Manejo Correspondencia

INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL
SECRETARA DE ADMINISTRACIN DIRECCIN ADMINISTRATIVA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO EN LAS UNIDADES RESPONSABLES DEL INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO EN LAS UNIDADES RESPONSABLES DEL IPN
INDICE PGINA INTRODUCCIN I. OBJETIVO DEL MANUAL II. POLTICAS GENERALES III. PROCEDIMIENTOS: III.1 Revisin, Recepcin, Registro y Control de Correspondencia de Entrada III.2 Clasificacin, Catalogacin y Apertura de Expedientes de de Archivo de Trmite III.3 Control de Correspondencia en Trmite III.4 Anlisis de Trmite, Expurgo y Glosa de Documentos III.5 Prstamo de Documentos Activos III.6 Recepcin, Caracterizacin, Registro, Tasa, Franqueo y Despacho de Correspondencia de Salida III.7 Registro y Tramitacin de Transferencia Primaria y Recepcin de Documentacin Concentrada III.8 Prstamo de Expedientes Concentrados en el Archivo General del Instituto III.9 Cancelacin de Documentacin Semiactiva IV. GLOSARIO DE TRMINOS 1 2 2 4 1/1 - 5 2/1 - 17 3/1 - 24 4/1 - 33 5/1 - 41 6/1 - 52 7/1 - 72 8/1 - 81 9/1 - 92 98
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INTRODUCCIN
En respuesta a las acciones emprendidas en el mbito de la Administracin Pblica Federal, en lo relativo a la modernizacin de los servicios archivsticos y documentarios se elabor el presente manual, que sentar las bases para el desarrollo coherente y homogneo de las actividades inherentes a la administracin de la documentacin en las unidades responsables del Instituto Politcnico Nacional, que resuelva efectivamente las demandas al respecto. La modernizacin de los servicios archivsticos de la institucin, adquiere una singular importancia, en virtud del carcter estratgico que estos servicios poseen con relacin a la actividad regular de las unidades responsables que integran al Instituto y consecuentemente, respecto al propio desarrollo del proceso de modernizacin de la Administracin Pblica en su conjunto. A la par del valor que los archivos revisten como depsitos de informacin indispensable para el eficaz desempeo de las tareas administrativas, es innegable su importancia como factor institucionalizador y catalizador de la gestin pblica, ya que la existencia y el adecuado funcionamiento de los archivos soportan tanto la atingencia como la continuidad de la accin de la institucin, relacionndose con todos los aspectos y eventos del proceso administrativo, que sirve como memoria de la vida del Politcnico y como acervo de datos y antecedentes que en algunos casos son nicos; asimismo, fungen como instrumentos directos para la regulacin de las actividades cotidianas y como fuentes de informacin para la toma de decisiones, constituyndose como testimonio del curso concreto de la gestin institucional y de las particularidades y resultados de los procesos que implica, por lo que la continuidad y calidad de las labores de la administracin requiere de eficientes sistemas de archivo.
I.
OBJETIVO GENERAL
Proporcionar a las reas de correspondencia y archivo de las unidades responsables del Instituto Politcnico Nacional un instrumento tcnico administrativo que contenga los principales procedimientos para la recepcin, seguimiento, organizacin, conservacin, transferencia, prstamo, seleccin y control de la documentacin manejada por la unidad, as como de la generada por la misma.
II.
POLTICAS GENERALES
El Departamento de Archivo y Correspondencia de la Divisin de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Direccin Administrativa, ser la instancia responsable de la recepcin oficial de la documentacin dirigida al Instituto, debiendo establecer los mecanismos que garanticen un manejo expedito y controlado de la correspondencia de entrada; sin embargo, a efecto de promover un tratamiento ms gil y eficaz de los documentos que ingresan al Instituto, sus unidades responsables podrn recibir descentralizadamente los documentos dirigidos a stas. Todo documento que ingrese al rea de correspondencia y archivo de las unidades responsables se considerar oficial, de acuerdo con la legislacin vigente, y se le dar el trmite que institucionalmente le corresponda con la debida discrecin y eficiencia. El servicio de despacho de correspondencia constituye una actividad de alta significacin para el desarrollo ordenado y culminacin satisfactoria de la gestin institucional, por lo que ser esencial garantizar que los documentos generados por la unidad responsable sean recibidos oportuna y completamente por sus destinatarios, resguardando y promoviendo los intereses del Instituto y de sus unidades responsables ante las diversas instancias de gestin intra e interinstitucionales. El Departamento de Archivo y Correspondencia de la Divisin de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Direccin Administrativa ser la instancia responsable del despacho de los documentos del Instituto, siendo la nica autorizada para distribuir por intercambio gubernamental, franqueo o valija la correspondencia de salida de las diversas unidades responsables, la cual le ser entregada directamente. En el caso de las escuelas, centros y unidades ubicadas en el interior de la Repblica podrn manejar tambin el servicio de valija. Asimismo, dados los recursos asignados para el franqueo de correspondencia se debern llevar los registros contables correspondientes, para acreditar el correcto empleo del presupuesto. Las unidades responsables debern conservar todos los documentos oficialmente generados o recibidos en el curso de sus trmites, as como mantenerlos correctamente organizados, integrando sistemticamente las fuentes de informacin documentaria para su efectivo aprovechamiento y consulta dentro de las gestiones institucionales, siendo
indispensable para ello mantener el seguimiento y control de los documentos sujetos a trmite hasta su integracin final al archivo; auspiciar que al archivo ingresen slo documentos oficiales; y conservar permanentemente organizados los documentos gestionados, al ordenar lgicamente los antecedentes y garantizar su fcil localizacin y consulta. Las unidades responsables para garantizar la agilidad de los servicios archivsticos debern transferir sistemticamente al Departamento de Archivo y Correspondencia de la Divisin de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Direccin Administrativa la documentacin archivada que concluye su ciclo vital para el desahogo de los trmites. La identificacin y transferencia es una actividad sumamente delicada, por lo que al llevarla a cabo se tendr cuidado en que sea entregada completa y oportunamente; en que slo sea documentacin que as lo amerite y que sea rpida y correctamente organizada para facilitar su localizacin y consulta cuando se requiera. El adecuado control de la documentacin oficial ser responsabilidad de todos y cada uno de los servidores pblicos que laboren en el Instituto, en la perspectiva de que institucionalizar la conservacin y uso de la documentacin oficial representa una necesidad prioritaria para la administracin, ya que contribuye a hacerla ms eficiente y racional. La Direccin Administrativa a travs del Departamento de Archivo y Correspondencia de la Divisin de Servicios de Apoyo y Mantenimiento ser la responsable de supervisar el correcto tratamiento y control de la documentacin oficial en el Instituto, quien crear y establecer los elementos preventivos y correctivos necesarios para garantizar que la produccin, manejo y uso de los documentos oficiales se lleve a cabo de acuerdo con las normas legislativas, reglamentarias o tcnicas vigentes al respecto. Las acciones que se efecten para controlar los documentos oficiales debern desarrollarse de manera coordinada con las instancias afines ya existentes en el Instituto (Control de Gestin, Contralora Interna), aprovechando al mximo los recursos e instrumentos disponibles, en una perspectiva de cooperacin institucional y apoyo recproco. Las reas de correspondencia y archivo de las unidades responsables debern controlar eficazmente el manejo y uso de los documentos, evitando la sustraccin, destruccin, ocultamiento o inutilizacin indebidas de la documentacin oficial, notificando cualquier irregularidad que detecten al respecto, para que se proceda de acuerdo a las disposiciones legales y administrativas vigentes. .
III. PROCEDIMIENTOS
INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL OBJETIVO
PROCEDIMIENTO: REVISIN, RECEPCIN, REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
Hoja: 1/1 de 12 Hoja: 5 de 106 De:
Contribuir a que en las unidades responsables del Instituto se realicen de manera expedita y eficiente la revisin, recepcin, registro y control de la correspondencia que ingresa a la misma, para evitar demoras en el desahogo de los trmites de su competencia. FUNDAMENTO LEGAL Ley Orgnica del Servicio Postal Mexicano Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos. Artculo 47, fraccin IV. Cdigo Penal para el Distrito Federal en Materia del Fuero Comn y para toda la Repblica en Materia del Fuero Federal. Artculo 234 fraccin IV. Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nacin, ser la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e histricos de la Administracin Pblica Federal. Artculo 2o. fracciones II y III Lineamientos del Servicio Postal Mexicano. Manual de Polticas y Normas de los Sistemas Red de Archivos de la Direccin de Desarrollo Archivstico del Archivo General de la Nacin. Manual de Procedimientos de las Unidades Regionales de Correspondencia y Archivos de la Direccin de Desarrollo Archivstico del Archivo General de la Nacin. NORMAS DE OPERACIN Las unidades responsables al recibir la documentacin oficial debern elaborar de inmediato las fichas de control respectivas, estableciendo el mecanismo de seguimiento administrativo de la gestin a que da lugar la pieza ingresada. Las unidades responsables debern enviar, al trmino del ao correspondiente, las fichas de registro general de las piezas recibidas durante el periodo al Departamento de Archivo y Correspondencia de la Divisin de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Direccin Administrativa. La documentacin que ingrese a la unidad responsable deber ser distribuida con la mayor rapidez posible, en especial la correspondencia con carcter de urgente, mantenindose cerrada y con controles adicionales la correspondencia confidencial o con valores y riesgos.
En la documentacin que se reciba en la unidad responsable sin envase y sea entregada por el propio interesado o su representante se deber verificar lo siguiente: Que las piezas estn dirigidas a la unidad responsable o a los servidores pblicos que laboran en la misma; Que el asunto de que trate el documento sea competencia de la unidad responsable; Que los documentos estn firmados autogrficamente o autorizados con huella digital por el remitente; Que la fecha de los documentos sea actual; Que los documentos citen el domicilio del remitente, en caso contrario, no se aceptar el documento; Que si en el documento se menciona la remisin de anexos, stos acompaen a la pieza, ya sea adheridos tratndose de otros escritos o por separado cuando son muy voluminosos, si no vienen, se reclamar a quien entrega la pieza, asentndose en el documento las aclaraciones pertinentes; y Que el documento no contenga expresiones injuriosas o trminos inconvenientes. En la documentacin que se reciba en la unidad responsable por servicio postal, telegrfico, autotransporte o mensajera particular, en sobre cerrado, bajo cubierta o valija se deber verificar lo siguiente: Que la cantidad de piezas recibidas corresponda con el nmero de piezas facturadas, y que los datos de los envases correspondan con los de las facturas; Que en los envases de las piezas se especifique que estn dirigidas a la unidad responsable o a servidores pblicos que trabajan en ella, en caso contrario, se devolvern inmediatamente al servicio respectivo, para que se les d el cauce adecuado; y Que los envases de las piezas estn en buenas condiciones, de no ser as, se revisar el contenido y, de encontrarse faltantes, sobre todo si es valija, se levantar un acta que haga constar tal anomala, asentndolo en la factura respectiva para cualquier aclaracin subsecuente. Sobre cualquier pieza que ingrese a la unidad responsable deber establecerse un seguimiento y control efectivos, abrindola en caso de que sea entregada bajo cubierta. Cuando la pieza ingresada sea de carcter confidencial o con valores y riesgos, antes de abrir los envases se deber consultar a la instancia que corresponda dentro de la unidad
responsable, para que resuelva sobre el tratamiento de deba drsele a tal documentacin, aplicando puntualmente las instrucciones recibidas en este sentido. Al abrir una pieza, ya ingresada a la unidad responsable, que viene envasada se deber verificar lo siguiente: Que los documentos estn dirigidos a la unidad responsable o a los servidores pblicos que laboran en ella, en caso contrario, se regresarn al remitente; Que el asunto de que traten los documentos sea competencia de la misma; Que si los documentos indican la remisin de anexos, stos se adjunten efectivamente, de no ser as se asentar lo procedente en el propio documento; y Que en los documentos se cite la direccin del remitente, si no, se anexar el sobre a la pieza, cuidando de no desprender los timbres postales. Las unidades responsables debern promover la sistematizacin del registro y control de la correspondencia de entrada.

RESPONSABLE INTERESADO
PROCEDIMIENTO: REVISIN, RECEPCIN, REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 1. Entrega correspondencia en la unidad responsable destinataria del Instituto Politcnico Nacional.
Hoja: 1/4 de 12 Hoja: 8 de 106 De: TMPO FORMA Y/O DOCTO. DOCUMENTO DOCUMENTO FACTURA
SERVICIO DE TRANS 2. Entrega correspondencia y la factura corresponPORTE diente en la unidad responsable destinataria del Instituto Politcnico Nacional. REA DE CORRES- 3. Recibe la correspondencia y, en su caso, factura PONDENCIA DE LA dirigida a la unidad responsable y examina la UNIDAD RESPONSA correspondencia entregada, de acuerdo a su carc-ter y los conductos de la propia BLE correspondencia (entrega en ventanilla y recoleccin). Es entregada sin envase por el propio interesado o su representante (mensajero)? 4. S, verifica que cumpla con los requisitos establecidos. Estn correctos los requisitos? 5. No, consulta al interesado y realiza modificaciones o en el caso de que no corresponda a la unidad responsable se lo devuelve para que lo encauce debidamente. 6. S, otorga el acuse de recibo de las piezas de entrada, imprimiendo en el original y las copias del documento el sello de recibido de la unidad respon-sable, marca la hora y la fecha de su recepcin e inmediatamente imprime tambin en el original y las copias del propio documento el folio de registro correspondiente. Entrega al interesado la copia res-pectiva y procede a la caracterizacin del original y las copias dirigidas restantes. Pasa a la actividad nmero 16. INTERESADO 7. Recibe copia del documento como acuse de recibo o la correspondencia, en caso de que no corresponda al destinatario.
REA DE CORRES- 8. No, es entregada por servicio postal, telegrfico, PONDENCIA DE LA autotransporte o mensajera particular en sobre UNIDAD RESPONSA cerrado, bajo cubierta o valija, verifica que est completa y que cubra los requisitos establecidos. BLE Est completa y cubre requisitos?
AUTORIZ _____________________________________ C.P. HERIBERTO OBESO MONTOYA DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECCIN ADMINISTRATIVA Vo. Bo. _____________________________________ ING. BENJAMIN LPEZ SOLANO JEFE DE LA DIV. DE SERVICIOS DE APOYO Y MANTENIMIENTO. DIRECCIN DE PLANEACIN Y ORGANIZACIN Vo. Bo. _____________________________________ LIC. ALEJANDRO SNCHEZ BORDES JEFE DE LA DIVISIN DE ORGANIZACIN Y MTODOS ELABOR _____________________________________ LIC. ERIC G. CONDE LPEZ JEFE DEL DEPTO. DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA ELABOR _____________________________________ LIC. HERLINDA NJERA JEFE DEL DEPTO. DE DESARROLLO ORGNICO FUNCIONAL
AUTORIZ _____________________________________ LIC. JORGE HERRERA ESPINOSA DIRECTOR DE PLANEACIN Y ORGANIZACIN

RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO: REVISIN, RECEPCIN, REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
Hoja: 1/5 de 12 Hoja: 9 de 106 De: TMPO FORMA Y/O DOCTO.
REA DE CORRES- 9. No, asienta las anomalas detectadas en la factura y, en caso de que no est dirigida a la unidad resPONDENCIA DE LA ponsable la devuelve. UNIDAD RESPONSA BLE SERVICIO DE TRANS 10. Recibe factura como acuse de recibo o documenPORTE tacin y factura para que le d el cauce correcto. REA DE CORRES- 11. S, ingresa a la unidad responsable las piezas recibidas y abre, en su caso, el envase, siguiendo PONDENCIA DE LA los lineamientos marcados para la correspondencia UNIDAD RESPONSA confidencial o con valores y riesgos; y verifica que BLE los requisitos estn correctos. Estn correctos los requisitos? 12. No, devuelve al remitente para las modificaciones pertinentes. INTERESADO 13. Recibe documentacin y realiza las modificaciones correspondientes. Reinicia en la actividad nmero 1. 14. S, imprime en todas las piezas de entrada el sello de la unidad responsable, marcando la fecha y la hora de su recepcin. 15. Imprime en el documento de entrada el folio de registro correspondiente, siguiendo al efecto una numeracin sucesiva para toda la unidad responsable o, en su caso, del rea respectiva, en series que iniciarn cada ao. 16. Elabora para cada una de las piezas de entrada un juego de Fichas de Control de Correspondencia en Trmite en original y dos copias, anotando los da-tos generales del documento segn proceda y la fecha en que el documento fue recibido para su trmite. 17. Engrapa a cada documento de entrada el juego de fichas de control correspondiente, debidamente requisitado y entrega al responsable del rea de correspondencia.
REA DE CORRESPONDENCIA DE LA UNIDAD RESPONSA BLE
FICHA DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRMITE (FORMATO UCC-1)

RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO: REVISIN, RECEPCIN, REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
RESPONSABLE DEL 18. Revisa las piezas de entrada, acompaadas por sus respectivas fichas de control y verifica que REA DE CORREScada juego de fichas de control se encuentre PONDENCIA DE LA completo y bien adherido a la pieza corresponUNIDAD RESPONSAdiente, as como que los datos que las fichas conBLE tienen coincidan con los documentos; que todas las piezas hayan sido selladas y registradas y que los anexos mencionados en las piezas estn comple-tos, bien adheridos y en buenas condiciones. Estn correctas? 19. No, devuelve piezas y fichas para las modificaciones correspondientes. REA DE CORRES- 20. Efecta modificaciones y entrega. Se conecta con PONDENCIA DE LA la actividad nmero 18. UNIDAD RESPONSA BLE RESPONSABLE DEL 21. S, desprende el original de la ficha de registro general del juego respectivo, la agrupa con las ya REA DE CORRESreunidas para la remisin anual de fichas de regisPONDENCIA DE LA tro general al Departamento de Archivo y CorresUNIDAD RESPONSApondencia de la Divisin de Servicios de Apoyo y BLE Mantenimiento de la Direccin Administrativa para su integracin al registro general del Instituto. 22. Remite la pieza de entrada, acompaada por la ficha de registro local y las dos copias de la ficha de control de correspondencia en trmite respectiva al rea de archivo de trmite de la propia unidad responsable, allegndose los elementos de seguimiento que sean necesarios para evitar demoras o extravos. Se conecta con el Procedimiento de Clasificacin, Catalogacin y Apertura de Expedientes de Archivo de Trmite.
AUTORIZ _____________________________________ C.P. HERIBERTO OBESO MONTOYA DIRECTOR ADMINISTRATIVO
DIRECCIN ADMINISTRATIVA Vo. Bo. _____________________________________ ING. BENJAMIN LPEZ SOLANO JEFE DE LA DIV. DE SERVICIOS DE APOYO Y MANTENIMIENTO. DIRECCIN DE PLANEACIN Y ORGANIZACIN Vo. Bo. _____________________________________ LIC. ALEJANDRO SNCHEZ BORDES JEFE DE LA DIVISIN DE ORGANIZACIN Y MTODOS
ELABOR _____________________________________ LIC. ERIC G. CONDE LPEZ JEFE DEL DEPTO. DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA ELABOR _____________________________________ LIC. HERLINDA NJERA JEFE DEL DEPTO. DE DESARROLLO ORGNICO FUNCIONAL

INTERESADO
Hoja 1/7 de 12 11 de 106
UNIDAD RESPONSABLE SERVICIO DE TRANSPORTE REA DE CORRESPONDENCIA RESP. REA DECORRESP.
INICIO
INICIO
1 ENTREGA CORRESPONDENCIA EN LA UNIDAD RESPONSABLE DEL IPN DESTINATARIA DOCUMENTO O 1 ENTREGA CORRESPONCIA Y FACTURA EN LA UNIDAD RESPONSABLE DESTINATARIA DEL IPN DOCUMENTO
2 RECIBE Y EXAMINA LA CORRESPONDENCIA CON BASE A SU CARCTER Y LOS CONDUCTOS DE LA MISMA O DOCUMENTO
O 1
FACTURA FACTURA
S
ENTREGA SIN ENVASE POR INTERESADO O MENSAJERO?
NO
A
4
VERIFICA QUE LOS REQUISITOS ESTN DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO
DOCUMENTO
O 1
ESTN CORRECTOS LOS REQUISITOS?
NO
CONSULTA AL INTERESADO, REALIZA MODIFICACIONES O, EN SU CASO, DEVUELVE DOCUMENTO O 1
RECIBE COPIA COMO ACUSE DE RECIBO O DOCUMENTO QUE NO CORRESPONDE DOCUMENTO O 1
I IMPRIME EN ORIG. Y COPIA

