GENERALIDADES DE LA CONTRATACION

Qu es la contratacin pblica? La contratacin pblica o administrativa, tiene lugar cuando las entidades pblicas contratan con personas jurdicas o naturales del sector pblico o privado, para cumplir con algunas de sus obligaciones. Generalmente se ha asociado a la prestacin de servicios pblicos, a la construccin de obras, etc..

Cul es el instrumento contratacin pblica?

legal

que

regula

la

La Ley 80 de 1993, establece el marco legal para regular las relaciones contractuales del Estado. As mismo, el decreto 855 de 1994, y el decreto 2170 de 2002.

Quines son contratacin?

las

partes

en

un

proceso

de

Fundamentalmente son dos: Contratante: Paga por recibir el bien o servicio que contrata. Para el caso es el Estado. Contratista: Provee el bien o servicio contratado y recibir un pago por ello.

Cules son los modos de contratacin que existen? Se han establecido principalmente dos modos de contratacin: licitacin o concurso pblico y contratacin directa. Licitacin Pblica: Segn la ley 80 de 1993, la licitacin pblica debe ser la generalidad a ser aplicada en las contrataciones que realice el Estado. sta se basa en un proceso por medio del cual las entidades estatales abren una convocatoria para suplir una necesidad especfica. Por ejemplo, la construccin de una carretera, el suministro de papelera, etc. La entidad que hace la convocatoria, establece previamente las caractersticas del bien o servicio que est solicitando, a las cuales se deben ajustar quienes estn interesados en participar en la licitacin. En dicha convocatoria, pueden participar todos aquellos interesados que consideren que cuentan con las capacidades tcnicas, administrativas y financieras para cumplir cabalmente con el objeto del contrato. Contratacin Directa: Es una excepcin a la regla cuya aplicacin est expresamente delimitada por la ley. Cuando se contrata a travs de este medio, se hace por situaciones especiales que hacen inviable el proceso licitatorio. Algunos casos donde es necesario contratar por esta modalidad, son los siguientes:


Cuando el objeto del contrato contiene necesidades tcnicas especficas que slo pueden ser desarrolladas por un contratista en particular. Por ejemplo, hacer una obra de arte. Cuando el costo de los bienes o servicios a contratar es bastante reducido y por ende es muy costoso adelantar un proceso licitatorio por un monto tan

mnimo. Por esta razn, la ley ha dispuesto unos valores mximos que determinan hasta qu cuanta se debe contratar directamente. Cuando sucedan hechos considerados sobrevinientes o imprevistos que implican la accin rpida de las autoridades. Por ejemplo, un desastre natural.

Bajo qu principios se adelanta la contratacin pblica? El decreto 150 de 1976 y el 222 de 1983, fueron los instrumentos legales que regularon la contratacin del Estado antes de 1993, los cuales eran ms que todo unos cdigos de requisitos y procedimientos. Por el contrario, la Ley 80 de 1993 fue concebida para ser un marco general en el cual se debe desenvolver la contratacin del Estado, mediante la observancia de tres principios generales y dos deberes que deben ser tenidos en cuenta en cualquiera de los contratos que realice el Estado. Los principios son los siguientes:
Transparencia: se establece que la generalidad de la contratacin estatal debe hacerse mediante licitacin o concurso pblicos (referido a personas a contratar), los cuales son procedimientos diseados para que el acto de contratar con el Estado, sea accesible a toda persona natural o jurdica que se considere con las capacidades necesarias para cumplir con el objeto de un determinado contrato.

