Manuel Audit Interne Type Des MP

Direction gnrale de la
modernisation de l'Etat

ModuIe 5 - chantier
contrIe interne/audit
interne

Cration 15/09/2005
Date : 14/10/2005
Statut : livrable valid

SIMPLIFICATION ET MODERNISATION DES PROCESSUS BUDGETAIRES ET
COMPTABLES DE L'ETAT

MANUEL D'AUDIT INTERNE TYPE DES MACRO-PROCESSUS

Documents et travaux de rfrence
Formalisation des processus en cible dtaille MP1, MP2, MP3, MP5, MP9
Atelier contrle interne/audit interne du 20 juillet 2005

Direction gnraIe de Ia modernisation de I'Etat
Assistance la simplification et la modernisation des processus
budgtaires et comptables de l'Etat
ManueI d'audit interne type des MP
18/04/2006

Manuel d'audit interne type des MP Page 2 sur 212
Sommaire

0 Objet et prsentation du document......................................................................................10
1 MP1 : Elaboration ministrielle d'un budget ........................................................................12
1.1 Processus 1 : MP1.P1_Mettre jour la stratgie.........................................................12
1.1.1 Fiche 01. Analyser l'excution N-1 des programmes ...........................................12
1.1.2 Fiche 02. Analyser la prvision d'excution N des programmes ..........................14
1.1.3 Fiche 03. Examiner la programmation des BOP et oprateurs par programme (N
et N+1 N+x).......................................................................................................................16
1.1.4 Fiche 04. Proposer des orientations stratgiques supra-programme / programme
N+1 N+x............................................................................................................................19
1.1.5 Fiche 05. Actualiser les projets de rforme / modernisation.................................20
1.1.6 Fiche 06. Mettre jour les perspectives stratgiques N N+x : performance,
rformes, ressources ...........................................................................................................22
1.2 Processus 2 : MP1.P2_Prparer le PLF ......................................................................24
1.2.1 Fiche 07. Prparer le compte rendu de la gestion N-1 pour le contrle externe
(CC, Parlement) ...................................................................................................................24
1.2.2 Fiche 08. Finaliser les prvisions de reports N-1 sur N (progr) ............................25
1.2.3 Fiche 09. Prparer et produire le RAP N-1 ...........................................................26
1.2.4 Fiche 10. Dcliner les perspectives N+1 par programme.....................................28
1.2.5 Fiche 11. Prparer les arbitrages sur les ressources / rformes N+1 ..................31
1.2.6 Fiche 12. Dcliner les plafonds par programmes / actions / catgories ...............33
1.2.7 Fiche 13. Affiner / revoir les objectifs / indicateurs N+1 N+x par programme....36
1.2.8 Fiche 14. Prparer les arbitrages sur les lments de performance N+1 du
programme...........................................................................................................................38
1.2.9 Fiche 15. Finaliser le budget global et la performance N+1 du programme.........40
1.2.10 Fiche 16. Finaliser le PLF et les documents budgtaires .....................................41
1.2.11 Fiche 17. Prparer la phase d'examen parlementaire ..........................................42
1.3 Processus 3 : Programmer et piloter la mise en ouvre...............................................45
1.3.1 Fiche 18. Programmer les activits N+1 N+x des BOP : les prioriser et / ou les
scnariser ............................................................................................................................45
1.3.2 Fiche 19. Actualiser la programmation N+2 N+x des BOP................................46
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2 MP2 : Allocation et mise disposition des ressources........................................................47
2.1 Processus 1 : MP2.P1_Programmation, allocation et mise disposition initiale des
ressources...............................................................................................................................47
2.1.1 Fiche 01. Donner les orientations sur les objectifs, les crdits et les emplois......47
2.1.2 Fiche 02. Elaborer la programmation dtaille N+1 des services ........................49
2.1.3 Fiche 03. Elaborer le projet de BOP .....................................................................51
2.1.4 Fiche 04. Arrter le montant de la rserve pour rgulation et de la notification aux
BOP 53
2.1.5 Fiche 05. Allouer les ressources aux BOP............................................................54
2.1.6 Fiche 06. Finaliser les budgets de BOP et allouer les ressources aux services ..55
2.1.7 Fiche 07. Mettre disposition les crdits..............................................................56
2.1.8 Fiche 08. Procdure exceptionnelle de mise disposition provisoire ..................57
2.2 Processus 2 : MP2.P2_Gestion ultrieure des ressources..........................................58
2.2.1 Fiche 09. Programmer et allouer des crdits lis des recettes en cours d'anne
58
2.2.2 Fiche 10. Mettre disposition des crdits lis des recettes en cours d'anne..59
2.2.3 Fiche 11. Piloter les rserves de prcaution du programme en cours d'anne....60
2.2.4 Fiche 12. Accrotre/rduire les ressources propres du programme en cours
d'anne 62
2.2.5 Fiche 13. Piloter les crdits de paiement du programme......................................63
2.2.6 Fiche 14. Suivre et analyser l'excution N, actualiser la programmation initiale..65
2.2.7 Fiche 15. Rallouer les ressources au sein du programme en cours d'anne.....66
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3 MP3 : Excution des dpenses ...........................................................................................67
3.1 Cas de gestion 1 : Commande publique ......................................................................67
3.1.1 Processus 1 : MP3.P1_Dcider une dpense ......................................................67
3.1.1.1 Fiche 01. Exprimer un besoin ........................................................................67
3.1.1.2 Fiche 02. Vrifier l'opportunit d'achat...........................................................68
3.1.1.3 Fiche 03. Formaliser un contrat de droit public ou priv relevant ou non du
CMP 70
3.1.1.4 Fiche 04. Enregistrer et notifier l'engagement juridique de la dpense.........71
3.1.1.5 Fiche 05. Raliser le suivi et la mise jour du rfrentiel des EJ .................73
3.1.2 Processus 2 : MP3.P2_Raliser une dpense......................................................74
3.1.2.1 Fiche 06. Vrifier la conformit Engagement/Livraison .................................74
3.1.2.2 Fiche 07. Traiter le dossier de liquidation ......................................................75
3.1.2.3 Fiche 08. Dcaisser .......................................................................................77
3.2 Cas de gestion 2 : Subvention......................................................................................78
3.2.1 Processus 1 : MP3.P1_Dcider une dpense ......................................................78
3.2.1.1 Fiche 09. Vrifier la recevabilit formelle de la demande..............................78
3.2.1.2 Fiche 10. nstruire au fond le dossier de demande de subvention................78
3.2.1.3 Fiche 11. Formaliser l'acte attributif de subvention........................................79
3.2.1.4 Fiche 12. Enregistrer et notifier la subvention................................................80
3.2.1.5 Fiche 13. Raliser le suivi et la mise jour du rfrentiel des subventions ..82
3.2.2 Processus 2 : MP3.P2_Raliser une dpense......................................................83
3.2.2.1 Fiche 14. Vrifier l'tat d'avancement ............................................................83
3.2.2.2 Fiche 15. Traiter le dossier de liquidation subvention....................................84
3.2.2.3 Fiche 16. Dcaisser subvention.....................................................................86
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4 MP5 : Excution des recettes..............................................................................................87
4.1 Cas de gestion 1 : Enregistrer la crance avec suivi de l'engagement de tiers...........87
4.1.1 Processus 1 : MP5.P1_nitier la recette et enregistrer la crance........................87
4.1.1.1 Fiche 01. Vrifier / grer les informations du tiers dbiteur ...........................87
4.1.1.2 Fiche 02. Enregistrer l'engagement de tiers ..................................................89
4.1.1.3 Fiche 03. Mettre jour, le cas chant, l'engagement de tiers .....................91
4.1.1.4 Fiche 04. Suivre l'engagement de tiers et enregistrer le fait gnrateur .......92
4.1.1.5 Fiche 05. Enregistrer la crance en rfrence un engagement de tiers.....93
4.1.1.6 Fiche 06. Emettre et envoyer l'avis des sommes payer / l'appel de fonds au
dbiteur 94
4.1.2 Processus 2 : MP5.P2_Recouvrer et encaisser la recette....................................95
4.2 Cas de gestion 2 : Enregistrer une crance sans suivi de l'engagement de tiers .......96
4.2.1 Processus 1 : MP5.P1_nitier la recette et enregistrer la crance........................96
4.2.1.1 Fiche 01. Vrifier / grer les informations du tiers dbiteur ...........................96
4.2.1.2 Fiche 07. Enregistrer la crance sans rfrence un engagement de tiers.98
dbiteur 100
4.2.2 Processus 2 : MP5.P2_Recouvrer et encaisser la recette..................................100
4.3 Cas de gestion 3 : Enregistrer une recette suite un encaissement sans crance
pralablement enregistre ....................................................................................................101
4.3.1 Processus 3 : MP5.P3_Enregister une recette suite un encaissement sans
crance pralable ..............................................................................................................101
4.3.1.1 Fiche 12. Enregistrer la recette en comptabilit ..........................................101
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5 MP9 : Gestion des immobilisation .....................................................................................102
5.1 Cas de gestion 1 : mmobilisations acquises (hors parc immobilier) .........................102
5.1.1 Processus 1 : MP9.P1_Entre du bien ...............................................................102
5.1.1.1 Fiche 00. Paramtrer le rfrentiel ..............................................................102
5.1.1.2 Fiche 01. Crer la fiche immobilisation........................................................103
5.1.1.3 Fiche 02. Raliser la mise jour du suivi technique et logistique ...............104
5.1.1.4 Fiche 03. Mettre jour la fiche immobilisation.............................................105
5.1.1.5 Fiche 04. Constituer le dossier de l'immobilisation......................................106
5.1.1.6 Fiche 05. Mettre en service l'immobilisation (acquisition directe)................107
5.1.2 Processus 2b : MP9.P2_Dpenses ultrieures hors projet ................................108
5.1.2.1 Fiche 15. Rviser le plan d'amortissement et mettre jour le dossier de
l'immobilisation...............................................................................................................108
5.1.3 Processus 3 : MP9.P3_Sortie du bien ................................................................109
5.1.3.1 Fiche 21. Dcider d'une reforme..................................................................109
5.1.3.2 Fiche 22. Etudier les possibilits de remploi ou les modalits de cession 110
5.1.3.3 Fiche 23. Raliser la sortie physique du bien..............................................111
5.1.3.4 Fiche 24. Raffecter le bien.........................................................................112
5.1.3.6 Fiche 20. Comptabiliser les dotations aux amortissements.........................114
5.1.3.7 Fiche 25. Enregistrer la sortie de l'immobilisation........................................115
5.1.4 Processus 4 : MP9.P4_Traitements de fin de gestion........................................116
5.1.4.1 Fiche 17. Raliser l'inventaire physique ......................................................116
5.1.4.2 Fiche 18. Actualiser la valeur des actifs.......................................................117
5.1.4.3 Fiche 19. Analyser les variations d'actifs.....................................................118
5.2 Cas de gestion 2 : mmobilisations produites (hors parc immobilier).........................120
5.2.1.2 Fiche 06. Dclarer le projet d'investissement dans le systme...................121
5.2.1.3 Fiche 07. Traiter les cots indirects .............................................................122
5.2.1.4 Fiche 08. Dcider de la poursuite du projet .................................................123
5.2.1.5 Fiche 09. Rattacher l'opration budgtaire au projet ...................................124
5.2.1.6 Fiche 10. Crer la fiche immobilisation en cours .........................................125
5.2.1.7 Fiche 11. Mettre jour la fiche immobilisation en cours..............................126
5.2.1.8 Fiche 12. Retraiter les immobilisations en cours .........................................127
5.2.1.9 Fiche 16. Clturer le projet...........................................................................128
5.2.1.10 Fiche 13a. dentifier les immobilisations produire.....................................129
5.2.1.11 Fiche 13b. Mettre en service l'immobilisation (immobilisation produite)......130
5.2.2 Processus 2a : MP9.P2_Dpenses ultrieures sur le projet...............................133
5.2.2.4 Fiche 14. Raliser les mises en service complmentaires..........................136
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5.2.4.1 Fiche 21. Dcider d'une reforme..................................................................140
5.3 Cas de gestion 3 : Parc immobilier acquis .................................................................151
5.3.1.2 Fiche 01. Crer la fiche immobilisation........................................................152
5.3.1.4 Fiche 03. Mettre jour la fiche immobilisation.............................................154
5.3.1.6 Fiche 05. Mettre en service l'immobilisation (acquisition directe)................156
5.3.3.1 Fiche 26. Emettre le PV de remise ..............................................................158
5.3.3.4 Fiche 27. Autoriser la sortie d'actif ...............................................................161
5.3.3.9 Fiche 28. Analyser les rsultats de cession.................................................166
5.4 Cas de gestion 4 : Parc immobilier produit.................................................................171
18/04/2006

5.4.1.2 Fiche 06. Dclarer le projet d'investissement dans le systme...................172
5.4.1.4 Fiche 08. Dcider de la poursuite du projet .................................................174
5.4.1.5 Fiche 09. Rattacher l'opration budgtaire au projet ...................................175
5.4.1.6 Fiche 10. Crer la fiche immobilisation en cours .........................................176
5.4.1.8 Fiche 12. Retraiter les immobilisations en cours .........................................178
5.4.1.10 Fiche 13a. dentifier les immobilisations produire.....................................180
5.4.1.11 Fiche 13b. Mettre en service l'immobilisation (immobilisation produite)......181
5.4.2 Processus 2a : MP9.P2_Dpenses ultrieures sur le projet...............................184
5.4.2.4 Fiche 14. Raliser les mises en service complmentaires..........................187
5.4.4.1 Fiche 26. Emettre le PV de remise ..............................................................191
5.4.4.4 Fiche 27. Autoriser la sortie d'actif ...............................................................194
5.4.4.9 Fiche 28. Analyser les rsultats de cession.................................................199
18/04/2006

6 Processus inter-MP............................................................................................................204
6.1 Cas de gestion : La rcupration de l'indu.................................................................204
6.1.1.1 Fiche 07. Enregistrer la crance sans rfrence un engagement de tiers
(MP5) 204
dbiteur (MP5)................................................................................................................206
6.2 Cas de gestion : Les cessions entre services de l'Etat ..............................................207
6.2.1.1 Fiche 01. Vrifier / grer les informations du tiers dbiteur (MP5) ..............207
6.2.1.2 Fiche 13. Enregistrer l'engagement de tiers interne pour une prestation
interne 209
6.2.1.3 Fiche 14. Valider l'engagement de tiers et ses lments budgtaires ........210
6.2.1.4 Fiche 04. Suivre l'engagement de tiers et enregistrer le fait gnrateur .....211
6.2.1.5 Fiche 15. Enregistrer la crance et gnrer la facture interne.....................212

18/04/2006

0 Objet et prsentation du document
Ce document constitue un manuel d'audit interne type des macro-processus formaliss dans le
cadre de la r-ingnierie.
Le primtre de ce document est constitu des macro-processus suivants :
MP1 Elaboration ministrielle d'un budget
MP2 Allocation et mise disposition des ressources
MP3 Excution des dpenses
MP5 Excution des recettes
MP9 Gestion des immobilisations
Les macro-processus 4 Traitements de fin de gestion et oprations de fin d'exercice et 7
Restitutions, comptes-rendus d'excution et tableaux de bords ne sont pas traits dans le
prsent document.

Le manuel d'audit type a pour objectif de servir de programme de travail lors des audits de
rgularit/fiabilit/sincrit/conformit conduits par l'audit interne ministriel sur les macro-
processus prcits. Cette catgorie d'audit vise s'assurer que le fonctionnement du service
est conforme aux rgles internes (audit de rgularit/fiabilit/sincrit) et aux lois et rglements
en vigueur (audit de conformit).
Ainsi, ce manuel recense les questions cls que l'auditeur va se poser lors de la conduite de
ses missions d'audit de rgularit/fiabilit/sincrit/conformit (hors audit des systmes
d'information et hors audit des tats financiers).

Ce document constitue un premier support qui devra tre enrichi par la suite, notamment sur
les modalits de mise en ouvre d'autres types d'audits, audits de performance par exemple.
Ce manuel d'audit type des macro-processus est dcliner par ministre en fonction des
besoins propres et spcificits (acteurs, systmes d'information, etc.) et de l'importance relative
des macro-processus et cas de gestion au sein du ministre. Ainsi, par exemple, pour un
ministre dont les subventions constituent un cas de gestion significatif, le manuel d'audit
pourra tre approfondi et davantage dtaill sur ce thme. Cette adaptation ministrielle est
conduire par la cellule d'audit interne avec des reprsentants du corps d'inspection du
ministre et en collaboration avec les directions oprationnelles (DAF, CBCM).

Le positionnement de ce manuel dans la dmarche conduite sur le chantier transversal
contrle interne/audit interne a t prsent lors de l'atelier du 20 juillet 2005, faisant appel la
participation de ministres pilotes sur le chantier r-ingnierie des processus (ministre de
l'conomie, des finances et de l'industrie, ministre des transports, de l'quipement, du
tourisme et de la mer, ministre de la dfense, ministre de l'intrieur et de l'amnagement du
territoire, ministre de la sant et des solidarits).
18/04/2006

Ainsi, ce manuel reprend la partie relative aux matrices de contrle interne des livrables
formalisation des processus en cible dtaille des macro-processus 1, 2, 3, 5, 9 afin
qu'audits et auditeurs disposent des mmes outils.
Ce document est complmentaire avec le livrable Organisation type de l'audit interne
ministriel .

Rappel de la dmarche gnrale contrle interne/audit interne :

Ce document est organis comme suit :
Chaque partie est relative au manuel d'audit type d'un macro-processus.
Chaque manuel d'audit type de macro-processus est dtaill par cas de gestion, par
processus puis par fiche relative un groupe d'activits.
Chacune des fiches par groupe d'activits reprend les trois colonnes des matrices de
contrle interne intgres dans les livrables formalisation des processus en cible
dtaille de chaque macro-processus (partie 3 ou 4 de chaque fiche oprationnelle
par groupe d'activits) : objectif - risque - activit/action.
Prcisions complmentaires :
Le libell de la colonne Activit/action de contrle des matrices de
contrle interne a t renomme Questions d'audit dans le manuel
d'audit.
Les attributs indiqus dans la colonne Activit/action de contrle des
matrices de contrle interne, savoir Famille , Nature du contrle ,
Lieu du contrle , n'ont pas t repris dans le manuel d'audit.
L'ordre des fiches indiqu par macro-processus/cas de gestion/processus
suit l'ordre d'enchanement logique des groupe d'activits tels que dcrit
dans les logigrammes de la cible dtaille. Cet ordre n'est pas toujours
l'ordre de numrotation des fiches.
Si un groupe d'activits intervient dans plusieurs cas de gestion, la fiche
groupe d'activits affrente sera reprise dans chacun des cas de
gestion concerns.
MATRICE DE CONTRLE INTERNE
INTERMINISTERIELLE
POUR QUI ?
=> Tous les
oprationnels (en
particulier les
responsables)
FORMALISATION DES PROCESSUS
EN CIBLE DETAILLEE
POUR QUI ?
=> Tous les
oprationnels
ORGANISATION TYPE DE L'AUDIT
INTERNE MINISTERIEL
POUR QUI ?
=> Auditeurs
internes
MANUEL D'AUDIT INTERNE TYPE
DES MACRO-PROCESSUS
POUR QUI ?
=> Auditeurs
internes
Dispositif de contrIe interne Dispositif d'audit interne
Points d'attention complmentaires
Contrles intgrs dans les processus

Points d'attention complmentaires
Produits finis
18/04/2006

1 MP1 : EIaboration ministrieIIe d'un budget
1.1 Processus 1 : MP1.P1_Mettre jour Ia stratgie
1.1.1 Fiche 01. AnaIyser I'excution N-1 des programmes

MP1_P1_Fiche 01. AnaIyser I'excution N-1 des programmes
Objectif Risque Questions d'audit
Respecter l'chance des
runions d'examen de
l'excution N-1

Les lments d'analyse de
l'excution N-1 doivent tre
disponibles pour les
runions techniques (fvrier
N) et l'actualisation de la
stratgie supra-programmes
et programmes (fvrier N
galement).
Remonte tardive des donnes d'excution
des BOP et / ou oprateurs

Tous les BOP / oprateurs ne respectent
pas l'chance de remonte de leur
excution N-1, ce qui rend l'excution du
programme incomplte.

Existe-t-iI une procdure formaIise
d'anaIyse de I'excution ?

La procdure pourra par exemple
comprendre un calendrier (retro-planning)
et d'enchanement des activits pour les
diffrents niveaux de responsabilits ?
l s'agira en outre de vrifier que la
procdure est communique tous les
acteurs concerns et respecte.
S'assurer de la qualit des
donnes d'excution N-1

Vrifier que les donnes
budgtaires et les lments
de performance remonts
par les BOP et les
oprateurs sont complets et
corrects.

L'excution des BOP / oprateurs/
programmes est errone / incomplte

Les donnes remontes par les BOP et / ou
oprateurs ne sont pas compltes ou
contiennent des informations errones
(erreurs de clture, erreurs de calcul,
donnes non actualises...)

Les donnes N-1 des BOP / oprateurs
sont-eIIes vrifies par Ie programme ?

Les tests de fiabilit des donnes
d'excution des BOP / oprateurs peuvent
viser la vrification des points suivants :
- correct traitement des donnes (ex :
respect du principe de sparation des
exercices , cohrence avec la pr-clture
effectue en septembre ou novembre N-1,
les mthodes de calcul et de collecte des
donnes pour les indicateurs sont-elles
documentes et tayes ?)
- prise en compte exhaustive des BOP et
oprateurs significatifs dans l'analyse de
l'excution
- existence d'un calendrier et de formats de
reporting entre les BOP et les services
garantissant l'homognit et l'exactitude
des donnes remontes par les BOP.

Les BOP / oprateurs enjeux ont-iIs
remont Ieurs donnes d'excution ?

S'assurer que l'analyse de l'excution N-1
repose a minima sur les donnes
d'excution (ou les prvisions d'excution)
correspondant aux BOP et oprateurs
enjeux.

Les donnes d'excution N-1 des BOP /
oprateurs sont-eIIes dment vises ?

S'assurer que les donnes d'excution
(dfinitives ou provisoires) transmises par
les BOP et les oprateurs sont revues et
approuves par les responsables
comptents (RBOP, directeur de
l'oprateur, responsable de la fonction de
prparation "budget et performance" du
BOP ou de l'oprateur...)
La transmission officielle des donnes
comporte une signature et les donnes
sont accompagnes d'explications /
commentaires sur l'excution.

18/04/2006

MP1_P1_Fiche 01. AnaIyser I'excution N-1 des programmes
Etablir une analyse de
l'excution justifiant l'emploi
des ressources et la
performance

S'assurer que l'analyse de
l'excution du programme
permet de rendre compte de
l'utilisation des crdits et de
la performance atteinte
(performance interne et
performance LOLF destine
figurer dans le RAP).
Ce rendu compte doit tre
exploitable pour :
- les besoins de gestion
internes au programme
(programme / BOP /
services)
- l'audit et le contrle externe
de la gestion (par la Cour
des Comptes, le CAP...)
- la prsentation des
rsultats de l'excution au
Parlement (dans le cadre du
RAP notamment)
L'analyse de l'excution du programme
n'est pas utilisable / exploitable

L'analyse de l'excution du programme
n'est pas exploitable pour les besoins de
gestion du programme ou pour les besoins
de prsentation externe de l'excution.

L'anaIyse de I'excution du programme
est-eIIe dment vise ?

S'assurer que l'analyse de l'excution du
programme est revue et approuve par les
responsables comptents ( responsable de
la fonction de prparation "budget et
performance" du programme, responsable
de programme...)
- L'analyse de l'excution fait-elle l'objet
d'un document / dossier officiel sign ?
- L'analyse comporte-t-elle des explications
/ commentaires permettant d'apprcier la
justification de l'excution ?

L'anaIyse de I'excution du programme
est-eIIe pertinente ?

Afin d'apprcier le caractre exploitable de
l'analyse de l'excution, la prsence des
lments suivants peut tre vrifie :
- la justification de la dpense (JPE, units
de budgtisation...)
- des lments d'apprciation de la
performance (objectifs complmentaires,
indicateurs intermdiaires...)
- prsentation de l'excution des ETP
- prcisions sur l'excution des
oprateurs...

18/04/2006

1.1.2 Fiche 02. AnaIyser Ia prvision d'excution N des programmes

MP1_P1_Fiche 02. AnaIyser Ia prvision d'excution N des programmes
Respecter l'chance
d'analyse de la prvision
d'excution N du prog
(db fv N)

Les activits d'analyse de
la prvision d'excution N
du programme (suite la
consolidation des BOP N
approuvs en dcembre
N-1) doit tre ralise
simultanment l'analyse
de l'excution N-1 afin de
pouvoir tre intgre
dans la rflexion portant
sur la stratgie du
programme et dans la
prparation des runions
techniques de fvrier.
L'analyse de la prvision
d'excution N du
programme doit donc tre
acheve pour le dbut du
mois de fvrier N au plus
tard.

Analyse tardive de la prvision
d'excution N du programme

Le risque peut survenir dans deux cas
:
- retard dans la consolidation des BOP
N approuvs en dcembre N-1
- retard dans l'exercice d'analyse de la
prvision d'excution N au niveau du
programme.
En effet, l'exercice d'analyse de la
prvision d'excution N du programme
risque d'tre nglig au profit de
l'exercice d'analyse de l'excution N-1
du programme.

Existe-t-iI une procdure formaIise d'anaIyse
de Ia prvision d'excution N ?

S'assurer de l'existence d'un retro-planning
mentionnant par exemple les principales tches
accomplir et la responsabilit de leur ralisation.
Le contrle pourrait galement porter sur la
vrification de la cohrence avec le calendrier
d'analyse de l'excution N-1 (les deux procdures
doivent tre corrles).

S'assurer de la qualit
des donnes de prvision
d'excution N

La prvision d'excution N est errone
/ incomplte

1/ Les donnes remontes par les
BOP et / ou oprateurs contiennent
des informations errones (erreurs de
calcul, ...).
2/ La prvision d'excution N
consolide au niveau du programme
n'est pas labore partir des
donnes actualises (tous les budgets
N des BOP et / ou oprateurs n'ont
pas t pris en compte dans leur
dernire version).

Les donnes N des BOP / oprateurs sont-eIIes
vrifies par Ie programme ?

Les tests les donnes de prvision d'excution N
des BOP / oprateurs peuvent viser la vrification
des points suivants :
- correct traitement des donnes (ex : prise en
compte des dpenses obligatoires, mthode de
calcul et de collecte des donnes pour les
indicateurs)
- documentation des donnes fournies afin de
pouvoir faire l'objet de tests
oprateurs significatifs dans l'analyse de la
prvision d'excution N
- existence d'un calendrier et d'un format de
reporting entre les BOP et les services garantissant
l'exactitude des donnes remontes par les BOP
(exemple : cadres de collecte des donnes
harmoniss et partags, s'agit-il bien des budgets N
approuvs en dcembre N-1 ?)

Les BOP / oprateurs enjeux ont-iIs remont
Ieur prvision d'excution N ?

S'assurer que l'analyse de l'excution N-1 repose a
minima sur les donnes d'excution (ou les
prvisions d'excution) correspondant aux BOP et
oprateurs enjeux.

18/04/2006

MP1_P1_Fiche 02. AnaIyser Ia prvision d'excution N des programmes
Proposer une analyse de
l'excution N pertinente
pour actualiser la
stratgie

L'analyse de la prvision d'excution
N du programme n'est pas exploitable

L'analyse de la prvision d'excution
N du programme n'est pas exploitable
dans le cadre :
- de la mise jour de la stratgie du
programme
- de la prparation des runions
techniques
- du pilotage de la gestion en cours
(anne N)
L'anaIyse de Ia prvision d'excution N du
programme est-eIIe dment vise ?

S'assurer que l'analyse de la prvision d'excution
N du programme est revue et approuve par le
responsable de programme :
- L'analyse de la prvision d'excution N est-elle
intgre au tableau de bord de pilotage du
responsable de programme ?
- Les donnes sont-elles accompagnes
d'explications / commentaires sur l'excution vises
par le responsable de programme ?

18/04/2006

1.1.3 Fiche 03. Examiner Ia programmation des BOP et oprateurs par programme (N
et N+1 N+x)

MP1_P1_Fiche 03. Examiner Ia programmation des BOP et oprateurs par programme (N
et N+1 N+x)
Respecter les dlais de
consolidation de la
programmation pluriannuelle

La consolidation de la
des BOP doit tre ralise
suffisamment tt (si possible
pour fin dcembre N-1) afin de
pouvoir nourrir la rflexion sur
les orientations stratgiques
aux niveaux programme et
supra-programmes.
Remonte tardive de la
consolide par programme

: La consolidation de la
programmation pluriannuelle des
BOP par le programmes est ralise
trop tardivement (exemple : au-del
de mi-janvier N) pour pouvoir tre
prise en compte dans l'laboration
des orientations stratgiques
pluriannuelles du programme.

Existe-t-iI une procdure formaIise de
consoIidation de Ia programmation ?

Vrifier l'existence et le respect d'une
procdure formalise comportant notamment
un calendrier et une rpartition des rles dans
l'exercice de consolidation de la programmation
pluriannuelle des BOP

Disposer d'une programmation
pluriannuelle par programme
fiable et exploitable

Afin d'tre utilisable et utilise
dans les exercices
d'laboration de la stratgie
puis de construction du budget
du programme, la
consolide doit rpondre aux
critres suivants :
- exactitude des donnes : les
donnes de programmation
pluriannuelle fournies par les
BOP respectent les critres de
soutenabilit budgtaire, sont
fondes sur des hypothses
ralistes et construites partir
des versions approuves des
budgets N des BOP
- exhaustivit des donnes :
tous les BOP et oprateurs
significatifs (importance
stratgique ou poids significatif
dans le budget du programme)
ont t pris en compte dans la
consolidation des donnes

Les dpenses obligatoires ne sont
pas correctement estimes

La programmation est-eIIe soutenabIe
budgtairement ?

S'assurer de la correcte prise en compte des
dpenses obligatoires et de la soutenabilit
budgtaire moyen terme.

La programmation consolide du
programme comporte des erreurs /
inexactitudes

La programmation est-eIIe actuaIise suite
I'approbation des budgets N ?

S'assurer que la programmation des BOP /
oprateurs a t mise jour suite
l'approbation des budgets N (a minima pour les
BOP / oprateurs enjeux)

La consolidation des informations
n'est pas fiable

La programmation pluriannuelle (N+1
N+x) consolide au niveau du
programme n'intgre pas la
programmation actualise des BOP
et / ou oprateurs significatifs.
Les formats de coIIecte des donnes sont-
iIs homognes ?

18/04/2006

et N+1 N+x)

La programmation consoIide agrge-t-eIIe
I'intgraIit des donnes remontes?

S'assurer que la programmation du programme
prend en compte l'ensemble des
programmations remontes par les BOP /
oprateurs en dcembre N-1.

