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TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO Secretaria-Geral de Controle Externo Secretaria-Adjunta de Fiscalizao

TCNICAS DE APRESENTAO DE DADOS

ADFIS/SEGECEX 2001

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TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO

Negcio Controle externo da administrao pblica e da gesto dos recursos pblicos federais. Misso Assegurar a efetiva e regular gesto dos recursos pblicos, em benefcio da sociedade. Viso Ser instituio de excelncia no controle e contribuir para o aperfeioamento da administrao pblica.

MINISTROS Humberto Guimares Souto, Presidente Antonio Valmir Campelo Bezerra, Vice-Presidente Marcos Vinicios Rodrigues Vilaa Iram de Almeida Saraiva Adylson Motta Walton Alencar Rodrigues Guilherme Gracindo Soares Palmeira Ubiratan Diniz Aguiar

MINISTROS-SUBSTITUTOS Jos Antonio Barreto de Macedo Lincoln Magalhes da Rocha Benjamin Zymler

MINISTRIO PBLICO Lucas Rocha Furtado, Procurador-Geral Jair Batista da Cunha, Subprocurador-Geral Paulo Soares Bugarin, Subprocurador-Geral Ubaldo Alves Caldas, Subprocurador-Geral Maria Alzira Ferreira, Procuradora Marinus Eduardo Vries Marsico, Procurador Cristina Machado da Costa e Silva, Procuradora

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Braslia, junho de 2001.

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Tribunal de Contas da Unio Internet: http://www.tcu.gov.br SAFS Q. 04 Lt. 01 70.042-900 Braslia (DF)

Secretrio-Geral de Controle Externo:

Luciano Carlos Batista

Secretrio-Adjunto de Fiscalizao:

Cludio Souza Castello Branco

Analistas de Finanas e Controle Externo - rea de Controle Externo:

Carlos Alexandre Amorim Rocha Carmen Pereira Rgo Meireles Glria Maria Merola da Costa Bastos

657.63 B823t

Brasil. Tribunal de Contas da Unio. Tcnicas de apresentao de dados / Tribunal de Contas da Unio. -Braslia : TCU, Secretaria-Adjunta de Fiscalizao, 2001. 90 p.

1. Auditoria I. Ttulo.
Ficha Catalogrfica elaborada pela Diviso de Documentao do TCU.

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APRESENTAO

Este documento integra o Projeto de Cooperao Tcnica TCU Reino Unido. Ele discorre sobre as modernas tcnicas de apresentao de dados em relatrios de auditoria, complementando as orientaes constantes do Manual de Auditoria de Natureza Operacional desta Corte. O amplo alcance das tcnicas tratadas neste documento deve ser evidente para todos que elaboram ou apenas lem relatrios gerenciais e tcnicos entre os quais os relatrios de auditoria ocupam uma posio destacada em funo do rigor e da clareza exigidos de textos desse tipo. Convm lembrar que uma boa parte do tempo demandado pelos trabalhos de auditoria dedicado elaborao do relatrio, por meio do qual os achados e concluses da equipe so comunicados s partes interessadas: dirigentes e autoridades do Tribunal, bem como, em muitas situaes, gestores e tcnicos dos rgos e programas auditados, autoridades dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio, e a opinio pblica em geral. Portanto, a prpria percepo que a sociedade brasileira tem da efetividade da atuao do TCU depende, em boa medida, da qualidade dos seus relatrios de auditoria qualidade essa que deve observar tanto os tradicionais aspectos tcnicos, como aspectos de natureza esttica. As tcnicas ora tratadas proporcionam uma orientao geral sobre como os dados devem ser apresentados nos relatrios de auditoria o que deve ser levado em considerao na elaborao de caixas-de-texto, diagramas, fotografias, grficos, mapas e tabelas. No intuito de aproximar-se tanto quanto possvel do cotidiano das equipes de auditoria, este documento inclui, a ttulo de exemplo, ilustraes extradas de relatrios e normativos desta Corte. Naturalmente, de suma importncia a apresentao de crticas e sugestes por todos que utilizarem este documento, pois somente isso permitir o seu aperfeioamento. O item Folha de Sugestes, includo no final da presente brochura, explica como e a quem enviar quaisquer comentrios. Finalmente, na condio de Secretrio-Geral de Controle Externo, parabenizo os dirigentes e servidores cujo esforo resultou na materializao do presente trabalho.

Luciano Carlos Batista Secretrio-Geral de Controle Externo

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SUMRIO
Pgina INTRODUO.....................................................................................................................7 1. PRINCPIOS BSICOS ...................................................................................................9 1.1. Os Leitores em Primeiro Lugar.................................................................................9 1.1.1. O Ponto de Vista do Leitor ...........................................................................10 1.1.2. Planejamento Prvio das Ilustraes ...........................................................10 1.1.3. O Critrio O que os Leitores Precisam Saber............................................10 1.1.4. Criatividade ..................................................................................................11 1.1.5. Pertinncia ...................................................................................................11 1.2. Controle de Qualidade Total ..................................................................................11 2. TABELAS E DADOS.....................................................................................................15 2.1. Usando Tabelas .....................................................................................................15 2.2. Projetando Tabelas ................................................................................................16 2.2.1. Tamanho ......................................................................................................16 2.2.2. Tipo ..............................................................................................................17 2.2.3. Linhas e Colunas..........................................................................................18 2.2.4. Nmeros Usados nas Clulas das Tabelas .................................................18 2.3. Compreendendo e Comunicando Dados por Meio de Tabelas..............................20 3. GRFICOS ....................................................................................................................25 3.1. Usando Grficos.....................................................................................................25 3.2. Projetando Grficos ................................................................................................27 3.2.1. Tamanho, Forma e Escala ...........................................................................27 3.2.2. Rtulos .........................................................................................................28 3.2.3. Notas Explicativas e de Rodap...................................................................28 3.2.4. Linhas de Grade e Marcas de intervalo .......................................................29 3.2.5. Cores ............................................................................................................29 3.2.6. Grficos Bi e Tridimensionais.......................................................................31 3.2.7. Ilustraes de Fundo....................................................................................32 3.2.8. Nmeros, Textos e Smbolos .......................................................................33 3.2.9. Informaes Estatsticas ..............................................................................33 4. DIAGRAMAS, MAPAS, FOTOGRAFIAS E CAIXAS-DE-TEXTO..................................37 4.1. Diagramas ..............................................................................................................37 4.2. Mapas .....................................................................................................................40 4.3. Fotografias..............................................................................................................42 4.4. Caixas-de-Texto .....................................................................................................44 ANEXO: NORMAS DE APRESENTAO TABULAR DO IBGE .....................................47 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ..................................................................................83 FOLHA DE SUGESTES .................................................................................................85
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LISTA DE FIGURAS
Pgina 1. EXEMPLO DE CAPA .....................................................................................................13 2. EXEMPLO DE TABELA .................................................................................................17 3. EXEMPLO DE GRFICO COM BARRAS......................................................................31 4. EXEMPLO DE GRFICO DO TIPO PIZZA .................................................................32 5. EXEMPLO DE FLUXOGRAMA......................................................................................38 6. EXEMPLO DE ORGANOGRAMA..................................................................................39 7. EXEMPLO DE USO DE MAPAS GEOGRFICOS ........................................................41 8. EXEMPLO DE USO DE FOTOGRAFIAS ......................................................................43 9. EXEMPLO DE CAIXA-DE-TEXTO.................................................................................45

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INTRODUO

De um modo geral, as equipes de auditoria dedicam uma boa parte do seu tempo de trabalho estruturao de seus achados e de suas concluses na forma de relatrios. Para que os relatrios atinjam os seus objetivos, importante que seus argumentos sejam apresentados de forma clara e convincente, dando-se o devido destaque aos seus pontos-chave. As tcnicas de apresentao de dados descritas neste documento tm como objetivo justamente auxiliar as equipes de auditoria a dar esse destaque de um modo ao mesmo tempo tecnicamente rigoroso, para que as informaes no sejam distorcidas, e visualmente atrativo, para que a leitura do texto torne-se mais acessvel, alm de mais agradvel, medida que os principais achados e concluses so facilmente identificados. Este texto baseia-se, em especial, na obra Presenting Data in Reports: The Public Face of The NAO, editado pela Entidade de Fiscalizao Superior do Reino Unido, sendo composto por quatro captulos. O primeiro discorre sobre os princpios bsicos que devem nortear a incluso de ilustraes nos relatrios. O segundo trata de tabelas, definindo as circunstncias nas quais so mais apropriadas e que propriedades precisam conter. O terceiro aborda a finalidade, as caractersticas e os cuidados prprios aos diferentes tipos de grficos. O quarto, por fim, discute o uso de diagramas, mapas, fotografias e caixas-de-texto. Complementarmente, so apresentados, em anexo, as normas de apresentao tabular fixadas pela Fundao Instituto Brasileiro de Geografia e Estatstica IBGE.

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1. PRINCPIOS BSICOS

Os padres acerca do que seja uma boa apresentao em relatrios de auditoria no so estticos, tendendo a aumentar com o tempo em funo de aprimoramentos nas tecnologias da informao e nas prticas adotadas por outras modalidades de relatrios (p. ex.: relatrios gerenciais, pareceres tcnicos, etc.). Desde o incio, as auditorias devem ser planejadas tendo em vista um princpio fundamental: identificar quais so os pontos centrais de interesse dos potenciais leitores do relatrio que ser elaborado. Para isso, os membros da equipe de auditoria devem se perguntar sobre o que esses leitores precisam saber. A elaborao de grficos e a apresentao de dados de forma compreensvel requerem grande ateno com detalhes e tolerncia zero com defeitos. Para isso, outro princpio-chave precisa ser observado: o de controle de qualidade total. 1.1. Os Leitores em Primeiro Lugar Os relatrios de auditoria so um exemplo importante do trabalho do TCU e uma das principais formas pelas quais o Tribunal exerce o controle da administrao pblica federal. Esses relatrios dirigem-se a leitores de todo tipo, incluindo: Ministros de Estado, Deputados Federais e Senadores; gestores e servidores dos rgos/programas auditados; profissionais de reas afins (p. ex., gerentes de empresas que atuam em setores regulamentados ou que participam de licitaes do setor pblico); grupos de interesses; jornalistas; acadmicos; a opinio pblica em geral.

No convm supor que leitores ocupados lero relatrios complexos como se fossem romances, comeando na primeira pgina e paulatinamente avanando at a ltima. Ao invs disso, esses leitores tendem a optar por um processo de leitura com mltiplas etapas, quais sejam: 1) folhear o texto, para adquirir uma idia geral; 2) selecionar o que deve ser lido cuidadosamente; 3) ler com ateno os tpicos selecionados. Durante a primeira etapa, os leitores costumam focalizar, predominantemente, os seguintes aspectos: sumrio, ttulos e subttulos; resumo executivo, pargrafos conclusivos e resultados ou recomendaes realadas no texto;
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ilustraes que capturem a ateno do leitor, como caixas-de-texto, diagramas, fotografias, grficos, mapas e tabelas.

