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HERRAMIENTAS DE ANLISIS DE DATOS

Una situacin que se nos plantea algunas veces es la de resolver un problema hacia atrs, esto es, encontrar el valor que debemos dar a una celda para lograr que otra, cuyo valor depende de la primera, alcance determinado valor objetivo. Otra situacin que interesa es conocer cmo afecta el cambio de uno o varios datos a uno o ms resultados. Se trata de responder a la pregunta qu pasa si? Cada conjunto de datos que aplicamos al modelo constituye un escenario y queremos calcular los resultados del modelo en los diferentes escenarios. En muchas situaciones de la vida real se nos plantean problemas de optimizacin. Disponemos de unos recursos limitados y tratamos de sacarles el mayor fruto posible: qu solucin da el mximo beneficio o produce el mnimo gasto.
Buscar objetivo

Cuando en una frmula no es fcil, o no es posible, despejar una variable para resolver el problema inverso Qu valor de la variable produce tal resultado? todos hemos utilizado, alguna vez, el mtodo prueba y error. Probamos con diferentes valores del dato hasta logar el resultado deseado. El comando Datos >Anlisis Y si > Buscar objetivo encuentra la mayora de las veces el valor que debe tener una celda, dato inicial, para alcanzar determinado resultado, valor objetivo, en otra celda. Necesariamente la celda dato inicial, cuyo valor queremos determinar, debe contener un valor, no puede ser una frmula, y la celda objetivo debe contener una frmula cuyo valor vara con el dato inicial. En algunos casos el proceso de bsqueda de objetivo puede concluir que no hay ningn valor del dato inicial que de cmo resultado el valor objetivo propuesto. En otras ocasiones puede ocurrir que el valor logrado para el dato inicial sea absurdo.
Ejemplo 1

Queremos comprar un coche y pagarlo en seis aos. La financiera nos presta el dinero a una tasa de inters anual del 6,75%. Cunto dinero nos financian pagando 300,00 al mes? Ninguna de las funciones financieras de Excel resuelve este problema. Sin embargo la funcin PAGO resuelve el problema directo conocida la cantidad prestada hallar el pago mensual. Para resolver el problema inverso partimos del problema directo. Supongamos que el coche de nuestros sueos cuesta 30.000 Cul es el pago mensual?

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Para comprar el coche de nuestros sueos tenemos que pagar 507,88 al mes y nuestro objetivo es pagar 300 al mes. Seleccionamos, aunque no es necesario, la celda objetivo B4 y ejecutamos el comando Datos >Anlisis Y si > Buscar objetivo

Entramos el valor objetivo -300 en el cuadro de dilogo Con el valor:, la referencia de la celda cuyo valor queremos determinar en el cuadro de dilogo Para cambiar la celda:

y pulsamos el botn Aceptar. Excel encuentra la solucin, pagando 300 al mes podemos financiar un coche de 17.720,85. Si hacemos clic en el botn Aceptar dejar el valor objetivo en la celda objetivo y si hacemos clic en el botn Cancelar volveremos a la situacin inicial.
Ejemplo 2

En un problema anterior obtenamos las previsiones de Ventas, Costes, Beneficio Bruto, Impuestos y Beneficio Neto de una empresa hasta el ao 2010. Cul debera ser el porcentaje de Costes/Ventas si queremos lograr un Beneficio Neto de 80.000 en el ao 2010?

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Si el porcentaje de Costes/Ventas fuese del 32,04% en lugar del 45,00% el Beneficio Neto en el ao 2010 sera de 80.000,00 en lugar de 64.741,81.
Escenarios

Si no conocemos la herramienta Escenarios de Excel y queremos estudiar el comportamiento de un modelo ante diferentes conjuntos de datos (ESCENARIOS), podemos copiar el modelo varias veces, en la misma hoja o en hojas diferentes, y entrar un conjunto diferente de datos en cada copia del modelo. Para ver los resultados del modelo en los diferentes escenarios podemos abrir varias ventanas con los resultados de cada escenario, si son pocos resultados, o copiarlos juntos en algn sitio. El comando Datos >Anlisis Y si > Administrador de escenarios: desde el Administrador de escenarios podemos crear escenarios, guardar cada conjunto de datos que constituye un escenario con un nombre; cambiar de un escenario a otro, eliminar, modificar y combinar escenarios y, crear informes resumen con todos los escenarios. Al igual que ocurre con Buscar objetivo, las celdas que contienen los datos del escenario debe contener un valor, no pueden ser una frmula.
Ejemplo 3

Queremos solicitar un prstamo de 15.000 a devolver inicialmente en 60 meses a una tasa de inters anual del 6,50%.

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Supongamos que el prstamo es a inters variable y que se actualiza cada seis meses. Adems, la entidad financiera permite, en el momento de la actualizacin, que podamos personalizar el plazo restante. Cada seis meses, la entidad financiera actualiza la tasa de inters y nosotros actualizamos la duracin. Calcular el pago mensual que debemos efectuar durante el siguiente periodo de seis meses en diferentes escenarios: Escenario MM: tasa de inters 6,50%, nmero de pagos 54. Escenario AA: tasa de inters 6,75%, nmero de pagos 60. Escenario AD: tasa de inters 6,75%, nmero de pagos 48. Escenario DA: tasa de inters 6,25%, nmero de pagos 60. Escenario DD: tasa de inters 6,25%, nmero de pagos 48.

M (Mantener), A (Aumentar) y D (Disminuir). Si la situacin no cambia, Escenario MM, el pago mensual sera el mismo.

