Você está na página 1de 78

Gerao de Dados SPED Contbil (exerccio 2009-2010-2011)

AVISO
Antes de iniciar os processos de gerao do SPED Contbil 2010, salientamos que a leitura de todos os tpicos indicados neste documento importante para a correta gerao desses arquivos, evitando mensagens de indicao de erros pelo programa de validao disponibilizado pela Receita e eventuais contratempos, assim como atraso no envio dos arquivos Receita Federal. As observaes relacionadas ao EMS5 aplicam-se tambm ao DATASUL11. Abril/2011 Novas Funcionalidades Liberadas (ver tpicos: {Nova Funcionalidade NR 3} ) Acompanhamento ou orientao de parametrizao disponibilizamos o canal de consultoria que pode ser acionada atravs do telefone: 4003-0015 (opo: 2-3-4-2-3).

*NDICE
*NDICE.............................................................................................................................................................................................2 *PR-REQUISITOS...............................................................................................................................................................................3 *DEFINIO DO DE-PARA DE CONTAS Orientaes gerais.....................................................................................................................5 * DE-PARA DE CONTAS EMS2 ............................................................................................................................................................6 * DE-PARA DE CONTAS EMS5 ..........................................................................................................................................................11 *RESUMO ETAPAS A SEREM EXECUTADAS NO MDULO MLF...................................................................................................................27 DETALHAMENTO DAS ETAPAS..............................................................................................................................................................28 *1) EXTRATOR SPED CONTBIL (LF0302)........................................................................................................................................28 *ORIENTAES SOBRE ERROS OU ADVERTNCIAS NA EXTRAO (Programa: LF0302)............................................................................36 *2) LAYOUT DO SPED....................................................................................................................................................................40 *3) PARMETROS LAYOUT FISCAL (LF0101) - Opcional.....................................................................................................................42 *4) CADASTROS DO MLF ..............................................................................................................................................................43 Cadastro 2: Instituio Resp. Entidade (Registro 007)..................................................................................................................45 Cadastro 3: Cadastro Participante (Registro 0150).......................................................................................................................47 Cadastro 4: Pessoa: ................................................................................................................................................................49 Cadastro 5: Endereo................................................................................................................................................................51 Cadastro 6: Livros Auxiliares do Dirio (Registro I012 e I030).......................................................................................................53 Cadastro 7: Estabelecimento Extenso........................................................................................................................................57 Cadastro 8: Identif Signatrio (Registro J930).............................................................................................................................58 *5) GERAO DO ARQUIVO SPED Contbil......................................................................................................................................60 *6) VALIDAO ARQUIVO SPED- SISTEMA PBLICO DE ESCRITUAO DIGITAL..................................................................................65 *EXTRAINDO HASH DO ARQUIVO VALIDADO........................................................................................................................................67 *ORIENTAES SOBRE ALGUNS ERROS OU ADVERTNCIAS AO VALIDAR O ARQUIVO............................................................................68 *ORIENTAES SOBRE ERROS NA TRANSMISSO.................................................................................................................................77 *GERAO DOS DIRIOS AUXILIARES MULTI-PLANTA........................................................................................................................78

*PR-REQUISITOS
Possuir o mdulo MFL (Layout Fiscal), se no possuir liberao desse mdulo entrar em contato com o Gerente de Contas; Ambiente deve estar com os programas e deltas de dicionrios de dados atualizados at o ltimo pacote liberado do EMS2 e se utilizar EMS5 tambm atualizar at o ltimo pacote do EMS5;

Para a nova verso do programa extrator do Sped Contbil, no ser mais necessrio a emisso dos dirios auxiliares dos mdulos com a opo de gerar dados para fiscalizao, com exceo do mdulo: Patrimonio(EMS2) que ser necessrio a emisso do Sumrio Contbil (pt0904), marcando a opo gera dados fiscalizao. Sobre a gerao do Saldo Inicial por Mdulo, ser possvel gerar com o centro de custo e unidade negcio. Para utilizar essa opo, dever fazer novamente a gerao dos saldos iniciais para que a unidade negcio e o centro de custos sejam includos no saldo inicial do dirio auxiliar. Executar duas vezes, uma com o centro de custo em branco e outra com o plano centro de custo preenchido. (Lembrando que para o SPED Contbil o saldo do dirio auxiliar no obrigatrio), Programa para inicializao dos saldos: prgfin\fgl\fgl702ab.r. Cadastrar De-Para do plano de contas da empresa com o plano de contas referencial da Receita Federal. Verificar tpico 9) Orientaes sobre definio do DE-PARA. Conhecimentos requeridos: Negcio EMS 2 e 5, conhecimentos da rea de TI. Dvidas especficas sobre o SPED Contbil devem ser sanadas junto a Receita Federal ( Exemplo: o que obrigatrio gerar, procedimentos de envio a receita, pagamentos de taxas...).

OBSERVAO MDULO PATRIMNIO EMS2 Para as empresas que utilizam o mdulo de Patrimnio do EMS2 e optaram por entregar o dirio auxiliar deste mdulo, se ainda no executaram o relatrio Sumrio Contbil marcando para atualizar os dados do FISCO, ser necessria tambm uma base Datasul EMS-TESTE, atualizada, em funo dos procedimentos de reabertura do mdulo (listados abaixo), aconselha-se SEMPRE efetuar em Base Teste. Se j executaram o relatrio atualizando os dados FISCO, no necessria a base de testes. PROCEDIMENTOS PATRIMNIO EMS2 BASE TESTE - Reabrir at o perodo desejado, gerar os dados para a fiscalizao atravs programa do Sumrio Contbil (pt0904) marcando a opo Gerar dados para a fiscalizao. Realizar novo fechamento e gerar dos perodos posteriores: - Ao gerar os lanamentos para a fiscalizao, caso existam registros gerados anteriormente, ocorre excluso a partir do perodo da execuo. Por este motivo a gerao deve iniciar a partir do primeiro perodo desejado. - Ao utilizar base teste, pode agilizar o processo de fechamento, fazer a contabilizao marcando a opo Exportao. Com esta opo no ocorre a integrao com o mdulo da contabilidade, somente gerado arquivo txt com os dados da contabilizao. - Se a contabilidade no ems2 os movimentos so gerados na tabela movto-fiscal; - Se a contabilidade no ems5, so gerados na tabela movto_fisc. Aps gerao efetuada para todos os perodos, solicitar orientao sobre a transferncia dos dados para a base de produo atravs, efetuar a abertura de chamado via Portal de Clientes. 3

*DEFINIO DO DE-PARA DE CONTAS Orientaes gerais


Ateno: Em maio de 2009 a Receita Definiu um novo Plano de Contas, algumas contas deixaram de ser vlidas para 2009 e houve incluso de novas contas referenciais. Em funo desta situao, ao validar o arquivo, ocorria a Mensagem <A validade da conta informada no est dentro do perodo de escriturao contbil> ao validar registro I051: Plano de Contas Referencial. Verificar se ocorreram alteraes no plano de contas em 2010. Detalhes desta alterao no site da Receita Federal. Devem estar cadastradas todas as contas analtica com saldo, independente de ter movimento ou no. A conta referencial no obrigatria, mas a definio da natureza da conta . Tipo de Contas: 01 Ativo 02 Passivo 03 Patrimnio Lquido 04 Contas de Resultado 05 Contas de compensao 09 Outras Se existirem dvidas sobre quais contas definir, considerando a relao acima, conferir com a Receita Federal que definiu a codificao. Orientaes sobre algumas validaes referente a Conta do Plano de Contas Referencial, ver tpico: 8) Orientaes sobre erros ou advertncias ao validar o arquivo. Situaes especficas relacionadas a definio do DE-PARA: Como proceder no preenchimento do DE-PARA de Contas, visto que algumas contas do plano referencial tem fim de validade para 31/12/2008?. Ser necessrio alterar a data de validade das contas do DE-PARA para incluso das novas contas com a nova validade. Para o EMS5 poder criar uma nova matriz de traduo, alterando antes a validade das contas da matriz existente, para depois criar a nova matriz. Alterando a data fim de validade na matriz, ir perguntar se deseja alterar tambm a data fim de validade das contas contbeis vinculadas na matriz. EMS5 - Fazer a alterao no cadastro de Matriz de Traduo de Contas Externa (prgint/utb/utb119aa.r) e no EMS2 - no programa Manuteno Conta Referencial (cd1014). Como gerar o Sped Contbil, SEM o Plano de Contas Referencial. Como Proceder para que o arquivo no seja gerado com informaes de Plano Referencial? Deve efetuar a definio do Plano de Contas Referencial, no marcando a opo Exige Conta Referencial e no definir o cdigo referencial no cadastro das contas. A necessidade de manter o cadastro de Plano de Contas Referencial em funo da Natureza da Conta, que para o Sped Contbil diferente na natureza definida no EMS2 e EMS5.

* DE-PARA DE CONTAS EMS2


Programa: cdp/cd1014.r

O parmetro Exige Conta Referencial parmetro de tela somente, sempre que entrar na tela este parmetro estar setado. Se marcado e na importao ou incluso de registro, no for informado a conta referencial vai ocorrer validao indicando problema ( na importao cdigo 34255 - O arquivo importado possui alguns registros cujo o formato no confere com o formato a ser usado ao incluir um registro ). Se desmarcado vai permitir incluso de registros sem validar a informao de conta referencial, pode ser informado ou no. Lembrando que ao gerar o arquivo sped contbil, existe opo para gerar o registro de Plano de Contas Referencial. Se optar pela gerao do registro I051-Plano de Contas Referencial, todos os registros do DE-PARA devem ter o cdigo de conta referencial para cada conta contbil informada. Neste caso o ideal no desmarcar a opo da tela. Incluso Manual:
6

Layout para Importao: Campo Descrio


Cdigo Empresa Conta Plano Referencial Conta Plano da Empresa Descrio Contas Natureza Data Incio Validade Data Fim Validade Ttulo Observaes:

Formato

Obrigatrio
Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim No

Cdigo da Empresa do EMS2 999 Conta Contbil Externa existente no x(20) plano de referncia SPED Conta Contbil do EMS2 X(16) Descrio da conta contbil EMS2 X(32) Natureza da Cta Ctbl de acordo com o 9 manual SPED Data de Incio da validade da traduo 99/99/9999 de contas SPED Data de Fim da validade da traduo de 99/99/9999 contas SPED Descrio da conta referencial X(32)

A Conta Ctbl Externa SPED deve ser informada conforme a determinao da Receita Federal. Se estiver com pontos, informar na importao com pontos de formato. O tamanho da conta tambm devera ser respeitado. Conta Contbil da Empresa No permitido que a conta contbil da empresa seja relacionada a mais de uma conta referencial. O separador dos campos deve ser o ponto-e-virgula, e se utilizar o Excel para gerar o arquivo, no poder ter uma linha com a descrio de cada coluna. Os tipos de arquivos suportados so: .csv e .txt 7

O arquivo deve terminar com uma linha em branco. Os campos que possuem formato numrico devem ter seus valores mantendo os zeros a esquerda. De acordo com o formato do valor cadastrado no EMS. O cdigo da natureza da conta contbil do plano referencial SPED deve ser igual a: 1 - Ativo 2 - Passivo 3 - Patrimnio Lquido 4 - Contas de Resultado 5 - Contas de Compensao 9 Outras

Exemplo de Arquivo de Importao (.txt):

Exemplo de Arquivo de Importao (.csv):

Exemplo de Arquivo de Importao Errado (No pode ter cabealho nas colunas):

Opo Exporta:
Ao selecionar a opo Exporta, habilitar o campo para informar um diretrio para gerao. Ser feita a exportao das contas contbeis da empresa para gerao de um arquivo no formato de dados .CSV (Campos Separados por Vrgula), permitindo que as informaes do arquivo sejam manipuladas por uma planilha eletrnica (Excel por exemplo), onde as informaes separadas por ";" (ponto e vrgula) sero colocadas em colunas.

