser excluda do in ventrio e relegada ao cabealho Manuscritos, injustificvel no inventrio de arquivo, ou at mesmo, outras vezes, excluda de todo, como ocorreu recentemente no inventrio do arquivo de Leeuwarden. impossvel, naturalmente, decompor em suas partes tais volumes. No tocante s sries de contas, maos de cartas, dossies de documentos, e t c , admite-se a exeqibilidade de tal sepa rao, e, se se visa a perfazer o arranjo cronolgico de modo coeren te, mister, na medida do possvel, recorrer a ela, na seqncia cronolgica. Caso, entretanto, tal expediente seja de fato emprega do (muitos recuaram diante dele, como se compreende), torna-se ento, antes de mais nada, to extremamente longa a descrio, que a custo se aspirar concluso do i n v e n t r i o . N o se cifra nisto, porm, a maior objeo. A l g o mais srio a absoluta impos sibilidade, num arquivo com arranjo puramente cronolgico, de al canar uma vista global do c o n t e d o : basta imaginar, por exemplo.

2.

N o s arquivos franceses a p r o p o r o est longe de ser t o elevada. ( F . )

43 a dificuldade de verificar-se se uma srie de contas, relativas a certa cidade, est completa. Sem embargo, a objeo de maior fora a de que, pela desin tegrao dos numerosos dossis, se destri a relao natural entre oa documentos. O exemplo citado habitualmente pelo professor cia cole des Chartes de Paris (onde /e respect des fonds sempre recomendado com insistncia) t o r n a r mais claro este ponto. Em vrias divises de arquivo achavam-se numerosos documentos isola dos do fim do sculo X V I I I , na maioria sem data e, em grande parte, no completamente inteligveis, mas relativos sempre a assun tos de interesse. Quando se dispersaram tais papis, com mira no arranjo cronolgico, soube-se, acidentalmente, por meio de uma nota, que todos foram achados no Gabinete de Lus X V I . Natu ralmente, houve pressa em reuni-los e lig-los, o que se afigurava ainda possvel merc das marcas externas. E ento, quando um documento elucidou o outro, quando, por compar-los, se revelaram as datas e se conseguiu identificar a maior parte das escritas, tor nou-se evidente que os papis formavam uma coleo que, como o indicava o fato de haver sido encontrada no Gabinete Real, adquirira grande importncia para o conhecimento da poltica de Lus X V I nos ltimos anos do seu reinado. provvel que tal exemplo (ao qual, extrados da sua pr pria experincia, cada arquivista acrescentar inmeros outros) far, no fim de contas, com que hesite a maioria dos historiadores quanto a dar a preferncia ao arranjo cronolgico do arquivo. Na verdade, no se admite continuasse esta predileo se houvesse con sidervel nmero de inventrios de arquivos ordenados cronologi camente. Que se diria, por exemplo, de um desses meios de busca que descrevesse, pea por pea, numa lista cronolgica nica, todos os arquivos na custdia do rquivo-Geral do Estado (os dos E s tados-Gerais, do Conselho de Estado, da Companhia das ndias, dos Estados da Holanda, os arquivos judicirios, etc.), notadamente se se prosseguisse o inventrio at o ano de 1813? Parece justificar-se a preferncia dos historiadores pelo fato de se con finarem Idade M d i a quase todos os inventrios cronolgicos, quando a quantidade relativamente pequena de peas e, em parti cular, a quase total ausncia de volumes e maos ofereciam fraca resistncia a uma ordenao semelhante dos arquivos. As dificul dades despontam quando, em pocas posteriores, assumem o pri meiro plano os citados conjuntos. Eis tambm, com toda a evi dncia, a razo pela qual cessa tantas vezes, no fim da Idade M d i a , a compilao de inventrios cronolgicos. Do que ficou exposto depreende-se, portanto, que o arranjo sistemtico o mais recomendvel. N o significa isto, no entanto, que n o venha a ser muito til e louvvel publicar calendrios.

44 cronologicamente dispostos, dos documentos importantes (por exempio, dos instrumentos formais) de um arquivo ordenado sistema ticamente (ver P a r g r a f o 72 e seguintes) . Ao faz-lo, vamos, de modo adequado, ao encontro das aspiraes dos historiadores. M a s tais calendrios correspondem a objetivos algo diferentes dos do i n v e n t r i o . Ao inventrio compete estabelecer, em definitivo, o sistema de arranjo do arquivo. S posteriormente, possvel co mear a compilao de calendrios, sem ameaar com isto a ordena o requerida. 16. O sistema de arranjo deve ser baseado na organizao original do arquivo, a qual, na sua essncia, corresponde organizao do rgo administrativo que o produziu. Esta regra, adotada pela Associao de Arquivistas, , de todas, a mais importante, porque nela se formula o princpio fun damental, do qual derivam as demais normas. Acabamos justamente de dizer que o arranjo sistemtico do arquivo se afigura, em geral, como o mais recomendvel. A questo, agora, consiste em saber que sistema deve ser seguido na referida o r d e n a o . Dois mtodos se oferecem nossa a t e n o . O primeiro adota vrios cabealhos arbitrariamente determinados (por exemplo, rgo administrativo, Finanas, Assistncia, etc.), correspondentes aos que, via de regra, aparecem no catlogo da biblioteca. O outro sistema, ao contrrio, no fixa cabealhos arbitrrios, mas apenas os sugeridos pelo carter e organizao do prprio arquivo a saber, os cabealhos condizentes com os vrios ramos do rgo administrativo que produziu este ltimo. Por vezes, primeira vista, parecem diferir os dois sistemas to s quanto aos nomes dos cabealhos: seo r g o adminis trativo num deles, dir-se-ia corresponder no outro, a dos Arqui vos do Conselho; seo Finanas, a dos Arquivos da Cmara de F i n a n a s ; seo Assistncia, a dos Arquivos da Cmara de Beneficncia. Tal similitude , porm, aparente. Antes de mais nada, numerosos cabealhos, prprios do primeiro dos sistemas, faltam ao segundo, por exemplo, as sees Assun tos eclesisticos e Servio Mdico, j que, para tais matrias, n o se criou em geral nenhum organismo administrativo separado. M a s at mesmo sees que esto em correspondncia, ao que parece, nos dois sistemas, jamais contero as mesmas coisas. Tomemos uns poucos exemplos do arquivo da cidade de Utrecht. O Ttulo Finanas abranger, por um lado, muito mais do que Cmara de F i n a n a s , visto que inclui no somente os documentos finan ceiros de que trata esta ltima, mas tambm os inmeros papis que interessam ao prprio Conselho. Por outro lado, conter muito menos, porque referida Cmara cabia no apenas a r d m i n i s t r a o

45 das finanas, mas tambm o cuidar das obras pblicas e, durante longo perodo, do aquartelamento dos soldados, de sorte que o seu arquivo encerrar copiosos documentos que o outro sistema teria arranjado sob o cabealho O b r a s Pblicas e Assuntos M i l i t a r e s . Ilustrao ainda mais impressionante, fornece-a a assis tncia pblica que, em Utrecht, se achava dividida entre a C mara de Beneficncia e a C m a r a de Comrcio, esta ltima mantida pelas contribuies de taverneiros, igrejas paroquiais, carreteiros, guardas das portas da cidade e negociantes nos distritos extramurais. Enquanto, portanto, num inventrio compilado de acordo com o segundo sistema, o tpico Assistncia se distribuiria por duas sees, os documentos relativos s contribuies acima mencionadas seriam dispostos, pelo primeiro critrio, num certo nmero de outras entradas (Indstria, A s s u n t o s eclesisticos, e t c ) , onde formariam um conjunto nada satisfatrio. O que dissemos mais do que suficiente para mostrar que os dois sistemas diferem, por completo, quanto natureza, e que, por conseguinte, se impe uma escolha entre eles. A vantagem incontestvel do primeiro reside em que parece colocar o consultante do arquivo na posio mais favorvel para co nhecer, sem dificuldade, sob que cabealho encontrar o documento ou documentos atinentes ao assunto do seu interesse. T a l mrito, embora grande, no decisivo. O sistema aceita cabealhos es tranhos ao arquivo e sua o r g a n i z a o . Seria o mesmo que algum ordenar uma biblioteca consoante os gneros de a n c a d e r n a o ou as linhas de gua do papel e prestar, assim, destacado servio aos historiadores das artes do livro e do papel, em detrimento, porm, do n m e r o muito mais significativo de pesquisadores desejosos de consultarem o contedo do livro. N o tarda a ser cobrado o preo de forar-se o arquivo a esquema estranho ao que lhe p r p r i o . Se, por um lado, o sistema serve ao pesquisador, indicando~lhe prontamente a seo a exa minar, desvia-o, por outro, do seu caminho correto. Caso, por exemplo, com o auxlio do ndice, tenha ele apurado quando as resolues do rgo administrativo encerram algo sobre o assunto de sua investigao (e isso , em todo caso, o meio adequado para inici-la), no lhe ser possvel, sem uma busca complicada, des cobrir onde se acham conservadas as cartas e outros documentos que se relacionam com as atas em questo exatamente o que se revestir da maior importncia a seus olhos. J se afigura esta uma sria objeo ao m t o d o . M a s h outra mais grave ainda e, na verdade, definitiva: o arquivista no pode aplicar tal processo, pelo menos no de maneira coeren te. Enquanto, numa biblioteca, cada livro foi escrito pelo autor, via de regra, com determinado objetivo e, por conseguinte, trata de

46 assunto particular ou, pelo menos, apresenta certa unidade, ocorre habitualmente que o documento de arquivo (verbi gratia, uma car ta) versa duas ou mais matrias muito diversas e, portanto, deve, de acordo com o sistema, figurar em duas ou mais sees. Esta dificuldade de grande peso, mas, num arquivo composto apenas de documentos isolados e de reduzidas dimenses, no de todo insupervel. M u i t o mais importante se torna ela, todavia, num arquivo normal, em que os volumes e maos constituem, de longe, a parte principal. Com efeito, se examinarmos como estes se formaram, logo descobriremos que o seu contedo muito raramente constitui a causa da sua r e u n i o . A razo determinante residiu, em geral, na forma dos documentos. Destinou-se determinado volume s resolues administrativas ou s decises judiciais, outro s escri turas lavradas perante a corte. Agruparam-se em maos as cartas ou requerimentos recebidos, as quitaes de contas, etc. N o obstante, apenas muito excepcionalmente, e em circunstncias es peciais, dispuseram-se nos volumes os vrios papis concernentes a um assunto singular. Ocorreu menos raramente formarem-se os dossis desta sorte, mas o seu nmero assaz diminuto em comparao ao dos volumes. Como natural, no cabe desmembrar estes ltimos, o que, a rigor, se admite para os maos e dossis, embora venhamos a defrontar as mesmas objees j suscitadas ao descrevermos o sistema cronolgico, cuja aplicao coerente envolve as mesmas e x i g n c i a s . Logo, a menos que queiramos colocar todos os volumes e maos sob o ttulo inexpressivo Assuntos gerais, capaz de en globar nove dcimos do arquivo, ver-nos-emos de novo a braos com a parte principal da coleo. O expediente de colocar as resolues nos rgos Administrativos, as decises em Justia, etc., de pouca valia. Com efeito, no caso, por exemplo, da pesquisa relativa ao direito da comunidade sobre um terreno, ser mister examinar todas as divises do arquivo, j que, por certo, na entrada F i n a n a s , se encontraro menos documentos referen tes ao assunto, do que em cabealhos que nos achamos propensos a esquecer. S a ordenao sistemtica de um arquivo, a qual se funde sobre a sua antiga organizao, conduz a resultados satisfatrios. S assim, ao cabo, sero corretamente resolvidas as inmeras ques tes suscitadas pelo arranjo da coleo. E s este processo se aplicar coerentemente ao acervo de dimenses considerveis. Certas correlaes existem, de velha data, em cada arquivo. Os secretrios que o constituram estabeleceram, consciente ou inconscientemente, determinadas regras para a preservao e o r d e n a o dos documen tos . De um modo geral, de presumir-se que tais preceitos so me-

47 lhores e quadram mais com a natureza da coleo do que aqueles que estejamos tentados a aplicar-lhe. Os funcionrios dela con temporneos certamente conheciam melhor a natureza dos seus arquivos e as exigncias da prtica. A i n d a , porm, que tais empregados anteriores seguissem, por vezes, critrios a nosso ver estranhos, quando reuniam diferentes assuntos num mesmo registro, ou numa conta nica, no possvel, agora, introduzir modificaes. A unidade desses instrumentos impede qualquer desmembramento e determina, a seu turno, a uni dade dos maos de documentos entrados ou de recibos relativos ao dito registro ou conta, os quais esclarecem os primeiros de modo rigorosamente acertado. Assim, e apenas assim, alcanam os maos toda a utilidade a que visavam utilidade muito maior do que se fossem desmem brados, e os documentos distribudos atravs da coleo, a fim de serem arranjados sob forma de peas singulares de acordo com a matria versada, sobre a qual fornecem informaes antes escassas e, em si mesmas, insignificantes. Donde no ser mais possvel des truir, de todo, a antiga organizao do arquivo e substitu-la coe rentemente por outra. E onde, por exceo, tal se d, dano irrepa rvel advm para a coleo, fora de qualquer proporo com os benefcios que se tentou conquistar desta maneira. Por conseguin te, no tanto a preferncia pelo sistema referido que nos move a recomend-lo, quanto a percepo de que o arquivista que traa com p o n d e r a o o seu plano prvio, e deseja execut-lo coeren temente, ver-se- realmente forado a a d o t - l o . A organizao original de um arquivo deve corresponder naturalmente, nas suas linhas principais, antiga estrutura da entidade administrativa que o produziu. Isso dispensa demonstra o . A antiga organizao no se formou arbitrariamente, no resultou do acaso, mas a conseqncia lgica do modo por que se constituiu a unidade administrativa, de cujas funes o arquivo o resultado. Esse rgo construiu, por assim dizer, o seu arquivo e, ao faz-lo, tomou em considerao a sua prpria constituio e necessidades. Toda entidade de alguma importncia introduziu, medida que se desenvolveu, certas divises na sua a d m i n i s t r a o . A p r e p a r a o e, at mesmo, a execuo, de determinados atos de uma gesto foram freqentemente confiados a comits especiais permanentes e a funcionrios mais ou menos independentes ou, na pior hiptese, suficientemente autnomos para que lhes fosse permitido, em muitos casos, constiturem um arquivo p r p r i o . Os acervos de tais comits (as atas, os documentos recebidos, etc.) no podem confundir-se, segundo a nossa definio, com o arquivo especfico da administrao central, j que aqueles papis no foram por ela elaborados ou recebidos. Correm paralelas as duas

48 sries de documentos, embora muitas vezes se refiram aos mesmos assuntos, e os acervos dos mencionados comits devem, pois, ne cessariamente, constituir sees especiais no arquivo da entidade principal. V-se, assim, que o arquivo de um rgo administrativo por fora refletir, essencialmente, a estrutura deste. Ao se discutir, na Associao de Arquivistas, a proposio em apreo, houve, num ponto, divergncia de opinies. Seria avisado, indagou-se, fazer com que o arranjo do arquivo dependesse da organizao antiga e, por vezes, defeituosa, quando ocorria, at mesmo, que secretrios de escassa experincia a estabelecessem, em desacordo com o rgo administrativo? N o seria mais correto ater-se estrutura da entidade mesma, que talvez fornecesse o fio condutor para a organizao do arquivo? Redarguiu-se que no era organizao da repartio, mas do arquivo, que cabia deci dir. Seria quase inconcebvel que, por bisonho que fosse o funcionrio, estabelecesse um arranjo que, no todo. entrasse em conflito com a estrutura administrativa. No final das contas, n o lo graria sequer combinar os documentos recebidos pelos diferentes ramos da a d m i n i s t r a o . N o obstante, ainda que, por extraordin rio, tal fato se desse, seria sempre ao antigo arranjo que caberia fornecer a base para o novo. N o tencionamos encontrar teorica mente a organizao do arquivo correspondente antiga organiza o administrativa. Esta ltima nos relativamente indiferente, e talvez no tivssemos a idia de tom-la como guia da estrutura dos nossos arquivos, se no fssemos compelidos a faz-lo compelidos, na verdade, pela organizao mesma do arquivo, a qual, nos seus traos principais, se acha inalteravelmente fixada pelo fato de se combinarem os documentos correlatos em volumes, maos e dossis. A ela, queiramos ou no, fora nos submetermos. A p s a precedente explicao, a assemblia adotou a proposta. N o sem satisfao que nos vemos autorizados a declarar que o sistema de arranjo acima esboado nico correto e pos svel, como o mostrou a experincia recomendado, com plena independncia da nossa opinio, por colegas nacionais e estran geiros, a cujo parecer atribumos grande valor. J desde 1875, o arquivista da provncia de Utrecht, D r . Vermeulen, afirmou que no catlogo de um arquivo pode e deve aparecer um esquema da composio dos primeiros rgos administrativos. Escreveu ulti mamente o arquivista de Colnia, D r . Hansen: T a m b m nos Arquivos de Colnia, ao que me parece, o nico modo de alcan ar-se arranjo vlido em qualquer tempo chegar-se ao princpio formal de o r d e n a o , acolhido pela maioria dos grandes Arquivos da Alemanha, o qual consiste em restabelecer, to completamente quanto possvel, a organizao das antigas divises administrativas.

__ 49 E Clemente L u p i , arquivista de Pisa, j repetia em 1875, porque conforme as suas p r p r i a s vistas, a afirmao de Leopoldo G a leotti, diretor do Arquivo dos Bens da Coroa da Itlia: O arquivo bem ordenado deve apresentar, no arranjo dos documentos, a imagem exterior da estrutura orgnica do Estado, assim como o bom arquiteto revela, na fachada, o objetivo e a estrutura interna do edifcio. Se, no que precede, se traou uma distino ntida entre o arranjo sistemtico segundo os r g o s administrativos e segundo os assuntos, no se pretendeu significar com isso que o ltimo critrio deva ser de todo rejeitado tambm no tocante s subdivises. Caso, por exemplo, os papis recebidos por determinado comit no fossem arquivados na ordem cronolgica e, portanto, fossem preservados to-somente de maneira fragmentria, no se levan taria a menor objeo contra o subdividir-se o cabealho que os inclusse a todos, porque amplo. E isto em v r i o s grupos, de acordo com o contedo dos documentos, e desde que estes conduzissem aludida d i v i s o . Em nossos inventrios, por conseguinte, ocorre encontrarmos sees inteiras com ttulos como Arquivos do Con selho, mas repartidas deste modo: 1 . Resolues, 2. D o cumentos r e c e b i d o s . Os ltimos, a seu turno, comportam as subdivises: Finanas, Obras Pblicas, Assuntos eclesisticos, etc. H que fazer-se ainda outra observao. A estrutura antiga do arquivo, urge que a mantenhamos pelas razes expostas. M a s desnecessrio, e at mesmo inconveniente, dentro de tais limites, adotar, em todos os seus particulares, a ordem primitiva dos documentos. Os primeiros administradores dos arquivos, que visavam a [ins diversos dos nossos nos inventrios por eles feitos, realizaram, at o pleno sculo X V I I I , trabalho de todo inadequado s presentes exigncias. Constitui, pois, no somente um direito nosso, mas dever positivo, modificar arranjo de documentos por tal forma superficial. 17. No arranjo do arquivo, portanto, urge, antes de mais nada, restabelecer quanto possvel a ordem original. Somente ento ser possvel julgar-se se conveniente, ou no, e at que ponto, dela a p a r a r - s e . N o repousa tal regra na obedincia servil antiga organiza o do arquivo, nem requer a r e s t a u r a o da ordem mais remota sob a alegao de que, em si mesma, no era suscetvel de aperfei o a m e n t o . Admite, pelo contrrio, a possibilidade de desvios oca sionais respeito o r d e n a o antiga. Conforme, porm, com o prin cpio enunciado no pargrafo precedente, faz ressaltar o fato de que, via de regra, aquele arranjo se estabeleceu em consonncia com os requisitos da organizao passada e se acha a eles estrei-

50 tamente vinculado. Se algum desejar inteirar-se desta e como possvel descrever-se um arquivo, quando se desconhece a estru tura da entidade a que ele mesmo deve a existncia? dever estudar inicialmente o arranjo do acervo, o modo por que se formou e transformou enquanto ainda um organismo v i v o . Releva, portanto, neste ponto, responder pergunta: neces srio restabelecer o arranjo antigo a fim de que se possa conhe c-lo? Na verdade, afigura-se possvel determinar a ordem pri mitiva do arquivo, pelo menos nas linhas gerais, com base em umas tantas sries e registros, e decidir, a partir deles, at que ponto convm mant-la ou dela se afastar. Por vezes, com efeito, nenhuma dificuldade da resulta, mas no h como sab-lo a priori. O que, primeira vista, parece erro do antigo arranjo do arquivo revela-se, mais tarde, como decor rncia de alguma peculiaridade na organizao anterior do rgo administrativo. O que permaneceu inexplicado a um exame super ficial, capaz de tornar-se perfeitamente claro e parecer plausvel, graas a descobertas posteriores. E d-se, por vezes, que s se verifique tal coisa quando a ordem original foi destruda e dif cil, ou at mesmo impossvel, reconstitui-la. E i s por que se julga mais avisado restaurar, na sua totalidade, a ordem original, isto na medida em que subsistam vestgios dela, e ento, caso imprescindvel, introduzir-lhe os aperfeioamentos ou aplicar o princpio diretor, descortinado no antigo arranjo, aos do cumentos, cuja ordem se destruiu de modo irreparvel. M a s cumpre advertir seriamente que no h formar uma idia da estrutura pri mitiva do arquivo com dados incompletos, e continuar a elaborar ou introduzir modificaes sobre tal base. Isto levaria facilmente a subestimar o rigor do mtodo e, mediante o desprezo de certos elementos, a um conceito falso. Seria prefervel, contudo, seguir a opinio do professor que permitia a seus alunos omitirem o e feminino de een, mijn, etc. somente, porm, quando estivessem nas classes mais adiantadas. A q u i se d o mesmo. Quanto mais arqui vos tenha algum ordenado, tanto maior liberdade p o d e r tomar neste campo. M a s tanto mais certo ser, tambm, que, instrudo pela experincia, venha a trilhar o caminho justo. Ocorre que, aps restaurado o primeiro arranjo, se verifique, por fim, a impossibili dade de mant-lo em vrios pontos. Ser mister, talvez, destruir de novo a ordem antiga, reconstituda, quem sabe, com grande esforo. Sem embargo, tal trabalho no se afigurar de todo intil, pois no se concebe que nada haja a preservar da ordenao original. Por vezes existe algum inventrio e ter-se- o ensejo de formar, a t r a v s dele, uma idia da disposio passada do arquivo. A maioria de tais meios de busca, entretanto, foi compilada com

51 algum objetivo particular, verbi gratia, a propsito da transferncia do arquivo de funcionrio a funcionrio. Eram ento realizados de afogadilho e as descries, ainda mais sumrias que de costume, nem sempre revelam o contedo dos documentos com e x a t i d o . Semelhantes inventrios (um dos quais, por exemplo, foi compilado em 1649, quando o arquivo de Montfoort passou para os Estados de Utrecht) so destitudos de valor e seria temerrio tom-los como justificativa para a condenao do arranjo antigo. 18. A ordenao original de um arquivo pode ser modificada a fim de se corrigirem divergncias em relao estrutura geral do mesmo, quer se atribuam tais divergncias a erros dos administradores do arquivo, quer resultem de modificaes temporrias no sistema de custdia dos docmumentos. Se os primeiros administradores do arquivo jamais incorressem em erro e se se ativessem sempre aos princpios observados pelos seus predecessores no tocante ao arranjo dos documentos, n o haveria azo para o abandono da ordem assim implantada no con junto de p a p i s . M a s nem sempre houve o cuidado de aplicar, com coerncia, os preceitos que eles prprios, ou os seus predecessores, adotaram para os arquivos, e assim, em cada um destes l timos, apresentam-se irregularidades que conveniente corrigir. Isto se aplica, em primeiro lugar, aos erros simples. Neste caso, compete ao arquivista fazer o que teria feito o administrador, se inteirado da falha: corrigi-la. No caso, por exemplo, de um arquivo judicial, onde se formaram sries ou maos separados de minutas originais para as escrituras de transferncia de propriedade e para as de hipoteca, e uma das hipotecas foi erroneamente arqui vada entre as citadas escrituras, cumpre ao arquivista retificar o desacerto. A l g o diferente o caso seguinte. A princpio ocorria amide que, por exigncia de um processo ou para formar uma coleo de retroacta, se extrasse determinado documento do arquivo a que pertencia, para acrescent-lo ao amarrado, feito posteriormente, de atos processuais ou retroacta. A praxe teria sido, sem dvida, repor o documento no lugar, mas nem sempre foi ela observada e, na verdade, a exceo se deu com tal freqncia que de presumir-se ter havido muitas vezes inteno de deix-lo naquele ltimo dossi, cuja consulta o administrador antevia mais reiterada.
3

Todavia, ainda neste caso, compete ao arquivista recolocar o documento na srie pertinente. A administrao anterior, alis, j devia t-lo feito, e no dossi recm-constitudo ter includo uma
3. cumentos P a l a v r a n o consignada pelos d i c i o n r i o s , mas que significa os d o anteriores relativos mesma m a t r i a .

52 cpia da pea, ou uma nota remissiva para a srie que a contivesse. Ao retirar, pois, tal papel do dossi, urge que o arquivista ponha, no lugar dele, a indicao respectiva. D - s e tambm que seja forosa a insero de nota similar no caso do documento intercalado, por engano, numa srie estranha, da qual foi removido posteriormente. Se por exemplo, for nume rada a srie da qual se extrai determinado item, convm nela inserir nota esclarecedora da razo pela qual falta um n m e r o , para que no a julgue incompleta o consultante. N o raro se verifica, outrossim, que o novo administrador do arquivo proceda de maneira algo diferente da que fora seguida pre cedentemente no arranjo dos documentos. Onde dantes se incorpo ravam, numa srie nica, escrituras de transferncia e hipotecas, entra ele a distinguir duas seqncias. Onde os documentos recebi dos e as minutas expedidas eram apostos s resolues, entra ele a conserv-los separadamente. D - s e que a alterao introduzida per dure, porque se revele conforme evoluo do rgo que produziu o arquivo. D - s e , tambm, que cedo se prefira o arranjo anterior e, por conseguinte, que se retorne a ele. Neste ltimo caso cometeu o administrador um erro que teria evitado, se pudesse tudo prever. Cumpre ao arquivista corrigi-lo, no tocante aos poucos anos em que se manteve o afastamento da ordem natural. Em suma, ao arquivista lcito introduzir quantas modificaes na organizao antiga visem a patentear as diretrizes do arranjo mesmo dos p a p i s . Pela prpria natureza das coisas, nem sempre ser admissvel sustar, uma vez comeada, a divergncia em relao ordem natural. Justamente a razo que impe se preserve, na medida do possvel, a disposio primitiva de arquivo a saber, o fato de que a este conferiu traos muitas vezes indelveis conduz tambm, em casos especiais, conservao da ordem adotada. Se, de acordo com o exemplo acima, as escrituras de transferncia e as hipotecas se ins creveram em diferentes registros, e se, no das escrituras, foi arrolada uma hipoteca, no h como modific-lo. Ao arquivista resta apenas, no ponto do inventrio em outro lugar, chamar a ateno para a sua omisso e indicar-lhes o paradeiro. Ao contrrio, se o prprio arquivista tomar a liberdade de divergir do arranjo antigo, h que mencionar isso no inventrio ou na introduo deste e dar a conveniente justificativa. Pode ocorrer, no entanto, que em parte radicalmente distinta do arquivo, ou em estudo anterior modificao introduzida pelo conservador, se faa referncia ao local onde, por erro, se mantinha no incio o do cumento. Para que tal indicao seja posteriormente til, urge se saiba onde foi ele colocado. De um modo geral, com efeito, aconselhvel relacionarem-se todos os cmbios realizados. N i n g u m

53 pode, afinal, lev-los a cabo sem os ter antes legitimado aos seus prprios olhos. Por que, ento, no apresentar aos outros uma ex planao deles? 19. No arranjo do arquivo, os interesses da pesquisa histri ca somente em segundo lugar devem ser atendidos. M a i s breve, embora talvez menos claramente, pode exprimir-se o preceito, de acordo com os autores alemes, da seguinte manei ra: as exigncias do arquivo tm precedncia sobre as histricas. N o lcito, portanto, desmembrar nenhuma srie de cartas rece bidas, sobre os mais diversos assuntos, pelo rgo administrativo, para constituir um mao de documentos correspondentes a deter minada matria especfica. Menos ainda caberia extrair as peas sobre o mesmo tema, de sries diversas, para reuni-las todas, como se fez outrora no Arquivo-Geral do Estado, com mira na constitui o do grupo de Documentos atinentes s Expedies P o l a r e s . A i n d a , quando, num arquivo no ordenado, se ache dispersa certa quantidade de cartas ou outros papis de dado tipo, aconselhvel formar com eles vrias sries de correspondncia ou de outros do cumentos segundo as suas similitudes. Caso se encontre um amarrado ou dossi de documentos refe rentes ao mesmo assunto e se tenha certeza de que estes n o foram agrupados recentemente, natural que se deva conserv-lo como tal. Se, porm, documentos soltos, ou, por assim dizer errantes, que no se conseguem colocar em srie alguma, vm a ser identificados num arquivo, nada obsta a que, no arranjo dos mesmos, se tomem em considerao os interesses da pesquisa histrica. Demais, calen drios e ndices cronolgicos e alfabticos minuciosos podem servir para facilitar tal investigao. Na o r d e n a o dos repositrios franceses de arquivo prestou-se ateno especial, sobretudo, s exigncias da pesquisa histrica. Arrancaram-se, assim, os pa pis das duas conexes originrias para mescl-los uns aos outros. Hoje, contudo, de um modo muito geral, tem sido o sistema criticado, at mesmo na prpria F r a n a . Grave objeo suscitada por combinao semelhante de documentos reside na impossibilidade, da resultante, de seguirem-se as esferas de atividade dos rgos administrativos.
4

Alm disso, papis que do ponto de vista histrico ofeream talvez duplo interesse, verbi gratia, para o estudo da assistncia p4. N o se deve, p o r m , exagerar tal o b s e r v a o . N o s A r q u i v o s depar tamentais franceses a maioria dos documentos se acha ordenada por cole es, de acordo com a sua fonte. Os i n v e n t r i o s dos arquivos do T r i b u n a l de Contas de L i l l e e do T r i b u n a l de Contas da Bretanha, compilados e impres sos h meio sculo, foram recentemente revistos e reimpressos segundo o arranjo original dos arquivos daquelas C o r t e s . ( F . )

54 blica e do direito eclesistico, se colocados no mao relativo ao pri meiro dos assuntos, l no sero procurados pelos estudiosos das questes jurdicas eclesisticas. Prestou-se, destarte, ateno exclu siva, no arranjo, aos requisitos de determinadas investigaes hist ricas, com sacrifcio dos das restantes. J assinalamos acima (Pargrafo 15) que inmeros historiado res consideram a ordem cronolgica dos documentos conveniente para os seus estudos. Por muito que se aconselhasse tal sistema para a pesquisa histrica, ainda assim afirma claramente a nossa regra que n o basta essa r a z o para justific-lo em relao aos documentos. Com efeito, os interesses da investigao histrica somente em segundo lugar devem ser atendidos. 20. No arranjo do arquivo deve-se ter em mente que os documentos que contm os atos do rgo administrativo, ou de um de seus funcionrios que atue a ttulo oficial, formam o esqueleto do arquivo.
5

Este preceito foi adotado pela Associao de Arquivistas. To mamos a liberdade de fazer duas pequenas alteraes no seu enun ciado, suprimindo o termo pessoa coletiva e substituindo empre gados por funcionrios, em conformidade com a terminologia por ns ajustada do Ministro , no P a r g r a f o I.
6

Em oposio forma adotada, outra redao tinha sido propos ta durante a r e u n i o : As sries de resolues, protocolos, contas e outros documentos que, desde o tempo da sua admisso no arquivo, foram reunidos em volumes, maos ou pacotes, formam o esqueleto do arquivo, redao, contudo, rejeitada pela maioria. Causa-nos certo embarao o curso tomado pelas discusses, pois parte quaisquer preferncias pessoais somos de opinio que o texto preferido colide com o Pargrafo 16, igualmente aprovado na reunio, a despeito de, nos debates, ter sido a matria do conflito expressamente assinalada. Consideramo-nos obrigados, por deciso da assemblia, a aceitar-lhe o enunciado. Apesar de que, aqui e ali, e nesta regra tambm, nos tenhamos permitido ligeiras alteraes no que respeita forma, a fim de harmonizar melhor as vrias
7

5. Este P a r g r a f o 20 foi revisto e consideravelmente ampliado na se gunda e d i o do l i v r o publicada em 1920, da qual se fez a presente t r a d u o . A regra testa do p a r g r a f o , na edio de 1898, tal como figura na t r a d u o francesa, est redigida como segue: No arranjo de um arquivo h que providenciar-se no sentido de que as sries de protocolos, contas e outros do cumentos que, desde o tempo da sua entrada no arquivo, foram reunidos em volumes ou maos, formem o esqueleto do arquivo. 6. O M i n i s t r o do Interior (ver nota 3 p g i n a 13) .

7. Este texto, como se nota, foi adotado na primeira e d i o do M a n u a l (ver nota 5) .

55 normas entre si, no ousamos tomar tal liberdade em relao totalidade de um preceito bsico, definitivamente aprovado, aps plena discusso, pelos membros da A s s o c i a o . Aceitamos, portan to, o texto ratificado, mas consideramos nosso dever, devido ao conflito apontado, discutir ao mesmo tempo, n o menos detidamen te, o que foi rejeitado. A regra, em ambas as verses, continha, no fim, estas pala vras: ao qual se ligam os outros documentos (de acordo com a outra forma: os documentos soltos) . Pareceu-nos que podamos omti-las, j que lhes esclarecemos o sentido mais plenamente no Pargrafo 25. Antes de explicar a regra, impem-se algumas observaes: 1. Indagou o proponente do segundo texto por que as resolu es do rgo administrativo (isto os documentos que contm os atos do rgo administrativo, ou de um de seus funcionrios que atue a ttulo oficial), eram mencionadas na proposio como a chave exclusiva para a organizao do arquivo. Pode ocorrer de fato, pensava ele, que precisamente estas resolues no formem o esqueleto do acervo. N o s arquivos dos pequenos distritos dos plderes, por exemplo, o ncleo principal constitudo pelas contas gerais das terras que so examinadas por ocasio da assemblia anual. Registravam-se as resolues aps aqueles instrumentos ou (caso tomadas em assemblias posteriores) escreviam-se as citadas decises sobre folhas soltas, as quais, com todas as demais relativas s deliberaes, ou delas resultantes, compunham um dossi. N o so, pois, as resolues, mas as contas que nesse caso representam o esqueleto do arquivo, e em torno delas que todas as outras peas (e no apenas os recibos) devem ser agrupadas. Isto se torna ainda mais palpvel onde h duas sries de tais instrumentos, cuja existncia impe a diviso dos documentos refe rentes s obras gerais dos diques em dois grupos, de acordo com as sries em que se prestava conta. M a s , ainda quando, como ocorre em geral, as resolues eram a espinha dorsal do esqueleto, este raramente ou quase nunca se limitava coluna vertebral. Acontece que um rgo administrativo implante duas ou mais sries paralelas de resolues. Neste caso as duas constituem a estrutura do arquivo. Se, porm, ocorresse ao rgo administrativo a idia de atribuir a um volume as resolues, mas de repartir os papis correlatos em duas ou mais sries, ento os maos de documentos recebidos e expedidos prestariam o mesmo servio que o devido s duas sries de deliberaes no primeiro caso. Em resposta a este argumento redargiu o defensor que, no seu parecer, devem-se arquivar tam bm protocolos, contas e outros documentos entre os documentos

56 que contm os atos do conselho administrativo de uma entidade coletiva ou de um dos seus funcionrios que atue a ttulo oficial. Os dois textos, a esse respeito, significam, por conseguinte, a mes ma coisa, embora um a exprima um tanto mais claramente. 2. O esqueleto do arquivo. Sobre o sentido desta metfora originou-se, na assemblia, um equvoco que, graas sua importn cia, digno de interesse. Quando a defendia, quem a usou em primeiro lugar explicou que, ao faz-lo, tivera em mente o arcabouo de uma casa de madeira, ou, por outras palavras, as vigas principais. Outro membro, que logo aps se confessou invejoso do proponente quanto paternidade da imagem, concebera-a desde logo, eviden temente, como o esqueleto de um animal. Ambas as interpretaes estabelecem o fato de que as sries de documentos a que se faz meno indicam as linhas mestras se gundo as quais se organizou antigamente o arquivo. Em maior harmonia com a definio de que este um todo orgnico, a compa rao com o esqueleto animal sublinha, naturalmente, a imutabilidade de tais linhas. A outra interpretao, que se diria ter encontrado maior aceitao, aparentemente comporta maior liberdade, mas, de acordo com o seu autor, visa a limitar esta aos pormenores ripas e pranchas que somente se juntam aps as vigas principais. A q u i tambm, portanto, a distino entre os dois textos mais aparente do que real. Chegamos, agora, ao ponto de controvrsia entre os dois enun ciados. E que o adotado frisa a circunstncia de indicarem os documentos mencionados as linhas mestras da organizao porque elas contm os atos do rgo administrativo. Eis o que impediu o proponente de aceitar o enunciado mais completo e claro do seu oponente. Este, de seu lado, sublinhou, no outro texto, o fato de as sries por ele referidas constiturem as linhas mestras, porque, desde o tempo da sua admisso no arquivo, [oram reunidas em volumes, maos ou pacotes. Um deseja, por conseguinte, tomar a antiga estrutura do rgo administrativo como a chave para a do arquivo, o outro a antiga estrutura do arquivo. A interpretao do segundo, ora rejeitada, sancionou-a a princpio a assemblia, ao estabelecer a regra que atualmente figura no P a r g r a f o 16. Podemos apenas repetir o que avanamos ao coment-la: N o a considerao terica de que o conselho administrativo da enti dade coletiva se organizou inicialmente de um modo e no de outro, mas a considerao prtica de que o arquivo, de uma vez para sempre, se fixou sob formas definitivas, o que nos parece determi nar, por fora, a organizao a ser imprimida ao arquivo. Outra diferena entre os dois textos, estreitamente ligada anterior, que a r e d a o rejeitada acentua a circunstncia de que

57 apenas as sries formam as linhas mestras do arquivo, ao passo que o seu defensor, ao e x p l a n - l a ' o r a l m e n t e , declarou de modo expresso que os atos do rgo administrativo devem determinar o arranjo do arquivo, at mesmo quando fosse lavrado num pedao destacado de papel. N o se nos afigura haver razo para semelhante restri o liberdade do arquivista. Se isso for aconselhvel, por motivos prticos, em benefcio da clareza, livre algum, ao que parece, de colocar onde quiser a pea de papel isolada, a qual no forar o agrupamento de outros papis em torno de si.
8

Na prtica, no h a v e r talvez to grande diferena quanto os textos fazem supor. Assim o autor da r e d a o aprovada declarou que a sua razo especial para atribuir tal importncia aceitao, para a funo de guia, da estrutura da entidade, foi o desejo de corrigir, em plena liberdade, os erros introduzidos no arranjo do arquivo, pelos secretrios inexperientes, que divergiram da organi zao do referido r g o . J o seu oponente, partindo da interpre tao do esqueleto concebido por ele como o de um animal, expres sou o seu pensamento como segue: O arquivista procede com o arquivo como o paleontlogo com os ossos de animal pr-histrico; tenta, a partir deles, recompor o esqueleto do vertebrado. Caso deseje, entretanto, formar para si mesmo uma imagem do animal cujos ossos reuniu, segue geralmente muito de perto a estrutura do corpo e a configurao daqueles, mas de modo algum leva em conta as circunstncias acidentais, por exemplo, o fato de se haver curvado um membro devido a uma fratura, ou o de faltar uma costela. Analogamente, o arquivista, uma vez reconstrudo o arquivo na sua forma antiga, pode reparar ligeiras anomalias na estrutura, sus cetveis de estorvar o uso do arquivo e atribuveis a distraes dos secretrios sucessivos. M a s apenas sob duas condies pode faz-lo: (1) o arquivista certificar-se- de que nenhum novo erro resultar da modificao no arranjo; (2) o arquivista estar abso lutamente seguro de no haver nenhuma boa razo para a locali zao na aparncia incorreta do documento (assim como ao pa leontlogo s se permitem aquelas correes condizentes com a na tureza mesma do o r g a n i s m o ) . (Ver o P a r g r a f o 18 sobre este ponto) . O arquivista se assemelha ao paleontlogo ainda sob outro aspecto: ambos podem restaurar to-somente um estado particular do organismo, ao passo que este, enquanto vivo, mudava freqente mente de estado. Se os secretrios sucessivos, portanto, no segui8. Deve-se, naturalmente, tratar como uma srie o volume n i c o que se pretendia transformar no primeiro de uma srie, mas que, devido a cir c u n s t n c i a s acidentais, permaneceu isolado, e. g., porque o r g o administra tivo ou o c o m i t se dissolveu antes de completo o v o l u m e . ( H . ) .

