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NOES DE TCNICAS DE ARQUIVO
CONCEITOS FUNDAMENTAIS
Arquivologia uma disciplina cientfica da Cincia da Informao.
Com suas bases modernas fundamentadas na Revoluo Francesa, a Arquivologia cuida da
informao que tem por objetivo se tornar evidncia, fator de prova de que algum evento ocorreu.
Portanto, a Arquivologia a cincia que estuda teorias e mtodos de organizao e tratamento de
documentos, e sua converso em potencial de informao.
No Brasil existem cursos superiores em Arquivologia que formam bacharis. Esses
profissionais vm preencher uma lacuna que foi suprida por bibliotecrios, historiadores e outros que,
na maioria das vezes, no observavam os princpios da Arquivologia no tratamento da informao
arquivstica.
Cabe ao profissional em Arquivologia o planejamento, implantao, organizao e direo dos
arquivos de informao arquivsticas. O profissional deve conduzir a gesto da informao, o
acompanhamento do processo documental e informativo, a identificao das espcies e tipologias
documentais, o planejamento para o tratamento de novos documentos e o controle de meios de
reproduo.
O tratamento tcnico dos documentos arquivsticos fazem parte de etapas de trabalho, como o
arranjo, a descrio, avaliao, conservao e restaurao de documentos. Inclui tambm como perfil
a direo e organizao dos centros de informao constitudos de acervos arquivsticos, assim como
servios de microfilmagem e de informatizao aplicados aos arquivos. E ainda de sua competncia
elaborar projetos, pareceres e demais trabalhos que tratem de assuntos arquivsticos, assim como o
assessoramento aos trabalhos de pesquisa cientfica, jurdica, administrativa e tcnica. Trata-se do
profissional gestor de processos documentais e dever estar apto a trabalhar as solues de
tratamento funcional da documentao arquivstica, atendendo s demandas administrativas e tcnico-
cientficas de instituies pblicas, privadas e organizaes no governamentais.
Faz parte do perfil do profissional em Arquivologia o domnio e o acompanhamento da
evoluo das tecnologias da informao, com vistas implementao de informao.
LEGISLAO
A legislao brasileira de Arquivologia tem por base a Lei N
o
8.159, de 8 de janeiro de 1991,
que sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.
O CONARQ
O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ um rgo colegiado, vinculado ao Arquivo
Nacional da Casa Civil da Presidncia da Repblica, que tem por finalidade definir a poltica nacional
de arquivos pblicos e privados, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como
exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de
arquivo.
A Constituio Federal de 1988 e particularmente a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que
dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, delegaram ao Poder Pblico estas
responsabilidades, consubstanciadas pelo Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que consolidou
os decretos anteriores - ns 1.173, de 29 de junho de 1994; 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20
de maro de 1997 e 2.942, de 18 de janeiro de 1999.
De acordo com estes dispositivos legais, as aes visando consolidao da poltica nacional
de arquivos devero ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.
LEI N
o
8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991
Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a
seguinte lei:
CAPTULO I
Disposies Gerais
Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de
arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como
elementos de prova e informao.
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do
exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da
informao ou a natureza dos documentos.
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de
interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei,
sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel segurana da
sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas.
Art. 5 A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta lei.
Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao
do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa.
CAPTULO II
Dos Arquivos Pblicos
Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de
suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em
decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias.
1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de
carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de
suas atividades.
2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de
sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.
Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes.
1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao,
constituam de consultas freqentes.
2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos
produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.
3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e
informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser
realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de
competncia.
Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.
CAPTULO III
Dos Arquivos Privados
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades.
Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e
social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e
desenvolvimento cientfico nacional.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser
alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio.
Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e
social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor.
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados
a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do
Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social.
CAPTULO IV
Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas
Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies
arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo
e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da
Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da
Aeronutica.
2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo
do Poder Judicirio.
3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o
arquivo do Poder Judicirio.
4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e
recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob
sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos.
Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades
regionais.
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes,
bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes,
tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos
documentos sob sua guarda.
Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e
vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos,
observado o disposto na Constituio Federal e nesta lei.
CAPTULO V
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos
Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos.
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na
classificao dos documentos por eles produzidos.
1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem
como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e
da imagem das pessoas so originariamente sigilosos.
2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito
por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser
prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.
3 O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das pessoas ser restrito por
um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo.
Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer
documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de
situao pessoal da parte.
Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por
qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
Disposies Finais
Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor,
aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse
pblico e social.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional,
que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos
(Sinar).
1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e
integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas.
2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento.
Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio.
GERENCIAMENTO DA INFORMAO E A GESTO DE DOCUMENTOS
Informao e documento so termos polissmicos to amplamente usados pelos mais
diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigao indicar em que sentido
esses termos esto sendo empregados, ainda que parea bvio o seu uso na rea de arquivos.
Informao um termo de difcil definio porque permeia toda a estrutura social. tudo o que
vemos, fazemos, inventamos, construmos, vestimos, falamos, escrevemos, desenhamos
informao. Usaremos aqui, portanto, uma definio abrangente, porm menos ampla quanto
dizermos que informao tudo, ou seja, informao so todos os dados que so organizados e
comunicados.
O Valor da Informao
Como possvel admitir que a informao possua valor, preciso definir parmetros capazes de
quantific-Io, o que no uma tarefa trivial. Uma das maneiras realizada por meio dos juzos de
valor, que, apesar de serem indefinidos, consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a
perspectiva. Podem, em certos casos, ser negativos, como acontece na sobrecarga de informao.
Sob esta perspectiva, o valor da informao pode ser classificado nos seguintes tipos:
valor de uso: baseia-se na utilizao final que se far com a informao;
valor de troca: aquele que o usurio est preparado para pagar e variar de acordo com as leis de
oferta e demanda, podendo tambm ser denominado de valor de mercado;
valor de propriedade, que reflete o custo substitutivo de um bem;
valor de restrio, que surge no caso de informao secreta ou de interesse comercial, quando o uso
fica restrito apenas a algumas pessoas.
Muitas vezes no possvel quantificar o valor da informao estabelecendo uma equivalncia
a uma quantia em dinheiro. Por ser um bem abstrato e intangvel, o seu valor estar associado a um
contexto. Assim, os valores de uso e de troca podero ser teis na definio de uma provvel
equivalncia monetria.
Por exemplo, uma empresa que atua em bolsa de mercadorias, mais especificamente no
mercado futuro, ter grande interesse em informaes relativas produo agrcola de um
determinado pais ou regio. Esta empresa, provavelmente, ir alocar recursos na busca sistemtica
deste tipo de informao, que ser utilizada na determinao de indicadores de uma tendncia e que
fundamentar decises sobre o tipo de investimento a ser realizado, caracterizando a importncia dos
valores de uso e de troca. Considerando que, a partir delas, poder ser obtido algum tipo de vantagem
competitiva ou de diferencial de mercado, estas informaes assumiro um valor de restrio, para que
se possa preservar o sigilo da aplicao.
Por outro lado, uma organizao governamental ou no que realize censos demogrficos, de
estilo de vida ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento, dever manter, por razes legais,
o armazenamento de dados e sries histricas sem que haja explcita inteno de explorao ou de
uso. Neste caso, a informao ter um valor de propriedade.
O ponto principal perceber a informao pertencendo a dois domnios. No primeiro deles, ela
deve atender s necessidades de uma pessoa ou de um grupo. Nesse caso, a disponibilizao da
informao deve satisfazer os seguintes requisitos:
ser enviada pessoa ou ao grupo certos;
na hora certa e no local exato;
na forma correta.
O segundo domnio o da organizao, que introduz questes a respeito da determinao do
valor da informao. Neste contexto, o valor da informao est relacionado ao seu papel no processo
decisrio. A determinao do valor somente do contedo parece um corolrio natural do uso da
informao como um insumo da tomada de deciso. Entretanto, ainda que a informao adquira seu
valor a partir de seu papel na tomada de deciso, o produto informacional como um todo tambm
agrega valor a outras atividades no processamento da informao.
Cabe ento uma questo: a informao possui um valor econmico? Ela ter valor econmico
quando levar satisfao dos desejos humanos. Uma pequena parcela da informao disponvel
constitui-se em produtos finais, ou seja, aqueles que so consumidos diretamente pelas pessoas, cujo
valor deriva-se da oferta e da procura. A poro majoritria, porm, cabe aos bens intermedirios, que
so aqueles que conduzem a outros bens e servios. Neste caso, o valor estar diretamente
relacionado ao dos bens e servios que deles se utilizam.
Da mesma forma, a informao ter valor econmico para uma organizao, se ela gerar
lucros ou for alavancadora de vantagem competitiva. De modo geral, a percepo de valor pode ser
influenciada pelos seguintes fatores:
identificao de custos;
entendimento da cadeia de uso;
incerteza associada ao retorno dos investimentos em informao;
dificuldade de se estabelecerem relaes causais entre os insumos de informao e produtos
especficos;
tradio de se tratar a informao como uma despesa geral;
diferentes expectativas e percepes dos usurios;
fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informao.
Para concluir, importante reconhecer que, de modo geral, poucas decises so tomadas com
informao perfeita, devido a alguma insuficincia de informao e/ou uma sobrecarga de informao
desnecessria. O valor da informao uma funo do efeito que ela tem sobre o processo decisrio.
Se a informao adicional resultar em uma deciso melhor, ento ela ter valor. Caso contrrio, ela
ter pouco ou nenhum valor.
Documento um termo tambm polissmico, posto que se pode considerar documento
qualquer suporte que registre informaes. So documentos as camadas da terra escavadas pelos
gelogos, os vestgios materiais de civilizaes desaparecidas investigados pelos arquelogos, os
registros orais de grupos humanos estudados pelos antroplogos e socilogos ou a correspondncia,
mapas, contratos privados ou pblicos que so estudados pelos historiadores. A partir do momento em
que se fortalece a idia de que tudo histria, todos os registros, vestgios, marcas deixadas pela
humanidade servem para orientar, provar, comprovar, informar, refletir sobre determinada coisa ou
fato.
Tal abrangncia de caractersticas fsicas e simblicas dos documentos, alguns mantidos no
seu prprio local de produo (como as montanhas, solos e edificaes), outros reunidos em
ambientes diversos do lugar onde foram produzidos como os museus, bibliotecas e arquivos, levou
construo de referenciais tericos e prticos de organizao e preservao.
Os documentos considerados documentos de arquivo, embora possam variar na forma como
se apresentam, ou tecnicamente falando, no suporte em que a informao est registrada, apresentam
algumas caractersticas que os diferem de outros documentos que podem conter informaes de valor
cientfico, histrico e cultural.
Em primeiro lugar so documentos produzidos e/ou acumulados organicamente no decorrer
das atividades de uma pessoa, famlia, instituio pblica ou privada. Ou seja, os documentos so
criados uns aps os outros, em decorrncia das necessidades sociais e legais da sociedade e do
prprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. No caso da documentao privada, um
cidado no ter uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certido de nascimento ou, no
caso de uma empresa privada, realizar um contrato de prestao de servios sem antes ter registrado
sua firma num cartrio.
importante ressaltar a questo da organicidade dos documentos de arquivos porque isto
significa que um documento no tem importncia em si mesmo (embora possa conter informaes
valiosas), mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar, demonstrar,
comprovar, enfim, dar a conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma
pessoa, as atividades de uma empresa pblica ou privada.
Em segundo lugar, os documentos de arquivo so produzidos com finalidades especficas para
atender vrias demandas de informaes. Embora alguns documentos possam, no seu momento de
criao, j ter um valor histrico como, por exemplo, a carta deixada pelo presidente Getlio Vargas em
meados do sculo 20, no momento do seu suicdio ou um tratado celebrado pelo Brasil, Argentina e
Uruguai para formar uma aliana contra o Paraguai no sculo 19, a produo da maioria dos
documentos atende primeiramente s necessidades burocrticas, administrativas ou legais.
Diviso de documentao por natureza:
Sabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas
atribuies e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus
produtos.
Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como so
diferentes os formatos, as espcies, e os gneros em que se apresentam dentro de um Arquivo.
Vamos conhec-Ios:
NATUREZA COMERCIAL: quando a documentao principalmente organizada e utilizada pelas
empresas e destina-se a fins extremamente comerciais.
NATUREZA CIENTFICA: a documentao est presente quando seu objetivo principal o de
proporcionar informaes cientificas ou mesmo didticas, sem visar diretamente o lucro.
NATUREZA OFICIAL: quando sua organizao e utilizao tm por finalidade auxiliar e assessorar a
administrao pblica atual e futura, pressupondo a coleta e a classificao de documentos oficiais,
como por exemplo: leis, decretos, portarias e demais atos normativos prprios da administrao,
Federal, Estadual ou Municipal.
1. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi
confeccionado:
Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme,
mapa.
2. Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das
informaes nesse contidas.
Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma)
3. Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na
comunicao de seu contedo.
Exemplos: audiovisual (filmes); fonogrfico (discos, fitas); iconogrfico (obras de arte, fotografias,
negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais
(esculturas, objetos, roupas); magnticos/informticos (disquetes, cd-rom)
4. Tipo de documento: a configurao que assume um documento de acordo com a atividade que a
gerou.
Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequncia de Alunos, Regimento de Departamento,
Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgncia, Pronturio Mdico, Tabela Salarial.
GESTO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS
GESTO DE DOCUMENTOS: Administrao da produo, tramitao, organizao, uso e avaliao
de documentos, mediante tcnicas e prticas arquivsticas, visando a racionalizao e eficincia dos
arquivos.
A gesto de documentos arquivsticos um procedimento fundamental na vida de uma
empresa pblica ou privada. Para tomar decises, recuperar a informao e preservar a memria
institucional preciso estabelecer um conjunto de prticas que garanta a organizao e preservao
dos arquivos.
Administrar ou gerenciar documentos arquivsticos, a partir da aplicao de conceitos e teorias
difundidas pela Arquivologia, garante s empresas pblicas ou privadas obter maior controle sobre as
informaes que produzem e/ou recebem, racionalizar os espaos de guarda de documentos,
desenvolver com mais eficincia e rapidez suas atividades, atender adequadamente clientes e
cidados. Conforme a Lei Federal n 8.159, que se refere aos arquivos pblicos, mas tambm aos
arquivos privados constitudos por pessoas fsicas ou jurdicas, gesto de documentos "o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
Tanto esta Lei quanto a NBR ISO 9001/2000, indicam a necessidade de alguns requisitos para
o gerenciamento de documentos nos arquivos pblicos e privados. A gesto de documentos aplicada
nas empresas uma atividade estratgica na constituio do acervo arquivstico, pois define o ciclo
vital dos documentos, estabelecendo aqueles que aps o uso administrativo pelos setores das
empresas podem ser eliminados, os que sero transferidos ao arquivo, a temporalidade de guarda e
sua destinao final: eliminao ou guarda permanente.
Contudo, a operacionalizao da gesto de documentos, isto , a organizao interna do
trabalho, conta muito nos resultados obtidos. Por trs das metodologias escolhidas e das normas
implantadas deve existir um conjunto de pessoas com competncias e habilidades variadas, pensando
e atuando juntas para que o fluxo e a tramitao dos documentos, os assuntos selecionados, os prazos
definidos, os cuidados de conservao estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade
institucional ou contribuam para a sua interpretao.
NVEIS DA DOCUMENTAO NA ORGANIZAO
comum considerarmos trs nveis de responsabilidade e autoridade, a saber: o estratgico, o
ttico e o operacional.
Documentao de Nvel Estratgico
a documentao que retrata as preocupaes de longo prazo, de mais alto nvel e que deve
conter as informaes mais gerais e abrangentes da organizao, cujos efeitos so direcionados aos
nveis hierrquicos da alta gerncia.
Documentao de Nvel Ttico
a documentao de nvel intermedirio, tanto em termos hierrquicos, quanto em termos de
gesto da organizao. Estes documentos determinam "como, quem, quando e onde" para cada
grande atividade determinante da organizao (por exemplo: compras, treinamento etc).
Como exemplos de documentos de nvel ttico, podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de
Procedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salrios, entre outros.
Documentao de Nvel Operacional
a documentao de nvel mais baixo, onde esto as preocupaes imediatas, do curto prazo.
Ela contm todos os detalhes e informaes tcnicas, padres, especificaes, tabelas etc, para a
operao segura dos processos de trabalho.
Como exemplo de documentos de nvel operacional, podemos citar: Instrues de Trabalho,
Especificaes, Guias de Trabalho, entre outros.
VALORES DOS DOCUMENTOS
Os documentos apresentam duas espcies de valores inerentes:
VALOR PRIMRIO - estabelecido em funo do grau de importncia que o documento a entidade que
o acumulou e;
VALOR SECUNDRIO - estabelecido em funo do grau de importncia que o documento possui para
outras entidades e pesquisadores.
O VALOR PRIMRIO de um documento manifesta-se sob trs diferentes tipos, ou seja:
1. Valor Administrativo - documentos que envolvem poltica e mtodos e que so necessrios para a
execuo das atividades do rgo. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatrios etc;
2. Valor Jurdico ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo
ou dos cidados, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos, Convnios etc;
3. Valor Fiscal - documentos que se referem a operaes financeiras e comprovao de receitas e
despesa geradas para atender s exigncias governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc.
O VALOR SECUNDRIO subdivide-se em:
1. Valor Histrico Probatrio - documentos que retratam a origem, organizao, reforma e histria de
uma administrao. Ex: Atos Normativos, Exposio de Motivos etc;
2. Valor Histrico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma determinada entidade
em funo de suas atividades, so valiosos pelas informaes que contm retratando pessoas, fatos
ou pocas. Ex: Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Servio Militar, ndices de Preos,
Indicadores Econmicos etc.
Equipe de trabalho
A gesto de documentos deve ser realizada no apenas por um grupo de trabalho, mas por
uma equipe integrada nos seus objetivos com cada componente compreendendo claramente o seu
papel e a contribuio profissional que os outros esperam dele. Ou seja, uma equipe em que o todo
maior que a soma das partes. Se no partirmos deste pressuposto qualquer resultado em gesto de
documentos estar, com certeza, aqum do desejvel.
importante observar que embora em cada momento prevaleam aspectos tcnicos relativos
a uma ou outra rea do conhecimento, todos os profissionais envolvidos devem participar das
discusses e definies para todas as fases de vida do documento. Por exemplo, quando se trata da
produo, tramitao e uso corrente dos documentos, podemos supor que maior a influncia do
administrador, que identifica competncias, subordinaes e os fluxos de trabalho; e do tcnico de
informtica, que prope alternativas eletrnicas para a produo de formulrios e fluxogramas.
Mas, neste momento, importante tambm a presena do documentalista, o qual detendo
noes de diplomtica pode sugerir a forma e a estrutura dos documentos. Um advogado oferece
significativa contribuio para que as normativas legais e processuais sejam atendidas. O historiador,
que tambm integra a equipe de gesto de documentos, participa destas definies, pois orienta
quanto ao valor histrico das informaes registradas, valor este nem sempre considerado na anlise
de profissionais de outras reas.
O conservador, cuja formao est voltada para a preservao fsica dos suportes da
informao, prope os cuidados necessrios desde o momento da produo do documento, tendo em
vista a necessidade da sua preservao ao longo do tempo. E o arquivista j pode elaborar mtodos de
arquivamento que facilitem a recuperao das informaes contidas nos documentos sobre as quais se
define a produo, o trmite e o uso.
A avaliao constitui uma etapa essencial da gesto de documentos. a fase em que se
define a eliminao ou a guarda, temporria ou permanente, de um documento. o momento em que
tambm, mais do que em qualquer outro, deve ser levada em conta a formao multidisciplinar da
equipe. Toda e qualquer observao de um componente da equipe merece respeito e ateno dos
demais. Uma avaliao documental inadequada, por menor que seja, pode causar prejuzos
administrativos, financeiros e histrico-culturais e, sob determinadas circunstncias, irreparveis. Desta
forma, a equipe de gesto de documentos pode e deve contar, na fase da avaliao documental, com
outros profissionais especializados nos assuntos pertinentes.
Outro aspecto fundamental para o adequado desenvolvimento da gesto de documentos a
noo, por parte de todos os profissionais envolvidos na gesto, do ciclo vital dos documentos, ainda
que cada um deles atue somente numa fase do ciclo vital.
O arquivo intermedirio da empresa, que guarda os documentos que j no so de uso
corrente nos setores, mas que por motivos de ordem legal ou administrativa ainda so preservados,
recebe a documentao conforme as normas estabelecidas pela gesto, dentro dos prazos previstos
na tabela de temporalidade de documentos e de acordo com os procedimentos de transferncia:
cronograma, acondicionamento, descrio e relao dos documentos a serem transferidos. Este
conjunto de orientaes s pode ser definido por uma consonncia entre os setores
produtores/acumuladores e a administrao do arquivo intermedirio. A construo deste elo, na
verdade um feixe de relaes que primordialmente devem ser institucionais e administrativas, mas que
no perdem a sua dimenso humana e pessoal, se faz por meio da equipe de gesto.
O acervo de valor histrico, a ser guardado no arquivo permanente, tambm fruto das
elaboraes tcnicas da gesto de documentos. Como vimos acima, o historiador deve fazer parte de
uma equipe de gesto, sobretudo nas instituies pblicas. Sua funo garantir que documentos de
valor histrico, alguns imbudos deste valor j na sua produo, outros que o adquirem ao longo de sua
existncia, aps cumprirem os prazos de guarda no arquivo corrente elou intermedirio, sejam
recolhidos ao arquivo permanente, permitindo ao arquivo o cumprimento de sua funo de preservao
da memria documental da instituio qual pertence. Nesta tarefa o relacionamento com o
responsvel pelo arquivo permanente que, no Brasil, em geral um historiador deve ser constante,
pois este supostamente tem a experincia das demandas atuais no campo da pesquisa histrico-social
e, especificamente, dos documentos ou assuntos pesquisados no acervo sob seus cuidados. Faz-se
necessrio tambm uma constante atualizao destes profissionais para que o avano dos mtodos e
o surgimento de novos objetos do conhecimento histrico sejam incorporados nos pressupostos de seu
trabalho.
A gesto de documentos ainda se relaciona internamente com a rea de conservao, pois
muitas das definies da gesto so o ponto de partida para o desenvolvimento do trabalho de
conservao, que ir hierarquizar suas prioridades de acordo com o suporte da informao, o seu
volume fsico e o tempo de guarda dos documentos. Portanto, as estratgias da conservao se do a
partir e em conjunto com o trabalho da gesto.
Alm das unidades internas ao arquivo com as quais se relaciona, uma equipe de gesto de
documentos interage constantemente com os diversos setores produtores/acumuladores de
documentos. A qualidade desta relao com a estrutura da empresa essencial para o bom
desempenho da gesto. Ela inicia-se com a sensibilizao dos dirigentes para os benefcios da gesto
- agilidade na recuperao das informaes, racionalizao da massa documental, economia de
espaos fsicos destinados guarda de documentos e reduo dos custos operacionais -,
demonstrando os ganhos financeiros, funcionais, ambientais e na melhoria da imagem institucional.
Uma vez implementada a gesto de documentos, a estratgia a ser seguida a disseminao
dos seus objetivos para os diferentes nveis hierrquicos e das vantagens para todos da aplicao dos
princpios arquivsticos no trato das informaes registradas.
A maior dificuldade no decorrer do processo de implantao da gesto de documentos se
encontra na resistncia s mudanas, nos hbitos arraigados, cuja justificativa se perdeu no tempo.
Considere-se ainda que, no campo especfico da gesto, freqentemente o domnio fsico de um
conjunto de documentos ou o domnio de informaes que permitam a sua localizao no caos dos
"arquivos", geram ou so usados nas disputas de poder interno na empresa. Neste momento, outras
qualidades, alm da formao tcnica dos profissionais da equipe de gesto, devem se fazer presente:
a pacincia e a percepo das relaes interpessoais e da assimilao ou no das polticas
administrativas pelo conjunto dos funcionrios.
NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIRIOS
PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO
CLASSIFICAO E TEMPORALIDADE DE ARQUIVOS
ARQUIVO E SUA DOCUMENTAO
O que significa a palavra arquivo para voc? Pense sobre este assunto, analisando estas duas
situaes.
- DOUTORA, A SENHORA J USOU OS DOCUMENTOS QUE ME PEDIU? POSSO
GUARD-LOS? - PERGUNTOU A SECRETRIA.
- ESSES PROCESSOS EMPILHADOS AQUI ESQUERDA VOC DEIXA SOBRE MINHA
MESA, POIS AINDA VOU CONSULTAR. J ESSAS PASTAS, PODE GUARD-LAS NO ARQUIVO L
DA MINHA SALA.
- MARCOS, PRECISAMOS ANALISAR ALGUNS DOCUMENTOS SOBRE A ESCRAVIDO
NO BRASIL, PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO!
- VAMOS ENTO AO ARQUIVO NACIONAL? L, COM CERTEZA, ENCONTRAREMOS
MUITO MATERIAL INTERESSANTE!
Voc percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situaes com dois sentidos
diferentes, no mesmo?
Na primeira situao, a doutora se referiu a arquivo como um mvel prprio, geralmente de ao
ou madeira, usado para guardar documentos. Mas no caso seguinte, Marcos usou a palavra arquivo
para citar o Arquivo Nacional, que um rgo pblico encarregado de guardar e conservar a
documentao produzida ou recebida por instituies governamentais de mbito federal.
E voc, se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum deles aparece aqui,
pois a palavra arquivo utilizada em nosso dia-a-dia com diferentes sentidos, ainda que bastante
relacionados entre si.
Com qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para comear, podemos analisar a
origem da palavra, que ainda no est esclarecida.
H estudiosos que defendem a idia de ela ter se originado do grego arch, que significa
palcio dos registrados, tendo evoludo mais tarde para o termo archeion, que o local de guarda e
depsito de documentos. Outros, no entanto, dizem que a palavra originria do latim archivum que
significa, tambm no conceito antigo, o lugar onde os documentos eram guardados.
Atualmente, adotamos um outro conceito para arquivo, como este do americano Solon Buck:
Arquivo
O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR
UM GOVERNO, ORGANIZAO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES,
ARQUIVADOS E CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS.
Podemos, ento, a partir desse conceito, tirar algumas concluses sobre a finalidade e as
funes de um arquivo.
A primeira finalidade de um arquivo e servir administrao de uma instituio qualquer que
seja a sua natureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os arquivos comeam a funcionar
para a histria e para a cultura. Temos a a outra finalidade, que surge em conseqncia da anterior:
servir histria, como fonte de pesquisa.
No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funes bsicas so as
mesmas: guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses
pessoais ou oficiais.
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS
Provavelmente, vrios tipos de arquivo j passaram pela sua cabea at agora, no ?
O arquivo da escola onde estudou; aquele organizado pela famlia de um amigo; o que foi
consultado para fazer uma pesquisa; o que havia no setor de pessoal onde voc trabalhou por algum
tempo; ou, ainda, o arquivo de discos que viu em uma gravadora.
E cada um desses arquivos apresentam caractersticas bem variadas. Da serem classificados
em quatro grupos, de acordo com:
- a natureza da entidade que os criou;
- os estgios de sua evoluo;
- a extenso da sua ateno;
- a natureza dos seus documentos.
Vamos analisar cada um desses grupos em separado.
De acordo com a entidade criadora
Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se classifica em:
PBLICO - arquivo de instituies governamentais de mbito federal (central ou regional) ou estadual
ou municipal.
Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de sade ou da prefeitura de um municpio.
INSTITUCIONAL - est relacionado, por exemplo, s instituies educacionais, igrejas, corporaes
no-lucrativas, sociedades e associaes.
Exemplos: o arquivo de um centro de educao experimental ou de um sindicato.
COMERCIAL- arquivo de firmas, corporaes e companhias.
Exemplos: o arquivo de uma loja, de um escritrio de engenharia ou de um banco.
FAMILIAR OU PESSOAL- diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas,
individualmente.
Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certides de nascimento e casamento;
declaraes de imposto de renda; documentos relativos a transaes de compra e venda de imveis;
recibos de pagamentos efetuados a terceiros; fotos e cartas.
De acordo com o estgio de evoluo
Quando levamos em conta o tempo de existncia de um arquivo, ele pode pertencer a um
destes trs estgios:
ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE - guarda a documentao mais atual e
freqentemente consultada. Pode ser mantido em local de fcil acesso para facilitar a consulta.
Somente os funcionrios da instituio tm competncia sobre o seu trato, classificao e utilizao. O
arquivo corrente tambm conhecido como arquivo de movimento.
Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportao, contendo as
requisies de material do ano em curso.
ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIRIO - inclui documentos que vieram do arquivo
corrente, porque deixaram de ser usados com freqncia. Mas eles ainda podem ser consultados pelos
rgos que os produziram e os receberam, se surgir uma situao idntica quela que os gerou. No
h necessidade de esses documentos serem conservados nas proximidades das reparties ou
escritrios, e a sua permanncia no arquivo transitria, uma vez que esto apenas aguardando para
serem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente.
Exemplo: o arquivo dos dez ltimos anos da documentao de pessoal de uma empresa.
ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE - nele se encontram os documentos que
perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser freqente, espordico. Eles so
conservados somente por causa de seu valor histrico, informativo para comprovar algo para fins de
pesquisa em geral, permitindo que se conhea como os fatos evoluram. Esse tipo de arquivo o que
denominamos arquivo propriamente dito.
Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do incio do sculo.
De acordo com a extenso da ateno
Os arquivos se dividem em:
ARQUIVO SETORIAL -estabelecido junto aos rgos operacionais, cumprindo as funes de um
arquivo corrente.
Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial.
ARQUIVO CENTRAL OU GERAL - destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos
diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio. Nesse caso, portanto, as atividades de
arquivo corrente so centralizadas.
Exemplo: o arquivo nico das diversas faculdades de uma universidade.
De acordo com a natureza de seus documentos
Dependendo das caractersticas dos documentos que compem o arquivo, ele se classifica em:
ARQUIVO ESPECIAL - guarda documentos de variadas formas fsicas como discos, fitas, disquetes,
fotografias, microformas (fichas microfilmadas), slides, filmes, entre outros. Eles merecem tratamento
adequado no apenas quanto ao armazenamento das peas, mas tambm quanto ao registro,
acondicionamento, controle e conservao.
Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituio financeira ou os disquetes de uma firma
de advocacia.
ARQUIVO ESPECIALIZADO - tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto, de um
campo especfico, como o hospitalar, o da medicina, engenharia, imprensa, entre outros. So
chamados, inadequadamente, de arquivos tcnicos.
Exemplo: o arquivo de peas como ossos, dentes e fetos de uma escola de enfermagem.
Voc percebeu, pelos exemplos apresentados, que um mesmo arquivo pode pertencer a mais
de um grupo? Veja!
. O arquivo de uma secretaria estadual de sade foi exemplificado como um arquivo pblico, de mbito
estadual porque estvamos considerando o tipo de instituio que o criou: um rgo do governo do
estado. Mas ele tambm pode ser classificado como um arquivo de primeira idade ou corrente, caso
seus documentos sejam utilizados com freqncia pelos funcionrios. Pode ser ainda um arquivo
central, que serve a todos os setores daquela secretaria.
Vamos continuar o estudo? j falamos bastante sobre os diferentes tipos de arquivos e demos
alguns exemplos de documentos que compem os arquivos. Mas o que caracteriza, exatamente, o
documento de um arquivo?
CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS
Pense novamente sobre os vrios tipos de arquivo aqui apresentados e faa uma lista de
alguns documentos que possam estar sob sua guarda.
Voc, com certeza, se lembrou de diferentes documentos, j que eles so bem variados. S
para exemplificar, apresentamos alguns para voc conferir com os seus e complementar a sua lista:
- cadastros de funcionrios, de escolas, de clientes, de vendedores;
- histrico escolar de alunos, avaliao de desempenho de funcionrios;
- discos, fitas, disquetes, fotos, gravuras, filmes, microfilmes, jornais, revistas, mapas, quadros;
- notas fiscais, faturas, duplicatas, promissrias;
- relatrios variados, atas de reunies, ofcios, cartas, memorandos;
- fichas, tabelas e formulrios de qualquer natureza;
- certides de um modo geral.
A partir desses exemplos e de outros escritos em sua lista, o que voc conclui a respeito do
que seja um documento de arquivo? Pense e depois veja se tambm chegou a esta concluso:
Documento
TODO MATERIAL RECEBIDO OU PRODUZIDO POR UM GOVERNO, ORGANIZAO OU
FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, E QUE SE CONSTITUI ELEMENTO DE PROVA OU
DE INFORMAO. ELE ARQUIVADO E CONSERVADO POR ESSAS INSTITUIES E SEUS
SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. UM DOCUMENTO DE ARQUIVO TAMBM PODE SER
AQUELE PRODUZIDO OU RECEBIDO POR PESSOA FSICA, NO DECURSO DE SUA EXISTNCIA.
Os documentos de um arquivo apresentam caractersticas, contedo e formas diferentes. Da
eles serem classificados em dois grupos:
Quanto ao gnero
Considerando o aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto , o gnero dos
documentos de um arquivo, eles podem ser bem variados, como voc v nestas figuras.
