Sesso de Referncia SAP Business Planning & Consolidation Case Grupo Po de Aucar

Fernando Jos Lopes

Gerente de Sist. Adm/Financeiros

Paulo Joo Salomo Filho

Gerente do Projeto

Agenda

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

O Grupo Po de Acar Parceria de Longo Prazo SAP + GPA Sumrio Executivo SAP BPC Objetivos do Projeto Escopo e Futuras Funcionalidades Visualizao Planejamento, Simulao e Reunies de Diretoria (Xcelsius) Nmeros do Projeto Arquitetura: Transacional x Estratgico Equipe Cronograma Plataforma Treinamento de Usurios Finais Facilidades e Lies Aprendidas Perguntas e Respostas

O Grupo Po de Acar

Fundao: 1948 Diversos formatos e Segmentos

Hiper Super Convenincia Atacado Postos Drogarias Eletro/Eletrnico

EBITDA >10.0% Mais de 1055 Lojas ~ 500M tickets/ano ~1,3M m2 rea de vendas ~84.000 colaboradores

O Grupo Po de Acar

Misso "Garantir a melhor experincia de compra para todos os nossos clientes, em cada uma de nossas lojas." Viso "A CBD almeja ampliar a liderana no mercado brasileiro de varejo e tornarse a empresa mais admirada do pas por sua rentabilidade, inovao, eficincia, responsabilidade social e contribuio para o desenvolvimento do Brasil."

O Grupo Po de Acar
Distribuio Geogrfica

Parceira de Longo Prazo GPA + SAP

2007
M 5-6 M 7-8 M 9-10 M11-12 M 1-2 M 3-4 M 5-6

2008
M 7-8 M 9-10 M11-12 M1-4

2009
M5-8 M9-12

2010
M1-6

Jan/09

Primeira ONDA
FI / CO
(Contabilidade Fiscal Brasil) (Contabilidade Gerencial / Controladoria) (Gesto de Contas a Pagar / Contas a Receber) (Gesto Contbil de Ativo Fixo Imobilizado) (Conciliao bancria) (Gesto de Tesouraria e Gesto de Fluxo de caixa Curto Prazo)

Segunda ONDA
BPC
(Planejamento Oramentrio de despesas e investimentos)

Out/09

Diretoria Administrativa Financeira

MM
(Cadastros de Mercadorias / Integrao com Mastersaf Foco SPED)

Jul/08 TRM

Out/08 Aplicaes Financ.

HCM+Folha+ NAKISA+RWD
(Escopo de RH)

(Operaes financeiras)

BW / BCS e LP
(Consolidao de Balano e Fluxo de caixa longo prazo)

CRM Nov/08
(Gesto call-centers - Operacional)

ARIS for NetWeaver

(Mapeamento de processos e controles internos)

PM
(Manuteno de Lojas)

Invest e Obras

IM
(Investment Management)

RE/RPM
(Real Estate + Gesto de portflio)

Go-Live Intermedirio

Go-Live Jan/09

Segunda Onda

Em Planejamento

Sumrio Executivo SAP BPC

Objetivos do projeto
Plataforma nica e premissas consolidadas para construo de oramento Evitar impactos culturais, como mudana drstica na interface (excel) Oramento naturalmente consolidado, atualizado e disponvel Segurana da tomada de deciso

Benefcios Estratgicos
Base nica, proporcionando integridade, robustez, consistncia e qualidade da informao. Reduo do nmero de planilhas. Iniciativas Estratgicas estaro integradas execuo dos processos. Possibilidade de otimizar anlises de causa e efeito Simulao de cenrios com ndices econmicos e financeiros que permitir a empresa tomada de decises com maior preciso e agilidade.

Desafios do Processo Oramentrio

Proporcionar tempo de anlise efetivando o verdadeiro papel do analista de planejamento , maior crtica e acuracidade Criao do workflow integrando o sistema de planejamento com as reas funcionais (cronograma). Oramento por conta contbil

Porque SAP BPC

Menor custo de implantao (comparado com SAP BPS) Integrao com ECC Facilidade de implantao Fcil integrao com ferramentas noSAP

O Projeto SAP BPC

Paulo Joo Salomo Filho
Gerente do Projeto

Projeto SAP BPC

Estratgia

Transacional

SAP 2009 / Page 9

Projeto SAP BPC Escopo do Projeto

Legado
Viso Geral:
Receitas: Recebe dados do OFA (ORACLE FINANCIAL ANALYSER).

