4.

3 TCNICAS PARA LA RECOLECCIN DE DATOS

Los mtodos de obtencin de informacin pueden ser: 1. Entrevista. 2. Cuestionario. 3. Observacin.

LA ENTREVISTA

La entrevista es una conversacin dirigida, con un propsito especifico y que usa un formato de preguntas y respuestas. Con la entrevista se busca obtenerla opinin y sentimientosdel entrevistado acerca del sistema actual, los objetivos de la organizacin y los personales. En ocasiones las opiniones de la persona pueden ser mas importantes y mas reveladoras que los hechos, debido a que el entrevistado conoce mejor la organizacin que el analista. Los objetivos son informacin importante que puede ser recogida en la entrevista.Los hechos pueden representar los hechos pasados, los objetivos futuros. En la entrevista, se esta dando una relacin con alguien que probablemente es extrao. Por tanto se necesita dar confianza, comprensin rpidamente pero al mismo tiempo, se debe mantener el control de la entrevista. Dentro de la entrevista se deber

vender el sistema proporcionando al entrevistado informacin necesaria. lasentrevistas permiten la interaccin con las preguntas y sus significado. En una entrevista el analista tiene la oportunidad de refinar una pregunta, definir un termino dudoso; cambiar el curso de las preguntas, responder una apariencia confusa y en general controlar el contexto.

Cinco pasos para la preparacin de la entrevista. Lectura del material a fondo. Leer y comprender tanta informacin acerca del entrevistado y su organizacin como le sea posible. Este material es obtenido, a veces, mediante una llamada rpida a la persona de contacto para pedirle un reporte de la funcin que desempea la organizacin; pudiera ser esta una publicacin. Este servir para conocer el lenguaje que usan los miembros de laorganizacin, as como es la organizacin. Establecimiento de los objetivos de la entrevista. Debe usarse la informacin de fondo y la propia experiencia para establecer los objetivos de la entrevista. En esta punto deber incluir cada una de las reas de tratamiento de informacin y su comportamiento en la toma de decisiones de las cuales deber hacer preguntas acerca de: fuentes de informacin, formatos de la informacin, frecuencia de la toma de decisiones, cualidades de la informacin y estilo en la toma de decisiones. Decidir a quien entrevistar.

Deben incluir personas clave de todos los niveles que sern afectados por el sistema de informacin de alguna forma. Prepare al entrevistado. Prepare a la persona que va a ser entrevistada, dndole a conocer con anticipacin y que tenga tiempo para prepararse para la entrevista. Las entrevistas deben de durar de 45 a una hora, mas tiempo hara de esta una actividad difciltanto para el entrevistado como para el analista. Decida el tipo de pregunta y su estructura. Es necesario antes de realizar la entrevista, escribir preguntas para tratar de abarcar las reas principalesde la toma de decisiones descubiertas cuando se averiguaron los detalles de la entrevista [Sen92].

TIPO DE PREGUNTAS

Preguntas abiertas. Son aquellas preguntas que describen hechos o situaciones por parte del entrevistado con una gran cantidad de detalles que a juicio del entrevistado son importantes. Los beneficios de usar este tipo de preguntas son: Pone confortable al entrevistado. Permite que el analista recoja el vocabulario del entrevistado, el cual refleja su educacin, valores, actitudes y creencias. Proporciona riqueza de detalles. Revela caminos para preguntas posterioresque podran haber quedado sin atacar Hace que sea mas interesante para el entrevistado. Permite la espontaneidad.

Se les puede usar en un aprieto si es que el entrevistador es tomado por sorpresa.

Las desventajas del uso de estas preguntas son: El usar estas preguntas pueden dar como resultado muchos detalles revelantes. Se puede perder el control en la entrevista. Permitir respuestas que pueden llevarse demasiado tiempo para la cantidad de informacin til obtenida. Puede demostrar que el entrevistado no esta preparado. Puede dar la impresin de falta de objetivo en la entrevista.

PREGUNTAS CERRADAS En las preguntas cerradas las respuestas posibles estn cerradas al entrevistado, debido a que solamente puede responder con un numero finito, tal como ninguno, uno, o quince. Una pregunta cerrada limita las respuestas disponibles al entrevistado. Tal vez esta familiarizado con las preguntas cerradas que hay en los exmenes de seleccin mltiple de la escuela. Se le hace una pregunta y se lo dan cinco respuestas, pero no se le permite que escriba su propia respuesta y que cuente como respuesta correctamente contestada. Ejemplo. Qu tantos reportes genera en un mes? Desde hace cuanto trabaja para Barkerloo Brothers? Cul de las siguientes fuentes de informacin es mas valiosa para usted