SELLO, HORA Y FECHA DE RECEPCIN, AS COMO No. DE FOLIO Y ENTREGA ACUSE DE RECIBO DOCUMENTO O 1

INTERESADO
Hoja 1/8 de 12 12 de 106
UNIDAD RESPONSABLE SERVICIO DE TRANSPORTE REA DE CORRESPONDENCIA RESP. REA DECORRESP.
8 VERIFICA QUE EST COMPLETA Y QUE CUBRA LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS DOCUMENTO O 1
FACTURA
S EST COMPLETA Y CUBRE LOS REQUISITOS?
10
NO
RECIBE FACTURA COMO ACUSE DE RECIBO O DOCUMENTO QUE NO CORRESPONDE DOCUMENTO O 1 FACTURA
ASIENTA LAS ANOMALAS ASIENTA LAS ANOMALAS DETECTADAS EN FACTURA O EN EL CASO DE QUE EL DESTINATARIO EST EQUIVOCADO DEVUELVE DOCUMENTO O 1
FACTURA
11 INGRESA LAS PIEZAS RECIBIDAS Y, EN SU CASO, ABRE EL ENVASE Y VERIFICA QUE CUMPLA CON LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS DOCUMENTO O 1
S ESTN CORRECTOS LOS REQUISITOS?
B
13
NO
12
RECIBE DOCUMENTACIN Y REALIZA LAS CORRECCIONES CORRESPONDIENTES DOCUMENTO O
DEVUELVE AL REMITENTE PARA LAS MODIFICACIONES PERTINENTES
DOCUMENTO

INTERESADO
Hoja 1/9 de 12 13 de 106
UNIDAD RESPONSABLE SERVICIO DE TRANSPORTE REA DE CORRESPONDENCIA RESP. REA DE CORRESP.
3 18 REVISA LA PIEZAS DE ENTRADA Y QUE LAS FICHAS RESPECTIVAS ESTN BIEN ADHERIDAS Y LLENADAS O DOCUMENTO O O 15 FICHA 1 2
14 IMPRIME EN TODAS LAS PIEZAS DE ENTRADA EL SELLO, FECHA Y HORA DE RECEPCIN DOCUMENTO
IMPRIME EN EL DOCUMENTO DE ENTRADA EL FOLIO RESPECTIVO, DE ACUERDO A LA NUMERACIN SUCESIVA PARA EL EFECTO DOCUMENTO O ESTN CORRECTAS? 16 ELABORA PARA CADA PIEZA UN JUEGO DE FICHAS DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA, ANOTA DATOS GENERALES Y FECHA RECEP. DOCUMENTO O SI
NO
19
DEVUELVE PIEZAS Y FICHAS PARA QUE SE REALICEN LAS MODIFICACIONES CORRESPONDIENTES DOCUMENTO O FICHA 1 O
0
FICHA 1 2
17 ENGRAPA A CADA DOCUMENTO DE ENTRADA EL JUEGO DE FICHAS Y ENTREGA DOCUMENTO O FICHA 1 2 FICHA O
2 21 DESPRENDE ORIGINAL DE LA FICHA Y LAS AGRUPA PARA LA REMISIN ANUAL AL DEPTO. DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DOCUMENTO O 1 2 O
20 22 EFECTA MODIFICACIONES Y ENTREGA
REMITE PIEZAS DE ENTRADA CON LAS DOS COPIAS DE LA FICHA DE CONTROL O DOCUMENTO O 1 FICHA 2 2
DOCUMENTO O 3 FICHA
ACTI VIDAD 1 DEL PROC. 2/1
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REGISTRO LOCAL (COPIA 2)
CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRMITE (COPIA 1) REGISTRO GENERAL (ORIGINAL)
FICHAS DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRMITE

REMITENTE (1) FECHA DE RECEPCIN (2) NMERO DE REGISTRO UNIDAD DESTINATARIA (3) ASUNTO: (4) FECHA DE RECEPCIN DA MES (6) AO
(5) (7) NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE CARCTER DEL TRMITE CLASIFICACIN (9) TRNESE A: (10) RESPUESTA REQUERIDA ACUERDO: (13) DA MES (11) AO REAL SEGUIMIENTO (14) 1.-____________________ 2.-____________________ 3.-____________________ 4.-____________________ FECHA ____________ ____________ ____________ ____________ DA MES (12) AO (8) URGENTE ( ) BREVEDAD POSIBLE ( )
RESOLUCIN FINAL:
FECHA DE RECEPCIN REA TRAMITADORA (17) DA MES (15) (16) NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE UCC-1 AO
PROCEDIMIENTO: REVISIN, RECEPCIN, REGISTRO Y CONTROL CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
Hoja: 1/11 de 12 Hoja: 15 de 106 De:
FICHAS DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRMITE Objetivo: Establecer a nivel institucional un control administrativo unitario y efectivo sobre los documentos recibidos por las unidades responsables para su tramitacin, apoyando el seguimiento de las gestiones a que den lugar los documentos y que induzcan a la recuperacin y conservacin oportuna y completa de las piezas tramitadas. UCC-1 Unidades responsables del Instituto Politcnico Nacional. Las piezas de correspondencia de entrada. Tres: original registro general para el control general de distribucin de correspondencia: copia 1 control de correspondencia en trmite, permanece como control de asuntos pendientes en trmite hasta su resolucin final; copia 2 registro local para su integracin en el registro local de correspondencia de entrada. 13X17 centmetros. Nombre, cargo, domicilio completo y localidad del remitente. Da, mes y ao de recepcin del documento. Nombre de la unidad a la cual se dirige el documento. Nmero de folio de entrada del documento. Extracto del asunto de que trata el documento. Fecha en la que recibe la unidad responsable a la que se le dirige el documento. Nombre y firma del receptor de la unidad responsable. En su caso, instrucciones para el manejo especial del documento ingresado. Clave de clasificacin completa del documento y sus antecedentes.
Clave de Control: Elabora: Fuente de Datos: Nmero de Formulacin:
Tamao: (1) Remitente: (2) Fecha de Recepcin: 3) Unidad Destinataria: (4) Nmero de Registro: (5) Asunto: 6) Fecha de Recepcin: (7) Nombre y Firma del Responsable: (8) Carcter del Trmite: (9) Clasificacin:
PROCEDIMIENTO: REVISIN, RECEPCIN, REGISTRO Y CONTROL CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
Hoja: 1/12 de 12 Hoja: 16 de 106 De:
(10) Trnese a:
Identificacin del rea a la que se le entregar el documento para su trmite, de acuerdo a las indicaciones del rgano de instruccin para trmite de la unidad responsable. Da, mes y ao indicada por el rgano de instruccin al rea tramitadora para su desahogo. Fecha de descargo del documento atendido. Modalidades de trmite definidas por el rgano de instruccin de la unidad responsable. Nombre del rea o persona por las que, en su caso, circula el documento dentro del rea tramitadora.
(11) Respuesta Requerida: (12) Respuesta Real: (13) Acuerdo: (14) Seguimiento:
15) Fecha de Recepcin Da, mes y ao en la que el rea tramitadora recibe el documendel rea Tramitadora: to para su atencin. (16) Nombre y Firma del Responsable: (17) Resolucin Final: Nombre y firma del receptor del rea tramitadora. El nmero de oficio de atencin, en el caso de que haya respuesta, o extracto breve del resultado del trmite desarrollado.
PROCEDIMIENTO: CLASIFICACIN, CATALOGACIN Y APERTURA DE EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE TRMITE
OBJETIVO Clasificar, catalogar e integrar los expedientes correspondientes a la documentacin de la unidad responsable para agilizar su localizacin, seguimiento y archivacin. FUNDAMENTO LEGAL Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos. Artculo 47, fraccin IV. Cdigo Penal para el Distrito Federal en Materia del Fuero Comn y para toda la Repblica en Materia del Fuero Federal. Artculo 234 fraccin IV. Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nacin, ser la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e histricos de la Administracin Pblica Federal. Artculo 2o. fracciones II, III y IV. Manual de Polticas y Normas de los Sistemas Red de Archivos de la Direccin de Desarrollo Archivstico del Archivo General de la Nacin. Manual de Procedimientos de las Unidades Regionales de Correspondencia y Archivos de la Direccin de Desarrollo Archivstico del Archivo General de la Nacin. NORMAS DE OPERACIN El seguimiento de los documentos en trmite de la unidad responsable se har por medio de las fichas de control confeccionadas para cada pieza en el momento de su recepcin. Se deber reducir al mximo el tiempo necesario para el establecimiento de los controles y clasificacin de los materiales ingresados, sobre todo en el caso de correspondencia urgente.
La clasificacin de la documentacin deber realizarse de acuerdo con el Catlogo de
Claves de las Unidades Responsables del Instituto vigente, por rea de competencia y se anotar en la parte superior derecha del documento correspondiente.
Para la catalogacin de las unidades documentales se elaborar una tarjeta provisional
que contendr el nombre del expediente, extracto del asunto, la clave identificadora y clasificadora, y la fecha de apertura del expediente.
En la apertura de un nuevo expediente se debern elaborar las cdulas de inventario y de
referencia correspondientes.

RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO: CLASIFICACIN, CATALOGACIN Y APERTURA DE EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE TRMITE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
REA DE ARCHIVO 1. Recibe los documento(s) y las copias de la(s) fichas de control de correspondencia, procede a su clasiDE TRMITE DE LA ficacin, lee cuidadosamente el documento en cuesUNIDAD RESPONSAtin para determinar el asunto, tema o materia de que BLE trata, as como la persona fsica o moral, lugar geogrfico, etctera, del mismo. 2. Identifica los nmeros o smbolos que le corresponden dentro del cuadro de clasificacin (clave de unidad responsable por mbito de competencia en el Catlogo de Claves) vigente en el Instituto al asunto, tema o materia de que trata el documento. 3. Anota en las copias de las fichas la clave correspondiente y en el documento en la parte superior derecha del mismo. 4. Investiga en los catlogos de la unidad responsable si ya existen antecedentes del documento(s) precisado(s). Existen antecedentes? 5. S, anota tanto en el documento como en las fichas de registro local y de control de trmite interno, en el caso de correspondencia de entrada, despus de la diagonal que los separa de los clasificadores, los nmeros identificadores del expediente. Pasa a la actividad nmero 1 del Procedimiento de Control de Correspondencia en Trmite. 6. No, procede a la catalogacin de la unidad documental y elabora en original y copia una tarjeta provisional con los datos de catalogacin y apertura de la nueva unidad documental. 7. Anota tanto en el documento en cuestin como en la ficha de registro local y de control de trmite (en caso de correspondencia de entrada), despus de la diagonal que los separa de los clasificadores los nmeros identificadores del nuevo expediente. 8. Revisa y confronta cuidadosamente los datos de la tarjeta provisional con los del documento sujeto a catalogacin.
AUTORIZ _____________________________________ C.P. HERIBERTO OBESO MONTOYA DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECCIN ADMINISTRATIVA Vo. Bo. _____________________________________ ING. BENJAMIN LPEZ SOLANO JEFE DE LA DIV. DE SERVICIOS DE APOYO Y MANTENIMIENTO. DIRECCIN DE PLANEACIN Y ORGANIZACIN Vo. Bo. _____________________________________ LIC. ALEJANDRO SNCHEZ BORDES JEFE DE LA DIVISIN DE ORGANIZACIN Y MTODOS
CATLOGO DE CLAVES DE LAS UNIDADES RESPONSABLES
TARJETA PROVISIONAL
CATLOGO-INVENTARIO

RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO: CLASIFICACIN, CATALOGACIN Y APERTURA DE EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE TRMITE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
9. Turna documento y fichas de control de corresponREA DE ARCHIVO dencia al rea de correspondencia de la propia uniDE TRMITE DE LA dad responsable. Pasa a la actividad nmero 1 del UNIDAD RESPONSAProcedimiento de Control de Correspondencia en BLE Trmite. 10.Integra como corresponda la copia de la tarjeta provisional en el catlogo-inventario de la unidad como control para evitar demoras, extravos o incorrecciones. 11.Elabora las cdulas de inventario y de referencia y los marbetes del nuevo expediente, con base a los datos asentados en la tarjeta provisional, de acuerdo con las caractersticas y el nmero prescritos. 12.Destruye la copia de la tarjeta provisional y coloca en su lugar las cdulas catalogrficas, previa revisin, en el catlogo inventario. 13.Adhiere los marbetes segn corresponda en las carpetas respectivas y destruye el original de la tarjeta provisional. 14.Mantiene las carpetas ordenadas y separadas del cuerpo del archivo, con el objeto de tener conocimien-to preciso de los documentos por integrar a los nue-vos expedientes, as como para incorporar inmediata-mente la documentacin ya tramitada a sus carpetas, agilizando la archivacin. Se conecta con la actividad nmero 1 del Procedimiento de Anlisis de Trmite, Expurgo y Glosa de Documentos. CDULA DE REFERENCIA MARBETE CDULAS DE INVENTARIO CATLOGOINVENTARIO

UNIDAD RESPONSABLE REA DE ARCHIVO DE TRMITE
8
Hoja 2/4 de 7 20 de 106
12 DESTRUYE COPIA DE TARJETA PROVISIONAL Y COLOCA CDULAS CATALOGRFICAS EN EL CATLOGOINVENTARIO
INICIO
1 RECIBE DOCTO. Y FICHA, REVISA Y CLASIFICA POR ASUNTO, TEMA O MATERIA QUE CORRESPONDE AL DOCUMENTO DOCUMENTO O 1 FICHA 2 FICHA
REVISA Y CONFRONTA LOS DATOS DE LA TARJETA PROVISIONAL CON LOS DEL DOCTO. A CATALOGAR DOCUMENTO O 1 FICHA 2 O 1
ANOTA EN PIEZAS LOS NMEROS IDENTIFICADORES DEL EXPEDIENTE Y TURNA
TARJETA
X
CD. INV. CD. REF. MARBETE
DOCUMENTO
O 1 2 9 TARJETA
13 2 IDENTIFICA LA CLAVE DE LA UNIDAD RESPONSABLE, DE ACUERDO AL MBITO DE COMPETENCIA DE STA EN EL CATLOGO DE CLAVES DOCUMENTO O 1 FICHA 2 PROCEDE A CATALOGAR EL DOCUMENTO Y ELABORA UNA TARJETA PROVISIONAL CON DATOS DE CATALOGA- CIN Y APERTURA DOCUMENTO O 1 FICHA 2 DOCUMENTO O 1 FICHA 2 7 TARJETA O 1 INTEGRA COPIA DE TARJETA PROVISIONAL EN EL CATLOGO-INVENTARIO DE LA UNIDAD PARA LLEVAR SU CONTROL TARJETA O 1 O 11 DOCUMENTO O 1 FICHA 2 TARJETA 10 ACTIVIDAD 1 DEL PROC. 4/1 ACTIVIDAD 1 DEL PROC. 3/1 CARPETA ACTIVIDAD 1 DEL PROC. 3/1 TURNA DOCUMENTO Y FICHA DE CONTROL AL REA DE CORRESPONDENCIA DOCUMENTO O 1 FICHA 2 6 TARJETA O MARBETE ADHIERE MARBETES SEGN CORRESPONDA EN LAS CARPETAS RESPECTIVAS Y DESTRUYE ORIGINAL DE TARJETA PROVISIONAL TARJETA 2
14
3 ANOTA LA CLAVE EN LAS COPIAS DE LA FICHA Y EN LA PARTE SUPERIOR DERECHA DEL DOCUMENTO
MANTIENE CARPETAS ORDENADAS Y SEPARADAS DEL CUERPO DEL ARCHIVO
4 INVESTIGA EN LOS CATLOGOS DE LA U. R. SI EXISTEN ANTECEDENTES DEL DOCUMENTO EN CUESTIN
ANOTA EN DOCUMENTO Y FICHAS EL NMERO IDENTIFICADOR DEL NUEVO EXPEDIENTE DOCUMENTO
1
FICHA 2 O 1 TARJETA O ELABORA CDULAS DE INVENTARIO Y REFERENCIA, AS COMO MARBETES DEL NUEVO EXPEDIENTE
CD. INV. CD. REF. EXISTEN ANTECEDENTES? S NO 2 MARBETE
Hoja: 2/5 de 7 21 de 106

RESOLUCIN FINAL:
Tamao: (1) Remitente: (2) Fecha de Recepcin: (3) Unidad Destinataria: (4) Nmero de Registro: (5) Asunto: (6) Fecha de Recepcin: (7) Nombre y Firma del Responsable: (8) Carcter del Trmite: (9) Clasificacin:
(10) Trnese a:
(15) Fecha de Recepcin Da, mes y ao en la que el rea tramitadora recibe el documendel rea Tramitadora: to para su atencin, (16) Nombre y Firma del Responsable: (17) Resolucin Final: Nombre y firma del receptor del rea tramitadora. El nmero de oficio de atencin, en el caso de que haya respuesta, o extracto breve del resultado del trmite desarrollado.
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRMITE
OBJETIVO Llevar un efectivo seguimiento y control de la documentacin de las unidades responsables del Instituto para el correcto y oportuno desahogo de los trmites y asuntos de su competencia. FUNDAMENTO LEGAL Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos. Artculo 47, fraccin IV. Cdigo Penal para el Distrito Federal en Materia del Fuero Comn y para toda la Repblica en Materia del Fuero Federal. Artculo 234 fraccin IV. Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nacin, ser la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e histricos de la Administracin Pblica Federal. Artculo 2o. fracciones II, III y IV. Manual de Polticas y Normas de los Sistemas Red de Archivos de la Direccin de Desarrollo Archivstico del Archivo General de la Nacin. Manual de Procedimientos de las Unidades Regionales de Correspondencia y Archivos de la Direccin de Desarrollo Archivstico del Archivo General de la Nacin. NORMAS DE OPERACIN Las unidades responsables debern mantener el seguimiento y control de los documentos sujetos a trmite hasta su integracin final al archivo. En las unidades responsables se deber integrar la base de datos para registrar las fichas de control de correspondencia en trmite, que tendrn anotado el tiempo mximo de gestin. Se deber revisar diariamente en la base de datos de las fichas de control de correspondencia en trmite de la unidad responsable que no haya documentos no atendidos por las reas tramitadoras en los plazos establecidos, a efecto de determinar oportuna y correctamente el tratamiento que corresponda a la documentacin de acuerdo con su utilidad administrativa inmediata.
Los documentos captados por la unidad responsable debern ser integrados rpida y
correctamente al expediente respectivo, una vez liberados por las reas que se encargaron de gestionarlos.

