Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

MANUAL DE USUARIO SISTEMA POSLINE NEW EDITION FRONT-STORE

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

Felicidades!!!

Usted ha adquirido Posline New Edition Front-Store, un sistema que le proporcionar un apoyo total en las operaciones de su negocio, permitindole el desarrollo eficaz.

Ahora usted est respaldado por CPLG Consultores CA, quienes trabajan para ofrecerles herramientas tecnolgicas de vanguardia, bajo criterios de calidad, liderazgo y profesionalismo con la finalidad de cubrir las necesidades y expectativas de su negocio, facilitndole a usted nuestro cliente el manejo eficaz de su negocio.

Utilice al Mximo este Manual La informacin presentada en este documento le ser de mucha utilidad para el manejo ptimo del sistema, el conocimiento de la terminologa, sus operaciones y bondades.

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

INDICE
Pg. Objetivos Del Manual Del Sistema Alcances Estructura 05 06 06 06 06

CAPITULO I: GENERALIDADES DEL SISTEMA 1. PUNTO DE VENTA 2. PANTALLA DE INICIO DEL SISTEMA 3. PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA 3.1 Operaciones Activas 3.2 Operaciones Inactivas 3.3 Teclado 3.4 Manejo de los Mensajes 3.4.1 Mensajes de Informacin 3.4.2 Mensajes de Advertencia 3.4.3 Mensajes de Error 3.5 Pantalla de Solicitud de Seguridad

07 07 08 09 10 10 11 12 12 12 13 13

CAPITULO II: MDULO DE OPERACIONES 1. APERTURA Y CIERRE DE CAJERO 1.2 Apertura de Cajero 1.3 Cierre de Cajero

15 15 15 16

2. REPORTES 2.1 Reporte de Caja 2.2 Reporte de Cajero 2.3 Reportes Fiscales 2.3.1 Reporte X

17 17 19 21 21

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

2.3.2 Reporte Z 2.3.3 Reimpresin de Reportes Z 2.4 Cierre por Fechas 21 21 21

3. CAMBIO FORMA DE PAGO 4. ABRIR GAVETA 5. VENDER 5.1 Registro y Ventas de Artculos 5.2 Manejo de Formas de Pago 5.3 Impresin de Cheque 5.4 Manejo de Rebajas 5.5 Manejo de Descuentos 5.6 Anulacin de Artculos 5.7 Anulacin de Formas de Pago 5.8 Cancelacin de Factura 5.9 Afiliacin 5.10 Ventas al Mayor

22 23 24 24 26 27 29 29 29 30 31 32 33

6. ANULAR 7. DEVOLVER 8. CONSULTAR PRECIOS 9. IMPRIMIR CHEQUE 10. COBRAR 11. PAGAR 12. DESCANSO CAJERO 13. APAGAR 14. RETIRO DE DINERO 15. CONSULTAR COMPROBANTE 16. IMPRIMIR VOUCHERS 17. CALCULADORA 18. SALIR

34 35 36 37 37 38 38 39 39 40 41 41 41

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

OBJETIVOS

El SISTEMA POSLINE NEW EDITION FRONT-STORE, es un Sistema que contempla las operaciones para el manejo de los puntos de venta (POS), permitiendo en forma sencilla manipular todas las funciones operativas de esta, adems de brindarle al usuario el control sobre el movimiento del negocio. Este Sistema estructurado visualmente en pantallas de interaccin, contiene un (1) mdulo que a su vez est comprendido por diversas operaciones que se caracterizan bsicamente por realizar con precisin las siguientes rutinas: Ejecutar funciones de ventas. Administracin de Comprobantes emitidos desde un POS, esto quiere decir, que el Sistema permite consultar, anular, y generar reportes de las operaciones realizadas en el POS. Manejo de Formas de Pago. Consulta de Artculos de ventas. Manejo de funciones de Hardware del POS (Apagar el POS, Abrir Gaveta,).

El presente Manual se le dar al usuario como instrumento de consulta mostrando ilustraciones de las pantallas de interaccin que posee el Sistema y el funcionamiento de las mismas, de forma tal que el usuario pueda aprovechar los recursos para el manejo eficiente y efectivo de los puntos de ventas de su negocio.

Adems de eso CPLG consultores le suministrar al usuario todo el apoyo y la informacin que este requiera contactndonos a travs del telfono: 0212- 2393077 o de la siguiente direccin de correo: sac@posline.net O bien acercarse a nuestras oficinas ubicadas en la Avenida Francisco de Miranda, Centro Empresarial Don Bosco, piso T6, oficina 6C-6D. Los Cortijos.

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

DEL MANUAL
Facilitar al usuario el conocimiento y manejo de las aplicaciones contenidas en Posline New Edition Front-Store, mediante descripciones breves e ilustraciones de las pantallas que le permitan al usuario el mximo aprovechamiento de los recursos y herramientas que el Sistema le ofrece.

DEL SISTEMA
Operar el hardware en un punto de venta (POS) de manera tal que el usuario pueda llevar a cabo las funciones tpicas para realizar ventas al Detal y al Mayor.

ALCANCE
El alcance del presente manual, es lograr que el usuario obtenga de forma eficiente y optima los conocimientos requeridos para el manejo del Sistema Posline New Edition Front-Store, as como el aprovechamiento de las aplicaciones del mismo.

ESTRUCTURA
El Manual de Usuario Posline New Edition Front-Store: Esta estructurado en dos (2) captulos. Para su mayor comprensin estos captulos estn estructurados de la siguiente manera: CAPITULO I. Comprende los aspectos generales del Sistema tales como la conformacin del punto de venta, las pantallas que tienen una forma de trabajar estndar, la configuracin del telado de acuerdo a las operaciones que se estn manejando en el Sistema, y el manejo de mensajes del Sistema. CAPITULO II. Este capitulo describe todas las operaciones contenidas en el Sistema Posline New Edition Front-Store. Muestra tambin las pantallas relacionadas con cada una de estas, as como una ejecucin de las mismas.