Exemplo de arquivo gerado:

Colunas Preenchidas pela Exportao: A = Cdigo da Empresa do EMS2 C = Cdigo da Conta do EMS2 D = Descrio da conta do EMS2 Colunas No Preenchidas pela Exportao: B = Conta do Plano de Contas Referencial da Receita Federal = deve ser preenchido E = Natureza = deve ser preenchido F e G = Datas de Validade.

10

* DE-PARA DE CONTAS EMS5


O acesso ao programa atravs mdulo da Contabilidade Fiscal, opo do menu Manuteno / Conta Contbil / Matriz Traduo Conta Externa ( prgint/utb/utb119aa.r ). {Nova Funcionalidade NR 3}- Permitir o cadastro de duas matrizes do tipo SPED em uma mesma faixa de datas, desde que o plano de centro de custo seja diferente. (incluso de nova validao) No ser permitido o cadastro de registros com a mesma conta contbil, centro de custo e unidade de negcio com contas externas diferentes, em matrizes diferentes e que pertencem a uma mesma faixa de datas.

Clicar no incluir da tela 'Manuteno Matrizes Traduo Cta Externa'.

11

- Informar a empresa, depois o nome da Matriz e sua descrio. - Para o campo Origem Conta Externa, deve ser selecionado SPED. - Informar o plano de contas primrio da empresa e o plano de centro de custo. - Informar a data de validade em que esse DE-PARA de contas valido. A data de validade poder ser alterada no futuro se necessrio (para a mesma faixa de datas somente pode existir uma matriz do SPED). Ao alterar para uma data FIM menor do que a data atual, o sistema permitir alterar todos os relacionamentos para a mesma data, automaticamente. - Exige Conta Refer: Esse parmetro permite que seja informado ou no a conta referencial, se marcar o parmetro, dever informar conta referencial para todas as tradues, se no marcar o parmetro, a conta referencial poder ou no ser informada. Obs.: Se o campo estiver desmarcado e desejar marcar, o programa obrigar que todas as tradues j cadastradas sem a conta referencial sejam alteradas para informar a conta referencial correspondente.

IMPORTANTE: 1) Mesmo que no seja informada a conta referencial, o cadastro na matriz do SPED deve ser feito porque preciso informar a natureza da conta conforme especificao da Receita Federal (informar natureza, conta do EMS5 e a conta referencial poder ficar em branco). 2) O programa de validao do SPED Contbil listar uma advertncia se a conta referencial no for informada, mas no impedir a entrega do arquivo. Para a incluso das contas no DE-PARA existem duas opes no sistema, uma a incluso manual ou importao de arquivo. 1. Incluso manual: Clicar no boto movimentos ( ) da tela 'Manuteno Matrizes Traduo Cta Externa' e no boto Incluir da tela abaixo, 'Tradues Contas Externas'

12

- No campo Conta Ext, poder informar a conta contbil do plano de contas referencial ou deixar em branco essa informao, conforme parmetro Exige Conta Refer. A Conta Ext dever ser informada com os pontos do formato, conforme padro disponibilizado pela Receita Federal. Ver detalhes do plano de contas referencial no site:
http://www.receita.fazenda.gov.br/legislacao/AtosExecutivos/2009/COFIS/ADCofis020.htm

- Unidade Negcio: (Novo Parmetro-2010) Poder informar a unidade negcio no cadastro do DEPARA. Como essa informao no solicitada pelo SPED Contbil, se informar unidade negcio no DE13

PARA, essa informao ser concatenada como centro de custo no arquivo do SPED Contbil. Poder ser informada a Unidade Negcio sinttica para que na extrao assuma os mesmos dados para as suas analticas a mesma conta contbil referencial. Exemplo: Centro Custo: 00001 Unidade Negcio: ADM no arquivo do SPED ser listado na posio do Centro de Custo I100 = 00001ADM. - Conta contbil informar a conta contbil do EMS5, selecionar qual a natureza dessa conta contbil (ver detalhes sobre a natureza). - Centro de Custo somente dever ser informado se a conta contbil utiliza Centro de Custo. Se a conta contbil estiver definida para utilizar centro de custo o campo ficar habilitado e dever ser informado. Poder ser informado o centro de custo sinttico, que na extrao ir assumir para os seus analticos a mesma conta contbil referencial. Situao especial se no utilizar unidade de negcio: - Caso todos os lanamentos contbeis efetuados em uma conta contbil que possui critrio de distribuio por centro de custo, forem relacionados no plano referencial a uma nica conta referencial da receita, possvel cadastrar a conta sem a informao de centro de custo. - Caso no seja marcado a opo <exige conta referencial>, tambm possvel cadastrar a conta (que movimentam com informao de centro de custo), no plano referencial sem a informao de centro de custo.

14

2. Importao de Arquivo Para que o boto Importar Plano SPED fique habilitado, a Origem Conta Externa SPED dever estar selecionada na Tela. Boto 'Importar Plano SPED'

Clicar no boto Importar Plano SPED. Primeiramente, devemos acessar o layout de importao para consulta dos campos e seus respectivos formatos.

15

Marcando esse parmetro Atualiza Cta Ctbl Externa, as informaes da Matriz do SPED podero ser sobrepostas (NovoParam-2010)

Gravar o arquivo de layout em um diretrio temporrio para consulta. Como observamos no arquivo de layout, temos nove campos a informar para importao.

O plano de centro de custo e o centro de custo somente devem ser informados se a conta utiliza centro de custo, caso contrrio deixar em branco. A unidade negcio tambm s deve ser informada se desejar que aparea no arquivo do SPED Contbil. Situao especial se no utilizar unidade de negcio: - Caso todos os lanamentos contbeis efetuados em uma conta contbil no perodo, forem definidos no plano referencial a uma nica conta externa (plano referencial da receita), possvel cadastrar a conta sem a informao de centro de custo. - Caso no seja marcado a opo exige conta referencial, tambm possvel cadastrar a conta (que movimentam com informao de centro de custo), no plano referencial sem a informao de centro de custo.

16

Exemplo de arquivo de importao txt:

Exemplo de configurao arquivo Excel:

Deve-se ficar atento as observaes descritas no arquivo de layout para a formatao do arquivo de importao.

17

*CADASTRO PARTICIPANTES
O produto foi alterado para o cadastro do Participante seja feito no EMS, como tambm o vinculo do mesmo aos lanamentos contbeis. Ao fazer a extrao do SPED Contbil, essas informaes j so extradas junto com os movimentos. O cadastro deve ser feito onde a empresa usa a contabilidade. Se usar a contabilidade do ems2, cadastrar o Participante no ems2. Se usar a contabilidade do ems5, cadastrar o Participante no ems5.

Orientaes EMS2

Programa para Cadastrar os Cdigos de Relacionamentos (CT0801)


Esta funcionalidade permite o relacionamento do cadastro pessoa fsica e jurdica com a tabela de cdigos de relacionamento da Receita Federal. Para a Receita Federal participante a pessoa jurdica ou fsica que se relaciona com a empresa que est entregando o arquivo do SPED Contbil.

Boto Relao: Vincular o participante aos lanamentos.

Vincular os Emitentes (Participantes) relacionados ao cdigo da tabela abaixo. Sem esse cadastro no ser gerado o participante para o SPED Contbil. O cdigo de relacionamento segue os cdigos definidos pela Receita Federal conforme tabela abaixo: CDIGO DESCRIO 01 Matriz no exterior; 02 Filial, inclusive agncia ou dependncia, no exterior; 03 Coligada, inclusive equiparada; 04 Controladora; 05 Controlada (exceto subsidiria integral); 06 Subsidiria integral; 18

CDIGO DESCRIO 07 Controlada em conjunto; 08 Entidade de Propsito Especfico (conforme definio da CVM); 09 Participante do conglomerado, conforme norma especfica do rgo regulador, exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes; 10 Vinculadas (Art. 23 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes; 11 Localizada em pas com tributao favorecida (Art. 24 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes.

No boto de Relaes possvel relacionar o participante s apropriaes/lanamentos dos mdulos parametrizados.

19

Selecionar os lanamentos dos mdulos para fazer o vnculo com o participante. O Vnculo ser automtico se encontrar o movimento que originou a referncia e tem cdigo de relacionamento vinculado ao emitente do movimento origem, caso contrrio dever incluir manualmente o participante na referncia.

Importante: - Se for gerado apenas o Livro Dirio Geral, (os mdulos foram contabilizados de forma analtica), o participante dever ser vinculado na contabilidade no programa Relacionamento Participante x Lanamento. - Se for gerado Livro Dirio Geral e Livro Dirio Auxiliar, somente ser necessrio fazer o relacionamento do Lanamento com o Participante para os lanamentos manuais na contabilidade. Para os demais mdulos o vinculo ser feito no momento da Extrao do SPED Contbil (LF0302) atravs do emitente/fornecedor dos movimentos e do cadastro de Manuteno Relacionamento. Se o cadastro de Manuteno Cdigo Relacionamento (programa) no for realizado, no ser gerado o participante no no mdulo MFL (Layout Fiscal).

20

Manuteno Movimentao Contbil CT0301 Alterado programa de lanamento contbil para permitir a incluso do participante ao fazer um lanamento manual:

21

Orientaes EMS5

Manuteno Pas (prgint/utb/utb000aa.r)


Informar no campo Pas Siscomex o Cdigo do Pas de acordo com a tabela do Banco Central e tambm informar se este pas tem tributao favorecida. Sem o cdigo do Pas Siscomex, no ser possvel utilizar o participante para o SPED Contbil.

Manuteno Cdigos de Relacionamentos (prgfin/fgl/fgl008aa.r)


Vincular o Cdigo de Relacionamento a uma pessoa fsica ou jurdica que ser o Participante. Vincular os Emitentes (Participantes) relacionados a esse cdigo. Sem esse cadastro no ser gerado o participante para o SPED Contbil.

22

Nesse boto possvel fazer o vnculo com os lanamentos.

As pessoas fsicas ou jurdicas sero os participantes

O cdigo de relacionamento deve seguir os cdigos definidos pela Receita Federal conforme tabela abaixo: CDIGO DESCRIO 01 Matriz no exterior; 02 Filial, inclusive agncia ou dependncia, no exterior; 03 Coligada, inclusive equiparada; 04 Controladora; 05 Controlada (exceto subsidiria integral); 06 Subsidiria integral; 07 Controlada em conjunto; 08 Entidade de Propsito Especfico (conforme definio da CVM); 09 Participante do conglomerado, conforme norma especfica do rgo regulador, exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes; 10 Vinculadas (Art. 23 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes; 11 Localizada em pas com tributao favorecida (Art. 24 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes.

23

Programa para vincular o participante ao lanamento.

Boto modifica para incluso do participante

Nesse programa poder fazer o vnculo dos participantes com os lanamentos. Para lanamentos feitos diretamente na contabilidade ou para lanamentos em que a contabilidade de forma Sinttica ou Resumida.

