HERRAMIENTAS DE AUTOMATIZACIN WORKFLOW

Esta nueva y emergente tecnologa se identifica por caractersticas que hacen una clara distincin de las aplicaciones.

Son soluciones basadas en tecnologa Web. Por lo tanto, permiten a usuarios locales y remotos realizar procesos independientemente de su ubicacin va Internet o Intranet y utiliza la infraestructura tecnolgica disponible tales como servidores, redes locales (LAN) y externas (WAN). Se caracterizan por su Pro-Actividad. PRO-ACTIVIDAD: Implica tener la iniciativa, en este caso esta definicin establece que es el sistema QUIEN MARCA EL RITMO en funcin de la ruta del proceso y los tiempos asignados a cada tarea, establece una agenda de trabajo para cada usuario responsable del cumplimiento de las mismas, indicando su carga de trabajo y las prioridades establecidas en funcin su vencimiento. Facilitan la Configuracin de procesos y su documentacin. Las herramientas intuitivas NO requieren de programacin, macros o guiones (scripts) para configurar los procesos, enlaces a bases de datos y creacin de formatos a diferencia de los procesos creados a partir de formas de Outlook y Exchange, Lotus Notes y otras soluciones groupware o de comunicaciones. Disponen de mdulos diseadores de formularios. Permiten crear las interfaces de usuario, ajustadas a las necesidades de cada tarea, con formatos especficos para distintos tipos de datos y criterios de validacin para resguardar la consistencia, congruencia e integridad en el ingreso de dichos datos. Permiten establecer tablas de condicionamiento y reglas de flujo Para controlar las situaciones especiales y las reglas de enrutamiento basados en los datos del proceso. P ej. Las requisiciones de compra se enrutan de acuerdo con la capacidad de contratacin del funcionario que las origina. Permiten la Integracin con MS Office Solucin que utiliza Word, Excel, correo electrnico y bases de datos como medios de entrada o salida de los procesos Reflejan la Estructura Funcional de las organizaciones. La organizacin puede representar la estructura funcional; las tareas son relacionadas a personas, roles o grupos de trabajo segn las necesidades y confidencialidad de la tarea.

Permiten Simular la ejecucin de nuevos procesos. Es una funcionalidad muy importante, antes de su puesta en produccin, poder probar completamente los diseos en fro. Brindan funciones ptimas para supervisar la carga de trabajo. Listados de tareas nuevas, retrasadas o urgentes, el estado de avance por procesos, usuarios y grupos, identificando cuellos de botella y brindando informacin adecuada para la mejora continua de la gestin. Permiten la Medicin de tiempo y costo. Cuantifica cuanto sale de su bolsillo en cada proceso de manera grfica y tabulada. Ofrecen Flexibilidad Se pueden modificar los procesos o crear nuevos de acuerdo con la dinmica de cambio que la realidad propone. Brindan un alto grado de Seguridad e integridad de los datos. Todos los procesos y datos residen en un servidor de base de datos, es decir est centrada en los datos, y no en los documentos (o formularios).