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Proceso de Actividades de Validacin y/ o verificacin

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Elaborado por: Angela Espinoza Lpez Revisado por: Edmundo Castro Jimnez 09-02-2011 09-02-2011

Aprobado por:

Edmundo Castro Jimnez

10-02-2011

Descripcin del cambio Cambio de versin de 01 a 02 producto de la auditora interna Se realiz la modificacin en el punto 3.Definiciones la palabra carbono por GEI y en lugar de y/o por sus. Se incluyo el plan de muestreo. Se cambio la palabra certificacin por validacin y o verificacin, cambio de versin de 03 a 04.

Aprobado Edmundo Castro Jimnez Edmundo Castro Jimnez Edmundo Castro Edmundo Castro

Responsable Angela Espinoza Lpez Angela Espinoza Lpez Edmundo Castro Edmundo Castro

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1. OBJETIVO

Describir la secuencia que siguen los procesos asociados a verificacin de la UCN-EARTH. 2. ALCANCE

las actividades de Validacin y/ o

Aplica al proceso de actividades de Validacin y/ o verificacin efectuado por la UCN-EARTH en los diferentes sistemas de gestin en las organizaciones clientes y tiempos definidos para cada etapa cuando corresponda.

3. DEFINICIONES

UCN-EARTH: Unidad de carbono neutro EARTH Actividades de Validacin y/ o verificacin: Auditoras de sistemas de gestin, validaciones/verificaciones de inventarios de emisiones de GEI y sus proyectos de reduccin y remocin. Organizacin cliente: Persona jurdica que emplea o solicita los servicios de la UCN-EARTH. Alcance de Validacin y/ o verificacin: mbito que cubre la Validacin y/ o verificacin contra una determinada norma y sus distintos elementos: Sistema de gestin, procesos y ubicacin geogrfica. Duracin de actividad de Validacin y/ o verificacin: Tiempo efectivo en da auditor que se requiere para llevar a cabo una actividad de auditora. Da auditor: Es la duracin normal de 8 horas de trabajo de una LE, A, VV E, incluyendo los tiempos de comidas. Nmero de personal efectivo: Consiste en todo el personal tiempo completo involucrado dentro del alcance de Validacin y/o verificacin. El personal contrato temporalmente y el personal de tiempo parcial presente durante la actividad de Validacin y/ o verificacin se incluye en este mismo. Multisitio: Se define como organizacin que tiene identificada la funcin central (Oficinas centrales) en las cuales se realizan actividades de planificacin, control y gestin y una red de oficinas (sitios) en los cuales tales actividades son total o parcialmente llevadas a cabo. Ejemplos: entidades bancarias con sucursales, actividades agrcolas con ubicaciones geogrficas diferentes que pertenecen a un mismo grupo, franquicias.

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Cdigo CIUU: Es la clasificacin industrial uniforme de todas la actividades econmicas de las Naciones Unidas

Expediente de cliente: Todos los documentos relacionados con el proceso de actividades de Validacin y/ o verificacin de la organizacin cliente 1. Solicitud de actividad de Validacin y/ o verificacin, 2.Plan de actividad de Validacin y/ o verificacin, 3 Informe, 4 Copias de certificaciones otorgadas 5. Documentos del sistema de la organizacin cliente 6 Propuesta de actividad de Validacin y/ o verificacin, 7 factura, 8 Contrato, 9 Reglamento para actividades de Validacin y/ o verificacin y Todos los dems documentos que se hayan intercambiado entre la UCN-EARTH y la organizacin cliente. Para fines de este documento se utilizan las definiciones dadas en la Norma INTE/ISO 9000 Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos y vocabulario (E-01). 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS 4.1. Documentos Internos F-10: Solicitud de actividad de Validacin y/ o verificacin F-29 Propuesta de actividad de Validacin y/ o verificacin R-01 Reglamento para actividades de Validacin y/ o verificacin 4.2. Documentos Externos E-07: Factura por servicios (EARTH) E-09 Cdigo CIU 5. RESPONSABILIDADES Las responsabilidades se detallan en cada actividad mencionada en este documento. La simbologa utilizada para designar a los responsables es la siguiente: Coordinacin UCN: [CU] Gestora de Calidad UCN: [GC] 6. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD 6.1. Solicitud de actividad de Validacin y/ o verificacin