RESPONSABLE
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
REA DE CORRES- 1. Recibe el documento y las dos copias de la ficha de control de correspondencia en trmite y solicita al PONDENCIA DE LA rea competente de la unidad responsable las UNIDAD RESPONSA instruc ciones para trmite. BLE RESPONSABLE DE INSTRUCCIN TRMITE 2. Analiza el documento en cuestin, da instrucciones sobre el rea de la unidad responsable a la que deber entregarse el documento, las modalidades de trmite y el tiempo mximo para la gestin respectiva.
REA DE CORRES- 3. Anota en las fichas de control de correspondencia en PONDENCIA DE LA trmite las instrucciones proporcionadas respecto al UNIDAD RESPONSA rea tramitadora, el tiempo mximo de gestin y asienta tambin en la ficha, las indicaciones BLE recibidas sobre las modalidades de trmite. 4. Separa las piezas por reas tramitadoras, segn el curso que deba drseles y verifica si procede el trmite. Procede el trmite? 5. No, recibe la instruccin de archvese o equivalente, desprende la copia 2 de la ficha de control de correspondencia en trmite, la integra al registro local de correspondencia y turna el documento para su archivacin. Se conecta con la actividad nmero 1 del procedimiento de Anlisis de Trmite, Expurgo y Glosa de Documentos. 6. S, entrega el documento y las copias de la ficha al rea tramitadora. REA TRAMITADORA DE LA UNIDAD RESPONSABLE 7. Recibe las piezas para su trmite, previa revisin, asienta en el lugar correspondiente de las fichas de control la fecha de recepcin; desprende la copia 1 de la ficha de control de trmite, la firma en el sitio respectivo y entrega como constancia de recibo. Pasa a la actividad nmero 10. REGISTRO LOCAL DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
REA DE CORRES- 8. Recibe del rea tramitadora, debidamente requiPONDENCIA DE LA sitada la copia 1 de la ficha de control, la registra en UNIDAD RESPONSA la base de datos de control de asuntos pendientes de trmite, segn el orden establecido. BLE

RESPONSABLE
REA DE CORRES- 9. Revisa que no haya documentos no atendidos en el plazo establecido y archiva temporalmente la copia 1 PONDENCIA DE LA de la ficha de control. UNIDAD RESPONSA BLE REA TRAMITADORA DE LA UNIDAD RESPONSABLE 10. Verifica que la copia 2 se encuentre bien adherida al documento, procede a su atencin y, en su caso, ela-bora documento de respuesta y entrega junto con la documentacin fuente. DOCUMENTO DE CONTESTACIN
REA DE CORRES- 11. Recibe del rea tramitadora el documento que fue PONDENCIA DE LA entregado para su trmite, acompaado por la copia UNIDAD RESPONSA 2 de la ficha de control respectiva, registra en la base BLE de datos de control de asuntos pendientes de trmite la fecha de entrega, y en la ficha de control de trmite asienta la firma de descargo y entrega al rea tramitadora. REA TRAMITADORA DE LA UNIDAD RESPONSABLE 12. Recibe la copia 1 de la ficha de control con la firma de descargo y archiva para su control.
BASE DE DATOS
REA DE CORRES- 13. Desprende la ficha de registro local del documento PONDENCIA DE LA tramitado y la integra, segn el orden establecido, en UNIDAD RESPONSA el registro local de correspondencia de entrada. BLE 14. Revisa el documento tramitado para su archivacin, segn proceda. Hubo respuesta por parte del rea tramitadora? 15. No, se remite directamente para su integracin en el expediente correspondiente. Pasa a la actividad nmero 1 del procedimiento de Anlisis de Trmite, Expurgo y Glosa de Documentos. 16. S, remite el documento tramitado acompaado por una copia del documento de contestacin para su integracin al expediente correspondiente. Pasa a la actividad nmero 1 del procedimiento de Anlisis de Trmite, Expurgo y Glosa de Documentos.
REGISTRO LOCAL DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
Hoja 3/4 de 9 27 de 106
UNIDAD RESPONSABLE REA DE CORRESPONDENCIA RESPONSABLE INSTRUCCIN TRMITE REA TRAMITADORA
INICIO
2 ANALIZA DOCUMENTO, SEALA MODALIDADES DE TRMITE, REA TRAMITADORA, TIEMPO DE GESTIN Y ENTREGA
RECIBE DOCUMENTO Y COPIAS DE FICHA Y SOLICITA INSTRUCCIONES PARA TRMITE DOCUMENTO O 1 FICHAS 2
DOCUMENTO
O 1
FICHAS 2
ANOTA EN LAS FICHAS LAS INSTRUCCIONES RECIBIDAS
DOCUMENTO
O 1
FICHAS 2
SEPARA LAS PIEZAS POR REA TRAMITADORA Y VERIFICA SI PROCEDE EL TRMITE DOCUMENTO O 1 FICHAS 2
S PROCEDE EL TRMITE?
A NO 5
INTEGRA LA COPIA 2 DE LA FICHA AL REGISTRO LOCAL DE CORRESPONDENCIA Y TURNA EL DOCUMENTO PARA SU ARCHIVO DOCUMENTO O 1 FICHAS 2
ACTIVIDAD 1 DEL PROC. 4/1
Hoja 3/5 de 9 28 de 106
UNIDAD RESPONSABLE REA DE CORRESPONDENCIA

A
RESPONSABLE INSTRUCCIN TRMITE
REA TRAMITADORA
7 REVISA, ANOTA EN FICHAS LA FECHA DE RECEPCIN, FIRMA LA COPIA 1 DE LA FICHA COMO ACUSE Y ENTREGA O 1 DOCUMENTO O 1 FICHAS 2 2
ENTREGA EL DOCUMENTO Y LAS COPIAS DE LA FICHA AL REA TRAMITADORA
DOCUMENTO
FICHAS
8 REGISTRA LOS DATOS DE LA FICHA EN LA BASE DE DATOS DE CONTROL DE ASUNTOS PENDIENTES DE TRMITE FICHA 1
10 PROCEDE A SU ATENCIN, EN SU CASO, ELABORA RESPUESTA Y ENTREGA CON DOCUMENTOS FUENTE DOCUMENTO O 1 FICHAS
9 REVISA QUE NO HAYA DOCUMENTOS SIN ATENCIN Y ARCHIVA EN FORMA TEMPORAL LA COPIA DE LA FICHA FICHA 1 DOCTO.
RESP.
12 11 RECIBE, REGISTRA EN BASE DE DATOS LA FECHA DE ENTREGA Y EN LA COPIA 1 DE LA FICHA FIRMA DE DESCARGO Y ENTREGA DOCUMENTO O 1 FICHAS 2 RESP. DOCTO. RECIBE COPIA 1 DE LA FICHA CON LA FIRMA DE DESCARGO Y ARCHIVA PARA SU CONTROL FICHA 1
13 DESPREN DEL DOCUMENTO LA COPIA 2 DE LA FICHA Y LA ARCHIVA EN EL REGIS- TRO LOCAL DE CORRES- PONDENCIA DE ENTRADA DOCUMENTO O 2 FICHA DOCTO. B RESP.
Hoja 3/6 de 9 29 de 106
UNIDAD RESPONSABLE REA DE CORRESPONDENCIA

B
RESPONSABLE INSTRUCCIN TRMITE
REA TRAMITADORA
14 REVISA EL DOCUMENTO TRAMITADO PARA SU ARCHIVACIN Y VERIFICA SI HUBO RESPUESTA DOCUMENTO RESP. O
DOCTO.
HUBO RESPUESTA DEL REA TRAMITADORA?
NO
15
REMITE DOCUMENTO PARA QUE SEA INTEGRADO AL EXPEDIENTE CORRESPONDIENTE DOCUMENTO O
16 REMITE DOCUMENTO TRAMITADO Y COPIA DE LA RESPUESTA PARA QUE SE ARCHIVEN EN EL EXPEDIENTE RESPECTIVO DOCUMENTO RESP. O
DOCTO.
Hoja: 3/7 de 9 30 de 106

RESOLUCIN FINAL:
Tamao: (1) Remitente: (2) Fecha de Recepcin: (3) Unidad Destinataria: (4) Nmero de Registro: (5) Asunto: (6) Fecha de Recepcin: (7) Nombre y Firma del Responsable: (8) Carcter del Trmite: (9) Clasificacin:
(10) Trnese a:
(15) Fecha de Recepcin Da, mes y ao en la que el rea tramitadora recibe el documendel rea Tramitadora: to para su atencin, (16) Nombre y Firma del Responsable: (17) Resolucin Final: Nombre y firma del receptor del rea tramitadora. El nmero de oficio de atencin, en el caso de que haya respuesta, o extracto breve del resultado del trmite desarrollado.
PROCEDIMIENTO: ANLISIS DE TRMITE, EXPURGO Y GLOSA DE DOCUMENTOS
Hoja: 4/1 de 8 Hoja: 33 de 106
OBJETIVO Organizar y preservar en forma ordenada los antecedentes documentales de las gestiones realizadas por la unidad responsable para su efectivo aprovechamiento y consulta. FUNDAMENTO LEGAL Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos. Artculo 47, fraccin IV. Cdigo Penal para el Distrito Federal en Materia del Fuero Comn y para toda la Repblica en Materia del Fuero Federal. Artculo 214 fraccin IV. Acuerdo Presidencial sobre Archivos Contables. Ley Orgnica de la Contadura Mayor de Hacienda. Artculos 3 fraccin VII; 11 13, 17 y 18. Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal. Artculos 8 y 102 Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nacin, ser la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e histricos de la Administracin Pblica Federal. Artculo 2o. fracciones II, III y IV. Manual de Polticas y Normas de los Sistemas Red de Archivos de la Direccin de Desarrollo Archivstico del Archivo General de la Nacin. Manual de Procedimientos de las Unidades Regionales de Correspondencia y Archivos de la Direccin de Desarrollo Archivstico del Archivo General de la Nacin. NORMAS DE OPERACIN Se debern conservar todos los documentos oficialmente recibidos o generados por las unidades responsables de manera ordenada y organizada, ya sea en orden cronolgico o por trmite. En el archivo slo ingresarn documentos oficiales, captando ntegra y oportunamente los documentos recibidos o producidos por la unidad responsable en el curso de sus gestiones regulares, reuniendo sistemticamente los antecedentes de los trmites. Dentro de las unidades responsables debern existir catlogos completos y precisos de los expedientes que se encuentran en el acervo.
PROCEDIMIENTO: ANLISIS DE TRMITE, EXPURGO Y GLOSA DE DOCUMENTOS
Hoja: 4/2 de 8 Hoja: 34 de 106
Todos los documentos que se integren a los archivos debern estar perfectamente clasificados. Cada documento existente dentro del archivo deber estar debidamente catalogado, ubicado en el sitio preciso que le corresponda y asegurado de manera adecuada. A los expedientes dados de baja dentro de los archivos de la unidad responsable se les deber efectuar el expurgo correspondiente, que consistir en el retiro de los documentos repetidos, copias fotostticas excedentes o que no tienen ningn valor administrativo, legal y fiscal dentro de un expediente determinado. La conservacin de la documentacin activa se apegar a las necesidades y caractersticas del trmite de la propia unidad responsable.

RESPONSABLE REA DE ARCHIVO DE TRMITE DE LA UNIDAD RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO: ANLISIS DE TRMITE, EXPURGO Y GLOSA DE DOCUMENTOS DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 1. Recibe los documentos que son remitidos para archivacin, los analiza cuidadosamente para determinar si dan por terminado el asunto al que se refieren o si el asunto en cuestin no ha llegado a su trmino. Est concluido el asunto? 2. S, retira del cuerpo del archivo el expediente al que corresponde el documento en cuestin, se cerciora de que su apreciacin ha sido la correcta y localiza en el catlogo-inventario de la unidad responsable la cdula correspondiente al expediente. 3. Asienta en la portada de la carpeta respectiva y en la cdula correspondiente la anotacin baja parcial, as como una breve justificacin de tal determinacin y la fecha en que se da por cerrado el expediente; y deja la tarjeta en el lugar donde se encontraba. 4. Revisa el expediente concluido, retira las copias innecesarias de documentacin duplicada que contenga, y lo remite al rea de glosa de la unidad responsable.
EXPEDIENTE
CATLOGO INVENTARIO
REA DE GLOSA DE LA UNIDAD RESPON SABLE
5. Verifica que los documentos que contiene estn ordenados, integra el nuevo documento en el lugar respectivo, asegura el expediente, completa la foliacin del mismo y anota en el documento recin glosado el nmero que le corresponde dentro de la secuencia establecida. 6. Entrega los expedientes de baja parcial al rea de archivo de trmite de la propia unidad responsable para que se les d el curso correspondiente, as como los expedientes para su reintegracin en el archivo de la unidad responsable.
REA DE ARCHIVO DE TRMITE DE LA UNIDAD RESPONSA BLE
7. Recibe los expedientes por integrar al archivo de la unidad responsable, revisa que se encuentren debidamente glosados, completos y en buenas condiciones, localiza el lugar exacto que le co-rresponde, de acuerdo con su
DIRECCIN ADMINISTRATIVA Vo. Bo. _____________________________________ ING. BENJAMIN LPEZ SOLANO JEFE DE LA DIV. DE SERVICIOS DE APOYO Y MANTENIMIENTO. DIRECCIN DE PLANEACIN Y ORGANIZACIN Vo. Bo. _____________________________________ LIC. ALEJANDRO SNCHEZ BORDES JEFE DE LA DIVISIN DE ORGANIZACIN Y MTODOS ELABOR _____________________________________ LIC. ERIC G. CONDE LPEZ JEFE DEL DEPTO. DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA ELABOR _____________________________________ LIC. HERLINDA NJERA JEFE DEL DEPTO. DE DESARROLLO ORGNICO FUNCIONAL

RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO: ANLISIS DE TRMITE, EXPURGO Y GLOSA DE DOCUMENTOS DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES clasificacin en el cuerpo del archivo y los coloca precisamente en ese sitio.
REA DE ARCHIVO DE TRMITE DE LA UNIDAD RESPONSA BLE REA DE GLOSA DE LA UNIDAD RESPON SABLE
8. No, turna la pieza para su glosa en el expediente respectivo.
9. Recibe los documentos que deben integrarse a los expedientes activos que les correspondan, localiza la carpeta respectiva, sea que se conserve dentro del cuerpo del archivo, en caso de documentos que cuentan con antecedentes, o que se d inicio a expediente. Se inicia expediente? 10. S, toma la carpeta que conserva para la integra-cin del documento de apertura del expediente y asegura en ella la pieza en cuestin y procede a su foliacin. 11. No, localiza el expediente correspondiente al do-cumento por glosar. Est prestado el expediente? 12. S, toma la carpeta supletoria respectiva, coloca en ella la pieza en cuestin y la devuelve al lugar en donde estaba. 13. No, retira el expediente y verifica que los documentos que contiene estn ordenados, integra el nuevo documento en el lugar respectivo, asegu-ra el expediente, completa la foliacin del mismo y anota en el documento recin glosado el n-mero que le corresponde dentro de la secuencia establecida. 14. Entrega los expedientes para su reintegracin en el archivo de la unidad responsable. CARPETA SUPLETORIA CARPETA
REA DE ARCHIVO DE TRMITE DE LA UNIDAD RESPONSABLE
15. Recibe los expedientes por integrar al archivo de la unidad responsable, revisa que se encuentren debidamente glosados, completos y en buenas condiciones, localiza el lugar exacto

RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO: ANLISIS DE TRMITE, EXPURGO Y GLOSA DE DOCUMENTOS DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES que le co-rresponde, de acuerdo con su clasificacin en el cuerpo del archivo y los coloca precisamente en ese sitio.
INSTITUTO PROCEDIMIENTO: POLITCNICO ANLISIS DE TRMITE, EXPURGO Y GLOSA DE DOCUMENTOS NACIONAL

UNIDAD RESPONSABLE REA DE ARCHIVO DE TRMITE REA DE GLOSA
Hoja 4/6 de 8 38 de 106
INICIO
1 ANALIZA PIEZAS RECIBIDAS PARA ARCHIVO Y DETERMINA SI SE DA POR CONCLUIDO EL ASUNTO DOCTO. TRAM. RESP. DOCTO. C
EST CONCLUIDO EL ASUNTO?
NO
RETIRA EXPEDIENTE DEL ARCHIVO Y LOCALIZA CDULA RESPECTIVA EN EL CATLOGO-INVENTARIO DOCTO. TRAM. RESP. DOCTO. EXPED. CDULA 3 5 C
ANOTA EN PORTADA DE CARPETA Y CDULA "BAJA PARCIAL", AS COMO JUSTIFICACIN Y FECHA DE BAJA Y ARCHIVA CDULA DOCTO. TRAM. RESP. DOCTO. EXPED. CDULA C
VERIFICA EL ORDEN DEL EXPEDIENTE, INTEGRA Y ASEGURA DOCUMENTO, FOLIA Y ANOTA NMERO CORRESPONDIENTE DOCTO. TRAM. RESP. DOCTO. EXPED. 6 C
4 ENTREGA EXPEDIENTES DE BAJA PARCIAL PARA QUE SE LES D EL CURSO RESPECTIVO Y EXPEDIENTES PARA ARCHIVO EXPEDIENTE DOCTO. TRAM. RESP. DOCTO. EXPED. C A
REVISA EXPEDIENTE, LO EXPURGA Y LO REMITE PARA SU GLOSA

Hoja 4/7 de 8 39 de 106
A 9 RECIBE DOCUMENTOS ACTIVOS PARA SU GLOSA Y REVISA SI HAY ANTECEDENTES O SE ABRE EXPEDIENTE DOCTO. TRAM. RESP. EXP. BAJA PARCIAL DOCTO. C
7 REVISA QUE ESTN BIEN GLOSADOS, COMPLETOS Y EN BUEN ESTADO Y ARCHIVA CON BASE A CLASIFICACIN
EXPEDIENTE
NO
SE INICIA EXPEDIENTE?
FIN S 10
TOMA CARPETA PARA ABRIR EXPEDIENTE, ASEGURA PIEZAS Y PROCEDE A FOLIARLO B DOCTO. TRAM. RESP. 8 DOCTO. EXPED. ENTREGA PIEZAS PARA SU GLOSA EN EL EXPEDIENTE CORRESPONDIENTE C
11
DOCTO. TRAM. RESP. DOCTO. C
LOCALIZA EL EXPEDIENTE DEL DOCUMENTO POR GLOSAR
DOCTO. TRAM. RESP. DOCTO. C
NO
EST PRESTADO EL EXPEDIENTE?
C SI 12
TOMA CARPETA SUPLETORIA, INTEGRA DOCUMENTOS Y LA COLOCA EN SU LUGAR DOCTO. TRAM. RESP. DOCTO. CARP. SUP. C

Hoja 4/8 de 8 40 de 106
13 RETIRA EXPEDIENTE, REVISA QUE EST ORDENADO, ASEGURA DOCUMENTOS Y COMPLETA FOLIACIN DOCTO. TRAM. RESP. DOCTO. EXPED. C
15 RECIBE Y REVISA QUE ESTN BIEN GLOSADOS, INTEGRA EN ARCHIVO CON BASE EN CLASIFICACIN EXPEDIENTE
14 ENTREGA LOS EXPEDIENTES PARA SU REINTEGRACIN AL ARCHIVO DE LA UNIDAD RESPONSABLE EXPEDIENTE
FIN
PROCEDIMIENTO: PRSTAMO DE EXPEDIENTES ACTIVOS
OBJETIVO Brindar el apoyo informativo indispensable a los rganos que conforman a la unidad responsable, as como a personas externas a ella que lo soliciten para la correcta y oportuna atencin de las actividades cotidianas. FUNDAMENTO LEGAL Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos. Artculo 47 fraccin IV. Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal. Artculo 20. Cdigo Penal para el Distrito Federal en Materia del Fuero Comn y para toda la Repblica en Materia del Fuero Federal. Artculo 234 fraccin IV. Manual de Polticas y Normas de los Sistemas Red de Archivos de la Direccin de Desarrollo Archivstico del Archivo General de la Nacin. Manual de Procedimientos de las Unidades Regionales de Correspondencia y Archivos de la Direccin de Desarrollo Archivstico del Archivo General de la Nacin. NORMAS DE OPERACIN Todos los expedientes que se encuentren archivados en la unidad responsable estarn a disposicin de las diversas reas de sta, que los podrn recibir en prstamo, previa autorizacin y presentacin del vale de prstamo debidamente requisitado. Ningn expediente podr ser prestado sin que se realice la certificacin de la identidad del solicitante y sobre la procedencia de la peticin. El prstamo de expedientes se deber realizar nicamente si el vale de prstamo correspondiente esta correctamente requisitado, con el objeto de garantizar su recuperacin una vez concluido el plazo de consulta. En el vale de prstamo deber estar anotado el nombre de la instancia solicitante; el nombre de la persona que recibe bajo su responsabilidad el expediente solicitado; la fecha en que se solicita el expediente en prstamo; el asunto al que se refiere el expediente; la clave de identificacin del expediente; la fecha de devolucin y deber estar firmado autogrficamente. Se deber revisar constantemente el registro de expedientes en prstamo para verificar si hay expedientes con atraso en la entrega para proceder a su recuperacin.
Cuando un expediente prestado es devuelto se deber verificar que viene completo y en
buen estado, de no ser as se llevar a cabo el reclamo correspondiente y, en su caso, para que se apliquen las sanciones legales o administrativas correspondientes.

