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POR QUE LA GESTIN POR PROCESOS y

Por que las empresas y/o las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos. La Mayora de las empresas y las organizaciones que han tomado conciencia de esto han reaccionado ante la ineficiencia que representa las organizaciones departamentales, con su nichos de poder y su inercia excesiva ante los cambios, potenciando el concepto del proceso, con un foco comn y trabajando con una visin de objetivo en el cliente.

Vamos hacia una sociedad donde el conocimiento va a jugar un papel de competitivad de primer orden. Y donde desarrollar la destreza del "aprender a aprender" y la Administracin del conocimiento, a travs de la formacin y sobre todo de las experiencias vividas, es una de las variables del xito empresarial. La Administracin del conocimiento se define como un conjunto de procesos por los cuales una empresa u organizacin recoge, analiza, didctiza y comparte su conocimiento entre todos sus miembros con el objetivo de movilizar los recursos intelectuales del colectivo en beneficio de la organizacin, del individuo y de la Sociedad.

La Gestin por Procesos es la forma de gestionar toda la organizacin basndose en los Procesos. En tendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor aadido sobre una ENTRADA para conseguir un resultado, y una SALIDA que a su vez satisfaga los requerimientos del Cliente.

SE HABLA REALMENTE DE PROCESO SI CUMPLE LAS SIGUIENTES CARACTERSTICAS O CONDICIONES Se pueden describir las ENTRADAS y las SALIDAS El Proceso cruza uno o varios limites organizativos funcionales. Una de las caractersticas significativas de los procesos es que son capaces de cruzar verticalmente y horizontalmente la organizacin. Se requiere hablar de metas y fines en vez de acciones y medios. Un proceso responde a la pregunta "QUE", no al "COMO". El proceso tiene que ser fcilmente comprendido por cualquier persona de la organizacin. El nombre asignado a cada proceso debe ser sugerente de los conceptos y actividades incluidos en el mismo.

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2.

CONCEPTOS BSICOS

Otros trminos relacionados con la Gestin por Procesos, y que son necesarios tener en cuenta para facilitar su identificacin, seleccin y definicin posterior son los siguientes: Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida. Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, tcnicas y mtodos. Proceso clave: Son aquellos procesos que inciden de manera significativa en los objetivos estratgicos y son crticos para el xito del negocio.

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Subprocesos: son partes bien definidas en un proceso. Su identificacin puede resultar til para aislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso. Sistema: Estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para implantar una gestin determinada, como por ejemplo la gestin de la calidad, la gestin del medio ambiente o la gestin de la prevencin de riesgos laborales. Normalmente estn basados en una norma de reconocimiento internacional que tiene como finalidad servir de herramienta de gestin en el aseguramiento de los procesos. Procedimiento: forma especifica de llevar a cabo una actividad. En muchos casos los procedimientos se expresan en documentos que contienen el objeto y el campo de aplicacin de una actividad; que debe hacerse y quien debe hacerlo; cuando, donde y como se debe llevar a cabo; que materiales, equipos y documentos deben utilizarse; y

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como debe controlarse y registrarse.

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Actividad: es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un procedimiento para facilitar su gestin. La secuencia ordenada de actividades da como resultado un subproceso o un proceso. Normalmente se desarrolla en un departamento o funcin.

Proyecto: suele ser una serie de actividades encaminadas a la consecucin de un objetivo, con un principio y final claramente definidos. La diferencia fundamental con los procesos y procedimientos estriba en la no repetitividad de los proyectos.

Indicador: es un dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolucin de un proceso o de una actividad.

2.1

Requisitos bsicos de un proceso

Todos los procesos tienen que tener un Responsable designado que asegure su cumplimiento y eficacia continuados. Todos los procesos tienen que ser capaces de satisfacer los ciclos P, D, C, A del grfico adjunto. Todos los procesos tienen que tener indicadores que permitan visualizar de forma grfica la evolucin de los mismos. Tienen que ser planificados en la fase P, tienen que asegurarse su cumplimiento en la fase D, tienen que servir para realizar el seguimiento en la fase C y tiene que utilizarse en la fase A para ajustar y/o establecer objetivos.