1.1.1. O Ponto de Vista do Leitor Para que os relatrios de auditoria atinjam os seus objetivos, deve-se atentar para o ponto de vista dos leitores, procurando-se tornar o relatrio to til e acessvel quanto possvel. Para que a impresso inicial seja favorvel, importante que o texto esteja bem estruturado, com resumos claros e ilustraes bem projetadas. As ilustraes podem ser fundamentais para a efetiva comunicao da mensagem contida no relatrio, mostrando que suas concluses esto baseadas em evidncias cabais e em anlises cuidadosas. Com isso, pretende-se tanto persuadir aqueles que folhearem o texto a l-lo mais atentamente, como fazer com que o pblico em geral veja o relatrio como um estudo srio. 1.1.2. Planejamento Prvio das Ilustraes Desde o primeiro instante, o relatrio de auditoria deve ser planejado tendo como foco uma seqncia de ilustraes. J na fase do relatrio preliminar, cada esboo ou rascunho do relatrio final deve girar em torno de uma seqncia de caixas-de-texto, diagramas, fotografias, grficos, mapas e tabelas que seja suficiente para exibir as principais evidncias e concluses visadas pela equipe de auditoria. Ao longo do trabalho, as equipes podem, inclusive, usar painis para fazer anotaes como um modo de estarem atentas aos grficos e dados exigidos pelo relatrio. Planejar com antecedncia essencial, pois as ilustraes mais elucidativas dependem, em geral, de investigaes e anlises especficas, que podem se tornar de difcil implementao se os dados requeridos no tiverem sido coletados nas fases anteriores do trabalho. 1.1.3. O Critrio O que os Leitores Precisam Saber O emprego do critrio o que os leitores precisam saber implica perguntar quais evidncias faro com que os leitores aceitem as concluses do relatrio. Em seguida, procura-se satisfazer essa exigncia por meio das principais ilustraes do relatrio. Esse critrio tambm deve sugerir quais so os tipos de ilustrao necessrios. Tabelas extensas, p. ex., costumam ser mais detalhadas do que os grficos. Porm, o que os leitores efetivamente precisam conhecer? Se variaes pequenas ou comparaes sutis so importantes, as quais podem no ser perceptveis em um grfico, ento o critrio sugere o uso de uma tabela. Contudo, se somente pontos-chave ou tendncias centrais importam para os leitores, ento o uso de um grfico seria mais apropriado, pois evitaria sobrecarregar o leitor com dados demasiadamente especficos. O critrio em questo tambm pode ajudar a criar uma fundamentao lgica para o que deva ser includo no corpo principal do relatrio e o que deva ser relegado para os apndices. Material coletado como pano-de-fundo, mas que no pertence ao escopo central do relatrio, e dados muito detalhados que no so do interesse da
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maioria dos leitores devem ser includos na forma de apndices, colocando-se apenas textos, tabelas ou figuras resumidas no texto principal. 1.1.4. Criatividade Deve-se ser criativo no esforo para capturar o ponto de vista do leitor. Aps examinar um problema durante vrios dias, familiarizando-se com todos os aspectos da investigao e das evidncias, muito difcil que o relatrio seja lido pela equipe de auditoria com a mesma iseno e esprito crtico de um leitor estranho ao trabalho. Entretanto, para que a mensagem do relatrio tenha efetividade, importante que se avalie o nvel de dificuldade que os leitores leigos tero ao tentar acompanhar um argumento complexo ou ao tentar assimilar grandes montantes de dados. Portanto, a equipe deve ter autocrtica, devendo perguntar-se no somente O que queremos mostrar nesta ilustrao?, mas tambm O que os leitores, na sua maioria, efetivamente vero? e O ponto principal claro? Ele pode ser apresentado de forma ainda mais clara?. 1.1.5. Pertinncia Levar em considerao o ponto de vista do leitor no significa que ilustraes devam ser includas apenas para agrad-lo. De modo geral, leitores especializados sero bastante crticos se confrontados com grficos ou tabelas aparentemente irrelevantes. A incluso de uma ilustrao em um relatrio gera, naturalmente, uma expectativa de que a informao retratada ou sintetizada importante e merecedora de ser realada. Dessa forma, os leitores tendem a ficar desapontados se a ilustrao mostrarse impertinente ou com uma mensagem obscura, contiver dados comuns ou rotineiros, ou, ainda, parecer irrelevante ou interpretada de uma maneira no-convincente. Administrar de forma efetiva as expectativas dos leitores implica incluir apenas ilustraes que representam partes essenciais e significativas do argumento central do relatrio. 1.2. Controle de Qualidade Total O segundo princpio-chave do processo de elaborao de ilustraes o controle de qualidade total. Esse conceito enfatiza a necessidade de que se preste ateno aos diagramas, figuras, grficos, mapas e tabelas ao longo de todo processo de elaborao do relatrio desde o planejamento do relatrio preliminar at a fase de edio do relatrio final. O exerccio desse controle no deve ser repartido, mas sim desempenhado por um nico membro da equipe de auditoria. Na fase de planejamento das ilustraes, os membros da equipe de auditoria devem definir uma abordagem clara e coerente. Para que os esforos do TCU sejam bem representados pelos relatrios de auditoria, as regras aplicadas s ilustraes e organizao do prprio texto devem ser consistentes com aquelas utilizadas nos relatrios gerenciais de organizaes bem conceituadas. No entanto, as modalidades de exposio das ilustraes devem ser aprimoradas continuamente, pois os padres de qualidade esperados pelos leitores tendem a aumentar com o tempo. importante que as equipes de auditoria estejam atentas aos fatores que podem fazer com que as ilustraes no recebam a devida ateno, quais sejam:
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ilustraes includas no arquivo de computador que contm o relatrio de auditoria somente na fase final do processo de elaborao, sendo mantidas em arquivos distintos, inclusive gerados por outros softwares, a maior parte do tempo; tabelas ou grficos anexados apenas na verso impressa do relatrio, dissociados, por conseguinte, dos textos aos quais se referem; grficos apenas esboados no primeiro momento, sem que sejam revistos posteriormente.

Esses fatores podem fazer com que as ilustraes, nas fases de elaborao e de editorao, sejam examinadas de modo mais superficial do que o texto propriamente dito. Ademais, ajustar grficos costuma ser mais difcil e demorado do que editar textos. Conseqentemente, as tabelas e figuras, que deveriam ser aprimoradas continuamente ao longo do trabalho, acabam negligenciadas, constando do relatrio final quase que em suas formas iniciais. O que o texto afirma e o que demonstrado pelos grficos correspondentes tambm podem ficar fora de sincronia. Isso pode ocorrer tanto de forma pouco perceptvel (p. ex., o texto menciona um valor, enquanto que a tabela mostra outro), como de modo mais grave (p. ex., os valores de uma tabela ou grfico recebem tratamento diferente daquele dispensado aos valores citados no texto). Na fase final do trabalho, tambm comum deslocar material do corpo principal do texto ou dos apndices para tabelas ou grficos, dando-lhe maior destaque, especialmente quando o texto contm poucas ilustraes. Contudo, isso somente deve ser feito se o texto e as ilustraes forem examinados conjuntamente com a devida ateno. Por todos esses motivos, importante que se preste particular ateno s ilustraes. Dessa forma, no convm assumir que as tabelas ou grficos esto corretos, devendo-se, pelo contrrio, conferi-los cuidadosamente em cada fase de elaborao do relatrio, podendo a equipe de auditoria seguir a seguinte sugesto de roteiro de verificao: As ilustraes realam elementos fundamentais do argumento de forma apropriada? Se os argumentos do texto principal foram alterados, as ilustraes sofreram as alteraes correspondentes? As ilustraes podem ser compreendidas por meio de uma leitura diagonal? Os ttulos, cabealhos e notas explicativas fornecem suficiente informao sobre o que mostrado? Se sees diferentes de um relatrio so elaboradas por dois ou mais servidores, as ilustraes so mutuamente consistentes? O resumo executivo inclui um ou no mximo dois grficos ou tabelas pequenas? As ilustraes foram examinadas criticamente em cada fase da editorao do relatrio (i.e., finalizao do trabalho de formatao; primeira prova; e imediatamente antes da impresso definitiva)? Os itens de verificao discriminados nos prximos tpicos deste
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documento foram observados? O texto principal e as ilustraes correspondentes esto devidamente integrados? Foi adotada uma atitude de tolerncia zero com relao a defeitos nas tabelas e grficos? Leitores especializados esto acostumados com relatrios de alta qualidade e esperam que o TCU faa o mesmo. Esses leitores podem, inclusive, interpretar at mesmo pequenas falhas como indicao de falta de ateno ou de compromisso com o trabalho.

Ao atentar para esses aspectos, a equipe de auditoria estar dando um passo decisivo na direo de trabalhos ao mesmo tempo tecnicamente rigorosos e visualmente atrativos. FIGURA 1: EXEMPLO DE CAPA

Fonte: TCU. Relatrio de Auditoria de Natureza Operacional: Incentivo ao Combate s Carncias Nutricionais. Braslia, Out/2000. Mimeo.

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2. TABELAS E DADOS

As tabelas precisam ser planejadas cuidadosamente para que sejam acessveis aos leitores. A correta compreenso dos dados do relatrio pela equipe de auditoria um pr-requisito para que os resultados do trabalho sejam comunicados de forma efetiva. No caso especfico de tabelas de dados numricos, as regras oficiais que devem nortear a sua elaborao esto consolidadas na publicao Normas de Apresentao Tabular do IBGE, reproduzida em anexo. Essa publicao determina, p. ex., que as tabelas em questo no devem ter traos verticais que as delimitem esquerda e direita (vide Anexo, item 4.3.3). J no que tange s recomendaes que se seguem, pretende-se que sejam aplicveis a todo tipo de tabela, ainda que as tabelas de dados numricos ocupem um lugar de destaque. 2.1. Usando Tabelas As tabelas facilitam a anlise tanto dos dados financeiros, como do desempenho de um rgo ou programa. Atualmente, porm, h uma clara preferncia pelo uso de grficos, pois geralmente as representaes visuais so mais acessveis a uma vasta gama de leitores. Assim, convm refletir sobre se as tabelas compiladas ao longo da auditoria devem ser includas no relatrio na sua forma original, divididas em conjuntos menores de informao ou, ainda, representadas por meio de um grfico ou mapa. Exibir dados na forma de tabela til se ao menos uma (preferivelmente duas) das seguintes circunstncias for(em) observada(s): os leitores devem poder ler valores numricos precisos, que seriam indicados de modo vago em um grfico; novamente deve ser aplicado o critrio o que os leitores precisam saber: as tabelas so teis quando valores especficos precisam ser exibidos ou quando pequenas variaes nos resultados precisam ser realadas; os dados exibidos apresentam variaes acentuadas, com valores muito altos ou muito baixos que no podem ser exibidos adequadamente em um grfico (p. ex., os valores mximo e mnimo do desempenho de um rgo ou programa em um certo exerccio podem gerar um grfico cuja escala no permite aos leitores discernir quaisquer diferenas nos valores dos demais exerccios, diferentemente do que ocorre em uma tabela); o montante de dados a ser apresentado reduzido; os dados precisam ser examinados comparativamente, abrangendo diferentes tipos de nmeros ou ndices (p. ex., o desempenho de um rgo ou programa pode ser avaliado com base em diferentes indicadores ao longo do tempo); a equipe de auditoria deseja exibir dados primrios ou mostrar como ndices ou estatsticas foram obtidos.
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2.2. Projetando Tabelas A forma de uma tabela includa em um relatrio de auditoria precisa ser examinada detidamente. 2.2.1. Tamanho A insero de tabelas pequenas no texto principal no um problema per se, mas elas devem conter, idealmente, pelo menos duas linhas e duas colunas para que sua apresentao como uma figura separada seja plenamente justificvel. A incluso de tabelas grandes (i.e., com mais de seis linhas ou colunas) no texto principal do relatrio, por sua vez, apresenta problemas. Deve-se avaliar criticamente o nvel global de complexidade dos dados. Uma tabela que mostra, p. ex., o desempenho de doze unidades regionais de um rgo por meio de um nico indicador perfeitamente aceitvel. Contudo, inserir mais colunas, com dados baseados em padres distintos, poderia tornar essa tabela demasiado complexa. Se uma tabela ficar muito extensa, pode-se dividi-la em duas ou mais tabelas menores e mais simples ou transform-la em um anexo, com seus principais resultados sendo inseridos no texto principal por intermdio de uma figura ou de uma tabela menor. Convm evitar que os anexos se multipliquem apenas para que as tabelas grandes sejam includas no relatrio, pois isso pode alterar o equilbrio entre o texto principal e o conjunto de anexos. O material suplementar deve ser agrupado em alguns anexos, cada qual com um claro propsito (p. ex., caso haja vrias tabelas grandes para incluir no relatrio, pode-se criar um nico anexo para abrang-las, atribuindo-se um nmero prprio a cada uma). Visualmente, importante que os dados de uma tabela sejam exibidos de um modo to legvel quanto possvel. No se deve estender ou alargar uma tabela com apenas algumas colunas de modo que ela ocupe toda a largura do texto ou da pgina, com grandes espaos em branco entre as colunas. Semelhante artifcio no torna o relatrio mais agradvel esteticamente, mas apenas torna mais difcil para os leitores perceber quais nmeros pertencem a qual linha. Em uma longa seqncia de linhas, convm quebrar as linhas em grupos menores, com quatro ou cinco linhas, separados por linhas em branco ou usando coresde-fundo diferentes para cada grupo. Alternativamente, pode-se usar cores distintas para assinalar as linhas intermedirias e as linhas correspondentes aos quartis superior e inferior (i.e., as linhas que delimitam o limite inferior dos 25% iniciais das linhas e o limite superior dos 25% finais). Ademais, deve-se usar o negrito ou cores diferentes para indicar linhas com totais e subtotais. A Figura 2, exibida a seguir, ilustra as principais caractersticas que uma tabela deve possuir, quais sejam: identificao seqencial (i.e., Figura 2); ttulos da tabela (i.e., Relao das Aquisies de Ttulos Pblicos Federais por Dealer Detentor), colunas (p. ex., Preo Mdio) e linhas (p. ex., Dealer 06); notas-de-rodap, incluindo, obrigatoriamente, a fonte e, quando necessrio, notas especficas; e valores totais realados por intermdio de caracteres em negrito. Tambm convm notar que: os dispndios financeiros e as quantidades foram dispostos em ordem decrescente; as
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linhas no contm ttulos quebrados; e as colunas no so separadas por amplos espaos em branco. FIGURA 2: EXEMPLO DE TABELA
RELAO DAS AQUISIES DE TTULOS PBLICOS FEDERAIS POR DEALER DETENTOR (1) QUANTIDADE VENDEDOR Dealer 06 Dealer 19 Dealer 13 Dealer 25 Dealer 05 Dealer 14 Dealer 09 Dealer 21 Dealer 24 Dealer 20 Dealer 17 Dealer 07 Dealer 22 Dealer 18 Dealer 11 Dealer 16 Dealer 04 Dealer 08 Dealer 12 Dealer 15 TOTAIS
Notas:
(1)