RESPONSABLE SOLICITANTE
Hoja: 5/3 de 11 Hoja: 43 de 106 De: TMPO FORMA Y/O DOCTO. IDENTIFICACIN
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 1. Solicita el prstamo de expediente(s) del archivo de la unidad responsable y presenta identificacin vigen-te y oficial. 2. Efecta las certificaciones, respecto a la identidad del solicitante y sobre la procedencia de la peticin del prstamo de expediente(s) del archivo. Procede el prstamo? 3. No, indica al solicitante las razones por las que no se le puede prestar el expediente solicitado y devuelve identificacin.
REA DE PRSTAMO DE LA UNIDAD RESPONSABLE
SOLICITANTE
4. Recibe indicaciones sobre las razones por las que no le prestaron el expediente y conserva su identificacin. 5. S, entrega vale de prstamo al solicitante para que sea requisitado en original y copia. 6. Recibe el vale de prstamo, lo requisita en original y copia y lo entrega al rea de prstamo de la unidad responsable. 7. Revisa que tanto el original como la copia del vale de prstamo se encuentre debidamente requisitado y busca el expediente(s) requerido(s) dentro del acervo. Se encuentra el expediente en el acervo? 8. No, efecta las investigaciones procedentes respecto a su ubicacin en el registro de expedientes en prstamo por si se encuentra prestado y en el catlogoinventario por si ha sido transferido a otra unidad responsable. 9. Cancela el original y la copia del vale de prstamo, le brinda al solicitante toda la orientacin necesaria para facilitar su acceso al expediente(s) requerido(s) y devuelve cancelados al solicitante el original y la copia del vale de prstamo. CATLOGOINVENTA-RIO VALE DE PRSTAMO (FORMATO UDT-1)
REA DE PRSTAMO DE LA UNIDAD RESPONSABLE SOLICITANTE
SOLICITANTE
10. Recibe original y copia del vale cancelados y procede de acuerdo a las indicaciones.

RESPONSABLE REA DE PRSTAMO DE LA UNIDAD RESPONSABLE
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 11. S, retira el expediente(s) de su sitio y en el mismo lugar coloca una carpeta supletoria, en cuyo interior deja el original del vale de prstamo correspondiente al expediente(s) retirado(s), anota previamente en el original y la copia del vale, el nmero de fojas con que cuenta el expediente en cuestin. 12. Entrega al solicitante del prstamo el expediente(s) requerido(s), le pide que tome nota de la fecha de devolucin establecida; integra la copia del vale de prstamo en el registro de expedientes en prstamo, mismo que revisar para determinar si algn expediente no fue devuelto en el plazo establecido.
REGISTRO DE EXPEDIENTES EN PRSTAMO
SOLICITANTE REA DE PRSTAMO DE LA UNIDAD RESPONSABLE
13. Recibe el expediente(s) solicitado(s), lo consulta, entrega dentro del plazo establecido. 14. Recibe el expediente y verifica que se encuentre completo y en buen estado. 15. Localiza dentro del registro de expedientes en prstamo la copia del vale de prstamo correspondiente, y dentro del acervo el lugar que corresponda al expediente devuelto, retira la carpeta supletoria respectiva, saca de la carpeta el original del vale de prstamo y anota la fecha de devolucin del expediente. 16. Cancela el original y la copia del vale de prstamo, firma como acuse de recibo en el original y entrega.
SOLICITANTE
17. Verifica la cancelacin del original y la copia del vale de prstamo respectivo, recibe y conserva el original como factor de descargo. 18. Integra la copia del vale cancelada en el registro de expedientes prestados siguiendo el orden de clasificacin del expediente respectivo y verifica si se recibieron durante el prstamo ms documentos rela-tivos al expediente. Existen documentos por glosar? 19. S, turna para su glosa el expediente devuelto con los documentos recibidos. Se conecta con la actividad nmero 11 del procedimiento de Anlisis de

RESPONSABLE
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES Trmite, Expurgo y Glosa de Documentos. 20. No, se archiva el expediente en el lugar respectivo.
Hoja 5/6 de 11 46 de 106
UNIDAD RESPONSABLE SOLICITANTE REA DE PRSTAMO
INICIO
1 SOLICITA EL PRSTAMO DE EXPEDIENTE Y PRESENTA IDENTIFICACIN VIGENTE Y OFICIAL IDENTIFICACIN O
2 EFECTA CERTIFICACIN DE IDENTIDAD Y ORIGEN DE LA PETICIN DEL PRSTAMO IDENTIFICACIN O
PROCEDE EL PRSTAMO?
4 RECIBE INDICACIONES POR LAS QUE NO PROCEDE EL PRSTAMO Y CONSERVA IDENTIFICACIN IDENTIFICACIN O
NO 3 INDICA RAZONES POR LAS CUALES NO PUEDE PRESTAR EXPEDIENTE Y DEVUELVE IDENTIFICACIN IDENTIFICACIN O
5 ENTREGA VALE DE PRSTAMO EN ORIGINAL Y COPIA PARA QUE SEA REQUISITADO VALE PRSTAMO O 1
RECIBE VALE DE PRSTAMO, LO REQUISITA ENTREGA
VALE PRSTAMO
O 7 1 REVISA QUE EST BIEN REQUISITADO EL VALE Y LOCALIZA EXPEDIENTE EN EL ACERVO VALE PRSTAMO O 1
NO
SE ENCUENTRA EL EXPEDIENTE EN EL ACERVO?
Hoja 5/7 de 11 47 de 106
8 EFECTA LAS INVESTIGACIONES EN EL REGISTRO DE EXPEDIENTES EN PRSTAMO Y EN EL CATLOGO-INVENTARIO VALE PRSTAMO O 1
10 RECIBE INFORMACIN Y VALE DE PRSTAMO CANCELADO Y PROCEDE DE ACUERDO A INSTRUCCIONES VALE PRSTAMO O 1
9 CANCELA VALE DE PRSTAMO, LO DEVUELVE AL SOLICITANTE Y LE DA INDICACIONES AL RESPECTO VALE PRSTAMO O 1
X X
X X
B
11 RETIRA EXPEDIENTE, ANOTA EN VALE EL NMERO DE FOJAS Y COLOCA CARPETA SUPLETORIA CON ORIGINAL DEL VALE EN SU LUGAR VALE PRSTAMO O
SUPLET. CARPETA PRSTAMO VALE 1
12 ENTREGA EXPEDIENTE, INDICA FECHA DE DEVOLUCIN E INTEGRA COPIA DEL VALE EN EL REGISTRO DE EXP. EN PRSTAMO VALE PRSTAMO RECIBE EXPEDIENTE, LO CONSULTA Y DEVUELVE EN LA FECHA ESTABLECIDA 1
13
EXPEDIENTE
EXPEDIENTE
14 RECIBE EXPEDIENTE, REVISA QUE EST COMPLETO Y EN BUEN ESTADO
EXPEDIENTE
Hoja 5/8 de 11 48 de 106
15 LOCALIZA COPIA DEL VALE EN EL REGISTRO DE EXPEDIENTES EN PRSTAMO Y CARPETA SUPLETORIA Y ANOTA FECHA DE DEVOLUCIN VALE PRSTAMO O 1
17
16
RECIBE ORIGINAL DEL VALE CANCELADO COMO DESCARGO Y CONSERVA
CANCELA ORIGINAL Y COPIA DEL VALE, FIRMA DE ACUSE EN ORIGINAL Y ENTREGA VALE PRSTAMO O 1
VALE PRSTAMO
18 INTEGRA LA COPIA DEL VALE CANCELADO EN EL REGISTRO DE EXPEDIENTES EN PRSTAMO, Y REVISA SI HAY DOCTOS. POR GLOSAR VALE PRSTAMO 1
EXPEDIENTE
NO
EXISTEN DOCUMENTOS POR GLOSAR?
S 19
TURNA EL EXPEDIENTE Y LOS DOCUMENTOS RECIBIDOS PARA SU GLOSA
EXPEDIENTE
Hoja 5/9 de 11 49 de 106
20
ARCHIVA EXPEDIENTE EN LUGAR CORRESPONDIENTE
EXPEDIENTE
FIN
Hoja: 5/10 de 11 50 de 106
VALE DE PRSTAMO
(1) REA SOLICITANTE VALE AL ARCHIVO POR EL EXPEDIENTE: (2) (3) (ASUNTO DE QUE TRATA)
(4) (CLAVE Y NMERO DE EXPEDIENTE) DA MES (6) AO DA
FOJAS
(5)
MES
(7)
AO
FECHA DE SOLICITUD
FECHA DE DEVOLUCIN
(8) FIRMA DE AUTORIZACIN
(9) NOMBRE Y FIRMA DEL EMPLEADO QUE RECIBE
UDT-1
Hoja: 5/11 de 11 Hoja: 51 de 106 De:
VALE DE PRSTAMO Objetivo: Asegurar que los expedientes activos y que fueron prestados, sean devueltos completos y en forma oportuna al archivo de trmite de la unidad responsable para evitar prdidas y sustracciones de la documentacin que los integra. UDT-1 Las unidades responsables del Instituto Politcnico Nacional. Expedientes activos de las unidades responsables. Dos, original y copia. 11X18 centmetros. Identificacin oficial del rea de la unidad responsable o de la dependencia solicitante. Identificacin oficial del rea responsable a que se solicita el expediente en prstamo. Identificacin del asunto de que trate el expediente solicitado. Clave de clasificacin y nmero de identificacin del expediente solicitado. Total de hojas que integran el expediente solicitado. Da, mes y ao en que se entrega el expediente al solicitante del prstamo. Da, mes y ao mxima en que deber ser devuelto el expediente por el solicitante del prstamo. Firma del funcionario de la unidad responsable solicitante que se encuentre registrado para autorizar el prstamo de expedientes. Nombre y firma del empleado que fsicamente recibe el expediente bajo su responsabilidad.
Clave de Control: Elabora: Fuente de Datos: Nmero de Tantos: Tamao: (1) rea Solicitante: (2) Vale al Archivo: (3) Por el Expediente: (4) Clave y Nmero de Expediente: (5) Fojas: (6) Fecha de Solicitud: (7) Fecha de Devolucin: (8) Firma de Autorizacin:
(9) Nombre y Firma del Empleado que Recibe:
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN, CARACTERIZACIN, REGISTRO, TASA, FRANQUEO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA DE DE SALIDA
OBJETIVO Distribuir la documentacin generada por la unidad responsable para garantizar que sea recibida oportuna y completamente por sus destinatarios, en el contexto del proceso continuo de tramitacin y comunicacin intra y extrainstitucional. FUNDAMENTO LEGAL Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos. Artculo 47 fraccin IV. Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal. Artculo 20. Cdigo Penal para el Distrito Federal en Materia del Fuero Comn y para toda la Repblica en Materia del Fuero Federal. Artculo 234 fraccin IV. Manual de Polticas y Normas de los Sistemas Red de Archivos de la Direccin de Desarrollo Archivstico del Archivo General de la Nacin. Manual de Procedimientos de las Unidades Regionales de Correspondencia y Archivos de la Direccin de Desarrollo Archivstico del Archivo General de la Nacin. NORMAS DE OPERACIN Se procurar que los documentos entregados por las reas tramitadoras cumplan con los siguientes requisitos: Que est formulada en papel con sello o membrete oficial; Que en el ngulo superior derecho lleve inscritos los datos identificadores de la unidad responsable, del rea remitente y el nmero de oficio; Que la fecha de la comunicacin sea actual; Que los datos del destinatario estn escritos en forma correcta y completa; Que el original est firmado autogrficamente, indicando de manera precisa y completa el nombre y el cargo del servidor pblico remitente; Que las copias dirigidas estn debidamente marcadas, completas y firmadas autogrficamente; Que se anexen tres copias adicionales para expeditacin y control, llevando estampado el facsmil correspondiente;
Que si llevan la anotacin de anexos en el margen izquierdo, stos se encuentren completos y bien adheridos, si se anexan expedientes o legajos, se indicar al margen de la comunicacin el nmero de fojas de cada uno y si son documentos con valores se anotarn los datos necesarios para su identificacin; Que si se menciona la remisin de objetos voluminosos, stos vayan debidamente empacados, y con la anotacin al margen de la comunicacin respectiva paquete por separado; Que las piezas que se reciben bajo cubierta lleven inscritos los datos del remitente, la direccin completa del destinatario, el contenido y el sello oficial; Que si se desea algn servicio en especial para el despacho de las piezas stas lleven inscrito el nombre de la clase de servicio (urgente, confidencial, correo areo, etctera); y Que si la pieza por despachar es contestacin a algn documento tramitado, sta acompae a la pieza en cuestin, la cual llevar en el ngulo superior derecho, adems de los datos ya sealados, el nmero identificador del expediente a que corresponde el documento. Las unidades responsables establecern un registro local de la correspondencia de salida generada por los rganos de la misma. El servicio de despacho de correspondencia de salida se efectuar con la mxima agilidad y control en la tramitacin y entrega de los documentos despachados, aplicando los recursos existentes en la distribucin de la documentacin oficial que la unidad responsable genere en el desarrollo de sus actividades. Para el control de la documentacin de salida se utilizar numeracin sucesiva para toda la unidad responsable o, en su caso, del rgano respectivo, en series que se iniciarn cada ao. En el despacho de la correspondencia se deber elaborar la factura de correspondencia de salida, en donde se asentarn los datos de las piezas recibidas en un periodo determinado de acuerdo con la va de despacho y en donde se anotar lo siguiente: Denominacin de la dependencia destinataria; Fecha de elaboracin y nmero de folio de la factura; Numeracin por pieza facturada; Nmero de registro de salida de cada pieza; Cargo y nombre del destinatario;
Domicilio de la dependencia destinataria; Nmero total de piezas facturadas; e Importe de franqueo por pieza y total. En el caso de las unidades responsables forneas debern, adems de la sealada en el prrafo anterior, elaborar la factura de correspondencia por valija en donde anotarn los datos de las piezas de salida dirigidas a las Oficinas Centrales del Instituto en un periodo determinado y que contendr: La Entidad Federativa en que se encuentran ubicadas las Oficinas Centrales; Nombre y direccin exacta del Departamento de Archivo y Correspondencia de la Divisin de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Direccin Administrativa. Nmero de remesa; Fecha de recepcin de las piezas de salida; Nmero de registro de la documentacin que se despacha; Nombre del rea tramitadora de la unidad responsable que enva la documentacin; Numeracin por pieza facturada; Nmero de anexos, especificando si se trata de valores o sobres cerrados; y Nmero de gua otorgada por el servicio de transporte Toda la correspondencia que se entregar a un mismo receptor deber facturarse junta, independientemente de la localizacin de su destinatario, al igual que las que se remiten por los servicios de transporte; en cambio, la correspondencia exterior local que se despacha por mensajero de la propia unidad se facturar de acuerdo a la dependencia destinataria.

RESPONSABLE REA TRAMITADORA DE LA UNIDAD RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN, CARACTERIZACIN, REGISTRO, TASA, FRANQUEO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 1. Entrega la pieza de correspondencia para su despacho.
TMPO FORMA Y/O DOCTO. DOCUMENTO
REA DE CORRES- 2. Recibe la pieza que le es entregada para su despaPONDENCIA DE LA cho por el rea tramitadora de la unidad responsable UNIDAD RESPONSA y verifica que la documentacin cumpla con los BLE requisitos establecidos. Requisitos correctos? 3. No, turna al rea tramitadora para que realice las mo-dificaciones pertinentes. REA TRAMITADORA DE LA UNIDAD RESPONSABLE 4. Recibe la correspondencia de salida, realiza las adecuaciones necesarias y entrega. Se conecta con la actividad nmero 2.
REA DE CORRES- 5. S, estampa en el original y las copias del documento PONDENCIA DE LA de salida el sello o firma oficial de la unidad resUNIDAD RESPONSA ponsable, entrega al rea tramitadora una de las copias como acuse de recibo, en el caso de que la pieBLE za por despachar sea un paquete voluminoso se otorgar el acuse de recibo en la factura que presente el solicitante del servicio. REA TRAMITADORA DE LA UNIDAD RESPONSABLE 6. Recibe copia del documento de salida como acuse de recibo y archiva.
REA DE CORRES- 7. Verifica si el documento da respuesta a otro recibido PONDENCIA DE LA y tramitado en la unidad responsable. UNIDAD RESPONSA Da respuesta a otro? BLE 8. No, inicia una comunicacin de la unidad responsable, clasifica y anota en el documento original y sus copias los nmeros identificadores de la unidad do-cumental e integra una copia en el expediente res-pectivo. 9. S, registra en la base de datos de control de asuntos pendientes de trmite la fecha de respuesta, como descargo del asunto. REA DE CORRES10. Separa la correspondencia de salida de acuerdo al

RESPONSABLE PONDENCIA DE LA UNIDAD RESPONSA BLE
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN, CARACTERIZACIN, REGISTRO, TASA, FRANQUEO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES carcter de servicio (ordinario, urgente, confidencial, con valores y riesgos) y la va de despacho (correo, telgrafo, servicio de transporte terrestre o areo, valija, mensajero). 11. Asienta en la pieza de salida, mediante sello, la identificacin establecida respecto a la clase de servicio a utilizar (entrega inmediata, correo areo, certificado, ordinario, etc.) 12. Imprime en la pieza de salida el nmero de folio correspondiente, de acuerdo a la numeracin sucesiva, integra la copia sobrante de la pieza en el registro local de correspondencia de salida de la unidad responsable. 13. Verifica si la documentacin ser enviada por valija. Envo por valija? 14. No, elabora en original y copia la factura de correspondencia de salida, asentando los datos de las piezas de salida recibidas en un periodo dado, de acuer-do a la va de despacho, excepto las que se envan por valija. 15. S, elabora la etiqueta identificadora y la factura de correspondencia por valija, en original y dos copias; y revisa si el envo implica costo de franqueo. Tiene costo el envo?. 16. No, entrega la documentacin y factura respectiva.
TMPO FORMA Y/O DOCTO.
REGISTRO LOCAL DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA
FACTURA DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA (FORMATO UCC-3) FACTURA DE CORRESPONDENCIA POR VALIJA (FORMATO UCC-4) ETIQUETA IDENTIFICADORA
MENSAJERO
17. Recibe de conformidad las piezas por despachar, previo examen del material, firma autogrficamente el original y la copia de la factura respectiva y anota en el lugar correspondiente la fecha y la hora en la que los documentos le son entregados para su despacho. 18. Conserva el original de la factura y devuelve la copia como acuse de recibo.
REA DE CORRESPONDENCIA DE LA
19. Recibe copia de la factura, la conserva para su control en el registro de distribucin y verifica que no haDIRECCIN ADMINISTRATIVA Vo. Bo. _____________________________________ ING. BENJAMIN LPEZ SOLANO JEFE DE LA DIV. DE SERVICIOS DE APOYO Y MANTENIMIENTO. DIRECCIN DE PLANEACIN Y ORGANIZACIN Vo. Bo. _____________________________________ LIC. ALEJANDRO SNCHEZ BORDES JEFE DE LA DIVISIN DE ORGANIZACIN Y MTODOS ELABOR _____________________________________ LIC. ERIC G. CONDE LPEZ JEFE DEL DEPTO. DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA ELABOR _____________________________________ LIC. HERLINDA NJERA JEFE DEL DEPTO. DE DESARROLLO ORGNICO FUNCIONAL