Es recomendable planificar y realizar peridicamente (Aproximadamente 3 aos) una reingenieria de los procesos de gestin para alcanzar mejoras espectaculares en determinados parmetros como costes, calidad, servicio y rapidez de respuesta.

Una forma mas moderna y completa de ver estos ciclos de revisin y mejora se encuentra dentro de la filosofa REDER.

Resultado s Enfoque Despliegu e Evaluaci ny Revisin

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2.2

MTODOS PARA LA IDENTIFICACIN DE PROCESOS

Aqu ya entramos en materia. Bsicamente se puede asegurar que existen muchos mtodos para la identificacin de los procesos. Pero a mi entender se pueden englobar en dos grandes grupos:

Mtodo "ESTRUCTURADO": En este apartado estoy englobando todos aquellos sistemas bsicamente
complejos que sirven para la identificacin de los procesos de gestin. Estamos hablando de los sistemas informatizados, ejemplo: idefo y los sistemas mas o menos estructurados. Lo que tienen en comn todos estos sistemas es que los mismos estn diseados por personas expertas. Normalmente su implantacin requiere de algn tipo de asistencia externa.

Ventajas: Son sistemas estructurados que sirven para identificar y documentar un proceso de gestin. Se dan pautas, guas, soportes y hasta plantillas. El caso Idefo esta soportado por todo un sistema informtico ideado "en origen " por militares americanos. Estos sistemas permiten identificar reas de gestin que no se abordan y/o ineficientes. Los procesos y subprocesos relacionados estn perfectamente documentados. Si se consigue mantener actualizada toda la documentacin asociada a los mismos se convierten en herramientas validas para la formacin de los nuevos ingresos. No olvidemos que esto de la gestin del conocimiento es una asignatura pendiente por mucho que se hable de la misma.

Inconvenientes: Los procesos de gestin estn tan documentados que mas parecen "cdices de Amurabi" que herramientas de gestin operativas. He visto documentos que contenan 230 paginas y estamos hablando de un solo proceso. La empresa en cuestin todava tenia que documentar otros 20 procesos mas con el citado mtodo. Me imagino que despus de tres aos seguirn con tan honorable tarea. A esto hay que aadir el trabajo que debe costar su mantenimiento y no digamos el dominio del mismo por parte del personal. Los mtodos informticos requieren menos papel, pero si nos atenemos al mtodo idefo y todos los diagramas-crucigramas que el mismo requiere, se puede asegurar que para entenderlos-interpretarlos se requiere de una persona experta que por un lado conozca la herramienta y por otro lado domine la gestin que supuestamente esta reflejada en dichos grficos. Otro de los problemas asociados a este tipo de sistemas es que normalmente no suelen saber que hacer con los procedimientos existentes y sus sistemas relacionados. Me estoy refiriendo a los procedimientos y a lo Sistemas de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de Riesgos Laborales. De esta forma una empresa se encuentra con un nuevo Sistema de Procesos que no sabe muy bien relacionar con los otros sistemas existentes.

Mtodo "CREATIVO": En este apartado estoy englobando todos aquellos mtodos que las empresas estn
ideando e implantado de forma interna. Normalmente motivadas por las nefastas experiencias y/o por la ineficiencia del mtodo anterior.

Ventajas: El Sistema de Gestin esta mucho mas integrado, ya que tanto el mtodo ideado como todos los soportes relacionados estn creados internamente por miembros de la organizacin. Estos soportes y mtodos se convierten con poco esfuerzo en documentos "entendibles" por el resto del personal. La documentacin se reduce drsticamente. Los procedimientos desaparecen y se "convierten" y/o se incorporan a los procesos relacionados.

