R-01-V-02

REGLAMENTO PARA ACTIVIDADES DE VALIDACIN Y/O VERIFICACIN

Unidad de Carbono Neutro Universidad EARTH

Elaborado por: Angela Espinoza Lpez Revisado por: Edmundo Castro Jimnez

17-01-2011 14-03-2011

Aprobado por: Edmundo Castro Jimnez

14-03-2011

Introduccin 1.1 Conceptos: Certificado: documento emitido por la Unidad de Carbono Neutro-EARTH que indica que el cliente cumpli con los requisitos y la normativa de dicha Unidad para ser declarada una organizacin Carbono Neutral. Cliente o solicitante: Organizacin o persona interesada en obtener los servicios de la Unidad de Carbono Neutro-EARTH. ECA: Entidad Costarricense de Acreditacin. EARTH: Escuela de Agricultura de la Regin Tropical Hmeda. GEI: Gases de Efecto Invernadero. Marca: Marca de la UCN-EARTH inscrita en el Registro Nacional de Costa Rica, que refleja la condicin de Carbono Neutral. Normas INTE-ISO: incluye la referencia a las siguientes normas en conjunto: INTE-ISO 14064-1, INTE-ISO 14064-2, validadas y verificadas por la INTE-ISO 14064-3 e INTE 12-01-06. Neutralidad de emisiones: balance entre emisin y mitigacin de GEI (mitigacin = reduccin-remocin de tCO2). Organizacin validada y/o verificada: organizacin que solicit a la Unidad de Carbono Neutro-EARTH los servicios de validacin y/o verificacin de Carbono Neutral y que una vez cumplido el procedimiento, obtuvo el certificado. Organismo Validador y/o verificador: se refiere a la UCN-EARTH. Sitio: Un sitio es una ubicacin o localizacin permanente donde una organizacin lleva a cabo una tarea o un servicio. tCO2: Toneladas de Dixido de Carbono UCN-EARTH: Unidad de Carbono Neutro de EARTH. SGGEI: Sistema de Gestin de Gases de Efecto invernadero. Actividades de Validacin y/o verificacin: Auditoras de sistemas de gestin, validaciones/verificaciones de inventarios de emisiones de GEI y sus proyectos de reduccin y remocin.
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1.2. Alcance El presente Reglamento establece las condiciones que rigen las actividades de validacin y/o verificacin que brinda la UCN-EARTH, basados en las Normas INTEISO 14064 e INTE 12-01-06: 2011 1.3 Generalidades La UCN-EARTH otorga la Validacin y/o verificacin Carbono Neutro, por medio del certificado y la marca de conformidad, de acuerdo con las normas INTE-ISO 14064 e INTE 12-01-06:2011 El uso de la marca permite identificar a la Organizacin Validada y/o verificada, como una organizacin Carbono Neutral, no constituye una validacin y/o verificacin de productos o servicios, sino una evaluacin de la conformidad del sistema de gestin que muestra en trminos cuantitativos el balance en trminos de tCO2 entre lo que se emite menos lo que se mitiga (reduccin + remocin) en el alcance definido para el perodo correspondiente. 2. Modos de indicacin de la conformidad El certificado es emitido por la UCN-EARTH, luego del cumplimiento verificable del proceso de actividad de validacin y/o verificacin. El certificado se otorgar a aquellas organizaciones que demuestren con su Sistema de Gestin de la informacin sobre los GEI(SGI), que poseen la documentacin que respalda cuantitativamente el concepto de neutralidad de emisiones. Una vez validada y/o verificada la organizacin podr hacer uso de la marca UCN-EARTH respetando el reglamento respectivo. 3. Cumplimientos:

Los cumplimientos para el derecho de uso de la marca son: Ser una organizacin legalmente constituida o autorizada a actuar segn la legislacin del pas al que corresponda. No tener procesos judiciales o denuncias pendientes con autoridades o instancias afines.
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Llenar

el formulario

de

SOLICITUD DE ACTIVIDAD DE VALIDACIN Y/O

VERIFICACIN.