importante destacar que a documentao escrita ou textual se apresenta de inmeros tipos
fsicos ou espcies documentais. Alguns deles j foram at lembrados aqui, em exemplos anteriores:
contratos, folhas de pagamento, livros contbeis, requisies diversas, atas, relatrios, regimentos,
regulamentos, editais, certides, tabelas, questionrios e correspondncias.
Quanto natureza do assunto
Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento, ele pode ser:
OSTENSIVO - cuja divulgao no prejudica a administrao. Exemplos: notas fiscais de uma loja;
escala de planto de uma imobiliria.
SIGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda para
sua divulgao e custdia. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias,
tendo em vista o grau necessrio de sigilo e at onde eles podem circular.
ULTRA-SECRETO - seu assunto requer excepcional grau de segurana que deve ser apenas do
conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
Exemplos: documentos relacionados poltica governamental de alto nvel e segredos de
Estado (descobertas e experincias de grande valor cientfico; negociaes para alianas militares e
polticas; planos de guerra; informaes sobre poltica estrangeira de alto nvel).
SECRETO - seu assunto exige alto grau de segurana, mas pode ser cio conhecimento de pessoas
funcionalmente autorizadas para tal, ainda que no estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio.
Exemplos: planos, programas e medidas governamentais; assuntos extrados de matria
ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de
maior difuso (planos ou detalhes de operaes militares); planos ou detalhes de operaes
econmicas ou financeiras; projetos de aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes; dados
de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases
estrangeiros, e tambm, os meios e processos pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos
(escritos em cifras ou cdigos) importantes e sem classificao anterior.
CONFIDENCIAL - seu assunto, embora no requeira alto grau de segurana, s deve ser do
conhecimento de pessoas autorizadas, para no prejudicar um indivduo ou criar embaraos
administrativos.
Exemplos: informaes relativas a pessoal, finanas e material de uma entidade ou um
indivduo, cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes; rdio-freqncia de importncia
especial ou aquelas que so usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem
instalaes importantes para a segurana nacional.
RESERVADO - seu assunto no deve ser do conhecimento do pblico, em geral.
Exemplos: partes de planos, programas, projetos e suas respectivas ordens e execuo;
cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes.
ORGANIZAO
A organizao de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituio, pressupe o
desenvolvimento de vrias etapas de trabalho, Estas fases se constituiriam em:
- levantamento de dados;
- anlise dos dados coletados;
- planejamento;
- implantao e acompanhamento.
Levantamento de dados
Se arquivo o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela
pblica ou privada, no decorrer de suas atividades, claro est que, sem o conhecimento dessa entidade
- sua estrutura e alteraes, seus objetivos e funcionamento seria bastante difcil compreender e
avaliar o verdadeiro significado de sua documentao.
O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas,
organogramas e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora do arquivo e ser
complementado pela coleta de informaes sobre a sua documentao.
Assim sendo, preciso analisar o gnero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais,
cartogrficos, iconogrficos, informticos etc.); as espcies de documentos mais freqentes (cartas,
faturas, relatrios, projetos, questionrios etc.); os modelos e formulrios em uso; volume e estado de
conservao do acervo; arranjo e classificao dos documentos (mtodos de arquivamento adotados);
existncia de registros e protocolos (em fichas, em livro); mdia de arquivamentos dirios; controle de
emprstimo de documentos; processes adotados para conservao e reproduo de documentos;
existncia de normas de arquivo, manuais, cdigos de classificao etc.
Alm dessas informaes, o arquivista deve acrescentar dados e referncias sobre o pessoal
encarregado do arquivo (nmero de pessoas, nvel de escolaridade, formao profissional); o
equipamento (quantidade, modelos, estado de conservao); a localizao fsica (extenso da rea
ocupada, condies de iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes, proteo contra
incndio).
Anlise dos dados coletados
De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estar habilitado a
analisar objetivamente a real situao dos servios de arquivo, e fazer seu diagnstico para formular e
propor as alteraes e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser
implantado.
Em sntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio
correspondem A sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos
de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razoes que impedem
o funcionamento eficiente do arquivo.
Planejamento
Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e
permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel a formulao de um plano
arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais como as necessidades da instituio a que
pretende servir.
Para a elaborao desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posio do
arquivo na estrutura da instituio; centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de
arquivo; escolha de mtodos de arquivamento adequados; estabelecimento de normas de
funcionamento; recursos humanos; escolha das instalaes e do equipamento; constituio de
arquivos intermedirio e permanente; recursos financeiros.
Posio do arquivo na estrutura da instituio
Embora no se possa determinar, de forma generalizada, qual a melhor posio do rgo de
arquivo na estrutura de uma instituio, recomenda-se que esta seja a mais elevada possvel, isto ,
que o arquivo seja subordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender
a setores e funcionrios de diferentes nveis de autoridade. A adoo desse critrio evitar srios
problemas na rea das relaes humanas e das comunicaes administrativas.
Se a instituio j contar com um rgo de documentao, este ser, em principio, o rgo
mais adequado para acolher o arquivo, uma vez que a tendncia moderna reunir todos os rgos que
tenham como matria-prima a informao.
Ao usurio no interessa onde se encontra armazenada a informao - numa biblioteca, numa
memria de computador, num microfilme, ou num arquivo tradicional. Da a importncia da constituio
de sistemas de informao, dos quais o arquivo deve participar, dotados de recursos tcnicos e
materiais adequados para atender acelerada demanda de nossos tempos.
Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo
Ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito
centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo.
Centralizao
Por sistema centralizado de arquivos correntes entende-se no apenas a reunio da
documentao em um nico local, como tambm a concentrao de todas as atividades de controle -
recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio - de documentos de uso corrente em um
nico rgo da estrutura organizacional, freqentemente designado de Protocolo e Arquivo,
Comunicaes e Arquivo, ou outra denominado similar.
Dentre as inmeras e inegveis vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se:
treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo; maiores possibilidades de padronizao de normas e
procedimentos; ntida delimitao de responsabilidades; constituio de conjuntos arquivsticos mais
completes; reduo dos custos operacionais; economia de espao e equipamentos.
A despeito dessas vantagens, no se pode ignorar que uma centralizao rgida seria
desaconselhvel e at mesmo desastrosa como no caso de uma instituio de mbito nacional, em
que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autnomas ou
especficas, ou ainda que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes uma das outras, As
vezes em reas geogrficas diferentes - agncias, filiais, delegacias -carecendo, portanto, de arquivos
prximos para que possam se desincumbir, com eficincia, de seus programas de trabalho.
Descentralizao
Recomenda-se prudncia ao aplicar esse sistema. Se a centralizao rgida pode ser
desastrosa, a descentralizao excessiva surtir efeitos iguais ou ainda piores. .
O bom senso indica que a descentralizao deve ser estabelecida levando-se em considerao
as grandes reas de atividades de uma instituio.
Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos Como Produo, Comercializao e
Transportes, Alm dos rgos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses
departamentos se desdobre em divises e/ou sees. Uma vez constatada a necessidade da
descentralizao para facilitar o fluxo de informaes, esta dever ser aplicada a nvel de
Departamento, isto , dever ser mantido um arquivo junto a cada Departamento, onde estaro
reunidos todos os documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos e recebidos pelas
divises e sees que o compem.. Para completar o sistema dever ser mantido tambm um arquivo
para a documentao dos rgos administrativos.
A descentralizao dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critrios:
- centralizao das atividades de controle (protocolo) e descentralizao dos arquivos;
- descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.
Quando se fala em atividades de controle est-se referindo Aquelas exercidas em geral pelos
rgos.- de comunicaes, isto : recebimento, registro, classificao, distribuio, movimentao e
expedio dos documentos correntes.
a) Centralizao das atividades de controle (protocolo) descentralizao dos arquivos
Neste sistema, todo o controle da documentao feito pelo rgo central de comunicaes, e
os arquivos so localizados junto aos rgos responsveis pela execuo de programas especiais ou
funes especficas, ou ainda junto As unidades administrativas localizadas em reas fisicamente
distantes dos rgos a que esto subordinadas.
Quando o volume de documentos reduzido, cada rgo dever designar um de seus
funcionrios para responder pelo arquivo entregue A sua guarda, e por todas as operaes de
arquivamento decorrentes, tais Como abertura de dossis, controle de emprstimo, preparo para
transferncia etc.
Se a massa documental for muito grande, aconselhvel que o rgo central de comunicaes
designe um ou mais arquivistas ou tcnicos de arquivo de seu prprio quadro de pessoal para
responder pelos arquivos nos rgos em que forem localizados.
A esses arquivos descentralizados denomina-se ncleos de arquivo ou arquivos setoriais.
b) Descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos
Este sistema s dever ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os
sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados.
O sistema consiste em descentralizar no somente os arquivos, Como as demais atividades de
controle j mencionadas anteriormente, isto , os arquivos setoriais encarregar-se-o, alm do
arquivamento propriamente dito, do registro, classificao, tramitao dos documentos etc.
Neste caso, o rgo de comunicaes, que tambm deve integrar o sistema, funciona Como
agente de recepo e de expedio, mas apenas no que se refere A coleta e A distribuio da
correspondncia externa. No raro, alm dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da
documentao administrativo da instituio.
A opo pela centralizao ou descentralizao no deve ser estabelecida ao sabor de
caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos critrios tcnicos, perfeito conhecimento da
estrutura da instituio A qual o arquivo ir servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos,
a localizao fsica de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos e
financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definio da melhor
poltica a ser adotada.
Coordenao
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurana e
eficincia imprescindvel a criao de uma COORDENAO CENTRAL, tecnicamente planejada,
que exercer funes normativas, orientadoras e controladoras.
A Coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais;
estabelecer e fazei cumprir normas gerais de trabalho, de forma a manter a unidade de operao e
eficincia do servio dos arquivos setoriais; determinar normas especficas de operao, a fim de
atender As peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organizao ou reorganizao dos
arquivos setoriais, quando necessrio; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais, tendo
em vista a eficincia e a unidade de execuo de servio; promover reunies peridicas com os
encarregados dos arquivos setoriais para exame, debate e instrues sobre assunto de interesse do
sistema de arquivos.
Esta Coordenao poder constituir-se em um rgo da administrao ou ser exercida pelo
arquivo permanente da entidade, pois toda instituio, seja qual for o sistema adotado para os seus
arquivos correntes,. dever contar sempre com um arquivo permanente, centralizado, tambm
chamado arquivo de terceira idade.
Assim, tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes constitudo de documentos
transferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais), justifica-se perfeitamente que a
COORDENAO DO SISTEMA seja uma de suas principais atribuies, a fim de que os documentos
ao Lhe serem entregues para guarda permanente estejam ordenados e preservados dentro dos
padres tcnicos de unidade e uniformidade exigidos pela Arquivologia.
Escolha de mtodos de arquivamento
A importncia das etapas de levantamento e anlise se faz sentir de modo marcante no
momento em que o especialista escolhe os mtodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da
documentao corrente.
Na verdade, dificilmente se emprega um nico mtodo, pois h documentos que devem ser
ordenados ora pelo assunto, nome, local, data e nmero.
Entretanto, com base na anlise cuidadosa das atividades da instituio, aliada observao
de como os documentos so solicitados ao arquivo, possvel definir-se qual o mtodo principal a ser
adotado e quais os seus auxiliares. Exemplificando:
PATRIMNIO
Braslia
Rio de Janeiro
So Paulo
PESSOAL
ADMISSO
Aguiar, Celso
Bareta, Haydde
Borges, Francisco
Cardoso, Jurandir
Castro, Lcia
Paes, Oswaldo
Paiva, Ernesto
Sllos, Zilda
Silva, Ana Maria
DEMISSO
FOLHAS DE PAGAMENTO
jan. a jul. de 1980
ao. a dez. de 1980
jan. a jul. de 1981
PROMOO
Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as consideraes
assinaladas anteriormente, verifica-se que o arranjo principal por assunto. No assunto Patrimnio
encontra-se um arranjo secundrio, por localidade (geogrfico). J no assunto Admisso tem-se um
arranjo secundrio, em ordem alfabtica, pelo nome dos funcionrios. Em Folhas de Pagamento
encontra-se um arranjo secundrio, em ordem cronolgica.
Como se v, o mtodo principal escolhido foi o de assuntos, coadjuvado pelos mtodos
geogrfico, alfabtico e numrico cronolgico, como auxiliares.
Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer.
Para melhor atender aos usurios de um banco de investimentos, por exemplo, a
documentao pode ser separada em dois grandes grupos: o de projetos de financiamento - ordenados
e arquivados pelo nmero de controle que lhe atribudo ao dar entrada e que, da por diante, ir lhe
servir de referncia - e o grupo constitudo de todo o restante da documentao, ordenada por
assuntos.
Estabelecimento de normas de funcionamento
Para que os trabalhos no sofram soluo de continuidade e mantenham uniformidade de ao
imprescindvel que sejam estabelecidas normas bsicas de funcionamento no s do arquivo em
seus diversos estgios de evoluo, como tambm do protocolo, uma vez que esse servio , na
maioria das vezes, desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo.
Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de implantao iro juntamente com
modelos e formulrios, rotinas, cdigos de assunto e ndices, integrar o Manual de Arquivo da
instituio.
RECURSOS HUMANOS
Formao e regulamentao profissional
O arquivo possui, atualmente, importncia capital em todos os ramos da atividade humana. No
entanto, ainda bastante comum a falta de conhecimentos tcnicos por parte das pessoas
encarregadas dos servios de arquivamento, falta essa que ire influir, naturalmente, na vida da
organizao.
Teoricamente, o arquivamento de papis um servio simples. Na prtica, no entanto, essa
simplicidade desaparece diante do volume de documentos e da diversidade de assuntos, surgindo
dificuldades na classificao dos papis.
Uma das vantagens da tcnica de arquivo a de capacitar os responsveis pelo arquivamento
para um perfeito . trabalho de seleo de documentos que fazem parte de um acervo, ou seja,
separao dos papis que possuem valor futuro, contendo informaes valiosas, dos documentos
inteis.
Um servio de arquivo bem organizado possui valor inestimvel. E a memria viva da
instituio, fonte e base de informaes; aproveita experincias anteriores, o que evita a repetio,
simplifica e racionaliza o trabalho.
Para que se atinjam esses objetivos, toma-se necessria a preparao de pessoal
especializado nas tcnicas de arquivo.
"Em questo de arquivo, a experincia no substitui a instruo, pois 10 anos de prtica podem
significar 10 anos de arquivamento errado e intil' afirma a Prof.a Ignez B. C. D'Arafijo.
At recentemente a formao profissional dos arquivistas vinha sendo feita atravs de cursos
especiais, ministrados pelo Arquivo Nacional, Fundao Getlio Vargas e outras instituies.
O valor e a importncia dos arquivos oficiais e empresariais, para a administrao e para o
conhecimento de nossa Histria, passou a ser tambm objeto de interesse do Governo federal. Assim
que, a de maro de 1972, o Conselho Federal de Educao aprovou a criao do curso superior de
arquivos, e a 7 do mesmo ms aprovou o currculo do curso de arquivstica como habilitao
profissional no ensino de segundo grau. Em agosto de 1974, foi institudo o Curso Superior de
Arquivologia, com durao de trs anos e, em 4 de julho de 1978, foi sancionada a Lei n 6.546,
regulamentada pelo Decreto n 82.590, de de novembro do mesmo ano, que dispe sobre a
regulamentao das profisses de arquivista e tcnico de arquivo.
Atributos
Para o bom desempenho das funes dos profissionais de arquivo, so necessrias, alm de
um perfeito conhecimento da organizao da instituio em que se trabalha e dos sistemas de
arquivamento, as seguintes caractersticas: sade, habilidade em lidar com o pblico, esprito
metdico, discernimento, pacincia, imaginao, ateno, poder de anlise e de crtica, poder de
sntese, discrio, honestidade, esprito de equipe e entusiasmo pelo trabalho.
Escolha das instalaes e equipamentos
De igual importncia para o bom desempenho das atividades de arquivo a escolha do local
adequado, quer pelas condies fsicas que apresente - iluminao, limpeza, ndices de umidade,
temperatura, quer pela extenso de sua rea, capaz de conter o acervo e permitir ampliaes futuras.
Michel Duchein, especialista em instalaes de arquivos e inspetor-geral dos Arquivos da
Franga, tem vrios livros e artigos publicados sobre a matria, os quais devem ser consultados por
tantos quantos se defrontam com problemas de construo ou adaptao de locais destinados A
guarda de documentos. A lista dessas publicaes encontra-se na bibliografia ao final deste volume.
Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento dever merecer a ateno daqueles
que esto envolvidos com a organizao dos arquivos.
Considera-se equipamento, o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensveis
A realizao do trabalho arquivstico.
Material de consumo
Material de consumo aquele que sofre desgaste a curto ou mdio prazos. So as fichas, as
guias, as pastas, as tiras de insero e outros.
Ficha - um retngulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, onde se registra uma
informao. As dimenses variam de acordo com as necessidades, podendo ser branca ou de cor.
Guia divisria - um retngulo de carto resistente que serve para separar as partes ou sees dos
arquivos ou fichrios, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade facilitar a
busca dos documentos e o seu rearquivamento.
No estudo das guias divisrias distinguem-se diversos elementos relacionados com a sua
finalidade e funes, conforme veremos em seguida.
Projeo - a salincia na parte superior da guia. Pode ser recortada no prprio carto, ou nele ser
aplicada, sendo ento de celulide ou de metal.
A abertura na projeo que recebe a tira de insero chama-se janela.
P - a salincia, na parte inferior da guia, onde h um orifcio chamado ilha. Por este orifcio passa
uma vareta que prende as guias gaveta.
Notao - a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica.
A notao pode ser ainda aberta ou fechada. aberta quando indica somente o incio da seo,
e fechada quando indica o princpio e o fim.
Posio - o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder
metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto. Da a denominao de: primeira posio,
segunda posio, terceira posio, quarta posio, quinta posio.
Quanto sua funo, a guia pode ser ainda:
- primria - indica a primeira diviso de uma gaveta ou seo de um arquivo;
- secundria - indica uma subdiviso da primria;
- subsidiria - indica uma subdiviso da secundria;
- especial - indica a localizao de um nome ou assunto de grande freqncia.
O que indica se uma guia primria, secundria, subsidiaria ou especial a notao e no a
projeo. O ideal seria que as guias primrias estivessem sempre em primeira posio, as secundrias
em segunda posio e assim por diante.
Guia-fora - a que tem como notao a palavra FORA e indica a ausncia de uma pasta do arquivo.
Tira de insero - uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as
notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias.
Pasta - uma folha de papelo resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que serve para guardar e
proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto , lisa, ou ter projeo. Elas se dividem
em:
- individual ou pessoal - onde se guardam' documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem
cronolgica;
- miscelnea - onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em
ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica.
Material permanente
O material permanente aquele que tem grande durao e pode ser utilizado vrias vezes
para o mesmo fim. Na sua escolha, alm do tipo e do tamanho dos documentos, deve-se levar em
conta os seguintes requisites:
- economia de espao (aproveitamento mximo do mvel e mnimo de dependncias);
- convenincia do servio (arrumao racional);
- capacidade de expanso (previso de atendimento a novas necessidades);
- invulnerabilidade (segurana);
- distino (condies estticas);
- resistncia (conservao).
Recomenda-se, ainda, que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto As
firmas especializadas, uma vez que constantemente so lanadas no mercado novas linhas de
fabricao. As mais tradicionais so os arquivos, fichrios, caixas de transferncia, boxes, armrios de
ao etc. As mais recentes so os arquivos e fichrios rotativos eletromecnicos e eletrnicos, bem
como as estantes deslizantes.
Armrio de ao - um mvel fechado, usado para guardar documentos sigilosos, ou volumes
encadernados.
Arquivo - mvel de ao ou de madeira, com duas, trs, quatro ou mais gavetas ou gabinetes de
diversas dimenses, onde so guardados os documentos.
Arquivo de fole - um arquivo de transio entre o arquivo vertical e o horizontal. Os documentos eram
guardados horizontalmente, em pastas com subdivises, e carregados verticalmente.
Arquivos horizontais antigos
- pombal (em forma de escaninhos);
- sargento (tubos metlicos usados pelo exrcito em campanha).
Box - pequeno fichrio que se coloca nas mesas. usado para lembretes.
Caixa de transferncia - caixa de ao ou papelo, usada especialmente nos arquivos permanentes.
Estante - mvel aberto, com prateleiras, utilizado nos arquivos permanentes, onde so colocadas as
caixas de transferncia. Modernamente, utilizada para arquivos correntes, empregando-se pastas
suspensas laterais.
Fichrio - um mvel de ao prprio para fichas, com uma, duas, trs ou quatro gavetas, ou conjugado
com gavetas para fichas e documentos.
Fichrio horizontal - aquele em que as fichas so guardadas em posio horizontal, umas sobre as
outras - modelo KARDEX. As fichas so fixadas por meio de bastes metlicos presos s gavetas.
Dessa disposio das hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficar inteiramente
visvel, deixando que da imediatamente inferior aparea uma faixa correspondente dimenso da
barra, e assim sucessivamente, lembrando o aspecto de uma esteira - "arquivo-esteirinha". As faixas
que aparecem funcionam como verdadeiras projees, nas quais so feitas as notaes.
Fichrio vertical - aquele em que as fichas so guardadas em posio vertical, umas atrs das outras,
geralmente separadas por guias. o modelo mais usado por ser mais econmico. As gavetas ou
bandejas comportam grande nmero de fichas.
Suporte - armao de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos, servindo de ponto de
apoio para as pastas suspensas.
Constituio de arquivos intermedirios e permanentes
Toda organizao, seja ela pblica ou privada, de pequeno, mdio ou grande porte, acumula
atravs dos tempos um acervo documental que, mesmo depois de passar por fases de anlise,
avaliao e seleo rigorosas, deve ser preservado, seja para fins administrativos e fiscais, seja por
exigncias legais, ou ainda por questes meramente histricas.
Nenhum plano de arquivo estaria completo se no previsse a constituio do arquivo
permanente, para onde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais.
Quanto aos arquivos ou depsitos intermedirios, estes s devero ser criados se ficar
evidenciada a sua real necessidade.
Em geral, existem em mbito governamental, em face do grande volume de documentao
oficial e de sua descentralizao fsica.
As entidades e empresas de carter privado dificilmente necessitam desse organismo, salvo no
caso de instituies de grande porte, com filiais, escritrios, representaes ou similares, disperses
geograficamente e detentores de grande volume de documentao.
Recursos financeiros
Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos disponveis no apenas
para instalao dos arquivos, mas, sobretudo, para sua manuteno.
Nem sempre os responsveis pelos servios pblicos ou dirigentes de empresas com-
preendem a importncia dos arquivos e admitem as despesas, algumas vezes elevadas, concernentes
a tais servios. Toma-se necessria, ento, uma campanha de esclarecimento no sentido de
sensibiliz-los.
Considerados todos os elementos descritos, o especialista estar em condies de elaborar o
projeto de organizao, a ser dividido em trs partes. A primeira constara de uma sntese da situao
real encontrada. A segunda, de anlise e diagnstico da situao. A terceira ser o plano propriamente
dito, contendo as prescries, recomendaes e procedimentos a serem adotados, estabelecendo-se,
inclusive, as prioridades para a implantao.
Implantao e acompanhamento. Manuais de arquivo
Recomenda-se que a fase de implantao seja precedida de uma campanha de sensibilizao
que atinja a todos os nveis hierrquicos envolvidos.
Esta campanha, feita por meio de palestras e reunies, objetiva informar as alteraes a serem
introduzidas nas rotinas de servio e solicitar a cooperao de todos, numa tentativa de neutralizar as
resistncias naturais que sempre ocorrem ao se tentar modificar o status que administrativo de uma
organizao.
Paralelamente campanha de sensibilizao deve-se promover o treinamento no s do
pessoal diretamente envolvido na execuo das tarefas e funes previstas no projeto de arquivo,
como daqueles que se utilizaro dos servios de arquivo, ou de cuja atuao depender, em grande
parte, o xito desses servios.
A implantao das normas elaboradas na etapa anterior exigir do responsvel pelo projeto um
acompanhamento constante e atento, a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades, falhas ou
omisses que venham a ocorrer.
Somente depois de implantar e testar os procedimentos - verificar se as normas, rotinas,
modelos e formulrios atendem as necessidades - que dever ser elaborado o manual de arquivo,
instrumento que coroa todo o trabalho de organizao. Nele ficam registrados os procedimentos e
instrues que iro garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade do
trabalho atravs dos tempos.
Seria impossvel estabelecer padres rgidos para a elaborao dos manuais, uma vez que
estes devem refletir as peculiaridades das instituies a que se referem. Entretanto, a experincia nos
permite indicar, em linhas gerais, os elementos que devem constituir os manuais de arquivo. So eles:
- apresentao, objetivos e abrangncia do manual;
- informaes sobre os arquivos da instituio, suas finalidades e responsabilidades; sua interao e
subordinao;
- organogramas e fluxogramas;
- concertos gerais de arquivo, definio das operaes de arquivamento; terminologia;
- detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulrios utilizados; plano de classificao de
documentos com seus respectivos cdigos e ndices;
- tabelas de temporalidade de documentos, que, pela sua amplitude, podem ser apresentadas em
separado.
Por ser o arquivo uma atividade dinmica, o manual devera ser periodicamente revisto e
atualizado, a fim de atender alteraes que surgirem como decorrncia da evoluo da prpria
instituio.
ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE ARQUIVOS CORRENTES
Os arquivos correntes so constitudos de documentos em curso ou freqentemente
consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada
de decises das administraes etc.
No cumprimento de suas funes, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas
atividades de recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio dos documentos
correntes. Por isso, freqentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituies a
designao de rgos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicao ou outra denominao similar.
Devido ao ntimo relacionamento dessas reas de trabalho, pode-se distribuir em quatro
setores distintos as atividades dos arquivos correntes:
1. Protocolo, incluindo recebimento e classificao; registro e movimentao
2. Expedio
3. Arquivamento - o arquivo propriamente dito
4. Emprstimo e consulta
4.1 Protocolo
No que se refere s rotinas, poder-se-ia adotar as seguintes, com alteraes indicadas para
cada caso:
4.1.1 Recebimento e classificao
4.1.2 Registro e movimentao
Este setor funciona como um centro de distribuio e redistribuio de documentos.
ARQUIVO CORRENTE E PROTOCOLO
Voc j sabe que arquivo corrente aquele formado por documentos de uso freqente e que
funciona na prpria empresa ou em locais de fcil acesso, prximos a ela. Mas como encaminhamos
documentos para o arquivo corrente? Como analisamos suas atividades? Para analisarmos suas
atividades vamos trabalhar com uma situao e mostrar o encaminhamento dado a alguns documentos
em uma empresa.
FERNANDA ENCARREGADA DE ANALISAR A DOCUMENTAO QUE A EMPRESA RECEBE E
DAR-LHE O DEVIDO ENCAMINHAMENTO. HOJE CHEGARAM S SUAS MOS:
- UMA CARTA PARA UM EMPREGADO DA DIRETORIA FINANCEIRA, COM A ETIQUETA DE
PESSOAL;
- VRIOS EXEMPLARES DE UM JORNAL DO SINDICATO DA CLASSE, PARA OS FUNCIONRIOS;
- DOIS ENVELOPES ENDEREADOS ASSESSORIA JURDICA E ENTREGUES POR UM
MENSAGEIRO DE OUTRA EMPRESA.
Agora pense: que tratamento voc acha que Fernanda deve dar a cada um desses
documentos?
Anote seu pensamento em uma folha de papel e, depois, compare-o com o que apresentamos.
Fernanda no vai abrir e nem registrar a carta porque contm a anotao pessoal, indicando
tratar-se de uma correspondncia particular. A carta ser encaminhada diretamente a quem se destina,
na Diretoria Financeira. Nesse caso, portanto, no h qualquer preocupao com o seu arquivamento.
Quanto aos jornais, Fernanda tambm no precisa registr-los, porque no so documentos
oficiais. Eles devem ser distribudos aos funcionrios e, aps serem lidos, podem ser jogados fora.
J os envelopes entregues pelo mensageiro so correspondncias oficiais. Eles precisam ser
abertos, os documentos registrados e encaminhados, no caso, Assessoria jurdica, de acordo com os
procedimentos adotados pela administrao.
Todo o andamento desses documentos dentro da empresa controlado e, s aps cumprirem
suas finalidades, que so arquivados. Muitos deles at podem aguardar decises e prazos j nos
arquivos. E dependendo das normas da empresa e da natureza dos documentos arquivados, eles
podem ser emprestados ou consultados no prprio local do arquivo.
Desde a chegada dos documentos empresa j deve haver uma preocupao com o seu
possvel arquivamento. O tcnico de arquivo precisa estar atento a isso e determinar a classificao
que cada documento recebe no momento do seu registro, pois ela se repetir mais tarde, quando for
arquivado.
Portanto, num sistema de arquivos correntes, os servios de recebimento, registro, controle de
tramitao (distribuio e movimentao) e expedio da correspondncia, no podem ser desvin-
culados dos servios de arquivamento e emprstimo ou consulta de documentos.
As atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitao e expedio de
correspondncias constituem os servios de protocolo. E as atividades de arquivamento e emprstimo
de documentos so os servios de arquivo.
Ento, no podemos separar os servios de protocolo dos servios de arquivo. Da ser comum,
na estrutura organizacional das instituies, a existncia de setores, normalmente denominados
Arquivo e Protocolo, ou Arquivo e Comunicao ou outro nome parecido, que respondem tanto pelo
protocolo como pelo arquivamento.
Em relao aos servios de arquivo e protocolo, importante destacarmos que as rotinas e
procedimentos para sua execuo devem ser criados pela prpria instituio, obedecendo a um critrio
adequado s suas caractersticas. No podemos predeterminar e nem impor qualquer rotina ou
procedimento a uma empresa, mas apenas sugerir.
SERVIOS DE PROTOCOLO
Observe este ofcio:
Para:Banco do Estado S.A.
Diretoria Financeira
Senhor Diretor,
Encaminhamos em anexo, para seu conhecimento e anlise, cpia do Balano Patrimonial de
nossa empresa...
Este ofcio, ao ser recebido pelo banco, foi registrado de acordo com os procedimentos
adotados na empresa. Depois foi distribudo, sendo encaminhado ao Diretor Financeiro.
Na diretoria, a secretria recebeu o documento, registrou-o na entrada nos controles
especficos do rgo e encaminhou-o ao diretor. Esse, aps conhecer o teor do ofcio, despachou-o
para um dos assessores, solicitando-lhe anlise e parecer.
Concluda a solicitao, o assessor retornou o documento com o parecer sua chefia que,
aps analisar, pediu algumas providncias, dentre as quais a expedio de uma resposta Andes
Turismo S.A. Finalmente, ele devolveu a documentao sua secretria - ofcio, despachos, parecer -,
solicitando-lhe o arquivamento.
A secretria registrou a sada do documento em seus controles e depois encaminhou-o ao
Setor de Arquivo da empresa.
Veja que o ofcio passou por vrios setores dentro do Banco do Estado S.A., envolvendo
tarefas que constituem o servio de protocolo de uma empresa: recebimento; registro; distribuio e
movimentao; expedio de correspondncia.
PROTOCOLO
A DENOMINAO ATRIBUDA AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO,
REGISTRO, DISTRIBUIO E MOVIMENTAO E EXPEDIO DE DOCUMENTOS. TAMBM O
NOME ATRIBUDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU, AINDA, AO LIVRO
DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS.
E como esses servios de protocolo funcionam? Que procedimentos so adotados para que
eles cumpram suas finalidades com eficincia?
Rotinas de recebimento e classificao
Cada instituio precisa criar suas prprias rotinas de trabalho, tendo em vista suas
particularidades. Mas, de um modo geral, as rotinas de recebimento e classificao de documentos
so:
- Recebimento da correspondncia chegada empresa pelo malote,
- Correios ou entregue em mos.
- Separao da correspondncia oficial da particular.
- Distribuio da correspondncia particular.
- Separao da correspondncia oficial de carter ostensivo das de carter sigiloso.
- Encaminhamento da correspondncia sigilosa aos seus destinatrios.
- Abertura da correspondncia ostensiva.
- Leitura da correspondncia para tomada de conhecimento do assunto, verificando a existncia de
antecedentes.
- Requisio dos antecedentes ao arquivo. Se eles no estiverem l, o setor encarregado de registro e
movimentao informar onde se encontram e os solicitar, para ser feita a juntada, isto , agrupar, por
exemplo, dois ou mais documentos, ou processos.
- Interpretao da correspondncia e sua classificao de acordo com o cdigo adotado pela empresa
e definido pelo arquivista.
- Carimbo do documento no canto superior direito (de preferncia com um carimbo numerador datador
do protocolo). Abaixo da data e do nmero, escrevemos para onde o documento ser encaminhado
(destino) e o cdigo atribudo a ele, quando foi classificado.
- Elaborao do resumo do assunto tratado no documento.
- Encaminhamento dos papis ao setor responsvel pelo registro e movimentao.
Rotinas de registro e movimentao
Esse servio funciona como um centro de distribuio e redistribuio de documentos. Ali os
documentos chegam e so encaminhados aos setores, so devolvidos e reencaminhados aos outros
setores ou ao arquivo. Mesmo que algumas de suas rotinas possam variar de uma empresa para outra,
de modo geral, elas compreendem:
- Preparao da ficha de protocolo, em duas vias, que podem ser de diferentes modelos, dentre os
quais selecionamos trs para seu conhecimento e verificao de como so preenchidas.
Observe que nos trs modelos, h espao para escrevermos o mesmo cdigo ou nmero de
classificao colocado no documento, quando foi registrado no protocolo. E tambm h uma parte
denominada dstribuo, andamento ou carga, onde anotamos cada etapa da tramitao do
documento (desde o momento de sua sada do setor de protocolo at o seu arquivamento).
Desse modo, quando desejamos saber algo sobre um documento, basta verificarmos seu
andamento na ficha de protocolo. Se, por exemplo, a destinao dele estiver para o arquivo, possvel
sabermos sob que notao ele est arquivado, que a mesma atribuda ao documento.
- Acrscimo da segunda via da ficha de protocolo ao documento j carimbado e encaminhamento ao
seu destino. Se existirem antecedentes, eles e suas respectivas fichas, com registro e anotaes,
devem ser anexados ao documento.
Quando o documento chegar ao seu destino, o responsvel naquele setor precisa retirar a ficha
de protocolo, que s anexada novamente ao documento quando ele seguir para outro setor. Essa
passagem do documento de um setor a outro, a redstribuio, deve ser feita atravs do setor
responsvel pelo registro e movimentao.
- Registro dos dados constantes da ficha de protocolo para as fichas de procedncia e de assunto,
rearquivando-as em seguida. Essas fichas so preenchidas no s para controlar a documentao que
passa pelos servios de protocolo como tambm, para facilitar a pesquisa do documento, quando
necessrio. Eis um exemplo de ficha de procedncia
- Arquivamento das fichas de protocolo obedecendo ordem dos nmeros de protocolo.
- Recebimento, dos vrios setores da empresa, dos documentos a serem redistribudos e anotao do
novo destino nas respectivas fichas.
- Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinos.
Rotinas de expedio
Em geral, so adotadas estas rotinas nos servios de expedio de uma empresa:
- Recebimento da correspondncia a ser expedida: o original, o envelope e as cpias, nas cores e
quantidades determinadas pela empresa.
Os setores que desejarem manter uma coleo de cpias em suas unidades, para consulta
imediata, devem prepar-las em papel de cor diferente. Essas cpias so devolvidas ao setor de
origem, aps a expedio.
- Verificao da falta ou no de folhas ou anexos nas correspondncias a serem expedidas.