Con ello se ha pretendido evitar que la contratacin pblica se convierta en un negocio de unos pocos, que por cuenta de vnculos preferenciales (amistad, parentesco, intereses comerciales, entre otros) con crculos de poder en el Estado, obtengan contratos para los cuales no necesariamente cuentan con la capacidad

requerida y que de otra manera hubieran podido ser desarrollados ms eficientemente por otros contratistas. Se busca entonces, tener el mayor nmero de opciones en igualdad de oportunidades, a partir de las cuales se pueda escoger la mejor de acuerdo con los intereses del Estado, sin atender a consideraciones de otro estilo. El hecho de consagrar el proceso como algo pblico, implica que la contratacin del Estado est sometida al control social, conforme a la veedura que cualquier ciudadano puede hacer para contribuir con la buena administracin de los recursos pblicos. La existencia de determinados contratos como los mencionados anteriormente, que no pueden ser desarrollados a travs del procedimiento licitatorio, no implica que stos puedan obviar la transparencia como uno de los principios rectores. Economa: este principio tiene varias dimensiones desde las cuales debe ser abordado. En primer lugar se invita a la necesaria eficiencia en el manejo de los recursos estatales, ya que por la naturaleza pblica de los mismos, stos no se pueden dilapidar. De igual manera el principio de economa pretende aminorar los costos de la contratacin, mediante la utilizacin de los procedimientos mnimos o esenciales para el desarrollo del proceso contractual, con el fin de evitar trmites innecesarios que fuera de su costo, tambin incentivan prcticas corruptas. Se busca entonces, facilitar el acceso de la mayor cantidad de competidores eliminando las posibles "barreras" que impidan la participacin de la mayor cantidad de posibles contratistas.

En dicho sentido la ley estableci que se deben acatar los procedimientos que son especficamente consignados en el estatuto contractual, los cuales a su vez deben estar claramente expresados para evitar que los posibles contratistas cometan errores de forma. Es preciso anotar que la publicacin de los pliegos de condiciones y trminos de referencia va Internet, es un medio que facilita la difusin de la informacin a bajo costo para la administracin pblica. Del lado de la proteccin de los recursos del Estado, para evitarle costosas demandas por incumplimiento en los pagos de lo contratado, la ley determin que para adelantar el proceso contractual es necesario contar con las partidas y disponibilidades presupuestales que respalden el pago oportuno al contratista. Cabe anotar que dentro de dichos recursos se deben incluir montos para cubrir imprevistos o ajustes econmicos al contrato, entre otros eventos. Siguiendo con la lnea de proteccin al patrimonio pblico, est la inclusin de estudios y anlisis previos que sustenten la necesidad de realizar contratar determinado bien o servicio, con lo cual se pretende evitar el despilfarro de los recursos pblicos y priorizar la utilizacin de los mismos. Por otra parte, para proteger al Estado del incumplimiento de contratista, la ley determin que es obligacin de este ltimo suministrar una pliza de garanta que cubra al Estado del incumplimiento en lo ofrecido en la propuesta al Estado y de las obligaciones derivadas del contrato hasta su liquidacin, por el tiempo en el cual los efectos del contrato se prolonguen al futuro. Se establece que observando el principio de economa, se adelanten las acciones tendientes a desarrollar el proceso contractual, "en

austeridad

de

tiempo,

medios

gastos

".

En aras de preservar este principio, el Decreto 2170 estableci que para consultar los precios del mercado durante el proceso contractual, se debe tomar como referencia el reporte del Registro nico de Precios de Referencia (RUPRSICE) cuando los bienes a contratar se encuentren all registrados. Cabe anotar, que de no haber justificacin para que en una propuesta se ubique por fuera del umbral de precios que determina dicho sistema, la entidad puede descalificar por esta razn a los oferentes que presenten dicha situacin. As mismo, declarar desierto el proceso. Responsabilidad: con la inclusin de este principio, se busca atacar de frente la inexistencia de funcionarios responsables de la contratacin en las entidades pblicas, lo cual sin duda se convierte en un incentivo para efectuar prcticas corruptas al no haber posibilidades de sancin. Desde la expedicin de esta ley, la funcin de contratar qued en cabeza del jefe o representante legal de la entidad que contrata, el cual puede delegarla pero en personal de ndole ejecutivo. Se reitera la obligacin de los servidores pblicos, de proteger en todo momento del proceso contractual los intereses del Estado, sin actuar en contra del contratista o de terceros. Se materializa lo anterior, en las sanciones que tienen los servidores pblicos que siendo responsables de la contratacin, no adelantan los estudios previos que justifiquen el objeto a contratar o cuando la informacin suminitrada como los pliegos de condiciones o trminos de referencia , son confusos. Pero la responsabilidad no slo se establece para los servidores del Estado, ya que el contratista es responsable por la veracidad de la informacin que da a la entidad estatal en su

propuesta y por la buena calidad de los bienes o servicios prestados al Estado.