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El proceso comienza con el contacto donde se manifiesta la intencin de la organizacin cliente de iniciar el proceso de actividades de Validacin y/ o verificacin. Este contacto puede ser va telefnica, pgina web en persona.

6.2. Envo de la documentacin

Posterior al contacto inicial la UCN-EARTH procede a identificar la actividad de Validacin y/ o verificacin para enviar la siguiente documentacin al cliente: Solicitud de actividades de Validacin y/ o verificacin.

El documento formulario: Solicitud de actividad de Validacin y/ o verificacin contiene como mnimo: Perfil de la organizacin cliente. Alcance de la Validacin y/ o verificacin solicitada. Descripcin del proceso, actividades. Lista de documentacin requerida de la organizacin cliente.

La propuesta enviada como parte de la respuesta incluye contenidos y costos independientes para cada uno de los componentes del proceso [GC]

6.3. Recepcin de la documentacin del cliente Se debe de revisar que la documentacin venga completa utilizando el formulario Revisin de la solicitud, se debe de asignar un nmero de expediente (NN-aaaa, donde NN es nmero consecutivo individual que corresponde al expediente y aaaa es el ao de apertura del expediente) y realizar anlisis de los posibles conflictos de intereses. [CU] Si hay comentarios de la documentacin recibida se deben de comunicar a la organizacin cliente para su trmite (Ejemplo: solicitud incompleta, omisin de alguno de los documentos solicitados, problemas al abrir alguno de los archivos electrnicos entre otros). De igual manera se deben resolver las discrepancias entre la organizacin cliente y la UCN-EARTH. 6.4. Revisin tcnica

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Utilizando el cdigo CIU se ubica el rea tcnica del alcance solicitado por la organizacin cliente y luego se ubica en cdigo de IAF correspondiente de formulario de clasificacin para las actividades econmicas y se anota en el formulario de Revisin de la solicitud. Se calcula la duracin de actividades de Validacin y/ o verificacin, con base en el cuadro del anexo 1 de este documento. Cuando es una actividad inicial, el tiempo es el dato que proviene del cuadro del anexo 1, si es un seguimiento, es dicho perodo multiplicado por 0.8. En el caso de los multisitios se debe realizar un plan de muestreo, para determinar el tamao de muestra: En una actividad de Validacin y/ o verificacin inicial el tamao de la muestra ser la raz cuadrada del nmero de sitios sin incluir la oficina central, redondeado al nmero superior. Para las visitas de seguimiento ser la raz cuadrada del nmero de sitios multiplicada por un coeficiente de 0.6 redondeado al nmero superior. Para la actividad de re Validacin y/ o verificacin ser la raz cuadrada del nmero de sitios multiplicada por un coeficiente de 0.8 redondeado al nmero superior. En todos los casos al menos el 25% de la muestra se selecciona al azar, para el 75% restante los criterios para seleccionar la muestra incluyen los siguientes aspectos: Resultados de auditoras internas actividades de Validacin y/ o verificacin previas. Registros de quejas u otros registros relevantes de acciones preventivas y correctivas. Variaciones significativas en los tamaos de los sitios. Variaciones en los procedimientos de trabajo. Modificaciones desde la ltima actividad de Validacin y/ o verificacin. Dispersin geogrfica. 6.4.1 Plan de muestreo

Con respecto al plan de muestreo en la Documentacin del Sistema de Gestin de la Informacin, se presenta lo siguiente: Tamao de la muestra: N = poblacin n= muestra Censo o muestreo dependiendo del tamao de la organizacin. Organizaciones pequeas con menos de 50 colaboradores se puede aplicar censo. Para organizaciones mayores se aplica muestreo.