La programmation BOP / oprateurs /
programme n'est pas valide

N+x) consolide au niveau du
programme n'intgre pas la
programmation actualise des BOP
et / ou oprateurs significatifs.

Les donnes remontes par Ies BOP /
oprateurs sont-eIIes dment vises ?

S'assurer que les donnes transmises par les
BOP et les oprateurs sont revues et
approuves par les responsables comptents
(RBOP, directeur de l'oprateur, responsable
de la fonction de prparation "budget et
performance" du BOP ou de l'oprateur...)
- transmission officielle des donnes
comportant une signature ?
- les donnes sont-elles accompagnes
d'explications / commentaires sur les prvisions
de programmation pluriannuelle ?

La programmation consoIide du
programme est-eIIe dment vise ?

S'assurer que les prvisions de programmation
pluriannuelle consolides par le programme
sont revues et approuves par les
responsables comptents (responsable de
programme, responsable de la fonction de
programme...)
- La consolidation de la programmation
pluriannuelle au niveau du programme fait-elle
l'objet d'un document / fichier partag au sein
du programme ? Ce document / fichier est-il
transmis sous couvert d'un responsable
comptent ?
- Les perspectives de programmation du
programme sont-elles accompagnes
d'explications / commentaires permettant de
nourrir la rflexion sur les orientations
stratgiques du programme ?
Cela signifie notamment que ces responsables
assument les lments lis la soutenabilit
budgtaire pour les annes venir (cf. infra).

18/04/2006

et N+1 N+x)
S'appuyer sur un
cohrente avec le PAP du
programme

Compte tenu du caractre
pluriannuel de l'exercice de
programmation demand aux
BOP et aux oprateurs, les
prvisions de programmation
doivent tre cohrentes avec
les cibles de rsultats des
indicateurs du programme
inscrits dans les PAP. l s'agit
donc de s'assurer que les
BOP et les oprateurs
articulent l'exercice de
prvision budgtaire et la
performance de leurs activits
afin de contribuer l'atteinte
des objectifs de performance
du programme.

Une programmation pluriannuelle
dcorrle des objectifs de
performance du programme

N+x) remonte par les BOP et les
oprateurs n'est pas ralise dans
une logique d'optimisation de la
performance (par les activits
envisages ou l'allocation des
ressources) ou ne donne pas
suffisamment de visibilit au
responsable de programme sur sa
capacit atteindre les cibles de
performance sur lesquelles il s'est
engag dans le PAP.

La programmation permet-eIIe de
raIiser/optimiser Ia performance du
programme ?

Ce contrle doit permettre de dterminer dans
quelle mesure la programmation pluriannuelle
propose par les BOP prend en compte les
cibles de performance du programme tout en
optimisant l'allocation et l'emploi des
ressources (crdits, ETP, recettes). Le contrle
peut notamment porter sur la vrification :
- d'lments de justification de la dpense
permettant d'anticiper les rsultats attendus de
la programmation propose (JPE par exemple)
- de la prsence d'un volet "performance"
accompagnant les prvisions de
programmation pluriannuelle. Ce volet pourrait
notamment comporter une estimation de
l'impact attendu sur l'atteinte des objectifs de
performance du BOP / de l'oprateur prsents
dans la charte de gestion ou dans le contrat
d'objectifs du programme (objectifs LOLF
dclins directement , objectifs intermdiaires
et / ou objectifs complmentaires)
- de la prsence d'lments explicatifs
accompagnant la programmation permettant
d'apprhender dans quelle mesure ces
prvisions sont cohrentes avec les
orientations stratgiques et les objectifs du
programme.

18/04/2006

1.1.4 Fiche 04. Proposer des orientations stratgiques supra-programme / programme
N+1 N+x

MP1_P1_Fiche 04. Proposer des orientations stratgiques supra-programme /
programme N+1 N+x
Proposer des orientations
stratgiques pour le 15 janvier N
au plus tard

stratgiques suffisamment en
amont pour pouvoir les utiliser lors
du sminaire gouvernemental de
janvier N

Les orientations stratgiques ne sont
pas prises en compte dans le SMG

Les orientations stratgiques aux
niveaux supra-programmes et
programmes ne peuvent tre
prsentes lors du sminaire
gouvernemental de janvier N, ce qui
entrane un risque de non prise en
compte des priorits et des
contraintes supra-programmes lors
de la rdaction des lettres de cadrage
du Premier ministre.

prparation du SMG ?

Le contrle doit vrifier les lments
suivants :
- existence d'une procdure de prparation
du sminaire gouvernemental formalise et
communique l'ensemble des acteurs
concerns
- la procdure prvoit un calendrier prcis
et des jalons pour relancer ventuellement
les programmes ayant pris du retard dans
la remonte de leurs orientations
stratgiques

stratgiques fiables et utiles

Les orientations stratgiques
proposes aux niveaux supra-
programmes et programmes
doivent rpondre aux critres
suivants :
- fiabilit des propositions (ces
dernires doivent tre tablies en
prenant en considration les
lments de programmation
pluriannuelle et l'excution des
BOP)
- qualit : les propositions
stratgiques doivent comporter
ncessairement des lments de
chiffrage budgtaire (impact
budgtaire et financement
propos), tre rattaches des
objectifs de performance et ne pas
tre contradictoires avec les
orientations stratgiques en cours
pas ralistes

Les orientations proposes ne sont
pas accompagnes d'une rflexion
sur leur financement et leur mise en
oeuvre

Les orientations stratgiques des
programmes sont-eIIes dment
approuves ?

Les orientations stratgiques des
programmes doivent tre autorises par le
responsable de programme (exemple :
signature)

pas exploitables

Les orientations stratgiques ne
peuvent pas servir de fondement :
- la prparation du sminaire
gouvernemental
- la prparation du budget par les
programmes et les BOP
- la prparation du projet de
performance dans les programmes et
les BOP

Existe-t-iI une mise en cohrence des
orientations au niveau supra-
programmes ?

Pour tre exploitables, les orientations
stratgiques des programmes doivent tre
proposes dans un cadre harmonis et
comporter obligatoirement certains
"champs" (financement propos, impacts
budgtaires pluriannuels, conditions de
mise en oeuvre, impact attendu sur la
performance, prise en compte des activits
en cours...)

18/04/2006


1.1.5 Fiche 05. ActuaIiser Ies projets de rforme / modernisation

MP1_P1_Fiche 05. ActuaIiser Ies projets de rforme / modernisation
Respecter les dlais
d'laboration des projets de
rforme

Les projets de rforme doivent
tre finaliss pour le mois de
fvrier (N) afin de :
- permettre la tenue des
runions de rforme (conomies
structurelles / SMR)
- permettre aux programmes
d'intgrer les plans d'actions de
rforme ou de modernisation
dans le processus de
construction du projet de budget
et du projet de performance

Retard dans l'laboration et la
validation des projets de rforme

S'ils ne sont pas labors et valids en
interne du ministre pour le mois de
fvrier N, les projets de rforme
risquent de ne pas tre pris en compte
dans l'laboration du budget et des
projets de performance des
programmes.

d'Iaboration des projets de rforme ?

suivants :
- existence d'une procdure d'laboration et
mise jour des projets de rforme
formalise et communique l'ensemble
des acteurs concerns
- la procdure comporte une rpartition des
tches effectuer pour les acteurs
concerns
et des jalons pour relancer ventuellement
les programmes ayant pris du retard dans
la remonte du suivi et de la proposition de
leurs projets de rforme
- existence d'une procdure d'urgence
mettre en place en cas de retard dans le
calendrier

Proposer des projets de rforme
permettant de dgager des
gains de productivit

Les projets de rforme proposs
doivent intgrer une estimation
des gains financiers attendus et
de la performance attendue
(fonctionnement des services).

Les projets de rforme ne permettent
pas l'atteinte des objectifs fixs

l peut s'agir d'objectifs fixs en termes
de :
- gains de productivit dgager
- prennisation des conomies
ralises
- baisse du cot de fonctionnement des
ministres
- externalisation d'activits
- mutualisation d'activits
- optimisation de l'organisation
existante
Existe-t-iI une vaIuation des rsuItats
obtenus en matire de rforme ?

S'assurer qu'un bilan priodique (tous les 6
mois ou toutes les annes) permettant
d'apprcier et de mesurer l'efficacit des
projets de rforme en cours.

Les projets de rforme ne comportent
pas une valuation chiffre /objectifs
viss

L'impact attendu des projets de rforme
est-iI chiffr ?

Les projets de rforme doivent comporter
un chiffrage raliste des bnfices
attendus. Le contrle pourra notamment
porter sur :
- l'existence du chiffrage
- la sincrit du chiffrage (mthode et
donnes utilises pour raliser le chiffrage)

Construire les projets de rforme
retenus aprs le SMG

Les projets de rforme proposs
doivent :
- reposer sur une actualisation
des actions de modernisation en
cours
- tre cohrents avec les
orientations stratgiques aux
niveaux programmes et supra-
programmes
- intgrer la contrainte financire
des finances publiques
(orientations du SMG et de la
lettre de cadrage du Premier
ministre).
Les projets de rforme ne sont pas
corrls avec la stratgie supra-
programme et programme)

Si non cohrents ou aligns avec la
stratgie des programmes et la
stratgie dfinie au niveau supra-
programmes, les projets de rforme
risquent de ne pas tre mis en oeuvre
ou considrs comme prioritaires pour
leur ralisation.
Par ailleurs, les projets de rforme ne
doivent pas remettre en cause des
activits rgaliennes ou conditionnant
l'atteinte des objectifs de performance
du programme

Les projets de rforme sont-iIs dment
approuvs ?

Les projets de rforme prsents lors des
runions de rforme doivent tre valids
respectivement par le responsable de
programme et / ou par le responsable de la
stratgie et des arbitrages supra-
programmes (exemple : signature). l s'agit
notamment de s'assurer de la cohrence
des projets de rforme avec la stratgie en
cours.

18/04/2006

MP1_P1_Fiche 05. ActuaIiser Ies projets de rforme / modernisation
Elaborer des projets de rforme
ralistes et ralisables

Afin de pouvoir tre mis en
oeuvre, les projets de rforme
proposs doivent prvoir un
dispositif de pilotage et
d'accompagnement des plans
d'actions de modernisation
envisags.

Les projets de rforme ne sont pas mis
en oeuvre

Les projets de rforme ne sont pas
raliss faute de dispositifs de pilotage
et d'accompagnement

Les projets de rforme sont-iIs traduits
en pIans d'actions ?

Contrler la dclinaison des projets de
rforme en plans d'actions au niveau des
programmes par exemple ainsi que
l'articulation des actions de rforme et de
modernisation avec le fonctionnement et
l'organisation des services

Existe-t-iI des dispositifs de
piIotage/accompagnement des projets
de rforme ?

Existe-t-il un responsable identifi pour la
mise en oeuvre de chaque action du plan
d'actions de rforme ?
La mise en oeuvre du plan d'action fait-elle
l'objet d'un suivi priodique ?
Des actions de conduite du changement
ont-elles t prvues pour accompagner les
projets de rforme ?

Les projets de rforme sont fortement
amends lors des runions de rforme

Les projets de rforme font l'objet de
modifications significatives lors des
runions de rforme (ES et SMR),
gnrant ainsi une surcharge de travail
lors de l'actualisation des projets de
rforme post-runions.

Existe-t-iI des procdures spcifiques en
cas d'amendement des projets de
rforme

Existe-t-il des procdures spcifiques pour
permettre la prise en compte des
amendements de la DB et l'actualisation
des projets de rforme dans des dlais
rduits ?
Ces procdures pourront notamment
s'appuyer sur une scnarisation /
priorisation en amont des projets de
rforme.

18/04/2006

1.1.6 Fiche 06. Mettre jour Ies perspectives stratgiques N N+x : performance,
rformes, ressources

MP1_P1_Fiche 06. Mettre jour Ies perspectives stratgiques N N+x : performance,
rformes, ressources
Communiquer la stratgie aux
BOP et aux programmes pour fin
fv N au plus tard

Les perspectives stratgiques
pluriannuelles et leur traduction
dans des documents l'intention
des BOP d'une part et des
programmes d'autre part doivent
tre acheves et communiques
aux BOP et programmes pour fin
fvrier N au plus tard afin de
permettre :
- aux programmes : de construire
et ngocier le projet de budget et
de performance des programmes
- aux BOP : d'actualiser la
programmation pluriannuelle des
activits (mars juin N)

Retard dans la communication de la
stratgie aux programmes et aux
BOP

Si la stratgie n'est pas
communique suffisamment tt (fin
fvrier au plus tard), elle ne peut
tre prise en compte dans la
prparation du budget et du projet
de performance des programmes.

Existe-t-iI une procdure de mise jour
des perspectives stratgiques ?

Le contrle doit vrifier les lments suivants
:
- existence d'une procdure de mise jour de
la stratgie formalise et communique
l'ensemble des acteurs concerns
tches effectuer pour les acteurs concerns
- existence d'une procdure transparente et
traable d'arbitrage et de validation, le cas
chant collgiale, des perspectives
stratgiques
calendrier

Elaborer une stratgie exploitable
pour l'laboration du budget et des
PAP

Les documents stratgiques
l'intention des programmes / des
BOP et oprateurs doivent tre
exploitables pour permettre :
- de guider la construction et la
ngociation budgtaires ainsi que
la programmation pluriannuelle
des BOP / oprateurs
-de guider la construction et la
ngociation du projet de
performance des programmes
- la mise en oeuvre des projets de
rforme dfinis aux niveaux
programmes / supra-programmes.

Les perspectives stratgiques ne
sont pas exploitables

Afin de servir de fondement
l'exercice de programmation
pluriannuelle des activits des
BOP, le document stratgique doit
tre exploitable et contenir
notamment :
- un cadrage budgtaire chiffr et
raliste
- des orientations sur la
performance attendue du
programme (sur les objectifs LOLF
ou les objectifs internes du
programme)
- des orientations pour la mise en
oeuvre du plan d'actions de rforme
/ modernisation approuv suite aux
runions de rforme de fvrier N.

Les donnes contenues dans Ies
documents stratgiques sont-eIIes fiabIes
?

La vrification des donnes contenues dans
les documents stratgiques peut revtir les
aspects suivants :
- tests sur les donnes chiffres (source,
mthode d'laboration, rapprochement avec
les donnes d'excution budgtaire et de
programmation pluriannuelle...)
- pour les donnes de cadrage budgtaire,
vrifier le caractre soutenable des
orientations
- vrification de la correcte prise en compte
du cadrage interministriel des finances
publiques
- vrification de la prsence dans les
documents stratgiques d'orientations
guidant la mise en oeuvre des plans d'actions
de rforme

La stratgie comporte-t-eIIe des donnes
chiffres et des orientations de rforme

Vrifier que les orientations stratgiques
communiques aux BOP et aux programmes
contiennent un cadrage budgtaire, des
orientations en matire de rforme et de
performance atteindre.

Les perspectives stratgiques ne
sont pas approuves

La stratgie communique est-eIIe dment
approuve ?

Les orientations stratgiques communiques
aux programmes et aux BOP doivent tre
approuves par le responsable de la stratgie
supra-programmes et le responsable de
programme (exemple : signature)

18/04/2006

MP1_P1_Fiche 06. Mettre jour Ies perspectives stratgiques N N+x : performance,
rformes, ressources
Elaborer une stratgie de qualit,
raliste et ralisable

Les orientations stratgiques ne
sont pas dclines par les
programme/BOP/oprateurs

La stratgie est-eIIe dcIine par Ies
programmes et Ies BOP ?

Les orientations stratgiques communiques
aux programmes et aux BOP sont-elles
traduites au travers de plans d'actions ou
dclines dans le cadre de la charte de
gestion du programme ?

18/04/2006

1.2 Processus 2 : MP1.P2_Prparer Ie PLF
1.2.1 Fiche 07. Prparer Ie compte rendu de Ia gestion N-1 pour Ie contrIe externe
(CC, ParIement)

MP1_P2_Fiche 07. Prparer Ie compte rendu de Ia gestion N-1 pour Ie contrIe externe
(CC, ParIement)
Respecter l'chance de
production du compte
rendu de la gestion N-1

Les lments de compte
destination des acteurs
externes (Cour des
Comptes, Parlement...)
doivent tre disponibles
pour les dates auxquelles
sont prvus ces contrles
externes. En tout tat de
cause, il est souhaitable
que ces lments soient
disponibles avant la
ralisation du groupe
d'activits "Prparer et
produire le RAP N-1"
prvu en avril N au plus
tard.

Retard dans l'laboration du compte-

Les documents destination des
acteurs externes (Cour des Comptes,
Parlement...) ne sont pas disponibles /
finaliss lors de leur intervention.

Existe-t-iI une procdure de prparation du
compte rendu de Ia gestion ?

Le contrle vise s'assurer qu'il existe une
procdure formalise de prparation du compte
rendu de la gestion. La procdure pourra par
exemple comprendre un calendrier (retro-planning)
et une description de l'enchanement des activits
pour les diffrents niveaux de responsabilits.
l s'agira en outre de vrifier que la procdure est
communique tous les acteurs concerns et
respecte.

La mthodoIogie est-eIIe partage avec Ia Cour
des comptes ?

Ce contrle vise s'assurer que les services
(fonctions/rles) en charge de la production de ce
compte-rendu ont pu prendre contact avec la Cour
des comptes ou eu un retour sur un contact
centralis

S'assurer de la qualit du
compte rendu de la
gestion N-1

transmises aux acteurs
externes sont compltes,
pertinentes et correctes.

Les donnes du compte rendu de la
gestion sont errones / incompltes

Les donnes contenues dans le
compte rendu de la gestion ne sont
pas compltes ou contiennent des
informations errones (erreurs de
clture, erreurs de calcul, donnes
non actualises...)

Les donnes contenues dans Ie compte-rendu
de Ia gestion sont-eIIes fiabIes ?

Les tests les donnes contenues dans le compte-
rendu de la gestion peuvent viser la vrification des
points suivants :
- cohrence avec la procdure et les donnes de
l'excution N-1
- prsence d'explications pertinentes sur l'excution
- documentation des informations prsentes dans le
compte rendu afin de permettre la ralisation de
tests
oprateurs significatifs dans l'analyse de l'excution

Le compte rendu de Ia gestion N-1 est-iI dment
vis ?

S'assurer que le compte rendu de la gestion N-1
soumis aux acteurs externes est revu et approuv
par les responsables comptents (responsable de
la fonction de prparation "budget et performance"
supra-programmes, pilote du processus budgtaire,
responsable de la stratgie et des arbitrages supra-
programmes...)

18/04/2006


1.2.2 Fiche 08. FinaIiser Ies prvisions de reports N-1 sur N (progr)

MP1_P2_Fiche 08. FinaIiser Ies prvisions de reports N-1 sur N (progr)
Prsenter des demandes
de reports pertinentes (en
AE / CP)

Les demandes de reports ne sont pas
correctement justifies

Les demandes de reports sont-eIIes
argumentes ?

Ce contrle porte sur la qualit des demandes de
reports soumises la DB. En effet, la prsence des
lments suivants peut tre recommande :
- lien avec l'excution N-1 (justification des reports
d'AE / CP demands : qualit insuffisante de la
budgtisation, excution non conforme la
programmation, rsultat d'arbitrages budgtaires
n'ayant pas t formuls en AE/CP)
- pour les reports en AE, calcul de l'impact en CP
- facteurs explicatifs de la demande de reports lis
la nature des activits, la survenance
d'vnements imprvus (retards...)

Les reports en CP respectent-iIs Ie pIafond de
3% des crdits du programme ?

Les demandes de reports ne sont pas
approuves

Les demandes de reports sont-eIIes dment
approuves ?

S'assurer que les demandes de reports soumises
la DB sont revues et approuves par les
programme, pilote du processus budgtaire,
responsable de la fonction prparation et analyse
budget et performance du programme...)
Par exemple, le contrle pourra s'attacher vrifier
que les documents dfinitifs comportent une
signature / un visa.

Dcliner les reports
obtenus (AE / CP) dans le
budget N

La dclinaison des reports obtenus est
dcorrle de la gestion

Les reports obtenus en CP sont-iIs affects en
priorit aux charges payer ?

Les reports obtenus en AE font-iIs I'objet d'une
restimation des CP ?

18/04/2006

1.2.3 Fiche 09. Prparer et produire Ie RAP N-1

MP1_P2_Fiche 09. Prparer et produire Ie RAP N-1
Respecter le dlai de
dpt du RAP N-1 (1er
juin N)

Afin de pouvoir tre
imprim pour le 1er juin
N, le RAP N-1 doit tre
achev et valid en
interne au sein du
ministre pour le 1er mai
N.

Retard dans la production et le dpt
du RAP N-1

Existe-t-iI une procdure de prparation du RAP
formaIise et utiIise ?

Le contrle doit vrifier les lments suivants :
- existence d'une procdure de prparation du RAP
aux niveaux supra-programmes et programmes
formalise, coordonne et communique
- la procdure comporte une rpartition des tches
effectuer pour les acteurs concerns
- existence d'une tape de dclinaison et de prise
en compte des rsultats des runions d'analyse de
l'excution N-1 (runions techniques)
- existence d'une procdure d'urgence mettre en
place en cas de retard dans le calendrier

des donnes contenues
dans les RAP N-1

contenues dans les RAP
sont compltes,
pertinentes et correctes.

Les donnes budgtaires /
performance du RAP sont errones /
incompltes

Les donnes contenues dans Ie RAP N-1 sont-
eIIes fiabIes ?

Les tests les donnes contenues dans le RAP N-1
doivent viser la vrification de la cohrence avec
les donnes de l'excution N-1 et la prsence
d'explications pertinentes sur l'excution budgtaire
(en AE/ CP) par action

Les donnes d'excution sont-eIIes
correctement documentes ?

l s'agit de vrifier l'existence puis tester les pistes
d'audit permettant de remonter aux donnes
d'excution partir des rsultats affichs dans le
RAP.
Pour mmoire, le CAP est susceptible lors de ses
audits de s'assurer de ce point.

Les SI fournissant Ies donnes d'excution
sont-iIs fiabIes ?

S'assurer que l'interfaage des S ne gnre pas
d'erreurs dans le traitement des donnes.
Pour mmoire, la partie E (vrification de
l'auditabilit future des systmes de mesure de la
performance) du Guide initial d'audit des
programmes, labor par le CAP (dcembre 2003)
aborde ce sujet.

Construire un RAP utile
au pilotage des politiques
publiques

Le RAP doit permettre de
rendre compte de la
ralisation des politiques
publiques (stratgie,
moyens, performance)
afin d'orienter la prise de
dcision des dcideurs
ministriels et
interministriels
(Parlement, DB...)

L'excution du budget / de la
performance n'est pas correctement
justifie

Le RAP se fonde-t-iI sur des Iments de JPE ?

Ce contrle porte sur l'existence d'lments de
justification de la dpense ainsi que sur la correcte
utilisation de la mthodologie JPE (justification au
premier euro).

18/04/2006

MP1_P2_Fiche 09. Prparer et produire Ie RAP N-1

Les rgIes de comptabiIit d'anaIyse des cots
sont-eIIes dment appIiques ?

S'assurer que les rgles de ventilation des cots
des fonctions support sur les actions de politiques
publiques existent et sont correctement appliques.
Pour mmoire, la partie D (identification et analyse
des cots attachs aux programmes et aux actions)
du Guide initial d'audit des programmes, labor
par le CAP (dcembre 2003) aborde ce sujet.

Le RAP ne donne pas une vision
sincre de l'excution

Le RAP est-iI dment vis ?

S'assurer que le RAP des diffrents programmes
est revu et approuv par les responsables
comptents (responsable de la fonction de
programme, responsable de programme,
programmes..)
- la transmission du projet de RAP du programme
au niveau supra-programme comporte-t-elle une
signature ?
- la projet de RAP du programme est-il
accompagn d'explications / commentaires sur la
mise en oeuvre de la stratgie et les rsultats
atteints ?

L'exercice de prparation du RAP est
dcorrl du pilotage du programme

Le tabIeau de bord du programme est-iI
actuaIis suite Ia production du RAP ?

L'exercice de prparation du RAP est-il corrl
l'exercice de reprogrammation et mise jour du
tableau de bord de pilotage du programme ?

18/04/2006

1.2.4 Fiche 10. DcIiner Ies perspectives N+1 par programme

MP1_P2_Fiche 10. DcIiner Ies perspectives N+1 par programme
Respecter les chances de
production du projet de budget
des programmes

Achever une premire version
du projet de budget du
programme temps pour la
prsenter lors des confrences
budgtaires avec la DB
(actuellement : mars N pour les
runions de budgtisation)

Le budget du programme prsent en
confrences budgtaires n'est pas
achev

Retard dans le processus de
construction budgtaire du programme
entranant des risques sur les dlais de
prsentation et / ou sur la qualit du
projet de budget soumis en
confrences budgtaires.

Existe-t-iI une procdure budgtaire du
programme formaIise et utiIise ?

suivants :
- existence d'une procdure de construction
budgtaire formalise et communique
concerns
- articulation avec une procdure supra-
programmes permettant de prsenter en
confrences budgtaires des projets de
budgets de programmes harmoniss et
cohrents
calendrier

Construire un budget de
programme refltant la stratgie
et la programmation

Le projet de budget du
programme soumis en
confrences budgtaires la DB
doit tre construit en dclinant
les orientations stratgiques
communiques fin fvrier N.

Le projet de budget du programme ne
reflte pas la stratgie et la
programmation

Le projet de budget du programme
n'est pas construit partir des
orientations stratgiques et de la
programmation pluriannuelle des BOP
mais labor par reconduction du
budget prcdent actualis de
demandes de mesures nouvelles,
risquant ainsi de contredire la mise en
oeuvre de la stratgie dcide.

Le processus budgtaire assure-t-iI Ie
Iien avec Ia stratgie/Ia gestion ?

S'assurer que le processus de construction
budgtaire du programme :
- repose en amont sur le processus
d'actualisation de la stratgie (vrifier
notamment la matrialisation du lien budget
/ stratgie via la programmation)
- permet en aval une gestion optimale des
crdits en vue d'atteindre la meilleure
performance au meilleur cot (vrifier que
le projet de budget propos tient compte
des objectifs de performance et n'entrave
pas la ralisation d'activits ayant une forte
contribution l'atteinte de la performance
du programme)

Le budget est-iI Iabor partir de Ia
programmation pIuriannueIIe actuaIise
?

Construire un budget cohrent
avec les engagements de
performance du programme

programme doit permettre
l'atteinte des cibles de rsultats
inscrites dans le PAP.

Le budget prvu ne permet pas la
ralisation des activits stratgiques

permet pas la ralisation optimale des
activits permettant d'atteindre les
cibles de rsultats inscrites dans les
PAP.

La budgtisation des activits / projets
stratgiques est-eIIe satisfaisante ?

S'assurer que le budget prvu pour les
activits stratgiques permet une
ralisation optimale de ces activits.

18/04/2006

Construire un budget de
programme de qualit

programme soumis la DB en
confrences budgtaires doit
rpondre aux critres suivants :
- exactitude des donnes
inscrites dans le projet de
budget (correct traitement des
donnes de programmation
pluriannuelle des BOP, calcul
des lments de masse
salariale, correcte prise en
compte des dpenses
obligatoires...)
- exhaustivit des donnes
(toutes les actions et tous les
BOP sont pris en compte dans le
projet de budget)

Les donnes constitutives du projet de
budget sont errones / incompltes

La quaIit des donnes budgtaires est-
eIIe vrifie ?

La vrification du projet de budget du
programme pourra tre effectue au niveau
supra-programmes et viser le contrle des
lments suivants :
- prise en compte des orientations
stratgiques dans le projet de budget
propos
- cohrence entre le projet de budget du
programme et la programmation
pluriannuelle remonte par les BOP /
oprateurs
- exactitude et exhaustivit des donnes
inscrites dans le budget (cf ci-dessus :
intgration des donnes fournies par les
producteurs de donnes et d'tudes )
- cohrence des donnes avec les budgets
prcdents (N, N-1...)
- calcul des dpenses limitatives (masse
salariale)
- articulation des ETP du programme avec
le plafond d'emplois ministriel
- estimation raliste et sincre des
dpenses (tests sur la budgtisation des
dpenses afin de s'assurer que ces
dernires ne sont pas sur ou sous-
values)
- prise en compte dans la construction
budgtaire des crdits inscrits sur les
actions des programmes polyvalents /
support
- budgtisation des ressources propres
prvisibles (fonds de concours...)

Le projet de budget soumis en
confrence budgtaire n'est pas
approuv

Le projet de budget du programme est-iI
dment vis?

S'assurer que le projet de budget du
programme est revu et approuv par les
la fonction de prparation "budget et
performance" du programme, responsable
de programme, voire pilote du processus
budgtaire...) et qu'il intgre correctement
les donnes fournies par les producteurs
de donnes et d'tudes
- la transmission du projet de budget du
programme au niveau supra-programmes
pour la prparation des dossiers de
confrences budgtaires comporte-t-elle
une signature ?
- la projet de budget du programme est-il
accompagn d'explications / commentaires
sur l'utilisation des crdits inscrits dans le
projet de budget ?

Certaines dpenses du projet de
budget du programme sont sur/sous
values.

Ce risque concerne la sur/sous
valuation des dpenses par les BOP /
oprateurs ou par le programme des
fins de ngociation budgtaire.

Les dpenses inscrites dans Ie projet de
budget sont-eIIes justifies ?

l convient que les prvisions de dpenses
soient rellement justifies (utilisation de la
mthodologie de la JPE) partir d'lments
physiques, financiers ou physico-financiers
mme d'apprcier la pertinence de la
budgtisation au regard des stratgies et
engagements annoncs.
18/04/2006


Le projet de budget soumis est-iI
soutenabIe ?

S'assurer que cette soutenabilit est
apprcie pour N+1 et moyen terme par,
notamment, la correcte prise en compte
des dpenses obligatoires et la monte en
puissance de dispositifs prennes .

18/04/2006

1.2.5 Fiche 11. Prparer Ies arbitrages sur Ies ressources / rformes N+1

MP1_P2_Fiche 11. Prparer Ies arbitrages sur Ies ressources / rformes N+1
Respecter le dlai de prparation
des arbitrages sur les
ressources/rformes N+1

Dcliner et synthtiser les rsultats
des confrences budgtaires et
des runions de rforme temps
pour permettre la tenue des
runions ministres dans les dlais
prvus (actuellement runions de
restitution d'avril N)

Les arbitrages ne reposent pas sur
les rsultats des runions
budgtaires/rforme

Si la prparation des arbitrages sur
les ressources et rformes N+1 n'est
pas ralise dans les temps, les
arbitrages pris par le PM risquent de
ne pas intgrer les prconisations
formules lors des confrences
budgtaires et runions de rforme.