DISPNDIO FINANCEIRO (R$) 1.673.725.693,56 607.008.058,93 494.428.619,53 481.523.279,85 407.043.772,34 314.309.172,63 291.493.875,33 266.981.060,75 248.964.208,32 216.263.666,89 193.300.473,44 180.253.166,47 138.698.106,09 72.568.248,33 58.997.455,40 57.517.306,00 56.264.307,94 48.954.700,32 47.183.335,73 27.672.488,09 5.883.150.995,94 (%) 28,45% 10,32% 8,40% 8,18% 6,92% 5,34% 4,95% 4,54% 4,23% 3,68% 3,29% 3,06% 2,36% 1,23% 1,00% 0,98% 0,96% 0,83% 0,80% 0,47% (% acum.) 28,5% 38,8% 47,2% 55,4% 62,3% 67,6% 72,6% 77,1% 81,3% 85,0% 88,3% 91,4% 93,7% 95,0% 96,0% 96,9% 97,9% 98,7% 99,5% 100,0% MDIA GERAL

(unidades) 1.855.488 685.370 652.700 535.000 475.000 369.651 330.007 312.086 290.000 270.394 224.800 223.000 169.841 80.000 90.000 65.000 70.000 65.000 55.000 34.400 6.852.737

(%) 27,08% 10,00% 9,52% 7,81% 6,93% 5,39% 4,82% 4,55% 4,23% 3,95% 3,28% 3,25% 2,48% 1,17% 1,31% 0,95% 1,02% 0,95% 0,80% 0,50%

PREO MDIO (R$) 902,04 885,66 757,51 900,04 856,93 850,29 883,30 855,47 858,50 799,81 859,88 808,31 816,64 907,10 655,53 884,88 803,78 753,15 857,88 804,43 858,51

(2) 5,1% 3,2% -11,8% 4,8% -0,2% -1,0% 2,9% -0,4% 0,0% -6,8% 0,2% -5,8% -4,9% 5,7% -23,6% 3,1% -6,4% -12,3% -0,1% -6,3%

Fonte: dados fornecidos pelo Banco Central do Brasil (BCB).

O BCB no forneceu o nome dos dealers, substituindo-os por cdigos, por entender que essa informao est amparada pelo sigilo bancrio. (2) Variao percentual da mdia de cada dealer em relao mdia geral.

Fonte: TCU. Relatrio de Auditoria: Operaes de Resgate Antecipado de Ttulos Pblicos Federais em 30 e 31.10.1997. Auditorias do Tribunal de Contas da Unio, n. 6, 1999, p. 28.

2.2.2. Tipo As tabelas simples exibem em uma coluna dados relativos a vrias categorias, dispostas em linhas. As tabelas ligeiramente mais complexas, por sua vez, incluem vrias colunas semelhantes (p. ex., colunas referentes a diferentes exerccios). J as tabelas complexas incluem duas (ou mais) colunas substantivamente diferentes entre si. Finalmente, as tabulaes-cruzadas mostram a relao entre duas variveis, com as linhas indicando os valores ou categorias de uma varivel e as colunas, as de outra. Uma tabulao-cruzada clara pode ser apropriada, p. ex., para veicular os dados de um levantamento. Freqentemente, porm, as mesmas informaes podem ser exibidas de modo mais eficaz por meio de grficos.
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2.2.3. Linhas e Colunas A primeira deciso a ser tomada sobre como os dados devem ser organizados em linhas e colunas. Os valores que forem objeto de comparaes devem ser lidos ao longo de colunas ao invs de linhas, pois mais fcil perceber tendncias e diferenas lendo-se o texto verticalmente nesse caso, as variaes de grandeza, tamanho e formato so mais facilmente perceptveis. As sries temporais, p. ex., devem ser mostradas em colunas ao invs de linhas. A seqncia de linhas e colunas em uma tabela deve refletir uma deciso consciente da equipe de auditoria e no uma prtica meramente usual. Freqentemente, as tabelas do setor pblico apresentam linhas em ordem alfabtica, geogrfica ou cronolgica, ou ainda em uma ordem aparentemente fortuita. Contudo, essa abordagem pode gerar confuso, com dados dispostos sem um padro claramente discernvel, o que no aceitvel em relatrios de auditoria. As linhas e colunas devem ser organizadas de tal forma que a mensagem da tabela seja expressa sem qualquer ambigidade. Quando possvel, as linhas de uma tabela devem ser organizadas de tal modo que os valores exibidos estejam dispostos em ordem decrescente. Isso torna a tabela mais compreensvel para a maior parte dos leitores. Idealmente, as tabelas mostrariam a mesma ordem decrescente em todas as colunas. Todavia, se os valores contidos nas vrias colunas seguem ordens distintas (i.e., crescente, decrescente ou aleatria), devese determinar qual a coluna mais importante, usando-a para ordenar todos os dados da tabela e colocando-a como a primeira ou como a ltima coluna, para que os leitores possam melhor perceber a lgica que norteou a organizao da tabela. Se possvel, as colunas tambm devem ser organizadas de tal forma que os valores contidos nas linhas tambm estejam dispostos em ordem decrescente. Quando essa disposio no for exeqvel, deve-se determinar qual a ordem mais importante ou mais comum na tabela e tentar organizar as colunas para que essa ordem seja retratada claramente. 2.2.4. Nmeros Usados nas Clulas das Tabelas Eventualmente, a equipe de auditoria precisar empregar valores simples (i.e., valores que no sofreram quaisquer transformaes matemticas). Entretanto, importante lembrar que mais difcil comparar variaes que tm como ponto de partida bases numricas distintas ou avaliar, p. ex., se um acrscimo de 28 unidades para um valor inicial de 456 importante ou no. Valores correntes tambm tendem a ficar obsoletos rapidamente. Quando possvel, os valores devem ser expressos como percentagens, razes ou nmeros-ndice. Na apresentao de percentagens, deve-se indicar os valores que lhe deram origem. No caso de nmeros-ndice, deve-se explicar como eles foram calculados (p. ex., o ano-base usado para dados que se distribuem ao longo do tempo). O objetivo central deve ser exprimir a informao to claramente quanto possvel, luz das necessidades dos leitores. Para ilustrar mudanas ao longo do tempo, convm incluir uma linha que resuma as mudanas lquidas observadas no perodo.
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No que tange aos dados financeiros, deve-se avaliar a convenincia de se utilizar quantias nominais ou reais (i.e., expurgadas dos efeitos das taxas de inflao por meio de um deflator). O deflator mais comum em anlises econmico-financeiras o ndice Geral de PreosDispndio Interno (IGPDI), da Fundao Getlio Vargas (FGV), que oferece uma medida geral da inflao. Ocasionalmente, um ndice especfico rea investigada pode ser mais apropriado. Com relao escolha do ano-base, comum que ela recaia sobre o incio ou o fim do perodo de investigao, devendo-se tomar cuidado para que no se selecione um perodo anormal como ano-base. O nvel de preciso dos valores contidos em uma tabela deve ser objeto de uma deciso consciente por parte da equipe de auditoria. Uma quantia como, p. ex., 1.213.656 no deve ser mencionada sem que algumas perguntas bsicas sejam feitas: Os dados foram compilados com tal preciso que se pode afirmar, com alto grau de probabilidade, que a verdadeira quantia no era, na realidade, 1.213.653 ou 1.213.662? Freqentemente, as estatsticas oficiais reivindicam um nvel de preciso muito superior ao que parece plausvel. Dessa forma, os relatrios do TCU devem tomar cuidado para no corroborar informaes que aparentam uma preciso excessiva. Da mesma forma, a maioria das pesquisas de opinio pblica ou dos levantamentos de informaes correspondem a estimativas baseadas em dados de uma amostra, normalmente tendo um erro amostral de 3%. Assim, um percentual estimado em 57% pode, de fato, ser qualquer valor no intervalo de 54 a 60%. Portanto, nessas circunstncias, apenas mencionar um percentual como 56,8 no seria apropriado. Qual o nvel de detalhamento que deve ser proporcionado aos leitores? Ainda que uma tabela tenha sido concebida para comunicar informaes mais precisas ou em maior quantidade do que um grfico, isso no deve ser interpretado como um meio para que seja exibido cada detalhe de um conjunto de valores. Os dados devem ser simplificados o quanto for possvel sem que se abandone o critrio o que os leitores precisam saber. A nica restrio para esse tipo de alterao ocorre quando a simplificao torna difcil ou mesmo impossvel para os leitores conferir os clculos feitos pela equipe de auditoria. Porm, nesses casos, pode-se usar anexos para exibir os dados em sua forma no-simplificada.

H quatro formas principais de se simplificar valores: Arredond-los de modo a suprimir as casas decimais, exceto quando o dados contidos na tabela forem menores do que dez. Recomenda-se que os dados no sejam indicados com mais de duas casas decimais. No caso de valores elevados, superiores a duzentos, p. ex., pode-se arredond-los para a dezena, centena ou milhar mais prximo luz do nvel de preciso desejado e do grau de detalhe que deve ser proporcionado aos leitores. Quando os valores contidos em uma tabela foram arredondados, a unidade utilizada (p. ex., R$ milhes ou R$ mil) deve ser indicada claramente.

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Convm adotar como regra a exibio de somente dois dgitos efetivos1. Normalmente, as quantias podem ser reduzidas a dois dgitos efetivos e ainda assim proporcionar a preciso desejada. Essa regra baseia-se na idia de que variaes em dois dgitos so o mximo que pode ser facilmente percebido pelos leitores em geral (p. ex., os valores 316.922 e 319.786 podem ser exibidos como 316.900 e 319.800 os dois primeiros dgitos so constantes e, por conseguinte, constam como dgitos fixos; os dois dgitos subseqentes variam e so, portanto, os dois primeiros dgitos efetivos, podendo-se arredondar os demais dgitos; neste caso, para a centena mais prxima). Alternativamente, valores elevados podem ser expressos na forma de razes (p. ex., em vez de informar quantas licitaes apresentaram erros formais em dado exerccio, a equipe de auditoria pode indicar a taxa de erros formais por mil ou dez mil licitaes). Convm escolher uma razo que gere nmeros que possam ser facilmente empregados pela maioria dos leitores, idealmente no intervalo de zero a cem ou de zero a mil. Os leitores leigos tendem a achar de difcil manuseio tanto valores muito elevados com alto grau de preciso, como valores muito reduzidos.