58 ram exatamente, por algum tempo, o mesmo sistema de organizao, quanto s subdivises, ao arquivista, a quem dado restaurar, no seu inventrio, apenas uma organizao particular, ser facultado retificar tais anomalias. Assim pode afigurar-se oportuno reunir sob um s n m e r o vrios documentos isolados referentes ao mesmo assunto, mas pertencentes a perodos diversos. O secretrio que conservou separado o documento mais recente, sem dvida o teria colocado com o mais antigo, tambm preservado parte pelo seu predecessor, se estivesse inteirado da existncia do ltimo. ( V e r P a r g r a f o 31 sobre este ponto) . A conseqncia prtica da regra deve, pois, de acordo com ambos os textos, ser a seguinte: comear o arquivista, que enceta a tarefa de organizar o arquivo desordenado, pela r e s t a u r a o das sries de atas, cartas, sentenas, protocolos, contas, recibos, etc. 2 1 . No o assunto do documento, mas a sua destinao, o que deve determinar o lugar que lhe cabe ocupar no arquivo. Esta regra uma conseqncia necessria do sistema escolhido ( P a r g r a f o 16) para o arranjo dos arquivos. Aqueles que os dividem segundo o contedo dos documentos combinaro numa simples diviso, tanto quanto possvel, todos os papis que tratam da mesma m a t r i a . M a s como o sistema de ordenao por ns adotado (a r e s t a u r a o da organizao antiga do arquivo) se baseia essencialmente na disposio primitiva, ado tada pelo rgo administrativo da entidade coletiva, urge, como natural, que os papis sejam arranjados conforme o fato de se en derearem a um dos ramos da administrao ou, se produzidos por um deles, segundo a deciso tomada de guard-los no arquivo. Por conseguinte, se forem achadas duas cartas sobre o mes mo assunto, dirigidas, uma aos Deputados dos Estados , outra Cmara de Finanas, no se impe a sua reunio, mas sim a sua colocao nos respectivos arquivos das duas entidades. A l i estaro bem localizadas e includas no conjunto a que per tencem, pois a ambas se referem, de fato, as resolues dos Depu tados dos Estados e da C m a r a de F i n a n a s . Sero /sempre teis, quando no indispensveis para a compreenso correta dessas deli beraes, por vezes brevssimas, ao passo que, por outro lado, estas mostraro que curso de ao foi seguido no tratamento da matria a que se referem as cartas.
9

22. Nenhum volume, mao ou amarrado deve ser fragmen tado enquanto se desconhecer o motivo que levou sua formao.
9. C o m i t s de seis membros das a s s e m b l i a s provinciais designados para cuidar dos n e g c i o s cotidianos.

59 Corresponde esta norma a uma medida de prudncia, cuja observao a experincia o demonstrou altamente neces sria. raro que se confie ao arquivista a tarefa de ordenar um acervo que j n o tenha sido objeto, no passado, de alguma sorte de arranjo. O secretrio ou funcionrio da chancelaria, a quem competiu a tarefa e que, por fora das circunstncias, no fazia idia alguma da estrutura do rgo administrativo e do seu arquivo, em vez de confinar-se descrio dos volumes, maos ou amar rados nele encontrados, separou, no raro, quando o agrupamen to dos itens no quadrava com o seu conceito do arranjo requerido pelo arquivo, documentos que se achavam reunidos, e descreveu-os isoladamente ou em combinao com terceiros. A confuso resul tante por vezes irreparvel e, quando n o , s desfeita com grande sacrifcio. Nem sempre se restabelece a ordem, uma vez esta alterada. De qualquer forma se os documentos de um dossi se dispersaram em dado momento, longo h de ser o tempo reque rido para reuni-los de novo. Quem quer que tenha, alguma vez, ordenado um arquivo, antes tomado como objeto de um assim cha mado arranjo, aprovar tal advertncia contra semelhante des truio irrefletida da ordem existente. O arquivista, cuja tarefa (ver P a r g r a f o 17) restabelecer, tanto quanto possvel, a disposio antiga, antes de decidir at que ponto aconselhvel desviar-se dela, deve, caso encontre certo nmero de papis reunidos num volume, amarrado ou mao, formar idia clara da razo que induziu o administrador do arquivo a agrupar tais documentos. S ento lhe ser dado apreciar a justeza do motivo. O simples fato de que o mencionado conjunto de peas colida com as regras gerais seguidas, ab antico, no arranjo do arquivo, no ser escusa suficiente para destru-lo. O arquivista suspeita que a aparente divergncia venha a justificar-se. A histria do arquivo e do rgo administrativo que o produziu pode elucidar porque se reuniram papis que, a um exame superficial, nada em comum acusam. Ocorre muitas vezes, aps verificao, que se afigurem falsas ou, pelo menos, destitudas de valor, as razes invocadas para o agrupamento, ou que, embora aceitveis em si mesmas, deixaram elas de vigorar, perdendo a combinao da decorrente qualquer justificativa (agrupa,ram-se os documentos, verbi gratia, para uma investigao genealgica, ou sucedeu que fossem mantidos na custdia de um membro da entidade em questo, por ocasio da sua morte ou aposentadoria) . M a s em qualquer caso, a fim de que se possa julgar se o motivi da reunio dos itens lcito ou n o , e se til, deve-se, antes de mais nada, conhec-lo. E i s o que tam bm se prescreve a presente regra. H de ter-se em mente que jamais

60 se agruparam documentos sem alguma razo e que quase sempre possvel, atravs dos mesmos, averiguar-se qual tenha sido. Se ocorrer, de vez em quando, o agregarem-se os papis de modo a tal ponto peculiar que no se lhes ache qualquer explicao, ao arquivista cumpre manter o registro das peas como foram achadas, pois sempre haver ensejo para descobrir-se posteriormen te a r a z o do agrupamento. E o que se recomenda, na verdade, ainda na hiptese de ser conhecido tal motivo, mas de o arquivista no o acatar, j que pode ser importante conhecer que documentos foram reunidos, para formar um dossi ou retroacta, ou para deter minada investigao. 23. Quando necessrio, permissvel o desmembramento de volumes ou amarrados de documentos soltos, reunidos pelas admi nistraes posteriores do arquivo. Se, porm, a compilao ou volume em questo usado com freqncia pela prpria administrao ou por estudiosos, e citado como um todo, prefervel deix-lo intato e descrev-lo corno um conjunto, acrescentando-se uma descrio especial de cada do cumento no ponto conveniente. Compreendem-se pela expresso administraes posteriores todas as direes exceto as originais, isto , aquelas que imprimiram uma forma estvel organizao do arquivo. Referncia especial feita aos arquivistas e pessoas que estudaram o acervo com fins cientficos e que, ao mesmo tempo, o ordenaram parcialmente. Quantos o usaram com um objetivo de todo diferente daquele em vista do qual fora ele reunido tenderam no raro a subverter-lhe completamente o arranjo para a consecuo dos fins colimados, es tranhos natureza do arquivo. No entanto, at mesmo os que o administraram e desejaram us-lo de um ponto de vista prtico, foram culpados, por vezes, de semelhantes procedimentos menos recomendveis, mormente quando arquivos estranhos, de cuja organizao n o se achavam inteirados e de que, portanto, no sabiam valer-se, se mesclavam com o seu. Tratavam, ento, os papis desses outros arquivos como se fossem uma sorte de biblioteca a servio da administrao prpria. Exem plo bem conhecido de semelhante tratamento fornecem-no os cha mados copulaatboeken no Arquivo de Estado da Zelndia. Contm eles coleo heterognea de todos os tipos de documentos oriundos da Abadia de Middelburg e dos Estados Provinciais da Zelndia, combinados com transcritos provenientes do Tribunal de Contas da Provncia de Holanda, e t c , os quais foram coligidos e atados um aos outros sob vrios cabealhos, pouco depois da criao do Tribunal de Contas da Zelndia. E x t r a d o s da sua prpria expe rincia, pode o conservador de qualquer acervo de importncia

61 fornecer exemplos da confuso causada nos arquivos, pelos pre cedentes ocupantes do seu cargo e pelos compiladores eruditos, atravs da aglomerao de documentos h e t e r o g n e o s . Por muito que nos oponhamos a alterar o arranjo outrora conferido a um arqui vo, h que fazer exceo para os volumes e amarrados que assim se formaram. Sua criao, no final das contas, contrariava a natu reza do acervo, ao passo que o nosso princpio exigia que a respei t s s e m o s . Desmembr-los, pois, no est em conflito, mas sim de acordo com este ltimo. Sem embargo, o caso considerado em segundo lugar no par grafo ocorre a m i d e . N o s, por exemplo, foram os copulaatboeken consultados repetidamente, tanto pelos Estados, quanto pelo Tribunal de Contas da Zelndia, mas tambm foram citados por estes, com freqncia, nos documentos preparados no arquivo. Amarrados da segunda categoria, formados por arquivistas ou es tudiosos, so mencionados ainda mais a m i d e . Tais compilaes, constitudas com fins puramente histricos, so teis, em particular, para os que desejam reunir rpido, num arquivo, os materiais ne cessrios investigao erudita. E i s porque todo visitante pes quisador se lana sobre elas e as torna conhecidas por cit-las nas suas publicaes. Nesta hiptese, os estudos relativos ao arquivo, procedentes, no raro, dessas citaes, se tornam extremamente rduos se se frag mentar a compilao e recolocarem as p e a s nos seus antigos lugares. Cumpre, portanto, que conjuntos semelhantes, no arranjo do arqui vo que os encerra, continuem a ocupar posio independente e que, no inventrio, sejam descritos em consonncia com tal. M a s ao mesmo tempo, tambm ser mister arrolar cada um dos documentos neles includos, no lugar prprio do inventrio a que pertence. claro que isso apenas se impor quando a pea ocupou inicialmente um lugar separado no arquivo. Se, ao contrrio, foi retirada de um mao, b a s t a r colocar uma referncia nele, ali onde h a lacuna, sem mencionar, em separado, o documento. 24 Se o arquivo estiver ordenado de acordo com o sistema estabelecido por uma administrao posterior e que no se coaduna com os requisitos da arquivistica moderna, aconselhvel, tanto quanto possvel, ao preparar o novo inventrio, no dar andamento ao arranjo definitivo e ao desmembramento dos volumes e amar rados que possam talvez da resultar, at que se complete o citado inventrio. E ainda, em tal caso, urge guardar o inventrio do arranjo precedente, e em cada um de seus itens fazer referncia ao nmero que lhe corresponde no novo inventrio. Quem haja, alguma vez, compilado um inventrio de arquivo sabe que nunca possvel atribuir de pronto, a todos os documentos,

62 o seu lugar exato no meio de busca em e l a b o r a o . O arranjo provisrio no raro vem a ser posteriormente melhorado e somente quando algum conhece, externa e internamente, e nas suas interrelaes, todos os documentos, que se enceta o novo e definitivo inventrio. Seria muito temerrio desmembrar os volumes e amarrados no decurso do i n v e n t r i o . Na verdade, no inverossmil que o arran jo conforme ao sistema da administrao ulterior, prove, afinal, a sua correo, a um exame mais detido. Demais, durante o arrolamento seria penoso localizar os documentos que algum porventura desejasse consultar. H que iniciar-se o inventrio, em conseqncia, pelos movi mentos sobre a carta, como se diz em termos militares. Des crevem-se todas as sries, amarrados, livros, ttulos, etc. em papeletas ou fichas separadas, as quais so ordenadas at a compilao e a impresso do novo instrumento de pesquisa. S ento, disporse-o os documentos mesmos de acordo com ele. Desde que as citaes nas obras antigas e as notas dos inves tigadores de arquivos se baseiam, em geral, no inventrio ou ca tlogo ordenados segundo o sistema anterior, e que ao arquivista no seria fcil achar os documentos se requeridos em referncia aos mencionados meios de busca, mister p r e s e r v - l o s e apor, em frente de cada item, o nmero que lhe corresponde no novo inventrio. 25. As sries reconstitudas em primeiro lugar no arranjo de uma coleo de arquivo (deliberaes, cartas, protocolos, contas, recibos, etc.) indicam as linhas mestras segundo as quais os documen tos isolados devem ser reunidos numa ordem determinada. Corolrio natural do P a r g r a f o 20, esta regra evidente aps o que nele se a v a n o u . Como se admitiu acima, poder-se-ia, sem dvida, ordenar tais papis soltos de outra maneira (cronolgica ou sistematicamente, por exemplo) que a adotada para as sries. N o seria prtico, porm, seguir dois sistemas de arranjo para dife rentes partes de um nico e mesmo arquivo. E dado que, como vimos, nos achamos adstritos ao nosso critrio no tocante s sries, conclumos que convm dispor os documentos isolados em conformi dade com ele. Alm disso, outra considerao conduz a resultado semelhan te: porque aspiramos a reconstruir os arquivos consoante a antiga organizao administrativa, fora, para no deixarmos pelo meio o trabalho, colocar junto s deliberaes, sentenas e outras sries, as peas soltas pertencentes ao mesmo arquivo. De um ponto de vista prtico parece-nos avisado dar novo passo nessa d i r e o . Se, por exemplo, as escrituras e hipotecas

63 se acham tombadas num s registro, cumpre tambm combinar as minutas de ambas as sortes de documentos numa nica srie. Torna-se fcil ento, pela consulta daquele, localizar a minuta de que se precise para determinado confronto. Assim tambm, a nosso ver, para a soluo da questo relativa necessidade de se ordena rem pela ordem cronolgica ou pela sistemtica os papis recebidos, h que verificar-se se existem livros copiadores em que se trans creveram as cartas. Caso isso se d, o arranjo cronolgico parece ser de regra.
10

O mtodo aqui formulado constitui o princpio fundamental para o arranjo dos documentos isolados. Nas regras seguintes ser ele apenas explicado ou qualificado. 26. Os documentos isolados que, a julgar pelas indicaes internas ou externas, paream ter feito parte, anteriormente, de sries ou dossis devem, se possvel, ser reunidos de novo em sries ou dossis. As antigas administraes de arquivos costumavam atar em maos as cartas recebidas e as minutas originais de documentos oficiais. Dava-se, outrossim, que fossem elas numeradas e coligidas em pastas, sem mais. Dispunham-se os documentos, ento, na ordem cronolgica, p r o p o r o que eram recebidos no conselho. A sua natureza formal determinava-lhes a localizao. Queremos com isto dizer que se no prestava ateno aos assuntos tratados nos papis (se, por exemplo, determinada carta versava sobre questo poltica ou matria financeira), mas apenas circunstncia de ser o documento uma carta ou requerimento. Usaram-se, na subdiviso de tais sries, outros critrios de carter menos acentuadamente externo. Dividiram-se as cartas, verbi gratia, de acordo com os lugares de origem, e fez-se uma distino entre escrituras, hipotecas, decretos e outros p a p i s . N o obstante, neste sistema (o sistema das sries) o contedo real dos documentos no constituiu jamais a base do arranjo. N o ocorria o mesmo, porm, com o outro sistema (o sistema dos dossis) usualmente conjugado com o precedente. A regra no das sries, como vimos, era atar em m a o s . Muitos dos documen tos recebidos n o se prestavam a tal tratamento. Quando, por exemplo, um comit enviava um relatrio com abundantes anexos, ou quando, ao tempo da sua dissoluo, depositava na chancelaria o seu prprio arquivo constitudo de papis recebidos e de notas, ou ainda quando, ao fim de um processo, era devolvido o invlu-

10.

Isto , as minutas originais rubricadas mantidas pelo s e c r e t r i o .

64 cro dos autos, com as provas, verificava-se ,naturalmente, a im possibilidade de arquivar, em conjunto, todos esses volumosos pacotes. Em tais casos, portanto, adotou-se processo diferente: dobra vam-se os documentos em dois, longitudinalmente, e apunha~se, ao alto, breve indicao do assunto tratado. Com um fio atavam-se, por grupos, estes dossis ou blocos, os quais se arquivavam em armrios munidos de escaninhos e destinados a tal fim. A p l i cou-se o mesmo mtodo para os papis comuns, recebidos quando da designao de comit ad hoc para encarregar-se de dada ques to. Acrescentavam-se aos primeiros, para consulta daquele rgo, todos os documentos sobre a matria entrados em data posterior, os quais, por conseguinte, continuavam a formar um dossi. P e a s de particular importncia, ou secretas, recebiam cuidados semelhan tes e preservavam-se como dossis no arquivo secreto. Critrio decisivo para a composio destes foi sempre o assunto tratado contedo dos papis embora no fosse ele, mas a forma externa dos dossis, o motivo da custdia especial .
u

Sem embargo, no apenas os pacotes recebidos se mostraram avessos ao sistema das sries, por causa da sua forma externa. Os documentos isolados, por vezes, tambm se lhe adaptavam com difi culdade. Donde o serem guardados separadamente, em particular os instrumentos formais munidos de selos e colocados, por conseguinte, nas gavetas do armrio de cartas (ttulos) . No exemplo escolhido, no entanto, a forma externa no foi o que exclusivamente, talvez nem sequer, principalmente, determinou a separao dos documen tos. Destes, os formais, de escassa importncia, tais como os ttu los resgatados que produziam juros, arquivavam-se simplesmen te, na verdade, com os recibos. A excepcional relevncia assumida por outros papis tambm ter tido certa influncia na sua relegao ao armrio de cartas diplomticas. Esta ltima considerao, por si s, foi decisiva em relao aos itens recolhidos ao armrio secreto para afast-los dos olhares indiscretos.
12

Se esse arranjo dos documentos isolados do arquivo foi al terado altamente aconselhvel reconstitu-lo: (1) porque se trans creviam com freqncia as sries nos copiadores, com os quais, portanto, elas se relacionavam; (2) porque faz-se referncia abun dante a elas, especialmente aos dossis, nas resolues ou em outros pontos; (3) porque os dossis contm, em geral, certo nmero de cpias, excertos e notas de que se vale o comit para elaborar o relatrio papis esses, no raro, destitudos, por si mesmos, de
11. Colocavam-se outrora os documentos apresentados como p r o v a num julgamento em sacos de linho, entregues ao T r i b u n a l . 12. T t u l o s resgatados, municipais ou governamentais, achados nos arqui vos holandeses (antes de 1795).

65 valor maior e capazes de obstarem o r d e n a o adequada do arquivo, mas que reassumem a sua verdadeira significao desde que lidos em suas relaes recprocas e com o relatrio citado, de que representam adies, explanaes ou provas ; (4) porque, em sua maior parte, as sries so de costume bem conservadas, de modo que, quando desgarrados uns poucos maos, fcil e prtico completar-lhes as lacunas. Executa apenas metade da sua tarefa o arquivista que se limita a descrever os documentos de dois ou mais dossis mesclados e no tenta restabelecer-lhes as relaes.
13

Longe est, entretanto, de ser sempre fcil esse trabalho de r e s t a u r a o . Usualmente se reconstituem sem esforo aquelas sries em relao s quais basta apurar se determinado item uma carta ou requerimento, e isto porque, em geral, pouco difere a data de recepo (elemento discriminador deles) da de remessa, e porque a presena ou ausncia do orifcio de arquivamento mos t r a r sempre, em caso de dvida, se uma pea pertence ou n o a elas. i
14

M u i t o mais difcil se afigura restabelecer os dossis que, por desventura, tenham sido desmembrados, porque rduo determinar que documentos serviram em dado processo, ou quais os transcritos, no todo ou em parte, por ordem de um Comit, para o desempenho da sua misso. Caso, porm, a presena de um item com anotao no verso induza certeza de que um dossi existiu, h que envidar esforos para a sua reconstituio. O contedo dos papis forne ce-nos a primeira indicao, que ser ento completada por toda a sorte de indcios externos (dobras do papel, manchas de umidade, perfuraes idnticas de carimbo, etc.) . Todavia, no se alcana, seno raramente, para no dizer nunca, a absoluta convico nesta matria, salvo no tocante aos documentos exibidos como prova no tribunal, os quais, a partir da metade do sculo X V I ostentam no verso, no ngulo superior da direita, certas letras capitais, men cionadas tambm no inventrio, o qual, a seu turno, vem de costume marcado com a letra A . por certo ocioso frisar que, antes de ser encetado o trabalho de r e s t a u r a o , cumpre averiguarmos se lidamos, de fato, com o dossi propriamente dito, isto , um grupo de documentos sobre um mesmo assunto, reunidos em determinada ocasio, para ser virem a determinado fim, pelo rgo que produziu o arquivo. 13. Mencionam-se as excees a esta regra nos comentrios aos Pargrafos 18 e 68. (H.) 14. Pequeno orifcio feito no documento por meio de uma agulha grossa, atravs do qual se passa o fio (<file>, ingls, fl francs) com o qual se ligam os papis. O mtodo ainda usado nos arquivos holandeses.

66

N o h grande dificuldade, via de regra, em distinguir os dossis, dos pacotes de documentos que de vez em quando encontramos, nos quais mo menos hbil (e, com freqncia, ulterior) reuniu, para maior comodidade, todos os gneros de papis referentes ao mesmo assunto. Acham-se em tais pacotes, ocasionalmente, um ou mais dossis, mas os restantes, h que trat-los como se fossem papis destacados, que mister sejam de novo ar ranjados. Afirmamos que dossis e sries ho de ser reconstitudos se possvel. Por muito que algum se empenhe, nem sempre isso realizvel. D - s e , outrossim, que o esforo necessrio para res tabelecer a organizao antiga esteja fora de propores com o resultado colimado. Assim, por exemplo, o sistema francs de arranjo de arquivo introduzido na Holanda, o qual se revelara estranho aos funcionrios, foi quase completamente alterado depois de 1813. V i a de regra, impossvel restaurar tal es quema, prtico mas complicado, sem trabalho e x t r a o r d i n r i o . Em tal caso, parece prefervel contentar-se com dispor a grande massa desorganizada de documentos daquele perodo, na ordem cro nolgica, e isso como anexos ao Indicateur e na medida em que a este so atinentes. Se, pelas razes acima expostas, recomenda-se o restabe lecimento das sries e dossis, no se afigura, por outro lado, necessrio deixar os papis singulares segregados do resto quando motivos puramente externos (verbi gratia, a presena do selo) ou de convenincia (tal como o carter secreto do contedo) determinarem de incio a separao. Assim, convm descrever o contrato de arrendamento que esteja munido de um selo pendente (a despeito de que, para a conservao deste, fosse a pea man tida no armrio de cartas diplomticas) em conjunto com os de mais de igual natureza. Cumpre, outrossim, recolocar documen to originariamente confidencial na srie de onde aconteceu que fosse removido somente porque, durante algum tempo, foi mister conservar no sigilo o seu contedo.
15

27. Caso seja irreconhecvel qualquer arranjo antigo dos documentos soltos, o sistema a adotar para a sua ordenao de pender, em cada caso, das condies particulares do arquivo, e, especialmente, do grau em que se acha completo. Em tal situao o melhor , por vezes, um meio termo. Goza o arquivista de liberdade para a seleo do mtodo a ser seguido sempre que faltem todas as indicaes quanto ao
15. Registro no qual as cartas e outros documentos recebidos so ins critos no momento da r e c e p o , com breve d e s c r i o do seu c o n t e d o .

67 arranjo inicial dos documentos soltos. O p t a r entre combinar, ou manter separados, os papis pertencentes ao arquivo de um mesmo ramo da administrao, e o far tanto de acordo com o seu assunto quanto com a sua forma. assaz difcil fixar regras para isso. A este respeito levar-se-o em conta o material existente e o grau em que se acha completo, e ao bom senso do arquivista caber, por fim, decidir que mtodo mais se adapta condio real do arquivo. N o obstante, alguns exemplos talvez sirvam para escla recer o caminho a seguir. Quando, por exemplo, se descobre grande cpia de requerimentos num arquivo , por certo, avisado agrup-los todos, mas parece mais apropriado arranj-los siste maticamente do que em seqncia cronolgica , antes de mais nada porque uma petio poucas vezes vem datada e afigura-se, portanto, quase impossvel uma ordem estritamente cronolgica. M a s h outro motivo. No incio foi praxe, para maior comodi dade, registrar no prprio documento a deciso tomada e devolv-lo ento ao requerente. V i a de regra, apenas as deliberaes de maior relevo se consignavam e muito sumariamente. claro, pois, que os requerimentos soltos, achados nos arquivos, com preendem, na sua maioria, apenas aqueles a cujo respeito nenhu ma deciso foi tomada. Em conseqncia, no so eles mencio nados nas resolues e no h razo alguma para conserv-los na ordem em que estas se acham. Recomenda-se pois, no caso em questo, a diviso dos requerimentos em vrias sries (dispos tas cronologicamente) de acordo com os assuntos, por mais con veniente para os consultantes. De maior dificuldade apresenta-se a deciso quando se trata de cartas recebidas. Se constituiu prtica regular no arquivo reuni-las em maos, e se se preservavam estes ltimos, encont r a r - s e - o apenas umas poucas peas esparsas, de reduzida im p o r t n c i a . Em tal caso, no se aconselha formar com elas uma segunda srie cronolgica, notadamente porque a essas cartas no aludem as resolues, faltando, pois, a principal razo para disp-las em sries. Se, por outro lado, no se mantiveram ntegros tais maos, mas sim foram desmembrados, ver-se- no arquivo, de costume, n m e r o excepcionalmente alto de cartas que cobrem todo o pe rodo. J que se pode lobrigar a a existncia anterior de srie cronologicamente arranjada (via de regra em m a o s ) , impe-se o seu restabelecimento. Caso diverso ocorreu ainda quando n o se perfilhou a prtica de ordenar as cartas pela data. Delas achar-se- no arquivo, como norma em tais circunstncias, quan tidade relativamente pequena e to-s as de maior relevo. Por-

68 que reside nisso um indicio de que apenas o seu contedo lhes forou a preservao (enquanto se destruam as de menor sig nificado), parece indicado no o r d e n - l a s na ordem cronolgica, mas na sistemtica, e dividi-las pelos diferentes cabealhos segun do os assuntos versados. plica-se isso, naturalmente, hip tese de serem de fato importantes as poucas cartas subsistentes. Se apenas algumas acidentalmente se mantiveram, e desprovidas de interesse, mais simples reuni-las, quanto possvel cronolo gicamente, num grupo s. Recomenda-se, como regra, adotar o sistema do dossi sempre que no haja razo alguma para preferir outro. Revelase ele, sob vrios pontos de vista, mais cmodo que o das sries. Quem quiser fazer uma busca no arquivo sempre conhecer, como bvio, a matria tratada nos documentos que procura, mas nem sempre estar inteirado da data de sua recepo. O sistema do dossi ser-lhe-, portanto, mais p r t i c o . O mesmo se d em relao ao prprio arquivista, uma vez que o arranjo dos itens pelo assunto no oferece, em geral, grande dificuldade, ao passo que nem sempre possvel fixar as datas das p e a s . 28. No se devem adotar divises principais arbitrrias para os documentos soltos, mas somente as que possam ser agru padas cm torno das sries de volumes e maos existentes desde poca anterior. Todos os documentos soltos do arquivo, como j se indicou (Pargrafo 20), mister agrup-los em torno das vrias sries de volumes, maos e amarrados que lhe constituem a parte prin cipal: os documentos recebidos, com as resolues; os recibos, com as contas; etc. Ora, pode dar-se que todos os atos de um rgo administra tivo se inscrevam numa nica srie de registros. N o raro que tal acontea nos arquivos das aldeias. As resolues toma das pelas autoridades destas ltimas em matrias que lhes dizem respeito, as relativas aos plderes e as judiciais acham-se tombadas num arrolamento n i c o . N o cabe, em caso semelhante, dividir o arquivo em suas divises principais, evidente, como , que o rgo administrativo originador do arquivo no distinguiu as diversas atividades por ele exercidas. M a s , via de regra, a situao revela-se mais complicada e as decises concernentes aos plderes, por exemplo, so inscritas aps, ou sob as contas dos mesmos, criando-se registros distintos para os instrumentos legais e os processos judiciais. Destarte, formam-se novas sries, segundo as quais deve ser arranjado o arquivo, se h que concordar a sua organizao com a do rgo que o produziu. Ocorre tambm que no se

69 compilou registro algum separado, mas que se reuniram os do cumentos recebidos em vrios maos, conforme a sua relao com as diferentes funes da entidade. A srie de maos assim constituda indica as principais divises do arquivo. Os dossis e as peas no atadas em maos agrupar-se-o, pois, em torno dessas sries ou m a o s . Deve existir, assim, ntima conexo entre as principais divises do arquivo e as sries de registros e maos. Se no facultado ao arquivista adotar ou inovar sries arbitrrias de papis relativos a determinada atividade particular do rgo administrativo, menos lcito ainda lhe introduzi-las no prprio arquivo. Suponhamos, por exemplo, que, no arquivo de uma cidade franqueada os atos referentes administrao muni cipal, e, bem assim, os atinentes s relaes entre o governo da cidade e a administrao provincial, foram mesclados indiscri minadamente entre as resolues, da mesma forma que os do cumentos recebidos que diziam respeito quelas duas matrias. N o ser possvel, no arranjo dos papis, distinguir as duas divi ses principais administrao municipal e provincial pois evidente que a antiga organizao administrativa no estabe lecia tal separao.
16 17

Nos arquivos do governo de uma cidade, fixam-se por si mesmas as sees fundamentais, vevbi gratia as que se seguem: administrao municipal em geral, privilgio, legislao, organi zao do governo da cidade, finanas, etc. e constituem-lhes os ncleos, respectivamente, os volumes de resolues, de privil gios, das ordenaes, as sries de cartas que contm a nomea o dos magistrados. Nos arquivos dos rgos judiciais, alm da diviso geral, cujo elemento principal representado pelo livro de resolues, agrupam-se os documentos criminais em torno do registro criminal, os civis em torno do registro civil, os que se referem jurisdio voluntria em volta do registro de escrituras, e assim por diante. As divises principais de um arquivo ho de refletir, portanto, a sua estrutura. J no ocorre o mesmo com as subdivises. Os papis que formam uma daquelas e que, por conseqncia, com-

16. A n i c a diferena entre o arranjo neste e no caso precedente e s t a r , portanto, em que neste n e c e s s r i a uma d i v i s o geral para os volumes e r e s o l u e s , mas n o no anterior. H , ainda, uma terceira possibilidade, a de que todos os atos se anotem num s registro e de que, ao mesmo tempo, haja registros separados para as t r a n s a e s de natureza especial. ( H . ) 17. Cidade que, na R e p b l i c a holandesa, gozava do direito de enviar deputados a s s e m b l i a provincial e que, s ou em c o m b i n a o com outras cidades, tinha um voto nas d e l i b e r a e s . V e r nota 13 p g i n a 2 1 .

70 pete reunir em redor da srie de volumes ou maos, podem atingir tal n m e r o , que se torne aconselhvel, para deles se er uma clara idia, coloc-los sob diferentes cabealhos, corres pondentes aos assuntos a que se referem, ou a outro critrio qualquer, suscitado pela natureza dos documentos. Assim, para prosseguir com o exemplo dado, h a v e r ocasio, talvez, de distinguir entre obras pblicas, segurana pblica, etc, e de aplicar uma das subdivises dos privilgios s cartas-patentes relativas a portagens e mercados, ou uma das subdivises s orde naes referentes s guildas. mister repartirem-se os documentos consoante se reportem s receitas, oriundas dos bens da cidade ou s provenientes das taxas municipais e provinciais, por ela arrendadas; nos autos do processo civil, segundo constituam aes ordinrias ou encer rem questes de prioridade ou concurso de credores; e da mesma forma, com o que mais houver. V i a de regra no se tomam tais subdivises organizao administrativa antiga, razo por que no so indispensveis. M a s desde que no h dispor arbitrariamente os itens do inventrio concernentes a uma nica diviso principal, mas urge obedecer a determinada ordem, requerse sempre que cada qual faa, para si mesmo, um esquema do arranjo das p e a s . Ora, d-se que, no interesse do consultante do inventrio, convenha inserir tal esboo, sob forma de subdi vises, no inventrio. Muito til se revela um tal guia para a seo principal que abarca grande quantidade de peas, embora, no tocante que for de menor vulto, a enumerao fastidiosa das subdivises faa correr o risco de que se canse o leitor. Nas pequenas divises prefere-se o arranjo simples, de todo evidente, como a ordem cronolgica. Tornam-se, ento, s u p r f l u a s as subdivises.
18 19

29. Como norma, no se devem incluir na mesma srie as minutas com as primeiras vias dos originais, nem os originais com os traslados de um documento.
18. Conserva-se ainda, em Veere, um a r m r i o cujos escaninhos se acham providos de etiquetas. A l i , portanto, v - s e o modo pelo qual os documentos isolados se r e n e m , ab antico, cm torno das sries de livros de decisesH que conservar-se, naturalmente, um agrupamento semelhante, mas raro sejam encontradas indicaes t o exatas. 19. A s s i m , no Atchievenblad de 1893-4, p. 90, criticou-se, n o sem motivo, o abandono,, aparentemente injustificvel, da ordem c r o n o l g i c a nos n s . 56 er seq. do arquivo da Corte de Uthecht. ( H . ) No entanto, n o a r b i t r r i a tal d i s p o s i o , mas corresponde ao grau relativo das cidades. Neste caso, contudo, n o foi feliz a escolha: a ordem c r o n o l g i c a teria sido mais clara para o leitor. ( H . )

71
Esta regra uma conseqncia necessria das consideraes precedentes ( P a r g r a f o 21), pois a destinao da minuta, a da primeira via do original e a dos traslados do mesmo do cumento divergem de todo. Reunir, numa srie nica, estes trs gneros de papis encontra escusa apenas nos arquivos orde nados de acordo com o sistema rejeitado no P a r g r a f o 16. A anlise do propsito que levou redao da minuta ori ginal, da primeira via do original ou do traslado, lanar luz sobre a q u e s t o . Suponhamos, por exemplo, que nos coubesse localizar num arquivo esses trs tipos de verses de uma carta nica. Conseguiremos determinar, com certo grau de probabili dade, a histria de todas elas. A minuta foi preservada pela administrao municipal e atada ao mao das cartas expedidas. Quanto primeira via do original, a inteno era expedi-la, e se ainda permanece no arquivo, a razo para tal s pode residir em que, aps exame mais detido, se julgou pouco avisado envila, ou ento que o documento foi devolvido mais tarde, com uma nota a a c o m p a n h - l o . Em ambos os casos h, provavelmente, outros itens relativos ao mesmo assunto. O traslado, enfim, foi feito, por fora, na ocasio em que se voltou a discutir a matria tratada na carta. Possui, portanto, seu lugar prprio, junto a outros dos chamados "retroacta", no dossi de determi nada comisso, ou como anexo a deciso tomada muito depois de ter sido escrita e enviada a carta original. s trs cpias desta pertencem, pois, a divises do arquivo radicalmente diversas e atentaria integridade de uma delas se tais peas fossem colocadas em outra. M a i s evidente ainda isso se afigurar se considerarmos, como segue, a minuta, a primeira via do original e o traslado de obrigao contratada diante de schepens ; a primeira, como pertencente aos arquivos da corte, a segunda, com o selo afixado, como pertencente, na qualidade de ttulo de propriedade, prpria administrao mu nicipal, e o traslado, como procedente de uma pessoa privada, que o apresentou num processo judicial. O que ficou dito tem o valor de regra geral. bvio, entretanto, que pode e deve haver, nos arquivos seriamente mu tilados, e para fins prticos, divergncias a respeito desta regra. Quando, verbi gratia, nos arquivos de uma corporao, se en contram exclusivamente seis cartas destinadas expedio e des titudas de importncia, duas das quais na forma de minutas, duas na de primeiras vias dos originais e dois traslados, seria
2

20. O schepen era o magistrado ou membro de uma das antigas cortes dos P a s e s B a i x o s . O schepenbcief era uma o b r i g a o ou h i p t e s e executada por dois schepens da corte, ou diante deles.

