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Fondo Intergubernamental para la Descentralizacin

INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIN DE PROYECTOS SOCIEDAD CIVIL

Fondo Intergubernamental para la Descentraliza cin

El siguiente describe el esquema tipo para la presentacin de proyectos al Fondo Intergubernamental para la Descentralizacin (FIDES), por parte de Organizaciones de la Sociedad Civil.

Cules son los pasos para presentar un proyecto? Los Proyectos pueden ser presentados al FIDES en dos instancias; primero a travs de las Gobernaciones y Alcaldas, y en caso de no obtener respuesta en treinta (30) das hbiles, pueden ser presentados directamente al Fondo. Una vez que un proyecto es presentado al FIDES, debe obtenerse respuesta en un mximo de cuarenta y cinco (45) das continuos, de no haber respuesta, el proyecto se considera aprobado. El procedimiento para que la Sociedad Civil Organizada presente el proyecto al FIDES es el siguiente: 1) El proyecto es presentado a la Direccin de Desarrollo Social de la Alcalda o a la Secretara de Desarrollo Social del estado; o a la instancia que cumpla estas funciones. 2) La instancia a la que se presenta el proyecto, lo evala en funcin de: a. La concordancia y pertinencia en cuanto a los planes locales o regionales de desarrollo b. La disponibilidad de recursos FIDES para el municipio o la entidad c. La calidad tcnica y metodolgica del proyecto d. La existencia de los recaudos necesarios completos e. La experticia y capacidad tcnica de la organizacin, organismo o empresa ejecutora del proyecto Nota: La evaluacin se efectuar apoyndose en las instancias municipales o estadales capacitadas y pertinentes (ingeniera, desarrollo social, educacin, transporte, infraestructura, administracin, desarrollo urbano, etc.), y de ser necesario se recurrir a la consulta de profesionales o entes externos expertos. 3) Una vez evaluado el proyecto pueden darse tres (03) casos: a. De ser negativa la respuesta al proyecto, la instancia a la cual se present, emitir comunicacin de oficio a la organizacin que presenta el proyecto, explicando consustanciadamente la o las razones por las que se rechaza. b. De ser positiva pero con observaciones la evaluacin del proyecto, la instancia a la cual se present emitir comunicacin de oficio a la organizacin que presenta el proyecto, explicando suficientemente las objeciones al mismo y los correctivos que son necesarios. c. De ser positiva y sin observaciones la evaluacin del proyecto, la instancia a la cual se present lo enviar al FIDES, emitiendo comunicacin de oficio a la organizacin que presenta la propuesta, informando de la respuesta positiva y de la fecha en que el proyecto es enviado al FIDES.

Instructivo para Presentacin de Proyectos (Sociedad Civil)

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4)

Una vez que el FIDES recibe el proyecto, realiza una nueva evaluacin del mismo, en donde: a. De ser negativa la respuesta al proyecto, el FIDES emitir comunicacin a la Gobernacin o Alcalda y a la organizacin que lo present, explicando consustanciadamente la o las razones por las que se rechaza. b. De ser positiva pero con observaciones la evaluacin del proyecto, el FIDES emitir comunicacin a la Gobernacin o Alcalda y a la organizacin que lo present, explicando suficientemente las objeciones al mismo y los correctivos que son necesarios. c. De ser positiva y sin observaciones la evaluacin del proyecto, el FIDES, emitir comunicacin a la Gobernacin o Alcalda y a la organizacin que lo present, informando de la respuesta positiva y de las fechas probables para la firma de convenios, contratos, fideicomisos, etc. 5) Una vez que los recursos sean otorgados para el proyecto, y se abra el fideicomiso bancario correspondiente, el inicio de su ejecucin ser inmediato. 6) El movimiento de los recursos, se har con la firma conjunta de un funcionario pertinente de la Alcalda o Gobernacin y de un representante de la organizacin ejecutora del proyecto. En caso de que el proyecto este en concordancia con los planes locales de desarrollo, este correctamente formulado y se anexe toda la documentacin necesaria, los tiempos mximos para el inicio de su ejecucin son: Das (mx.) 0 30 45 15 30 15 15 Paso Presentacin de Proyecto Respuesta de la Alcalda Respuesta de FIDES Firma de Convenio Consignacin de Recaudos Firma de Contrato de Fideicomiso Aporte de la comunidad (en caso de efectivo)

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FLUJOGRAMA DE PRESENTACIN DE PROYECTOS

SOCIEDAD CIVIL

GOBERNACIN O GOBERNACIN O ALCALDA

FIDES

Elabora / Modifica Proyecto

Recibe y Evala Proyecto

Recibe y Evala Proyecto

Presenta Proyecto a Alcalda o Gobernacin


NO

Presenta Proyecto al FIDES con aprobacin de Consejo Local de Planificacin

Hay respuesta en 30 das?