Los deberes son los siguientes: Seleccin objetiva: relacionado especialmente con el principio de transparencia, va encaminado a garantizar la eleccin imparcial del contratista que ms convenga a los intereses del Estado, considerando los criterios que han sido previamente establecidos por la entidad para calificar y escoger en igualdad de condiciones la mejor de las propuestas que se le presenten.

Para alcanzar este objetivo, es preciso que se observen los factores tcnicos y econmicos previstos para la escogencia, su ponderacin matemtica (calificacin), la cual debe estar determinada en los pliegos de condiciones y los trminos de referencia. As mismo, deben observarse siempre los precios del mercado y la bsqueda de la opcin ms favorable para la entidad. Cabe anotar, que no necesariamente es el menor precio el que garantiza que una determinada propuesta sea elegida. ste es solamente uno de los aspectos tenidos en cuenta, al lado de consideraciones como el plazo, el cumplimiento, la experiencia, los equipos disponibles, entre otros. Publicidad: en cumplimiento del principio de transparencia, la actividad contractual se considera pblica, con el fin de permitir a los interesados el conocimiento del proceso. La publicacin va Internet de los datos relativos al proceso contractual busca que a travs del uso de las tecnologas web, las cuales son el medio masivo de comunicacin con mayor potencial de difusin, se garantice el acceso permanente a la informacin a todos los potenciales contratistas

y a todo ciudadano que desee ejercer el control social. De igual manera, se establecen procedimientos y trminos precisos en los cuales la informacin sobre el objeto del contrato y las condiciones para postularse como contratista, deben ser publicados. Con esta disposicin, se logra ampliar el universo de los posibles proponentes y contribuir con una seleccin ms objetiva donde las condiciones estn previamente establecidas y son de conocimiento de todos los interesados.

Quines tienen capacidad para contratar con el Estado? Cualquier persona natural o jurdica que cumpla con los requisitos establecidos por la ley para ser considerado con la capacidad para contratar. Unido a lo anterior, est la figura de consorcio y unin temporal, las cuales son figuras jurdicas creadas para permitir la asociacin de personas interesadas en postularse para contratar con el Estado para el desarrollo de un contrato especfico, el cual individualmente no podran desarrollar por incapacidad tcnica o financiera. La diferencia entre las dos est determinada por la responsabilidad de quienes participan en el desarrollo del contrato. En el Consorcio, todos los socios responden por igual (solidariamente), en todas y cada una de las obligaciones consagradas en la propuesta que presentan al Estado y en el desarrollo del contrato como tal. En la Unin Temporal en cambio, todos los socios responden por igual en el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta que presentan al Estado y en el desarrollo del contrato, pero en caso de incumplimiento, las sanciones son establecidas considerando la participacin de cada uno de los socios en la ejecucin del contrato.

Qu caractersticas especiales deben cumplir? Cabe anotar que al momento de querer contratar con el Estado, es necesario que el contratista no incurra en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad establecidas por la Constitucin y las leyes, las cuales han sido determinadas para evitar que el posible contratista pueda tener alguna preferencia que viole el deber de seleccin objetiva o como lo establece la misma ley 80 de 1993, haya sido sancionado previamente por su incumplimiento con el Estado en contratos anteriores y no se haya terminado el tiempo de la sancin. Por otra parte, en la Ley 80 de 1993 se estableci que quienes quisieran participar en un proceso contractual con el Estado, deberan estar inscritos en el registro de proponentes de las cmaras de comercio de su jurisdiccin. Lo anterior, con el fin de proveer a las entidades estatales de informacin comercial cierta sobre la capacidad y el actuar previo de quienes pretendan ser sus contratistas. Fueron exceptuados de este requerimiento, quienes vayan a contratar teniendo en cuenta algunas de las modalidades de la contratacin directa, tales como la menor cuanta, la urgencia manifiesta, entre otras.

