Activity-Based Management at Stream International

Pendahuluan Stream International adalah sebuah perusahaan baru yang dibentuk sebagai hasil dari merger dari Global Software Service dengan Corporate Software pada April 1995. Stream International bergerak dibidang penyedia buku panduan untuk komputer dan berbagai dokumentasi untuk IBM. Pada tahun 1990an permintaan dari IBM menurun, tetapi Stream juga mendapat permintaan dari perusahaan lain seperti Microsoft. Pada tahun 1990an permintaan akan printing documentation semakin menurun karena kebanyak informasi disediakan oleh software. Oleh karena itu, Stream international juga menyediakan jasa diskette duplication, customized packing of software and documentation, dan distribution and licensing services. Michalski selaku direktur divisi ingin menerapkan ABM di Stream International karena selama menggunakan tradisional costing Stream mengalami beberapa masalah, seperti : 1. Biaya yang tinggi, terlihat dari pernyataan surprisingly high. 2. Tingkat pemanfaatan fasilitas yang rendah. Terlihat pada proposal 3 The vast majority of WIP inventory is never shipped or used. Storage costs outweigh potential for use. 3. Persediaan yang menumpuk, terlihat dari proposal 3 We currently have too much inactive stored in South Street plant, and too much active inventory being shipped to Elmore Street, stored for a week or two, and then shipped to the customer. The cost of some of activities seemed

Identifikasi Masalah ABC merupakan metode pembebanan biaya yang digunakan untuk membantu mengambil keputusan bisnis. Tanpa informasi biaya yang akurat suatu perusahaan tidak dapat mengetahui apakah bisnis yang dilakukannya mendatangkan keuntungan atau justru mendatangkan kerugian. Reengineering disebut juga process value analysis atau business process analysis atau discontinued improvement, dilakukan pada proses design. Dengan adanya ABC, suatu perusahaan akan mengetahui profibilitas suatu produk, sehingga mengetahui kapan harus dilakukannya perubahan, baik melalui continuous improvement maupun discontinuous improvement (reengineering). Oleh karena itu ABC

bermanfaat sebelum reenginering. Pada reengineering proses design diubah sama sekali. Operational ABM dilakukan untuk tujuan efisiensi sehingga memerlukan informasi biaya aktivitas yang didapat dari ABC. Selain itu fokus utama juga ditujukan pada biaya-biaya yang totalnya besar / mahal, kurang efisien dan non value added. Sedangkan pada traditional costing yang diterapkan Streaming tidak dapat diketahui biaya aktivitas. Mike Michalski tertarik untuk menerapkan ABM di Stream International karena ingin menurunkan biaya. Pertama, dengan ABM perusahaan akan lebih akurat dalam memahami dan membebankan biaya kepada setiap pelanggan, dan memperkirakan besarnya biaya yang dikeluarkan untuk melayani pelanggan. Apabila Stream menerapkan ABM, Stream akan mampu memperkirakan biaya dan mengembangkan panduan untuk pricing. Melalui ABM Stream juga mampu melihat trend profit lebih awal atau memperkirakan biaya dari aktivitas baru dengab lebih baik. Michalski berharap ABM dapat menyeleseikan masalah yang tengah dihadapi Stream International. Dalam pengembangan ABC di Stream International ada beberapa kelebihan yang dihasilkan seperti ABC turut menjelaskan proses bisnis (kumpulan aktivitas-aktivitas yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan) juga activity dictionary (jenis-jenis aktivitas yang terjadi dalam proses bisnis). Stream International mengikutsertakan karyawan sebagai salah satu aspek penting dalam melakukan ABC dalam perusahaan (wawancara pada 250 pekerja untuk mengetahui berapa banyak waktu yang dihabiskan dalam 161 aktivitas), hal ini tepat untuk dilakukan mengingat bahwa karyawan adalah orang yang ikut serta dalam proses bisnis sehingga paling mengerti letak dan alasan dari kekurangan pada proses sehingga dapat menghasilkan solusi yang paling tepat dan akan memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan. Selain itu, seperti pada Exhibit 4, ABC juga memprioritaskan biaya mana yang besar (meranking biaya), sehingga perusahaan lebih dapat memperhatikan biaya-biaya tersebut. Sebelum menerapkan ABC, semua pihak yang terlibat sudah terlebih dahulu dilatih dan diinformasikan. Serikat pekerja mengkomunikasikan penerapan ABC dengan berbagai media, sehingga perkembangan penerapan ABC dapat terus terpantau. ABC sudah disusun dengan menggunakan program ABC. Dengan menggunakan program ini, data mengenai biaya dapat disusun menjadi biaya aktivitas dan menghasilkan berbagai laporan dan grafik yang diperlukan sebagai hasil. Yang kurang baik adalah penentuan aktivitas yang terlalu terperinci (terlalu detail) sehingga sulit untuk ditentuka cost drivernya, selain itu tentunya akan membuat pengembangan ABC menjadi semakin mahal.