Aportar la informacin necesaria requerida por la UCN-EARTH para llevar a cabo el proceso de validacin o verificacin de datos y dems documentacin que se requiera para la toma de decisiones de validacin y/o verificacin. Tener la base documental en un Sistema de Gestin de la informacin sobre los GEI segn norma INTE 12-01-06:2011 y un documento estructurado segn los contenidos de las normas INTE-ISO 14064 de manera que se evidencie el compromiso de la organizacin, y la contabilizacin de emisiones netas

equivalentes segn el concepto de neutralidad. Adems se deben identificar las personas responsables, el perodo anual del inventario base, las generalidades, objetivos y procedimientos. Debe estar debidamente definido el alcance del inventario, as como el mapa conceptual de los procesos de la organizacin y sus lmites (una o ms instalaciones), el nivel de aseguramiento, los criterios, la importancia relativa de los errores, los resultados obtenidos (inventario de emisiones, sumideros y reducciones) de la lnea base Acompaar el inventario de la lnea base (emisiones, reducciones y remociones) con un proyecto especfico de reduccin y otro de remocin. Ambos proyectos se requerirn cuando el escenario de lnea base sea insuficiente para demostrar el nivel de neutralidad. Los proyectos de reduccin y remocin son requeridos para aumentar las reducciones y las remociones como requisito de la Neutralidad. El proyecto de reduccin no solo debe haberse diseado sino demostrar su funcionamiento y el procedimiento requerido segn la norma

INTE-ISO 14064-2. El proyecto de remocin de Emisiones debe acompaarse de datos cuantitativos de fotografas, georeferenciacin (coordenadas)

respectiva, segn rea y cantidad de carbono (tons CO2) comprometido por ao, debe de haber sido diseado bajo los criterios de la norma INTE-ISO 14064-2 y estar en funcionamiento.

Indicar el perodo de compromiso de las reas para la fijacin de carbono e indicar si se establece en terrenos propios de la organizacin. Si se adquiere mediante la compra de bonos de carbono (georeferenciado) a un tercero, debe indicarse, y respaldarse con un contrato de compromiso entre ambas partes. Haber concluido la auditora de validacin y verificacin de GEI de tercera parte realizada segn la norma INTE-ISO 14064-3 demostrando el levantamiento de las no conformidades encontradas, junto con la metodologa de medicin y cuantificacin de CO2e, emitido, reducido y removido.

Debe permitir carbono,

la entrada de los auditores, (validadores o verificadores

de

evaluadores de ECA (Ente Costarricense de Acreditacin), auditores

en formacin de la UCN-EARTH) al sitio o las instalaciones de la organizacin.

Ofrecer servicios de gua a los auditores, al menos una vez al ao en las reas de bosques y plantaciones forestales donde se realiza la fijacin del carbono.

Recibir en las instalaciones de su empresa las visitas de inspeccin-auditora necesarias en el proceso, (las que sern notificadas con poco tiempo de

antelacin), y permitir el acceso completo a las instalaciones.

Asignar una persona con el suficiente conocimiento y autoridad para dar la informacin necesaria en las visitas de inspeccin.

Tener implementado un Sistema de Gestin de la Informacin sobre los GEI, que sustente el cumplimiento de las norma INTE-ISO 14064.
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Implementar los cambios que le indique la UCN-EARTH, en el plazo que ella seale, para cumplir con los requisitos de conformidad, as como permitir que la UCN-EARTH haga la verificacin del cumplimiento de los cambios indicados por ella. Informar y notificar a la UCN- EARTH, cualquier cambio en el alcance, inventario de GEI que afecte el cumplimiento de los requisitos y realizar los respectivos ajustes, que sern evaluados en la prxima auditora de seguimiento por la UCN-EARTH. Firma de contrato de actividades de validacin y/o verificacin y uso de la marca de conformidad.