2.3. Compreendendo e Comunicando Dados por Meio de Tabelas Para que o contedo de tabelas (e grficos) mais complexas seja transmitido de modo eficaz crucial que os dados contidos nessas tabelas sejam correta e plenamente compreendidos pela equipe de auditoria. Atualmente, dado que as informaes costumam ser mantidas em microcomputadores e que as tabelas podem ser facilmente geradas por softwares corriqueiros, comum que o exame dos dados no receba a devida ateno. Ademais, se os dados so plotados em um grfico, um certo nvel de detalhe acaba sendo perdido, nvel esse que pode mostrar-se importante para o seu correto entendimento. Uma tcnica simples para o exame dos dados a sua apresentao na forma talo-e-folha2. Considere-se, p. ex., os seguintes dados:
25 22 32 46 34 33 52 18 20 29 31 15 17 23 3 22 19 18 22 12 21 33 32 19 20

Um mtodo convencional de se analisar esses dados sob a forma de tabela a criao de intervalos de 0 a 9, de 10 a 19 e assim sucessivamente. Em seguida, observa-se a distribuio de freqncia de cada intervalo3:

Diz-se que um dgito efetivo quando o dgito em questo varia nos valores que esto sendo comparados. 2 Stem-and-leaf, na lngua inglesa. 3 Os histogramas desempenham a mesma funo, s que na forma de grfico. 20 Foco em trabalhos acadmicos. keimelion@gmail.com Oramento sem compromisso.

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INTERVALO 40 30 a 39 20 a 29 10 a 19 0 a 9

FREQNCIA 2 6 9 7 1

Os valores em questo parecem exibir a tradicional distribuio do tipo sino, com uma forte concentrao de observaes no intervalo de 20 a 29, havendo uma queda gradual na quantidade de observaes dos intervalos superiores e inferiores. Todavia, ser que no h outras informaes que possam ser extradas desses dados? Uma anlise do tipo talo-e-folha vai mais alm porque retm toda a informao contida nos valores originais. Cada valor do conjunto de dados separado em dois componentes, um talo (i.e., o segmento bsico do nmero) e uma folha (i.e., o segmento mais sujeito a variaes). A equipe de auditoria deve definir o que corresponde ao talo com base no modo como os dados analisados se distribuem. Neste caso, poderse-ia definir as dezenas como sendo o talo, como na distribuio de freqncia exibida acima. Porm, para que se possa realizar uma anlise mais profunda, pode-se definir as meia-dezenas como sendo o talo, com um talo estendendo-se, p. ex., de 10 a 14, outro, de 15 a 19 e assim sucessivamente. Dessa forma, as folhas so o que resta dos nmeros aps a excluso do talo, com cada resto sendo escrito em frente ao talo correspondente. Ento, os dados podem ser representados como se segue:
TALO 5 4 4 3 3 2 2 1 1 0 0 2 6 122334 59 0012223 578899 2 3
Quartil Inferior Mediana Quartil Superior

FOLHA

Duas concluses relevantes emergem dessa anlise: 1) Os dados no seguem uma simples distribuio do tipo sino. H uma grande concentrao de observaes no intervalo de 15 a 23 (treze, ao todo), a qual seguida por um vale e, ento, por uma concentrao no intervalo de 29 a 34 (sete, ao todo). As seqncias de folhas compem uma figura semelhante a de um histograma, mas cada folha tambm
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fornece alguma informao adicional sobre a exata grandeza de cada nmero. 2) Uma vez que toda informao foi retida, a mediana pode ser identificada facilmente. Neste caso, dado que h 25 observaes, a mediana (Md)4 corresponde ao 13 valor, partindo-se tanto do valor mais elevado, como do valor mais baixo. Os quartis superior (Q3) e inferior (Q1) tambm podem ser identificados, os quais correspondem, respectivamente, a 32 e 18. A diferena entre essas observaes denominada de amplitude semiinterquartlica (dQ)5. Em geral, trata-se de uma medida de disperso mais robusta do que a amplitude (A), a qual, por ser definida como sendo a diferena entre as observaes mais alta (Xmax) e mais baixa (Xmin), freqentemente distorcida pela presena de valores extremos atpicos. As anlises do tipo talo-e-folha permitem uma melhor visualizao de quo distantes Xmax e Xmin so das demais observaes, sendo chamados de perifricos6 se forem muito superior ou inferior7 ao conjunto central de dados. Um breve resumo das medidas de tendncia central e de variao do conjunto de dados pode ser exibido aps as anlises do tipo talo-e-folha:
ESTATSTICAS Mediana Quartil Superior Quartil Inferior Valor Mximo Valor Mnimo Amplitude Semi-Interquartlica Amplitude VALOR 22 32 18 52 3 14 49

A mediana e a amplitude semi-interquartlica so indicadores de tendncia central e de disperso especialmente teis, porque so robustas. Ao contrrio dos indicadores clssicos de tendncia central (i.e., a mdia) e de disperso (i.e., o desviopadro), a mediana e a amplitude semi-interquartlica no so afetados por observaes demasiado incomuns no topo ou na base do conjunto de dados. Um modo de comparar conjuntos de dados converter a anlise do tipo taloe-folha em um grfico do tipo caixa-e-haste8 i.e., um grfico que contm uma haste vertical que define a escala e uma caixa delimitada pelos quartis superior (Q3) e inferior (Q1), cortada por uma linha na altura da mediana (Md). Os valores superiores a Q3 e
A mediana corresponde ao valor da observao mdia de um conjunto de dados. Trata-se de uma medida de tendncia central mais apropriada quando os dados em questo no esto uniformemente distribudos em torno da mdia (p. ex., dados sobre a remunerao dos contribuintes que incluem algumas rendas muito elevadas). 5 Distncia entre quartis. 6 Outliers, na lngua inglesa. 7 Geralmente, maior que [Q3 + (1,5 . dQ)] ou menor que [Q1 (1,5 . dQ)]. Com base nessa regra de bolso, verifica-se, no presente exemplo, que nenhuma observao qualifica-se estritamente como um valor perifrico. 8 Box-and-whisker, na lngua inglesa. 22 Foco em trabalhos acadmicos. keimelion@gmail.com Oramento sem compromisso.
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inferiores a Q1 (i.e., que no pertencem ao conjunto central dos dados) so indicados por uma simples linha vertical, realando a natureza menos tpica desses valores. Os valores perifricos podem ser indicadas por meio, p. ex., de pontos vazados. As anlises do tipo talo-e-folha e caixa-e-haste esto disponveis em softwares como o SPSS9. Porm, esse tipo de anlise tambm pode ser feita com editores de planilhas eletrnicas como o Microsoft Excel. Alm de auxiliar as equipes de auditoria a examinar os dados coletados antes que tabelas ou grficos mais convencionais sejam includos no relatrio, anlises como essa tambm tm sido achadas em verses finais de relatrios tcnicos, com anlises do tipo talo-e-folha podendo ser postas na forma de anexos.

25% dos dados

Valor Perifrico

Xmax Q3+(1,5xdQ) Q3 Md

50%

dos dados

25% dos dados

Q1 Xmin Q1(1,5xdQ)

Sempre que as equipes de auditoria examinarem dados numricos, convm incluir medidas de tendncia central e de disperso nas tabelas dos relatrios ou nos textos correspondentes. Nesse caso, importante que as medidas empregadas sejam indicadas claramente, tomando-se cuidado para que a mdia no seja confundida com a mediana. Tambm convm especificar o que est sendo usado como medida de disperso dos dados: a amplitude semi-interquartlica ou o desvio-padro. Lista de Verificao das Propriedades que Caracterizam Tabelas Eficazes
CRITRIO O QUE PRECISO Uma identificao do tipo Figura 1. As ilustraes devem, em geral, compor uma nica seqncia de ilustraes, exceto quando houver uma grande quantidade de tabelas (i.e., 5; nesse caso, em razo da aparncia e do nvel de detalhamento prprios s tabelas, pode-se definir uma seqncia especfica). O QUE PODE DAR ERRADO

Identificao da Ilustrao

Seqncias distintas para os demais tipos de ilustrao (p. ex., Grfico 1, Diagrama 1, etc.) podem confundir os leitores e devem ser evitados.

Continua

Software estatstico prprio para as cincias sociais. 23


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CRITRIO Ttulo da Tabela

O QUE PRECISO

O QUE PODE DAR ERRADO

Um ttulo que indique O ttulo pode ser vago ou claramente qual o contedo inadequado . das clulas da tabela. Descrio clara do que mostrado em cada coluna, indicando, inclusive, a unidade de medida utilizada. Ttulo vago ou inexistente, especialmente acerca do significado dos valores contidos nas clulas. Colunas dispostas sem uma lgica aparente. Linhas dispostas sem uma lgica aparente. Ttulos inexpressivos. Dados apresentados de modo confuso, porque a seqncia de linhas (e de colunas) no foi planejada.

Ttulos das Colunas

Ttulos das Linhas

Descrio clara. Valores das colunas dispostos em ordem crescente ou decrescente de grandeza (o mesmo, se possvel, com as linhas). Dados arredondados adequadamente.

Contedos das Clulas

Notas Explicativas (Resumo)

Ausncia de qualquer Uma breve anlise (com uma comentrio ou o comentrio includo no descreve ou duas linhas) do principal adequadamente os principais achado retratado na tabela. pontos ilustrados pela tabela. Notas muito longas, que deveriam ser transferidas para o corpo do texto. Notas que possam ser confundidas com as notas explicativas pelos leitores (deve-se usar um tipo grfico menor para notas de rodap). Enfraquecimento da informao apresentada em decorrncia da ausncia da fonte.

Notas de Rodap (Fonte, inclusive)

Esclarecimentos acerca das principais propriedades dos dados da tabela. Indicao das fontes empregadas.

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3. GRFICOS

Modernamente, os grficos so ferramentas bsicas de apresentao de dados tanto em relatrios de auditoria, como em exposies para os pblicos interno e externo. O tipo apropriado deve ser escolhido luz dos dados que sero apresentados, devendo-se planej-lo, elabor-lo e format-lo cuidadosamente, para que seus efeitos sejam maximizados e para que a ocorrncia de falhas seja evitada. Muitos dos pontos-chave enunciados no tpico anterior so igualmente aplicveis aos grficos, sejam simples com barras ou colunas, ou, ainda, na forma de pizza ou mais complexos. P. ex.: a correta compreenso e o exame cuidadoso dos dados so importantes na preparao tanto de grficos, como de tabelas; a disposio dos valores em ordem crescente ou decrescente de grandeza deve ocorrer tanto em tabelas, como em grficos.

Contudo, todo grfico um pouco mais complexo do que uma tabela equivalente, exigindo, por conseguinte, que critrios adicionais sejam observados. 3.1. Usando Grficos Grficos bem feitos transmitem uma grande quantidade de informao de forma econmica e acessvel, proporcionando aos leitores uma viso geral dos dados e destacando as suas principais propriedades, tais como: a importncia relativa de diferentes componentes ou fenmenos; as tendncias e as taxas de crescimento; os padres (como, p. ex., de comportamento) mais complexos presentes nos dados.

Os grficos tambm simplificam as informaes para os leitores, especialmente grandes quantidades de dados complexos. Conseqentemente, caso haja dados para serem exibidos, comum supor que esses dados sero representados por meio de grficos, utilizando-se tabelas somente quando houver razes especficas para isso. muito importante determinar qual o tipo de grfico que deve ser usado. Os tipos mais comuns de grficos em relatrios de auditoria so:

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TIPO Colunas

UTILIDADE Compara freqncias (p. ex., valores referentes a perodos ou grupos distintos; respostas obtidas em pesquisas de campo; etc.), especialmente quando se usam escalas ou hierarquias. Compara resultados observados com metas fixadas, mostrando o percentual atingido. Normalmente, as sries temporais so mostradas por meio de colunas, ao invs de barras, pois isso torna mais fcil visualizar qualquer tendncia que esteja presente nos dados. Pode ser usado no lugar de grficos com colunas. Quando os ttulos so longos ou complexos, deve-se usar barras, pois, nesse caso, h mais espao para redigir, sendo mais fcil entender um grfico quando os dados so acompanhados dos ttulos correspondentes. Assim, convm evitar o uso de legendas. Cada coluna dividida em vrios segmentos. Esse grfico usado para: comparar grupos; ou mostrar mudanas na composio de um grupo ao longo do tempo ou na composio relativa de vrios grupos.