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Censo: se aplica a todos los elementos de la poblacin. Muestreo: se escoge una muestra representativa, donde hay que evitar o reducir el error de muestreo. Para reducirlo se escoge un porcentaje de la poblacin a muestrear. Mtodos de muestreo: Simple al azar: todas las unidades de muestreo tienen la misma probabilidad (se utiliza una ficha para cada unidad de muestreo) se utiliza fichas enumeradas o tabla de nmeros aleatorios. Muestreo estratificado: la poblacin N se divide en subconjuntos llamados estratos y de cada estrato se toma una muestra utilizando el mtodo simple al azar. Muestreo sistemtico: Se define el porcentaje de la muestra que se desea analizar y luego segn el tamao de la poblacin se define con precisin de manera sistemtica la unidad a analizar. o Para el caso de muestreo de datos en los inventarios se utiliza una muestra del 25%. Eso requiere saber el tamao de la muestra. Para inventarios anuales se puede trabajar con el registro de datos semanal. Entonces, si el ao tiene 52 semanas y se desea muestrear un 25% de la informacin, se deben muestrear los datos de 13 semanas. 13/52 =0,25%. Como 25% es la cuarta parte del total, se debera escoger una semana de cada 4 para obtener las 13 semanas. Se selecciona un nmero del 1 al 4 por decir 3, y se contina contando de 4 en 4 para obtener las 13 semanas deseadas. As se tendr que muestrear semanas 3, 7, 11, 15, 19, 23, 27, 31, 35, 39 ,43 ,47 ,51. Inventario GEI= se aplica muestreo sistemtico al 25% de la poblacin para todos los GEI Proyecto de remocin de GEI: Se utiliza muestreo estratificado segn tipo de sumidero considerado en la remocin y segn condiciones agroclimticas en cada tipo. Para cada estrato se realiza un muestreo al azar del 10% de los datos segn el SGI.

6.4.2

Propuesta de actividad de Validacin y/ o verificacin y documentacin

Con toda la informacin reunida anteriormente se prepara la propuesta de servicios de actividades de Validacin y/ o verificacin y se le enva a la organizacin cliente en conjunto con el Reglamento para actividades de Validacin y/ o verificacin, Sancin, suspensin y reduccin del alcance de la Validacin y/ o verificacin. [GC]

6.4.3

Designacin de equipo

Utilizando el formulario de Listado de personal calificado para actividades de Validacin y/ o verificacin , se ubica si se dispone de una persona con la competencia necesaria se busca la combinacin de

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personas, incluyendo expertos tcnicos, que en conjunto cumplan con la competencia necesaria para designarlos a realizar la actividad de Validacin y/ o verificacin solicitada por la organizacin cliente. [CU] Una vez seleccionado el personal, se contacta para verificar su disponibilidad y confirmada esta se notifica y se le enva la organizacin cliente apruebe el equipo asignado. El cliente debe formalmente aprobar a dicho equipo. [GC]

6.4.4

Verificacin de la competencia de la revisin y la toma de decisiones

Utilizando el formulario de Evaluacin de competencia del personal que revisa y toma decisiones de las actividades de Validacin y/ o verificacin de la UCN-EARTH, se ubica y se evala si las personas a realizar la revisin y toma de decisin posee la competencia necesaria se busca la combinacin de personas, incluyendo expertos tcnicos, que en conjunto cumplan con la competencia necesaria para efectuar el proceso. [CU] [GC]