Gerencial
(com rateios)

Despesas Operacionais: Planejamento de Centros de Custos e Classes de Custos das contas de responsabilidade Operacional (RH, Despesas Viagens, etc). Despesas Corporativas: Planejamento de Centros de Custos e Classes de Custos das contas de responsabilidade Corporativa (Manuteno, MKT, etc). Despesas de Aluguel: Planejamento dos contratos de alugueis internos e externos de cada loja (centro de custo). Rateios: Realiza rateios entre reas prestadoras de servios e reas que consomem servio. DLP e DRE: Relatrio at EBTIDA dos diversos nveis da hierarquia (Lojas, Sub-Regionais, Regionais, Bandeira e Grupo).

BPC

Simulao: Simula dados de regionais (agrupamento de lojas) e depois distribui o novo nmero como meta das lojas. Workflow: Gerenciamento do processo de planejamento.

Projeto SAP BPC Futuras funcionalidades

Viso Gerencial (Setembro/2009)

Viso Societria (2010)

Projeto SAP BPC Visualizao Menu Inicial

Projeto SAP BPC Visualizao (Entrada de Dados/Despesas Oper.)

Projeto SAP BPC Visualizao Entrada de Dados RH Sede

Projeto SAP BPC Visualizao Entrada de Dados RH Lojas

Projeto SAP BPC Visualizao Relatrio da DLP

Projeto SAP BPC Visualizao Cockpit

Projeto SAP BPC

Planejamento, Simulao e Reunies de Diretoria (XCelsius)

Etapas:
Receitas
1. 2. Consume dados do BPC dentro do Xcelsius atravs de conexo XML. Gera diversos cenrios de simulao what-if. Envia o cenrio desejado para uma PSA no BW via web services. Descarrega o contedo da PSA no cubo de simulao do BPC. Distribui o resultado simulado do cubo Preliminar para os cubos de Receitas, Despesas Operacionais e Despesas Corporativas. Este processo tambm faz a desagregao dos dados de regionais para lojas.

MDX

Preliminar

Desp. Operac.

3.
XML 1

4. 5.

Desp. Corp.

Rateios

BPC
PSA

BW
3

What-If

Xcelsius

Projeto SAP BPC Nmeros do Projeto Viso

Reduo de planilhas Usurios que utilizaro o BPC Funcional Centros de custos operacionais (Lojas) Centros de custos corporativos (Sede) Plano de contas oramentrio (Classes de custos) Dimenses Aplicaes Templates de Menu Tcnica Templates de Entrada de Dados Templates de Relatrios Dimension Formulas Scripts MDX

Item

Qtde
560 300 1200 800 180 17 11 2 10 6 15 77

Projeto SAP BPC Arquitetura: Transacional x Estratgico

Simulaes Planejamento

Ambiente Transacional

Plataforma Tecnolgica

Projeto SAP BPC Equipe Funo

1 Gerente de Projeto 2 Usurios de TI 2 Usurios de negcio para definio dos processos 5 Usurios de negcio para apoio aos testes 1 Gerente de Projeto 2 Gesto da Mudana 3 Consultores BPC 2 Estagirios BPC 1 Consultor Workflow ABAP 1 RampUp Coach e Consultor de BPC 2 Consultores Xcelsius

Empresa
GPA GPA GPA GPA IBM IBM IBM IBM IBM SAP SAP

Participao
FTE FTE 1 FTE 1 PT 5 PT FTE 1 FTE 1 PT FTE 1 FTE 1 PT PT PT PT

Projeto SAP BPC Equipe Viso Plana x Viso Espacial

Importncia do perfil da equipe para o sucesso do projeto TI e Negcios

Projeto SAP BPC Cronograma

Etapa
Incio do Projeto Trmino do Blueprint Trmino da Realizao Trmino dos Testes (Unitrios e Integrados) Go-Live Trmino do Suporte

Data
23 de Maro 31 de Maio 17 de Agosto 18 de Setembro 05 de Outubro 30 de Outubro

Projeto SAP BPC Plataforma

BI 7.0 EHP1 2 mquinas P595 (UNIX) 10 GB RAM cada mquina 1 processador duo core de 4.2Ghz para cada mquina

BPC Server (.NET) 1 mquina (Intel) 8 GB RAM 2 processadores quad core de 2.83Ghz

Treinamento de Usurios Finais Situao Atual e Estratgia Longo Prazo

Criados treinamentos por especialidades Planejamento despesas por responsabilidades corporativas Planejamento despesas operacionais (RH loja e RHSede) Planejamento de investimento Rateios Treinamento no prprio SAP BPC (340 usurios ) Utilizao da ferramenta SAP Productivity Pack by RWD (SPP) para e-learning e treinamento contnuo Alto ndice de satisfao dos usurios Fcil configurao e utilizao Facilita Change Management