- Numerao e complementao de data, tanto no original como nas cpias.
- Separao do original das cpias.
- Expedio do original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em mos.
- Encaminhamento das cpias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes que lhes
deram origem.
SERVIOS DE ARQUIVO
Preste ateno a esta situao, bem comum em uma empresa:
- FLVIA, PRECISO DAQUELE PROJETO DE AMPLIAO DA FIRMA PARA RETIRAR UNS DADOS
QUE VOU INCLUIR NESTE RELATRIO.
- MAS DR. SANTANA, O PROJETO SAIU DAQUI PARA O DIRETOR-GERAL E AGORA J DEVE
ESTAR ARQUIVADO. O SENHOR QUER QUE EU SOLICITE UM EMPRSTIMO AO SETOR DE
ARQUIVO?
Como voc v, o projeto citado foi arquivado, depois de passar pelos setores competentes. Do
arquivo, no entanto, ele pode ser recuperado para consultas, por meio de emprstimo.
E isso o que deve acontecer com qualquer documentao oficial de uma empresa. Depois de
tramitar pelos devidos setores e cumprir suas finalidades, arquivada. No arquivo fica guardada,
podendo ser emprestada ou consultada a qualquer momento, pelo pessoal da instituio.
Vemos, assim, que os servios de arquivo compreendem duas atividades especficas: o
arquivamento propriamente dito dos documentos e seu emprstimo ou consulta, sempre que
necessrio.
E o que compreende cada uma dessas atividades?
Arquivamento da documentao
Lembramos que, desde o momento em que o documento chega a uma empresa, j deve haver
a preocupao com o seu possvel arquivamento. Por isso que a classificao dada ao documento no
servio de protocolo, quando ele entra na empresa a mesma utilizada para arquiv-lo. E como esses
documentos so classificados?
Volte atrs e observe novamente as fichas de protocolo e os cdigos usados para classificar os
documentos.
Repare que no h uma norma especfica em relao a esses cdigos: eles so criados pelos
tcnicos responsveis, em funo dos mtodos de arquivamento adotados pela empresa. E esses
mtodos de arquivamento variam - cada empresa, de acordo com o seu ramo de atividade, escolhe os
mtodos mais indicados e adequados s suas finalidades. Somente assim o arquivo pode cumprir
plenamente a sua finalidade primordial -o acesso aos documentos, por meio de emprstimos e
consultas aos funcionrios e setores da empresa.
Emprstimo e consulta de documentos do arquivo
Quantas vezes j no ouvimos algum dizer:
- ESTE ASSUNTO EST ENCERRADO! J FOI PARA O ARQUIVO.
- AQUELE DOCUMENTO FOI PARA O ARQUIVO MORTO.
So frases que nos passam a idia de que arquivo algo sem vida, onde fica guardado tudo
aquilo que no vamos mais precisar.
Mas j vimos que a finalidade principal de um arquivo servir administrao. Desde o
recebimento da documentao at o seu arquivamento, o trabalho arquivstico precisa ser feito de
modo a possibilitar a recuperao rpida e completa da informao.
Logo, necessrio que o arquivo esteja bem vivo! E ele s vai conseguir isso, facilitando o
emprstimo e consulta de seus documentos aos funcionrios ou setores da empresa que deles
precisarem. Essa uma tarefa que precisa ser feita com a mxima tica e segurana, para que
nenhum documento seja divulgado indevidamente ou mesmo que se perca.
Assim, as rotinas de emprstimo e consulta dos documentos do arquivo podem ser:
- Atender s requisies de emprstimos vindas dos diferentes rgos/setores.
- Preencher o formulrio de recibo de documentao, em duas vias cujo modelo pode ser:
Esse recibo muito importante, j que registra a sada do documento, permitindo informar, com
segurana, onde ele se encontra.
- Colocar a segunda via do recibo no mesmo lugar de onde foi retirada a pasta para emprstimo,
juntamente com a guia-fora.
- Arquivar a primeira via do recibo de documentao no fichrio de lembretes, em ordem cronolgica,
do mais atual para o mais antigo.
- Preencher o formulrio de cobrana da documentao, sempre que a pasta emprestada no for
devolvida no prazo estipulado.
Os prazos para emprstimo de documentos do arquivo variam de uma empresa para outra,
embora possamos recomendar um perodo em torno de dez dias, podendo ser renovado mediante sua
reapresentao ao setor.
- Encaminhar a cobrana de documentao ao requisitante.
- Arquivar a pasta devolvida ao setor, eliminando a segunda via do recibo (aquela que estava no lugar
da pasta retirada).
- Colocar o carimbo de RESTITUDO na primeira via do recibo de documentao (a que foi assinada
pelo requisitante). Esse carimbo pode ser colocado no verso do recibo e ser assim:
- Devolver a primeira via carimbada do recibo ao requisitante.
MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Sistemas de arquivamento
Como afirmamos anteriormente, a preocupao maior de quem faz arquivos no apenas
arquivar, mas tambm localizar as informaes arquivadas no instante em que forem solicitadas.
A forma de consulta ou recuperao de uma informao arquivada uma das primeiras
preocupaes que deve ter a secretaria, unia vez que sua responsabilidade assessorar a chefia. Para
tanto, necessita de alguns conhecimentos tcnicos e outros relativos empresa a que serve, como:
tipos fsicos de documentos, clientela a que se destinam, grau de sigilosidade, volume, assuntos de
que tratam etc.
Tecnicamente, o sistema de arquivamento o conjunto de princpios coordenados entre si com
a finalidade de definir a forma de consulta do arquivo, que pode ser:
Direta: quando a informao recuperada diretamente no local em que se encontra arquivada.
Indireta: quando a localizao de uma informao feita inicialmente atravs da consulta a um ndice
e posteriormente no local arquivado.
Semi-indireta: quando a localizao de uma informao arquivada orientada pela consulta a uma
tabela.
Como escolher o sistema adequado?
Para acertar, antes de mais nada necessrio o trabalho de anlise e planejamento. Somente
atravs do levantamento dos dados sobre a instituio qual o arquivo servir, pode-se escolher um
sistema adequado e seguro para a localizao de informaes. Por exemplo, podemos concluir que os
sistemas diretos de arquivamento s podem ser empregados em arquivos onde os documentos so de
livre acesso a qualquer pessoa; os sistemas indiretos, como necessitam de ndice para a localizao
dos documentos, resguardam mais a documentao e os semi-indiretos devem ser utilizados nos
arquivos onde os usurios buscam as informaes sem a orientao de uma pessoa, mas de uma
tabela disposta no arquivo de forma a auxili-los.
Mtodos de arquivamento
Mtodo de arquivamento um plano preestabelecido de colocao dos documentos que visa A
facilidade de guarda e pesquisa. Os mtodos de arquivamento esto relacionados com os sistemas, o
que equivale a dizer que cada sistema de arquivamento tem mtodos especficos que a ele se
adaptam.
Tanto na organizao de arquivos como na de fichrios, os elementos a serem considerados
nos documentos, para efeito de classificao, so:
Nome (do remetente, destinatrio ou da pessoa a quem os documentos se referem).
Local (de expedio ou recebimento dos documentos).
Data (de elaborao, validade ou referncia dos documentos).
Assunto(s) (contedo ou argumento dos documentos).
Nmero (de ordem, cdigo etc.).
A escolha de um ou mais elementos determinar a estrutura de organizao de um arquivo,
respeitando-se o grau de importncia e freqncia com que so solicitados.
No trabalho secretarial, os mtodos de uso mais comum so:
Alfabtico.
Geogrfico.
Numrico (simples, cronolgico, decimal...
Por assuntos.
Mtodo alfabtico
Consiste na organizao do material tendo por base o nome de uma pessoa ou empresa,
constante do documento ou material que ser registrado (neste caso o nome passa a ser o elemento
principal de classificao) e depois colocado em seqncia alfabtica.
As pastas ou fichas so dispostas no arquivo segundo as determinaes das normas de
alfabetao, separadas pelas guias alfabticas que orientao a consulta. O nmero e o tipo de guias a
serem utilizadas dependero do volume de documentos a serem organizados.
A confeco do arquivo simples e barata. Inicia-se com a abertura de pastas individuais (uma
para cada nome ou correspondente), dentro das quais os documentos devem ser ordenados
cronologicamente.
Alm das pastas individuais, utilizam-se tambm as pastas miscelneas, para agrupar
correspondentes avulsos. Recomenda-se um mximo de cinco documentos por correspondente dentro
de cada miscelnea. O correspondente que ultrapassar este nmero deve receber pasta individual. A
ordenao interna de correspondentes de uma miscelnea deve ser feita pela ordem alfabtica de no-
mes e, dentro desta, pela ordem cronolgica.
O mtodo alfabtico faz parte do sistema direto de arquivamento, uma vez que a consulta
efetuada diretamente no arquivo, sem a necessidade de recurso auxiliar. Contudo, o seu perfeito
funcionamento esta condicionado ao emprego de Regras de Alfabetizao: conjunto de determinaes
que comandam a ordenao alfabtica de nomes de pessoas, firmas e instituies no arquivo, solu-
cionando os casos duvidosos. Essas regras tm por finalidade:
Uniformizar as entradas de nomes no arquivo, padronizando critrios que facilitem o arquivamento e a
consulta.
Proporcionar maior coerncia estrutura do arquivo, evitando entradas mltiplas e a conseqente
perda de informaes.
A - Regras
1. Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, primeiramente o ltimo
nome, depois os prenomes na ordem em que se apresentam. Quando houver nomes iguais, prevalece
a ordem do prenome.
Exemplos:
Barbosa, Anibal
Corra, Antnio
Corra, Joo Carlos
Correa, Paulo
2. As partculas estrangeiras (D', Da, De, Del, Des, Di, Du, Fitz, La, Le, Les, Mac, Mc, O', Van, Vanden,
Van der, Von, Vonder etc.), se escritas com inicial maiscula, so consideradas como parte integrante
do nome.
Exemplos:
Oliveira, Carlos Santos de
Von Johnson, Erick
Vonder Blun, Eduardo
3. Os nomes compostos de um substantive e um adjetivo, ligados ou no por hfen, no so separados.
Exemplos:
Castelo Branco, Srgio
Villa-Lobos, Heitor
4. Os nomes como Santo, Santa ou So seguem a regra anterior. Exemplos:
Santa Rita, Vlter
Santo lncio, Ana
So Benito, Incio
5. Os nomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou no, no so considerados na
ordenao alfabtica. Exemplos:
Freitas Jr., Ary
Ribeiro Neto, Henrique
Vasconcelos Sobrinho, Alcides
Observao: Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao quando servirem de
elemento de distino. Exemplos:
Abreu Filho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge
6. Os ttulos honorficos, pronomes de tratamento e artigos so colocados entre parnteses depois do
nome e no so considerados na alfabetao.
Exemplos:
Arajo, Paulo (General)
Estado de So Paulo (O)
Pinto, Antnio Eduardo (Dr.)
7. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo nome, que corresponde ao da famlia do pai.
Exemplos:
Cervantes y Saavedra, Miguel de
Hemandes Xavier, Jos
8. Os nomes orientais, japoneses, chineses, rabes etc. so registrados na ordem em que se
apresentam. Exemplos:
Al Ben Abib
Li Yutang
Mao Ts Tung
9. Os nomes ligados por apstrofo devem ser lidos e arquivados como uma s palavra. Exemplo:
Sant'Ana, Armindo, l-se e arquiva-se Santana
10. Os sinais grficos, como crase, til, cedilha etc., no so considerados na alfabetao. Exemplos:
Campanha, Clodoaldo
Campanh, Raul
11. Os nomes de empresas devem ser registrados conforme se apresentam.
Exemplos:
lvaro Costa & Cia
Barbosa Souza Ltda
Comercial Santos Ltda
12. As expresses usadas no comrcio, como Sociedade, Companhia, Empresa etc., devem ser
consideradas na alfabetao. Exemplos:
Companhia Brasileira de Alimentos
Editora Abril Ltda.
Sociedade Esprita Alan Kardec
13. Os nomes das empresas ou instituies que usam siglas, com ou sem ponto entre as letras, devem
ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra. Exemplos:
CEEE
UFRGS
14. Quando uma empresa ou instituio for conhecida, alm de seu nome por extenso, tambm por
uma sigla, o arquivista dever optar pela forma de entrada que melhor atenda h necessidades de
seus consulentes, fazendo sempre uma remissiva para a forma no adotada como entrada no arquivo.
Exemplo:
ADVB... ou Associao dos Dirigentes de Vendas do Brasil
Se arquivado pelo nome por extenso, coloca-se a remissiva em:
ADVB veja Associao dos Dirigentes de Vendas do Brasil
Se arquivado pela sigla, coloca-se a remissiva em:
Associao dos Dirigentes de Vendas do Brasil veja ADVB
15. A correspondncia recebida de seo, diviso ou departamento de uma empresa ou instituio
deve ser arquivada pelo nome da empresa e no pelo departamento, diviso, seo. Exemplos:
UFRGS - Departamento de Pessoal
UFRGS - Escola de Engenharia
16. As diversas filiais de uma empresa so alfabetadas pelo nome da empresa, seguido dos Estados
em que se encontram as filiais e, finalmente, dos nomes das cidades. Se estiverem localizadas em
uma mesma cidade, so colocados os endereos. Exemplos:
Unio S.A. - RJ, Rio de Janeiro
Unio S.A. - RS, Porto Alegre
17. Os nomes de instituies e rgos governamentais brasileiros so considerados como se
apresentam. Exemplos:
Banco Central do Brasil
Fundao Getlio Vargas
18. Os nomes de rgos governamentais ou instituies de pases estrangeiros devem ser precedidos
do nome do pas, em lngua portuguesa. Exemplos:
Estados Unidos - The Library of Congress
Inglaterra - Red Cross
19. Nos ttulos de congressos, conferncias, simpsios etc., os nmeros arbicos, romanos ou escritos
por extenso devem figurar entre parnteses ao final da entrada.)Exemplos:
Conferncia Latino-americana de Pediatras (II).
Seminrio Francs de Patologia (13).
Encontro Brasileiro de Secretrias (Segundo).
20. Os numerais que fazem parte dos nomes de empresas; quer no inicio, meio ou fim, devem ser
alfabetados como se estivessem escritos por extenso.
Exemplos:
Ferragem 2 (dois) irmos
Inseticida mata 7 (sete)
3 (trs) M do Brasil
O conjunto de regras aqui apresentado suficiente, normalmente, para organizar arquivos
comerciais. Contudo, dependendo do volume e complexidade dos documentos a serem classificados,
pode haver dvidas. Neste caso, podem ser adotadas regras mais extensas, ou pode-se ampliar e
modificar as j existentes, para atender a casos especficos, desde que sejam redigidas em linguagem
clara e simples e que fiquem registradas por escrito.
B - Ordenando alfabeticamente
Quando falamos em arquivo alfabtico, muitas pessoas desconhecem o fato de que h dois
critrios para a ordenao alfabtica (feita letra por letra ou palavra por palavra), e que ambos so
corretos. Da surgirem as confuses na busca e no arquivamento.
A definio de um nico critrio de alfabetao, com a conseqente excluso do outro, de
fundamental importncia para o trabalho de arquivo. So eles:
Letra por letra Palavra por palavra
Porta Porta
Porta-algodo Porta-algodo
Portada Porta-discos
Porta-discos Porta-espada
Portador Portada
Porta-espada Portador
Notou a diferena? Imagine a confuso e as discusses entre colegas de trabalho e usurios
do seu arquivo se voc misturar os dois critrios!
Mtodo numrico
Quando o principal elemento de classificao de um documento um nmero (por exemplo:
processes, legislao, documentos protocolados etc.), a melhor forma de organizao para o arquivo
o mtodo numrico.
Nesta modalidade de arquivamento, a consulta , indireta, pois h necessidade de se recorrer
a um ndice auxiliar alfabtico que remeter ao nmero sob o qual a informao foi arquivada.
O mtodo numrico pode ser:
A - Simples
Quando atribumos nmeros aos correspondentes (pessoas ou instituies) pela ordem de
chegada destes ao arquivo, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica, pois teremos um
ndice para auxiliar na localizao.
Este arquivo vai exigir como controles:
x Registro de entrada de cada correspondente (feito em livros ou fichas) para evitar a abertura de
duas ou mais pastas para o mesmo correspondente.
x ndice alfabtico auxiliar (feito em fichas ou disquetes de computador) que remeta do nome do
correspondente para o nmero de sua pasta aberta no arquivo. O ndice , indispensvel, pois, com
o crescimento do arquivo, toma-se impossvel localizar os documentos.
Nos arquivos empresariais que utilizam o mtodo numrico simples, pode-se reaproveitar o
nmero de uma pasta vaga (documentos eliminados ou transferidos) para um novo correspondente, o
que j no deve ocorrer no servio pblico, rede bancria, arquivos hospitalares etc., onde o nmero
atribudo a um correspondente pode comprometer as operaes a serem realizadas, pois nesses casos
o nmero passa a identificar permanentemente um cliente.
O mtodo numrico simples uma das formas mais versteis para a organizao de arquivos,
sendo utilizado em larga escala na indstria, comrcio, escolas, rede bancaria etc.
Voc j parou para pensar que identificado atravs de nmeros na escola em que est
matriculado, nos clubes que freqenta, na empresa em que trabalha? Tudo isso mtodo numrico de
arquivaniento!
B - Cronolgico
Neste mtodo numera-se o documento, e no a pasta. o que ocorre nas reparties pblicas
- o documento, depois de receber uma capa, onde so colocados o nmero de protocolo e outras
informaes, passa a formar um processo. Este processo ser acompanhado durante a tramitao, por
uma ficha numrica (ficha de protocolo), onde ser indicada toda a movimentao do documento
dentro da repartio. Paralelamente, so confeccionados ndices alfabticos para os nomes dos
envolvidos, assunto e procedncia dos documentos, a fim de agilizar as buscas.
Mtodo geogrfico
Neste mtodo, o principal elemento de classificao do documento deve ser o local ou
procedncia da informao. importante salientar que a organizao de um arquivo geogrfico
depende de uma estrutura geogrfica bem definida, como, por exemplo:
a) Vrios pases: nome do pas, nome da capital e nome dos correspondentes. Se houver documentos
procedentes de outras cidades que no a capital, deve-se orden-los alfabeticamente no arquivo, aps
a capital. Exemplos:
x ARGENTINA
Buenos Aires
Maia Carraro, Alcides
Nunes Caldera, Manoelito
Crdoba
Hotel Las Palmas
Valdez Miranda, Carlos
Corrientes
Del Vale, Luis
Sanches de Vidal, Emlio
x BRASIL
Braslia
Ministrio da Educao
Ministrio do Interior
Campinas
Delgado, Carlos
Monteiro, Jos Olalvo
Cuiab
Chardon, Carlos Manuel
Santi, Manuel
Curitiba
Rosado, Jos (Dr.)
Transportes Valverde Ltda.
b) Um pas: nomes dos Estados, nomes das cidades e nomes dos correspondentes em rigorosa ordem
alfabtica.
c) Estados: nomes dos Estados, nomes das cidades e nomes dos correspondentes, tambm em ordem
alfabtica.
d) Cidades: nomes das cidades, seguidas do nome ou sigla dos Estados (porque h cidades com o
mesmo nome em Estados diferentes) e nomes dos correspondentes.
e) Dentro de uma mesma cidade: nomes dos bairros (ou zoneamento), seguidos dos nomes dos
correspondentes em ordem alfabtica.
Este mtodo de arquivamento do sistema direto, pois a consulta feita diretamente no
arquivo. muito utilizado nos casos de empresas que mantm correspondncia com filiais ou agncias
em vrios Estados, cidades e pases, e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal,
transporte de cargas e mercadorias etc.
Mtodo por assuntos
Tambm conhecido por mtodo especfico, um dos mais perfeitos mtodos de arquivamento,
pois o nico a recuperar os documentos segundo o seu contedo. Sua aplicao, no entanto, requer
planejamento prvio, alm de requisitos como:
Amplo conhecimento da empresa, bem como dos documentos que representam as atividades-fins da
mesma.
Anlise minuciosa e interpretao da documentao.
No existem planos de classificao por assuntos prontos para serem aplicados a arquivos.
Cabe a cada instituio, de acordo com suas caractersticas individuais, e aps estudo detalhado,
elaborar esse plano ou tabela de assuntos.
Para facilitar o trabalho, recomenda-se iniciar o plano de classificao com os seguintes
procedimentos:
Agrupar os assuntos principais ou grandes classes.
Subdividir os assuntos principais em ttulos especficos (partindo sempre do geral para os
particulares).
Escolher e padronizar os termos adequados para a identificao dos itens (analisar a sinonmia e os
termos tcnicos).
Definir a forma de ordenao dos assuntos no arquivo.
A - Ordenao dos assuntos de forma alfabtica
Uma vez elaborada a tabela de classificao, pode-se organizar um arquivo alfabtico de
assuntos de duas maneiras:
a) Ordem dicionria: consiste em dispor em ordem alfabtica os assuntos classificados, considerando-
se simplesmente a seqncia das letras. Exemplos:
Artigos para calados
Calcados ortopdicos
Calados para crianas
Calados para homens
Calados para senhoras
Calados sob medida
Conserto de calados
Fbricas de calados
Lojas de calados
b) Ordem enciclopdica: consiste em agrupar em ordem alfabtica os ttulos gerais seguidos de suas
subdivises, tambm em rigorosa ordem alfabtica. Exemplos:
CALADOS
Artigos
Consertos
Fbricas
Lojas
Ortopdicos
Para crianas
Para homens
Para senhoras
Sob medida
B - Ordenao dos assuntos de fornia numrica
Nesta modalidade, alm do plano de classificao, dever ser elaborado um ndice alfabtico
remissivo, pois os itens classificados recebero nmeros no arquivo e o ndice auxilia na rpida
localizao.
a) Mtodo duplex: a documentao aps a diviso em classes, segundo o plano de classificao,
recebe uma numerao seqencial simples para cada classe geral e as subdivises dessas classes
seo ordenadas atravs de numerais decimais. Exemplo:
1 .BIBLIOTECA
1.1 Correspondncia expedida
1.2 Correspondncia recebida
1.3 Livros
1.3.1 Sugestes para aquisio
1.3.2 Oramentos
1.4 Ponto dos funcionrios
1.5 Estatsticas
1.5.1 Consultas
1.5.2 Emprstimos
1.5.3 Servios tcnicos
1.6 Relatrios anuais
2. NCLEO DE EXTENSO
2.1 Cadastro de professores
2.2 Certificados
2.3 Cursos
2.3.1 Atendente de livraria
2.3.2 Atualizao para secretrias
2.3.3 Correspondncia informatizada
2.3.4 Estenogratia
2.3.5 Tcnicas de arquivo
2.4 Material didtico
2.5 Propostas in company
2.6 Relatrios anuais
A vantagem que a numerao no necessita de previso antecipada. O plano de
classificao inicial pode ser de apenas cinco assuntos. De acordo com as necessidades da empresa e
a expanso das classes de assuntos, a numerao crescera tambm.
b) Mtodo decimal: baseado no Sistema Decimal de Dewey, que o criou para ser aplicado a
bibliotecas. universalmente conhecido como CDD (Classificao Decimal de Dewey). Esta
classificao divide o conhecimento humano em dez grandes classes:
0 - Obras gerais
1 - Filosofia
2 - Religio
3 - Cincias Sociais
4 - Filologia
5 - Cincias Puras
6 - Cincias Aplicadas
7 - Belas Artes
8 - Literatura
9 - Histria e Geografia.
Essas classes posteriormente se subdividem de dez em dez, sucessivamente (partindo sempre
do geral para o especfico). Tomemos a classe , de Cincias Aplicadas, como exemplo:
610 - Medicina
620 - Engenharia
630 - Agricultura
640 - Cincias e Artes Domsticas
650 - Servios gerenciais
660 - Indstrias qumicas
670 - Manufaturas
680 - Manufaturas, Miscelnea
690 - Construo
611 - Anatomia
612 - Fisiologia humana
613 - Higiene pessoal
614 - Sade pblica
615 - Teraputica
616 - Clnica mdica
617 - Cirurgia
618 - Ginecologia
619 - Pediatria
616.1 Cardiologia
616.2 Sistema respiratrio
616.3 Sistema digestivo
616.4 Sistema endcrino
616.5 Dermatologia
616.6 Urologia
616.7 Sistema muscular
616.8 Neurologia
616.9 Doenas diversas
e assim por diante.
Esta classificao acompanhada de um ndice alfabtico para auxiliar a rpida localizao
dos itens desejados.
A tcnica de Dewey pode ser aplicada aos arquivos com adaptaes. Requer o estudo
detalhado sobre a empresa e sua documentao e a seguir o estabelecimento de dez classes
principais de assuntos e suas subdivises.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL E SUPORTES FSICOS
Tipologia Documental
Tipologia Documental, como o prprio nome indica (tipo), diz respeito multiplicidade da
produo documental. So documentos produzidos por uma atividade que obedece a uma funo
especfica estando regulados por um procedimento ou trmite e que contenha formatos, contedos e
suportes semelhantes. De acordo com esta definio, de cada atividade e/ou funo se deriva uma
srie de documentos. Como exemplo, podemos dizer que da funo contbil, gera-se documentos
como os livros dirio, razo, balancete, etc. Da atividade policial, so gerados documentos tais como,
exames de corpo de delito, ordens de servios, peritagens, boletins de ocorrncias, etc. Do poder
Judicirio, intimaes, citaes, etc.
Portanto, por srie documental tipolgica entendemos o agrupamento de espcies
documentais especficas dentro das respectivas funes geradoras.
A tipologia documental hoje um dos mais instigantes e importantes temas para uma
renovao terica da arquivstica. Como indicativo dessa transformao tem-se a prpria evoluo do
conceito de tipo documental, anteriormente encontrado na literatura com inmeras variaes
conceituais entre diversos autores. As definies aproximavam-se daquilo que hoje denominamos
gnero, espcie, formato etc, ou uma mescla desses conceitos. No entanto, os estudiosos que se
preocuparam com esse tema sempre estiveram buscando uma conceituao que definisse o
documento em sua essncia arquivstica, isto , enquanto parte integrante de um conjunto de outros
documentos gerados naturalmente no exerccio das mesmas atividades. A particularidade do
documento arquivstico, que ao mesmo tempo nico e mltiplo (quando inserido na srie
documental), representou um desafio a ser superado na tentativa de conceituao do tipo
documental.
O texto da Prof
a
. Helosa Bellotto, publicado em 1990, pode ser considerado um marco da
literatura arquivstica nacional sobre tipologia documental. Os conceitos ali desenvolvidos so a
reformulao de um texto seu anterior, de 1982, e acabaram por ser incorporados ao Dicionrio de
terminologia arquivstica. A definio proposta de tipo documental passa a ser, ento, a espcie
documental somada funo que a produziu, criando sries tipolgicas, isto , cada tipo documental
equivale a uma srie documental. Essa nova conceituao, apesar de aparentemente modesta,
fundamental para uma renovao dos procedimentos arquivsticos adotados no Brasil e para a soluo
de muitos problemas, frente aos quais os mtodos tradicionais j comeavam a apresentar sinais de
esgotamento. O avano dessa problemtica - e a importncia dos estudos de tipologia documental -,
pode ser notado nos arquivos municipais espanhis que, desde meados da dcada de 1980, fazem um
trabalho conjunto buscando padronizar um arranjo documental tipolgico.
A proposta de elaborar arranjos tipolgicos requer o estabelecimento prvio de tipologias
documentais especficas a cada modalidade de acervo, de acordo com sua prpria natureza; assim,
por exemplo, os partidos e associaes polticas devero ter um instrumento metodolgico prprio,
que ser diferente daqueles destinados, por exemplo, organizao dos acervos das entidades
sindicais ou dos arquivos pessoais.
A confeco de tal instrumento complexa. Supe uma identificao preliminar das funes
desempenhadas, principalmente no nvel formal/legal, para, a partir da, identificar nos documentos
as espcies presentes em cada funo principal, bem como determinar outras funes alm do nvel
formal/legal; com a conjuno desses elementos pode-se elaborar a tipologia documental e, por
extenso, sries tipolgicas.
Os arquivos devem ser reveladores das atividades efetivamente desenvolvidas pelas
instituies (ou pessoas) ao longo da sua existncia, revalorizando, para isto, os elementos
informais, ao lado dos normativos, como nico meio de inserir corretamente os documentos no seu
contexto de produo.
Deste modo a tipologia tambm destaca o formato como uma soluo para explicitar sua
diferena em relao s espcies documentais, j que essas caractersticas, muitas vezes, tendem a
se assemelhar, podendo causar alguma confuso na organizao arquivstica. Assim, por exemplo,
panfleto refere-se a uma espcie e no a um formato.
Este ltimo pode variar desde um folheto, um cartaz a, at mesmo, um livro. Tome-se como
exemplo um manifesto contra a carestia, assinado por algum comit municipal de Partido X, que foi
amplamente difundido em uma folha de papel ofcio mimeografada. Qual a espcie de tal documento?
Panfleto?... volante?... folheto?... ou ser manifesto? Segundo o Dicionrio do livro, folheto apenas o
formato documental ("documento constitudo por uma folha simples ou dobrada" ou "publicao
impressa, no peridica, (...) constituda por poucas folhas"); volante to-somente uma pea do
maquinrio da grfica; porm nada impede, ainda de acordo com o Dicionrio, que um manifesto
("escrito de natureza expositiva ou doutrinria que pode assumir carter polmico" ou "programa
poltico ou religioso") possa ser tambm um panfleto ("pequeno folheto, normalmente de natureza
controversa, poltica e escrito em tom satrico ou injurioso"). Esse exemplo serve para demonstrar que
dado o fato de a tipologia documental para arquivos de organizaes poltico-partidrias ser especfica,
as espcies documentais (do mesmo modo que as funes) tambm sero, o que levou a um trabalho
de definio terminolgica de espcies documentais tpicas de tais acervos. No caso especfico dos
arquivos de partidos e associaes polticas optamos por considerar o documento do exemplo citado
acima como um folheto (formato) cuja espcie, manifesto ou panfleto, ser determinada de acordo com
a funo documental. Assim poderemos ter, se for o caso, um panfleto de agitao poltica (tipo
documental) cujo contedo um manifesto.
A tipologia documental a que chegamos compe-se de duas partes: um quadro de funes de
partidos e associaes polticas complexas, hierarquizado por nveis de atuao; e uma relao das
funes e espcies documentais encontradas. O quadro de funes uma mescla das possibilidades
arroladas no nvel terico, somadas s verificadas empiricamente durante a coleta, a anlise dos dados
e o arranjo dos documentos de um acervo documental especfico. O resultado mais significativo do
estabelecimento do quadro de funes a possibilidade de visualizar o modo de implantao da
tipologia documental nas atividades de arranjo e descrio de um fundo arquivstico. O quadro permite
traar a correspondncia entre a entidade e o fundo, entre o nvel hierrquico e o grupo, entre o
organismo e o subgrupo e, por fim, entre o tipo documental e a srie.
Exemplos de tipologias documentais
Correspondncias prestando ou solicitando informaes denominadas:
*
memorandos;
*
ofcios;
*
circulares.
Processos administrativos referentes:
*
doao de equipamentos;
*
certido de subsdios de deputados.
*
Registro tcnico e poltico denominado:
*
dossi de atividades e/ou avaliao referente s contas da Prefeitura.
Correspondncias prestando ou solicitando informaes denominadas:
*
ofcios.
Processos administrativos referentes:
*
convnios
*
cesso de equipamentos.
Processos administrativos referentes:
*
cesso de instalaes para eventos.
Registros tcnicos e polticos denominados:
*
moo;
*
voto aberto e tico.
Formulrios de gesto administrativa interna denominados:
*
controle de trmite de processos.
Processos administrativos referentes:
*
prestao de contas ao TCT;
*
ao pedido de inconstitucionalidade pelo STF;
Processos administrativos referentes:
*
cesso de equipamentos e instalaes.
Processos legislativos denominados:
*
mensagens.
Registros tcnicos e polticos:
*
dossis de atividades e/ou de avaliao referentes s contas do governo do Estado.
SUPORTE FSICO (Meio e Mensagem)
SUPORTE
Material sobre o qual as informaes so registradas: papel, filme, fita magntica, cisco tico,
disquete etc.
a parte visvel e manipulvel do documento, ou o documento propriamente dito, no senso
comum. a sua coisificao ou expresso fsica como produto, mas que compreende todas as
caractersticas constitutivas j discutidas anteriormente. Um mesmo documento original - digamos uma
tese - pode apresentar-se em diferentes suportes, como sejam no suporte impresso, na microficha, no
CD-ROM ou, mais recentemente, em rede eletrnica. E comercializvel, armazenvel, transfervel e
sujeito a todos os procedimentos administrativos, legais e demais consideraes institucionalizantes
prprias do mercado editorial.
Tradicionalmente, mensagem e meio sempre estiveram intimamente relacionados. Desde a
antiga Roma afirma-se que as palavras ditas voam e as escritas permanecem.
O suporte fsico mais largamente utilizado o papel (antigamente o pergaminho e
anteriormente o barro cozido). Sobre ele so registradas informaes (mensagens) diversas.
Os diferentes suportes da informao
Neste ponto pode valer pena chamar a ateno para o aspecto da existncia de diferentes
meios ou suportes materiais da informao. No se pode pensar apenas em documentos de papel. H
muitos outros tipos de suportes, como fotografia, vdeo, gravaes de udio, etc.
Embora se pense mais comumente em documentos sob a forma de papel, importante
lembrar que h informaes que so mais adequadamente registradas sob outras formas. Uma
gravao em vdeo ou em udio de uma aula contm muitas informaes sobre a aula que no esto
contidas em um mero texto escrito: todo o modo de falar do professor, as reaes dos alunos, etc.
Uma fotografia de uma aparelhagem no pode ser substituda por uma descrio em palavras.
Portanto, outras formas de registro material, alm de documentos verbais em papel, podem ser
extremamente importantes.
Existe pouco cuidado em registrar informaes sob forma de fotografias, udio, vdeo ou
outras semelhantes, nos rgos pblicos ou mesmo em universidades, Instituies e empresas.
Apenas quando a prpria imagem far parte de um produto acabado (por exemplo, ilustraes que
sero impressas em um trabalho) que o pesquisador se preocupa com as mesmas Mas no h muita
preocupao em registrar a rotina de trabalho, as aulas, as reunies, as discusses, as etapas do
trabalho de construo de um aparelho, as tentativas intermedirias, o grupo de trabalho, etc. Algumas
vezes, faz-se gravaes em vdeo de situaes muito especiais (como cerimnias ou eventos) . Mas
se algum quiser saber, daqui a 50 ou 100 anos, como era o ambiente de trabalho, aulas em nossas
universidades, como os professores interagiam com seus estudantes, etc., ser impossvel encontrar
mesmo uma pequena amostra de gravaes das aulas ministradas em nosso pas.
importante chamar a ateno, especialmente, para um tipo de suporte que ainda no tem
sido trabalhado adequadamente pelos arquivistas: os registros digitais (informtica). claro que um
arquivista bem informado j est ciente de que deve procurar estabelecer bancos de dados
informatizados para a organizao de seus arquivos. Mas ele ainda no pensa nas informaes digitais
como um objeto a ser preservado pelo arquivista. No entanto, em todas as grandes instituies,
universidades e empresas, o papel da informatizao cada vez maior, e se no houver uma maior
preservao das informaes registradas, e se sob essa forma, sero totalmente perdidas muitas
informaes que no existem sob outra forma.
Suponhamos que um dado rascunho de um trabalho existe sob a forma de um arquivo digital
em um disquete e tambm sob a forma de uma listagem, impressa, em papel. As duas formas contm
as mesmas informaes, nos seus respectivos suportes. Mas o disquete permite a localizao e
manipulao de informaes de uma forma que o papel no permite. Atravs de diversos tipos de
programas, as palavras-chave de um texto digital podem ser indexadas e servir para a localizao
quase instantnea das informaes buscadas.
Essas informaes podem ser transmitidas com grande facilidade de um local para o outro;
podem ser copiadas e conservadas a baixo custo. Atravs de fitas magnticas de "back up", pode-se
armazenar atualmente um volume muito grande de informaes (centenas de megabytes) em um
nico cartucho, a um preo de uma frao de dlar por megabyte. Um megabyte , aproximadamente,
o equivalente a 500 pginas de texto datilografado. Portanto, o custo da conservao das informaes
em fita magntica j bastante inferior ao preo do papel em que essas informaes poderiam ser
escritas.
Pode-se questionar se a conservao de registros digitais cabe dentro do conceito da
arquivologia, que se dedica essencialmente a documentos nicos. Um arquivo digital copiado em uma
fita magntica ou CD pode parecer no ser mais um objeto digno da ateno de um arquivista, pois
uma mera cpia (como uma fotocpia). De fato, a comparao com a fotocpia bastante boa e pode
ser utilizada. A fotocpia de um livro, por exemplo, no tem muito valor. Mas a fotocpia de um
manuscrito perdido pode ter valor inestimvel. Da mesma forma, a cpia de uma fita magntica onde
est gravada uma entrevista pode parecer "apenas" uma cpia, sem importncia. Mas se o original
desaparecer, essa "mera" cpia pode perfeitamente substituir o original. O mesmo se aplica a
fotografias. E ningum questiona a validade de preservao arquivstica de cpias de fotografias e de
fitas magnticas. Certamente a preservao de cpias de registros digitais ser uma das principais
atividades arquivsticas do futuro prximo.
A preservao de registros digitais exigir uma estratgia adequada de cpia peridica dos
contedos dos microcomputadores e dos computadores de grande porte dos rgo pblicos, das
universidades e instituies, e sua conservao, eliminando-se os arquivos duplicados (aqueles que
no foram alterados entre duas operaes de "back up" sucessivas) .
Isso perfeitamente factvel, com tecnologia atual e baixo custo. Como no caso de
documentos em papel (suporte papel) , tambm necessrio um trabalho (que no automtico) de
triagem dos arquivos digitais, destruio de uma parte deles, organizao e preservao dos demais.
CONSERVAO PREVENTIVA DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS
CONCEITOS
Preservao: um conjunto de medidas e estratgias de ordem administrativa, poltica e operacional
que contribuem direta ou indiretamente para a preservao da integridade dos materiais.
Conservao: um conjunto de aes estabilizadoras que visam desacelerar o processo de
degradao de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos especficos
(higienizao, reparos e acondicionamento).
Restaurao: um conjunto de medidas que objetivam a estabilizao ou a reverso de danos fsicos
ou qumicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a no com-
prometer sua integridade e seu carter histrico.
FATORES DE DETERIORAO EM ACERVOS DE ARQUIVOS
Conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento
diante dos fatores aos quais esto expostos, torna-se bastante fcil detectar elementos nocivos e
traar polticas de conservao para minimiz-los.
Os acervos de bibliotecas e arquivos so em geral constitudos de livros, mapas, fotografias,
obras de arte, revistas, manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da
informao, alm de tintas das mais diversas composies.
O papel, por mais variada que possa ser sua com posio, formado basicamente por fibras
de celulose provenientes de diferentes origens.
Cabe-nos, portanto, encontrar solues que permitam oferecer o melhor conforto e
estabilidade ao suporte da maioria dos documentos, que o papel.
A degradao da celulose ocorre quando agentes nocivos atacam as ligaes celulsicas,
rompendo-as ou fazendo com que se agreguem a elas novos componentes que, uma vez instalados
na molcula, desencadeiam reaes qumicas que levam ao rompimento das cadeias celulsicas.
A acidez e a oxidao so os maiores processos de deteriorao qumica da celulose.
Tambm h os agentes fsicos de deteriorao, responsveis pelos danos mecnicos dos
documentos. Os mais freqentes so os insetos, os roedores e o prprio homem.
Resumindo, podemos dizer que consideramos agentes de deteriorao dos acervos de
bibliotecas e arquivos aqueles que levam os documentos a um estado de instabilidade fsica ou
qumica, com comprometimento de sua integridade e existncia.
Embora, com muita freqncia, no possamos eliminar totalmente as causas do processo de
deteriorao dos documentos, com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, atravs de
cuidados com o ambiente, o manuseio, as intervenes e a higiene, entre outros.
Antes de citar os principais fatores de degradao, torna-se indispensvel dizer que existe
estreita ligao entre eles, o que faz com que o processo de deteriorao tome propores devastado-
ras.
Para facilitar a compreenso dos efeitos nocivos nos acervos podemos classificar os agentes
de deteriorao em Fatores Ambientais, Fatores Biolgicos, Intervenes Imprprias, Agentes Bio-