Nos parmetros possvel selecionar os mdulos e a faixa de lanamentos que deseja fazer o vnculo

24

O programa far o vnculo automtico do participante para os lanamentos que encontrar o movimento que deu origem ao lanamento e se nesse movimento origem possui uma pessoa vinculada com informao de cdigo de relacionamento. Se o programa no conseguir fazer o vnculo com o participante, poder faze esse vnculo manualmente. Importante: - Se for gerado apenas o Livro Dirio Geral, (os mdulos foram contabilizados de forma analtica), o participante dever ser vinculado na contabilidade no programa Relacionamento Participante x Lanamento. - Se for gerado Livro Dirio Geral e Livro Dirio Auxiliar, somente ser necessrio fazer o relacionamento do Lanamento com o Participante para os lanamentos manuais. Para os demais mdulos o vinculo ser feito no momento da Extrao do SPED Contbil (LF0302) atravs do emitente/fornecedor dos movimentos e do cadastro de Manuteno Relacionamento. Se no o cadastro de Manuteno Cdigo Relacionamento (programa) no foi feito, no ser gerado o participante no SPED Contbil.

Manuteno Lanamentos Contbeis (prgfin/fgl/fgl702aa.r)

Alterado programa de lanamento contbil para incluir o participante ao fazer um lanamento manual.

25

Programas de Importao de Lanamentos tambm foram alterados para que possam informar o participante na importao do arquivo. Ao fazer a extrao das informaes do SPED Contbil, o programa buscar o participante onde est a contabilidade, se a contabilidade est no EMS2 buscar o participante no EMS2, se estiver no EMS5, buscar no EMS5 o participante. Se possuir apenas a contabilidade no EMS5, para que possa gerar o participante de forma automtica para o SPED Contbil, dever cadastrar a pessoa jurdica/fsica no EMS5, junto com o fornecedor ou cliente

Para alterar as informaes de participantes geradas pelo extrator, verificar orientaes no tpico Cadastro 3: Cadastro Participante.

26

*RESUMO ETAPAS A SEREM EXECUTADAS NO MDULO MLF

27

DETALHAMENTO DAS ETAPAS


*1) EXTRATOR SPED CONTBIL (LF0302)
Executar o programa de Extrator SPED Contbil (LF0302). (Mdulo: Distribuio Controle Fiscal Configurador Layout Fiscal Tarefas Extrator SPED Contbil.) Para correta extrao observar as orientaes dos tpicos deste documento: . Pr-Requisitos . Cadastros MLF . Definio De_Para A seguir seguem orientaes de parametrizao de cada pasta de parametrizao da tela do programa extrator:

Pasta Impresso: Para execuo Batch somente de forma enfileirada.

Livros: indicar qual o Livro que ser extrado as informaes:

- Dirio Geral: buscar as informaes da Contabilidade, com todos os lanamentos contabilizados (de todos os mdulos). - Dirio Auxiliar: Somente utilizar essa opo para gerar o mdulo que teve contabilizao Sinttica (Resumida). Obs.: Se todos os mdulos foram contabilizados Analticos (Abertos), somente precisam gerar o Livro Dirio Geral. - Em qual Produto est a sua Contabilidade: Para identificar qual o produto a ser selecionado, dever identificar onde se encontra o mdulo de Contabilidade, se a Contabilidade do EMS2, o produto selecionado deve ser o EMS2, se a Contabilidade do EMS5, selecionar EMS5. O que determinar o produto a Contabilidade, mesmo que existam outros mdulos em outro produto. {Nova Funcionalidade NR 3} Permitir a extrao das informaes tambm do dirio auxiliar do MRI Mdulo de Recuperao de Impostos para gerao do arquivo do Sped Contbil.

28

Sempre extrair primeiro marcando a opo de Dirio Geral e depois Dirio Auxiliar. Se Dirio Auxiliar habilita opes Mdulos.

Nova funcionalidade, mdulo Rec. Impostos

Ao selecionar Dirio Auxiliar, dever marcar os mdulos que foram contabilizados de forma sinttica (resumida). No mais necessrio gerar os dirios auxiliares com a opo de Atualiza Dados FISCO, o extrator foi alterado para buscar as informaes diretamente nos mdulos selecionados. Importante: O mdulo Patrimnio do EMS2 o nico que precisa da execuo do Sumrio Contbil (pt0904) antes de fazer a extrao das informaes. Detalhes ver tpico PR-REQUISITO.

29

Ateno: Para os dirios auxiliares tem uma coluna com os mdulos do EMS2 e outra com os mdulos
do EMS5. Exemplo o mdulo Patrimnio do EMS2, mas o mdulo Contas a Pagar do EMS5, observar para selecionar o mdulo da Coluna correta.

Seleo informar o perodo que ser extrado as informaes, bem como: Empresa e cenrio contbil.
- Empresa: informar a empresa do EMS2 (Se no tem nenhum mdulo no EMS2, deixar a empresa em branco) - Empresa EMS 5: informar a empresa do EMS5 (Se no tem nenhum mdulo no EMS5, deixar a empresa em branco) - Data da Extrao: Para empresas que sofreram: Ciso, Fuso, Incorporao e Encerramento, pode ser necessrio enviar o SPED Contbil com uma faixa de datas que no englobe o perodo completo. Exemplo: Data de envio: 01/03/2009 at 16/03/2009. Para isso o extrator do SPED foi alterado para que possam informar a faixa de datas necessria para gerar o arquivo para a Receita Federal. {Nova funcionalidade NR 3} Removido da tela o campo Matriz de contas SPED e o boto de zoom das matrizes. Objetivo permitir o cadastro de mais de uma matriz de traduo para o SPED no mesmo perodo, para Planos de Centros de Custos diferentes. IMPORTANTE: 30

Se possuir 2 matrizes de DE-PARA no EMS 5 em funo de alterao do plano de contas, dever fazer a extrao e depois gerar o arquivo do SPED para uma matriz, depois gerar para a outra. Exemplo: Matriz DE-PARA com data de validade de 01/01/2000 at 31/05/2008, e outra matriz com data inicial de 01/06/2008 at 31/12/2008. Primeiro extrair e gerar at 31/05/2008 e depois a partir de 01/06/2008.

O campo Cenrio Contbil, somente ficar habilitados quando selecionar o Produto EMS5 ou existir algum mdulo no EMS5. Se no tem nenhum mdulo no EMS2, no informar Se no tem mdulos no EMS5, manter em branco

Pressionar boto Executar para que as informaes sejam extradas do EMS para o Mdulo do Layout Fiscal. Caso ocorrerem divergncias, efetuar a correo das inconsistncias e extrair novamente. O processo gera relatrio com todas as informaes extradas para MLF. Ver **Erros mais comuns** (final deste tpico)

Parmetros:
- Atualiza Cadastro Participantes: Somente extrair as informaes do Participante se esse parmetro estiver marcado. - Relaciona Lanamento x Participante: Tambm no ser extrado o participante do lanamento se no estiver marcado. Obs: Verificar como fazer o vnculo do Participante na explicao sobre Participante. - Gerar J100 em perodos sem apurao de lucros e perdas {Nova Funcionalidade NR 3} Este campo ser habilitado quando o dirio selecionado for o Dirio Geral. Objetivo: Permitir a extrao do bloco J100 (Balano Patrimonial) em perodos que no possuam apurao de lucros e perdas. Atualmente, este bloco s gerado em perodos com apurao de lucros e perdas. Somente usar para empresas que durante o exerccio no tiveram movimentao nas contas de resultado.

31

- Demonstraes Contbeis: Dever tambm indicar se os dados para o bloco J sero do Balancete Contbil ou do Demonstrativo Contbil (para a opo de Demonstrativo Contbil, dever ter um cadastro de demonstrativo contbil cadastrado para o Balano Patrimonial o outro para a Demonstrao de Resultado). - Apurao de Lucros e Perdas: {Nova Funcionalidade NR 3} Opes: - Utiliza apurao de resultados realizada no produto; Mantm a funcionalidade anterior, gera o bloco J em perodos com apurao de lucros e perdas. - Realiza apurao de resultados no perodo selecionado (somente para o SPED Contbil). Importante: Caso o usurio tenha realizado uma apurao de resultados pelo SPED, todas as outras apuraes daquele perodo em diante, no mesmo ano, devero obrigatoriamente ser realizadas pelo SPED. Para isso, quando o usurio informar o cenrio, empresa e perodo, o extrator ir verificar se a extrao do perodo anterior no mesmo ano apurou resultados pelo SPED. Caso tenha apurado, o campo para seleo da apurao ser marcado para apurar pelo SPED e ser desabilitado. Para gerar apurao de resultados somente para o SPED Contbil (com periodicidade: mensal, trimestral, ou qualquer outra faixa de datas), marcar esta opo. A apurao de resultados ser gerada para a faixa de datas informada na extrao. Essa apurao ser visualizada apenas no MLF (Mdulo de Layout Fiscal), no ser visualizada no mdulo de contabilidade. Se o objetivo gerar apurao trimestral, dever fazer a extrao informando faixa de datas trimestrais (exemplo: 01/01/2010 at 31/03/2010, 01/04/2010 at 30/06/2010, etc). Para gerar apurao para uma situao especial (incorporao, ciso, etc), poder informar faixas de datas menores do que um perodo, exemplo: 01/01/2010 at 23/01/2010. Essa opo dever ser utilizada pelos clientes: - com a contabilidade no EMS2 e querem, no sped contbil, considerar a apurao com periodicidade diferente de anual, porque no mdulo de contabilidade somente conseguiro fazer apurao anual. - no EMS5 possvel fazer a apurao de resultados no mdulo da contabilidade de forma mensal, bimestral, trimestral, semestral ou anual, no precisar utilizar essa opo, somente necessrio em apurao para faixas de datas menores do que um perodo (ex. 01/01/2010 at 8/03/2010).

32

Se selecionado Dirio Geral na pasta Livros, habilita campos Demonstraes Contbeis (para gerao do Bloco J). Informar a opo de extrao pelo Balancete Contbil ou pelo Demonstrativo Contbil.

Novos Parmetros, ver detalhes pgina anterior.

Campo Nvel: utilizado quando a opo balancete estruturado. Se estiver com 999 todos os nveis da estrutura sero gerados.

Aps parametrizado todas as informaes necessrias, clicar no boto Executar para que as informaes sejam geradas para o Mdulo do Layout Fiscal. Ao final do processamento ser gerado um relatrio, observar se ocorreram erros, nesse caso dever corrigir as inconsistncias e gerar novamente. Se no ocorrerem erros o programa gerar um relatrio com todas as informaes geradas para MLF

Na extrao do Dirio Geral no perodo em que ocorreu a Apurao de Resultados. Sero gerados os blocos: J100- Balano Patrimonial (ativo,passivo,patrimnio lquido). J150- Demonstrao de Resultado (contas de resultado). I052- Cdigos de Aglutinao ( O cdigo de aglutinao deve ser entendido como um cdigo que vai ligar os valores gerados no bloco J com o plano de contas. gerado automaticamente conforme a parametrizao escolhida). Detalhamento das formas de extrao para a opo Balancete Contbil: Conta Contbil: - Aparecero todas as contas analticas.