Qu tipo de contratos adelanta el Estado? En la ley 80 de 1993, se establecieron cinco tipos de contratos que realiza la administracin pblica: de obra, consultora, prestacin de servicios, concesin, encargos fiduciarios o fiducia pblica.


Contrato de obra: est referido a todo tipo de trabajo material que implique construccin, mantenimiento o instalacin de equipos en bienes inmuebles.

Contrato de consultora: este tipo de contrato tiene por objeto la realizacin de estudios tcnicos para inversin, diagnstico, determinacin de factibilidad, diseos de proyectos, estrategias, entre otros. Contrato de prestacin de servicios: se estableci que este tipo de contratos quedaba restringido a las actividades de administracin o funcionamiento de las entidades pblicas, que no pudieran desarrollarse con personal de la planta existente. Este se refiere nicamente a personas naturales. Contrato de concesin: el objeto de estos contratos, es la entrega por parte del Estado a un agente privado de un derecho de explotacin, prestacin, operacin, gestin total o parcial de un servicio pblico. Tambin la construccin, conservacin o explotacin de una obra o bien, parcial o totalmente, previa determinacin de las remuneraciones a ser recibidas por el agente privado para la ejecucin de este tipo de contrato. Encargo fiduciario o fiducia pblica: este contrato establece la entrega de recursos pblicos a una sociedad fiduciaria, para la administracin o manejo de los mismos, estableciendo un objeto y plazo especficos.

Qu son las clusulas exorbitantes? Cabe anotar, que los contratos con el Estado tienen la particularidad de incorporar "clusulas exorbitantes", las cuales permiten a este ltimo mantener una situacin preferencial en el manejo y control del desarrollo del contrato, teniendo en cuenta la naturaleza pblica de los recursos comprometidos y la vinculacin del objeto del contrato con la prestacin de servicios pblicos. En todos lo casos, estas clusulas buscan evitar la paralizacin o la afectacin grave de los servicios pblicos que se esperan proveer con la ejecucin de un contrato, por lo cual el Estado tiene el derecho de actuar unilateralmente. Esta es la condicin esencial para que el ente pblico pueda interponerlas.

Salvo la caducidad, no se pueden entender como un castigo de la entidad estatal al contratista. De hecho, el Estado debe cancelar a este ltimo los mayores costos que le hayan generado la aplicacin de las clusulas, lo que se conoce legalmente como el reestablecimiento del equilibrio econmico del contrato. Las clusulas exorbitantes son las siguientes: Interpretacin unilateral: la interpone el Estado cuando existan discrepancias en la interpretacin de una disposicin del contrato durante la ejecucin del mismo. Modificacin unilateral: la interpone el Estado cuando sea necesario hacer variaciones al contrato y no se haya llegado a un acuerdo con el contratista. Por ejemplo, en los casos en que segn el criterio del Estado sea necesario suprimir o incluir mayores obras o suministros, para evitar la paralizacin o afectacin grave del servicio pblico objeto delcontrato. Terminacin unilateral: la interpone el Estado para la finalizacin anticipada del contrato. La ley ha dispuesto que esta clusula es efectiva en los siguientes casos:
     

Cuando las exigencias del servicio pblico objeto del contrato lo requieran. Cuando las circunstancias de alteracin del orden pblico obliguen a ello. Por muerte o incapacidad fsica permanente del contratista, cuando ste es persona natural. Por disolucin de la personera jurdica, cuando el contratista tenga esta calidad. Por interdiccin judicial o declaracin de quiebra del contratista. Por cesacin de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales del contratista, que afecten gravemente el cumplimiento del contrato.