4. Condiciones de la validacin y/o verificacin: La Organizacin Validada y/o verificada deber respetar estas condiciones una vez que obtenga la autorizacin para el uso de la marca:

No utilizar el certificado ni la marca de forma que desacredite a la UCNEARTH, ni realizar ninguna declaracin que resulte engaosa. Cumplir con lo indicado en el documento Reglamento para el uso de la marca de conformidad.

Si la marca es utilizada sin un contrato o en violacin ver documento, la UCNEARTH podr interponer las acciones legales que correspondan. 5. Potestades En caso de irregularidades, infracciones o el mal uso del certificado o de la marca, la UCN-EARTH podr aplicar las respectivas acciones y sanciones,
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incluyendo la cancelacin del certificado total o parcial para el rea afectada por

la infraccin. En caso de sospechar de una violacin a la normativa la UCNEARTH realizar las verificaciones acerca del cumplimiento del uso del

certificado y la marca, elaborando un informe que contenga las irregularidades en las que ocurra la Organizacin Validada y/o verificada y las acciones

correctivas a imponer. Los costos en que incurra la UCN-EARTH sern pagados por la Organizacin Validada y/o verificada. El procedimiento a seguir ser el establecido en el documento Sancin, suspensin, o reduccin del alcance de la validacin y/o verificacin.

La UCN-EARTH y la Organizacin Validada y/o verificada

pueden dar por

terminado (por escrito) el contrato de actividades de validacin y/o verificacin debido a las siguientes causales: a) Negativa de la Organizacin Validada y/o verificada a cooperar para realizar las inspecciones, b) decisin unilateral de terminacin de la Organizacin Validada y/o verificada , c) incumplimiento de la Organizacin Validada y/o verificada de las acciones correctivas que le hayan sido impuestas por la UCN-EARTH, d) incumplimiento de la Organizacin Validada y/o verificada de las polticas de uso de la marca y e) mal uso del certificado por parte de la Organizacin Validada y/o verificada .

La UCN-EARTH notificar a la Organizacin Validada y/o verificada el mal uso del certificado y de la marca, las acciones necesarias a tomar para remediar la situacin y si esta no acatara las disposiciones y se negara a corregirlas, la UCN-EARTH dara por cancelado el Contrato de actividades de validacin y/o verificacin y uso de la marca de conformidad de lo cual se informar a ECA y podr tambin, si lo considera necesario, emitir comunicados de prensa y publicar en la pgina web el estado de la validacin y/o verificacin , de acuerdo con lo indicado en el documento Sancin, suspensin, o reduccin del alcance de la validacin y/o verificacin .

6. Obligaciones de la UCN-EARTH: La UCN-EARTH se compromete a: Mantener resguardada la informacin confidencial obtenida durante el proceso de actividades, de validacin y/o verificacin, as como, de dar un servicio imparcial y transparente al cliente, y no revelar informacin a un tercero, sin el consentimiento escrito de la Organizacin Validada y/o verificada o en proceso.

Exigir a las personas que contrate por servicios profesionales y a su personal permanente la suscripcin del documento denominado Compromiso de Confidencialidad, Imparcialidad y Objetividad.

Facilitar la informacin confidencial obtenida nicamente si es requerida por una autoridad judicial o por la ECA y simultneamente se le comunicar a la Organizacin Validada y/o verificada o en proceso de validacin y/o verificacin.

Poner y mantener a disposicin del pblico, por los medios que considere oportunos, la informacin necesaria respecto del estado actual de la validacin y/o verificacin otorgada a la Organizacin Validada y/o verificada; la cual

actualizar regularmente. Esta informacin incluye el nombre ubicacin geogrfica (incluye otros lugares si es un certificado multisitio); la fecha del otorgamiento y del vencimiento de la validacin y/o verificacin as como su alcance y, documento normativo pertinente.