SI

Hay recomendaciones / observaciones?

SI

Presenta Proyecto al FIDES directamente


SI

Hay recomendaciones / observaciones?

NO

NO

NO

Se aprueba el Proyecto?

Se aprueba el Proyecto?

NO

SI SI

Enva Proyecto al FIDES

Recibe Recursos y Ejecuta Proyecto

Recibe y Canaliza Recursos

Realiza las gestiones administrativas para el desembolso de recursos

Presenta Resultados y Rinde Cuentas

Seguimiento y Evaluacin de Proyecto

Seguimiento y Evaluacin de Proyecto

Recibe Notificacin de no aprobacin

Notifica justificadamente la no aprobacin a la Sociedad Civil

Notifica justificadamente la no aprobacin a la Alcalda / Gobernacin / Sociedad Civil

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Criterios con los que el FIDES evala los Proyectos Cada proyecto, amerita consideraciones especficas de acuerdo a la naturaleza de las acciones que contenga; pues no es lo mismo un proyecto para construir o reparar una estructura, que un proyecto para capacitar un grupo de personas; sin embargo se considerarn de manera especial, aquellos proyectos que: Propicien el proceso de descentralizacin y desconcentracin de los servicios competencia de las Gobernaciones y Alcaldas. Contribuyan a la generacin de empleo permanente n las comunidades. Estimulen y consoliden una cultura productiva en el pas. Favorezcan la transferencia de tecnologa a las comunidades, transformando los recursos naturales existentes en su entorno Aporten soluciones creativas para revertir la problemtica de grupos vulnerables de la sociedad (ancianos, nios discapacitados o en situacin de riesgo, madres adolescentes, jvenes excluidos del sistema escolar, etc.). Eleven la calidad de vida de las comunidades. Es importante destacar que el FIDES no considerar proyectos cuya finalidad sea la capacitacin o formacin, sin embargo, pueden incluirse actividades de capacitacin como acciones en un proyecto cuyos objetivos lo ameriten. Cmo se elabora un proyecto? Los proyectos son documentos que a travs de una metodologa, plantean lneas de accin especficas para realizar una actividad, considerando antecedentes, causas, costos, etc. En este caso la actividad puede ser la solucin de un problema de la comunidad, la construccin o remodelacin de una edificacin o estructura, la dotacin de insumos para un fin comunitario o social, entre otros. Existen diversas formas de hacer un proyecto, que varan de acuerdo a la institucin u organismo al que se presenten, e incluso de acuerdo al tipo de proyecto (de capacitacin, de atencin, de mejoras fsicas, etc.). De esta manera, el FIDES recibe proyectos presentados bajo una metodologa bsica, que puede ser enriquecida con anexos, documentacin y/o informacin adicional de acuerdo a como sea pertinente para cada proyecto especfico. Metodologa bsica para la elaboracin de Proyectos Los proyectos que se presenten al FIDES, deben considerar las pautas descritas en esta gua, as como acompaar la propuesta con los recaudos exigidos y cualquier otra documentacin que sea pertinente para tener una idea mas clara de la intencin, desenvolvimiento y resultado del proyecto, o porque representan variables que influyen en la ejecucin del mismo.