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Inconvenientes: Se requiere de personas expertas en todos los campos citados. Es decir alguien que conozca el Sistema de Calidad, Medio Ambiente, Prevencin Riesgos Laborales y Gestin de o por Procesos. Se debe hacer mas nfasis en la formacin de las nuevas incorporaciones ya que buena parte del conocimiento no esta ni en papel ni en soportes informticos. Se tiene que fomentar la formacin de "odo a odo".

2.3 Seleccin del mtodo

Como comprenders la eleccin del mtodo depender del conocimiento que tengan los miembros de la empresa y/o del "estado del arte" en el cual se encuentre la misma. A groso modo y como orientacin puedes ver algunas ideas relacionadas con cada uno de los mtodos expuestos. En caso de dudas lo mejor es escoger el mtodo estructurado y recurrir a una asesora, por supuesto tras sopesar los inconvenientes de la misma. Tambin podra ser una combinacin de ambas.

LA GESTIN DEL CONOCIMIENTO EN LAS ORGANIZACIONES

Alejandro A. Pavez Salazar Departamento de Informtica Universidad Tcnica Federico Santa Mara

Introduccin
Hoy en da, las organizaciones se ven enfrentadas a la imperante necesidad de establecer ventajas competitivas de largo plazo, las cuales puedan adaptarse, en su naturaleza, a los cambios que su entorno de accin les exige. Ello no se ve definido en el nivel actual de exigencias impuestas por el entorno de las organizaciones, debido a que la historia podr dar testimonio de que desde los inicios de los acuerdos llamados organizaciones se ha contado con ese factor de adaptacin. En esta era donde el desarrollo organizacional ha enfrentado esta dinmica, existe un enfoque orientado a disminuir los riesgos a nivel empresa: la gestin del conocimiento. El objetivo de la presente exposicin es ayudar a visualizar el rol del conocimiento en la gestin de empresas, visualizando la agregacin de valor y la componente estratgica del mismo.

El conocimiento en el mbito de la organizacin

En primer lugar, entendamos el conocimiento, a escala individual, como las creencias cognitivas, confirmadas, experimentadas y contextuadas del conocedor sobre el objeto a conocer, las cuales estarn condicionadas por el entorno, y sern potenciadas y sistematizadas por las capacidades de dicho conocedor, las que establecen las bases para la accin objetiva y la generacin de valor. Esta definicin nos permite comprender el rol que juegan las personas dentro del mbito de gestin que est encargado de generar valor a travs del conocimiento. Por otro lado, el conocimiento de valor para las organizaciones es aquel que da apoyo directo a las acciones dirigidas al cumplimiento de sus objetivos fundacionales y su permanencia activa durante su vida activa. Ahora, analizando las relaciones entre cada una de las personas componentes de las organizaciones o grupos de trabajo, sern estas, con sus conocimientos y relaciones, las que establecern las capacidades de cada uno de dichos grupos. Por ello, es imprescindible conocer como se vern fortalecidas dichas capacidades grupales al determinar los niveles de conocimiento, cohesin y confianza existentes en cada una de dichas redes.

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Por lo tanto, el conocimiento existente en la organizacin se puede entender como el conocimiento sinrgico, resultado de las diferentes interacciones desarrolladas a travs de la historia operativa de la organizacin, sobre el cual dicha organizacin desarrollar cada una de sus acciones, orientadas a travs de sus objetivos empresariales y su visin de largo plazo.

La Gestin del conocimiento

La Gestin del conocimiento debe ser entendida como la instancia de gestin mediante el cual se obtiene, despliega o utiliza una variedad de recursos bsicos para apoyar el desarrollo del conocimiento dentro de la organizacin. Es por ello que entender cmo estructurar las iniciativas de Gestin del conocimiento generar una ventaja a la hora de considerar al conocimiento dentro de la estrategia de la organizacin.