33

- Desta forma ento o cdigo de aglutinao ser preenchido com o prprio nmero da conta contbil I052. SUGESTO: Para os clientes com contabilidade do EMS2 utilizar a forma por conta contabil. S usar a opo estrutura no ems2 se a definio (atravs do programa CT0110) esteja efetuada de forma correta, com o risco de ocorrer erros na apresentao dos saldos no bloco J. Por estrutura, apresenta o saldo das contas sintticas e analticas.J por conta contbil, s sai o nvel 1, com dados somente das contas analticas. Estrutura: - Quando selecionada a opo estrutura deve-se informar o nvel da estrutura. O extrator ir considerar o nvel informado pelo usurio e todos os nveis superiores conforme plano de contas da empresa. Caso o usurio deseje reportar tambm as contas analticas, alm das sintticas e de forma estruturada, ele deve informar o nvel mais baixo da estrutura do plano de contas (999) para considerar todas as contas. - Desta forma ento o cdigo de aglutinao que deve ser informado no registro I052 deve obedecer ao nvel da estrutura informado pelo usurio. Detalhamento da forma de extrao atravs Demonstrativo Contbil - ter um cadastro de demonstrativo contbil cadastrado para o Balano Patrimonial; - ter um cadastro de demonstrativo contbil para a Demonstrao de Resultado. - o cdigo de aglutinao gerado seguindo duas regras: Conta Contbil + / + Seqncia do item: Seqncia do Item + / + nmero do demonstrativo: Na apresentao dos valores ser considerado o saldo final do perodo onde ocorreu a apurao de resultados. Erros mais comuns (Programa Extrator SPED Contbil): Cta.Ctbl no cadastrada no pl.Referencial para o perodo selecionado!, verificar se a conta contbil est cadastrada no DE-PARA para a data em que est executando o programa. Empresa no cadastrada, verificar se o cdigo informado para empresa est correto. Nenhuma informao foi extrada para o MLF, devido aos seguintes erros: Se essa frase foi listada no arquivo, indica que existem erros que precisam ser corrigidos, para ento gerar novamente o extrator. Concludo o processo, os dados extrados constaro em relatrio, manter saldo este arquivo, caso necessrio estar disponvel para consulta. Relao de tabelas do MLF populadas pelo processo de extrao. dwf-lancto-ctbl/dwf-item-lancto-ctbl; dwf-sdo-ctbl; dwf-cta-ctbl; dwf-ccusto; dwf-estab; dwf-pessoa; dwf-ender; dwf_cta_ctbl_refer; dwf_cta_aglut (usada pelo bloco J).

34

Dica: Ao efetuar a extrao confirmar que esto com todos os pacotes atualizados. Lembre-se! Ao atualizar os programas, atualizar tambm o Layout. (Ver tpico LAYOUT DO SPED)

35

*ORIENTAES SOBRE ERROS OU ADVERTNCIAS NA EXTRAO (Programa: LF0302).


- Mensagem 51898: Na estrutura de conta 20000000 as contas filhas: 23201002 de natureza: 3 e 21101001 de natureza 2 esto com naturezas diferentes. Para o SPED Contbil, contas que esto na mesma estrutura devem ter a mesma natureza. Ocorrer mensagem de advertncia no validador do SPED Contbil se as naturezas permanecerem como esto. A mensagem ocorre porque, contas que esto na mesma estrutura devero ter a mesma natureza. Isso no impede a execuo, mas dar mensagem de advertncia no validador do Sped Contbil. Para corrigir dever rever as naturezas informadas na matriz do sped (prgint/utb/utb119aa.r) contbil ou verificar se a conta contbil est informada na estrutura (print/utb/utb080aa.r) corretamente. Exemplo do que pode ser o problema: Conta A - natureza = 1 Conta A1 - natureza = 1 Conta A11 - natureza = 1 Conta A2 - natureza = 2 Conta A22 - natureza = 2 Conta B - natureza = 2 Conta B1 - natureza = 2 Conta B11 - natureza = 2 Conta B2 - natureza = 2 Conta B22 - natureza = 2 Algumas contas filhas da conta A esto com a natureza diferente, algumas contas esto com natureza 1 e outras com natureza 2. Para corrigir o problema tem duas alternativas: 1 - mudar a natureza das contas: A2 e A22 para 1 no programa de Matriz Traduo Contas (prgint/utb/utb119aa.r), com essa alterao as contas ficariam da seguinte forma: Conta A - natureza = 1 Conta A1 - natureza = 1 Conta A11 - natureza = 1 Conta A2 - natureza = 1 Conta A22 - natureza = 1 Conta B - natureza = 2 Conta B1 - natureza = 2 Conta B11 - natureza = 2 Conta B2 - natureza = 2 Conta B22 - natureza = 2 2 - ou retirar as contas (A2 e A22) dessa estrutura e vincular abaixo de um pai que tambm tem natureza 2. Com essa alterao as contas ficariam da seguinte forma:

36

Conta A - natureza = 1 Conta A1 - natureza = 1 Conta A11 - natureza = 1 Conta B - natureza = 2 Conta B1 - natureza = 2 Conta B11 - natureza = 2 Conta B2 - natureza = 2 Conta B22 - natureza = 2 Conta A2 - natureza = 2 Conta A22 - natureza = 2

37

HISTRICO DA EXTRAO A cada extrao realizada gerado um histrico, com o total de Dbito e Crdito do perodo para o mdulo selecionado, e a data da extrao. Desta forma possvel controlar os perodos j extrados. Caso necessite extrair novamente um perodo, os posteriores no sero mais eliminados automaticamente, somente haver um alerta.

Dvida Extrao Conta Transitria:


Como fazer a extrao do SPED Contbil sem informar conta referencial para a conta transitria? - Informar no de-para as contas transitrias e informar qualquer conta referencial para essas transitrias, fazer a extrao; - Acessar o programa: lf0203 no cadastro de DWF Conta Contbil Referencial, selecionar as contas transitrias e alterar a conta referencial para branco. Assim ao fazerem a gerao do arquivo as contas transitrias sero geradas sem conta referencial.

38

Dvida sobre a gerao a partir do EMS2 ou do EMS5?


Situao 1: Migrao do mdulo de contabilidade ........do EMS2 para o EMS5 no meio de um exerccio: Situao 1.1: Migrao do mdulo de contabilidade do EMS2 em maio de 2010, levando a movimentao contbil do EMS2 a partir de 01/2010 para o mdulo de contabilidade do EMS5. Orientao 1.1: A extrao poder ser feita considerando o mdulo contbil do EMS5, desde 01/2010, assim como poder ser feita a extrao de 01/2010 at 05/2010 considerando o EMS2 e a partir de 06/2010 considerando a contabilidade do EMS5. Situao 1.2: Migrao do mdulo de contabilidade do EMS2 para o EMS5 em maio de 2010, informando somente o saldo em 31/05/2010 na contabilidade do EMS5. Orientao 1.2: A extrao dever ser feita de 01/2010 at 05/2010, informando o mdulo de contabilidade do EMS2, a partir de 06/2010 informar o mdulo contbil do EMS5. Situao 2: Migrao dos mdulos auxiliares(financeiros): Situao 2.1: Migrao do mdulo de contas a pagar em 05/2010 do EMS2 para o EMS5. Orientao 2.1: De 01/2010 at 05/2010 fazer a extrao informando o mdulo auxiliar do EMS2, a partir de 06/2010 informando o mdulo do EMS5.

39

*2) LAYOUT DO SPED


necessrio atualizar o Layout do SPED antes da gerao do arquivo Sped. O layout importado ter verso indicando que o mesmo foi atualizado. {Nova Funcionalidade NR 3} Obrigatrio a importao do layout (pacote liberado abril/2011 Observar que nos pacotes oficiais de atualizao dos programas, os arquivos para importao de layout tambm so disponibilizados, a orientao sempre que atualizar os programas, efetuar a atualizao do layout, os arquivos ficam disponibilizados na pasta LFP (ambiente de programas do ems2). Quando o layout for incompatvel com a verso dos programas em uso, na gerao do arquivo Sped, pode ocorrer problema de performance e incidncia de erros progress: Invalid widget-handle. Not initialized or points to a deleted widget (3135). Exemplo ocorrncia de erro no relatrio de gerao do arquivo em funo do layout desatualizado :
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------XXX DO BRASIL LTDA. Relatrio de Gerao de Arquivos Pgina: 1 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 26/07/2010 - 15:48:48 Layout Desc Param Nome Campo Conteudo Inicial Conteudo Final -------- ------------------------------ ------------------------------ ------------------------------ -----------------------------20 Situao Especial indSITESP 9 - Normal 20 Escriturao Contbil indESC A - Livro Dirio Auxiliar 20 Mdulo indMODUL 7 - Estoque 20 Mdulo Externo indMODEXT 20 Gerao Arquivo indGER 0 - Centralizado 20 Empresa codEmpresa 1 20 Estabelecimento codEstabel 1 20 Nmero da Ordem numOrdem 17 20 Indicao das Demonstraes indDemonst 1 - Do empresrio/sociedade a 20 Cabealho das Demonstraes cabDemonst 20 Data Gerao dtGeracao 01/05/2009 31/05/2009 ttTot_totRI015 BREAK_cod-modul-dtsul must be a quoted constant or an unabbreviated, unambiguous buffer/field reference for buffers known to query . (7328) QUERY-OPEN for query requires a previous QUERY-PREPARE. (7312) Cannot run GET methods on query until it is opened. (7313) BUFFER-FIELD BREAK_cod-modul-dtsul was not found in buffer ttTot_TotRI015. (7351) Invalid handle. Not initialized or points to a deleted object. (3135) Cannot access the BUFFER-VALUE attribute because the widget does not exist. (3140) ttTot_totRI015 BREAK_cod-modul-dtsul must be a quoted constant or an unabbreviated, unambiguous buffer/field reference for buffers known to query . (7328))

Programa de Importao/Exportao de Layout, informar parmetros pasta Seleo/Parmetro e Impresso:

Cdigo do Layout SPED CONTBIL 20

40

Opo Importar atualiza o layout a partir do diretrio informado; Opo Exportar, disponibiliza em arquivo informaes do layout no diretrio informado, esta funo pode ser solicitada em chamados de acompanhamento do processo de gerao do Sped Contbil.

Como localizar a pasta com os arquivos para efetuar a importao do layout? Selecionar a
funcionalidade executar programas (CTRL+ALT+X) e digitar o comando protools\_propath.r, localizar o diretrio onde esto os programas EMS2 e tambm onde est o diretrio lfp. Esse caminho deve ser informado para a importao. Informar at o diretrio

\lfp,

Aps execuo da importao dever acessar o programa LF0200 para verificar se o layout do SPED Contbil est disponvel.

41

*3) PARMETROS LAYOUT FISCAL (LF0101) - Opcional


Nesse programa informado o diretrio onde os arquivos do SPED sero gerados. Caminho menu Manuteno Parmetros Layout Fiscal

Campos:
estabelecimento pode ser deixado em branco, ou informar o estabelecimento central. banco poder ser deixado em branco, pois no ser utilizado para o SPED Contbil. diretrio destino: informar um diretrio onde sero gerados os arquivos do SPED Contbil.

Observao: Os arquivos gerados para o SPED Contbil tero a seguinte nomenclatura: Nome do Layout + cdigo estabelecimento + mdulo + ano + ms + dia da data fim da extrao. (Exemplos: ECD_SPEDContbil1001FAS20091231.txt, CD_SPEDContabil201CEP20100131.txt) No momento da gerao do arquivo possvel informar o diretrio desejado no programa Gerador de Arquivos do Layout LF0201, se no for informado ser usado o diretrio definido neste programa. Em processos batch orienta-se sempre informar no programa LF0201 o diretrio do servidor de execuo.

42

*4) CADASTROS DO MLF


Para a gerao dos arquivos SPED Contbil, faz-se necessrio a parametrizao do MLF, conforme descrito nos itens abaixo.

Menu Tarefas ou Consultas Manuteno / Consulta das Informaes de Todas as Tabelas (LF0203)

Nessa lista tem todas as informaes extradas do EMS e geradas para o MLF, e que posteriormente sero usadas para gerar o arquivo do SPED Contbil. Algumas informaes precisam ser informadas manualmente, neste tpico detalhado o que necessrio informar manualmente.

Observao: Em todos os cadastros que existir o campo de estabelecimento, dever preencher com o cdigo do estabelecimento definido como central.