Barras

Colunas Empilhadas

Barras de Porcentagem Acumuladas

Cada barra tem o mesmo cumprimento, correspondendo a 100%. Essa abordagem til para mostrar, na forma de percentuais, os resultados de uma pesquisa de campo. Porm, esse tipo de grfico confunde alguns leitores, devendo ser usado somente quando houver um padro claro em um pequeno nmero de itens.

Colunas Agrupadas Mostra mudanas ao longo do tempo ou os segmentos de grupos comparveis. Funciona melhor com duas ou trs colunas por grupo. Caso contrrio, os leitores tero dificuldades para fazer as comparaes desejadas. Barras Contrapostas Compara dois conjuntos de dados que partilham o mesmo eixo para, p. ex., ilustrar a relao entre duas medidas ou para confrontar as respostas dadas por dois grupos s perguntas de uma pesquisa de campo. Esse tipo de grfico pode ser mais fcil para os leitores compreenderem do que um grfico de disperso caso se esteja comparando uma pequena quantidade de itens. Prprio para simples apresentaes de alguns valores, especialmente quando se deseja ilustrar a contribuio relativa de vrios itens para a soma total. Contudo, caso haja mais de seis itens para exibir, deve-se usar um grfico de colunas ou barras. Duas ou mais "pizzas" podem ser apresentadas conjuntamente para ilustrar mudanas em um grupo ao longo do tempo ou para mostrar diferenas entre dois ou mais grupos. Continua

Tipo "Pizza"

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http://www.keimelion.com.br GRFICOS

TIPO

UTILIDADE Prprio para dados contnuos ao longo do tempo, especialmente sries temporais ou outros conjuntos de dados que gerem grficos com colunas ou barras que paream sobrecarregados. No se deve usar grficos de linha quando houver alguns poucos dados descontnuos, pois, nesse caso, o grfico poder exibir um comportamento em ziguezague, com a inclinao ascendente ou descendente das linhas dominando, visualmente, os pontos referentes aos dados propriamente ditos, o que pode dar uma impresso equivocada aos leitores no-especializados. Grfico de duas dimenses que exibe como pares os resultados equivalentes de dois conjuntos de dados. O acrscimo de uma regresso linear ao grfico pode indicar a direo e a natureza do relacionamento entre resultados. Se os pontos referentes aos pares estiverem concentrados em torno da linha da regresso, improvvel que o padro revelado por essa linha seja acidental. Entretanto, se estiverem distantes da linha, pode-se concluir que uma proporo significativa da disperso em exame permanece inexplicada. Importa notar que a distncia relevante no presente contexto a vertical.

Linha

Disperso XY

Fluxograma Proporciona um diagrama sobre como cada categoria pode ser decomposta em subcategorias.

"Caixa-e-Haste" Mostra a amplitude semi-interquartlica, a mediana, os valores mais altos, mais baixos e "perifricos" de um conjunto de dados. til para comparar dois ou mais conjuntos de dados.

3.2. Projetando Grficos Uma vez escolhido o tipo apropriado, o grfico ainda precisa ser projetado atentamente para que seja atingido o efeito desejado. Comparados com as tabelas, os grficos possuem mais variveis e falhas em potencial que precisam ser consideradas. 3.2.1. Tamanho, Forma e Escala Nos grficos com colunas, as categorias da varivel analisada so colocados na abcissa (i.e., no eixo horizontal), enquanto que as variaes apuradas nos dados so mostradas na ordenada (i.e., no eixo vertical). A mesma abordagem costuma ser seguida em grficos de linha. Nos grficos com barras, ocorre o oposto, plotando-se as categorias nas ordenadas e as variaes nas abcissas. Em grficos com duas variveis, como os de disperso, as variveis dependente e explicativa so, normalmente, plotadas na ordenada e na abcissa, respectivamente. Superdimensionar o tamanho de um grfico simples (p. ex., uma pizza com trs fatias) faz com que o grfico parea mal-acabado, bem como desperdia espao. Contudo, subdimension-lo (p. ex., ajust-lo margem de uma pgina) tambm pode suscitar problemas. Compor um histograma com colunas muito largas ou muito estreitas
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igualmente desaconselhvel. Efetivamente, convm que as colunas tenham a mesma largura, pois isso faz com que a apresentao do relatrio parea mais consistente. Em resumo, quanto mais simples for um grfico, menor ele pode ser, desde que permanea claro, acessvel e bem-elaborado. Em geral, define-se uma escala horizontal equivalente largura do texto ou, se o grfico for complexo, largura da pgina. Uma abcissa menor pode ser apropriada no caso de grficos simples. A extenso vertical de um grfico influencia a sua escala, que deve ser definida de tal forma que as variaes que precisam ser mostradas pelo grfico sejam claramente visualizadas. Quanto menores forem as variaes que meream a ateno dos leitores, maior deve ser a escala vertical. Porm, ao se fixar uma escala, deve-se lembrar que os valores perifricos podem no ser grafados normalmente, prefervel concentrar a ateno dos leitores no conjunto principal de dados do que em alguns resultados atpicos. Em geral, o eixo vertical dos grficos deve conter o zero, mas no pode ser superdimensionado. A no-incluso do zero pode fazer com que os dados aparentem ter uma variabilidade maior do que aquela efetivamente apurada, suscitando desconfianas entre os leitores especializados. Caso os dados formem um conjunto central compacto, havendo, todavia, alguns valores perifricos extremos, ser preciso encurtar a escala vertical ou no represent-la por inteiro, devendo-se, nesses casos, inserir um ziguezague na escala para que os leitores sejam alertados. Ademais, procedimentos como esse devem ser relatados nos textos associados aos grficos. 3.2.2. Rtulos Os leitores precisam ser orientados sobre o que mostrado no grfico. As ilustraes devem ser numeradas seqencialmente e ter ttulos que descrevam claramente o que representam as linhas, barras, colunas ou fatias de pizza. As colunas, barras e linhas dos grficos tambm devem ter rtulos claros. comum a no-incluso do rtulo referente s ordenadas em decorrncia da convico de que o ttulo da ilustrao proporciona orientao suficiente acerca do que est sendo mostrado. Porm, isso uma falha, devendo-se rotular as ordenadas explicitamente, indicando-se a unidade na qual os dados so expressos. No caso de colunas, que freqentemente no podem ser facilmente rotuladas no espao disponvel, costuma-se diferenci-las por meio do emprego de legendas e de cores distintas para cada coluna. J os grficos com barras so usados quando os rtulos correspondentes so demasiadamente extensos. 3.2.3. Notas Explicativas e de Rodap A exemplo do que ocorre com as tabelas, importante que os grficos sejam to auto-explicativos quanto possvel. Conseqentemente, convm que os grficos sejam acompanhados de uma nota explicativa claramente visvel que resuma, em uma ou duas linhas, os principais achados retratados. A nota deve ser descritiva e no to sinttica quanto o ttulo, bem como identificar acuradamente as principais propriedades do grfico.
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As notas de rodap so, s vezes, necessrias. Todavia, deve-se tomar cuidado para que no se introduzam notas em grande quantidade ou notas muito extensas. As notas devem ser claramente separadas tanto da abcissa, como da nota explicativa, devendo, preferencialmente, usar um tamanho de fonte menor do que qualquer outro utilizado na composio do grfico. 3.2.4. Linhas de Grade e Marcas de Intervalo Em grficos de linha e de disperso, marcas regulares em ambos os eixos devem mostrar os intervalos-chave do conjunto de dados. Os eixos no devem ser sobrecarregados com muitas marcas. Dependendo da resposta dada ao critrio o que os leitores precisam saber, as linhas de grade podem ser associadas: a cada marca ou a apenas algumas delas, a intervalos regulares; a ambos os eixos ou a apenas um deles.

Ademais, as linhas de grade devem ser ntidas, mas sem dificultar a compreenso do grfico. Nos grficos com colunas, a abcissa precisa conter somente as marcas de intervalo, enquanto que a ordenada precisa tanto das marcas, como de algumas linhas de grade. J nos grficos com barras, as grades de linhas devem cortar a abcissa. 3.2.5. Cores A disponibilidade de impressoras coloridas um aspecto importante que deve ser considerado pela equipe de auditoria. Isso torna factvel o uso de ilustraes mais complexas, que permitem uma melhor compreenso pelos leitores dos dados apresentados, pois linhas, barras e colunas potencialmente confusas podem ser identificadas por cores diferentes. Contudo, igualmente importante que o uso dado pelos leitores aos relatrios de auditoria seja avaliado realisticamente. Freqentemente, os relatrios em questo so fotocopiados, em todo ou em parte, em circunstncias que podem ser cruciais para a difuso dos resultados do trabalho. Assim, uma parte substancial do conjunto de leitores poder manusear apenas verses fotocopiadas do relatrio, nas quais grficos e tabelas coloridas so exibidas de forma pobre, com algumas linhas, barras ou colunas confundindo-se entre si ou com algumas cores claras sequer aparecendo, o que pode, por associao, depor contra a qualidade do trabalho da equipe de auditoria. Elaborar grficos tendo os leitores em mente significa, por conseguinte, cuidar para que as principais concluses das ilustraes sejam claramente reproduzidas nas fotocpias. Especificamente, convm tomar as seguintes precaues: cores claras devem ser usadas somente em funes acessrias, pois costumam confundir-se com o branco nas fotocpias; cores sutilmente diferentes no devem ser usadas no mesmo grfico, pois costumam formar uma tonalidade cinza indissocivel; cores muito escuras no so usadas para linhas que se cruzam ou para barras ou colunas (ou seus componentes) que sejam adjacentes, pois costumam confundir-se com o preto;
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pode-se usar diferentes estilos de hachura para cada segmento de barra ou coluna ou para outras reas; em grficos de linha onde dois ou mais conjuntos de dados se sobrepem, pode-se distingui-los empregando-se diferentes estilos de linha ou de marcadores de linha; deve-se conferir se as barras, colunas ou outras reas ficariam mais ntidas se fossem delimitadas por traos escuros; se uma ilustrao continuar apresentando problemas mesmo aps terem sido tomados todos esses cuidados, deve-se considerar a possibilidade de dividi-la em duas ou mais ilustraes mais simples.

Como teste decisivo, todos os grficos devem ser fotocopiados, para que se confira se a reproduo obtida aceitvel. Nos casos que demandarem trs ou mais cores para que as concluses do grfico sejam transmitidas claramente ou quando as recomendaes relacionadas acima no puderem ser plenamente atendidas sem que algumas das suas principais propriedades fiquem comprometidas, convm usar setas ou rtulos para as linhas, barras ou colunas para evitar ambigidades que poderiam aparecer nas fotocpias. Diferentes marcadores de linha tambm podem ser usados em grficos de linha. A Figura 3 ilustra as principais caractersticas de um grfico com barras, quais sejam: identificao seqencial (i.e., Figura 3); ttulo do grfico (i.e., Tempo Mdio para Tramitao dos Processos de Desapropriao); rtulos das abcissa (i.e., Meses), ordenada (i.e., Unidade da Federao) e barras (p. ex., Cear); e notas-derodap, incluindo, obrigatoriamente, a fonte e, quando necessrio, notas especficas. Tambm convm notar o seguinte: o destaque dado mdia nacional por intermdio de caracteres em negritos e de uma cor-de-fundo distinta; barras ordenadas segundo o tamanho; e a presena de marcas de intervalo na abcissa.

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FIGURA 3: EXEMPLO DE GRFICO COM BARRAS

TEMPO MDIO PARA TRAMITAO DOS PROCESSOS DE DESAPROPRIAO

CEAR

6 m. 23 d. 7 m. 11 m.

RIO GRANDE DO SUL Unidades da Federao

MATO GROSSO

MDIA NACIONAL

11 m. 18 d. 15 m. 17 m. 2 d.
0 5 10 Meses 15 20

SO PAULO

PAR

Fonte: dados colhidos, por amostragem, nas Superintendncias do Instituto Nacional de Colonizao e Reforma Agrria Incra nos Estados do Cear, Mato Grosso, Par, Rio de Janeiro e So Paulo.

Nota: a mdia nacional foi estimada a partir dos prazos apurados nas unidades auditadas. Fonte: TCU. Relatrio de Auditoria Operacional: Consideraes Acerca da Questo Fundiria. Auditorias do Tribunal de Contas da Unio, n. 5, 1999, p. 61.