RESPONSABLE UNIDAD RESPONSA BLE MENSAJERO
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN, CARACTERIZACIN, REGISTRO, TASA, FRANQUEO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ya documentos demorados en su entrega. 20. Entrega directa y exclusivamente a la dependencia respectiva o al rgano oficial de manejo de correspondencia acreditado en el caso de destinatarios ajenos a la Administracin Pblica. 21. Recibe correspondencia y revisa que est correcta. Est correcta? 22. No, devuelve documentos y el original de la factura. 23. S, imprime sello y/o firma en el original de la factura y entrega.
DESTINATARIO
MENSAJERO
24. Recibe la factura original sellada y/o firmada y, en su caso, la factura y los documentos devueltos y entrega.
REA DE CORRES- 25. Recibe las facturas de la correspondencia despachada y entregada y verifica si hay documentacin dePONDENCIA DE LA vuelta. UNIDAD RESPONSA Hay documentos devueltos? BLE 26. S, analiza los motivos por los cuales no fue recibida en despacho, efecta los ajustes necesarios y entrega. Se conecta con la actividad nmero 2. 27. No, integra la factura original debidamente sellada y/o firmada en forma definitiva en el control de despacho de correspondencia y la copia la entrega al mensajero como constancia de la entrega. MENSAJERO 28. Recibe copia de la factura como descargo de la documentacin despachada y entregada.
REA DE CORRES- 29. S, Tasa las piezas de salida de acuerdo con la tarifa PONDENCIA DE LA vigente por el medio a utilizar, la clase de servicio y UNIDAD RESPONSA su peso, franquea y verifica si es por valija. BLE Envo por valija? 30. No, anota en la factura de correspondencia de salida el importe del franqueo de cada pieza, as como el total del gasto implicado por el despacho de todas

RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN, CARACTERIZACIN, REGISTRO, TASA, FRANQUEO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES las piezas amparadas por la factura y entrega documen-tacin y factura.
REA DE CORRES- 31. S, recaba la firma de visto bueno del responsable del envo de la correspondencia en la factura, coloca PONDENCIA DE LA dentro de la valija las piezas a despachar y una de UNIDAD RESPONSA las copias de la factura. BLE 32. Elabora y coloca la etiqueta identificadora, as como el candado de la valija, revisa que quede bien cerrada y entrega. MENSAJERO 33. Recibe de conformidad las piezas y la valija por despachar, previo examen del material, firma autogrficamente el original y la copia de la factura respectiva y anota en el lugar correspondiente la fecha y la hora en la que los documentos le son entregados para su despacho. 34. Devuelve la copia y conserva el original de la factura. REA DE CORRES- 35. Recibe copia de la factura, la conserva para su PONDENCIA DE LA control en el registro de distribucin y verifica que no UNIDAD RESPONSA haya documentos demorados en su entrega. BLE MENSAJERO SERVICIO DE TRANSPORTE MENSAJERO 36. Entrega la correspondencia de salida a los receptores de la misma. 37. Recibe correspondencia por franqueo y/o valija, entrega la gua(s) correspondiente(s) y el original de la factura debidamente sellada o firmada. 38. Recibe la(s) gua(s) y la factura original sellada y/o firmada, anota en ella la fecha y hora de entrega y devuelve al rea de correspondencia de la unidad responsable. 39. Recibe la(s) factura(s) sellada(s) y/o firmada(s) y la(s) gua(s) de las piezas de envo, y telegrafa al destinatario los datos del envo. 40. Recibe telegrama con datos de envo y conserva para cualquier aclaracin.
GUA
REA DE CORRESPONDENCIA DE LA UNIDAD RESPONSA BLE DESTINATARIO

RESPONSABLE
REA DE CORRESPONDENCIA DE LA UNIDAD RESPONSA BLE
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN, CARACTERIZACIN, REGISTRO, TASA, FRANQUEO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 41. Archiva en el control de despacho de correspondencia la(s) factura(s) y la(s) gua(s) y la copia retirada, firmada de visto bueno cuando hubo franqueo o gastos de transporte, la entrega al rea de contabilidad para su registro.
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN, CARACTERIZACIN, REGISTRO, TASA, FRANQUEO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA

UNIDAD RESPONSABLE DESTINATARIO MENSAJERO
Hoja 6/9 de 20 60 de 106
SERVICIO DE TRANSPORTE
REA TRAMITADORA
REA CORRESPONDENCIA
INICIO
2 VERIFICA QUE LA DOCUMENTACIN POR DESPACHAR CUMPLA CON LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS O DOCUMENTO COPIAS COPIAS O
ENTREGA PIEZA DE CORRESPONDENCIA PARA SU DESPACHO
DOCUMENTO COPIAS COPIAS
S REQUISITOS CORRECTOS? 1 NO 4 3
REALIZA LAS ADECUACIONES NECESARIAS Y ENTREGA
TURNA PARA QUE SE REALICEN LAS MODIFICACIONES
6 RECIBE COPIA DEL DOCUMENTO DE SALIDA COMO ACUSE DE RECIBO Y ARCHIVA
5 ESTAMPA EN EL ORIGINAL Y COPIAS DEL DOCUMENTO EL SELLO O FIRMA OFICIAL Y ENTREGA UNA COPIA COMO ACUSE DE RECIBO DOCUMENTO COPIAS COPIAS O
DOCUMENTO
7 VERIFICA SI EL DOCUMENTO DA RESPUESTA A OTRO RECIBIDO Y TRAMITADO EN LA UNIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO COPIAS COPIAS O
NO
DA RESPUESTA A OTRO?

Hoja 6/10 de 20 61 de 106
REA TRAMITADORA
REA CORRESPONDENCIA
A
8 INICIA UNA COMUNICACIN DE LA UNIDAD, CLASIFICA Y ANOTA LOS NMEROS IDENTIFICADORES Y ARCHIVA COPIA EN EL EXPEDIENTE RESPECTIVO DOCUMENTO 2 COPIAS O
9 REGISTRA EN LA BASE DE DATOS DE CONTROL DE ASUNTOS PENDIENTES DE TRMITE LA FECHA DE RESPUESTA COMO DESCARGO DEL ASUNTO DOCUMENTO COPIAS COPIAS O
10 SEPARA LA CORRESPONDENCIA DE SALIDA DE ACUERDO AL CARCTER DE SERVICIO Y LA VA DE DESPACHO DOCUMENTO COPIAS COPIAS O
11 ASIENTA EN LA PIEZA DE SALIDA, MEDIANTE SELLO, LA IDENTIFICACIN RESPECTO A LA CLASE DE SERVICIO A UTILIZAR DOCUMENTO COPIAS COPIAS O
12 IMPRIME EN LA PIEZA EL NMERO DE FOLIO CORRESPONDIENTE E INTEGRA COPIA SOBRANTE EN EL REGISTRO LOCAL DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA DOCUMENTO O COPIAS 3

Hoja 6/11 de 20 62 de 106
REA TRAMITADORA
REA CORRESPONDENCIA
C
13
VERIFICA SI LA DOCUMENTACIN SER ENVIADA POR VALIJA
DOCUMENTO
ENVO POR VALIJA?
NO
14
ELABORA FACTURA DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA CON LOS DATOS DE LAS PIEZAS DE ACUERDO A LA VA DE DESPACHO, A EXCEPCIN DE LAS DE VALIJA DOCUMENTO O COPIAS FACTURA OY1
15 ELABORA ETIQUETA IDENTIFICADORA, FACTURA DE CORRESPONDENCIA POR VALIJA Y REVISA SI IMPLICA COSTO DOCUMENTO O OY2 FACTURA ETIQUETA
TIENE COSTO EL ENVO?
E NO 16 17 RECIBE PIEZAS DE SALIDA, REVISA, FIRMA FACTURA, ANOTA FECHA Y HORA DE RECEPCIN
ENTREGA LA DOCUMENTACIN Y FACTURA RESPECTIVA
DOCUMENTO
O OY2
DOCUMENTO
O OY2
FACTURA ETIQUETA D
FACTURA

Hoja 6/12 de 20 63 de 106
REA TRAMITADORA
REA CORRESPONDENCIA
19 RECIBE COPIA DE LA FACTURA Y CONSERVA PARA SU CONTROL EN EL REGISTRO DE DISTRIBUCIN FACTURA 1
18
CONSERVA EL ORIGINAL DE LA FACTURA Y DEVUELVE LA COPIA COMO ACUSE DE RECIBO
DOCUMENTO O FACTURA
20
21
ENTREGA PIEZA DIRECTAMENTE AL DESTINATARIO
RECIBE CORRESPONDENCIA Y REVISA QUE EST CORRECTA
DOCUMENTO O FACTURA 25 RECIBE LAS FACTURAS DE LA CORRESPONDENCIA DESPACHADA Y ENTREGADA Y VERIFICA SI HAY DOCTOS. DEVUELTOS FACTURA O
DOCUMENTO O FACTURA
S EST CORRECTA?
NO DEVUELTO DOCUMENTO O
22
DEVUELVE DOCUMENTOS Y EL ORIGINAL DE LA FACTURA HAY DOCUMENTOS DEVUELTOS? NO DOCUMENTO O FACTURA S 26 O
24 RECIBE LA FACTURA ORIGINAL FIRMADA Y/O SELLADA Y, EN SU CASO, LOS DOCUMENTOS DEVUELTOS Y ENTREGA
23
ANALIZA LOS MOTIVOS POR LOS QUE NO FUERON RECIBIDOS, EFECTA LOS AJUSTES NECESARIOS Y ENTREGA DOCUMENTO DEVUELTO O
IMPRIME SELLO Y/O FIRMA EN EL ORIGINAL DE LA FACTURA Y ENTREGA
FACTURA
O O
DOCUMENTO O FACTURA
DEVUELTO DOCUMENTO 1 27 INTEGRA LA FACTURA DEBIDAMENTE SELLADA Y/O FIRMADA EN FORMA DEFINITIVA EN EL CONTROL DE DESPACHO DE CORRESPONDENCIA Y ENTREGA COPIA FACTURA O 1 RECIBE COPIA DE LA FACTURA COMO DESCARGO DE LA DOCUMENTACIN DESPACHADA Y ENTREGADA FACTURA 1 28

Hoja 6/13 de 20 64 de 106
REA TRAMITADORA
REA CORRESPONDENCIA
E
2 29 33
TASA LAS PIEZAS CON BASE A TARIFA VIGENTE POR EL MEDIO A UTILIZAR, LA CLASE DE SERVICIO Y SU PESO, FRANQUEA Y VERIFICA SI ES POR VALIJA DOCUMENTO O OY2 FACTURA ETIQUETA
REVISA PIEZAS Y VALIJA, FIRMA DE RECIBO Y ANOTA EN LA FACTURA LA FECHA Y HORA DE RECEPCIN
DOCUMENTO
O OY1
FACTURA VALIJA 34
ENVO POR VALIJA?
CONSERVA EL ORIGINAL DE LA FACTURA Y DEVUELVE COPIA
DOCUMENTO NO 30 FACTURA ANOTA EN LA FACTURA DE CORRESPONDENCIA EL IMPORTE DEL FRANQUEO Y ENTREGA VALIJA F
O O
FACTURA
O O
36 ENTREGA LA CORRESPONDENCIA DE SALIDA A LOS RECEPTORES
DOCUMENTO 2
37 RECIBE CORRESPONDENCIA POR FRANQUEO Y/O VALIJA, FIRMA FACTURA COMO ACUSE Y ENTREGA CON LA GUA GUA O 38 FACTURA
31
RECABA VISTO BUENO EN LA FACTURA, COLOCA DENTRO DE LA VALIJA LAS PIEZAS A DESPACHAR Y UNA DE LAS COPIAS DE LA FACTURA DOCUMENTO O OY2 FACTURA VALIJA
DOCUMENTO
O O
FACTURA VALIJA
RECIBE GUAS Y FACTURA CON ACUSE DE RECIBO Y ENTREGA 32
ELABORA ETIQUETA IDENTIFICADORA Y LA COLOCA JUNTO CON EL CANDADO EN LA VALIJA Y ENTREGA BIEN CERRADA OY1 G
FACTURA
GUA
FACTURA ETIQUETA VALIJA 2

Hoja 6/14 de 20 65 de 106
REA TRAMITADORA
REA CORRESPONDENCIA
F
35 CONSERVA COPIA DE LA FACTURA PARA SU CONTROL EN EL REGISTRO DE DISTRIBUCIN DE CORRESPONDENCIA Y VERIFICA QUE NO HAYA DOCTOS. DEMORADOS FACTURA 1
39
40
RECIBE GUAS Y FACTURA, Y TELEGRAFA AL DESTINATARIO LOS DATOS DEL ENVO
RECIBE TELEGRAMA CON LOS DATOS DEL ENVO Y CONSERVA PARA CUALQUIER ACLARACIN
FACTURA
TELEGRAMA
GUA TELEGRAMA 41
ARCHIVA EN EL CONTROL DE DESPACHO DE CORRESPONDENCIA LAS FACTURAS Y LAS GUAS
GUA O FACTURA
FIN
GUAS GUA
Hoja: 6/15 de 20 66 de 106
FACTURA DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA
DEPENDENCIA DESTINATARIA VA DE DESPACHO
(1) (2)
FOLIO FECHA
(3) (4) DA MES AO
No. PIEZA
No. DE REGISTRO DE SALIDA
CARGO Y NOMBRE DEL DESTINATARIO
LOCALIZACIN DEL DESTINATARIO
IMPORTE FRANQUEO
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
PIEZAS FACTURADAS
TOTAL IMPORTE FRANQUEO
(11)
(12) FECHA Y HORA DE RECEPCIN (13) NOMBRE Y FIRMA DEL MENSAJERO
(14) FECHA Y HORA DE ENTREGA (15) NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBE UCC-3
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN, CARACTERIZACIN, REGISTRO, TASA FRANQUEO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA
Hoja: 6/16 de 20 Hoja: 67 de 106 De:
FACTURA DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA Objetivo: Asegurar el despacho oportuno, completo y seguro de las piezas de correspondencia emitidas por las diversas unidades responsables del Instituto. UCC-3 Unidades responsables del Instituto Politcnico Nacional. Las piezas de correspondencia de salida. Dos: original y copia. 21.5X28 centmetros. Nombre de la dependencia a la cual se remiten los documentos. Identificacin de la va de despacho a utilizar (correo, intercambio gubernamental, entrega directa, etctera). Nmero de folio de la factura, en serie que se iniciar con el ao. Fecha en que se elabora la factura. El nmero consecutivo de cada pieza facturada por cada factura. Nmero de folio de salida de cada pieza. Nombre y cargo de la persona a la que va dirigida la pieza.
Clave de Control: Elabora: Fuente de Datos: Nmero de Tantos: Tamao: (1) Dependencia Destinataria: (2) Va de Despacho: (3) Folio: (4) Fecha: (5) Nmero de Pieza: (6) Nmero de Registro de Salida: (7) Cargo y Nombre del Destinatario:
(8) Localizacin del Destinatario: Domicilio de la entidad administrativa a que se enva la pieza, consignando la ciudad, estado o pas de destino. (9) Importe Franqueo: (10) Piezas Facturadas: (11) Total Importe Franqueo: Costo, en su caso, del despacho de la pieza. Total de piezas amparadas por la factura. Suma de los gastos de franqueo de las piezas despachadas.
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN, CARACTERIZACIN, REGISTRO, TASA FRANQUEO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA
Hoja: 6/17 de 20 Hoja: 68 de 106 De:
(12) Fecha y Hora de Recepcin: Fecha y hora en que recibe el mensajero las piezas para su despacho. (13) Nombre y Firma del Mensajero: (14) Fecha y Hora de Entrega: (15) Nombre y Firma de Quien Recibe: Nombre completo y firma autogrfica de quien recibe las piezas para su distribucin. Fecha y hora de entrega al destinatario o a la va de despacho de las piezas facturadas. Nombre, sello y/o firma autgrafa de la instancia receptora.
Hoja: 6/18 de 20 69 de 106
FACTURA DE CORRESPONDENCIA POR VALIJA
UNIDAD DESTINATARIA DOMICILIO ENTIDAD (3)
(1) (2) FECHA
No. FACTURA No. REMISIN (6) DA
(4) (5)
MES
AO
No. PIEZA
No. REG. DOCUMENTO
FECHA DEL DOCUMENTO
UNIDAD REMITENTE
ANEXOS
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
PIEZAS FACTURADAS
NMERO DE GUA
(13)
(14) NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DE ENVI POR VALIJA CERRADA FECHA DA (15) MES AO
(16) NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE RECEPTOR DE LA VALIJA CERRADA FECHA DA (17) MES AO UUC-4
Hoja: 6/19 de 20 Hoja: 70 de 106 De:
FACTURA DE CORRESPONDENCIA POR VALIJA Objetivo: Asegurar el despacho oportuno, completo y controlado de la correspondencia dirigida por las escuelas, centros y unidades forneas del Instituto a las Oficinas Centrales y viceversa. UCC-4 Unidades responsables forneas y el Departamento de Archivo y Correspondencia del Instituto Politcnico Nacional. Las piezas de correspondencia de salida interior fornea. Tres: original y dos copias. 21.5X28 centmetros. Denominacin oficial de la unidad responsable a que se remite la valija o, en su caso, del Departamento de Archivo y Correspondencia de la Direccin Administrativa del Instituto. Domicilio exacto de la unidad destinataria. Entidad Federativa a la que se remite la valija. Folio de la factura, segn numeracin sucesiva para el Instituto, que se iniciar con el ao. Nmero de remisin en serie exclusiva para la unidad responsable a que se remite la valija, por secuencia que se iniciar con el ao. Fecha en que se elabora la factura. El nmero consecutivo de cada pieza facturada por cada factura. Nmero de folio de salida de cada pieza facturada. Fecha del documento a remitir.
Clave de Control: Elabora:
Fuente de Datos: Nmero de Tantos: Tamao: (1) Unidad Destinataria:
(2) Domicilio: (3) Entidad: (4) Nmero de Factura: (5) Nmero de Remisin:
(6) Fecha: (7) Nmero de Pieza: (8) Nmero de Registro del Documento: (9) Fecha del Documento:
Hoja: 6/20 de 20 Hoja: 71 de 106 De:
(10) Unidad Remitente: (11) Anexos: (12) Piezas Facturadas: (13) Nmero de Gua: (14) Nombre y Firma del Responsable del Envo de Valija Cerrada: (15) Fecha: (16) Nombre y Firma del Responsable Receptor de la Valija Cerrada: (17) Fecha:
Identificacin oficial de la unidad responsable que produjo la pieza. Nmero de anexos, especificando claramente si se trata de valores o sobres cerrados. Total de piezas amparadas por la factura. Nmero de la gua entregada por la lnea transportadora de la valija. Nombre y firma del responsable de entregar la valija a la lnea transportadora.
Fecha en que el responsable recibe la valija para su entrega a la lnea transportadora. Nombre y firma autgrafa del receptor de la valija en la lnea transportadora. Fecha en que la valija es recibida por la lnea transportadora.
PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y TRAMITACIN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Y RECEPCIN DE DOCUMENTACIN CONCENTRADA
OBJETIVO Detectar y transferir sistemticamente la documentacin archivada que deja de tener utilidad inmediata en la atencin de los trmites de la unidad responsable para que el manejo sea ms eficiente y racional. FUNDAMENTO LEGAL Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos. Artculo 47 fraccin IV. Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal. Artculo 20. Cdigo Penal para el Distrito Federal en Materia del Fuero Comn y para toda la Repblica en Materia del Fuero Federal. Artculo 234 fraccin IV. Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nacin, ser la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e histricos de la Administracin Pblica Federal. Artculo 2 fraccin IV. Acuerdo Presidencial sobre Archivos Contables. Manual de Polticas y Normas de los Sistemas Red de Archivos de la Direccin de Desarrollo Archivstico del Archivo General de la Nacin. Manual de Procedimientos de las Unidades Regionales de Correspondencia y Archivos de la Direccin de Desarrollo Archivstico del Archivo General de la Nacin. Instructivo para la Solicitud de Transferencias y Dictamen de Baja Documental del Archivo General de la Nacin. NORMAS DE OPERACIN En las transferencias primarias se deber garantizar que sea documentacin que carezca de utilidad inmediata para los trmites de la unidad responsable; que sea entregada completa y oportunamente y que sea rpida y correctamente organizada, de modo que pueda ser fcilmente localizada y consultada cuando se requiera. La instancia responsable de la captacin y conservacin de la documentacin semiactiva ser el Departamento de Archivo y Correspondencia de la Divisin de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Direccin Administrativa, quin recibir directa y exclusivamente de las unidades responsables del Instituto los documentos cuya utilidad inmediata para las gestiones haya concluido.
Las unidades responsables debern detectar y promover la transferencia inmediata de los materiales susceptibles de ser dados de baja en su propio acervo, de acuerdo con el Catlogo de Disposicin Documental vigente para el Instituto. Toda transferencia de documentacin semiactiva deber ser organizada conforme a la serie documental a que pertenece cada expediente y su ao de tramitacin, asimismo se les colocarn tapas de identificacin donde se asentar: El nmero del legajo dentro de la remesa; La identificacin de la unidad responsable de adscripcin que transfiere; La serie a que corresponden los expedientes por transferir; y El nmero de identificacin del expediente inicial y final del legajo. Las unidades responsables debern de llevar un registro completo y preciso de las transferencias que efecten, para lo cual elaborarn la relacin de transferencia primaria que ir numerada secuencialmente, de acuerdo a la remesa respectiva, en series que iniciarn cada ao y en donde se anotar: El nmero de legajos; La serie a que corresponden los expedientes que contienen; La clave de clasificacin de cada uno de los expedientes; y El periodo que cubre cada uno de los expedientes de los legajos. La documentacin transferida por las unidades responsables deber estar ordenada en cajas de cartn de medidas estndar 50 X 36 X 25 centmetros.
El Departamento de Archivo y Correspondencia de la Divisin de Servicios de Apoyo y
Mantenimiento de la Direccin Administrativa deber revisar y, en su caso, validar la documentacin transferida.

RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y TRAMITACIN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Y RECEPCIN DE DOCUMENTACIN CONCENTRADA DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
Hoja: 7/3 de 9 Hoja: 74 de 106 De: TMPO FORMA Y/O DOCTO. CATLOGO DE DISPOSICIN DOCUMENTAL
REA DE ARCHIVO 1. Revisa los expedientes que integran el acervo de la unidad responsable para identificar los de poca conDE TRMITE DE LA sulta y cuyo plazo mximo de conservacin en arUNIDAD RESPONSA chivo de trmite se haya cumplido, de acuerdo al CaBLE tlogo de Disposicin Documental del Instituto y retira del cuerpo del archivo. 2. Localiza las cdulas correspondientes en el catlogo-inventario y les anota la leyenda baja parcial por ca-ducidad, as como la fecha del retiro y recaba la firma del responsable. Archiva el catlogo inventario. 3. Rene los expedientes dados de baja y los agrupa de acuerdo a la serie documental a que pertenece cada expediente y el ao de tramitacin de cada uno, de tal manera que queden reunidos los expedientes de una misma serie documental, cuyo plazo de conser-vacin en el archivo de concentracin concluir en el mismo ao. 4. Forma legajos con la documentacin, de acuerdo a la secuencia numrica de los expedientes contenidos, por serie documental y ao de tramitacin; y les colo-ca tapas con los datos de identificacin. 5. Elabora en original y dos copias la relacin de transferencia primaria, numera las hojas de la relacin, de acuerdo a la numeracin sucesiva para las transferencias de la unidad responsable y el nmero de remesa. 6. Anota en la relacin el nombre y la firma del responsable de la ordenacin y registro de los expedientes a transferir y recaba la firma de autorizacin del titular de la unidad responsable para la transferencia. 7. Solicita por escrito al Departamento de Archivo y Correspondencia de la Divisin de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Direccin Administrativa se asigne da y hora para la remisin del material, y ane-xa copia de la relacin de los expedientes por trans-ferir.
CATLOGO-INVENTARIO
TAPAS DE IDENTIFICACIN
RELACIN DE TRANS FERENCIA PRIMARIA (FORMATO UAC-1)
OFICIO

RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y TRAMITACIN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Y RECEPCIN DE DOCUMENTACIN CONCENTRADA DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
Hoja: Hoja: 7/4 de 9 De: 75 de 106 TMPO FORMA Y/O DOCTO.
8. Recibe oficio de solicitud y copia de la relacin de los DEPTO. DE ARCHIexpedientes por transferir y notifica da y hora para la VO Y CORRESPONtransferencia. DENCIA DE LA DIVISIN DE SERVICIOS DE APOYO Y MANTENIMIENTO REA DE ARCHIVO 9. Recibe notificacin, solicita transporte para el trasDE TRMITE DE LA lado de la documentacin y traslada en la fecha y UNIDAD RESPONSA hora establecida al Archivo General, presenta en el momento de la entrega el original y una copia de la BLE relacin respectiva, debidamente requisitada. DEPTO. DE ARCHI10. Recibe la documentacin y la relacin, coteja la VO Y CORRESPONdocumentacin contra la relacin, integra la copia de DENCIA DE LA UNIla relacin de transferencia en su registro de docuDAD RESPONSABLE mentacin transferida, de acuerdo con el nmero de remesa correspondiente y entrega la copia 2 de la re-lacin como acuse de recibo. REA DE ARCHIVO 11. Recibe la segunda copia de la relacin con el acuse DE TRMITE DE LA de recibo y la integra a su registro de documentacin UNIDAD RESPONSA transferida. BLE REGISTRO DE DOCUMENTACIN TRANSFERIDA
REGISTRO DE DOCUMENTACIN TRANSFERIDA
Hoja 7/5 de 9 76 de 106
DIRECCIN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
INICIO
1 REVISA LOS EXPEDIENTES PARA IDENTIFICAR LOS DE POCA CONSULTA Y CUYO PLAZO DE CONSERVACIN SE HAYA CUMPLIDO EXPEDIENTE
2 LOCALIZA CDULA EN EL CATLOGO-INVENTARIO, ANOTA "BAJA PARCIAL POR CADUCIDAD", FECHA DE RETIRO Y RECABA FIRMA EXPEDIENTE INVENT. CATLOGO 3 RENE EXPEDIENTES DADOS DE BAJA Y AGRUPA POR SERIE Y AO DE TRAMITACIN EXPEDIENTE
4 FORMA LEGAJOS CON LA DOCUMENTACIN POR SERIE DOCUMENTAL Y AO DE TRAMITACIN, Y COLOCA TAPAS DE IDENTIFICACIN EXPEDIENTE
5 ELABORA RELACIN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA, NUMERA LA HOJAS Y ANOTA EL NMERO CONSECUTIVO DE REMESA EXPEDIENTE TRANSF. O RELACIN 1 1111 2
6 ANOTA EN RELACIN EL NOMBRE Y LA FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA ORDENACIN Y RECABA FIRMA DEL TITULAR PARA LA TRANSFERENCIA A EXPEDIENTE TRANSF. O RELACIN 1 1111 2
111
Hoja 7/6 de 9 77 de 106

A
DIRECCIN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
7 ELABORA OFICIO SOLICITANDO SE LE ASIGNE DA Y HORA PARA LA REMISIN DEL MATERIAL Y ANEXA COPIA DE LA RELACIN EXPEDIENTE TRANSF. O RELACIN 1 1111 2 O RELACIN
8 NOTIFICA DA Y HORA PARA QUE SE REALICE LA TRANSFERENCIA
OFICIO
O TRANSF. 1
OFICIO
9 RECIBE NOTIFICACIN, SOLICITA TRANSPORTE Y TRASLADA EN LA FECHA Y HORA ESTABLECIDA Y PRESENTA RELACIN EXPEDIENTE TRANSF. O RELACIN 2 1111 RELACIN
10 COTEJA LA DOCUMENTACIN RECIBIDA CONTRA LA RELACIN, INTEGRA COPIA EN REGISTRO DE DOCUMENTACIN TRANSFERIDA, ENTREGA COPIA DE ACUSE EXPEDIENTE TRANSF. O 2 1111
11 RECIBE LA COPIA 2 DE LA RELACIN CON ACUSE DE RECIBO Y LA ARCHIVA A SU REGISTRO DE DOCUMENTACIN TRANSFERIDA RELACIN TRANSF. 2
FIN
Hoja: 7/7 de 9 78 de 106
RELACIN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

HOJA (2) DE (3) (4) PLAZO DE CONSERVACIN PRECAUCIONAL
No. DE TRANSFERENCIA UNIDAD REMITENTE No. DE LEGAJO SERIE DOCUMENTAL (1) CLAVE DE CLASIFICACIN PERIODO DE TRAMITACIN No. DE REMESA CLAVE TOPOGRFICA
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
FECHA: (11) NOMBRE Y FIRMA UNIDAD RESPONSABLE (12) NOMBRE Y FIRMA DEPTO. DE ARCHIVO Y CORRESP.
(13) UAC-1
RELACIN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Objetivo: Asegurar un control efectivo y ordenado sobre la documentacin semiactiva en transferencia al Archivo General del Instituto, estableciendo a la vez un registro completo y preciso de estos materiales para su conservacin y manejo. UAC-1 Unidades responsables del Instituto Politcnico Nacional. Expedientes liberados por las unidades responsables del Instituto. Tres: original y dos copias. 21X34 centmetros. Nombre de la unidad responsable que transfiere. Nmero de foja que corresponda en el conjunto de la relacin de envo. Nmero general de transferencia, de acuerdo al consecutivo del Instituto, asignado por el Departamento de Archivo y Correspondencia. Nmero local de transferencia, de acuerdo al consecutivo asignado por la unidad responsable. Numeracin sucesiva por legajo de amparado por la relacin de transferencia. documentacin
Clave de Control: Elabora: Fuente de Datos: Nmero de Tantos: Tamao: (1) Unidad Remitente: (2) Hoja__De__: (3) Nmero de Transferencia:
(4) Nmero de Remesa: (5) Nmero de Legajo: (6) Serie Documental:
Identificacin de la serie documental a que corresponden los expedientes agrupados en cada uno de los legajos amparados por la relacin. Clave y nmero de identificacin de cada uno de los expedientes contenidos en los legajos que se transfieren. Ao(s) de tramitacin de cada uno de los expedientes por transferir.
(7) Clave de Clasificacin: (8) Periodo de Tramitacin:
(9) Clave Topogrfica: (10) Plazo de Conservacin Precaucional:
Clave de localizacin de cada legajo dentro del acervo del Archivo General. Periodo estipulado dentro del Catlogo de Disposicin Documental del Instituto para la conservacin precaucional de materiales de la serie a que correspondan los expedientes contenidos en cada legajo. Nombre y firma del responsable de la unidad responsable que transfiere. Nombre y firma del responsable del Departamento de Archivo y Correspondencia. Fecha en que se realiza la operacin entrega-recepcin de la documentacin transferida.
(11) Nombre y Firma: (12) Nombre y Firma: (13) Fecha:
PROCEDIMIENTO: PRSTAMO DE EXPEDIENTES CONCENTRADOS EN EL ARCHIVO GENERAL DEL INSTITUTO
OBJETIVO Prestar y proporcionar los expedientes concentrados en el Archivo General del Instituto, a los usuarios que lo soliciten para contribuir eficazmente al desarrollo de sus actividades. FUNDAMENTO LEGAL Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos. Artculo 47 fraccin IV. Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal. Artculo 20. Cdigo Penal para el Distrito Federal en Materia del Fuero Comn y para toda la Repblica en Materia del Fuero Federal. Artculo 234 fraccin IV. Manual de Polticas y Normas de los Sistemas Red de Archivos de la Direccin de Desarrollo Archivstico del Archivo General de la Nacin. Manual de Procedimientos de las Unidades Regionales de Correspondencia y Archivos de la Direccin de Desarrollo Archivstico del Archivo General de la Nacin. NORMAS DE OPERACIN El Departamento de Archivo y Correspondencia de la Divisin de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Direccin Administrativa deber mantener a disposicin de las unidades responsables los documentos que se encuentran bajo su custodia para que sean consultados en el curso de las gestiones institucionales. El Departamento de Archivo y Correspondencia de la Divisin de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Direccin Administrativa prestar los expedientes nicamente a la unidad responsable que los haya transferido.
La unidad se har responsable junto con el solicitante por la oportuna y completa
devolucin de los materiales recibidos.

El representante designado por la unidad responsable para recoger el expediente en el
Archivo General deber presentar ante ste una identificacin vigente y oficial para su acreditacin, en caso contrario no se le entregar.

RESPONSABLE SOLICITANTE
PROCEDIMIENTO: PRSTAMO DE EXPEDIENTES CONCENTRADOS EN EL ARCHIVO GENERAL DEL INSTITUTO DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 1. Solicita el prstamo de expediente(s) del archivo de la unidad responsable y presenta identificacin oficial vigente. 2. Efecta las certificaciones correspondientes respecto a la identidad del solicitante y sobre la procedencia de la peticin del prstamo de expediente(s) del archivo. Procede el prstamo? 3. No, indica las razones al solicitante de por qu no se le puede prestar el expediente solicitado y devuelve identificacin.
SOLICITANTE REA DE PRSTAMO DE LA UNIDAD RESPONSABLE SOLICITANTE
4. Recibe razones del por qu no le prestaron el expediente y conserva la identificacin presentada. 5. S, entrega vale de prstamo al solicitante para que sea requisitado en original y copia. 6. Recibe el vale de prstamo y lo requisita en original y copia, y lo entrega al rea de prstamo de la unidad responsable. 7. Revisa que tanto el original como la copia del vale de prstamo se encuentre debidamente requisitado y busca el expediente requerido dentro del acervo. Est en el acervo? 8. S, localiza el expediente y lo entrega al solicitante. Ver a partir de la actividad nmero 13 del Procedimiento de Prstamo de Expedientes Activos. 9. No, efecta las investigaciones respecto a su ubicacin en el registro de expedientes en prstamo por si se encuentra prestado y en el catlogo-inventario por si ha sido dado de baja en forma parcial. Baja parcial? 10. No, devuelve debidamente cancelados al solicitante el original y la copia del vale de prstamo, y le brinda la orientacin necesaria para facilitar su acceso al expediente requerido. VALE DE PRSTAMO (FORMATO UDT-1)

RESPONSABLE SOLICITANTE REA DE PRSTAMO DE LA UNIDAD RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO: PRSTAMO DE EXPEDIENTES CONCENTRADOS EN EL ARCHIVO GENERAL DEL INSTITUTO DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 11. Recibe orientacin y original y copia del vale cancelado. 12. S, informa al solicitante sobre este particular y la fecha en que se retir el expediente del archivo local o de trmite, pide se dirija comunicacin oficial con los datos de identificacin y la fecha de retiro del expediente respectivo, para que se gestione al Archivo General el prstamo del material requerido. Cancela vale de prstamo y devuelve al solicitante. 13. Recibe informacin, elabora oficio solicitando el prstamo del expediente, indica los datos de identificacin y la fecha de retiro del expediente y entrega. 14. Recibe oficio y recaba el nmero de transferencia con que qued registrada la remesa, as como el nmero de legajo y el nmero de caja en que qued el expediente requerido, con estos datos elabora oficio dirigido al Archivo General, solicitando el prstamo del material y lo turna con un representante autorizado de la propia unidad responsable para que lo presente personalmente. Conserva copia de oficio para su control.
SOLICITANTE
OFICIO
OFICIO
REPRESENTANTE 15. Recibe oficio, firma de acuse de recibo en copia y DESIGNADO DE LA entrega personalmente el original del oficio. UNIDAD RESPONSA BLE SOLICITANTE ARCHIVO GENERAL DEL IPN 16. Recibe oficio, verifica que el material en cuestin haya sido concentrado por la unidad responsable que lo requiere, entrega vale de prstamo en original y dos copias y archiva oficio. VALE DE PRSTAMO (FORMATO UAC-2)
REPRESENTANTE 17. Recibe vale de prstamo, lo requisita en original y DESIGNADO DE LA dos copias y entrega. UNIDAD RESPONSA BLE SOLICITANTE ARCHIVO GENERAL DEL IPN 18. Recibe el vale de prstamo debidamente requisitado en original y dos copias, localiza el expediente requerido, anota en el vale de prstamo el nmero de fojas de que consta y entrega expediente junto con

RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO: PRSTAMO DE EXPEDIENTES CONCENTRADOS EN EL ARCHIVO GENERAL DEL INSTITUTO DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES las dos copias del vale de prstamo.
19. Recibe expediente y dos copias del vale de prstamo REPRESENTANTE y entrega a la unidad responsable. DESIGNADO DE LA UNIDAD RESPONSA BLE SOLICITANTE REA DE PRSTAMO DE LA UNIDAD RESPONSABLE SOLICITANTE 20. Recibe expediente y copias del vale de prstamo, verifica que est correcto y notifica al solicitante que el material requerido se encuentra a su disposicin para que sea recogido a la brevedad posible. 21. Recibe notificacin, se presenta a recoger el expediente solicitado y presenta identificacin oficial vigente. 22. Realiza certificaciones sobre la identidad de la persona que se presenta a recoger el expediente y sobre su autorizacin para hacerse cargo del material, anota en las dos copias del vale de prstamo la fecha en que el expediente es entregado, 23. Recaba el nombre y firma de la persona que recoge, entrega el expediente junto con una copia del vale de prstamo y pide que tome nota de la fecha de devolucin del expediente. 24. Integra dentro del registro de expedientes en prstamo de la unidad responsable, la copia del vale de prstamo correspondiente y revisa que no existan expedientes no devueltos en la fecha establecida. SOLICITANTE 25. Recibe expediente y copia del vale de prstamo, realiza las consultas necesarias y entrega dentro del pla-zo establecido. 26. Recibe expediente, retira del registro de expedientes en prstamo la copia del vale correspondiente, revisa que el expediente se encuentre completo y en buen estado y cancela las dos copias del vale de prstamo. 27. Anota la fecha en que el material fue devuelto, entrega al solicitante una copia del vale debidamente

RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO: PRSTAMO DE EXPEDIENTES CONCENTRADOS EN EL ARCHIVO GENERAL DEL INSTITUTO DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES cancelada y la otra junto con el expediente al representante designado para su remisin al Archivo General.
SOLICITANTE
28. Recibe la primera copia del vale de prstamo cancelada como constancia de descargo y archiva para cualquier aclaracin.
REPRESENTANTE 29. Recibe la segunda copia del vale de prstamo canDESIGNADO DE LA celada y el expediente y entrega. UNIDAD RESPONSA BLE SOLICITANTE ARCHIVO GENERAL DEL IPN 30. Recibe el expediente junto con la copia del vale de prstamo y procede a retirar del registro de expedien-tes en prstamo el original del vale correspondiente y revisa que el expediente se encuentre completo y en buen estado. 31. Cancela el original del vale de prstamo, anota fecha en que el material fue devuelto, entrega representante de la unidad responsable solicitante original del vale debidamente cancelada y archiva copia y el expediente. la al el la REGISTRO DE EXPEDIENTES EN PRSTAMO
REPRESENTANTE 32. Recibe original cancelado del vale de prstamo DESIGNADO DE LA como factor de descargo, la conserva y se cerciora UNIDAD RESPONSA de la cancelacin de la copia. BLE