Cadastro 1: Estabelecimento: Verificar se a informao de estabelecimento central est em branco, se estiver necessrio informar qual o cdigo do estabelecimento central ou estabelecimento Matriz. (Ver a tela demonstrando como fazer a verificao e cadastro).

43

Se a coluna de Estab Central estiver em branco acessar o boto de Manuteno do Registro.

Modificar para informar o estabelecimento Central, se estiver em branco.

44

Cadastro 2: Instituio Resp. Entidade (Registro 007) Esse cadastro Obrigatrio, dever cadastrar as outras instituies responsveis pela empresa que, tenham direito de acesso ao livro contbil digital. Caso a empresa no tenha nenhuma instituio, dever ser feito o cadastro com o cdigo da instituio igual a 00 (zero), significa que a empresa no tem nenhuma inscrio em outras entidades/instituies.

Estab. Centralizador

Nessa tela so includas as instituies. Aconselha-se o cadastro das filiais fora do estado da empresa gerado do arquivo SPED. Detalhes pgina seguinte.

45

Campos:
Instituio: informar o cdigo da instituio conforme tabela abaixo. (Dvidas sobre o que informar, entrar em contato com a Receita Federal) Inscrio: informar o cdigo da inscrio da empresa na instituio. Excetuando a Receita Federal e as Secretaria de Estado de Fazendo que jurisdicionam o estabelecimento, devem ser fornecidas informaes dos demais rgos que tenham acesso aos livros digitais. Recomenda-se que sejam includas inscries estaduais de pelo menos duas filiais existentes em cada UF. Exemplo: uma instituio financeira deve informar no registro 0007 o Banco Central; uma empresa sujeita s normas da CVM, deve informar a CVM. (Dvidas sobre o que informar, entrar em contato com a Receita Federal) Data Incio: informar a data inicial de acesso das Instituies aos livros. Fim Perodo: informar a data final de acesso das Instituies aos livros. Ser for perodo indeterminado preencher com 31/12/9999.

Tabela de Instituio:
CDIGO 00 01 02 03 04 DESCRIO Sem inscrio cadastral em outra entidade. Banco Central; Superintendncia de Seguros Privados - Susep; Comisso de Valores Mobilirios CVM; Agncia Nacional de Transportes Terrestres ANTT;

Secretarias de Fazenda (ou equivalente) das seguintes Unidades da Federao: AC Acre; AL Alagoas; AM Amazonas; AP Amap; BA Bahia; DF Distrito Federal; CE Cear; ES Esprito Santo; GO Gois; MA Maranho; MT Mato Grosso; MS Mato Grosso do Sul; MG Minas Gerais; PA Par; PB Paraba; PE Pernambuco; PR Paran; PI Piau; RJ Rio de Janeiro; 46

CDIGO RN RS RR RO SC SE SP TO

DESCRIO Rio Grande do Norte; Rio Grande do Sul; Roraima,; Rondnia; Santa Catarina; Sergipe; So Paulo; Tocantins;

Cadastro 3: Cadastro Participante (Registro 0150) Cadastrar as Empresas Ligadas que tem participao na empresa em questo. Esse cadastro no obrigatrio para gerao do arquivo do SPED Contbil. Se informado os participantes, devero ser os mesmos informados na DIPJ da empresa. O processo foi alterado e o cadastro do Participante deve ser feito pelo EMS. Olhar opo *CADASTRO PARTICIPANTE que est no ndice.

47

Ver tabela abaixo.

Campos:
Cdigo do Participante: Pode ser numrico ou o prprio nome da empresa Ligada. Esse cdigo no pode ser repetido. o mesmo nome do participante do cadastro de Pessoa no campo Pessoa. Pessoa: Informar um cdigo para a pessoa ligada a empresa (mais instrues no cadastro de Pessoa). Data Incio: Informar a data de incio do participante na empresa. Fim Perodo: Informar a data final do participante na empresa, caso esteja ativo na empresa informar o ano como 9999. Cdigo do Relacionamento: Informar o cdigo de relacionamento conforme tabela: CDIGO DESCRIO 01 Matriz no exterior; 02 Filial, inclusive agncia ou dependncia, no exterior; 03 Coligada, inclusive equiparada; 04 Controladora; 05 Controlada (exceto subsidiria integral); 06 Subsidiria integral; 07 Controlada em conjunto; 08 Entidade de Propsito Especfico (conforme definio da CVM); 09 Participante do conglomerado, conforme norma especfica do rgo regulador, exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes; 10 Vinculadas (Art. 23 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes; 11 Localizada em pas com tributao favorecida (Art. 24 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes. 48

Cadastro 4: Pessoa: Informar o cdigo da pessoa utilizado no cadastro de participante (cadastro 3).

Informar cdigos de 6 dgitos para evitar estouros de campos.

No Obrigatrio, informar se Fsica ou Jurdica


se possuir Cad. Especfico do INSS

Para pessoa quando Jurdica se possuir


1 - Territrio Nacional, 2 - Unio Europia, 3 - Outros Pases, 4 - Pas, territrio ou regio sujeito a um regime fiscal claramente mais favorvel. Obrigatrio, Consultar cdigo em: www.ibge.com.br

49

50

Campos:
Pessoa: informar o cdigo da pessoa informado no cadastro de participante. Tipo Pessoa: informar o tipo da pessoa, sendo: 1 - Pessoa Fsica 2 - Jurdica. Endereo: informar um cdigo de endereo da pessoa (esse cdigo ser utilizado no cadastro 5 (cadastro de endereo). Domiclio Fiscal: Informar o domiclio fiscal, sendo: 1 Territrio Nacional, 2 Unio Europia, 3 Outros Pases, 4 Pas, territrio ou regio sujeito a um regime fiscal claramente favorvel. Municpio IBGE: Informar o municpio IBGE da pessoa quando fsica ou jurdica, Informao Obrigatria. (Consultar cdigo em: WWW.ibge.gov.br) PIS: informar o PIS quando pessoa fsica. (Esse campo est na aba de Dados 2).

Cadastro 5: Endereo Informar o cdigo do endereo informado no cadastro de pessoa.

51

Informar cdigos de 6 dgitos para evitar estouros de campos.

A descrio do Pas deve coincidir com a descrio da tabela disponibilizada pelo Banco Central.

Considerado campo chave, no podem existir 2 registros com o mesmo CEP

Campos:
Endereo: informar o cdigo de endereo informado no cadastro Pessoa. Cdigo Pas: informar o cdigo pas conforme tabela disponibilizada pelo Banco Central. (Informao est no Folder Dados 2) http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaFisica/IRPF/2003/orientacoes/manualcompleto/instrucoe s/TABELA%20DE%20C%C3%93DIGOS%20DOS%20PA%C3%8DSES.htm

52

Cadastro 6: Livros Auxiliares do Dirio (Registro I012 e I030) Sugerimos cadastrar UM livro para cada perodo e para cada mdulo. Se o livro contiver mais de um perodo, o tamanho do arquivo no poder ultrapassar 1G. IMPORTANTE: O mdulo da contabilidade tambm deve ter um livro cadastrado. O cadastro do mdulo da contabilidade obrigatrio, independente se gerar com as opes de Dirio Geral Detalhado ou Dirio Geral Resumido.

53

Estab. Central

Conforme tabela abaixo

Seguir a ordem da ltima impresso do livro oficial, mudando em cada perodo de gerao. Este cdigo sofre validao por parte da fiscalizao, podendo ocorrer rejeio do arquivo.

Sempre 0 = digital

Ex.: Alterao de Ltda para S/A

40 posies ( s/pontos e sem o nmero aps hfen) Mais detalhes na Observao 4.

- Observar datas quando ocorrer ciso, fuso, incorporao, ou encerramento da empresa; - Para informar perodo de gerao dos livros dirios auxiliares, levar em considerao limite de 1GB para arquivos de mais de um ms gerado. No caso do arquivo ser somente de um ms permite tamanho maior de 1GB.

Campos:
Mdulos: Seguir a seguinte nomenclatura para os mdulos:
Mdulos - EMS5 Contabilidade no EMS5 ou EMS2 Cdigo Descrio ACR Contas a Receber APB Contas a Pagar Aplicaes e APL Emprstimos CMG Caixa e Bancos FAS Ativo Fixo FGL Contabilidade - EMS5 MCT Contabilidade - EMS2 Mdulos - EMS2 Contabilidade no EMS2 Cdi go Descrio MCR Contas a Receber MAP Contas a Pagar MCB MPT MCE MFT MTR MRI MCT Caixa e Bancos Patrimnio Estoque Faturamento Transporte Recuperao de Impostos Contabilidade EMS2 Mdulos EMS2 Contabilidade no EMS5 Cdi go Descrio CRP Contas a Receber APP Contas a Pagar CBP PTP CEP FTP TRP RIP FGL Caixa e Bancos Patrimnio Estoque Faturamento Transporte Rec. De Impostos Contabilidade EMS5

54

Ordem: Informar o nmero do LIVRO. Atentar para o nmero de livros conforme j estiverem impressos (Registrados na Junta Comercial) e cadastrar na seqncia. Na legislao em vigor o livro tem que conter no mximo 500 folhas, mas o livro a ser gerado em 1500 pginas. Para o SPED no existe controle de nmeros de pginas. Exemplo de opo de gerao a ser seguido. 1) Cadastrar 3 livros e fazer a gerao desta forma. 2) Se j registrou na junta esses livros, no momento de cadastrar o livro, pode indicar na natureza, os livros que fazem parte do livro no SPED, exemplo: Dirio Auxiliar do Estoque ref. Livros 53 e 54 j registrados na Junta Comercial. Natureza: Informar o termo de Abertura e Encerramento resumido, colocar nesse campo a que mdulo refere-se. Exemplos.: o Este livro se destina a lanamentos das Aplicaes e Emprstimos o Dirio Auxiliar do Estoque ref. Livros 53 e 54 j registrados na Junta Comercial Tipo: Informar 000, pois esse o cdigo para escriturao por meio eletrnico. Identificao Trans: Informar o cdigo HASH disponibilizado aps validao, esse campo armazena o cdigo sem pontos, nem hfen e sem o dgito; J disponibilizado de forma automtica ao gerar os arquivos do Sped relacionados aos Dirios. Porm caso o arquivo seja alterado manualmente e validado com sucesso no PVA, devero atualizar o cdigo do HASH gerado pelo PVA no DWF-Livro-Auxiliares-do-Dirio respectivamente. Arq. Ato Constitutivo: Informar a data de constituio da empresa, olhar no Contrato Social para empresas limitas ou na Ata de Constituio para Empresas Sociedades Annimas. Arq. Ato Converso: Informar data de converso (ex.: Ltda para S.A.). Se no houver, deixar a data em branco, informando ? (Interroga). Inst. Resp. Plano de Contas: Informar 10 para Receita Federal ou 20 para Banco Central Data Incio: Informar a data de incio para gerao do livro Fim Perodo: Informar a data de fim de gerao do livro. Observaes: 1) Os livros devem ser cadastrados conforme a periodicidade da gerao. Por exemplo: Se for gerado mensalmente devero cadastrar 12 livros. Se for gerado anualmente, dever ser cadastrado 1 livro. (Para cada mdulo) 2) Para gerar um livro Dirio Auxiliar de qualquer mdulo, dever ter cadastrado o livro/dirio para o Modulo da contabilidade (FGL (Se EMS5), MCT (Se EMS2). 3) Caso esteja gerando o livro Dirio Geral Resumido, todos os livros auxiliares que foram gerados, devem estar cadastrados j com o identificador da Transmisso (HASH).