3.2.6. Grficos Bi e Tridimensionais Os modernos editores de planilhas eletrnicas oferecem grficos nos formatos bi e tridimensional. A esse respeito, recomenda-se evitar o ltimo formato, dado que no acrescenta qualquer nova informao ao grfico. Efetivamente, os leitores podem achar os grficos tridimensionais menos claros do que os bidimensionais, que so mais simples. Ademais, o efeito tridimensional pode obscurecer outros dados e mais difcil de ser ajustado s necessidades do trabalho (p. ex., o ngulo de rotao de um grfico para cima ou para baixo, ou para a direita ou para a esquerda pode ter de variar de uma figura para outra para que suas propriedades tridimensionais sejam empregadas da melhor maneira possvel; nesse caso, porm, os diferentes ngulos de viso de um conjunto de grficos podero dar a impresso de que o relatrio inconsistente). A Figura 4 ilustra os cuidados que devem ser tomados no caso de grficos do tipo pizza, quais sejam: percentuais informados; rtulos prximos do grfico; pizza representada por circunferncia plana e fechada (i.e., sem o uso de efeitos tridimensionais e sem o destaque ou exploso dos seus segmentos); e segmentos identificados por intermdio de motivos e cores-de-fundo simples (i.e., que no desviem a ateno do leitor da informao contida no grfico). Ademais, os segmentos devem estar ordenados. No exemplo exibido abaixo, a ordenao adotada baseia-se no prprio objeto do grfico, qual seja, o tempo de funcionamento dos CAICs.

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FIGURA 4: EXEMPLO DE GRFICO DO TIPO PIZZA

TEM PO DE FUNCIONAMENTO DOS CENTROS DE ATENDIMENTO INTEGRAL S CRIANAS E AO ADOLESCENTE (CAICs)

De 4 a 6 anos 1% De 3 a 4 anos 7% At 1 ano 20%

De 2 a 3 anos 37%

De 1 a 2 anos 35%

Fonte: questionrios preenchidos pelos CAICs em outubro e novembro de 1996 (251 respostas vlidas aos 341 questionrios enviados).

Fonte: TCU. Relatrio de Auditoria Operacional: Avaliao das Atividades dos Centros de Atendimento Integral s Criana e ao Adolescente (CAICs). Auditorias do Tribunal de Contas da Unio, n. 2, 1998, p. 71.

3.2.7. Ilustraes de Fundo Atualmente, os relatrios gerenciais costumam apresentar grficos ou fotografias como fundo para algumas ilustraes, especialmente grficos de linha ou com barras ou colunas bem espaadas. A escolha de um grfico ou de uma fotografia apropriada pode transmitir informaes valiosas aos leitores acerca do contedo da ilustrao, tornando-a mais compreensvel e ajudando os leitores a melhor distinguir as ilustraes, especialmente quando uma seqncia de ilustraes semelhantes precisa ser apresentada. Sempre que uma ilustrao for usada como fundo, vrios detalhes devem ser conferidos cuidadosamente. As ilustraes de fundo devem ter cores claras, reservandose as cores escuras para os dados do grfico mostrado em primeiro plano. Essas ilustraes devem ter uma aparncia homognea, sem grandes trechos em branco, e no devem conter formas que possam ser confundidas com os dados do grfico essa recomendao deve ser observada tanto na verso impressa do relatrio, como na verso fotocopiada.

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3.2.8. Nmeros, Textos e Smbolos Comparados s tabelas, os grficos tendem a tornar os dados menos precisos. Dessa forma, h situaes que demandam a incluso de elementos adicionais para que a ilustrao seja plenamente compreensvel para os leitores. Esses elementos, porm, no devem desviar a ateno dos aspectos centrais da ilustrao ou divergir de seu estilo bsico. A incluso de valores crticos nos grficos com barras ou colunas pode ser til para dar aos leitores informaes mais precisas sobre o que as barras ou colunas mostram. Convm evitar a colocao de totais no topo das colunas ou no final das barras, pois isso distorce o efeito visual. prefervel por esses totais dentro das barras ou colunas (normalmente, mais fcil colocar valores dentro de uma barra do que de uma coluna). O tamanho dos nmeros deve ser pequeno, escolhendo-se a escala apropriada: porcentagens, sem casas decimais, costumam caber, mas no um valor como, p. ex., 13.189.292, que pode ser representado como 13,2, com a escala fixada em milhes. O tamanho da fonte deve ser legvel, mas no desproporcional em relao ao conjunto do grfico. Incluir valores crticos tambm pode ser til nos grficos de linha. P. ex., podese inserir os valores referentes s observaes inicial, mdia e final de um conjunto de dados. Pode ser til para os leitores conhecer os valores referentes ltima observao, embora essa informao possa ser prestada no texto principal. O acrscimo de setas ou caixas-de-texto deve obedecer ao princpio da parcimnia, tornando os grficos de linha mais claros (p. ex., identificando eventos-chave que influenciaram uma srie temporal) ou tornando dispensvel o emprego de rtulos em grficos com barras. Contudo, o grfico no deve parecer saturado e as setas no devem ser visualmente inconsistentes com o conjunto do grfico (p. ex., inserir setas diagonais em um grfico com colunas). Os smbolos podem ser teis para destacar diferentes segmentos de um conjunto de dados, especialmente no caso de grficos com barras e menos freqentemente no caso de grficos de linha. Porm, tambm no presente contexto preciso atentar para o princpio da parcimnia. Ademais, importante que os smbolos sejam grandes o suficiente para que possam ser interpretados corretamente, mas no to grandes que desviem a ateno do conjunto do grfico. Outro aspecto importante o cuidado que se deve tomar para que os smbolos no induzam a uma leitura simplista e equivocada de conceitos complexos eventualmente contidos nos grficos (p. ex., no se deve usar a figura de um microcomputador para ilustrar o conceito equipamento, pois nesse caso os leitores podem ter a impresso de que os microcomputadores representam a maior parte do segmento em questo, quando isso no correto). 3.2.9. Informaes Estatsticas Para que os grficos transmitam informaes mais precisas, pode-se recorrer a estatsticas simples (p. ex., em grficos com barras ou colunas, pode-se realar visualmente a observao mediana ou a mdia ou, ainda, o intervalo que compreende a amplitude semi-interquartlica). Em grficos de disperso, a incluso de uma reta gerada por uma regresso linear pode ser til para a maioria dos leitores, permitindo-lhes avaliar
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visualmente a relao entre duas variveis. Todavia, detalhes tcnicos como as equaes da regresso s devem ser includos se o grfico estiver em um anexo. Explicaes simples acerca do significado das estatsticas mostradas podem, se necessrio, ser includas na forma de notas de rodap ou no corpo do texto que acompanha a ilustrao. A exemplo do que ocorre com as tabelas, importante que as barras ou colunas dos grficos obedeam a uma ordem intencional que procure dar ilustrao a aparncia de uma progresso numrica. Normalmente, uma progresso que decresa da esquerda para a direita tida como melhor. A busca de um padro claramente discernvel no modo como os dados so apresentados ocorre mesmo quando se usam pontos (p. ex., para indicar os preos ofertados por vrios licitantes ao longo da abcissa). Assim, os dados no devem ser apresentados por meio de uma seqncia irregular de barras ou colunas, a no ser que haja razes especficas para isso, como obedecer a uma seqncia de tempo ou ser consistente com as demais ilustraes do relatrio. Por outro lado, diferentemente do que se passa com as tabelas, os grficos, em geral, simplificam consideravelmente os dados apresentados aos leitores. Ainda assim, porm, eles podem ter uma aparncia mais complexa do que aquela demandada pelos leitores. Especialmente no caso de sries temporais com muitas lacunas, deve-se avaliar a possibilidade de se exibir dados suavizados em vez de dados individuais. Uma das tcnicas de suavizao a mdia mvel, que pode ser gerada facilmente por qualquer editor de planilha eletrnica. Nesse caso, os valores de cada observao so substitudos pela mdia formada pelo seu prprio valor e pelos valores das observaes imediatamente anteriores e posteriores as quantidades de observaes antecedentes e subseqentes devem ser rigorosamente iguais, podendo ser uma, duas ou mais, conforme o escopo do trabalho (p. ex., nas sries econmicas que contenham flutuaes cclicas, a mdia mvel pode corresponder ao perodo necessrio para que um ciclo se complete). Outra tcnica a mediana mvel, na qual, para cada grupo de dados, somente a observao mediana plotada. Essa tcnica permite identificar padres subjacentes que estejam presentes em sries com lacunas, mas pode ter de ser aplicada at duas vezes para que se obtenha uma curva estvel. Nas ilustraes mostradas abaixo, aplicou-se a mdia mvel para trs perodos e a mediana mvel (por duas vezes), tambm para um perodo, ao mesmo conjunto de dados. H diferenas notveis nos dois conjuntos de resultados.

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Valores Mdia Mvel Observados 45 45 49 32 35 58 36 57 32 38 43 41 46 42 39 42 43 50 42 42 38 41 -

Mediana Mvel 1 vez 45 45 35 35 36 57 36 38 38 41 2 vez 45 35 35 36 36 38 38 38 -

Notas: a) Mdia mvel a mdia de cada grupo de trs observaes; b) Mediana mvel a mediana de cada conjunto de trs observaes; c) Mediana mvel 2 vez a mediana de cada conjunto de trs medianas geradas na 1 vez.

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Valores Observados
50 40 30 20 10 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Mediana Mvel 2 Vez

Um problema com pequenas sequncias de dados suavizados que, onde as seqncias comeam ou terminam, a suavizao no possvel porque dados antecedentes ou subseqentes no esto disponveis. Porm, h modos de se contornar esse problema (p. ex., os dados suavizados podem gerar uma linha grossa, indicadora da tendncia, enquanto que os valores efetivamente observados geram uma linha fina, mais sujeita a variaes. Os dados no podem ser exibidos somente na forma suavizada sem que se indique claramente, em uma nota de rodap, como a suavizao foi feita. Ademais, em um relatrio no se deve usar mais de um mtodo de suavizao.

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Concluindo, o grfico exibido na pgina anterior ilustra algumas das principais caractersticas de um grfico com linhas, quais sejam: rtulos prximos s linhas; ordenada (i.e., eixo referente s variaes) tendo como origem o valor zero;10 e linhas com cores, estilos e smbolos distintos, tomando-se cuidado para que os smbolos no sejam superdimensionados, o que poderia desviar a ateno do leitor da informao contida no grfico.

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Importa notar que mesmo os grficos plotados em espaos que no compreendam o valor zero devem indicar esse valor como sendo a origem do eixo referente s variaes, inserindo-se nesse eixo uma quebra imediatamente ao lado da origem.