Existe-t-iI une procdure de prparation
des arbitrages formaIise et utiIise ?

suivants :
- existence d'une procdure de prparation
des arbitrages aux niveaux supra-
programmes et programmes formalise et
communique l'ensemble des acteurs
concerns
concerns
- existence d'une tape de dclinaison des
rsultats des runions budgtaires / de
rforme
calendrier

Dcliner les rsultats des runions
budgtaires/de rforme de
manire fidle

La prparation des arbitrages doit
tre fonde sur un processus de
dclinaison des rsultats des
confrences budgtaires et
runions de rforme. La
dclinaison des rsultats doit tre
fidle (ie exacte et exhaustive) et
transparente.
Les propositions d'arbitrages
n'intgrent pas les projets de rforme

Si la synthse entre les rsultats des
confrences budgtaires et des
runions de rforme n'est pas
effectue, les arbitrages pris risquent
d'entraver la mise en oeuvre des
projets de rforme programmes et
supra-programmes prvus.

Les propositions d'arbitrages tiennent-
eIIes compte des projets de rforme ?

Ce contrle devra porter sur l'articulation
des rsultats des runions budgtaires et
de rforme dans les propositions
d'arbitrages

L'impact des rformes (crdits / ETP)
est-iI chiffr en vue des arbitrages ?

Vrifier que l'impact sur les ressources
(crdits et ETP) attendu de la mise en
oeuvre des projets de rforme est pris en
considration lors des arbitrages.

Manque de transparence et traabilit
des arbitrages rendus

Les arbitrages rendus risquent de ne
pas tre dclins ou pris en compte
correctement par manque d'lments
justificatifs. Par consquent, la
dclinaison des arbitrages risque
d'entraver :
- la mise en oeuvre de la stratgie
- le processus d'allocation des
ressources et ultrieurement leur
gestion
- la ralisation de la performance
rforme

Les propositions d'arbitrage sont-eIIes
justifies et justifiabIes ?

l s'agit de mettre en oeuvre les contrles
adquats pour s'assurer de la qualit des
propositions d'arbitrages effectues aux
niveaux des programmes et au niveau
supra-programmes. Ces contrles pourront
porter notamment sur :
- la traabilit et la clart des propositions
d'arbitrages instruites (possibilit de suivre
les tapes ayant abouti la formalisation
de la proposition)
- l'articulation des rsultats des runions
budgtaires et de rforme dans les
propositions d'arbitrages

18/04/2006

MP1_P2_Fiche 11. Prparer Ies arbitrages sur Ies ressources / rformes N+1
La prparation des arbitrages
permet de fonder la prise de
dcisions

La prparation des arbitrages doit
intgrer des lments justificatifs
et ventuellement des propositions
d'arbitrages (instruction de
scnarios, propositions de
financement alternatif...)

Les arbitrages sont pris sans visibilit
budgtaire / de performance

Le dossier prsent lors de la runion
ministres ne permet pas de fonder la
prise de dcisions sur des lments
justifis et de prvoir l'impact attendu
sur le budget des programmes et la
mise en oeuvre de la performance.

comportent-eIIes une tude d'impact ?

Ce contrle porte sur la vrification de
l'existence d'une estimation de l'impact sur
les activits, les risques sociaux et
politiques ainsi qu'une tude de la
faisabilit technique de construction de
l'objectif / indicateur (possibilit S et cot)

Les informations contenues dans Ie
dossier d'arbitrages sont-eIIes
pertinentes ?

Ce contrle porte sur la qualit des
dossiers prpars pour les rencontres
ministres (existence de scnarios de
ngociation chiffrs, propositions
alternatives...)

18/04/2006

1.2.6 Fiche 12. DcIiner Ies pIafonds par programmes / actions / catgories

MP1_P2_Fiche 12. DcIiner Ies pIafonds par programmes / actions / catgories
Respecter les chances
de production du projet
de budget des
programmes

Achever une seconde
version du projet de
budget du programme
temps pour la prsenter
lors des confrences
budgtaires avec la DB
(actuellement : mai N
pour les runions de
rpartition)

Le budget du programme prsent en
confrences budgtaires n'est pas
achev

construction budgtaire du programme
(dclinaison des plafonds par mission
et des rsultats des runions de
restitution) entranant des risques sur
les dlais de prsentation et / ou sur la
qualit du projet de budget soumis en
confrences budgtaires.

Existe-t-iI une procdure de construction
budgtaire propre au programme ?

- existence d'une procdure de construction
budgtaire formalise et communique
programmes permettant de prsenter en
confrences budgtaires des projets de budgets de
programmes harmoniss et cohrents

Respecter les arbitrages
rendus et les lettres
plafonds

Cette seconde phase de
construction du budget du
programme doit reposer
essentiellement sur la
dclinaison des
arbitrages pris lors des
"rencontres ministres"
d'avril N, tout en intgrant
les orientations par
mission fournies par les
lettres plafonds.
Le budget du programme n'est pas
actualis suite aux runions
budgtaires

Le budget de programme dfinitif qui
sera communiqu aux BOP et
oprateurs ne prend pas en compte
les consquences (en termes de
crdits et ETP) des dcisions prises
en confrences budgtaires

Le projet de budget du programme intgre-t-iI
Ies arbitrages ?

La consoIidation des budgets des programmes
respecte-t-eIIe Ia Iettre pIafond ?

Proposer un projet de
budget de programme de
qualit

l s'agit essentiellement
de respecter des critres
de qualit tels :
- la soutenabilit
budgtaire
- la correcte budgtisation
en AE / CP
- la justification de la
dpense
- la correcte rpartition
des plafonds d'emplois
ministriels
- l'exactitude et
l'exhaustivit des
donnes budgtaires
prsentes
values.

valuation des dpenses par les BOP
/ oprateurs ou par le programme
des fins de ngociation budgtaire.

Le projet de budget est-iI soutenabIe
budgtairement?

S'assurer que cette soutenabilit est apprcie
pour N+1 et moyen terme par, notamment, la
correcte prise en compte des dpenses obligatoires
et la monte en puissance de dispositifs
prennes .

18/04/2006


Le projet de budget du programme
comporte des donnes errones /
incompltes

Ce risque concerne l'exactitude et
l'exhaustivit des donnes contenues
dans le projet de budget de
programme.
L'exactitude concerne plus
prcisment :
- la prise en compte de la soutenabilit
budgtaire
- la correcte budgtisation en AE / CP
- la correcte estimation des dpenses
(mthode de calcul, sources des
prvisions...)
Le risque sur l''exhaustivit des
donnes concerne plus prcisment le
risque d'oubli dans la budgtisation
d'une action ou d'un BOP / oprateur.
Les estimations de dpenses sont-eIIes exactes
et sincres?

Ce contrle concerne :
- la sur-valuation des dpenses par les BOP /
oprateurs ou par le programme des fins de
ngociation budgtaire
- la cohrence entre le projet de budget du
programme et la programmation pluriannuelle
remonte par les BOP / oprateurs

L'utilisation des ressources du projet
de budget n'est pas transparente

mpossibilit de justifier l'emploi des
crdits et ETP inscrits dans le projet
de budget du programme.
Le projet de budget comporte-t-iI des Iments
de justification de Ia dpense ?

Le projet de budget soumis en runion
budgtaire n'est pas approuv

Le projet de budget du programme est-iI
dment vis?

S'assurer que le projet de budget du programme
est revu et approuv par les responsables
comptents (responsable de la fonction de
programme, responsable de programme, voire
pilote du processus budgtaire...) et qu'il intgre
correctement les donnes fournies par les
producteurs de donnes et d'tudes
- la transmission du projet de budget du programme
au niveau supra-programmes pour la prparation
des dossiers de confrences budgtaires
comporte-t-elle une signature ?
- la projet de budget du programme est-il
accompagn d'explications / commentaires sur
l'utilisation des crdits inscrits dans le projet de
budget ?

La construction budgtaire du
programme ne facilite pas le
processus d'allocation

Manque de transparence des
dcisions ayant conduit l'laboration
du budget de programme inscrit en
PLF. Le risque consiste donc
effectuer un cadrage budgtaire
irraliste aux BOP et oprateurs en
juin N.
La traabiIit des dcisions budgtaires est-eIIe
assure ?

Vrifier la traabilit des dcisions budgtaires
prsidant la construction budgtaire du programme
(historique et justification de la prise de dcisions
ou application d'une procdure...)

Construire un budget
cohrent avec les
engagements de
performance du
programme

programme doit permettre
l'atteinte des cibles de
rsultats inscrites dans le
PAP.
Le budget prvu ne permet pas la
ralisation des activits stratgiques

permet pas la ralisation optimale des
activits permettant d'atteindre les
cibles de rsultats inscrites dans les
PAP.

La budgtisation des activits / projets
stratgiques est-eIIe satisfaisante ?

S'assurer que le budget prvu pour les activits
stratgiques permet une ralisation optimale de ces
activits.

18/04/2006

Raliser un budget de
programme facilitant
l'allocation/la gestion des
ressources


juin N.

assure ?


Existe-t-iI un Iien entre Ie budget et Ia
programmation pIuriannueIIe ?

18/04/2006

1.2.7 Fiche 13. Affiner / revoir Ies objectifs / indicateurs N+1 N+x par programme

MP1_P2_Fiche 13. Affiner / revoir Ies objectifs / indicateurs N+1 N+x par programme
Respecter les chances
de production du projet
de performance des
programmes

Achever une premire
version du projet de
performance du
programme temps (pour
fvrier -mars N) pour la
prsenter lors des
runions de performance
avec la DB (actuellement
: avril N pour les runions
de performance)

Le projet de performance prsent en
runion performance n'est pas achev

prparation du projet de performance
du programme entranant des risques
sur les dlais de prsentation et / ou
sur la qualit du projet de performance
soumis en runion performance.

Existe-t-iI une procdure de prparation du PAP
formaIise et utiIise ?

- existence d'une procdure de prparation du PAP
formalise et communique l'ensemble des
acteurs concerns
programmes permettant de prsenter lors des
runions de performance des projets de
performance de programmes harmoniss et
cohrents

Elaborer un PAP
cohrent avec la stratgie
et la programmation

Le projet de performance
du programme soumis en
runions performance
la DB doit tre labor et
actualis en dclinant les
orientations stratgiques
supra-programme et
programme
communiques fin fvrier
N.
Le PAP est dcorrl de la stratgie et
de la programmation

Les objectifs de performance et les
cibles de rsultats vises sont
dcorrls de la mise en oeuvre de la
stratgie par les services. ll existe
galement un risque que les objectifs
et cibles du PAP contredisent les
perspectives de programmation
pluriannuelle remontes par les BOP
et les oprateurs.

Le choix des objectifs / indicateurs / cibIes est-iI
justifi ?

Les objectifs et les indicateurs refltent-ils la mise
en oeuvre de la stratgie ?
Pour mmoire, la partie B (la slection d'objectifs
de performance mesurables par des indicateurs de
rsultat) du Guide initial d'audit des programmes,
labor par le CAP (dcembre 2003) aborde ce
sujet.

Construire un projet de
performance partir de
donnes exhaustives et
exactes

Le projet de performance
du programme soumis
la DB en runions
performance doit
rpondre aux critres
suivants :
- exactitude des donnes
inscrites dans le projet de
performance (vrification
de la source, de la
collecte et du traitement
des donnes)
- exhaustivit des
donnes (tous les BOP et
oprateurs sont pris en
compte dans le projet de
performance)
- correcte documentation
du programme, des
actions, objectifs et
indicateurs prsents
Les donnes du PAP comportent des
erreurs / inexactitudes

Le risque porte ne particulier sur les
points suivants :
- les donnes du PAP ne sont pas
actualises partir de l'excution de
la performance N-1
- les valeurs cibles proposes sont
sous-estimes afin qu'elles soient
facilement atteignables
- le calcul des donnes cibles n'est
pas correct
- les donnes remontes par les BOP
et les oprateurs ne sont pas fiables
- le traitement des donnes par le
programme (collecte, consolidation et
retraitement des donnes) n'est pas
fiable
- le projet de performance du
programme ne prend pas en compte
les donnes remontes par tous les
BOP / oprateurs (ou du moins, les
BOP et oprateurs enjeux).

Les donnes du PAP sont-eIIes actuaIises
partir de I'excution N-1 ?

La mthode de construction et de
documentation des indicateurs est-eIIe fiabIe ?

Les donnes du PAP sont-eIIes cohrentes avec
Ies PAP prcdents (N, N-1) ?

18/04/2006

MP1_P2_Fiche 13. Affiner / revoir Ies objectifs / indicateurs N+1 N+x par programme

Le traitement des donnes remontes par Ies
BOP / oprateurs est-iI correct ?

Ce contrle porte sur la correcte consolidation des
donnes remontes par les BOP et les oprateurs.

18/04/2006

1.2.8 Fiche 14. Prparer Ies arbitrages sur Ies Iments de performance N+1 du
programme

MP1_P2_Fiche 14. Prparer Ies arbitrages sur Ies Iments de performance N+1 du
programme
prparation des
arbitrages sur la
performance N+1

Dcliner et synthtiser les
rsultats des runions
performance temps
pour permettre la tenue
des runions ministres
dans les dlais prvus
(actuellement
confrences de gestion
publique en mai N)

Les arbitrages ne reposent pas sur les
rsultats des runions performance

Si la prparation des arbitrages sur les
lments de performance N+1 n'est
pas ralise dans les temps, les
arbitrages pris par le ministre du
budget risquent de ne pas intgrer la
dclinaison des prconisations
formules lors des runions
performance.

Existe-t-iI une procdure de prparation des
arbitrages formaIise et utiIise ?

- existence d'une procdure de prparation des
arbitrages aux niveaux supra-programmes et
programmes formalise et communique
- la procdure prvoit un calendrier prcis ?
- existence d'une tape de dclinaison des rsultats
des runions performance
place en cas de retard dans le calendrier ?

Dcliner les rsultats des
runions performance de
manire fidle

La prparation des
arbitrages doit tre
fonde sur un processus
de dclinaison des
rsultats des runions de
performance. La
dclinaison des rsultats
doit tre fidle (ie exacte
et exhaustive) et
transparente.

Le projet de PAP n'est pas actualis
suite aux rsultats des runions
performance

Les arbitrages rendus risquent de ne
pas tre dclins ou pris en compte
correctement par manque d'lments
justificatifs. Par consquent, la
dclinaison des arbitrages risque
d'entraver :
- la mise en oeuvre de la stratgie
- le processus d'allocation des
ressources et ultrieurement leur
gestion
- la ralisation de la performance
rforme
La traabiIit des dcisions prises en runions
performance est-eIIe assure ?

Assurer la cohrence
arbitrages performance /
arbitrages
ressources/rforme

S'assurer que les
propositions d'arbitrage
formules sur la
performance ne sont pas
contradictoires avec les
positions d'arbitrage sur
les ressources et les
rformes (exemple :
proposer des cibles de
performance ambitieuses
dans des domaines
d'activit en cours de
rorganisation / rforme
ou ayant fait l'objet de
restrictions budgtaires
considrables).

performance contredisent les
arbitrages ressources

Les arbitrages rendus sur la
performance risquent de ne pas
prendre en compte les arbitrages
rendus sur les ressources et les
rformes ainsi que les orientations des
lettres plafonds.

Les propositions d'arbitrages performance
sont-eIIes tayes ?

l s'agit de mettre en oeuvre les contrles adquats
pour s'assurer de la qualit des propositions
d'arbitrages effectues aux niveaux des
programmes et au niveau supra-programmes. Ces
contrles pourront porter notamment sur :
- la traabilit et la clart des propositions
d'arbitrages instruites (possibilit de suivre les
tapes ayant abouti la formalisation de la
proposition)
- la correcte prise en compte des rsultats des
runions performance
- la qualit des dossiers prpars pour les
rencontres ministres (existence de scnarios de
ngociation chiffrs, propositions alternatives...)
- le lien pressenti avec les processus d'allocation et
de gestion des ressources (qui met en oeuvre les
dcisions d'arbitrages prises ?)
18/04/2006

MP1_P2_Fiche 14. Prparer Ies arbitrages sur Ies Iments de performance N+1 du
programme
La prparation des
arbitrages permet de
fonder la prise de
dcisions

La prparation des
arbitrages doit intgrer
des lments justificatifs
et ventuellement des
propositions d'arbitrages
(instruction de scnarios,
propositions de
financement alternatif...)
Les propositions d'arbitrages ne sont
pas pertinentes

Les propositions d'arbitrages doivent
tre justifis et prvoir:
- l'impact attendu en termes de mise
en oeuvre oprationnelle
- l'impact prvoir en termes
d'allocation et de gestion des
ressources.

Les propositions d'arbitrages comportent-eIIes
une tude d'impact ?

Ce contrle porte sur la vrification de l'existence
d'une estimation de l'impact sur les activits, les
risques sociaux et politiques ainsi qu'une tude de
la faisabilit technique de construction de l'objectif /
indicateur (possibilit S et cot)

Les informations contenues dans Ie dossier
d'arbitrages sont-eIIes pertinentes ?

Ce contrle porte sur la qualit des dossiers
prpars pour les rencontres ministres (existence
de scnarios de ngociation chiffrs, propositions
alternatives...)

18/04/2006

1.2.9 Fiche 15. FinaIiser Ie budget gIobaI et Ia performance N+1 du programme

MP1_P2_Fiche 15. FinaIiser Ie budget gIobaI et Ia performance N+1 du programme
Optimiser les dlais de
mise jour du budget et
des cibles de rsultats
N+1

Le budget du programme
et les cibles de rsultats
doivent tre ajustes
suite la tenue des
runions de rpartition et
des confrences de
gestion publique. Cet
exercice doit tre achev
suffisamment tt pour
permettre de
communiquer en juin N
les orientations
budgtaires et
performance N+1 aux
BOP et oprateurs et
finaliser la production des
documents budgtaires
(PAP...)
Retard dans la finalisation du budget
et de la performance N+1 du
programme

Retarder le cadrage N+1 (budget et
performance) des BOP et oprateurs
prvu pour fin juin N au plus tard.

Existe-t-iI une procdure d'actuaIisation du
budget et des cibIes N+1 ?

- existence d'une procdure d'actualisation du
budget puis des cibles de rsultats formalise et
communique l'ensemble des acteurs concerns
- la procdure prvoit une mise jour de la
performance en fonction de l'actualisation du
budget N+1

Dcliner dans le budget
du programme les
budgtaires

Cette dernire phase de
construction du budget du
programme doit reposer
essentiellement sur la
dclinaison des rsultats
des dernires
confrences du cycle de
ngociation budgtaire
(actuellement, il s'agit des
runions de rpartition
prvues en mai N et
dterminant le montant
global du budget par
programme).
Le budget du programme n'est pas
actualis suite aux runions
budgtaires

Le budget de programme dfinitif qui
sera communiqu aux BOP et
oprateurs ne prend pas en compte
les consquences (en termes de
crdits et ETP) des dcisions prises
en confrences budgtaires

Le budget du programme intgre-t-iI Ies
rsuItats des runions budgtaires ?

Proposer un projet de
budget de programme de
qualit

l s'agit essentiellement
de respecter des critres
de qualit tels :
- la soutenabilit
budgtaire
- la correcte budgtisation
en AE / CP
- la justification de la
dpense
- la correcte rpartition
des plafonds d'emplois
ministriels
- l'exactitude et
l'exhaustivit des
donnes budgtaires
prsentes

values.

valuation des dpenses par les BOP
/ oprateurs ou par le programme
des fins de ngociation budgtaire.

Le budget est-iI soutenabIe ?

prennes .

18/04/2006

MP1_P2_Fiche 15. FinaIiser Ie budget gIobaI et Ia performance N+1 du programme

Le budget dfinitif N+1 n'est pas
approuv

Le budget dfinitif du programme est-iI dment
vis?

S'assurer que le budget dfinitif du programme est
revu et approuv par les responsables comptents
(responsable de la fonction de prparation "budget
et performance" du programme, responsable de
programme, voire pilote du processus budgtaire...)
- la transmission du budget dfinitif du programme
au niveau supra-programme pour la prparation du
PLF comporte-t-elle une signature ?
- le budget du programme est-il accompagn
d'explications / commentaires sur l'utilisation des
crdits ?


juin N.

assure ?


Ajuster les cibles de
rsultat en fonction des
budgtaires

Estimer correctement
l'impact des rsultats des
dernires runions
budgtaires (runions de
rpartition) sur les cibles
de rsultats actes lors
des confrences de
gestion publique.

Les ajustements des cibles de rsultat
ne sont pas approuvs

Les dcisions d'ajustement des
valeurs cibles en fonction des
perspectives budgtaires ne sont pas
revues et valides par le responsable
de programme

Les ajustements des cibIes de rsuItats sont-iIs
dment viss?

S'assurer que les ajustements des cibles de
rsultats sont revus et approuvs par les
responsables comptents (responsable de la
fonction de prparation "budget et performance" du
programme, responsable de programme, voire
programmes..)
- la transmission du cibles de rsultats dfinitives
figurant dans les PAP comporte-t-elle une signature
?
- les ajustements proposs sont-ils accompagns
d'explications / commentaires ?

Proposer des cibles de
rsultats dfinitives
ralistes et ralisables

Les cibles de rsultat inscrites dans le
PAP ne sont pas ralistes

Si les cibles de rsultat ne sont pas
mises jour en fonction des dcisions
prises sur le budget N+1 du
programme, les cibles de rsultat
inscrites dans le PAP risquent de ne
pas tre atteintes.

Les cibIes de rsuItat sont-eIIes justifies et
actuaIises ?

S'assurer de la mise jour des cibles de rsultats
suite aux rsultats des dernires confrences
budgtaires permettant de dterminer le montant
du budget dfinitif N+1 du programme

Les cibles de rsultats ne sont pas
atteintes

Si les cibles de rsultats sont trop
ambitieuses ou dcorrles de la
stratgie, il existe un risque de
dgradation de la performance du
programme.

Existe-t-iI une procdure de dcIinaison du PAP
par Ies BOP / oprateurs ?

Vrifier l'existence d'une procdure de dclinaison
du PAP par les BOP / oprateurs ainsi que le lien
entre les activits et projets mis en oeuvre par les
BOP et oprateurs, les tableaux de bord internes et
les objectifs et cibles de rsultats du PAP.

1.2.10 Fiche 16. FinaIiser Ie PLF et Ies documents budgtaires

18/04/2006

MP1_P2_Fiche 16. FinaIiser Ie PLF et Ies documents budgtaires
dpt du PLF et de
production du PAP N+1
(1er mardi oct N)

Afin de pouvoir tre
dpos le 1er mardi
d'octobre, le PAP N+1
doit tre achev et valid
en interne au sein du
ministre pour dbut
septembre N.

Retard dans la production / la
validation du PAP N+1

Existe-t-iI une procdure de production du PAP
et des documents budgtaires ?

Le contrle doit vrifier l'existence d'une procdure
de prparation du PAP et des documents
budgtaires destination du Parlement aux
niveaux supra-programmes et programmes. Cette
procdure doit tre formalise, coordonne et
communique l'ensemble des acteurs concerns.
En outre, le contrle pourra porter sur la vrification
des lments suivants :
- cette procdure comporte-t-elle une rpartition
des tches effectuer pour les acteurs concerns ?
- cette procdure prvoit-elle un calendrier prcis ?
- pour la production des DPT, existe-t-il une
procdure permettant de coordonner les
informations en provenance des diffrents
programmes participants ?
- existe-t-il une procdure d'urgence mettre en

des donnes du PAP et
des documents
budgtaires

contenues dans le PAP et
les documents
budgtaires sont
compltes, pertinentes,
correctes et prennent en
compte l'ensemble des
arbitrages rendus sur le
budget et sur la
performance.
Les donnes du PAP / documents
budgtaires sont incompltes /
errones

Le PAP est-iI cohrent avec Ie budget / Ia
performance arrtes en juin N ?

Vrifier que les donnes inscrites dans le PLF et
dans les documents budgtaires sont cohrentes
avec les donnes figurant dans le budget et le
projet de performance N+1 arrts pour chaque
programme en juin N suite aux confrences
budgtaires et de performance ?

Les informations saisies dans FARANDOLE
sont-eIIes correctes ?

Vrifier la fiabilit saisies dans FARANDOLE. Le
contrle pourra porter sur :
- la conformit des informations saisies avec la
version dfinitive du budget et du PAP N+1 pour
pallier les risques d'erreurs dus aux saisies
manuelles
- la conformit entre la liste des personnes
autorises saisir les informations dans
FARANDOLE et les autorisations d'accs effectives

Le PAP / documents budgtaires ne
sont pas approuvs

Les documents destination du ParIement
sont-iIs dment viss?

S'assurer que la version dfinitive des documents
destination du Parlement est revue et approuve
programmes...)
que la transmission des documents dfinitifs
comporte une signature.

1.2.11 Fiche 17. Prparer Ia phase d'examen parIementaire

18/04/2006

MP1_P2_Fiche 17. Prparer Ia phase d'examen parIementaire
Optimiser et rationaliser
la procdure de rponse
aux questions
parlementaires

Cet objectif correspond
aux aspects productivit /
efficience de la procdure
de rponse aux questions
parlementaires.
A ce jour, la priode de
rponse aux questions
parlementaires s'tale
entre le 10 juillet N et le
10 octobre N pour les
questions portant sur le
PLF N+1.
Retard dans le dpt des rponses
aux questions parlementaires

Existe-t-iI une procdure de rponse aux
questions parIementaires ?

Le contrle doit vrifier l'existence aux niveaux
supra-programmes et programmes d'une procdure
de rponse aux questions parlementaires. Cette
procdure doit tre formalise, coordonne et
communique l'ensemble des acteurs concerns.
En outre, le contrle pourra porter sur la vrification
des lments suivants :
- cette procdure comporte-t-elle une rpartition
des tches effectuer pour les acteurs concerns ?
- cette procdure prvoit-elle un calendrier prcis ?
- existe-t-il une procdure d'urgence mettre en

La rponse aux QP entrane des
surcharges de travail indues

L'organisation de la procdure de
rponse aux questions parlementaires
(QP) n'est pas optimise (collecte et
traitement des informations, processus
de validation), ce qui peut entraner
une mobilisation indue des diffrents
acteurs ministriels.

La rponse aux QP fait-eIIe I'objet d'un piIotage
spcifique ?

Ce contrle vise vrifier que la procdure de
rponse aux QP fait l'objet d'un suivi et d'un
pilotage spcifiques pouvant se traduire par
exemple par :
- des tableaux de suivi / de bord comportant des
indicateurs sur l'avancement des rponses
- une procdure de relance

Le traitement des QP est-iI centraIis et
automatis ?

Vrifier et le cas chant tester :
- le mode de collecte des rponses aux QP (existe-
t-il une cellule en charge de la collecte et
harmonisation des rponses aux niveau supra-
programmes ?)
- l'existence et la fiabilit d'un systme d'information
/ d'un outil automatis (base de donnes) ddi aux
QP

des informations
contenues dans les
rponses aux QP

budgtaires / de
performance / d'activit
contenues dans les
rponses aux QP sont
compltes, pertinentes,
correctes et prennent en
compte l'ensemble des
arbitrages rendus sur le
budget et sur la
performance.
Les rponses aux QP comportent des
erreurs / inexactitudes

Les rponses aux QP sont-eIIes cohrentes
avec Ies PAP/ documents budgtaires ?

Tester l'exactitude et l'exhaustivit des donnes
budgtaires et de performance contenues dans les
rponses aux QP par rapport aux donnes inscrites
dans les documents destination du Parlement
(PAP, Jaunes...).

Les rponses aux QP n'clairent pas
le pilotage des politiques publiques

Les rponses aux QP apportent-eIIes des
Iments dcisionneIs pertinents ?

Vrifier que les rponses aux QP comportent des
lments d'clairage supplmentaires et
complmentaires par rapport aux informations
contenues dans les PAP, les autres documents
budgtaires (Jaunes, DPT...) ou les rponses aux
QP apportes l'anne prcdente.

Les rponses aux QP ne sont pas
approuves

Les rponses aux QP transmises au ParIement
sont-eIIes dment approuves ?

18/04/2006

MP1_P2_Fiche 17. Prparer Ia phase d'examen parIementaire
Les rponses risquent de ne pas tre
cohrentes avec la stratgie des
programmes ou ne rendent pas
compte avec sincrit des choix pris
par les dcideurs politiques.

S'assurer que la version dfinitive des rponses
transmises au Parlement est revue et approuve
programmes...)
que la transmission des documents dfinitifs
comporte une / des signature(s).

18/04/2006

1.3 Processus 3 : Programmer et piIoter Ia mise en uvre
1.3.1 Fiche 18. Programmer Ies activits N+1 N+x des BOP : Ies prioriser et / ou Ies
scnariser

MP1_P3_Fiche 18. Programmer Ies activits N+1 N+x des BOP : Ies prioriser et / ou Ies
scnariser
Achever la
programmation
pluriannuelle avant juin N

Achever la
programmation
pluriannuelle avant le
mois de juin N afin de
pouvoir s'en servir dans le
cadre de la construction
budgtaire du BOP N+1,
une fois le cadrage
budgtaire et de
performance
communiqu par le
programme (en juin N).

La programmation pluriannuelle n'est
pas disponible pour l'laboration du
BOP N

Existe-t-iI une procdure de programmation
pIuriannueIIe formaIise / utiIise ?

- existence d'une procdure cadrant l'exercice de
programmation pluriannuelle formalise et
communique l'ensemble des acteurs concerns
- la procdure prvoit-elle un calendrier prcis

Proposer une
programmation
pluriannuelle de qualit

La programmation pluriannuelle
comporte des erreurs / est incomplte

La programmation pIuriannueIIe est-eIIe
soutenabIe budgtairement ?

prennes .

La programmation pIuriannueIIe distingue-t-eIIe
des scnarios ?

La programmation prvoit-eIIe Ia mise en
oeuvre des projets de rforme ?

La programmation pluriannuelle ne
tient pas compte des objectifs de
performance

La programmation pIuriannueIIe comporte-t-eIIe
un voIet performance ?

La programmation pluriannuelle des
BOP / oprateurs n'est pas approuve

La programmation pIuriannueIIe est-eIIe dment
vise ?

S'assurer que la programmation pluriannuelle des
BOP / oprateurs est revue et approuve par les
responsables comptents (responsable de la
fonction de prparation "budget et performance" du
BOP, responsable de BOP, responsable de
l'oprateur...)
- la transmission de la programmation pluriannuelle
comporte-t-elle une signature ?
- la programmation pluriannuelle est-elle
accompagne d'explications / commentaires sur les
activits et les projets envisags ainsi que sur leur
priorisation ?

Faciliter l'laboration du
budget N+1 pour les BOP
/ oprateurs

La programmation pluriannuelle ne
sert pas la construction du budget
N+1

Cette programmation est-eIIe cohrente avec Ie
format de programmation annueIIe ?

18/04/2006

1.3.2 Fiche 19. ActuaIiser Ia programmation N+2 N+x des BOP

Cf. 1.3.1 Fiche 18. Programmer les activits N+1 N+x des BOP : les prioriser et / ou les
scnariser.