CAPITULO I: GENERALIDADES DEL SISTEMA

El Sistema Posline New Edition Front-Store, es un Software que permite ejecutar de forma fcil y rpida ventas al pblico. Diseado con tecnologa de punta, Posline est integrado para trabajar un hardware que en conjunto se conoce como punto de venta.

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

1. PUNTO DE VENTA Es una computadora que cuenta con puertos para una serie de dispositivos perifricos, mediante los cuales se procesa y genera informacin til para el manejo de los puntos de ventas. A continuacin se muestra la imagen detallada:
Visor de Cliente Monitor o display

Escner Impresora Fiscal

Balanza Pin Pad Teclado

Gaveta de Dinero

Visor de Cliente Tiene como finalidad mostrar al cliente la informacin de las transacciones y monto total de la factura. Monitor o display Por medio de este dispositivo, el usuario podr visualizar la informacin que es procesada por el Sistema en el Pos. Impresora Fiscal Este dispositivo permite la generacin de facturas, reportes de caja e impresin de cheques. Pin Pad Este permite la entrada de datos procedentes de las tarjetas con bandas magnticas tales como, tarjeta de crdito, dbito, cesta ticket, y que a su vez la misma sea procesada en la interfaz bancaria (si sta es manejada en el establecimiento) Gaveta de Dinero Cumple con la funcin de almacenar el dinero producto de las transacciones de ventas realizadas. Teclado Permite ingresar datos necesarios para realizar transacciones como facturacin, adems de la ejecucin de diversas operaciones del Sistema. Escner

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

Por medio de el, se capturan datos mediante un lector lser que reconoce y procesa un cdigo de barras, generalmente impreso en la mayora de los productos comerciales. Balanza Permite capturar el precio de artculos pesados y procesar los mismos para realizar el clculo de precio. Es importante tambin hacer del conocimiento del usuario que adems de los diversos dispositivos perifricos, el Punto de Ventas (POS) posee otros componentes que garantizan el ptimo funcionamiento del Sistema, entre estos tenemos los siguientes: Trabajo OFF LINE Es recomendable la existencia de una red para facilitar la actuacin Disco Duro Dispositivo de almacenamiento masivo, necesario para la instalacin del ambiente Posline y el almacenamiento de los datos y transacciones realizadas. Unidad de Discos Removibles (opcional) Generalmente los puntos de venta incluyen una unidad de diskette para efectuar la instalacin del software y para la transmisin de informacin cuando no hay red disponible. Una vez descritos o brevemente definidos estos componentes es prudente que sea mostrado al usuario una visin general del sistema y de las operaciones que este ejecuta. El sistema puede ser operado desde el teclado, o bien desde una pantalla con tecnologa tctil si los equipos de punto de venta (POS), estn configurados para ello. Del mismo modo, el sistema apertura una pantalla de interaccin a medida de que el usuario haga seleccin de una operacinDe otro modo, el manual muestra al usuario las pantallas que se consideran opciones generales del sistema, ya que estas opciones se manejan de una misma manera sin importar el mdulo o aplicacin que el usuario se encuentre. A continuacin se presentan las siguientes operaciones de manejo general en el sistema:

2. PANTALLA DE INICIO DEL SISTEMA Esta pantalla de interaccin indicar al usuario que el sistema Posline New Edition Front-Store, est iniciando sus operaciones, es decir, que el sistema est siendo preparado para ser ejecutado. La misma ser vista por el usuario tal como lo muestra la siguiente imagen:
Nombre de la Empresa o Sucursal

Logotipo de la Empresa

Versin del Sistema Autorizacin del uso del sistema a una Sucursal

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

En ella, podrn apreciar elementos tales como: Un espacio destinado para el logotipo del establecimiento. El nombre y la sucursal del establecimiento. El nmero de la ltima versin del sistema. Tambin se observar el proceso de carga del sistema, el cual verifica lo siguiente: La conexin a la base de datos tanto remota como local. La conexin de la impresora fiscal al pos. La conexin del escner. La conexin de la pantalla. La conexin de la balanza.
NOTA

Es importante informar al usuario que dentro de este proceso de verificacin es imprescindible la conexin a la base de datos local, ya que sin esta, el sistema no podr iniciar sus operaciones.

3. PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA Es la pantalla mostrada una vez iniciada la aplicacin, en ella se observa el mdulo de operaciones, desde ah el usuario podr realizar todas las actividades concernientes a las ventas, pagos y dems actividades relacionadas con la caja en s. Esta pantalla inicial tendr una apariencia tal como lo muestra la siguiente figura, y en ella se puede apreciar la siguiente informacin:

Operaciones Inactivas

Operaciones Activas

Versin del sistema

Fecha

Hora

Nro. Caja

Estatus de la Caja

Indica si la caja esta en lnea

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

Versin del Sistema Muestra la ultima versin instalada en el sistema Fecha Fecha en que se realizan las operaciones del punto de ventas, esta fecha ser actualizada diariamente cada vez que el POS inicie sus operaciones. Hora Es la hora mostrada en el Sistema, esta hora es obtenida del CPU del Punto de Ventas. Nmero de la Caja Nmero que identifica al punto de ventas, este nmero es asignado a travs del Sistema Posline Back Store. Status de la Caja Estado en que se encuentra el punto de ventas, es decir si este se encuentra cerrado o abierto.

3.1 Operaciones Activas Identificadas con los botones de color verde azulado; la ejecucin de estas operaciones depende del nivel de seguridad establecido para cada transaccin y el nivel de seguridad establecido para el usuario, el cual es asignado a travs del sistema Posline New Edition BackStore. Nmero de la Versin del Sistema Muestra la ltima versin instalada en el sistema Fecha Fecha en que se realizan las operaciones del punto de ventas, esta fecha ser actualizada diariamente cada vez que el POS inicie sus operaciones. Hora Es la hora mostrada en el sistema, esta hora es obtenida del CPU del punto de ventas. Nmero de Caja Nmero que identifica al punto de ventas, este nmero es asignado a travs del sistema Posline Back-Store. Status de la Caja Estado en que se encuentra el punto de ventas, es decir, si este se encuentra cerrado o abierto.
NOTA

Recuerde que una caja esta cerrada cuando se inactivan algunas operaciones tales como las ventas, anulaciones, devoluciones, etc. La caja esta abierta cuando la misma ha sido activada por un usuario Posline New Edition Front-Store, el usuario podr realizar las operaciones que coincidan con el nivel de seguridad que el tenga asignado.