Caducidad: la interpone el Estado ante el incumplimiento de las obligaciones del contratista. Reversin: se ha establecido para los contratos de concesin o explotacin de bienes del Estado. Determina que una vez terminado el periodo de la concesin, los bienes utilizados para el desarrollo de la misma, pasan a ser propiedad de la entidad estatal contratante sin pago alguno por ello.

LICITACIN PBLICA O CONCURSO PBLICO

Segn la ley 80 de 1993, ste es el proceso que debe regir la contratacin del Estado, con el fin de garantizar una eleccin imparcial del contratista que sea la mejor opcin para proteger los intereses del Estado, cumpliendo con los principios y deberes que deben regir la contratacin administrativa. Cul es la diferencia entre la licitacin pblica y el concurso pblico? La diferencia radica en que el concurso est referido a las capacidades, conocimientos y calidades de las personas naturales, mientras que la licitacin toma en cuenta criterios ms tcnicos, sobre el bien o el servicio objeto del contrato.

Cmo es el proceso de contratacin administrativa a travs de licitacin o concurso pblicos? La contratacin pblica a travs de licitacin o concurso, tiene como criterio organizador una serie de plazos de obligatorio cumplimiento, que permiten identificar una estructura que se puede dividir entre iniciacin, desarrollo y finalizacin del proceso. Iniciacin del proceso: comprende desde el periodo de estudios y recopilacin de informacin previa, hasta la publicacin de los avisos de convocatoria a la licitacin o el concurso.
Conveniencia de la contratacin: la entidad contratante, debe adelantar un estudio interno que sustente las causas por las cuales es necesario adelantar un proceso de contratacin, que busca la atencin de determinada carencia que se convierte

en el objeto del contrato a suscribir. En esta etapa, se analiza la concordancia de la contratacin que se va a desarrollar, con los planes de inversin o gasto de la entidad. Segn el Decreto 2170, como mnimo los estudios previos deben contener la definicin de la necesidad, la definicin tcnica de la solucin propuesta, las condiciones especficas del contrato, soporte tcnico y econmico del mismo y los riesgos que deben ser amparados por el contratista.

Elaboracin de estudios tcnicos: cuando el objeto del contrato as lo amerite, es necesario contar con estudios tcnicos especializados de factibilidad. Disponibilidad presupuestal: es necesario contar con las partidas y disponibilidades presupuestales, es decir con el dinero necesario para adelantar el proceso de contratacin, con el fin de evitar incumplimientos futuros por parte del Estado, que le generen costosas sanciones. Informacin a la cmara de comercio: se establece que las entidades estatales deben informar a la cmara de comercio de su jurisdiccin, acerca de las licitaciones o concursos que se pretendan abrir, dentro de los primeros cinco das de cada mes, con el fin de hacerlo pblico a travs de un boletn mensual realizado por la cmara de comercio respectiva, dentro de los primeros 20 das. Elaboracin de los pliegos de condiciones o trminos de referencia: la entidad contratante, debe desarrollar los pliegos de condiciones o trminos de referencia, teniendo presente que deben contener entre otros, los siguientes puntos:
 

Requisitos necesarios para participar en el proceso de seleccin. Objeto del contrato.

 

Determinacin de los plazos de la licitacin o concurso, de evaluacin de las propuestas, de adjudicacin y firma y de liquidacin del contrato. Determinacin de reglas justas, objetivas y claras para asegurar la escogencia objetiva del contratista. Condiciones de costo y calidad de los bienes necesarios para la ejecucin del contrato. Indicacin del presupuesto oficial previsto para el desarrollo del contrato. Valor del pliego. Documentos necesarios para sustentar la propuesta. Determinacin de las variables modificables cuando se establezca la opcin de conformacin dinmica de la oferta*

Mediante el conocimiento de los pliegos de condiciones o los trminos de referencia del contrato, los interesados conocen las necesidades de la entidad y las condiciones en las cuales van a competir entre s. Con base en ello, los posibles contratistas construyen las propuestas que van a presentar a la entidad.