Cada escenario son dos datos la tasa de inters, celda B13, y el nmero de pagos, celda B12. Para crear los escenarios, seleccionamos las celdas B12 y B13, datos de entrada del escenario, y ejecutamos el comando Datos >Anlisis Y si > Administrador de escenarios

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Pulsamos el botn Agregar del Administrador de escenarios. Entramos el nombre del primer escenario MM

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y pulsamos el botn Aceptar. Se abre la ventana Valores del escenario en la que podemos ver las referencias de las celdas que constituyen el escenario con los valores actuales de dichas celdas. Como los valores que aparecen son los del primer escenario hacemos clic en el botn Agregar para crear el siguiente escenario.

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Cuando entremos los datos del ltimo escenario pulsamos el botn Aceptar en lugar de Agregar.

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Si ahora seleccionamos un escenario, por ejemplo DA, y hacemos clic en el botn Mostrar las celdas de datos del escenario cambian lo datos que contiene por los del escenario y vemos los resultados para ese escenario. Podemos crear un informe resumen en el que aparezcan los datos de entrada y los resultados que nos interesen para cada escenario. Para ello, hacemos clic en el botn Resumen Excel selecciona una serie de celdas resultado. Nosotros queremos saber cul ser el pago mensual durante el segundo semestre, celda B16, y cunto deberemos al final del segundo semestre, celda J17 en cada escenario.

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Si hacemos clic en el botn Aceptar, Excel crea la siguiente hoja de clculo.

El resumen incluye una columna Valores actuales. Podemos modificar el aspecto de la hoja Resumen de escenario.

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En lugar de elegir Resumen como tipo de informe podemos elegir Informe de tabla dinmica de escenario.

Optimizacin con Solver

Los problemas de optimizacin se caracterizan por tener un nico objetivo a optimizar (maximizar, minimizar o igual a). Este objetivo depende de uno o ms valores iniciales de entrada. Adems suele haber una serie de reglas o restricciones que deben satisfacerse. Resolver un problema de este tipo consiste en hallar los valores de entrada que cumplen las restricciones y dan el valor objetivo ptimo. La celda con el valor a optimizar, funcin objetivo, debe ser una frmula que depende, de modo directo o indirecto, de las celdas de entrada. Las celdas de entrada, cuyos valores queremos determinar, deben contener valores, no pueden ser frmulas.

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Las restricciones se introducen en la ventana Parmetros de Solver que se abre cuando ejecutamos el comando Datos > Anlisis > Solver Puede que no aparezca la herramienta Solver. Esto se debe a que al instalar Excel en nuestro ordenador, salvo que hagamos una instalacin personalizada, slo se instalan las herramientas ms comunes. Este problema ya apareci con las funciones, en principio Excel no carga todas las funciones. Para aadir la herramienta Solver seleccionamos Opciones de Excel > Complementos > Ir activamos el complemento Solver y hacemos clic en el botn Aceptar.

Ejemplo 4

El Servicio de Formacin de la Universidad de Alicante tiene un presupuesto de 300.000 para organizar curso de formacin para el personal de la universidad. Se pueden organizar dos tipos de grupos: grupos pequeos de 20 alumnos con un coste de 15.000 y grupos grandes de 30 alumnos con un coste 20.000. Para atender los grupos se contratan profesores, uno cuando el grupo es pequeo y dos cuando el grupo es grande. Motivos laborales impiden contratar ms de 25 profesores sociales por temporada. Cuntos grupos de cada tipo, pequeos y grandes, podemos organizar de modo que el nmero de alumnos asistentes a los cursos sea el mximo posible? Para plantear y resolver este tipo de problemas se requiere unos datos de entrada iniciales, solucin inicial. Por ejemplo, 1 grupo pequeo y 1 grupo grande. Tambin podemos utilizar como solucin inicial 0 grupos pequeos y 0 grupos grandes.

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Ahora seleccionamos la celda objetivo B5 que queremos maximizar, ejecutamos el comando Solver y completamos la ventana Parmetros de Solver.

Por defecto est seleccionada la opcin Mximo en Valor de la celda Objetivo:. Entramos las celdas cuyo valor queremos determinar en el cuadro de texto Cambiando las celdas.

Para entrar las restricciones hacemos clic en el botn Agregar y entramos la restriccin de que los recursos utilizados sean menores o iguales que los recursos disponibles.

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Adems de esta restriccin debemos agregar la restriccin de no negatividad de la solucin, el nmero de grupos debe ser mayor o igual que cero.

Despus de la ltima restriccin pulsamos el botn Aceptar.

Ahora hacemos clic en el botn Resolver.

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La solucin obtenida dice que pueden asistir a los cursos un total de 425 alumnos organizando 10 grupos pequeos y 7,5 grupos grandes. Adems nos ofrece la posibilidad de generar tres tipos de informes: Respuestas, Sensibilidad y Lmites. Como el nmero de grupos debe ser entero pulsamos el botn Cancelar y aadimos la restriccin de integridad de la solucin, esto es que la solucin deben ser nmeros enteros.

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Segn vemos pueden asistir a los cursos un mximo de 420 alumnos organizando 9 grupos pequeos y 8 grupos grandes y todava disponemos de 5.000.
Informe Respuestas

Como ya hemos dicho Solver facilita tres tipos de informes. El informe Respuestas es el ms intuitivo y fcil de interpretar. Los otros, Sensibilidad y Lmites requieren conocimientos tericos avanzados. Para generar el Informe Respuestas, una vez que Solver ha hallado la solucin. Seleccionamos la opcin Respuestas en el cuadro desplegable Informes y hacemos clic en el botn Aceptar.

Excel muestra el Informe Respuestas en una hoja nueva.

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Podemos modificar el aspecto de la hoja Informe de respuestas 1.

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