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4. DIAGRAMAS, MAPAS, FOTOGRAFIAS E CAIXAS-DE-TEXTO

Os diagramas devem ser planejados cuidadosamente, ser auto-explicativos e, tanto quando possvel, usar convenes consagradas para transmitir suas concluses. J as fotografias devem ser acompanhadas de descries apropriadas, ser perfeitamente integradas ao corpo do texto e ser escolhidas criteriosamente. As caixas-de-texto, por sua vez, devem compor elementos significativos, embora discretos, dos relatrios. Os leitores costumam examinar com mais ateno os diagramas, mapas, fotografias e caixas-de-texto quando folheiam um relatrio de auditoria, procurando fazer uma avaliao geral de seu contedo. Logo, o modo como eles so apresentados afeta a viso global que os leitores tm do relatrio, podendo, inclusive, influenciar a forma como as tabelas e grficos so percebidos. Consequentemente, as equipes de auditoria devem, mais uma vez, aplicar o critrio o que os leitores precisam saber a cada uma dessas ilustraes e controlar a sua qualidade rigorosamente, mesmo que no estejam sendo veiculados dados quantitativos. 4.1. Diagramas Muitas das recomendaes feitas acerca dos grficos so igualmente aplicveis aos diagramas. importante, p. ex., que eles tenham tamanhos que lhes permitam transmitir claramente os seus contedos. Convm evitar diagramas longos e estreitos, formatados com o nico propsito de que se ajustem largura do texto. Outro exemplo corresponde necessidade de que as cores sejam escolhidas de tal forma que as fotocpias permaneam legveis (p. ex., as caixas de um diagrama no devem ser indicadas somente pelas cores que as preenchem; os seus contornos devem, ao menos, ser definidos por meio de uma linha preta fina). Como indicado anteriormente, as diversas modalidades de grficos so bem conhecidas e podem ser facilmente geradas, com vrios formatos, pelos modernos softwares para microcomputadores. Porm, no caso da elaborao de diagramas, as equipes de auditoria costumam faz-los por conta prpria, empregando mtodos ad hoc ou baseados no uso de lpis e papel. Entretanto, os resultados podem parecer pouco profissionais, especialmente para os leitores habituados a diagramas elaborados com softwares grficos especializados. Os tipos de diagramas usados com maior freqncia tm vrias regras consagradas sobre como eles so elaborados e sobre o significado de cada formato. Na medida do possvel, essas regras devem ser seguidas nos relatrios de auditoria. H duas formas mais comuns: a) Fluxogramas: Retratam uma seqncia de operaes ou permitem visualizar como um conjunto de instrues pode ser decomposto em vrios subconjuntos, como ilustrado pela Figura 5. As regras aplicveis aos fluxogramas so: os formatos arredondados so usadas para indicar o incio de uma seqncia de operaes e para indicar os resultados finais;

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os quadrados representam os processos e os losangos indicam onde se tomam decises. FIGURA 5: EXEMPLO DE FLUXOGRAMA
MAPA MODIFICADO DO PROCESSO DE EXPEDIO DE OFCIO DE DILIGNCIA

Fonte: TCU. Tcnica de Auditoria: Mapa de Processos. Braslia, 2000, p. 11.

b) Organogramas: Representa graficamente a organizao de um rgo ou programa por meio de uma rvore invertida, com cada fileira agrupando as unidades com o mesmo nvel hierrquico e com os galhos indicando a extenso do controle exercido pelos nveis superiores, como mostra a Figura 6.

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FIGURA 6: EXEMPLO DE ORGANOGRAMA


ORGANOGRAMA DA SUPERINTENDNCIA DE SERVIOS PBLICOS DA AGNCIA NACIONAL DE TELECOMUNICAES (ANATEL)

Fonte: TCU. Relatrio de Auditoria: Avaliao de Contratos de Consultoria e Fiscalizao de Concesses, Permisses e Autorizaes de Servios Pblicos Referentes ao Setor de Telecomunicaes. Auditorias do Tribunal de Contas da Unio, n. 12, 2000, p. 55.

Convm observar algumas regras gerais na elaborao de diagramas: Devem ser consistentes e no podem, luz do processo representado, parecer visualmente sobrecarregados. Precisam usar formatos padronizados e caixas com o mesmo tamanho para indicar organizaes ou operaes similares. As caixas afins devem ser organizadas nas mesmas fileiras e colunas. O tamanho das caixas no deve ser definido arbitrariamente, apenas visando acomodar a extenso dos rtulos, nem correto que se usem mais formatos do que aqueles estritamente necessrios. Os diferentes formatos devem sinalizar diferenas nos objetos representados. As diferenas no posicionamento
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tambm devem significar algo. Uma nota explicativa deve indicar o que cada tipo de caixa significa. Devem usar a menor quantidade possvel de retas verticais ou horizontais para conectar as caixas. As linhas diagonais, por sua vez, devem ser evitadas, especialmente linhas diagonais com inclinaes variveis. Tambm convm evitar as linhas quebradas, ou seja, as linhas que mudam de direo (mesmo as quebras de 90, da vertical para a horizontal ou vice-versa, podem dificultar a compreenso dos diagramas). Ademais, a seqncia de caixas deve ser rearranjada para que seja minimizada a quantidade de cruzamentos entre linhas. Contudo, se esses cruzamentos forem inevitveis, ento deve-se usar alas que indiquem que uma linha est passando sobre a outra. Precisam levar em considerao que as setas podem ser ambguas. Uma seta de A para B com uma nica ponta significa que A causa B? Que A transmite algo a B? Que A envia algo, como um arquivo, uma fatura ou um oramento, para B? Ou que A controla ou supervisiona B? Assim, convm que as setas sejam rotuladas ou acompanhadas de notas explicativas. As setas com duas pontas precisam ser analisadas com ateno ainda maior (p. ex., no se usa uma nica seta com duas pontas para denotar um processo onde A controla B, mas B transmite informao de volta para A situaes como essa exigem uma seta de controle com uma nica ponta e um tipo diferente de seta, apontando na direo contrria, para evidenciar a transmisso de informaes). Devem levar em considerao o critrio o que os leitores precisam saber e devem ser elaborados de tal forma que seu contedo seja veiculado claramente. s vezes pode ser til contextualizar um dado diagrama mediante o uso de cores mais claras (p. ex., um organograma pode ter como objetivo mostrar como uma dada diviso se insere na estrutura de um departamento; dessa forma, as caixas e linhas relacionadas com essa diviso podem ser mostradas com cores escuras, enquanto que outros segmentos do departamento podem ser delineados com cores claras). Devem, a exemplo do que ocorre com as tabelas e os grficos, ser identificados como pertencentes a uma nica seqncia de figuras. Cada diagrama precisa ter um ttulo claro e completo que defina o que est sendo mostrado, bem como uma breve nota explicativa resumindo o seu contedo.

4.2. Mapas Os trabalhos de auditoria freqentemente contemplam questes geogrficas. Os leitores podem querer saber onde esto situadas as instalaes mencionadas no relatrio, como as diversas regies so afetadas pelas polticas pblicas, qual a jurisdio dos rgos e programas pblicos ou quais foram os locais visitados pela equipe de auditoria. H dois tipos principais de mapas: a) Geogrficos: simplesmente mostram regies, reas, fronteiras ou locais visitados, como ilustrado pela Figura 7.

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FIGURA 7: EXEMPLO DE USO DE MAPAS GEOGRFICOS


ESTRATIFICAO EPIDEMIOLGICA E ENTOMOLGICA DOS MUNICPIOS BRASILEIROS PARA O DENGUE E O AEDES AEGYPTI 1998

Fonte: MS/Funasa/Deope/Ccdtv/Gtfad.

Fonte: TCU. Relatrio de Auditoria de Desempenho: Alocao de Recursos do Programa de Dengue para os Municpios Mediante Convnios. Auditorias do Tribunal de Contas da Unio, n. 10, 1999, p. 16.

Geralmente, os mapas geogrficos podem ser tratados como diagramas ou grficos no que se refere ao tamanho, s cores e concepo. Os mapas devem ser identificados como pertencentes seqncia de figuras do relatrio, possuindo ttulo e nota explicativa que identifiquem e descrevam o contedo. Alguns pontos que devem ser observados: O mapa-base deve ser adequado ao objetivo almejado e seu direito autoral deve ser observado. Qualquer adio ao mapa-base (p. ex., a insero de cores) deve parecer consistente com seu aspecto original. Mapas estilizados devem ser evitados, pois podem no ser compreendidos com facilidade pelos leitores. As informaes do mapa no devem parecer que so escassas (p. ex., no convm usar um mapa inteiro ou mesmo meio mapa do Brasil para
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mostrar apenas trs localidades no sul do pas). Se um mapa mostra mais do que o necessrio, convm avaliar a possibilidade de reduzi-lo, focalizando a rea mais relevante. Da mesma forma, convm evitar mapas que paream saturados, com muitas reas similares ou com localidades que possam ser confundidas pelos leitores. As denominaes das localidades devem ser impressas nos locais apropriados, sem que as caractersticas centrais dos mapas sejam obscurecidas. As principais localidades devem ser indicadas de maneira precisa por meio de marcadores adequados. Informaes adicionais no devem ser includas a no ser que sejam necessrias e que auxiliem os leitores a melhor compreender o que estiver sendo exibido. b) De Dados: combinam caractersticas de grficos ou diagramas em ilustraes baseadas em mapas. P. ex., pode-se lograr uma melhor compreenso de como as atividades de um rgo variam entre as representaes regionais superpondo-se um grfico de barras ou colunas que mostre o desempenho de cada representao a um mapa que identifique as vrias regies. Semelhantemente, smbolos com tamanhos diferentes, combinados com nmeros-chave, podem ser colocados sobre um mapa para mostrar quantos ativos so mantidos em cada rea. Os mapas de dados podem ser bastante efetivos e so apreciados pelos leitores. Porm, os seguintes cuidados devem ser tomados: As barras, colunas, grficos do tipo pizza, pontos, cores, smbolos ou nmeros inseridos no devem impedir que os leitores faam uma leitura convencional do mapa (p. ex., as linhas de fronteira ou os limites do mapa no devem ser cortados). As escalas das barras, colunas ou sees dos grficos do tipo pizza inseridas em mapas de dados podem ser bastante comprimidas em decorrncia do cuidado indicado no item anterior. Assim, deve-se checar se o mni-grfico de cada rea geogrfica ainda legvel. Os smbolos usados devem se ajustar ao mapa, especialmente onde smbolos com tamanhos diferentes estiverem sendo usados para indicar o montante relativo de instalaes ou ativos. 4.3. Fotografias cada vez mais comum a incluso de fotografias nas capas dos relatrios de auditoria. Todavia, tambm convm avaliar se fotografias podem ser inseridas no texto. Uma questo fundamental se as fotografias ajudam a explicar o tpico examinado no relatrio. Nesse caso, dois aspectos devem ser contemplados: 1) O assunto pode ser bem representado por fotografias? 2) Quo hermtico o assunto ou quo vagas so as representaes mentais que os leitores provavelmente tm do tpico em questo? As fotografias contribuiro para que os leitores compreendam melhor o assunto?
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Se as respostas a uma dessas questes ou a ambas sugerir que fotografias so teis, os seguintes aspectos devem ser observados na escolha da ilustrao: O TCU freqentemente utiliza fotografias coloridas (vide Figura 8), de modo que as pginas com fotografias demandam impresso especial. Porm, fotografias em preto-e-branco podem ser apropriadas em algumas situaes (p. ex., uma verso bem clara como fundo de um grfico). FIGURA 8: EXEMPLO DE USO DE FOTOGRAFIAS
UNIDADE DE DESTILAO ATMOSFRICA NA REFINARIA DE MANAUS

Fonte: TCU. Fiscalizao de Obras Constantes do Oramento 2000: Anexo II Tomo 6 Programas de Trabalho sem Ressalvas. Braslia, Set/2000, p 123. Mimeo.

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As fotografias devem ser posicionadas to perto quanto possvel do texto ao qual se referem ou onde sejam mais pertinentes e teis para os leitores. No convm que as fotografias sejam posicionadas em grupo, distantes dos textos nos quais so discutidas, com o nico propsito de reduzir os custos de impresso. As fotografias devem ser examinadas cuidadosamente para que no transmitam mensagens no-intencionais inapropriadas, especialmente aquelas que poderiam ser tidas como ofensivas por alguns grupos ou tipos de pessoas. Fotografias muito melanclicas ou agressivas tendem a ser controvertidas, principalmente se contiver indivduos ou reas facilmente reconhecveis. Cuidado deve ser tomado para que a publicao de uma fotografia no prejudique pessoas ou rgos que buscam melhorar sua performance sob difceis circunstncias. igualmente imprprio incluir fotografias tpicas de trabalhos de relaes pblicas, nas quais so mostradas pessoas ou ambientes demasiado glamourosas. Muitas fotografias oficiais de rgos ou programas, e praticamente todas as fotografias produzidas com propsitos comerciais, tm fortes elementos auto-promocionais. A reproduo desse tipo de material pode sugerir que o TCU adotou o ponto de vista do auditado. Para evitar problemas desse tipo, costuma-se restringir as fotografias a temas seguros, especialmente edifcios ou equipamentos, destitudas de qualquer elemento humano. Todavia, as pessoas tendem a ser o principal alvo do setor pblico, como consumidores ou provedores de servios. Assim, convm procurar formas para inserir as pessoas nas fotografias que sejam equilibradas, realistas e apropriadas. Quando houver um amplo leque de fotografias disponveis, pode-se cobrir um espectro que v do glamouroso ao agressivo de modo equilibrado. Tambm convm lembrar que as fotografias podem ser usadas para exibir outros assuntos (p. ex., formulrios ou documentos). Convm notar se os gneros e os grupos tnicos e sociais retratados so condizentes com o contexto examinado. Toda fotografia deve ter um ttulo completo e claro, que identifique o que est sendo exibido. A exemplo do que ocorre com grficos e mapas, devese incluir uma nota explicativa que sintetize a principal mensagem da ilustrao e que evidencie a sua relao com o texto do relatrio. Como as fotografias so muito chamativas visualmente, importante que elas sejam auto-explicativas. A nica exceo para essa regra acontece quando a fotografia inserida em uma caixa-de-texto. Nesse caso, a nota explicativa pode ser dispensada. Porm, a caixa-de-texto deve se referir explicitamente fotografia e explic-la.