Facilidades e Pontos de Aprendizado

Manuteno das frmulas do plano de contas. Podemos deixar na mo do usurio final Funo especfica para rateio. Agiliza a implementao Rpida configurao de templates de entrada de dados e relatrios via BPC Excel Perfil de acesso separado do ambiente BW (sem integrao com a PFCG) Possibilidade de disponibilizar os dados do BPC no Word ou Powerpoint Possibilidade de utilizao de ABAP para frmula mais complexas Possibilidade de utilizao de ABAP para validao de dados / bloqueios. Utilizamos esta funcionalidade para integrao do Workflow ABAP com o BPC Fcil adaptao dos usurios finais ao BPC. Uma vez que o front-end j bem conhecido EXCEL Processos de planejamento precisam estar muito bem desenhados para evitar retrabalhos e atrasos no projeto Necessrio ter os perfis de usurios bem definidos

Perguntas e Repostas

Obrigado!

Back-up: Fluxos de dados

SAP 2008 / Page 29

Fluxo de dados Carga de dados reais do SAP ECC

Etapas
5

Receitas

1.

MANUT DM
MDX 4 6

2.

Desp. Operac.

3.

Desp. Corp.

4.

BPC
5.

6.

0PCA_C01 DSO ZBPC_DS1

2 3

7.

Data Source do ERP (CO-PCA) com o contedo de informaes de centros de custos e classes de custos realizadas. Carga para a DSO ZBPC_DS1 para controle de Delta e converso de moeda das informaes realizadas do CO-PCA. Carga para o cubo 0PCA_C01 que armazena as informaes de centros de custos e classes de custos realizadas. Cubo temporrio que armazena as informaes realizadas. Espelho do contedo do cubo 0PCA_C01 considerando as transformaes necessrias. Copia as informaoes do cubo MANUT_DM para o cubo Receitas para as classes de custo de receitas. Copia as informaes do cubo MANUT_DM para o cubo Desp_Resp_Corp para as classes de custo de responsabilidade corporativa. Copia as informaes do cubo MANUT_DM para o cubo Desp_Resp_Corp para as classes de custo de responsabilidade operacional.

BW

0EC_PCA_1
1

ECC

Fluxo de dados - Planejamento de Receitas

Etapas:
TXT
17

Receitas
18 Data Entry direto

1.

Gerao dos arquivos para cada ncleo do OFA correspondente.

Observao o item 1 repetido para os diversos ncleos (hoje so 14) 15. Rotina do OFA que concatena os diversos arquivos em um nico arquivo. Programa ABAP que gerencia a fila de arquivos a ser importado no BPC. Dispara a carga de cada arquivo para o BPC. Data entry para ajuste dos dados carregados do OFA, ou caso o planejamento do OFA no tenha sido executado, tambm possvel planejar diretamente no BPC utilizando este template.

Programa ABAP que gerencia a fila de arquivos a ser importado.

16

Template

TXT Global

16. 17.
FTP

BPC FTP

18.

TXT Global
Rotina que concatena os arquivos
15

TXT PA

TXT CB

TXT ...

ORACLE

ORACLE
1 2 Ncleo CB

ORACLE
3 Ncleo ...

OFA

Ncleo PA

Fluxo de dados: Planejamento de Despesas Operacionais

Programa ABAP que gerencia a fila de arquivos a ser importado.
4 5 RH Sede EVSND Link Data Entry direto 2 1

Etapas:
1. 2. Data entry direto de contas operacionais, exceto contas de RH. Data entry em SQL das contas de RH dos centros de custos da Sede (Interface Excel), integrao com o BPC, utilizando funo standard (EVSND). Data entry em SQL das contas de RH dos centros de custos das Lojas (Interface .NET), integrao via carga de dados TXT. Programa ABAP que gerencia a fila de arquivos a serem importados no BPC. Carga de arquivo TXT com o valor das contas de RH para os centros de custos das Lojas.

Desp. Operac.
3.

Template

TXT Valor

4.

BPC FTP
FTP

5.

SQL
RH Sede

TXT Valor .NET Data Entry

3

SQL
RH Loja

SQL / .NET

Fluxo de dados: Planejamento de Despesas Corporativas

Etapas:
1. Data entry direto de contas corporativas, exceto a conta de alugueis.

Data Entry direto

Desp. Corp.