SOLICITANTE

UNIDAD RESPONSABLE REA DE PRSTAMO REPRESENTANTE DESIGNADO
Hoja 8/6 de 11 86 de 106

DIRECCIN ADMINISTRATIVA ARCHIVO GENERAL
INICIO
1 SOLICITA PRSTAMO DE EXPEDIENTE Y PRESENTA IDENTIFICACIN OFICIAL VIGENTE IDENTIFICACIN O
2 EFECTA CERTIFICACIONES SOBRE IDENTIDAD Y PROCEDENCIA DE PETICIN DEL PRSTAMO IDENTIFICACIN O
PROCEDE EL PRSTAMO?
4 RECIBE INDICACIONES DE PORQUE NO PROCEDI EL PRSTAMO Y CONSERVA SU IDENTIFICACIN IDENTIFICACIN O
NO
INDICA MOTIVOS POR LOS QUE NO PROCEDE EL PRSTAMO Y ENTREGA IDENTIFICACIN IDENTIFICACIN O
6 RECIBE EL VALE DE PRSTAMO, LO REQUISITA EN ORIGINAL Y COPIA Y ENTREGA VALE PRSTAMO 1 O
5 ENTREGA EL VALE DE PRSTAMO PARA QUE SEA REQUISITADO EN ORIGINAL Y COPIA VALE PRSTAMO 1 O
7 REVISA QUE EL VALE DE PRSTAMO EST DEBIDAMENTE REQUISITADO Y BUSCA EL EXPEDIENTE SOLICITADO VALE PRSTAMO 1 O
EST EN EL ACERVO?
NO

SOLICITANTE

UNIDAD RESPONSABLE REA DE PRSTAMO REPRESENTANTE DESIGNADO
Hoja 8/7 de 11 87 de 106

LOCALIZA EL EXPEDIENTE Y LO ENTREGA AL SOLICITANTE
VALE PRSTAMO 1
ACTI VIDAD 13 DEL PROC. 5/1
9 EFECTA LAS INVESTIGACIONES EN EL REGISTRO DE EXPS. EN PRSTAMO Y EN EL CATLOGO INVENTARIO POR SI ES BAJA PARCIAL VALE PRSTAMO 1 O
S BAJA PARCIAL ?
NO 10 CANCELA VALE DE PRSTAMO, LE BRINDA ORIENTACIN Y ENTREGA VALE CANCELADO
11 RECIBE ORIENTACIN PARA ACCEDER AL EXPEDIENTE Y CONSERVA VALE CANCELADO COMO DESCARGO VALE PRSTAMO O 1
VALE PRSTAMO
O 1
X X
X X

SOLICITANTE

UNIDAD RESPONSABLE REA DE PRSTAMO
C A
Hoja 8/8 de 11 88 de 106

REPRESENTANTE DESIGNADO
13
12
RECIBE VALE CANCELADO, ELABORA OFICIO SOLICITANDO EXPEDIENTE CON DATOS DE IDENTIFICACIN, FECHA DE RETIRO Y ENTREGA VALE PRSTAMO O 1 O
INFORMA AL SOLICITANTE SOBRE EL PARTICULAR E INDICA LA FECHA DE RETIRO DEL EXP. Y QUE SE DIRIJA ESCRITO CON DATOS DE IDENTIFICACIN VALE PRSTAMO O 1
X
OFICIO
X X
14
15
16
RECABA NMERO DE REMESA, LEGAJO Y CAJA DONDE QUEDO EL EXPEDIENTE, ELABORA OFICIO Y ENTREGA OFICIO 1 O O
RECIBE OFICIO, FIRMA DE RECIBIDO EN COPIA Y ENTREGA PERSONALMENTE OFICIO O
RECIBE OFICIO, REVISA QUE EL MATERIAL EST CONCENTRADO Y ENTREGA VALE DE PRSTAMO OFICIO O
OFICIO
VALE PRS.
17
0 1 2
21
20
RECIBE NOTIFICACIN Y SE PRESENTA CON IDENTIFICACIN VIGENTE
REVISA QUE EL EXPEDIENTE EST CORRECTO Y NOTIFICA AL SOLICITANTE PARA QUE PASE A RECOGERLO O VALE PRSTAMO 2 1
RECIBE VALE DE PRSTAMO, LO REQUISITA EN ORIGINAL Y 2 COPIAS Y ENTREGA VALE PRSTAMO O 1 2 RECIBE VALE DE PRSTAMO, LOCALIZA EL EXPEDIENTE, ANOTA NMERO DE FOJAS DE STE Y ENTREGA VALE PRSTAMO
18
IDENTIFICACIN
O 1 2
EXPEDIENTE
22
CERTIFICA IDENTIDAD Y AUTORIZACIN, Y ANOTA EN EL VALE LA FECHA EN QUE SE ENTREGA EL EXPEDIENTE VALE PRSTAMO 2 VALE PRSTAMO EXPEDIENTE 2
25 23
EXPEDIENTE
19
RECIBE EL EXPEDIENTE SOLICITADO, COPIAS DEL VALE Y ENTREGA
RECIBE EXPEDIENTE Y COPIA DEL VALE, REALIZA CONSULTA Y ENTREGA EN LA FECHA ESTABLECIDA VALE PRSTAMO 1
RECABA NOMBRE Y FORMA DE LA PERSONA QUE RECOGE EL EXPEDIENTE, INDICA FECHA DE DEVOLUCIN Y ENTREGA VALE PRSTAMO 2 1
EXPEDIENTE
EXPEDIENTE EXPEDIENTE E D

SOLICITANTE

UNIDAD RESPONSABLE REA DE PRSTAMO
D A
Hoja 8/9 de 11 89 de 106

REPRESENTANTE DESIGNADO
24
INTEGRA COPIA DEL VALE EN EL REGISTRO DE EXPEDIENTES EN PRSTAMO Y REVISA QUE NO HAYA PENDIENTES VALE PRSTAMO 2
26
RETIRA COPIA DEL VALE DEL REGISTRO DE EXPEDIENTES EN PRSTAMO Y CANCELA LAS COPIAS DEL VALE VALE PRSTAMO 1 2
X X
EXPEDIENTE 28 RECIBE COPIA CANCELADA DEL VALE COMO CONSTANCIA DE DESCARGO Y ARCHIVA VALE PRSTAMO 1
27 ANOTA LA FECHA DE DEVOLUCIN, ENTREGA COPIA DEL VALE CANCELADA Y EXPEDIENTE Y OTRA COPIA A REPRESENTANTE VALE PRSTAMO 1 2
29 RECIBE EXPEDIENTE Y LA COPIA 2 DEL VALE CANCELADA Y ENTREGA
3O RETIRA DEL REGISTRO DE EXPEDIENTES EN PRSTAMO EL ORIGINAL DEL VALE Y REVISA QUE EL EXPEDIENTE EST EN BUEN ESTADO
VALE PRSTAMO
VALE PRSTAMO
O 2
X X
EXPEDIENTE
X
EXPEDIENTE
X
EXPEDIENTE
31 32 RECIBE ORIGINAL DEL VALE CANCELADO Y CONSERVA COMO FACTOR DE DESCARGO VALE PRSTAMO O CANCELA EL ORIGINAL DEL VALE, ANOTA LA FECHA DE DEVOLUCIN Y ENTREGA. ARCHIVA COPIA Y EXPEDIENTE VALE PRSTAMO O
X X
EXPEDIENTE
FIN
Hoja: 8/10 de 11 90 de 106
VALE DE PRSTAMO
(1) REA SOLICITANTE VALE AL ARCHIVO POR EL EXPEDIENTE: (2) (3) (ASUNTO DE QUE TRATA)
(4) (CLAVE Y NMERO DE EXPEDIENTE) DA MES (6) AO DA
FOJAS
(5)
MES
(7)
AO
FECHA DE SOLICITUD
FECHA DE DEVOLUCIN
(8) FIRMA DE AUTORIZACIN
(9) NOMBRE Y FIRMA DEL EMPLEADO QUE RECIBE
UDT-1
Hoja: 8/11 de 11 Hoja: 91 de 106 De:
VALE DE PRSTAMO Objetivo: Asegurar que los expedientes activos y que fueron prestados, sean devueltos completos y en forma oportuna al archivo de trmite de la unidad responsable para evitar prdidas y sustracciones de la documentacin que los integra. UDT-1 Las unidades responsables del Instituto Politcnico Nacional. Expedientes activos de las unidades responsables. Dos, original y copia. 11X18 centmetros. Identificacin oficial del rea de la unidad responsable o de la dependencia solicitante. Identificacin oficial del rea responsable a que se solicita el expediente en prstamo. Identificacin del asunto de que trate el expediente solicitado. Clave de clasificacin y nmero de identificacin del expediente solicitado. Total de hojas que integran el expediente solicitado. Da, mes y ao en que se entrega el expediente al solicitante del prstamo. Da, mes y ao mxima en que deber ser devuelto el expediente por el solicitante del prstamo. Firma del funcionario de la unidad responsable solicitante que se encuentre registrado para autorizar el prstamo de expedientes. Nombre y firma del empleado que fsicamente recibe el expe diente bajo su responsabilidad.
Clave de Control: Elabora: Fuente de Datos: Nmero de Tantos: Tamao: (1) rea Solicitante: (2) Vale al Archivo: (3) Por el Expediente: (4) Clave y Nmero de Expediente: (5) Fojas: (6) Fecha de Solicitud: (7) Fecha de Devolucin: (8) Firma de Autorizacin:
(9) Nombre y Firma del Empleado que Recibe:
PROCEDIMIENTO: CANCELACIN DE DOCUMENTACIN SEMIACTIVA
OBJETIVO Retirar oportunamente los materiales documentales de las unidades responsables, cuya utilidad primaria haya prescrito y que carecen de la importancia que justifique su ulterior conservacin para asegurar la preservacin de aquellos con valor permanente. FUNDAMENTO LEGAL Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos. Artculo 47 fraccin IV. Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal. Artculo 20. Cdigo Penal para el Distrito Federal en Materia del Fuero Comn y para toda la Repblica en Materia del Fuero Federal. Artculo 234 fraccin IV. Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nacin, ser la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e histricos de la Administracin Pblica Federal. Artculo 2 fraccin IV. Acuerdo Presidencial sobre Archivos Contables. Manual de Polticas y Normas de los Sistemas Red de Archivos de la Direccin de Desarrollo Archivstico del Archivo General de la Nacin. Manual de Procedimientos de las Unidades Regionales de Correspondencia y Archivos de la Direccin de Desarrollo Archivstico del Archivo General de la Nacin. Instructivo para la Solicitud de Transferencias y Dictamen de Baja Documental del Archivo General de la Nacin. NORMAS DE OPERACIN El Departamento de Archivo y Correspondencia de la Divisin de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Direccin Administrativa deber efectuar la seleccin final de los documentos que le hayan sido transferidos y cuyo plazo de conservacin precaucional haya concluido, en el entendido de que ninguna otra instancia tendr facultades para dictaminar acerca del destino final de la documentacin caduca, o para promover la transferencia o baja de la misma. El Departamento de Archivo y Correspondencia de la de la Divisin de Servicios de Apoyo y Mantenimiento Direccin Administrativa registrar en un calendario de caducidades todos los legajos que le sean transferidos por las unidades responsables, a efecto de detectar y retirar oportunamente la documentacin caduca que conserve.
Los plazos de conservacin y las modalidades de depuracin de la documentacin de las unidades responsables se debern aplicar conforme al Catlogo de Disposiciones Documentales del Instituto. Antes de proceder a la depuracin de la documentacin inactiva que conserva el Departamento de Archivo y Correspondencia de la Divisin de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Direccin Administrativa, recabar la aprobacin de la unidad responsable que haya transferido los materiales en cuestin para garantizar la prescripcin efectiva de los valores primarios de tales documentos.
Cuando no se conceda prrroga para la conservacin de la documentacin transferida, la
unidad responsable proceder a la cancelacin y baja definitiva de las cdulas de referencia de los materiales depurados y conservar las cdulas de inventario como registro local permanente.

RESPONSABLE
Hoja: 9/3 de 6 Hoja: 94 de 106 De: TMPO FORMA Y/O DOCTO. OFICIO
ARCHIVO GENERAL 1. Elabora oficio notificando a la unidad responsable el DEL IPN vencimiento de documentacin concentrada en el Archivo General del Instituto. Archiva copia del oficio con acuse de recibo. UNIDAD RESPONSA 2. Recibe oficio del Archivo General del IPN relativo al BLE vencimiento de documentacin concentrada en ste, revisa y solicita opinin al rea tramitadora respecto a si se solicita extensin para el proceso de depuracin. REA TRAMITADO- 3. Emite opinin con apego al Catlogo de Disposicin RA DE LA UNIDAD Documental y a la utilidad de la documentacin por RESPONSABLE depurar. UNIDAD RESPONSA 4. Recibe opinin y determina si se destruye. BLE Se destruye? 5. S, localiza en el registro de documentacin transferida la relacin de la transferencia correspondiente al material que ser depurado y coteja los legajos y las claves identificadoras de los expedientes por depurar. 6. Retira de los catlogos de la unidad responsable las cdulas de referencia de los expedientes en cuestin y las empaqueta para baja definitiva. 7. Elabora oficio para comunicar que procede la depuracin del material correspondiente, entrega, recaba acuse de recibo en la copia y archiva. ARCHIVO GENERAL 8. Recibe oficio y realiza la depuracin de la documenDEL IPN tacin correspondiente. UNIDAD RESPONSA 9. No, Elabora oficio para solicitar no se lleve a cabo el BLE proceso de depuracin correspondiente, en donde se explique de manera precisa y detallada las razones que fundamentan tal requerimiento, as como el plazo de conservacin adicional propuesto, turna, recaba acuse en copia del oficio y archiva. ARCHIVO GENERAL 10. Recibe oficio, revisa justificacin y determina si DEL IPN procede la extensin del plazo de conservacin.
REGISTRO DE DOCUMENTACIN TRANSFERIDA
CDULAS DE REFERENCIA OFICIO
OFICIO