Publicacin de la informacin: en cumplimiento del deber de publicidad, se establece que dentro de los 10 y 20 das calendario previos a la apertura de la licitacin o concurso, se deben publicar como mximo tres avisos informativos acerca de la convocatoria a la licitacin o concurso pblicos, en peridicos de amplia circulacin y en medios de comunicacin de igual difusin, con intervalos entre 2 y 5 das calendario. El Decreto 2170, estableci que deben ser publicadas en la pgina web de la entidad que vaya a iniciar un proceso de contratacin, los pliegos de condiciones y los trminos de referencia respectivos. Para las licitaciones, se debe hacer con 10 das calendario previos a la

apertura del proceso de seleccin del contratista. Este plazo se reduce a 5 das para la contratacin directa. La finalidad de esta medida es la presentacin de observaciones por parte de los interesados a los pliegos o trminos de referencia, con el fin de evitar que a travs de estos instrumentos se incluyan condicionamientos irrelevantes para el trabajo a desarrollar, que slo pretendan favorecer a determinado(s) contratista(s). Publicacin de observaciones: los trminos anteriormente descritos, estn dispuestos para que los potenciales contratistas presenten sus observaciones a la entidad. Una vez culminado el plazo, la entidad publica el pliego de condiciones o los trminos de referencia definitivos, donde podr incluir las observaciones que considere relevantes para el proceso de seleccin. Poblaciones pequeas: cabe anotar que en poblaciones con menos de 7.000 habitantes y cuyos ingresos sean inferiores a 5.000 salarios mnimos mensuales legales vigentes, los avisos debern ser ledos por bando y publicados por 7 das incluyendo el da de mercado, en lugares visibles. Desarrollo del proceso: comprende desde el proceso de apertura a la publicacin de las evaluaciones de las propuestas. Apertura: la realiza el jefe o representante legal de la entidad contratante, mediante un acto administrativo (resolucin), debidamente motivado. Consiste en la declaracin pblica que ha sido abierta la licitacin o el concurso, para dar inicio a la presentacin de las propuestas por parte de los potenciales contratistas. Para dar apertura al proceso, deben haberse expuesto en la pgina web, los textos definitivos de los

pliegos de referencia.

condiciones

los

trminos

de

Determinacin del plazo: el plazo de la licitacin, comprende el periodo en el cual se pueden presentar las propuestas a la entidad contratante. No necesariamente el plazo de la licitacin coincide con la apertura de la misma.
Prrroga: cabe anotar que por deseo de la entidad contratante o por la manifestacin de las 2/3 partes de quienes poseen pliegos de condiciones o trminos de referencia, es posible prorrogar el plazo de la licitacin o concurso por un trmino no superior a la mitad del inicialmente estipulado. Conformacin dinmica de la oferta: el proceso de conformacin dinmica de la oferta, es un procedimiento introducido por el Decreto 2170, cuya finalidad es obtener la mejor propuesta para las entidades pblicas haciendo uso del mecanismo de subastas pblicas.


En el pliego de condiciones o en los trminos de referencia deben aparecer cules son las variables susceptibles de ser modificadas. Todo el proceso se debe realizar a travs de una audiencia pblica la cual no puede tener una duracin superior a un da. El proponente hace una propuesta inicial que puede ir modificando durante la audiencia, en las variables que considere que puede tener una mejor oferta.

Se tomar como definitiva, la ltima oferta que haya realizado el proponente, para cada una de las variables al cerrar el tiempo previsto para presentar las mejoraras a la propuesta. Si el proponente no hace uso de su derecho a mejorar la propuesta, se tomar como definitiva la inicial. Para que la oferta definitiva sea considerada, la entidad verificar que los proponentes cuentan con la capacidad jurdica, administrativa, financiera y tienen la experiencia exigida en los pliegos de condiciones o en los trminos de referencia. Estas cualidades sern verificadas y se determinar si pueden ser consideradas las ofertas o no, ms no se le dar una calificacin especfica a cada una de ellas. Las ofertas debern estar ajustadas a los precios y condiciones del mercado, conforme a la consulta que se haga de stos a travs del Registro nico de Precios de Referencia.