formas de queja de clientes archivadas interaccin cara a cara con el cliente la devolucin de mercanca por si misma liste sus dos prioridades mxima para el departamento de ventas Quin recibe esta salida? Un tipo especial de pregunta cerrada es la pregunta bipolar. Esto limita todava mas al entrevistado, permitindole solamente una seleccin de algn extremo, tal como si o no, cierto o falso, de acuerdo o desacuerdo. Usa usted una microcomputadora? Esta usted de acuerdo o no en que las funciones de contestadora automtica valdran la pena? Quiere usted recibir una impresin de computadora de su estado de cuenta cada mes? su departamento de contabilidad proporciona transferencia de fondos electrnicay automtica de los cheques de nomina para los empleados porhoras? Estaforma estacompletamente llenada? Los beneficios de usar estas preguntas cerradas de cualquier tipo incluyen: Se Se Se Se Se Se ahorra tiempo. facilita la comparacin de las entrevistas. llega al punto. mantiene control sobre la entrevista. tratan muchos temas rpidamente. obtienen datos revelantes.

Sin embargo, las desventajas del uso depreguntas cerradas son sustanciales. Incluyen:

Ser aburridas para el entrevistado. No llegan a obtener grandes detalles (debido a que el entrevistador proporciona el marco de referencia para el entrevistado. Se pierden ideas principales por la razn anterior. No se llega a establecer una relacin armoniosa entre el entrevistador y el entrevistador.

ENTREVISTAS ESTRUCTURADAS En una entrevistaestructurada todo esta planeadoy el plan es seguido estrictamente. Laspreguntas cerradasson la parte medular de una entrevista completamenteestructurada. ENTREVISTA NO ESTRUCTURADA En esta entrevista el tiempo no tiene lmite y por lo tanto es posible recolectar informacin de todo tipo y se necesita la habilidad del entrevistador para improvisar y tocar reas no contempladas. Las ventajas de la entrevista no estructurada son: 1) El entrevistador tiene mayor flexibilidad para cambiar los tiempos de la entrevista para que se puedan cubrir todos los temas. 2) El entrevistador puede ahondar en reas que aparecen de manera espontnea durante la entrevista. Las desventajas de la entrevista no estructurada son:

1) Uso ineficiente del tiempo por parte de los participantes de la entrevista. 2) El entrevistador puede introducir sus propios sesgos en las entrevistas o al notificar sus resultados. 3) Se puede obtener informacin no relevante y/o ajena al problema. 4) El anlisis de los resultados puede llevarse mucho tiempo. 5) Se necesita ms tiempo para reunir hechos esenciales. CUESTIONARIO

Los cuestionarios son tcnicas de recopilacin de informacin que permiten que los analistas estudien actitudes, creencias, comportamientos y caractersticas de varias personasprincipales en la organizacin que pueden ser afectadas por los sistemas actuales y enproceso. Las actitudes son lo que la gente de la organizacin dice que quiere. Las creencias son lo que la gente piensa que es, de hecho cierto. El comportamiento es lo que hacen los miembros de la organizacin. Las caractersticas son propiedades de las personas o cosas. Las respuestas obtenidas mediante cuestionarios usando preguntas cerradas pueden ser cuantificadas. Las respuestas a cuestionarios de preguntas abiertas sonanalizadas e interpretadasde otras formas.

Las preguntas sobre actitudes y creencias son notablemente sensibles a la redaccin escogida por el analista. Los cuestionarios pueden ser usados para determinar que tan amplio o limitado es el sentimiento expresado en una entrevista. Pueden ser usados para investigar a una gran muestra de usuarios de un sistema, para tratar de encontrar problemas o recoger cosas importantes antes para realizar la entrevista. El cuestionario requiere un amplio tiempo de planeacin. Que es lo que debo hacer para usar un cuestionario? Laspersonas a quien debe de preguntarse estn ampliamente dispersas (diferentes lugares dentro de la organizacin): Se debe conocer el grado en que se aprueba o desaprueba una caracterstica particular del sistema propuesto dependiendo de la cantidad de personas: Se hace un estudio exploratorio para medir la opiningeneral; darle al proyecto una direccin especifica: Se debe utilizar el cuestionario para asegurarse de cualquier problema en el sistema actual que este identificado. Definicin de preguntas en el uso del cuestionario: la diferencia entre las preguntas de una entrevista y un cuestionario; se encuentran en que el cuestionario exige al analista ser muy claro; el flujo de preguntas deber ser coherente; las preguntas del interlocutor anticipadas y la administracin del cuestionario planeada a detalle. Los tipos bsicos de preguntas usadas son las abiertas y las cerradas: Preguntas abiertas:

Son aquellas quedejan todas las posibles opciones de respuesta al interlocutor; es decir; usa trminos como describe; en su opinin; que siente; etc. Cuando considere este tipo de preguntas anticipe el tipo de respuesta a obtener; para u correcta interpretacin. Por lo tanto si escribe una pregunta de este tipo debe ser lo suficientemente estrecha para guiar al interlocutor a que responda de forma especifica. Ejemplo: Cuales son los problemas mas frecuentes que presenta su sistema de informacin? a_______________________________________ ________________________________________ ____________________________________ b_______________________________________ ________________________________________ ____________________________________ c_______________________________________ ________________________________________ ____________________________________ De los problemas listados anteriormente, cual es el que se presenta con mayor frecuencia? ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ______________ Porque? ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________ Preguntas cerradas.