72 naturalmente absurdo, caso no se lograse restaurar-lhes a co nexo original, coloc-las, em separado, sob trs cabealhos. Ocorre, na verdade, que isto seja rigorosamente correto e lgico, mas mister consider-lo pouco prtico. 30. Os documentos mencionados expressamente nas reso~ lues podem ser reunidos numa srie de anexos a estas ltimas, contanto que se conservem em separado os dossis. Nas resolues, h, com freqncia, remisses a relatrios, cmputos, exposies financeiras, etc, ou meno destes. Cum pre encarar semelhantes documentos como acessrios das reso lues e, quando colocados na mesma ordem que estas ltimas, como itens de uma srie de anexos s citadas deliberaes. Sem embargo, tal no o que deve dar-se em relao aos dossis existentes. Os papis neles encontrados podem ser mencionados nas resolues ou ser o objeto indicaes remissivas, mas julgarse-ia ilgico e pouco prtico decompor o dossi e acrescentar documentos s sries de anexos s resolues. 3 1 . Os documentos dantes no reunidos s podem agru par-se sob um cabealho: (a) se totalmente da mesma natureza; (b) se no comportam, por sua escassa importncia, descrio em separado. Fixou-se a regra mormente com referncia aos arquivos, ou a partes deles, compostos, na maioria, de papis isolados, onde no se consegue reconhecer ordem alguma. Pois de preceito no combinar, quando tal no foi a praxe no passado. As observaes seguintes serviro para o esclarecimento da norma: Totalmente da mesma natureza: e.g., ttulos de propriedade relativos mesma casa ou ao mesmo imvel rural, ou ainda a vrios terrenos situados ni mesma aldeia ou no mesmo distrito administrativo. Quando determinada cidade concluiu acordos com um certo n m e r o de outras, acerca da admisso de imigrantes delas oriundos, todos estes tratados so virtualmente agrupveis num nico cabealho, com meno das cidades e dos anos. O mesmo procede quanto aos convnios atuais firmados, por exem plo, para a m a n u t e n o da paz, tal como os pactos de reconcilia o (quarenta e cinco, aproximadamente), que Groninga con certou com quase todas as aldeias de Friesland, em 1496, e assim por diante. Se no comportam, por sua escassa importncia, descrio em separado: e.g., os recibos isolados referentes a qualquer carta singular renem-se sob um nico cabealho. Outro exemplo: se a cidade estabeleceu uma taxa e se se acham nos arquivos

73 municipais as contas de administrao, pedidos de iseno, con tratos para o arrendamento de taxas, e outros documentos soltos, no pertencentes a qualquer srie ou dossi, mas relacionados, de alguma forma, com a mesma taxa, todas essas contas, peties, contratos e outras peas podem ser agrupadas e mencionadas no inventrio, sob um ttulo nico: "Documentos concernentes taxa de..." Na medida em que se mostra vaga e muito subjetiva a ex presso "escassa importncia", recomenda-se um uso moderado da norma, e no agrupar papis sob um cabealho comum de evitar-se, pela descrio algo elaborada deste, que nele se incluam itens no de todo destitudos de considervel relevncia. Cumpre notar, ainda, que no se cogita da formao de um dossi (ver as explicaes aos Pargrafos 26 e 86), ao se reu nirem os documentos desta categoria, presentes em quase todos os arquivos. Trata-se apenas da j u n o , em maos, de itens que, por natureza, so afins, embora n o lhes quadre, dada a sua similitude e escassa importncia, a descrio em separado de cada pea. 32. de presumir-se que a srie de documentos rece bidos no se instaurou antes da srie de resolues, nem a srie de recibos antes da srie de contas a que eles se referem. Reco menda-se, pois, que no se combinem tais documentos numa srie, mas que se opte, ou por descrever cada qual separadamente, ou por reuni-los em amarrados. Dispensa esta proposio qualquer prova. Os documentos recebidos so anexos s resolues, os recibos, s contas. claro que a srie de acessrios no pode preceder a dos registros de que so d e p e n d n c i a s . No entanto, cabe observar a expresso "no se instaurou" (e no, simplesmente, "no se instaura") usada no pargrafo, porque pode dar-se que se tenham perdido as contas mais antigas ou os registros das resolues, ao passo que se preservaram os anexos. Assim, hoje, h margem para que a srie de anexos comece antes da principal, mas outrora ocorria, por fora, o contrrio. A importncia da norma deriva da concluso que dela pode ser e x t r a d a . Ocorre repetidamente, em particular nos arquivos da Idade Mdia, que, no tocante a perodos em relao aos quais nenhuma srie ou registro de resolues subsiste e, ao que parece, jamais existiu se encontrem, no acervo, numerosos documentos, papis isolados e ttulos que mister se considerem, no sem r a z o , como material recebido. Preservavam-se, pois, tais itens antes de registradas as prprias t r a n s a e s . M a s r o h colocar tais peas em conexo, no arquivo, com os atos no

74 inscritos. Donde a impossibilidade de constituir-se uma srie com eles. Assim, como norma, conserva-se cada documento por si e para si e s por exceo colocam-se os mesmos num dossi (e.g., um amarrado de documentos usados num julga mento) . Afigura-se, portanto, errneo formar, mais tarde, uma srie com estes documentos soltos, tanto mais que um rgo adminis trativo que no considera as suas t r a n s a e s bastante impor tantes para registr-las, muito menos ver nos papis recebidos material digno de p r e s e r v a o . O conjunto assim constitudo compor-se-ia, e n t o , de uns poucos itens recebidos, que se guar daram por relevantes ou por outras razes, e seria, por conseqn cia, incompleto. Eis por que no convm agrup-los numa srie, mas sim descrev-los separadamente, ou bem, reunir alguns dos papis em amarrados, de acordo com quanto se disse ao discutir o Pargrafo 27. Como ilustrao do que ficou acima exposto cumpre men cionar os arquivos municipais de IJselstein. As v r i a s sries de livros de resolues comeam cerca de 1680. Antes desta data, acham-se somente umas poucas cartas e outros documentos, mas depois dela, ao contrrio, comeam a surgir as sries razoa velmente completas. No arranjo do arquivo, pois, os raros itens anteriores quele ano, ou foram descritos separadamente ou agrupados segundo os assuntos. Com efeito, depreende-se com clareza da condio do arquivo que os papis e cartas recebidos e at hoje preservados, o foram, no nesta qualidade, mas por causa da importncia dos seus c o n t e d o s . H que descrev-los, por conseguinte, de modo a salientar tais assuntos. Uni-los numa srie cronolgica estaria, por este motivo, fora de questo. Muito mais raro a existncia de recibos que datem de perodo para o qual no h quaisquer contas. Especialmente outrora, maior importncia era atribuda aos pormenores das ltimas do que aos recibos. Se ocorresse, porm, que um simples item destes, sob forma de carta diplomtica, antecedesse a srie das contas, impunha-se, ento, a aplicao dos mesmos princpios acima firmados para os documentos entrantes. A observncia da regra mencionada tambm h de ser en carecida por razes p r t i c a s . Na verdade, sero precisamente os papis mais antigos os que, de acordo com ela, se e n c o n t r a r o fora da srie e h de acolher-se bem o fato de serem descritos em separado os documentos de data mais recuada, quase sempre os de maior relevncia. Que as peas mais velhas sejam as mais valiosas uma decorrncia da escassez dos papis das pocas remotas, e esta raridade em parte se deve, precisamente, p r t i -

75 ca, dantes predominante, de no se preservarem todos os docu mentos, mas apenas os de maior significncia. 33. Os documentos originais de natureza formal, por muito danificados que estejam ou por diminutos que sejam os seus frag mentos restantes, no devem jamais ser destrudos, ainda que deles existam duplicatas, confirmaes ("vidimus") ou cpias autnticas. O instrumento formal , por si mesmo, no s a autntica prova documentria do ato, mas tambm simultneo a este, e todo fragmento de um documento constitui testemunho irrefut vel da sua existncia. A norma em apreo, de um modo geral, no comporta ex ceo. M a s mister zelar-se tambm pela preservao dos do cumentos privados, que aparecem com freqncia, por exemplo, nas colees de particulares. Somente quando de data relati vamente recente se admite uma atenuao do presente princpio. V i a de regra, contudo, no h considerar conveniente a destrui o de papis anteriores aos meados do sculo X V I I . Algo diferente ocorre no sculo X V I I I , quando todos os emprstimos privados de dinheiros, os ttulos de propriedade, os contratos de arrendamento, etc, apresentavam, interna e externamente, a forma de instrumentos autenticados. Demais, tais documentos desde que n o redigidos sem as formalidades prprias, constituem de costume as primeiras vias do original, de instrumentos cujas minutas permanecem nos protocolos das cortes dos escabinos, dos notrios, dos juizes, dos procos, dos curadores de igrejas, ou de quem quer que fosse com direito a afixar selos. H que ter-se em mente, todavia, o perigo de incndio, in clusive no tocante a tais minutas, e atentar-se, sobretudo, para a questo do seu local de conservao. A destruio de um do cumento autenticado particular, cuja minuta se preserva em repositrio-geral prova de fogo, menos sria que a de papel seme lhante, cujo original se guarda numa prefeitura desprovida de tal segurana, ou na casa de um particular. Por outros termos, ao senso comum sempre cabe decidir e nada se destruir sem o parecer dos peritos. Assim, por exem plo, na provncia de Groninga, seria arriscado eliminar antigos ttulos de propriedade territorial, ou contratos de arrendamento a longo prazo, dado que em tais ttulos e contratos se estabeleciam normas segundo as quais se fixou, em cada caso, o direito de posse e dado que ainda indicam, por conseqncia, as regras para a situao atual e o direito vigente.

76 34. Se o original de um documento permanece em bom estado, as cpias soltas (que no sejam "vidimus"), no pertencentes a nenhum dossi ou srie e destitudas de valor paleogrfico, podem ser destrudas. Tais cpias mais recentes podem ser destrudas, j que no pertencem a arquivo algum. H , contudo, certas razes prticas que nos acautelam contra a eliminao por demais precipitada. admissvel que se forme uma srie de boas cpias para a biblioteca coordenada ao repositrio, a fim de que sirvam ao pr prio arquivista, ou ao investigador no propenso a ver o do cumento mesmo, por se achar simplesmente interessado no seu contedo e isto, em particular, quando no lhe familiar a antiga escrita. E i s por que se pode conservar tambm, junto ao origi nal, uma segunda via perfeita, contanto que no se lhe faa meno no inventrio, j que tal cpia nunca figurou como parte de qualquer arquivo. Caso se apresente mais ou menos danificado o original, urge sem dvida preservar, por um ou dois dos mtodos acima indi cados, as cpias em boas condies, feitas numa poca em que o documento inicial ainda se achava intato, ou em estado muito menos deteriorado. Sem embargo, no h transform-las em itens de inventrio. 35. aconselhvel completar o arquivo mediante o pre enchimento das lacunas devidas aos documentos que faltam. Cumpre compilar, para tal fim, uma lista destes ltimos, com a qual se facilita a sua localizao ou, caso no existam, a obteno, na medida do possvel, de transcries dos originais ou de cpias conservadas em outros pontos. A utilidade desse preenchimento das lacunas bvia. O dever do arquivista no somente reconstituir o arquivo com base nos documentos colocados na sua custdia, mas tambm obter os que outrora dele faziam parte, mas agora aparecem depositados em outros lugares. A lista a que se refere a norma s conter, naturalmente, os documentos que, de toda a evidncia, existiam em poca anterior e n o parece haverem sido destrudos os quais, por tanto, talvez ainda permaneam em algum ponto. Que isto ocorre, pode-se deduzir, por exemplo, de um antigo inventrio ou cdice diplomtico. Todas as peas arroladas num desses registros pertencentes a determinado convento integravam o ar quivo da entidade at o momento da compilao do referido cartulrio. Talvez h quatro ou cinco sculos este tenha sido elaborado e dos inmeros ttulos compreendidos no cartulrio s perdurem hoje dois ou t r s . Seria intil e desnecessrio estabelecer

11 a lista dos itens nele includos dos quais no arquivo do convento no figuram presentemente os originais. Assim, na relao mister que constem apenas aqueles documentos cuja existncia se pode presumir, com um alto grau de probabilidade. Por "documentos", tal como a palavra usada neste par grafo, devem-se conceber os registros, as contas, etc, bem assim os ttulos, cartas e outros papis de menor importncia. Caso se preparem, para preencher as lacunas, cpias das peas extraviadas, urge no coloc-las no lugar dos documen tos ausentes. Nunca figuraram como parte do arquivo e no podero faz-lo no futuro. (Ver tambm os comentrios ao Pa rgrafo 63) . 36. Os documentos, uma vez extraviados de arquivo, se a este retornam por doao ou aquisio, podem nele reassumir a sua posio desde que perfeitamente claro que nele se origina-' ram. primeira vista ver-se- nisto mera inferncia natural. Na realidade, porm, o caso muito outro. Na Inglaterra, verbi gratia, exatamente o contrrio constitui a regra. Probe-se ali, estritamente, recolocar no arquivo os papis que passaram, em algum momento, para a posse de particulares. So eles relega dos biblioteca. A razo de tal medida reside em que o do cumento oficial que, por algum tempo, tenha permanecido fora do respositrio e nas mos de toda a sorte de pessoas, corre o risco de perder a sua condio de intato e o de ter sido falsificado. Em conseqncia, perdeu o papel, durante as deambulaes, muito do seu valor de prova documental e passa a estar, assim, sob a ameaa de se ver rejeitado, como tal, numa corte de justia. A incluso de documentos semelhantes no arquivo viria, pois, retirar-lhe o carter de autenticidade. T a l raciocnio de todo lgico. Na prpria Holanda tam bm se encontram vestgios dessa opinio. Assim, em 23 de dezembro de 1771, os membros do tribunal da cidade de Utrecht foram convidados pelo conselho "a estabelecer as medidas ne cessrias para que o acesso C m a r a dos Protocolos n o fosse to facilmente consentido e para que se tomasse todo o cuidado em preservar a confiana pblica na mesma". E como resultado decidiu-se, em 24 de fevereiro de 1772, que as chaves da referida C m a r a seriam entregues to-somente
21

21. N o s A r q u i v o s N a c i o n a i s de Paris, durante longo tempo, os documen tos recuperados por d o a o , compra ou r e s t i t u i o c o m p u l s r i a jamais reto maram a p o s i o natural que deveriam necessariamente ocupar se n o remo vidos do arquivo a que pertenciam, estabelecendo-se paro eles, parte, sala e srie especiais. (F.) .

78 aos secretrios do Tribunal, aos quais competia impedir a entrada de qualquer pessoa no acompanhada, ainda que se tratasse de um escrivo. N o somente razovel, mas tambm inevitvel, que se mantenham tais medidas at hoje, na Inglaterra, onde no se separaram os arquivos antigos dos modernos por uma revoluo, e onde, por conseqncia, eles permaneceram muito mais ativos do que no nosso p a s . Com efeito, a p r e s u n o , ali. de que os documentos que faltam foram furtados por pessoas que se interessavam por sua posse, para ocult-los ou falsific-los. Ao contrrio, entre n s , muito mais provvel que fossem vendidos os papis, como destitudos de valor, durante o regime francs, e nada, pois, leva a crer que houvessem sido adulterados durante a sua ausncia do arquivo. Quanto ao nosso caso, de todo suprfluas se afiguram tais medidas, embaraosas que so para o uso cmodo dos docu mentos, aqui, onde os arquivos, na medida em que foram confia dos aos arquivistas, se acham realmente mortos. Durante o s culo passado foram eles vergonhosamente negligenciados e, de modo geral, exauridos em proporo considervel. M a i s tarde, quando os nimos, em vrios pontos, retomaram conscincia da situao, recuperaram-se, em parte, as peas extraviadas, atravs da doao e da compra, ou ento foram elas substitudas, quanto possvel, por manuscritos privados. Nestas circunstncias mister nos regozijemos se conseguirmos eliminar, de novo, tal categoria de documentos. Por outro lado, ir adiante, e banir do arquivo peas que lhe pertenceram de longa data parece intil, j que, em qualquer caso, a integridade do conjunto no mais existe.

CAPITULO

III

DESCRIO

DOS

DOCUMENTOS

DO

ARQUIVO

37. O que se tem em mira, na descrio do arquivo, que o inventrio sirva simplesmente como um guia. Deve, portanto, for necer um esquema do contedo do arquivo e no o contedo dos documentos. Dada a dificuldade, para os no iniciados, de orientarem-se primeira vista no arquivo, ainda que bem ordenado e de acordo com o nosso mtodo, mister dar-lhes um guia. Este, urge que o compilemos de maneira prtica sobretudo, portanto, sem exces sivas mincias. Deve limitar-se a ministrar um sumrio do contedo do arquivo. E n t r a r em conflito com o propsito do inventrio, quem des crever cada documento em particular. Ao tentar faz-lo, realizar, sem dvida, obra til, mas de forma alguma um inventrio de arquivo. N o comporta este a meno de tudo o que no acervo haja sobre dado assunto ou pessoa. Se tal for o objetivo, o in ventrio h de ser certamente de m qualidade. Exemplo de arrolamento semelhante, compilado com pormenores demasiados, o de Leeuwarden, o qual, embora j impresso, n o foi publicado, merc do parecer de M r . Telting (ver o Prefcio ao Inventrio, por M r . Singels). O guia do arquivo no deve tentar tornar suprflua a consulta do mesmo. Isto, alis, impossvel, e o arquivista que visasse a tal objetivo, sem necessidade, oneraria as suas energias com um fardo absurdo e apresentaria, alm do mais, trabalho medocre. Cumpre, contudo, facilitar e simplificar ao mximo a consulta do arquivo. Para tanto, h vrios meios: ndices, calendrios, c dices diplomticos, etc. Tais instrumentos, no entanto, possuem um escopo diverso do do inventrio, e o que se lhes requer tam bm diverso razo a mais para no inseri-los no inventrio, como s vezes se faz. Apenas para os arquivos muito pequenos comporta a norma exceo. Em relao a eles no se concebe a publicao de ca lendrios ou cartulrios separados. Donde, em tal caso, impor-se

80 a incluso destes meios de busca no prprio inventrio. Dado o reduzido alcance do ltimo, no se corre tanto risco, como em outros casos, de tornar mais difcil o exame do inventrio pela introduo das adies. A i n d a em tal hiptese, entretanto, convm no inserir os acrscimos no corpo da lista, mas em anexos. A impresso de algumas peas, como os ttulos, destri a coerncia do inventrio. Com o escopo deste tambm no se coaduna o calendrio, o qual, para ser de uso prtico h de incluir, no raro, os contedos de vrios itens do inventrio. As meras referncias aos anexos, alm disso, colocadas sob os itens adequados no inventrio, servem ao propsito colimado to bem quanto a insero, neste ltimo, dos prprios anexos. 38. Antes de descrever-se um volume ou um amarrado cum pre conceber-se claramente a idia dominante que presidiu sua formao. Depois do preceito geral enunciado no pargrafo precedente, constitui este princpio o ponto capital na descrio dos documen tos. Pode-se dizer que uma idia dominante e definida presidiu sempre formao do volume, do mao, do dossi ou do amarrado (ver P a r g r a f o 22). Caso o arquivista pretenda descrever ade quadamente a pea de arquivo em questo, deve compreend-la bem. Com efeito, a descrio mais pormenorizada dos contedos dos documentos compreendidos em cada volume ou mao oferece noo to clara dos seus assuntos como a relao breve feita por algum que lhes captou a idia dominante. De um modo geral, reconhece-se facilmente tal diretriz. Se, verbi gratia, encontrado um volume, composto exclusivamente das decises do conselho, as quais se sucedam umas s outras em ordem cronolgica e a intervalos fixos de alguns dias, pode-se ter certeza de que se compulsa o registro das deliberaes do Conselho. Se se descobre um mao constitudo to-s de cartas que ingressaram no mesmo rgo, dispostas em ordem cronolgica, no h dvida de que se trata da srie, a ele referente, de cartas recebidas. Com freqncia, porm, so menos simples as circunstncias. D - s e , por exemplo, que, enquanto a princpio era identificada apenas uma srie contnua nica de registros de documentos lavra dos perante os schepens, mais tarde se reconhecem sries para lelas de tais papis. Verifica-se, pois, que a srie, singular no incio, torna-se gradualmente dividida, ao crescer a quantidade de papis. natural supor que isso foi levado avante em conformi dade com as categorias de documentos que se encontraram reuni1 1

1. Ver nota 21 pgina 77.

81 dos nas sries originais. Urge investigar que gnero, ou gneros, de papis (e.g., ttulos, hipotecas, fiana, testamentos, etc.) se incluam em cada srie, a fim de dar uma boa descrio do con tedo. N o raro, contudo, o problema se apresenta muito complicado e talvez seja proveitoso mencionar, para ilustrao, alguns casos. No arquivo municipal de Utrecht, conservam-se, h longo tempo, dois registros que datam do fim do sculo X V , muito cuidadosa mente escritos por mo nica. Ambos contm uma miscelnea de documentos latinos: um certo n m e r o de cartas que procedem do Bispo David da Borgonha, declaraes dos dias de audincias a serem observados nas aes junto Corte Papal, cartas da cidade de Utrecht, numerosos papis processuais (entre o squais, at mes mo registros completos), inmeros contratos, testamentos e outros papis privados, etc, etc. Visto que os nomes das pessoas neles ci tadas no revelam espcie alguma de unidade, vs sempre foram as tentativas de descrev-los adequadamente. Decidiu-se, por fim, de sign-los pelo nome de Copiador do Bispo David da Borgonha. Incorreto, porm, como era, tal ttulo, houve que procurar um mais apto para a apresentao definitiva do arquivo. A ateno foi casualmente atrada para a circunstncia de a letra com que se redigiram os documentos assemelhar-se do secretrio da cidade de Utrecht, Floris Tzwynnen, e, aps exame mais detido, desco briram-se as iniciais deste em vrios pontos do texto. Como era patente, pela escrita descuidada e pelas inmeras emendas, que os papis em questo formavam um livro de minutas, resolveu-se o enigma rapidamente. A investigao revelou que Tzwynnen fora notrio junto corte episcopal, antes de assumir o cargo de secre trio da cidade. Apurou-se, ento, que os registros continham as suas minutas, s quais mesclara ele, mais tarde, toda a sorte de documentos oficiais que lhe competira redigir na qualidade de se cretrio, e isso pela simples razo de serem compostos em latim, como as minutas. claro que, somente aps elucidada a natureza dos registros por esta pesquisa, se pde design-los, breve e compreensivelmente, por Protocolo do Notrio Floris T z w y n n e n , ao mesmo tempo que se lhe expunha a composio numa nota. Outro exemplo: No Arquivo de Estado de Utrecht, desco briu-se, entre diversas peas soltas, uma assinatura - de deter minado registro, que continha os mais heterogneos documentos de natureza privada. Reuniam-se, ali, ttulos de propriedade territo-

2. Isto , um caderno, cujas p g i n a s so em n m e r o de quatro ou um m l t i p l o de quatro.

82 rial, escrituras de venda, testamentos, doaes, formais de partilha e, bem assim, numerosas colaes para vicariatos e outros benef cios eclesisticos. Em tais papis se mencionava grande variedade de pessoas, com o que se exclua a hiptese de concernirem eles ao patrimnio de uma s. bem verdade que todos os itens datavam aproximadamente do mesmo perodo (meados do sculo X V I ) , mas no se apresentavam em ordem cronolgica. A chave deste enigma s veio a ser descoberta quando ocorreu lembrana que existia no arquivo um volume de contedo quase semelhante, inti tulado Tituli ordinandorum exhibiti. Tudo se esclareceu ento: sabe-se que a Igreja Catlica, a fim de impedir que os sacerdotes se portassem de maneira incompatvel com a sua dignidade e posi o, reclamava, de quantos desejassem receber as ordens, a apre sentao prvia da prova de que possuam os meios necessrios para prover prpria subsistncia. Para satisfazer tal exigncia, depositava um o testamento do pai, outro o ttulo de propriedade de um terreno, outro ainda, um documento que lhe conferia bene fcio em que seria investido aps a ordenao. Tornou-se, pois, evidente que o volume e a assinatura referidos continham as c pias de instrumento desta natureza que certo bispo sufragneo coligira, num registro, para justificar as ordenaes por ele feitas. No que, primeira vista, parecera acervo desordenado de do cumentos, se descortinava agora um todo metdico, capaz de ser descrito no inventrio por poucas palavras. 39. Na descrio do arquivo h que ter em mente que os documentos mais antigos so de maior importncia que os recentes. mister, pois, entrar em maiores mincias na especificao dos primeiros. Para tal diferena de tratamento convm adotar pontos precisos de diviso e mencion-los no prefcio do inventrio. A oportunidade desta norma evidente. T o pouco nos res tou da Idade M d i a , especialmente dos primeiros sculos, que quase todo pormenor aparece revestido de importncia. T m - n a no s o assunto tratado no documento mas tambm outros aspectos nele incidentalmente referidos. Enquanto, pois, se admite, por conve nincia, que os incontveis papis esparsos de pocas posteriores, os quais no se enquadram em srie ou dossi algum, se agrupem em amarrados relativos a determinadas matrias, tem-se por acer tado descrever separadamente os documentos desse gnero que datam da Idade M d i a . Quando, numa parte do inventrio, se introduz, destarte, m todo distinto do seguido em outras, razovel iniciar tal tratamento num ponto definido do passado e indicar este, claramente, no in ventrio. Como linha demarcatria muito adequada, de recomen-

83 dar-se a data em que as resolues de um rgo passaram a ser tombadas com regularidade ou melhor, a data em que comea a srie, preservada at ns, de registros de deliberaes. Para cer tos rgos administrativos este limite , sem dvida, o melhor, por que salta vista que to logo estejam mo as resolues da enti dade, os papis avulsos perdem muito da sua relevncia. N o constitui, no entanto, a melhor data para todos os rgos administrativos. Nas grandes cidades, por exemplo, desde longa data, bem organizadas, chegaram at ns registros de resolues de poca to remota que, praticamente, nenhum documento solto de perodo anterior ainda subsiste. Por uotro lado, as assemblias dos Estados Provinciais apresentavam-se, no incio, to vagamente organizadas que lcito dizer que somente os prncipes austro-borguinhes lhes introduziram alguma estabilidade na estrutura. Assim, apesar de que os registros de resolues dos Estados co mecem geralmente em poca muito posterior, do perodo precedente dos seus arquivos quase nada se preservou devido ao descuido da administrao.
3

Por conseguinte, convm procurar outros limites temporais e no difcil encontr-los. Em geral, o fim da Idade Mdia forne ce excelente demarcao, mas no termina ela ao mesmo tempo para todos os rgos administrativos. Para os E stados Provin ciais e as cidades com direito a voto na Assemblia, a grande mu dana ocorre quando da sua adeso volta contra a Espanha; para as igrejas, quando do advento da Reforma, para as guildas, quando da perda de seus direitos polticos; para os cinco Captulos de Utrecht, em 1582, quando lhes foi retirado o direito lquido de participar da Assemblia dos Estados; para muitos conventos exis tentes sob forma modificada at 1798, quando da sua secularizao, e tc, etc. Ser sempre fcil, portanto, descobrir um limite bvio.
4 4 5 5

3. Usou-se comumente na Blgica, durante a Idade M d i a , o termo r e s o l u e s " no sentido de algo que foi resolvido ou que constituiu objeto de d e c i s o . A palavra francesa d l i b r a t i n s n o exprime exatamente a idia de ' r e s o l u e s " , por conduzir suposio de que os registros de resolues apresentam um quadro completo e minucioso da s e s s o , ou, por outras palavras, as atas reais das d i s c u s s e s , o que jamais ocorreu na Idade M d i a . Na F r a n a usa-se em geral a p a l a v r a " d e l i b e r a e s " . ( F . ) . 4. Na realidade o advento da a d m i n i s t r a o a u s t r o - b o r g u i n h que assi nala o fim da Idade M d i a . M a s o p e r o d o que v a i daquele fato revolta contra a E s p a n h a n o foi s e n o de curta d u r a o para a maioria das cida des, ( H . ) V e r t a m b m a nota 17 p g i n a 69. 5. N o significa isso, no entanto, que cumpre descrever todos os do cumentos precedentes a este limite de maneira uniformemente pormenorizada. C o n v m , em geral, tomar em c o n s i d e r a o a quantidade de p a p i s preserva dos. ( H . ) .

84 40. Devem-se evitar as tabelas no inventrio.

Funda-se a regra em dupla considerao. Antes de mais nada, impossvel compilar um inventrio inteiro sob a forma de tabela; em segundo lugar, no convm usar tal disposio para uma parte do mesmo, e deixar de faz-lo para outra. No tocante ao primeiro ponto, no mais lcito apresentar um inventrio com pleto sob o aspecto rgido da tabela, do que sob a aparncia da poesia. Com efeito, a descrio de determinado ndice do inven trio deve, com freqncia, divergir totalmente da de outro. N u m item talvez se relacione certa srie inteira de documentos, ao passo que em outro, apenas uma pea singular. Como se incluiriam am bas as descries na mesma tabela sem omitir, para efeito de uni formidade, aqui, um pormenor que seria prefervel mencionar e sem salientar, ali, alguma circunstncia menos digna de ateno ? Na verdade, no se conhecem inventrios compilados, de pon ta a ponta, sob a forma de tabela. Em estilo semelhante se orga nizaram apenas listas de ttulos e de papis isolados. M a s , ainda em tal caso, o resultado uma acentuada irregularidade na descri o e a demasiada importncia conferida forma dos documentos. Compreende-se isto facilmente. Se parte apenas do inventrio to mar o aspecto da tabela, surgir a propenso para reunir os itens a d a p t v e i s ao uso da mesma e para separ-los dos demais, que lhe so avessos, ao passo que um dos primeiros requisitos do bom in ventrio , justamente, que todos os itens se sucedam uns aos ou tros, na ordem correspondente sua posio no arquivo. N o deve esta ser alterada por consideraes de outra natureza, tais como saber se possvel ou n o , que a descrio de determinado item quadre com a forma de tabela. E ainda quando o arquivista renuncie tentao de alterar pelo seu emprego, a seqncia na tural das peas, a simples presena da tabela por um lado, ou a sua ausncia, por outro, produzem a impresso de um abismo exis tente entre os papis apresentados sob tal aspecto e os que no o so, como se entre eles houvesse uma diferena especifica, impres so essa ainda fortalecida pelo fato de que se usa imprimir o con junto dos itens da tabela em caracteres menores. Demais, quando se compilasse apenas parte do inventrio em forma de tabela, subsistiriam nela as mesmas dificuldades que para o seu uso geral no inventrio embora, nesse caso, em menor escala. T a l disposio sempre cerceia, em maior ou menor grau, a liberdade do arquivista. Sem dizer que no agrada vista o inventrio compilado em certos trechos na forma ordinria, em ou tros, na de tabelas. O uso destas no oferece vantagem alguma. Mostra a expe rincia que no se d ensejo com elas a uma viso geral do arquivo

85 c nem se poupa espao. O contrrio o que ocorre. Donde a convenincia de se evitarem as tabelas, cujo uso incmodo e difcil. 4 1 . Devem-se descrever inicialmente as sries e os volumes para alcanar-se a viso geral do arquivo, e, somente aps, os do cumentos soltos. J recomendamos esta norma quando tratamos do arranjo dos documentos soltos, mas h que aplic-la tambm redao do in ventrio. Descrevem-se tais papis em relao s sries em torno das quais so eles agrupados, de modo que se assegure a uniformi dade da terminologia e que se evitem irregularidades na apresen tao do que se acha correlacionado. Se se descreveram as sries em primeiro lugar, podem-se facilmente dividir em grupos os do cumentos esparsos. Aconselha-se, assim, a descrio de cada grupo de per si, em referncia srie que constitui o seu ncleo. Tal mtodo oferece, alm disso, a vantagem adicional de obter-se a perspectiva geral de cada grupo e de atingir-se uma posio que permita, pela familiaridade com a matria de cada item adquirida ao fazer-se a des crio, a correo ocasional de erros praticados no arranjo original e a reunio do que por engano permanecer dividido. 42. As sries no devem ser descritas documento por documento, mas sob um nico nmero. Caso tenha variado a cons tituio de determinada srie com o transcurso dos anos, cumpre estabelecer diversas subdivises. O propsito da presente regra impedir que sries constitu das, verbi gratia, por centenas de contas, sejam descritas no in ventrio, sob centenas de nmeros, ou que s sries de resolues se atribuam tantos nmeros quantos forem os volumes nelas inclu dos. Uma tal descrio, pea por pea, acarreta considervel des perdcio de espao e inteiramente desnecessria, j que no con tribui de maneira alguma para dar pessoa que usa o inventrio qualquer imagem mais clara do contedo do arquivo. Ao con trrio, o mtodo apresenta to-s o gravssimo inconveniente de obstar a uma viso geral do inventrio. Para o consultante deste, por certo muito mais fcil perceber, num relance, que se acha completa uma srie de contas de 1630 a 1780, do que ter que per correr 151 nmeros antes de chegar ao mesmo resultado. H certo argumento que parece militar a favor da descrio pea por pea. Pode-se julgar til, para a preservao da ordem do arquivo, atribuir a cada volume ou mao um nmero distinto. Se se visa a tal fim (o que no se afigura, alis, absolutamente imprescindvel), consegue-se alcan-lo pelo abarcamento da srie sob uma nica descrio, ao mesmo tempo que se conferem a esta

86 tantos nmeros quantos forem os volumes (e.g. N.os 11-161. C o n tas de, etc, 1630-1780). Cumpre fazer uma exceo regra no tocante ao arquivo de um Tribunal de Contas, composto quase exclusivamente de contas submetidas verificao. Semelhante exame, cujo resultado sem pre se anotava ao p da conta, era a funo principal do Tribunal. As aprovaes das contas representavam as suas resolues, ou, caso se tombassem estas em separado num registro, os anexos das deliberaes. Convm, em tal caso, uma descrio algo mais mi nuciosa e pelo menos, a meno habitual do ato de ratificao pelo Tribunal. Seria lgico descrever pea por pea, indiscrimi nadamente, toda a sorte de contas, dispostas na ordem cronol gica segundo o referido ato. M a s o sistema no se afigura muito prtico e h que a ele preferir o sistema seguinte: N 324. Contas do Coletor de Zelndia, Scheldt, 1501-1535, (falta 1532), 34 volumes. (a) (b) (c) a ocidente de

Primeira conta de A, para 1501, examinada em l de maio de 1502. Segunda conta de A, para 1502, examinada em 3 de abril de 1503. Primeira conta de B, para 1503, examinada em 6 de maio de 1504.

Poder-se-ia julgar indispensvel abrir outra exceo para o caso de alteraes no contedo de uma srie, por exemplo, decor rentes da diviso das funes de coletor entre dois funcionrios, ou da reunio de dois coletores num nico funcionrio, ou da mu dana dos perodos de tempo abarcados pelas contas, etc. N o obstante, no se tem como absolutamente foroso, em tais circuns tncias, repartir a srie em diferentes nmeros. Com efeito, ad mite-se simplesmente a diviso do nmero em sees, aliada indi cao, em nota, do motivo para tal. A regra acima exposta vlida, outrossim, para a srie de documentos destacados, verbi gratia, para as cartas em maos. Desde que elas foram agrupadas em sries segundo a sua forma, esta somente h de ser descrita no inventrio (e.g., C a r t a s Re cebidas pelo Conselho, 1583-1794, 81 m a o s ) . N o se d o mesmo com os dossis, cujo assunto urge mencionar no inventrio. Caso se omita tal especificao, perde a sua base qualquer distin o entre sries e dossis. Com efeito, a formao de sries contnuas de documentos recebidos e expedidos visa precisamen te reunio num todo nico, proporo que crescesse em volume o arquivo, de papis a princpio mantidos em separado, ou agru pados, de tempos a tempos, em dossis, a fim de facilitar a

87 compreenso geral do conjunto e de simplificar o inventrio even tual. A descrio em separado dos itens soltos de que composta a srie suprime, pois, a diferena de princpio entre os dois siste mas. Eis porque no ela compatvel com o inventrio, mas com o calendrio, o qual se compila com objetivo de todo diferente. (Ver Pargrafo 72). 43. A atribuio de datas ao documento do arquivo depende da poca em que foram recebidos ou produzidos pelo rgo ou pessoa a cujo arquivo pertencem. Caso o arranjo segundo tal princpio possa originar algum equvoco, mister mencionar tanto a data da produo, quanto a da recepo. Cumpre estabelecer uma exceo para as sries de contas. No se deveria dat-las segundo a poca em que foram examina das, mas de acordo com o perodo que abarcam. Da definio de arquivo apresentada, infere-se imediatamen te que a posio do documento, na coleo, depende da poca em que foi produzido ou recebido pelo rgo administrativo ou pessoa em questo. T a l data ser, portanto, decisiva para a descrio da pea ou para a sua localizao na srie. V-se claro, que o dia de entrada de determinado documento capaz de divergir consideravelmente do de sua redao. O dirio compilado em 1626 (por L'Hermite) no veio ter aos Estados de Utrecht antes de 1629.
6

No tocante correspondncia, a diferena no geralmente to ampla, mas entre a data da carta mesma e a da recepo, ou melhor, a da sua chegada repartio (a qual figura em nota no documento, precedida da palavra Recebida ou A p r e s e n t a d a ) medeiam ordinariamente alguns dias. E se a remessa se deu no fim de um ano, ocorre no raro, que somente no incio do seguinte, a carta chegue a destino, de forma que at mesmo o n m e r o do ano no coincida nas duas datas. Em todos os casos idnticos, h que levar em conta, ao designar-se o lugar a ser ocupado pelo documento no arquivo, apenas a data da sua entrada no rgo administrativo. Da depende a posio que a pea ocupar na srie ou no amarrado ordenado cronologicamente; e, se os dife rentes itens das divises ou subdivises forem dispostos nesta ordem, ainda a data da recepo que aparece como decisiva para o arranjo dos papis entre si. Sem embargo, acontece por vezes, ao descrever-se o documen to como uma pea separada, que a aplicao deste princpio oca sione equvocos. U m a vez que na apresentao dos itens do inventrio urge mencionar to-s a data do ano (ver P a r g r a f o
6. Ver pgina 13.