Audiencia de aclaracin: en un trmino de tres das contados a partir del inicio del plazo de la licitacin o concurso, a solicitud de cualquiera de los tenedores de pliegos de condiciones o trminos de referencia, se convoca una audiencia con el fin de hacer las aclaraciones a que haya lugar, y en caso de ser necesarias modificaciones, corresponde al representante legal de la entidad expedirlas.

La existencia de la audiencia no implica que cualquier tenedor de pliegos de condiciones o trminos de referencia, no pueda solicitar aclaraciones adicionales a la entidad dentro del plazo de la licitacin. El ente pblico debe responder por escrito y enviar copia a los dems tenedores.
Prrroga: considerando las modificaciones necesarias con posterioridad a la audiencia de aclaracin, el representante legal de la entidad podr prorrogar el plazo de la licitacin o concurso hasta por 6 das hbiles. Presentacin de las propuestas: los proponentes presentan ante la entidad estatal, sus propuestas para ser considerados en la licitacin o concurso, dentro del plazo de licitacin establecido previamente. Es necesario que los proponentes cumplan con todos y cada uno de los requerimientos establecidos en el pliego de condiciones o los trminos de referencia, pese a que pueden presentar alternativas que no impliquen cambios esenciales en las condiciones establecidas para la adjudicacin.

Evaluacin de propuestas: la entidad estatal establece previamente, cual es el plazo que requiere para evaluar las propuestas recibidas. Durante este periodo, el ente pblico tiene la posibilidad de solicitar aclaraciones a los proponentes, que sean imperiosas para la comprensin de su propuesta.
Prrroga: en el caso en el que el representante legal de la entidad no tenga plena confianza en que el plazo de evaluacin garantiza la seleccin objetiva, ste puede determinar una prrroga, debidamente justificada.

Publicacin de la evaluacin: en la secretara de la entidad contratante, se publicarn por espacio de 5 das hbiles los informes de evaluacin de las propuestas. Lo anterior, con el fin de permitir a los proponentes hacer las observaciones que consideren pertinentes, lo cual no implica que tengan la posibilidad de modificar las propuestas inicialmente presentadas. Las objeciones, deben ser resueltas por el representante legal de la entidad, durante la adjudicacin. Este proceso puede adelantarse a travs de una audiencia pblica que ser convocada por el Contralor General de la Repblica o por la entidad estatal contratante.
Finalizacin del proceso: se enmarca entre la determinacin del plazo de adjudicacin y el perfeccionamiento del contrato. Determinacin del plazo para adjudicacin y firma: ste empieza a contar a partir del da siguiente de la terminacin del plazo de evaluacin de las ofertas y es pactado inicialmente en el pliego de condiciones. Durante este periodo se determina quin es el contratista escogido o se declara desierta la licitacin. Prrroga: el jefe de la entidad contratante, podr prorrogar este plazo hasta por un trmino no mayor a la mitad del propuesto en un principio, aduciendo necesidades de la administracin. Adjudicacin: ste es un acto irrevocable y que obliga a la entidad y al proponente que ha salido favorecido con el contrato. Se realiza por medio de un acto administrativo motivado, en el cual se notifica personalmente al contratista seleccionado. De igual manera, el Decreto 2170 determin que

tambin se puede adelantar la notificacin a travs de un mensaje de datos (email). En la Constitucin Poltica, se establece la posibilidad de hacer la adjudicacin en un acto pblico, la cual puede ser convocada por la Contralora General de la Repblica o por la entidad contratante.