18/04/2006

2 MP2 : AIIocation et mise disposition des ressources
2.1 Processus 1 : MP2.P1_Programmation, aIIocation et mise disposition initiaIe des
ressources
2.1.1 Fiche 01. Donner Ies orientations sur Ies objectifs, Ies crdits et Ies empIois

MP2_P1_Fiche 01. Donner Ies orientations sur Ies objectifs, Ies crdits et Ies empIois
Matriser les dlais de
mise disposition

Cadrage tardif des budgets de
programme

En fonction des dates des
confrences de rpartition
budgtaires, le cadrage de la
prparation des projets de BOP peut
intervenir plus ou moins tardivement,
mettant en pril soit le calendrier
d'allocation, soit la pertinence et la
qualit de la programmation propose.

Existe-t-iI un caIendrier budgtaire dtaiII ?

Le pilote du processus budgtaire doit s'assurer
qu'un calendrier budgtaire dtaill est disponible
et a t diffus auprs de tous les acteurs du
processus.

Le caIendrier budgtaire interministrieI est-iI
respect ?

Le pilote du processus budgtaire est le garant du
bon fonctionnement du processus budgtaire dans
son ministre. l met en oeuvre les moyens
permettant d'assurer le respect du calendrier
budgtaire interministriel.

Donner les lments
ncessaires une
programmation de qualit
et novatrice

Programmation et projets de BOP
dcorrls des objectifs du
programme

Existe-t-iI une procdure d'Iaboration de Ia
programmation et des projets de BOP

Le pilote du processus budgtaire s'assure que
tous les acteurs du processus budgtaire disposent
des outils, comptences, procdures et instructions
ncessaires l'laboration d'une programmation de
qualit, intgrant la dmarche performance et les
contraintes budgtaires.

Les objectifs et priorits du programme ont-iIs
t communiqus aux RBOP et aux RUO ?

Chacun leur niveau, le responsable du
programme et le responsable de BOP ont la
responsabilit managriale d'assurer la diffusion
des objectifs du programme aux niveaux de
responsabilit budgtaires infrieurs. Si une UO
regroupe plusieurs services, le responsable d'UO
est charg de communiquer les objectifs et priorits
de l'UO chacun des responsables de service
concerns.

Garantir la cohrence de
l'action de l'Etat au niveau
territorial

Non prise en compte des enjeux
territoriaux

Un programme peut comporter des
enjeux spcifiques au niveau d'un
territoire donn. Une simple
dclinaison des objectifs nationaux au
niveau local peut donc ne pas s'avrer
pertinente au niveau local.

Les enjeux territoriaux ont-iIs t pris en
compte ?

Le prfet, le responsable de BOP et les
responsables d'UO (notamment pour les BOP
centraux) ont connaissance des enjeux territoriaux
spcifiques.

18/04/2006

MP2_P1_Fiche 01. Donner Ies orientations sur Ies objectifs, Ies crdits et Ies empIois

ncohrence entre les orientations des
diffrents BOP

Les objectifs et actions des BOP
reprsentant diffrents programmes
au niveau d'un territoire donn
peuvent tre dans certains cas
contradictoires ou incompatibles (en
terme de mobilisation des ressources,
de cohrence des actions...).

Les prfets ont-iIs t associs Ia phase de
cadrage des BOP ?

Le prfet est le seul disposer de la vision
transversale aux programmes au niveau local.

Optimiser le processus de
consolidation des
programmations

Rfrentiels budgtaires non
actualiss

Une consolidation efficace des
programmations ncessite le maintien
d'un rfrentiel partag entre tous les
acteurs et actualis :
- rfrentiel des actions et des sous-
actions
- rfrentiel des activits
- rfrentiel des BOP et des UO
- rfrentiel des projets
- rfrentiel performance (indicateurs)

Les rfrentieIs budgtaires sont-iIs jour ?

L'administrateur des rfrentiels doit s'assurer
rgulirement de la mise jour des rfrentiels
budgtaires, du respect des normes de mise jour
de ces rfrentiels et de l'articulation des
rfrentiels locaux et centraux.

Formats de budgets non consolidables
automatiquement

Un format de budget standard et consoIidabIe
automatiquement a-t-iI t diffus ?

Le pilote du processus budgtaire s'assure que la
programmation est ralise dans un format
standard, a minima au niveau du programme :
- soit en diffusant ce format,
- soit en proposant un outil,
- soit en s'assurant que le responsable de
programme a assur la diffusion d'un format
standard pour le programme.

18/04/2006

2.1.2 Fiche 02. EIaborer Ia programmation dtaiIIe N+1 des services

MP2_P1_Fiche 02. EIaborer Ia programmation dtaiIIe N+1 des services
Garantir la soutenabilit
budgtaire de la
programmation

La programmation doit
traduire une vision
raliste et soutenable
budgtairement de
l'excution

Dpenses obligatoires non couvertes
dans la programmation

Les dpenses obIigatoires ont-eIIes t
identifies, vaIues et programmes ?

Le responsable d'UO / de service doit s'assurer que
les dpenses obligatoires et incontournables
(dpenses engages) ont bien t prises en
compte dans la programmation, identifies comme
telles dans le document budgtaire et correctement
values. Le contrleur budgtaire externe, dans le
cadre de sa revue des projets de BOP, accordera
une attention particulire ces lments.

Les dpenses considres comme obligatoires
doivent tre listes au niveau du ministre.

Programmation non cohrente avec
celle des emplois et de la masse
salariale

Sont viss des incohrences :
- entre le budget en ETP et en euros
- entre la somme des programmations
par BOP et les ressources humaines
effectives prvisibles d'un service.

La programmation des ETP et du budget titre II
des BOP est-eIIe cohrente ?

D'une part, la programmation des emplois et de la
masse salariale (budget titre ) doit tre cohrente.
D'autre part, la programmation de la masse
salariale et des emplois par service doit tre
cohrente avec la programmation des ETP par
BOP et par activit (disponibilit des ressources au
niveau d'un service ou d'un niveau administratif
donn).

Construire une
programmation de qualit
et novatrice

Estimation des dpenses et des
recettes errone ou non sincre

Risque d'une mauvaise valuation des
dpenses ou des recettes (sincrit,
exhaustivit, exactitude, exercice de
rattachement) en AE et en CP.

Les dpenses et recettes programmes ont-
eIIes t correctement vaIues ?

l s'agit d'apprcier la pertinence des mthodes
d'estimation des dpenses et des recettes, ainsi
que les hypothses de travail sur la base de la
documentation disponible.

Les dpenses et recettes ont-eIIes t vaIues
de manire exhaustive ?

Les carts importants (par nature de dpense ou
par destination) d'un exercice sur l'autre sur des
postes rcurrents doivent tre expliqus.

Les consommations de CP ont-eIIes
positionnes sur Ie bon exercice ?

Les dpenses en AE programme gnrent des
dpenses en CP la fois sur cet exercice et sur
l'exercice ou les exercices suivants. Un bon
positionnement des dpenses prvisibles en CP est
donc un lment essentiel de la qualit de la
programmation annuelle. Le correct positionnement
des dpenses en CP est apprci par rapport aux
lments justificatifs disponibles et la pertinence
des hypothses retenues pour chelonner les CP.

Non approbation de la programmation
dtaille

La programmation dtaiIIe a-t-eIIe t vise par
Ies personnes habiIites ?

18/04/2006

MP2_P1_Fiche 02. EIaborer Ia programmation dtaiIIe N+1 des services

Programmation des activits et budget
dcorrls des objectifs de
performance

Si la programmation des activits et
des moyens associs ne tient pas
suffisamment compte des objectifs et
priorits du programme, celui-ci risque
de ne pas atteindre la performance
attendue.

La programmation a-t-eIIe t construite en
tenant compte des objectifs ?

La programmation des activits propose doit tre
dfinie en tenant compte des objectifs de
performance du programme prsents par le
responsable de BOP. Le budget propos doit avoir
t estim en fonction de la programmation des
activits.

Formalisation insuffisante de la
programmation

Risque d'erreur ou de dlai au cours
du processus de consolidation du fait
d'une qualit formelle insuffisante ou
de l'absence de standards.

La programmation respecte-t-eIIe Ies normes de
quaIit du programme et du ministre ?

la programmation a t labore conformment
aux standards formels du ministre / du
programme, tels que communiqus par le
responsable de BOP lors de l'tape d'orientation
de la programmation (rfrentiels, outil, format...).
Ce contrle est galement effectu a posteriori par
le pilote du processus budgtaire.

mise disposition

Non respect des dlais de
programmation

La programmation a-t-eIIe t raIise dans Ies
dIais ?

Le responsable d'UO / de service est responsable
son niveau du respect des dlais de
programmation, sous le contrle du responsable de
BOP et du pilote du processus budgtaire (qui
tablit le calendrier et suit la ralisation des tches).

18/04/2006

2.1.3 Fiche 03. EIaborer Ie projet de BOP

MP2_P1_Fiche 03. EIaborer Ie projet de BOP
budgtaire du projet de
BOP

La programmation doit
traduire une vision
raliste et soutenable
budgtairement de
l'excution

Non prise en compte des dpenses
obligatoires pour allouer les
ressources

Les dpenses obIigatoires ont-eIIes t
identifies, vaIues et programmes ?

Le responsable de BOP doit s'assurer que les
dpenses obligatoires et incontournables
(dpenses engages) ont bien t prises en
compte dans la programmation, identifies comme
telles dans le projet de BOP et correctement
values. Le contrleur budgtaire externe, dans le
cadre de sa revue des projets de BOP, accordera
une attention particulire ces lments.

Les dpenses considres comme obligatoires
doivent tre listes au niveau du ministre.

Evaluation du budget du titre non
fiable

Sont viss des incohrences :
- entre le budget en ETP et en euros
- entre la somme des programmations
par BOP et les ressources humaines
effectives prvisibles d'un service.

La programmation des ETP et du budget titre II
des BOP est-eIIe cohrente ?

D'une part, la programmation des emplois et de la
masse salariale (budget titre ) doit tre cohrente.
D'autre part, la programmation de la masse
salariale et des emplois par service doit tre
cohrente avec la programmation des ETP par
BOP et par activit (disponibilit des ressources au
niveau d'un service ou d'un niveau administratif
donn).

Construire un projet de
BOP de qualit et
novateur



Les dpenses et recettes programmes ont-
eIIes t correctement vaIues ?

l s'agit d'apprcier la pertinence des mthodes
d'estimation des dpenses et des recettes, ainsi
que les hypothses de travail.

Les dpenses ont-eIIes t vaIues de manire
exhaustive ?

Les carts importants (par nature de dpense ou
par destination) d'un exercice sur l'autre sur des
postes rcurrents doivent tre expliqus.

Les consommations de CP ont-eIIes
positionnes sur Ie bon exercice ?

Les dpenses en AE programme gnrent des
dpenses en CP la fois sur cet exercice et sur
l'exercice ou les exercices suivants. Un bon
positionnement des dpenses prvisibles en CP est
donc un lment essentiel de la qualit de la
programmation annuelle. Le correct positionnement
des dpenses en CP est apprci par rapport aux
lments justificatifs disponibles et la pertinence
des hypothses retenues pour chelonner les CP.

Non approbation des projets de BOP

Le projet de BOP a-t-iI t vis par Ies
personnes habiIites ?

18/04/2006

MP2_P1_Fiche 03. EIaborer Ie projet de BOP

ncohrence des consolidations ou
consolidation partielle

Risque d'erreur ou d'omission au
cours du processus de consolidation
des budgets de BOP par service.

Le budget du BOP couvre-t-iI Ies UO rattaches
de manire exhaustive ?

Vrifier que la somme des budgets des UO
correspond bien au total du budget du BOP dans le
projet de BOP prsent au responsable de
programme.

Programmation des activits et budget
dcorrls des objectifs de
performance

Si la programmation des activits et
des moyens associs ne tient pas
suffisamment compte des objectifs et
priorits du programme, celui-ci risque
de ne pas atteindre la performance
attendue.

Le projet de BOP a-t-iI t construit en tenant
compte des objectifs ?

La programmation des activits propose a-t-elle
t dfinie en tenant compte des objectifs de
performance du programme ? Le budget propos
a-t-il t estim en fonction de la programmation
des activits ?

Formalisation insuffisante du projet de
BOP

Risque d'erreur ou de dlai au cours
du processus de consolidation du fait
d'une qualit formelle insuffisante ou
de l'absence de standards.

Le projet de BOP respecte-t-iI Ies normes de
quaIit du programme et du ministre ?

la programmation a t labore conformment
aux standards formels du ministre / du
programme, tels que communiqus par le
responsable de BOP lors de l'tape d'orientation
de la programmation (rfrentiels, outil, format...).
Ce contrle est galement effectu a posteriori par
le pilote du processus budgtaire.

mise disposition

Non respect des dlais de
prsentation du projet de BOP

Le projet de BOP a-t-iI t raIis et soumis
I'avis du prfet dans Ies dIais?

Le responsable d'UO / de service est responsable
son niveau du respect des dlais de
programmation, sous le contrle du responsable de
BOP et du pilote du processus budgtaire (qui
tablit le calendrier et suit la ralisation des tches).

Le prfet a-t-iI donn son avis dans Ies dIais ?

Le prfet doit donner son avis fin octobre au plus
tard.

Non association des acteurs externes
au dialogue de gestion

Si les acteurs externes (prfet et
contrleur budgtaire externe du BOP)
ne sont pas associs au dialogue de
gestion lors de l'laboration des
projets de BOP, le dlai d'avis risque
d'tre allong, au dtriment des
services (mise disposition retarde).

Le prfet et Ie contrIeur financier ont-iIs t
associs au diaIogue de gestion?

18/04/2006

2.1.4 Fiche 04. Arrter Ie montant de Ia rserve pour rguIation et de Ia notification aux
BOP

MP2_P1_Fiche 04. Arrter Ie montant de Ia rserve pour rguIation et de Ia notification
aux BOP
Prparer une PB raliste
et soutenable
budgtairement

Sous-estimation du risque de
rgulation

Hypothse d'une rgulation dont le
montant serait suprieur aux crdits
disponibles lors de sa mise en oeuvre.

Les hypothses de caIcuI de Ia rserve pour
rguIation sont-eIIes documentes ?

La rserve doit permettre de couvrir le risque de
rgulation, c'est--dire le montant maximal de crdit
susceptibles d'tre annuls pour le programme :
seules les ressources certaines sont mises
disposition.
Le risque de rgulation est apprci par la direction
du Budget, reprsente par le contrleur budgtaire
externe. Le cas chant, c'est le ministre du budget
qui apprcie ce risque.

Sur/sous-estimation des ressources
probables du programme

La notification d'un montant non
raliste de ressources aux
responsables de l'excution risque de
les inciter engager des dpenses
excessives, au dtriment de la
soutenabilit budgtaire du
programme en fin d'anne (dpenses
obligatoires non couvertes, les
responsables de l'excution ayant
anticip la mise disposition de
ressources complmentaires).

Une sous-estimation importante des
ressources effectives du programme
conduit les gestionnaires dcaler
des activits dans le temps, au
dtriment de la performance du
programme.

L'assiette de Ia notification (ressources
probabIes du programme) est-eIIe raIiste ?

La notification doit permettre aux responsables de
l'excution d'anticiper le mieux possible le montant
total des ressources qui sera effectivement mis
leur disposition, ce qui suppose une estimation
raliste et prudente :
- du montant de la rgulation (direction du budget)
- du montant des recettes externes du programme
ainsi que la prise en compte des alas de gestion
du programme (constitution d'une rserve pour
alas de gestion).
Les hypothses retenues doivent tre
documentes.

Alas de gestion ncessitant de
mobiliser des ressources dj
distribues

Une rserve de prcaution pour aIas de
gestion a-t-eIIe t constitue ?

Mettre les crdits
disposition des BOP dans
les dlais

Dsaccord avec le contrleur bloquant
la procdure de mise disposition

Si le contrleur budgtaire externe n'a
pas vis la PB, qui indique
notamment le montant de la rserve
pour rgulation et le montant des
ressources probables du programme,
les crdits du programme sont
bloqus.

Existe-t-iI une procdure d'arbitrage efficace sur
Ia rserve de rguIation ?

Etre conforme aux
dispositions de la LOLF
(article 51)

Risque de rgulation suprieur au
montant de la rserve indiqu dans le
PLF

La PBI respecte-eIIe Ie montant de rserve du
PLF?

Rserve suprieure apprcier en fonction de
l'interprtation de l'article 51 de la LOLF

18/04/2006

2.1.5 Fiche 05. AIIouer Ies ressources aux BOP

MP2_P1_Fiche 05. AIIouer Ies ressources aux BOP
budgtaire de l'allocation

Non prise en compte des dpenses
obligatoires pour allouer les
ressources

Les dpenses obIigatoires ont-eIIes t prises
en compte dans I'aIIocation ?

Notification aux BOP des ressources
probables non conforme la PB

PB (Programmation Budgtaire
nitiale)

La notification est-eIIe conforme Ia PBI vise
par Ie CF ?

Garantir la sincrit et
l'exactitude des
informations budgtaires



Le budget prsent par Ies RBOP est-iI
manifestement sur ou sous-estim ?

S'assurer de l'opportunit
de la programmation
propose par les BOP

Projets de BOP dconnects des
priorits du prog, au dtriment de sa
performance

La programmation du BOP traduit-eIIe Ies
priorits du programme ?

18/04/2006

2.1.6 Fiche 06. FinaIiser Ies budgets de BOP et aIIouer Ies ressources aux services

MP2_P1_Fiche 06. FinaIiser Ies budgets de BOP et aIIouer Ies ressources aux services
budgtaire du BOP

Non couverture des dpenses
obligatoires des services

Le budget aIIou aux BOP/ UO permet-iI de
couvrir Ies dpenses obIigatoires ?

S'assurer de la soutenabilit budgtaire des projets
de BOP aprs allocation des ressources par le
responsable de programme et de BOP, en vrifiant
que les dpenses obligatoires des services sont
bien couvertes. Si un service participe l'excution
de plusieurs BOP, la couverture des dpenses
obligatoires doit tre apprci au regard de
l'ensemble des projets de BOP concerns. Alerter
le responsable de BOP le cas chant.

Non conformit de la notification avec
le projet de BOP

La notification aux services est-eIIe conforme
I'aIIocation du projet de BOP ?

budgtaire du programme

Budget insuffisant en CP

La programmation en CP a-t-eIIe t mise jour
en fonction des AE notifies ?

l s'agit de la premire actualisation des prvisions
de consommation de CP.

La programmation actuaIise en AE / CP a-t-eIIe
t transmise au piIote des CP ?

ncohrence entre le budget en AE et
en CP

Si le budget en CP est dcorrl du
budget en AE, il existe un risque de
dpassement du budget en CP.
Risque en amont de l'excution, dans
le cadre du processus budgtaire.

Le montant du pIafond de CP est-iI cohrent
avec Ie pIafond d'AE ?

Dans le cadre du processus d'allocation, si le
budget en CP est insuffisant pour couvrir les
paiements associs aux engagements en cours et
programms, la notification des crdits en AE aux
BOP doit tre revue.

18/04/2006

2.1.7 Fiche 07. Mettre disposition Ies crdits

MP2_P1_Fiche 07. Mettre disposition Ies crdits

Mettre disposition des crdits
risquant de faire l'objet d'une
rgulation

La rserve pour rguIation est-eIIe constitue
et conforme Ia PBI ?

Ne pas tre en mesure de faire face
aux alas de gestion du programme

Une rserve pour aIas est-eIIe constitue et
conforme Ia PBI ?

Mise disposition aux services non
cohrente avec la notification

L'allocation aux BOP et aux
UO/services a t ralise en tenant
compte de la contrainte de
soutenabilit budgtaire des services
(dpenses obligatoires) et de la
programmation des activits
propose. Raliser une mise
disposition conforme la notification
constitue donc une garantie pour le
respect du budget et l'atteinte des
objectifs de performance.

La mise disposition refIte-t-eIIe Ia rpartition
notifie aux services ?

La mise disposition ne porte que sur les
ressources certaines alors que la notification porte
sur les ressources probables. La mise disposition
initiale ne peut donc tre gale la notification
dans tous les cas, la diffrence correspondant aux
crdits non disponibles au 2 janvier.

La mise disposition refIte-t-eIIe Ia rpartition
notifie aux BOP ?

La mise disposition ne porte que sur les
ressources certaines alors que la notification porte
sur les ressources probables. La mise disposition
initiale ne peut donc tre gale la notification
dans tous les cas, la diffrence correspondant aux
crdits non disponibles au 2 janvier.

Optimiser la performance
du programme
Risque de mise disposition
parcellise des crdits

La mise disposition progressive des
crdits certains ds le dbut de
l'anne ou la constitution d'enveloppes
de crdits au sein de l'enveloppe "titre
" ou de l'enveloppe "autres titres"
risque de nuire la performance du
programme (mise disposition des
crdits trop tardive pour lancer des
activits ou des projets essentiels) et
impose des contraintes
supplmentaires en gestion.
La procdure de mise disposition des crdits
est-eIIe respecte?

La mise disposition parcellise des crdits
disponibles au niveau du programme doit demeurer
l'exception.

Mettre disposition les
crdits aux personnes
habilites engager les
dpenses

Rfrentiel des responsables de BOP
et d'UO non actualis

Les prfets ont-iIs approuv Ie SOF ?

SOF = Schma d'Organisation Financire =
organisation des BOP en UO responsables de
l'excution des dpenses

Le rfrentieI est-iI conforme au SOF ?

Respecter les
engagements
contractuels de l'Etat

Utiliser des crdits affects pour des
dpenses non prvues dans la
convention

Les crdits externes mis disposition et Ieur
affectation ont-iIs t notifis ?

Les cofinancements Etat mis disposition ont-
iIs fait I'objet d'une convention?

18/04/2006

2.1.8 Fiche 08. Procdure exceptionneIIe de mise disposition provisoire

MP2_P1_Fiche 08. Procdure exceptionneIIe de mise disposition provisoire
Assurer la couverture des
dpenses obligatoires

ncapacit des services rgler les
dpenses obligatoires en dbut
d'exercice

Les UO ne disposent pas des
autorisations budgtaires permettant
le rglement des dpenses
obligatoires.

La mise disposition provisoire tient-eIIe
compte des dpenses obIigatoires ?

Le montant mis disposition du programme et, en
son sein, des RBOP et des RUO doit prendre en
compte les dpenses obligatoires: salaires, loyer,
EDF...

du programme

Non ralisation d'activits prioritaires,
faute de crdits disponibles

La ralisation des objectifs prioritaires
du programme peut tre compromise
par une mise disposition trop tardive
des ressources.

La mise disposition provisoire est-eIIe raIise
en fonction des objectifs?

La mise disposition des ressources ne doit pas se
faire uniquement en fonction des dpenses
obligatoires mais galement en fonction des
priorits d'excution.

Protger les ressources
financires de l'Etat

Paiement d'intrts moratoires faute
de CP disponibles

Les CP sont-iIs mis disposition ds Ia
pubIication des dcrets gouvernementaux?

Dans le cadre juridique fix par la constitution et
par la LOLF, les crdits ne peuvent tre ouverts
avant la publication des dcrets ou ordonnances du
gouvernement, suite au vote du Parlement ou au
dclenchement d'une procdure d'urgence. Ds
lors, les crdits en CP peuvent tre mis
disposition des programmes, afin d'viter le
paiement d'intrts moratoires pour des dpenses
dj engages.


Mise disposition provisoire
excessive

Les services risquent d'engager des
dpenses sur l'ensemble des
ressources en AE mises leur
disposition titre provisoire. Ce
montant ne doit pas excder les
ressources qui lui seront mises
disposition in fine et doit tre cohrent
avec les ressources annuelles qui lui
seront accordes.

La mise disposition provisoire au programme
est-eIIe soutenabIe ?

Les ressources en AE mises disposition du
programme titre provisoire sont-elles raisonnables
et cohrentes avec l'excution des annes
prcdentes et les perspectives budgtaires de
l'anne ?

La mise disposition provisoire aux BOP est-
eIIe soutenabIe ?

Les ressources en AE mises disposition des BOP
titre provisoire sont-elles raisonnables et
cohrentes avec l'excution des annes
prcdentes et les perspectives budgtaires de
l'anne ?

18/04/2006

2.2 Processus 2 : MP2.P2_Gestion uItrieure des ressources
2.2.1 Fiche 09. Programmer et aIIouer des crdits Iis des recettes en cours d'anne

MP2_P2_Fiche 09. Programmer et aIIouer des crdits Iis des recettes en cours d'anne
Respecter les obligations
contractuelles

Programmation / allocation des crdits
non conforme la convention

La programmation des FDC est-eIIe conforme
I'intention de Ia partie versante ?

Les crdits ouverts au titre de fonds de concours
doivent tre utiliss pour financer les dpenses
prvues dans la convention signe avec le tiers.
C'est le responsable de la convention (responsable
de programme, de BOP ou d'UO selon les cas) qui
est en charge de ce contrle au moment de la
programmation.

Les obIigations contractueIIes ont-eIIes t
diffuses aux intresss?

Les crdits tant affects, les services en charge de
l'excution doivent avoir t informs du cadre
contractuel dans lequel ils auront raliser le
projet.

Disposer d'une
programmation
exhaustive jour

Recettes externes non programmes

Les dpenses rattaches aux recettes sont-eIIes
programmes Ia ngociation?

Le responsable de la convention doit s'assurer que
la recette a bien t programme lors de la
ngociation d'une convention. Lorsque ce n'est pas
le cas (recette non prvisible), la programmation et
l'allocation doivent tre raliss au moment de la
ngociation de la convention.

Les recettes sont-eIIes programmes Iors de
I'enregistrement de Ia convention ?

Le montant des crdits attendus, leur allocation et
l'chancier des encaissements doivent tre
programms en amont de la signature de la
convention.

La programmation annueIIe a-t-eIIe t
actuaIise ?

Chacun leur niveau, le responsable de
programme, de BOP et d'UO s'assurent que la
programmation pluri-annuelle et annuelle a bien t
actualise pour prendre en compte la
programmation et l'allocation des recettes ralise
en cours d'anne.

18/04/2006

2.2.2 Fiche 10. Mettre disposition des crdits Iis des recettes en cours d'anne

MP2_P2_Fiche 10. Mettre disposition des crdits Iis des recettes en cours d'anne
Respecter la
rglementation relative
l'ouverture des crdits

Ouverture des crdits non autorise

L'ouverture des crdits a-t-eIIe t autorise par

L'ouverture des crdits en AE doit tre autorise
par le contrleur budgtaire externe. L'ouverture
des crdits en CP doit tre valide par le
comptable.

Toutes Ies ouvertures de crdits ont-eIIes t
rguIarises par arrt ?

Les crdits lis des recettes externes peuvent
tre ouverts et mis disposition de manire
anticipe lors de la signature de la convention (AE
pour les fonds de concours) ou lors de
l'encaissement de la recette (AE dans tous les
autres cas et CP). Cette ouverture n'est que
provisoire et doit tre rgularise a posteriori par un
arrt.

S'assurer du caractre
certain de la recette avant
d'ouvrir les crdits

Ouverture d'AE et de CP mais recette
non encaisse

Les fonds ont-iIs t encaisss avant ouverture
des crdits (hors FDC)?

De manire gnrale ( l'exception des fonds de
concours), les crdits en AE et en CP ne peuvent
tre ouverts que lorsque les fonds ont t
effectivement encaisss. C'est le comptable en
charge de l'encaissement de la recette qui
dclenche l'ouverture des crdits au moment de
l'encaissement des fonds, aprs s'tre assur que
l'ouverture des crdits a t pralablement
autorise (convention valide) ou, dans le cas des
rtablissements de crdits, qu'elle correspond au
recouvrement d'une dpense indue ou ralise
pour un autre service.

Existe-t-iI un risque de non recouvrement de Ia
recette (fonds de concours) ?

Dans le cas des fonds de concours, l'ouverture des
crdits en AE est effectue ds la signature de la
convention (crdits certains). La convention est
revue par le contrleur financier, afin de vrifier que
l'ouverture des crdits ne comporte pas de risque
financier (solvabilit du tiers).

Les recettes programmes ont-eIIes t
encaisses Ia date prvue ?

Le responsable des la comptabilit des recettes et
le pilote des CP, chacun selon leur primtre de
responsabilit, doivent s'assurer que les recettes
programmes lors de la ngociation de la
convention sont effectivement encaisses.

18/04/2006

2.2.3 Fiche 11. PiIoter Ies rserves de prcaution du programme en cours d'anne

MP2_P2_Fiche 11. PiIoter Ies rserves de prcaution du programme en cours d'anne
Rduire les dlais de
mise disposition

Mise disposition tardive des crdits
librs au niveau du programme

Si les crdits librs n'ont pas t
pralablement programms et allous,
les dlais de mise disposition
risquent d'tre allongs sensiblement.

Les crdits en rserve ont-iIs fait I'objet d'une
aIIocation prvisionneIIe?

Lors de la programmation initiale, les services
doivent avoir programm leurs activits pour le
montant maximal de ressources possible, en
priorisant et en scnarisant les activits. Une
allocation prvisionnelle des crdits mis en rserve
et notifis a donc du tre ralise au niveau du
BOP et du programme.

du programme

Mise disposition des crdits librs
non cohrente avec la notification
initiale

L'aIIocation des crdits Iibrs est-eIIe
conforme Ia notification?

Mise disposition des crdits mis en
rserve trop tardive dans l'anne

Si les crdits sont conservs en
rserve trop longtemps et librs
seulement la fin de l'exercice,
l'utilisation des crdits ne pourra pas
tre optimise au service de la
performance du programme.

La rserve pour rguIation est-eIIe
Iibre/rduite I'issue de Ia rguIation?

Le montant conserv en rserve doit correspondre
un risque rel de rgulation ; il doit tre rvalu
si les perspectives budgtaires voluent et suite
la mise en ouvre de la rgulation.

La rserve pour aIas de gestion est-eIIe rvise
rguIirement ?

Le responsable de programme doit faire le point
rgulirement sur la situation des rserves de
prcaution du programme, afin de s'assurer que
des crdits ne sont pas conservs inutilement en
rserve. Ainsi, la rserve pour alas de gestion
devrait normalement tre rduite progressivement
au cours de l'exercice et libre avant la fin de
l'anne.

Montant des rserves de prcaution
excessif

L'augmentation de Ia rserve de prcaution est-
eIIe justifie ?

Les rserves de prcaution ne doivent tre
abondes en cours d'anne qu'en cas
d'augmentation des risques du programme
(rgulation ou alas de gestion).

Etre en mesure de faire
face la rgulation sans
reprendre de crdits

Rduction de la rserve pour
rgulation sans rduction du risque
budgtaire

Le montant des rserves de
prcaution du programme vise se
prmunir contre les principaux risques
du programme (rgulation et alas de
gestion) mais une attitude
excessivement prudente peut conduire
une sous-performance du
programme, faute d'avoir pu mettre
disposition les ressources aux UO
temps.

La rduction du montant de Ia rserve pour
rguIation est-eIIe justifie?

Le montant de la rserve pour rgulation doit tre
ajust en fonction de l'volution des perspectives
budgtaires pour le programme, apprcies par la
direction du budget.