Conocidas tambin como enunciados. Son aquellas que se limitan o cierran las opciones de respuesta disponibles. Ejemplo: De acuerdo a sus necesidades marque con una cruz el nombre del software que usa para sus actividades diarias con mayor frecuencia: [ ] Word[ ]visual fox [ ]Excell[ ] Turbo c [ ]Power point[ ] Arena Note que no se solicita preferencia y se limita solo a uno. Las preguntas cerradas deben ser usadas cuando el analista sea capaz de generar listas donde todas las reapuestas posibles ala pregunta se involucren y cuando todas las respuestas listadas sean mutuamente excluyentes con el objetivo de seleccionar una. Debe cuidarse al generar preguntas cerradas deque la lista de respuesta sea limitada; ya que de no hacerlo as; esta lista se volvera infinita. Es necesario usar preguntas cerradas cuando se va analizar un gran numero de personas. Caractersticas de los tipos de preguntas:
Pregunta abierta Lento Alto Alto Fcil Difcil Caracterstica Pregunta cerrada. Velocidad de llenado Rpido Naturaleza exploratoria Bajo Amplitud y profundidad Bajo Facilidad de Difcil preparacin Facilidad de anlisis Fcil

[Bur96].

Seleccin de palabras. Use el lenguaje del interlocutor siempre que sea posible. Mantenga la simple redaccin. Trate de ser especifico en la redaccin en vez de vago. Evitando preguntas extremadamente especificas. Mantenga cortas las preguntas. Evite la ascendencia en la redaccin. Dirija las preguntas a los interlocutores adecuados. No suponga demasiado conocimiento. Asegrese de que las preguntas sean tcnicamente precisas antes de incluirlas.

USO DE ESCALAS

El escalamiento es el proceso de asignar nmeros y otros smbolos a cada atributo o caracterstica con el objeto de medir ese atributo o caracterstica. Las escalas son frecuentemente arbitrarias y pueden no ser nicas. Fundamentos de escalas. Estas sirven al analista para: Medir las actitudes o caractersticas de las personas que respondan al cuestionario. Hacer que sus interlocutores juzguen los temas del cuestionario. MEDICIN Existen cuatro formas de medicin y cada una proporciona diferentes grados de precisin . La manera de medir tambin influye en la forma de analizar los datos recolectados. Las formas de medicin son:

NOMINAL Son usadas para clasificar cosas. Es una forma de medicin, lo nico que puede obtener el analista es totales de medicin. El analista de sistemas quiere clasificar cosas pero no puede jerarquizarlas. ORDINALES Permiten clasificar pero en ordenamiento de rango. Ejemplo: El personal de soporte del centro de computo es: Excesivamente til. Muy til. Moderadamente til. No muy til. Intil.

Las escalas ordinales son tiles debido a que cada una de las clases es mayor o menor a otra clase y no permite hacer suposiciones. Cuando es imposible suponer que los intervalos son iguales, pero las clases tienen jerarquas. ESCALA DE INTERVALO Poseen las caractersticas de que todos los intervalos entre nmeros son iguales. Cuando puede suponerse que los intervalos son iguales pero no hay cero absoluto. Ejemplo: Intil.Excesivamente til 12345

De hacerlo as, el anlisis ser mas cuantitativo. ESCALAS DE RELACIN Son similares a las de intervalo, con la diferencia de que aqu el cero es absoluto. Cuando pueda suponer que los intervalos son iguales y hay un cero absoluto. Ejemplo: Aproximadamente, cuntas horas pasa en la computadora diariamente? Estas escalas son usadas pocas veces por el analista de sistemas. El no tener un control en la construccin de escalas puede acarrear los siguientes problemas: Lenidad (blandura). Calificar a la ligera por parte del interlocutor, usa palabras como nunca o siempre. Tendencia central. Sucede cuando se califica siempre como promedio. Ejemplo: Nunca ,ocasionalmente, siempre. 12345 La solucin es poner un rango o varios del aspecto a calificar. Validez. Grado con el cual la pregunta mide lo que el analista trata de medir. Confiabilidad. Es la caracterstica que tiene el cuestionario cuando es aplicado una vez y