lgicos, Furtos e Vandalismo.
1. Fatores ambientais
Os agentes ambientais so exatamente aqueles que existem no ambiente fsico do acervo:
Temperatura, Umidade Relativa do Ar, Radiao da Luz, Qualidade do Ar.
Num levantamento cuidadoso das condies de conservao dos documentos de um acervo,
possvel identificar facilmente as conseqncias desses fatores, quando no controlados dentro de
uma margem de valores aceitvel.
Todos fazem parte do ambiente e atuam em conjunto.
Sem a pretenso de aprofundar as explicaes cientficas de tais fatores, podemos resumir
suas aes da seguinte forma:
1.1 Temperatura e umidade relativa
O calor e a umidade contribuem significativamente para a destruio dos documentos,
principalmente quando em suporte-papel.
O desequilbrio de um interfere no equilbrio do outro. O calor acelera a deteriorao. A
velocidade de muitas reaes qumicas, inclusive as de deteriorao, dobrada a cada aumento de
10C. A umidade relativa alta proporciona as condies necessrias para desencadear intensas
reaes qumicas nos materiais.
Evidncias de temperatura e umidade relativa altas so detectadas com a presena de
colnias de fungos nos documentos, sejam estes em papel, couro, tecido ou outros materiais.
Umidade relativa do ar e temperatura muito baixas transparecem em documentos distorcidos e
ressecados.
As flutuaes de temperatura e umidade relativa do ar so muito mais nocivas do que os
ndices superiores aos considerados ideais, desde que estveis e constantes. Todos os materiais
encontrados nos acervos so higroscpicos, isto , absorvem e liberam umidade muito facilmente e,
portanto, se expandem e se contraem com as variaes de temperatura e umidade relativa do ar.
Essas variaes dimensionais aceleram o processo de deteriorao e provocam danos visveis aos
documentos, ocasionando o craquelamento de tintas, ondulaes nos papis e nos materiais de
revestimento de livros, danos nas emulses de fotos etc.
O mais recomendado manter a temperatura o mais prximo possvel de 20C e a umidade
relativa de 45% a 50%, evitando-se de todas as formas as oscilaes de 3C de temperatura e 10%
de umidade relativa.
O monitoramento, que nos d as diretrizes para qualquer projeto de mudana, feito atravs
do termo-higrmetro (aparelho medidor da umidade e temperatura simultaneamente).
A circulao do ar ambiente representa um fator bastante importante para amenizar os efeitos
da temperatura e umidade relativa elevadas.
1.2 Radiao da luz
Toda fonte de luz, seja ela natural ou artificial, emite radiao nociva aos materiais de acervos,
provocando considerveis danos atravs da oxidao.
O papel se torna frgil, quebradio, amarelecido, escurecido. As tintas desbotam ou mudam
de cor, alterando a legibilidade dos documentos textuais, dos iconogrficos e das encadernaes.
O componente da luz que mais merece ateno a radiao ultravioleta (UV). Qualquer
exposio luz, mesmo que por pouco tempo, nociva e o dano cumulativo e irreversvel. A luz
pode ser de origem natural (sol) e artificial, proveniente de lmpadas incandescentes (tungstnio) e
fluorescentes (vapor de mercrio). Deve-se evitar a luz natural e as lmpadas fluorescentes, que so
fontes geradoras de UV. A intensidade da luz medida atravs de um aparelho denominado luxmetro
ou fotmetro.
Algumas medidas podem ser tomadas para proteo dos acervos:
x As janelas devem ser protegidas por cortinas ou persianas que bloqueiem totalmente o
sol; essa medida tambm ajuda no controle de temperatura, minimizando a gerao de
calor durante o dia.
x Filtros feitos de filmes especiais tambm ajudam no controle da radiao UV, tanto nos
vidros de janelas quanto em lmpadas fluorescentes (esses filmes tm prazo de vida
limitado).
x Cuidados especiais devem ser considerados em exposies de curto, mdio e longo
tempo:
i no expor um objeto valioso por muito tempo;
i manter o nvel de luz o mais baixo possvel;
i no colocar lmpadas dentro de vitrines;
i proteger objetos com filtros especiais;
i certificar-se de que as vitrines sejam feitas de materiais que no danifiquem os
documentos.
1.3 Qualidade do ar
O controle da qualidade do ar essencial num programa de conservao de acervos. Os
poluentes contribuem pesadamente para a deteriorao de materiais de bibliotecas e arquivos.
H dois tipos de poluentes os gases e as partculas slidas que podem ter duas origens:
os que vm do ambiente externo e os gerados no prprio ambiente.
Os poluentes externos so principalmente o dixido de enxofre (SO
2
), xidos de nitrognio
(NO e NO
2
) e o Oznio (O
3
). So gases que provocam reaes qumicas, com formao de cidos
que causam danos srios e irreversveis aos materiais. O papel fica quebradio e descolorido; o couro
perde a pele e deteriora.
As partculas slidas, alm de carregarem gases poluentes, agem como abrasivos e
desfiguram os documentos.
Agentes poluentes podem ter origem no prprio ambiente do acervo, como no caso de
aplicao de vernizes, madeiras, adesivos, tintas etc., que podem liberar gases prejudiciais
conservao de todos os materiais.
2. Agentes biolgicos
Os agentes biolgicos de deteriorao de acervos so, entre outros, os insetos (baratas,
brocas, cupins), os roedores e os fungos, cuja presena depende quase que exclusivamente das
condies ambientais reinantes nas dependncias onde se encontram os documentos.
Para que atuem sobre os documentos e proliferem, necessitam de conforto ambiental e
alimentao. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos est basicamente na
temperatura e umidade relativa elevadas, pouca circulao de ar, falta de higiene etc.
2.1 Fungos
Os fungos representam um grupo grande de organismos. So conhecidos mais de 100.000
tipos que atuam em diferentes ambientes, atacando diversos substratos. No caso dos acervos de
bibliotecas e arquivos, so mais comuns aqueles que vivem dos nutrientes encontrados nos
documentos.
Os fungos so organismos que se reproduzem atravs de esporos e de forma muito intensa e
rpida dentro de determinadas condies. Como qualquer outro ser vivo, necessitam de alimento e
umidade para sobreviver e proliferar. O alimento provm dos papis, amidos (colas), couros,
pigmentos, tecidos etc. A umidade fator indispensvel para o metabolismo dos nutrientes e para sua
proliferao. Essa umidade encontrada na atmosfera local, nos materiais atacados e na prpria
colnia de fungos. Alm da umidade e nutrientes, outras condies contribuem para o crescimento
das colnias: temperatura elevada, falta de circulao de ar e falta de higiene.
Os fungos, alm de atacarem o substrato, fragilizando o suporte, causam manchas de
colorao diversas e intensas de difcil remoo. A proliferao se d atravs dos esporos que, em
circunstncias propcias, se reproduzem de forma abundante e rpida.
Se as condies, entretanto, forem adversas, esses esporos se tornam dormentes. A
dormncia ocorre quando as condies ambientais se tornam desfavorveis, como, por exemplo, a
umidade relativa do ar com ndices baixos.
Quando dormentes, os esporos ficam inativos e, portanto, no se reproduzem nem atacam os
documentos. Esse estado, porm, reversvel; se as condies forem ideais, os esporos revivem e
voltam a crescer e agir, mesmo que tenham sido submetidos a congelamento ou secagem.
Os esporos ativos ou dormentes esto presentes em todos os lugares, em todas as salas, em
cada pea do acervo e em todas as pessoas, mas no to difcil control-los.
As medidas a serem adotadas para manter os acervos sob controle de infestao de fungos
so:
x estabelecer poltica de controle ambiental, principalmente temperatura, umidade relativa e
ar circulante, mantendo os ndices o mais prximo possvel do ideal e evitando oscilaes
acentuadas;
x praticar a higienizao tanto do local quanto dos documentos, com metodologia e
tcnicas adequadas;
x instruir o usurio e os funcionrios com relao ao manuseio dos documentos e regras de
higiene do local;
x manter vigilncia constante dos documentos contra acidentes com gua, secando-os
imediatamente caso ocorram.
Observaes importantes:
x O uso de fungicidas no recomendado; os danos causados superam em muito a eficincia dos
produtos sobre os documentos.
x Caso se detecte situao de infestao, chamar profissionais especializados em conservao de
acervos.
x No limpar o ambiente com gua, pois esta, ao secar, eleva a umidade relativa do ar,
favorecendo a proliferao de colnias de fungos.
x Na higienizao do ambiente, recomendado o uso de aspirador.
Alguns conselhos para limpeza de material com fungos:
x Usar proteo pessoal: luvas de ltex, mscaras, aventais, toucas e culos de proteo (nos
casos de sensibilidade alrgica).
x Luvas, toucas e mscaras devem ser descartveis.
2.2 Roedores
A presena de roedores em recintos de bibliotecas e arquivos ocorre pelos mesmos motivos
citados acima. Tentar obstruir as possveis entradas para os ambientes dos acervos um comeo. As
iscas so vlidas, mas para que surtam efeito devem ser definidas por especialistas em zoonose. O
produto deve ser eficiente, desde que no provoque a morte dos roedores no recinto. A profilaxia se
faz nos mesmos moldes citados acima: temperatura e umidade relativa controladas, alm de higiene
peridica.
2.3 Ataques de insetos
Baratas Esses insetos atacam tanto papel quanto revestimentos. A variedade tambm grande. O
ataque tem caractersticas bem prprias, revelando-se principalmente por perdas de superfcie e man-
chas de excrementos. As baratas se reproduzem no prprio local e se tornam infestao muito
rapidamente, caso no sejam combatidas. So atradas pelos mesmos fatores j mencionados:
temperatura e umidade elevadas, resduos de alimentos, falta de higiene no ambiente e no acervo.
Existem iscas para combater as baratas, mas, uma vez instalada a infestao, devemos buscar a
orientao de profissionais.
Brocas (Anobdios) So insetos que causam danos imensos em acervos, principalmente em livros.
A sua presena se d principalmente por falta de programa de higienizao das colees e do am-
biente e ocorre muitas vezes por contato com material contaminado, cujo ingresso no acervo no foi
objeto de controle. Exigem vigilncia constante, devido ao tipo de ataque que exercem. Os sintomas
desse ataque so claros e inconfundveis. Para combat-lo se torna necessrio conhecer sua
natureza e comportamento. As brocas tm um ciclo de vida em 4 fases: ovos larva pupa adulta.
A fase de ataque ao acervo a de larva. Esse inseto se reproduz por acasalamento, que ocorre no
prprio acervo. Uma vez instalado, ataca no s o papel e seus derivados, como tambm a madeira
do mobilirio, portas, pisos e todos os materiais base de celulose.
O ataque causa perda de suporte. A larva digere os materiais para chegar fase adulta. Na
fase adulta, acasala e pe ovos. Os ovos eclodem e o ciclo se repete.
As brocas precisam encontrar condies especiais que, como todos os outros agentes
biolgicos, so temperatura e umidade relativa elevadas, falta de ar circulante e falta de higienizao
peridica no local e no acervo.
A caracterstica do ataque o p que se encontra na estante em contato com o documento.
Este p contm saliva, excrementos, ovos e resduos de cola, papel etc. Em geral as brocas vo em
busca do adesivo de amido, instalando-se nos papeles das capas, no miolo e no suporte do miolo
dos livros. As perdas so em forma de orifcios bem redondinhos.
A higienizao metdica a nica forma de se fazer o controle das condies de conservao
dos documentos e, assim, detectar a presena dos insetos.
Uma medida que deve ser obedecida sempre a higienizao e separao de todo exemplar
que for incorporado ao acervo, seja ele originrio de doao, aquisio ou recolhimento.
Quando o ataque se torna uma infestao, preciso buscar a ajuda de um profissional
especializado.
A providncia a ser tomada identificar o documento atacado e, se possvel, isol-lo at
tratamento. A higienizao de documentos infestados por brocas deve ser feita em lugar distante,
devido ao risco de espalhar ovos ou muitas larvas pelo ambiente.
Estes insetos precisam ser muito bem controlados: por mais que se higienize o ambiente e se
removam as larvas e resduos, corre-se o risco de no eliminar totalmente os ovos. Portanto, aps a
higienizao, os documentos devem ser revistos de tempos em tempos.
Todo tratamento mais agressivo deve ser feito por profissionais especializados, pois o uso de
qualquer produto qumico pode acarretar danos intensos aos documentos.
Cupins (Trmitas) Os cupins representam risco no s para as colees como para o prdio em si.
Vivem em sociedades muito bem organizadas, reproduzem-se em ninhos e a ao devastadora
onde quer que ataquem. Na grande maioria das vezes, sua presena s detectada depois de terem
causado grandes danos.
Os cupins percorrem reas internas de alvenaria, tubulaes, condutes de instalaes
eltricas, rodaps, batentes de portas e janelas etc., muitas vezes fora do alcance dos nossos olhos.
Chegam aos acervos em ataques massivos, atravs de estantes coladas s paredes, caixas de
interruptores de luz, assoalhos etc.
Os ninhos no precisam obrigatoriamente estar dentro dos edifcios das bibliotecas e arquivos.
Podem estar a muitos metros de distncia, inclusive na base de rvores ou outros prdios.
Com muita freqncia, quando os cupins atacam o acervo, j esto instalados em todo o
prdio. Da mesma forma que os outros agentes citados anteriormente, os cupins se instalam em
ambientes com ndices de temperatura e umidade relativa elevados, ausncia de boa circulao de ar,
falta de higienizao e pouco manuseio dos documentos.
No caso de ataque de cupim, no h como solucionar o problema sozinho. O ideal buscar
auxlio com um profissional especializado na rea de conservao de acervos para cuidar dos
documentos atacados e outro profissional capacitado para cuidar do extermnio dos cupins que esto
na parte fsica do prdio. O tratamento recomendado para o extermnio dos cupins ou para preveno
contra novos ataques feito mediante barreiras qumicas adequadamente projetadas.
3. Intervenes inadequadas nos acervos
Chamamos de intervenes inadequadas todos os procedimentos de conservao que
realizamos em um conjunto de documentos com o objetivo de interromper ou melhorar seu estado de
degradao. Muitas vezes, com a boa inteno de proteg-los, fazemos intervenes que resultam em
danos ainda maiores.
Nos acervos formados por livros, fotografias, documentos impressos, documentos
manuscritos, mapas, plantas de arquitetura, obras de arte etc., preciso ver que, segundo sua
natureza, cada um apresenta suportes, tintas, pigmentos, estruturas etc. completamente diferentes.
Qualquer tratamento que se queira aplicar exige um conhecimento das caractersticas
individuais dos documentos e dos materiais a serem empregados no processo de conservao. Todos
os profissionais de bibliotecas e arquivos devem ter noes bsicas de conservao dos documentos
com que lidam, seja para efetivamente execut-la, seja para escolher os tcnicos capazes de faz-lo,
controlando seu trabalho. Os conhecimentos de conservao ajudam a manter equipes de controle
ambiental, controle de infestaes, higienizao do ambiente e dos documentos, melhorando as
condies do acervo.
Pequenos reparos e acondicionamentos simples podem ser realizados por aqueles que
tenham sido treinados nas tcnicas e critrios bsicos de interveno.
4. Problemas no manuseio de livros e documentos
O manuseio inadequado dos documentos um fator de degradao muito freqente em
qualquer tipo de acervo.
O manuseio abrange todas as aes de tocar no documento, sejam elas durante a
higienizao pelos funcionrios da instituio, na remoo das estantes ou arquivos para uso do
pesquisador, nas foto-reprodues, na pesquisa pelo usurio etc.
O suporte-papel tem uma resistncia determinada pelo seu estado de conservao. Os
critrios para higienizao, por exemplo, devem ser formulados mediante avaliao do estado de
degradao do documento. Os limites devem ser obedecidos. H documentos que, por mais que
necessitem de limpeza, no podem ser manipulados durante um procedimento de higienizao,
porque o tratamento seria muito mais nocivo sua integridade, que o item mais importante a
preservar, do que a eliminao da sujidade.
4. 1 Furto e vandalismo
Um volume muito grande de documentos em nossos acervos vtima de furtos e vandalismo.
A falta de segurana e nenhuma poltica de controle so a causa desse desastre.
Alm do furto, o vandalismo muito freqente. A quantidade de documentos mutilados
aumenta dia a dia. Esse o tipo de dano que, muitas vezes, s se constata muito tempo depois.
necessrio implantar uma poltica de proteo, mesmo que seja atravs de um sistema de segurana
simples.
Durante o perodo de fechamento das instituies, a melhor proteo feita com alarmes e
detectores internos. O problema durante o horrio de funcionamento, que quando os fatos
acontecem.
O recomendado que se tenha uma s porta de entrada e sada das instalaes onde se
encontra o acervo, para ser usada tanto pelos consulentes/pesquisadores quanto pelos funcionrios.
As janelas devem ser mantidas fechadas e trancadas. Nas reas destinadas aos usurios, o
encarregado precisa ter uma viso de todas as mesas, permanecendo no local durante todo o horrio
de funcionamento. As chaves das salas de acervo e o acesso a elas devem estar disponveis apenas
a um nmero restrito de funcionrios. importante que os pertences dos usurios e pesquisadores,
como casacos, bolsas e livros, sejam deixados fora da rea de pesquisa.
Todo pesquisador deve apresentar um documento de identidade, para controle da instituio.
Um livro de entrada deve ser assinado e a requisio de documentos tambm deve ser feita por escri-
to.
Caso o pedido compreenda vrios volumes, estes devem ser cuidadosamente contados pelo
funcionrio na frente do usurio, antes e depois de consultados.
Na devoluo dos documentos, preciso que o funcionrio faa uma vistoria geral em cada
um.
5. Fatores de deteriorao - concluso
Como podemos ver, os danos so intensos e muitos so irreversveis. Apesar de toda a
problemtica dos custos de uma poltica de conservao, existem medidas que podemos tomar sem
despender grandes somas de dinheiro, minimizando drasticamente os efeitos desses agentes.
Alguns investimentos de baixo custo devem ser feitos, a comear por:
treinamento dos profissionais na rea da conservao e preservao;
atualizao desses profissionais (a conservao uma cincia em desenvolvimento constante e a
cada dia novas tcnicas, materiais e equipamentos surgem para facilitar e melhorar a conservao
dos documentos);
monitorao do ambiente temperatura e umidade relativa em nveis aceitveis;
uso de filtros e protetores contra a luz direta nos documentos;
adoo de poltica de higienizao do ambiente e dos acervos;
contato com profissionais experientes que possam assessorar em caso de necessidade.
Conservao: critrios de interveno para a estabilizao de documentos
Os documentos que sofrem algum tipo de dano apresentam um processo de deteriorao que
progressivamente vai lev-los a um estado de perda total. Para evitar esse desfecho, interrompe-se o
processo atravs de intervenes que levam estabilizao do documento.
Estabilizar um documento , portanto, interromper um processo que esteja deteriorando o
suporte e/ou seus agregados, atravs de procedimentos mnimos de interveno. Por exemplo:
estabilizar por higienizao significa que uma limpeza mecnica corrige o processo de deteriorao.
No captulo anterior, vimos os fatores de deteriorao e seus efeitos nos documentos. O
segundo passo ser a interveno nesse processo de deteriorao, atravs de estabilizao dos
documentos danificados.
Para se fazer qualquer interveno, deve-se obedecer a critrios de prioridade estabelecidos
no tratamento dos acervos: de colees gerais ou de obras raras, no caso de bibliotecas, de docu-
mentos antigos ou mais recentes, no caso de arquivos.
Antes de qualquer interveno, a primeira avaliao se ns somos capazes de execut-la.
Alguns de ns seremos capazes e muitos outros no. Esse o primeiro critrio a seguir.
Caso no nos julguemos com conhecimentos necessrios, a soluo buscar algum
especialista da rea ou acondicionar o documento enquanto aguardamos o momento oportuno de
intervir.
6. Caractersticas gerais dos materiais empregados em conservao
Nos projetos de conservao/preservao de acervos de bibliotecas, arquivos e museus,
recomendado apenas o uso de materiais de qualidade arquivstica, isto , daqueles materiais livres de
quaisquer impurezas, quimicamente estveis, resistentes, durveis. Suas caractersticas, em relao
aos documentos onde so aplicados, distinguem-se pela estabilidade, neutralidade, reversibilidade e
inrcia. Os materiais no enquadrados nessa classificao no podem ser usados, pois apresentam
problemas de instabilidade, reagem com o tempo e decompem-se em outras substncias que vo
deteriorar os documentos com os quais esto em contato. Alm disso, so de natureza irreversvel, ou
seja, uma vez aplicados aos documentos no podem ser removidos.
Dentro das especificaes positivas, encontramos vrios materiais: os papis e cartes
alcalinos, os polisteres inertes, os adesivos alcalinos e reversveis, os papis orientais, borrachas
plsticas etc., usados tanto para pequenas intervenes sobre os documentos como para
acondicionamento.
7. Critrios para a escolha de tcnicas e de materiais para a conservao de acervos
Como j enfatizamos anteriormente, muito importante ter conhecimentos bsicos sobre os
materiais que integram nossos acervos para que no corramos o risco de lhes causar mais danos.
Vrios so os procedimentos que, apesar de simples, so de grande importncia para a
estabilizao dos documentos.
8. Higienizao
A sujidade o agente de deteriorao que mais afeta os documentos. A sujidade no
incua e, quando conjugada a condies ambientais inadequadas, provoca reaes de destruio de
todos os suportes num acervo. Portanto, a higienizao das colees deve ser um hbito de rotina na
manuteno de bibliotecas ou arquivos, razo por que considerada a conservao preventiva por
excelncia.
Durante a higienizao de documentos, procedemos tambm de forma simultnea a um
levantamento de dados sobre suas condies de conservao, para efeitos de futuras intervenes.
hora Durante a higienizao de documentos, procedemos tambm de forma simultnea a um
levantamento de dados sobre suas condies de conservao, para efeitos de futuras intervenes.
hora tambm de executar os primeiros socorros para que um processo de deteriorao em andamento
seja interrompido, mesmo que no possa ser sanado no momento.
8.1 Processos de higienizao
8.1.1 Limpeza de superfcie
O processo de limpeza de acervos de bibliotecas e arquivos se restringe limpeza de
superfcie e, portanto, mecnica, feita a seco. A tcnica aplicada com o objetivo de reduzir poeira,
partculas slidas, incrustaes, resduos de excrementos de insetos ou outros depsitos de
superfcie. Nesse processo, no se usam solventes. A limpeza de superfcie uma etapa
independente de qualquer tratamento mais intenso de conservao; , porm, sempre a primeira
etapa a ser realizada.
8.1.2 Razes que levam a realizar a limpeza do acervo
A sujidade escurece e desfigura o documento, prejudicando-o do ponto de vista esttico.
As manchas ocorrem quando as partculas de poeira se umedecem, com a alta umidade relativa ou
mesmo por ataque de gua, e penetram rapidamente no papel. A sujeira e outras substncias
dissolvidas se depositam nas margens das reas molhadas, provocando a formao de manchas. A
remoo dessas manchas requer a interveno de um restaurador.
Os poluentes atmosfricos so altamente cidos e, portanto, extremamente nocivos ao papel. So
rapidamente absorvidos, alterando seriamente o pH do papel.
8.1.3 Avaliao do objeto a ser limpo
Cada objeto deve ser avaliado individualmente para determinar se a higienizao necessria
e se pode ser realizada com segurana. No caso de termos as condies abaixo, provavelmente o
tratamento no ser possvel:
Fragilidade fsica do suporte Objetos com reas finas, perdas, rasgos intensos podem estar
muito frgeis para limpeza. reas com manchas e reas atacadas por fungos podem no resistir
limpeza: o suporte torna-se escuro, quebradio, manchado e, portanto, muito facilmente danificado.
Quando o papel se degrada, at mesmo um suave contato com o p de borracha pode provocar a
fragmentao do documento.
Papis de textura muito porosa No se deve passar borracha nesses materiais, pois a remoo
das partculas residuais com pincel se torna difcil:
i papel japons;
i papel de textura fragilizada pelo ataque de fungos (que degradam a celulose, consumindo a
encolagem);
i papel molhado (que perde a encolagem e, aps a secagem, torna-se frgil).
8.1.4 Materiais usados para limpeza de superfcie
A remoo da sujidade superficial (que est solta sobre o documento) feita atravs de
pincis, flanela macia, aspirador e inmeras outras ferramentas que se adaptam tcnica.
Como j foi dito anteriormente, essa etapa obrigatria e sempre se realiza como primeiro
tratamento, quaisquer que sejam as outras intervenes previstas.
Pincis: so muitos os tipos de pincis utilizados na limpeza mecnica, de diferentes formas,
tamanhos, qualidade e tipos de cerdas (podem ser usados com carga esttica atritando as cerdas
contra o nylon, material sinttico ou l);
Flanela: serve para remover sujidade de encadernaes, por exemplo;
Aspirador de p: sempre com proteo de bocal e com potncia de suco controlada;
Outros materiais usados para a limpeza: bisturi, pina, esptula, agulha, cotonete;
Materiais de apoio necessrios para limpeza mecnica:
i raladores de plstico ou ao inox; borrachas de vinil;
i fita-crepe;
i lpis de borracha;
i luvas de ltex ou algodo;
i mscaras;
i papel mata-borro;
i pesos;
i polister (mylar);
i folhas de papel siliconado;
i microscpios;
i cola metilcelulose
i lpis HB etc.
8.2 Limpeza mecnica de livros materiais recomendveis
Os livros, alm do suporte-papel, exigem tambm tratamento de revestimento. Assim, o couro
(inclui-se aqui o pergaminho), tecidos e plastificados fazem parte dos materiais pertencentes aos li-
vros.
Para a limpeza de livros utilizamos trinchas de diferentes tamanhos, pincis, flanelas macias,
aspiradores de baixa potncia com proteo de boca, pinas, esptulas de metal, entre outros
materiais.
Na limpeza do couro, recomendvel somente a utilizao de pincel e flanela macia, caso o
couro esteja ntegro. No se deve trat-lo com leos e solventes.
A encadernao em pergaminho no necessita do mesmo tratamento do couro. Como muito
sensvel umidade, o tratamento aquoso deve ser evitado. Para sua limpeza, apresenta bons resulta-
dos o uso de algodo embebido em solvente de 50% de gua e lcool. O algodo precisa estar bem
enxuto, e deve-se sempre buscar trabalhar o suporte em pequenas reas de cada vez. Nessa
limpeza, importante ter muito cuidado com os pergaminhos muito ressecados e distorcidos. A
fragilidade intensa e o documento pode desintegrar-se. A estabilizao de pergaminhos, nesse caso,
requer os servios de especialistas.
H muita controvrsia no uso de Leather Dressing para a hidratao dos couros. Os
componentes das diversas frmulas do produto variam muito (leos, graxas, gorduras) e, se mal
aplicados, podem causar srios problemas de conservao ao couro. A frmula do British Museum a
mais usada e recomendada. O uso deve ser criterioso e no indiscriminado. Em casos especficos de
livros novos de colees de bibliotecas, pode ser apropriado o seu uso como parte integrante de um
programa de manuteno.
No caso dos revestimentos em tecido, a aplicao de trincha ou aspirador recomendvel,
caso sua integridade o permita.
Nas capas de livros revestidas em papel, pode ser utilizado p de borracha ou diretamente a
borracha, caso a integridade do papel e das tintas no fique comprometida com essa ao.
E, nos revestimentos plastificados (percalux e outros), deve-se usar apenas uma flanela seca
e bem macia.
Na limpeza do miolo do livro, utilizamos um pincel macio, sem aplicar borracha ou p de
borracha. Alm de agredir as tintas, o resduo de borracha permanente e de difcil remoo. Os
resduos agem como abrasivos e permanecero em contato com o suporte para sempre.
8.2.1 Limpeza de livros metodologia em mesa de higienizao
x Encadernao (capa do livro) limpar com trincha, pincel macio, aspirador, flanela macia,
conforme o estado da encadernao;
x Miolo (livro em si) segurar firmemente o livro pela lombada, apertando o miolo. Com uma trincha
ou pincel, limpar os cortes, comeando pela cabea do livro, que a rea que est mais exposta
sujidade. Quando a sujeira est muito incrustada e intensa, utilizar, primeiramente, aspirador de
p de baixa potncia ou ainda um pedao de carpete sem uso;
x O miolo deve ser limpo com pincel folha a folha, numa primeira higienizao;
x Oxigenar as folhas vrias vezes.
Num programa de manuteno, pode-se limpar a encadernao, cortes e aproximadamente
as primeiras e ltimas 15 folhas, que so as mais sujeitas a receber sujidade, devido estrutura das
encadernaes. Nos livros mais frgeis, deve-se suportar o volume em estruturas adequadas durante
a operao para evitar danos na manipulao e tratamento.
Todo o documento que contiver gravuras ou outra tcnica de obra de arte no seu interior
necessita um cuidado redobrado. Antes de qualquer interveno com pincis, trinchas, flanelas,
necessrio examinar bem o documento, pois, nesse caso, s ser recomendada a limpeza de
superfcie se no houver nenhum risco de dano.
No caso dos documentos impressos como os livros, existe uma grande margem de segurana
na resistncia das tintas em relao ao pincel. Mesmo assim, devemos escolher o pincel de maciez
adequada para cada situao.
Em relao s obras de arte, as tcnicas so to variadas e as tintas de composies to
diversas que, de modo algum, se deve confiar na sua estabilidade frente ao do pincel ou outro
material.
SEMPRE TESTE TODO E QUALQUER COMPONENTE QUE SER SUBMETIDO LIMPEZA DE
SUPERFCIE COM TODOS OS INSTRUMENTOS QUE DECIDA USAR.
8.3 Higienizao de documentos de arquivo
Materiais arquivsticos tm os seus suportes geralmente quebradios, frgeis, distorcidos ou
fragmentados. Isso se deve principalmente ao alto ndice de acidez resultante do uso de papis de
baixa qualidade. As ms condies de armazenamento e o excesso de manuseio tambm contribuem
para a degradao dos materiais. Tais documentos tm que ser higienizados com muito critrio e
cuidado.
8.3.1 Documentos manuscritos
Os mesmos cuidados para com os livros devem ser tomados em relao aos manuscritos. O
exame dos documentos, testes de estabilidade de seus componentes para o uso dos materiais de lim-
peza mecnica e critrios de interveno devem ser cuidadosamente realizados.
As tintas ferroglicas, conforme o caso, podem destruir um documento pelo seu alto ndice de
acidez. Todo cuidado pouco para manusear esses documentos. As espessas tintas encontradas em
partituras de msica, por exemplo, podem estar soltas ou em estado de p.
Tintas, como de cpias de carbono, so fceis de borrar, ao mesmo tempo em que o tipo de
papel utilizado para isso fino e quebradio, tornando o manuseio muito arriscado e a limpeza de su-
perfcie desaconselhvel. As reas ilustradas e decorativas dos manuscritos iluminados so
desenhadas com tintas base de gua que podem estar secas e pulverulentas. A limpeza mecnica,
nesses casos, deve ser evitada.
8.3.2 Documentos em grande formato
Desenhos de Arquitetura Os papis de arquitetura (no geral em papel vegetal) podem ser limpos
com p de borracha, aps testes. Pode-se tambm usar um swob cotonete - bem enxuto e
embebido em lcool. Muito sensveis gua, esses papis podem ter distores causadas pela
umidade que so irreversveis ou de difcil remoo.
Posters (Cartazes) As tintas e suportes de posters so muito frgeis. No se recomenda limpar a
rea pictrica. Todo cuidado pouco, at mesmo na escolha de seu acondicionamento.
Mapas Os mapas coloridos mo merecem uma ateno especial na limpeza. Em mapas
impressos, desde que em boas condies, o p de borracha pode ser aplicado para tratar grandes
reas. Os grandes mapas impressos, muitas vezes, tm vrias folhas de papel coladas entre si nas
margens, visando permitir uma impresso maior. Ao fazer a limpeza de um documento desses, o
cuidado com as emendas deve ser redobrado, pois nessas, geralmente, ocorrem descolamentos que
podem reter resduos de borracha da limpeza, gerando degradao. Outros mapas so montados em
linho ou algodo com cola de amido. O verso desses documentos retm muita sujidade. Recomenda-
se remover o mximo com aspirador de p (munido das devidas protees em seu bocal e no
documento).
8.4 Limpeza do espao fsico salas de acervo
A limpeza da biblioteca ou do arquivo como espao fsico abrange especialmente o piso, as
estantes e os mveis.
x Piso a forma mais eficiente e adequada de limpeza do piso com aspirador de p, pois remove
a sujidade sem transferir parte da mesma para outras reas. Qualquer tipo de solvente ou cera
no recomendado. Deve-se evitar tambm a gua, pois sua interferncia, por menor que seja,
desequilibra a umidade relativa do ambiente. Normalmente, as bibliotecas e arquivos funcionam
em espaos no adequados, que apresentam elevado ndice de umidade relativa do ar e
temperatura. Toda a umidade residual que entrar no ambiente vai se transformar em vapor e,
desta forma, fazer subir ainda mais o ndice de umidade nas salas de acervo.
x Estantes as estantes tambm podem ser limpas com aspirador de p. Caso seja necessrio
remover a sujidade muito intensa (incrustada) da sua superfcie pode ser usada uma soluo de
gua + lcool a 50%, passada com pano muito bem torcido. Em seguida, passar outro pano seco.
preciso estar atento umidade relativa do ar. No devem ser utilizados produtos qumicos,
porque estes exalam vapores que geralmente so compostos de elementos de natureza cida.
As estantes mais adequadas so as de metal esmaltado. A madeira no revestida ou de frmica
no recomendada, pois em ambos os casos h emisso de produtos volteis cidos. O mesmo
tratamento se aplica aos mveis de madeira ou metal.
9. Pequenos reparos
Os pequenos reparos so diminutas intervenes que podemos executar visando interromper
um processo de deteriorao em andamento. Essas pequenas intervenes devem obedecer a crit-
rios rigorosos de tica e tcnica e tm a funo de melhorar o estado de conservao dos
documentos. Caso esses critrios no sejam obedecidos, o risco de aumentar os danos muito
grande e muitas vezes de carter irreversvel.
Os livros raros e os documentos de arquivo mais antigos devem ser tratados por especialistas
da rea. Os demais documentos permitem algumas intervenes, de simples a moderadas. Os mate-
riais utilizados para esse fim devem ser de qualidade arquivstica e de carter reversvel. Da mesma
forma, toda a interveno deve obedecer a tcnicas e procedimentos reversveis. Isso significa que,
caso seja necessrio reverter o processo, no pode existir nenhum obstculo na tcnica e nos
materiais utilizados.
9.1 Materiais empregados em reparos
Basicamente, os materiais usados para execuo de pequenos reparos em documentos de
biblioteca e de arquivo se resumem a adesivos e papis especiais.
Os adesivos se restringem cola metilcelulose e cola de amido, para reparos de suporte, e
mistura de metilcelulose e PVA, para reparo de encadernaes.
Os papis apropriados para reparos em suportes so constitudos por fibras especiais e de
natureza quimicamente neutra. Existe uma variedade enorme de papis orientais e das mais diversas
gramaturas, cores e tipos de fibras.
Para a encadernao de livros, os papis no precisam obrigatoriamente se enquadrar em
especificaes de qualidade arquivstica.
A cola metilcelulose solvel em gua e, uma vez seca, a sua reversibilidade ocorre atravs
da umidade. A PVA j no to reversvel, porm pode-se preparar uma mistura com a metilcelulose
e torn-la menos agressiva ao suporte onde aplicado, mais reversvel e ao mesmo tempo com poder
de adeso mais alto que a metilcelulose. Ilustrao 17.
Os procedimentos e tcnicas para a realizao de reparos em documentos exigem os
seguintes instrumentos:
x mesa de trabalho;
x pina;
x papel mata-borro;
x entretela sem cola;
x placa de vidro;
x peso de mrmore;
x esptula de metal;
x esptula de osso;
x pincel chato;
x pincel fino;
x filme de polister.
10. Acondicionamento
O acondicionamento tem por objetivo a proteo dos documentos que no se encontram em
boas condies ou a proteo daqueles j tratados e recuperados, armazenando-os de forma segura.
Para cumprir sua funo, que a de proteger contra danos, o acondicionamento deve ser
confeccionado com material de qualidade arquivstica e necessita ser projetado apropriadamente para
o fim a que se destina.
A qualidade arquivstica uma exigncia necessria para o acondicionamento, pois esse
material est em contato direto com os documentos.
Os principais e mais utilizados materiais de acondicionamento so:
x papis e cartes neutros ou alcalinos das mais variadas gramaturas;
x papeles de diversas gramaturas;
x filmes de polister (marca Melinex ou marca Therfane/ Rodhia);
x fita adesiva dupla neutra;
x tiras ou cadaros de algodo;
x tubos de PVC;
x tecido de linho etc.
Os acondicionamentos mais usados em acervos de bibliotecas e arquivos so: caixas,
envelopes, pastas, porta-flios.
Os papeles so empregados na construo de caixas, enquanto que os papis e os cartes
especiais so bastante utilizados para a confeco de folders e pastas. Ilustraes 22, 23, 24 e 25.
Os polisteres servem para a guarda de documentos planos (cartazes), porm em certas
condies especiais seu uso deve ser restrito. O polister um material muito til pela transparncia,
estabilidade e resistncia, porm tem uma propriedade fsica (a fora eletrosttica) que impede o seu
contato direto com documentos que possuam suporte ou agregados (pigmentos, tintas, etc.) em
estado precrio de conservao.
Os livros em mau estado de conservao podem ser protegidos, conforme o caso, em caixas
ou envoltos em papis ou ainda em jaquetas de polister. Cada situao requer uma anlise e
depende diretamente das condies em que se apresenta o documento.
H documentos que, dependendo do estado de conservao e da natureza do suporte,
podem ser acondicionados entre papis, envelopes, folders, polister e caixas.
Numa medida adequada, deve-se realizar o seguinte processo: avaliar a natureza do
documento, o tipo de suporte, o estado de conservao, as condies de uso, manuseio e o
armazenamento ao qual deve ser submetido para, em seguida, definir o acondicionamento.
Podemos concluir que o acondicionamento deve ser planejado com muito critrio. Ele no
consiste em apenas uma embalagem do documento: parte do processo de conservao e
preservao dos acervos.
11. Armazenamento
O armazenamento o sistema que recebe o documento, acondicionado ou no, para ser
guardado. Consiste no mobilirio das salas destinadas guarda do acervo: estantes, arquivos e
armrios.
Mveis imprprios para o armazenamento so amplamente encontrados nos arquivos e
bibliotecas: armrios, estantes, mapotecas e arquivos confeccionados em madeira, frmica ou metal
sem tratamento.
Os mveis mais adequados so os de metal esmaltado. A madeira no revestida ou de
frmica no recomendada, pois em ambos os casos h emisso de produtos volteis cidos. O
mesmo tratamento se aplica aos mveis de madeira ou ferro.
Glossrio
ACIDEZ Condio do suporte em que a concentrao de ons de hidrognio excede a de ons de
hidroxil numa soluo aquosa.
ACONDICIONAMENTO Embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio.
ARMAZENAMENTO Guarda de documentos em mobilirio ou equipamentos prprios, em reas que
lhes so destinadas.
PAPEL NEUTRO Papel no cido ou ligeiramente alcalino e que, portanto, no se deteriora com
facilidade.
pH Medida da acidez ou alcalinidade de uma substncia. A escala de pH varia de pH 1 (acidez
mxima) a pH 14 (alcalinidade mxima), sendo o pH 7 considerado neutro.
QUALIDADE ARQUIVSTICA Conjunto das propriedades materiais dos suportes que permitem a
guarda indefinida dos documentos, sob determinadas condies de controle.
SUPORTE Material sobre o qual as informaes so registradas (papel, disco, fita magntica, filme,
pergaminho etc.)
UMIDADE RELATIVA Relao expressa em % entre a quantidade de vapor dgua contida no ar e
a quantidade mxima que o ar poder conter, mesma temperatura.
2