18/04/2006

MP2_P2_Fiche 11. PiIoter Ies rserves de prcaution du programme en cours d'anne

La rduction du montant de Ia rserve pour
rguIation est-eIIe autorise ?

La rserve pour rgulation du programme ne peut
tre rduite sans une validation pralable du
contrleur budgtaire externe du programme.

18/04/2006

2.2.4 Fiche 12. Accrotre/rduire Ies ressources propres du programme en cours
d'anne

MP2_P2_Fiche 12. Accrotre/rduire Ies ressources propres du programme en cours
d'anne
Rduire les dlais de
mise disposition

Mise disposition tardive dans l'anne

Les crdits ouverts ont-iIs fait I'objet d'une
aIIocation prvisionneIIe?

Lors de la programmation initiale, les services
doivent avoir programm leurs activits pour le
montant maximal de ressources possible, en
priorisant et en scnarisant les activits. Avant
d'tre ouverts, les crdits supplmentaires attribus
au programme doivent avoir t allous entre les
BOP par le responsable de programme et entre les
UO par le responsable de BOP. Cette allocation fait
partie des informations indispensables collecter
dans le cadre de la documentation des demandes
de crdits par le pilote du processus budgtaire
(dossiers de reports, projet de LFR, dcrets de
virement ou de transfert).

du programme

Allocation des crdits ne tenant pas
compte des objectifs de performance

L'aIIocation est-eIIe raIise en tenant compte
des objectifs du programme ?

Le responsable de programme et le responsable de
BOP sont responsables, chacun leur niveau, de
la cohrence de l'allocation des crdits avec les
objectifs de performance du programme, y compris
pour la rpartition des crdits supplmentaires
octroys en cours d'anne et des annulations de
crdits.

Mise disposition des crdits librs
non cohrente avec l'allocation
ralise

La mise disposition / reprise de crdit est-eIIe
conforme I'aIIocation?

Le pilote du processus budgtaire s'assure que les
crdits ouverts / ferms sont mis disposition /
repris conformment l'allocation ralise par le
responsable de programme et le responsable de
BOP.

Respecter les contraintes
rglementaires

Ouverture de crdits non autorise

L'ouverture des crdits est-eIIe autorise par
une Ioi de finance ou un arrt?

Non respect de l'affectation
rglementaire des crdits

L'aIIocation des crdits est-eIIe conforme Ia
LFR / I'arrt?


Reprises de crdit non soutenables
budgtairement

L'aIIocation des reprises de crdit tient-eIIe
compte des dpenses obIigatoires?

- Les transferts et virements de crdits d'un
programme vers un autre l'initiative du pilote du
processus budgtaire et du responsable de
programme doivent galement tenir compte des
dpenses obligatoires du programme auquel sont
retirs les crdits.
- Les reprises de crdit doivent tre alloues par le
responsable de programme et le responsable de
BOP en tenant compte des dpenses obligatoires
couvrir par les UO.

18/04/2006

2.2.5 Fiche 13. PiIoter Ies crdits de paiement du programme

MP2_P2_Fiche 13. PiIoter Ies crdits de paiement du programme
Rduire le montant des
intrts moratoires pays
par le programme

Anticipation tardive d'une rupture de
CP

Si une insuffisance de CP est
identifie trop tardivement (service
fait), le seul moyen d'action consiste
repousser le paiement des factures,
ce qui entrane le paiement d'intrt
moratoires.

Existe-t-iI une procdure pour Ia mise jour des
chanciers de CP ?

Le pilote des CP, avec le pilote du processus
budgtaire, est charg d'impulser les mesures
ncessaires la production d'chanciers de CP
fiables. ls doivent concevoir et diffuser auprs des
BOP et des UO une procdure expliquant les
modalits de mise jour des chanciers de CP.

Les chanciers de CP sont-iIs mis jour
rguIirement et correctement ?

Les UO sont responsables de la bonne tenue des
chanciers de CP, condition indispensable au bon
fonctionnement du dispositif de pilotage des CP. La
consommation de CP ncessaire au paiement de la
facture a-t-elle t programme dans le cadre de la
programmation initiale et/ou dans le cadre d'une
actualisation de cette programmation et/ou au
moment de l'EJ (chancier de paiement) ?

Existe-t-iI une procdure de suivi des besoins
en CP du programme ?

Le pilote du processus budgtaire et les
responsables de programme sont chargs de
concevoir et de diffuser une procdure
destination des pilotes des CP, expliquant :
- les responsabilits du pilote des CP
- les modalits de suivi des besoins de CP des
programmes
- les reportings attendus.

Le piIote a-t-iI anticip Ies variations de besoin
de CP et aIert Ie RPROG?

Le pilote des CP est responsable de la
consolidation des besoins de CP exprims par les
UO, de l'valuation des risques (rupture / report),
de l'alerte du responsable de programme et de la
coordination des actions correctives, le cas
chant.

Optimiser la gestion d'une
insuffisance de CP
ventuelle

Limiter l'impact d'une
pnurie de CP sur la
performance du
programme

Rduction d'AE (en raison d'une
pnurie anticipe de CP) mal cible

Les rductions d'AE sont-eIIes justifies et
vaIides par Ie responsabIe de prog?

Si le respect du budget en CP ncessite le
ralentissement du rythme des activits, celui-ci doit
tre dfini par le responsable de programme en
concertation avec le responsable de BOP, en
fonction des objectifs de performance du
programme et des priorits.

mpact conomique des retards de
paiements

Une rupture de CP au niveau du
programme pse sur les fournisseurs
de l'Etat et sur l'conomie.

Les fournisseurs rgIer en priorit ont-iIs t
identifis ?

Optimiser la gestion des
reports en CP

Reports ncessaires suprieurs 3%
des CP du programme

Les services ont-iIs reu des instructions
reIatives Ia gestion des reports ?

18/04/2006

MP2_P2_Fiche 13. PiIoter Ies crdits de paiement du programme
Respecter les
conventions (fonds de
concours)

Montant des CP consomms au titre
d'un fonds de concours <
encaissements

Les crdits ouverts au titre des FDC encaisss
ont-iIs t utiIiss ou reports ?

En coordination avec le pilote des recettes, le pilote
des CP suit les encaissements programms au titre
de fonds de concours, la mise disposition des CP
correspondants et le niveau d'excution des
dpenses en CP dans le cadre de projets financs
par des fonds externes. Les fonds encaisss
doivent tre utiliss dans l'anne ou doivent tre
reports de droit sur l'exercice suivant.

18/04/2006

2.2.6 Fiche 14. Suivre et anaIyser I'excution N, actuaIiser Ia programmation initiaIe

MP2_P2_Fiche 14. Suivre et anaIyser I'excution N, actuaIiser Ia programmation initiaIe
Disposer d'une
programmation
exhaustive jour

Evnements de gestion non
rpercuts au niveau budgtaire

Capacit d'anticipation des
responsables budgtaires rduite

La programmation intgre-t-eIIe Ies Iments
reIatifs aux recettes nouveIIes?

Les crdits notifis dans le cadre des recettes
externes programmes en cours d'anne (cf. fiche
"Programmer et allouer les crdits rattachs aux
recettes externes en cours d'anne") ont-ils t
intgrs la programmation des services ?

La programmation des AE disponibIes a-t-eIIe
t actuaIise?

La programmation des activits raliser dans le
cadre des AE disponibles doit tre actualise
rgulirement pour apprcier le risque budgtaire
en AE et en CP et l'impact sur la performance
prvisionnelle des dcalages ventuels.

L'actuaIisation des rserves du prog a-t-eIIe t
rpercute au niveau des UO ?

Les modifications de la rserve pour rgulation ou
alas de gestion du programme, ralises dans le
cadre de la procdure "Traiter la rgulation et
actualiser les rserves", ont-elles t rpercutes
au niveau de la programmation dtaille des UO ?

du programme

Connaissance tardive des difficults
oprationnelles et budgtaires
rencontres

Les UO rendent-eIIes compte rguIirement et
sincrement de I'excution en cours?

- Rendu-compte produit selon la frquence prvue
au niveau du programme et dans les dlais requis
- Sincrit des informations (apprcie a posteriori)
- Alertes du responsable de BOP en cas de
difficult

Les BOP rendent-iIs compte rguIirement et
sincrement de I'excution en cours?

- Rendu-compte produit selon la frquence prvue
au niveau du programme et dans les dlais requis
- Sincrit des informations (apprcie a posteriori)
- Alertes du responsable de programme en cas de
difficult

Le prfet s'assure de la sincrit et de la qualit du
dispositif de mesure de la performance.

Le piIote des CP rend-t-iI compte rguIirement
de I'excution en CP?

Rduire les dlais de
mise disposition des
restitutions budgtaires

Mise disposition des donnes de
l'excution dans les dlais

Les tabIeaux de bord UO/BOP/PROG sont-iIs
disponibIes dans Ies dIais ?

Format / qualit du reporting
difficilement exploitable

La procdure de reporting a-t-eIIe t dfinie
(caIendrier, format...)?

Le reporting a-t-iI t raIis seIon Ies normes
du programme?

18/04/2006

2.2.7 Fiche 15. RaIIouer Ies ressources au sein du programme en cours d'anne

MP2_P2_Fiche 15. RaIIouer Ies ressources au sein du programme en cours d'anne
S'assurer de la
soutenabilit budgtaire
des redploiements de
crdits

Redploiements de crdit mettant en
pril le rglement des dpenses
obligatoires

Les crdits disponibIes permettent-iIs de
couvrir Ies dpenses obIigatoires?

BOP doivent s'assurer avant de redployer des
crdits entre des BOP et des UO que les reprises
de crdits ne mettent pas en pril le rglement des
dpenses obligatoires.

Exercice de la fongibilit mettant en
pril la couverture des dpenses titre

Compte tenu de la contrainte de
fongibilit asymtrique, le
redploiement de crdits du titre
pour couvrir d'autres types de
dpenses par un responsable d'UO ou
de BOP risque de mettre en pril le
rglement des dpenses de personnel
au niveau du BOP ou du programme
(mutualisation des risques).

Les crdits du titre II sont-iIs suffisants au
niveau du programme ?

Avant de redployer des crdits du titre , le
responsable de BOP doit a minima s'assurer
auprs du responsable de programme que les
crdits dont suffisants au niveau du programme.
Le responsable de programme doit s'assurer avant
de redployer des crdits du titre ou d'approuver
de telles initiatives des responsables de BOP que
les dpenses de personnel sont soutenables au
niveau du programme et alerter le pilote du
processus budgtaire.

Reprises de crdits non effectues

Dans le cadre des redploiements de
crdits, les mises disposition de
crdits doivent tre raliss une fois
les reprises de crdits
correspondantes acquises, afin
d'viter le risque d'augmenter le
montant des crdits disponibles du
programme.

Les reprises de crdit ont-eIIes t effectues
avant Ies mises dispositions ?

BOP vrifient, chacun leur niveau, que les
reprises de crdits correspondant aux
redploiements ont bien t effectus.

Respecter les obligations
rglementaires

Non respect de la contrainte de
fongibilit asymtrique au niveau du
programme

Existe-t-iI une procdure et des outiIs pour
grer Ia contrainte de fongibiIit ?

Les redpIoiements infra-programme vers Ie
titre II ont-iIs t approuvs?

Le responsable de BOP doit, pour procder
d'ventuels redploiements de crdits vers le titre
au niveau du BOP, respecter la procdure mise en
place par le pilote du processus budgtaire.

La consommation du titre II et Ies mouvements
de fongibiIit sont-iIs suivis?

du programme

Redploiements de crdits tardifs et
non expliqus

Les redpIoiements sont-iIs notifis temps
avec Ies instructions ncessaires ?

BOP doivent s'assurer que le redploiements de
crdits :
- sont accompagns des instructions ncessaires
pour les rendre efficaces
- et sont raliss suffisamment tt dans l'anne
pour permettre aux BOP ou UO bnficiaires de les
utiliser.

18/04/2006

3 MP3 : Excution des dpenses
3.1 Cas de gestion 1 : Commande pubIique
3.1.1 Processus 1 : MP3.P1_Dcider une dpense

3.1.1.1 Fiche 01. Exprimer un besoin

MP3_P1_Fiche 01. Exprimer un besoin
Opportunit et sincrit
de la dpense

Besoin contraire la programmation

La dpense est contraire la
programmation budgtaire de l'entit
dans le cadre des missions,
programmes, actions dont elle a la
charge.

Le besoin est-iI cohrent avec Ia programmation
?

Les objectifs assigns l'entit sont connus par les
intervenants et la dpense envisage permet de
concourir aux objectifs du programme.
La dpense envisage entre dans le budget notifi
l'entit dans le cadre des activits dont elle a la
charge.

Besoin non ncessaire pour l'entit

L'expression du besoin est conforme
aux objectifs gnraux mais ne
correspond pas un besoin rel pour
l'entit

Le besoin correspond-iI un besoin reI de
I'entit ?

l convient de s'assurer que le besoin est
ncessaire et ne peut tre pourvu en interne. Pour
les biens, le besoin peut-tre couvert par un
existant en stock.
Pour les prestations, le besoin peut tre couvert par
une rgie interne (sollicitation des services internes
du ministre).

Exactitude de
l'apprciation du besoin et

Non matrise des dpenses induites

Les consquences financires lies
la dpense principale ne sont pas
prises en compte dans l'valuation du
montant global ncessaire la
ralisation du besoin.

Les dpenses induites sont-eIIes vaIues ?

Pour les dpenses importantes (suprieures un
certain seuil ou d'une certaine nature), une
valuation des dpenses induites est
systmatiquement effectue.
Un chancier des dpenses induites est labor
et elles sont prises en compte, le cas chant, dans
l'laboration du budget du service pour la gestion
suivante.

La procdure est enclenche tort

d'expression de besoin ?

La procdure est connue des intervenants,
accessible et formalise. Un formulaire type
d'expression de besoin est dfini et prvoit
notamment une dfinition claire de l'objet de la
demande.

Rgularit juridique

Non respect de la lgalit de la
dpense

La dpense est-eIIe IgaIe ?

Un certain nombre de vrifications doit tre effectu
pour s'assurer que l'objet de la dpense est
conforme aux lois et rglements.

18/04/2006

3.1.1.2 Fiche 02. Vrifier I'opportunit d'achat

MP3_P1_Fiche 02. Vrifier I'opportunit d'achat
de la dpense

Dpense contraire la programmation

La dpense est contraire aux objectifs
assigns l'entit dans le cadre des
missions, programmes, actions dont
elle a la charge.

La dpense est-eIIe cohrente avec Ia
programmation ?

La dpense envisage entre dans le budget notifi
l'entit dans le cadre des activits dont elle a la
charge.

Dpense non ncessaire pour l'entit

La dpense est conforme aux objectifs
gnraux mais ne correspond pas
un besoin pour l'entit.

Les dpenses sont-eIIes ncessaires ?

S'assurer que la dpense est ncessaire et ne peut
tre pourvue en interne. Pour les achats de biens,
la dpense peut-tre couverte par un existant en
stock.
Pour les achats de prestations, la dpense peut
tre couverte par une rgie interne (sollicitation des
services internes du ministre).


vaIidation du besoin d'achat ?

La procdure est connue des intervenants,
accessible et formalise.

Le besoin est-iI vaIid par Ie responsabIe
hirarchique du prescripteur ?

Rgularit juridique de
fond

dpense

La dpense est-eIIe IgaIe et rgIementaire ?

:
- L'objet de la dpense est-il clairement identifi ?
- La dpense est-elle conforme la rglementation
?
En cas de doutes, le service juridique est-il saisi
pour avis ?

Soutenabilit budgtaire
et rgularit de la
dpense

Sous-valuation significative du
montant de la dpense

Le montant de la dpense est sous-
valu lors de l'instruction du dossier.

Une pr-tude technique et conomique est-eIIe
raIise ?

Une pr-tude technique et conomique peut tre
ralise pour les dpenses importantes
(suprieures un certain seuil ou d'une certaine
nature). S'assurer que les incidences techniques de
ces dpenses sont correctement values et les
personnes comptentes sollicites.

Non matrise des dpenses induites
par la dpense principale

Les consquences financires lies
la dpense principale ne sont pas
prises en compte dans l'valuation du
montant global ncessaire la
ralisation du besoin.

Les dpenses induites sont-eIIes
systmatiquement vaIues ?

Pour les dpenses importantes (suprieures un
certain seuil ou d'une certaine nature), une
valuation des dpenses induites est
systmatiquement effectue.
Un chancier des dpenses induites est labor
et elles sont prises en compte dans l'laboration du
budget du service pour la gestion suivante le cas
chant.

18/04/2006

MP3_P1_Fiche 02. Vrifier I'opportunit d'achat

Dpenses engages au del du
montant de crdits accords et
disponibles

La disponibiIit des crdits est-eIIe contrIe ?

La ligne budgtaire sur laquelle sera impute la
dpense est connue et des AE sont disponibles.
Les rgles d'imputation des dpenses sont connues
et respecte.
La nomenclature budgtaire est disponible et
jour.
Le cas chant, des crdits d'AE sont rservs.
Le contrleur externe de la soutenabilit budgtaire
peut tre sollicit pour conseil.

18/04/2006

3.1.1.3 Fiche 03. FormaIiser un contrat de droit pubIic ou priv reIevant ou non du CMP

MP3_P1_Fiche 03. FormaIiser un contrat de droit pubIic ou priv reIevant ou non du CMP
Rgularit juridique de la
dpense

La procdure est engage tort

Existe-t-iI une procdure dtaiIIe de passation
des marchs ?

Une procdure doit prvoir notamment :
- L'implication des services concerns par les
appels d'offres dans la dfinition des spcifications.
- L'approbation le cas chant de l'engagement
juridique par l'expert juridique.
- L'existence de contrats standardiss.

Support juridique inadapt pour
formaliser l'engagement

Le support juridique choisi est-iI adapt au
contexte de I'achat ?

l convient de s'assurer des points suivants :
- La dpense n'est pas dj couverte par un
support juridique prexistant (contrat cadre, march
bon de commande, etc.)
- Le type de procdure est adapt au contexte de
l'achat (march sans formalit pralable, appel
d'offre, etc.).

Non-respect des rgles d'attribution et
de formalisation des actes

Les rgles d'attribution et de
formalisation des actes ne sont pas
respectes et l'annulation de
l'engagement juridique est encourue.

Les dispositions du CMP sont-eIIes respectes
?

l convient de s'assurer que la procdure est
ralise conformment la rglementation et
notamment que :
- Elle garantit la libre concurrence et l'galit de
traitement des candidats.
- Les rgles et dlais de publicit sont respects.
- Les rgles et dlais de mise en concurrence sont
respects.

18/04/2006

3.1.1.4 Fiche 04. Enregistrer et notifier I'engagement juridique de Ia dpense

MP3_P1_Fiche 04. Enregistrer et notifier I'engagement juridique de Ia dpense
et rgularit de la
dpense

disponibles

La disponibiIit des crdits est-eIIe contrIe
avant Ia notification au tiers ?

Les engagements juridiques sont enregistrs dans
le S et leur montant est pris en compte
systmatiquement en comptabilit budgtaire avant
la notification au tiers.

Optimisation des
oprations : dlai
d'enregistrement des
engagements juridiques

Procdure est enclenche
tardivement.

Les Iments cIs sont-iIs transmis dans des
dIais raisonnabIes par Ies achats ?

Les lments caractristiques de l'engagement
juridique (rglementaires, contractuels,
identification du tiers, etc.) doivent tre transmis au
gestionnaire des engagements juridiques par le
service achat au plus tt aprs leur formalisation.
Un contrle des dlais de transmission des pices
pourra tre ralis.

Les EJ sont-iIs enregistrs et notifis dans des
dIais raisonnabIes ?

A compter de leur rception, les engagements
juridiques sont enregistrs puis notifis dans des
dlais raisonnables par le gestionnaire
d'engagements juridiques.
Un contrle des dlais d'enregistrement pourra tre
effectu.

Exactitude, exhaustivit,
rgularit et correcte
imputation des EJ
enregistrs

Signataire de l'EJ ne disposant pas de
la comptence pour le signer

La personne qui signe l'engagement
juridique ne dispose pas de la
comptence rglementaire pour le
faire.

Les dIgations de pouvoir et de signature
sont-eIIes formaIises, respectes ?

Les dlgations de pouvoir et de signature sont
formalises, publies et respectes.
mises jour rapidement suite aux changements
intervenants dans le service.
Les dlgations dfinies respectent les principes de
sparation des tches. Ainsi, la rdaction et la
signature de l'engagement juridique sont effectues
par deux personnes diffrentes.
Les habilitations paramtres dans le S
correspondent aux dlgations de pouvoir et de
signature dfinies.

Absence de suivi rgulier et de mise
jour du rfrentiel des EJ

Les informations reIatives I'EJ sont-eIIes
correctes et compItes ?

Contrle se rapportant l'acte fondateur de l'EJ et
ses avenants ventuels.
Vrifier les montants, la correcte identification du
tiers, les dates et conditions contractuelles,
l'chancier de CP associ l'engagement
juridique saisis dans le S par rapport aux pices
justificatives.

18/04/2006

MP3_P1_Fiche 04. Enregistrer et notifier I'engagement juridique de Ia dpense

Non-imputation des dpenses la
subdivision adquate du plan de
compte

L'imputation comptabIe est-eIIe correcte ?

Si le compte PCE est imput par le S partir de la
catgorie de dpense choisie, vrifier :
- le correct paramtrage de la nomenclature
budgtaro-comptable par nature (correspondance
catgorie de dpense / plan de compte de l'Etat).
- la conformit de la nature de dpense avec les
pices justificatives de l'EJ.
A dfaut, vrifier que le compte PCE imput
manuellement correspond la nature de dpense.
Par ailleurs, chaque personne charge d'imputer
les dpenses doit disposer d'une nomenclature
comptable jour et avoir t dment forme.

subdivision adquate MPA

Les dpenses de l'entit ne sont pas
imputes la subdivision adquate
missions / programmes / actions.

L'imputation budgtaire est-eIIe enregistre sur
Ia subdivision MPA adquate ?

Description : Si applicable, vrifier le correct
paramtrage de la nomenclature budgtaro-
comptable par destination (subdivision adquate
MPA [Mission/Programme/Action] par rapport au
profil utilisateur).
A dfaut, vrifier que la destination MPA impute
manuellement est correcte.
budgtaire jour et avoir t dment forme.

Non enregistrement de certains EJ
dans le systme d'information

Tous Ies EJ sont-iIs enregistrs dans Ie SI ?

l est ncessaire de vrifier que les EJ notifis par
le service sont tous enregistrs dans le S. Pour ce
faire, on peut procder un contrle par sondage
afin de vrifier que les engagements juridiques
formaliss sont bien enregistrs dans le S.

Absence de fondement juridique de la
dpense

Toute dpense fait-eIIe I'objet d'un engagement
formaIis ?

Toute dpense doit faire l'objet d'un engagement
formalis quel que soit le mode de passation (ex.
commande par tlphone).

Pices justificatives absentes,
insuffisantes ou errones

Les Iments justifiant I'engagement juridique
sont-iIs tracs ?

La traabilit des oprations et l'archivage des
pices justificatives sont correctement raliss.


Etat engag payer une dpense
sans contrepartie relle

L'Etat s'est engag payer une
dpense alors que le montant de la
prestation ralise est infrieur (cas
des marchs avec mini et un maxi).

Le suivi des montants consomms sur un
march est-iI effectu rguIirement ?

Dans le cas particulier des marchs avec mini/maxi,
le suivi des montants consomms sur un march
est effectu rgulirement pour s'assurer que le
montant minimum du march sera atteint.
A dfaut, l'Etat s'expose des paiements sans
contrepartie (bien ou service).

18/04/2006

3.1.1.5 Fiche 05. RaIiser Ie suivi et Ia mise jour du rfrentieI des EJ

MP3_P1_Fiche 05. RaIiser Ie suivi et Ia mise jour du rfrentieI des EJ
imputation des EJ
enregistrs


Les informations sur Ies EJ enregistrs sont-
eIIes rguIirement mises jour ?

En fonction du cycle de vie de l'engagement
juridique (reconduction, avenants, mise jour des
dates de rception prvisionnelles, etc.), les
informations enregistres sont mises jour dans
les meilleurs dlais.

18/04/2006

3.1.2 Processus 2 : MP3.P2_RaIiser une dpense

3.1.2.1 Fiche 06. Vrifier Ia conformit Engagement/Livraison

MP3_P2_Fiche 06. Vrifier Ia conformit Engagement/Livraison
Exactitude, exhaustivit
et justification des
rceptions
Erreur dans la vrification du service
fait.

Existe-t-iI une procdure reIative aux modaIits
de vrification du service fait?

La rception est-eIIe raIise conformment Ia
procdure dfinie ?

Les tapes suivantes doivent tre respectes :
- Cration d'un bon de rception.
- Contrle de spcification, de quantit et de la
conformit des dlais de livraison par
rapprochement avec l'engagement juridique.
- Contrle de qualit de la marchandise ou de la
prestation reue. Ce contrle doit tre effectu par
une personne comptente en fonction de la
complexit de la rception, qui procdera soit de
manire exhaustive, soit par sondage.
- Contrle du respect des dlais de livraison.

L'ensemble de ces contrles doit tre matrialis
sur le bon de livraison ou un procs verbal de
rception.

Le traitement des anomalies est correctement
effectu et fait l'objet d'une traabilit.


Les Iments justifiant Ia rception sont-iIs
traabIes ?


Les lments enregistrs doivent pouvoir tre
justifis et documents (traabilit entre le bon de
rception enregistr et le bon de livraison
fournisseur, dtail des calculs permettant la
dfinition des montants ou quantits rceptionns
pour les oprations complexes [par ex. quantit de
bitume pour une route]).


Fraude interne

L'organisation intgre-t-eIIe une sparation des
tches commande/rception ?

L'enregistrement de l'engagement juridique et la
gestion du processus de rception sont effectues
par deux personnes distinctes.
Optimisation des
oprations : dlai
d'enregistrement de la
rception

Absence ou retard du service fait

Les EJ sont-iIs accessibIes sans dIai par Ie
rceptionnaire ?

l est ncessaire que le service charg de la
rception ait accs l'engagement juridique
(consultation en ligne des EJ) afin de procder
rapidement au rapprochement EJ/rception
constate.

Le service fait est-iI enregistr dans des dIais
raisonnabIes ?

Le service fait est enregistr dans des dlais
raisonnables par le rceptionnaire par rapport la
date de livraison.
effectu.

18/04/2006

3.1.2.2 Fiche 07. Traiter Ie dossier de Iiquidation

MP3_P2_Fiche 07. Traiter Ie dossier de Iiquidation
Optimisation des
oprations : dlai
d'enregistrement

La procdure est enclenche
tardivement.

Le rglement de la crance est
effectu dans des dlais suprieurs
ceux prvus dans l'engagement
juridique du fait d'un suivi alatoire
des procdures inities et l'entit
s'expose au paiement d'intrts
moratoires.

Les factures sont-eIIes centraIises chez Ie
gestionnaire des demandes de paiement?

L'adresse de facturation prcise dans les
engagements juridiques correspond celle du
gestionnaire des demandes de paiement.
Le cas chant, en cas de rception d'une facture
par un autre service, la facture doit tre transmise
dans les plus brefs dlais au gestionnaire des
demandes de paiement.
Aussi, la procdure de transmission des factures
reues par un service vers le gestionnaire des
demandes de paiement doit tre formalise.

Les factures sont-eIIes enregistres et traites
dans des dIais raisonnabIes ?

Les factures doivent tre enregistres et traites
dans des dlais raisonnables par le gestionnaire
des demandes de paiement par rapport la date
de rception de la facture.
effectu.

dossiers de liquidation

Erreur dans la facturation

Les donnes renseignes par le
fournisseur au sein de la facture ne
correspondent pas la ralit, que ce
soit volontairement ou non.

La facture est-eIIe correcte Iors de son
enregistrement ?

Un certain nombre de contrles doit tre effectu
lors de l'enregistrement de la facture :
- Rapprochement de la facture, du service fait et de
l'engagement juridique en vue de s'assurer que la
facture correspond une rception effective,
accepte et lgitime.
- Vrification de la facture : addition, multiplication,
prix unitaire, calcul des taxes.

Liquidation au profit d'un tiers mal
identifi

Les informations relatives
l'identification du tiers, telles que la
domiciliation bancaire, sont
incorrectes ou errones.

Le tiers bnficiaire du rgIement est-iI correct
?

Le tiers bnficiaire du rglement correspond bien
celui de la facture (nom, SREN, SRET, RB,
etc.).
Les situations de cessions/oppositions sont prises
en compte.

Non-conformit du paiement l'EJ
pralable et l'chancier

L'chancier de paiement dfini au
sein de l'engagement juridique n'est
pas respect et les paiements sont
effectus sans rapport avec celui-ci.

Les paiements demands sont-iIs cohrents par
rapport I'chancier de I'EJ ?

l est ncessaire de vrifier que le montant payer
correspond l'chancier prvisionnel de
l'engagement juridique.
Le cas chant, les situations d'carts sont
transmises au gestionnaire des engagements
juridiques pour analyse.

Pices justificatives insuffisantes ou
errones

Les pices justificatives de la dpense
sont insuffisantes et/ou non conformes
la rglementation.

Les Iments justifiant Ia Iiquidation sont-iIs
tracs ?

Ds rception, la demande de paiement est date
et rfrence le numro du dossier de liquidation
correspondant.

18/04/2006

MP3_P2_Fiche 07. Traiter Ie dossier de Iiquidation

Rglement non libratoire

Les modalits de paiement ne sont
pas conformes la rglementation.
Les cessions/oppositions ne sont pas
prise en considration.

Le bon montant est-iI pay au bon crancier ?

Le support de paiement est conforme
Le crancier est correctement identifi et les
situations de cessions/oppositions sont prises en
compte.

Paiement d'une dette prescrite

La date de prescription de Ia dette est-eIIe
vrifie ?

Pour chaque dette, la date du fait gnrateur est
connue et le dlai de prescription vrifi.

Mise en paiement par une personne
n'ayant pas la qualit pour le faire

La personne effectuant le paiement ne
dispose pas de la comptence
rglementaire pour le faire.

Les paiements sont-iIs raIiss et vaIids par

Les rgles d'assignation sont publies / respectes
/ mise jour rapidement suite aux changements
Le systme prvoit et contrle les habilitations lors
de la gnration d'un ordre de paiement.

Correct rattachement des
charges

Mauvais rattachement des charges
la priode ou l'exercice comptable

Les oprations mentionnes en
comptabilit ne sont pas rattaches
la bonne priode ou au bon exercice,
l'imputation est tardive.

Les charges sont-eIIes enregistres sur Ia
bonne priode comptabIe ?

Lors de leur enregistrement, les charges doivent
tres rattaches la bonne priode ou exercice
comptable conformment aux rgles en vigueur
(Vrification que la date de service fait est
correcte). Ces rgles relatives aux rattachement
des charges doivent tre formalises, diffuses et
connues.