Los objetivos de la Gestin del conocimiento

Los objetivos que han dado base a la Gestin del conocimiento son: y Formular una estrategia de alcance organizacional para el desarrollo, adquisicin y aplicacin del conocimiento. y Implantar estrategias orientadas al conocimiento. y Promover la mejora continua de los procesos de negocio, enfatizando la generacin y utilizacin del conocimiento. y Monitorear y evaluar los logros obtenidos mediante la aplicacin del conocimiento. y Reducir los tiempos de ciclos en el desarrollo de nuevos productos, mejoras de los ya existentes y la reduccin del desarrollo de soluciones a los problemas. y Reducir los costos asociados a la repeticin de errores. Para ello es necesario comprender cual es el proceso asociado a la Gestin del conocimiento y cmo este proceso establece las caractersticas de cada proyecto de Gestin del conocimiento.

El proceso de Gestin del conocimiento

El proceso de Gestin del conocimiento debe entenderse como los subprocesos necesarios para el desarrollo de soluciones orientadas a generar las bases del conocimiento de valor para la organizacin. El proceso presentado en la figura 1 representa la cadena de agregacin de valor a cada una de las instancias de conocimiento existentes en la organizacin. Cabe destacar que el proceso de Gestin del conocimiento se centra en el concepto de generacin de valor asociado al negocio, el cual ayudar a descartar las instancias de conocimiento que sean no-relevantes.

Tal como se representa en la figura 1, la Gestin del conocimiento puede ser descrita como el proceso sistemtico de detectar, seleccionar, organizar, filtrar, presentar y usar la informacin por parte de los

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participantes de la organizacin, con el objeto de explotar cooperativamente los recursos de conocimiento basados en el capital intelectual propio de las organizaciones, orientados a potenciar las competencias organizacionales y la generacin de valor, donde: y Detectar: Es el proceso de localizar modelos cognitivos y activos (pensamiento y accin) de valor para la organizacin, el cual radica en las personas. Son ellas, de acuerdo a sus capacidades cognitivas (modelos mentales, visin sistmica, etc.), quienes determinan las nuevas fuentes de conocimiento de accin. y Seleccionar: Es el proceso de evaluacin y eleccin del modelo en torno a un criterio de inters. Los criterios pueden estar basados en criterios organizacionales, comunales o individuales, los cuales estarn divididos en tres grandes grupos: Inters, Prctica y Accin. y Organizar: Es el proceso de almacenar de forma estructurada la representacin explcita del modelo. y Filtrar: Una vez organizada la fuente, puede ser accedida a travs de consultas automatizadas en torno a motores de bsquedas. Las bsquedas se basarn en estructuras de acceso simples y complejas, tales como mapas de conocimientos, portales de conocimiento o agentes inteligentes. y Presentar: Los resultados obtenidos del proceso de filtrado deben ser presentados a personas o mquinas. En caso que sean personas, las interfaces deben estar diseadas para abarcar el amplio rango de comprensin humana. En el caso que la comunicacin se desarrolle entre mquinas, las interfaces deben cumplir todas las condiciones propias de un protocolo o interfaz de comunicacin. y Usar: El uso del conocimiento reside en el acto de aplicarlo al problema objeto de resolver. De acuerdo con esta accin es que es posible evaluar la utilidad de la fuente de conocimiento a travs de una actividad de retroalimentacin. Sobre el proceso descrito anteriormente, es posible desarrollar el concepto de proyecto de Gestin del conocimiento, el cual tiene como objetivo generar las instancias que reflejen de manera prctica cada una de las etapas del proceso.