Notificar a la Organizacin Validada y/o verificada, cualquier cambio realizado por las autoridades estatales competentes, de las normas o de su implementacin. 7. Validacin y/o verificacin
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Concluida la auditora (validacin o verificacin de inventario de GEI) y el cumplimiento de requisitos inciales, como adems el levantamiento de las no conformidades, el solicitante debe enviar a la UCN-EARTH una carta solicitando el uso de la marca de conformidad. La Coordinacin de la UCN-EARTH con el apoyo del Comit de certificacin, revisan y analizan la documentacin (expediente del Cliente), verificando el cumplimiento de los requisitos y con base en eso, tomar la decisin

correspondiente en un plazo de 30 das hbiles posteriores a la presentacin completa de la solicitud. La decisin se fundamentar en las evidencias documentadas, tales como el informe de auditora, los procedimientos, el funcionamiento del SGGEI, la demostracin de Proyectos de Reduccin y de Remocin operando, as como al acatamiento de las acciones correctivas realizadas por el Cliente cuando hubiera sido necesario. La Coordinacin de la UCN-EARTH emite un Certificado y autoriza el uso de la marca de conformidad por tres aos, a partir de la fecha de la aprobacin.

A partir de la emisin del certificado y el derecho de uso de la marca por parte de la UCN-EARTH, se tendr accesible al pblico el nombre de la Organizacin Validada y/o verificada en la LISTA DE CLIENTES CERTIFICADOS por medio de la base de datos ubicada en el sistema de gestin de la calidad de la UCN-EARTH. La validez del certificado y el derecho de uso de la marca, estar sujeto a los

resultados de los hallazgos de las auditoras de seguimiento anuales y a las auditoras de validacin y verificacin especiales, (que se realizan producto de alguna irregularidad o queja emitida en contra de la Organizacin Validada y/o verificada). Las actividades de vigilancia posteriores a la re-validacin y/o verificacin, son verificadas mediante una auditora de seguimiento anual y una auditora de renovacin. Para efectuar las auditoras de seguimiento, la UCN- EARTH informar a la

Organizacin Validada y/o verificada sobre la visita con un mes de de anticipacin. En relacin con las auditoras especiales, la UCN-EARTH notificar por adelantado las

condiciones bajo las cuales se llevar a cabo la validacin o la verificacin especial. 8. Acciones correctivas

Concluida la auditora de validacin o verificacin de GEI, el auditor presentar a la Coordinacin y Gestora de Calidad de la UCN-EARTH el informe final de la

evaluacin que contempla los hallazgos encontrados con respecto a los criterios de la auditora. Entregado el informe de auditora al cliente, la UCN-EARTH le solicitar al Cliente el plan de acciones correctivas con el anlisis de causas y plazos de realizacin, que estar sujeto a la aprobacin por la UCN-EARTH. La UCN-EARTH establece como plan de verificacin de las acciones correctivas las siguientes: Solicitar al Cliente evidencias documentadas del cumplimiento de las acciones correctivas. (a confirmar durante las auditoras de seguimiento).

Informar al Cliente de la realizacin de una visita de verificacin de su implementacin y cumplimiento o de ser necesario realizar una auditora completa adicional, una auditora adicional limitada, para verificar la eficacia de las correcciones y de las acciones correctivas, estas segn criterio de la UCNEARTH y del equipo evaluador.

El incumplimiento de acciones correctivas por parte del cliente en relacin con los hallazgos encontrados en una auditora o en el mal uso del certificado y marca, puede ocasionar la cancelacin del contrato de actividades de validacin y/o verificacin y el derecho de uso de la marca. 9. Costos.

