Central de Concursos / Degrau Cultural

NOÇÕES

DE

ARQUIVOLOGIA - TRE

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA - TRE-RJ (CÓD.: 0451)
O TRE-RJ anunciou que irá incluir Noções de Arquivo em seu próximo concurso. Como orientação básica para os candidatos, preparamos este material como referência para seus estudos. Tão logo saia o programa oficial, este material será complementado, caso haja necessidade.
Conceito de Arquivo a) “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.” (Solon Buck - Arquivista norte-americano). Depósito de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos servem apenas para estabelecer ou reinvindicar direitos. (Marilena Leite Paes). Arquivo é a concentração de documentos de todas as espécies e categorias que são importantes para qualquer decisão na empresa, instituição ou até mesmo no ambiente familiar. (Prof. Francisco Carlos). EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo Solon Buck, arquivo “é o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”. ( ) Segundo o autor, somente os documentos de origem oficial e governamental têm a obrigatoriedade de serem arquivados. ( ) A política de arquivamento baseia-se no conceito de Solon Buck, que define processo como uma ação obrigatória de qualquer empresa privada. ( ) O autor compreende que o processo de arquivamento representa uma ferramenta administrativa para a continuidade da organização e sua história administrativa. GABARITO ERRADO - O processo de arquivamento é para todos os documentos produzidos (acervos), seja ela de órgãos governamentais ou privados. ERRADO - Apesar de haver uma lei que rege as normas para arquivamento, as empresas privadas não são obrigadas a processar o arquivamento de seus documentos. CERTO -O processo de arquivamento representa uma ferramenta, um suporte para a continuidade administrativa de qualquer empresa. ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO Paralelo entre Biblioteca e Arquivo Hoje, quando citamos órgãos de guarda ou de acervo de documentação, os exemplos, geralmente, são as bibliotecas e arquivos. Shellenberg (1956), arquivista norte-americano, definiu os campos de atuação das bibliotecas e dos arquivos, estabelecendo um paralelo entre esses distintos órgãos de documentação. Suas características principais são: a) Bibliotecas são documentos impressos, audiovisuais, cartográficos. Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação. Os documentos existem em numerosos exemplares. A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si. b) Arquivos são documentos textuais, audiovisuais e cartográficos. Esses documentos são produzidos e conservados com objetivos funcionais. Os documentos não são objeto de coleção. Provêm tão-somente das atividades, públicas ou privadas, servidas pelo arquivo. É produzido um único exemplar do documento, ou um limitado número de cópias. Há uma significação orgânica entre os documentos. A documentação, não raro, existe em via única. HISTÓRICO DO PROCESSO DE ARQUIVAMENTO De acordo com o livro Arquivo, Teoria e Prática (Marilena Leite Paes), o processo histórico sobre arquivamento surgiu na antiga Grécia, com a denominação arché, atribuída ao palácio dos magistrados. Daí evoluiu para archeion, local de guarda e depósito dos documentos. Ramiz Galvão (1909) o considera procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos. Um dos principais pesquisadores modernos do processo de arquivamento foi Shellenberg, que organizou em 1961 a Primeira Reunião Interamericana de Arquivos, que teve a participação de 42 arquivistas e historiadores de 18 países e de 29 arquivos. A legislação de arquivos no Brasil foi finalmente promulgada em 8 de janeiro de 1991. É a Lei nº 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, cabendo ao Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, definir essa política como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), ambos criados por força de seu artigo 26 e regulamentados pelos Decretos nºs 1.173, de 29 de junho de 1994, e 1.461, de 25 de abril de 1995. Principais competências do Conarq a) Definir normas e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos. b) Promover o interelacionamento de arquivos públicos e privados, com vista ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas. c) Estimular programas de gestão e de preservação de documentos produzidos e recebidos por órgãos e autoridades, nos âmbitos federal, estadual e municipal, em decorrência das funções executivas, legislativas e judiciárias. d) Subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados. e) Estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Legislativo e Judiciário, bem como nos estados, no Distrito Federal e nos municípios. f) Declarar como de interesse público social os arquivos privados que contenham fontes relevantes para a história e o desenvolvimento, nos termos do Artigo 13 da Lei nº 8.159/91. EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo o arquivista norte-americano Schellenberg (1956), os órgãos de documentação (guarda) são representados basicamente por arquivos (públicos ou privados) e biblioteca. Nesse caso, podemos diferenciá-los porque: ( ) Os arquivos possuem os documentos produzidos muitas das vezes em um único exemplar. ( ) Os documentos constantes nos arquivos são produzidos com objetivos funcionais. ( ) Os documentos constantes de uma biblioteca não dependem da relação dos documentos entre si. ( ) Os documentos do arquivo existem em numerosos exemplares. ( ) Não há uma distinção clara entre os documentos do acervo bibliográfico e os do arquivístico.

b)

c)

1. 2. 3.

01 1. 2. 3.

1. 2. 3. 4. 5.

1

é constituído de documentos que deixaram de ser consultados freqüentemente mas que ainda podem ser solicitados (virtualmente transferidos dos arquivos correntes) como também de documentos que aguardam o cumprimento do prazo que antecede à microfilmagem ou reprodução em CDROM. hospitalares. plantas e cartazes.NOÇÕES 01. CD-ROM. preservando a sua inegibilidade. para atender às necessidades de repasse de informações.O princípio de “arquivamento” da biblioteca é manter um acervo mais elástico possível para os pesquisadores. Essas fases são estabelecidas por Jean-Jacques Valentte (1973) com as três idades dos arquivos: corrente. intermediária e permanente. 1. Os documentos são guardados em uma espécie de pasta com subdivisões horizontais. Possui documentos processados. Possui documentos que se encontram em estudo. 4 . PRINCÍPIOS DO ARQUIVAMENTO a) Finalidade Servir à administração que o possui atendendo às necessidades de informações atuais e passadas.é constituído de documentos que perderam seu valor administrativo e que são conservados por seu valor 2 .são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais. Sobre os arquivos horizontais. tornando-os inacessíveis a qualquer tipo de consulta.são aqueles que têm sob sua guarda documentos de formas físicas diversas. Os arquivos de aço do tipo vertical são indicados para a guarda de correspondência e documentos. principalmente na parte denominada arquivo de movimento. CERTO . os arquivos médicos. Normalmente são guardados distante do local de trabalho e acondicionados em outras mídias visando o racionamento de espaço. • Arquivos especializados . classificados e arquivados até que cumpram seu tempo de vida útil especificado na tabela de temporalidade.Os documentos de arquivo. ( ) Classificar e selecionar as informações em um arquivo de custódia. 4. e que por esta razão. de arquivos técnicos. • Arquivos setoriais . custódia. vivo ou de primeira idade . normalmente nas próprias unidade que os receberam ou produziram. impropriamente.são tubos metálicos utilizados pelo exército em campanha. A principal finalidade dos arquivos é servir à administração. morto ou de terceira idade . constituindo-se com o decorrer do tempo. de prédios. os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais. conservação etc. 2. estudantes de desenho. originários de empresas são em sua maioria de via única. Os arquivos verticais são mais utilizados para documentos textuais (geralmente arquivo em aço com gavetas. acondicionamento. fitas. 3. GABARITO CERTA .Entidades mantenedoras • Públicas Federal Estadual Municipal • Institucionais Instituições educacionais Igrejas Associações Corporações não-lucrativas . disquetes. 1. estantes etc. A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. deslizantes. ( ) Coligir e selecionar todas as informações contidas no acervo.Extensão de sua atuação Quanto à abrangência de sua atuação.). 01. Nesta fase os documentos são analisados. discos. esses documentos são de origem funcional. clichês. Para isso. 5.são aqueles que têm sob custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo científico. microformas. CERTO . c) Classificação 1 . arquitetura etc.sua forma que pode ser considerada de transposição do tipo horizontal. EXERCÍCIO Marque C para CERTO e E para ERRADO: 01. engenharia. centralizando.são aqueles em forma de escaninho. 1. c) Arquivo permanente. independentemente da forma física apresentada. ( ) Simplesmente selecionar e armazenar informações. e/ou exemplar único. tais como: fotografias. ERRADO .são aqueles em que os documentos são guardados rapidamente. b) Função Guarda e conservação para obtenção e recuperação das informações. DE ARQUIVOLOGIA . cumprindo funções de arquivo corrente. em relação aos documentos. • Arquivos gerais ou centrais . 3. • Arquivos Sargento . 2. como também no registro. é necessário que se adote. em base do conhecimento da história. restaurantes etc.Natureza dos documentos • Arquivos especiais .Por serem produzidos em empresas. sem a necessidade de remover outros papéis. TRE e assim por diante. • Arquivos-Fole .TRE GABARITO Central de Concursos / Degrau Cultural legal e/ou histórico. ( ) Servir à administração. • Arquivos Verticais . Encontrados ainda hoje em portarias de hotéis. a) Arquivo corrente. merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento. os arquivos de imprensa.ONG’S Cooperativas • Comerciais Firmas Corporações Companhias • Filiais ou Pessoais 2 . uma metodologia de organização e guarda.Vide as respostas e comentários anteriores. Normalmente são arquivados horizontalmente os mapas. 3 . portanto. engenharia. organizados. A finalidade básica do processo de arquivamento está diretamente relacionada a: ( ) Armazenar e disseminar informações que sejam úteis ao desenvolvimento empresarial. ainda podemos citar: • Arquivos Pombais . Esses arquivos são também chamados. slides. 4. as atividades de arquivo corrente.são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição.Estágios de Evolução Para que a recuperação da informação seja rápida e eficaz. a maioria dos documentos nos arquivos são constituídos de cópias únicas. depois carregado verticalmente.Por serem documentos de origem empresarial.A principal finalidade do processo de arquivamen- CERTO . ERRADO . estudados ou assuntos resolvidos. foram definidas as três idades dos arquivos. por exemplo. 5.é constituído de documentos de uso freqüente. TIPOS DE ARQUIVAMENTO Os documentos podem ser arquivados de forma horizontal ou vertical. b) Arquivo intermediário ou de segunda idade . como. controle.

indica uma subdivisão secundária. ERRADO . pelo nome dos funcionários. coadjuvado pelos métodos geográfico.março de 1991 • Promoção OBS.Os documentos estando tanto no arquivo corrente quanto no arquivo permanente. o método principal foi o do assunto. Já no assunto Admissão tem-se um arranjo secundário. verifica-se que o arranjo principal é por assunto. dificilmente se emprega um único método. é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. Na guia da pasta se utiliza a ficha para descrever as informações necessárias. Entretanto. com base na análise cuidadosa das atividades da instituição aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo. que dá sentido de um documento desvalorizado.dezembro de 1990 Janeiro . ERRADO . Na verdade. A Exemplo: b) GUIA PRIMÁRIA b) Guia secundária . No assunto Patrimônio encontra-se um arranjo secundário. 010 Notação numérica A-50 Notação alfanumérica • Notação aberta ou simples Inicia os nomes somente com a letra A: A Abelardo Ademir Aécio • Notação fechada Indica um princípio e fim para uma classificação alfabética de nomes. esse processo deverá ser feito quando ele entrar no arquivo corrente. Pedro • Demissão • Folhas de pagamento Março . 4. Estrutura das Pastas de Arquivo Toda pasta de arquivo possui uma guia. A notação pode ser: A NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . ERRADO .Os documentos não deverão ser classificados e selecionados no arquivo de custódia. Em folhas de pagamento encontra-se um arranjo secundário.indica uma subdivisão da primária. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Escolha de métodos de arquivamento A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente. Como se vê.A finalidade do arquivamento não se resume somente em selecionar e armazenar as informações. a) Guia primária . AE Exemplo: GUIA SECUNDÁRIA c) Guia subsidiária . A-E Antônio Bernardo Cláudio Daniel Eduardo As guias ainda podem ser posicionadas quanto à sua função. Walter Diamantes. AEC Exemplo: GUIA SUBSIDIÁRIA 3 .julho de 1990 Agosto . CERTO .: Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações assinaladas anteriormente. Notação alfabética 3. João Bernardo.A resposta é óbvia no seu conteúdo. data ou número. em ordem alfabética. os mesmos terão que ser acessíveis para consulta. as mesmas terão que estar prontas para servir a quem os consulta.Central de Concursos / Degrau Cultural to é disseminar as informações armazenadas para que elas sejam utilizadas em prol do desenvolvimento empresarial. local. Outra expressão errada na questão é a palavra inegibilidade. a) Exemplificando: Patrimônio • Brasília • Minas Gerais • Rio de Janeiro Pessoal • Admissão Antunes.indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo. em ordem cronológica. pois há documentos que devem ser ordenados pelo assunto. por localidade (geográfico). alfabético e numérico-cronológico. 5. nome.TRE 2. esta poderá estar em posição diferentes para indicar a notação.

Nos nomes de pessoas físicas. ou ter projeção. Lúcia d’.Unitermo ou . Exemplos: . Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho. o. Vasconcelos. .Elba Santa Ifigênia Santa Ifigênia.Carlos José José. uma. . Exemplos: . onde há um orifício chamado ilhó. Vasconcelos Vasconcelos.Maria do Socorro Neta Socorro Neta. Carlos. Pedro Oliveira. Elvis do. porque a pesquisa é feita diretamente. Elba.Fernando Campo Limpo Campo Limpo. Marques. do. considera-se o último sobrenome e depois o prenome.Maria da Guia 6ª. Exemplos: . 4ª. 3ª.Mnemônico . ILHÓ PÉ Pasta de Arquivo É uma folha de papelão resistente.Ana Marques .Camila Índio do Brasil Índio do Brasil. A abertura na projeção que recebe a tira e inserção chama-se janela. OBS. de.Fernando Marques 2ª. tais como a. Os sobrenomes formados por palavras como Santa. Camila. Neto e Sobrinho são considerados partes integrantes do último sobrenome. Pode ser recortada no próprio cartão.Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos. na parte inferior da guia. Luís Carlos. .é a saliência. b) Pasta miscelânea .onde se guardam documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica. Projeção . Por esse orifício passa uma vareta que prende as guias à gaveta. Junior. J.: Quando houver sobrenomes iguais. É importante utilizar a vírgula para separar o sobrenome do prenome.Variadex . 5ª. Elas se dividem: a) Pasta individual ou pessoal . e. prevalece a ordem alfabética de prenome.NOÇÕES d) DE ARQUIVOLOGIA . Maria.Pedro Paulo Santos Anjos Santos Anjos.Indexação Coordenada . d’. . 4 . isto é.Elvis do Socorro Socorro. de corte reto. Marques.Automático . . Pedro Paulo. . PROJEÇÃO OU GUIA Exemplos: . lisa. Guimarães. Guia. Paulo de.Severino Sobrinho Sobrinho.Juliana Castelo Branco Castelo Branco. . Juliana.é o que tem como notação a palavra fora e indica a ausência de uma pasta do arquivo. Almeida.onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo. Os artigos e preposição. chamadas regras de alfabetação.Lúcia d´Almeida .João Marques . Marques.é a saliência na parte superior da guia. Eliana.Eliana Pena Pena. Exemplos: . Heitor. .Luís Carlos Marques Marques. OBS. e que são as seguintes: 1ª. Classificação dos Métodos de Arquivamento O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Severino.J. Marques. Fernando. João. .Paulo Santo Cristo Santo Cristo. dobrada ao meio que serve para guardar e proteger os documentos.Decimal . José. um.José Vasconcelos Vasconcelos. Ana.dicionário Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.Rôneo .Jorge Carlos Filho Carlos Filho. ou cartolina. Marques. Jorge. ou nele ser aplicada.Soundex . Fernando. Eliana.Maria Marques . Exemplos: . desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome e não a letra. pela ordenação cronológica. A) Método alfabético É o mais simples. Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. mas não são considerados na ordenação alfabética. . Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes: • Básico: a) b) Alfabético Geográfico Simples c) Numérico Cronológico Dígito-terminal . da.indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência.Paulo de Alcântara Alcântara. . Pé . Exemplo: GUIA ESPECIAL Guia-fora . sendo então de celulóide ou de metal. .enciclopédico alfabético d) Ideográfico Numérico • Padronizado: . • Regras de Alfabetação O arquivamento dos nomes obedece a 15 regras.: Em alguns casos os sobrenomes compostos também são entendidos como sobrenome de domínio público.Pedro Oliveira Guimarães . não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento.Duplex . Guia especial . Pode ser suspensa. Exemplos: .Eliana Marques .João Vasconcelos .TRE Central de Concursos / Degrau Cultural É um método direto. não são considerados. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. João. Paulo. Maria da. Maria do.

Francisco (Professor) .Maranhão .SP .Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas.George Bush Bush.Crateús . 5 . superintendência) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e não da unidade. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome. Mário (Ministro).Adalberto Oliveira . 8ª.Francisco de Pina de Mello Pina de Mello. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: 1) nome do estado. Exemplos: .SP . Admitese.Jorge de Abreu Filho 7ª. Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso. instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam.São Luiz . entre parênteses.Francisco Balbino . Jorge de NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA .Lívia de Fátima Arquiva-se: .Luiz Carlos .Presidente Fernando Henrique Henrique. Library of Congress (The).São Paulo . . que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome: Exemplos: . As partículas dos nomes estrangeiros podem não ser consideradas. que corresponde ao sobrenome da família do pai.TELERJ .Jorge de Abreu Neto .ES .Maria Augusta Os títulos não são considerados na alfabetação. . Exemplos: .Lívia de Fátima .Angel del Arco Y Molinero Arco y Molinero. 11ª. Fernando (Presidente).Pedro Luiz . José de. Os nomes orientais.Diadema . George. para fins de ordenação.Superintendência Financeira da TELERJ .Dilma da Silva . Exemplos: . Os nomes de firmas.Gerência de Finanças da TELERJ Arquiva-se: .São Paulo .Thomas Jefferson Jefferson.São Paulo . .Embratel Embratel. Jorge de. departamento.João Alfredo .Professor Francisco Carlos . salvo nos casos espanhóis e orientais.Central de Concursos / Degrau Cultural OBS.Adalberto Oliveira .Gerência de Atendimento da TELERJ . . cidade e correspondente (quem enviou a correspondência). Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome. Exemplos: .Esteban De Penedo De Penedo. porém. chineses e árabes são registrados como se apresentam: Exemplos: . Colegial (A).Maria do Carmo. Georges. . Gordon.Georges Aubert Aubert.Campinas .São Luiz .A Colegial .Luiz Carlos . .Lucas Marques .ES .Maranhão .1º Congresso de Odontologia (1º). 9ª. 13ª. Charles.PE .Antonio de los Rios Rios. assembléias e semelhantes. Exemplos: .Doutor Olávo Pinheiro Pinheiro.Francisco Balbino .Rio de Janeiro .Araçatuba . B) Método Geográfico O método geográfico é um sistema de recuperação direta onde a chave de recuperação é a procedência ou local. Como a principal chave é a cidade.Crateús .The Library of Congress Fundação Getúlio Vargas.São Mateus .Superintendência Financeira 15ª.Chian Chin . conferências. .Paul McCartney McCartney. Abreu Filho.Jorge de Abreu Sobrinho . empresas. estado e correspondente.São Paulo .Campos . Esteban. .Belém .III Conferência de Cirurgia Cardíaca Conferência de Cirurgia Cardíaca (III).3 (Três) M do Brasil. não se considerando.Campos . O mais comum é considerá-las parte integrante do nome quando escritos com letra maiúscula.Charles Du Pont Du Pont.Guilio di Capri Capri. Exemplos: . obviamente. os números arábicos. Abreu Sobrinho.Fundação Getúlio Vargas .Rio de Janeiro .João Alfredo . gerência. Jorge de.Maria Augusta . Thomas. Exemplos: .3 M do Brasil . Carlos. Exemplos: . .Pedro Luiz 2) nome da cidade. Guilio di.Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitava).Maria do Carmo. 10ª.Gordon O´Brien O´Brien.Ministro Mário Simonsen Simonsen. . Angel del. Antonio de los. reuniões. os artigos e preposições que os constituem. . para facilitar a ordenação. São colocados após o nome completo. não seguirá a ordem alfabética.Belém . Quando se organiza um arquivo por estado.Diadema .TELERJ .SP .Dilma da Silva Arquiva-se: . entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que.Li Yutang Chian Chin.TELERJ . Nos títulos de eventos como congressos.Rio de Janeiro . Exemplos: . 12ª.Rio de Janeiro . seção. deve-se ordená-las alfabeticamente. japoneses.Araçatuba .Rio de Janeiro .PE . não havendo destaque para as capitais.Lucas Marques . as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrás do seu estado correspondente.PA . . Paul.Rio de Janeiro . .Gerência de Atendimento . Francisco de. entre parênteses.Campinas .Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro).São Paulo . . Exemplo: . Olávo (Doutor).Gerência de Finanças .São Paulo .São Mateus .: Os graus do parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção.SP . As correspondências recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituição (setor.José de Oviedo Y Baños Oviedo Y Baños.Fábrica Estrela de 4 pontas .PA . . Entretanto. . Li Yutang.Madeiras Cachoeira dos 4 Arquiva-se: .TRE Congresso de Odontologia . romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim. Abreu Neto. 14ª.

Quando um documento novo chega à repartição. cronológico ou digital-terminal. • Método Numérico Simples Atribui-se a cada cliente (pessoa física ou jurídica) um número. Para que o número não fique vago. e consiste em uma tábua ou tabela de mil assuntos e de um índice que permite a sua rápida localização. seguido da capital e do correspondente. Exemplos: . arquivando-se na pasta sem considerar a ordenação alfabética. Normalmente é utilizada em repartições públicas.Brasil .Homem .50 .NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . Esta pasta montada será denominada processo. ele é registrado. que fornecerá o número sob o qual o documento ou pasta foi arquivado. Tais métodos são indiretos. Neste método pode-se arquivar o número de uma pasta que venha a vagar. em princípios de 1950. Como exemplo prático para esse método podemos citar um arquivo elaborado para peças de vestuário: Roupas: do Homem . Sérgio Itacoatiara (Bahia) . numerado e arquivado em uma pasta de cartolina aberta especificamente para ele. Pablo. acordos. No segundo. nas gavetas ou estantes. pela primeira vez. embora a disposição física das pastas.vestido .Publicações • Método Decimal O método decimal empregado nos arquivos é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey.TRE Central de Concursos / Degrau Cultural chas) alfabéticos-onomásticos.os referentes à administração interna e suas atividades-fim. que as pastas tragam os nomes dos estados. partindo-se do gênero para as espécies e desta para a minoria. Este método remove a dificuldade apresentada pelo método decimal relativamente a previsão antecipada de todas as atividades. porém. como classificação de assuntos: atas.Pesquisas 2 . Não esqueça de classificação do local e do correspondente.Aragão.52 34 .calça . fotografias etc. sendo abertas novas classes à medida que outras necessidades forem surgindo. pareceres.meias de Crianças .). pois depende de interpretação dos documentos sob análise. porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados. do documento de um cliente.recém-nascidos . evita-se a utilização de um mesmo número para duas ou mais pastas.: É um método direto e de fácil manuseio. Conseqüentemente. Este sistema foi aceito pelo Instituto Bibliográfico de Bruxelas. Embora a quantidade de classes seja ilimitada. tem-se de observar a data de entrada do documento no arquivo ou de sua emissão. • Método Unitermo ou Indexação Coordenada O método unitermo ou indexação coordenada foi desenvolvido por Mortimer Taube. já que as pastas são arquivadas alfabeticamente por cidades. Exemplos: Brasília (Distrito Federal) . . Faz-se o registro deste cliente ligando-o a um número retirado de uma tabela numérica seqüencial. que seguem dois critérios de arquivamento. de engenharia. telex etc. . Com relação aos clientes eventuais. a escolha deve recair sobre um dos seguintes métodos: simples.Cursos 3 . O método de arquivamento por assunto não é. No primeiro.Santa Cruz de La Sierra . 6 . ex-Presidente da Associação dos Bibliotecários Americanos. As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética.blusa .4 a 6 anos .437 126. A classificação Decimal de Dewey foi publicada em 1876. Além da ficha registro (também chamada de ficha protocolo ou ficha numérica) onde será anotada toda movimentação do documento/processo. são preparados índices auxiliares (em fi- D) Método por Assunto Quase toda organização dispõe de certo número de documentos que devem.Mulher .saia . fitas. Comparando-se a numeração dos métodos numérico simples e dígito-terminal: Numérico Simples 45.Antônio. há que se recorrer a um índice alfabético (em ficha). além de amplo conhecimento das atividades institucionais. na chegada de um novo cliente o número 22 é reaproveitado. em segundo lugar. após as respectivas capitais dos países a que se referem.027 98. porém. e editar publicações técnicas.Alvares. Carolina Brasília (Minas Gerais) . C) Método Numérico Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número. além da ordem alfabética. Este número é dado quando há o recebimento. Pedro Quando se trata de correspondência com outros países. atribui-se a cada cliente eventual um número.61 .Brasil . Juan. pode-se arquivá-los em pastas miscelâneas.Chile . No entanto.26 . Luís. • Método Numérico Cronológico Neste método.) e especializados (médicos.687 Dígito-Terminal 04 .82 . é universalmente conhecido. exige-se. tais como: E) Método Ideográfico • Método Duplex Nesse método a documentação é dividida em classes conforme os assuntos.Magalhães. contratos.42 12 . Hoje. de fácil aplicação.142 128. seu arquivo terá inicialmente as seguintes classes principais: 1 . ser arquivados por assunto .Altamira .Manjo.252 342.6 a 10 anos de Calçados .1 a 3 anos .Santos.camisa da Mulher . Comumente encontram-se pessoas que confundem-se assunto com tipo físico/espécie dos documentos e adotam.37 12 . que o ampliou.Crianças Existem outros métodos pouco utilizados. Carlos Itacoatiara (Pernambuco) . possa apresentar peculiaridades próprias a cada método. A numeração obedece somente à ordenação seqüencial. É necessário. de procedência e de assunto para facilitar a recuperação de informação.87 Nesse caso não é necessário utilizar as divisórias de estados.Santiago . anotando em sua ficha alfabética a nova localização. uma vez que. OBS. abre-se uma pasta chamada M1 (Miscelânea 1). nos Estados Unidos. é o mais aconselhável nos casos de grandes massas documentais e variedade de assunto. Exemplo: uma instituição é criada com a finalidade de promover pesquisas e cursos. onde além do número de registro são colocadas informações. Roseli.27 09 . com vantagem.meia . correspondência recebida e expedida. de funcionários etc. Os documentos referentes ao antigo cliente 22 são transferidos para o arquivo intermediário e/ou permanente. onde os documentos serão arquivados alfabeticamente. para se localizar um documento ou pasta. Por exemplo: há um cliente 22 que por qualquer razão deixou de ter relações com a entidade.Chile . Este método é utilizado em arquivos especiais (discos.cueca .Penteado. . Com isso.84 . muito cuidado para não serem abertas pastas com a classificação de assuntos primários para assuntos já incluídos em subclasses.Campos. alfabetase em primeiro lugar o país. porém.Brasília (Capital) .

filmes e discos são semelhantes aos aplicados no arquivo de fotos. eventos. ( ) É utilizado um arquivamento primário. 4. acontecimentos. discos duração da execução. Além dessas informações que são comuns aos três elementos. Esse conceito tornou-se obsoleto. filmes. CERTO . sua localização. Estamos na era da globalização. assuntos. em cores ou preto e branco. dimensões etc. principalmente nos arquivos especiais e especializados. Com relação aos assuntos. assuntos. de grandes desenvolvimentos tecnológicos. controlado através de livro próprio. Esse número. o tempo de duração. também será utilizado um banco de dados ou fichas. Como exemplo. devem ser arquivados em separado. como de documentos operacionais em outros suportes: fotos. filmes etc. lugares. Cada vez mais há a interação entre os países e o computador é o agente fundamental para esse intercâmbio. Nem sempre há necessidade de se numerar cada foto. autores. em ordem crescente. Arquivo fotográfico As atividades de um arquivo fotográfico podem ser divididas em recepção e identificação. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético simples ou aberto. filmes . 1. músicas. colada na margem mais larga do filme. A fotografia recebe um número de registro. Quando várias fotos tratam do mesmo evento. ERRADO . já que na visão arquivista atual o que importa é a informação e não o suporte em que ela se apresenta. tais como: assuntos (de conferencistas. denominado número de registro. gêneros musicais etc.TRE ção. acondicioná-los. 5. discos e recortes de jornais. no seu verso. Os demais documentos. local. Para a recuperação de sua localização. o sistema é alfabético. Também é utilizado o método numérico.o método numérico é o mais adequado no arquivamento de fotografias devido a simplicidades de arquivamento e recupera- NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . Deve-se incluir. o número de faixas de cada lado. 7 . A diferença entre um arquivo em papel e um especial está no armazenamento e conservação de seus documentos. a quantidade (fotos e negativos). Marque C para CERTO e E para ERRADO: Quando observamos em uma pasta de arquivo a sua guia com duas letras maiúsculas.Como os álbuns não possuem formatos e dimensões padronizadas. onde se indica o princípio e o fim de nomes classificados. em suporte papel. juntamente com os negativos e as informações necessárias ao seu registro (data. deve ser assinalado no documento. releases de jornais etc. 1. fitas magnéticas. O mesmo procedimento deverá ser aplicado aos negativos. necessitará de local com temperatura ambiente adequada ao seu tipo de suporte. arquivar as principais em ordem numérica e as demais em ordem alfabética de nomes.Não existe essa classificação. se sonoro ou mudo. o nosso.Quando só há citação de letras. em lugar visível e previamente determinado. O número correspondente ao negativo deve ser transcrito em uma tira adesiva. • Pesquisa . em envelopes próprios para esse fim. deve-se atribuir um único número de registro para todas e acondicioná-las. No caso de registro em fichas. contendo informações que irão auxiliar a pesquisa. • Registro . fitas magnéticas . deve-se elaborar uma lista de termos específicos para evitar o emprego de sinônimos.A pesquisa será efetuada através do banco de dados ou das fichas. Os arquivos especiais mais comuns são os de fotografia. O método consiste em se atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente. No caso de negativos referentes a um mesmo evento. futuramente.) As informações necessárias à identificação das fotos já foram acordadas anteriormente com o(s) remetente(s). registro. O mesmo procedimento deve ser aplicado se o inverso ocorrer. retiram-se das fotografias todos os elementos que irão servir de identificação na sua recuperação: nomes. Filme e Disco Os procedimentos a serem utilizados no arquivamento de fitas magnéticas.). • Negativo . individualmente. arquivamento e pesquisa.Central de Concursos / Degrau Cultural Embora não se recomenda sua aplicação nos arquivos convencionais a indexação coordenada vem sendo utilizada.Na classificação de um sistema fechado ou composto são utilizadas duas letras. podemos destacar as específicas de cada arquivo: 1. Seu acervo é composto tanto de documentos administrativos. 4. Cada elemento recebido no arquivo será identificado por um número de registro seqüencial. iniciados pelos indicados na guia. a data da gravação. 2. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado ou composto. • Álbum . O século anterior foi o das grandes descobertas e. também.Na classificação alfabética simples ou aberto. relatórios técnicos etc. reunidas. CERTO . GABARITO ERRADO . datas. envelope e/ou pasta em que será acondicionada. 3. independente de sua forma de acondicionamento. objetos etc. no lugar destes será feita uma anotação da ocorrência para que.). títulos (congressos. locais etc.o lado da fita. de acordo com sua entrada no arquivo. anotando no banco de dados ou fichas. datas. 3. identificação das pessoas etc.o comprimento e a bitola do filme. Quando as fotos forem encaminhadas ao arquivo sem os negativos. Os negócios que geralmente ficavam no âmbito familiar se transformaram em grandes companhias que não mais almejavam o mercado interno e sim o mundo. podemos citar um arquivo e um jornal. • Recepção e identificação . no banco de dados. no mesmo envelope e/ou pasta. é necessário que se mantenha sempre um canal aberto entre as unidades para facilitar a solução de qualquer dúvida que venha a surgir.depois de numeradas. 01. 2. em envelopes próprios e depois arquivá-los em envelope kraft com o mesmo número de registro dado ao grupo. discos. informações complementares sobre as fotos: apresentação física preto e branco ou em cores). não se pense que houve falha de registro ou extravio. só é apresentada uma letra na guia. Entretanto. Todo esse acervo deve ser tratado como um conjunto documental. evento.as unidades responsáveis pela emissão das fotografias devem encaminhá-las ao arquivo. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado. EXERCÍCIO 01. por exemplo. lugar. como fotografias.Devido ao suporte – filme – os negativos devem ser arquivados. inserindo-se as demais letras naquele intervalo. compositores etc. o tempo de duração. a rotação etc. Tecnologias Aplicadas aos Arquivos O mundo tem passado nos dois últimos séculos por várias transformações. podemos afirmar que: ( ) É utilizado um arquivamento alfa-numérico. ERRADO . fitas magnéticas. Esse mesmo número será atribuído ao negativo. individualmente. 3. filmes. Arquivos de Fita Magnética. TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO Antigamente havia a idéia de que somente os documentos encontrados no suporte papel deveriam ser tratados no âmbito da arquivística. 2. preparo. Essas informações deverão ser transcritas em um banco de dados (se não houver. Um arquivo de fotografias ou de fitas magnéticas.Idem à explicação do item anterior. com grande êxito. deveriam ser encaminhados às bibliotecas ou centros de documentação especializados. 5. em fichas). • Preparo ..

Folha Zebrada e sinaléticas para separar as diversas informações (datas. por questões de segurança. As listagens. No Brasil sua utilização se dá um pouco antes da metade do século no acervo da Biblioteca Nacional. • integridade de reprodução . que outrora atrapalhavam a vida do empregado tanto no seu arquivamento quanto no seu manuseio.por matrícula). Órgãos Governamentais etc. falsificação etc. de contratos etc. b) Microfilmagem O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de diminutas imagens fotográficas. a proximidade das informações. Hospitais. que necessitam de um grau elevado de atenção para evitar a ocorrência de erros. Caso seja necessário. a) Automação da Informação A automação da informação pode ser aplicada nos arquivos de duas maneiras: • o arquivo como usuário . no controle do acervo etc. séries esgotadas etc. em seus arquivos. Também são gerados 2 Filmes: 1 para guarda no arquivo de segurança e o outro para consulta. separam-se grupos de aproximadamente 2. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser A conseqüência desse desenvolvimento se percebe através do enorme volume de papéis que tramitam nas empresas. • aquisição de coleções de jornais. A recuperação da informação será rápida e não haverá o menor problema em atualizações futuras. Em ambas as situações a recuperação se dá de forma rápida e eficaz. As microformas podem apresentar-se em três modos: Filme. legal ou devido ao seu suporte físico (fichas) podem ser preservados e a utilização da informação será feita através do microfilme. operacionais. • racionalização da informação .NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . levaram à definição de diretrizes para um melhor gerenciamento de documentos. as empresas guardavam seu acervo de valor permanente em galpões ou em suas próprias instalações. Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos. documentação rara. Podemos citar os dossiês de empregados. jornais etc. Outra vantagem da utilização da automação é a descentralização da informação. seqüencialmente. Atualmente isso é completamente inviável. São elas: Automação da Informação. Como exemplo. independente do período de emissão dos documentos a ele relacionados. assim.o microfilme reproduz integralmente o conteúdo de um documento. Como exemplo tomemos um filme em que foram microfilmados documentos de aproximadamente 150 empregados. não podendo sofrer alterações 8 . Hotéis. números. São os bancos de dados onde são armazenados registros sobre determinado assunto como: Folha de Pagamento. Comércio. • segurança . a partir de filmes cópias. sendo aconselhável a utilização de caixas para a guarda dos carretéis com cores diferentes. • preservação e conservação de originais .cópias instantâneas do original em filme ou papel. Várias pessoas podem acessar as mesmas informações em qualquer ponto da empresa. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados exigindo. simultaneamente. podemos citar uma empresa que possua. de acordo com uma padronização pré-estabelecida: Imagem de Abertura e Encerramento (contendo a ordem de colocação dos documentos no filme remetendo-os aos fotogramas. Como vantagens podemos citar: • economia de espaço . A verticalização e o encarecimento do metro quadrado. Cada jaqueta comporta aproximadamente 60 fotogramas e são arquivadas em ordem alfabética ou numérica. Esse suporte é utilizado para qualquer tipo de documento: dossiês financeiros. .por meio de catálogos informativos é possível adquirir coleções completas de jornais. podem ser geradas outras cópias para distribuição.400 documentos que serão numerados.) • Jaqueta A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma anterior. ou seja. ocorridos nos últimos anos nos grandes centros. O índice de erros é muito pequeno. No filme esses documentos são chamados de fotogramas. no registro de documentos. São geradas microfichas para os arquivos referentes a: folha de pagamento. Cartórios. os bancos e as repartições públicas nos Estados Unidos utilizavam essa tecnologia como solução para a avalanche de papéis que cobriam seus arquivos. já que só podem ocorrer por falhas na digitação.Computer Output Microfilm. Microfilmagem e a Digitalização de Documentos. saída direta do computador para a microficha. esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas. revistas. revistas etc. No preparo da documentação para a microfilmagem. livros. Esse tipo de aquisição é muito comum em decorrência de sua dimensão e facilidade de transporte. no Brasil e no exterior. Com o surgimento das novas tecnologias. cheques. objetivando a imediata identificação do original e cópias. em um suporte que permite fácil consulta e que necessita de um pequeno espaço para guarda. A vida funcional do empregado está acondicionada em um só local. Colégios. Caso haja algum sinistro (roubo. o número do filme e a data de início e encerramento da microfilmagem). para sua identificação. através da fita spooll. Depois são inseridas sinaléticas que irão completar o grupo a ser microfilmado. Paralelamente.os documentos que necessitam permanecer em papel seja pelo seu valor histórico. É gerado 1 filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e 1 cópia (diazo) para consulta. Entretanto. se apresentam. incêndio.) o microfilme de segurança resgata a memória do acervo. Hoje em dia há uma larga utilização dessa técnica em todo o mundo e sua aplicação é extremamente ampla: Bancos.TRE Central de Concursos / Degrau Cultural • versatilidade na duplicação . Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2.400 documentos de formato A4. Com o advento das duas grandes guerras mundiais o avanço da tecnologia do microfilme foi enorme já que. Entretanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utilização em pesquisas. o que não acontece nos controles manuais.quando não havia problemas no mercado imobiliário. milhares de documentos necessitaram tramitar de forma sigilosa e secreta. O microfilme é uma técnica eficaz já que reduz em 98% o espaço necessário para a guarda desses documentos. documentos de suas filiais que estão instaladas em outras cidades ou estados. somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte. razão etc. por meio de terminais ou microcomputadores. Como esse processo é mais trabalhoso. Razão etc. • Microfichas Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM . a assinatura da pessoa autorizada que irá dar valor legal ao filme. assuntos etc. administrativos.quando o suporte da informação é o próprio computador. os documentos convencionais começaram a migrar para novos suportes.quando o computador é utilizado como instrumento de trabalho na identificação de séries documentais. • o arquivo como órgão responsável pela guarda e tratamento técnico das informações . Os fotogramas são recortados e inseridos nas jaquetas dos respectivos empregados que encontravam-se arquivadas alfabeticamente (ou numericamente .a microfilmagem traz segurança a documentação já que o arquivamento do rolo é feito em dois lugares: junto ao usuário e em local afastado da Empresa. Jaqueta e Microficha • Filme (Rolo) É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas.as microformas possibilitam o acesso à informação em vários lugares. de empresas. Indústria. As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido a facilidade de seu manuseio. sem passar pelo papel. Jornais. atualmente.

A diferença entre os discos WORM e CD-ROM é que o primeiro é criado pelo usuário e o segundo por um editor. desenhos de engenharia etc. c) levantamento do acervo. em publicações (catálogos.Na realidade a microfilmagem de documentos representa um avanço na política de tecnologia da informação. ERRADO .Read . os desenhos de engenharia etc. CLASSIFICAÇÃO DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS Definição e sua finalidade Estipular a temporalidade dos documentos de uma empresa é tarefa que cabe aos dirigentes dessa própria empresa.Write . já que a “limpeza” de seu acervo se dará sem nenhum critério. ( ) a uma política de tecnologia da informação das instituições. e não existe nenhuma força de lei para tal exercício. outras mídias vão sendo criadas. deve-se iniciar pelo local que mais apresenta problemas. CERTO . A AIIM (Association for Information and Image Management Internacional) em conjunto com uma empresa de consultoria publicou uma pesquisa em 1989 que informava as mídias em que as informações estavam armazenadas: 95% em papel. e) verificação da legislação em vigor. Um CDRom não pode ser alterado. As transmissões em fax geram mais de 85 milhões de páginas por ano. Nesta década. garantindo assim a preservação dos documentos e seus conteúdos.Read Only (memória só para leitura) Possui 12 cm de diâmetro e é utilizado. O CD-Rom já é utilizado por várias empresas no Brasil através do serviço de assinaturas (medicina. ( ) a uma regulamentação da Lei nº 1. 2. modificando. Ele está em branco quando é adquirido e é preenchido pelo usuário usando software e hardware adequados. ou seja. intermediária e permanente e possibilitará um controle eficaz sobre a produção documental. e. 5. EXERCÍCIO 01. ela não abrange normalmente todos os arquivos da empresa. A microfilmagem é uma mídia que facilita muito as empresas no que se refere a redução de espaço. enciclopédia.A Lei nº 1. Os discos usados para o armazenamento dos documentos se apresentam de três formas: • CD-ROM . os sistemas de imagens e voz vieram a integrar os sistemas já existentes de texto. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . Depois surgiram os CDs usados para músicas. A elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD). finalmente. A leitura é feita com um laser de baixa potência. 1 % meios magnéticos. já que sua utilização se dá no arquivo permanente e em alguns arquivos setoriais como o de pessoal e o de contabilidade. Caso uma empresa não defina sua tabela.TRE • Discos regraváveis ou apagáveis Este sistema usa discos de 5 1/4 polegadas em cartuchos. vinte vezes. É utilizado para armazenar documentos que necessitam de atualizações constantes como os legais. muitas leituras) Estão disponíveis em diversos tamanhos: 5 1/4. • extravio de documentos. um documento é copiado. Com isso. b) indicação das pessoas responsáveis. Isso mostra que as empresas continuam gastando grande parte do seu tempo no gerenciamento dos documentos. 4. Os sinais que irão desencadear o processo de criação de um TTD em uma empresa são: • excesso de papéis. futuramente. 5.Once . os arquivos das grandes e médias empresas são microfilmados. ERRADO . É necessário. Uma pesquisa feita nos EUA diz que um bilhão de documentos são produzidos nos Estados Unidos todos os dias e que. No ato da definição das prioridades de atuação. então. sem risco de danificá-los.Preservação do documento e sua informação. sendo necessário que se analise pasta por pasta. • falta de definição de responsabilidade.Não existe ainda nenhuma legislação determinando a microfilmagem de documentos. Também são utilizados para publicar material específico de uma empresa como catálogos de peças para oficinas de manutenção. faturas.. d) definição do cronograma de reuniões. saúde. os discos para o armazenamento dos documentos. sofrerá constantemente várias reorganizações.) • WORM . correspondências. a) Apresentação dos discos ópticos Os discos ópticos evoluíram a partir dos vídeos discos que foram lançados primeiro para filmes e outras formas de animação utilizadas para lazer ou treinamento. no mínimo. ( ) a um apoio do SINAR (Sistema Nacional de Arquivos) GABARITO ERRADO . a execução dos serviços em qualquer ramo do conhecimento humano. tanto do arquivo corrente quanto do arquivo de custódia. Eles são gravados e alterados pelos próprios usuários. definirá o tempo de vida útil dos documentos em suas três fases: corrente. Atualmente o computador é um elemento fundamental no gerenciamento das informações. a maioria dos documentos está no suporte papel nos arquivos correntes e intermediários. material contábil de empresas de consultoria/auditoria.461 de 25/04/1991. i) revisão da TTD 9 . consideravelmente. Principais etapas para a elaboração de uma TTD a) Levantamento das atividades da empresa. 1. 2.Central de Concursos / Degrau Cultural simples . Esses discos podem ser lidos milhares de vezes. g) aplicação da TTD. 3. f) aprovação da TTD. 12 e 14 polegadas de diâmetro. uma única tabela que irá abranger todos os documentos da empresa. Todos os sistemas de discos ópticos usam codificação binária para armazenar a informação e um facho de laser de alta potência para gravá-Ia. É aconselhável que se elabore uma tabela para cada unidade objetivando. CERTO .Conselho Nacional de Arquivos. Essas publicações são proprietárias e somente estão disponíveis no âmbito da organização. constituindo um procedimento vinculado: ( ) a uma determinação do CONARQ . gráfico e números. usando software e hardware adequados.ou conjugados (leitoras/ copiadoras) . que se elabore um Plano de Ação com as etapas a serem cumpridas na elaboração da sua TTD. 1. enciclopédias) que são vendidas ao público de uma maneira geral. 3.unicamente para a leitura .para a leitura e cópia em papel. • escassez de espaço físico. formulários.A microfilmagem ainda é um procedimento pessoal ou institucional. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Hoje.Many (uma só gravação. agricultura etc. Digitalização de Documentos Com o avanço da tecnologia. 4. normalmente. rapidez na recuperação da informação e segurança.461 apenas regulamenta a criação do CONARQ e SINAR. Geralmente nesse momento os executivos solicitam a ajuda da unidade responsável pela documentação da empresa. 01. Entretanto. • demora ou não na localização do documento. Este disco também pode ser lido milhares de vezes sem degradação e a informação também não pode ser alterada. sua capacidade é ampliada dia-a-dia. Sua aplicação se dá em todos os tipos de documentos empresariais.Compact Disc . Como o computador é uma peça fundamental nesse desenvolvimento. O que vem a ser um sistema de imagens e de que maneira ele está relacionado com a administração de documentos? Podemos levantar alguns pontos que nos ajudarão a responder esta questão. ( ) a uma política de melhor conservar os documentos das empresas. h) divulgação da TTD. 4% em microfilmes.

as quais se viram forçados a buscar novas soluções para gerir as grandes massas documentais acumuladas nos arquivos. e) Grande quantidade de massa documental em vários suportes e o arquivamento do uso das modernas tecnologias. Levantamento do acervo documental Esse levantamento deve ser executado por pessoas lotadas na unidade de documentação como o auxílio de funcionários da própria unidade. geralmente são administradas por essas mesmas instituições. de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. É importante que se cumpra o cronograma e que não haja atrasos nos horários pré-estabelecidos. – muitas das vezes administradas por outro órgão. em decorrência do progresso científico e tecnológico alcançado pela humanidade. Até há pouco tempo. b) Garantia de que o menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente. • Principais ações na esfera da gestão de documentos: a) O Arquivo Nacional deve ser o órgão central para elaboração de normas e diretrizes referentes à criação e manutenção dos documentos dentro das agências governamentais. projetos.) que também deverão ser analisados.Ou destinação de documentos. o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas a duplicação e a emissão de atos normativos alterados ou atualizados com certa freqüência. Estes regulamentos envolvem a durabilidade do suporte documental e a administração do acesso público aos documentos e/ou informações governamentais. de 08/01/1991. revistas. • Utilização . cuja criação é marcada por uma atuação passiva de custódia de documentos de valor permanente para a pesquisa histórica. formulário. Indicação das pessoas responsáveis Na reunião com o executivo da unidade solicite que sejam indicadas pessoas que possuam grande conhecimento do acervo para que auxiliem a equipe de documentação na definição da temporalidade dos documentos. é que se passou a utilizar o sistema americano/canadense como método de arquivamento. classificação. as atividades de administração de arquivos intermediários e a destinação de documentos possuem uma influência direta sobre as instituições arquivistas. caso chegassem a fase de arquivamento permanente. • Européia . manuais. artigos etc. só surgiu a teoria das três idades dos arquivos. se necessário. OBS. visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.: Há duas tradições arquivísticas: • Americana/canadense . hoje em dia encontramos nos arquivos um grande volume de materiais bibliográficos (teses. consideramos gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referente à sua produção. Definição do cronograma de reuniões É necessário que se defina um cronograma de reuniões para que sejam apresentadas as minutas da TTD para a análise da temporalidade dos documentos. c) Garantia de melhor organização desses documentos. que são responsáveis pela criação de seus documentos. a produção de documentos cresceu a níveis tão elevados que superou a capacidade de controle e organização das instituições. acarreta vantagens econômicas. Deve também sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários. b) Complexidade dos governos impedindo a centralização das ações deste campo em um único órgão. por isso. Para a tradição arquivista americana. Incluem também a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo. Deve-se ter cuidado. d) Papel histórico dos arquivos nacionais.NOÇÕES a) DE ARQUIVOLOGIA . de expedição. Desta conceituação podemos destacar as três fases básicas da gestão de documentos: a) Produção b) Utilização c) Destinação • Produção . Já as atividades cujo primeiro objetivo vincula-se à eficiência da administração pública – administração de correspondência. Em meados do século XX. com base na Lei nº 8. Princípios da Gestão de Documentos para as funções arquivísticas: a) Garantia de que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente. registro.Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. GESTÃO DE DOCUMENTOS Assim como a humanidade vem evoluindo técnica.preocupada com a eficiência no gerenciamento de informações via documentos. no uso das instalações físicas e recursos humanos.: O princípio básico da gestão de documentos é o documento e/ou informação. Isso pode ser feito através da leitura do organograma. Devido ao grande avanço da tecnologia. b) É preciso que medidas sejam tornadas para a guarda de documentos de valor intermediário. apresentar estudos sobre adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos. determinando quais serão os objetos de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição. É talvez a mais complexa das três fases da gestão de documentos. Estes arquivos podem ser gerenciados pelo nacional ou pelas agências governamentais. c) Tradições administrativas que não permitem uma reorganização radical dos sistemas vigentes. Dentro deste contexto. também com documentos que contam a história da empresa.Esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento. tramitação. Estrutura administrativa na gestão de documentos a serem arquivados • Fatores que podem comprometer a adoção das funções de gestão de documentos pelos arquivos: a) Limitação da ordem legal. Essa etapa é a mais morosa visto que há a necessidade de se levantar toda a documentação arquivada. diretrizes etc. OBS. e) Garantir a preservação dos documentos que constituíram o patrimônio arquivístico de um país. Diante desta afirmativa. na hora exata.TRE Central de Concursos / Degrau Cultural nos arquivos com vistas a estabelecer seus prazos de guarda. planejamentos etc. visando à perfeita compreensão e interpretação dos textos.159. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. que deve estar disponível no local certo. consulta) e à recuperação de informações indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas. também o conceito de arquivos sofre modificações para atender aos desafios de um mundo em mudanças. técnicas ou científicas das instituições. ter um documento arquivado com fonte de informação (imediata) para implementar programa. distribuição e tramitação). desenvolvida mediante análise e avaliação dos documentos acumulados 10 . principalmente a partir da II Guerra Mundial. c) Arquivos Nacionais devem assegurar que os arquivistas b) c) d) Levantamento das atividades da empresa É necessário que se faça um levantamento das unidades que a empresa possui e de suas atividades para melhor entendimento do seu negócio. para as pessoas certas e com um custo possível.arquivos como fonte de pesquisa histórica. somente com a implantação dos princípios da gestão da qualidade na administração. • Avaliação . Nesta fase. d) Dificultar a eliminação de documentos de valor permanente. normas internas. o Brasil utilizava a metodologia européia para o arquivamento. ou seja. como novo conceito de gestão de documentos. uso. científica e culturalmente através dos séculos.

A Segunda Via guarda-se em ordem alfabética (pelo nome). CERTO . A seleção de documentos para a preservação permanente deve contar com a decisão final dos arquivistas do Arquivo Nacional. à elaboração das folhas de referência. classificação. Proceder. a Quarta Via. constitucionais. Seja ele mesmo serviço. Tarefas (competências) do setor de conferência. A Primeira Via do registro. as exposições. CERTO .Tarefa principal de um órgão de comunicações.). Outras atividades do setor de Protocolo a) Rever a classificação .Central de Concursos / Degrau Cultural profissionais ofereçam assistência técnica às agências governamentais e as outras instituições públicas na implementação dos sistemas de gestão de documentos. de acordo com a procedência. é guardada em ordem numérica cronológica e é a que constitui propriamente o registro. os ofícios.O princípio da produção elabora tratamento a serem dados aos documentos produzidos em determinados setores.compreende os dois primeiros e agrega programas básicos em elaboração e gestão de formulários. ( ) A fase de avaliação decorre também dos princípios de descarte de documentos. uso de recursos de automação (informática) etc. se está redigido em termos próprios. considere os seguintes aspectos: ( ) Compreende três fases importantes: produção. há sempre integrado.abrange programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente. a utilização e a destinação. de acordo com as séries. por meio de arquivos correntes e/ou secretários. Numerar. OBS. distribuição e tramitação de documentos. não se usam mais livros-protocolo e sim recibos. numerar e expedir a correspondência elaborada no órgão e arquivar as cópias da correspondência e dos outros documentos. isto é. numeração e expedição (de correspondência ou documentos) Este setor revê tudo que tem de ser expedido.Entrada .inclui todas as atividades descritas e completa com a gestão de diretrizes administrativas. c) nível intermediário . quando necessário. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA . que são depois arquivados por destinatários. a ficha nº 1.receber . no que se refere à sua recepção e expedição. por assunto.certificar-se de o documento a ser arquivado conserva as mesmas características da entrada. seção ou turma a finalidade dessa dependência é controlar toda a correspondência recebida ou expedida da organização de que faz parte. Classificar . Também faz parte desses serviços informar e orientar o público quanto ao andamento dos processos.registrar . conforme o método de arquivamento. CERTO . ( ) A fase de utilização dos documentos elabora normas de acesso a documentação. Nos serviços de comunicações modernos. elaboração de sistemas de arquivos correntes. ( ) A produção refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. 4. O protocolo é a unidade responsável pelo controle do recebimento e expedição de correspondência de uma empresa. PROTOCOLO Conhecimentos básicos Nas repartições. GABARITO 01. ( ) A utilização dos documentos não tem referência com as atividades do protocolo. depende dessa primeira atividade. esse controle é feito pelas próprias unidades. como: recebimento. Antigamente. Este núcleo pode ser chamado de serviço. circulares e toda forma de correspondência. A Terceira Via.distribuir Receber .Expedição . 2. organiza-as e procede à atualização dos fichários. de máquinas copiadoras. As suas atribuições são: receber. classificar. seção ou turma de comunicações.Arquivo Cabe ao setor de entrada executar as seguintes tarefas: . pois toda a movimentação do processo é aí anotada. 5.A base do princípio da gestão de documentos são a produção. EXERCÍCIO 01.Esta fase analisa a acumulação de documentos no arquivo permanente e quais serão objetos de eliminação (por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição). utilização e destinação. Se houver necessidade. Além de zelar pelos fichários. 1. registro. 4. A 5ª via acompanhará o processo à seção competente e as outras quatro serão entregues à turma de informação. 1. Atualmente. Cabe ao protocolo a administração das correspondências externas. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Dentro dos princípios de gestão de documentos. ERRADO . principalmente para consulta e empréstimo de documentos. Atividade de Informação e Orientação ao Público Este setor recebe as quatro vias do registro elaborado pelo primeiro setor (setor de entrada e execução de tarefas). Dividem-se os órgãos de comunicações em quatro setores distintos: .Consiste em verificar se o documento está dirigido à autoridade competente. registrar e distribuir a correspondência recebida. b) nível mínimo ampliado . os antecedentes ou procedentes. conferir. Toda continuidade.existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário. O papel que o Arquivo Nacional assume na administração dos documentos contemporâneos está relacionado com as circunstâncias históricas. quando necessário. legais e administrativas de cada país.TRE d) e) • Níveis de aplicação de um programa de gestão de documentos a) nível mínimo .classificar . se selado devidamente quando necessário e ainda conferir os anexos.Esta fase inclui procedimentos de protocolo.Esta fase elabora normas de acesso. A recepção e a expedição de documentos representam a primeira atividade documental na empresa. de correspondência e telecomunicações. certa ou errada. 5. deve-se 11 .Informação . 3. e fazendo a verificação do que deve ficar arquivado na repartição (principalmente no tocante a antecedentes e procedentes). CERTO . Distribuir . Também irá sobrescritar os envelopes e atualizar o fichário referente aos recibos de correspondência. ao grupo que atende às atividades de administração geral ou de atividades meio um núcleo onde se centraliza o movimento da correspondência e da documentação. variando o nome em função do movimento dos papéis. informando-as e orientando-as em tudo que for necessário quanto aos processos em estudo na repartição. conferindo os anexos. quando feito em fichas poderá ser tirado em quatro ou cinco vias. 2. 3. quando houver. adicionando a ela. Classificar é o processo de analisar a correspondência e outros documentos de modo a arrumálos logicamente em grupos (por assunto) ou séries para um arquivamento sistemático. gestão de correspondências e documentos vitais etc. d) nível máximo .remeter às seções competentes para o devido estudo. que vêm se organizando de acordo com os princípios de organização racional do trabalho. o protocolo ainda era responsável pela tramitação da correspondência interna (memorando/cartas/ofícios/etc. este setor atende as pessoas nos “guichês”. quando houver.: O registro.

ou seja. Principais tipos de correspondência: a) Exposição de motivos Documentos em que os Ministros. r) Regulamento Conjunto de principais e de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei.Cabe ao setor de protocolo registrar o documento de chegada ou de saída. f) Requerimento ou Petição Documentos em que o signatário pede a concessão de um favor regulamentar ou o reconhecimento de um direito.Cabe ao setor de protocolo classificar o documento quanto à sua origem. i) Despacho Atos pelos quais as autoridades solucionaram os assuntos submetidos a sua apreciação. provas etc.É aquela cujo resguardo seja restrito ou transitório. e ) Circular Documento do mesmo teor enviado. Assim como controlar as publicações e despachos do Diário Oficial e Boletim de Pessoal. 2. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Entre as atribuições do setor de protocolo podemos citar as alternativas abaixo. classifica-se em: a) Ostensiva ou ordinária .elementos que identifiquem a classificação do documento.Idem ao comentário do item anterior c) d) e) conferir com o documento original. quer administrativa ou historicamente.Cabe ao setor de protocolo encaminhar ao setor ou a quem de direito o documento. ou seja. CERTO . ( ) arquivar. Toda correspondência oficial é propriedade do Estado. e cuja divulgação possa comprometer a segurança e a integridade do Estado ou as suas relações internacionais. Nenhuma peça dessa correspondência deve ser destruída ou desviada sem a prévia e expressa autorização. Compete ainda a este setor controlar os prazos de empréstimo de documentos. Formas de correspondência dos atos de expediente A correspondência oficial pertence ao Estado. 01. Aviso Forma de correspondência trocada entre Ministros de Estado. Fornecer certidões de pareceres e informações quando solicitados por escrito. j) Memorando Forma de correspondência em uso interno expondo resumidamente ou recapitulando qualquer assunto.é sempre conveniente assinalar de uma forma bem visível a palavra URGENTE.É a que se refere exclusivamente a documentos ou informações que exijam absoluto sigilo. Da divulgação de atos a fatos administrativos. e ) Ultra-Secreta . EXERCÍCIOS 01. m ) Certidão Documento em que são descritos de forma clara e precisa fatos registrados em outros documentos ou registros. 1. 2. instituição ou empresa. Ofício Forma de correspondência trocada entre autoridades da mesma hierarquia ou de alguém de posição inferior para uma autoridade de posição superior. c) Reservada . urgente . O órgão de comunicação tem ligação direta com os de documentação. p) Nota Correspondência trocada entre Ministérios das Relações Exteriores e as Representações Diplomáticas estrangeiras. EXCETO: ( ) classificar. a vários destinatários para informar de posições. b) Confidencial . Fornecer dados à turma de informações . porém menos protocolar.TRE d) Central de Concursos / Degrau Cultural Carta Documento em forma epistolar usada por autoridades. a) b) Ainda se pode classificar a correspondência em: comum . mas cujo conteúdo da correspondência possa dizer respeito ao aspecto estratégico. d) Secreta . Governadores Estaduais e Presidentes de órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República. ( ) registrar. decisões e pareceres expedidos. ( ) distribuir. q) Regimento Conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de fornecimento interno de cada repartição. que depende de um estudo minucioso. GABARITO CERTO . concursos. 3. A correspondência de uma determinada organização pode ser externa ou interna. g) Portaria Documento em que Ministros e Dirigentes de Repartições aprovam instruções e modelos. o seu registro e distribuição. Classificação e Correspondência Correspondência oficial . Fornecer antecedentes e precedentes . horário. conforme seja trocada entre suas próprias dependências ou com autoridades estranhas à organização ou a particular. ( ) descartar. com a identificação do local de chegada e/ou de saída.Refere-se ao item secreto.É a que pode ser exposta ao público. destinatário etc. 5. pois fornece todos os meios necessários para que este possa analisar os seus fichários de referência e divulgar o que for necessário ao conhecimento do público.NOÇÕES b) DE ARQUIVOLOGIA . a própria palavra escrita em tinta vermelha permitirá que seja ela sempre expedida o mais rápido possível. h) Ordem de Serviço ou Instrução Documento determinando normas de trabalho e instruções a serem seguidas em relação a determinados serviços. l) Edital Aviso ao público em geral ou a grupos interessados sobre atos. 3. Arquivar as cópias e documentos . simultaneamente.o mesmo deve ser feito nas respectivas pastas. 4.Não é competência do setor de protocolo arquivar documentos. admissões e dispensas. determinam providências ou fazem designações. b) c) Cód.É a correspondência sigilosa que diz respeito a informação de caráter pessoal ou a assunto cujo conhecimento deve ficar mais restrito possível.é constituída pelos documentos concernentes ao serviço público. 5. a fim de se julgar se de fato o documento nenhum valor apresenta. 4. sem comprometer a organização. ERRADO .não demanda de um procedimento especial. Geralmente é um documento enviado entre setores ou departamentos. Quanto à natureza do assunto da correspondência. ERRADO . divulgações de concorrências.: 0451 Complemento Série Concursos 04/05 12 . CERTO . a todos que os solicitarem. Presidentes e Diretores de Órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República a ele se dirigem expondo ou encaminhando assunto de sua pasta que depende de despacho ou decreto presidencial. 1. independente do veículo. o) Ato Exposição do que ocorrem durante uma reunião ou sessão. n) Relatório Documento nos quais se relata a uma autoridade superior o desenvolvimento dos trabalhos relativos a certos serviços especiais ou a um determinado período. seja a nível de Estado ou empresarial.

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