55

4) Os dirios auxiliares devem ser validados primeiro no programa de validao do SPED, ser fornecido um cdigo HASH, esse cdigo ser atualizado automaticamente no MLF, ao fazer a gerao do Livro Auxiliar (Novo)

56

Cadastro 7: Estabelecimento Extenso Cadastrar o NIRE (Nmero de Identificao no Registro de Empresas). Somente para o estabelecimento principal necessrio informar o NIRE.

Somente p/ o estabelecimento Centralizador.

Cdigo empresa onde feita a contabilizao .

57

Cadastro 8: Identif Signatrio (Registro J930) Dados dos responsveis pela escriturao contbil da empresa.

Obrigatrio cadastro de dois assinantes. Registro do Contabilista + um responsvel legal.

Estab. Centralizador

Obrigatrio 1 registro com o cdigo 900

Obrigatrio para cd. assinante = 900, informar s/pontos e barras.


Data Inicio:Inicio de atuao do Signatrio na empresa. Fim Perodo: Data Final de atuao, e no caso desse Signatrio ainda estar atuando na empresa, informar no ano 9999.

Valida Descrio e cdigo conforme tabela (p.pg)

Campos:
Cdigo Assinante: informar o cdigo do assinante conforme tabela abaixo. 58

Qualificao: Informar a qualificao conforme funo do Signatrio. A qualificao deve estar igual a descrio da tabela de signatrio. Exemplo: Se informar o cdigo de assinante 204, na qualificao dever informar: Conselheiro de Administrao, se informar diferente ocorrer erro na validao do arquivo. Inscr. Contabilista: Composio do nmero de CRC.

Observao: Deve conter no mnimo dois cadastros: responsvel pela empresa e contador, ou seja, quem assina os Livros Contbeis.

CDIGO 203 204 205 206 207 220 222 223 226 309 312 313 315 801 900 999

DESCRIO Diretor Conselheiro de Administrao Administrador Administrador do Grupo Administrador de Sociedade Filiada Administrador Judicial Pessoal Fsica Administrador Judicial Pessoa Jurdica Profissional Administrador Judicial/Gestor Gestor Judicial Procurador Inventariante Liquidante Interventor Empresrio Contabilista Outros

59

*5) GERAO DO ARQUIVO SPED Contbil Importante: Caso tenha ocorrido uma extrao depois de realizado o preenchimento dos cadastros manuais, necessrio cadastrar novamente os seguintes cadastros: Pessoa, Endereo, Estabelecimento (Extenso).
Acessar: Tarefas -> Interpretador de Layout (LF0200).

Selecionar a opo de ECD SPED Contbil, e clicar no boto Executar para disponibilizar programa Gerador do Arquivo Sped Contbil LF0201 (ver prxima pgina). {Nova Funcionalidade NR 3} obrigatrio atualizao do layout considerando liberao abril/2011 Layout vlidos: [NR 2] [NR 3 ainda no liberado] ambos vlidos para a verso de programas liberados em abril 2011. Como atualizar o layout ver tpico: *2) LAYOUT DO SPED

Alterao do layout somente para incremento da verso. ** previso liberao prximo pacote oficial

O layout [NR 1] tambm est correta para gerao 2010. ATENO: Pode ser usada somente se no houve atualizao dos pacotes liberados em abril/2011.

60

A faixa de datas informada na Data de Gerao do arquivo deve compreender o perodo completo do ms informado, quando a situao do arquivo enviado para a Receita for normal, ou seja, no nenhuma ciso, fuso, incorporao, ou encerramento da empresa. Informar as mesmas datas informadas para cada livro cadastrado, dentro do exerccio. A gerao por perodo tambm est condicionado ao tamanho do arquivo. (mximo 1 GB). Quando ocorre incorporao da empresa, necessrio separar as informaes, em funo do aumento do volume de informaes contbeis da empresa. Observar que alguns processos do EMS so anuais ou mensais, neste caso para correta gerao das informaes necessrio alguns processos manuais para adaptar os dados necessidade de gerao. Se precisar de mais detalhes sobre procedimentos especficos ou para atender necessidades de ciso, fuso, incorporao, consultar a Consultoria Telefnica paga no fone 4003-0015 (opo: 2-3 Consultoria Tcnica-4 Datasul-2 Controladoria Finanas- 3 Contbil).

Primeiro Gerar Dirios Auxiliares, depois Dirio Geral; Escriturao Contbil para o Dirio Geral: Se enviar somente o Dirio Geral informar G Se enviar Dirios Auxiliares e o Geral deve informar R Livro Dirio Geral Resumido. Se gerar "R - Livro Dirio Geral Resumido", ento devero ser cadastrados todos os livros Dirios Auxiliares (MAP, ACR, APB, APP etc) e j com o Identificador da Transmisso (HASH) gravado, que disponibilizado aps validao dos Dirios Auxiliares.

Para habilitar esse campo, dever nformar o cdigo 8 para o


campo mdulo.

Conforme informado Cad Livro

No boto Registros tm todos os blocos gerados pelo SPED Contbil

61

Campos:
Situao Especial: 0 Abertura 1 Ciso 2 Fuso 3 Incorporao 4 Encerramento (informar no perodo em que ocorreram) 9 Normal (informar nos perodos em que no h nenhuma das situaes anteriores). Escriturao Contbil: Se gerar o arquivo com a opo de dirio geral detalhado, no necessrio gerar os dirios auxiliares. G Livro Dirio Geral Detalhado R Livro Dirio Geral Resumido A Livro Dirio Auxiliar Mdulo: 1 Contas a Pagar 2 Contas a Receber 3 Aplicaes e Emprstimos 4 Caixa e Bancos 5 Patrimnio / Ativo Fixo 6 Faturamento 7 Estoque 8 Outro Mdulo Externo 9 Contabilidade Mdulo Externo: Para habilitar esse campo, dever informar o cdigo 8 para o campo mdulo. Gerao do Arquivo: Sempre ser 0 centralizado Empresa: Informar a empresa para gerao do arquivo. Estabelecimento: Esse campo ficar desabilitado, preenchido o estabelecimento principal da empresa selecionada. Se estiver em branco, dever informar manualmente no Cadastro de Estabelecimento, no programa LF0203. Nmero da Ordem: Informar o mesmo nmero de Ordem que foi informado no cadastro dos Livros Auxiliares do Dirio, para o perodo em que esto gerando o arquivo, programa: LF0203.

Tela disponibilizada pressionando o Boto Registros: As informaes so visualizadas conforme bloco selecionado.

62

Alguns blocos esto habilitados porque no so obrigatrios, podero desmarcar para que no sejam gerados no arquivo.

63

Includa a opo de listar o bloco J800. Lembrando que esse bloco somente ser gerado para o perodo que possui apurao de lucros e perdas padro do sistema.

Para gerar o J800, dever informar diretrio onde encontram-se os arquivos .rtf, para cada arquivo ser gerada uma linha no J800.

Importante: O bloco J800 somente ser gerado no arquivo se para o perodo que esto fazendo a gerao possui movimento de lucros e perdas gerado pelo sistema. Se foi feito o zeramento manual das contas, o programa no reconhece como sendo lanamento de lucros e perdas.

Folder Impresso:

64

ON-LINE: Poder informar um diretrio diferente do diretrio informado no programa LF0101. Se deixar em branco ir assumir o diretrio do programa: LF0101. BATCH: Dever informar o diretrio no servidor de execuo para que os arquivos sejam criados. Se no informar vai processar a gerao e ao

final aparecer mensagem informando que no encontrou o arquivo.

Executar esse programa para que o arquivo do SPED seja criado e possa ser posteriormente validado.

IMPORTANTE 1): Se possuir 2 matrizes de DE-PARA no EMS5, dever fazer a extrao e depois gerar o arquivo do SPED para uma matriz depois gerar para outra. Exemplo: Matriz DE-PARA com data de validade de 01/01/2000 at 31/05/2008, e outra matriz com data inicial de: 01/06/2008 at 31/12/2008. Primeiro extrair e gerar o arquivo at 31/05/2008 e depois a partir de 01/06/2008. IMPORTANTE 2) : Erro no RELATRIO DE GERAO DE ARQUIVOS, referente a gerao do Sped Contbil. Deve atualizar o layout conforme orientaes do tpico 2) LAYOUT DO SPED deste documento. Ver Exemplo ocorrncia de erro no relatrio de gerao do arquivo em funo do layout desatualizado.

*6) VALIDAO ARQUIVO SPED- SISTEMA PBLICO DE ESCRITUAO DIGITAL

Validador: http://www.receita.fazenda.gov.br/Sped/Download/SpedContabilmultiplataforma.htm

65

Para validar o arquivo acessar o Menu: Escriturao Contbil/Validar Escriturao Contbil (conforme tela abaixo).

Ser aberta a seguinte janela:

Informar o arquivo que deseja-se validar

Clicar no boto Validar, aparecer o status de validao do arquivo. Quando estiver concluda a validao, aparecer o resultado da Validao, onde ter os erros que ocorreram ou a mensagem: Arquivo de Escriturao Contbil validado com sucesso. DICAS sobre a apresentao das informaes geradas pelo Sistema Pblico de Escriturao Digital: Situao Demonstrao DRE atravs Programa Receita: Aps executar rotina de apurao de
lucros e Perdas pela rotina do EMS, os dados do Balano Patrimonial e DRE foram gerados, com exceo de duas contas. As contas 321000003 e 321500000 no foram geradas para o DRE.

As contas em referncia no estavam cadastradas no plano de contas referencial (DE-PARA), aps incluso das mesmas e aps nova extrao e gerao do arquivo o problema foi resolvido. 66

Situao Balano Patrimonial atravs Programa Receita: A ordenao deste relatrio no atende a ordenao desejada pela empresa. Deve confirmar as informaes de estrutura no EMS ou DATASUL11 e o cdigo de Natureza das contas analticas. Se a natureza no est correta no arquivo Sped Contbil, deve validar a informao de natureza no de-para e tambm a estrutura do plano de contas. Segue um exemplo de arquivo gerado com problemas de estrutura: |I050|01012010|09|S|1|1000000000000||ATIVO| |I050|01012010|09|S|1|1100000000000||CIRCULANTE| |I050|01012010|09|S|1|1101000000000||DISPONIVEL| |I050|01012010|01|S|1|1101010000000||CAIXA| |I050|01012010|01|A|2|1101010100001|1101010000000|CAIXA ESPECIE| Veja que a conta ATIVO tem definido a natureza 09 e que no existe relao entre as contas 1101000000000 com 1101010000000 1100000000000 com 1101000000000 1000000000000 com 1100000000000 S existe definio de um nvel de estrutura (apresentada pelo relatrio1101010100001| 1101010000000) e a natureza incorreta das outras contas afeta a sequncia de visualizao no relatrio.

*EXTRAINDO HASH DO ARQUIVO VALIDADO


Com a verso atual o HASH ser atualizado automaticamente, aps gerar os Dirios Auxiliares. Se necessrio buscar a informao do HASH, seguir procedimento que segue. Para o usurio extrair o HASH do arquivo validado, dever acessar o menu Escriturao Contbil/Consultar Situao da Escriturao Contbil, onde aparecer informao de Empresa, selecionando a linha que corresponde a empresa e clicar em OK, aparecer uma tela com a Situao da Escriturao e o HASH do arquivo. IMPORTANTE: No atendemos no suporte ou consultoria dvidas de como utilizar o validador do arquivo ou com encontrar o HASH gerado, esses so programas da Receita Federal e devem esclarecer as dvidas com a Receita Federal. Essas instrues que colocamos nesse documento apenas um facilitador.