88 4 8 ) , tal confuso surge apenas quando houver discrepncia entre o ano em que se redigiu a pea e aquele em que foi recebido. Como precauo adicional, convm incluir ambas as datas e assim escrever, por exemplo: Dirio de L'Hermite, redigido em 1626, recebido em 1629. Em relao aos documentos expedidos, muito raramente ocorre tal diferena de datas. Todavia, pode dar-se, vevbi gratia, que determinado rascunho de minuta, redigido em dezembro de um ano, seja aprovado em janeiro do seguinte e colocado entre as minutas assinadas. Em alguns arquivos de aldeias, por exemplo, entre as minutas de atos praticados diante de schcpcns, acham-se tambm documentos redigidos pelas partes ou pelos notrios, e s em data posterior aprovados pelos schepens e assinados pelos secretrios. Sempre que isso se der, prevalece, naturalmente, a data da a p r o v a o . Dispensa demonstrao a necessidade de in serir a cpia pertencente srie ou dossi ordenado cronologica mente, no na data em que se redigiu o original, mas na da expe dio do traslado.
7

A compilao de um documento estende-se, no raro, por mui tos anos, como costuma acontecer, vevbi gratia, com os volumes de resolues ou processos judiciais. Em tais casos, h que indicar o primeiro e o ltimo ano. Nem menos comum que a data de incio de determinado registro deixe de coincidir com a do mais antigo item nele contido. V i a de regra os cartulrios e registros de privilgios municipais, por exemplo, comearam somente depois que a entidade coletiva entrou na posse dos vrios papis ali com preendidos. Verificada esta hiptese, mister mencionar, em pri meiro lugar, a data em que se principiou o registro, e, em segundo, a da entrada do item. A data do mais antigo documento, cum pre indic-la ento, por meio de uma nota. Assim, para o ver bete seguinte, dado como ilustrao, ter-se- a forma: Registro dos privilgios da cidade X, comeado por volta de 1430, com adies subseqentes (ou: continuado) at 1580. N . B . O mais antigo documento includo neste registro data de 1323, e no: Registro de privilgios da cidade X, 1323 1580. Na ltima parte do pargrafo, por razes puramente prticas, abre-se uma exceo ao princpio formulado. H sempre consi dervel intervalo de tempo entre a data que se fecha numa conta 7. Ocorreu com freqncia, na Idade Media, que decorresse certo lapso de tempo entre a redao do documento e a sua assinatura ou a aposio do selo no mesmo. A data destes ltimos atos, pelos quais se tornavam oficiais os papis, que era de importncia. Ainda hoje se d que transcorra um

certo tempo entre a assinatura de um decreto real pelo soberano e a s u b s c r i o pelo ministro. ( H . ) .

89 e a do seu exame. Se ela for colocada depois de aprovada, no arquivo do rgo incumbido da tomada de contas, deve-se-lhe dar a data do exame. A mesma norma vlida quando se trata de uma nica pea destacada. T o - s para evitar equvocos convm citar, se for o caso, tanto o perodo abrangido pela conta, quanto a data do seu exame. Escrever-se-, pois, e.g., Conta da cons truo do novo palcio municipal, 1506-1508, examinada em 1509. Diversa, porm, aparece a situao da srie contnua de con tas que se descrevem sob um nico nmero. Cada qual corres ponde a um ano, e a poca deste, em que termina a conta antiga e principia a nova, sempre a mesma. Basta, portanto, mencio nar o ano da primeira e da ltima. A tomada de contas, por outro lado, no oferece regularidade comparvel. Assim, ainda que se apusessem descrio as datas dos exames das primeiras e das ltimas contas, no se andaria muito mais avisado e nem se faria estimao alguma das intermedirias. Eis por que, em rela o a semelhantes sries, de preferncia se omitem totalmente as datas da tomada de contas, a menos que estas ltimas venham descritas em separado, como no arquivo do Tribunal de Contas. (Ver Pargrafo 42).
8

44. Quando num dossi se encontram documentos, quer na forma de originais, quer na de cpias, os quais sejam de data an terior do assunto neles tratado (retroacta), mister conside r-los como anexos. No podem, pois, afetar a data que se deve atribuir ao dossi no inventrio, da mesma forma que no podem afetar o arranjo dos documentos no dossi, se estes forem ordena dos cronologicamente.
9

No dossi de determinado ano, constitudo de processo ou relatrio precedidos de investigao, encontrar-se-o, provavelmen te, sentenas, ttulos de propriedade, contratos ou relatrios de investigaes prvias, todos de data muito anterior. Se a ordem do conjunto for a cronolgica, estes precedentes ou retroacta devem ser inseridos no local do dossi fixado pela data em que houve a juntada ao processo, ou o acrscimo ao relatrio. Um ttulo de propriedade de 1425, por exemplo, no ser colocado no incio do mao de processo que vai de 1710 a 1714, como o pri8. claro que o lugar ocupado pela conta no arquivo, e o arquivo em que deve ser posta, dependem, de fato, da p o c a do exame. Se, por exemplo, se distinguir o arquivo do governo da cidade, anterior a 1795, do do r g o administrativo municipal p r o v i s r i o que se lhe seguiu, uma conta que abarcasse o ano de 1794, mas fosse examinada pelo r g o p r o v i s r i o em 1795, perten ceria ltima d i v i s o . ( H . ) . 9. V e r nota 3 p g i n a 5 1 .

90 meiro e mais antigo documento. M a s se tal pea foi apresentada ao tribunal, em outra ocasio, a saber, em 10 de janeiro de 1712, urge coloc-la no dossi junto aos papis desta data, ou logo aps aos mesmos. Nem todos os dossis, entretanto, devem ser dispostos crono logicamente e, por vezes, h que preferir a ordem sistemtica (e.g., no tocante aos processos). Aparece neles, com freqncia, uma lista que lhes contempornea {rtulas ou inventrio dos do cumentos) e lhes fixa a ordem, ou ento h, para indicar a seqn cia, nmeros ou letras apostos aos itens. Em casos tais, cumpre respeitar-se semelhante arranjo. 45. S. se organizaro ndices para os volumes singulares e os maos, quando estes consistirem de documentos heterogneos quanto forma e ao assunto, os quais, longo tempo aps a sua criao, [oram reunidos, como originais, num corpo nico, ou trans critos, como cpia, num volume. O caso contemplado na presente norma ocorre (como j se indicou no P a r g r a f o 38) com extrema raridade, e isso apenas quando houvera interferncia dos administradores de poca pos terior (especialmente arquivistas e historiadores), como acima se apontou ( P a r g r a f o 23). M a s em tal hiptese admitiu-se o des membramento do volume, sempre prefervel descrio do con tedo, pea por pea. No Pargrafo 23, contudo, assinalaram-se as condies em que tal fragmentao no permitida. So as que temos em mente aqui. Urge, ento, compilar um ndice, j que impossvel fazer a descrio geral do contedo dos volumes e maos. Somente nestes casos parece necessria a descrio pea por pea, pois, quando o volume se compe de documentos da mesma natureza, a apresentao adequada do contedo, levando-se em conta o que foi dito no Pargrafo 38, basta para a informao de quem usa o arquivo. Saber o consultante, ento, satisfatoria mente, que espcie de papis lhe dado encontrar no volume (ver Pargrafo 42). Como j salientamos (Pargrafo 37), ser talvez til para o pesquisador possuir calendrios dos contedos dos volumes pertencentes a essa categoria, mas no fazem parte os mesmos do inventrio, o qual h de servir to-s como um guia. Aqueles so antes suscetveis, pelas suas dimenses, de impedir extraia o pesquisador todo o proveito esperado do guia. 46. Os instrumentos originais de carter formal (documentos diplomticos) devem ser descritos, via de regra, em separado, quando no se evidenciou haverem formado parte, no passado, de uma srie ou dossi.

91 Quase sempre conservam-se parte os documentos autentica dos originais ou cartas diplomticas, os quais (ver Pargrafo 93) jamais se renem em sries. Ocorre, na verdade, que eles sejam encontrados em sries constitudas, quanto ao mais, de papis. Assim, entre os documentos recebidos, acha-se s vezes uma tal carta. Da mesma forma, muitas vezes se descobrem pergaminhos numa coleo de recibos pertencentes a uma conta (e.g., ttulos de renda resgatados. contratos de venda, etc.). De vez em quando sucede, outrossim, que certa quantidade de cartas diplomticas se englobe num dossi, verbi gratia, cartas de investidura de vrias propriedades pelo mesmo senhor feudal e na mesma data, ou, ain da, que determinados pergaminhos, como ttulos de propriedade, se incorporem mais tarde, num dossi de provas judiciais. Todas essas hipteses so, porm, excepcionais. M a i s interessantes e importantes, em geral, que os papis re cebidos pelo rgo administrativo, os instrumentos autnticos referem-se, habitualmente, a estipulaes vlidas por amplo pe rodo de anos e distinguem-se, quase sempre, por sua forma (em pergaminho e selados) dos demais documentos. De longa data costumou-se, pois, guard-los separadamente, no sendo praxe co loc-los dentro de determinada srie, e, muito menos, formar um desses conjuntos com as cartas diplomticas recebidas. Donde o pargrafo acima, que prescreve o princpio da descrio separa da de cada ttulo.
l0 11

N o exclui isto, no entanto, que o mencionado em outro ponto (Pargrafo 31) no tocante aos documentos avulsos em geral se aplique tambm aos ttulos. Assim como o arquivista tem o di reito de combinar, num s amarrado, certo nmero de papis iso lados, assim tambm lhe dado descrever vrias cartas, em con junto, num nico item. Raramente, porm, surgir semelhante ocasio. Permitir-se- a confeco de tais conjuntos s quando as peas, ou forem de todo homogneas quanto natureza, ou sem importncia. O primeiro caso tambm ocorre, de vez em quando, em relao s cartas diplomticas. Nada parece obstar, por exem plo, a que se agrupem sob um mesmo item uns tantos cartis, ou que se faa o mesmo com as cartas de investidura, mas no so freqentes tais combinaes. A i n d a mais rara a possibilidade

10. Ver nota 12 pgina 64. 11. Este sistema, vigente na Alemanha e Sua, no seguido na Frana,
onde as cartas originais n o s o separadas dos dossis de que formam parte. Considera-se erro grave que se houvessem estabelecido, nos A r q u i v o s N a c i o n a i s de Paris, certas divises artificiais (Bulas Papais, e t c ) , que no deviam existir separadamente, mas cujos elementos constituintes urge fossem absorvidos na grande srie do Trsor des Chartes. ( F . ) .

92 de reunirem-se os ttulos em questo por motivo da sua escassa importncia. Ao contrrio, o fato de constiturem eles documentos autn ticos, revestidos de uma forma definida, de possurem o selo e de datarem, na maioria, da Idade M d i a , torna demasiado improvvel o agrupamento das cartas diplomticas por motivo tal como o de lhes faltar importncia suficiente para a descrio em separado. E esta, na verdade, por muita relevncia que assumam tais peas, pode tornar-se suprflua se um calendrio for compilado ao mesmo tempo que o inventrio e nele se descreverem as cartas de per si. Neste caso, dispe o arquivista de maior amplitude do que de outra maneira lhe seria concedida para a j u n o das peas no pr prio inventrio, com a ressalva, porm, de que seja feita referncia ao calendrio nas notas explicativas. 47. Guando vrias cartas diplomticas transfixadas foram recolhidas ao arquivo, por fora, apenas, da ltima, deve atri buir-se a esta o primeiro lugar na descrio. Por outro lado, os transfixos amarrados, em poca posterior, aos documentos j recolhidos previamente ao arquivo, no ocuparo a posio prin cipal. Na elucidao do pargrafo anterior deixou-se, intencional mente, de mencionar a maneira mais comum por q u e eram amar radas, outrora, as cartas, a saber, por transfixo. Este era o mtodo de indicar que duas ou mais peas se correlacionavam en tre si e que deviam, portanto, formar um nico todo. ocioso, pois, salientar que os documentos assim ligados sempre constitui ro um nico item no inventrio e que o fato de que se desmem braram posteriormente, pelo desgaste ou ruptura das tiras de pergaminho que os unia, no altera a questo.
1 2 12

O ponto que merece explicao apenas o de saber-se qual o arranjo a ser adotado para a descrio, isto , que item h de figu rar nesta em primeiro lugar, se o documento original, se um dos que lhe foram posteriormente vinculados. Aplica-se, aqui, a mes ma norma adotada para a atribuio das datas (ver P a r g r a f o 43). A soluo do problema depende das circunstncias com que foram recolhidos ao arquivo os documentos transfixados. V i a de regra, somente o ltimo acarretou o depsito. Se, por exemplo, a pri meira carta encerra a transferncia de um terreno de A a B, e se, mais tarde, se lhe anexaram outras transferncias de B a C e de C aos Estados Provinciais em cujos arquivos atualmente se acham, bvio que, to-s como decorrncia da mais recente, vieram os. ttulos ter ao arquivo e que, por conseguinte, cabe ltima pea 12. Para a explicao, ver Pctrgrafo 95.

93 ocupar o primeiro lugar na descrio. Em tal hiptese deve esta apresentar-se como segue: Ttulo de transferncia de determinado imvel de C aos Estados Provinciais, acompanhado de ttulos anteriores, referentes ao mesmo. M a s no sempre essa a relao. A cidade que possua um ttulo outorgado pelo prncipe soberano pode requerer aos senhores sucessivos a confirmao do documento, e estas confirmaes serem atadas, sob forma de transfixos, pea original. Um tratado, celebrado originariamente entre duas ou trs partes, talvez receba a adeso subseqente de outras, cujas declaraes so transfixadas ao pacto original. Quando isto se der, j o primeiro ttulo se achar recolhido ao arquivo e ocupar, portanto, o primeiro lugar na descrio, a qual obedecer ao modelo seguinte: C a r t a de privilgios concedidos por X cidade de N, com patentes sucessivas de confirmao de Y e Z e T r a t a d o entre A, Be C, com os atos de adeso de D e E. H que notar, outrossim, que o modo pelo qual os transfixos se ligam ao primeiro documento nem sempre corresponde ordem cronolgica. Por vezes amarrou-se a pea antes, outras aps o primeiro, sem que se possa inferir da qualquer concluso quanto ao arranjo. 48. a) b) c) d) Cada item do inventrio deve incluir: o ttulo antigo do item (se houver); a descrio geral do contedo; o ano ou anos abarcados pelo documento; a indicao de que o item consiste de um ou mais volu mes, pacotes, envelopes, maos, documentos ou cartas di plomticas; a indicao de documentos adicionais que se encontrem no mesmo item, embora no relacionados com o resto do contedo. contedo ou da forma sero

e)

Outras declaraes acerca do feitas em notas especiais.

Justifica-se a primeira questo suscitada, a saber, que mister mencionar, na descrio, o ttulo do item usado em algum inven tario antigo, pela observao de que, sempre que for citado um volume, por outro documento ou por um escritor de antanho, ele o foi atravs do ttulo primitivamente dado. A fim de assegurar a quantos consultem o arquivo a oportunidade de verificar tais ci tas, h que mencionar o ttulo antigo. V i a de regra, escreve-se este sobre a e n c a d e r n a o ou sobre a cobertura, por vezes na pri meira folha do volume. Todavia, tambm pode dar-se que tenha

94 havido uma r e e n c a d e r n a o posterior, ou que se hajam perdido as primeiras folhas, e, nesta hiptese, o ttulo no sempre evidente a partir do registro mesmo. M a s se se estabeleceu com absoluta certeza e.g. com base em referncias ao volume qual o ttulo usado no arquivo, ento h que mencion-lo igualmente (e escre v-lo no volume). N o necessrio que o ttulo seja da mesma data que o registro. V i a de regra, s foi aposto mais tarde e o volume j possua um nome antes de traz-lo escrito sobre si. Ocorre assim, com freqncia, que o nome original seja regis trado no prprio volume sob uma forma correta ou que tenha sido substitudo por outro. O cdigo de leis e ordenanas de W i j k bij Duurstede, por exemplo, chamou-se a princpio o Poortboek e aparece freqentem ente citado por tal nome, mas o ttulo altera do Poorterbock. Assim tambm, o cdigo de leis e ordena es de Utrecht, ainda hoje conhecido como Liber Albus, ttulo de que realmente portador, foi originariamente chamado Der Stat Boec, dier dre alleens zijn Em situaes semelhantes, forainclurem-se ambos os nomes na descrio, ou, seno, colocar-se o mais conhecido testa da mesma e mencionar o outro em nota. Sucede, ainda, que no sejam inteiramente idnticos, numa srie de registros, os nomes dos vrios volumes. prefervel, ento, optar pelo ttulo mais caracterstico para a descrio e assinalar as variaes importantes num apontamento. T a m b m em nota h que indicar se cada volume da mesma srie ostenta um sinal distintivo, e. g., se o primeiro possui por marca A, o segundo B, etc. A essas indicaes pertencem igualmente os nmeros de or dem das contas do mesmo guarda-livros. E uma vez que nem todos os itens do inventrio possuem um ttulo antigo, convm se destaque claramente tal peculiaridade, caso ocorra num deles. Para tal fim, cumpre usar a grafia original e colocar a designao primitiva entre parnteses.
13 14 14 15 16

Imediatamente aps o ttulo antigo, urge fazer a descrio do contedo da pea. Com efeito, a exposio geral deste o ele mento de maior importncia e h que arranj-la de tal forma que o consultante perceba, de pronto, que documentos achar no in ventrio, no qual, por outro lado, somente as relaes mtuas dos documentos ho de ser tomadas em considerao. Quando, por exemplo, vrios papis se combinam num nico item, mister se esclarea a razo para tal, a que matria comum se referem, ou de
13. 14. 15. O Livro da O Livro do Cidade, ou registro municipal. de que h trs cpias do mesmo teor.

Citadino.

O Livro da Cidade,

16. claro que os v r i o s ttulos podem ser dados na p r p r i a d e s c r i o , mas se se tratar de srie que abranja v r i o s volumes, tal sistema ser, n o raro, i n c m o d o . ( H . ) .

95 que funes do rgo administrativo so a resultante. Caso se renam por serem todos, as minutas de transferncias de imveis saliente-se particularmente este pormenor na descrio, ou, ainda, o fato de se reportarem outros a um certo processo, se com isto formaram um dossi ou mao. De um modo geral, cabe ao arquivista indicar, na sua relao, o motivo que levou colocao de determinados documentos num volume, sempre que neste se en globaram diversos papis, ou transaes. Respeito ao terceiro ponto bastam umas breves palavras. J se observou ( P a r g r a f o 43), que o ano (ou anos), elemento im portante da descrio, deve indicar a poca em que se recolheram os documentos ao arquivo, ou a da sua produo. T a m b m se apontou quando outras datas ainda mereciam meno. Resta-nos aqui, lembrar a necessidade de que se chame a ateno para a lacuna de um ou vrios anos, porventura existentes numa srie. A apresentao, por inteiro, da data completa do documento , via de regra, suprflua, j que o ano suficiente.
17

Certa aluso forma, ao se expor um item, prescreve-a, por conveniente, o princpio dado na alnea d. Possibilita-se assim, ao administrador do arquivo, verificar, a qualquer instante, se todos os volumes, unidades, etc. pertencentes a uma srie dada, se acham presentes, e, ao consultante de determinado item do inventrio, reconhecer de antemo a maior ou menor extenso da pesquisa. O significado dos termos mencionados na alnea d ser explicado mais detidamente na ltima parte do Manual. Pode dar-se, por fim, que a descrio do contedo, conquanto indique o motivo que conduziu formao de um item, no reflita, in totum, o que consta no dossi ou volume. Acontece, por exem plo, se tenham acrescentado aos documentos sobre determinado as sunto alguns papis correlatos de data anterior, ou que se encon trem, junto a uma conta, alguns recibos ou, ainda, que num regis tro se inscreva esse ou aquele elemento, com o qual ningum es perava ali deparar. Para que o inven t rio seja de uso prtico urge acenar para tais particularidades. As circunstncias deci diro da convenincia de serem as mesmas includas na prpria descrio ou em nota. De qualquer forma, porm, os papis em
1 8 18

17. Com a condio, bvio, de que se reserve a data completa e exata para o calendrio. (F.). 18. naturalmente indispensvel dar tambm as datas dos documentos mencionados de per si, e. g., "Documentos relativos construo de uma nova comporta, 1692, com "retroacta" de 1672 a 1675"; ou, "Registro de batismo, 1650 a 1677, com a lista, ao fim dos novos membros admitidos na comunidade, 1651 a 1663". (H.).

96 questo, para os quais assim se chama a ateno, jamais devem estar em conexo regular com o resto do contedo do item, porque a revelao de particularidades, por importantes que sejam, sobre o teor do documento, no pertence ao escopo do inventrio. Assim, se a descrio de um item estiver concebida como segue: C a r t a s recebidas, no se admite acrescentar, no inventrio: entre as quais uma importante carta do Prncipe Guilherme I, e isso por que, naturalmente, este o lugar apropriado para a carta e o ponto onde se h de procur-lo. A admisso de pormenores dessa na tureza suscita, por vezes, no pesquisador, a suposio de que as peas no focalizadas to especificamente caream de particular importncia, ao passo que o valor de um documento pode, na verdade, facilmente escapar ao arquivista, que no as l de a at z. Demais, desde que se permitam observaes similares, abrem-se largas portas para o arbtrio pessoal. Um arquivista salientar o que lhe parece significativo do ponto de vista histrico, outro do genealgico. Se convier notar tais pormenores no prprio inven trio, a introduo ser o local adequado. Talvez se afigure recomendvel apresentar outras particulari dades sobre o item do arquivo, tanto em relao forma {e.g., que o documento se acha deteriorado pela gua, fogo ou ratos, ou que uma ou mais pginas foram arrancadas ao volume), quanto em relao ao contedo. O arranjo do registro no raro merece men o (num registro de atos celebrados diante dos schepens s vezes se inscrevem de per si as diferentes espcies de instrumen tos), ou ento a descrio feita requer alguma explanao, que o prprio corpo da exposio no comporta, devido s excessivas mincias (e.g. a explicao, num processo, da matria do litgio). Ora, os limites para semelhante informao, cuja posio natural so as notas, no obedecem a critrios fixos. necessrio apenas que o plano do inventrio as comporte. 49. Na compilao do inventrio do arquivo, recomenda-se que as descries de sries, dossis, documentos formais, manus critos, etc. sejam feitas sobre papeletas de tamanho uniforme, que recebem um nmero provisrio, tambm colocado sobre os do cumentos. Merece especial recomendao tal preceito, porque as papeletas de mesmo tamanho podem ser ordenadas e reordenadas, antes da apresentao final do inventrio. (Ver Pargrafo 24). O n m e r o provisrio, colocado nos documentos para a sua f cil localizao durante a inventariao, substitudo pelo definitivo, quando se redigir a relao. E i s por que convm seja feita aquela numerao de modo delvel, no com tinta, mas a lpis. Melhor

97

ainda seria confeccionar, para o documento, um envelope ou tira de papel onde se aporia o nmero provisrio. Recomenda-se es crev-lo em tinta vermelha para evitar confuso entre ele e o de finitivo, caso se adote o referido mtodo.

CAPTULO

IV

ESTRUTURA

DO

INVENTRIO

50. O inventrio do arquivo, nas suas linhas gerais, deve ser ordenado em conformidade com a organizao original do arquivr,. Esta regra foi aprovada pela Associao de Arquivistas. U m a vez que concordamos em que o arranjo do arquivo deve corresponder sua organizao antiga (ver P a r g r a f o 16), parece bvio que tambm o inventrio h de estar em conformidade com ela. Isso, porm, no absolutamente inelutvel. Concebe-se que para um arquivo se adote arranjo consoante os nossos princpios, mas que, em seguida, se descreva de per si cada documento, e que se disponham tais exposies simplesmente em ordem cronolgica. Semelhante sistema, com toda a probabilidade, pareceria conveniente para muitas pessoas avessas ao nosso modo de tratar os arquivos. No entanto, a nosso ver, no se recomenda tal mtodo, que seria, de fato, de extrema complicao. A descrio de cada pea implicaria uma referncia ao item, tal como consta no verdadeiro e prprio inventrio, e, no final das contas, o arquivista ver-se-ia praticamente impossibilitado de manter a ordem em arquivo de to complexa o r g a n i z a o . Alm disso, a nica vantagem apresentada por semelhante inventaviao dupla do arquivo (a saber, a pos sibilidade de o investigador localizar facilmente determinado papel no inventrio, sem desmembrar o arquivo mesmo) apenas seria obtida se se assegurassem, para cada documento pertencente ao dossi, as referncias e remissivas aos outros papis desse conjunto. No entanto, o estudo das relaes mtuas acarretaria enorme dificuldade para o pesquisador. O inventrio redigido segundo o sistema que acabamos de esboar de modo algum satisfaria a condio, por ns proposta, de que tal compilao venha a ser um guia para o arquivo. De fato, s lhe ser dado desempenhar este papel se o seu arranjo corresponder, de todo, ao do arquivo, do qual fornece um esboo elucidado pelas notas. Cumpre-nos, portanto, asseverar que tambm a ordem do inventrio (salvo quanto a ligeiras divergncias impostas pela

10 prtica) h de obedecer organizao original do arquivo, e, depois do que ficou exposto, bvio que se achar em harmonia, outrossim, com a estrutura geral do rgo administrativo que pro duziu o referido arquivo. Com semelhante princpio a orient-lo, cabe a cada arquivista subdividir o inventrio conforme as circunstncias. A q u i s nos toca indicar o critrio fundamental e talvez, ainda, explic-lo at certo ponto, com uns poucos exemplos. Respeito aos arquivos provinciais e estaduais, os vrios rgo s administrativos determinaro as principais divises do inventrio (quanto aos primeiros, alm dos Estados, h o comit provincial, a Administrao dos Bens Eclesisticos, etc, quanto aos ltimos, alm do Conselho Comum e da Corte dos schepens, h a Cmara de Finanas, a Administrao da Assistncia, a Cmara das Tutelas, etc.) . No tocante s administraes das aldeias, bastar, muitas vezes, uma nica diviso, com duas subdivises para o governo e a j u s t i a . Impe-se no raro, porm, outra diviso especial para os arquivos dos fabriqueiros das igrejas, ou, em alguns casos, para os dos conselhos dos plderes, j que a administrao da aldeia funcionou, com freqncia, nestas duas qualidades ao mesmo tempo, e n o sempre fcil estabelecer distino ntida entre os trs arquivos. Nos senhoriais, atinentes a domnios com ampla jurisdio, os documentos relativos a direitos feudais no sentido estrito, formam, em geral, apenas uma diviso reduzida, ao lado dos papis de famlia, muito mais numerosos, dos senhores do feudo (contratos de casamento, testamentos, formais de partilha, etc.) e dos documentos relativos s terras que lhes pertencem, os quais devem constituir duas novas sees. Nos captulos eclesisticos, alm da diviso geral relativa aos direitos cannicos e ao servio religioso, cabe estabelecer outra para as vrias reparties administrativas. Quanto aos conventos, talvez seja possvel dividir as tarefas compreendidas na sua gesto, em divises separadas. experincia, contudo, que cabe decidir sobre tal questo e, inclusive, sugerir normas para outros arquivos.
1 1

51. Devem-se geralmente dividir os arquivos das reparties pblicas em tantas sees quantos [orem os perodos cronolgicos resultantes de alteraes radicais por elas sofridas na sua organi zao, e, em cada uma de tais modificaes, comear nova diviso do inventrio. J se assinalou (ver Pargrafo 16) que a organizao de um arquivo se acha em estreita c o n e x o com a esfera de atividade do
1. Mostra-se, no P a r g r a f o 54, que os arquivos dos r g 5 o s subordinados fazem parte, ao mesmo tempo,, dos dos Estados provinciais e dos das adminis t r a e s municipais. (H.)

101 rgo administrativo ou do funcionrio que lhe deu origem. Decorre da que cada alterao importante, na organizao de tal entidade ou repartio, acarreta outra alterao importante no arranjo do arquivo. Se se modificaram as funes do rgo, iniciaram-se, tambm, no arquivo, novos maos de documentos expedidos e recebidos e novos registros, ou, pelo menos, mudou-se considera velmente o contedo dos j existentes. perfeitamente natural, em tal caso, instaurar nova diviso cronolgica do arquivo, mormente quando a modificao abrange a inteira organizao administrativa, ao passo que, se for menos radical o cmbio, b a s t a r introduzir to-s outra subdiviso principal. A confiscao da Diocese de Utrecht, em 1528, ampliou manifestamente as funes do Tribunal de Contas da Holanda e suscitou a criao de nova subdiviso essencial, mas no necessrio, por tal motivo, comear para todo o arquivo uma nova seo cronolgica geral em 1528, j que permaneceram inalteradas as outras funes do referido Tribunal.
2

Coincidem usualmente com grandes acontecimentos polticos as renovaes fundamentais da organizao de um arquivo. Quando a Assemblia de uma provncia, ou o governo de certa cidade com voto naquela, aderiram rebelio contra a Espanha, tal foi o cmbio experimentado, via de regra, pela situao global da po ltica da entidade, que convm comear neste ponto uma seo de arquivo inteiramente nova. A sublevao no exerceu tanta influn cia sobre os rgos administrativos da aldeia, nem sobre as cidades sem direito a voto na Assemblia. A t mesmo para algumas que o possuram (Montfoort, por exemplo), mas eram pequenas, a re percusso da revolta sobre a organizao do arquivo revelou-se insignificante. N o foram de menor monta as alteraes registradas no perodo francs. Em quase toda a parte se modificou, em 1795, a estrutura geral das administraes municipais e das aldeias. A estabilidade, existente at ento, cessou, e mal se instalara uma administrao, j a substitua outra com funes modificadas. Eis por que no convm iniciar nova diviso no arquivo para cada uma de tais organizaes, mas sim reuni-las todas em seo nica, que comea com a supresso da antiga administrao e termina com o estabelecimento de um magistrado para a cidade. A cons tituio da administrao municipal francesa, que em ponto algum, quer quanto s funes, quer quanto aos limites territoriais, corres ponde precedente, levar sem dvida, por toda a parte, formao de nova seo geral do arquivo. Nem sempre cair em
2. Por Carlos V .

102 1795 a linha divisria para os rgos da administrao provincial. Grandemente mudada com efeito, como esta tenha sido ento, tal reorganizao, de novo alterada em 1798 com a supresso da soberania provincial, desapareceu de todo em 1799, quando se introduziu nova organizao departamental. de preferir-se, pois, como norma, no comear outra seo cronolgica dos arquivos provinciais antes de 1799. Diferente ainda pode ser a diviso histrica no tocante a outros r g o s . Lembremos, verbi grafia, a incorporao das terras n o patrimoniais aos Pases Baixos Austro-Borguinhes, a criao de novas dioceses, a sentena provisria do Conselho Supremo sobre a condio legal dos Captulos de Utrecht em 1582, e a reorgani zao eclesistica de 1816. De toda a evidncia, no h estabelecer regras fixas aplicveis a esta matria.
3

Convm chamar, de modo particular, a ateno sobre alguns outros pontos. N o imprescindvel, para implantar-se nova divi so, que o rgo administrativo se renove completamente, adote outro nome ou adquira diferente funo por disposio expressa. N a d a de semelhante se deu na revolta contra a Espanha, mas o desaparecimento mesmo do senhor territorial, que deixa a adminis trao, acarreta modificao to considervel nas atribuies dos rgos pblicos, que se afigurar inelutvel a criao de nova seo em cada caso. I n s t a u r - l a s com respeito a importantes acontecimentos his tricos, tais como a renncia de Filipe II, o tratado de M n s t e r , e a r e s t a u r a o da independncia, em 1813, deve ser absolutamente condenado. Porque, por relevantes que fossem para a histria e o direito constitucional da Holanda, nenhuma influncia exerceram sobre a a d m i n i s t r a o . J h longo tempo haviam passado aos Estados provinciais e aos Stadholders as funes do senhor territorial, quando a destituio ps um fim autoridade do chefe supremo. A Repblica das Sete Provncias existia de longa data quando a legalizou o tratado de M n s t e r , e a r e s t a u r a o da inde pendncia, em 1813, no se traduziu, a princpio, por modificao maior do que se chamarem os prefeitos de comissrios-gerais, os subprefeitos de comissrios, os maires de burgomestres e os seus assistentes, de vice-burgomestres. Um tanto mais tarde, somente, que se reorganizaram as entidades administrativas. N o se sustenta, por tal r a z o , a diviso atualmente aceita entre os arquivos antigos e os modernos, mas, pelo mesmo motivo, no

3. Isto , terras que n o pertencem a Carlos V por direito patrimonial hereditrio.

103 seria aconselhvel transferi-la para 1848. S a introduo de leis orgnicas inaugurou, na verdade, um perodo novo para os diversos rgos administrativos. (Ver Pargrafo 14). Finalmente, cumpre ainda observar que as modificaes administrativas de 1795 e dos anos subseqentes n o devem induzir a estabelecer vrias subdivises do mesmo arquivo, mas sim a distin guir vrios repositrios (Arquivos dos Estados, dos Representantes, da Autoridade Administrativa Intermediria da Administrao Departamental, etc., para a provncia; para as diversas munici palidade no concordam, em toda a parte, os nomes). Visto porm, que tacitamente, cada rgo administrativo tomou posse do arquivo de seus predecessores e, por vezes, continuou a usaios mesmos registros, nem sempre cabe diferenciar tais arquivos. (Ver P a r g r a f o 53) . H que chamar-se a ateno para a transfe rncia de um arquivo para outro, nas notas a que se alude no Pargrafo 61 . 52. O arquivo de um rgo administrativo independente deve, via de regra, ser ordenado e descrito separadamente, ainda que os direitos e funes do referido rgo tenham passado para outro. Esta regra, oportunamente aprovada pelo Ministro, para a des crio dos arquivos governamentais, concorda com a norma adotada pela assemblia de Arquivistas do Reino sob a forma: Os arquivos dos departamentos administrativos de pessoas jurdicas independen tes no devem, via de regra, ser fundidos com os de outras pessoas jurdicas, ainda que os direitos de uma tenham passado para outra."* T a m b m neste caso aceitaremos, de bom grado, o texto ministerial, que nos parece um aperfeioamento. Depois do que ficou dito no Pargrafo 1 sobre a omisso da expresso pessoa jurdica, claro que, por coerncia, cumpre substitu-la aqui t a m b m . A expresso fundidos, usada pelos arquivistas citados, no se afigura feliz, pois a ningum podia ocorrer uma fuso efetiva de dois arquivos h e t e r o g n e o s . O texto do Ministro exprime o sentido com maior preciso. Sem embargo, tomamos a liberdade de extrair, da definio antiga, as palavras via de r e g r a . A norma admite, com efeito, uma exceo, a do caso mencionado no fim do comentrio do p a r g r a f o precedente, isto , a r e o r g a n i z a o radical do r g o administrativo. Na verdade, d-se a o apareci mento de nova entidade que adquire os direitos e funes da antiga, mas, como acima frisamos, ainda assim no parece prtico arranjar e descrever, de per si, os arquivos desses rgos sucessivos que so correlatos. De maior relevo outra modificao. O enun ciado dos arquivistas governamentais referia-se, apenas, passagem dos direitos de uma pessoa jurdica para outra, e isto, alis, em

104 conexo com o pargrafo seguinte, tambm por eles aceito, o qual apresenta uma definio algo diferente no caso da passagem dos direitos e funes. A alterao do texto do pargrafo, entretanto, fez com que aceitssemos igualmente tal m u d a n a . N o obstante, por muito que se transfiram tanto os direitos quanto as funes, claro que os arquivos de dois rgos independentes devem ser mantidos separados (de acordo com o pargrafo seguinte), no mesmo inventrio. Liga-se esta norma ao P a r g r a f o 5, que preceitua, com refe rncia aos arquivos de conselhos ou de pessoas cujos direitos ou funes passaram para outros conselhos ou pessoas, a necessidade de que sejam preservados no mesmo repositrio. O escopo do presente pargrafo estabelecer que da no se pode inferir que devamos fundi-los. Cada arquivo permanece um todo independente, distinto, incapaz de ser combinado com outros arquivos de organi zao totalmente diferente. E i s por que cada um, salvo no caso indicado no Pargrafo 53, requer tambm o seu prprio inventrio. Verdadeira como j seria a regra em geral, algumas vezes a descrio de diferentes arquivos numa nica relao poderia levar at mesmo a flagrantes absurdos, a saber, quando se tratasse de dois conjuntos de natureza completamente diversa, como ocorre com freqncia. O exemplo mais frisante disso, fornecem-no os mosteiros secularizados, cujos direitos e propriedades foram trans feridos para os Estados provinciais. Reunir, nos limites de um inventrio, a descrio de arquivos to diversos quanto os de uma Assemblia soberana, como aqueles ltimos, e os de um convento : (1) impossvel, porque cada arquivo possui, naturalmente, a sua particular organizao, de todo diversa da de outro e, segundo o sistema por ns adotado, o arquivo do convento no pode encontrar posio alguma no dos Estados provinciais; (2) inconveniente, porque semelhante unio somente criaria confuso e interferiria com a viso geral do arranjo de cada arquivo; (3) desnecessria, porque nenhuma razo premente fora a reunio em a p r e o . H que indicar, claro, no inventrio do arquivo conventual, que para a histria posterior da propriedade e direitos da entidade religiosa mister se consulte o inventrio do arquivo dos Estados provinciais. N o isto motivo, todavia, para sobrecarregar este ltimo com os documentos de uma instituio que nada tinha que ver, enquanto existiu, com o rgo administrativo da provncia. 53. Se, porm, os direitos e funes de um rgo adminis trativo passaram para outro, de forma a ampliar a esfera de atividade do segundo, pode descrever-se o arquivo da entidade abolida num mesmo inventrio, com o arquivo da outra. Neste caso mister inseri-lo, contudo, em sua posio lgica na ordem do inventrio, e no no ponto em que ocorreu fosse recolhido ao arquivo principal.