Nota:

O objetivo desta apostila fazer com que com os Srs. venham consulta l
sempre que surgirem duvidas, que aproveitem e busquem mais informaes se
utilizando da bibliografia aqui contida.
A mente que se abre a uma nova idia, jamais se retorna ao tamanho original.
Albert Einstein
Que o contedo aqui colocado seja de muita valia para todos.

Boa sorte
Regente: Guilherme Alves Pereira

Introduo:

A tica uma caracterstica inerente a toda ao humana e, por esta razo, um
elemento vital na produo da realidade social. Todo homem possui um senso tico,
uma espcie de "conscincia moral", estando constantemente avaliando e julgando suas
aes para saber se so boas ou ms, certas ou erradas, justas ou injustas.
Existem sempre comportamentos humanos classificveis sob a tica do certo e
errado, do bem e do mal. Embora relacionadas com o agir individual, essas
classificaes sempre tm relao com as matrizes culturais que prevalecem em
determinadas sociedades e contextos histricos.
A tica est relacionada opo, ao desejo de realizar a vida, mantendo com os
outros relaes justas e aceitveis. Via de regra est fundamentada nas idias de bem e
virtude, enquanto valores perseguidos por todo ser humano e cujo alcance se traduz
numa existncia plena e feliz.
O estudo da tica talvez tenha se iniciado com filsofos gregos h 25 sculos
atrs.

A tica tem varias definies e conceitos:

Segundo o Dicionrio Aurlio Buarque de Holanda, TICA "o estudo dos
juzos de apreciao que se referem conduta humana susceptvel de qualificao do
ponto de vista do bem e do mal, seja relativamente determinada sociedade, seja de
modo absoluto. Etimologicamente falando, tica vem do grego "ethos", e tem seu
correlato no latim "morale", com o mesmo significado: Conduta, ou relativo aos
costumes. Podemos concluir que etimologicamente tica e moral so palavras
sinnimas.
"Ethos; tica, em grego; designa a morada humana. O ser humano separa uma
parte do mundo para, moldando-a ao seu jeito, construir um abrigo protetor e
permanente. A tica, como morada humana, no algo pronto e construdo de uma s
vez. O ser humano est sempre tornando habitvel a casa que construiu para si. tico
significa, portanto, tudo aquilo que ajuda a tornar melhor o ambiente para que seja uma
moradia saudvel: materialmente sustentvel psicologicamente integrada e
espiritualmente fecunda." LEONARDO BOFF, A guia e a Galinha.
A tica um comportamento social, ningum tico num vcuo, ou teoricamente
tico. Quem vive numa economia a tica, sob um governo antitico e numa sociedade
imoral acaba s podendo exercer a sua tica em casa, onde ela fica parecendo uma
espcie de esquisitice. A grande questo destes tempos degradados em que medida
3

uma tica pessoal onde no existe tica social um refgio, uma resistncia ou uma
hipocrisia. J que ningum mais pode ter a pretenso de ser um exemplo moral sequer
para o seu cachorro, quando tudo sua volta um exemplo do contrrio. - Luis
Fernando Verssimo
A tica daquelas coisas que todo mundo sabe o que so, mas que no so fceis
de explicar, quando algum pergunta. (VALLS, lvaro L.M. O que tica. 7
a
edio
Ed. Brasiliense, 1993, p.7)
O termo tica deriva do grego ethos (carter, modo de ser de uma pessoa). tica
um conjunto de valores morais e princpios que norteiam a conduta humana na
sociedade.



Histrico

Historicamente, a idia de tica surgiu na antiga Grcia, por volta de 500 300
a.C, atravs das observaes de Scrates e seus Discpulos.

tica Grega

A tica surge na Grcia, quando os filsofos de cultura ocidental apontam suas
teorias aos contemporneos dos mistrios do universo e das foras csmicas
(cosmogonia), para a essncia moral e o carter dos indivduos (GALVO, 2002, p. 4),
ento o homem passa a ser objeto de pesquisa, iniciando a temtica do discurso moral e
poltico como forma de enquadramento social, e essa tendncia movimenta o mundo das
idias, que, percorre em diversos perodos na viso de filsofos at os dias atuais.
Scrates (470-399 a.C.) considerou o problema tico individual como o problema
filosfico central e a tica como sendo a disciplina em torno da qual deveriam girar
todas as reflexes filosficas. Para ele ningum pratica voluntariamente o mal. Somente
o ignorante no virtuoso, ou seja, s age mal, quem desconhece o bem, pois todo
homem quando fica sabendo o que bem, reconhece-o racionalmente como tal e
necessariamente passa a pratic-lo. Ao praticar o bem, o homem sente-se dono de si e
conseqentemente feliz.
A virtude seria o conhecimento das causas e dos fins das aes fundadas em
valores morais identificados pela inteligncia e que impelem o homem a agir
virtuosamente em direo ao bem.
Plato (427-347 a.C.) ao examinar a idia do Bem a luz da sua teoria das idias,
subordinou sua tica metafsica. Sua metafsica era a do dualismo entre o mundo
sensvel e o mundo das idias permanentes, eternas, perfeitas e imutveis, que
constituam a verdadeira realidade e tendo como cume a idia do Bem, divindade,
artfice ou demiurgo do mundo.
Aristteles (384-322 a.C.), no s organizou a tica como disciplina filosfica,
mas alm disso, formulou a maior parte dos problemas que mais tarde iriam se ocupar
os filsofos morais: relao entre as normas e os bens, entre a tica individual e a social,
relaes entre a vida terica e prtica, classificao das virtudes, etc. Sua concepo
tica privilegia as virtudes (justia, caridade e generosidade), tidas como propensas
tanto a provocar um sentimento de realizao pessoal quele que age quanto
simultaneamente beneficiar a sociedade em que vive. A tica aristotlica busca valorizar
4

a harmonia entre a moralidade e a natureza humana, concebendo a humanidade como
parte da ordem natural do mundo sendo, portanto uma tica conhecida como naturalista.

tica Medieval

Ns sofremos com a agitao das ondas, mas o senhor que nos transporta.
Dos sermes de Santo Agostinho.

Na idade mdia, os valores ticos so marcados pela influncia da religio catlica
e suas doutrinas.
O cristianismo que se tornou a religio oficial de Roma a partir do sculo IV,
sobreviveu ao fim do imprio e ganhou fora sobre as runas da sociedade antiga
imperou seu domnio por dez sculos. Neste perodo a igreja enriqueceu e manteve um
forte domnio sobre o modo de pensar fazendo com que o teocentrismo passasse a
definir as formas de ver e sentir, contribuindo para a formao tica medieval. Para a
tica crist medieval a igualdade s podia ser espiritual ou no futuro para um mundo
sobrenatural e a mensagem crist tinha um contedo moral, no havendo proposta por
uma igualdade real dos seres humanos.Com isto, a tica crist procura regular o
comportamento dos humanos com vistas ao outro mundo, sendo o valor supremo
encontrado em Deus.

Teorias ticas Fundamentais

Santo Agostinho (354-430). Fundamentou a moral crist, com elementos
filosficos da filosofia clssica. O objetivo da moral ajudar os seres humanos a serem
felizes, mas a felicidade suprema consiste num encontro amoroso do homem com Deus.
S atravs pela graa de Deus podemos ser verdadeiramente felizes.
St. Toms Aquino (1225-1274). No essencial concorda com Santo Agostinho,
mas procura fundamentar a tica tendo em conta as questes colocadas na antiguidade
clssica por Aristteles.


tica Moderna (Sc. XV-XVII)

A filosofia moderna reduz o homem Razo. A tica doutrinante deste sculo a
tica moderna. Aqui neste perodo, a tica se caracteriza pelo contraste tica
Teocntrica e Teolgica da Idade Mdia. A tica moderna surge com a sociedade que
sucede a sociedade feudal da Idade Mdia, moldada pelas conseqncias da Reforma
Protestante que provoca um retorno aos princpios bsicos da tradio crist, porm o
individuo passa a ter responsabilidades, tomadas como mais importantes que
obedincias aos ditames religiosos e a autoridades e costumes, assim, com essa
transformao, em varias ordens, leva o surgimento da tica moderna.
Neste perodo ocorrem mudanas na Cincia, na Poltica, na Economia, na Arte e
principalmente na Religio, onde se transfere o centro de Deus para o homem que passa
a adquirir um valor pessoal, que [...] acabar por apresentar-se como o absoluto, ou
como o criador ou legislador em diferentes domnios, incluindo nestes a moral
(VASQUEZ, 1978, p. 248).

5

Teorias ticas fundamentais da idade moderna

Descartes (1596-1650). Este filsofo simboliza toda a f que a Idade Moderna
deposita na razo humana. S ela nos permitiria construir um conhecimento absoluto.
Em termos morais mostrou-se, todavia muito cauteloso. Neste caso reconheceu que
seria impossvel estabelecer princpios seguros para a ao humana. Limitou-se a
recomendar uma moral provisria de tendncia estica: O seu nico princpio tico
consistia em seguir as normas e os costumes morais que visse a maioria seguir, evitando
deste modo rupturas ou conflitos.
John Locke (1632-1704). Este filsofo parte do princpio que todos os homens
nascem com os mesmos direitos (Direito Liberdade, Propriedade, Vida). A
sociedade foi constituda, atravs de um contrato social, que visava garantir e reforar
estes mesmos direitos. Neste sentido, as relaes entre os homens devem ser pautadas
pelo seu escrupuloso respeito.
David Hume (1711-1778). Defende que as nossas aces so em geral motivadas
pelas paixes. Os dois princpios ticos fundamentais so a utilidade e a simpatia.
Ilustrao. Jean-Jacques Rousseau (1712-1778), concebe o homem como um ser
bom por natureza (mito do "bom selvagem) e atribui a causa de todos os males
sociedade e moral que o corromperam. O Homem sbio aquele que segue a natureza
e despreza as convenes sociais. A natureza entendida como algo harmonioso e
racional.

tica contempornea (Sc. XIX-XX)

O Utilitarismo ou Universalismo tico. Este formulado por Jeremy Bentham
(1748-1832). A maior felicidade para o maior nmero de pessoas. Esta tica chamada
moral do bem estar, o bem til para o individuo e o coletivo.
A tica contempornea tambm surge numa poca de progressos em varias ordens,
e exercem seus influxos at os dias de hoje. No plano filosfico, a tica contempornea
se apresenta em suas origens como uma reao contra o formalismo e o racionalismo
abstrato kantiano (VASQUEZ, 1978, p. 251), e tambm no racionalismo de Hegel.

ticas Fundamentais Contemporneas

Kant (1724-1804). Partindo de uma concepo universalista do homem, afirma
que este s age moralmente quando, pela sua livre vontade, determina as suas aes
com a inteno de respeitar os princpios que reconheceu como bons. O que o motiva,
neste caso, o puro dever de cumprir aquilo que racionalmente estabeleceu sem
considerar as suas conseqncias. A moral assume assim, um contedo puramente
formal, isto , no nos diz o que devemos fazer (contedo da ao), mas apenas o
princpio (forma) que devemos seguir para que a ao seja considerada boa.
Imperativos da moral kanteana:
"Age de tal forma que trates a humanidade, tanto na tua pessoa como na de
qualquer outro, sempre e simultaneamente como um fim em si mesmo e nunca
simplesmente como um meio".
"Age apenas seguindo as mximas que possas ao mesmo tempo querer como leis
universais".
Utilitarismo. Jeremy Bentham(1748-1832) e Stuart Mill (1806-1873)
desenvolvero uma tica baseada no princpio da utilidade. As aes morais so
avaliadas em funo das conseqncias morais que originam para quem as pratica, mas
6

tambm para quem recai os resultados. Princpio que deve nortear a ao moral: "A
mxima felicidade possvel para o maior nmero possvel de pessoas". O Bom aquilo
que for til para o maior nmero de pessoas, melhorando o bem-estar de todos, e o Mal
o seu contrrio. Esta concepo deu origem no sculo XX s ticas pragmticas.
Sartre. A moral uma criao do prprio homem que se faz a si prprio atravs
das suas escolhas em cada situao. O relativismo total. Mas este fato no o desculpa
de nada. A sua responsabilidade total dado que ele livre de agir como bem entender.
A escolha sempre sua.
Habermas (1929). Aps a 2 Guerra Mundial, Habermas surge a defender uma
tica baseada no dilogo entre indivduos em situao de equidade e igualdade. A
validade das normas morais depende de acordos livremente discutidos e aceites entre
todos os implicados na ao.
Hans Jonas (1903-1993). Perante a barbrie quotidiana e a ameaa da destruio
do planeta, Hans Jonas, defende uma moral baseada na responsabilidade que todos
temos em preservar e transmitir s geraes futuras uma terra onde a vida possa ser
vivida com autenticidade. Da o seu princpio fundamental: "Age de tal modo que os
efeitos da tua ao sejam compatveis com a permanncia da uma vida humana
autntica na terra".
Crtica. Ao longo de todo o sculo XIX e XX sucederam-se as teorias que
denunciaram o carter repressivo da moral, estando muitas vezes ao servio das classes
dominantes (Karl Marx, 1818-1883) ou dos fracos (Nietzsche,1844-1900).Outros
demonstram a falta de sentido dos conceitos ticos, como "Dever", "Bom" e outros
(Alfred J.Ayer), postulando o seu abandono por se revelarem pouco cientficos.
Sigmund Freud (1856-1939) demonstrou o carter inconsciente de muitas das
motivaes morais. Um das correntes que maior expresso teve no sculo XX, foi a que
procurou demonstrar que as razes biolgicas da moral, comparando o comportamento
dos homens e de outros animais.
Aquilo que denominamos por "tica" apresentado como uma forma camuflada
ou racionalizada de instintos bsicos da nossa natureza animal idnticos a outros
animais.
Novas Problemticas. As profundas transformaes sociais, culturais e
cientficas das nossas sociedades colocaram novos problemas ticos, nomeadamente em
domnios como a tecnocincia (clonagem, manipulao gentica, eutansia, etc),
ecologia, comunicao de massas, etc.

Importncia da tica

A importncia da tica hoje se d pela necessidade, por uma questo de
sobrevivncia; considerando que a humanidade passa por um momento de anseio por
uma vida melhor e acima de tudo digna e feliz. Podemos dizer que o tema mais
ecumnico que existe atualmente o da dignidade humana, vida com qualidade e por
fim, a felicidade. No entanto percebemos que o mundo se tornou um caus, e o homem
como um todo se encontra perdido em meio a tanta confuso; o verdadeiro jogo dos
interesses. O comportamento tico no consiste exclusivamente em fazer o bem a
outrem, mas em exemplificar em si mesmo o aprendizado recebido. o exerccio da
pacincia em todos os momentos da vida, a tolerncia para com as faltas alheias, a
obedincia aos superiores em uma hierarquia, o silncio ante uma ofensa recebida.


7

A tica no Trabalho

A tica est ligada a verdade e este o primeiro passo para aproximar-se do
comportamento correto. No campo do trabalho, a tica tem sido cada vez mais exigida,
provavelmente porque a humanidade evolua em tecnologia, mas no conseguiu se
desenvolver na mesma proporo naquilo que se refere elevao de esprito. A atitude
tica vai determinar como um profissional trata os outros profissionais no ambiente de
trabalho, os consumidores de seus servios: clientes internos e externos entre outros
membros da comunidade em geral.
A tica indispensvel ao profissional, porque na ao humana o fazer e o
agir esto interligados. O fazer diz respeito competncia, eficincia que todo
profissional deve possuir para exercer bem a sua profisso. O agir se refere conduta do
profissional, ao conjunto de atitudes que deve assumir no desempenho de sua profisso.

Cidadania

muito importante entender bem o que cidadania. Trata-se de uma palavra
usada todos os dias, com vrios sentidos. Mas hoje significa, em essncia, o direito de
viver decentemente.
Cidadania o direito de ter uma idia e poder expressa-la. poder votar em quem
quiser sem constrangimento. poder processar um mdico que age de negligencia.
devolver um produto estragado e receber o dinheiro de volta. o direito de ser negro,
ndio, homossexual, mulher sem ser descriminado. De praticar uma religio sem se
perseguido.
H detalhes que parecem insignificantes, mas revelam estgios de cidadania:
respeitar o sinal vermelho no transito, no jogar papel na rua, no destruir telefones
pblicos. Por trs desse comportamento est o respeito ao outro.

Conceito:

No sentido etimolgico da palavra, cidado deriva da palavra civita, que em latim
significa cidade, e que tem seu correlato grego na palavra politikos aquele que habita
na cidade.
Segundo o Dicionrio Aurlio Buarque de Holanda Ferreira, cidadania a
qualidade ou estado do cidado, entende-se por cidado o indivduo no gozo dos
direitos civis e polticos de um estado, ou no desempenho de seus deveres para com
este.
Cidadania a pertena passiva e ativa de indivduos em um estado - nao com
certos direitos e obrigaes universais em um especfico nvel de igualdade (Janoski,
1998).
No sentido ateniense do termo, cidadania o direito da pessoa em participar das
decises nos destinos da Cidade atravs da Ekklesia (reunio dos chamados de dentro
para fora) na gora (praa pblica, onde se agonizava para deliberar sobre decises de
comum acordo). Dentro desta concepo surge a democracia grega, onde somente
10% da populao determinava os destinos de toda a Cidade (eram excludos os
escravos, mulheres e artesos).