67

*ORIENTAES SOBRE ALGUNS ERROS OU ADVERTNCIAS AO VALIDAR O ARQUIVO


Na ocorrncia de erro ao validar o arquivo, editar o arquivo validado e verificar se todas as linhas do arquivo respeitam a seqncia de registros de acordo com cada bloco de informao (a seqncia e quais os registros obrigatrios encontra-se detalhado em Resumo dos registros Arquivo Sped Contbil, relacionado ao erro Mensagem <Registro encontrado diferente do esperado> (abaixo , neste tpico). As linhas do arquivo devem iniciar com a indicao de registro a que se refere a informao: I001,I010,I030... No podem iniciar com informao em outro formato: Exemplo |VILA VELHA| Esta situao pode mascar a ocorrncia de erros no relacionados. Mensagem Advertncia <A validade da conta informada no est dentro do perodo de escriturao contbil> que ocorre ao validar registro I051: Plano de Contas Referencial. Em maio de 2009 a Receita Definiu um novo Plano de Contas, algumas contas deixaram de ser vlidas para 2009 e houve incluso de novas contas referenciais. Deve buscar informaes da alterao do site da Receita Federal Mensagem Advertncia <Conta no existe no cadastro de Plano de Contas Referencial> (Reg.I051) Conta informada como referencial no existe no plano de contas da Receita, deve verificar se no foi efetuado o cadastro de cdigo da conta referencial invlido. Mensagem Advertncia <Conta de nvel superior dever ter a mesma natureza da subconta>. (Registro I050) Verificar se no houve alertas referente a natureza do relatrio de extrao e ento corrigir as contas indicadas. O cdigo de Natureza, das contas analticas, definido atravs do DE-PARA, se a mesma no existir no DE-PARA busca das contas irms. Se a natureza no est correta no arquivo, deve validar a informao do de-para e tambm a estrutura do plano de contas. Se existir contas em uma mesma estrutura, naturezas diferentes no DE-PARA, as contas sintticas da estrutura herdaro a natureza de uma das contas filhas. Acertar as naturezas para que as contas tenha mesma natureza dentro da estrutura (exemplo: Contas do ativo que esto na mesma estrutura devem ter a mesma natureza). No EMS 5, a validao da estrutura pode ser efetuada: - atravs do programa Manuteno Plano de Contas(prgint/utb/utb080aa.r), boto estrutura; - emitir o relatrio Plano Contas Contbeis (prgint/utb/utb310aa.r) , marcar a opo Apresenta Contas Contbeis e Imprime Estrutura das Contas. No EMS 2, a validao da estrutura de contas pode ser efetuada: - atravs programa Estrutura de Contas (ct0110) - (Faq Relacionada FAQ 54607 Como cadastrar estrutura de contas no EMS2). - emitir os relatrios Plano de Contas Estrutura/Onde se Usa 68

EXEMPLO 1) Se existirem contas analticas de naturezas diferentes (no DE-PARA) estrutura contbil, pode gerar o problema, veja exemplo que segue:

relacionadas a uma mesma

Conta analtica de natureza 02 relacionada a conta sinttica 1000000000000 : I050|01012009|02|A|2|2106010000002|1000000000000|JUROS S/CAPITAL AJUSTES| Conta analtica de natureza 04 relacionada a mesma conta sinttica : |I050|01012009|04|A|2|4151010000007|1000000000000|IOF| O sistema gera a informao da conta sinttica com natureza 02, mesmo tendo outras contas analticas com outras naturezas informadas: |I050|01012009|02|S|1|1000000000000||ATIVO| No caso do exemplo, corrigir as informaes de estrutura de contas . EXEMPLO 2) Determinada conta contbil no existe no plano DE-PARA (somente obrigatrio se existir saldo contbil na conta contbil). Porm esta conta contbil est listada no registro I050 com indicao de natureza invlida. Verificar todas as contas irms do DE-PARA, provvel que exista alguma conta irm com definio da natureza diferente das demais contas, deve corrigir esta conta, ou incluir a conta do DEPARA. Mensagem <Conta informada deve existir no plano de contas e ser analtica.> Registro I155 Verificar a estrutura de contas. Emitir o relatrio Plano Contas Contbeis (prgint/utb/utb310aa.r) , marcar as opes - Apresenta Contas Contbeis, - Imprime Estrutura das Contas; Tentar localizar a conta relacionada a mensagem no relatrio. Se no descobrir o erro abrir Fo e encaminhar dump de dados (.d) das tabelas: (junto com os anexos informar se houve alterao da estrutura atravs de programa especfico). cta_ctbl estrut_cta_ctbl matriz_trad_cta_ctbl_ext trad_cta_ctbl_ext Se no identificar problema na estrutura, verificar se as linhas do arquivo validado, iniciam com a indicao de registro a que se refere a informao, caso verificar problema reportar a situao atravs de chamado: |I001|.... |I010|.... |I030|.... |I050|.....

69

Mensagem < Soma das partidas do lanamento a dbito ou a crdito deferente do valor informado no registro Lanamento Contbil> Verificar a data e origem do lanamento. Se Contabilidade (sigla do arquivo FGL) EMS 2: Abrir FO e reportar o problema. Se Contabilidade (sigla do arquivo FGL) EMS 5: Emitir o Relatrio Diagnstico Contabilidade (prgfin/fgl/fgl319aa.r), selecionar a opo: Diferena entre
dbito e crdito).

Se ocorrer indicao de referncia com problema: descontabilizar, corrigir a situao e efetuar nova contabilizao. Extrair e gerar o arquivo para nova validao. Se no ocorrer indicao de problema, abrir FO e reportar. Se a origem for mdulos (ex. sigla CEP), sped verso 2009 (origem movimentos atravs emisso dos dirios). Verificar a data e origem do lanamento. Ativar o extrato de verso e fazer a emisso a partir do dirio, extrao e gerao do arquivo e validar o arquivo. Se persistir validar o extrato no portal de clientes para verificar se no existem programa desatualizado, se existir, fazer a atualizao e repetir orientao acima. Caso persistir abrir FO e encaminhar o extrato de verso do processo. Se a origem for mdulos (ex. sigla CEP), sped verso 2010. Ativar o extrato de verso e fazer extrao e gerao do arquivo, abrir FO e encaminhar o extrato de verso, o arquivo validado e o relatrio de validao.

Mensagem <Conta cadastrada no plano de contas no conta de resultado.> Erro registro I355. O erro ocorre porque as contas que sofrem apurao de resultados devem ser cadastradas com a natureza 4 (Contas de Resultado) no cadastro do De-Para. Alterar a natureza da conta no cadastro do De-Para, e fazer a extrao, gerao do arquivo e nova validao. Se a conta no est informada no De-PARA, fazer o cadastro, informar natureza, fazer nova extrao, gerao do arquivo e validao.

Mensagem <Saldo da conta antes do encerramento no corresponde ao total dos lanamentos de encerramento> Esta validao tambm pode ocorrer em funo da existncia de erros de saldos. Se a contabilidade for no ems5: ------------------------------> executar o relatrio de Verificao de saldos para as contas de resultado, no perodo onde a mesma ocorreu. Executar o programa de Verificao de Saldos para as contas com problemas (programa: prgfin\fgl\fgl323aa.r), caso ocorra indicao de contas com problemas deve executar o programa de recomposio (prgfin\fgl\fgl714aa.r). Se as contas com problemas sofrem apurao de resultados, sugiro desfazer a apurao, recompor os saldos das contas indicadas pelo relatrio, confirmar o acerto executando novamente o relatrio de verificao. Confirmar os saldos de todas as contas que sofrem apurao de resultados, para ento executar a rotina de apurao de resultados novamente. 70

Se a contabilidade for no ems2: ------------------------------> gerar o balancete e razo das contas com problemas e verificar se o saldo do balancete est correto, caso tenha problema de saldo executar o programa ct0306. Para executar o programa ct0306, o perodo em que foi verificado o erro de saldo no balancete deve estar habilitado (programa p/ habilitar perodo: ct0501). Para habilitar perodos congelados de exerccios anteriores, onde a apurao de lucros e perdas j foi realizada, necessrio desfazer a apurao para conseguir reabrir os perodos. Congelar os perodos anteriores ao perodo com problemas (programa: ct0514). O programa transfere o saldo final do ltimo perodo fechado/congelado para o saldo inicial do primeiro perodo em aberto, recalculando o saldo com base na movimentao, para todos os perodos em aberto. Para verificar a situao dos perodos consultar o programa cd0120- Manuteno Ano Fiscal. Outras mensagens associadas a existncia de problema de saldo:
Mensagens <Saldo inicial diferente do saldo final do perodo anterior>; <Soma dos saldos finais credores diferente da soma dos saldos finais devedores no perodo>; <Soma dos saldos iniciais credores diferente da soma dos saldos iniciais devedores no perodo informado nos registros de Saldos Peridicos>.

71

Mensagem Advertncia: <O valor informado nas contas de maior detalhamento do registro da DRE no corresponde a soma dos valores informados nos registros de Saldos das Contas de Resultado antes da Apurao na mesma data.>; Mensagens Erros: <O saldo final da conta no registro de Saldos Peridicos (i155) diferente de zero na data do encerramento.>; <Saldo da conta antes do encerramento no corresponde ao total dos lanamentos de encerramento (para a conta 41020704)>;. A conta de apurao de resultado no conta do passivo, para corrigir a ocorrncia das mensagens acima alterar o grupo da conta de apurao para conta de passivo, fazer uma nova apurao, extrair, gerar o arquivo e fazer nova validao. (Observao: sempre que desfazer um lote de apurao, importante executar o relatrio de Verificao de Saldos para a faixa de contas que sofrem apurao de resultados.)

Para verificar qual a conta de apurao de resultados:

72

Esta conta deve estar definida como grupo Passivo, verifique atravs coluna acima, indicada pela seta.

Mensagem <O saldo da conta de resultado antes do encerramento no foi informado no registro correspondente (i355) (para a conta 61020101)>; Verificar a Natureza da conta contbil informada do DE-PARA (plano de contas referencial) deve ser 2-Passivo ou 3-Patrimnio Lquido. Para corrigir a ocorrncia da mensagem, fazer a alterao da natureza da conta indicada na mensagem, fazer nova extrao e gerao do arquivo. Validar para verificar se ocorre nova validao.

Mensagens: <Soma das partidas do lanamento, a dbito, diferente do valor informado no registro
Lanamento Contbil>; <Soma dos lanamentos a dbito, nos registros de Partidas do Lanamento, diferente do valor informado no registro Saldos Peridicos (no perodo referente ao ms 1 para a conta 211802)>; <Soma dos lanamentos a dbito, nos registros de Partidas do Lanamento, diferente do valor informado no registro Saldos Peridicos (no perodo referente ao ms 12 para a conta 421103)>. Fazer anlise de saldos, balancete x razo. Na situao acompanhada foi identificado que a extrao no levava um lote. O motivo estava relacionado ao plano de centro de custo de um dos itens do lanamento daquele lote estar diferente do plano de centro de custo da Matriz SPED. Foi alterado o plano de centro de custo do item para ficar igual ao plano da Matriz, e os 3 erros deixaram de ocorrer. As contas indicadas pela mensagem (211802 e 421103) eram do mesmo lanamento.