3.2 Operaciones Inactivas Son aquellas operaciones que solo se activan de acuerdo a las siguientes consideraciones: o El sistema debe poseer un cajero abierto en ese punto de venta, ya que sin realizar este proceso el sistema solo permitir al usuario el uso de las operaciones que pueden activarse sin abrir cajero.

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

o Es necesario que el usuario del Front-Store posea un nivel de seguridad mayor o igual al de la operacin que desea ejecutar, ya que de no poseer el mismo, el sistema le negar acceso a la operacin.

Una vez que se apertura el cajero, la pantalla del mdulo de operaciones tendr la siguiente apariencia.

Espacio Publicitario

Indica si el sistema est conectado a la red

Logo del Establecimiento

Identifica al cajero y el turno en el que se encuentra

Como se observa en la figura anterior, una vez que se realiza el proceso de apertura de cajero, la mayora de las operaciones en el sistema se activan. 3.3 Teclado Es la distribucin de las operaciones del sistema en determinadas teclas del punto de ventas. Esta se realiza con la finalidad de facilitar al usuario el acceso a las transacciones del sistema. Las transacciones del sistema estn identificadas en el teclado del punto de venta de acuerdo al mdulo donde este realizando las operaciones del sistema, utilizando para esto, colores que son asociados a cada operacin.

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

Los mismos, se detalla a continuacin: Las teclas en color AMARILLO, son las teclas que activan las operaciones cuando el usuario se encuentra en la pantalla principal, las teclas identificadas con este color, dan acceso a las transacciones ubicadas en el mdulo de operaciones. Las teclas identificadas con el color AZUL, son las teclas que activan las operaciones cuando el usuario se encuentra dentro de la operacin de Ventas.

Las teclas identificadas con color NARANJA, son teclas que identifican las formas de pago utilizadas en el establecimiento, estas teclas son utilizadas nicamente al momento de procesar el pago de una factura.

3.4 Manejo de los Mensajes Son un medio para comunicarle al usuario alguna eventualidad, dar algn tipo de informacin, entre otras cosas. Posline Front-Store maneja tres tipos de mensajes diferentes: 3.4.1 Mensajes de Informacin Estos mensajes informan sobre una situacin especfica, como por Ejemplo. Si el cajero que usted va a usar est siendo utilizado. Estos mensajes tienen una apariencia como lo muestra la siguiente imagen, en ella se pueden observar las siguientes caractersticas: Para cerrar este mensaje el usuario debe presionar el botn o la tecla identificada con la letra C.
Asunto del Mensaje y Cdigo

Tipo de Mensaje

Logo del Mensaje Descripcin del Mensaje

3.4.2 Mensajes de Advertencia Informan al usuario sobre algn posible error o alguna eventualidad ocurrida en el sistema, estos mensajes tienen una apariencia como la siguiente figura.

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

Asunto del Mensaje y Cdigo Tipo de Mensaje

Logo del Mensaje Descripcin del Mensaje

Presione el botn identificado con la letra C para cerrar este mensaje.

3.4.3 Mensajes de Error Este tipo de mensajes, muestran al usuario que esta ocurriendo un error crtico, bien sea en el sistema o en los perifricos que estn conectados a este. Los mensajes de error tienen una apariencia similar a la imagen mostrada a continuacin:
Asunto del Mensaje y Cdigo

Tipo de Mensaje

Logo del Mensaje Descripcin del Mensaje

Al igual que en los casos anteriores, para cerrar este mensaje, el usuario debe presionar el botn identificado con la letra C.
NOTA

En algunas ocasiones con la aparicin de mensajes de advertencia o de error, el usuario deber reiniciar el POS.

3.5 Pantalla de Solicitud de Seguridad Esta pantalla de interaccin le permitir al usuario controlar el acceso a las diversas operaciones contenidas en el sistema, esta solicitud de seguridad es un parmetro que va asociado al nivel de acceso que le sea asignado a cada una de ellas.

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

Este nivel es establecido del cero (0) al nueve (9), el mismo es creado en el sistema Posline New Edition Back-Store; siendo el nivel cero (0), el nivel en el que las operaciones no se encuentran restringidas y los niveles del uno (1) al nueve (9) los que aplican restricciones a las operaciones, Es decir, que para ingresar a estas, el usuario debe tener un nivel de seguridad mayor o igual a la transaccin que se desea utilizar. Sin embargo, esto puede ser configurado y adaptado a las necesidades y conveniencias del usuario. Las pantallas de solicitud de seguridad se ven en el sistema similares a las siguientes:

En esta pantalla, el usuario debe introducir su contrasea, la cual puede ser diferente a la establecida en el sistema Posline New Edition Back-Store.
NOTA

Estos usuarios sern incluidos a travs del sistema Posline New Edition Back-Store, con sus respectivos niveles de seguridad. A su vez, para introducir esta informacin se puede utilizar diversos mecanismos que pueden ser adaptados a las necesidades del usuario. Estos mecanismos para introducir los password pueden ser los siguientes: Mediante el Teclado Para introducir el password mediante el teclado el usuario debe pulsar las teclas correspondientes a la contrasea en el espacio destinado para ello. Mediante el Scanner El usuario debe tener en cuenta, que debe poseer en su identificacin o en algn otro lugar el cdigo de barras que contiene su contrasea. El sistema Posline New Edition Front-Store, es una herramienta que le facilitar al usuario el manejo de las actividades de ventas realizadas en su establecimiento, mediante diversas rutinas centralizadas en el mdulo de Operaciones. Cada rutina ser debidamente detallada mostrando sus pantallas de interaccin y el contenido de las mismas, para que de esta manera se logre familiarizar al usuario con el sistema y a la vez, apoyar al mismo en el aprovechamiento mximo de la herramienta adquirida.