Proyectos de Gestin del conocimiento

Algunos tipos de proyectos se pueden catalogar dentro de las clases que se detallan a continuacin: y Capturar y reusar conocimiento estructurado: Este tipo de proyectos reconoce que el conocimiento se encuentra embebido en los componentes de salida de una organizacin, tales como diseo de productos, propuestas, reportes, procedimientos de implementacin, cdigo de software, entre otros. y Capturar y compartir lecciones aprendidas desde la prctica: Este tipo de proyectos captura el conocimiento generado por la experiencia, el cual puede ser adaptado por un usuario para su uso en un nuevo contexto. y Identificar fuentes y redes de experiencia: Este tipo de proyectos intenta capturar y desarrollar el conocimiento contenido, permitiendo visualizar y acceder de mejor manera a la experticia, facilitando la conexin entre las personas que poseen el conocimiento y quienes lo necesitan. y Estructurar y mapear las necesidades de conocimiento para mejorar el rendimiento: Este tipo de proyecto pretende apoyar los esfuerzos en el desarrollo de nuevos productos o el rediseo de procesos haciendo explcito el conocimiento necesario para una etapa particular de una iniciativa. y Medir y manejar el valor econmico del conocimiento: Este tipo de proyecto reconoce que los activos tales como patentes, derechos de autor, licencias de software y bases de datos de clientes, crean tanto ingresos y costos para la organizacin, por lo que se orientan a administrarlos ms juiciosamente. y Sintetizar y compartir conocimiento desde fuentes externas: Este tipo de proyectos intentan aprovechas las fuentes de informacin y conocimiento externas, proveyendo un contexto para el gran volumen disponible (Universidades).

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Es importante destacar que los distintos proyectos descritos anteriormente concuerdan en una visin objetiva de negocios: la agregacin de valor en torno a las necesidades de la organizacin.

Conclusiones
La Gestin del conocimiento se presenta a las organizaciones modernas como una instancia de Gestin orientada a sacar valor de una fuente de competencias que siempre se ha tenido y, hasta hoy, no ha sido considerada como tal: el conocimiento. Tal como asegura Lew Platt, Director de Laboratorio de Hewlett Packard, " Si slo HP supiera lo que HP sabe seramos tres veces ms productivos", reflejan la importancia de gestionar el conocimiento dentro de la organizacin. Por otro lado, conocer el proceso involucrado ayuda a visualizar las acciones orientadas a concretar cada uno de los objetivos de la Gestin del conocimiento. Lamentablemente muchas instancias de Gestin del conocimiento inician sus esfuerzos en generar mapas y estructuras sin considerar como el proceso condiciona dichos esfuerzos. Ello se ve reforzado a la hora de establecer que tipo de proyecto es necesario para cumplir con los objetivos y metas que son esperados que cumpla la Gestin del conocimiento.
Las empresas crecen y evolucionan y conjuntamente con ello requieren poder ofrecer mayores servicios a sus clientes; de este modo, acompaando ese crecimiento, una pgina web se convierte en un portal donde los clientes pueden hacer consultas en lnea, dejar opiniones, encuentran noticias, contar con bases de conocimiento para satisfacer instantneamente sus preguntas ms frecuentes y muchos servicios ms. Concientes de este cambio, en Tesis OyS creamos nuestra factora de desarrollo de portales, utilizando las herramientas de desarrollo ms dctiles y poderosas del mercado para estos fines. Drupal y Joomla. As nuestros desarrollos son ms rpidos y confiables a la vez que econmicos por no tener costo de licenciamiento en las herramientas de desarrollo. Drupal Drupal es un paquete de software libre que permite a un individuo o una comunidad de usuarios publicar fcilmente, gestionar y organizar una amplia variedad de contenido en un sitio web. Decenas de miles de personas y organizaciones estn utilizando Drupal para poder mejorar decenas de diferentes sitios Web, incluyendo Comunidades Web, sitios de discusin, sitios web corporativos,aplicaciones de Intranet, sitios web personales o blogs, sitios de Aficionado, aplicaciones de comercio electrnico, directorios de recursos, sitios de redes sociales y muchos rubros ms.

Desarrollo y mantenimiento de Aplicaciones

Se utiliza UP y Casos de Uso como base metodolgica para el desarrollo de proyectos. En los casos que el cliente maneje otro marco metodolgico, la empresa se adapta a ello. Se manejan diferentes alternativas en cuanto a la administracin de proyectos pudiendo ser llave en mano, SW Factory o alternativas intermedias. Lenguajes y herramientas Oracle Lenguajes y herramientas Microsoft Java/J2EE Generacin y administracin de sitios con Drupal

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sarrollo de Portales