105 Adotada pela reunio de Arquivistas do Reino, no foi esta regra aceita pelo M i n i s t r o . (Ver, no entanto, o P a r g r a f o 70) . Permitimo-nos introduzir duas modificaes: (1) a omisso da expresso pessoa jurdica, de acordo com o que dissemos no Pargrafo 1; (2) a substituio das palavras com o arquivo da outra entidade, por estas num mesmo inventrio, com o arquivo da outra. T a l redao, assim alterada, exprime o sentido com maior clareza, j que, em face do estatudo no P a r g r a f o 52, ou seja, a necessidade de manter separado cada arquivo, quando da transferncia dos direitos e funes, urge, no obstante, afirmar cate goricamente que possvel, em certos casos especiais, descrever um arquivo em seo distinta do mesmo i n v e n t r i o . Em determinadas circunstncias, permite-se colocar com efeito, sem objeo nenhuma, arquivo estranho dentro dos limites da descrio nica. Entretanto, afigura-se mais prtico n o considerar combinaes desse tipo, quando apenas os direitos do rgo admi nistrativo passaram para outro. V i a de regra (ver o exemplo do convento secularizado, j citado no pargrafo precedente) os dois arquivos reunidos pelo curso dos acontecimentos so por demais heterogneos para tornar possvel tal c o m b i n a o . Quando, porm, tanto as funes quanto os direitos, ou ainda, as funes apenas, de um rgo administrativo se transferiram para outro, o vinculo torna-se muito mais estreito. Assim, no decurso deste s c u l o , em todas as cidades, a administrao dos negcios dos vrios bairros veio ter aos rgos administrativos municipais e, por conseguinte, os arquivos daqueles foram recolhidos a estes. Igualmente, quando se instaurou o registro civil de nascimentos, casamentos e bitos, transferiram-se para as prefeituras os antigos registros das igrejas. Convm que o usurio do arquivo, inteirado de que tais funes so hoje exercidas pelo rgo administrativo municipal, possa seguir-lhe tambm a histria.
4 5

V-se isto ainda mais claramente, no quando as funes de um conselho se deslocam para outro j existente, mas quando as de um rgo administrativo se transferem para nova entidade que substitui a antiga, e.g., as funes dos Estados provinciais que 4. O sculo X I X .

5. Ocorre, p o r m , que, ao seguir tal r e c o m e n d a o , se chegue a r e u n i e s improcedentes. A s s i m , quando os Estados provinciais de Utrecht adquiriram, em 1649, a senhoria de Montfoort, n o somente os direitos, mas tam bm as funes dos burgraves, passaram naturalmente aos Estados de Utrecht. Para estes t a m b m se transferiu, ao mesmo tempo, o arquivo dos senhores de M o n t f o o r t . Seria, no entanto, muito inapropriado d e s c r e v - l o no mesmo i n v e n t r i o com os dos Estados, pois os documentos dos citados senhores formam, essencialmente, um arquivo de famlia, que, s num ou no outro ponto, se referem a direitos senhoriais. ( H . )

106 passam para os Representantes e as Autoridades Administrativas. A q u i , na verdade, o caso diferente: os direitos e funes de um rgo no vo ter realmente ao outro, mas um deles substitui o outro e, logo aps a sua criao, toma posse dos arquivos do precedente. Os destas duas administraes no permanecem parte, como duas unidades independentes, mas um continua o outro. A separao de dois arquivos de natureza tal, embora exigido pela lgica estrita, acarretaria, na prtica, conseqncias desastrosas. (Ver P a r g r a f o 51 in fine) .
6

M a s em que parte do inventrio mister colocar o arquivo dos rgos anexados? Logicamente, t o - s uma posio parece adequada insero dos arquivos estranhos, a saber, a posio a que fazem jus como documentos recebidos pela entidade que os anexa. Assim, por exemplo, falando rigorosamente, os antigos arquivos dos Tribunais suburbanos de Utrecht, espcie de anexos s cartas com que foram enviados ao Burgomestre e ao Conselho Executivo de Utrecht, em 1824, cabe mencion-los entre os documentos recebidos pela administrao municipal naquela data. Isso, porm, seria ridculo, e ningum procuraria os registros em tal lugar. Ao contrrio, conviria p-los em seo separada do inventrio, a qual tratasse do perodo com que eles se relacionam, numa seo que, sobretudo, se distinga nitidamente dos outros documentos municipais, como foi prescrito no P a r g r a f o 52. H quem prefira situ-los entre as pequenas comisses de carter misto, ou releg-los a um suplemento. Pouco importa. O essencial que n o se deve mescl-los aos arquivos de outros rgos ou comisses, que se encontrem no mesmo i n v e n t r i o . 54. Os arquivos das comisses e funcionrios pertencem ao arquivo do rgo administrativo junto ao qual estes exercem as suas funes. Este princpio, adotado pela reunio dos Arquivistas do Reino, recebeu agora a confirmao oficial. O termo pessoa jurdica, originariamente nele presente, foi, ao mesmo tempo, abandonado. Comisses e funcionrios que exercem: as funes junto a um rgo administrativo no so completamente independentes * A sua existncia e sobrevivncia derivam daquele, a cujo servio se encon tram ou parte de cujas atribuies lhes compete desempenhar. bvio, portanto, que, na medida em que tais comisses e funcionrios produzem arquivos, no se pode considerar estes ltimos como de todo autnomos, mas como parte do arquivo da entidade com que esto intimamente relacionados. 6. Ver a ltima parte do Pargrafo 51.

107 As comisses e funcionrios a que se alude no presente par grafo, segundo a explicao fornecida pelo seu proponente na reunio dos Arquivistas do Reino, so, exclusivamente, os de natu reza subalterna. A Suprema Corte de uma provncia costumava exercer, verdade, parte das funes da autoridade provincial soberana, a saber, os Estados. N o h, porm, consider-la como um corpo subordinado aos Estados ou ao prncipe, j que tomava decises independentes, respeitadas pelos prprios Estados. O Tribunal provincial de Contas ocupava, como norma, posio semelhante. Tais magistraturas, na maioria criadas ao tempo das senhorias, no so as consideradas nesse p a r g r a f o . Quando, no entanto, os Estados provinciais (e isso o que temos em mente) criam uma comisso, composta ou de seus prprios membros ou de pessoas estranhas, a fim de investigar, preparar ou dar especial ateno a determinada matria, o arquivo da referida Comisso faz parte dos Estados da provncia. Assim, a fiscalizao de diques no sculo passado, na provncia do Stad en Lande foi confiada comisso denominada D e l e g a d o s com plenos poderes sobre os D i q u e s . O seu arquivo era uma frao dos documentos dos Estados da provncia do Stad en Lande de Groninga. Outro exemplo: o arquivo de um procurador-geral faz parte do da Corte junto qual exerce as suas funes. A esse propsito, h que lembrar que nem toda comisso ou funcionrio d origem a um: arquivo. O pargrafo seguinte trata da questo de fixar-se quando as comisses formam um conjunto independente de documentos. O fato de um funcionrio constituir, ou n o , arquivo particular resulta da maior ou menor autonomia da sua esfera de atividade. Os vrios membros de um departamento administrativo provincial no possuem, todos, os seus arquivos separados, embora sejam responsveis pela gesto e administrao dos diversos ramos do servio. So funcionrios subordinados ao Secretrio provincial, o qual, nem por isso, dispe de arquivo inde pendente, mas forma o dos Estados provinciais e o do Comit provincial. Tem-se, por vezes, condicionado o critrio para dife renciar o funcionrio que origina arquivo prprio, do que no o faz, circunstncia de o primeiro manter, e o outro n o , corres pondncia escrita com o rgo a que se acha subordinado. Correta em muitos casos, esta regra, entretanto, no deve ser tida por absolutamente infalvel, e aqui tambm cada hiptese exige consi derao especial. O administrador das propriedades municipais entabula correspondncia com o rgo administrativo do conselho, de que funcionrio, assim como o chefe de departamento com o
7 8

7. 8.

O sculo XVIII. A provncia de Groninga.

108 Ministro, seu superior. Todavia o administrador forma um arquivo independente, ao passo que os documentos recebidos pelo chefe pertencem ao arquivo do M i n i s t r i o . 55. As comisses que deixaram resolues (ou atas) criaram um arquivo prprio, o qual deve ser mantido independente. Os documentos das comisses que no deixaram resolues (ou atas) sero considerados como dossis que faro parte do arquivo da entidade em virtude da qual a comisso veio a ter existncia temporria. N o fcil resolver de maneira satisfatria a questo aventada no p a r g r a f o acima e talvez fosse til chamar a ateno, desde logo, para ponto digno de nota. U m a comisso, tal como aqui a concebemos, no consiste exclusivamente de membros do rgo que a criou. O Raadpensionaris da Holanda, por exemplo, no votava na Assemblia dos Estados daquela provncia, mas tinha assento em quase todas as comisses estabelecidas pela referida entidade. O Secretrio da cidade era membro de diversas delegaes municipais, embora no do conselho municipal. Pode at mesmo dar-se que certo rgo administrativo, composto de uma pessoa nica, crie determinada comisso, que esteja, para aquela, exata mente na mesma relao em que qualquer comisso est para a entidade que a instituiu (e.g. uma comisso designada pelo Stadholder para renovar os magistrados da cidade) . Designaram-se muitas comisses, tanto pelos conselhos provin ciais quanto pelos municipais, e , por vezes, difcil decidir se uma delas h de ser considerada como tendo tido existncia independente, e, portanto, como tendo constitudo um arquivo prprio ou, ao contrrio, se h de ser vista como simples subdiviso do conselho que a originou, o que acarreta que o seu arquivo figure apenas como parte do da entidade principal. Em ambas as alternativas, os papis produzidos pela comisso se recolhem ao arquivo do con selho que a criou, mas, na primeira hiptese, como arquivo deposi tado, na segunda como dossis. Poder-se-ia pensar que a resposta a tal questo depende do fato de que uma comisso desfrute de mandato temporrio, ou de que tenha sido instaurada para desempenhar determinada funo, finda a qual, cessou de existir ou, ento, de que haja desempenhado atividades permanentes. A este ltimo pertencem, por exemplo, no s os comissrios designados para as causas secundrias, comuns em muitos corpos judicirios, mas tambm as comisses de finanas ( C m a r a s de F i n a n a s ) , os Conselhos de Deputados dos Estados. Com efeito, as delegaes que pressupunham uma existncia per manente sempre organizavam o seu prprio arquivo, mas as comis ses ad hoc tambm, por vezes, o fizeram. Demais, quantos anos

109
no duraram algumas dessas entidades temporrias? Basta que sejam lembradas as comisses para a reviso das leis, para o aquartelamento de soldados, para a demarcao de limites {e.g., a Chambre m i - p a r t i e ) , as quais se soube de antemo iriam existir longo tempo. Merece recomendao, portanto, a soluo acima apresentada. A questo de saber-se se um comit constitui, ou no, o seu prprio arquivo depende da circunstncia de haver o mesmo registrado, ou no, as prprias atividades sob forma de resolues ou atas. Estas ltimas constituem o ncleo em torno do qual se agrupam outros documentos do arquivo. Quando tal ocorre, tem-se diante algo mais do que um mero dossi. H que estabelecer, pois, ntida distino entre as resolues (ou atas) o o relatrio ou procs-verbal. Destinam-se estes a ser entregues ao conselho que criou o comit. Trata-se pois, to-s, de documento recebido, ao qual se acrescen taro, como anexos, os outros papis oriundos da referida comisso. As resolues e atas, ao contrrio, destinam-se ao uso prprio desta ltima e representam, a tal respeito, a marca distintiva da sua i n d e p e n d n c i a . Por vezes, no deixou ela resolues algumas, mas somente umas poucas notas que visavam a servir de guia para a r e d a o do relatrio antes de serem d e s t r u d a s . Naturalmente no se fornece a prova alguma da existncia independente do comit.
9 10

As precedentes consideraes n o excluem o fato de que, por razes prticas, convm, s vezes, descrever o arquivo de um comit, quando pequeno e insignificante, como um dossi ou amarrado de documentos pertencentes ao arquivo do conselho principal. 56. O arquivo deve ser dividido em sees homogneas segundo critrio uniforme. Os documentos de carter geral sero reunidos na primeira seo, em seguida aos quais os de carter especial sero colocados em diversas sees. Dispensa demonstrao o pargrafo, conseqncia natural da regra segundo a qual o arquivo deve ser ordenado sistematicamente. Urge, portanto, aplic-lo acuradamente, j que a norma foi negli genciada, at mesmo em inventrios quanto ao mais compilados com esmero. Por vezes se encontram, lado a lado, os mais antigos documentos soltos, protocolos de atos do rgo administrativo,
9. No tempo dos Huguenotes, as "Chambre mi-parties" dos tribunais, tanto da Holanda, como da F r a n a , se compunham de igual n m e r o de juizes Protestantes e C a t l i c o s . 1 0 . As atividades t a m b m podem ser registradas por outra forma, e. y.. como registro das s e n t e n a s dos c o m i s s r i o s para as causas s e c u n d r i a s . Nenhuma diferena faz isso, naturalmente. ( H . )

ii
papis avulsos recebidos e expedidos aps 1618, documentos rela tivos a assuntos especficos da administrao geral, outros concer nentes a vrios litgios. (Ver o inventrio de Coevorden, Seo I). Temos a, por conseguinte, itens ordenados, ora de acordo com o critrio cronolgico (antes e depois de 1618), ora segundo a forma (documentos soltos, protocolos) ou, ainda, consoante o assunto. Em outras partes (e.g., no Catlogo do Arquivo da cidade de Utrecht, II), o grosso dos documentos do arquivo da C m a r a de F i n a n a s apresenta-se disposto conforme as diferentes atividades daquela magistratura. Prximas a estes, porm, constam a seo que consiste exclusivamente de contas aprovadas pelos diversos comits do Conselho Comum e outras divises, denominadas Arquivo do Tesoureiro e Arquivo do Camarista, as quais, por conseqncia, se acham, para com os arquivos da Cmara de F i n a n a s , numa relao de todo diferente da dos papis mencio nados em primeiro lugar. Quase sempre, nos inventrios, ao lado das sees variadas, que se distinguem com base nos assuntos versados pelos documentos, aparece a de Resolues, como se as matrias mesmas a que se destinam as demais no fossem nela tratadas. N o obstante, pode explicar-se facilmente tal praxe. Nos livros de resolues tombavam-se todas as transaes da enti dade. impossvel, portanto, inclu-los em qualquer das divises diferenciadas por outro critrio. O pargrafo acima citado toma em considerao esta dificuldade, motivo pelo qual declara, expres samente, que os documentos de carter geral (no apenas as resolues, mas tambm as de documentos recebidos e expedidos, publicaes, requerimentos, e t c ) , no referentes a determinada subdiviso das atividades do rgo, mas sua esfera geral de ao, cumpre coloc-los numa seo geral. O pargrafo acrescenta manifestamente que esta deve figurar em primeiro lugar, com o que repudia, assim, a prtica, no raro adotada, de dedicar a diviso inicial do arquivo municipal aos privilgios da cidade. Por muito geral que seja, no h segui-la. Os privilgios identificam-se tambm com os papis entrados, ainda que, em virtude da impor tncia do contedo, venham a guardar-se em separado. , pois, mister mant-los assim, embora precedidos das peas de natureza geral. Se se alcanou o privilgio aps o registro das resolues da entidade, cabe inscrever, no livro das deliberaes, a aquisio do mesmo. N o preciso dizer que o exposto acima vale, apenas, na medida em que se coaduna com o arranjo antigo do arquivo, a ser tido sempre como bsico. Pode dar-se embora muito raramente a necessidade de que se perfilhem umas poucas divergncias respeito a este. Em IJselstein, por exemplo, os documentos produ zidos pelo soberano (o Prncipe de Orange) tanto os endereados

i i i

s autoridades da cidade, quanto os destinados administrao baronial reuniram-se, desde os primeiros tempos, numa seo distinta, que foi mantida junto ao arquivo do rgo administrativo municipal e ao da administrao baronial. Seguiu-se tambm o referido arranjo no inventrio, apesar de no se basearem as trs divises, de maneira alguma, no mesmo critrio. Talvez se imponha a repartio de uma ou mais sees em subsees. N o necessrio, ao faz-lo, aplicar o mesmo critrio que o seguido na diviso principal, mas sim que todas as subdivises de uma destas sejam ordenadas de acordo com sistema uniforme. Assim, determinada seo do arquivo dos senhores de Montfoort ramifica-se em dois subconjuntos: um contm as peas relativas aos membros da famlia do Burgrave; o outro, as referentes aos direitos patrimoniais da mesma. Cada categoria de documentos constitui-se, a seu turno, de vrias sees: as que concernem aos direitos pessoais acham-se dispostas cronologicamente; as que dizem respeito aos direitos reais, geograficamente. O critrio difere, pois, segundo a seo, mas dentro das subdivises de cada uma sempre o mesmo adotado. O ponto de vista a partir do qual cumpre ordenar o arquivo h que ser definido pelo julgamento do arquivista, que deve levar em conta, nessa matria, a natureza do acervo. V i a de regra, mister se estabelea, em primeiro lugar, uma distino entre o arquivo principal e os que lhe foram acrescentados posteriormente. Seguir-se-, ento, o arranjo cronolgico, como acima se mencionou a propsito do inventrio de Montfoort, ou, seno, distribuem-se, como no do arquivo municipal de Utrecht, os documentos de cada uma das divises principais, de acordo com o seu carter, entre as vrias sees correspondentes s atividades do rgo administrativo em q u e s t o . Finalmente, urge por vezes, subdividir de novo algumas sees. M a s , como j foi observado, cada arquivo reclama o seu prprio arranjo e, por muito desejvel que fosse estatuir regras gerais a esse respeito, h que renunciar a semelhante p r o p s i t o . 57. aconselhvel, em todos os inventrios de arquivos semelhantes, seguir a mesma ordem no tocante s sees principais. Formula o p a r g r a f o antes um desejo do que uma regra. Inserimo-lo no presente M a n u a l porque a realizao deste , na verdade, de utilidade para a pessoa que usa o i n v e n t r i o . Seria penoso fornecer aqui exemplos ou esquemas de arranjos a serem seguidos, j que os arquivos dos diferentes rgos administrativos variam consoante a estrutura das organizaes sobre as quais se baseiam tais entidades. Sem embargo, na maioria dos arquivos da mesma espcie, encontrar-se-o papis de gnero semelhante, e recomendvel adotar, tanto quanto possvel, a mesma ordem em

- m relao a eles. (Ver tambm o comentrio do pargrafo anterior). S a experincia nos ensinar qual a seqncia mais conveniente. Aconselha-se, portanto, que os novos inventrios se conformem, ao mximo, com os j compilados segundo o nosso mtodo e que, se houver divergncia respeito a nosso mtodo, se apresentem, na introduo, as r a z e s . 58. Os volumes, documentos soltos, cartas diplomticas e mapas devem ser postos numa nica srie e no em sees separadas de acordo com a sua forma externa. Conseqncia do sistema adotado por ns parece estar em que volumes, cartas diplomticas e mapas devem ser descritos em sees separados do inventrio, pois a antiga organizao do arquivo, cuja m a n u t e n o r e p u t v a m o s como imprescindvel, quase sempre se funda sobre tal diviso. Neste ponto, contudo, expressamente, dela nos apartamos. Isso porque, para distribuir a descrio dos diferentes tipos de documentos por inventrios diversos, tomou-se como base, exclusivamente, a forma externa, a qual, lgico, influiu e influir sobre a sua custdia, mas se revela de todo indiferente para quem usa o arquivo, no se vendo, por outro lado, o menor motivo para ser tomada por sistema. E, na medida em que a diviso do arquivo em vrias sees possa, sem prejuzo algum, ser abolida do inventrio, isto naturalmente se dar, por razes prticas.
11

Demais, tal distino no apenas pode desaparecer, mas deve faz-lo. Dela advir dano, j que a descrio, de per si, das vrias partes do mesmo arquivo em diferentes sees impede que se obtenha uma viso do conjunto. A pesquisa, outrossim, se ter tornado muito difcil, porque ocorre com freqncia que documentos abso lutamente idnticos foram redigidos, sem r a z o aparente para tal, sob formas de todo distintas. contrato de aluguel, verbi gratia, era escrito, outrora, em pergaminho e provido de selo pendente. M a i s tarde veio a ser redigido, simplesmente, sobre papel. Como supor que o consultante do inventrio esteja inteirado de tal distin o, para a qual no se descortina a mais leve razo? N o obstante, estaria compelido a tanto, se lhe fosse dado procurar os desejados contratos em duas sees do inventrio radicalmente distintas. Sucede o mesmo em relao aos mapas, recebidos, como outras peas, por um rgo administrativo ou pertencentes a um dossi, mas removidos da posio que lhes corresponde para que no sofressem dano. H que conserv-los parte, mas no inventrio
1 1 . N o se verifica isso no tocante aos d o s s i s , embora separados das sries em virtude, principalmente, da sua forma externa. Para inseri-los nestas, ter-se-ia dificuldade em r e l a o a muitos p a p i s , enquanto, por outra parte, a r e l a o m t u a dos documentos p r o b e o desmembramento do dossi. ( H . )

113 cumpre retomem o lugar que lhes caberia segundo a sua destinao.
12

59. Os ttulos de propriedade de bens imveis devem ser divididos em sees geogrficas principais e, em seguida, dispostos alfabeticamente, de acordo com as localidades, ruas, etc, onde se situam tais propriedades. Quando, porm, se verificar que estas ltimas se distribuam por diferentes distritos de arrecadao (reas de jurisdio dos funcionrios), esta diviso administrativa tambm se aplicar aos ttulos. A primeira parte do pargrafo s procede quando n o houver indcios claros de algum sistema de arranjo anteriormente em vigor. Alude-se a um destes na segunda parte do enunciado, mas h outros ainda. Se se preservou o cartulrio de um convento, ser n o raro possvel dispor as cartas (ttulos) segundo a ordem nele adotada. Muitas vezes as marcas externas que os distinguem (letras e nmeros) reclamam tal agrupamento. T a m b m a presena de registros ou contas talvez fornea a procurada seqncia, notadamente para a distribuio das propriedades por diferentes distritos de a r r e c a d a o . (Emprega-se, aqui, esta expresso no sentido de reas de jurisdio dos funcionrios encarregados da prestao de contas) . Para dar um exemplo, os ttulos do Hospital do Esprito Santo em Reimerswaal foram dispostos em conformidade com determinado registro antigo, depois de reconhecidas quantas rubri cas se distinguiam nele. Reuniram-se os documentos soltos, e outros papis, em itens correspondentes relativos a estas. Caso no haja indcios suficientes de algum arranjo prvio, adotam-se umas tantas divises geogrficas principais. Assim, pode-se escolher como primeira seo principal: Propriedades na cidade de G r o n i n g a ; como segunda: P r o p r i e d a d e s nos Ommelanden; como terceira: P r o p r i e d a d e em D r e n t e . M a s se todos os bens se situarem nos Ommelanden, teremos como sees principais: Propriedades nos arredores de Middelstum, Propriedades nos arredores de L o p p e r s u m , etc. Nestas h que seguir a ordem alfabtica quanto aos nomes das ruas, prdios, canais adjacentes, etc. Caso nenhum desses nomes conste nos documentos, mas as proprie dades forem indicadas de modo geral, e.g., como limitadas ao norte por A, a leste por B, ao sul por C, e a oeste por D, a ordem cronolgica ser adotada para tais itens. No tocante aplicao da ordem alfabtica mister atentar para a explicao do Pargrafo 82.
12. Deve-se, portanto, condenar i n v e n t r i o s como O inventrio dos ma pas e cartas outrora publicados pelo Departamento dos A r q u i v o s - G e r a i s do Reino, em Bruxelas. (F.)

114 60. Os documentos relativos s rendas vitalcias, doaes e heranas de bens mveis devem ser arranjados alfabeticamente de acordo com os nomes dos beneficirios, doadores e testadores. Respeito propriedade mobiliria um arranjo como o indicado para a propriedade real ( P a r g r a f o 59) acha-se naturalmente fora de q u e s t o . Para a ordenao de documentos atinentes s rendas vitalcias, doaes e h e r a n a s de bens imveis, quase n o resta escolha possvel seno entre a ordem cronolgica e a alfabtica. Da ordem cronolgica, entretanto, pouco auxlio advm para o pesquisador. Em geral, os nomes dos beneficirios das rendas vitalcias, os dos legatrios e dos doadores so de maior significao que a data em que se redigiram os documentos em questo. Demais, h maior probabilidade de que tenham sobrevivido do que a indi cao da poca e, por conseguinte, os papis em questo sero localizados mais facilmente, num arranjo alfabtico, pelos nomes dos beneficirios, doadores e testadores. Para o mtodo de ordenao alfabtica, ver a explicao no Pargrafo 82. 6 1 . frente de cada diviso principal do inventrio devem-se colocar notas que descrevam brevemente a histria e as funes do rgo de que provm a diviso. J declaramos acima nossa preferncia pelo mtodo de arranjo dos documentos e do inventrio, que, levando em considerao a organizao antiga do arquivo, se baseia, essencialmente, na estru tura anterior do rgo administrativo a que este pertence. Somente o fizemos porque acreditamos (pelas razes indicadas) no ser possvel outra escolha. M a s estamos bem inteirados de que o inventrio compilado de acordo com o nosso sistema apresenta certas dificuldades para o consultante, e pensamos, pois, em remov-las quanto possvel. O primeiro requisito por ns apontado para tal fim que o inventrio esteja provido de notas explicativas. So elas absolutamente imprescindveis. Assinalamos antes que, poderes distintos, por vezes de carter extremamente dessemelhante, se conjugaram, no raro, nas mos de um simples conselho ou funcionrio. Naturalmente, estas combinaes peculiares h o de refletir-se nos arquivos respectivos e delas o consultante do inven trio deve ser cientificado. Se porventura, para permanecer nos exemplos anteriores, a C m a r a de F i n a n a s controlasse no apenas estas ltimas, seno tambm as obras pblicas e o aquartelamento, a pessoa que compulsasse os documentos deveria estar ciente da necessidade de procurar os que se referissem a tais assuntos no arquivo daquele r g o . Caso a assistncia aos pobres for dividida entre a C m a r a de Beneficncia e a C m a r a para alojamento

115 dos artesos forasteiros, o pesquisador saber que no basta realizar a busca no arquivo da primeira. A sua ateno h de ser atrada, da mesma forma, para outras particularidades. Assim, urge adverti-lo da necessidade de, somente a partir de 1808, procurar, no arquivo da Cmara de F i n a n a s , os papis relativos ao aquartelamento, porque apenas no citado ano se confiou quela tal encargo. Ser inteirado, outrossim, de que n o cabe procurar documento algum do sculo X V I I no arquivo do Conselho de supervisores da propriedade eclesistica, visto que este encerrou as atividades no fim do sculo X V I . Segue do exposto que no princpio de cada diviso principal do arquivo mister se coloquem notas explicativas das funes do rgo ou do funcionrio, cujos papis a seo contm, seguidas das modificaes acaso sofridas. Urge mencionar, demais, as datas de criao e extino da entidade. Assim, a histria desta que as notas principalmente contero, histria acurada, sobretudo, e completa, se possvel, mas ao mesmo tempo breve. A satisfao desta exigncia causar pouco embarao ao arquivista proficiente que, desejoso de ordenar com acerto o inven trio, ter que, antes, estudar o mecanismo da administrao antiga exame que n o ser profundo para nenhuma subdiviso, mas que, por outro lado, entrar, no raro, em toda a sorte de pormenores. Por conseguinte, o arquivista possui, em larga escala, j prontos, os dados para a redao das notas quando houver termi nado o inventrio. 62. Cada item do inventrio deve estar provido de um nmero progressivo. Para indicar a ordem das descries do contedo dos itens, empregam-se, no inventrio, as letras segundo a sua seqncia, com o que se contrastam claramente as duas numeraes. O requisito aqui formulado parece pormenor insignificante, e, no entanto, de importncia. Em teoria, n o se afigura absoluta mente imprescindvel a atribuio de nmeros progressivos para todos os itens do inventrio, mas sim apenas para facilitar as citaes. No entanto, no interesse da prtica, nunca se insistir demais sobre o uso da srie dos n m e r o s . Aumentam estes a clareza do inventrio, pois a pessoa que o compulsa ver num relance onde comea o novo nmero, o que nem sempre se torna fcil com as descries algo minuciosas e as tabelas de alguns itens. H , porm, outra razo, muito mais sria, para a adoo e a impresso de nmeros progressivos no inventrio. Quando omiti dos, o resultado quase inevitvel que os documentos do arquivo tambm permanecero sem numerao, e ningum contestar que os efeitos de tal negligncia se revelem desastrosos para a preser v a o da ordem do conjunto. N o se diga que o emprego de

116 nmeros escritos no inventrio seria igualmente satisfatrio, pois no h a menor razo para deixar de imprimi-los, se se pretendesse de fato public-los mais tarde e, ao mesmo tempo, faz-los servir para a n u m e r a o dos documentos. Dispensa demonstrao a convenincia de atribuir, aos sum rios dos itens, letras, de preferncia a cifras, pois mister, para evitar confuso, tornar distintas as diversas enumeraes paralelas. Da o numerar-se como segue: 1. as tabelas dos itens, com letras (de preferncia em itlico, a fim de salient-los respeito a outros caracteres); 2. os itens mesmos, com algarismos arbicos; 3. as divises do inventrio, com algarismos romanos; 4. os inventrios dos diferentes arquivos, se combinados num nico vo lume, com letras capitais.
13 13

Assim, B. II. 885. Arquivos do perodo 1808 1813. Arquivo da Comisso Comunal Edlica. Contas do mestre do aquartelamento, 1810-1811.

a. Contas de todas as receitas e despesas, 1810-1811. b. Contas das despesas para alojamento, moblia e das des pesas administrativas, 1810, etc. Acrescentaremos uma palavra sobre a n u m e r a o dos prprios arquivos, apesar de n o includa de todo no nosso escopo, porque ela antes atinente custdia material daqueles. 1. 2. H que atribuir a cada arquivo um n m e r o progressivo. Recomenda-se a aposio de nmeros provisrios (isto , os nmeros dos inventrios ainda no impressos), n o sobre os prprios documentos, mas de forma tal que, sem dano para estes, sejam facilmente removveis. (Ver Pa rgrafo 49) . Os n m e r o s definitivos, por outro lado, devem ser mar cados nos papis mesmos. Corre-se o risco de confundi-los com antigas cifras se se quiser escrev-los a tinta. Os que forem colados com goma-arbica se destacam facil mente quando expostos ao sol. O mesmo se d, quando sob a ao da unidade, com os que foram grudados com colas glutinosas. talvez prefervel escrever o n m e r o

3.

13. Os primeiros breves i n v e n t r i o s publicados pela A d m i n i s t r a o dos A r q u i v o s de Estado da B l g i c a n o apresentam n m e r o s . Os inconvenientes, p o r m , de tal sistema cedo despertaram a a t e n o e os i n v e n t r i o s posterior mente editados foram todos dotados de n u m e r a o . , ( F . )

117 sobre o documento e colar por cima uma etiqueta, onde a indicao se ache repetida.
14

4.

de aconselhar-se, tambm, que a descrio impressa do item, recortada do inventrio, seja colada na face interna da capa do volume ou na sobrecapa do documento solto.

63. As cpias modernas nunca devem ser includas no inven trio, j que errado preencher as lacunas do arquivo. Caso, porm, se mencionem, nos antigos inventrios, documen tos formais que ora faltam, de modo tal que no subsista a menor dvida quanto sua presena prvia no arquivo, h que cit-los em notas do inventrio ou do calendrio. O arquivo um todo orgnico, que se veio criando durante certo perodo de tempo e no algo feito mais tarde, em determinada data fixa. Ao se preencherem as suas lacunas com cpias modernas de documentos, que talvez lhe pertencessem, produz-se compilao que no foi originada organicamente, mas, sim, reunida de maneira artificial. Ao faz-lo, colocam-se no arquivo papis recentes que no lhes eram prprios e aos quais falta o carter de autenticidade das peas originais.
15

A situao torna-se algo diferente quando os inventrios antigos indicam que certo documento pertenceu inicialmente ao arquivo. A i n d a assim, porm, dele n o pode formar parte a cpia moderna, visto que n o integrada jamais no conjunto das peas e que n o lhe facultado substituir o original. No entanto, pode-se mencionar e explicar, mediante nota do inventrio, a exis tncia prvia da primeira via no arquivo e, bem assim, a presena atual da cpia. A tal propsito, ver o sentido da palavra calendrio no presente M a n u a l . (Conferir P a r g r a f o 7 2 ) . Com efeito, admite-se a insero de tais peas no calendrio, tomado em sentido amplo, e na compilao impressa de documentos formais, que, ambos, no s fornecem informao sobre os papis existentes, como o faz o inventrio, seno tambm, como trabalho do nosso prprio tempo, podem e devem incluir cpias modernas de materiais recolhidos em outra parte ou perdidos. Cabe ento mencionar, para cada documento, se existe o original e, sendo esse
14. A etiqueta colada, por se destacar facilmente, n o oferece garantia. P a r a evitar confuso com n u m e r a e s antigas, pode-se l a n a r m o de n m e r o s escritos com estncil ou com tinta vermelha, recursos estes preferidos pelos A r q u i v o s Nacionais, e m P a r i s . (F.) 15. As t r a d u e s a l e m e italiana do presente M a n u a l observam que a presente norma longe e s t de ser universalmente respeitada. Em muitos r e p o s i t r i o s colocam-se, nas colees, cpias e x t r a d a s de arquivos estranhos. Tal p r t i c a merece absoluta c o n d e n a o . ( F . )

118 o caso, em que arquivo, que cpia tem sido eventualmente usada, e qual o valor desta. 64. O inventrio deve estar munido de ndices. H que considerar: a) o ndice de nomes de pessoas; b) o ndice de nomes de lugares. Estatui este pargrafo a necessidade de ndices. Os inven trios ordenados de modo sistemtico refletem to acuradamente quanto possvel o estado original do arquivo, acham-se dispostos em harmonia com a estrutura do rgo administrativo, so cientficos e lgicos. N o h negar, contudo, que nem sempre permitem con sulta fcil sem o auxlio de ndices. O prprio autor do inventrio, provavelmente, no conseguir achar de novo, com presteza, do cumento que encontrara, h algum tempo, no arquivo e, at mesmo, que inventariara. E com muito maior razo isto se dar em relao ao pesquisador histrico. ndices acurados podem remediar tal dificuldade. So, pois, n o s convenientes, mas ainda necessrios. Ao se compilarem tais ndices em ordem alfabtica, h que prestar-se ateno s observaes do P a r g r a f o 82. O ndice por assunto apresenta numerosas dificuldades. N o se consideram nele elementos objetivos, mas na sua composio o valor subjetivo que o compilador atribui a determinados assuntos, e a sua maneira pessoal de escolher as expresses, influem gran demente. E i s por que dificilmente se aventariam instrues para a elaborao do ndice por assunto, por muito desejvel que este seja. 65. Deve-se estabelecer distino ntida entre documentos de arquivos e manuscritos. Nestes se compreendem as compilaes de leis, descries de cidades, miscelneas, documentos formais, mapas, etc. que pertenceram a particulares.
10

Encontram-se no arquivo vrias espcies de documentos que no lhe pertencem por natureza: 1. Documentos que pertencem de fato a um arquivo, mas no quele de que se trata, e.g., arquivos dos distritos dos plderes e das igrejas, com freqncia recolhidos aos repositrios das aldeias porque as funes do escabino, do superintendente dos diques, do fabriqueiro das igrejas se combinavam numa nica pessoa; os arquivos das assem blias de eleitores primrios e de outras comisses do perodo revolucionrio, os quais, aps a sua dissoluo,

16. E m b o r a os autores usassem aqui a p a l a v r a " m a n u s c r i t o s " , depre ende-se, do que segue, que tinham em mira todos os documentos por eles descritos como de natureza estranha dos documentos de arquivo ou como n o pertencentes a determinado a r q u i v o .

119 foram transferidos para as cmaras municipais; documen tos relativos atividade desempenhada pelos secretrios do rgo administrativo em questo, mas estranha deste ltimo, exercida cumulativamente, portanto. 2. Documentos que no pertencem de todo ao arquivo, mas foram adquiridos pelo rgo que produziu este ltimo, e.g., colees de leis, manuais administrativos, Bblias e outros papis, destinados a servirem como instrumento para o desempenho das tarefas que lhe incumbiam; ma nuscritos privados de natureza histrica com que se visava a tornar os administradores sucessivos mais familiarizados com a histria da entidade em apreo, se no resultasse esta clara do contedo do p r p r i o arquivo. Documentos destinados a se situarem em determinado ponto do arquivo, ou a serem expedidos, mas que perma neceram inutilizados, e.g., pacotes de circulares impressas, relaes em branco, tabelas, formulrios e outro material.

3.

O fato de que manuscritos e documentos formais privados fossem doados aos arquivos da provncia ou da cidade, por certa pessoa ou corporao, n o justifica a sua incluso nestes. Alis, a circunstncia de serem colocados, no no arquivo mas na biblioteca (ver P a r g r a f o 66) pode ser consignada, para clareza maior, na carta anexa com que se fez a doao, carta essa, alis, pertencente ao arquivo. H que abrir exceo, naturalmente, para os documentos antes situados na custdia deste ltimo, os quais se extraviaram, por um tempo, s mos de particulares, e retornaram, por doao ou compra, ao arquivo. ( V e r Pargrafo 36) . 66. Os documentos que no pertencem ao arquivo dele devem ser apartados. H que transferi-los para outro arquivo, ou para a biblioteca a que dizem respeito. Pode-se coloc-los, tambm, em seo separada no fim do inventrio do arquivo a que se recolheram, para formarem ali, conjuntamente, uma biblioteca de objetivo histrico, topogrfico, estatstico ou com outro fim cultural. Esta regra foi adotada pela Associao de Arquivistas. To mamos, contudo, a liberdade de introduzir-lhe algumas modificaes, todas atinentes ao enunciado. A nica alterao de importncia refere-se ao segundo pargrafo, em que, no lugar de o arquivo onde os documentos se originaram escrevemos o arquivo a que se r e c o l h e r a m . Parece-nos mais clara tal forma porque o primeiro texto, embora correto, pode levar a equvoco, no caso de serem

120 os documentos efetivamente removidos do arquivo, conquanto des critos, em suplemento ao inventrio, no mesmo volume. A parte final do p a r g r a f o esclarece a questo algo mais, estipulando que, em tal hiptese, os documentos n o continuam a pertencer ao arquivo, mas sim a uma biblioteca que justaposta. Todos os documentos que, em conformidade com o enunciado do p a r g r a f o anterior, no forem material de arquivo, deste devem ser removidos. A teoria assim o requer, pois n o lhes quadra a nossa definio do arquivo. M a s a prtica tambm o exge, j que o arquivista que, de acordo com o nosso mtodo, houver disposto o conjunto de itens em obedincia aos vrios ramos administrativos, naturalmente a p a r t a r , de rmotu prprio, os citados documentos, que n o se adaptam a nenhum dos verbetes adotados. V - s e por eles e m b a r a a d o , porque tais peas interferem com a boa ordem do repositrio. , pois, absolutamente necessrio exclu-los do arquivo prprio e verdadeiro. Esta exigncia pode ser satisfeita de vrios modos: 1. Se os documentos pertencem a outro arquivo, preservado in totum ou em parte, h que, em todos os casos, reuni-los q u e l e . Qual o melhor meio de faz-lo, d e p e n d e r das circunstncias. Se n o se houver conser vado aqueloutro, cumpre, no obstante, descrev-los separadamente. 2. Os manuscritos privados ou livros sero coloca dos numa biblioteca pblica. Caso no haja na cidade e se se pensar que no convm remov-los desta ltima, ou ainda se a sua freqente consulta pelo arquivista ou pelos visitantes for tomada em considerao, mister criar junto ao arquivo uma biblioteca, cuja descrio, nos pe quenos repositrios, talvez possa ser publicada como um suplemento ao inventrio do arquivo. 3. Os papis de famlia, ou outros documentos privados oriundos de funcionrios, papis que no raro lanam luz, vivamente aguardada, sobre o contedo do arquivo e, portanto, se relacionam com ele, no sero, em hiptese alguma, removidos do repositrio. Todavia, mister separ-los do arquivo e coloc-los em seo parte do i n v e n t r i o . Se, por r a z e s especiais, se afigurar indispensvel incluir, por exceo, certo documento no prprio inventrio (e.g. o ndice das resolues de deter minado conselho) urge se busque elucidar, no entanto, mediante nota na descrio, o carter privado do mesmo.