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

CAPITULO II: MDULO DE OPERACIONES Es el mdulo que mostrar el sistema inicialmente, en l se podr dar acceso a las diversas actividades tales como la emisin de reportes, consulta de precios y comprobantes e inclusive al mdulo de ventas. Esta pantalla mostrar una apariencia tal como se muestra en la siguiente imagen, y el usuario podr realizar las siguientes operaciones:

1. APERTURA Y CIERRE DE CAJERO 1.1 Apertura de Cajero Es aquella actividad realizada, al momento que un cajero comienza su turno de trabajo, para ejecutar esta operacin, el usuario debe seleccionar la tecla ABRIR CAJERO y colocar el password, los cuales ya han sido asignados mediante el sistema Front-Store. Es necesario tener en cuenta, que el cajero a utilizarse en el proceso no debe estar activo en otra caja, de lo contrario, el sistema abortar el proceso y no realizar la apertura. Una vez realizado esto, proceder a ingresar el dinero utilizado como fondo de caja, en la pantalla de confirmacin de fondos, la cual tiene una apariencia como lo muestra la siguiente figura, y en ella se puede apreciar la siguiente informacin: Introduzca el fondo de Caja Es la cantidad de dinero utilizado como fondo de caja, el cual servir para dar inicio a las operaciones del sistema. A su vez, en el cajero se ven una serie de datos, los cuales deben verificarse antes de culminar la apertura de cajero, estos datos son:

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

o o o Nombre del Cajero Cdula Turno

Luego de ello, el sistema mostrar la misma pantalla, con los datos del cajero mencionados anteriormente, para confirmar que la informacin que fue incluida para abrir el cajero es correcta.

1.2 Cierre de Cajero Es una operacin que se realiza cuando el turno de cajero ha culminado, o bien, cuando se han finalizado las actividades en un POS. Para realizar esta operacin, el usuario debe seleccionar ubicarse en el men principal de operaciones y presionar el botn CERRAR CAJERO.

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

2. REPORTES Son los diversos soportes generados de las operaciones realizadas en el establecimiento por cada punto de ventas, estos reportes son generados a travs del mdulo de reportes y pueden ser observados a travs de la pantalla del POS o bien ser impresos mediante la impresora del mismo. Al pulsar la tecla reportes, Posline New Edition Front-Store, desplegar una pantalla que tendr una apariencia como la siguiente figura, y en ella se podrn apreciar los diversos reportes emitidos por el sistema.

Esta pantalla est compuesta por diferentes reportes, cada uno mostrar informacin referente a las actividades realizadas en el punto de ventas.

2.1 Reporte de Caja El objetivo de este reporte, es mostrar al usuario las diversas transacciones realizadas en un punto de ventas por un perodo de tiempo determinado. Este reporte de caja, detallar al usuario de forma organizada el total recaudado por las ventas y dems operaciones realizadas en un POS, el reporte organiza la informacin de la siguiente manera: Control de Operaciones: en este apartado, el usuario podr ver el total de las operaciones de ventas, anulaciones de comprobantes y devoluciones realizadas en el POS, mostrando tambin la cantidad de cada una de estas y el monto recaudado producto de la ejecucin de las mismas.

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

Operaciones Especiales: aqu el usuario podr verificar el total de transacciones especiales tales como ventas canceladas, rebajas, el total de ventas de artculos en promocin, de igual modo, el reporte mostrar no solo la cantidad de cada una de esas transacciones, sino el monto recaudado por las mismas. Control de impuestos: aqu el usuario podr verificar la cantidad recaudada de impuestos de acuerdo a los artculos vendidos por cada tributo registrado en el sistema Posline New Edition Front-Store. Formas de Pago: en este apartado, se detallar cuanto fue la cantidad de dinero recaudada segn cada forma de pago que el usuario maneje en sus procesos de ventas. En este rubro el usuario podr ver una relacin de cada una de las formas de pago registradas en la facturacin. Control de Departamentos: aqu el sistema mostrar el total de artculos vendidos por departamento en el punto de ventas. Para generar un reporte de caja, el usuario debe seleccionar el rango de fechas en el que ser emitido el reporte de caja, como se aprecia en la siguiente figura:

Al presionar la tecla SI, se mostrar la vista preliminar del reporte de caja tal y como se observa a continuacin:

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

Para generar el reporte impreso, el usuario debe presionar la tecla SI.

2.2 Reporte de Cajero El reporte de cajero le permitir al usuario verificar las actividades realizadas por los cajeros en los puntos de ventas en uno o varios turnos. Entre las ventajas de este reporte encontramos que el mismo, mostrar dentro de su estructura la siguiente informacin: o Rango de Fechas del Reporte o Nombre del Cajero o Turno de Cajero El reporte de cajero muestra la informacin de forma organizada y distribuye los datos de la misma manera que el reporte de caja. Para generar el reporte de cajero, el usuario debe seleccionar el rango de fechas en le que ser emitido el reporte, el nombre del cajero y el turno de cajero.
NOTA

Al no indicar el turno del cajero, el sistema generar un reporte de todos los turnos en los cuales el cajero trabajo en dicho punto de ventas.

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

Al presionar la tecla SI, se mostrar la vista preliminar del reporte de cajero tal y como se observa a continuacin:

El reporte de cajero bsicamente muestra la misma informacin que en el reporte de caja, con la diferencia de que en este reporte el sistema toma en cuenta a los cajeros que trabajaron en el POS y los turnos trabajados.