posteriormente se aplica con las mismas condiciones obteniendo los mismos resultados. El cuestionario tiene consistencia externa cuando los resultados son iguales en diferentes condicionese interna cuando en algunas preguntas siempre arrojan los mismos resultados. FORMATO DEL CUESTIONARIO Deje bastante espacio en blanco alrededor del cuestionario. Use papel blanco o muy claro. Deje suficiente espacio para las respuestas, usar de 3 a 5 lneas. Pida que las respuestas sean encerradas en un circulo. Use adjetivos que le ayudena determinar el formato. Respuestas escritas para calcular el espacio. Sea consistente en el estilo (orden o sombreado de preguntas) Orden en las preguntas. Las preguntas importantes para el interlocutor van primero. Agrupe conceptos de contenido similar. Emplee tendencias asociativas de los interlocutores. Ponga primero los termino menos controvertidos.

OBSERVACIN

La observacin esotra tcnica til para el analistaen su proceso de investigacin, consiste en observar a las personas cuando efectan su trabajo. Como tcnica de investigacin, la observacin tiene amplia aceptacin cientfica. La observacin es una tcnica de observacin de hechos durante la cual el analista participa activamenteo acta como espectador de las actividades llevadas a cabo por una persona para conocer mejor su sistema.

El propsito de la observacin es mltiple, permite al analista determinar que se esta haciendo, como se esta haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, donde se hace y porque se hace. TIPOS DE OBSERVACIN El analista puede observar de tres maneras bsicas: Puede observar a una persona o actividad sin que elobservado se de cuenta y sin interactuar por parte del propio analista. El analista puede observar una operacin sin intervenir para nada pero estando la persona observada enteramente conciente de la observacin. Se puede observar y estar en contacto con las personas observadas. La interrogacin puede consistirsimplemente en preguntar respecto a una actividad especifica, pedir una explicacin, etc. La observacin puede emplearse para verificar los resultados de una entrevista, o bien como preparacin de la misma . Tambin es otra tcnica valiosa para recopilar datos que implican relaciones. La observacin tiende a adquirir mayor sentido al nivel tcnico del procesamiento de datos, donde las tareas se cuantifican mas fcilmente. Entre estas tareas encontramos la recopilacin, acumulacin y transformacin de los datos. PASOS DE LA OBSERVACIN 1.Determinar y definir aquelloque se va a observar. 2. Estimar el tiempo necesario de observacin. 3. Obtener la autorizacin para llevar a cabo la observacin. 4. Explicar a las personas que van a ser observadaslo que se va hacer y las razones para ello.

CONDUCCIN DE LA OBSERVACIN 1. Familiarizarse con los componentes fsicos del rea inmediata a observar. 2. Mientras se observa,medir el tiempo en forma peridica. 3. Anotar lo que se observa lo ms especficamente posible, evitando las generalidades y las descripciones vagas. 4. Si se est en contacto con las personas observadas, es necesario abstenerse de hacer comentarios cualitativos o queimplique un juicio de valor. 5. Observar las reglas de cortesa y seguridad.

SEGUIMIENTO DE LA OBSERVACIN 1. Documentar y organizar formalmente las notas e impresiones entre los analistas. 2. Revisar los resultados y conclusiones junto con la persona observada, el supervisor inmediato y posiblemente otro analista. La observacin le permite al analista de sistemas generar experiencia en cuanto a observar y como observar. Se recomienda el uso de la observacin con otras tcnicas para maximizar su efectividad, sobre todo cuando se trata de analistas con poca experiencia. Muestreo y recopilacin de documentos.

Dos tcnicas adicionales a disposicin del analista, particularmente en las tareas de indagacin de hechos, son el muestreo y la recopilacin de documentos. Ambas tcnicas estn orientadas a los papeles y documentos almacenados en toda la

organizacin. Ambas tcnicas proporcionan una fuente de informacin que no puede obtenerse con ningn otro enfoque de indagacin de hechos.

MUESTREO
El muestreo esta dirigido a la recopilacin y acumulacin de datos sobre problemas que no se pueden medir o implican una gran cantidad de trabajo detallado para obtener unos cuantos datos. Por ejemplo, si el analista desea saber cuanto tiempo se requiere para procesar 10 000 pedidos de clientes en la sala de embarque, podra medir el tiempo requerido para procesar una muestra de 40 pedidos de clientes y, con base en esta muestra, extrapolar el tiempo esperado para procesar 10 000 pedidos.

40 pedidos requieren un tiempo T T= tiempo por pedido 40 10 000x T= tiempo para 10 000 pedidos[Bur96]. 40