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Histrico da cidadania

Grcia. Os nossos conceitos atuais de cidadania comearam a forjar-se na antiga
Grcia. As revolues polticas que aqui ocorreram aps o sculo VI a.C. forma no
sentido de definirem o cidado como aquele que tinha um conjunto de direitos e
deveres, pelo simples fato de serem originrio de uma dada cidade-estado. Estes
direitos eram iguais para todos e estavam consignados em leis escritas.
A cidadania confundia-se com a naturalidade e encontrava a sua expresso na Lei.
O mais levado dos direitos era o da participao dos cidados nas decises da cidade,
podendo ser escolhido ou nomeado para qualquer cargo pblico. Todos os demais
habitantes da cidade, como as mulheres ou os estrangeiros (metecos) estavam afastados
desses direitos.
Imprio Romano. O direito romano definiu a cidadania como um estatuto
jurdico-poltico que era conferido a um dado indivduo, independentemente da sua
origem ou condio social anterior. Este estatuto (status civitas) uma vez adquirido
atribuia-lhe um conjunto de direitos e deveres face lei do Imprio. neste estatuto
que, se inspira os conceitos mais modernos de cidadania.
Idade Mdia. A desagregao do estado romano traduz-se no fim do conceito
grego-romano de cidadania. Em seu lugar aparece o conceito de submisso. Os direitos
do individuo passam a estar dependentes da vontade arbitrria do seu senhor. Malgrado
este panorama, um importante conceito comea a difundir-se nesta altura: a conscincia
que todos os homens eram iguais, porque filhos de um mesmo Deus. Ningum por
natureza escravo ou senhor, so as circunstncias do nascimento ou os acasos da vida
que ditam as diferenas entre os homens.
Idade Moderna. Entre os sculos XVI e XVIII, desenvolvem-se em toda a
Europa trs importantes movimentos polticos que conduzem a uma nova perspectiva
sobre a cidadania.
a) Na maioria dos pases a centralizao do Estado, implicou o fim do poder arbitrrio
dos grandes senhores. Este processo foi quase sempre precedido pelo reforo do poder
dos reis, apoiados num slido corpo de funcionrios pblicos. Os cidados passam a
reportar-se ao Estado e no a uma multiplicidade de senhores.
b) Em Inglaterra, em fins do sculo XVII os cidados colocam fim ao prprio poder
absoluto dos reis e consagram o principio da igualdade de todos face lei. O Estado
enquanto instituio, s se justifica como garante dos seus direitos fundamentais, como
a liberdade, a igualdade e a propriedade.
c) Alguns tericos, como Jhon Locke, vo mais longe e proclamam que todos os
homens independentemente do estado nao a que pertenam, enquanto seres humanos
possuem um conjunto de direitos inalienveis. Nascia deste modo o conceito de direitos
humanos e da prpria cidadania mundial.
poca Contempornea. Sculo XIX. As lutas sociais que varrem a Europa no
sculo XIX procuram consagrar os direitos polticos e os direitos econmicos. Nos
primeiros os cidados reclamam a possibilidade de elegerem ou substituir quem os
governem; Nos segundos reclamam o acesso aos bens e patrimnio coletivamente
produzidos e acumulado.
poca Contempornea. Sculo XX. Os combates sociais avanam no sentido de
uma melhor distribuio da riqueza colectivamente gerida, nomeadamente para
assegurar condies de vida mnimas para todos os cidados. A cidadania confere
automaticamente um vasto conjunto de direitos econmicos, sociais, culturais, etc;
assegurados pela sociedade de pertena.
9

Globalizao. Assistimos hoje a dois importantes movimentos com reflexos
profundos ao nvel da cidadania.
Os estados nao esto a ser diludos em organizaes supra-nacionais, nas quais
os seus cidados tm cada vez menor poder de deciso. Muitos dos seus direitos
tradicionais, como os direitos polticos, tornam-se meras fices.
Os estados nao com populaes cada vez mais heterogneas esto a ser
pressionados para alargar os seus critrios de atribuio da cidadania, tendo em vista
permitir o acesso riqueza produzida e acumulada a todos aqueles que os procuram
para viver e trabalhar, como os imigrantes, refugiados, etc.
Num perodo de enorme mobilidade de pessoas escala mundial, caminhamos para um
novo conceito de cidadania identificada com uma viso cosmopolita.

O que cidadania?

Ser cidado respeitar e participar das decises da sociedade para melhorar suas
vidas e a de outras pessoas. Ser cidado nunca se esquecer das pessoas que mais
necessitam. A cidadania deve ser divulgada atravs de instituies de ensino e meios de
comunicao para o bem estar e desenvolvimento da nao.
A cidadania consiste desde o gesto de no jogar papel na rua, no pichar os muros,
respeitar os sinais e placas, respeitar os mais velhos (assim como todas s outras
pessoas), no destruir telefones pblicos, saber dizer obrigado, desculpe, por favor e
bom dia quando necessrio... at saber lidar com o abandono e a excluso das pessoas
necessitadas, o direito das crianas carentes e outros grandes problemas que
enfrentamos em nosso mundo.
"A revolta o ltimo dos direitos a que deve um povo livre para garantir os
interesses coletivos: mas tambm o mais imperioso dos deveres impostos aos
cidados."
Juarez Tvora - Militar e poltico brasileiro.

Direitos e Deveres do Cidado

Na constituio brasileira os artigos referentes a esse assunto podem ser
encontrados no Captulo I, Artigo 5 que trata dos Direitos e Deveres Individuais e
Coletivos. Cada um de ns tem o direito de viver, de ser livre, de ter sua casa, de ser
respeitado como pessoa, de no ter medo, de no ser pisado por causa de seu sexo, de
sua cor, de sua idade, de seu trabalho, da cidade de onde veio da situao em que est,
ou por causa de qualquer outra coisa. Qualquer ser humano nosso companheiro porque
tem os mesmos direitos que ns temos. Esses direitos so sagrados e no podem ser
tirados de ns; se forem desrespeitados, continuamos a ser gente e podemos e devemos
lutar para que eles sejam reconhecidos. s vezes cidados se vem privados de
usufrurem de seus direitos por que vivem cercados de preconceito e racismo incrvel,
mas ainda nos dias de hoje encontramos pessoas que se sentem no direito de impedir os
outros de viverem uma vida normal s porque no pertencem a mesma classe social,
raa ou religio que a sua. Ns cidados brasileiros temos direitos e devemos fazer valer
o mesmo independente do que temos ou somos, ainda bem que a cada dia que passa
muitas pessoas esto se conscientizando e acabando com o preconceito e aquelas que
acabam sofrendo por isso esto correndo atrs de seus direitos.
Mas como cidados brasileiros no tm apenas direitos, mas deveres para com a
nao, alm de lutar pelos direitos iguais para todos, de defender a ptria, de preservar a
10

natureza, de fazer cumprir as leis e muito mais. Ser cidado fazer valer seus direitos e
deveres civis e polticos, exercer a sua cidadania. Com o no cumprimento do dever o
cidado brasileiro pode ser processado juridicamente pelo pas e at mesmo privado de
sua liberdade.

Declarao dos direitos humanos e do cidado (alguns artigos)

I - Os homens nascem e permanecem livres e iguais em direitos; as distines sociais
no podem ser fundadas seno sobre a utilidade comum.
II - O objetivo de toda associao poltica a conservao dos direitos naturais e
imprescritveis do homem; esses direitos so, liberdade, propriedade, segurana e a
resistncia opresso.
III - O princpio de toda a soberania reside essencialmente na razo; nenhum corpo,
nenhum indivduo pode exercer autoridade que dela no emane diretamente.
IV - A liberdade consiste em poder fazer tudo que no prejudique a outrem. Assim, o
exerccio dos direitos naturais do homem no tem limites seno aqueles que asseguram
aos outros membros da sociedade o gozo desses mesmos direitos; seus limites no
podem ser determinados seno pela lei.
V - A lei no tem o direito de impedir seno as aes nocivas sociedade. Tudo o que
no negado pela lei no pode ser impedido e ningum pode ser constrangido a fazer o
que ela no ordenar.
VI - A lei a expresso da vontade geral; todos os cidados tm o direito de concorrer,
pessoalmente ou por seus representantes, sua formao; ela deve ser a mesma para
todos, seja protegendo, seja punindo. Todos os cidados, sendo iguais a seus olhos, so
igualmente admissveis a todas as dignidades, lugares e empregos pblicos, segundo sua
capacidade e sem outras distines que as de suas virtudes e de seus talentos.
VII - Nenhum homem pode ser acusado, detido ou preso, seno em caso determinado
por lei, e segundo as formas por ela prescritas. Aqueles que solicitam, expedem ou
fazem executar ordens arbitrrias, devem ser punidos; mas todo cidado, chamado ou
preso em virtude de lei, deve obedecer em seguida; torna-se culpado se resistir.
VIII - A lei no deve estabelecer seno penas estritamente necessrias, e ningum pode
ser punido seno em virtude de uma lei estabelecida e promulgada ao delito e
legalmente aplicada.
IX - Todo homem tido como inocente at o momento em que seja declarado culpado;
se for julgado indispensvel para a segurana de sua pessoa, deve ser severamente
reprimido pela lei. X - Ningum pode ser inquietado por suas opinies, mesmo
religiosas, contanto que suas manifestaes no perturbem a ordem pblica estabelecida
em lei.
XI - A livre comunicao dos pensamentos e opinies um dos direitos mais preciosos
do homem; todo o cidado pode, pois, falar, escrever e imprimir livremente; salvo a
responsabilidade do abuso dessa liberdade nos casos determinados pela lei.
XII - A garantia dos direitos do homem e do cidado necessita de uma fora pblica;
essa fora ento instituda para vantagem de todos e no para a utilidade particular
daqueles a quem ela for confiada.
XIII - Para a manuteno da fora pblica e para as despesas de administrao, uma
contribuio comum indispensvel; ela deve ser igualmente repartida entre todos os
cidados, em razo de suas faculdades.
XIV - Os cidados tm o direito de constatar, por si mesmos ou por seus representantes,
a necessidade da contribuio pblica, de consenti-la livremente e de vigiar seu
emprego, de determinar sua quota, lanamento, recuperao e durao.
11

XV - A sociedade tem o direito de pedir contas de sua administrao a todos os agentes
do poder pblico.
XVI - Toda a sociedade na qual a garantia dos direitos no assegurada, nem a
separao dos poderes determinada, no tem constituio.
XVII - A propriedade, sendo um direito inviolvel, e sagrado, ningum pode ser dela
privado seno quando a necessidade pblica, legalmente constatada, o exija
evidentemente, e sob a condio de uma justa e prvia indenizao.

DECLARAO UNIVERSAL DOS DIREITOS HUMANOS

Adotada e proclamada pela resoluo 217 A (III)
da Assemblia Geral das Naes Unidas em 10 de dezembro de 1948

Prembulo

Considerando que o reconhecimento da dignidade inerente a todos os membros da
famlia humana e de seus direitos iguais e inalienveis o fundamento da liberdade, da
justia e da paz no mundo,
Considerando que o desprezo e o desrespeito pelos direitos humanos resultaram
em atos brbaros que ultrajaram a conscincia da humanidade e que o advento de um
mundo em que os homens gozem de liberdade de palavra, de crena e da liberdade de
viverem a salvo do temor e da necessidade foi proclamado como a mais alta aspirao
do homem comum.
Considerando essencial que os direitos humanos sejam protegidos pelo Estado de
Direito, para que o homem no seja compelido, como ltimo recurso, rebelio contra
tirania e a opresso.
Considerando essencial promover o desenvolvimento de relaes amistosas entre
as naes.
Considerando que os povos das Naes Unidas reafirmaram, na Carta, sua f nos
direitos humanos fundamentais, na dignidade e no valor da pessoa humana e na
igualdade de direitos dos homens e das mulheres, e que decidiram promover o progresso
social e melhores condies de vida em uma liberdade mais ampla.
Considerando que os Estados-Membros se comprometeram a desenvolver, em
cooperao com as Naes Unidas, o respeito universal aos direitos humanos e
liberdades fundamentais e a observncia desses direitos e liberdades.
Considerando que uma compreenso comum desses direitos e liberdades da mis
alta importncia para o pleno cumprimento desse compromisso.


A Assemblia Geral Proclama

A presente Declarao Universal dos Diretos Humanos como o ideal comum a
ser atingido por todos os povos e todas as naes, com o objetivo de que cada indivduo
e cada rgo da sociedade tendo sempre em mente esta declarao se esforcem, atravs
do ensino e da educao, por promover o respeito a esses direitos e liberdades, e, pela
adoo de medidas progressivas de carter nacional e internacional, por assegurar o seu
reconhecimento e a sua observncia universais e efetivos, tanto entre os povos dos
prprios Estados-Membros, quanto entre os povos dos territrios sob sua jurisdio.


12

Artigo I
Todas as pessoas nascem livres e iguais em dignidade e direitos. So dotadas de
razo e conscincia e devem agir em relao umas s outras com esprito de
fraternidade.
Artigo II
Toda pessoa tem capacidade para gozar os direitos e as liberdades estabelecidos
nesta Declarao, sem distino de qualquer espcie, seja de raa, cor, sexo, lngua,
religio, opinio poltica ou de outra natureza, origem nacional ou social, riqueza,
nascimento, ou qualquer outra condio.
Artigo III
Toda pessoa tem direito vida, liberdade e segurana pessoal.
Artigo IV
Ningum ser mantido em escravido ou servido, a escravido e o trfico de
escravos sero proibidos em todas as suas formas.
Artigo V
Ningum ser submetido tortura, nem a tratamento ou castigo cruel, desumano
ou degradante.
Artigo VI
Toda pessoa tem o direito de ser, em todos os lugares, reconhecida como pessoa
perante a lei.
Artigo VII
Todos so iguais perante a lei e tm direito, sem qualquer distino, a igual
proteo da lei. Todos tm direito a igual proteo contra qualquer discriminao que
viole a presente Declarao e contra qualquer incitamento a tal discriminao.
Artigo VIII
Toda pessoa tem direito a receber dos tributos nacionais competentes remdio
efetivo para os atos que violem os direitos fundamentais que lhe sejam reconhecidos
pela constituio ou pela lei.
Artigo IX
Ningum ser arbitrariamente preso, detido ou exilado.
Artigo X
Toda pessoa tem direito, em plena igualdade, a uma audincia justa e pblica por
parte de um tribunal independente e imparcial, para decidir de seus direitos e deveres ou
do fundamento de qualquer acusao criminal contra ele.
Artigo XI
1. Toda pessoa acusada de um ato delituoso tem o direito de ser presumida
inocente at que a sua culpabilidade tenha sido provada de acordo com a lei, em
julgamento pblico no qual lhe tenham sido asseguradas todas as garantias necessrias
sua defesa.
2. Ningum poder ser culpado por qualquer ao ou omisso que, no momento,
no constituam delito perante o direito nacional ou internacional. Tampouco ser
imposta pena mais forte do que aquela que, no momento da prtica, era aplicvel ao ato
delituoso.
Artigo XII
Ningum ser sujeito a interferncias na sua vida privada, na sua famlia, no seu
lar ou na sua correspondncia, nem a ataques sua honra e reputao. Toda pessoa tem
direito proteo da lei contra tais interferncias ou ataques.
Artigo XIII
1. Toda pessoa tem direito liberdade de locomoo e residncia dentro das
fronteiras de cada Estado.
13

2. Toda pessoa tem o direito de deixar qualquer pas, inclusive o prprio, e a este
regressar.
Artigo XIV
1.Toda pessoa, vtima de perseguio, tem o direito de procurar e de gozar asilo
em outros pases.
2. Este direito no pode ser invocado em caso de perseguio legitimamente
motivada por crimes de direito comum ou por atos contrrios aos propsitos e princpios
das Naes Unidas.
Artigo XV
1. Toda pessoa tem direito a uma nacionalidade.
2. Ningum ser arbitrariamente privado de sua nacionalidade, nem do direito de
mudar de nacionalidade.
Artigo XVI
1. Os homens e mulheres de maior idade, sem qualquer retrio de raa,
nacionalidade ou religio, tm o direito de contrair matrimnio e fundar uma famlia.
Gozam de iguais direitos em relao ao casamento, sua durao e sua dissoluo.
2. O casamento no ser vlido seno com o livre e pleno consentimento dos
nubentes.
Artigo XVII
1. Toda pessoa tem direito propriedade, s ou em sociedade com outros.
2.Ningum ser arbitrariamente privado de sua propriedade.
Artigo XVIII
Toda pessoa tem direito liberdade de pensamento, conscincia e religio; este
direito inclui a liberdade de mudar de religio ou crena e a liberdade de manifestar essa
religio ou crena, pelo ensino, pela prtica, pelo culto e pela observncia, isolada ou
coletivamente, em pblico ou em particular.
Artigo XIX
Toda pessoa tem direito liberdade de opinio e expresso; este direito inclui a
liberdade de, sem interferncia, ter opinies e de procurar, receber e transmitir
informaes e idias por quaisquer meios e independentemente de fronteiras.
Artigo XX
1. Toda pessoa tem direito liberdade de reunio e associao pacficas.
2. Ningum pode ser obrigado a fazer parte de uma associao.
Artigo XXI
1. Toda pessoa tem o direito de tomar parte no governo de sue pas, diretamente
ou por intermdio de representantes livremente escolhidos.
2. Toda pessoa tem igual direito de acesso ao servio pblico do seu pas.
3. A vontade do povo ser a base da autoridade do governo; esta vontade ser
expressa em eleies peridicas e legtimas, por sufrgio universal, por voto secreto ou
processo equivalente que assegure a liberdade de voto.
Artigo XXII
Toda pessoa, como membro da sociedade, tem direito segurana social e
realizao, pelo esforo nacional, pela cooperao internacional e de acordo com a
organizao e recursos de cada Estado, dos direitos econmicos, sociais e culturais
indispensveis sua dignidade e ao livre desenvolvimento da sua personalidade.
Artigo XXIII
1. Toda pessoa tem direito ao trabalho, livre escolha de emprego, a condies
justas e favorveis de trabalho e proteo contra o desemprego.
2. Toda pessoa, sem qualquer distino, tem direito a igual remunerao por igual
trabalho.
14

3. Toda pessoa que trabalhe tem direito a uma remunerao justa e satisfatria, que
lhe assegure, assim como sua famlia, uma existncia compatvel com a dignidade
humana, e a que se acrescentaro, se necessrio, outros meios de proteo social.
4. Toda pessoa tem direito a organizar sindicatos e neles ingressar para proteo de
seus interesses.
Artigo XXIV
Toda pessoa tem direito a repouso e lazer, inclusive a limitao razovel das horas
de trabalho e frias peridicas remuneradas.
Artigo XXV
1. Toda pessoa tem direito a um padro de vida capaz de assegurar a si e a sua
famlia sade e bem estar, inclusive alimentao, vesturio, habitao, cuidados
mdicos e os servios sociais indispensveis, e direito segurana em caso de
desemprego, doena, invalidez, viuvez, velhice ou outros casos de perda dos meios de
subsistncia fora de seu controle.
2. A maternidade e a infncia tm direito a cuidados e assistncia especiais. Todas
as crianas nascidas dentro ou fora do matrimnio, gozaro da mesma proteo social.
Artigo XXVI
1. Toda pessoa tem direito instruo. A instruo ser gratuita, pelo menos nos
graus elementares e fundamentais. A instruo elementar ser obrigatria. A instruo
tcnico-profissional ser acessvel a todos bem como a instruo superior, esta baseada
no mrito.
2. A instruo ser orientada no sentido do pleno desenvolvimento da
personalidade humana e do fortalecimento do respeito pelos direitos humanos e pelas
liberdades fundamentais. A instruo promover a compreenso, a tolerncia e a
amizade entre todas as naes e grupos raciais ou religiosos, e coadjuvar as atividades
das Naes Unidas em prol da manuteno da paz.
3. Os pais tm prioridade de direito na escolha do gnero de instruo que ser
ministrada a seus filhos.
Artigo XXVII
1. Toda pessoa tem o direito de participar livremente da vida cultural da
comunidade, de fruir as artes e de participar do processo cientfico e de seus
benefcios.
2. Toda pessoa tem direito proteo dos interesses morais e materiais decorrentes
de qualquer produo cientfica, literria ou artstica da qual seja autor.
Artigo XVIII
Toda pessoa tem direito a uma ordem social e internacional em que os direitos e
liberdades estabelecidas na presente declarao possam ser, plenamente realizados.
Artigo XXIV
1. Toda pessoa tem deveres para com a comunidade, em que o livre e pleno
desenvolvimento de sua personalidade possvel.
2. No exerccio de seus direitos e liberdades, toda pessoa estar sujeita apenas s
limitaes determinadas pela lei, exclusivamente com o fim de assegurar o devido
reconhecimento e respeito dos direitos e liberdades de outrem e de satisfazer s justas
exigncias da moral, da ordem pblica e do bem-estar de uma sociedade democrtica.
3. Esses direitos e liberdades no podem, em hiptese alguma, ser exercidos
contrariamente aos propsitos e princpios das Naes Unidas.
Artigo XXX
Nenhuma disposio da presente Declarao pode ser interpretada como o
reconhecimento a qualquer Estado, grupo ou pessoa, do direito de exercer qualquer
15

atividade ou praticar qualquer ato destinado destruio de quaisquer dos direitos e
liberdades aqui estabelecidos.

Carta ao jovem

Caro jovem, no permita que a idia de que somos desinteressados da realidade
em que vivemos se prolifere: levante, lute e combata. Enquanto houver uma criana
passando fome no se pode falar em felicidade e, muito menos, em cidadania. Conquiste
seu ttulo honroso de cidado combatendo as atrocidades que hoje se alastram por cada
canto de nossa sociedade. Atravs da cidadania que iremos alcanar uma melhor
qualidade de vida humana.

A ESTRELA-DO-MAR

Um garoto, que morava a beira-mar, ia praia todos os dias ao nascer do sol e
lanava uma mozada de areia ao mar. Uma atitude muito estranha para todos que
observavam a cena. O garoto no deixava sequer um raio de sol incidir no cho, e l
estava ele correndo por toda a enseada. Diziam que era deficiente mental. Mas o garoto
era gil, esperto. Inventaram que ele sofria de depresso. A mesma que separou seus
pais. Mas na verdade, ele era um garoto inteligente, que sofria por no ter muito o que
fazer naquela pacata vila de pescadores. Queria fugir dali, cursar faculdade e subir na
vida. Tinha seus sonhos. Seu pai era pescador de famlia e sua me dona-de-casa por
falta de opo. Ambos no sabiam ler nem escrever. No havia escola na vila. No
conheciam a cidade grande.
Poucas vezes tinham sado da pequena praia donde tiravam o sustento de geraes
e geraes. Viviam na misria, isolados do mundo. Mas no reclamavam. Havia a
fartura de peixes que Deus lhes dera. E sabiam que em breve conseguiriam tudo que
sonhavam. A f os permitia viver ali. Mas o menino no queria ser pescador, o que
irritava seu pobre pai.
Somente sabia correr pela praia e sonhar. Convenhamos que muito mais alto e
com mais f que seu pai. E o fato se repetia, sempre que o garoto tinha disposio, pois
tempo no lhe faltava. At que um dia um velho curioso que morava nas redondezas e
observava sua a rotina matinal o indagou, querendo saber por que todos os dias ele tinha
o hbito de correr por toda a enseada. O garoto respondeu que salvava as estrelas-do-
mar. Com o movimento das ondas e a ao das mars, as estrelas ficavam presas na
areia e com o tempo ali morriam por desidratao. Ele as retirava antes que elas
morressem com o sol forte do vero, dando a elas novamente a vida. O velho ficou
pasmo. Com tantas praias e estrelas-do-mar por este mundo afora, que diferena faria o
garoto? Chegou a pensar que ele era realmente retardado. O que representa uma estrela-
do-mar na vida deles? Infelizmente, o velho homem no percebeu que pequenos atos
podem salvar vidas. Que podemos fazer a nossa parte. E que gestos simples nos tornam
importantes para algum e para si mesmos.
Ele nunca tinha ajudado o prximo. Diziam que tinha problemas com a bebida.
Era rejeitado pela comunidade. Mas no tinha culpa de sua ignorncia. Afinal, a vida o
tinha moldado daquela forma. Bruta, sem nenhuma lapidao. Ignorante por opo.




16

Bibliografia

Dimenstein, Gilberto. O cidado de papel, A infncia, adolescncia e os Direitos
Humanos no Brasil. 20 Edio. Editora tica, So Paulo, 1994. 184 p.

http://tpd2000.vilabol.uol.com.br/etica1.html

http://www.almg.gov.br/bancoconhecimento/tematico/EtiCid.pdf

http://recantodasletras.uol.com.br/textosjuridicos/504357

http://www.advogado.adv.br/estudantesdireito/fadipa/marcossilviodesantana/cidad
ania.htm

http://www.dhnet.org.br/direitos/militantes/herkenhoff/livro2/huniversal.html

REDAO OFICIAL
REDAO DE CORRESPONDNCIAS OFICIAIS
PRINCPIOS DA REDAO OFICIAL
Antes de iniciarmos o estudo dos princpios da Reda-
o Ocial contedo extremamente cobrado em provas de
concursos pblicos , vamos conceituar o que Redao
Ocial.
A princpio, importante salientar a despeito do que
dizem alguns tericos e professores que Redao Ocial
e Redao de Correspondncias Ociais so a mesma coi-
sa, pois vrios itens j trataram indistintamente sobre es-
ses dois sintagmas. REDAO OFICIAL QUALQUER
DOCUMENTO QUE CHEGUE AO SERVIO PBLICO,
SAIA DELE OU TRAMITE NELE. Vai desde um docu-
mento de grande formalidade como a edio de uma Emen-
da Constitucional ou Medida Provisria at um papel qual-
quer escrito mo ao se impetrar um Habeas Corpus.
IMPESSOALIDADE
No podem existir marcas de apreo nem de desapreo
cantadas para aquela moa ou aquele rapaz destinatrio
do documento, sob pena de sindicncia; expresses pejora-
tivas ou de baixo calo em referncia ao destinatrio ou a
qualquer servidor daquele departamento ou no, do rgo
ou no, concursado ou no e, at, a particular.
H mais aspectos relevantes e que, a nosso ver, dizem
respeito impessoalidade dos e nos documentos ociais:

a. Os principais fechos da redao ocial so Atenciosamen-
te cargos de mesma hierarquia ou inferior e Respeito-
samente cargos de hierarquia superior.
Obs.1: A referncia hierarquia pode vir at em relao
a autoridades de esferas de governo distintas, por exemplo:
um texto que saia de um Delegado de Polcia Federal para
um juiz deve possuir o fecho Respeitosamente, mesmo no
sendo diretamente hierarquizados pelo princpio da separa-
o dos poderes delegado cargo do Executivo e juiz car-
go do Judicirio. No se pode utilizar outro fecho, pois existe
uma hierarquia implcita. Juiz o cargo mais importante do
Poder Judicirio, um juiz subordinado apenas a outro juiz,
seja no mesmo tribunal ou tribunais superiores (ministros de
tribunais superiores tambm so juzes).
b. Estes dois fechos Atenciosamente e Respeitosa-
mente so os principais, mas no os nicos, veja:

Fechos possveis para o requerimento:
Nestes termos, pede deferimento
Termos em que se pede deferimento

Nestes termos aguarda deferimento
(ou expresses correlatas sem exageros)
Fecho da ata:
Nada mais havendo a tratar na reunio do dia X,
encerrou-se a presente sesso e eu, Fulano de Tal, lavrei
a presente ata que vai assinada por mim, pelo senhor
Presidente e pelos demais diretores.

Fecho do parecer:
o parecer.
Sub censura (obrigatoriamente em itlico por
ser expresso em latim). Sob censura
c. Conforme o Manual de Redao Ocial da Presi-
dncia da Repblica, pgina 18, a forma Doutor
ttulo acadmico, mas, por uma questo de tradio,
comum us-la em referncia aos bacharis, em
especial os bacharis em Direito e Medicina por
esse texto, ento, entende-se que todos os bacharis
podem ser designados como Doutor;
d. Ilustrssimo e Dignssimo so formas abolidas no
tratamento redao ocial, pois se pressupe que
o servidor pblico pessoa digna do cargo at que
se prove o contrrio (consonncia com o Manual de
Redao Ocial da Presidncia da Repblica, p. 10);
e. O vocativo Excelentssimo deve ser usado apenas
para os chefes dos trs Poderes Federais Presi-
dente da Repblica, do Congresso Nacional e do
Supremo Tribunal Federal como consta da pgina
10 do Manual de Redao Ocial da Presidncia da
Repblica.
Como se depreende deste trecho ipsis literis:
As demais autoridades sero tratadas com o voca-
tivo Senhor, seguido do cargo respectivo:
Senhor Senador,
Senhor Juiz,
Senhor Ministro,
Senhor Governador,
Manual de Redao Ocial da Presidncia da
Repblica, pgina 10.
COESO

Ligao entre as ideias contidas no texto da redao
ocial, princpio de qualquer texto, inclusive do texto cons-
tante em documentos ociais. Mais explicaes de coeso
so apresentadas na parte de interpretao de textos.
COERNCIA
a lgica do texto ocial, relao de ideias entre os
pargrafos e relao lgica entre a nalidade do servidor
pblico ou no e os diversos tipos de comunicaes ociais.
Mais explicaes so apresentadas na parte de interpreta-
o de textos.
CLAREZA
O texto ocial deve prezar, sim, pela clareza, mas urge
lembrar que a clareza no tem qualquer valor absoluto, mas
sim relativo: o texto entre juzes pode no ser claro para um
linguista bem como um texto tcnico em exposio de tese de
mestrado sobre a teoria GERATIVA DA LINGUAGEM pode
no ser, e provavelmente no ser, to clara para um juiz.
Uso de expresses como Habeas Corpus, Mandado
de Injuno, Erga Omnes, Ad hoc no so incorretas em
um comunicado de um desembargador para um Ministro
do STF, mas o sero se forem direcionadas ao presidente de
uma Agncia do Executivo, por exemplo.
Expresses como Diacronia, Sincronia, Langue, Parole,
Sintagma, Paradigma, Apossnclise e Sinrese podem pecar
em clareza se forem direcionadas a um deputado, mas com
certeza no o sero se forem direcionadas a professores de
lngua portuguesa, pois na Lingustica esses termos so as-
saz comuns.
Ou seja, a clareza na verdade no nada mais do que
o entendimento da pessoa que envia e principalmente da
pessoa que recebe o texto. Pode conter termos tcnicos sem
exageros.
CONCISO
Um texto conciso um texto enxuto, sem nenhuma
informao desnecessria, o contrrio do texto prolixo,
redundante, pleonstico. Um exemplo tradicional de texto
prolixo em redao ocial o que temos observado em v-
rios ofcios oriundos do servio pblico, at do mais alto
escalo do governo; por exemplo, iniciar o ofcio usando
expresses do tipo Venho por meio deste marca de redun-
dncia, pois, por acaso, no se sabe que vem por meio do
ofcio informar certas coisas, ser que iria mandar o ofcio
para qu? Em vez, ento, de escrever Venho por meio deste
informar melhor usar Informo, em vez de Venho por meio
deste solicitar diga Solicito.
OBJETIVIDADE
Objetividade no documento ocial a unio de
conciso ir direto ao assunto sem a marca da prolixidade,
ausncia de marcas identicadoras da subjetividade
uso exagerado de guras de linguagem, por exemplo e a
nalidade do documento.
Sobre a nalidade do documento, as provas podem
cobrar e j esto cobrando a diferena de objetivo
entre um texto e outro. Por exemplo, o ofcio serve para
comunicaes externas que tratem de assuntos gerais
da Administrao, o memorando trata de comunicaes
internas tambm sobre assuntos gerais da Administrao,
j o requerimento uma solicitao do particular ao rgo
pblico e a apostila um documento para reticao,
raticao ou rerraticao de dados relativos ao servidor.
FORMALIDADE
a unio de padro culto, impessoalidade e estrutura
do documento (tambm chamada de Padronizao). Alm
de nos lembrarmos luz do Direito Administrativo que a
formalidade se refere ao fato de os documentos ociais se-
rem escritos, como exigem as normas do Direito que de-
monstram que os atos administrativos devem ser, como
regra, escritos. Muito cuidado, uma instituio que faz con-
cursos pblicos j cobrou na prova que determinado texto
respeitava os requisitos formais de acordo com a modalida-
de do documento, mas o texto possua um erro gramatical
de ortograa, e, mesmo assim, considerou o item certo por
se referir formalidade como estrutura do documento, no
como padro culto ou impessoalidade.