RESPONSABLE
Hoja: 9/4 de: 6 Hoja: 95 de 106 De: TMPO FORMA Y/O DOCTO.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES Se concede plazo de extensin?
ARCHIVO GENERAL 11. S, elabora oficio notificando la extensin del plazo DEL IPN de conservacin de la documentacin, en donde se seale el plazo durante el cual ser conservada, turna, recaba acuse de recibo en copia y archiva. UNIDAD RESPONSA 12. Recibe oficio, establece en las cdulas corresponBLE dientes el nuevo plazo de conservacin de la documentacin con tinta roja y archiva oficio. ARCHIVO GENERAL 13. No, elabora oficio en el cual notifica a la unidad DEL IPN responsable que no existe motivo justificado para solicitar la extensin del plazo, turna, recaba acuse de recibo en copia y archiva. UNIDAD RESPONSA 14. Recibe oficio con notificacin de que no procede la BLE extensin del plazo, localiza en el registro de documentacin transferida la relacin de la transferencia correspondiente al material que ser depurado y coteja los legajos y las claves identificadoras de los expedientes por depurar. 15. Retira de los catlogos de la unidad responsable las cdulas de referencia de los expedientes en cuestin y las empaqueta para baja definitiva. . 16. Elabora oficio para gestionar la baja definitiva de este material, como de desecho, entrega, recaba acuse de recibo en copia y archiva. ARCHIVO GENERAL 17. Recibe oficio y realiza la depuracin de la documenDEL IPN tacin correspondiente.
OFICIO
OFICIO
OFICIO
Hoja 9/5 de 6 96 de 106
UNIDAD RESPONSABLE ARCHIVO GENERAL DEL IPN UNIDAD RESPONSABLE REA TRAMITADORA
INICIO
1 ELABORA OFICIO NOTIFICANDO VENCIMIENTO DE DOCUMENTACIN CONCENTRADA OFICIO O 1
2 RECIBE OFICIO, REVISA Y SOLICITA OPININ RESPECTO A SI SE SOLICITA EXTENSIN PARA EL PROCESO DE DEPURACIN OFICIO O
3 EMITE OPININ CON APEGO AL CATLOGO DE DISPOSICIN DOCUMENTAL Y A LA UTILIDAD DE LA DOCUMENTACIN OFICIO O
4 RECIBE OPININ Y DETERMINA SI SE DESTRUYE
OFICIO
NO
SE DESTRUYE?
A S 5
LOCALIZA EN EL REGISTRO DE DOCUMENTACIN TRANSFERIDA LA RELACIN DE TRANSFERENCIA Y COTEJA DATOS OFICIO OFICIO RELACIN O O
6 RETIRA DE LOS CATLOGOS LAS CDULAS DE REFERENCIA DE LOS EXPE- DIENTES Y LAS EMPAQUETA PARA BAJA DEFINITIVA CDULAS
7 8 RECIBE OFICIO Y REALIZA LA DEPURACIN DE LA DOCUMENTACIN CORRESPONDIENTE OFICIO O ELABORA OFICIO DONDE COMUNICA QUE PROCEDE LA DEPURACIN, ENTREGA Y RECABA ACUSE DE RECIBO Y LO ARCHIVA OFICIO O 1
FIN
Hoja 9/6 de 6 97 de 106
UNIDAD RESPONSABLE ARCHIVO GENERAL DEL IPN UNIDAD RESPONSABLE REA TRAMITADORA
10 RECIBE OFICIO, ANALIZA JUSTIFICACIN Y DETERMINA SI PROCEDE LA EXTENSIN DEL PLAZO OFICIO O
9 ELABORA OFICIO DONDE JUSTIFICA QUE NO SE REALICE LA DEPURACIN, TURNA Y RECABA ACUSE OFICIO O 1
NO CONCEDE PLAZO DE EXTENSIN?
11
12 ESTABLECE EN LAS CDULAS CORRESPONDIENTES EL NUEVO PLAZO DE CONSERVACIN Y ARCHIVA OFICIO
ELABORA OFICIO NOTIFICANDO EL PLAZO DE CONSERVACIN, TURNA Y RECABA ACUSE OFICIO O 1
OFICIO OFICIO CDULA
13 ELABORA OFICIO NOTIFICANDO NEGATIVA DE EXTENSIN DE PLAZO, TURNA Y RECABA ACUSE OFICIO O 1
14 LOCALIZA LA RELACIN DE TRANSFERENCIA CORRESPONDIENTE AL MATERIAL POR DEPURAR Y COTEJA DATOS OFICIO OFICIO RELACIN O O
15 RETIRA LAS CDULAS DE REFERENCIA DE LOS CATLOGOS Y EMPAQUETA PARA BAJA DEFINITIVA CDULAS
17 RECIBE OFICIO Y REALIZA LA DEPURACIN DE LA DOCUMENTACIN CORRESPONDIENTE OFICIO O
16 ELABORA OFICIO DONDE COMUNICA QUE PROCEDE LA DEPURACIN, ENTREGA Y RECABA ACUSE DE RECIBO EN COPIA OFICIO O 1
FIN
INSTITUTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LA POLITCNICO CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO EN LAS UNIDADES NACIONAL RESPONSABLES DEL IPN
IV.
GLOSARIO DE TRMINOS
Abreviatura.- Representacin de una palabra por medio de una o varias de sus letras. En clasificacin, una abreviatura se tiene en cuenta como si estuviera escrita la palabra completa. Acervo.- Conjunto de documentos. Acuerdo.- Resolucin tomada por varios funcionarios sobre un asunto en particular. Alfabetizar.- Ordenar en secuencia de acuerdo con las letras del alfabeto. Almacenar.- Colocar documentos en un archivo o gabinete. Anlisis de Formas.- Estudia la necesidad de un formulario, la informacin estadstica que debe contener, en qu orden y el diseo. Archivadores.- Muebles para guardar documentos: gabinetes, estantes abiertos, cajas o cualquier otro tipo de mueble destinado para este fin. Archivar.- Procedimiento para conservar los documentos en orden lgico al clasificarlos y ordenarlos, de tal manera que puedan ser localizados fcilmente cuando se requieran. Archivero.- Mueble destinado a contener los expedientes (archivero vertical, lateral, estante, gaveta, etctera). Archivista.- Persona con amplios conocimientos en la materia y cultura en general. Archivo Activo.- Gabinete de archivo reservado para documentos que se utilizan con frecuencia.
Archivo Alfabtico.- Cualquier sistema en el cual los encabezamientos son nombres de personas, empresas o letras del alfabeto. Archivo de Estantera Abierta.- Mtodo de archivo en el cual se utilizan estantes en vez de gabinetes con gavetas para guardar los documentos. Archivo de Formas.- Archivo utilizado para el almacenamiento de formularios en blanco o ya tramitados. Archivo de Nombres.- Tarjetero que contiene informacin para identificar ciertos nombres. Archivo Departamentalizado.- Archivo en el cual los documentos de un departamento se guardan separados de los otros. Archivo Geogrfico.- Arreglo alfabtico por localidad geogrfica. Archivo Lateral.- Gabinete en el cual los documentos se almacenan perpendicularmente al sitio por donde se abre el archivador. Archivo Numrico.- Archivo de correspondencia o tarjetas por orden numrico. Archivo o Caja de Transferencia.- Empaque que sirve para guardar documentos. Este empaque est hecho generalmente de cartn o materiales metlicos y sirve para guardar documentos de transferencia. Archivo por Asuntos.- Arreglo alfabtico de documentos por nombres de temas o cosas.
Hoja: 100 Hoja: De: 106 De:
Archivo Vertical.- Almacenamiento de documentos sobre su borde. Archivo Visible.- Almacenamiento de tarjetas en equipo especialmente diseado para que la informacin que quede cerca de los bordes se pueda leer fcilmente. Archivonoma.- Materia que estudia los diferentes sistemas de archivo (alfabtico, geogrfico, cronolgico, por asuntos y numrico). Arreglo Alfabtico.- Listas de nombres o temas en secuencia de acuerdo con el alfabeto. El procedimiento se denomina alfabetizar. Arreglo de Tipo Diccionario.- Organizacin de un archivo por asuntos con ttulos que no tienen divisiones o subdivisiones. Arreglo Enciclopdico.- Organizacin de un archivo por asuntos con ttulos principales, divisiones y subdivisiones. Arreglo ndice.- Orden en el cual se consideran las unidades de un nombre para el archivo. Canaletas.- Dobleces a lo largo de la parte delantera de una carpeta que permiten su expansin. Carpeta de Salida o Supletoria.- Carpeta que se emplea para guardar la correspondencia mientras la carpeta original esta fuera. Carpeta de Seguimiento.- Carpeta con fechas a lo largo del borde superior para marcarlas claramente como seal indica-
dora de que se debe tomar una decisin acerca de los documentos contenidos en ella. Carpeta Individual.- Carpeta que contiene solamente correspondencia de un individuo. Carpeta Miscelnea.- Carpeta que contiene documentos de corresponsales o asuntos que no son lo bastante activos como para necesitar carpeta individual. Carpeta.- Recipiente de diferentes materiales y colores que se utiliza para guardar la correspondencia y documentos en los archivadores. Tambin se conoce como folder y file. Catlogo.- Series ordenadas de todas las materias o asuntos que maneja un archivo o bien de las entidades fsicas o morales que intervienen en la tramitacin de ellos. Catlogo Topogrfico.- En los registros se indica el lugar en el cual se conserva el material documental, lo que permite conocer con rapidez y precisin la colocacin que le corresponde. Cdula de Catalogacin.- Registro de cada uno de los expedientes para localizarlos con mayor rapidez y para llevar un control de ellos. Cdula de Extensin.- Se utilizan cuando la superficie de una cdula dedicada al asunto no es suficiente para contenerlo completamente, por lo que se contina en otra que lleve exactamente los mismos elementos pero con la modificacin de contener la parte del asunto que no cupo en la primera cdula.
Cdula de Referencia.- Remiten a las cdulas que correspondan al encabezamiento con que originalmente se abri el expediente. Clasificacin.- Arreglo en grupos de acuerdo con un plan determinado. Designar a un documento la clave que corresponda a los asuntos de la misma especie o de acuerdo al mbito de competencia de las reas dentro del Catlogo de Claves de las Unidades Responsables del Instituto. Codificacin.- Procedimiento de marcar la correspondencia con el encabezamiento bajo el cual debe ser archivada. Comprobante de Requisicin.- Formulario utilizado para solicitar documentos de los archivos. Copia.- Reproduccin exacta de un escrito (fotocopia). Correspondencia.- Comunicacin escrita (carta, oficio, memorndum, circular, telegrama, entre otros), que se enva o se recibe y que no ha sido diseada para ser colocada en una tarjeta o en un formulario. Correspondencia Interior.- Es toda aquella que se recibe y despacha entre las unidades responsables del Instituto. Correspondencia Exterior.- Es toda aquella que se recibe o dirige a entidades ajenas al Instituto. Correspondencia de Salida.- Es la que se origina como producto de un trmite y que se remite a un destinatario.
Corte.- Tamao de la pestaa en la parte posterior de la carpeta, generalmente expresada en una fraccin. Por ejemplo, el corte de un medio significa que la pestaa se extiende hasta la mitad de la parte posterior de la carpeta. Cronolgico.- En secuencia de acuerdo con la fecha. Cuando los documentos se archivan cronolgicamente, el documento que tiene la fecha ms reciente se coloca al frente. Charolas.- Dispositivos que se colocan sobre los escritorios para la correspondencia de entrada y salida. Depuracin.- Accin de retirar los documentos que han perdido su valor admnistrativo, legal contable o fiscal, trmino del ciclo vital del documento. Directo.- Sistema de archivo que permite la localizacin de documentos sin tener que consultar un ndice. Diskette.- dispositivo magntico de almacenamiento, el disco flexible tiene diferentes tamaos (3 y 5 pulgadas). Disposicin.- Destruccin o eliminacin de documentos cuando ya no se necesitan. Distribucin.- Arreglo de documentos en orden despus de que han sido clasificados y codificados para facilitar su almacenamiento. Divisin Poltica.- rea creada por la ley, por ejemplo, un municipio, una ciudad, un condado, un estado, una nacin, etc.
Documento.- Escrito que contiene informacin, se puede archivar en carpetas, rollos de pelcula, transparencias, disco flexible o en el disco duro de la computadora. Toda la informacin que guarda una organizacin en forma de correspondencia, tarjetas, cintas o microfotografas. Elctrico.- Se refiere al funcionamiento de archivadores automticos y a las mquinas procesadoras de datos por medio de corriente elctrica y un mnimo de partes movibles. Eliminacin.- Destruccin de los documentos que ya no se utilizan en una organizacin, se puede realizar en diferentes formas, pero la ms adecuada es por medio de la destructora de documentos. Empleado de Archivo.- Personal cuyo trabajo especializado es inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y almacenar documentos, localizarlos y sacarlos de los archivos cuando los solicitan. Encabezamiento.- Nombre, letra o nmero bajo el cual se archivan los documentos. Entrada.- Informacin que se coloca dentro de un sistema comercial. Equipo.- Gabinetes, muebles y dispositivos miscelneos que se utilizan para manejar y almacenar los documentos. Expediente.- Conjunto de documentos ordenados en una carpeta, la cual tiene la pestaa rotulada.
Expurgo.- Accin de retirar los documentos en copia al carbn o fotostticas repetidas o sin valor. Folio.- Nmero consecutivo que se asigna a cada documento que integra un ex pediente o registro. Formulario para Volver a Cargar.- Com probante que se utiliza para cargar documentos cuando se pasan de una persona a otra sin devolverlos a los archivos. Gabinete.- Muebles con una o ms gavetas para almacenar documentos archivados. Grfica de Flujo.- Diagrama de una operacin en el papel que seala el seguimiento de la operacin desde su comienzo hasta su terminacin, de tal manera que todos los pasos puedan ser fcilmen te visualizados y evaluados. Gua de Salida.- Gua empleada para indicar que una carpeta ha sido sacada de los archivos. Gua de Envo.- Formato que utilizan los servicios de transporte para controlar la remisin de paquetes y documentos. Gua Primaria.- Gua principal para una seccin de documentos archivados. Gua Secundaria.- Gua que subdivide la seccin de un archivo controlado por una gua primaria o principal. Gua.- Es de cartn resistente y tiene una pestaa que siempre va al frente de los expedientes para indicar cmo estn archivados los documentos. Hoja de car-
tn resistente con una pestaa y encabezamiento que se emplea para indicar la seccin deseada en una gaveta de archi vo. Una gua tambin sirve como soporte para los expedientes en la gaveta y puede ser con diferentes posiciones. Inactivo.- Documento que no est sujeto a utilizacin frecuente. Se guardan en equipo menos costoso y en lugares menos accesibles que los documentos activos. Expedientes que no se utilizan con frecuencia y se archivan en gavetas de cartn o se microfilman almacenndose en el archivo muerto. ndice Relativo.- Lista alfabtica de todos los ttulos y subttulos de un archivo por asuntos. Indirecto.- Sistema de archivo que generalmente requiere consultar un ndice antes de poder encontrar los documentos. Iniciales de Autorizacin.- Anotacin que indica que un documento ha recibido la atencin necesaria y est listo para ser archivado. Inspeccin.- Revisin de la correspondencia para buscar la marca de liberacin antes de clasificarla. Legajo.- Una o varias partes en las que se puede dividir un expediente. Manejo de Documentos.- Planeacin. organizacin y control de la creacin, proteccin, utilizacin, almacenamiento y eliminacin de documentos. Mtodos para Cargas.- Procedimiento utilizado para responder por documentos que han sido sacados del archivo.
Microfilm.- Informacin microfilmada que se almacena en rollos de pelcula o transparencias que posteriormente se pueden consultar. Microfotografa.- Fotografa de documentos para reducirlos considerablemente en tamao con el fin de que puedan ser almacenados en pelculas, tarjetas o rollos. Nombre Compuesto.- Nombre de un individuo u organizacin que consta de dos palabras o letras conectadas por un guin. Un apellido con guin se considera como una sola unidad para clasificacin, mientras que las palabras del nombre de una compaa unidas por un guin se consideran como unidades separadas. Nombre de Pila.- Nombre bautismal o primer nombre de un individuo. Nombre Legal.- 1) El nombre completo de una persona. 2) El nombre completo de una mujer soltera. 3) El primero y el segndo nombre de una mujer combinados con el del esposo, o el primer nombre, el apellido de soltera y el apellido del esposo. En algunos pases se utiliza la partcula de para unirlos. Ejemplo: Beatriz Daza de Crdenas. Numrico Decimal.- Sistemas por asuntos utilizado ampliamente en bibliotecas, en el cual los ttulos, divisiones, subdivisiones, etc. se identifican por un nmero, etc. Algunos sistemas numricos dplex utilizan una combinacin de nmeros y letras y otros slo nmeros (por ejemplo: 44-01/142.51; 2a.-4-85-71; 201.1 79; 31-1).
Periodo de Archivo.- Cantidad de tiempo durante el cual permanecen los documentos en el archivo activo. Periodo de Retencin.- Cantidad de tiempo que se guardan los documentos antes de descartarlos. Pestaa.- Parte que se proyecta del cuerpo de una gua o carpeta y sobre la cual aparece el encabezamiento. Saliente de una carpeta o gua, la cual se rotula. Posicin.- Localizacin, contando de izquierda a derecha, de la pestaa de una gua o carpeta. Prefijo de Apellido.- Parte de un apellido que precede al cuerpo de ste. Por ejemplo: De, Del, Du, La, Le, Mac, etc. stos se clasifican como parte del apellido. Preposicin y Conjuncin.- Palabras utilizadas como nexos. Las preposiciones y conjunciones como y, para, en y de del idioma espaol y and, &, for. Referencia Cruzada.- Anotacin en un archivo o en un ndice que seala que el documento buscado est almacenado en otra parte, o archivar el duplicado del documento original en otro sitio donde pueda ser buscado. Se elabora cuando un documento se puede archivar en dos o ms expedientes, por lo que es necesa rio elaborar una referencia cruzada. Referencia.- Dirigir la atencin de un indi viduo hacia una fuente de informacin.
Registro.- Lista de corresponsales y de los nmeros que se les han asignado en un archivo de correspondencia numrica. Rtulo.- Papel engomado que se fija en una pestaa de una gua o carpeta y sobre el cual aparece el encabezamiento. Seguidores.- Soportes movibles que sirven para ensanchar o acortar el espacio til dentro de una gaveta de archivo. Seguimiento.- Sistema de revisin de los documentos prestados para su devolucin al archivo. Sello Fechador.- Anotacin hecha sobre la correspondencia con un reloj fechador o con un sello especial que indica la fecha y a menudo la hora de su recibo. Sigla.- Palabra que se construye con las iniciales o partes de otras palabras. Por ejemplo: ONU Organizacin de las Nacio nes Unidas. Sistema de Archivo.- Arreglo de equipo y suministros que permiten el almacenamiento de documentos de acuerdo con un plan definido. Supervisor.- Persona responsable del funcionamiento y mantenimiento de los archivos en un sistema de archivo. Tarjeta de Archivo.- Cartulina de dimensin pequea que se emplea en archivos verticales y visibles. Tarjetas ndice de Registro.- Tarjeta que se utiliza principalmente como referencia para otra informacin. Por ejemplo: una tarjeta para archivo de direcciones.
Tarjeta de Registro de Datos.- Tarjeta sobre la cual se escribe informacin como parte de las operaciones diarias de una organizacin. Tarjeta de Sustitucin.- Tarjeta que se utiliza para reemplazar documentos saca dos de una carpeta de archivo. Esta tarjeta indica el nombre de la persona a quien se le prestaron los documentos. Ttulo.- Palabra que indica rango, oficio, o privilegio. Un ttulo se considera comunidad de clasificacin solamente cuando se precede a un solo nombre. Por ejemplo: Reyna Isabel. Transferencia.- Extraccin de documentos de los archivos activos para pasarlos a los inactivos. Transferencia Peridica.- La extraccin de documentos a intervalos previamente determinados para pasarlos a los archivos inactivos o de transferencia. Transferencia de un Periodo.- Plan en el cual los archivos activos contienen espacio para los documentos del periodo de archivo actual y del anterior. En el mo mento de transferencia, solamente se sacan los documentos antiguos. Transferencia Perpetua.- Transferencia de documentos de los archivos actuales a los inactivos con base en la actualidad y no en periodos de archivo predeterminados. Ubicar.- Colocar, poner, situar, hallarse, estar, encontrarse. Ulterior.- Subsiguiente, posterior, siguien te, consecutivo, accesorio y ltimo.
ltimo.- Postrero, final, zaguero, posterior, v, ulterior, lejano, actual. Uncir.- Atar, sujetar, amarrar, unir, juntar, aparear, acoplar. nico.- Solo, singular, exclusivo, uno, pu ro, peculiar, caracterstico, escaso. Unidad.- Nmero, cifra, cantidad, uno, comparacin. Entidad, esencia, ser, sujeto. Uniforme.- Parejo, regular, equilibrado, similar, anlogo, liso, llano, regular, fino, montono. Unir.- Mezclar, fusionar, reunir, acercar, juntar, agrupar, ligar, vincular, soldar, atar, ensamblar. Urgente.- Apremiante, necesario, obligatorio, precipitado, rpido, apresurado. Uso.- Empleo, utilizacin, aplicacin, provecho, menester. Vacante.- Desocupado, libre, expedito, disponible, vaco, abierto, abandonado, ausente. Vaco.- Desocupado, libre, descargado, despejado, limpio, evacuado, desagotado, solitario. Ausencia, carencia, falta, en rarecimiento. Vlido.- Legal, legtimo, justo, vigente, efectivo, permitido. Valija.- Maleta, bal, maletn. Valor.- Precio, estimacin, coste, costo, importe, total, cuanta, monto, gasto. Mrito, beneficio, provecho, utilidad, importancia, trascendencia.
Vital.- Trascendental, grave, importante, indispensable, valioso. Volmen.- Masa, espacio, dimensin, bulto, magnitud, mole. Capacidad, cabida, tonelaje. Voluminoso.- Corpulento, abultado, amplio, grande, considerable, vasto. Xerografa.- Reproduccin de materiales en soporte de papel.
Xerogrfica.- Equipo que se utiliza en la reproduccin de materiales en soporte de papel. Yuxtaponer.- Juntar, adosar, arrimar, en frentar, acercar. Zafarse.- Soltarse, liberarse, desembarazarse. .
Este documento se elabor conjuntamente entre la Direccin Administrativa y la Direccin de Planeacin y Organizacin, para cualquier modificacin ser imprescindible que se someta a la consideracin de esta ltima.

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INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

SECRETARA DE ADMINISTRACIN DIRECCIN ADMINISTRATIVA

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Hoja: Hoja: 1 De: 106 De:

INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

Hoja: Hoja: 2 De: 106 De:

INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

Hoja: Hoja: 3 De: 106 De:

INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

Hoja: Hoja: 4 De: 106 De:

INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL OBJETIVO

PROCEDIMIENTO: REVISIN, RECEPCIN, REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

Hoja: 1/1 de 12 Hoja: 5 de 106 De:

INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

PROCEDIMIENTO: REVISIN, RECEPCIN, REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

Hoja: 1/2 de 12 Hoja: 6 de 106 De:

INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

PROCEDIMIENTO: REVISIN, RECEPCIN, REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

Hoja: 1/3 de 12 Hoja: 7 de 106 De:

INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

AUTORIZ _____________________________________ LIC. JORGE HERRERA ESPINOSA DIRECTOR DE PLANEACIN Y ORGANIZACIN

INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

PROCEDIMIENTO: REVISIN, RECEPCIN, REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

Hoja: 1/5 de 12 Hoja: 9 de 106 De: TMPO FORMA Y/O DOCTO.

REA DE CORRESPONDENCIA DE LA UNIDAD RESPONSA BLE

FICHA DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRMITE (FORMATO UCC-1)

AUTORIZ _____________________________________ LIC. JORGE HERRERA ESPINOSA DIRECTOR DE PLANEACIN Y ORGANIZACIN

INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

PROCEDIMIENTO: REVISIN, RECEPCIN, REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

Hoja: 1/6 de 12 Hoja: 10 de 106 De: TMPO FORMA Y/O DOCTO.

AUTORIZ _____________________________________ C.P. HERIBERTO OBESO MONTOYA DIRECTOR ADMINISTRATIVO

AUTORIZ _____________________________________ LIC. JORGE HERRERA ESPINOSA DIRECTOR DE PLANEACIN Y ORGANIZACIN

INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

PROCEDIMIENTO: REVISIN, RECEPCIN, REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

Hoja 1/7 de 12 11 de 106

UNIDAD RESPONSABLE SERVICIO DE TRANSPORTE REA DE CORRESPONDENCIA RESP. REA DECORRESP.

VERIFICA QUE LOS REQUISITOS ESTN DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO

ESTN CORRECTOS LOS REQUISITOS?

CONSULTA AL INTERESADO, REALIZA MODIFICACIONES O, EN SU CASO, DEVUELVE DOCUMENTO O 1

RECIBE COPIA COMO ACUSE DE RECIBO O DOCUMENTO QUE NO CORRESPONDE DOCUMENTO O 1

I IMPRIME EN ORIG. Y COPIA

INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

PROCEDIMIENTO: REVISIN, RECEPCIN, REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

Hoja 1/8 de 12 12 de 106

UNIDAD RESPONSABLE SERVICIO DE TRANSPORTE REA DE CORRESPONDENCIA RESP. REA DECORRESP.

S EST COMPLETA Y CUBRE LOS REQUISITOS?

S ESTN CORRECTOS LOS REQUISITOS?

RECIBE DOCUMENTACIN Y REALIZA LAS CORRECCIONES CORRESPONDIENTES DOCUMENTO O

DEVUELVE AL REMITENTE PARA LAS MODIFICACIONES PERTINENTES

INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

PROCEDIMIENTO: REVISIN, RECEPCIN, REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

Hoja 1/9 de 12 13 de 106

UNIDAD RESPONSABLE SERVICIO DE TRANSPORTE REA DE CORRESPONDENCIA RESP. REA DE CORRESP.

20 22 EFECTA MODIFICACIONES Y ENTREGA

ACTI VIDAD 1 DEL PROC. 2/1

INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

PROCEDIMIENTO: REVISIN, RECEPCIN, REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

Hoja: 1/10 de 12 14 de 106

REGISTRO LOCAL (COPIA 2)

CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRMITE (COPIA 1) REGISTRO GENERAL (ORIGINAL)

FICHAS DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRMITE

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