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

2.3 Reportes Fiscales Estos reportes son aquellos que contienen informacin referente a los procesos fiscales llevados en cada punto de ventas, la informacin mostrada por estos reportes est contenida en las memorias de las impresoras conectadas al POS. Entre los reportes fiscales tenemos: 2.3.1 Reporte X: es un reporte emitido en un lapso de tiempo que puede ser determinado a criterio del usuario, el reporte X puede ser impreso tantas veces quiera el usuario, ya que no es un documento fiscal. 2.3.2 Reporte Z: este reporte fiscal debe ser emitido por la impresora al finalizar las transacciones diarias en el POS.
NOTA

El botn identificado con REPORTE Z, se mostrar inactivo cuando el cajero se encuentre trabajando en el punto de venta; una vez que las actividades en el mismo se concluyan, el botn de REPORTE Z se activar y as podr ser generado. 2.3.3 Reimpresin de Reportes Z: son reportes Z emitidos en un rango de nmeros segn lo indique el usuario. Los cierres por nmero de Z tienen una apariencia como la mostrada en la siguiente imagen, en ella se pueden ver los campos en los cuales el usuario establece el rango de los reportes Z que desea generar. (La reimpresin de un reporte Z no es un documento Fiscal)

Recuerde que el nmero de reporte Z de inicio, debe ser menor que el nmero de reporte Z final, de lo contrario, el sistema no realizar la impresin de los mismos. 2.4 Cierre por Fechas Se toma en cuenta los reportes emitidos en un rango de fechas establecidos por el usuario previamente.

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

La pantalla para emitir los cierres por fechas, tendr una apariencia como se muestra a continuacin, en ella se debe introducir el rango de fechas deseadas para generar los reportes.

Recuerde, es importante, que el rango de fechas establecido debe ser que la fecha de inicio sea menor a la fecha final, de lo contrario, el reporte no ser generado.

3. CAMBIO FORMA DE PAGO Esta opcin le permitir al usuario, modificar las declaraciones de los ingresos durante el proceso de facturacin. Para realizar el cambio de una forma de pago en una factura, el usuario debe tener en cuenta lo siguiente: o Debe comprobar que la forma de pago se encuentre activa en la caja. o De encontrarse activa la forma de pago en la caja, proceda a realizar el cambio de forma de pago, para ello, seleccione la tecla identificada con la opcin CAMBIO DE FORMA DE PAGO Posteriormente, el sistema desplegar una pantalla como se observa en la siguiente imagen, en ella usted debe ingresar el nmero del comprobante al cual desea modificar la forma de pago.

Luego de ingresar el nmero de comprobante, presione la tecla SI, seguidamente se desplegara una pantalla como la siguiente, donde el sistema cargar la factura con los datos relacionados a la forma de pago de la misma.

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

Seleccione la forma de pago que va a ser modificada, presione la tecla identificada con la opcin ANULAR FORMA DE PAGO. Realizado esto, debe totalizar nuevamente la factura e ingresar la forma de pago correcta y posteriormente la impresora fiscal generar un comprobante indicando el cambio de la forma de pago.
NOTA

Es recomendable que este tipo de transaccin sea realizada por un supervisor de caja y que la misma posea estrictos niveles de seguridad.

4. ABRIR GAVETA Tal como este men lo indica, la presente aplicacin le permitir al usuario la apertura de la gaveta asociada al punto de venta desde el mdulo de operaciones, es decir, que no es necesario estar ubicados en la operacin de ventas y realizar una factura parar abrir ese dispositivo. Esta operacin es utilizada bsicamente cuando se requiere abrir la gaveta para una actividad diferente de las ventas. Para realizar esta operacin, el usuario debe seleccionar el botn ABRIR GAVETA la cual se encuentra en el mdulo de operaciones del sistema. Posteriormente, el sistema desplegara un mensaje como lo muestra la siguiente figura:

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

Seleccione el botn SI, si en realidad desea ejecutar la operacin, de lo contrario, presione el botn NO.

5. VENDER Desde este mdulo, se realizan transacciones relacionadas con la venta y el movimiento de artculos directamente, entre las actividades ms importantes se encuentran el registro y la veta de los artculos, adems de las operaciones tales como anulaciones, cancelaciones de facturas, trato preferencial para clientes, impresin de cheques, entre otros.

5.1 Registro y Venta de Artculos La vista inicial de la pantalla del men de ventas se ve tal como se observa en la siguiente figura, y en ella se puede ver el espacio destinado para mostrar los artculos que se van registrando.

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

El botn Total Este botn ser habilitado una vez que se realice el registro del primer artculo vendido, y al presionar dicho botn o la tecla mas (+), proceder a totalizar la factura para que la misma sea cancelada por el cliente. El botn Men Al presionar este botn o presionar la tecla ESC, el usuario podr retornar al mdulo de operaciones. El registro de artculos, consiste en ir presentando los cdigos de los artculos mediante los componentes del POS para que los mismos sean vendidos. Los mtodos definidos en el sistema ara registrar los artculos son los siguientes: Mediante el Scanner: este mtodo consiste en presentar el cdigo de barras del artculo ante el scanner o lector de cdigo de barras, dicho cdigo ser ledo por el dispositivo. Mediante el Teclado del POS: el registro de artculos puede ser realizado de dos (2) formas diferentes: o Tipeo del Cdigo del Artculo: consiste en ingresar manualmente los dgitos que componen el cdigo de un artculo, este cdigo a teclear puede ser el cdigo de barras o el cdigo P.L.U. o Mediante la Bsqueda de Artculos (tecla Bus. Artculo): al presionar esta tecla, el sistema desplegar una pantalla en la cual deben ser incluidos parcial o totalmente los datos del artculo que se desea buscar. Esta pantalla esta compuesta de tres campos con la finalidad de filtrar la bsqueda de artculos, estos campos son: Cdigo: campo destinado para ingresar el cdigo identificador del artculo buscado. Descripcin: campo destinado para ingresar una descripcin corta del artculo a buscar. La bsqueda por descripcin puede ser realizada de dos (2) maneras: Utilizando la descripcin exacta del artculo (si el usuario conoce la misma), la cual debe colocarse en el espacio destinado para ello. Utilizando palabras claves, es decir, palabras o letras que den inicio a la descripcin del artculo, seguida del singo de porcentaje (%). Precio: campo destinado para realizar la bsqueda por precio del artculo. Para que el usuario pueda desplazarse de un campo a otro en esta pantalla, debe presionar el botn identificado con la opcin SI. Mediante la Balanza: para realizar el registro de artculos por balanza, es necesario que el mismo sea un artculo pesado, (frutas, verduras, etc.) y que contengan activos estos parmetros en el Back-Store. Para registrar un artculo mediante la balanza, el usuario debe colocar el mismo sobre la balanza, (de tenerla conectada al punto de ventas), e introduzca con el teclado el cdigo del artculo, el sistema automticamente le mostrar por pantalla el peso y el precio del artculo.