El solicitante o la Organizacin Validada y/o verificada pagar a la UCN-EARTH; los gastos relacionados con las evaluaciones de seguimiento anuales, las auditoras de validaciones o verificaciones especiales (si resultara responsable por las quejas presentadas), la ampliacin del alcance y la renovacin de la validacin y/o verificacin y cualquier otro gasto en que incurra la UCN-EARTH producto de la

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aplicacin de las infracciones debidas a las irregularidades cometidas por la Organizacin Validada y/o verificada . 10. Mantenimiento de la validacin y/o verificacin Las actividades de seguimiento de la Organizacin Validada y/o verificada permitirn evaluar el SGGEI y el cumplimiento de los requisitos de las Norma INTE-ISO 14064. Las auditoras de seguimiento son in situ y deben ser realizadas en la sede de la organizacin solicitante, segn el programa de auditoras de seguimiento que permite efectuar las auditoras anuales en el transcurso de los 3 aos. Durante las auditoras, se tomarn en consideracin los siguientes aspectos: Revisin del inventario de GEI. Proyecto de Reduccin y Remocin. Revisin de las acciones implementadas como consecuencia de los

incumplimientos y las observaciones que se hayan identificado en auditoras anteriores. Tratamiento de las quejas. Eficiencia del SGGEI en relacin con los objetivos de la Organizacin Validada y/o verificada. Avance de las actividades planificadas para la mejora contina. La continuidad en el control operativo y revisin de cambios. La utilizacin de la marca de conformidad La descripcin detallada de las actividades y de las instrucciones para la realizacin de la auditora de seguimiento, estarn incluidas en el plan de auditora de seguimiento que la UCN-EARTH enviar a la Organizacin Validada y/o verificada antes de realizar la citada auditora.
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La Organizacin Validada y/o verificada

debe aceptar y atender las actividades y

auditoras de seguimiento en las fechas programadas por la UCN-EARTH, excepto que justifique por escrito su imposibilidad de atenderlas, en cuyo caso proceder su reprogramacin. 11. Renovacin de la validacin y/o verificacin

La UCN-EARTH realizar una auditora de renovacin para evaluar el continuo cumplimiento de los requisitos de las normas INTE-ISO 14064 y la eficiencia del

SGGEI segn el alcance de la validacin y/o verificacin otorgada. La auditora de renovacin incluir una auditora in situ, en la que se tomarn en consideracin los siguientes aspectos: La eficiencia del SGGEI en su totalidad, a la vista de los cambios internos y externos y, su pertinencia y aplicabilidad contina para el alcance de la validacin y/o verificacin. El compromiso demostrado para mantener la eficiencia y la mejora del SGGEI. Revisin de los informes previos de auditoras de seguimiento. En los casos que se identifiquen no conformidades o falta de evidencia de conformidad, en esta auditora, los plazos para la implementacin de las correcciones y de las acciones correctivas no deben superar el vencimiento de la validacin y/o verificacin , en caso contrario, el certificado y marca de conformidad, perdern su vigencia; por lo anterior, es recomendable que esta auditora sea realizada con dos meses de anticipacin a la fecha de caducidad del certificado, para garantizar que la organizacin cuente con un tiempo adecuado para la implementacin de las acciones correctivas correspondientes. Esta auditora ser comunicada a la Organizacin Validada y/o verificada desde el momento del otorgamiento del certificado. La duracin de estas auditoras podr variar
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de acuerdo con las modificaciones en las caractersticas de la Organizacin y en el alcance del certificado. El Comit de Validacin y/o verificacin de la UCN-EARTH tomar la decisin sobre la renovacin de la validacin y/o verificacin basndose en los resultados de las

auditoras, as como en los resultados de la revisin del SGGEI durante el perodo de validacin y/o verificacin y considerar las quejas recibidas. El Comit tendr treinta das hbiles para tomar una decisin.

12. Ampliacin de alcance

La Organizacin Validada y/o verificada podr solicitar por escrito a la UCN-EARTH la ampliacin del alcance de la validacin y/o verificacin , podr solicitar un nuevo

alcance de validacin y/o verificacin , que cubrira las actividades adicionales en el mismo sitio o en sitios diferentes un mes antes de la prxima auditora de seguimiento o renovacin. La ampliacin del alcance de validacin y/o verificacin ser definida por la UCN-EARTH con base en los resultados de la auditora que se realice. La Organizacin Validada y/o verificada definir claramente el alcance de la ampliacin de la validacin y/o verificacin que solicite. En caso de que se genera un cambio en el alcance, la Organizacin validada y/o verificada deber informar a la UCN-EARTH para que sea tomado en cuenta en la prxima inspeccin y por ende en la revalidacin y/o verificacin . 13. Validaciones o verificaciones especiales