Fraude interne

Le dossier de liquidation mis en
paiement ne correspond pas une
dpense rellement effectue par
l'entit (dpense inexistante ou dont le
montant est major).

tches traitement/vaIidation ?

La saisie des informations relatives la liquidation
et la validation du DL sont effectues par deux
personnes distinctes.

Paiement indu un crancier suite
erreur de liquidation ou double
enregistrement

La liquidation est errone du fait
d'erreurs de rapprochement ou le
mme dossier de liquidation est saisi
deux fois dans le systme, le
paiement du crancier est galement
ralis pour un montant suprieur ce
qui lui tait d.

Le montant de Ia Iiquidation est-iI conforme aux
pices justificatives ?

Le traitement des carts entre engagement
juridique, service fait et facture, est correct et
justifi. Les retenues de garantie, avances et
acomptes sont pris en compte dans le traitement de
la liquidation.
Aprs rapprochement, la facture originale passe en
statut 'Bon payer'.
l existe une procdure de blocage dans le systme
empchant la double saisie du dossier de
liquidation.

18/04/2006

3.1.2.3 Fiche 08. Dcaisser

MP3_P2_Fiche 08. Dcaisser
rgularit des demandes
de paiement

errones

la rglementation.

Les Iments justifiant Ie paiement sont-iIs
tracs ?

Ds paiement, le dossier de liquidation passe
l'tat 'pay' et fait rfrence l'identification du
rglement (date, numro).

Optimisation des
oprations : dlai de
paiement

tardivement.

Le rglement de la crance du
fournisseur est effectu dans des
dlais suprieurs ceux prvus dans
l'engagement juridique du fait d'un
suivi alatoire des procdures inities
et l'entit s'expose au paiement
d'intrts moratoires.

Le paiement est-iI raIis dans Ies meiIIeurs
dIais ?

A rception de l'ordre de payer, le payeur procde
au paiement dans les meilleurs dlais.
Un contrle des dlais de prise en charge des
dossiers de liquidation valids pourra tre ralis.

18/04/2006

3.2 Cas de gestion 2 : Subvention
3.2.1 Processus 1 : MP3.P1_Dcider une dpense

3.2.1.1 Fiche 09. Vrifier Ia recevabiIit formeIIe de Ia demande
Cf. Fiche 10

3.2.1.2 Fiche 10. Instruire au fond Ie dossier de demande de subvention

MP3_P1_Fiche 10. Instruire au fond Ie dossier de demande de subvention
de la dpense

Dpense contraire la programmation

La dpense est contraire aux objectifs
assigns l'entit dans le cadre des
missions, programmes, actions dont
elle a la charge.

La dpense est-eIIe cohrente avec Ia
programmation ?

Une liste des catgories de subvention susceptibles
d'tre acceptes existe.

Exactitude de
l'apprciation du besoin et

Non analyse pralable de la faisabilit
budgtaire.

Le montant des crdits disponibIes est-iI
contrI ?

La ligne budgtaire sur laquelle sera impute la
subvention est connue et des AE sont disponibles.
Le cas chant, des crdits d'AE sont rservs.
Le contrleur externe de la soutenabilit budgtaire
peut tre sollicit pour conseil.

Rgularit juridique

dpense

La dpense est-eIIe IgaIe et rgIementaire ?

:
- L'objet de la dpense est-il clairement identifi ?
- La dpense est-elle conforme la rglementation
?
- La dpense n'est-elle pas un achat dguis en
subvention ?
En cas de doutes, le service juridique est-il saisi
pour avis ?

18/04/2006

3.2.1.3 Fiche 11. FormaIiser I'acte attributif de subvention

MP3_P1_Fiche 11. FormaIiser I'acte attributif de subvention
Rgularit juridique de la
dpense

La procdure est engage tort

Existe-t-iI une procdure dtaiIIe de
formaIisation des actes attributifs ?

Une procdure est dfinie et les demandes de
subventions font l'objet d'un examen (comit des
engagements par exemple).

Support juridique inadapt pour
formaliser l'engagement

Le support juridique choisi est-iI adapt Ia
demande de subvention ?

l convient de s'assurer que le type de support
juridique retenu est adapt la demande de
subvention.

Non-respect des rgles d'attribution et
de formalisation des actes

Les rgles d'attribution et de
formalisation des actes ne sont pas
respectes et l'annulation de
l'engagement juridique est encourue.

La rgIementation en matire de subvention est-
eIIe respecte ?

Erreur sur le fond dans la rdaction
des actes (montant/crancier)

L'acte d'engagement n'est pas
correctement renseign par le
fournisseur ou rvle des
incohrences par rapport l'offre du
fournisseur.

Les donnes de I'acte sont-eIIes conformes aux

Par exemple, il convient de s'assurer que l'acte
reprend bien le montant, les jalons, les conditions
de paiement tablis au cours de la procdure
d'instruction de la demande de subvention.

Non respect de la rglementation

L'acte d'engagement n'est pas
correctement renseign par le
fournisseur ou rvle des
incohrences par rapport l'offre du
fournisseur.

Le bnficiaire n'est pas mis en situation d'tre
gestionnaire de fait ?

Par exemple, il convient de s'assurer que l'acte
reprend bien le montant, les jalons, les conditions
de paiement tablis au cours de la procdure
d'instruction de la demande de subvention.

18/04/2006

3.2.1.4 Fiche 12. Enregistrer et notifier Ia subvention

MP3_P1_Fiche 12. Enregistrer et notifier Ia subvention
et rgularit de la
dpense

disponibles

La disponibiIit des crdits est-eIIe contrIe
avant Ia notification au tiers ?

Les engagements juridiques sont enregistrs et leur
montant est pris en compte systmatiquement en
comptabilit budgtaire avant la notification au
tiers.

Optimisation des
oprations : dlai
d'enregistrement des
engagements juridiques

tardivement.

Les Iments cIs sont-iIs transmis dans des

Les lments caractristiques de l'engagement
juridique (rglementaires, contractuels,
identification du tiers, etc.) doivent tre transmis au
gestionnaire des engagements juridiques par le
service instructeur au plus tt aprs leur
formalisation.
Un contrle par sondage des dlais de
transmission des pices pourra tre ralis.

Les EJ sont-iIs enregistrs et notifis dans des

A compter de leur rception, les engagements
juridiques sont enregistrs puis notifis dans des
dlais raisonnables par le gestionnaire
d'engagements juridiques.
Un contrle par sondage des dlais
d'enregistrement pourra tre effectu.

imputation des EJ
enregistrs

Signataire de l'EJ ne disposant pas de
la comptence pour le signer

La personne qui signe l'engagement
juridique ne dispose pas de la
comptence rglementaire pour le
faire.
Les dIgations de pouvoir et de signature
sont-eIIes formaIises, respectes ?

formalises, publies et respectes.
mises jour rapidement suite aux changements
Les dlgations dfinies respectent les principes de
sparation des tches. Ainsi, la rdaction et la
signature de l'engagement juridique sont effectues
par deux personnes diffrentes.
Les habilitations paramtres dans le S
correspondent aux dlgations de pouvoir et de
signature dfinies.


Les informations reIatives I'EJ sont-eIIes

Contrle se rapportant l'acte fondateur de l'EJ et
ses avenants ventuels.
Vrifier les montants, la correcte identification du
tiers, les dates et conditions contractuelles,
l'chancier de CP associ l'engagement
juridique saisis dans le S par rapport aux pices
justificatives.

18/04/2006

MP3_P1_Fiche 12. Enregistrer et notifier Ia subvention

subdivision adquate du plan de
compte

L'imputation comptabIe est-eIIe enregistre sur
Ia subdivision PCE adquate ?

Si le compte PCE est imput par le systme
d'information partir de la catgorie de dpense
choisie, vrifier :
- le correct paramtrage de la nomenclature
budgtaro-comptable par nature (correspondance
catgorie de dpense / plan de compte de l'Etat).
- la conformit de la nature de dpense avec les
pices justificatives de l'EJ.
A dfaut, vrifier que la subdivision PCE impute
manuellement correspond la nature de dpense.
comptable jour et avoir t dment form.

subdivision adquate MPA

Les dpenses de l'entit ne sont pas
imputes la subdivision adquate
missions / programmes / actions.

L'imputation budgtaire est-eIIe enregistre sur
Ia subdivision MPA adquate ?

Si applicable, vrifier le correct paramtrage de la
nomenclature budgtaro-comptable par destination
(subdivision adquate MPA
[Mission/Programme/Action] par rapport au profil
utilisateur).
A dfaut, vrifier que la destination MPA impute
manuellement est correcte.
budgtaire jour et avoir t dment form.

Non enregistrement de certains EJ
dans le systme d'information

Tous Ies EJ sont-iIs enregistrs dans Ie
systme d'information ?

l est ncessaire de vrifier que les EJ notifis par
le service sont tous enregistrs dans le systme
d'information.

Absence de fondement juridique de la
dpense

Toute dpense fait-eIIe I'objet d'un engagement
formaIis ?


Les Iments justifiant I'engagement juridique
sont-iIs tracs ?


18/04/2006

3.2.1.5 Fiche 13. RaIiser Ie suivi et Ia mise jour du rfrentieI des subventions

MP3_P1_Fiche 13. RaIiser Ie suivi et Ia mise jour du rfrentieI des subventions
imputation des EJ
enregistrs


Les informations sur Ies EJ enregistrs sont-
eIIes rguIirement mises jour ?

Les informations sur les engagements juridiques
enregistres sont mises jour dans les meilleurs
dlais en fonction du cycle de vie de l'engagement
juridique (informations lies l'identification du
bnficiaire, mise jour des chanciers de
paiement, etc.)

18/04/2006

3.2.2 Processus 2 : MP3.P2_RaIiser une dpense

3.2.2.1 Fiche 14. Vrifier I'tat d'avancement

MP3_P2_Fiche 14. Vrifier I'tat d'avancement
rceptions

Erreur dans la vrification du service
fait.

Existe-t-iI une procdure reIative aux modaIits
de vrification des subventions?

La vrification est-eIIe raIise conformment
Ia procdure dfinie ?


Les Iments justifiant Ia rception sont-iIs
tracs ?

Les lments enregistrs doivent pouvoir tre
justifis et documents.


Fraude interne

tches engagement/rception ?

L'enregistrement de l'engagement juridique et la
gestion du processus de rception sont effectues
par deux personnes distinctes.

Optimisation des
oprations : dlai
d'enregistrement de la
rception

Absence ou retard du service fait

Les EJ sont-iIs accessibIes sans dIai par Ie
rceptionnaire ?

l est ncessaire que le service charg de la
vrification des tats d'avancement ait accs
l'engagement juridique (consultation en ligne des
EJ) afin de procder rapidement au rapprochement
EJ/avancement constat.

Le service fait est-iI enregistr dans des dIais
raisonnabIes ?

Le service fait est enregistr dans des dlais
raisonnables par le rceptionnaire par rapport la
date de rception des tats d'avancement et
demande de paiement des tiers bnficiaires.

18/04/2006

3.2.2.2 Fiche 15. Traiter Ie dossier de Iiquidation subvention

MP3_P2_Fiche 15. Traiter Ie dossier de Iiquidation subvention
Optimisation des
oprations : dlai
d'enregistrement

tardivement.

Le rglement de la crance est
effectu dans des dlais suprieurs
ceux prvus dans l'engagement
juridique du fait d'un suivi alatoire
des procdures inities et l'entit
s'expose au paiement d'intrts
moratoires.

Les demandes de paiement de subvention sont-
eIIes correctement prises en charge ?

La transmission des demandes de paiement des
services en charge de leur production (gnration
automatique partir de l'engagement juridique pour
les subventions non soumises condition de
ralisation ou production d'une demande de
paiement valide aprs vrification de l'tat
d'avancement transmis par le bnficiaire pour les
subventions soumises conditions de ralisation)
au gestionnaire des demandes de paiement est
correctement ralise.
Aussi, la procdure de transmission des demandes
de paiement vers le gestionnaire des demandes de
paiement doit tre formalise.

Les DL sont-iIs enregistrs et traits dans des

Les DL correspondant aux demandes de paiement
doivent tre enregistrs et traits dans des dlais
raisonnables par le gestionnaire des demandes de
paiement par rapport la date de rception de la
demande de paiement.

dossiers de liquidation

Liquidation au profit d'un tiers mal
identifi

Les informations relatives
l'identification du tiers, telles que la
domiciliation bancaire, sont
incorrectes ou errones.

Le tiers bnficiaire du rgIement est-iI correct
?

Le tiers bnficiaire du rglement correspond bien
celui de la demande de paiement (nom, RB,
etc.).
Les situations de cessions/oppositions sont prises
en compte.

Non-conformit du paiement l'EJ
pralable et l'chancier

L'chancier de paiement dfini au
sein de l'engagement juridique n'est
pas respect et les paiements sont
effectus sans rapport avec celui-ci.

Les demandes de paiement reues sont-eIIes
rapproches des chanciers de I'EJ ?

l est ncessaire de vrifier que le montant payer
correspond l'chancier prvisionnel de
Le cas chant, les situations d'carts sont
analyse en collaboration avec le gestionnaire des
engagements juridiques.

errones

la rglementation.

Les Iments justifiant Ia Iiquidation sont-iIs
tracs?

Ds rception, la demande de paiement est date
et rfrence le numro du dossier de liquidation
correspondant.

Rglement non libratoire

Les modalits de paiement ne sont
pas conformes la rglementation.
Les cessions/oppositions ne sont pas
prise en considration.

Le bon montant est-iI pay au bon crancier ?

Le support de paiement est conforme
Le crancier est correctement identifi et les
situations de cessions/oppositions sont prises en
compte.

18/04/2006

MP3_P2_Fiche 15. Traiter Ie dossier de Iiquidation subvention

Paiement d'une dette prescrite

La date de prescription de Ia dette est-eIIe
vrifie ?

Description : Pour chaque dette, la date du fait
gnrateur est connue et le dlai de prescription
vrifi.
Le systme peut prvoir un blocage dans le cas
d'un paiement au del du dlai de prescription.

Mise en paiement par une personne
n'ayant pas la qualit pour le faire

La personne effectuant le paiement ne
dispose pas de la comptence
rglementaire pour le faire.

Les paiements sont-iIs raIiss et vaIids par

Les rgles d'assignation sont publies / respectes
/ mise jour rapidement suite aux changements
Le systme prvoit le contrle des habilitations lors
de la gnration d'un ordre de paiement.

Correct rattachement des
charges

Mauvais rattachement des charges
la priode ou l'exercice comptable

Les oprations mentionnes en
comptabilit ne sont pas rattaches
la bonne priode ou au bon exercice,
l'imputation est tardive.

Les charges sont-eIIes enregistres sur Ia
bonne priode comptabIe ?

Lors de leur enregistrement, les charges doivent
tre rattaches la bonne priode ou exercice
comptable conformment aux rgles en vigueur.
Ces rgles relatives aux rattachement des charges
doivent tre formalises, diffuses et connues.


Fraude interne

Le dossier de liquidation mis en
paiement ne correspond pas une
dpense rellement effectue par
l'entit (dpense inexistante ou dont le
montant est major).

tches traitement/vaIidation ?

La saisie des informations relatives la liquidation
et la validation du DL sont effectues par deux
personnes distinctes.

Paiement indu un crancier suite
erreur de liquidation ou double
enregistrement

La liquidation est errone du fait
d'erreurs de rapprochement ou le
mme dossier de liquidation est saisi
deux fois dans le systme, le
paiement du crancier est galement
ralis pour un montant suprieur ce
qui lui tait d.

Le montant de Ia Iiquidation est-iI conforme aux

l existe une procdure de blocage dans le systme
empchant la double saisie du dossier de
liquidation.
Le traitement des carts entre engagement
juridique, service fait et facture, est correct et
justifi.
Les retenues de garantie, avances et acomptes
sont pris en compte dans le traitement de la
liquidation.
Aprs rapprochement, la demande de paiement
passe en statut 'Bon payer'.

18/04/2006

3.2.2.3 Fiche 16. Dcaisser subvention

MP3_P2_Fiche 16. Dcaisser subvention
rgularit des demandes
de paiement

errones

la rglementation.

Les Iments justifiant Ie paiement sont-iIs
tracs ?

Ds paiement, la demande de paiement passe
l'tat 'pay' et fait rfrence l'identification du
rglement (date, numro).


Respect des dlais de
paiement

tardivement.

Le rglement de la crance du
fournisseur est effectu dans des
dlais suprieurs ceux prvus dans
l'engagement juridique du fait d'un
suivi alatoire des procdures inities
et l'entit s'expose au paiement
d'intrts moratoires.
Le paiement est-iI raIis dans Ies meiIIeurs
dIais ?

18/04/2006

4 MP5 : Excution des recettes
4.1 Cas de gestion 1 : Enregistrer Ia crance avec suivi de I'engagement de tiers
4.1.1 Processus 1 : MP5.P1_Initier Ia recette et enregistrer Ia crance

4.1.1.1 Fiche 01. Vrifier / grer Ies informations du tiers dbiteur

MP5_P1_Fiche 01. Vrifier / grer Ies informations du tiers dbiteur
cration des tiers.

tardivement

Les pices permettant Ia cration du tiers sont-
eIIes transmises rapidement ?

Les lments rglementaires, contractuels et les
lments permettant d'identifier le tiers doivent tre
transmis au plus tt aprs leur identification.

Exactitude, qualit et
intgrit du rfrentiel
tiers

Les informations sont errones ou
approximatives.

Les erreurs empchent la bonne
ralisation des oprations telles que la
gestion des engagements des tiers,
l'envoi de l'appel de fonds, le
recouvrement etc.

Les informations reIatives au tiers sont-eIIes
compItes et cohrentes ?

Exactitude des donnes du rfrentiel tiers : les
lments renseigns relatifs aux tiers (nom, RB,
adresse etc.) sont conformes aux pices
justificatives. Afin de s'assurer de l'exhaustivit des
champs renseigns, l'outil permet d'automatiser
certains contrles (champs obligatoires remplis,
contrle de la structure des donnes sur certains
champs,...).

Les anomaIies oprationneIIes dues au
rfrentieI sont-eIIes suivies ?

Les checs/retours lors des appels de fonds ou du
recouvrement lis la mauvaise identification du
dbiteur (nom, adresse, RB en cas de contrat de
paiement, etc.) doivent tre identifis et suivis. Des
procdures adquates doivent tre prvues afin
que les acteurs de la chane informent en temps
voulu le responsable de l'intgrit des rfrentiels
des anomalies rencontres.
Le nombre et la nature de ces anomalies sont
suivis.

Le rfrentiel comporte des doublons
ou des donnes non utilises

Une revue du rfrentieI est-eIIe raIise
rguIirement ?

Cette revue doit permettre d'identifier les tiers crs
en doublon, les ventuelles diffrences entre
rfrentiels. Les tiers inactifs ou non utiliss sur une
priode dfinie doivent tre supprims.

Les donnes peuvent tre modifies
ou supprimes tort

L'accs Ia cration / modification des donnes
est-iI strictement Iimit ?

18/04/2006

Optimisation des
oprations, respect des
dlais

Les dlais de cration / vrification du
tiers sont trop levs.

Ces dlais nuisent la bonne
ralisation des oprations :
enregistrement et gestion des
engagements, constatation des
crances et envoi des appels de
fonds.

Existe-t-iI un contrat entre gestionnaires et
responsabIe du rfrentieI ?

Le contrat de services permet de formaliser les
engagements rciproques entre les gestionnaires
et le responsable du rfrentiel (qualit des
informations transmises, dlais de cration et
d'autorisation...).
Exemple : cration/validation/mise disposition
d'un tiers en 24 heures.

Les termes du contrat sont-iIs respects ?

Contrle continu du respect des termes du contrat
de services : des comptes-rendus d'activits sont
prvus afin de rendre compte du volume de tiers
crs, des dlais de cration des tiers, des rejets et
autres indicateurs de l'activit.

18/04/2006

4.1.1.2 Fiche 02. Enregistrer I'engagement de tiers

MP5_P1_Fiche 02. Enregistrer I'engagement de tiers
Optimisation des
oprations :rduire les
dlais d'enregistrement
des engagements

tardivement.

Les Iments fondant I'engagement de tiers
sont-iIs transmis rapidement ?

Les lments rglementaires, contractuels
permettant d'enregistrer l'engagement de tiers
doivent tre transmis au plus tt aprs leur
identification.

Les engagements de tiers sont-iIs enregistrs

Une fois les lments fondant l'engagement de tiers
transmis, celui-ci doit tre enregistr dans des
dlais raisonnables afin de permettre sa bonne
excution. Des objectifs en la matire sont fixs et
suivis.

et correcte imputation des
engagement de tiers
enregistrs

Certains engagements de tiers ne sont
pas enregistrs.

Existe-t-iI une procdure en matire
d'enregistrement et suivi des engagements ?

Cette procdure permet de dtailler les modalits,
outils, circuits d'informations et acteurs impliqus
dans l'enregistrement des engagements de tiers. La
procdure est formalise, connue de tous et mise
jour rgulirement.

Des crances sont-eIIes enregistres
injustement sans rfrence un engagement ?

Si une crance est enregistre dans le S sans
rfrence un engagement de tiers, il convient de
vrifier si l'absence d'engagement dans le S est ou
pas justifie. Si un engagement de tiers aurait d
tre enregistr et ne l'a pas t, il convient
d'expliquer pourquoi et d'en tirer les consquences
en terme d'organisation et d'optimisation des
circuits.

Les affectations budgtaires sont
errones

L'affectation des FDC est-eIIe conforme
I'intention de Ia partie versante ?

l convient de s'assurer que l'affectation budgtaire
des fonds de concours respecte bien l'intention de
la partie versante mentionne dans le support
juridique encadrant l'octroi du fonds de concours.

L'affectation des attributions de produits est-
eIIe conforme au programme?

l convient de s'assurer que l'affectation budgtaire
des attributions de produits respecte bien les
directives du programme.

Certains engagements enregistrs
sont incomplets ou errons

Les info. saisies reIatives I'engagement de
tiers sont-eIIes correctes et compItes ?

Contrle se rapportant l'acte fondateur de
l'engagement du tiers et ses avenants ventuels.
Vrification des montants, de la bonne identification
du tiers, des imputations budgtaires et comptable
(par nature et destination...), du typage, des dates
et des conditions d'exigibilit de l'engagement.
18/04/2006

MP5_P1_Fiche 02. Enregistrer I'engagement de tiers
Ce contrle est systmatiquement effectu au
niveau supervision dans le cas des fonds de
concours et avant ouverture des autorisations
d'engagement.

Existe- t-iI une base et des outiIs de caIcuI des
montants (gestion des tarifs) ?

L'existence de base et d'outils de calculs partags
permet de matriser les risques d'erreurs quant aux
montants ds par les tiers et reporter dans les
engagements de tiers.

Existence/rgularit : tous
les engagements
enregistrs sont rels.


Les Iments justifiant I'engagement de tiers
sont-iIs traabIes ?

pices justificatives sont correctement raliss. Les
pices peuvent tre produites rapidement.

Les engagements ne sont pas valids
par des personnes habilites

Les matrices de dIgations de signature sont-
eIIes formaIises ?

Les personnes habilites la validation des
engagements et des crances sont bien identifies
et connues de tous.

18/04/2006

4.1.1.3 Fiche 03. Mettre jour, Ie cas chant, I'engagement de tiers

MP5_P1_Fiche 03. Mettre jour, Ie cas chant, I'engagement de tiers
Exactitude et exhaustivit
des engagements de tiers
enregistrs

Absence de suivi rgulier de la base

Les info. saisies reIatives I'engagement de
tiers sont-eIIes dment mises jour ?

En fonction du cycle de vie de l'engagement de
tiers (modifications, avenants, etc.), les informations
enregistres dans le systme sont mises jour
dans les meilleurs dlais et conformment aux
pices justificatives (mise jour des chanciers de
rglement, des lments financiers, budgtaires,
relatifs au fait gnrateur etc.). Les modifications et
avenants doivent tre correctement rattachs dans
le systme l'engagement de tiers initial.

18/04/2006

4.1.1.4 Fiche 04. Suivre I'engagement de tiers et enregistrer Ie fait gnrateur

MP5_P1_Fiche 04. Suivre I'engagement de tiers et enregistrer Ie fait gnrateur
Optimisation des
oprations : rduire les
du fait gnrateur

Les faits gnrateurs sont
enregistrs au plus prs
de la date de leur constat.
Les faits gnrateurs ne sont pas
enregistrs date.

enregistrs immdiatement aprs leur
constat.

La raIisation du fait gnrateur est transmise

A compter de la ralisation de l'chance physique,
le service mtier transmet ces informations dans les
meilleurs dlais.

des faits gnrateurs
enregistrs

Certains faits gnrateurs ne sont pas
enregistrs

Le contrat est excut, un fait
gnrateur peut tre enregistr (tape
de ralisation par exemple) et ne l'est
pas.
Existe-t-iI une procdure formaIisant
I'enregistrement des faits gnrateurs ?

La procdure est formalise, connue de tous et
mise jour rgulirement.

Une revue des faits gnrateurs attendus et non
raIiss est-eIIe effectue ?

La revue des faits gnrateurs "attendus" une
date et non raliss/enregistrs dans le S permet
d'identifier les retards pris dans la ralisation ou
dans la transmission de la ralisation des faits
gnrateurs. Ainsi, des relances/demandes
d'informations sur l'tat d'avancement des faits
gnrateurs peuvent tre effectues auprs des
services mtiers.

Certains faits gnrateurs enregistrs

Les info. saisies reIatives au fait gnrateur
sont-eIIes correctes et compItes?

Contrle des informations saisies (date, ralit des
vnement, informations relatives au tiers, etc.).

Rgularit/Qualit : le fait
gnrateur ne peut tre
justifi

Les informations
enregistres sont fiables,
peuvent tre vrifies et
peuvent tre exploites
par la suite.

Les lments justificatifs ne peuvent
tre produits (piste d'audit)

La date du fait gnrateur se base-t-eIIe sur un
Iment formaIis ?

L'enregistrement des faits gnrateurs doit reposer
sur pices justificatives aisment accessibles.

18/04/2006

4.1.1.5 Fiche 05. Enregistrer Ia crance en rfrence un engagement de tiers

MP5_P1_Fiche 05. Enregistrer Ia crance en rfrence un engagement de tiers
Exhaustivit : toutes les
crances sont
enregistres

Certains faits gnrateurs ne font pas
l'objet de l'enregistrement d'une
crance.

Des faits gnrateurs constats ne
font pas l'objet d'un dossier et ne sont
pas transmis au gestionnaire pour
formalisation et enregistrement.
Certains dossiers transmis ne sont
pas enregistrs par le services
gestionnaires. Des crances
initialises ne sont pas valides par le
responsable des engagements et
transmis au comptable. Certains
dossiers transmis au comptable ne
sont pas imputs en comptabilit.

d'enregistrement des crances ?

La procdure d'enregistrement des crances est
formalise, connue de tous et mise jour
rgulirement.

Existe-t-iI des faits gnrateurs n'ayant pas de
crance correspondante ?

Vrification pour certains dossiers et en fonction
des faits gnrateurs que les crances sont bien
enregistres.

Exemples : comparaison des dcisions de justice
prononces et des crances enregistres.

Des encaissements sans crance praIabIe
sont-iIs injustement enregistrs ?

Suivi des montants encaisss directement, sans
crance pralable. Vrification que ces recettes ne
faisaient en effet pas rfrence des appels de
fonds ou autre documents matrialisant la crance.

Optimisation des
des crances.

tardivement.

Les crances sont-eIIes enregistres dans des

La date du fait gnrateur est systmatiquement
enregistre (date comptable du produit). Le dlai
global entre la date du fait gnrateur et l'criture
comptable est suivi.
Les dlais intermdiaires sont suivis aussi (crance
enregistre par le service gestionnaire, crance
valide par le responsable, crance impute en
comptabilit).
Rgularit / ralit : la
crance est justifie
juridiquement

Les Iments justifiant Ia crance sont-iIs
traabIes ?

Exactitude : le montant de
la crance est
correctement calcul.

Erreur de liquidation ou non
justification du montant.

Le montant de la crance est erron
ou ne peut pas tre justifi et oppos
au tiers.

l y a un risque de litiges et de non
recouvrement.
Les informations de Ia crance sont-eIIes

contrle se rapportant l'acte fondateur de la
crance. Vrification du correct calcul de la
crance, de la bonne identification du tiers, des
imputations budgtaires et comptables (par nature
et destination, schma comptable...), du typage.

18/04/2006

4.1.1.6 Fiche 06. Emettre et envoyer I'avis des sommes payer / I'appeI de fonds au
dbiteur

MP5_P1_Fiche 06. Emettre et envoyer I'avis des sommes payer / I'appeI de fonds au
dbiteur
Optimisation des
dlais de notification

Certaines crances sont notifies
tardivement au tiers

Les dIais de notification de Ia crance sont-iIs
suivis ?

Les objectifs en terme de dIais de notification
sont-iIs respects ?

Une fois la crance constate et enregistre, celle-
ci doit tre notifie au plus tt au tiers afin d'en
assurer le bon recouvrement. Des objectifs en
terme de dlais d'enregistrement sont-ils fixs ?
Un "contrat" entre le responsable de la comptabilit
enregistrant la crance et le responsable du
recouvrement ralisant l'envoi formalise-t-il cet
objectif ? L'objectif est-il respect ?

des notifications aux tiers

Certaines crances ne sont pas
notifies au tiers

Existe-t-iI une procdure assurant I'mission et
I'envoi de I'avis au tiers ?

Cette procdure est formalise, connue de tous et
mise jour rgulirement. La description des
circuits et des acteurs permet d'assurer une
notification rapide et exhaustive des sommes
payer/appels de fonds.

L'avis des sommes payer/l'appel de
fonds comportent des
erreurs/inexactitudes

Les rcIamations tiers dues des erreurs de
notification sont-eIIes suivies ?

Ce suivi permet de dtecter des
dysfonctionnements lors de l'mission et l'envoi des
avis des sommes payer / appels de fonds et
d'amliorer les processus.

Les avis des sommes payer/appeIs de fonds
sont-iIs conformes aux prestations ?

comportent-iIs toutes Ies mentions ?

les avis des sommes payer/appels de fonds
prcisent les mentions obligatoires, par exemple la
date d'chance, le mode de paiement, les
coordonnes bancaires et l'adresse de rglement.
Par ailleurs, leurs formats sont clairs et dtaillent
prcisment les lments facturs.
18/04/2006

4.1.2 Processus 2 : MP5.P2_Recouvrer et encaisser Ia recette
Fiches non dcrites dans le livrable formalisation des processus cibles . La description
dtaille de ce groupe d'activit est sous la responsabilit de la DGCP/4C.