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

Venta a travs de los Departamentos: la venta por departamentos es utilizada bsicamente, cuando los artculos no han sido cargados por el inventario, y sin embargo, estos son vendidos. Para realizar una venta por departamento, el usuario debe encontrarse dentro de la operacin de ventas, y debe hacer lo siguiente: o Indicar el precio del artculo a ser vendido a travs del teclado. o Presione la tecla correspondiente al departamento asociado al artculo, ya con esto, el artculo se ver reflejado en la pantalla del punto de ventas.
NOTA

Es recomendable limitar el uso de esta opcin, a menos que sea estrictamente necesario, ya que a travs de ella, se puede descontrolar el inventario llevado en el establecimiento. Conocidos los mtodos anteriores, el usuario puede realizar con normalidad el proceso de facturacin a travs del sistema, la cual se realiza de la siguiente manera: El operador de caja debe hacer lo siguiente. Registrar los artculos a travs de los mtodos antes detallados, esto depende tambin del tipo de artculo y de los parmetros que estos tengan asignados (para verificar la asignacin de parmetros de los artculos, vea el manual del usuario de sistema de Posline New Edition Back/Store.) Una vez registrados todos los artculos, presione el botn identificado con TOTAL, y de esta forma, solicite al cliente la cancelacin de la factura. Una vez recibida la cantidad total correspondiente a la cancelacin de la factura, indique en el sistema el tipo de forma de pago y el cdigo de la misma (en caso de que en la forma de pago sea detallada). Entregue el comprobante y el remanente de la compra (en caso de que exista algn remanente) al cliente.

5.2 Manejo de Formas de Pago En el men de ventas, pueden ser manejadas varias formas de pago tales como, efectivo, cheques, tarjetas de crdito, dbito, manejo de bonos y tarjetas de beneficios, entre otras. La definicin y configuracin de las formas de pago, son realizadas a travs de Posline New Edition Back-Store, desde all podr no solo definir las formas de pago, sino, parametrizar las mismas de acuerdo a sus necesidades.
NOTA

Es importante hacer del conocimiento del usuario que para el funcionamiento de Posline New Edition Front-Store, debe estar definida al menos una forma de pago. Las formas de pago son utilizadas al momento de cancelar una factura, de acuerdo al tipo de forma de pago; si la misma es una forma de pago simple como efectivo, al pulsar total y presionar EFECTIVO, el sistema cerrar la factura exitosamente y abrir la gaveta.

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

Si la forma de pago es compuesta, el sistema solicitar el cdigo de la misma, el cual puede ingresarse en el sistema directamente por teclado, o bien, pulsando la tecla Query, que en este caso desplegar una pantalla como la siguiente:

Nombre de las entidades Bancarias registradas en el Sistema

Cdigos identificadores de las Formas de Pago

En ella se puede observar, la informacin referente a las entidades bancarias que han sido ingresadas en el sistema, y sus respectivos cdigos identificadores.
NOTA

Recuerde que la informacin contenida en esta pantalla, puede cambiar de acuerdo a las formas de pago globales que usted tenga definidos.

5.3 Impresin de Cheques Este men, es realizado con la finalidad de agilizar el proceso de ventas, al momento que el cliente cancele una factura con un cheque como forma de pago, permitindole al usuario el uso de la impresora fiscal para imprimir los datos de la sucursal. A travs del men de ventas Posline New Edition Front-Store, puede realizar impresiones de cheques, para ello el usuario debe: Solicitar al cliente que firme el cheque, indicar en el sistema el monto en bolvares (Bs.) (esto en caso de que el monto a cancelar sea parcial, es decir, no sea la cantidad total de la compra) y presionar la tecla identificada con la palabra CHEQUE. Luego de ello, en la pantalla de ventas debe indicar el cdigo del banco al que pertenece el cheque. Posteriormente, se desplegar una pantalla que tendr una apariencia tal como lo indica la siguiente figura, en ella el usuario debe ingresar la siguiente informacin:

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

o o o

Cdula: es el nmero de la cdula de identidad del cliente. Telfono: es el nmero telefnico dnde se podr contactar al cliente. Nmero de Documento: se indica el nmero del cheque y presione la tecla SI para que el mismo sea impreso.

A continuacin el sistema desplegar un mensaje como el mostrado en la figura siguiente:

Presione la tecla SI y coloque el cheque en la impresora para ser procesado. Una vez impreso el cheque el sistema desplegar un mensaje como el siguiente:

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

Si desea imprimir el endoso del cheque presione la tecla SI e introduzca el cheque para que en ste se imprima el endoso. 5.4 Manejo de Rebajas Consiste en disminuir bien sea en cantidad monetaria o porcentualmente el precio de venta de un tem determinado. Para realizar una rebaja, el usuario debe registrar un artculo cualquiera, indicar el monto o porcentaje a rebajar, y segn sea el tipo de rebaja, presionar la tecla de REBAJA EN BS., o REBAJAS POR PORCENTAJE (%).
NOTA

Es importante que el usuario tenga en cuenta que durante el registro de artculos, Posline le permite al usuario realizar rebajas siempre y cuando la factura no sea totalizada y cerrada. As mismo, a un artculo solo se le puede realizar un tipo de rebaja, una vez que se aplique una rebaja a un artculo, no se le puede volver a hacer rebaja al mismo.