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ESQUEMA DEL PROYECTO


INTRODUCCIN

Es el esbozo general de la propuesta, donde se realiza una explicacin sencilla de lo que se quiere hacer y debe responder fundamentalmente a estas preguntas: 1.- Qu se quiere hacer y con qu finalidad. 2.- Dnde se va hacer. Localizacin geogrfica. 3.- Cmo se va hacer. Medidas administrativas, financieras y tcnicas que se han de tomar para llevar adelante el proyecto. 4.- Cundo debe hacerse. Proceso o etapas para su realizacin. 5.- Cmo se va a costear. Fuente y monto de los recursos. 6.- Quin o quines lo van a hacer. Distribucin de las responsabilidades de ejecucin. 7.- Quin lo va a dirigir, coordinar o supervisar. Distrib ucin de las responsabilidades de la direccin. Debe dar la idea general del proyecto, situndolo en referencia a un entorno fsico, social, cultural, etc. Ejemplo:
Esta propuesta pretende cubrir las actuales necesidades de suministro de agua a 24 viviendas del callejn Amrica, Sector 19 de Abril, de la ciudad de Guarenas, a travs de la construccin de un tanque de 100.000 litros para agua potable, en una zona adecuada del sector, que ser surtido por una conexin al ramal principal del acueducto municipal. La construccin de este tanque se realizar con recursos financieros del FIDES, apoyados en el plan de obra civil contenido en este proyecto, elaborado por la firma constructora GS Ingeniera a peticin de la Asociacin de Vecinos del Sector 19 de Abril. La construccin de este tanque es una necesidad inmediata del sector, dado que el suministro de acueducto no posee la capacidad suficiente para surtir a 24 familias, las cuales se ven obligadas a mantener pipotes de agua que son llenados con agua ac arreada de las zonas mas bajas del barrio. Esto, adems de ser una inconveniencia, representa un riesgo de salud dado lo inadecuado del sistema de almacenamiento de agua que se ven obligados a utilizar estas familias, pues no garantiza un grado mnimo de potabilidad. Por otra parte y de acuerdo a los estudios realizados por la Direccin de Ingeniera Municipal y la firma GS Ingeniera, el diseo de conexin del tanque al actual sistema de acueducto, permitir reforzar la eficiencia del mismo; lo que redundar en un beneficio adicional para la zona. El costo total del proyecto, es de ocho millones cuatrocientos cincuenta mil bolvares (Bs. 8.450.000) lo que incluye el costo de los materiales del tanque y de las conexiones necesarias, el acondicionamiento del terreno y la mano de obra. Para la ejecucin del proyecto, participarn como mano de obra personas de la zona con experiencia en el rea, y que representan el cofinanciamiento del proyecto por parte de la comunidad. As mismo, la firma GS Ingeniera ser la encargada de dirigir las obras y la Direccin de Ingeniera Municipal se encargar de la supervisin e implementacin. As mismo se formar una comisin integrada por un miembro de la Asociacin de Vecinos, un funcionario de la Alcalda y un ingeniero civil voluntario, para ejecutar la Contralora Social del proyecto. Por ltimo, solo queda sealar que este proyecto beneficiar de manera inmediata a 115 personas que integran las 24 familias; y reforzar la eficiencia del sistema de acueducto en el sector; por lo que consideramos que es una inversin mnima con un mximo rendimiento que esta sobradamente justificada.

DATOS DE LA ORGANIZACIN CIVIL O COMUNIDAD BENEFICIARIA DEL PROYECTO

Nombre de la Organizacin Civil y/o Localidad y ubicacin exacta o Nombre de la Organizacin Civil y/o Localidad o Ubicacin exacta o Datos de registro o Tiempo de creada o Proyectos realizados y experiencia en el rea de aplicacin del proyecto presentado Identificacin de las personas que integran la organizacin civil con: o Apellidos, nombres, fechas de nacimiento y C.I. o Nivel de formacin

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o Experiencia en el rea de aplicacin del proyecto o Responsabilidad en la ejecucin del proyecto Direccin y telfono de la organizacin

DATOS DEL PROYECTO

Nombre del Proyecto Debe contener la esencia de lo que se espera hacer y coincidir con el objetivo del mismo. Contexto, Antecedentes y Justificacin del Proyecto Contexto: Se hace una descripcin del rea fsica, la situacin socio econmica de la comunidad en la cual se ejecutar el proyecto, y la naturaleza del problema que se pretende abordar. Antecedentes y Justificacin: Se debe relatar los elementos que orientaron la idea, qu origin el proyecto, la necesidad, quines se beneficiarn de l, cmo se sostendr el proyecto en el tiempo, la experiencia de la Organizacin para ejecutar el proyecto y cualquier otra informacin referencial pertinente Poblacin Beneficiaria: Debe especificarse de manera precisa cul es el grupo beneficiario directo e indirecto de la ejecucin del proyecto, caracterizndolo geogrficamente, por grupos de edad, por condiciones de salud, nivel de asistencia, condicin ocupacional, situacin de riesgo (fsico, social, psicolgico), etc.

