Transformacin Empresaria

LOS ENFOQUES PARA LA TRANSFORMACION EMPRESARIA

Las presiones crecientes de la competencia, la innovacin tecnolgica, la globalizacin de la economa, clientes ms exigentes, la necesidad de una importantes reduccin de costos, etc. han hecho surgir en los ltimos veinte aos numerosos enfoques y recomendaciones sobre cmo transformar la empresa para hacerla ms competitiva. Algunos hacen nfasis en el replanteo estratgico. (Turnaround, Posicionamiento, Marketing Total, Core Competencies, etc.), otros en el cambio de estructura (Reestructuracin, Resizing), otros sobre la innovacin en los procesos (Reingeniera), otros sobre la necesidad de conformar otro tipo de empresa ( la empresa perdura, la empresa Perpetua, etc.) y muchos sobre las dificultades del cambio (tema ahora conocido como Change Management). Las experiencias han sido muchas. Ha habido xitos y fracasos. En medio de la avalancha de conceptos, se destac la Reingeniera entre 1993 y 1998. De acuerdo a Michael Hammer es un rediseo fundamental y radical de los procesos para obtener mejoras significativas en los indicadores crticos de resultados. La experiencia acumulada permite conocer, hoy, cundo es necesario un cambio discontinuo (o revolucin) o un cambio continuo (o evolucin). Las diferentes universidades del mundo tratan en el ao 2003 este tema con el ttulo Change and Organizational Renewal para destacar la necesidad de estudiar los fenmenos de cambio para adaptar la empresa a los nuevos tiempos y permitir su renovacin, actualizacin, modernizacin. Constantemente hay palabras nuevas y entonces el gerente se pregunta: qu metodologa uso ? qu enfoque es bueno para mi empresa ? tengo que dejar lo anterior (Calidad Total, etc.) ? cmo aprovecho la experiencia acumulada por otros ? Uno de los interrogantes ms serios de la empresa es: se necesita un cambio profundo (transformacin discontinua) o un cambio menor (transformacin continua o evolucin?)

LAS NECESIDADES DIFERENTES DE LAS EMPRESAS

Las razones por las que nos llaman las empresas son muy diversas. Algunos ejemplos son: la empresa est con dificultades importantes: no gana dinero, est endeudada, vende cada vez menos, etc. Intuye que tiene que realizar una fuerte reconversin empresaria y no sabe cmo hacerlo. la empresa tiene un sector que mejorar: una planta, una unidad de negocio. la empresa tiene que replantear su negocio, la estrategia que ha seguido en el pasado ya no le es til. la empresa necesita mejorar un proceso clave: abastecimientos, generacin de nuevos productos, servicio al cliente, etc. La empresa quiere incorporar novedades tecnolgicas, aprovechar
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las ventajas de Internet, las posibilidades de las mejoras en las comunicaciones, la disponibilidad de nuevo software, pero tiene dudas de qu elegir, cunto invertir y no sabe bien cmo afectar todo eso su estructura. Duda de los costos y beneficios. la empresa cree realizar adecuadamente sus actividades comerciales y operativas, pero tiene necesidad de aumentar su productividad. la empresa no sabe si est trabajando con la organizacin adecuada. la empresa sabe que tiene que cambiar, sabe lo que tiene que hacer, pero no cambia.

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LA METODOLOGIA

La metodologa a emplear es la desarrollada por R.Biasca y contempla ia de mltiples empresas. No hay en la Argentina otra persona que se haya dedicado tanto a estos temas como R. Biasca. Descripciones de su enfoque y opiniones se encuentran en sus libros (Somos Competitivos?,2001; Resultados. La Frmula, 2000; Resultados. La Accin.; Change Management, 1998; Renovacin Intencional, 1997; Resizing, 1991-93-97; Eficiencia Empresaria, 1988-92; Competitividad, 1992; Productividad, 1984). Ver ms detalles en www.biasca.com Bsicamente, se proponen tres fases: Organizacin y difusin. Anlisis y bsqueda de mejoras significativas. La implementacin del proceso de cambio.