121 4. O material no utilizado, quando inaproveitvel, pode ser destrudo sem escrpulo algum. Nem mais susce tvel de contestao fazer-se outro tanto, na medida do possvel, com os avisos, a menos que estejam encader nados e reunidos em sries oficiais para o uso do rgo administrativo, caso em que pertencem, como lgico, ao arquivo, e nele devem permanecer. 67. A armazenagem do arquivo de todo independente .do seu arranjo e inventariao. Enquanto urge seguir a antiga, organizao respeito ao arranjo do inventrio, h plena liberdade no tocante armazenagem dos documentos. Sob esse aspecto, s decisivo o que ditar o interesse de preservao dos papis pertencentes ao arquivo.
17

O pargrafo acima formula princpio de arquivstica h mui to tempo em vigor nas bibliotecas, onde jamais suscitou qualquer dificuldade. De longa data, com efeito, praxe ordenar, nas estantes, os flios com os flios, os in-quarto com os in-quarto, os in-octavo com os in-octavo, sem, por isso, dividirem-se os livros, no catlogo de assunto ou dicionrio da biblioteca, de acordo com os formatos. O arranjo dos livros nas estantes apresenta problemas diferentes dos da i n v e n t a r i a o . Mutatis mutandis, porm, o que fica exposto procede tambm no tocante aos do cumentos do arquivo. A q u i , onde h que submeter-se orderao anterior se se visa inventariao cientfica, verifica-se, naturalmente, determinada conexo entre esta e a forma dos documentos, j que o antigo arranjo, at certo ponto, tomou em considerao esta ltima. Separaram-se, por exemplo, os dos sis, dos documentos recebidos, por causa do volume dos pri meiros, mas, salvo em casos como este, a armazenagem dos papis de arquivo no depende de modo algum da inventariao, e vice-versa. No arquivamento destes, h que se en carar no tanto o lugar que ocupam no inventrio, como o zelo pela sua preservao adequada, razo pela qual mister sejam eles ordenados segundo a forma que revestem, ou o carter externo. Da a necessidade de se agruparem os volumes, de se reunirem os documentos soltos em pastas, de se arquivarem, em separado, mapas e cartas diplomticas, j que urge conserv-los de modo diferente dos outros p a p i s . Caso exguo o espao, talvez haja, ainda, que distribuir os prprios volumes consoante as suas d i m e n s e s . Demais, indiferente que tais peas arma zenadas em vrios lugares apresentem n m e r o s diversos no i n -

17. Ao usarem esta palavra os autores tm em mente, claro, habitualmente designamos por arquivamento.

o que

122 ventrio, ou se agrupem sob a mesma cifra. Faculta-se at, se o exigir o carter dos documentos, armazenar, em lugares distintos, documentos originariamente reunidos num m a o . (Ver Par grafo 68) . Permitr-se-ia, pois, dar a cada item do arquivo, por assim dizer, dois n m e r o s , o primeiro para indicar a sua posio no inventrio, o outro no repositrio. V i a de regra, contudo, no ser mister faz-lo, e, alm disso, mais simples, sem qualquer empecilho, poder encontrar lado a lado, documentos que no inventrio so c o n t g u o s . Que a ordem deste h de ser, quanto possvel, seguida na armazenagem dos itens, parece, portanto, bvio. Sempre que se impuser o abandono dela, fora acus-lo em nota do inventrio, no, porm, no impresso, cujas cpias se acham ao alcance de todos, mas no que se mantm junto ao arquivista ou ao encarregado da busca e entrega dos documentos requeridos. J que independentes a armazenagem e a inventariao do arquivo, torna-se patente que alguns papis deste dado virem descritos em dois ou mais inventrios. No dos arquivos judiciais de Utrecht os registros dos feudos dos bispos daquela cidade, da Abadia de So Paulo, e da senhoria de Montfoort aparecem arrolados desta forma, embora devendo constar, ao mesmo tem po, na descrio dos arquivos dos rgos administrativos da quelas instituies. Em um dos dois inventrios, portanto, tratase apenas de mera referncia aos documentos, isto , sem que nele se subentenda o seu arquivamento real junto aos demais papis ali mencionados. O que ficou exposto acima torna patente que a armazena gem dos documentos do arquivo independente da inventariao. Afigura-se suprfluo acrescentar de novo que, reciprocamente, esta de todo independente daquela, como se demonstrou no Pargrafo 58. 68. permitido retirar do dossi e manter separados, para melhor preservao, os documentos formais e os mapas nele por-' ventura encontrados, contanto que se coloque no seu lugar a ex plicao do motivo por que [oi removido o original e a indicao do ponto para onde [oi. J se enunciou, no pargrafo anterior, o princpio do qual se infere a presente norma. Para a mais eficaz conservao de uma carta diplomtica, ttulo ou mapa encontrados no dossi, convm, no raro, remov-los deste ltimo . Os selos da carta ou diploma so passveis de dano, quando em dossi cujas peas se acham atadas umas s outras, e o mapa corre o risco de rasgar-se nas pregas, quando forem estas mais numerosas do que neces-

123

srio, porque se dobrou a carta para inseri-la naquele. Nada impede que o arquivista retire do dossi tais documentos e os arquive em lugar mais adequado. Ao contrrio, seu dever faz-lo. Cumpre, apenas, se substitua o documento removido por uma papeleta que indique onde este se acha. Outrossim, se determinado documento formal, com lugar definido no armrio de cartas diplomticas (ou que, antes, se achava em outra relao com o conjunto) foi posteriormente re movido e colocado (para algum processo ou outro objetivo seme lhante de natureza transitria) num dossi, convm reintegr-lo definitivamente na sua antiga posio onde tambm ser des crito, desde que se ponha em seu lugar a explicao mencionada no pargrafo acima. Esta uma papeleta com a referncia representa o documento, situado em outro ponto por razes de ordem prtica, e impede que se interrompa ou destrua a ordem do dossi. (Ver Pargrafo 67) . 69. Recomenda-se que cada manuscrito, cada envelope de documento formal, cada srie e cada dossi sejam providos de uma legenda ou sobrescrito que apresente a descrio do docu mento contido no inventrio ou no calendrio, e o lugar que o documento ocupa no arquivo. Tal legenda ou sobrescrito de grande convenincia, tanto para o arquivista, que deve buscar os documentos pedidos pelo pesquisador e em seguida rep-los no lugar, como para o prprio investigador. Se o documento se extraviou ou foi colocado em posio errada, e mais tarde veio a ser encontrado em algum ponto, o referido sobrescrito ou legenda ser o meio seguro de identific-lo. Pela palavra "lugar", empregada no p a r g r a f o , compreen de-se naturalmente a sala, o armrio, a caixa, a gaveta, etc. Se o inventrio ou calendrio forem impressos, o mtodo ciais fcil , sem dvida, recortar os vrios itens de um exemplar, col-los na capa, envelope, etc, e apor-lhes a indicao do lugar acima citado. Quando o arquivista estiver inteirado de que o documento j foi editado, convm, outrossim, anotar o fato no mesmo ponto. (Ver tambm o P a r g r a f o 62) .

CAPTULO

NORMAS

ADICIONAIS PARA DO ARQUIVO

DESCRIO

70. O fato que determina o colocar-se a descrio do arquivo no inventrio-geral do repositrio a natureza do referido arquivo em relao s demais sees do inventrio, e no a circunstncia de ter sido transferido. Esta regra, estabelecida pelo Ministro para a descrio dos arquivos governamentais, tinha o mesmo escopo que a proposta aprovada pela assemblia dos Arquivistas de Estado, e concebida como segue: "Podem-se descrever os arquivos dos conselhos ad ministrativos de diferentes pessoas jurdicas num nico invent rio, se a sua reduzida extenso o tornar aconselhvel. A fim de facilitar a obteno de uma idia geral daqueles, recomenda-se que, em tal caso, os arquivos dos rgos administrativos de car ter semelhante, ou sejam reunidos ou dispostos em s r i e s " . (Com parar, outrossim, com o P a r g r a f o 53) . O enunciado original exprime mais acuradamente qual o sentido da norma. Mas, por outro lado, no menos verdade que este no vem formulado ali com clareza, pois nele se fala de "descrio de diferentes arquivos num nico inventrio", ao passo que o que se tinha em mente era, naturalmente, que os inventrios de diferentes arqui vos se combinassem num s volume. vista disso, preferimos perfilhar aqui o texto do Ministro, reservando-nos o direito de elucidar-lhe algo mais o sentido. H uma terceira diferena entre os dois textos: o dos Arquivistas de Estado traduz uma regra optativa, enquanto o do Ministro, como era de esperar-se, fala imperativamente. Embora houvssemos preferido o enun ciado de carter facultativo, agora, que a norma se tornou com pulsria, no vemos objeo contra a sua a d o o . A regra de natureza puramente prtica e visa a facilitar o trabalho dos que usam inventrios de arquivo. N o se afigura muito cmodo publicar separadamente um grande n m e r o destes
1

1.

V e r nota 3 p g i n a 13.

126 ltimos, se cada qual contm apenas umas poucas pg inas. E quando se renem vrios inventrios num armarrado convm ao pesquisador que se agrupem os inventrios de arquivos simi lares, ainda que difiram as respectivas histrias e que tenham sido recolhidos ao repositrio por meios extremamente diversos e em vrias ocasies. N o , pois, o fato de que tais arquivos se correlacionem (o que realmente n o ocorre), mas sim a comodi dade do pesquisador do repositrio, o que constitui o motivo para reunir-lhes aos inventrios em um amarrado. Recomenda-se a meno de tal circunstncia na introduo do inventrio, a fim de que no se desgarre o pesquisador quanto histria dos arqui vos descritos.
2 2

T a l mtodo, cabe aconselh-lo especialmente para a descri o dos arquivos dos conventos. Mostramos acima ( P a r g r a f o 52), que a descrio de um destes conjuntos no se enquadra no inventrio do arquivo que o anexou. Onde coloc-la ento, quando for breve demais para a publicao em separado? Alguns propendem a inseri-la como um suplemento ou apndice ao in ventrio do arquivo a que ficou ligada. O sistema, em si correto, quando se visa a destacar claramente a histria posterior do arquivo do convento, chega at mesmo a ser muito prtico, em certos casos. N o , porm, em todos. Algumas cidades incorporaram tantos conventos, de cujos arquivos se tornaram to eficientes guar dies, que os anexos correm o risco de, no raro, excederem em volume o item a que pertencem, o que para lamentar-se. H , porm, dificuldade mais sria e francamente comum, ligada ao mtodo. Os conventos de uma provncia so, de costume, divi didos entre os diversos membros dos Estados provinciais. Posto que, hoje, os arquivos de tais membros se tenham reunido por toda a parte, no que toca sua maior frao - e em alguns lugares, na sua totalidade num mesmo repositrio, requer a coerncia que os inventrios dos diversos arquivos das entidades religiosas, ainda quando agrupados no mesmo repositrio, sejam fragmentados em diferentes sries, e isto conforme os respectivos bens tenham ido, mais tarde, para um ou para outro dos membros dos Estados provinciais. T o exagerada observncia do prin cpio parece pouco prtica e no oferece vantagem alguma capaz de compensar o estorno causado ao investigador do arquivo.
3 3

Por outro lado, parece apropriado reunir num s pequeno volume os inventrios de todos os arquivos de convento de
2. No p a r g r a f o precedente, acrescentado na segunda e d i o deste Manual usou-se a p a l a v r a v o l u m e . A q u i a p a l a v r a a m a r r a d o , empregada na I* e d i o , ao que parece deveria ter sido mudada para v o l u m e . 3. Isto , os trs Estados o clero, a nobreza e as cidades.

determinada provncia. Ao faz-lo, alcana-se o fim coiraado, que se exps acima, qual seja, o de evidenciar a histria poste rior dos arquivos da instituio religiosa. Obtm-se isso, tanto pela meno, no inventrio, de que eles procedem dos arquivos, por exemplo, dos representantes da nobreza, quanto pela indicao, no inventrio destes, do lugar onde se acham descritos os dos conventos anexados. O arranjo do repositrio-geral (cujas linhas mestras se acham indicadas no P a r g r a f o 7), portanto, talvez venha a diferir, em alguns casos, da distribuio do inven trio pelos diversos volumes. Se em geral parece prefervel que as duas ordens coincidam, no h, porm, objeo de princ pio contra a discrepncia que, entre elas, resultar de razoes prticas. 7 1 . A descrio dos itens do inventrio deve ser comple tada, posteriormente, pelos ndices dos vrios registros c, em especial, das sries de resolues. No h necessidade de impri mi-los . Tem-se por subentendido que a meno de uma srie de resolues no inventrio proporciona to-s indicao geral e in suficiente do seu c o n t e d o . Mostra apenas a existncia daquelas e nada mais. Para quem as consulta, de grande utilidade, seno indispensvel, poder identificar, no ndice, que assuntos so versados nas deliberaes e onde se localizam os que pretende investigar. Destarte v-se dispensado de perlustrar, do prin cpio ao fim, cada volume. O mesmo se verifica em relao a outros registros, copiadores, livros de peties, registros de ttu los, etc. Quanto aos documentos soltos atinentes s resolues ou a outros registros, no conveniente, e muito menos impiescindvel, que estejam providos de ndices. H que orden-los como anexos daqueles, com cujo assunto se tornam, assim, correla cionados . Somente no caso de faltarem as resolues, ou de no se mencionarem todas as cartas recebidas ou peties, oportuna a organizao de ndices para estas l t i m a s . 72. Dada a excepcional importncia de algumas partes arquivo, convm compilar calendrios para o seu contedo, quais devem ser, no entanto, publicados separadamente ou. tocante aos pequenos arquivos, impressos como anexos ao fim inventrio. do os no do

O calendrio nada mais , em geral, que um cdice diplo mtico reduzido. Em vez de se registrarem in extenso, apre sentam-se os documentos sob a feio de meros resumos: men-

128 ciona-se o contedo, to-somente, na sua forma abreviada. Assim como o cdice diplomtico inclui todos os documentos relativos a determinada srie de governantes {e.g. Imperadores, Papas, Condes da H o l a n d a ) , ou a dada regio (e.g., a Frsia ou a D i o cese de U t r e c h t ) , ou a entidade coletiva particular (e.g., a Cidade de Groninga ou a Abadia de Marienweerd), assim tambm o calendrio abrange, em geral, todos os documentos autnticos de uma srie de governantes, de uma regio ou de uma entidade coletiva, sem que nele se distinga onde se acham recolhidos os itens a partir dos quais foi compilado. A incluso dos papis, decide-se apenas a resposta pergunta que se fizer quanto ao fato de se reportarem estes s mesmas pessoas, entidades cole tivas ou regies. A i n d a que um documento formal exista exclu sivamente sob a forma impressa, cabe admiti-lo se, quanto ao mais, se enquadrar na categoria em questo. Tais calendrios, portanto, nada tm que ver com a descrio dos arquivos. Os itens pertencentes a vrios destes ltimos neles se inserem lado a lado. O calendrio de um arquivo algo completamente diferente. Trata-se, tambm, de uma lista de documentos autnticos, mas, neste caso, nem todos se referem a determinada pessoa ou assunto: o vnculo que faz com que venham mencionados no mesmo calen drio somente o fato de procederem do mesmo arquivo. A vantagem oferecida pela compilao de tais calendrios sobre a forma descrita em primeiro lugar reside apenas em que, ao se publicarem as referidas listas segundo os arquivos, se adquire a certeza de no omitir documento autntico algum. Se se pu blicarem os calendrios de todos os arquivos e outras colees, ter-se-, ento, adquirido o conhecimento de todos os papis autnticos. Quanto aos calendrios do outro tipo, deve-se, reiteradamente, perlustrar todos os arquivos. Donde o risco per manente de deixar passar um ou outro documento. O sentido da regra acima exposta implica, pois, que mister estabelecer ntida distino entre o inventrio e o calendrio, e no elaborar certa parte do primeiro tal como se fosse o segundo, sob a alegao de que os documentos nesta parte merecem men o em separado. Ao reunirem-se ambos num todo nico, talvez se esteja realizando trabalho de grande utilidade, mas no um i n v e n t r i o . A confeco de um e a de outro obedecem a pontos de vista dificilmente conciliveis. Quem tenciona compilar um inventrio deve adotar, tanto quanto possvel, o critrio do rgo cujos arquivos pretende ordenar e, sem dvida, ver-se- s vezes compelido a sacrificar a comodidade daqueles que quiserem consultar o arquivo, mas que possuem menor familiaridade com as antigas condies.

129 Na p r e p a r a o dos calendrios h que ter-se em mira obje tivo radicalmente diferente. A q u i , o interesse do pesquisador atual sobreleva exclusivo. N i n g u m p e r g u n t a r que empenho a entidade coletiva, em cujo arquivo se situa o documento, tinha neste ltimo, mas que importncia lhe atribui a histria. Um dentre os papis do sculo XV no tinha ento, para o rgo administrativo da cidade, mais relevncia que o seu similar do sculo X I X para a administrao municipal contempornea, e, por conseguinte, quando no processo de ordenao algum se coloca na atitude do governo da cidade daquela poca, no merece qualquer descrio diferente. Dois documentos de qualidades to diversas no podem reunir-se sem detrimento da clareza do conjunto. Todavia, ao acrescentar ao inventrio o calendrio como um anexo, evitarse- a dificuldade e, ao mesmo tempo, sero satisfeitos os interes ses do pesquisador atual. 73. O calendrio do arquivo ou de uma de suas partes a tabela, ordenada cronologicamente, do contedo de todos os documentos formais, originais ou cpias, nele presentes, ou em uma de suas partes. Na explicao deste pargrafo h que fazer referncia, antes de mais nada, ao que foi assinalado respeito ao precedente. A definio aqui proposta inclui alguns outros pormenores para os quais convm atentar. Em primeiro lugar, declara-se que tais calendrios, da mesma forma que os de outros gneros e os cdices diplomticos, sero ordenados cronologicamente. Para tanto, somente vlida a data do documento como tal, porque a do arquivamento, isto , aquela em que a pea veio ter ao con junto, se revela aqui de todo indiferente. Determinado docu mento formal, por exemplo, um ttulo de propriedade, talvez no tenha sido recolhido ao arquivo seno muitos anos aps a sua redao, a saber, quando da transferncia subseqente da pro priedade. Entretanto, mister inseri-lo no calendrio na data mesma do documento, j que o calendrio vem a ser uma lista de documentos autnticos, e no a dos itens do arquivo. ainda o princpio em questo que nos levou a incluir, no pargra fo, a clusula segundo a qual no importa que o documento exista no arquivo na qualidade de original ou de cpia. Um ttulo de propriedade, aps ter entrado no cartulrio, pode ter sido trans ferido para outras mos ao mesmo tempo que o prprio bem, mas nem por isso deixar de ser mencionado no calendrio, porque descrito no referido cartulrio do arquivo. Tornar pblico o contedo de todos os documentos autnticos que se venham a conhecer mediante o arquivo, eis o escopo do calendrio, e,

130 - na ausncia do original, o contedo de um item suscetvel de divulgao atravs da cpia. Em terceiro lugar, a definio em apreo fala de arquivo e no de repositrio-geral. D - s e que um arquivo seja deposi tado junto a outro, sem com este fundir-se. A reunio de vrios deles, num repositrio-geral , por vezes, temporria e acidental. Por tal motivo afigura-se prefervel compilar, para cada um, o respectivo calendrio. Assim, por exemplo, nos calendrios do arquivo da Cidade de Utrecht no se incluram as cartas diplomticas depositadas na caixa de documentos da Provncia de Utrecht, pois os papis provinciais contm uma parte do arquivo diocesano, recolhida ao da cidade, a qual, porm, de acordo com o P a r g r a f o 13, pode ser separada a qualquer tempo. Por outro lado, incluem-se as cartas oriundas dos do cumentos provinciais transcritos num registro comunal por ordem do governo da Cidade de Utrecht, porque tal registro faz parte do arquivo da cidade. A definio d igualmente azo a que no se publique o calendrio do arquivo inteiro, mas apenas de frao deste. Via de regra, ao compilar semelhante lista, mister confinar-se Idade M d i a , tomada no todo ou em parte. A edio do calen drio s de suficiente utilidade no tocante ao citado perodo, de que h relativamente poucos documentos conhecidos, de forma que cada um, por insignificante que seja em si mesmo, se reveste de importncia ao lanar luz sobre a aludida poca. A elaborao de calendrios para fases histricas posteriores seria no s in t i l , mas tambm irrealizvel. A grande massa de documentos formais torna suprfluo o exame de muitos deles para o conhe cimento geral do perodo, e a meno de todos ampliaria desme didamente os c a l e n d r i o s . Em tempos alis no muito recuados, quando prevalecia a idia de que o arquivo constitua uma coleo de fontes histricas, pensava-se que bastava fazer calendrios em vez de inventrios. Depois de tudo o que se exps nos pargrafos anteriores acerca do objetivo do inventrio, no h necessidade de voltar aqui ao assunto. Entretanto, em relao ao comentrio acima, cabe observar que, salvo quando o escopo da tarefa foi limitado pela omisso de todos os registros com meno dos atos das entidades em apreo, dos livros de resolues, etc. (como no inventrio de Leeuwarden), os inventrios-calendrios no foram continuados aps o fim da Idade M d i a (por exemplo, o inventrio dos "anti gos arquivos da Zelndia e do Middelburg). Logo que se tentou ir alm, sentiu-se a impraticabilidade de tornar conhecido, sob a forma de calendrio, o contedo completo do arquivo. Naquele s constam os documentos formais de determinados

131 perodos, ao passo que o inventrio contm todos os papis en contrados no arquivo. No calendrio descreve-se cada pea de per si, enquanto neste ltimo agrupam-se os diversos docu mentos. Os dois diferem radicalmente quanto ao objetivo: o inventrio serve de guia para o arquivo, o calendrio apresenta o resultado de uma investigao. Da decorre tambm a necessi dade de que aquele preceda a este. S quando pronto o inven trio e conhecido, portanto, o que a coleo contm, pode ser feito o calendrio. E deve s-lo, ento. A histria da Idade Mdia s pode ser conhecida atravs dos calendrios. 74 N compilao dos calendrios ticos de um arquivo h que incluir: a. b. c. dos documentos autn-

d.

todos os documentos formais originais de pergaminho ou papel; todos os documentos transcritos para os cartulrios; os documentos soltos, se deles existirem cpias nos cattulrios, ou se de natureza semelhante s dos documen tos includos nos cartulrios ou, ainda, se escritos em pergaminho; os documentos formais, copiados por extenso nos re gistros, ou interpolados entre outros documentos formais ou, em geral, os que existam em transcrito.

No pargrafo precedente declara-se expressamente que se incluiro no calendrio to-s os documentos formais e os que se lhes equiparam. N o s cdices diplomticos costuma-se, via de regra, estabelecer limites algo mais amplos e abranger todas as fontes histricas que no sejam narrativas (crnicas) . Sem embargo, os documentos formais e cartas diplomticas (o nome de "cdice diplomtico" j o evidencia) constituram sempre o ele mento principal. Em outra parte, d-se a definio dos docu mentos formais ( P a r g r a f o 92) . Basta recordar aqui que so aqueles aos quais se atribuiu valor permanente e que foram, por esta r a z o , redigidos em forma particular. Eis por que, conseqentemente, este pargrafo menciona, em primeiro lugar, os documentos formais originais entre todos os que merecem ser includos no c a l e n d r i o . Pouco importa que estejam escritos sobre pergaminho ou papel, ou que estejam selados ou no. At mesmo os documentos da Idade Mdia, no considerados de su ficiente importncia para serem selados ou escritos sobre pergaminho, podem revelar-se hoje de grande valor devido perda de muitos documentos daquele p e r o d o . Em segundo lugar, h que incluir no calendrio todos os documentos transcritos em cartulrios, ainda que no sejam for-

132 mais. V i a de regra, neles so copiados apenas os autnticos, mas ocorre que abranjam listas de propriedades ou cartas, particularmente relevantes por essa ou aquela r a z o , verbi gratia, porque constituem a prova de alguma entidade coletiva. O mesmo motivo que, na compilao de cartulrios, levou a abrir uma exceo para tal documento procede ainda hoje. As peas consideradas de tanta monta que neles chegaram a ser lavradas merecem sempre tornar-se conhecidas. Da mesmo forma, caso os documentos transcritos nos cartulrios existam tambm no original, h que mencion-los naturalmente no calendrio. O mesmo se verificar, outrossim, quando no os papis em questo, mas outros, de natureza de todo semelhante, se inscrevam naqueles. O que le vou incluso de um documento no cartulrio deveria acarretar o mesmo resultado respeito ao outro. Todos os atos escritos sobre pergaminhos, urge igualmente que figurem nos calendrios. J que consideardos suficientemente importantes para serem redigidos sobre aquele material, so tambm de bastante relevncia para nestes constarem. A reda o sobre o pergaminho e a transcrio no cartulrio subordi navam-se ao mesmo objetivo: a preservao dos documentos ou do seu c o n t e d o . selagem dos mesmos pode-se no atribuir igual significado. Selavam-se os documentos formais por causa da sua importncia e do seu valor permanente, mas as cartas tambm eram seladas s para que fossem fechadas. A aposio do selo ao documento nada prova, pois, quanto ao valor que se lhe atribua. Alm dos documentos formais originais e dos transcri tos inclusos nos cartulrios, o calendrio deve tambm mencio nar todas as outras cpias, sem considerao do ponto onde se localizam no arquivo, quer se trate de vidimus quer de interpolaoes em outros documentos ou ainda de traslados num re gistro ou em folha solta de papel. , entretanto, imprescindvel que sejam cpias por inteiro. Deixam de pertencer ao calend rio os instrumentos no citados literalmente, mas a que se faz mera m e n o . O caso diferente quando se transcreve em parte, ou se comunica num extrato, o documento (e.g., o testa mento do qual se tomou apenas o que foi legado entidade criadora do arquivo) . Um excerto desta ordem merece incluso no calendrio, j que equivalente ao ttulo de transferncia de propriedade.
4

Nem sempre necessrio, entretanto, tombar no calendrio todos os itens que satisfaam os requisitos acima expostos. O mesmo motivo que dispensa de continuar os calendrios alm
4. Certificados de confirmao.

133 de determinado perodo pode levar excluso de certa categoria de papis demasiado numerosos. Se, por exemplo, se trata do arquivo de conselho que exerceu a jurisdio voluntria, talvez convenha excluir todos os atos desta natureza que sejam, na realidade, de escasso ou nulo interesse para a entidade cujo arquivo se acha em d i s c u s s o . Da mesma forma, podem-se omitir os vidimus (no, porm, os documentos formais ates tados), pelo menos na medida em que no tendem simultanea mente a confirmar o documento atestado. Os ttulos resgatados que produzem juros consideram-se igualmente formais. Como norma contudo ser avisado excluir tais documentos, no aro muito abundantes. Talvez convenha, igualmente, abster-se de mencionar, em separado, no calendrio, os contratos de arren damento, que se inserem nos respectivos atos de reconhecimento e nada contm que no figure nestes. Ao contrrio, pode ser oportuno incluir alguns documentos que n o existem no arquivo in extenso. J se apresentou, acima, exemplo disto. Outra ilus trao fornecem-na os registros dos feudos. Em alguns casos, a investidura se acha ali plenamente citada, em outros, apenas como um extrato, sem que seja aparente qualquer razo vlida para tal diferena de tratamento. Cumpriria, pois, ou no inserir nenhum dos atos ou todos eles, inclusive os que aparecem apenas em excertos. V i a de regra, no convm introduzir cartas nestes calend rios, porque elas constituem categoria de documentos radical mente distinta dos formais. Sucede, porm, que s algumas se preservaram e, assim, como no haveria objeo, em tais circuns tncias, contra inclu-las num cdice diplomtico, assim tambm urge apaream no c a l e n d r i o . N o obstante, difcil inseri-las, pela simples razo de que o seu contedo se presta muito menos confeco do verbete do calendrio. Em qualquer caso, importa excluir os documentos que no pertenam ao arquivo e sim coleo de manuscritos histricos com ele preservada. Esta no forma parte do arquivo (ver Pargrafo 66), e, conseqentemente, no se lhe ho de fazer os extratos para o inventrio. O princpio em questo leva excluso dos copiadores ou outros registros que vieram ter ao arquivo por razo de natureza administrativa. N o raro, a nica justificativa para a presena de semelhante registro no
6

5. A diferena entre o v i d i m u s e a cpia a u t n t i c a reside expres samente no fato de que o primeiro , por seu aspecto, um documento formal, e o segundo n o . O v i d i m u s pertence propriamente, como tal, ao calen drio (ver P a r g r a f o 94) (H.) 6. No tocante c o m p i l a o de c a l e n d r i o s separados para as cartas ou outros documentos, ver p p a r g r a f o seguinte. ( H . )

134 conjunto ser o fato de haver um conselho seguido as prticas judiciais ou administrativas de outro (e.g., os quatro Captulos de Utrecht se guiaram pelas da Catedral, as pequenas cidade pelas da Capital) . O que se aplica a tais registros vale tambm para os formulrios. Os instrumentos que nele aparecem no perten cem ao calendrio. 75. Tambm pode recomendar-se a compilao, sob forma de calendrio, no todo ou em parte, do contedo das cartas (cor respondncia) e de outros documentos avulsos que se encontrem no arquivo, tanto na qualidade de originais como na de transcritos. Para a Idade M d i a (perodo habitualmente coberto pelos calendrios) os instrumentos formais so os mais importantes do arquivo. Escolheu-se deliberadamente a forma mesma com que aparecem redigidos e que os caracteriza, porque o seu conte do assumia importncia particular, pelo menos aos olhos dos que os elaboraram. Compilam-se os calendrios, no entanto, para os historiadores contemporneos e, por relevantes que sem pre sejam os instrumentos formais da Idade M d i a , muitos outros documentos daquela poca merecem, no raro, a ateno do his toriador. Talvez convenha, portanto, publicar tambm o con tedo principal da correspondncia encontrada no arquivo, e para tal apropriado o calendrio. Aconselha-se, contudo, a no incluir os verbetes deste ltimo no dos documentos formais, mas a reuni-los em lista separada, j que tais peas, por um lado, e as cartas e demais papis, por outro, tm cunho especial, que ficar em evidncia tambm nos citados verbetes ou entradas. V i a de regra, o instrumento formal corresponde a uma assunto nico, a carta a muitos. O contedo do primeiro, portanto, pode ser condensado num verbete de calendrio, muito mais facilmente do que o da segunda. S quando existam, no arquivo, poucas cartas em relao a um dado perodo, admite-se descrev-las na lista dos documentos formais. N o obstante, elas normalmente aparecem em tal quantidade que, se includas num calendrio, fariam a ateno desviar-se por demais dos documentos formais, menos numerosos, mas de maior relevo. Enseja o pargrafo duas outras observaes: 1) Fala "das cartas e de outros documentos avulsos". Abre-se o caminho, pela adio da ltima clusula, meno, em forma de calend rio, dos anexos das contas medievais. Assim, no arquivo-geral da Zelndia, situa-se a coleo completa de papis desta natureza, composta, em pequena frao, de recibos, e, no grosso, da corres pondncia mantida entre os tesoureiros, o Tribunal de Contas da Holanda e a Cmara de Finanas de Bruxelas; 2) o acrscimo das palavras "no todo ou em parte" no somente visa a excluir

135 ou, pelo menos, a no forar a compilao de calendrios para as cartas posteriores Idade Mdia, seno tambm a possi bilitar que, no a totalidade das que se refiram a determinada poca, mas apenas, por exemplo, as relativas histria externa da entidade produtora do arquivo venham a revestir a forma da lista em questo. Por fim, tudo o que ficou dito, e o que resta acrescentar, sobre os calendrios dos documentos formais, tambm se aplica aos das cartas. 76. H que ter em mira que o escopo do calendrio difere do do inventrio e que se deve evidenciar tal distino mediante a descrio dos documentos. Esta, no calendrio, mencionar o ato registrado no documento em questo. No inventrio, a natureza do documento o que sobreleva. V r i a s vezes j tivemos ocasio (ver P a r g r a f o 73 in fine) de assinalar a diferena existente entre o inventrio e o calen drio. T r a o distintivo dos mais evidentes reside no fato de que, enquanto, no primeiro, vrios documentos comportam, com fre qncia, a descrio atravs de um item nico, quer porque com binados em dossi ou amarrado singulares, quer porque tombados no mesmo registro, no calendrio, menciona-se separadamente cada documento formal. Ainda, porm, que no inventrio se descrevessem de per si as peas, a descrio seria concebida em radical contraste com a apresentada no calendrio em que se inclui o documento. T a l diversidade mera decorrncia da que existe entre os objetivos dos dois meios de busca. No inventrio, o fim colimado fornecer a lista de todos os documentos depositados no arquivo, de forma que se indique a relao em que se acham ali, o seu carter e contedo. O inventrio, pois, uma lista e a descrio explcita dos papis existentes no arquivo. A descrio h que ser feita, portanto, como segue: Escritura lavrada diante da Corte de N, pela qual A transfere um terreno a B; Sentena da Corte de Y na demanda entre C e D " ; "Acordo entre E e F no tocante a . . . , etc"; ou "Testamento pelo qual N lega os seus bens ao hospital de Z " . O calendrio no uma lista de peas; reporta-se ao ato ou evento mencionado no documento formal ou, se se preferir, atestao e testemunho do citado ato ou evento. Interessa-se exclusivamente por quem atesta e pelo que se atesta. Os papis que, no inventrio, se apresentassem da maneira acima exempli ficada, requereriam, no calendrio, os seguintes itens: "A trans fere a B um terreno diante dos escabinos de X" (ou, mais acuradamente, "Os escabinos de X atestam que A transfere um terreno para B " ) ; "A Corte de Y emite sentena na de-

136 manda entre C e D " ; "E e F firmam acordo no tocante etc"; e "N lega os seus bens ao hospital de Z" ou, "O trio O lavra o instrumento pelo qual N deixa os seus ao hospital de Z " ) . O inventrio , por conseguinte, lista de documentos, o calendrio de fatos. a... Nobens uma

Nem sempre se faz tal diferena. Muitas vezes transferemse, sem modificao alguma, as descries dos itens dos calen drios para os inventrios, enquanto que os exclusivos destes lti mos, estranhos, pois, queles, so expostos na maneira usual, o que acarreta desagradvel falta de uniformidade. Alis, o con trrio tambm ocorre. Embora se redija a maioria dos verbetes do calendrio de forma tal que o ato ocupe o primeiro plano, de quando em quando aparecem itens como o seguinte: "Escri tura lavrada diante da Corte de. .. pela qual", o que tambm no satisfatrio. Ora, j que h excelentes razes para que se use uma forma nos inventrios e outra nos calendrios, convm ter em mente, mais ntida do que at agora se fez, a distino em apreo. 77. A descrio dos documentos mais minuciosa do que no inventrio. no calendrio deve ser

O fim precpuo do inventrio proporcionar uma viso geral do que existe no arquivo e determinar a ordem dos seus docu mentos. Visto que a localizao destes, na lista, decorre de tal disposio, o inventrio funciona como guia. A descrio breve dos documentos e, por vezes, de certo nmero de instru mentos formais ou de determinada srie de manuscritos colocados num s item, eis portanto o bastante. O calendrio, ao contrrio, visa a que se torne algum intimamente familiarizado com o contedo de cada documento formal presente no arquivo, quer no original, quer em cpia. Faz-se mister, para tal, uma descrio mais pormenorizada. N o parece fcil indicar aqui a proporo exata de mincias que lhe cabe fornecer. No pargrafo seguinte apresentar-se-o alguns dados a respeito. Por vezes, entretanto, em instrumentos formais muito particularizados, aconselhvel optar pelo meio termo, entre a excessiva profuso e a descrio demasiado sucinta. Destarte convm (como expediente para obviar aos verbetes de calendrio de rigorosa preciso, que seriam excessivamente longos) fazer meno, por exemplo, no verbete do calendrio relativo s inmeras matrias no raro versadas nos ttulos de privilgios e nos tratados, apenas quelas que haveriam de permanecer em vigor, enquanto que as estipulaes de interesse temporrio dis pensariam referncia. Assim, guisa de ilustrao, assinalar-

137 se-ia, na entrada de calendrio correspondente a um tratado de paz, o fato de reportar-se este a portagens e taxas, mas omitirse-iam as disposies relativas troca de prisioneiros e ao pagamento das indenizaes de guerra. Quando o instrumento formal contiver apenas clusulas de interesse transitrio, alguns termos gerais seriam usados, sem entrar em pormenores. 78. Os nomes prprios, nos calendrios, sero apresentados na sua grafia original. Os ttulos honorficos devem ser dados por inteiro, salvo no caso dos prncipes soberanos, em relao aos quais se admite como suficiente o ttulo principal. Outra distino, que mister levar-se em considerao ao se compilarem os inventrios e calendrios, reside no fato de que, nos ltimos, urge conservar a grafia dos nomes prprios tal como aparece no original, ao passo que, no inventrio, se admite a grafia presentemente usada. O fundamento desta distino bvio. O inventrio um guia para o arquivo, destinado aos que o desejam consultar, no presente. de empregar-se, pois, a grafia atual dos nomes p r p r i o s . Na verdade, no se poderia manter o uso da antiga, pela r a z o simples de que, no dossi ou amarrado, talvez haja vrios documentos em que o mesmo nome prprio escrito de maneira diferente. O verbete do ca lendrio, por outro lado, reproduz sucintamente o contedo do documento autntico, com o qual deve, pois, tanto quanto pos svel, concordar. H que preservar-se, por conseguinte, a antiga grafia dos nomes p r p r i o s . Caso se reporte o calendrio a di versos documentos, e.g., a um ttulo e a um cartulrio, urge seguir a forma da pea original ou, seno, a da cpia mais antiga. Cumpre assinalar, nas notas, as variantes de importncia. Se a grafia anterior do termo no for facilmente inteligvel, mister, outrossim, dar a necessria explicao em nota ou observao, como se usa nos cdices diplomticos. O mesmo motivo que leva m a n u t e n o da forma antiga dos nomes prprios, nos verbetes do calendrio, determinar tambm a insero, na sua totalidade, dos ttulos que nele apare am. A fim de que se conhea a pessoa de quem se trata, pode adquirir grande importncia saber se ela era, ou n o , um cavaleiro, se possua senhorias e que altos cargos ocupava. Sem tais informaes suplementares, ser talvez absolutamente im possvel distinguir, por exemplo, as diferentes pessoas chamadas Gijsbert uten Gooie ou Claes van Borselen. Para os prncipes soberanos impraticvel a incluso de todos os ttulos (os de Carlos V encheriam uma pgina inteira) e, alm disso, suprflua, simplesmente porque no h confundi-los uns com os outros. D-se que exista uma razo especial para mencionar um ttulo,

138 verbi gratia, quando este revela em que data aproximada os Condes de Holanda adotaram a denominao de "Senhores da Frsia", mas em geral, para os prncipes a indicao dos ttulos desnecessria. , pois, mister escrever, por exemplo, "Reinald, Duque de Guldria" (e omitir o ttulo de Conde de Zuften); "Frederik, Bispo de Utrecht" (sem acrescentar que era, por nascimento, Margrave de Baden), "Albrecht, Duque da Baviera", "Charles, Duque da Borgonha", "Felipe, Rei de Castela", Car los V, Imperador, George, Duque da Saxnia, Edzard, Conde da Frsia Oriental", e assim por diante, declinando, em cada caso, apenas o ttulo principal. T a l exceo, no cabe estend-la alm dos prncipes soberanos. N o se deve, portanto, escrever "Lamoraal, Prncipe de Gavre", "Wolferd, Conde de G r a n d p r " , "Filipe, Margrave de Westerloo", porque nem todas as pessoas percebero de pronto, que se designam, assim, o Conde de E g mont, o Senhor de Vere, e o Burgrave de Montfoort. Em casos semelhantes, cumpre mencionar todos os ttulos de acordo com a regra ou, pelo menos, tantos quantos imprescindveis para determinar com clareza a pessoa de quem se fala. 79. Em cada entrada ou item do calendrio deve constar:

1. a data do documento formal de acordo com o estilo antigo e o novo. Para os documentos no datados, mister se atribua a data mais acurada possvel, dando as razes que a fun damentam; 2. o lugar em que o documento foi produzido. desnecessrio incluir todas as formalidades do incio (protocolo) e do fim; 3. a enumerao dos selos existentes; 4. a informao sobre a natureza do documento (original ou cpia, pergaminho ou papel); 5. a indicao dos "transfixos" que esto, ou estiveram, atados ao documento. 1. O preceito da alnea (1) naturalmente se aplica, em particular, ao perodo em que ainda se contava o tempo segundo o Calendrio Sacro (o dia indicado pelo nome do Santo) ou consoante estilos que no comeam com o l de janeiro, portanto, em desacordo com o calendrio civil. Geralmente, a abolio do Calendrio Sacro coincide com a introduo do Gregoriano. At este ltimo evento, entretanto, a dupla atribuio de datas de regra. Na Holanda, na Zelndia, e na jurisdio dos Estados-Gerais, tal fato se deu em 1582, nas outras provncias em 1700 (ressalvada a sua introduo temporria em Groninqa, de 1582 a 1594).