Objetivos Generales Consiste en plasmar el o los objetivos generales que aspira lograr la Organizacin con el proyecto, as como el resultado final esperado con la ejecucin en funcin de la relacin de este con la necesidad planteada inicialmente Objetivos Especficos Son el conjunto de respuestas a los diferentes aspectos del problema; guardan relacin directa con el Objetivo General y se derivan del mismo.
METAS DEL PROYECTO

En este punto deben expresarse con suma precisin y de manera cuantitativa los resultados que se esperen. Como regla general, estn relacionadas con los objetivos especficos, deben ser mesurables y representar una cantidad de alguna variable. As mismo debe indicarse en cuanto tiempo se espera cumplir cada meta. Actividades Son todas las acciones que se desarrollarn en el proyecto para dar cumplimiento a cada uno de los Objetivos Especficos. Las actividades son de: Iniciacin, Desarrollo, Culminacin y Evaluacin.

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Plazo de Ejecucin. Cronograma Debe establecerse el tiempo que estima la Organizacin Civil para ejecutar el Proyecto. Deben especificarse fechas de inicio y culminacin, as como perodos parciales estimados para la ejecucin de objetivos especficos y/o acciones. Es recomendable utilizar tablas y diagramas.
OBSERVACIONES

Debe dejarse un espacio para que quien revise el proyecto coloque sus observacio nes si las hubiere

Presupuesto
Deben expresarse los recursos que se utilizarn para la ejecucin del proyecto; en forma de tablas, estableciendo cantidad, unidades, descripcin, especificaciones, perfil, costo, precio, etc., de acuerdo al tipo de recurso segn sea material, financiero, humano u otro. Deben acompaarse cotizaciones, ofertas econmicas, de servicio, etc. Es importante especificar cuanto del presupuesto (con las definiciones pertinentes) ser aportado por la Organizacin; que debe ser al menos del 0,5% del total del proyecto; ya sea en dinero, prestacin de servicios, mano de obra, etc. Por otra parte, se puede destinar hasta un 5% del monto total del proyecto para financiar la formulacin y elaboracin del mismo.
DOCUMENTOS A ANEXAR

1. Copia del Acta Constitutiva de la Organizacin Civil debidamente actualizada y registrada; anexando cualquier modificacin realizada. 2. Copia de la cdula de identidad de los Directivos / Representantes de la Organizacin Civil, Asociacin de Vecinos u ONG. 3. Copia de RIF de la asociacin civil u ONG. 4. Croquis de ubicacin de sitio donde se ejecutar la obra / proyecto. 5. Original y copia del Proyecto 6. Presupuestos de obras, de insumos y/o servicios. 7. Firmas de aprobacin de la comunidad beneficiaria para proyectos de comunidades organizadas. 8. Para Asociaciones vecinales, acta de aprobacin de la ejecucin del proyecto por parte de la Junta Directiva de la misma 9. Aprobacin del Consejo Local o Estadal de Planificacin de Polticas Pblicas respectivo. (Para proyectos presentados directamente al FIDES, no presentados a Gobernaciones o Alcaldas)

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CONSIDERACIONES FINALES

El FIDES financia los proyectos a travs de fondos de fideicomiso con instituciones bancarias, cuyos beneficiarios son las Gobernaciones o Alcaldas respectivas. El avance de recursos a la sociedad civil, por parte del banco fiduciario, deber contar con el visto bueno de un representante autorizado de la comunidad organizada, asociacin vecinal u organizacin no gubernamental que haya presentado el proyecto aprobado. En los casos en que las ONG presenten directamente proyectos al FIDES, el beneficiario del fideicomiso ser directamente la ONG, siempre y cuando el monto del proyecto no supere la cantidad equivalente a 4500 unidades tributarias. (Esta consideracin esta actualmente en estudio) Los recursos destinados al financiamiento de proyectos, que resulten de utilidad particular para un grupo comunitario y generen ganancias, son considerados retornables, es decir, deben ser devueltos por las comunidades organizadas, asociaciones vecinales, u ONGs, al banco fiduciario con el que se suscriba el fideicomiso, en un plazo y tasa de inters preferenciales, que sern establecidos por dicha entidad, previa aprobacin del FIDES. (Esta consideracin esta actualmente en estudio)

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