6.4.5

Actividades previas a la realizacin de actividad de Validacin y/ o verificacin

in

situ

La Gestora de la calidad enva toda la documentacin al LE para que elabore el Plan para actividades de Validacin y/ o verificacin, debe revisar la documentacin pertinente para determinar la conformidad de la organizacin, segn la documentacin, con los criterios de la actividad de Validacin y/ o verificacin. Una vez que el equipo revis la documentacin, debe de elaborar en caso necesario el formulario de Hallazgo de actividad de Validacin y/ o verificacin y devolverlos a la gestora de la calidad, para que la misma se los comunique a la organizacin cliente. Una vez que el cliente aprueba el plan y haya enviado las acciones correctivas para los hallazgos encontrados en caso de que existieran, se procede a firmar el contrato de actividades de Validacin y/ o verificacin y uso de la marca de conformidad se procede con la siguiente etapa.

6.4.6

Actividades durante la realizacin de actividad de Validacin y/ o verificacin in situ

El equipo asignado realiza las actividades establecidas en el formulario Plan actividad de Validacin y/ o verificacin IN SITU.

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6.4.6.1

Modificacin del Alcance

Si el equipo encuentra que alguna parte dentro del alcance no cumple con los requisitos debe de proceder a reducir el alcance de la Validacin y/ o verificacin para lo cual debe obtener la aprobacin de la organizacin cliente manifiesta al firmar F-08 Informe. El equipo no tiene la protestad de ampliacin del alcance. 6.4.6.2 Conclusiones

El equipo debe analizar toda la informacin y las evidencias obtenidas durante la actividad in situ, revisar los hallazgos y acordar las conclusiones de la actividad de Validacin y/ o verificacin.

6.4.6.3

Informe

El LE debe entregar a la UCN-EARTH ocho das despus de la reunin de cierre el informe. Si no fuera posible entregar el informe en este plazo, el LE debe comunicarlo a la UCN-EARTH y acordar una nueva fecha de entrega. La gestora de calidad le enva el informe a la organizacin cliente para que esta lo apruebe firmando y devolviendo el original. 6.4.6.4 Conclusiones de la actividad de Validacin y/ o verificacin

El LE debe incluir en el informe la conclusin de que se la organizacin cliente es sujeto de Validacin y/ o verificacin o conclusin de validacin y verificacin del proyecto de GEI.

6.4.6.5

Solicitud de Plan de acciones correctivas

Entregado el informe de auditora al cliente, la UCN-EARTH le solicitar a la Organizacin-Cliente el plan de acciones correctivas con el anlisis de causas y plazos de realizacin, que estar sujeto a la aprobacin por la UCN-EARTH segn Reglamento de actividades de Validacin y/ o verificacin .

6.5 Proceso de toma de decisiones y revisin independiente

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Una vez que se hayan levantado los hallazgos de una No conformidad se procede a presentar el expediente ante la Coordinacin de la UCN-EARTH y al Comit de Validacin y/ o verificacin como apoyo, para que este revise la auditora realizada y decida sobre otorgar o no la Validacin y/ o verificacin, cuenta con 30 das hbiles para tomar la decisin. La Coordinacin debe revisar como mnimo los siguientes documentos: Informes de auditoria Los comentarios sobre las No conformidades y, cuando corresponda las correcciones o acciones correctivas llevadas a cabo por el cliente. Confirmacin de la informacin proporcionada a la UCN-EARTH y utilizada para la revisin de la solicitud, y La recomendacin de otorgar o no la Validacin y/ o verificacin, observacin o condicin. Plan de auditora (validacin y verificacin, muestreo) Proceso de validacin o verificacin y conclusiones Declaraciones consistentes con los requisitos del contrato Cambios realizados en el plan de auditora ( validacin y verificacin , muestreo) Conclusiones alcanzadas con los datos e informacin de GEI Hallazgos encontrados en la auditora. Recomendaciones relacionadas con la afirmacin de GEI junto con cualquier