4.4. Caixas-de-Texto Cada vez mais, os modernos modelos de relatrio utilizam caixas-de-texto para indicar exemplos, descrever estudos de caso e, em geral, para dar uma idia mais concreta dos assuntos discutidos (vide Figura 9).

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FIGURA 9: EXEMPLO DE CAIXA-DE-TEXTO


APLICAO DO MODELO DE MARCO LGICO A UM PROJETO HIPOTTICO DE PERFURAO DE POOS COM GUA POTVEL NA ZONA RURAL

Finalidade: Reduo da incidncia de enfermidades causadas pelo consumo de gua nopotvel. Propsito: Adoo de prticas higinicas pela populao beneficiada. Componentes: extenso do acesso gua potvel 60% da populao local. melhor capacitao dos servidores da rea de sade. Atividades: 1 componente: selecionar locais para a perfurao de poos; mobilizar os trabalhadores do local; perfurar os poos selecionados. 2 componente: preparar um programa de capacitao na rea de sade; recrutar servidores da rea de sade; ministrar o programa de capacitao para os servidores recrutados.
Fonte: Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID). Marco Lgico para el Diseo y Conceptualizacin de Proyectos. 199-, p. 16. Mimeo.

Fonte: TCU. Manual de Auditoria de Natureza Operacional. Boletim do Tribunal de Contas da Unio, Jul/2000, 33(37):27.

Como no caso das outras ilustraes, importante avaliar como podem ser projetadas caixas-de-texto efetivas: As caixas-de-texto devem se ajustar s margens normais do relatrio. Em geral, devem ser menores do que meia-pgina e quase nunca maiores do que uma pgina, de modo que a caixa possa ser vista como um todo. No devem ser interrompidas por quebras-de-pgina se os dois segmentos ocuparem o verso e anverso da mesma folha. J se ocuparem o verso e o anverso de duas folhas contguas, mas distintas, a ilustrao poder continuar atendendo ao seu objetivo, pois os dois segmentos podero ser vistos simultaneamente. Porm, isso deve ser levado em considerao no momento da concepo da caixa-de-texto. O texto dentro das caixas deve ter o mesmo tamanho do texto principal ou ser ligeiramente menor, com espaamento semelhante entre as linhas as caixas devem ser to fceis de ler quanto o restante. Nas caixas longas, os pargrafos devem ser indicados claramente. Convm usar uma borda ou uma cor-de-fundo para que a caixa se destaque do texto principal. As caixas-de-texto devem ter um ttulo apropriado que deixe clara a sua funo (p. ex., relatar um exemplo ou um estudo de caso). Geralmente, as caixas no precisam ser numeradas, identificadas como Caixa ou
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includas na lista de figuras, pois elas devem ser posicionadas imediatamente aps o trecho do texto principal ao qual se referem. As caixas no devem conter informaes em excesso, pois isso desestimula os leitores a l-las, especialmente se o tamanho da fonte for consideravelmente menor, se a caixa for muito extensa ou se parecer saturada. Por outro lado, tambm no se deve incluir caixas-de-texto cujo teor ocupe apenas algumas linhas. Se um texto realado por meio de uma caixa, os leitores tendero a supor que isso seja significativo ou til, ficando desapontados se a caixa parecer irrelevante ou muito pequena.

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ANEXO NORMAS DE APRESENTAO TABULAR DO IBGE


SOMENTE VEICULAO INTERNA

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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

INSTITUTO BRASILEIRO DE GEOGRAFIA E ESTATSTICA. Normas de Apresentao Tabular. 3. ed. Rio de Janeiro, 1993. MARCONI, Marina de A.; LAKATOS, Eva M. Tcnicas de Pesquisa. 2 ed. So Paulo : Atlas, 1990. MUNHOZ, Drcio G. Economia Aplicada: Tcnicas de Pesquisa e Anlise Econmica. Braslia : UnB, 1989. NATIONAL AUDIT OFFICE. Collecting, Analysing and Presenting Data: How Software Can Help. Londres, 1996.
_____________

. Presenting Data in Reports The Public Face of The NAO: a Guide. Londres, 1998.

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FOLHA DE SUGESTES

O TCU preocupa-se com o constante aperfeioamento da qualidade de seus manuais e orientaes, buscando, para isso, ouvir a valiosa opinio do pblico-alvo dos referidos trabalhos. O questionrio a seguir refere-se especificamente s Tcnicas de Apresentao de Dados, distribudas a partir de maro de 2001. Ser muito til para o TCU se o leitor deste documento puder dispor de alguns minutos para responder s perguntas constantes no referido questionrio e envi-lo pelos Correios (no preciso selar, pois o porte ser pago pelo TCU). Sugestes sobre este documento tambm podem ser enviadas das seguintes formas: E-mail: adfis@tcu.gov.br Fax: (61) 316-7538 Fone: (61) 316-7311 Endereo: Tribunal de Contas da Unio - TCU ADFIS Setor de Administrao Federal Sul - Lote 01 CEP: 70042-900 - Braslia-DF

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Tribunal de Contas da Unio Secretaria-Adjunta de Fiscalizao

QUESTIONRIO DE AVALIAO

FINALIDADE Este questionrio de avaliao tem por objetivo obter a opinio dos leitores sobre as Tcnicas de Apresentao de Dados, com vistas ao seu aperfeioamento. Por favor, responda s questes abaixo assinalando com um X a alternativa mais adequada. Desde j agradecemos a sua colaborao. 1. Em que esfera do governo voc trabalha? Federal 2. Em que rgo voc trabalha? Poder Legislativo Poder Executivo Poder Judicirio Controle Interno Outro [especificar] ________________ Estadual ou DF Municipal

3. Que partes das Tcnicas de Apresentao de Dados voc leu? Todo Captulo I [todo ou parte] Captulo II [todo ou parte] Captulo III [todo ou parte] Captulo IV [todo ou parte]

4. Leia com ateno cada indicador e escolha o ponto da escala que melhor descreve a sua opinio sobre as Tcnicas de Apresentao de Dados. Marque com um X a opo que melhor representa o seu julgamento. Concorda integralmente 5 Concorda 4 5 Indiferente 3 4 Discorda 2 3 Discorda integralmente 1 2 1

O manual : Fcil de ser lido Fcil de ser entendido Lgico Sucinto Completo til

5. Como voc tomou conhecimento das Tcnicas de Apresentao de Dados? Quando recebeu Divulgao interna do TCU Por mensagem do SIAFI 6. Como voc obteve das Tcnicas de Apresentao de Dados? Solicitou diretamente ao TCU Download pela Internet Outros [especificar] ________________ Pela Internet Pela imprensa Outros [especificar] _______________________

7. Apresente, a seguir, comentrios e sugestes para o aprimoramento da qualidade das Tcnicas de Apresentao de Dados. No caso de sugestes para alterao/supresso/aditamento de itens de verificao, favor preencher o quadro anexo.

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Tribunal de Contas da Unio Secretaria-Adjunta de Fiscalizao

QUADRO DE SUGESTES

FINALIDADE Este quadro de sugestes tem por objetivo obter a opinio dos leitores sobre as Tcnicas de Apresentao de Dados, com vistas ao seu aperfeioamento. N do item Proposta de alterao, supresso ou aditamento Fundamentao

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PTR/BSB 880/92 UP-AC/TCU DR/BSB

CARTA - RESPOSTA
NO NECESSRIO SELAR O SELO SER PAGO POR TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO BRASLIA-DF

70099-999

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UNIDADES DA SECRETARIA DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO


Secretaria da Presidncia Consultoria Jurdica Instituto Serzedello Corra Secretaria de Controle Interno Secretaria de Planejamento e Gesto Secretaria de Tecnologia da Informao Assessoria de Cerimonial e Relaes Institucionais Assessoria de Comunicao Social Assessoria de Relaes Internacionais Assessoria Parlamentar Secretaria-Geral das Sesses Secretaria do Plenrio Secretaria-Geral de Administrao Secretaria de Recursos Humanos Secretaria de Oramento, Finanas e Contabilidade Secretaria de Material, Pat. e Com. Administrativa Secretaria de Engenharia e Servios Gerais Secretaria-Geral de Controle Externo Secretaria-Adjunta de Contas Secretaria-Adjunta de Fiscalizao Secretaria de Fiscalizao de Desestatizao Secretaria de Fiscalizao de Pessoal Secretaria de Fiscalizao de Obras e Pat. da Unio Secretaria de Fiscalizao e Aval. de Prog. de Governo Secretaria de Macroavaliao Governamental Secretaria de Recursos 1 Secretaria de Controle Externo 2 Secretaria de Controle Externo 3 Secretaria de Controle Externo 4 Secretaria de Controle Externo 5 Secretaria de Controle Externo 6 Secretaria de Controle Externo Secretaria de Controle Externo/AC Secretaria de Controle Externo/AL Secretaria de Controle Externo/AP Secretaria de Controle Externo/AM Secretaria de Controle Externo/BA Secretaria de Controle Externo/CE Secretaria de Controle Externo/ES Secretaria de Controle Externo/GO Secretaria de Controle Externo/MA Secretaria de Controle Externo/MT Secretaria de Controle Externo/MS Secretaria de Controle Externo/MG Secretaria de Controle Externo/PA Secretaria de Controle Externo/PB Secretaria de Controle Externo/PR Secretaria de Controle Externo/PE Secretaria de Controle Externo/PI Secretaria de Controle Externo/RJ Secretaria de Controle Externo/RN Secretaria de Controle Externo/RS Secretaria de Controle Externo/RO Secretaria de Controle Externo/RR Secretaria de Controle Externo/SC Secretaria de Controle Externo/SP Secretaria de Controle Externo/SE Secretaria de Controle Externo/TO Paulo Emlio Lustosa Jos Moacir Cardoso da Costa Salvatore Palumbo Leila Fonseca dos Santos V. Ferreira Mauro Giacobbo Cludio Silva da Cruz Erivan Carlos de Carvalho Francisco Raul Flix de Souza Ramos Ana Beatriz Pascal Kraft Severino Lucena da Nbrega Eugnio Lisboa Vilar de Melo Elenir Teodoro Gonalves dos Santos Antnio Jos Ferreira da Trindade Cludia de Faria Castro Pedro Martins de Sousa Ary Fernando Beiro Alfredo Henrique Bauchspiess Luciano Carlos Batista Ricardo de Mello Arajo Cludio Souza Castello Branco Jorge Pereira de Macedo Antonio Jlio Ferreira Cludio Sarian Altounian Marlia Zinn Salvucci Paulo Roberto Pinheiro Dias Pereira Marcos Bemquerer Costa Rosendo Severo dos Anjos Neto Eduardo Duailibe Murici Carlos Nivan Maia Maria do P. Socorro Teixeira Rosa Odilon Cavallari de Oliveira Ismar Barbosa Cruz Dion Carvalho Gomes de S Edimilson Monteiro Batista Jorge Luiz Carvalho Lugo Helena Montenegro Valente Evilsio Magalhes Vieira Paulo Nogueira de Medeiros Hamilton Caputo Delfino Silva Rosngela Paniago Curado Fleury Osmir da Silva Freire Luiz Guilherme da Boamorte Silveira Raimundo Nonato Coutinho lsio Geov dos Santos Jos Mrcio Paulino Murta Raimundo Nonato Soares Arajo Nazar do Socorro G. Rosrio Zuardi Ild Ramos Rodrigues Jos Maria Arajo Lima Francisco Carlos Ribeiro de Almeida Marcos Valrio de Arajo Antnio Jos Martins de Almeida Fbio Arruda de Lima Rainrio Rodrigues Leite Rafael Blanco Muniz Eloi Carnovali Maria Salete Fraga Silva Palma Carlos Martins dos Santos

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