18/04/2006

4.2 Cas de gestion 2 : Enregistrer une crance sans suivi de I'engagement de tiers
4.2.1 Processus 1 : MP5.P1_Initier Ia recette et enregistrer Ia crance

4.2.1.1 Fiche 01. Vrifier / grer Ies informations du tiers dbiteur

cration des tiers.

tardivement



tiers

approximatives.

recouvrement etc.


champs,...).


suivis.


rguIirement ?


ou supprimes tort

Optimisation des
dlais


fonds.


d'autorisation...).
18/04/2006




18/04/2006

4.2.1.2 Fiche 07. Enregistrer Ia crance sans rfrence un engagement de tiers

MP5_P1_Fiche 07. Enregistrer Ia crance sans rfrence un engagement de tiers
crances sont
enregistres

crance.

gestionnaires.
Des crances initialises ne sont pas
valides par le responsable des
engagements et transmis au
comptable.
Certains dossiers transmis au
comptable ne sont pas imputs en
comptabilit.


rgulirement.


enregistres.




Des crances sont enregistres en
double

Des crances dj gnres par des
engagements de tiers et enregistres
font, par ailleurs l'objet d'une
transmission pour enregistrement
sans rfrence un engagement.

Des crances sont-eIIes injustement
enregistres en doubIons ?

Avant d'enregistrer la crance sans rfrence un
engagement de tiers, il est vrifi que aucun
engagement correspondant n'a t enregistr et
que la crance n'a pas dj t enregistre.

Optimisation des
des crances.

tardivement.


comptabilit).

18/04/2006


Les Iments sont-iIs transmis dans des dIais
raisonnabIes ?

les lments rglementaires, contractuels et les

crance est justifie
juridiquement


Les Iments justifiant Ies cession de dpense
sont-iIs traabIes ?


Les crances ne sont pas valides par
des personnes habilites

eIIes formaIises ?

et connues de tous.

la crance est


au tiers.

recouvrement.





18/04/2006

dbiteur

dbiteur
Optimisation des


suivis ?

sont-iIs respects ?



notifies au tiers









4.2.2 Processus 2 : MP5.P2_Recouvrer et encaisser Ia recette
Fiches non dcrites dans le livrable formalisation des processus cibles . La description
dtaille de ce groupe d'activit est sous la responsabilit de la DGCP/4C.
18/04/2006

4.3 Cas de gestion 3 : Enregistrer une recette suite un encaissement sans crance
praIabIement enregistre
4.3.1 Processus 3 : MP5.P3_Enregister une recette suite un encaissement sans
crance praIabIe
4.3.1.1 Fiche 12. Enregistrer Ia recette en comptabiIit

MP5_P3_Fiche 12. Enregistrer Ia recette en comptabiIit
Optimisation des
des recettes

Les dlais d'enregistrement ne sont
pas respects.

Les recettes sont-eIIes enregistres dans des

La date de l'encaissement est connue. Le dlai
global entre l'encaissement et l'imputation de la
recette en comptabilit est suivi.
Les dlais intermdiaires sont suivis galement
(demande d'informations transmises, date
d'imputation...).

Protection des ressources

Fraudes, vols Les principes de sparation de tches sont-iIs
respects ?

Les intervenants sur les tches de rception des
encaissements et d'enregistrement des recettes
doivent tre distincts.

et correcte imputation des
recettes enregistres

Certains encaissements ne font pas
recette

Existe-t-iI une procdure formaIise de suivi des
encaissements ?

Certaines recettes enregistres
comportent des erreurs/inexactitudes

Les recettes sont-eIIes enregistres
conformment aux rgIes tabIies ?

Les recettes sont imputes sur le bon compte
conformment aux instructions comptables et pour
le bon montant conformment aux pices
justificatives.

Une recette est enregistre
directement alors qu'une crance
existe

Une recette enregistre directement
sans rfrence une crance ne fait
pas double emploi avec une crance
en attente de son encaissement

L'anaIyse du compte tiers impute est-eIIe
raIise chaque encaissement ?

Les encaissements sont systmatiquement
enregistrs en rfrence un compte tiers. Si celui-
ci est connu, il est vrifi qu'une crance n'existe
pas avant d'enregistrer une nouvelle criture de
produits.

Les erreurs d'enregistrement (doubIons) sont-
eIIes suivies ?

Les erreurs d'enregistrement et notamment les
ventuels doublons sont suivies.

recette est justifie
juridiquement

La recette ne peut pas tre justifie
juridiquement.

La recette ne s'appuie pas sur un
texte la justifiant (contrat, convention
ou textes juridiques).
La recette ne peut tre justifie et
oppose au tiers.

La pice justificative de Ia recette et de son
montant peut-eIIe tre produite ?

18/04/2006

5 MP9 : Gestion des immobiIisation
5.1 Cas de gestion 1 : ImmobiIisations acquises (hors parc immobiIier)
5.1.1 Processus 1 : MP9.P1_Entre du bien

5.1.1.1 Fiche 00. Paramtrer Ie rfrentieI

MP9_P1_Fiche 00. Paramtrer Ie rfrentieI
Optimisation des
dlais

tardivement

Les pices permettant Ia cration/modification
sont transmises rapidement ?

Les demandes d'volution de paramtrage doivent
tre dment valides et transmises rapidement
pour exploitation par l'administrateur du rfrentiel.

Les dlais de cration / modification
des rgles de paramtrage sont trop
levs

Existe-t-iI un contrat de services avec
I'administrateur du rfrentieI ?

engagements rciproques entre les responsables
de la comptabilit auxiliaire des immobilisations et
l'administrateur du rfrentiel (qualit des
informations transmises, dlais de cration et de
validation...).
Exemple : cration/validation/mise jour d'un
paramtre en 24 heures.


de services : des comptes rendus d'activits sont
prvus afin de rendre compte du volume de
paramtres crs / modifis, des dlais de cration
/ modification, des rejets et autres indicateurs de
l'activit.

Enregistrer de manire
exacte et exhaustive les
mouvements
d'immobilisations

approximatives.

Le paramtrage des immobiIisations est-iI
conforme aux rgIes dictes ?

Les informations reIatives aux fiches
immobiIisations sont-eIIes compItes et
cohrentes ?

Exactitude des donnes du rfrentiel : les
lments renseigns sur la fiche immobilisation
sont conformes aux pices justificatives. Afin de
s'assurer de l'exhaustivit des champs renseigns,
l'outil permet d'automatiser certains contrles
(champs obligatoires remplis, contrle de la
structure des donnes sur certains champs,...).

rguIirement ?

Cette revue doit permettre d'identifier fiches
immobilisations cres en doublon ou non
mouvementes sur une priode dfinie.

Protger les actifs et les
ressources financires de
l'Etat
Fraudes, vols

L'accs en modification aux donnes des
rfrentieIs est-iI Iimit et rgIement?

18/04/2006

5.1.1.2 Fiche 01. Crer Ia fiche immobiIisation

MP9_P1_Fiche 01. Crer Ia fiche immobiIisation
acquisitions
d'immobilisations

La notification d'un EJ sur
immobilisation n'entrane pas la
cration d'une fiche

La procdure de cration des fiches
immobiIisation est-eIIe rdige et mise jour ?

Tous Ies engagements juridiques (EJ)
immobiIisabIes font-iIs I'objet d'une fiche
immobiIisation ?

Les immobilisations ne sont pas
identifies correctement

Les donnes quaIitatives des fiches
immobiIisations sont-eIIes correctes et
compItes?

Les donnes qualitatives de la fiche immobilisation
cre doivent tre exhaustives et conformes aux
lments sources savoir les caractristiques de
l'EJ. Les anomalies ou rejets lors de l'alimentation
des fiches immobilisations sont suivis, analyss et
traits.

18/04/2006

5.1.1.3 Fiche 02. RaIiser Ia mise jour du suivi technique et Iogistique

MP9_P1_Fiche 02. RaIiser Ia mise jour du suivi technique et Iogistique
l'Etat

Fraudes, vols

Existe-t-iI une procdure de mise jour du suivi
technique et Iogistique ?

La procdure de mise jour du suivi technique et
logistique la rception d'un bien doit exister, tre
connue et mise jour rgulirement.

Les entres/sorties sont-eIIes raIises par une
personne habiIite ?

L'accs en modification (entres, sorties, mise
jour) du suivi technique et logistique doit tre
strictement contrl. On veillera notamment ce
qu'aucun responsable de la comptabilit des
immobilisations en service ne dispose d'accs en
modification sur ce suivi.

Dtrioration des actifs

Les biens sont-iIs protgs contre Ies risques
de dtrioration physique ?

Conformit aux lois et
rglements

Litiges, contestations tiers

Les instaIIations sont-eIIes en conformit avec
Ia rgIementation (poIIution..) ?

L'voIution de Ia rgIementation est-eIIe suivie
(ex : poIIution) ?

La mise en place d'une cellule de veille sur
l'volution de la rglementation en termes de
normes de scurit, pollution etc. permet, si
ncessaire, de mettre en conformit les installations
dans les dlais requis.

18/04/2006


5.1.1.4 Fiche 03. Mettre jour Ia fiche immobiIisation

MP9_P1_Fiche 03. Mettre jour Ia fiche immobiIisation
acquisitions
d'immobilisations

valorises sur la base d'un cot
appropri

Existe-t-iI une procdure reIative Ia mise jour
de Ia fiche immobiIisation ?

La procdure dcrit les modalits de mise jour de
la fiche immobilisation, les acteurs concerns et le
circuit d'information. Elle s'appuie sur les
instructions interministrielles / ministrielles en
matire de distinction charges / immobilisations.

Les imputations sur Ies comptes
d'immobiIisations sont-eIIes correctes ?

Les imputations ralises sur des comptes
comptables d'immobilisations sont contrles par le
responsable de la comptabilit auxiliaire des
immobilisations en service afin de s'assurer de la
nature immobilisable de la dpense.

Une rconciIiation comptabiIit auxiIiaire
immobiIisations / comptabiIit gnraIe (21x)
est-eIIe raIise ?

Ce contrle consiste diter l'tat de contrle de la
cohrence entre le module auxiliaire des
immobilisations et la comptabilit gnrale (21x).
En cas de diffrences, les carts doivent tre
analyss, expliqus puis rsolus.

Les dpenses de maintenance et d'entretien
sont-eIIes revues ?

Le responsable de la comptabilit gnrale
s'assure par une revue analytique et des tests par
sondage de la nature des charges comptabilises.
Certaines dpenses peuvent tre requalifies en
dpenses immobilisables la suite de cette
analyse.

18/04/2006

5.1.1.5 Fiche 04. Constituer Ie dossier de I'immobiIisation

MP9_P1_Fiche 04. Constituer Ie dossier de I'immobiIisation
acquisitions
d'immobilisations

Des entres d'immobilisations sont
ralises sans justification

La non justification des entres
d'immobilisations ou des valeurs
amortissables peut conduire la
remise en cause des montants
d'amortissement.
De mme, cette absence de
justification peut entraner des
dcalages entre le suivi technique et
logistique d'une part et l'inventaire
comptable des immobilisations d'autre
part.
Chaque immobiIisation fait-eIIe I'objet d'un
dossier justificatif ?

Pour les immobilisations acquises, on s'assurera a
minima que l'on dispose d'une copie de
l'engagement juridique, du bon de livraison et de la
facture.
Pour les immobilisations produites, on s'assurera
que l'on dispose a minima du PV de rception
comptable des travaux et des dcomptes de solde
des marchs.

Les acquisitions d'immobiIisations sont-eIIes
conformes aux dossiers justificatifs ?

18/04/2006

5.1.1.6 Fiche 05. Mettre en service I'immobiIisation (acquisition directe)

MP9_P1_Fiche 05. Mettre en service I'immobiIisation (acquisition directe)
acquisitions
d'immobilisations

appropri

Les fiches immobiIisations sont-eIIes correctes
et compItes ?

doivent tre exhaustivement renseignes, et
notamment les lments qui n'y figuraient pas lors
de la cration de la fiche (localisation,...). Les
informations renseignes doivent permettre
d'assurer le lien entre la fiche immobilisation et
l'existant physique. Les donnes quantitatives
doivent tre contrles par rapport aux pices
justificatives.

amortissements

Les immobilisations commencent
tre amorties tardivement

La mise en service technique est-eIIe transmise

La date de dbut d'amortissement est conforme
aux justificatifs ?

18/04/2006

5.1.2 Processus 2b : MP9.P2_Dpenses uItrieures hors projet

5.1.2.1 Fiche 15. Rviser Ie pIan d'amortissement et mettre jour Ie dossier de
I'immobiIisation

MP9_P2_Fiche 15. Rviser Ie pIan d'amortissement et mettre jour Ie dossier de
I'immobiIisation
amortissements

La base de calcul des amortissements
est incorrecte ou incomplte

Le dossier justificatif est mis jour Iors des
mises en service compImentaires?

Les instructions comptabIes/ministrieIIes
amortissement sont-eIIes appIiques ?

Le responsable de la comptabilit auxiliaire des
immobilisations en service doit veiller ce que le
plan d'amortissement de l'immobilisation impacte
par les dpenses complmentaires soit rvis
conformment la nouvelle dure d'utilisation.

18/04/2006

5.1.3 Processus 3 : MP9.P3_Sortie du bien

5.1.3.1 Fiche 21. Dcider d'une reforme

MP9_P3_Fiche 21. Dcider d'une reforme
l'Etat

Des immobilisations sont rformes
tort

Existe-t-iI une procdure en matire de rforme
de biens hors immobiIiers ?

Existe-t-iI une matrice identifiant Ies signataires
de PV de rforme ?

La rforme est-eIIe autorise par une personne
habiIite ?

Toutes Ies mutations de biens font-eIIes I'objet
d'un PV de remise ?

Les dcisions de rforme sont-eIIes dment
documentes ?

18/04/2006

5.1.3.2 Fiche 22. Etudier Ies possibiIits de rempIoi ou Ies modaIits de cession

MP9_P3_Fiche 22. Etudier Ies possibiIits de rempIoi ou Ies modaIits de cession
l'Etat

Des biens sont sortis des conditions
dfavorables

Existe-t-iI une procdure d'arbitrage entre
cession et mise au rebut ?

La destruction est-eIIe vaIide par une personne
habiIite ?

Les modaIits de cession sont-eIIes conformes
aux conditions du march ?

Un achat est ralis alors qu'un
transfert interne tait envisageable

Les besoins internes sont-iI systmatiquement
tudis avant cession ?

18/04/2006

5.1.3.3 Fiche 23. RaIiser Ia sortie physique du bien

MP9_P3_Fiche 23. RaIiser Ia sortie physique du bien
l'Etat

dfavorables

La convention de cession est-eIIe signe par
une personne habiIite ?

S'assurer de la conformit
aux lois et rglements

Litiges

La convention de cession comporte-t-eIIe toutes
Ies mentions IgaIes ?

18/04/2006

5.1.3.4 Fiche 24. Raffecter Ie bien

MP9_P3_Fiche 24. Raffecter Ie bien
l'Etat

Fraudes, vols

S'assure-t-on qu'un bien destin tre transfr
est bien rceptionn ?

La mise jour des immobiIisations est-eIIe
raIise par une personne habiIite ?

mouvements
d'immobilisations

les immobilisations ne sont pas
affectes la bonne destination
(MPA)

Les critures de transfert sont-eIIes conformes
?

18/04/2006


l'Etat

Fraudes, vols



personne habiIite ?




rglements



(ex : poIIution) ?


18/04/2006

5.1.3.6 Fiche 20. ComptabiIiser Ies dotations aux amortissements

MP9_P4_Fiche 20. ComptabiIiser Ies dotations aux amortissements
amortissements


Le paramtrage dans Ie systme des rgIes
d'amortissement est-iI conforme ?

Le contrle permet de s'assurer que chaque fiche
de la comptabilit auxiliaire des immobilisations est
bien rattache un plan d'amortissement, lui-mme
li un mode d'amortissement valide.

Toutes Ies immobiIisations amortissabIes ont
fait I'objet d'une dotation ?

L'actif immobilis ne donne pas une
image fidle

Le montant gIobaI des amortissements est-iI
cohrent ?

Les amortissements calculs immobilisation par
immobilisation font l'objet d'un contrle de
cohrence global de la part du responsable de la
comptabilit gnrale. La cohrence du montant
peut tre compare avec le montant des dotations
de la priode prcdente. Pour les amortissements
linaires, un rapide re-calcul brut par catgorie
d'amortissement en utilisant le taux
d'amortissement utilis permet de comparer les
dotations avec le rsultat attendu. Ce contrle peut
aller jusqu' examiner le dtail du calcul des plus
grosses dotations du primtre.

18/04/2006

5.1.3.7 Fiche 25. Enregistrer Ia sortie de I'immobiIisation

MP9_P3_Fiche 25. Enregistrer Ia sortie de I'immobiIisation
sorties d'immobilisations

L'actif est survalu des actifs cds
mais non sortis comptablement

Existe-t-iI une procdure de sortie des
immobiIisations ?

Cette procdure doit exister, tre connue de tous et

Les critures comptabIes de sortie
d'immobiIisations sont-eIIes conformes ?

Les immobiIisations dsactives ont-eIIes une
vaIeur comptabIe nuIIe ?

L'information sur Ies sorties d'immobiIisations
est-eIIe transmise rapidement ?

La sortie d'immobiIisation est-eIIe enregistre

Le dlai court compter de la rception des
informations concernant la sortie.

L'immobiIisation sortie correspond-eIIe au bien
cd ?

On s'assure qu'il n'y a pas d'erreur dans le
traitement de la sortie (fiches immobilisations
dsactives, date de la sortie saisie) et qu'il ya bien
correspondance avec les pices justificatives.

l'Etat

Fraudes, vols

Les personnes habiIites raIiser Ies sorties
d'immobiIisations sont-eIIes identifies ?

Le nombre de personnes habilites raliser des
sorties d'immobilisations doit tre limit, la liste de
ces personnes devant tre formalise et
correctement paramtre dans l'outil.

18/04/2006

5.1.4 Processus 4 : MP9.P4_Traitements de fin de gestion

5.1.4.1 Fiche 17. RaIiser I'inventaire physique

MP9_P4_Fiche 17. RaIiser I'inventaire physique
mouvements
d'immobilisations

image fidle

inventaire sont-eIIes bien dcIines ?

La procdure locale d'inventaire doit tre conforme
aux rgles interministrielles et ministrielles en
matire d'inventaire physique. Cette procdure doit
exister, tre connue de tous les intervenants et tre
mise jour rgulirement. La procdure doit prvoir
une priodicit d' inventaire physique satisfaisante
( une fois par an).

Les carts d'inventaire physique / comptabiIit
auxiIiaire immobiIisations sont-iIs anaIyss et
pris en compte ?

Les carts entre l'inventaire physique aprs
comptage et la comptabilit auxiliaire des
immobilisations doivent justifis et traits dans des
dlais raisonnables.

l'Etat

Fraudes, vols

La sparation des tches est-eIIe respecte ?

De mme que les entres / sorties du suivi
technique et logistique, les oprations de comptage
doivent respecter les rgles lmentaires en
matire de sparation des tches. Les oprations
de comptage ne pourront pas, par exemple,
seulement tre conduites par des personnes
travaillant pour le service gestionnaire des biens.
Un principe de mixit des quipes de comptage
sera respect entre des gestionnaires de biens et
des personnes provenant de services extrieurs au
service gestionnaire.
Les mises jour dans le suivi technique et
logistique aprs comptage ne pourront pas tre
ralises par une personne en charge de la
comptabilit auxiliaire des immobilisations.

18/04/2006

5.1.4.2 Fiche 18. ActuaIiser Ia vaIeur des actifs

MP9_P4_Fiche 18. ActuaIiser Ia vaIeur des actifs
immobilisations leur
valeur actuelle

image fidle

Existe-t-iI une procdure d'aIerte sur Ies indices
de dprciation des actifs ?

Les services sont organiss de manire identifier
les indices de dprciation et transmettre
l'information au responsable de la comptabilit
auxiliaire des immobilisations en service.

Les indices de dprciation sont-iIs transmis

actuaIisation des actifs sont connues?

Existe-t-iI une procdure d'estimation de Ia
vaIeur actueIIe par catgorie ?


Les actuaIisations sont-eIIes conformes aux

traitement d'actualisation (fiches immobilisations
concernes, montants) et qu'il ya bien

18/04/2006

5.1.4.3 Fiche 19. AnaIyser Ies variations d'actifs

MP9_P4_Fiche 19. AnaIyser Ies variations d'actifs
mouvements
d'immobilisations

image fidle

Les principaIes variations d'actifs sont-eIIes
expIiques et documentes ?

18/04/2006


amortissements





image fidle

cohrent ?


18/04/2006

5.2 Cas de gestion 2 : ImmobiIisations produites (hors parc immobiIier)


Optimisation des
dlais

tardivement



levs


validation...).


l'activit.

mouvements
d'immobilisations

approximatives.


cohrentes ?


rguIirement ?


l'Etat
Fraudes, vols


18/04/2006

5.2.1.2 Fiche 06. DcIarer Ie projet d'investissement dans Ie systme

MP9_P1_Fiche 06. DcIarer Ie projet d'investissement dans Ie systme
Atteindre les objectifs du
programme

Le projet est contraire aux objectifs
assigns l'entit

Le projet d'investissement est-iI cohrent avec
Ies objectifs du programme ?

et rgularit des
informations relatives au
projet


Existe-t-iI une procdure reIative Ia cration
d'un projet dans Ie rfrentieI?

La cration du projet a-t-eIIe t autorise par

Les cots du projet ne sont pas
correctement valus

La mthode de construction du cot du projet a-
t-eIIe t correctement dcIine ?

La procdure n'est pas enclenche ou
enclenche tardivement

Le projet est-iI cr dans des dIais
raisonnabIes ?

Dans le cas contraire, des cots peuvent avoir t
imputs sur un autre axe que le projet auquel ils se
rattachent.

appropri

L'instruction comptabIe reIative aux dpenses
immobiIisabIes est-eIIe appIique ?

Cette instruction comptable prcise les modalits
de distinction des dpenses entre charges et
immobilisations. Elle doit tre jour, connue et
diffuse l'ensemble des acteurs de la chane.

Les informations saisies sont errones
ou incompltes

Les paramtres saisis sont-iIs cohrents et
compIets ?

Les informations renseignes sur le projet sont
contrls par rapport aux pices justificatives
relatives au projet.

18/04/2006

5.2.1.3 Fiche 07. Traiter Ies cots indirects

MP9_P1_Fiche 07. Traiter Ies cots indirects
et rgularit du cot du
projet

Les cots indirects ne sont pas
correctement incorpors au cots du
projet

Si tous les cots ne sont pas rattachs
au projet, la valorisation des
immobilisations lies sera incorrecte.

Les cIs de rpartition font-eIIes I'objet d'une
revue priodique ?

Les cls, dfinies au dbut du projet, doivent tre
contrles en fonction de la marche relle du
projet, en prenant en compte notamment les
volutions de la structure du projet.

Les cots indirects caIcuIs sont-iIs conformes
Ia procdure dcIine ?

Ce contrle, intervient aprs la simulation des cots
imputer sur le projet, permet la direction
d'opration de valider l'ensemble des cots
constitutifs du projet.

Les cots imputs font-iIs I'objet d'une
vaIidation par une personne habiIite ?

Les critures de rpartition sont-eIIes
conformes aux rgIes dfinies ?

Les schmas d'critures comptables gnres par
les cls de rpartition font l'objet d'une validation de
la part du responsable de la comptabilit gnrale.

18/04/2006

5.2.1.4 Fiche 08. Dcider de Ia poursuite du projet

MP9_P1_Fiche 08. Dcider de Ia poursuite du projet

La phase est lance sans analyse
pralable de son financement

Le montant de crdits disponibIes est-iI
contrI avant Ie Iancement d'une phase?

Dans le cas o le projet ne dispose pas encore
d'enveloppe financire ddie (opration
budgtaire), ce contrle permet d'anticiper au plus
tt les difficults de financement qui pourraient
natre en cours de phase. Le montant du disponible
doit a minima couvrir le montant des dpenses
engager sur l'exercice pour cette phase.

l'Etat

La faisabilit technique du projet est
hautement improbable

Les conditions de raIisation du projet ont-eIIes
t tudies ?

Le contrle porte sur l'tude approfondie des
conditions de ralisation du projet afin d'valuer les
diffrents scnarios et d'en tirer les consquences
pour la poursuite du projet.

Le projet n'est pas port par ses
sponsors

Les risques internes et externes au projet ont-
iIs t vaIus ?

Les risques internes (difficults techniques,
problmes de financement du projet etc.) ou
externes (contexte politique, concurrence entre les
projets) doivent tre analyss et valus. Cette
analyse doit tre documente.

18/04/2006

5.2.1.5 Fiche 09. Rattacher I'opration budgtaire au projet

MP9_P1_Fiche 09. Rattacher I'opration budgtaire au projet

Les dpenses sont engages au del
du montant de crdits accords sur
l'OB

Le Iien entre Ie projet d'investissement et Ie
budget est-iI matriaIis ?

La traabilit est assure entre le projet
d'investissement et la programmation budgtaire. A
un code projet est rattach une ou plusieurs
oprations budgtaires (OB) dans le rfrentiel. Ce
lien permet de matrialiser le financement du projet
et de permettre son suivi budgtaire (contrle du
disponible, reprogrammation annuelle et pluri-
annuelle,...).

Le rattachement entre un projet et son
opration budgtaire est-iI contrI ?

Le contrle consiste vrifier que le projet est
rattach aux bonnes oprations budgtaires afin
d'identifier et corriger d'ventuelles erreurs.

18/04/2006

5.2.1.6 Fiche 10. Crer Ia fiche immobiIisation en cours

MP9_P1_Fiche 10. Crer Ia fiche immobiIisation en cours
fiches immobilisations en
cours

La fiche immobilisation en cours n'est
pas cre ou cre tardivement

Si la fiche immobilisation en cours
n'est pas cre, ou cre tardivement,
pour un projet en phase immobilisable,
les imputations comptables sur le
projet sont passes en charges et
prsentent un risque de ne plus tre
capitalisables en immobilisations. Le
cot de production des
immobilisations mettre en service
sur le projet sera erron.

Existe-t-iI une procdure de cration de fiche
immobiIisation en cours ?

Cette procdure prcise les modalits en matire
de cration de la fiche immobilisations en cours :
quel moment de la vie du projet, quels attributs
renseigner, l'obligation faite de lier cette
immobilisation en cours avec le projet auquel elle
correspond, la personne en charge de sa cration
et le circuit de validation de la fiche...

Cette procdure doit exister, tre connue de
l'ensemble des intervenants de la chane des
immobilisations et tre mise jour de faon
rgulire.

Existe-t-iI pour chaque projet en phase
immobiIisabIe une fiche immobiIisation en
cours ?

Le changement de phase du projet est-iI
transmis dans des dIais raisonnabIes ?

Le passage en phase immobilisable doit tre port
l'attention du responsable de la comptabilit
auxiliaire des immobilisations en cours par la
direction des oprations dans les meilleurs dlais.

La fiche immobiIisation en cours est-eIIe cre

informations concernant le changement de phase
sur le projet.

La fiche immobilisation en cours ne
dispose pas des paramtres
ncessaires

La fiche immobilisation en cours doit
comporter un certain nombre
d'attributs ( dtailler) pour pouvoir
individualiser le cot de production
des futures immobilisations. Le projet
auquel l'immobilisation en cours est
rattache est notamment primordiale
pour la correcte valorisation des
futures immobilisations produites sur
le projet.

La cration des fiches immobiIisations en cours
est vaIide par une personne habiIite ?

Le Iien entre I'immobiIisation en cours et Ie
projet d'investissement est-iI matriaIis ?

18/04/2006

5.2.1.7 Fiche 11. Mettre jour Ia fiche immobiIisation en cours

MP9_P1_Fiche 11. Mettre jour Ia fiche immobiIisation en cours
immobilisations en cours

Le cot de production d'une
immobilisation est incorrect ou
incomplet

Existe-t-iI une procdure sur Ie traitement de Ia
production immobiIise ?

La procdure dfinit les diffrentes tapes pour
comptabiliser les critures de production
immobilise. Elle dfinit galement les changes
d'information entre les acteurs ainsi que les
processus de validation. Elle doit tre rvise et

Les montants de Ia production immobiIise
sont-iIs correctement caIcuIs ?

La production immobiIise est-eIIe vaIide par

Les simulations transmises la direction
d'opration sont dment avalises.

Les critures de production immobiIise sont-
eIIes conformes aux rgIes tabIies?

La comptabilit auxiliaire des
immobilisations ne justifie pas les
variations de la compta gnrale

Une discordance entre la comptabilit
auxiliaire des immobilisations et la
comptabilit gnrale ne permet pas
d'assurer la piste d'audit entre les
deux modules.
est-eIIe raIise ?

cohrence entre la comptabilit auxiliaire des

18/04/2006

5.2.1.8 Fiche 12. Retraiter Ies immobiIisations en cours

MP9_P1_Fiche 12. Retraiter Ies immobiIisations en cours

L'actif est survalu

La dcision d'arrt du projet est-iI transmis

La dcision d'arrt du projet doit tre porte

Les critures de retraitement des
immobiIisations sont-eIIes conformes aux
rgIes tabIies?

Le retraitement des immobiIisations en cours
est-iI effectu dans des dIais raisonnabIes ?

informations relatives l'arrt du projet.

est-eIIe raIise ?


18/04/2006

5.2.1.9 Fiche 16. CIturer Ie projet

MP9_P2_Fiche 16. CIturer Ie projet
exacte et exhaustive le
cot d'un projet

Erreurs, imputations possibles sur des
projets termins

Existe-t-iI une procdure de cIture des projets
dans I'outiI ?

Une revue des projets inactifs est-eIIe effectue
rguIirement ?

Cette revue doit permettre de dtecter les projets
termins non clos dans l'outil. Pour cela, on
s'appuiera sur un faisceau d'indices convergents
(projets non mouvements depuis x mois, projets
dont la date de fin prvisionnelles est
dpasse,....).

La cIture du projet est-eIIe raIise dans des

L'information sur l'achvement du projet doit tre
exploite rapidement.

18/04/2006

5.2.1.10 Fiche 13a. Identifier Ies immobiIisations produire

MP9_P1_Fiche 13a. Identifier Ies immobiIisations produire
mises en service
d'immobilisation

Les catgories d'immobilisations et les
modes d'amortissement associs sont
incorrects

reIatives aux immobiIisations sont connues ?

immobilisations en cours doit veiller ce que ces
instructions soient diffuses et comprises par
l'ensemble des acteurs.

Existe-t-iI une procdure reIative
I'identification des immobiIisations produire ?

Le choix des catgories d'immobiIisations est-iI
anaIys sur Ies pIans comptabIe et oprationneI
?

L'identification des immobilisations est la rsultante
d'une analyse croise entre la direction d'opration
et le responsable de la comptabilit auxiliaire des
immobilisations en cours. Cette analyse permet de
minimiser le risque d'erreur vis vis de la
nomenclature des immobilisations (dure
d'amortissement, composants,...).

La cration des fiches immobiIisations
produire est vaIide par une personne habiIite
?

appropri

Le choix des cIs de vaIorisation est-iI
correctement document ?