Dari lima proposal yang diajukan terdapat kelemahan dan kelebihan sebagai berikut : 1. Proposal 1 Proposal 1 menekankan pada pengembangan proses dalam merespon permintaan pelanggan. Sebelumnya, proses merespon permintaan pelanggan kurang efisien karena seringkali pelanggan meminta informasi yang sama ke beberapa departemen. Solusi yang disarankan adalah dengan mengurangi laporan-laporan yang berlebih tersebut. Kelebihan: a. b. c. Mengurangi jumlah laporan yang berlebih Fokus pada biaya yang paling besar, yaitu pada departemen Customer Service. Setiap tindakan yang diambil sudah disertai oleh informasi biaya yang ditimbulkan dari aktivitas atas respon permintaan pelanggan (Exhibit A1). Kekurangan: a. b. Target pengurang biaya sebesar 25% tidak jelas dasarnya Cara pengurangan pengulangan pembuatan laporan seharusnya dapat dilakukan dengan lebih efisien dengan cara melakukan sentralisasi bagian pelayanan pelanggan

2. Proposal 2 Proposal 2 menekankan pada biaya untuk meningkatkan kualitas. Sebelumnya, SI sudah melakukan inspeksi terhadap produk yang diproduksi. Meskipun demikian, informasi yang diperoleh belum digunakan untuk menganalisa penyebab masalah untuk kemudian ditindaklanjuti dengan pengembangan proses produksi. Kelebihan: a. Dapat melakukan continuous improvement dengan data dari inspeksi sehingga dapat meningkatkan kualitas produk perusahaan b. c. Menghasilkan manfaat dari inspeksi yang dilakukan Fokus pada tindakan bagaimana biaya yang dikeluarkan sudah sebanding dengan kualitas yang didapat d. Setiap tindakan yang diambil sudah disertai oleh informasi biaya yang ditimbulkan dari aktivitas tersebut (Exhibit A3). Kekurangan: a. Tidak mencantumkan estimasi penghematan yang dapat diperoleh, serta biaya dalam menerapkan

b.

Terlalu berfokus pada kualitas, padahal ada ukuran lain yang perlu juga diperhatikan, yaitu biaya dan waktu

c.

Target saving sebesar 30% yang ditetapkan oleh manajer tidak jelas dasar perhitungannya.

3. Proposal 3 Proposal 3 menekankan pada pengendalian persedian barang dan gudang. Sebelumnya, perusahaan memiliki masalah dalam pengelolaan persediaan karena menumpuknya persediaan barang di gudang. Penumpukkan tersebut dikarenakan banyak persediaan barang setengah jadi dan barang jadi yang tidak dapat dijual lagi. Selain itu, perusahaan belum dapat mengukur biaya penyimpanan tersebut, sehingga tidak dapat mengestimasi kerugian yang terjadi. Kelebihan: a. b. Biaya persediaan merupakan komponen biaya yang besar dalam SI Sudah menngestimasi besarnya biaya yang sekarang terjadi, besarnya penghematan yang dapat diperoleh, serta biaya untuk menerapkan sistem yang baru c. Pada saat melakukan analis terhadap aktivitas, dia dapat mengindentifikasi aktivitas mana yang non-value added. d. Bisa memperhitungkan cost saving dan prioritas yang harus dilakukan dalam waktu yang dapat ditentukan. e. f. g. Memperkecil biaya memindahkan barang dari pabrik ke gudang Mengurangi biaya inventori di gudang Mengurangi fasilitas yang tidak terpakai

Kekurangan: a. Tidak adanya informasi yang memadai atas besaran (%) cost saving pada tiap aktifitasnya. 4. Proposal 4 Proposal 4 menekankan pada biaya penagihan. Sebelumnya, setiap departemen melakukan penagihan kepada pelanggannya, sehingga terjadi pengulangan proses. Sistem yang baru mengusulkan untuk membuat sentralisasi dalam penagihan. Kelebihan: a. Menghilangkan pengulangan dalam proses penagihan, sehingga biaya dapat dihemat

b. c.

Adanya efisiensi pekerja karena adanya sentralisasi Menghilangkan redundansi tanggung jawab antar departemen

Kekurangan: a. b. Besarnya biaya penagihan yang ada saat ini tidak terlalu signifikan Tidak mencantumkan estimasi penghematan yang dapat diperoleh, serta biaya dalam menerapkan c. d. Karena adanya sentralisasi, pengambilan keputusan menjadi lama Tidak ada penjelasan mengenai biaya pelaksanaan proyek dan menfaat yang akan diterima apabila pelaksanaan proyek berhasil

5. Proposal 5 Proposal 5 menekankan pada biaya-biaya sumber daya manusia. Sebelumnya, dirasakan terdapat terlalu banyak pekerja dalam perusahaan SI yang pada akhirnya menyebabkan inefisiensi. Kelebihan: a. Mengurangi jumlah supervisor dan jabatan-jabatan supervisory b. Mengurangi biaya supervisor c. Mengurangi penggunaan jam yang tidak efektif Kekurangan: a. Besarnya biaya sumber daya manusia tidak signifikan b. Tidak mencantumkan estimasi penghematan yang dapat diperoleh, serta biaya dalam menerapkan c. Tidak ada penjelasan mengenai biaya pelaksanaan proyek dan manfaat yang akan diterima apabila pelaksanaan proyek berhasil

Dari ke-5 proposal di atas saya menyarankan Stream International untuk memilih proposal nomor 3. Sesuai dengan tujuan Stream yaitu untuk mengurangi biaya proposal nomor 3 paling tepat karena akan terjadi penghematan biaya yang paling besar.

Kesimpulan dan Saran Untuk mengatasi masalah yang dihadapi oleh Stream International disarankan agar Stream menerapkan ABM. ABM yang sebaiknya diterapkan sebaiknya berfokus pada pengelolaan persediaan barang dan gudang penyimpanan yang merupakan masalah utama perusahaan. Jika masalah tersebut teratasi maka biaya pun akan berkurang sehingga masalah dapat teratasi. Selain itu diperlukan ABC sebelum melakukan reengineering project. Hal tersebut dikarenakan Stream memiliki sumberdaya yang terbatas, sehingga lebih baik jika melakukan peningkatan kinerja dengan fokus pada bagian-bagian yang dapat memberikan hasil yang lebih besar.

Tugas Seminar Akuntansi Manajemen

Activity-Based Management at Stream International

oleh Ancillya Ichaputri 2008130146 Kelas: A

Universitas Katolik Parahyangan Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi Bandung 2011