La UCN-EARTH podr realizar validaciones o verificaciones, para realizar una declaracin sobre GEI previamente validada o verificada o en respuesta a las quejas o
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hechos hallados despus de la declaracin de validacin. La UCN-EARTH notificar a la Organizacin Validada y/o verificada con una semana de anticipacin e indicar las condiciones bajo las cuales va a llevarse a cabo la validacin o verificacin especial. 14. Sancin, suspensin o cancelacin del alcance de la validacin y/o verificacin

El Comit de Validacin y/o verificacin

de la UCN-EARTH decidir sobre las

sanciones, y la reduccin del alcance de la validacin y/o verificacin y el Contrato de actividades de Validacin y/o verificacin y uso de la marca de conformidad de la Organizacin Validada y/o verificada , cuando esta incurra en el incumplimiento de alguna de sus obligaciones, en los procedimientos o en el reglamento de actividades de validacin y/o verificacin , siguiendo el procedimiento establecido en el documento Sancin, suspensin o reduccin del alcance de la validacin y/o verificacin . 15. Renuncia a la validacin y/o verificacin

La Organizacin Validada y/o verificada

podr enviar, antes del vencimiento del

certificado, a la UCN-EARTH la renuncia a la validacin y/o verificacin e informar de las razones que le motivan a tomar esa decisin. Al recibir dicha comunicacin, la UCN-EARTH iniciar el trmite de invalidacin de la validacin y/o verificacin . Dentro de un mes posterior a la fecha de la recepcin de la renuncia, la UCN-EARTH actualizar la base de datos para indicar el estado de la validacin y/o verificacin .

16. Apelaciones

Las decisiones tomadas por la UCN-EARTH en relacin

con la validacin y/o

verificacin podrn ser apeladas, cuyo proceso se llevar a cabo de acuerdo con el procedimiento establecido por la UCN-EARTH. El cliente o la Organizacin Validada y/o verificada tienen un plazo de ocho das hbiles, a partir de la notificacin de la

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decisin tomada, para interponer el recurso contra cualquier resolucin, el que ser interpuesto de acuerdo con el documento Apelaciones. 17. Quejas o sugerencias

El Cliente podr presentar sus quejas o sugerencias con respeto a los servicios brindados o actividades de la UCN-EARTH de forma oral, electrnica o escrita en das y horas hbiles. Si la queja se presenta oralmente, la UCN-EARTH levantar un acta, que ser firmada por el interesado. Dicha unidad analizar la procedencia de las quejas o sugerencias y dar respuesta en un plazo de 5 das hbiles a partir de la fecha de presentacin de la queja o sugerencia y de encontrar alguna inconformidad, se proceder a realizar la accin correctiva correspondiente segn lo descrito en el documento Acciones correctivas y preventivas y se le dar seguimiento a dichas acciones para evaluar su cumplimiento y eficacia. Si se recibe una queja relativa a la Organizacin Validada y/o verificada sta ser remitida por la UCN-EARTH a la organizacin ver procedimiento de Quejas o sugerencias.

18. Utilizacin de la marca de conformidad La marca de validacin y/o verificacin carbono neutro es propiedad exclusiva de

EARTH y el procedimiento para su utilizacin est descrito en documento Reglamento para el uso de la marca de conformidad. La Organizacin Validada y/o verificada debe cumplir a cabalidad dichas reglas. 19. Identificacin de cambios

Descripcin del cambio

Aprobado

Responsable 15

Cambio de versin de 01 a 02 producto de la auditoria interna Se realiz la modificacin en el punto 1.1 Conceptos la palabra carbono por GEI y en lugar de y/o por sus.

Edmundo Castro Jimnez Edmundo Castro Jimnez

Angela Espinoza Lpez Angela Espinoza Lpez

20. Anexos No aplica

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