Les cls de valorisation sont arrtes par la
direction d'opration. Pour assurer la traabilit et
l'auditabilit de ces cls, celles-ci doivent reposer
sur une analyse documente justifiant les
pourcentages retenus (dtail estimatif du projet,
devis, pices du march...).

18/04/2006

5.2.1.11 Fiche 13b. Mettre en service I'immobiIisation (immobiIisation produite)

MP9_P1_Fiche 13b. Mettre en service I'immobiIisation (immobiIisation produite)
mises en service
d'immobilisation
L'information sur I'achvement des travaux est-
eIIe transmise en temps utiIe ?

La mise en service de I'immobiIisation est-eIIe
raIise dans des dIais raisonnabIes ?

Le dlai court compter de la rception du PV de
rception comptable.

Le PV de rception compta. des immobiIisations
est-iI vaIid par une personne habiIite ?

La vaIorisation des immobiIisations caIcuIe
est-eIIe correcte ?


La vaIorisation des immobiIisations est-eIIe
vaIide par une personne habiIite ?

Les composants suppImentaires sont-iIs
systmatiquement vaIus ?

l convient de s'assurer que lors de la valorisation
de l'immobilisation, les cots lis la conservation
du bien sont bien pris en compte (dpollution,
dmantlement,...)

aux justificatifs ?

incorrects

Les critures comptabIes de rception et mise
en service sont-eIIes conformes ?

18/04/2006


acquisitions
d'immobilisations


d'amortissement.
part.

facture.
des marchs.


18/04/2006


l'Etat

Fraudes, vols



personne habiIite ?




rglements



(ex : poIIution) ?


18/04/2006

5.2.2 Processus 2a : MP9.P2_Dpenses uItrieures sur Ie projet


l'Etat

Fraudes, vols



personne habiIite ?




rglements



(ex : poIIution) ?


18/04/2006


projet

projet


revue priodique ?







18/04/2006



incomplet








deux modules.
est-eIIe raIise ?


18/04/2006

5.2.2.4 Fiche 14. RaIiser Ies mises en service compImentaires

MP9_P2_Fiche 14. RaIiser Ies mises en service compImentaires
mises en service
d'immobilisation

Le PV de rception comptabIe des
immobiIisations est-iI vaIid par une personne
habiIite ?

?

est-eIIe correcte ?



incorrects

?

compIets ?

Les informations qualitatives renseignes sur les
fiches immobilisations sont contrles quant leur
compltude et leur validit.


18/04/2006

I'immobiIisation

I'immobiIisation
amortissements





18/04/2006


cot d'un projet

projets termins

dans I'outiI ?

rguIirement ?

dpasse,....).



18/04/2006


I'immobiIisation

I'immobiIisation
amortissements





18/04/2006


5.2.4.1 Fiche 21. Dcider d'une reforme

MP9_P3_Fiche 21. Dcider d'une reforme
l'Etat

Des immobilisations sont rformes
tort

Existe-t-iI une procdure en matire de rforme
de biens hors immobiIiers ?

de PV de rforme ?

La rforme est-eIIe autorise par une personne
habiIite ?

d'un PV de remise ?

Les dcisions de rforme sont-eIIes dment
documentes ?

18/04/2006


l'Etat

dfavorables


habiIite ?




18/04/2006


l'Etat

dfavorables



Litiges


18/04/2006


l'Etat

Fraudes, vols



mouvements
d'immobilisations

(MPA)

?

18/04/2006


l'Etat

Fraudes, vols



personne habiIite ?




rglements



(ex : poIIution) ?


18/04/2006


amortissements





image fidle

cohrent ?


18/04/2006




immobiIisations ?







cd ?


l'Etat

Fraudes, vols



18/04/2006



mouvements
d'immobilisations

image fidle


( une fois par an).

pris en compte ?

dlais raisonnables.

l'Etat

Fraudes, vols



18/04/2006


valeur actuelle

image fidle









18/04/2006


mouvements
d'immobilisations

image fidle


18/04/2006


amortissements





image fidle

cohrent ?


18/04/2006

5.3 Cas de gestion 3 : Parc immobiIier acquis


Optimisation des
dlais

tardivement



levs


validation...).


l'activit.

mouvements
d'immobilisations

approximatives.


cohrentes ?


rguIirement ?


l'Etat
Fraudes, vols


18/04/2006

5.3.1.2 Fiche 01. Crer Ia fiche immobiIisation

MP9_P1_Fiche 01. Crer Ia fiche immobiIisation
acquisitions
d'immobilisations

La notification d'un EJ sur
immobilisation n'entrane pas la
cration d'une fiche

La procdure de cration des fiches
immobiIisation est-eIIe rdige et mise jour ?

Tous Ies engagements juridiques (EJ)
immobiIisabIes font-iIs I'objet d'une fiche
immobiIisation ?

identifies correctement

Les donnes quaIitatives des fiches
immobiIisations sont-eIIes correctes et
compItes?

cre doivent tre exhaustives et conformes aux
lments sources savoir les caractristiques de
l'EJ. Les anomalies ou rejets lors de l'alimentation
des fiches immobilisations sont suivis, analyss et
traits.

18/04/2006


l'Etat

Fraudes, vols



personne habiIite ?




rglements



(ex : poIIution) ?


18/04/2006


5.3.1.4 Fiche 03. Mettre jour Ia fiche immobiIisation

MP9_P1_Fiche 03. Mettre jour Ia fiche immobiIisation
acquisitions
d'immobilisations

appropri

Existe-t-iI une procdure reIative Ia mise jour
de Ia fiche immobiIisation ?

La procdure dcrit les modalits de mise jour de
la fiche immobilisation, les acteurs concerns et le
circuit d'information. Elle s'appuie sur les
instructions interministrielles / ministrielles en
matire de distinction charges / immobilisations.

Les imputations sur Ies comptes
d'immobiIisations sont-eIIes correctes ?

Les imputations ralises sur des comptes
comptables d'immobilisations sont contrles par le
responsable de la comptabilit auxiliaire des
immobilisations en service afin de s'assurer de la
nature immobilisable de la dpense.

est-eIIe raIise ?

cohrence entre le module auxiliaire des

Les dpenses de maintenance et d'entretien
sont-eIIes revues ?

Le responsable de la comptabilit gnrale
s'assure par une revue analytique et des tests par
sondage de la nature des charges comptabilises.
Certaines dpenses peuvent tre requalifies en
dpenses immobilisables la suite de cette
analyse.

18/04/2006


acquisitions
d'immobilisations


d'amortissement.
part.

facture.
des marchs.


18/04/2006

5.3.1.6 Fiche 05. Mettre en service I'immobiIisation (acquisition directe)

MP9_P1_Fiche 05. Mettre en service I'immobiIisation (acquisition directe)
acquisitions
d'immobilisations

appropri

Les fiches immobiIisations sont-eIIes correctes
et compItes ?

doivent tre exhaustivement renseignes, et
notamment les lments qui n'y figuraient pas lors
de la cration de la fiche (localisation,...). Les
informations renseignes doivent permettre
d'assurer le lien entre la fiche immobilisation et
l'existant physique. Les donnes quantitatives
doivent tre contrles par rapport aux pices
justificatives.

amortissements

Les immobilisations commencent
tre amorties tardivement

La mise en service technique est-eIIe transmise

aux justificatifs ?

18/04/2006


I'immobiIisation

I'immobiIisation
amortissements





18/04/2006


5.3.3.1 Fiche 26. Emettre Ie PV de remise

MP9_P3_Fiche 26. Emettre Ie PV de remise
l'Etat

Sortie contraire l'intrt gnral

Existe-t-iI une procdure en matire de sortie
des biens immobiIiers ?

de PV de remise ?

La remise est-eIIe autorise par une personne
habiIite ?

d'un PV de remise ?

Les dcisions de sorties de bien immobiIier
sont-eIIes dment documentes ?

18/04/2006


l'Etat

dfavorables


habiIite ?




18/04/2006


l'Etat

Fraudes, vols



mouvements
d'immobilisations

(MPA)

?

18/04/2006

5.3.3.4 Fiche 27. Autoriser Ia sortie d'actif

MP9_P3_Fiche 27. Autoriser Ia sortie d'actif
l'Etat

L'opration de cession ne prsente
pas d'intrt financier pour l'Etat

S'assure-t-on de I'atteinte du gain minimum par
I'opration ?

L'autorit dcisionnaire interministrielle s'assure
que chaque opration qui lui est soumise atteint
l'objectif en matire de gain minimal attendu.

Atteindre les objectifs de
l'Etat en matire
immobilire

L'opration n'est pas cohrente avec
la stratgie immobilire de l'Etat

Existe-t-iI une vision stratgique pour Ie
patrimoine immobiIier de I'Etat ?

L'Etat se dote d'un plan long terme en matire de
patrimoine immobilier, en dfinissant les objectifs
en matire de gestion du parc immobilier, par
exemple : amliorer des conditions de travail des
agents, dgager des ressources financires,
minimiser le cot de possession... Ces choix auront
des consquences en matire d'occupation des
locaux (pleine proprit, location, partenariat public-
priv, crdit-bail...). Par ailleurs, la stratgie
immobilire de l'Etat doit intgrer les orientations en
matire d'amnagement du territoire. Cette
stratgie en matire immobilire doit exister et tre
connue de l'ensemble des acteurs.

L'opration s'inscrit-eIIe dans Ia stratgie de
I'Etat en matire immobiIire ?

L'autorit dcisionnaire interministrielle est
garante de la cohrence de chaque opration
propose avec le plan long terme en matire
immobilire.

18/04/2006


l'Etat

dfavorables



Litiges


18/04/2006


l'Etat

Fraudes, vols



personne habiIite ?




rglements



(ex : poIIution) ?


18/04/2006


amortissements





image fidle

cohrent ?


18/04/2006




immobiIisations ?







cd ?


l'Etat

Fraudes, vols



18/04/2006

5.3.3.9 Fiche 28. AnaIyser Ies rsuItats de cession

MP9_P3_Fiche 28. AnaIyser Ies rsuItats de cession

image fidle

Les principaIes pIus et moins-vaIues sont-eIIes

18/04/2006



mouvements
d'immobilisations

image fidle


( une fois par an).

pris en compte ?

dlais raisonnables.

l'Etat

Fraudes, vols



18/04/2006


valeur actuelle

image fidle









18/04/2006


mouvements
d'immobilisations

image fidle


18/04/2006


amortissements





image fidle

cohrent ?


18/04/2006

5.4 Cas de gestion 4 : Parc immobiIier produit


Optimisation des
dlais

tardivement



levs


validation...).


l'activit.

mouvements
d'immobilisations

approximatives.


cohrentes ?


rguIirement ?


l'Etat
Fraudes, vols


18/04/2006

5.4.1.2 Fiche 06. DcIarer Ie projet d'investissement dans Ie systme

MP9_P1_Fiche 06. DcIarer Ie projet d'investissement dans Ie systme
Atteindre les objectifs du
programme

Le projet est contraire aux objectifs
assigns l'entit

Le projet d'investissement est-iI cohrent avec
Ies objectifs du programme ?

et rgularit des
informations relatives au
projet


Existe-t-iI une procdure reIative Ia cration
d'un projet dans Ie rfrentieI?

La cration du projet a-t-eIIe t autorise par

Les cots du projet ne sont pas
correctement valus

La mthode de construction du cot du projet a-
t-eIIe t correctement dcIine ?

La procdure n'est pas enclenche ou
enclenche tardivement

Le projet est-iI cr dans des dIais
raisonnabIes ?

Dans le cas contraire, des cots peuvent avoir t
imputs sur un autre axe que le projet auquel ils se
rattachent.

appropri

L'instruction comptabIe reIative aux dpenses
immobiIisabIes est-eIIe appIique ?

Cette instruction comptable prcise les modalits
de distinction des dpenses entre charges et
immobilisations. Elle doit tre jour, connue et
diffuse l'ensemble des acteurs de la chane.

Les informations saisies sont errones
ou incompltes

compIets ?

Les informations renseignes sur le projet sont
contrls par rapport aux pices justificatives
relatives au projet.

18/04/2006


projet

projet


revue priodique ?







18/04/2006

5.4.1.4 Fiche 08. Dcider de Ia poursuite du projet

MP9_P1_Fiche 08. Dcider de Ia poursuite du projet

La phase est lance sans analyse
pralable de son financement

Le montant de crdits disponibIes est-iI
contrI avant Ie Iancement d'une phase?

Dans le cas o le projet ne dispose pas encore
d'enveloppe financire ddie (opration
budgtaire), ce contrle permet d'anticiper au plus
tt les difficults de financement qui pourraient
natre en cours de phase. Le montant du disponible
doit a minima couvrir le montant des dpenses
engager sur l'exercice pour cette phase.

l'Etat

La faisabilit technique du projet est
hautement improbable

Les conditions de raIisation du projet ont-eIIes
t tudies ?

Le contrle porte sur l'tude approfondie des
conditions de ralisation du projet afin d'valuer les
diffrents scnarios et d'en tirer les consquences
pour la poursuite du projet.

Le projet n'est pas port par ses
sponsors

Les risques internes et externes au projet ont-
iIs t vaIus ?

Les risques internes (difficults techniques,
problmes de financement du projet etc.) ou
externes (contexte politique, concurrence entre les
projets) doivent tre analyss et valus. Cette
analyse doit tre documente.

18/04/2006

5.4.1.5 Fiche 09. Rattacher I'opration budgtaire au projet

MP9_P1_Fiche 09. Rattacher I'opration budgtaire au projet

Les dpenses sont engages au del
du montant de crdits accords sur
l'OB

Le Iien entre Ie projet d'investissement et Ie
budget est-iI matriaIis ?

La traabilit est assure entre le projet
d'investissement et la programmation budgtaire. A
un code projet est rattach une ou plusieurs
oprations budgtaires (OB) dans le rfrentiel. Ce
lien permet de matrialiser le financement du projet
et de permettre son suivi budgtaire (contrle du
disponible, reprogrammation annuelle et pluri-
annuelle,...).

Le rattachement entre un projet et son
opration budgtaire est-iI contrI ?

Le contrle consiste vrifier que le projet est
rattach aux bonnes oprations budgtaires afin
d'identifier et corriger d'ventuelles erreurs.

18/04/2006

5.4.1.6 Fiche 10. Crer Ia fiche immobiIisation en cours

MP9_P1_Fiche 10. Crer Ia fiche immobiIisation en cours
fiches immobilisations en
cours

La fiche immobilisation en cours n'est
pas cre ou cre tardivement

Si la fiche immobilisation en cours
n'est pas cre, ou cre tardivement,
pour un projet en phase immobilisable,
les imputations comptables sur le
projet sont passes en charges et
prsentent un risque de ne plus tre
capitalisables en immobilisations. Le
cot de production des
immobilisations mettre en service
sur le projet sera erron.

Existe-t-iI une procdure de cration de fiche
immobiIisation en cours ?

Cette procdure prcise les modalits en matire
de cration de la fiche immobilisations en cours :
quel moment de la vie du projet, quels attributs
renseigner, l'obligation faite de lier cette
immobilisation en cours avec le projet auquel elle
correspond, la personne en charge de sa cration
et le circuit de validation de la fiche...

Cette procdure doit exister, tre connue de
l'ensemble des intervenants de la chane des
immobilisations et tre mise jour de faon
rgulire.

Existe-t-iI pour chaque projet en phase
immobiIisabIe une fiche immobiIisation en
cours ?

Le changement de phase du projet est-iI
transmis dans des dIais raisonnabIes ?

Le passage en phase immobilisable doit tre port

La fiche immobiIisation en cours est-eIIe cre

informations concernant le changement de phase
sur le projet.

La fiche immobilisation en cours ne
dispose pas des paramtres
ncessaires

La fiche immobilisation en cours doit
comporter un certain nombre
d'attributs ( dtailler) pour pouvoir
individualiser le cot de production
des futures immobilisations. Le projet
auquel l'immobilisation en cours est
rattache est notamment primordiale
pour la correcte valorisation des
futures immobilisations produites sur
le projet.

La cration des fiches immobiIisations en cours
est vaIide par une personne habiIite ?

Le Iien entre I'immobiIisation en cours et Ie
projet d'investissement est-iI matriaIis ?

18/04/2006



incomplet








deux modules.
est-eIIe raIise ?


18/04/2006

5.4.1.8 Fiche 12. Retraiter Ies immobiIisations en cours

MP9_P1_Fiche 12. Retraiter Ies immobiIisations en cours

L'actif est survalu

La dcision d'arrt du projet est-iI transmis

La dcision d'arrt du projet doit tre porte

Les critures de retraitement des
immobiIisations sont-eIIes conformes aux
rgIes tabIies?

Le retraitement des immobiIisations en cours
est-iI effectu dans des dIais raisonnabIes ?

informations relatives l'arrt du projet.

est-eIIe raIise ?


18/04/2006


cot d'un projet

projets termins

dans I'outiI ?

rguIirement ?

dpasse,....).



18/04/2006

5.4.1.10 Fiche 13a. Identifier Ies immobiIisations produire

MP9_P1_Fiche 13a. Identifier Ies immobiIisations produire
mises en service
d'immobilisation

incorrects

reIatives aux immobiIisations sont connues ?

immobilisations en cours doit veiller ce que ces
instructions soient diffuses et comprises par
l'ensemble des acteurs.

Existe-t-iI une procdure reIative
I'identification des immobiIisations produire ?

Le choix des catgories d'immobiIisations est-iI
anaIys sur Ies pIans comptabIe et oprationneI
?

L'identification des immobilisations est la rsultante
d'une analyse croise entre la direction d'opration
et le responsable de la comptabilit auxiliaire des
immobilisations en cours. Cette analyse permet de
minimiser le risque d'erreur vis vis de la
nomenclature des immobilisations (dure
d'amortissement, composants,...).

?

appropri

Le choix des cIs de vaIorisation est-iI
correctement document ?

Les cls de valorisation sont arrtes par la
direction d'opration. Pour assurer la traabilit et
l'auditabilit de ces cls, celles-ci doivent reposer
sur une analyse documente justifiant les
pourcentages retenus (dtail estimatif du projet,
devis, pices du march...).

18/04/2006

5.4.1.11 Fiche 13b. Mettre en service I'immobiIisation (immobiIisation produite)

MP9_P1_Fiche 13b. Mettre en service I'immobiIisation (immobiIisation produite)
mises en service
d'immobilisation
L'information sur I'achvement des travaux est-
eIIe transmise en temps utiIe ?

La mise en service de I'immobiIisation est-eIIe
raIise dans des dIais raisonnabIes ?

Le dlai court compter de la rception du PV de
rception comptable.

Le PV de rception compta. des immobiIisations
est-iI vaIid par une personne habiIite ?

est-eIIe correcte ?



Les composants suppImentaires sont-iIs
systmatiquement vaIus ?

l convient de s'assurer que lors de la valorisation
de l'immobilisation, les cots lis la conservation
du bien sont bien pris en compte (dpollution,
dmantlement,...)

aux justificatifs ?

incorrects


18/04/2006


acquisitions
d'immobilisations


d'amortissement.
part.

facture.
des marchs.


18/04/2006


l'Etat

Fraudes, vols



personne habiIite ?




rglements



(ex : poIIution) ?


18/04/2006

5.4.2 Processus 2a : MP9.P2_Dpenses uItrieures sur Ie projet


l'Etat

Fraudes, vols



personne habiIite ?




rglements



(ex : poIIution) ?


18/04/2006


projet

projet


revue priodique ?







18/04/2006



incomplet








deux modules.
est-eIIe raIise ?


18/04/2006

5.4.2.4 Fiche 14. RaIiser Ies mises en service compImentaires

MP9_P2_Fiche 14. RaIiser Ies mises en service compImentaires
mises en service
d'immobilisation

Le PV de rception comptabIe des
immobiIisations est-iI vaIid par une personne
habiIite ?

?

est-eIIe correcte ?



incorrects

?

compIets ?

Les informations qualitatives renseignes sur les
fiches immobilisations sont contrles quant leur
compltude et leur validit.


18/04/2006

I'immobiIisation

I'immobiIisation
amortissements





18/04/2006


cot d'un projet

projets termins

dans I'outiI ?

rguIirement ?

dpasse,....).



18/04/2006


I'immobiIisation

I'immobiIisation
amortissements





18/04/2006


5.4.4.1 Fiche 26. Emettre Ie PV de remise

MP9_P3_Fiche 26. Emettre Ie PV de remise
l'Etat

Sortie contraire l'intrt gnral

Existe-t-iI une procdure en matire de sortie
des biens immobiIiers ?

de PV de remise ?

La remise est-eIIe autorise par une personne
habiIite ?

d'un PV de remise ?

Les dcisions de sorties de bien immobiIier
sont-eIIes dment documentes ?

18/04/2006


l'Etat

dfavorables


habiIite ?




18/04/2006


l'Etat

Fraudes, vols



mouvements
d'immobilisations

(MPA)

?

18/04/2006

5.4.4.4 Fiche 27. Autoriser Ia sortie d'actif

MP9_P3_Fiche 27. Autoriser Ia sortie d'actif
l'Etat

L'opration de cession ne prsente
pas d'intrt financier pour l'Etat

S'assure-t-on de I'atteinte du gain minimum par
I'opration ?

L'autorit dcisionnaire interministrielle s'assure
que chaque opration qui lui est soumise atteint
l'objectif en matire de gain minimal attendu.

Atteindre les objectifs de
l'Etat en matire
immobilire

L'opration n'est pas cohrente avec
la stratgie immobilire de l'Etat

Existe-t-iI une vision stratgique pour Ie
patrimoine immobiIier de I'Etat ?

L'Etat se dote d'un plan long terme en matire de
patrimoine immobilier, en dfinissant les objectifs
en matire de gestion du parc immobilier, par
exemple : amliorer des conditions de travail des
agents, dgager des ressources financires,
minimiser le cot de possession... Ces choix auront
des consquences en matire d'occupation des
locaux (pleine proprit, location, partenariat public-
priv, crdit-bail...). Par ailleurs, la stratgie
immobilire de l'Etat doit intgrer les orientations en
matire d'amnagement du territoire. Cette
stratgie en matire immobilire doit exister et tre
connue de l'ensemble des acteurs.

L'opration s'inscrit-eIIe dans Ia stratgie de
I'Etat en matire immobiIire ?

L'autorit dcisionnaire interministrielle est
garante de la cohrence de chaque opration
propose avec le plan long terme en matire
immobilire.

18/04/2006


l'Etat

dfavorables



Litiges


18/04/2006


l'Etat

Fraudes, vols



personne habiIite ?




rglements



(ex : poIIution) ?


18/04/2006


amortissements





image fidle

cohrent ?


18/04/2006




immobiIisations ?







cd ?


l'Etat

Fraudes, vols



18/04/2006

5.4.4.9 Fiche 28. AnaIyser Ies rsuItats de cession

MP9_P3_Fiche 28. AnaIyser Ies rsuItats de cession

image fidle

Les principaIes pIus et moins-vaIues sont-eIIes

18/04/2006



mouvements
d'immobilisations

image fidle


( une fois par an).

pris en compte ?

dlais raisonnables.

l'Etat

Fraudes, vols



18/04/2006


valeur actuelle

image fidle









18/04/2006


mouvements
d'immobilisations

image fidle


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amortissements




18/04/2006

6 Processus inter-MP
6.1 Cas de gestion : La rcupration de I'indu
6.1.1.1 Fiche 07. Enregistrer Ia crance sans rfrence un engagement de tiers (MP5)

crances sont
enregistres

crance.

gestionnaires.
comptable.
Certains dossiers transmis au
comptabilit.


rgulirement.


enregistres.




Des crances sont enregistres en
double

Des crances dj gnres par des
engagements de tiers et enregistres
font, par ailleurs l'objet d'une
transmission pour enregistrement
sans rfrence un engagement.

Des crances sont-eIIes injustement
enregistres en doubIons ?

Avant d'enregistrer la crance sans rfrence un
engagement de tiers, il est vrifi que aucun
engagement correspondant n'a t enregistr et
que la crance n'a pas dj t enregistre.

Optimisation des
tardivement.
18/04/2006

des crances.

comptabilit).

raisonnabIes ?


crance est justifie
juridiquement


sont-iIs traabIes ?


Les crances ne sont pas valides par
des personnes habilites

eIIes formaIises ?

et connues de tous.

la crance est


au tiers.

recouvrement.





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dbiteur (MP5)

dbiteur
Optimisation des


suivis ?

sont-iIs respects ?



notifies au tiers









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6.2 Cas de gestion : Les cessions entre services de I'Etat
6.2.1.1 Fiche 01. Vrifier / grer Ies informations du tiers dbiteur (MP5)

cration des tiers.

tardivement



tiers

approximatives.

recouvrement etc.


champs,...).


suivis.


rguIirement ?


ou supprimes tort


Optimisation des
18/04/2006

dlais

fonds.

d'autorisation...).



18/04/2006

6.2.1.2 Fiche 13. Enregistrer I'engagement de tiers interne pour une prestation interne

Fiche 13. Enregistrer I'engagement de tiers interne pour une prestation interne
Exhaustivit : tous les
engagements internes
sont enregistrs.

Certains engagements internes ne
sont pas enregistrs.

Existe-t-iI une procdure en matire
d'enregistrement des engagements internes
?

Cette procdure est-elle formalise, connue de tous
et mise jour rgulirement ? Cette procdure
respect- t-elle les instructions ministrielles et
interministrielles ?

Des cessions sont-eIIes enregistres
injustement sans rfrence un engagement ?

Les rejets, par le comptable, de cessions de
dpenses, pour motifs que celles-ci ne font pas
rfrence un engagement interne, valid par le
contrleur financier doivent tre tracs.

Optimisation des
oprations :rduire les
des engagements

tardivement.

raisonnabIes ?


Les engagements de tiers sont-iIs enregistrs

Une fois les lments fondant l'engagement de tiers
transmis, celui-ci doit tre enregistr dans des
dlais raisonnables afin de permettre sa bonne
excution. Des objectifs en la matire sont fixs et
suivis.

La vaIidation par Ie contrIeur est-eIIe raIise

Suivi des dlais de validation par les diffrents
acteurs.

Rgularit des
engagements de tiers
enregistrs

Les engagements internes ne sont
pas valids par des personnes
habilites

eIIes formaIises ?

et connues de tous.

18/04/2006

6.2.1.3 Fiche 14. VaIider I'engagement de tiers et ses Iments budgtaires

Fiche 14. VaIider I'engagement de tiers et ses Iments budgtaires
Rgularit des
engagements de tiers
enregistrs

Les engagements ne sont pas valids
par des personnes habilites

Tous Ies engagements FDC et prest. internes
sont-iIs viss par Ie contrIeur ?

l convient de s'assurer que tous les engagements
de tiers devant faire l'objet du visa du contrleur
externe de la soutenabilit budgtaire ont t
effectivement transmis et viss. Le S peut prvoir
le paramtrage des wokflows de faon ce qu'en
fonction du type d'engagement, le visa lectronique
du contrleur externe de la soutenabilit budgtaire
soit obligatoire et dfaut bloquant pour la suite du
process.

Le signataire de Ia convention est-iI habiIit ?

enregistrs

Certains engagements enregistrs

Les info. saisies (FDC et prest. internes) sont-
eIIes correctes et compItes ?

l s'agit d'un contrle se rapportant l'acte
fondateur de l'engagement du tiers (fonds de
concours et prestations internes) et ses avenants
ventuels. Le contrleur s'assure en majeur des
correctes imputations budgtaires (mission,
programme, action) mais galement des montants,
de la bonne identification du tiers, de sa solvabilit,
de la correcte imputation comptable, du typage, des
dates et des conditions d'exigibilit de l'engagement
renseigns dans le S par rapport aux pices
justificatives.
l convient de vrifier galement dans le cadre des
fonds de concours que l'utilisation des fonds
programme est conforme l'intention de la partie
versante.

Optimisation des
dlais de validation des
engagements

tardivement.

La vaIidation par Ie contrIeur est-eIIe raIise

Suivi des dlais de validation par les diffrents
acteurs.

18/04/2006

6.2.1.4 Fiche 04. Suivre I'engagement de tiers et enregistrer Ie fait gnrateur

MP5_P1_Fiche 04. Suivre I'engagement de tiers et enregistrer Ie fait gnrateur
Optimisation des
du fait gnrateur

Les faits gnrateurs sont
enregistrs au plus prs
de la date de leur constat.
enregistrs date.

enregistrs immdiatement aprs leur
constat.

La raIisation du fait gnrateur est transmise

A compter de la ralisation de l'chance physique,
le service mtier transmet ces informations dans les
meilleurs dlais.

des faits gnrateurs
enregistrs

Certains faits gnrateurs ne sont pas
enregistrs

Le contrat est excut, un fait
gnrateur peut tre enregistr (tape
de ralisation par exemple) et ne l'est
pas.
Existe-t-iI une procdure formaIisant
I'enregistrement des faits gnrateurs ?

La procdure est formalise, connue de tous et

Une revue des faits gnrateurs attendus et non
raIiss est-eIIe effectue ?

La revue des faits gnrateurs "attendus" une
date et non raliss/enregistrs dans le S permet
d'identifier les retards pris dans la ralisation ou
dans la transmission de la ralisation des faits
gnrateurs. Ainsi, des relances/demandes
d'informations sur l'tat d'avancement des faits
gnrateurs peuvent tre effectues auprs des
services mtiers.

Certains faits gnrateurs enregistrs

Les info. saisies reIatives au fait gnrateur
sont-eIIes correctes et compItes?

Contrle des informations saisies (date, ralit des
vnement, informations relatives au tiers, etc.).

Rgularit/Qualit : le fait
gnrateur ne peut tre
justifi

Les informations
enregistres sont fiables,
peuvent tre vrifies et
peuvent tre exploites
par la suite.

Les lments justificatifs ne peuvent
tre produits (piste d'audit)

La date du fait gnrateur se base-t-eIIe sur un
Iment formaIis ?

L'enregistrement des faits gnrateurs doit reposer
sur pices justificatives aisment accessibles.

18/04/2006

6.2.1.5 Fiche 15. Enregistrer Ia crance et gnrer Ia facture interne

Fiche 15. Enregistrer Ia crance et gnrer Ia facture interne
crances et facture
interne sont enregistres

Certaines facturations internes ne sont
pas enregistres

gestionnaires.
comptable.
certains dossiers transmis au
comptabilit.

d'enregistrement des factures internes ?

La procdure d'enregistrement des cessions et
facturations internes est-elle formalise, connue de
tous et mise jour rgulirement ?

facturation interne est
fonde et peut tre
justifie

Certaines facturations internes ne
peuvent pas tre justifies.

sont-iIs traabIes ?

En particulier la dpense d'origine et le service fait
peuvent tre contrls.

Les Iments fondant Ies prestations de
services internes sont-iIs traabIes ?

pices justificatives sont correctement raliss. La
rfrence au protocole sign par l'ensemble des
parties et par le contrleur financier est
systmatiquement ralis.

Les lments de la prestation peuvent tre audits,
afin notamment de justifier les prix des prestations
internes.

la crance est


au tiers.

recouvrement.





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