139 2. Nem sempre urge seguir estritamente a norma apresentada na alnea ( 2 ) . Quanto aos documentos formais, originados por pessoas de condio real, pelo papa, por um bispo, numa palavra, por autoridade que se ache ora num lugar, ora noutro, a meno do local onde foi produzido o documento afigura-se certamente oportunssima. O mesmo procede com os tratados e cartas. Quanto aos papis que promanam de autoridade ligada a uma sede fixa, s em caso de exceo se impe a consignao do local de origem. Embora a insero das formalidades do incio (protocolo) e do fim do documento no seja indispensvel, oferece a vanta gem de revelar, ao mesmo tempo, a data e o local da criao do documento e, bem assim, a lngua em que foi redigido. 3. A regra prescreve somente a indicao dos selos exis tentes. Estes interessam apenas ao sigilgrafo e a sua genuinidade o nico ponto que merece exame. Isto no impede, contudo, que tambm seja de importncia conhecer quais os selos apensos ao documento formal, ainda que estejam hoje perdidos. Quando se faz referncia, no texto, a algum que lhe houvesse afixado um selo, e se depreende, da tira existente ou da inciso no documento, que o selo lhe foi apenso, torna-se quase uma certeza a p r e s u n o de que foi selado pela aludida pessoa. Eis por que conveniente, mas no obrigatrio, mencionar os selos que se perderam. Da mesma forma, afigura-se aconselhvel, no tocante aos selos dos escabinos, incluir, no interesse da sigilografia, os nomes dos schepens que os afixaram. Todavia, tal vez bastasse, notadamente no caso dos escabinos de aldeia, de clarar: "com 2 (3, etc.) selos de schepen", sem declinar-lhes os nomes. Alis, cabe consign-los, ou n o , em conformidade com o fato de que existam muitos selos de escabinos no arquivo e de que sejam de tal monta, que justifiquem m e n o particular. 4. Ao indicar-se que o documento uma cpia, recomendase, se possvel, acrescentar algo sobre o valor desta, em primeiro lugar quanto poca em que foi feita e, em seguida, quanto ao seu autor. mister registrar, por exemplo, "Cpia notarial do sculo X V I " ou "Cpia em um vidimus de 24 de maio de 1489". V e r tambm a seo seguinte. 5. Os anexos citados com o documento formal ao qual se acham "transfixados" devem ser descritos (se ainda existem), separada e pormenorizadamente, na sua posio prpria, por exemplo: " N . 854.1393 (agosto 24), dia de S. Bartolomeu. O Burgomestre e o Conselho de Groninga declaram que, com a ajuda do Corregedor Barwolt Calmers, puseram Herman V e l -

HO thoen na posse de seis acres de terreno pradoso de Reyner E l mersinc, situado perto de Hoytinghehues, ao sul do Woltgrave de Dorkwerd. Ligado a um "transfixo" datado de 1394 (abril 4), dia de Santo Ambrsio, pelo qual o supracitado terreno se transfere para o Hospital do Esprito Santo de Groninga. Selo perdido. M. 866. 1394 (abril 4), dia de Santo Ambrsio. O Burgomestre e o Conselho de Groninga declaram que Herman V e l thoen vendeu e transferiu ao Hospital do Esprito Santo em Groninga a que se refere o documento apenso de 1393 (agosto 24), dia de So Bartolomeu. Selo da cidade de Groninga e contra-selo". 80. Sc os documentos formais no mais existem nos origi nais, mas apenas copiados em manuscritos pertencentes ao arqui vo, a descrio de tais documentos deve ser includa no calend rio, ao passo que mister mencionar, no inventrio, to-s os prprios manuscritos. Esta regra o resultado da diferena entre inventrio e ca lendrio j assinalada vrias vezes neste M a n u a l . ( V e r Pargra fo 77, entre outros). Especialmente nas compilaes de leis antigas, nos cartulrios, copiadores, nos "diversorum" (miscelneas) etc, acham-se cpias de documentos formais de que os originais no mais exis tem h longo tempo. Se tais manuscritos pertencem ao arquivo, tambm o fazem os documentos formais a que eles se reportam, documentos esses que fora inserir no c a l e n d r i o . No verbe te de tal lista, portanto, h que indicar o lugar onde a cpia se encontra, ou, por outras palavras, o registro ou manuscrito em que se copiou o original. Compare-se com isto o comentrio ao Pargrafo 73. 8 1 . Os calendrios devem ser dotados de ndices, a saber, {a) o ndice dos nomes de pessoas, e (b) o ndice dos nomes de lugares. Recomenda-se tambm a organizao de um ndice de selos. A esse propsito cabe lembrar o que se disse no Pargra fo 64, tambm aqui inteiramente vlido. J se patenteou, na discusso dos ndices dos inventrios ( P a r g r a f o 65), que tais meios de busca so guias convenientes e necessrios. Para os calendrios, que, por sua mesma natureza, sero consultados pelo investigador contemporneo e pelo histo riador mais amide que os inventrios, a incluso de ndices se re vela duplamente desejvel. O pargrafo fala somente dos relativos a nomes de pessoas e de lugares. Alm desses, os de selos

141 (dos quais s fazem meno os calendrios) so igualmente teis. Na verdade os nomes dos que afixaram os seus selos, fornece-os tambm o ndice de nomes de pessoas, mas o escopo deste diferente, e nele no se faz plena justia aos selos das entidades coletivas. A indicao dos selos nos calendrios s pode, pois, afigurarse til quando um ndice lhes facilitar o uso. Sem tal meio de busca, a meno daqueles pouco valor possui na prtica, j que se acham eles como sepultados no c a l e n d r i o . No ndice de selos admite-se o emprego da ordem puramen te alfabtica. Recomenda-se a sua diviso em sees, verbi gratia, (a) selos eclesisticos, (b) selos seculares; esta ltima comporta subdiviso em (1) selos de prncipes soberanos, ter ritrios, cidades, cortes de justia, e t c , (2) selos de famlias. Em tais listas incluir-se-o exclusivamente os selos ainda existentes e no os que, embora citados no verbete do calendrio, se acham perdidos. 82. Na preparao dos ndices alfabticos dos nomes de pessoas, os quais devem acompanhar os calendrios, h que ob servar os seguintes preceitos: (a) Os nomes de pessoas de preferncia sero ordenados alfabeticamente de acordo com o nome de famlia, ou, na sua ausncia, com o ttulo, e, se este tambm faltar, com o prenome ou o nome de batismo. (b) Os nomes de famlia holandeses sero alfabetados foneticamente, consoante a pronncia. No se consideram como escri tas as letras no articuladas. (c) Os nomes de famlia estrangeiros sero dispostos por ordem alfabtica em conformidade com a grafia original, se co nhecida com certeza. (d) Os prenomes ou nomes de batismo sero ordenados alfabeticamente segundo a grafia mais freqente no calendrio, com a devida observncia da norma fixada na alnea {b) . (e) Os nomes de famlia e os prenomes de origem semelhan te devem aparecer reunidos no ndice. Originariamente cada homem possua um nico nome. M a i s tarde adveio a necessidade de distinguir as pessoas de nomes iguais, o que se fez, a princpio, mediante a adio do nome do pai, depois pela adoo do de famlia, o qual pouco a pouco tor nou suprfluo aquele. Francamente gradual foi este desenvolvi mento. Na Idade M d i a apenas umas tantas pessoas dispunham do apelido da famlia e, quando da introduo do registro civil, algumas ainda havia que no o ostentavam. Como, pois, inserir o nome da pessoa no ndice alfabtico pelo prenome, pelo nome

142 de famlia ou pelo do pai? Os ndices compilados nos sculos X V , X V I e X V I I apresentavam-se alfabetados com base s no prenome, sem dvida porque todos os indivduos possuam esse ltimo, mas nem sempre o nome de famlia. A adio do do progenitor no redundou em qualquer cmbio de posio nos ndices alfabticos, ao passo que grande modificao decorreu, em geral, da incluso do de famlia. Isto, alis, . facilmente explicvel. O patronmico visava exclusivamente a distinguir as pessoas que traziam o mesmo prenome . Todos os chamados Joo formavam, por assim dizer, uma categoria, dividida em Joos cujos pais se chamavam Fernando, Joos cujos pais se chama vam Bernardo, e assim por diante. Na medida em que os nomes de famlia nada mais eram do que sobrenomes descritivos, tinham o mesmo propsito: Joo, o Ferreiro e Joo, o Pedreiro indicavam duas pessoas, da mesma forma que Joo de Fernando (Fernan des) e Joo de Bernardo (Bernardes) . M a s quando Ferreira e Pedreira se tornaram nomes de famlia hereditrios a situao mudou. O nome de famlia passa a ser o termo genrico e o prenome serve exclusivamente, da por diante, para distinguir os in divduos que pertecem mesma famlia. Da decorre que, no ndice alfabtico, mister reunir todas as pessoas que apre sentem o mesmo nome de famlia, j que umas se distinguem das outras graas aos seus prenomes, ao passo que aquelas que no possuam o apelido da famlia ho de ser agrupadas segundo os prenomes e, em seguida, discriminadas entre si pelos nomes dos pais. N o se deve, porm, ordenar segundo os patronmicos, porque nunca existiu uma categoria de "(filhos) de Joo" dife r e n a d o s de acordo com o prenome.
7

O que ficou acima dito no impede que as pessoas portado ras de nome de famlia tambm figurem no ndice pelo prenome. H , na verdade, a possibilidade de que apaream, em outro lugar, sem o citado apelido. Se dispostas no ndice pelos prenomes, os lugares onde estes ocorrem so destarte aproximados. Isto, porm, no exime da obrigao de alfabetar, igualmente, os nomes pelo de famlia. Talvez convenha, outrossim, inseri-los no ndice tambm pelos patronmicos, dado que estes, com muita freqn cia, se transformaram em nomes de famlia. Todavia no isto razo para alfabet-los de acordo com os de batismo.
8

Os ttulos, h que trat-los de maneira semelhante aos nomes de famlia. Por via de regra so hereditrios, e.g., conde d e . . .
7. Naturalmente, o mesmo v l i d o para os p a t r o n m i c o s que se torna ram nomes de f a m l i a . ( H . ) de 8. Pela mesma r a z o c o n v m inserir t a m b m c a r t e r descritivo, no ndice a l f a b t i c o . (H.) os nomes de pessoas,

143 senhor de. . . Os ttulos de senhorias transformam-se imperceptivelmente em nomes de famlia e no h necessidade de demonstrar que lhes ho de ser comparados. M a s at mesmo quanto aos no hereditrios, tais como o de abade e o de bispo, preboste e deo, bailio e marechal, aconselha-se a adoo da mesma prtica, uma vez que as pessoas so designadas amide pelo ttulo e mais geralmente conhecidas tambm por este. Com tal no se exclui a convenincia, no caso em questo, de mencionar, no ndice, tanto o ttulo quanto o nome de famlia e o prenome. Joo van 's-Gravenzande, Abade de Middelburg, figurar de preferncia no s em 's-Gravenzande, mas igualmente em Middelburg e em Joo; Joo de Hainault, Senhor de Beaumont, em Hainault, Beaumont e J o o . N o , naturalmente, imprescindvel indicar cada vez todos os lugares onde o nome aparece. Pode-se em Joo e Beaumont fazer a remissiva para Hainault. Surge uma segunda questo quanto ordem em que os nomes devem ser colocados no ndice. A decorrente da grafia do do cumento no se impor inelutavelmente, porque esta ltima muitas vezes arbitrria. A mesma pessoa que se chama Looten num calendrio, pode aparecer como Loten em outro; a que Nicolau em certo ponto, consta adiante como Claes; aqui A e g i dius, ali G i l l i s . A regra acima visa ao agrupamento dos nomes que, em essncia, soam igualmente ou que possuem o mesmo sentido . No tocante aos nomes holandeses, pelo mesmo motivo, acha-se especificado que mister alfabet-los em conformidade com o elemento sonoro, isto , com a p r o n n c i a . " A e " ser, pois, considerado como "aa", a dupla vogai ao fim da slaba, como uma vogai simples, a letra "c", seguida por qualquer outra letra que no e ou i, como k, ei e ey so, via de regra, reunidos, da mesma forma que "ss" e "ssch", "th" e "t", "z" e s, ph e f, g e ch no fim da palavra. H que proce der de acordo com o mesmo princpio, quando dois nomes diferem apenas pela pronncia local (por exemplo, V a n der M o l e n , V a n der Meulen e Vermeulen, Schouten e Sholten, V a n Sulck e V a n Sullick), ou quando se traduziu um nome holands em latim ou em outra lngua {cg., V a n der M o l e n e De Molendino, Schouten e Pretorius, Backer e Pistorius), ou ainda quando foi latinizado (como, Janssen e Jansonius, De Groot e Grotius) . Em todos estes casos, no entanto, a remissiva cruzada de um nome a outro indis pensvel no ndice. Os prefixos, independentemente de se ligarem, ou no, ao prprio nome, no exercem influncia alguma no ar ranjo. Por conseguinte, urge colocar os nomes 't Hooft e Thooft,
,J

9. Algumas vezes at mesmo quando seguida por e ou i, por exemplo, a palavra Ceulen (que se pronuncia Keulem) . (H.)

144
V a n der Hoeven e Verhoeven, De Hont e Dhont, todos na letra h . Os nomes estrangeiros no podem ser alfabetados segundo a pronncia, porque esta, nas lnguas em apreo, difere de todo da da nossa. mister seguir, portanto, na medida do possvel, a ortografia original do nome, e por Pretorius, verbi gratia, em Praetrorius, De Vloois em De Valois. Seria excelente se se pudesse proceder da mesma forma com os prenomes. At certo ponto, tambm n o apresenta isto qualquer dificuldade. Nomes que tm a mesma origem, Jan, Johan, e Johannes, Claes e Nicolaas, Gillis e Aegidius, Zweder e Asuerus, h que agrup-los no ndice. Todavia penoso achar a regra geral segundo a qual se possa decidir a forma prefervel do prenome. A de origem no serve para tal, pois Jan deriva do francs, Johan do alemo, Johannes do latim. Afigurar-se-ia mais indicado, talvez, especialmente, respeito aos documentos medievais, ordenar os prenomes consoante a sua forma latina, que , ao mesmo tempo, a do nome do Santo. Sem embargo, no cabe colocar, no ndice, os Condes de Holanda, chamados W i l i e m , em Guilielmus, Karel em Carolus, etc. Demais, nem todos os nomes tm uma forma latina (e.g., Sjoerd) . Assim, melhor adotar para os prenomes, no ndice, a forma que apa rece mais freqentemente no prprio c a l e n d r i o . Isto no ofe rece grande inconveniente, pois se se fez, em v o , uma pesquisa para Jan, resta naturalmente continu-lo em Johan e Johannes.
l 0 11 1 2

83. Urge que o arquivista divulgue os documentos mais importantes do seu arquivo. No dever, contudo, publicar o primeiro documento que lhe vier s mos durante a escolha e que lhe parecer de importncia. aconselhvel obter, em primeiro lugar, a viso geral do arquivo e determinar que papis merecem prioridade para a publicao, e, especialmente, verificar se o item que lhe despertou a ateno pertence a uma srie ou dossi, do qual um certo nmero de documentos h que ser publicado ao mesmo tempo. No tocante aos arquivos pequenos, recomenda-se, at mesmo, que se termine o inventrio antes de imprimir um nico documento.

1 0 . A mesma regra a p l i c v e l quando a letra final do prefixo se funde com o p r p r i o nome. V a n Nes e V a n Es devem ambos ser colocados n a letra E , V a n N o o r t e V a n Oort n a letra O . ( H . ) 1 1 . N o suprfluo lembrar que se trata aqui, apenas, dos ndices alfabticos dos c a l e n d r i o s , todos os quais se reportam a p e r o d o s p r v i o s i n t r o d u o do registro c i v i l . (H.) 12. Nome friso.

145 No este, porm, o local para discutir a publicao do material de arquivo. mister obedecer s regras prescritas pela Associao Histrica , quer para os documentos concernentes a his tria medieval quer para os relativos a histria mais recente.
13

O ltimo dos deveres cometido ao arquivista, no que toca ao arquivo entregue ao seu cuidado, a publicao dos documentos de maior relevncia. seu dever, mas s de honra e no obri gao oficial. Pode-se, pois, neste ponto, ficar nos limites de umas poucas sugestes. Aconselha-se ao arquivista n o encetar demasiado precipitadamente esse trabalho, na verdade muito atraente. Quem comea justamente a travar conhecimento com um arquivo corre o risco de considerar de monta quase todos os documentos, j que o contedo, pela natureza mesma do caso, no lhe familiar. Fica subentendido, porm, que no seria avisado publicar a totalidade daqueles papis. Alis, o prprio arquivista, que se tornou mais bem inteirado do seu acervo, com freqncia se impressiona por certos documentos, merc das matrias inte ressantes neles tratadas. Se vier a public-los, por certo no far nada nocivo; entretanto, mais acertado andaria se adiasse, por algum tempo, a edio. Onde ter adquirido a garantia de que, dentro de uns tantos dias ou semanas, quando, precisamente, o documento j estiver impresso, no lhe ser dado encontrar um segundo item, intimamente ligado ao primeiro, a tal ponto que os dois se esclaream reciprocamente? T a m b m dar a lume esse outro, com o resultado de que se apresentaro incompletas ambas as publicaes. Em geral, o mtodo de edio pea por pea degenera com excessiva facilidade em diletantismo, ou seja, no gnero de paixo pelas curiosidades, destituda de maior seriedade. Demais, da decorre a crescente dificuldade, para os historiadores, de alcanarem a viso geral do material publicado, disperso por toda a parte. M a s a objeo maior ao mtodo que o arquivista perde o tempo com insignificncias, de forma que lhe foge a oportunidade de executar a tarefa realmente valiosa, qual a de editar os documentos mais relevantes do arquivo, merecedores de ateno de preferncia aos demais. A histria dos arquivos de Utrecht fornece uma confirma o surpreendente do que acabamos de dizer. A partir de 1830, o trabalho prosseguiu quase sem i n t e r r u p o . Por vinte e cinco anos publicaram-se documentos neles existentes. As duas sries da "Revista" de V a n der Monde, a "Revista" de Vermeulen, os "Arquivos" de Dodt, com a respectiva continuao por V a n A s c h van W i j c k e o "Almanaque Popular de Utrecht", de Bosch, en cerram numerosos documentos pertencentes queles arquivos,
13. Trata-se de a s s o c i a o nacional com sede em U t r e c h t .

146 que, no conjunto, preenchem nada menos do que vinte e seis volumes, sem mencionar o material publicado, a espaos, nos "Arquivos da Histria Eclesistica", de Kist e Royaards, e suas numerosas continuaes, nas "Contribuies", de Nijhoff, e nos "Arquivos" do Arcebispado de Utrecht. Aps esforo to in cansvel e digno de louvor, envidado anos a fio, por homens que longe estavam de figurar entre os estudiosos menos desta cados do pas, no se poderia esperar, ainda, o encontro de matria adicional, seno de natureza tal que produzisse, quando muito, uma compilao de segunda ou terceira classe. N o obs tante, at h pouco, tem-se dado exatamente o contrrio. N o s arquivos provinciais jaziam de todo esquecidas contas muito raras, relativas s finanas episcopais; nos municipais no se haviam mencionado ainda os cdigos de leis e ordenaes, indispens veis para o estudo da histria jurdica de Utrecht; nos Arquivos capitulares, o tratado notvel do D r . Hugo W s t i n c , que descreve a organizao do Captulo da Catedral em todos os seus porrnenores, permaneceu indito; e a srie imponente dos ttulos impe riais de Utrecht era apenas em parte conhecida, atravs de edi es inteiramente inadequadas do sculo X V I I , ao passo que o melhor manus c rito se achava no arquivo do Antigo Clero Ca tlico Romano. A situao revelou-se, pois, deplorvel, razo pela qual nos sentimos justificados em advertir contra qualquer publicao, antes de haver o arquivista adquirido uma viso geral do contedo do arquivo. Parece at que lhe convm terminar primeiro, se possvel, o inventrio do arquivo, a fim de saber que documentos quadram exatamente como esquema da sua publica o. No entanto, para os arquivos de amplas dimenses, insistir nessa ltima exigncia eqivaleria quase a proibir ao arquivista qualquer edio, o que est longe de ser a nossa inteno, alm de no se revelar absolutamente necessrio no interesse das pr prias publicaes.
1 4 14 15

No tocante forma da publicao, cremos que mister nos limitemos recomendao de que no se publiquem documentos sem a competente explicao, onde constaro, pelo menos, a des crio do manuscrito usado e a indicao da importncia do do cumento publicado. Quanto s normas que compete observar na atividade edi torial, cabe-nos indicar, contudo, as Regras para a Publicao de Documentos Histricos, elaboradas pelos membros da Associao Histria (estabelecida em Utrecht)
16

14. Os Jansenistas. 15. Na Blgica, a s i t u a o nos A r q u i v o s M u n i c i p a i s de Bruxelas e A n t u r p i a , por exemplo, radicalmente a mesma ( F . ) 16. Publicada em 1915, por Johannes Mller, em A m s t e r d o . '(H.)

CAPTULO VI

SOBRE

USO C O N V E N C I O N A L DE T E R M O S E SINAIS

CERTOS

84. No interesse da clareza, proveitoso usar~se sempre a mesma terminologia nos vrios inventrios. Tambm sob outros aspectos conveniente a uniformidade. Recomendamos seriamente a regra acima enunciada, no, porm, porque qualquer princpio fundamental esteja implicado na uniformidade do tratamento dispensado aos inventrios de arquivo, com respeito s suas vrias particularidades. Na maioria dos casos indiferente, ou, pelo menos, de escassa importncia, que se de cida, em questes desta natureza num certo sentido e no em outro. No o , porm, que todos tomem, ou n o , a mesma de ciso. Se se conseguisse alcanar certa uniformidade em pormenores desse gnero, os que consultam os inventrios, gradativamente acostumados ao sentido das expresses usadas, passariam a compreend-las de pronto e n o haveria que continuar a dar-lhes o significado todas as vezes. Seja-nos permitido ilustr-lo com um exemplo. comum falar das Atas de um Conselho, como das "Atas dos E s t a d o s . A expresso no de todo acurada, pois se tem em mente o registro das resolues, das decises do Conselho ou dos Estados. M a s a diferena de pouca monta e no desejamos inquietar ningum com a impreciso dos termos. Entretanto, no fim do sculo passado as resolues tornaram-se paulatinamente mais minuciosas. Em 1795, ou por volta daquele ano, as matrias a cujo propsito nenhuma deciso fora tomada, passaram a ser mencionadas e, bem assim, por vezes, as delibe raes assentadas: as resolues tornaram-se destarte aas reais. Tudo isto pode ser mencionado, particularizadamente, em nota na descrio da srie e, urge faz-lo, porque tal pormenor de im portncia para a pessoa que usa o inventrio. H , todavia, meio muito mais simples de alcanar o mesmo objetivo: quando se houver concordado em ter em mente, ntida, a distino acima i n 1

1.

O sculo XVIII.

148 dicada entre resolues e atas, no mais haver necessidade de fornecer explicaes. Outro exemplo: os conservadores, outrora, se referiam a registro de resolues, ao passo que ns falamos hoje de registro alfabtico. Convm, portanto, fixar, de uma vez para sempre, o sentido da palavra registro, a fim de se evitar confu s o . Os antigos arquivistas empregavam, igualmente, o termo re p e r t r i o . Se no desejar algum ver-se compelido a explanar no inventrio, o que se acha contido num tal repertrio, cumpre es tabelecer de antemo o que este ltimo, e o que um ndice. O uso de diferentes expresses tende, n o raro, a destruir a cla reza do inventrio e, em qualquer caso, a uniformidade daquelas pode encurtar consideravelmente o inventrio. Em conseqncia, esta , seno talvez necessria, por certo muito conveniente e til. O mesmo se d em relao uniformidade dos outros pormenores que ho de ser tomados em considerao ao se compilar o inventrio. Se, por exemplo, ao documento no datado se atribui, no inventrio, uma data, convm concordar em coloc-la entre p a r n t e s e s . Caso a pessoa que compulsar a lista descobrir a in correo daquela, no se preocupar em pesquisar a razo do erro. Quando os documentos se acham ordenados, cronologica mente, numa seo do inventrio, no calendrio, ou no cdice diplomtico, til para o investigador saber se encontrar os itens que trazem apenas o ano, sem maior preciso quanto data, antes do incio de janeiro, ou aps o fim de dezembro. Tanto vale uma posio quanto outra , no preciso diz-lo, mas no avisado adot-las, ambas, alternadamente.
2

Esperamos se disponham os arquivistas, nestas matrias se cundrias, ao sacrifcio das suas prprias prticas e aceitao da dos outros. E i s por que ousamos propor, nos pargrafos se guintes, para casos semelhantes aos que acabamos de indicar, certos preceitos que recomendamos, com alguma confiana, ateno dos nossos colegas. 85. Quanto aos volumes, h que distinguir entre registros, protocolos c volumes (propriamente ditos) . Estes resultam de documentos soltos que foram atados juntos, ao passo que, no caso dos protocolos e registros, os textos [oram escritos somente aps se acharem ligados os volumes. Os protocolos contm as prprias minutas, os registros as transcries. Volume o termo geral usado para indicar a coleo de papis atados (ou cosidos) juntos. E i s , tambm, o sentido da
2. Na F r a n a , os documentos datados apenas com o ano s o sempre colocados aps os que trazem a data de 31 de dezembro. T a l , t a m b m , o sistema recomendado na B l g i c a . ( F . )

149 palavra na acepo comum. Os volumes se distinguem segundo se haja escrito, nas suas folhas, antes ou depois da sua reunio em volume. Com muita freqncia ocorre o primeiro caso. M i nutas originais, tanto de resolues como de atas, ou de ttulos e de outros documentos redigidos diante dos escabinos, contas, cartas recebidas, etc. so muitas vezes atadas em volumes, depois de haverem sido escritas em folhas separadas. Tais conjuntos chamam-se volumes e de todo indiferente que tenham sido sim plesmente cosidos ou solidamente ligados. Todos os outros vo lumes, isto , aqueles j existentes como tal antes de receberem o texto escrito, h que dividi-los em protocolos e registros. Proto colos so os volumes em que se inscrevem as minutas originais. Costumava-se, em muitos conselhos de "schepens", lavrar, ime diatamente, as minutas dos documentos nos volumes preparados para este fim. O mesmo foi feito, correntemente, pelos n o t r i o s . Registros, por outro lado, ,so aqueles volumes em que se tom bavam, isto , transcreviam os documentos. N a d a contm, pois, alm das cpias. N o h razo para discriminar os registros em que se trasladam os papis expedidos, dos copiadores em que se reproduzem os recebidos (distino adotada por Bresslau, Urkundenlehre I, 92), j porque a palavra registro apresenta um sentido demasiado amplo para tal, j porque se evidencia claramente pela descrio no inventrio a circunstncia de o registro conter do cumentos recebidos ou expedidos. H que chamar de novo especial ateno para a necessidade de usar-se sempre, nos inventrios, a palavra registro, de acordo com o sentido acima. A fim de evitar equvoco, mister descartar tal termo, no sentido de ndice. N o cabe, pois, escrever, Livro de Sentenas; ao fim, registro das pessoas c o n d e n a d a s , mas Re gistro de Sentenas; ao fim, ndice das pessoas contra as quais se pronunciaram sentenas. ( V e r P a r g r a f o 89, adiante). Para concluir, cumpre tambm assinalar, aqui, que de evitar-se a pa lavra livro nos inventrios, salvo na acepo de obra impressa.
s

86. mister distinguir entre dossi e amarrado de do cumentos. Formou-se o primeiro enquanto o arquivo ainda era um organismo vivo; o amarrado foi constitudo por administrador subseqente, aps ter cessado tal condio. A distino possui, igualmente, escopo de carter p r t i c o . Quando, no inventrio, se fala de dossi o termo designa to-s
3. A l n g u a holandesa possui duas palavras para lumes aqui descritos. os dois tipos de vo

4. Na linguagem comum, t a m b m se designam protocolos as folhas sol tas de papel nas quais se escreve o texto, ou as folhas s u b s e q e n t e m e n t e l i g a d a s . Basta lembrar, por exemplo, os protocolos n o t a r i a i s . ( H . )

150 os documentos reunidos e combinados em pacotes, ao tempo em que o arquivo ainda era corrente. N o parece absolutamente ne cessrio, no entanto, que os papis hajam sido reunidos antes, ou logo depois, do recolhimento ao arquivo. Os dossis podem ter sido constitudos posteriormente, contanto que tal ocorresse du rante a fase em que o rgo administrativo, ou o funcionrio, que formou o arquivo ainda atuava e tinha o encargo deste ltimo. Os amarrados, por outro lado, so preparados pelo arquivista que, no processo de ordenar o conjunto, de acordo com o Par grafo 31, r e n e e descreve certa quantidade de documentos num nico item. -lhe dado, pois, fazer um amarrado, mas no um dossi. Pode apenas restaurar este ltimo, caso se haja desmem brado . N o se afigurar suprfluo assinalar de novo, especifica mente, que nem todos os documentos reunidos num nico item do arquivo formam amarrados ou dossis. Para tanto, urge que os documentos agrupados se relacionem ao mesmo assunto. Os que forem conjugados por causa da sua natureza, por exemplo, por serem todos documentos recebidos ou contas de determinado ramo do servio, no constituem amarrados nem dossis, mas maos, envelopes ou pacotes. Entre os dois ltimos termos no h distino precisa a lazer. A nica diferena que o pacote mais volumoso que o envelope. (Por este deve-se sempre com preender, no inventrio, o envelope que contm documentos, e no o envelope vazio) . O uso dos termos pasta e caixa no re comendvel. Com efeito, todas as expresses como dossi, amar rado, etc. so empregadas a fim de esclarecer o consultante do arquivo quanto natureza ou as dimenses do grupo de do cumentos. Sobre estas, as expresses pasta e caixa no lanam luz alguma. H que dizer-se, pois, "um mao numa carteira, "um dossi numa caixa", etc. Do termo mao pode-se lanar mo sem objeo, j que designa algo constitudo de longa data.
5

87. Nas indicaes sumrias dos contedos de um volume mister distinguir entre as tabelas, os ndices e os repertrios. A tabela disposta de forma tal que a apresentao do contedo segue a ordem do prprio volume; o ndice e o repertrio colocam
5. E m b o r a o termo file (filiasse) tenha c a d o em desuso, parece-nos que os arquivistas franceses fariam bem em u s - l o para traduzir o h o l a n d s lias, a que o termo francs liasse corresponde apenas imperfeitamente. Os recibos dos T r i b u n a i s de Contas, por exemplo, eram reunidos em m a o s , isto ,, enfiados num cordel com uma agulha grossa (conferir J. V a n n r u s , Les tecmes les plus nsuels des inventaires d'acchives. Revue des B i b l i o t h q u e s et Archives de Belgique, 1907, p g i n a 327) . (F.) V e r t a m b m nota 14 p g i n a 6 5 .

151 a matria do volume em vrios cabealhos segando a sua natu reza, qualquer que seja o modo por que [orem ordenados. A diferena entre o ndice e o repertrio reside em que o ltimo fornece um breve sumrio de cada item do volume a que se refere, ao passo que o ndice se cifra numa referncia. Esta definio requer ligeira explicao. J se assinalou acima (ver Pargrafo 85) que cumpre rejeitar o uso da palavra registro como ndice, porque, no inventrio, ela apresenta significado di ferente e especfico. Entre as indicaes sumrias do contedo do volume ou da srie de volumes h que destacar, em primeiro lugar, a tabela. O que caracteriza o fato de nela prevalecer a mesma ordem que no prprio volume a que se refere. Corresponde, pois, ao ndice ou sumrio, geralmente encontrado nas obras impressas. O que aparece na pgina inicial do volume vem mencionado pri meiramente na tabela, e assim por diante. Decorre da que raro encontrar-se tabela para uma srie de volumes. V i a de regra, faz-se para cada um destes a sua tabela separada, embora, por vezes, se escrevam uma aps outra as dos volumes sucessivos. Em completa correspondncia com as tabelas, h as notas mar ginais, que descrevem, em poucas palavras, o assunto tratado no texto. Pela transcrio destas, uma aps outras, que se for maram inmeras tabelas. Em todas as outras apresentaes, o contedo do volume ou da srie acha-se ordenado pelos vrios cabealhos. Dividem-se, a seu turno, em ndices e repertrios. Entre as duas categorias a diferena consiste em que os ndices mencionam to-s as pala vras-chaves, ao passo que os repertrios, mais minuciosos, ofere cem breve exposio do contedo de cada documento e de cada tpico. Assim, compem-se os repertrios, com freqncia, dos registros dos feudos. Os atos da investidura feudal neles se re nem, na medida em que se reportam ao mesmo feudo. De cada um se encontram, sucessivamente, as vrias investiduras, com a indicao do lugar onde, no registro, se localizam, in extenso, os documentos em q u e s t o . Os diferentes cabealhos segundo os quais se distribui o con tedo do volume ou da srie, no ndice ou repertrio, podem ser ordenados por diversos modos: alfabeticamente, cronologicamente, sistematicamente, geograficamente, etc. Cumpre indic-lo em cada caso. Quanto s tabelas, por sua prpria natureza, no impem tais distines. 88. Respeito aos documentos que se referem aos atos de um rgo administrativo, h que distinguir entre resolues e atas.