Padro Culto
Obviamente, todos os textos ociais devem utilizar a
gramtica normativa como linguagem adequada.
PADRONIZAO
a estrutura dos documentos ociais. So muitos as-
pectos, desde o tipo de letra Times New Roman at o
local correto da data nos pareceres abaixo do texto.
Veja como so diferentes em referncia Padroniza-
o os exemplos abaixo conforme a estrutura do documento
(data, separao dos pargrafos, assinatura do escrivo etc.).
ALVAR N 1/2006
O Administrador de Braslia, Fictcio Jos da Silva
Mlvio, resolve:
I conceder alvar de funcionamento empresa De-
mtrius Fontella Ronaldo para exercer todos os trabalhos
relativos a educao e cultura nesta cidade;
II o referido Alvar tem validade de um ano a contar
desta data.
Braslia, 3 de janeiro de 2006.
Fictcio Jos da Silva Mlvio
Administrador de Braslia
ATA DA REUNIO DA COMISSO ELEITORAL DA
ABEP - ELEIO 2004 (com adaptaes)
Aos dois dias do ms de janeiro de dois mil e seis, s
onze horas, nas dependncias do CEDEPLAR, sito Rua
Curitiba, 832 sala 816, na cidade de Belo Horizonte, MG,
reuniu-se, em sesso pblica, a Comisso Eleitoral da ABEP,
para proceder apurao das candidaturas recebidas para a
Diretoria, o Conselho Fiscal e o Conselho Consultivo, para
o binio 2005-2006, e para denir a composio das cdulas
eleitorais, com a presena dos seguintes membros: Ignez He-
lena Oliva Perptuo (Presidente), Maria do Carmo Fonseca.
O outro membro da Comisso Guaraci Adeodato Alves de
Souza no pode comparecer por motivo de compromis-
sos prossionais assumidos anteriormente. Aps proceder
ao levantamento das candidaturas recebidas por correspon-
dncia, pela Presidente da Comisso, foi elaborada a cdu-
la de votao, sendo que a apresentao, nesta cdula, das
candidaturas ao Conselho Consultivo e do Conselho Fiscal
foi ordenada por sorteio, realizado pela Comisso Eleitoral,
na presena da associada Paula Miranda-Ribeiro. No tocante
a eleio para a Diretoria, esta Comisso recebeu a inscri-
o de 1 (uma) chapa completa, que na cdula de votao foi
identicada por CHAPA 1. Foi ainda redigida uma carta aos
associados para o voto postal. A cdula de votao, a carta
aos associados e uma verso preliminar da presente ata fo-
ram ento encaminhados por e-mail para o membro ausente
da Comisso Guaraci Adeodato Alves de Souza, para conhe-
cimento e reviso. Aps o recebimento de sua resposta foram
elaboradas as verses nais, apresentadas em anexo da pre-
sente ata. Nada mais havendo a tratar, a Presidente agradeceu
a presena de todos, dando por encerrada a reunio e lavrou a
presente ata, que, se for aprovada, ser assinada por todos os
membros presentes reunio. Belo Horizonte, 10 de janeiro
de 2006. Eu, Fulano de Tal, ______________________,
secretrio da reunio.
Assinaturas:
Obs.: Alguns tericos e manuais ainda veem outros
princpios para a redao ocial, como uniformidade,
preciso, harmonia, mas percebemos que as bancas
tm considerados apenas os nove citados anterior-
mente Impessoalidade, Coeso, Coerncia, Padro-
Culto, Clareza, Conciso, Objetividade, Formalidade
e Padronizao. Pelo menos, essa tem sido a cobran-
a at agora, INDICAMOS AOS NOSSOS ALUNOS
NO MARCAR ERRADO EM PROVA UM ITEM
QUE DIGA QUE PRECISO OU HARMONIA
UM PRINCPIO DA REDAO OFICIAL.
O CHAMADO PADRO OFCIO
Alguns documentos, conforme nos apresenta o Manu-
al de Redao Ocial da Presidncia da Repblica, seguem
uma formatao comum, chamada de Padro Ofcio.
Vejamos o que nos diz esse manual:
H trs tipos de expedientes que se diferenciam an-
tes pela nalidade do que pela forma: o ofcio, o aviso e o
memorando. Com o to de uniformiz-los, pode-se adotar
uma diagramao nica, que siga o que chamamos de pa-
dro ofcio
Manual de Redao Ocial da Presidncia
da Repblica, pgina 11.
Apesar de este texto ser extremamente claro, vamos in-
cluir mais dois documentos no padro ofcio, a Exposio de
Motivos por j ter sido cobrada em provas como parte do
padro ofcio e ter o item dado como resposta correta e a cir-
cular por poder ser chamada de Memorando-Circular.
Alguns elementos vinculados ao Padro Ofcio:
1) O vocativo Excelentssimo, apesar da grande
divergncia sobre o assunto, deve ser usado
para as seguintes autoridades: Presidente da
Repblica, Presidente do Supremo Tribunal
Federal, Presidente do Congresso Nacional,
Presidente do Senado Federal e Presidente da
Cmara dos Deputados.
A respeito das duas ltimas autoridades, queremos
destacar que, a despeito do que nos arma diretamente o
Manual de Redao Ocial da Presidncia da Repblica,
deve utilizar-se o vocativo Excelentssimo para Presidente
do Senado Federal porque um exemplo do mesmo manual
expe Excelentssimo Senhor Presidente do Senado Fede-
ral, pgina 26; e sobre usar-se Excelentssimo para Pre-
sidente da Cmara dos Deputados, adotamos essa norma
porque o prprio Manual de Redao Ocial da Cmara
dos Deputados assim determina e, sabemos luz do Direito
Constitucional que o Presidente da Cmara e o Presidente
do Senado so cargos de igualdade hierrquica j que o Po-
der Legislativo bicameral, assim ns teremos de usar.
A respeito de usar Excelentssimo para juiz, aqui resi-
de um problema ainda maior, as bancas no tm perguntado
sobre o caso, mas vamos preferir utilizar Meritssimo Se-
nhor Juiz ou s Senhor Juiz. Pois os manuais no nos man-
dam usar Excelentssimo para juiz com exceo de pou-
cos manuais, como o Manual de Redao Ocial do TCDF.
2) As margens devem ser: esquerda = 3,0 cm exata-
mente e demais margens = 1,5cm no mnimo a
superior e a inferior e exatamente a direita;
3) A partir da segunda pgina, a margem superior
deve ser de 3,5 cm;
4) A identicao do expediente (nome do ofcio, me-
morando, aviso etc.) deve gurar a 5 cm da borda
superior do papel;
5) O pargrafo tem espaamento de 2,5 cm da mar-
gem esquerda;
6) O local e a data ocorrem na mesma linha ou 1 espa-
o abaixo da identicao do expediente e alinha-
dos margem direita;
7) O texto escrito em fonte TIMES NEW ROMAN,
pode-se usar a fonte Symbol ou Wingdings no caso
de smbolos no existentes na fonte Times;
8) O tamanho da fonte 12 para o texto em geral, 11
nas citaes e 10 nas notas de rodap;
9) Negrito, itlico e sublinhado devem ser postos
quando ser necessita realmente ressaltar aspectos
importantes do texto, sem exageros;
10) A fonte de cor preta. Cores devem ser usadas ape-
nas em grcos, desenhos ou fotos;
11) O papel deve ser branco com folha A4 (297X210
mm);
12) O texto deve ser justicado;
13) Os nicos fechos existentes em comunicaes o-
ciais que seguem o padro ofcio so: Atenciosa-
mente (autoridades de mesma hierarquia ou inferio-
res) e Respeitosamente (autoridades de hierarquia
superior) e devem estar a 1 cm do texto;
14) A identicao do signatrio deve estar a 2,5 cm
do fecho e o Presidente da Repblica no precisa
ser identicado isso signica que o nome dele no
tem obrigatoriedade de constar, apesar de no ser,
obviamente, proibido.
Pronomes de Tratamento
1) Vossa Excelncia V.Exa. usados de Prefeito e
Vereador para cima at Presidente da Repblica
chefes de poderes no podem ter o pronome
abreviado;
2) Vossa Senhoria V.Sa. abaixo de Prefeito e
Vereador a pessoas do povo;
3) Vossa Magnicncia V.Maga. Reitores de
universidades;
4) Vossa Onipotncia Deus;
5) Vossa Santidade V.S. papa;
6) Vossa Eminncia V.Ema. cardeais;
7) Vossa Excelncia Reverendssima V.Exa.
Revma. bispos e arcebispos;
8) Vossa Paternidade Superiores de ordens
religiosas;
9) Vossa Reverncia V.Rev. padres e religiosos
em geral;
10) Vossa Majestades V.Maj. reis e imperadores;
11) Vossa Alteza V.A. prncipes, duques e
arquiduques.
PRINCIPAIS COMUNICAES OFICIAIS
Alguns documentos foram omitidos por terem cado
muito pouco em provas, para tornar seu estudo mais e-
ciente.
Os documentos mais cobrados em provas do CESPE
so o ofcio, a ata e o memorando.
1) ALVAR
Como conceitua o mestre Hely Lopes Meirelles em
Direito Administrativo Brasileiro, Alvar o instrumento
da licena ou da autorizao para o exerccio de um direito,
para a prtica de um ato, ou para a realizao de uma ativi-
dade dependente do policiamento administrativo.
Dividem-se em Alvar de Licena tem carter deni-
tivo e Alvar de Autorizao no tem carter denitivo
e pode ser revogado a qualquer momento.
So alvars as licenas para dirigir, portar armas,
transportar elementos txicos, as carteiras dos conselhos de
classe OAB, CRM etc. , os alvars de funcionamento, as
concesses para os transportes alternativos etc.
Estrutura
1) Ttulo centralizado, em caixa alta com nmero
e data (ano pelo menos);
2) Texto;
3) Local e data centralizados, por extenso;
4) Assinatura nome e cargo abaixo do espao para
a assinatura.

Exemplo:
ALVAR N 1 de 10 de abril de 2008.
O Administrador de Braslia, Ronaldo Silva, resolve:
I conceder alvar de funcionamento empresa Iz-
dio de Sousa para exercer todos os trabalhos rela-
tivos a educao e cultura nesta cidade;
II o referido Alvar tem validade de um ano a contar
desta data.
Braslia, 10 de abril de 2008.
Ronaldo Silva
Administrador de Braslia
2) APOSTILA
Texto para a reticao, raticao ou rerraticao
de dados relativos ao servidor. o aditamento de informa-
es sobre um ttulo ou documento para o alterar a m de
que se evite a expedio de novo ttulo ou documento.
tipo de Apostila a averbao de divrcios feitas no verso
das certides de casamento e, principalmente, as Aposti-
las para progresso funcional quando o servidor passa de
um padro a outro. CUIDADO: VOC SER NOMEADO
PARA O SERVIO PBLICO POR MEIO DE UMA POR-
TARIA DE NOMEAO, A APOSTILA SERVE PARA
PROGRESSO FUNCIONAL.
Estrutura
1) Ttulo em maisculas e centralizado;
2) Texto;
3) Local e data;
4) Assinatura nome e cargo.
Exemplo:
APOSTILA
O nome correto do servidor Fulano de Tal Tal da Silva
Fulano de Tal da Silva, e no como se encontra na Seo
III do Dirio Ocial desta cidade.
Braslia, 10 de abril de 2008.
Ronaldo Silva
Diretor-Geral do Departamento de Civilidade e
Cidadania
3) ATA
Resumo de reunio ou assembleias em geral. Pode ser
lavrada em livro prprio Livro Ata ou impresso e arqui-
vado na Diretoria que requereu a reunio no arquivo de atas,
assim como ocorre com o arquivo de ofcios, por exemplo.
No pode ser separada em pargrafos veja que par-
grafos est no plural, pois o primeiro espao do pargrafo
pode existir ou no nem conter rasuras. Se o documento
for feito no computador, deve ser corrigido antes de impri-
mir, j se o documento for escrito mo no Livro Ata, os
erros que porventura existam devem assim ser corrigidos:
a) se o erro for constatado exatamente aps escrito,
deve-se corrigir com a expresso digo entre vr-
gulas com a escrita correta em seguida;
b) se o erro for constatado aps algumas linhas, an-
tes do fecho, deve-se corrigir com a expresso em
tempo, onde se l ... , leia-se ..., identicando at a
linha da ocorrncia do erro;
c) se o erro for constatado aps a feitura da ata ou
aps vrias atas, deve-se construir uma Ata Reti-
cadora ou corrigir-se o erro na ata seguinte.
Estrutura
1) Ttulo ATA, nmero de ordem e nome da enti-
dade, seo, departamento ou comisso;
2) Texto com o primeiro espao do pargrafo ou
sem ele, no nal aparece o fecho Nada mais ha-
vendo a tratar, encerrou-se a presente sesso e
eu, Fulano de Tal, (espao para a assinatura ou
sem ele, a o escrivo assina junto com os demais
signatrios), lavrei a presente ata que, lida e apro-
vada, ser assinada por mim e pelos presentes
com poucas variaes. Para se completar a lti-
ma linha, pode-se facultativamente escrever
X at o nal XXXXXXXXX.
Exemplo:
ATA DA REUNIO DA COMISSO ELEITORAL DA
ABEP - ELEIO 2008 (com adaptaes)
Aos dois dias do ms de janeiro de dois mil e seis, s
onze horas, nas dependncias do CEDEPLAR, sito Rua
Curitiba, 832 sala 816, na cidade de Belo Horizonte, MG,
reuniu-se, em sesso pblica, a Comisso Eleitoral da
ABEP, para proceder apurao das candidaturas recebidas
para a Diretoria, o Conselho Fiscal e o Conselho Consulti-
vo, para o binio 2005-2006, e para denir a composio
das cdulas eleitorais, com a presena dos seguintes mem-
bros: Ignez Helena Oliva Perptuo (Presidente), Maria do
Carmo Fonseca. O outro membro da Comisso Guaraci
Adeodato Alves de Souza no pode comparecer por moti-
vo de compromissos prossionais assumidos anteriormen-
te. Aps proceder ao levantamento das candidaturas recebi-
das por correspondncia, pela Presidente da Comisso, foi
elaborada a cdula de votao, sendo que a apresentao,
nesta cdula, das candidaturas ao Conselho Consultivo e
do Conselho Fiscal foi ordenada por sorteio, realizado pela
Comisso Eleitoral, na presena da associada Paula Mi-
randa-Ribeiro. No tocante a eleio para a Diretoria, esta
Comisso recebeu a inscrio de 1 (uma) chapa completa,
que na cdula de votao foi identicada por CHAPA 1. Foi
ainda redigida uma carta aos associados para o voto postal.
A cdula de votao, a carta aos associados e uma verso
preliminar da presente ata foram ento encaminhados por
e-mail para o membro ausente da Comisso Guaraci Ade-
odato Alves de Souza, para conhecimento e reviso. Aps
o recebimento de sua resposta foram elaboradas as verses
nais, apresentadas em anexo da presente ata. Nada mais
havendo a tratar, a Presidente agradeceu a presena de to-

dos, dando por encerrada a reunio e lavrou a presente ata,
que, se for aprovada, ser assinada por todos os membros
presentes reunio. Belo Horizonte, 10 de janeiro de 2006.
Eu, Fulano de Tal, ______________________, secret-
rio da reunio.XXXXX
Assinaturas:
4) ATESTADO
a comprovao de um fato ou situao de que tem
conhecimento em razo do cargo que ocupa. Uma de suas
modalidades o Atestado de Capacidade Tcnica, que
emitido a certas empresas para que participem de processo
licitatrio de que necessite desse documento. geralmente
passageiro. No se refere certicao de existncia ou ine-
xistncia de dvidas com o errio nem com a Justia, esse
documento ser a CERTIDO.
Estrutura
1) Ttulo centralizado;
2) Texto;
3) Local e data por extenso;
4) Assinatura nome e cargo centralizados abaixo
do espao para a assinatura.
Exemplo:
ATESTADO
Atesto para os devidos ns junto que o senhor Tcio
Izdio de Sousa se encontra em timo estado de sade aps
avaliao clnica e exames complementares.
Braslia, 10 de abril de 2008.
Ronaldo Silva
Mdico Clnico Geral
5) AVISO
o ofcio entre Ministros de Estado ou atos em geral
emanados por essas autoridades sobre assuntos afetos aos
seus ministrios, na lio de Hely Lopes Meirelles.
Os secretrios de Estado tambm podem expedir este
tipo de documento.
Por analogia, os secretrios de governos estaduais
tambm podem emitir avisos.
Estrutura
Mesma do ofcio por ser documento que segue o
padro ofcio.
(Exemplo de Aviso com adaptaes)

6) CERTIDO
Documento para comprovao de fato ou situao
que conste dos arquivos do servio pblico.
documento revestido de formalidades legais adequadas,
e fornecido por autoridade competente.
Vai desde a Certido de Nascimento de bito,
passando pelas Certides Negativas expedidas pela
Justia Federal, Estadual, Militar.
Estrutura
1) Ttulo muitas vezes j impresso em papel timbrado;
2) Prembulo;
3) Texto;
4) Fecho do que verdade, dou f, entre outros;
5) Local e data da expedio do ato;
6) Assinatura alm da assinatura do chefe, pode-se existir
a assinatura de quem a expediu, neste caso a assinatura do
chefe vem esquerda de do escrivo ou redator direita.
Exemplo:
Exemplo retirado do stio http://www.
cartoriomaceno.com.br/Casamentos/
Registro.htm#
7) CIRCULAR
Texto direcionado a vrios servidores para determina-
es de cunho geral, esclarecimentos de leis, decretos ou
regulamentos.
Pode ser chamada de Memorando-Circular e, assim,
comumente escrito na mesma estrutura do memorando.
Estrutura
Em especial a mesma do Memorando, pois pode
seguir o padro ofcio quando for chamada de Memorando-
Circular; ou na estrutura do exemplo abaixo.
Circular MICT n 10 de 10 de abril de 2008.
O SECRETRIO DE COMRCIO EXTERIOR, DO
MINISTRIO DA INDUSTRIA, DO COMRCIO E DO
TURISMO, no uso de suas atribuies, com o objetivo de
racionalizar o processo de reduo de alquotas do imposto
de importao sob a forma de ex, para bens de capital, de
informtica ou de telecomunicaes, no produzidos na
Regio do MERCOSUL e assinalados na TEC com BK ou
BIT, bem como de ajustar os procedimentos relativos aos
pleitos de reduo aos compromissos do Brasil no mbito do
MERCOSUL, torna pblico que:
1 - At 31 de dezembro de 1997 podero ser reduzidas
as alquotas do imposto de importao relativas a
bens de capital, informtica ou de telecomunica-
es e suas partes e peas, assinalados com BK
ou BIT na Tarifa Externa (TEC), desde que no
produzidos na Regio do MERCOSUL.
2 - A reduo dever ser requerida ao Departamento
de Negociaes Internacionais (DEINT), desta
Secretaria, com protocolo situado na Praa Pio X
n 54, 2 andar, sala 201, Rio de Janeiro-RJ, CEP
20091-040, e nele protocolado, de acordo com o
anexo desta Circular.
3 - O requerimento dever ser dirigido por intermdio
das entidades de classe respectivas, no original e
em papel timbrado da empresa requerente, no se
admitindo requerimento por meio de fax, telex,
telegrama ou semelhante.
4 - No caso de pedido de reduo para mais de um
produto dever ser apresentado requerimento
separado para cada produto.
5 - Os produtos cujos pedidos atendam aos requi-
sitos deste ato sero objeto de Circulares desta
Secretaria, de modo que se torne pblico o exame
das redues tarifrias pleiteadas, com vistas
apurao de existncia ou no de produo
regional.
6 - Manifestaes sobre existncia de produo
regional sero recebidas e consideradas se
apresentadas no prazo de 30 (trinta) dias, contados
da publicao da Circular, acompanhadas de
catlogo original, escrito do idioma portugus,
que contenha especicaes tcnicas do produto
impugnado, bem como de comprovao de seu
fornecimento.
7 - Os catlogos originais que instrurem pedido
de reduo, no escritos no idioma portugus,
devero estar acompanhados de traduo para o
vernculo.
8 - Os interessados podero ser informados sobre
a situao de seus pedidos por intermdio das
entidades de classe.
9 - Fica revogada a Circular n 3, de 16 de janeiro de
1996, desta Secretaria.
Maurcio E. Cortes Costa.
Assinatura
Publicada no D.O.U. de 07.11.96, Seo I, pg. 23.050 (com
adaptaes).

8) DESPACHO
Determinaes diretas do servio em especial para o
trmite de documentos. As determinaes de cumprimen-
to imediato nos inquritos e processos so modalidades de
Despachos.
Estrutura
1) Ttulo centralizado e em caixa alta;
2) Texto;
3) Data;
4) Assinatura nome e cargo.
DESPACHO
1. De ordem, assumo, nesta data, a conduo das
diligncias;
2. O acrdo de s. 116 do STJ, dirimiu o conito de
competncia suscitado a s. 136/138, declarando
a competncia da Justia Comum Estadual para
processar e julgar os delitos que por ventura
venham a ser apurados nestes autos;
3. Assim sendo, faleceria, via de consequncia,
atribuio Polcia Federal para prosseguir
nas investigaes, cabendo Polcia Civil tal
incumbncia;
4. Demais disso, embora tenha havido o tombamento
nesta Delegacia, este IPL tramita na 14 Vara;
5. Todavia, em face da manifestao da COR/SR/
DF e do despacho da chea da DELEFAZ/SR/DF
designando esta autoridade para prosseguimento
das diligncias, determino ao Sr. Escrivo que
proceda expedio das intimaes e do ofcio,
conforme o requisitado no ofcio n 2538/97.
Braslia, 10 de abril de 2008.
Ronaldo Silva
Delegado de Polcia
9) EDITAL
Texto para a abertura de processo seletivo concurso
pblico ou licitaes em geral, contm aviso, determinao
ou citao.
Estrutura
Pode ser escrito em forma de lei artigos pargrafos,
alneas (raramente assim) ou na estrutura de tpicos.
PODER JUDICIRIO
TRIBUNAL DE JUSTIA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITRIOS (TJDFT)
CONCURSO PBLICO PARA PROVIMENTO DE VAGAS E PARA FORMAO DE CADASTRO
DE RESERVA NOS CARGOS DE ANALISTA JUDICIRIO E DE TCNICO JUDICIRIO
EDITAL N. 2 TJDFT, DE 14 DE JANEIRO DE 2007
O TRIBUNAL DE JUSTIA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITRIOS (TJDFT)
torna pblica a reticao do tpico LEI DE ORGANIZAO JUDICIRIA DO DISTRITO
FEDERAL E DOS TERRITRIOS, constante dos subitens 15.2.3 e 15.2.4, e do item 6 do tpico VII
LEGISLAO ESPECIAL, para os cargos 2 e 3, constante do subitem 15.2.5; bem como a incluso
do item 6 no tpico II NOES DE DIREITO ADMINISTRATIVO, nos conhecimentos especcos
para o cargo 1, tambm constantes do subitem 15.2.5, referentes ao Edital n. 1 TJDFT, de 18 de
dezembro de 2007, publicado no Dirio Ocial da Unio, conforme redao a seguir especicada,
permanecendo inalterados os demais itens e subitens do referido edital.
Torna pblico, ainda, que eventuais alteraes nas normas internas do TJDFT, como Resolues,
Provimento da Corregedoria e Regimento Interno, posteriores publicao do Edital n. 1 TJDFT,
de 18 de dezembro de 2007, no sero consideradas, nos termos do subitem 14.37 do referido edital.
15.2.3 (...)
LEI DE ORGANIZAO JUDICIRIA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITRIOS:
Lei n. 8.185, de 14/05/91, publicada no DOU de 15/05/91, Seo 1, alterada pela Lei n. 8.407, de
10/01/92, publicada no DOU de 13/01/92, Seo 1; pela Lei n. 9.248, de 26/12/95, publicada no DOU
de 27/12/95, Seo 1; pela Lei n. 9.699, de 08/09/98, publicada no DOU de 10/09/98, Seo 1; pela Lei
n. 9.868, de 10/11/99, publicada no DOU de 11/11/99, Seo I, e pela Lei n. 10.801, de 10/12/2003,
publicada no DOU de 11/12/2003.
15.2.4 (...)
LEI DE ORGANIZAO JUDICIRIA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITRIOS:
Lei n. 8.185, de 14/05/91, publicada no DOU de 15/05/91, Seo 1, alterada pela Lei n. 8.407, de
10/01/92, publicada no DOU de 13/01/92, Seo 1; pela Lei n. 9.248, de 26/12/95, publicada no DOU
de 27/12/95, Seo 1; pela Lei n. 9.699, de 08/09/98, publicada no DOU de 10/09/98, Seo 1; pela Lei
n. 9.868, de 10/11/99, publicada no DOU de 11/11/99, Seo I, e pela Lei n. 10.801, de 10/12/2003,
publicada no DOU de 11/12/2003.
(...)
Desembargador LCIO RESENDE DA SILVA
Presidente do Tribunal de Justia do Distrito Federal e dos Territrios

10) EXPOSIO DE MOTIVOS
Texto dirigido ao Presidente da Repblica para
inform-lo de determinado assunto, propor alguma medida
ou submeter a sua considerao projeto de ato normativo.
enviado pelo alto escalo do governo ministros,
secretrios nacionais ou equiparados.
Estrutura
Mesma do ofcio por poder integrar a estrutura do
chamado padro ofcio.
Exemplo de Exposio de Motivos de carter informativo
(com adaptaes)
EM n 10/2008-MRE
Braslia, 10 de abril de 2008
5 cm
5 cm
1,5 cm
2,5 cm
1,5 cm
1 cm
3 cm
Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica
Respeitosamente,
Ronaldo silva
Ministro das Relaes Exteriores
O presidente George bush anunciou, no ltimo dia 13,
signicativa mudana da posio norte-americana nas negociaes
que se realizam na Conferncia de Desarmamento, em Genebrea de
uma conveno multilateral de prescrio total das armas qumicas.
Ao renunciar conveno multilateral de prescrio total das armas
qumicas, os Estados Unidos reaproximaram sua postura da maioria
dos quarenta paises participantes do processo negociador, inclusive
o Brasil, abrindo possibilidades corretas de que o tratado venha a ser
concluido e assinado em prazo de cerca de um ano (...)

11) MEMORANDO
Comunicao entre unidades administrativas
de um mesmo rgo para tratar de assuntos gerais da
administrao. comunicao interna.
O destinatrio mencionado pelo cargo que ocupa,
no pode conter endereamento j que comunicao
interna e na parte designada para local e data, o local pode
ser omitido. Muito cuidado, um dos documentos ociais
mais cobrados em provas de concursos.
Estrutura
A mesma do ofcio com as alteraes j apresentadas
no texto acima.
Exemplo de Memorando (com adaptaes)


12) OFCIO
atualmente o documento mais cobrado em provas de
concursos, inclusive para que o aluno o produza redao
ocial discursiva.
comunicao utilizada entre unidades administrati-
vas de rgos diferentes, comunicao externa: porm, ma-
gistrados em geral, por costume e por serem considerados
mais que servidores pblicos so Agentes Polticos pro-
duzem, como regra, ofcios, mesmo se dirigidos a magistra-
dos do mesmo tribunal. A prtica diz isso e as bancas tm
aceitado essa regra.
Quem pode ociar: rgos pblicos em geral ou em-
presas particulares. O documento enviado por estas s ser
ocial se for dirigido a rgos pblicos, seno sero comu-
nicaes comerciais.
Quem pode ser ociado: rgos pblicos em geral, em-
presas particulares ou os particulares.
Estrutura
1) Timbre;
2) Identicao do expediente com nome, nme-
ro, rgo expedidor e ano;
3) Local e data alinhados margem direita;
4) Identicao do destinatrio com forma de tra-
tamento, nome, cargo e endereamento;
5) Referncia obrigatrio em ofcios para mero
encaminhamento de documentos em que expe-
diente ocial solicitou;
6) Assunto obrigatrio no correio eletrnico e
em documentos bem longos;
7) Texto;
8) Fecho;
9) Identicao do Signatrio.
SERVIO PBLICO FEDERAL
MJ-DEPARTAMENTO DE POLCIA FEDERAL
DELEGACIA DE POLCIA FEDERAL EM LONDRINA/PR
Ofcio n 3/2006/Cart
Londrina/PR, 3 de janeiro de 2006.
A Sua Senhoria o Senhor
Aggeu Lemos Bezerra Neto
Chefe da SECRIM/SR/DPF/PR
Curitiba/PR

Senhor Chefe,
No interesse dos autos do IPL 000/00-DPF.B/LDA/PR, solicito os valiosos prstimos de Vossa
Senhoria no sentido de designar Peritos Criminais Federais para realizarem percia grafotcnica
na nona alterao contratual da empresa AGNCIA XXXXXXXXXXXX DE TURISMO
LTDA, cujo original a este acompanha, confrontando-a com os materiais grcos fornecidos por
xxxxxxxxxxxxx, xxxxxxxxxxxxxxxx, xxxxxxxxxxxxxxxxx, que tambm seguem anexos ao
presente, devendo os Srs. Peritos responderem aos seguintes quesitos:
01) Quais as caractersticas dos documentos submetidos a exames?
02) A assinatura aposta acima do nome de xxxxxxxxxxxxxxx, constante no nal da
nona alterao contratual da empresa em questo, partiu do punho escriturador de algum dos
fornecedores dos materiais grcos padro que a este acompanham ?
03) xxxxxxxxxxxxxxx efetivamente assinou a nona alterao contratual da empresa em
questo ?
04) Outros dados julgados teis, pertinentes e esclarecedores.

Releva destacar que xxxxxxxxxxxxxxx no foi localizado, havendo suspeitas de que tal
pessoa no exista.
Atenciosamente,
Ronaldo Silva
Delegado de Polcia

13) PARECER
Texto tcnico-cientco sobre assunto posto
observao do analista. Geralmente parte integrante de
um processo.
Tem como objetivo principal fornecer subsdios para a
tomada de decises.
Estrutura
1) Ttulo Parecer n/ano;
2) Ementa resumo do assunto, pode ser na estrutura
de um pargrafo, pois nas leis tem de ser escrito da
metade da folha para o nal;
3) Texto que constar: introduo (histrico), esclare-
cimento (anlise do fato) e concluso (indicao de
uma medida a ser adotada);
4) Fecho o parecer, Sob Censura ou Sub Censura;
5) Local e data;
6) Assinatura nome e cargo.
EXEMPLO DE PARECER DO TCU (com adaptaes)
PARECER N 10 DE 2008
Trata-se de prestao de contas anual de entidade pblica referentes a
determinado exerccio.
2. Na anlise de tais contas, vericou-se a aquisio de equipamentos de
informtica no valor total de R$ 500.000,00. O administrador da entidade determinou
que fossem realizadas diversas aquisies, cada uma com valor inferior ao limite
legal para contratao direta por dispensa de licitao, promovendo o fracionamento
da despesa. Todavia o fato no acarretou dano ao errio, j que as contrataes
foram realizadas por valores de mercado.
3. De incio, destaco que o TCU tem competncia para apreciar a matria,
estando a entidade sob a jurisdio do Tribunal.
4. A Lei n. 8.666/1993 estabelece que aquisies acima de R$ 80.000,00, de
bens e servios em geral, devem, em regra, ser precedidas de licitao na modalidade
de tomada de preos ou concorrncia. No presente caso, o valor total exigiria uma ou
outra modalidade e, por isso, a administrao deveria ter promovido as licitaes,
tendo em conta o valor total das aquisies.
5. Enm, observa-se que, caso as contrataes j no estivessem consumadas,
caberia ao Tribunal determinar entidade que adotasse medidas corretivas, informando ao
Congresso Nacional eventual descumprimento da determinao, para que este promovesse a
sustao dos contratos. O TCU teria competncia tambm para decidir a respeito da sustao
dos contratos, caso o Legislativo ou o Executivo no tomassem as providncias cabveis
dentro do prazo de noventa dias. Mas no o que se passa no presente caso, pois aqui as
aquisies j se consumaram.
6. Em face de todo o exposto, considerando a gravidade dos vcios detectados
e a inexistncia de dano ao errio, prope-se que as presentes contas sejam julgadas
irregulares e que seja aplicada ao responsvel multa fundada no art. 58 da Lei n.
8.443/1992. Prope-se, ainda, que seja determinado ao ente pblico que, em futuras
aquisies, abstenha-se de promover o fracionamento da despesa, de modo a realizar
licitao na modalidade que seria aplicvel para o valor total das contrataes.
Sub Censura.
Braslia, 10 de abril de 2008.
Ronaldo Silva
Analista de Controle Externo do TCU

14) PORTARIA
Ato expedido por Ministros, Secretrios ou dirigentes
de rgos e entidades da Administrao Pblica com
o to de instruir os servidores sobre procedimentos da
Administrao Pblica, dar delegaes, disciplinar matrias
de leis e, at, para instaurar inquritos, processos, termos
circunstanciados, entre outros.
Estrutura
1) Ttulo PORTARIA, em maisculas seguido
do nmero e data;
2) Ementa;
3) Resolve;
4) Fecho Cumpra-se;
5) Data;
6) Assinaura.
n do documento
base da notcia do
crime
n do protocolo
tipicao, ainda que
provisria
autoria,
quando
possvel
relato
sucinto do
fato
delituoso
MODELO DE PORTARIA
diligncias de
cumprimento
imediato
11 12 13
21 22 23
31 32 33
a a a
a a a
a a a

| |

|
`
|
|
\ .
)
15) RELATRIO
Texto produzido a partir de um trabalho executado e que
no seja de natureza tcnico-cientca. Pois este ser o Parecer.
Estrutura
1) Ttulo;
2) Ementa ligeiro histrico do motivo do relatrio
com a indicao legal;
3) Vocativo;
4) Texto;
5) Fecho;
6) Data;
7) Assinatura nome e cargo.
MODELO DE RELATRIO (COM ADAPTAES)
RELATRIO
REF.: INQURITO POLICIAL N 000/2006
PROCESSO: N 89.0020966-3 - 4 VARA FEDERAL/RJ.
INCIO: 12/06/89 - TRMINO: 13/05/2006.
INCIDNCIA PENAL: Art. 1, da lei n 4729/65.
Senhor Juiz,
O presente apuratrio foi instaurado pela Portaria de s. 02, atendendo requisio
do MPF que, pelo Ofcio PR/RJ-N 338/89 (s. 03), datado de 15.02.2005, encaminhou
o Ofcio PFN/RJ N 06/89 ( s. 04/05 ), datado de 18.01.2005, dando conta da prtica de
ilcitos penais previstos na Lei 4.729/65, por parte dos responsveis pela sociedade JMJ
ELETRNICA LTDA.
O Auto de Infrao ( s. 06/09 ) lavrado em 29.08.2005 pela DRF-RIO DE JANEIRO,
informa que, no curso de aes scais empreendidas em empresas de informtica,
constatou-se o registro nos livros contbeis dessas empresas, de um sem nmero (sic) de
notas scais-faturas emitidas pela empresa JMJ ELETRNICA LTDA.
Os vultosos valores das referidas notas suscitaram dvidas quanto legitimidade
da emisso, a efetividade da operao mercantil por elas supostamente acobertadas, bem
como regular importao dos produtos nelas discriminados: componentes eletrnicos de
sosticada tecnologia, ainda no dominada pela indstria nacional
Os fatos narrados caracterizam, em tese, o tipo do artigo 1, I, da Lei 4.729/65.
Considerando que os documentos de s. 66/132 demonstram que os fatos ocorreram
no perodo de 1984 a 1986, ou seja, no mnimo h 10 (dez ) anos, parece-me que, decorrido
lapso temporal superior ao insculpido no artigo 109, V do CP, incide, s.m.j., a norma do
artigo 107, IV, do mesmo diploma legal, fazendo cessar o jus puniendi do Estado.
Pelo exposto, entendendo haver esgotado as diligncias na esfera policial, submeto os
presentes autos a V. Ex para que, aps ouvido o MPF, determine o que melhor convier aos
interesses da justia.
Respeitosamente,
Braslia, 3 de janeiro de 2006.
Ronaldo Silva
Delegado de Polcia

16) REQUERIMENTO
Expediente ocial em que o signatrio do documento
solicita a autoridade algo a que julga ter direito.
Convm que se faa o requerimento em terceira pessoa.
So exemplos de requerimentos, entre outros, os pedidos
de concesso de Habeas Corpus e os recursos contra a
Administrao Pblica.
Estrutura
1) Ttulo;
2) Vocativo;
3) Texto iniciando com a qualicao do signatrio
em terceira pessoa e por m surge o objeto do re-
querimento;
4) Fecho Nestes termos, pede deferimento e ex-
presses correlatas sem exageros, pode ser abrevia-
do N.T.P.D;
5) Data;
6) Assinatura.
MODELO DE REQUERIMENTO
(COM ADAPTAES)
REQUERIMENTO
Senhora Secretria Nacional de Justia,
Ronaldo Silva, CPF, RG vem solicitar a Vossa
Senhoria a inscrio desta APAE, no livro destinado ao
Registro de Entidades Declaradas de Utilidade Pblica
Federal, para o qual apresenta a documentao exigvel
anexa.
Nestes termos, pede deferimento.
Braslia, 10 de abril de 2008.
Ronaldo Silva
Diretor
17) CORREIO ELETRNICO (E-MAIL)
Texto que preza pela celeridade e serve geralmente para
encaminhar outros documentos. Se possuir Certicao
Digital, valer como documento ocial impresso.
Estrutura
No se exige estruturas rgidas para o correio eletrnico,
basta que respeite os princpios da redao ocial.
J perguntaram em provas sobre o ASSUNTO no
correio eletrnico. Existe obrigatoriedade sim de sua
exposio para que se evitem problemas tcnicos ao servio
pblico, vrus de computador.
Modelo de Correio eletrnico
Conforme acordado por telefone, envio anexo o ofcio
deste departamento para o conhecimento e a providncia
necessrios ao envio da mquina de xerox que se encontra
em poder desse departamento.
Ronaldo Silva
Servidor da Assembleia Legislativa
A REDAO OFICIAL NORMATIVA E O
JURIDIQUS
A redao ocial no pode conter marcas de apreo
ou desapreo (os famosos puxa-saquismos no cabem
na redao ocial). Por isso, deve-se evitar usar a forma
DOUTOR para quem no possui ttulo acadmico de
Doutorado, mas por uma questo de tradio, os bacharis
podem ser chamados assim (em especial os de Direito e da
rea mdica).
Os textos normativos seguem o seguinte esquema
hierrquico:
1 LIVROS (numerais romanos);
2 TTULOS (numerais romanos);
3 CAPTULOS (numerais romanos);
4 SEES (numerais romanos);
5 SUBSEES (numerais romanos);
6 ARTIGOS (numerais ordinais at o nono 1,
2, 3... , a partir do dez sero escritos com nu-
merais cardinais 10, 11, 12...);
7 PARGRAFOS (se for apenas um, ser escrito
por extenso Pargrafo nico, seno, sero es-
critos em numerais ordinais) ;
8 INCISOS (escritos em numerais romanos);
9 ALNEAS (letras minsculas).
OBS.:
Os livros aparecem em leis mais extensas e so o
agrupamento dos ttulos.
Os captulos englobam um conjunto de sees.
As sees so o agrupamento dos artigos a respeito de
um mesmo tema.
Os artigos so a unidade bsica para a diviso,
apresentao e agrupamento dos assuntos;.
Os pargrafos constituem, na tcnica legislativa, a
imediata diviso de um artigo, ou, como anotado por Arthur
Marinho
(...) pargrafo sempre foi, numa lei, disposio
secundria de um artigo em que se explica ou modica a
disposio principal.
Os incisos so a imediata diviso dos artigos e so
indicados por numerais romanos.
As alneas so a diviso de pargrafos ou incisos.