6.6 Actividades de seguimiento

Se realizarn visitas anuales para verificar que la organizacin cliente an mantiene el cumplimiento de los requisitos del alcance de la Validacin y/ o verificacin otorgada para lo cual se van a realizar las actividades establecidas en el formulario revisiones de la solicitud. En estas actividades se incluyen como mnimo la revisin de: Auditora internas y revisin por la direccin Revisin de las acciones tomadas sobre los hallazgos identificados durante la actividad de Validacin y/ o verificacin previa El tratamiento de la quejas

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La eficacia del sistema de gestin de la informacin sobre los GEI en relacin con el logro de los objetivos de la organizacin cliente certificada El progreso de la actividades planificadas dirigidas a la mejora continua La continuidad en el control operativo, La revisin de cualquier cambio, y La utilizacin de marcas y cualquier otra referencia 6.7 Ampliacin del alcance

Si la organizacin cliente certificada solicita un ampliacin de alcance la UCN-EARTH determinar la necesidad de una actividad especial para conceder o no la ampliacin. O bien puede determinar realizar esta actividad en conjunto con la actividad de seguimiento ya establecida en el programa de actividades de Validacin y/ o verificacin. Revisin de la solicitud. Se debe de realizar nuevamente una revisin de solicitud y aplicar lo establecido en los puntos 6.2, 6.3 y 6.4 6.7.2 Actividades de validaciones o verificaciones especiales

La UCN- EARTH podr realizar validaciones o verificaciones notificada con poco tiempo de antelacin, de una declaracin sobre GEI previamente validada o verificada, en respuesta a las quejas o hechos hallados despus de la declaracin de validacin, este notificar, por adelantado al cliente o a la parte responsable las condiciones bajo las cuales va a llevarse a cabo la validacin o verificacin especial.

6.8 Sancin, suspensin y reduccin del alcance de la Validacin y/ o verificacin

La Coordinacin junto al apoyo del

comit de Validacin y/ o verificacin

decidir acerca de

suspender, retirar o reducir el alcance de la Validacin y/ o verificacin y el Contrato de actividades de Validacin y/ o verificacin y uso de marca de conformidad de la organizacin certificada, cuando incurra en el incumplimiento de alguna de sus obligaciones o de los procedimientos, reglamento de Validacin y/ o verificacin de la Unidad de Carbono Neutro EARTH, siguiendo el procedimiento Sancin, suspensin, y reduccin del alcance de la Validacin y/ o verificacin . 6.9 ANEXOS

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Anexo 1. Relacin el nmero efectivo de personal y la duracin y la actividad de Validacin y/ o verificacin Duracin de la actividad de Validacin y/ o verificacin (Etapa 1 + Etapa 2 en da) Alto 3 3,5 4,5 5,5 7 8 9 11 12 13 15 16 Medio 2,5 3 3,5 4,5 5,5 6 7 8 9 10 11 12 Bajo 2,5 3 3 3,5 4 4,5 5 5,5 6 7 8 9 Limitado 2,5 3 3 3 3 3,5 3,5 4 4,5 5 5,5 6 626-875 876-1175 1176-1550 1551-2025 2026-2675 2676-3450 3451-4350 4351-5450 5451-6800 6801-8500 8501-10700 >10700 # efectivo de personal Duracin de la actividad de Validacin y/ o verificacin (Etapa 1 + Etapa 2 en da) Alto 17 19 20 21 23 25 27 28 30 32 34 Medio 13 15 16 17 18 19 20 21 23 25 27 Bajo 10 11 12 12 13 14 15 16 17 19 20 Limitado 6.5 7 7.5 8 8.5 9 10 11 12 13 14

efectivo de personal 1-5 6-10 11-15 16-25 26-45 46-65 66-85 86-125 126-175 176-275 276-425 426-625

Continuar con la progresin anterior

Nota 1: Alto son organizaciones con multisitios, muchos procesos, alcances grandes. Medio son organizaciones multisitios pocos procesos y repetitivos. Bajo muchos procesos alcances grandes y un nico proceso. Limitado poco procesos, alcances pequeos y procesos repetitivos.