5.5 Manejo de Descuentos Los descuentos son la disminucin porcentual del monto total de la factura, es decir, que los descuentos solo son aplicados una vez que sea totalizada la venta. Para aplicar un descuento, el usuario debe totalizar la venta e indicar al sistema, el porcentaje del descuento a realizar y seguidamente presionar la tecla DESCUENTO, el sistema mostrar en la pantalla el total, el descuento aplicado y el saldo de la venta. Posteriormente, el usuario puede introducir las formas de pago para la cancelacin de los artculos vendidos.

5.6 Anulacin de Artculos Las anulaciones en el men de ventas consisten en eliminar de la factura los productos que no van a ser comprados por el cliente a ltima hora pero que sin embargo fueron registrados en la misma. Para anular un artculo el usuario debe seleccionar el artculo que desea anular, una vez que el artculo sea seleccionado, presione la tecla identificada con ANULAR ARTCULO, seguidamente ingrese el password en la pantalla de solicitud de seguridad y presione la tecla SI (esto se realiza si el proceso de anulacin ha sido configurado para solicitar clave de seguridad cuando sea ejecutado), aparecer entonces, tanto en la factura impresa como en pantalla el artculo que ha sido anulado.

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

Al anular un artculo, se muestra en la pantalla con el signo de menos (-), para mayor compresin observe la siguiente pantalla:

Artculos Anulados

5.7 Anulaciones de Formas de Pago Esta operacin se realiza para anular una forma de pago, siempre y cuando, el monto total de la factura no haya sido cancelado. Para realizar este proceso, el usuario debe seleccionar la forma de pago que desea anular, una vez seleccionado, presione la tecla identificada con ANULAR ARTCULO, a continuacin ingrese el password en la pantalla de solicitud de seguridad y presione la tecla SI (esto se realiza si el proceso de anulacin ha sido configurado para solicitar clave de seguridad cuando sea ejecutado), aparecer entonces, tanto en la factura impresa como en pantalla, la forma de pago que ha sido anulada. Al anular una forma de pago, se muestra en la pantalla con el signo de menos (-), para mayor compresin observe la siguiente pantalla:

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

Forma de Pago Anulada

5.8 Cancelacin de Factura Este proceso consiste en cancelar un comprobante de venta que no ha sido totalizado. Para realizar una cancelacin de venta, el usuario debe presionar la tecla identificada con CANCELAR COMPROBANTE e ingresar el password en la pantalla de seguridad, presione la tecla SI.

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

La impresora fiscal no adicionar el total de esta factura en los reportes fiscales, e interrumpir la impresin del ticket con el mensaje COMPROBANTE CANCELADO.

5.9 Afiliacin Posline New Edition Front-Store, permite al usuario la inclusin de datos de los clientes, bien sean personas naturales o jurdicas, este procedimiento es conocido con el nombre de comprobantes fiscales personalizados.

Para realizar una afiliacin a travs de Posline New Edition Front-Store, el usuario debe presionar la tecla identificada con la palabra AFILIADO e incluir los siguientes datos: # de Afiliado Es el cdigo que identificar al afiliado. Por lo general es el RIF. o la Cdula de Identidad. Nombre / Razn Social Es el nombre o la razn social del cliente que va a ser afiliado. Telfono Es el nmero telefnico del cliente afiliado. Direccin Direccin del domicilio del cliente afiliado. Tipo de Cliente Aqu se indica si el cliente es contribuyente o no contribuyente.

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

5.10 Ventas al Mayor Tambin se podr realizar ventas al mayor, utilizando la tecla para tal fin, desde la venta se presiona la tecla configurada para venta al mayor, luego se desplegar una pantalla como la que se puede observar a continuacin:

En la misma, el supervisor deber introducir su contrasea para poder ingresar a dicha modalidad, a continuacin, podr observar la pantalla de la siguiente manera:

Indicador de Ventas al Mayor

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

NOTA

Los artculos deben de estar ingresados en el sistema Posline New Edition Back-Store, con sus respectivos precios de venta al mayor. Hay que tomar en cuenta que si desea vender los productos a precio de venta normal, se debe salir del modo de venta al mayor presionando la tecla VENTA AL MAYOR e ingresando la clave de supervisor, automticamente desactivar la operacin.

6. ANULAR Al seleccionar esta opcin, el usuario podr reversar del sistema comprobantes que sean realizados en el mismo punto de ventas durante un turno determinado. El comprobante a ser anulado debe ser realizado en el mismo turno en el que va a ser anulado, es decir ambas operaciones deben ser realizadas en el mismo turno. Para realizar una anulacin, el usuario debe incluir el cdigo del comprobante que desea anular, tal como se muestra en la siguiente figura, ste debe ser agregado de la misma forma que aparece reflejado en la factura, a continuacin, presione la tecla identificada con la opcin SI.

Seguidamente, aparecer una pantalla donde se debe incluir los datos de la persona a la que se le realizar la anulacin, a travs de la pantalla de afiliacin.

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

Al ingresar los datos del cliente y presionar SI, de desplegar otra pantalla donde se refleja la transaccin a la cual se le har la anulacin. Para mayor comprensin del usuario, observe la imagen a continuacin:

NOTA

Es importante destacar, que las formas de pago existentes en el comprobante as como los artculos vendidos, son reversadas, ya que las anulaciones son un reverso de la compra.

7. DEVOLVER Al seleccionar esta opcin, el usuario podr realizar devoluciones a determinados artculos en un solo comprobante. Las devoluciones pueden realizarse parciales o totales, es decir, el sistema permite la devolucin de un producto o de un comprobante en su totalidad, tambin pueden realizarse sin importar el turno, ni la caja en donde fue emitido el comprobante. Para realizar una devolucin, el usuario debe ubicarse en el mdulo de operaciones del sistema Posline New Edition Front-Store y pulsar la tecla DEVOLVER, se desplegar una pequea ventana, en la cual deber ingresar la siguiente informacin: Fecha del Comprobante Seleccione la fecha en la que fue emitido el comprobante.