ASISTENCIA

ETAPAS

ETAPA

ORGANIZACIN Y DIFUSION

Esta es la fase en donde se clarifica en la empresa lo que se va a hacer y se organiza el proceso de cambio. Normalmente se propone: A. Seminario Gerencial Se hace una reunin de un da con el personal clave para clarificar la metodologa a utilizar y contar con la opinin de los participantes. Esta reunin permite tambin detectar cules son las principales ideas de mejora existentes en la empresa. B. Organizacin del Cambio Desde el inicio se propone la formacin de: 1. Equipos de Trabajo Interdisciplinarios Estos equipos analizarn temas especficos y darn recomendaciones. Se renen una vez por semana. 2. Grupo de Cambio Dos o tres personas de la empresa, con mayor dedicacin, acompaan a los consultores en todo el proceso. 3. Comit de Direccin Formado por el Gerente General y los Gerentes / Jefes que dependan de l. Se renen una vez por mes para evaluar la marcha del proceso y tomar decisiones. 4. Equipo de Comunicacin y Capacitacin Un muy pequeo conjunto de personas difundir el programa y coordinar la capacitacin necesaria.
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Esta organizacin, desde el inicio, asegura que no haya demoras entre las Etapas II y III. El objetivo no es hacer un detallado diagnstico, sino concretar medidas que transformen los resultados de la empresa.

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ETAPA II

DIAGNOSTICO E IDEAS DE MEJORA

Los coosultores de R. Biasca & Asociados y los equipos de trabajo realizan un: A. DIAGNOSTICO Se relevan las caractersticas de la empresa, sus procesos, sus indicadores de resultados. Se analizan temas estratgicos y operativos. Se estudia el origen de los costos y gastos. Se visitan clientes y proveedores. Se realiza un anlisis organizativo y se analiza el flujo de informacin. La naturaleza del diagnstico depender de cada caso. Si el problema es la empresa toda, se analizarn todos los temas. Si el tema es una fbrica o los procesos administrativos, el anlisis ser ms concentrado y especfico. En el anlisis de detalle, si es necesario, se utilizarn diferentes herramientas (diagramas, software, etc.) B. MAGNITUD DEL CAMBIO El Diagnstico debe permitir determinar la magnitud del cambio, el tiempo que se precisa para lograrlo y los recursos necesarios. C. PROYECTOS DE MEJORA Esta segunda etapa termina con la redaccin de las principales ideas de traosformacin. Esto se concreta con la confeccin de un plan de accin, en donde se pormenorizan los proyectos sugeridos para aumentar la competitividad de la empresa. Se sugieren prioridades, secuencia y posible duracin. No se hace, en esta etapa, el desarrollo de detalle de cada uno de los proyectos, ni se los justifica econmica y financieramente. Es importante sealar que (en esta Etapa II): no se hacen investigaciones de mercado ( ni cuantitativas ni cualitativas); se utiliza la informacin disponible en la empresa. el personal de la empresa ( en especial el grupo de Cambio) colaborar estrechamente con los consultores. La Direccin apoyar fuertemente todo el proceso. D. INFORME El informe que se realiza depende mucho del problema a analizar. Se indican aqu diferentes ejemplos. 1. EL CASO DE UNA EMPRESA QUE REQUIERE UN ENFOQUE INTEGRAL

Sntesis de las recomendaciones.

Diagnstico y oportunidades de mejora. a. Visin del Negocio. Situacin econmica-financiera. Anlisis estratgico.

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b. Voz del cliente Productos, mercados, posicionamiento. c. Voz de la Organizacin Distribucin de tareas, planeamiento, conduccin recursos humanos.

satisfaccin conflictos. y control.

del

cliente, de de

Problemas Necesidades

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d. Voz de las Operaciones Mejoras posibles en los procesos de manufactura, logstica, administracin, venta. Simplificacin de procesos administrativos. e. Voz del Proveedor Evaluacin de proveedores. Sugerencias para desarrollo o cambio de proveedores. f. Voz de la Informtica / Comunicaciones Recomendaciones sobre software y hardware.

Accin recomendada. * Cambio estratgico, cambio estructural, cambios en la gestin y mejoras de productividad y calidad. * Proyectos sugeridos de mejora.

2. EL CASO DE UNA EMPRESA QUE REQUIERE UN ENFOQUE PARCIAL DEL

TEMA

Ejemplo de un informe de Reconversin Administrativa.

TOMO I Sntesis Diagnstico y oportunidades de mejora

I. GESTION

Planeamiento, organizacin, recursos humanos.

procedimientos,

conduccin,

II. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Posibles modificaciones. Nuevas descripciones de tareas. III. INNOVACION EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS a. Mejoras significativas en cada proceso (Abastecimientos, Presupuestos, etc.) b. Herramientas informticas para aumentar la productividad administrativa. Plan de Accin Sugerido I. LOS POSIBLES PROYECTOS Procesos crticos, listado de proyectos posibles, prioridades, posibles beneficios, secuencia en el tiempo. II. COMO COMENZAR EL CAMBIO TOMO II Anlisis detallado de cada proceso e ideas de mejora.
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3. EL CASO DE UNA PLANTA QUE REQUIERE REDUCCIN DE COSTOS Ejemplo de un informe de una planta que requiere una substancial reduccin de costos (20% o ms) TOMO I Sntesis Diagnstico y oportunidades de mejora
I. ESTRUCTURA