152 Nas primeiras se incluem apenas as decises do conselho (ou rgo incumbido da gesto), nas ltimas, as discusses tambm. O termo geral, no qual se incluem tanto as resolues quanto as atas, o de transaes ou atos. Esta ltima expresso, usam-na, principalmente, os conselhos onde se falam lnguas latinas. Um volume de atos contm as transaes de determinado consistrio da Igreja Reformada, do rgo administrativo de uma classis, ou de um corpo acadmico. A distino feita, no pargrafo, entre resolues e atas .saltar vista de quem quer que haja perlustrado a srie de registros que encerram os atos de um conselho. No incio, so extremamente breves as anotaes. Nelas se contm apenas as concluses a que a assemblia chegou.
6

Em seguida, se tornam mais completas e, por fim, quase tudo que na sesso ocorrre redigido, ainda quando no se tome deciso alguma. O carter das resolues mais antigas, inteiramente dis tinto das atas posteriores, aparece com evidncia, mas nem sempre possvel estabelecer a demarcao exata entre ambas. No enun ciado do pargrafo o limite onde terminam umas e comeam as outras coincide com a ocasio em que o documento passa a cons tituir-se no s das decises, mas tambm das discusses. Como natural, nem sempre tal linha divisria ser determinada com absoluta preciso, j que h um perodo em que estas ltimas so espordica, e no constantemente, registradas. De um modo geral, pode dizer-se que a diviso recai no ano de 1795. N o s registros que contm os atos dos Estados provinciais e dos con selhos municipais anteriores quela data, no constam, via de regra, as discusses. Mencionam-se separadamente, na verdade, as opinies dos vrios membros dos Estados, mas as discusses propriamente ditas no figuram nos registros provinciais dos atos, nem nos municipais. As circunstncias mudaram a situao. Os homens chamados ao governo pela eleio popular atribuam im portncia a que se registrassem suas palavras entre os atos do conselho a que pertenciam. Destarte verificou-se uma ruptura com a praxe antiga, e os atos, que at ento nada mais envolviam alm das resolues, passaram a consubstanciar-se em atas. Esta dis tino corresponde ao uso comum da lngua. As transaes dos Estados-Gerais, dos Estados de Holanda, etc. constavam dos re gistros ou livros de atas, no dos de resolues, enquanto, hoje, quando prtica geral registrar todos os atos, inclusive as dis cusses de um conselho diretor, no mais se faz referncia a re solues, mas sempre a atas (ou a atos em geral) . O fato tam bm mudou com a palavra. 6. Ver nota 25 pgina 29.

153 89. a. b. No tocante s resolues e atas h que distinguir: o rascunho, borro, memorando, que se redige durante a prpria reunio; o rascunho corrigido ou primeira redao. Trata-se do documento redigido aps a sesso, mas ainda no con firmado; a minuta aprovada . o documento tal como foi au torizado pela assemblia; a cpia a limpo. o transcrito da minuta, destinado a ser guardado pelo conselho, cujas resolues ou dis cusses ela contm; transcritos.
7 s

c. d. e.

V i a de regra, as resolues e as atas atravessam trs fases at a sua aceitao final. Durante a prpria sesso, a nota breve das matrias discutidas feita pelo funcionrio disso encarregado (o rascunho ou memorando) . Em seguida, as resolues ou atas so redigidas mais pormenorizadamente pela mesma pessoa (a pri meira redao ou rascunho corrigido) . Por fim, este documento, com ou sem modificaes, aprovado na sesso seguinte (a minuta aprovada). Os trs textos diferentes nem sempre ocorrem. Pode dar-se que, na prpria assemblia, o secretrio redija as resolues com tais pormenores que no h necessidade de elabor-las ulteriormente. Sucede tambm que se adote, sem nenhuma alterao, a primeira redao, ou que as modificaes sejam nesta introdu zidas, de forma tal que o mesmo documento constitua, de incio, a primeira redao, e, em seguida, a minuta aprovada. Na ver dade, isso o que se verifica com maior freqncia. Demais, o rascunho e a primeira redao, ainda quando cada um deles venha escrito em folha separada, perderam toda a significao logo que se aprovou a minuta. N o se destinavam, como esta ltima, a serem conservados, e, por conseqncia, foram de costume des t r u d o s . O que hoje permanece, no arquivo, de rascunhos e p r i 9

7. A p a l a v r a minuta, usada neste sentido, significa o rascunho na sua forma final, tal como foi adotada: neste p a r g r a f o constitui o rascunho aprovado das r e s o l u e s ou atas; no P a r g r a f o 91, o de instrumento legal ou de outro documento e x p e d i d o . 8. A minuta aprovada ou l a p , g n e r o particular de minutas, escritas sempre em folhas soltas, as quais, v i a de regra, eram ligadas num todo, posteriormente. 9. Cabe assinalar aqui que, a p r i n c p i o , a a d o o das r e s o l u e s ou atas n o se fazia a t r a v s da assinatura do presidente e do s e c r e t r i o . A diferena entre a primeira r e d a o e a minuta aprovada n o deve ser procurada, pois, no fato de n o ser assinada, aquela, e esta, s i m . ( H . )

154 meiras redaes , portanto, insignificante. N o cabe distinguir entre rascunho, borro, memorando, j que se usam tais palavras no mesmo sentido. Por outro lado, a minuta difere do lap. Como era de praxe introduzir as inevitveis alteraes na primeira redao, para transform-la em minuta, esta no osten tava sempre aparncia atraente. Assim surgiu, em data remota, a necessidade de lanar-se mo, como complemento da minuta, de uma cpia a limpo, de fcil leitura, porque escrita caligraficamente e isenta de rasuras. Enquanto a minuta era redigida pelo secre trio, ou por algum outro funcionrio de confiana, com o direito de assistir s reunies, e designado para tal, no por causa da sua caligrafia, mas por outros dos seus predicados, a transcrio das resolues e atas na cpia a limpo recaa sobre o copista, para este fim escolhido graas a sua excelente letra. Acontece amide, entretanto, que determinada srie de re solues, no incio constituda de minutas, se tenha tornado a cpia a limpo. Pode-se acompanhar de perto semelhante evoluo nas resolues dos Estados de Utrecht. O Secretrio provincial L e denberg escrevia quase ilegivelmente. J em seu prprio tempo, uma cpia a limpo se afigurava de toda a u r g n c i a . Todavia, com quem lhe sucedeu, V a n Hilten, melhorou de tal sorte, a partir de 1618, a escrita das minutas das resolues, que a cpia a limpo veio a ser cada vez mais desnecessria. Omitiram-se, ento, da cpia a limpo, as resolues mesmas e s se incluram os documen tos recebidos. Um pouco mais tarde, foi ela de todo suprimida. Posteriormente, porm, em 1674, quando um novo Secretrio, V a n Luchtenburg, tomou posse, sentiu, de novo, a convenincia dos dois registros. A srie j existente que, originariamente, contivera as minutas, foi mantida como a cpia a limpo e se instituiu, para lelamente, nova srie de minutas. T r a n s f o r m a o similar, de uma destas em outra, veio a ocorrer quase por toda a parte, como, por exemplo, com as resolues do Captulo da Catedral. N o h mister sublinhar que nem todos os conselhos trans portaram as suas resolues ou atas para a cpia a limpo. o que se deu, notadamente, com os rgos administrativos instau rados aps 1795. A transcrio no registro a limpo sempre se realizou algum tempo aps a adoo da minuta, e os conselhos governativos da Repblica Batava gozaram, em geral, de to ef mera existncia que no se redigia a aludida cpia, ou apenas era ela iniciada, quando j o conselho vinha a ser substitudo por outro, com o resultado de que se adiava, mais ainda, a cpia a limpo. Alm da cpia a limpo, destinada ao funcionrio ou ao se cretrio do prprio conselho, encontram-se outros numerosos transcritos. Em primeiro lugar, os entregues aos membros da-

155 quele. M a s nem tudo se incluiu sempre em tais cpias, j porque os copistas omitiram o que era de menor interesse para as pessoas a cujas mos ia ter o traslado (o que se deu, e.g com as resolues do Conselho para o Estreitamento da U n i o e de um modo geral, com todos os organismos onde recai, no sobre o conselho mesmo, mas sobre os seus membros, a iniciativa da t r a n s c r i o ) , j porque reproduziram em forma abreviada o que era apresen tado com pormenores nas resolues (por exemplo, as resolues compendiadas ou as atas abreviadas dos Estados de Utrecht) . Quando se esboou a prtica de imprimir as resolues (Estados da Holanda e Z e l n d i a ) , um exemplar da obra impressa substituiu tanto a cpia a limpo, como os outros transcritos. Desde ento, tem havido apenas duas cpias das resolues: uma escrita (a minuta), a outra impressa. 90. a. b. No que diz respeito s contas h que distinguir: a demonstrao, isto , a conta ainda no aprovada; a conta examinada. Por esta expresso deve-se enten der tanto o original examinado, quanto as cpias autn ticas, se estas, feitas imediatamente aps o exame, se destinam distribuio, quer pelas pessoas que prestam contas, quer pelas que as examinam. Na descrio, convm se esclarea a quem foi destinada a cpia da conta examinada; outras cpias, autnticas ou no.

e.

O dirio o registro em que o funcionrio responsvel nota as suas receitas e despesas, sob aquelas rubricas segundo as quais ter que justific-las, posteriormente, em suas contas. As contas so preparadas pelos funcionrios r e s p o n s v e i s . A que foi por ele compilada mas ainda no aprovada, cham-la-emos demonstrao. Ser, ento, examinada pelo rgo ou pelos fun cionrios incumbidos da tomada de contas, e aprovada, via de regra, sem nenhuma, ou com ligeira modificao, o que expresso por declarao ao p do documento, assinada pelos revisores. Alm deste exemplar da conta, correspondente minuta das re solues, sempre se tiram uma ou diversas cpias adicionais. Com efeito, de dois traslados h constante necessidade, um para o Tri bunal de exame, com a qual permanecem as contas, outro para a pessoa que as presta. A tomada de contas ato bilateral. Um tesoureiro submete a conta a seu superior, e se exonera, concomitantemente, da res ponsabilidade por ela; ambas as partes, pois, devem receber um exemplar do mesmo instrumento. No entanto, s se assina, via

156 de regra, uma das cpias. A segunda se obtm executando um traslado daquela e fazendo-o autenticar pelo secretrio. Ocorre, com freqncia, que um conselho encarregado da tomada de contas seja composto de vrios membros delegados ad hoc. Assim, na Provncia de Utrecht, dividiram-se vrias taxas entre as p a r q u i a s , compostas de diversas aldeias. As contas eram, ento, examinadas em comum, pelos delegados dos diferentes rgos administrativos daquelas ltimas e cada uma das referidas entidades municipais recebia uma cpia. Em outros pontos, as contas da beneficncia eram verificadas, conjuntamente, pelos representantes da adminis t r a o da aldeia e pelo conselho da igreja. De contas de natu reza diversa tambm recebiam um exemplar os mltiplos conse lhos interessados. Assim, os transcritos das contas do A l m i r a n tado da Zelndia, por exemplo, eram depositados nos arquivos do Almirantado, no Tribunal de Contas da Zelndia, junto R e cebedoria-Geral da U n i o e ao tesoureiro. Em todos os casos como este, a regra que determinado conselho receba o exemplar original e os outros, um transcrito, embora se assinalem numerosas excees praxe. Em especial, no tocante s administraes das aldeias, sucede repetidamente que a conta original se encontre ora neste arquivo, ora naquele e, por vezes, seja restituda ao tesoureiro. N a d a aproveita, neste caso, dividir a srie contnua de contas de certo conselho, de acordo com o fato de que sejam originais ou cpias. Onde as administraes mesmas no faziam distino no cabe ao arquivista faz-las. Em vez, por conseguinte, de dividir as contas em originais e cpias, deve-se distingui-las segundo as autoridades a que se destinava cada via, o que se pode depreender tanto das a n o t a e s : "para o tesoureiro", para o T r i b u n a l , etc, quanto do arquivo em que se localizam. Respeito s contas, por conseqncia, no procede a distin o estabelecida, quanto s resolues, entre transcritos, cpia a limpo e minuta. Por outro lado, pode-se identificar, entre as contas, outra categoria, anloga aos rascunhos das r e s o l u e s . Referimo-nos aos dirios, onde o contador inscrevia diariamente o que lhe cabia pagar e receber, para o que se apresentava divi dido o dirio nas vrias rubricas correspondentes s principais sees das contas. Tais dirios serviam de base para a compi lao destas ltimas e a maioria dos assentamentos naqueles se combinava nos itens das contas. Preservaram-se raramente di rios de tal natureza, porque perdiam toda a sua significao aps o encerramento da conta. Demais, pertenciam aos papis privados do contador que, de costume, no era membro do tribunal en carregado do exame. S nos arquivos das corporaes eclesis-

157 ticas, onde tal no acontecia (por exemplo, o Captulo da Ca tedral de Utrecht e a Abadia de Santa M a r i a , em M i d d e l b u r g ) , que se encontram alguns dirios. Nos rgos administrativos muito pequenos, assimilaram-se os dirios s demonstraes de contas, e a sua aprovao constava no prprio dirio. D-se isto, especialmente, com os livros de receitas e despesas, os livros de coleta, etc, dos diconos. Estes no recebiam, pois, cpia das suas contas. Alm dos dirios, que os funcionrios responsveis conser vavam em seu poder, h os registros pblicos ou cadastros (blaffaards) postos na custdia do conselho, em favor do qual era recebido o imposto pelos respectivos coletores. Trata-se de re gistros que indicam que rendas fixas determinado rgo adminis trativo recebe anualmente, quer oriundas de contratos de loca o e de sisas, quer de impostos (por exemplo, a antiga taxa do scutagium) . Eram mantidos regularmente em dia e, por fim, quando, aps muitos anos, os acrscimos se tornavam por demais numerosos, substitudos por outros. (Cumpre observar que s lcito referir-se a blaffaards quando a receita provm da terra) . Os transcritos de tais registros iam ter, anualmente, s mos dos funcionrios responsveis que neles anotavam as suas receitas reais, e transformavam-nos assim em dirios.
10

91. a. b. c.

No tocante aos instrumentos

legais h que distinguir:

a primeira redao, isto , o instrumento ainda no con firmado; a minuta, isto , o instrumento tal como foi aprovado; a primeira via do original, isto , o instrumento que se destina a ser entregue s partes.
11

Com respeito aos instrumentos legais h que fazer uma dis tino semelhante estabelecida entre as diferentes fases pelas quais passam as resolues e as contas. O documento ainda no aprovado chamado a primeira redao, da mesma forma que acima se falou da primeira redao das resolues e dos compro vantes. Com freqncia, a primeira redao no da autoria da pessoa de quem emana o documento, mas de funcionrio que lhe esteja subordinado ou, em certos casos, da parte a quem ser confiado o documento. T a l esboo ento submetido apro vao do conselho, do administrador, ou do funcionrio de quem o ato promana, o qual lhe introduz modificaes, quando neces10. Listas de dzimas e outras rendas provenientes da terra. 11. Ver nota 7 pgina 142.

158 srias, e autoriza a r e d a o . O documento aprovado chama-se minuta. Em seguida, faz-se a cpia a limpo do documento e esta (a primeira via do original) entregue pessoa a quem se des tina o papel. A minuta, portanto, permanece junto ao arquivo do conselho ou do funcionrio de quem emana o ato, a primeira via do original, junto pessoa que o recebe. Na Idade M d i a a primeira via do original tinha a maior importncia, porque se lhe atribua o valor de prova. Hoje diferente: aquela via do ori ginal s adquire tal fora quando falta a minuta. N o neces srio dizer que, no tocante aos instrumentos legais, tambm a primeira redao se transformou em minuta sem que fosse mister copi-la de novo e que, nos poucos casos em que foi de todo rejeitada, em geral se perdeu. N o se pode, mais do que se d em relao s resolues, com base na presena de assinatura, reconhecer, no tocante aos instrumentos legais, se se trata da primeira redao ou da minuta. As minutas dos instrumentos legais, salvo a dos atos notariais, no so, via de regra, assinadas, como no o so tambm as redaes no confirmadas. N o raro, destinou-se um instrumento a vrias pessoas e, nesta hiptese, prepararam-se diversas primeiras vias originais. As sucessivas etapas aqui assinaladas para os instrumentos em questo tambm so vlidas para os documentos expedidos, quer se trate de cartas, quer de instrumentos. Pode-se falar da primeira redao e da minuta de uma carta. O termo primeira via do original, no entanto, s aplicvel a instrumentos legais. Donde, se algum se referir a uma carta ou a um instrumento legal sem expressamente indicar se tem em mente a minuta ou a primeira r e d a o , subentende-se que alude carta ou ao instru mento expedido, isto , ao que, no caso do instrumento legal, tambm cabe designar por primeira via do original. 92. Documentos formais ou diplomticos so os documentos redigidos com a observncia de certas formas apropriadas, a fim de que sirvam estas como prova do seu contedo.
12

O conceito de documento formal j foi definido reiteradas vezes e de diversas maneiras. Neste M a n u a l ele tomado em seu sentido restrito , no no de "testamento escrito da antigidade, acepo em que o documento formal contrasta com fonte histrica narrativa (Giry, Manuel de diplomatique, p. 3-6).
13

12.

V e r nota 28 p g i n a 30.

13. O sentido original do verbo oorkondeti atestar, fazer prova: o documento formal , pois, realmente, uma p r o v a . A palavra, p o r m foi aqui tomada em sentido mais amplo, de forma a nela se i n c l u r e m t a m b m os instrumentos notariais. ( H . )

159 A definio acima, derivada pelo Jonkheer Dr. Th. van Riemsdikj, do "Handbuch der Urkundenlehre", de H. Bresslau, I. p. 1, e defendida pelo Nederlandsch Spectator, 1890, p. 274, parece-nos muito feliz, porque assinala os requisitos essenciais que devem ser preenchidos pelo documento formal em sentido restrito. 93. A carta diplomtica a primeira via original de um documento formal. Como a maior parte das cartas escrita em pergaminho, s cabe assinalar, em nota, o fato de se achar escrita em papel. No pargrafo precedente firmou-se o que deve ser compre endido por documento formal. Tudo o que se disse previamente acerca dos instrumentos em geral aplica-se a este tipo particular de atos. Tambm no caso do documento formal esboa-se a pri meira r e d a o , aprova-se ento a minuta, e produz-se, enfim, a primeira via do original. Esta se chama carta diplomtica. Da decorre, em primeiro lugar, que nem todas as cartas sejam escritas em pergaminho. Embora os documentos formais, porque destinados, em caso de necessidade, a servir como prova dos fatos acerca dos quais forneciam um testemunho, fossem ge ralmente escritos em pergaminho, mais durvel, no era isso con dio essencial da sua natureza. Portanto, a questo de saber-se se o documento ou no uma carta diplomtica no depende de ser ou n o redigido naquele material. Usualmente, entretanto, a carta escrita em pergaminho, razo pela qual, somente quando tal no ocorre, se costuma mencionar, expressamente, a exceo no inventrio ou calendrio. O fato de conter a prova relativa a determinado evento en volve tambm a circunstncia de, em geral, vir selado o documento formal, ou antes, a carta, porque com isso se evidencia que as pessoas que lhe deram origem realmente atestaram o que nela est expresso. N o , porm, absolutamente necessrio que a evi dncia do testemunho se vincule ao selo. Encontram-se, no raro, nos tempos antigos, documentos quirogrficos, sem dvida for mais, embora no selados e nos sculos X V I I e X V I I I , ocorre freqentemente que o documento formal no o seja, mas to-s assinado. V i a de regra, entretanto, ele o . Quando, pois, se acha uma carta diplomtica sem selo, convm chamar-se a ateno sobre isso. D a se depreende no que o selo esteja perdido, mas que nunca lhe foi afixado, nem que houve jamais inteno de apor-lhe algum. D - s e , outrossim, que a carta no fosse selada por todas as pessoas mencionadas na qualidade de o haverem feito. M a s isto o resultado de uma omisso e cumpre apont-la como tal.
14

14.

Isto , no P a r g r a f o 9 1 .

160 Alm desta acepo de carta diplomtica, h tambm outra, mais tcnica, pela qual se concebe o documento selado, escrito em pergaminho. Documentos desta natureza, urge mant-los se parados no arquivo, e tais conjuntos foram corretamente chamados colees de cartas, porque cartas eram os documentos de que se compunham, de acordo com a definio acima. Sem embargo, no impede isso que outras peas, j sem selos, j escritas em papel, tambm se englobem nas cartas, embora no preservadas parte, alis, por no ser necessrio faz-lo. Observemos, por fim, que a palavra caria tinha sentido muito mais amplo e podia indicar todos os papis do arquivo, inclusive os documentos atado s ou volumes. At em inventrio feito j no incio deste sculo, os volumes de resolues dos Estados pro vinciais se ordenavam entre as cartas, e mestre das cartas e arquivista so, portanto, termos que a princpio tinham o mesmo sentido.
15 15 16

94. O "vidimus" o documento formal em que um sobe rano, ou outra pessoa revestida de autoridade, d um transcrito de outro documento formal a fim de confirm-lo, ou aquele em que a pessoa autorizada a atestar documentos fornece, de outro documento formal, cpia merecedora de f pblica. O transcrito a cpia autenticada de documento formal. O propsito deste pargrafo assegurar a uniformidade nos vrios inventrios e calendrios. Indica, pois, que documentos ho de ser chamados vidimus. Distingue-se o vidimus das demais cpias pelo fato de conter, por parte da pessoa que o redige, a declarao de que viu o documento que est sendo confirmado. verdade que at mesmo as cpias ordinrias dificilmente podem ser feitas sem que o autor destas tenha visto o original por ele transcrito. M a s o copista no declara que teve sob os olhos o documento. No vidimus, ao contrrio, a pessoa que o faz, afirma que viu o documento original genuno. Assim, o "vidimus" um documento autntico, ao passo que nem toda a cpia o . Ele constitui sempre a prova da existncia do original genuno. Por outro lado, o vidimus se distingue do inserto pelo fato de que, enquanto a pessoa que redige aquele se confina declarao de que viu o documento original, a que insere o
17

15.
da.

O sculo X I X .

16. Na Inglaterra a e x p r e s s o master of the rolls ainda hoje usa (F.)

17. Isto , o original da cpia, o qual pode, ele mesmo, ser uma cpia, assim como ocorre que o vidimus seja a seu turno confirmado. ( H . )

161 documento comunica-o somente porque dele faz uso na pea em que o introduz. Em tal caso, essencial o que se registra neste ltimo, e o documento inserto o apenas incidentalmente. No pronunciamento de uma deciso arbitrai, por exemplo, a deciso o elemento principal. Os poderes conferidos ao magistrado ou os que as partes do aos seus representantes, s para tornar Co nhecida a fora da deciso que so inseridos. No caso do vidimus, ao contrrio, o documento atestado o fundamental, e o seu contedo, o que sobreleva. Ocorre, entre tanto, que a declarao da pessoa que atesta, afirmando ter visto o documento, inclui, simultaneamente, a confirmao do seu con t e d o . Quando, por exemplo, o Imperador Sigismundo declara ter visto e reconhecido como genuno o privilgio que se pretendia ter sido outorgado por Carlos Magno aos Frises, tal declarao implica que, ao mesmo tempo, ele o confirma. Isto , porm, uma conseqncia da pessoa que atesta. Caso o sucessor de quem, originariamente, concede um documento formal confirme este l timo, reconhece, com tal, que o documento ainda v l i d o . Se outra autoridade quem faz a atestao, no se alcana o mesmo resultado, no porque ela duvide da validez do documento, mas porque no era uma parte no ato do qual testemunho a pea atestada. A i n d a nesse caso, o autor do "vidimus" valida o do cumento original ao confirmar-lhe a autenticidade. Donde, a men o habitual de que o documento original non abtasum, non cancellatum, sigillatum , etc.
18

N o h meio de determinar com certeza que pessoas tenham competncia para atestar. Somente as que em geral se conside ravam dignas de confiana eram convidadas a certificar documen tos formais, pois o vidimus nada mais que uma prova da existncia de um destes ltimos. Pode-se dizer que se reconhecia autoridade para tal aos soberanos, altos dignitrios eclesisticos, rgos administrativos municipais, cortes de escabinos, e em geral, aos que conferiam plena fora ao ato com o prprio selo. digno de nota o fato de que os notrios muito raramente faziam vidimus. A razo para tal reside, sem dvida, em que o notrio no atesta no sentido original do verbo oorkonden, isto , no faz prova. A fora do instrumento notarial descansa precisamente na meno das testemunhas. O transunto, na realidade, nada mais que uma cpia. Em carta de 25 de maio de 1392 (Oorkonden van Gtoningen en Drenthe, n . 832) h meno expressa de "transsumptum sine
9

18.

N o rasurado, n o cancelado,

selado.

162 transcriptum". Copiare e transsumere so palavras menciona das lado a lado. A ltima delas foi empregada particularmente pelos notrios, os quais usavam o latim, e por esta razo julgamos cabvel restringir o sentido de ransunto s cpias autnticas. Pode tal pea ser redigida sob a forma do instrumento notarial, mas no isto necessrio. O transunto tambm uma cpia autntica, notarial ou de outra natureza, n o revestida da feio de instru mento pblico. Ilustra este caso o ttulo do Bispo Frederik van Blankenheim, do ano de 1400, que figura no cdigo diplomtico de Z w o l l e . A l i ordena o prelado que seja fielmente copiado (naturalmente por um notrio) o documento e continua: , em virtude de havermos feito cuidadosamente inspecionar, examinar e ler este transunto e cpia, e verificado que concorda, pelo seu inteiro teor e palavras, com o supracitado ttulo, declaramos, afir mamos e ordenamos, que em todas as cidades a que interessar possa, venha o presente transunto a fazer a mesma f que o ttulo original supracitado. Em testemunho do que, etc. No ndice, este ttulo do Bispo vem designado expressamente como um vidimus. claro, alis: a cpia notarial (o transunto) torna-se um "vidimus" porque o Bispo certifica que conforme ao original. Por outro lado, aparece no mesmo registro outro vidimus de 1402, no qual o notrio faz, em primeiro lugar, cpia do do cumento em forma de instrumento notarial: "os ditos Conrad e Rudolph (dois notrios) copiaram, transcreveram, publicaram e prepararam, na forma deste instrumento pblico, as referidas car t a s . Confirma-se ento o instrumento pela aposio dos selos dos que fizeram o certificado, com o que vem ele a ser um vidimus . A diferena entre os dois casos reside, portanto, no fato de que o primeiro transunto, de 1400, era um transcrito notarial, ao passo que o segundo, o de 1402, era um documento redigido na forma de instrumento pblico onde se inclui o transcrito.
19

Torna-se patente, pois, que difere o objetivo do transunto do do vidimus. Faz-se aquele, por assim dizer, para duplicar o original ("para multiplicar" diz Bresslau, Handbuch, I, p. 660). A fina lidade do vidimus sempre, aproximadamente, confirmar o do cumento original. 95. O transfixo um ttulo atado a outro de forma tal que as fitas ou laos do segundo foram enfiadas atravs do pri meiro, antes de selado o segundo. O pargrafo acima dispensa maiores explicaes. bastante notrio que a prtica consistia em atar ao ttulo original, na ma neira acima descrita, o documento formal destinado a explic-lo, 19. Transunto ou transcrito.

163

confirm-lo ou ampli-lo. Assim se "enfiava o termo tc nico 20 a patente de confirmao de um ttulo de privilgios, atravs do prprio documento original, ou o ato em que se trans mitia a outrem o direito de determinada renda, no contrato de pagamento desta ltima, e assim por diante. Na descrio dos documentos h que ter em mente o modo como se acham ligados. Pode dar-se, por exemplo, que atravs de dois deles, tais como dos ttulos de propriedade de diferentes lotes de terra, ttulos estes no ligados entre si, seja enfiado um terceiro, mediante o qual ambas as propriedades se transferiram. O terceiro documento ento um transfixo de cada um dos dois outros. M a s ocorre tam bm, que, atravs do ttulo original, um novo documento seja transfixado, e atravs deste ltimo, outro ainda (verbi gratia, em trs transferncias sucessivas da propriedade da mesma casa) . Por outro lado, atravs de um documento, dois outros podem ser enfiados (por exemplo, atravs de certo tratado de aliana duas declaraes de adeso de aliados que se tornam partes da mesma). Acontece, no raro, que se separe mais tarde, pela ruptura dos selos, um par de documentos, um dos quais fora previamente enfiado atravs do outro. Naturalmente um destes permanece, no inventrio ou calendrio, como o transfixo do outro. (Ver tam bm os comentrios ao Pargrafo 47) . Dois ou mais ttulos tambm admitem modo diverso de serem reunidos (cosidos, no enfiados) . So ligados, ento, ao longo da margem com fio ou categute, e.g-, as investiduras simultneas de diferentes terras, ou um determinado documento que deve ser notificado e o registro da sua proclamao, ou vrios documentos legais. Estes, na verdade, no so "transfixos". 96. No que toca aos selos, h que distinguir entre os pen dentes, os aplicados e os desenhados. Somente quando o selo for aplicado ou desenhado, cumpre mencionar-se o fato. Por toda a Idade M d i a sempre foi habitual selar os do cumentos, como prova de que emanavam das pessoas neles in dicadas para tal. Os selos faziam as vezes da assinatura de hoje. Na maioria dos casos vinham impressos sobre uma tira de pergaminho ou cordo, enfiado atravs dos documentos ori ginais. Especialmente nos textos escritos sobre pergaminho, tal mtodo de afixar os selos era de uso quase exclusivo. Quando se generalizou o papel, surgiu a prtica de imprimir os selos sobre o mesmo, ao p do documento e ao lado da assinatura. Para evitar possvel dano, cobriam-no, por vezes, com um losango de papel. N o raro estendeu-se tal costume aos prprios documentos
20. Isto , o termo t c n i c o h o l a n d s .

164 em pergaminho. Por fim, os notrios lanaram mo, via de regra, de selos desenhados, embora de quando e mquando se encon trem selos notariais pendentes. Os desta natureza aplicavam-se tanto ao pergaminho como ao papel. E i s por que se declara no pargrafo acima que suprfluo especificar quando h, ou houve, um selo pendente. Se nenhuma informao adicional for dada, de concluir-se que o selo pendente. Se, por outro lado, o selo for aplicado ou desenhado, urge declar-lo explicitamente.
21 22

Devem-se assinalar os selos to-s quando forem usados ex clusivamente como meio de reconhecimento ou validao. Respeito s cartas, onde encontraram utilizao como meio de lacr-las e de impedir que as abrissem outras pessoas que no o destinatrio, torna-se desnecessria a referncia ao selo. Quanto aos transfixos, serve o selo principalmente para identificar a pessoa de quem promanam, conquanto contribua ao mesmo tempo para li g-los ao documento original. Em tal caso, portanto, h que, sem dvida, mencionar os selos. A descrio destes e a diferenciao entre eles, de acordo com a sua forma ou tipo, no se englobam no inventrio ou no calendrio. Por outro lado, porm, mister esclarecer se o con selho ou o funcionrio em questo se valeram de vrios selos, verbi gvatia, o selo judicirio {ad causas) de uma cidade alm do selo de contrato (ad contractus) . Em tal caso, vem declarado, de costume, no prprio documento que selo foi empregado. Assim Carlos V, depois que se tornou Rei da Espanha, usou ainda o seu selo de Prncipe, durante algum tempo, e a esta particularidade se faz referncia nos documentos mesmos. Como a maioria dos selos de cera ou de lacre no h que assinal-la. Os Papas e -os Conclios Ecumnicos, no entanto, usam selos de chumbo, o que merece registro. No tocante aos selos de cera, convm indicar a cor, que pode apresentar alguma relao com a condio social da pessoa que o usou. 97. Dois anos ligados por um hfen indicam o ano inicial e o final de uma data. Se o perodo a que se refere uma conta comea e termina no meio do ano, separam-se os dois anos por uma barra inclinada.

2 1 . No sentido tcnico da palavra, n o s o estes selos, mas signos ma nuais. O p r p r i o n o t r i o fala nos instrumentos notariais do seu signum e n o do seu s i g i l l u m . (H.) 2 2 . No arquivo da cidade de Reimerswaal ( r e g . 268), no A r q u i v o de Estado da Z e l n d i a , h um capitulo do ano 1565, com um selo desta natu r e z a . (H.)

165 A regra aqui enunciada, cujo propsito nico promover a uniformidade, a clareza e a brevidade nos diversos inventrios, t-la-emos mais bem explanada atravs de alguns exemplos. "Car tas recebidas 1620-1648 significa que a primeira carta includa nesta srie apresenta, como data, 1620, e a ltima, 1648. Se algum escreve C o n t a s do tesoureiro 1620-1648 tenciona com isso informar que a. primeira conta abarca o ano de 1620, a l tima, o de 1648. M a s , geralmente, o perodo abrangido por uma conta no coincide exatamente com o ano do calendrio. Cada conta ordinria, verdade, se reporta ao espao de um ano, mas quase sempre tem este incio no decurso do ano do calendrio e acaba no mesmo dia do ano seguinte. Se, por exemplo, no caso acima, a conta se estende de 1. de abril a l. de abril, o verbete ser: "Contas do tesoureiro, 1620/1 1648/9". Da se v que a primeira conta abarca o perodo que comea em 1620 e termina em 1621, a ltima, outro igual que vai de 1648 a 1649. Pode-se indicar em nota, posteriormente, em que data recaiu o trmino de uma conta, e o incio da seguinte. O perodo, diga-se de pas sagem, admite para comeo e fim no s um dia fixo, e.g., 1." de abril, mas tambm alguma data mvel, Domingo de Ramos, Ascenso, etc. J se disse acima ( P a r g r a f o 48) que mister mencionar as lacunas porventura existentes numa srie. 98. Se a data for colocada entre parnteses, indica-se assim, que a atribuio daquela no resultou do documento mesmo, mas sim de alguma outra fonte. Caso s aproximadamente se estabe lea a data, h que se lhe antepor um c. (circa) e coloc-la entre parnteses. Mnima explicao requer, tambm, tal enunciado, intima mente ligado ao precedente. D - s e que o documento no tenha data conhecida, ou que esta se haja perdido, ou se tornado ile gvel. Urge, ento, pesquis-la de algum modo. Pode-se identi fic-la com base em outro documento, verbi gratia, um vidimus, ou um transcrito existente em outro lugar. Talvez caiba deduzi-la das pessoas, etc, a que se reporta o instrumento. A data fixada desta maneira, cumpre coloc-la entre p a r n t e s e s , a fim de que se patenteie a circunstncia de no ter sido extrada do documento mesmo, mas sim a de que foi atribuda aps deduo e confronto com outros dados. N o raro no se consegue determinar com preciso a data. Dir-se- aproximadamente apenas, e no com rigor, quando se redigiu o documento. Neste caso, a data deve ser precedida de c., abreviatura de circa. O smbolo c. refere-se to-s data imediatamente seguinte. Portanto, quando se es creve: "Cartas recebidas (c.1620) 1648, quer-se significar com isso que a primeira carta da srie data de cerca de 1620, e

166 que a ltima de 1648. Se no se conhecer tambm, a data exata da ltima, mister se escreva ( o 1620) ( c . 1 6 4 8 ) . Em caso algum se afigura permissvel, quando se tratar de data respeito qual s possvel fixar entre que anos se situe, inserir no seu lugar o perodo dentro do qual a data exata h de cair, porque da pode resultar confuso para a atribuio de datas srie. Se, por exemplo, se descobre que determinado documento pode receber como data mais remota 1620, e como mais recente 1648, cumpre colocar-se "(c.1634)" e explicar, em nota, o perodo dentro do qual a pea deve ter sido escrita. O que ficou acima dito procede igualmente no tocante a inventrios e calendrios, e tanto em relao s datas em que se declina o ano apenas, quanto quelas em que se d o dia tambm.
23

99. Na data, mencionasse em primeiro lugar o ano, depois, o ms e, por fim, o dia. Quando se d uma data num calendrio (como foi observado no Pargrafo 48, a indicao do dia , em geral, suficiente para o i n v e n t r i o ) , urge faz-lo sempre da mesma maneira. Escolhe mos, para tanto, a ordem acima descrita: ano, ms, dia. Com ela se faculta uma fcil viso geral. Pode-se ver, imediatamente, que documentos datam do mesmo ano. Em alguns calendrios (e.g., Regesta Hannonensia), seguiu-se a prtica de mencionar cada ano apenas uma vez, fazendo-se, ento, com que todos os verbetes do calendrio referentes quele viessem com a mera in dicao do ms e dia. Para o pesquisador, no entanto, no se afigura isso cmodo. de preferir a repetio do ano. 100. Quando se ordena cronologicamente certo nmero de documentos, quer numa srie, quer no calendrio, h que co locar, para cada ano, em primeiro lugar aqueles cujas datas so conhecidas; em seguida, os de que se conhece apenas o ano; e, por fim, os que se atribuem, por aproximao, quele ano. Se se ordenarem, na ordem cronolgica, vrios documentos cujas datas foram antes determinadas, ver-se- que aqueles, de que se conhece com certeza, ou aproximadamente, apenas o ano a que pertencem, no podem ser colocados na sua data exata. Pois a data no fixada com rigor, e tanto cair no incio como
23. Este sistema parece-nos defeituoso. Se houver dados seguros para fixar os anos extremos, n o h r a z o p l a u s v e l para escolher alguma data precisa i n t e r m e d i r i a , cuja justificao n o encontraria fundamento. Seria melhor, de fato, escrever: E n t r e 1620 e 1648 do que dizer c.1634 e acres centar em nota: E n t r e 1620 e 1648. No caso de uma srie de p a p i s em que o primeiro deve ter sido redigido a p s 1620 e antes de 1648, e o ltimo, em 1795, pode-se consignar: ( E n t r e 1620 e 1648) 1795. ,(F.)

167 no fim do ano. Quando s imprecisamentc se situa o ano, pode dar-se que nem dentro dele venha a recair. T a l incerteza suscitou diferentes mtodos para o arranjo de papis semelhantes. Alguns colocaram, no incio, os documentos de que no se sabia a que parte do ano atribuir e, em seguida, aqueles, do mesmo ano, da tados acuradamente. Destina-se o presente pargrafo a recomen dar, para adoo geral, procedimento diverso. Em primeiro lugar cumpre dispor os documentos datados com preciso, depois desses, os produzidos no mesmo ano, embora no se conseguisse apurar o dia exato, e finalmente, os que se presume tenham sido redigidos aproximadamente no mesmo ano. O que se disse dos anos v lido tambm quanto aos meses. Se, ao que parece, um papel foi ultimado em certo ms, sem que se esteja interessado do dia exato, cabe coloc-lo aps os documentos do mesmo ms, com a data rigorosamente fixada. As datas abaixo, por exemplo, h que orden-las como segue: 1520, maro 2 1520, abril 29 1520, abril 1520, novembro 7 1520 (c. 1520). D - s e que se saiba com certeza que determinado instrumento foi escrito, por exemplo, antes de 1. de junho de 1931, porque uma das partes do mesmo no mais vivia naquela data, sem que seja possvel fixar o dia exato do documento. Este ser, pois, colocado imediatamente antes do que traz, por data, 1.' de junho de 1931.

DEPARTAMENTO

DE

IMPRENSA

NACIONAL

1973