Template

BPC

Fluxo de dados: Planejamento de Despesas de Alugueis

Etapas:
1.

Receitas
2. 3. 4.
2

MDX

Data entry direto dos ndices para clculo do planejamento de aluguel. Obtm o valor de receitas como parmetro para o clculo de aluguel. Executa o clculo do aluguel. Envia o resultado do clculo para o cubo de Despesas Corporativas.

3 Data Entry direto 1

MDX

Desp. Alugueis

Template MDX

Desp. Corp.

BPC

Fluxo de dados: Planejamento de Rateios

Programa ABAP que gerencia a fila de arquivos a ser importado.
4 2 7 Link Data Entry direto 1 Template 6 MDX MDX

RH Sede

EVSND

Etapas:
1. Data entry direto dos ndices estatsticos, exceto o quadro de funcionrios. Data entry em SQL da qtde de funcionrios dos centros de custos da Sede (Interface Excel), integrao com o BPC, utilizando funo standard (EVSND). Data entry em SQL da qtde de funcionrios dos centros de custos das Lojas (Interface .NET), integrao via carga de dados TXT. Programa ABAP que gerencia a fila de arquivos a serem importados no BPC. Carga de arquivo TXT com a qtde de funcionrios dos centros de custos das Lojas. Carga de dados dos cubos de Receitas, Despesas Operacionais e Despesas Corporativas para execuo do rateio. Execuo do Rateio.

Rateios

2.

3.

Receitas

Desp. Operac.

Desp. Corp.

TXT Valor

4. 5.

BPC FTP
FTP

6.

7.

SQL
RH Sede

TXT Valor
3

.NET Data Entry

SQL
RH Loja

SQL / .NET

Fluxo de dados: Simulao

Etapas:
1. Carga dos dados de Receitas, Despesas Operacionais, Despesas Corporativas e Rateios para gerao da base de simulao. Este processo tambm faz a agregao dos dados de lojas para regionais. Data entry de percentuais de indexao dos dados Clculo dos valores indexados (simulao)

Receitas
2. 3.

Desp. Operac.

3 MDX 1

MDX

Preliminar

Desp. Corp.

Rateios
Template

BPC

Fluxo de dados: Planejamento Top-Down

Etapas:
1. Distribui o resultado simulado do cubo Preliminar para os cubos de Receitas, Despesas Operacionais e Despesas Corporativas. Este processo tambm faz a desagregao dos dados de regionais para lojas.

Receitas

Obs.: Aps este processo o clculo de rateios deve ser executado novamente.

MDX

Preliminar

Desp. Operac.

Desp. Corp.

BPC

Fluxo de dados: Planejamento Top-Down com Xcelsius

Etapas:
Receitas
1. 2. Consume dados do BPC dentro do Xcelsius atravs de conexo XML. Gera diversos cenrios de simulao what-if. Envia o cenrio desejado para uma PSA no BW via web services. Descarrega o contedo da PSA no cubo de simulao do BPC. Distribui o resultado simulado do cubo Preliminar para os cubos de Receitas, Despesas Operacionais e Despesas Corporativas. Este processo tambm faz a desagregao dos dados de regionais para lojas.

MDX

Preliminar

Desp. Operac.

3.
XML 1

4. 5.

Desp. Corp.

Rateios

BPC
PSA

Obs.: Aps este processo o clculo de rateios deve ser executado novamente.

BW
3

What-If Simulation

Xcelsius

Fluxo de dados: Anlise Lojas

Etapas:
1. Carga dos dados de Receitas, Despesas Operacionais e Despesas Corporativas para gerao da anlise lojas. Data entry de indicadores de classificao de lojas (Mesmas Lojas, Lojas Novas, Lojas Expanso e Demais Lojas). Executa a classificao dos dados de lojas.

Template

2.
2

Receitas
3.

MDX

Desp. Operac.

Analise Lojas

Desp. Corp.

MDX

BPC

Fluxo de dados: Planejamento de Investimentos

Etapas:
1. Data entry em SQL do valor de investimentos, projeto a projeto (Interface Excel), integrao com o BPC, utilizando funo standard (EVSND).

EVSND

Invest.

Template

BPC

SQL
Investimentos

SQL

Relatrios

EVGET

Preliminar
Simulao

Receitas

EVGET

Desp. Operac.
Invest.
Investimentos EVGET DLP

Desp. Corp.
EVGET

Rateios

Analise Lojas

Anlise Lojas

Cambio Desp. Alugueis

Alugueis Taxas de Cambio

BPC