Cuando la adjudicacin no sea realizada en audiencia pblica, se debe notificar a los participantes no seleccionados, dentro de los cinco das calendario siguientes. Vencimiento del plazo de adjudicacin y firma: cuando se vence el plazo de adjudicacin y firma y no se ha perfeccionado el contrato, la entidad podr hacer efectiva la garanta de seriedad de la oferta, y adelantar las dems acciones legales para lograr la reparacin de los daos causados, que no logren ser cubiertos por esta garanta. Acto seguido, dentro de los 15 das siguientes, podr adjudicar el contrato al proponente que haya ocupado el segundo lugar, siempre y cuando sea favorable para los intereses de la entidad contratante.
Perfeccionamiento: este ltimo requisito previo a la ejecucin del contrato, implica la suscripcin de un acuerdo escrito sobre el objeto y la contraprestacin del mismo, entre la entidad contratante y el contratista.

CONTRATACIN DIRECTA

La contratacin directa, es el proceso excepcional por medio del cual el Estado no contrata a travs de la licitacin o el concurso pblicos, sino que teniendo en cuenta la naturaleza o la cuanta del objeto a contratar, lo hace directamente. El hecho que se contrate de este modo, no implica que no se observen los principios y deberes rectores de la contratacin pblica.

Cul es la diferencia entre el pliego de condiciones y los trminos de referencia? La Ley 80 de 1993 no establece mayor diferencia entre estos dos tipos de documento. Sin embargo se ha tendido a vincular a los trminos de referencia, como los contratos que son de ejecucin instantnea, mientras que los pliegos se han utilizado ms para atender contratos que se prolongan en el tiempo; es decir, de trato sucesivo.

Cules son los casos en los cuales procede la contratacin directa? La contratacin directa se efecta en los siguientes casos:
Menor cuanta: teniendo en cuenta que el proceso de licitacin o concurso pblicos supone un costo en tiempo y dinero y que existen eventos en los cuales el procedimiento termina siendo desbordado o excesivo con relacin al valor del objeto a contratar, la ley determin unos montos mximos dentro de los cuales la entidad estatal podr contratar sin recurrir a la licitacin o el concurso pblicos. stos fueron establecidos de acuerdo con el presupuesto anual de cada entidad, expresado en nmero de salarios mnimos mensuales legales vigentes.

CONTRATACIN DIRECTA Presupuesto anual expresado en salarios mnimos legales mensuales vigentes. Mayor a: 1'200.000 1'000.000 - 1'200.000 500.000 - 1'000.000 250.000 - 500.000 120.000 - 250.000 12.000 - 120.000 Menor a: 12.000 Menores cuantas expresadas en salarios mnimos legales mensuales vigentes. Hasta 1000 s.m.l.m.v. Hasta 800 s.m.l.m.v. Hasta 600 s.m.l.m.v. Hasta 400 s.m.l.m.v. Hasta 300 s.m.l.m.v. Hasta 250 s.m.l.m.v. Hasta 125 s.m.l.m.v.

Procedimiento: 1. Los proyectos de pliegos de condiciones o trminos de referencia y los definitivos sern publicados va Internet. 2. La convocatoria ser pblica. 3. En la fecha sealada en los pliegos de condiciones o trminos de referencia, los oferentes interesados en participar en el proceso de seleccin manifestarn su inters con el fin de que se conforme una lista de posibles oferentes. 4. El nmero mximo de oferentes que sern considerados es diez 10. Cuando el nmero de posibles oferentes sea superior, la entidad en audiencia pblica realizar un sorteo para escoger entre ellos un nmero no inferior a ste, que participar en el proceso de seleccin. Cuando el nmero de posibles oferentes sea inferior a diez (10), la entidad deber adelantar el proceso de seleccin con todos ellos. La entidad deber constancia de este procedimiento mediante acta publicada en su pgina web. 5. La entidad podr hacer uso del sistema de conformacin dinmica de la oferta, conforme al siguiente procedimiento

consecutivo que se debe ajustar a los tiempos y lugares que defina la entidad en los pliegos de condiciones o los trminos de referencia:
   

  

 

Manifestacin del deseo de participar en la oferta. