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AULA 2 INTRODUO A ORGANIZAO, SISTEMAS E MTODOS 1 - DEFINIES Funo mista de Organizao e Planejamento, desenvolvendo-se na construo da estrutura de recursos e de operaes

s de uma instituio, assim como na determinao de seus planos, principalmente na definio dos procedimentos, rotinas e dos mtodos. (ROCHA, Luiz Oswaldo Leal da. Organizao e Mtodos. So Paulo: Atlas, 1998) Estudo das organizaes por meio da anlise de cada uma das suas atividades, a fim de criar procedimentos que venham a interlig-las de forma sistmica. (CRUZ, Tadeu. Sistemas, Organizao & Mtodos. So Paulo: Atlas, 2002) Organizao, Sistemas & Mtodos uma atividade administrativa voltada para a obteno da melhor produtividade possvel dos recursos humanos RH, Recursos materiais RM, e Recursos tecnolgicos RT, atravs de tcnicas cientficas que envolvem os aspectos comportamentais e instrumentais, no ambiente interno ou externo da empresa. A OSM tem a responsabilidade de reorganizar, simplificando o trabalho, reduzindo os custos e diagnosticando os principais problemas da organizao. A funo de OSM obter eficincia e eficcia da estrutura administrativa e sistemas por meio de tcnicas cientficas de reduo de tempo, esforos e custos. Processo = conjunto de etapas para se alcanar os objetivos. Cada etapa agrega valor. Eficincia = A eficincia representa uma medida segundo a qual os recursos so convertidos em resultados de forma mais econmica. Eficincia significa fazer um trabalho correto, sem erros e de boa qualidade. Eficcia = A eficcia mede a relao entre os resultados obtidos e os objetivos pretendidos, ou seja, ser eficaz conseguir atingir um dado objetivo. Eficcia fazer um trabalho que atinja totalmente um resultado esperado. Organizao Ordenao e o agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance dos objetivos e resultados estabelecidos. Organizao Informal: Surge naturalmente, em funo da interao dos componentes. Podem existir diversas dentro de uma empresa. Possui um pequeno nmero de componentes. A liderana no est diretamente ligada posio hierrquica. Organizao Formal (Estrutura Organizacional) So componentes da estrutura organizacional: AUTORIDADE, RESPONSABILIDADE, COMUNICAO E DECISO.
1.1

Sistemas Conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitrio com determinado objetivo e efetuam determinada funo. Caractersticas: Possui mais de um elemento. Existe uma relao lgica entre os elementos. Os elementos atuam buscando um mesmo objetivo.
1.2

VISO SISTMICA: Contribui com os seguintes aspectos: Modificar o espao visando o aprimoramento nos processos. Agilizar a comunicao entre os elementos envolvidos no processo. Envolver os profissionais para que se empenhem dentro de um processo de cooperao. Uma definio de sistema em termos de Administrao de empresas pode ser: - Sistema um conjunto de atividades interligadas de forma que todas estejam em uma relao direta, de maneira a possibilitar que determinados objetivos sejam alcanados. Objetivos do estudo de sistema na empresa: - identificar todos os sistemas que ocorrem na empresa, definindo as entradas, os processos, as sadas, que devem estar em sintonia com os objetivos preestabelecidos, - canalizar todas as foras e energias que ocorrem no sistema para os objetivos preestabelecidos, - estabelecer sistemas de controle e avaliao em todas as fases do sistemas (entrada, processo e sada) visando acompanhar o desempenho em relao aos objetivos, - criar sistemas de retroalimentao.
1.3

Mtodo

Descreve detalhadamente o trabalho a ser executado, visando a eficincia na sua realizao. META (objetivo) + ODO (caminho) A origem da utilizao de mtodos para a realizao do trabalho se deu com Frederick Taylor que, analisando o desperdcio da indstria americana no incio do sculo XX, desenvolveu mtodos de trabalho, a partir do Estudo de Tempos e Movimentos. Taylor procurava decompor as tarefas executadas pelos operrios eliminando os movimentos desnecessrios e otimizando os demais, que eram cronometrados visando o estabelecimento de tempos padres. Objetivos para a utilizao de mtodos de trabalho: - Eliminar o desperdcio de esforo e tempo da mo de obra. - Otimizar o rendimento do trabalho. - Distribuir uniformemente o trabalho. Mtodo o caminho ordenado e sistemtico para se chegar a um fim. Este caminho pode ser estudado como um sistema ou processo, nos nveis operacional, ttico, estratgico. um conjunto de procedimentos ordenados e lgicos para obterse a melhor performance operacional. Para desenvolver as estruturas de recursos e de operaes na empresa, ao definir procedimentos, rotinas, mtodos, os profissionais estabeleceram a PADRONIZAO na anlise administrativa, envolvendo os aspectos organizacionais e de planejamento. A padronizao procura a utilizao e a simplificao das atividades administrativas, segundo padres, parmetros e modelos preestabelecidos, aceitos pela empresa ou impostos pela criao de novos hbitos ou mudanas. Os esquemas padronizados e sistemticos possibilitam: - facilidade de consultas, leitura, atualizaes e guarda;

- formao de conjuntos compactos ou sistemas integrados de informaes e dados. Atividades atravs dos mtodos em OSM: - racionalizao do trabalho, - definir a movimentao de documentos, - definir o fluxo de decises dos sistemas, - modificao dos mtodos de trabalho, - atualizao de tcnicas administrativas e dos sistemas de trabalho 2 EVOLUO DA OSM Roma - Alguns autores identificam os Estados Burocratas do Imprio Romano com o surgimento das sociedades com uma organizao mais complexa. A legislao escrita favoreceu a consolidao da estrutura organizacional Romana, que apresentava funes executivas bem definidas, principalmente durante o perodo da repblica. Estas funes eram exercidas pelos magistrados que cuidavam desde exercer o poder executivo at vigiar a conduta moral dos cidados. Revoluo Industrial - Foi um marco importante para a OSM, devido ao surgimento das tcnicas de estudo de tempo e movimentos, desenvolvidas por Taylor e Fayol, as primeiras indstrias comearam a se preocupar com a anlise do trabalho, visando minimizar tempos, movimentos e desperdcios. Segunda Guerra Mundial - Aps a Segunda Guerra Mundial as tcnicas e mtodos de OSM foram difundidas, por todos os setores da organizao, deixando de ser empregada apenas na linha de produo, possibilitando o surgimento de novas metodologias administrativas e produtivas, como a Qualidade Total. A expresso foi utilizada pela primeira vez no final do sculo XIX. Ressurgiu na Inglaterra nos anos 30, sendo empregada para designar o estudo da estrutura e funcionamento dos rgos pblicos. As mudanas ocorridas nos meios produtivos e na sociedade como um todo, exigiram que os rgos pblicos se adaptassem novo realidade, reduzindo a burocracia existente. No incio da dcada de 1950 o termo Organizao e mtodo (O&M) foi incorporado em algumas empresas brasileiras, como uma funo especializada e atribuda aos analistas de O&M, para a introduo de novos mtodos de trabalho e novas estruturas organizacionais visando a reduo de custos e de esforos sem alterar as estruturas sociais. A definio de OSM se d pela admisso da varivel sistema. O principal elemento de uma organizao no um edifcio ou um conjunto de polticas e procedimentos: as organizaes so compostas por pessoas e seus relacionamentos, fortalecendo crculos organizacionais. Com a necessidade de organizao devido ao uso da TI pelas empresas o O&M foi mudando gradativamente para Organizao, Sistemas e Mtodos (OSM). Entre ao anos de 1985 a 1997 tivemos uma crise da OSM. Esta crise teve os seguintes motivos: - Mudanas no modelo de gesto - Desenvolvimento da tecnologia de informao - Absoro por parte de outras reas, de funes de OSM - Auto-deteriorao da O&M tradicional

A OSM hoje, mais do que nunca, extremamente importante para uma empresa. Cabe aos profissionais de OSM encontrarem e demonstrarem a relevncia de seu papel. Fatores contriburam para a especializao dos rgos de O&M nas organizaes: Aumento da complexidade dos problemas administrativos. Tempo gasto na soluo desses problemas. A evoluo das tcnicas de racionalizao do trabalho.