Ubicacin. Tamao. Diseo. Qu fabricar? Qu Tercerizar? II. LA EMPRESA EXTENDIDA Proveedores. Distribucin. III. VOZ DEL CLIENTE Productos, mercados, necesidades del cliente. Relacin Comercializacin - Planta. Inventarios.
IV. INNOVACIN EN LOS PROCESOS FABRILES

Mejoras posibles en los procesos de manufactura, mantenimiento, abastecimientos. Reduccin de costos de la no calidad. Aplicacin de los conceptos de lean manufacturing y el management japons.
V. INNOVACIN EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS VI. GESTIN

Simplificacin de procesos administrativos Mejoras en el planeamiento, organizacin, conduccin. Recursos Humanos : es necesaria una reduccin de personal? Plan de Accin Sugerido
I. LOS POSIBLES PROYECTOS

II. COMO COMENZAR EL CAMBIO

Listado de proyectos posibles, prioridades, posibles beneficios, secuencia en el tiempo. Sugerencias de cmo encarar la implementacin. TOMO II TOMO II Anlisis detallado de cada tema y estadsticas utilizadas.

4. EL CASO DE LA REINGENIERIA DE UN PROCESO Ejemplo: la empresa tiene un proceso que no produce buenos resultados. (Sera el caso de un proceso de abastecimientos en el cual los clientes internos estuviesen insatisfechos coo el tiempo que se demora para comprar algn producto o servicio o sus costos. O podra ser un proceso de generacin de nuevos productos que es lento y que genera productos que no tienen xito). TOMO I Sntesis Diagnstico y oportunidades de mejora
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Transformacin Empresaria I. ANALISIS DEL PROCESO

Diagramacin del Proceso. Cuantificacin de variables. Anlisis de las causas de los resultados obtenidos.

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Transformacin Empresaria II. INNOVACIN EN EL PROCESO

a. Mejoras propuestas en el proceso: simplificacin, uso de la informtica, etc. b. Beneficios esperados. Plan de Accin Sugerido
I. EL PROYECTO

Acciones a desarrollar. Prioridades. Cronograma.

II. COMO COMENZAR EL CAMBIO

TOMO II

TOMO II Estadsticas utilizadas. Anlisis de detalle.

ETAPA III CAMBIO

DESARROLLO DE LOS PROYECTOS Y PROCESO DE

En esta etapa se transforman las ideas de mejora en resultados concretos. Normalmente:

Cada proyecto es llevado adelante por un pequeo equipo de trabajo. Los especialistas de R. Biasca & Asociados coordinan el proceso de cambio. Estos profesionales (si es necesario) capacitan al personal de la empresa en el trabajo grupal o en temas especficos.

Algunas empresas han requerido que los asesores intervinieran en un sector determinado por un plazo limitado (constituyndose en gerentes temporarios). La tercera etapa no es igual en todas las empresas. En algunas, por ejemplo, ha servido mucho hacer una prueba piloto. En una fbrica, en una sucursal de ventas, o en un proceso determinado se hacen cambios muy profundos y se miden los resultados. Si se obtiene xito se sigue con el resto de la empresa.

ESPECIALISTAS

Normalmente los trabajos son coordinados por Rodolfo E. Biasca , que participa activamente en todas las etapas del proyecto. Lo acompaan diferentes especialistas de R. Biasca y Asociados o de las empresas afiliadas a Lajaconet.
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DURACION PROYECTO

DEL

La duracin del proyecto depende mucho del tamao y naturaleza de la empresa. En nuestras experiencias los tiempos aproximados para casos extremos de complejidad son (en meses).

Etapa Empresa Compleja I. ORGANIZACIN Y DIFUSION a 1 II. DIAGNOSTICO E IDEAS DE MEJORA Hasta 4 III. IMPLEMENTACION (hasta obtener los primeros resultados) Hasta 6

Empresa Simple 2 4

COSTOS

Cada trabajo tiene un presupuesto por etapa. Habitualmente para las etapas I y II se fija un precio fijo. Para la Etapa III (de implementacin) se fija de comn acuerdo con la empresa una dedicacin y un honorario por da (que vara segn los profesionales utilizados). La empresa puede interrumpir esta etapa de asistencia en el momento que lo desee, sin previo aviso.

INFORMACION ADICIONAL

Pueden mostrarse trabajos realizados en otras empresas y sealarse referencias. Mayor informacin en www.biasca.com.

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