ALGUMAS EXPRESSES LATINAS DE USO COMUM:
Ab absurso. A partir do absurdo, pelo absurdo. Fala-se
em argumento ab absurdo e no absurdum como se v em
livros renomados.
Aberratio delicti. Desvio de delito; erro na execuo
de um crime com resultado diferente do pretendido.
Ab initio. Desde o incio, a partir do incio, de incio.
Ab irato. Num impulso de clera.
A contrario sensu. Pela razo contrria.
Ad arbitrium. Arbitrariamente.
Ad cautelam. Para efeito de cautela, de preveno.
Ad corpus. Para o corpo; usa-se, frequentemente, na
venda de um imvel sem especicao de rea.
Ad hoc. Para isso, para algo especco.
Ad judicia. Para o juzo; procurao vlida apenas para
o juzo.
Ad locum. Sem demora, de imediato.
Ad nauseam. Exaustivo, algo muito detalhado, pormeno-
rizado.
Ad nutum. Sem justicativa.
Ad probationem. Para a prova, determinada formali-
dade legal exigida somente para a prova do ato.
Ad referendum. Sujeito aprovao, apreciao, co-
mum usar o substantivo referendo.
Animus. Inteno, vontade, propsito.
A quo. Procedncia (de quem, do qual), a primeira
instncia; j ad quem uma instncia superior a que o pro-
cesso sobe.
Bis in idem. Duas vezes sobre a mesma coisa (pode ser
escrito ib idem ou ibidem).
Bona de. Boa f.
Concessa venia. Concedia, suposta vnia, a permisso,
a licena; o mesmo que data venia.
De cujus. O falecido.
De facto. De fato, segundo o fato.
Dies ad quem. ltimo dia de um prazo.
Dies a quo. Primeiro dia de um prazo.
Erga omnes. Para com todos, em relao a todos, de
carter geral, contrrio de erga singulum.
Ex nunc. Ato, condio ou contrato cujos efeitos se
fazem sentir com a celebrao do ato, no retroage.
Ex tunc. Desde ento, com retroatividade.
Ex ofcio. Diz-se do ato judicial praticado em decor-
rncia do ofcio.
Extra petitum. Alm do pedido, extrapolando o pedido.
In loco. No lugar, no prprio local.
Inter vivos. Entre vivos, durante a vida.
Ipsis verbis. Com as mesmas palavras, textualmente.
Ipsis litteris. Com as mesmas letras, textualmente.
Iter criminis. Atos praticados pelo criminoso, neces-
srios realizao do delito.
Juris tantum. Apenas de direito.
Lato sensu. Em sentido amplo, geral.
Mnus publicum. Funo pblica, de interesse pblico.
Mutatis mutandis. Mudado o que deve ser mudado.
Pact sunt servanda. Os pactos devem ser cumpridos.
Passim. Aqui e ali; com frequncia, frequentemente.
Pro forma. Por mera formalidade.
Pro rata. Em proporo, proporcionalmente.
Sine cura. Despreocupado, descuidado.
Sine die. Adiamento para o futuro, sem data certa.
Sine qua non. Indispensvel, obrigatria, indispensvel.
Status quo. Na situao em que est, do mesmo jeito.
Stricto sensu. Em sentido estrito, determinado, espe-
cicado.
Sub judice. Em juzo, em julgamento, espera de jul-
gamento.
QUESTES DE PROVAS
QUESTES DE REDAO OFICIAL DE CONCURSOS
PBLICOS
CLDF TCNICO LEGISLATIVO CESPE 2006
O texto a seguir uma crtica do cartunista Henl edio,
em 1968, do Ato Institucional n. 5, que estabelecia a permisso de
o governo militar censurar as mensagens veiculadas pelos meios
de comunicao, cassar mandatos, fechar o Congresso e punir
magistrados.
EXMO. SR. DR. JUIZ DE DIREITO
DA 4 VARA DE FAMLIA
A/C DO SENADOR NELSON CARNEIRO
O Sr. ATO CINCO e a Sr. NAO BRASILEIRA, ambos
brasileiros, casados, ele residente na praa dos 3 Poderes, Distrito
Federal, e ela, prendas domsticas, residente no continente ame-
ricano, latitude sul, vm requerer a V. Ex. que se digne a deferir
o seu divrcio litigioso (incompatibilidade de gnios), observadas
as formalidades legais e nos termos que se seguem:
1. Os suplicantes so casados h 9 anos, pelo regime de exce-
o de bens, conforme certido inconstitucional anexa.
2. O casal possui 110 milhes de lhos, de acordo com as cer-
tides de nascimento anexadas a este instrumento.
3. Os lhos do casal caro sob a guarda da me, no podendo
o pai nunca mais visit-los quando lhe aprouver. Nem nos
ns-de-semana e jamais nas frias escolares.
4. A suplicante abre mo do seu direito a penso alimentcia,
por dispor de meios prprios de subsistncia, como proprie-
tria de milhes de quilmetros quadrados.
5. Para manuteno do pai, a me e seus lhos concordam em
fornecer-lhe uma penso alimentcia de WN8.100,35 (OITO
SENADORES, CEM DEPUTADOS e TRINTA E CINCO
VEREADORES) anuais.
6. A suplicante continuar usando seu nome de solteira,
NAO BRASILEIRA.
7. Homologado o presente pedido de divrcio, os suplicantes
requerem seja determinada a expedio de ofcio para
averbao do mesmo no Registro Civil, bem como o
fornecimento de certido em duas vias.

Pede deferimento,
OIAPOQUE AO CHU, 15 de julho de 1977.
___________________________________
Sr. ATO CINCO
____________________________________
Pela NAO BRASILEIRA
Henl. Cartas da me. Rio de Janeiro: Record, 1986, p. 31
(com adaptaes).
CLDF POLICIAL LEGISLATIVO CESPE 2006
Com referncia a esse texto e considerando as nor-
mas gramaticais e de redao ocial, julgue os itens que se
seguem.
1. Dadas as semelhanas entre o requerimento e o ofcio, o do-
cumento poderia corretamente ser assim iniciado:
DE: ATO CINCO E NAO BRASILEIRA
PARA: EXMO. SR. DR. JUIZ DE DIREITO DA 4.a VARA
DE FAMLIA
2. Estaria correta a seguinte reescrita do item 7 do documento:
Os suplicantes requerem que, homologado o presente pe-
dido, sejam determinados a expedio de ofcio para averbao
do divrcio no Registro Civil e o fornecimento de certido em
duas vias.
3. O nome dos requerentes e o local onde foi emitido o docu-
mento esto grafados com letras maisculas (em caixa alta),
atendendo ao que prescrevem as normas de redao ocial.
4. A numerao das alegaes atende s normas de redao de
correspondncias ociais.
5. O emprego da abreviatura A/C (ao cuidado de) no se inclui
entre as recomendaes atuais para a elaborao de reque-
rimento ou memorando.
Considerando as normas para a redao de correspon-
dncias ociais, julgue o item a seguir.
6. Como um dos atrativos da comunicao ocial por correio
eletrnico a exibilidade, no se dene uma forma rgida
para sua estrutura nem h exigncia de impessoalidade ou
de emprego do padro culto da linguagem nas mensagens
encaminhadas por essa via.
Julgue os trechos de correspondncias ociais apresen-
tados nos itens seguintes, conforme as exigncias do padro
culto da linguagem.
7. Em resposta ao ofcio n. 123/2005/SSP-DF, de 28/12/2005,
no qual Vossa Senhoria solicita o encaminhamento dos
documentos relativos aos processos administrativos instau-
rados nesta Inspetoria, informamos que j foram tomadas
as devidas providncias para atender sua solicitao.
8. Importa assinalar que a rea de atuao desta Superinten-
dncia foi a regio do pas que mais cresceu nas ltimas trs
dcadas, para cujo o fenmeno muito contribuiu a eccia e
a ecincia dos programas polticos-sociais.
9. Reportamo-nos ao documento encaminhado em 21/10/2005,
Vossa Excelncia, que se trata de solicitao de providn-
cias quanto ao aumento do efetivo de policiais legislativos
desta Casa.
10. Informo que encontra-se em curso os procedimentos ati-
nentes ao processo a que V. S.
a
referiu-se e, assim que na-
lizados os resultados sero informados.
CONSULTOR DA CLDF CESPE 2006
O Estado democrtico estabelece o direito, a m de que o li-
mite da liberdade de cada um seja a liberdade dos outros. O Brasil
livrou-se da tutela do arbtrio e no aceita a tutela da coao, nem
o intimidam faces ou grupos.
A liberdade implica o compromisso de fortalecer o poder
poltico contra a insegurana de abalos institucionais. Ouvir a
todos e conviver com todos, sem discriminao. Tolerncia no
signica concordncia.(...)
A liberdade no se esgota na vontade institucional. Ela tem
de ser capaz de gerar direitos sociais, para ser a liberdade que no
permita a morte pela fome, pelas doenas, pela insegurana das
cidades e pela ausncia de trabalho. Enm, a liberdade a vida;
uma perspectiva de vida feliz.
Mas o exerccio da liberdade tem de ser integral. Indissoci-
veis so as liberdades poltica, econmica e social. Todos sabem
que, onde morreu a liberdade econmica ou existe a servido so-
cial, a liberdade poltica no existe. Querer a liberdade poltica
sem garantir o poder criador competitivo da iniciativa privada
no conhecer a realidade da Histria. Querer liberdade econmi-
ca, convivendo com a injustia social e com a misria, admitir
uma sociedade de privilgios que termina na violncia e no siln-
cio das ideologias.
Jos Sarney. Discurso de Posse.
Em relao ao texto acima, julgue o item.
11. A linguagem do primeiro pargrafo do texto inadequada
para a redao de correspondncias ociais em razo de sua
subjetividade.
PMDF OFICIAL MDICO CESPE 2007
Julgue os itens que se seguem, referentes redao de
correspondncias ociais.
12. O pronome de tratamento empregado em comunicaes di-
rigidas aos chefes dos trs poderes Excelentssimo Senhor
seguido do cargo.
13. O memorando tem como nalidade a comunicao entre os
chefes de unidades administrativas de rgos distintos.
PF ADMINISTRATIVO MDIO CESPE 2004
Paulo, agente administrativo lotado na Diretoria de Combate
ao Crime Organizado (DCOR) do Departamento de Polcia Fede-
ral (DPF), foi incumbido, por seu superior, de redigir um ofcio a
ser enviado pela DCOR ao Procurador-Geral da Repblica.
Em face da situao hipottica acima, julgue os itens que
se seguem.
14. Caso o ofcio trate de um problema cuja soluo dependa de
providncias por parte do destinatrio do expediente, Paulo
poder optar por um dos seguintes fechos:
Atenciosamente, aguarda soluo para o caso.
Respeitosamente, contando com vossa prestimosa colabora-
o para a soluo do caso.
18

15. O documento deve conter, entre outros elementos, a
identicao do local e da data em que foi expedido, a
assinatura de Paulo e o nome do signatrio.
16. Ao redigir o ofcio, Paulo deve empregar o pronome de tra-
tamento Vossa Excelncia para dirigir-se ao destinatrio.
O chefe de uma seo do DPF solicitou a um funcionrio que
transcrevesse uma conversa gravada. Recomendou que o dilogo
fosse apresentado em forma de relato e que fossem respeitadas as
regras da norma padro da lngua escrita.
A seguir, so apresentados duas falas do dilogo e os respec-
tivos relatos escritos pelo funcionrio.
Fala 1
Indivduo X: Voc tem certeza de que tinha dois carros aqui?
Indivduo Y: Tenho. Dois carros e uma bicicleta.
Fala 2
Indivduo X: O que voc vai dizer se te chamarem para tes-
temunhar?
Indivduo Y: Eu falo que estava escuro e que no vi nada.
Alm do mais, eu tava s de passagem.
Relato 1
O indivduo X perguntou para o indivduo Y se ele tinha
certeza de que tinha dois carros no local onde estavam, e o indi-
vduo Y respondeu que tinha certeza, e que havia dois carros e
uma bicicleta.
Relato 2
Indagado pelo indivduo X sobre o que diria se o chamassem
para testemunhar, o indivduo Y respondeu que falaria que estava
escuro, que no tinha visto nada e que, alm do mais, estava s
de passagem.
Julgue os itens subsequentes, relativos redao de expe-
dientes e situao hipottica apresentada acima.
17. O funcionrio atenderia com objetividade ao que lhe foi
solicitado se nalizasse o texto da seguinte maneira:
Esperando estar cumprindo com meu dever, com todo respei-
to, alerto V.S. de que o indivduo Y parece falsear os fatos, como
conclu ao ouvir vrias vezes e com bastante ateno, esta ta.
18. Para atender a recomendaes dos manuais de redao de
expedientes, depois de completar a tarefa, o funcionrio
precisaria redigir um ofcio encaminhando a seu chefe os
relatos escritos.
19. Os relatos 1 e 2 reproduzem com delidade o contedo das
falas 1 e 2.
20. No relato 1, desconsideradas as repeties, que poderiam ser
evitadas, a passagem se ele tinha certeza de que tinha dois
carros atende plenamente recomendao feita pelo chefe.
21. No relato 2, para atender rigorosamente ao que lhe foi
solicitado, o funcionrio deveria ter escolhido a construo
se caso chamassem-o em vez de se o chamassem.
Com referncia redao de expedientes, julgue a asso-
ciao entre documento, nalidade e fecho proposta em cada
um dos itens seguintes.
22. documento: requerimento
nalidade: solicitao, de particular a autoridade, de algo a
que o autor julga ter direito
fecho: Nestes termos, pede deferimento.
23. documento: ata
nalidade: registro resumido e objetivo das decises de reu-
nies e assembleias em geral
fecho: Nada mais havendo a tratar na reunio do dia quatro
de fevereiro de mil novecentos e noventa e nove, foram en-
cerrados os trabalhos e eu, Fulano de Tal, lavrei a presente
ata, que, lida e aprovada, foi assinada pelos presentes.
SGA MDIO CESPE 2004
Considerando os princpios de redao de expedientes,
julgue os itens a seguir.
24. Com a nalidade de padronizao, redao de comunica-
es ociais foram incorporados procedimentos rotineiros
ao longo do tempo, como as formas de tratamento e de cor-
tesia e a estrutura dos expedientes.
25. O tratamento que deve ser dado aos assuntos que constam
das comunicaes ociais deve ser impessoal; todavia, so
estimuladas as impresses individuais de quem comunica.
26. Os expedientes ociais cuja nalidade precpua informar com
clareza e objetividade, empregando a linguagem adequada,
tm carter normativo, estabelecem regras para a conduta dos
cidados ou regulam o funcionamento dos rgos pblicos.
27. A conciso, sinnimo de prolixidade, uma qualidade de
qualquer texto tcnico e uma caracterstica do texto ocial,
que exige do redator essencialmente conhecimento do as-
sunto sobre que escreve, uma vez que raramente h tempo
disponvel para revisar o texto.
28. O domnio da redao de expedientes ociais aperfeioado
em decorrncia da experincia prossional; muitas vezes a
prtica constante faz que o assunto se torne de conhecimento
generalizado.
Com relao a elementos estruturais de expedientes e
textos normativos ociais, julgue os itens subsequentes.
29. O pronome de tratamento Vossa Excelncia empregado,
no Poder Judicirio, para ministro de tribunal superior,
membros do jri em tribunais populares, auditores e juzes.
30. A forma Dignssimo (DD. foi abolida no tratamento s
autoridades, porque dignidade pressuposto para que se
ocupe qualquer cargo pblico, sendo desnecessria sua
repetida evocao em expedientes ociais.
31. O fecho de comunicao Atenciosamente empregado para
autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior
do remetente.
32. Com referncia identicao do signatrio, as comunica-
es ociais devem trazer o nome e o cargo da autoridade
que as expede, abaixo do local de sua assinatura, inclusive
quando a autoridade for o governador ou o presidente da
Repblica.
33. Em texto normativo, os artigos so a unidade bsica para apre-
sentao, diviso ou agrupamento de assuntos; os pargrafos
so disposies secundrias de um captulo, as quais explicam
ou modicam a disposio principal, expressa no caput.
TJDFT OFICIAL DE JUSTIA CESPE 2003
34. Assinale a opo cujo fragmento obedece s exigncias
de correo gramatical, impessoalidade e objetividade,
prprias da redao de documentos ociais.
a. So passveis de penhora o numerrio pertencente
associao, ainda que em tal valor se insira o paga-
mento de salrios de seus empregados. Na realidade,
a vedao legal de constrio atinge somente os sal-
rios efetivamente recebidos.
b. Adicional noturno e horas extras no so abrangi-
dos pelo conceito de remunerao, logo, no pode
sobre os mesmos incidir a contribuio previden-
ciria, segundo entendimento embasado na Lei n.
8.112/1990.
c. Inexistindo, nos autos, provas concludentes no senti-
do de descaracterizar a atuao de um dos acusados,
mero empregado de imobiliria, que agiu mediante
ordens de seu preposto, mantm-se a absolvio de-
cretada, eis que ausente a inteno de lesar o bem
jurdico tutelado.
d. Deve ser anulado o julgamento do tribunal do jri, no
qual a formulao dos quesitos se deu de forma com-
plexa, violando o procedimento normatizado, cujo
determina que os quais quesitos devero ser feitos
em proposies simples e bem distintas.
e. Cuidando-se de empresa pblica, a penhora dos va-
lores existentes em sua conta-corrente poder oca-
sion-la danos de difcil reparao, inviabilizando a
adimplncia de compromissos assumidos, inclusive o
pagamento de salrios de funcionrios.
Opes adaptadas do Informativo de Jurisprudn-
cia n. 46, 1.-15/abril/2003.
CER-RR CESPE 2004
A respeito da redao de expedientes, julgue os itens abaixo.
35. Considere que um funcionrio da CER seja responsvel
pelas atas referentes a reunies administrativas do departa-
mento em que est lotado. Nessa situao, correto armar
que o funcionrio, no momento de lavrar as atas, deve cui-
dar para que elas relatem os fatos ocorridos nas respectivas
reunies, de forma resumida e objetiva, e no contenham
rasuras, borres nem linhas em branco.
36. A redao de expediente diz respeito elaborao de diver-
sos tipos de documentos que so escritos no ambiente de
trabalho, sejam eles, por exemplo, requerimentos, declara-
es, cartas pessoais ou ofcios.
37. O relatrio um documento que apresenta relato minucio-
so de determinada situao que exige investigao, anlise
ou descrio. No fecho desse tipo de expediente correto
o emprego da expresso Nestes termos, pede deferimento,
uma vez que o relatrio tambm pode conter recomenda-
es de medidas cabveis para solucionar eventuais proble-
mas mencionados.
38. Em determinada organizao, um funcionrio do departa-
mento de manuteno precisa redigir um memorando ende-
reado ao chefe do departamento de compras, solicitando a
aquisio de material de limpeza. Nessa situao, o docu-
mento estar adequadamente redigido se for assinado pelo
chefe do departamento de manuteno e contiver um dos
seguintes fechos:
Atenciosamente, Humildemente, Cordialmente, Respei-
tosamente.
39. Considere o seguinte trecho, de um documento hipottico.

Fulana de Tal, brasileira, casada, residente na Rua das Rosas,
s/n., portadora de CI n. 232.323-XX e CPF 333.333.333-33,
funcionria pblica do estado de Roraima, solicita, na forma
da lei, promoo funcional por ter completado curso supe-
rior, conforme diploma em anexo.
Nessa situao, correto inferir que o documento em ques-
to um requerimento.
MDS MDIO CESPE 2006

Considere que, em uma repartio pblica, o chefe de
departamento tenha recebido o documento a seguir, do
qual as partes (1) e (2) foram ocultadas.
(1) _________ n. 10 /2006-DNZ
Braslia, 30 de maro de 2006.
Senhor Fulano de Tal:
Apresento a V.S.
a
o servidor Jos das Quantas, matrcula
n. 303, ocupante do cargo de Secretrio do Quadro de Pessoal
Permanente deste Ministrio, que passar a ter exerccio nesse
Departamento, a partir do dia 1. do prximo ms.
Cordialmente,
(2) _____________________
Julgue os itens a seguir, a respeito da situao apresenta-
da e da correspondncia ocial.
40. O texto continuar correto se a vrgula colocada logo aps
Departamento for retirada.
41. O espao marcado com (1) deve ser ocupado com o vocbulo
Atestado.
42. O espao (2) deve ser preenchido com cargo e assinatura do
expedidor do documento.
43. Dada a natureza do documento, a data pode ser omitida.
44. Seria inadequado se, em vez da invocao Senhor Fulano
de Tal, tivesse sido escrito Exmo. Sr. Fulano de Tal.
MDS MDIO CESPE 2006
Com referncia a especicidades de documentos de roti-
na, indispensveis no desenvolvimento das atividades essenciais
no dia-a-dia da administrao, julgue os prximos itens.
45. O e-mail uma mensagem breve transmitida por cdigo de
sinais. um meio de comunicao rpido, utilizado para
mensagens breves e urgentes.
46. A carta comercial ou memorando um instrumento de
comunicao utilizada dentro da prpria instituio, entre
os seus vrios departamentos.
47. O fax, ou fac-smile, um meio de transmisso de
documentos por linha telefnica.
48. O manual de procedimentos administrativos deve ser
preparado e revisado pelo departamento de procedimentos e
mtodos, ou controles internos ou at pela auditoria interna
da instituio. Ele contm instrues para a execuo das
rotinas administrativas e operacionais da instituio.
49. O aparte uma declarao expedida por autoridade,
informando algum fato de que se tem conhecimento sobre
algum, e de interesse de outrem. Um aparte mdico, um
aparte de escolaridade so exemplos mais comuns. O aparte
deve ser emitido em papel impresso da repartio pblica,
ou do prossional, identicando, neste caso, o registro de
exerccio da prosso.
GABARITO COMENTADO
1. ERRADO. Em primeiro lugar, no existem grandes
semelhanas entre o requerimento e o ofcio. Este segue
o padro ofcio, enquanto aquele, no. Alm disso, a
estrutura mostrada pode ser usada para o requerimento,
mas no estrutura do ofcio.
2. CERTO. O item cobra elementos gramaticais vinculados
redao ocial, no existe qualquer erro gramatical.
Ateno especial deve ser dada concordncia de sejam
determinados, est certa, certa no, certssima, pois
o verbo est concordando com o seu sujeito composto
por dois ncleos expedio e fornecimento e est
no masculino singular para seguir a regra de prioridade
da lngua portuguesa concordncia com dois termos
de gneros diferentes: deve-se concordar no plural
masculino.
3. ERRADO. As normas de redao ocial, no geral, no
prescrevem que se escreva em CAIXA ALTA, exceo
de PARTES, LIVROS, TTULOS E CAPTULOS de
leis, os quais a Lei Complementar 13 manda que assim
sejam.
4. CERTO. Muito cuidado com os enunciados dos itens.
A numerao das alegaes atende sim s normas de
redao de correspondncias ociais, pois uma norma
extremamente rgida existe para a numerao dos
pargrafos, no para a numerao de alegaes, estas
podem ser de qualquer jeito. A numerao dos pargrafos
que deve ser com numerais arbicos cardinais com ponto
alinhados margem esquerda.
5. CERTO. No existe norma de redao ocial que indique
o emprego de A/C. No existe essa norma no Manual de
Redao Ocial da Presidncia da Repblica, no existe no
Manual de Redao Ocial da Cmara dos Deputados nem
nos outros manuais de redao.
6. ERRADO. O item comea certo ao dizer que o correio
eletrnico possui exibilidade, porm peca ao dizer que
no h exigncia de impessoalidade ou emprego do padro
culto da linguagem. Estes dois princpios da redao
ocial norteiam todas as comunicaes ociais, inclusive
o correio eletrnico.
7. CERTO. O item cobra apenas gramtica e no existe
qualquer erro de concordncia, regncia, crase, pontuao
ou outros erros.
8. ERRADO. Em primeiro lugar, o emprego do pronome
relativo cujo com artigo est errado, no se pe artigo
com o pronome relativo cujo, outro erro se encontra no
plural do adjetivo composto polticos-sociais, o certo
poltico-sociais, s o ltimo elemento no plural.
9. ERRADO. J que o pronome relativo que o sujeito da
forma verbal trata, no se pode usar um se, pois este
funcionaria como ndice de indeterminao do sujeito.
Alm disso, existem dois erros anteriores: a vrgula antes
de Vossa Excelncia e a crase nesse mesmo sintagma.
10. ERRADO. A conjuno que atrai o pronome tono,
este deve estar em prclise antes do verbo. Outro erro
a concordncia de encontra-se com o seu sujeito os
procedimentos atinentes ao processo a que V.Sa. referiu-
se, deveria ter sido grafado encontram-se.
11. ERRADO. O texto no fere nenhum princpio da reda-
o ocial, um texto at um pouco denso, mas segue
sim os princpios da redao ocial.
12. CERTO. Apesar de outros manuais indicarem outros
cargos, esses so os contemplados precipuamente.
13. ERRADO. O memorando serve para comunicaes en-
tre unidades administrativas de mesmo rgo.
14. ERRADO. Os fechos respeitosamente e atenciosamente
so usados com base na hierarquia do remetente e destina-
trio. Alm disso, vossa prestimosa expresso inadequa-
da, fere o princpio da norma culta deve-se usar 3 pessoa
e da impessoalidade.
15. ERRADO. J que o documento o ofcio, como se de-
preende do enunciado acima do item, o redator do docu-
mento no assina, apenas o chefe.
16. CERTO. Todos os promotores e procuradores do Minis-
trio Pblico so assim tratados e o Procurador-Geral da
Repblica no s um Procurador como o chefe dos
procuradores.
17. ERRADO. O texto fere gravemente o princpio da im-
pessoalidade, da conciso e at da norma culta ao come-
ar com um gerundismo.
18. ERRADO. O certo seria um memorando e o relatrio
relato anexo.
19. CERTO. Apesar de alguns recursos, a banca considerou
que mantm as mesmas ideias do texto original.
20. ERRADO. O trecho tinha dois carros no atende
norma culta por utilizar o verbo ter em uma estrutura
lingustica coloquial.
21. ERRADO. Se caso chamassem-o possui pelo menos
3 erros. Duas conjunes de mesmo tipo, colocao pro-
nominal errada e ausncia da nasalizao do pronome
chamassem-no.
22. CERTO. Cumpre elmente ao determinado para o re-
querimento.
23. ANULADA.
24. CERTO. Apesar dos recursos sobre formas de cortesia, a
banca considerou que os fechos so as formas de cortesia.
25. ERRADO. At existem impresses individuais como as
assinaturas, mas dizer que so estimuladas realmente
um erro.
26. CERTO. O examinador copiou o que est escrito no
Manual de Redao Ocial da Presidncia da Repblica
na pgina 5, ento no h mais o que se dizer. Est Cer-
tssimo.
27. ERRADO. Dois erros. Em primeiro lugar, conciso
antnimo de prolixidade. Em seguida, no se pode es-
quecer de que todo texto carece de uma reviso.
28. ERRADO. No existe essa norma em manual alguma,
prtica nem sempre d grande conhecimento sobre o as-
sunto, principalmente no generaliza o assunto.
29. ERRADO. J que o texto fala de Poder Judicirio, os
auditores da Justia Militar so tratados de Vossa Ex-
celncia sim, mas os membros do jri em tribunais popu-

lares so pessoas do povo, sem conhecimento jurdico
necessrio para tratar de crimes dolosos contra a vida.
Estes so tratados de Vossa Senhoria.
30. CERTO. S cpia do Manual de Redao Ocial da
Presidncia da Repblica.
31. CERTO. S cpia do Manual de Redao Ocial da
Presidncia da Repblica.
32. ERRADO. Aps o recurso, a banca acatou nossa opi-
nio sobre o item. Diz o Manual de Redao Ocial da
Presidncia da Repblica que o Presidente da Repblica
no precisa ser identicado.
33. ERRADO. De acordo com as leis que tratam da forma-
tao dos textos legislativos, os pargrafos so disposi-
es secundrias de um artigo. Disposio secundria
de um captulo so as sees.
34. RESPOSTA LETRA B.
ERRADAS COM AS CORREES:
A. passvel de penhora o numerrio...
C. ...mantm-se a absolvio...
D. ...o qual determina que os quesitos sejam feitos
em proposies simples...
E. ...poder ocasionar a ela danos de difcil reparao...
35. CERTO. Essa a estrutura tradicional das atas.
36. ERRADO. Cartas pessoais no so documentos ociais.
37. ERRADO. O fecho do requerimento, no do relatrio.
38. ERRADO. Humildemente e Cordialmente no so
fechos previstos no Manual de Redao Ocial da
Presidncia da Repblica.
39. CERTO. Certssimo. Estrutura perfeita para o
requerimento.
40. CERTO. A vrgula antes do adjunto adverbial em posio
normal facultativa, deve ser usada para destaque desse
sintagma.
41. ERRADO. O documento um memorando.
42. CERTO. Parte tambm chamada de identicao do
signatrio.
43. ERRADO. O local sim, a data de forma alguma.
44. CERTO. O vocativo Excelentssimo utilizado, em
especial, para chefes de poderes.
45. CERTO. o conceito bsico do e-mail.
46. CERTO. documento interno.
47. CERTO. uma das formas de transmisso dos documentos
ociais.
48. CERTO. um tipo de manual produzido no prprio rgo
para orientar seus servidores a respeito de vrios atos da
instituio.
49. CERTO. o conceito tradicional de aparte.