Mensagem < Registro duplicado em relao chave num_lancto >Indicao de erro para registro I200
Abrir FO reportando a situao, no podem existir registros i200 com o mesmo cdigo de lanamento. Exemplo: O cdigo do lanamento 1333513012009 e encontra-se duplicado no arquivo sped contbil. |I200|1333513012009|05012009|32,70|N| |I250|11304106||32,70|D|0017813||MCE NFE EM 05/01/2009 SEQ 140 ITEM 3044 DOC 0017813 EMIT BAURU LAMP COMERCIAL DE PECAS LTDA EPP|| |I250|91101101||32,70|C|0017813||MCE NFE EM 05/01/2009 SEQ 140 ITEM 3044 DOC 0017813 EMIT BAURU LAMP COMERCIAL DE PECAS LTDA EPP|| |I200|1333513012009|05012009|32,70|N| |I250|91101101||32,70|C|0017813||MCE NFE EM 05/01/2009 SEQ 140 ITEM 3044 DOC 0017813 EMIT BAURU LAMP COMERCIAL DE PECAS LTDA EPP|| |I250|11304106||32,70|D|0017813||MCE NFE EM 05/01/2009 SEQ 140 ITEM 3044 DOC 0017813 EMIT BAURU LAMP COMERCIAL DE PECAS LTDA EPP||

73

Mensagem <Estrutura da linha invlida; As linhas da escriturao no terminam com os caracteres CR (Carriage Return) e LF (Line Feed)>. O erro ocorre porque o arquivo foi gerado via RPW no Unix, e o caracter que o Unix utiliza para quebrar a linha no compatvel com o validador do SPED Contbil. Para resolver o problema o cliente precisa abrir o arquivo, copiar o contedo e salvar em outro editor, o editor do progress por exemplo, salvar o arquivo nesse editor e validar novamente. Mensagem <Registro encontrado diferente do esperado>. Normalmente faltou algum cadastro no LF0203. Seguir orientaes tpico 4 deste documento. Exemplo: Se no arquivo SPED gerado no gerou os registros I012 e I015 porque no foi cadastrado o livro auxiliar para o mdulo FGL. (No caso deste exemplo ver cadastro 6 do tpico 4). Resumo dos registros Arquivo Sped Contbil
BLOCO 0: ABERTURA, IDENTIFICAO E REFERNCIAS
REGISTRO 0000: Abertura do Arquivo Digital e Identificao do empresrio ou da sociedade empresria (dwf-pessoa, dwf-ender) REGISTRO 0001: Abertura do Bloco 0 REGISTRO 0007 Outras inscries Cadastrais do Empresrio ou Sociedade Empresria (dwfinstint-dados) REGISTRO 0020: Escriturao Contbil Descentralizada (no contemplado no projeto Datasul, Registro no obrigatrio) REGISTRO 0150: Tabela de Cadastro do Participante (dwf-participan,dwf-pessoa,dwf-ender) REGISTRO 0180: Identificao do Relacionamento com o Participante (dwf-participan) REGISTRO 0990: Encerramento do Bloco 0

BLOCO I: LANAMENTOS CONTBEIS


REGISTRO I001: Abertura do Bloco I REGISTRO I010: Identificao da Escriturao Contbil REGISTRO I012: Livros Auxiliares ao Dirio (dwf-livro-aux-dirio) dirios auxiliares REGISTRO I015: Identificao das Contas da Escriturao Resumida a que se Refere a Escriturao Auxiliar (dwf-item-lancto-ctbl) diarios auxiliates REGISTRO I020: Campos Adicionais (no contemplado no projeto Datasul, Registro no obrigatrio) REGISTRO I030: Termo de Abertura do Livro (dwf-livro-aux-diario,dwf-pessoa,dwf-ender) dirios auxiliares REGISTRO I050: Plano de Contas (dwf-cta-ctbl,dwf-cta-ctbl-refer) REGISTRO I051: Plano de Contas Referencial (s contas analticas - dwf-cta-ctbl-refer, dwf-livroaux-diario) REGISTRO I052: Indicao dos Cdigos de Aglutinao(dwf-cta-aglut) REGISTRO I075: Tabela de Histrico Padronizado (no contemplado no projeto Datasul, Registro no obrigatrio) REGISTRO I100: Centro de Custos (quando contabilidade no ems2 este registro no gerado) REGISTRO I150: Saldos Peridicos Identificao do Perodo (perodo informado no parmetro de gerao - s Dirio Contabilidade) REGISTRO I155: Detalhe dos Saldos Peridicos (dwf-sdo-ctbl - s dirio contabilidade) REGISTRO I200: Lanamento Contbil (dwf-lancto-ctbl) lotes normais e de apurao REGISTRO I250: Partidas do Lanamento (dwf-item-lancto-ctbl) REGISTRO I300: Balancetes Dirios Identificao da Data (no contemplado no projeto Datasul, Registro no obrigatrio) REGISTRO I310: Detalhes dos Balancetes Dirios (no contemplado no projeto Datasul, Registro no obrigatrio)

74

REGISTRO I350: Saldo das Contas de Resultado Antes do Encerramento Identificao da Data Ap. Resultado - s Dirio Contabilidade REGISTRO I355: Detalhes dos Saldos das Contas de Resultado Antes do Encerramento (dwf-sdoctbl-antes-encert - s dirio contabilidade e s contas de apurao) REGISTRO I500: PARMETROS DE IMPRESSO E VISUALIZAO DO LIVRO RAZO AUXILIAR COM LEIAUTE PARAMETRIZVEL (no contemplado no projeto Datasul, Registro no obrigatrio) REGISTRO I510: PARMETROS DE IMPRESSO E VISUALIZAO DO LIVRO RAZO AUXILIAR COM LEIAUTE PARAMETRIZVEL (no contemplado no projeto Datasul, Registro no obrigatrio) REGISTRO I550: DETALHES DO LIVRO RAZO AUXILIAR COM LEIAUTE PARAMETRIZVEL (no contemplado no projeto Datasul, Registro no obrigatrio) REGISTRO I555: TOTAIS NO LIVRO RAZO AUXILIAR COM LEIAUTE PARAMETRIZVEL (no contemplado no projeto Datasul, Registro no obrigatrio) REGISTRO I990: Encerramento do Bloco I

BLOCO J: DEMONSTRAES CONTBEIS


REGISTRO J001: REGISTRO J005: REGISTRO J100: REGISTRO J150: REGISTRO J800: obrigatrio) REGISTRO J900: lf0200) REGISTRO J930: REGISTRO J990: Abertura do Bloco J Demonstraes Contbeis (dwf-demonst-ctbl-bloco) Balano Patrimonial ((dwf-balan-patrim) Demonstrao do Resultado do Exerccio (dwf-demonst-restdo-exerc) Outras Informaes (no contemplado no projeto Datasul, Registro no Termo de Encerramento (dwf-libro-aux-diario,dwf-pesoa,perodo informado tela Identificao dos Signatrios da Escriturao (dwf-ident-signatario) Encerramento do Bloco J

BLOCO 9: DIGITAL

CONTROLE

ENCERRAMENTO

DO

ARQUIVO

REGISTRO 9001: Abertura do Bloco 9 REGISTRO 9900: Registros do Arquivo REGISTRO 9990: Encerramento do Bloco 9 REGISTRO 9999: ENCERRAMENTO DO ARQUIVO DIGITAL

Mensagem <Conta no existe no plano de contas referencial informado> Deve verificar se a conta no foi definida no DE-PARA, corrigir e extrair os dados novamente. Mensagem <No Balano Patrimonial, a soma das parcelas dever ser igual aos totais e subtotais> (bloco J) Fazer a extrao do balancete pela opo Conta Contbil. Esse erro normalmente ocorre por problema na ordenao das contas sintticas e analticas, quando a extrao foi efetuada atravs opo: Estruturado. Mensagem < Soma das partidas dos lanamentos a dbito ou a crdito diferente do valor informado no registro Lanamento Contbil> Verificar se todos os pacotes j liberados foram atualizados. Ativar a gerao do extrato de verso e gerar o dirio auxiliar do mdulo relacionado ao erro, extrair e gerar o arquivo novamente. Se ao efetuar nova validao e o problema persistir, efetuar a abertura de FO e encaminhar o extrato de verso, o Relatrio Dirio Auxiliar do mdulo, o arquivo Sped. Mensagem < No Balano Patrimonial, o valor inofrmado para o Ativo dever ser igual soma dos valores informados par o Passivo e Patrimnio Lquido. > Procurar no arquivo que gerou a validao a linha indicada na validao. Validar o valor apresentando pelo total do registro J100 do arquivo referente ao ativo e ao passivo. Devem conferir com os valores do balancete. Exemplo de registro |J100|1000000000000|1|1|A T I V O|8000000,45|D| 75

O valor de R$8.000.000,45 deve conferir com o apresentado pelo Balancete. Conferir tambm o valor do PASSIVO. O Total de Ativo deve ser igual ao Total do Passivo. Se no conferir pode existir problemas da natureza das contas ou erro na definio da estrutura de contas (quando a extrao foi feita por Balancete/Estrutura). Se a opo de extrao foi atravs do demonstrativo deve validar tambm a definio do demonstrativo. Mensagem <Conta do registro I355 no de resultado> Ocorre quando informado como conta de apurao, do programa Manuteno Plano de Contas (atravs boto Modifica), conta de resultados. Como se fosse uma transitria e faz um lanamento manual transferindo o valor desta conta para outra conta do passivo. Deve cadastrar a conta que realmente de apurao no plano de contas, no informar conta de resultado e sim a conta contbil do passivo. Situao Signatrio : O programa de validao da Receita apresenta apenas os trs primeiros signatrios para informar a assinatura eletrnica Atravs programa LF0203 possvel cadastrar quantos signatrios lhe convier, ao gerar o arquivo Sped Contbil sero considerados todos. O programa de validao da Receita apresenta apenas os trs primeiros signatrios para informar a assinatura eletrnica, utiliza como critrio o cdigo por ordem crescente.

76

*ORIENTAES SOBRE ERROS NA TRANSMISSO

Na transmisso do Livro Geral ocorrncia do erro O Livro j foi enviado. Verificar o campo Escriturao Contbil ao gerar o arquivo, seguir orientaes tpico 5 deste documento.

77

*GERAO DOS DIRIOS AUXILIARES MULTI-PLANTA


- Em todas as plantas filiais: gerar os dirios auxiliares, com a opo "gera dados fiscalizao" marcada (no caso do patrimonio, deve-se rodar o sumrio); - Nas bases filiais - Rodar o programa "CD4120 - Exportao Movimentos Arquivos Fiscalizao"; - Na base matriz - Rodar o programa "CD4110 - Importao Movimentos Fiscalizao"; - Na base matriz Executar o extrator LF0302 Extrator Sped Contbil, com isso as informaes sero consolidadas para gerao do arquivo; - Na base matriz - Rodar o programa "CD4130 - Eliminao Movimentos Externos Arquivos Fiscalizao", este programa tem o objetivo de limpar as informaes da tabela de exportao que no sero mais necessrias. Relao dos mdulos e programas com a opo de gerar dados para a fiscalizao: Mdulo APB MAP ACR MCR CMG MCB APL MAE FAS MPT MCE MFT Descrio Contas a Pagar (ems5) Contas a Pagar (ems2) Contas a Receber (ems5) Contas a Receber (ems2) Caixa e Bancos (ems5) Caixa e Bancos (ems2) Aplicaes e Emprstimos (ems5) Aplicaes e Emprstimos Ativo Fixo (ems5) Patrimnio (ems2) Estoque (ems2) Faturamento (ems2) Programas a serem executados PRGFIN/APB/APB319AA.r APP/AP0707.r PRGFIN/ACR/ ACR709AA.r CRP/ CR0802.r PRGFIN/ CMG/CMG309AA.r CBP/ CB0503.r PRGFIN/APL/APL301AA.r PRGFIN/FAS/ FAS358AA.r PT0904- Sumrio CD4011 CD4011

78

Você também pode gostar