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

Nmero de Caja Es el nmero de identificador del punto de ventas. Nmero de Comprobante Es el nmero del comprobante emitido por el sistema Posline New Edition Front-Store.

Al ingresar los datos, presione la tecla SI, registre los artculos a devolver de la misma forma que son procesados para la venta e indique en el sistema la forma de pago en la que se proceder la devolucin.
NOTA

Es importante tomar en cuenta, que las formas de pago vlidas para la devolucin, son activadas a travs de un parmetro, el cual se encuentra en el sistema Posline New Edition Back-Store.

8. CONSULTAR PRECIO Al seleccionar est opcin, el sistema le permitir consultar el precio de un artculo determinado, aunque esto tambin puede realizarse desde el men de venta. Para realizar la consulta de precio en un artculo, el usuario debe presionar la tecla CONSULTAR PRECIO, a continuacin, aparece una pantalla en la cual se debe indicar el cdigo del artculo a consultar y se cargar la siguiente informacin: Cdigo Es el cdigo del artculo a consultar, puede ser introducido a travs de scanner o teclado. Precio de Venta Es el precio al que ser vendido el artculo. Precio Afiliados Es el precio especial del artculo para afiliados. Precio Empleados Es el precio especial del artculo para empleados. Precio al Mayor Es el precio del artculo cuando el mismo es vendido al mayor. Cantidad de Venta al Mayor

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

Es la cantidad de artculos establecidos por la empresa para efectuar la venta al mayor. Existencia Verifica la existencia real de un artculo en el almacn. Existencia al Mayor Verifica que cantidad de artculos para venta al mayor quedan en el almacn. Precio Paquete Son precios especiales por venta de paquetes de artculos.

Luego de ingresar el cdigo del artculo a consultar, presione el botn SI, si el usuario desea realizar una bsqueda mas detallada, presione el botn BUSCAR. Para cerrar esta pantalla, presione el botn NO o la tecla ESC.

9. IMPRIMIR CHEQUE Esta opcin est configurada, para que al ser seleccionada le permita al usuario realizar la impresin de cheques desde el mdulo de operaciones. Sin embargo, por el momento esta opcin esta en proceso de elaboracin, por lo tanto an no ha sido implementada en el sistema.

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

10. COBRAR Mediante este men, el usuario podr ingresar una cantidad de dinero sujeto a un concepto diferente a la venta. Sin embargo, por el momento esta opcin esta en proceso de desarrollo, por lo tanto, an no ha sido implementada en el sistema. 11. PAGAR A travs de este men, el usuario podr retirar dinero de las cajas bajo un concepto diferente a la venta. Sin embargo, esta opcin no ha sido implementada en el sistema debido a que la misma se encuentra en proceso de desarrollo.

12. DESCANSO DE CAJERO Esta operacin, le permite al usuario bloquear las operaciones de la caja mientras ste pueda estar ausente por perodos de tiempo breve. Para activar esta opcin, es necesario que el usuario se ubique en el mdulo de operaciones, y seguidamente presione el botn DESCANSO CAJERO, automticamente el sistema mostrar una pantalla como la que observa a continuacin.

Al seleccionar est opcin, el sistema bloquea el acceso al POS hasta que se ingrese el password correspondiente, este password puede ser el de un supervisor o el del cajero, dependiendo tambin del nivel de seguridad que tenga asignado.

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

Es importante informar al usuario, que este espacio de descanso de cajero, puede ser utilizado tambin para anuncios publicitarios, los cuales sern mostrados cada vez que el cajero active esta operacin.

13. APAGAR Al seleccionar esta opcin, el sistema Posline New Edition Front-Store se cerrar de forma automtica, y se apagar el punto de ventas

14. RETIRO DE DINERO Este men, cumple con la finalidad de permitir al usuario extraer una cantidad del dinero generado por las operaciones de caja, para trasladar el mismo a la caja central del establecimiento. Para realizar esta operacin, el usuario debe ubicarse en el mdulo de operaciones, presione el botn RETIRAR DINERO, se abrir una pequea pantalla en la cual deber ingresar el detalle del retiro de dinero, observe la siguiente imagen.

Luego de ingresar los datos, presione el botn SI, posteriormente el sistema mostrar una pantalla como la que se muestra a continuacin, generar un pequeo reporte detallando el retiro de dinero que se realiz, al presionar SI la impresora emitir dos reportes, uno para el cajero y uno para el supervisor encargado de realizar el corte de caja.

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

15. CONSULTAR COMPROBANTE Al seleccionar esta opcin, el sistema realizar la consulta de un comprobante, el cual ser mostrado en pantalla y tambin puede ser impreso. Para realizar la consulta de comprobante, el usuario debe ubicarse en el mdulo de operaciones y presionar el botn CONSULTAR COMPROBANTE, seguidamente ingrese el nmero de comprobante a consultar y presione SI, una vez realizada la consulta, el sistema mostrar en pantalla la vista preliminar del comprobante tal y como se muestra en la siguiente imagen:

Imprime una copia del comprobante

Manual de Usuario Sistema Posline New Edition Front-Store

Si el usuario no desea realizar la impresin del comprobante, presione la tecla ESC y automticamente regresar al men de operaciones.

16. IMPRIMIR VOUCHERS Al seleccionar esta opcin, el usuario podr reimprimir los vouchers de aquellas facturas que fueron canceladas con tarjetas de crdito y tarjetas de dbito. Para realizar la impresin de un voucher, el usuario debe indicar el nmero de la factura y presionar la tecla SI, seguidamente presione el botn IMPRIMIR, para generar el voucher impreso. Si no desea generar una copia impresa del voucher, la tecla ESC para regresar a la pantalla del men de operaciones.

17. CALCULADORA Al seleccionar esta opcin, el sistema llamar a la calculadora de Windows instalado en el punto de ventas, para salir de la calculadora, el usuario debe presionar las teclas ALT. + F4.

18. SALIR A travs de esta opcin, el usuario podr salir del sistema Posline New Edition Front-Store.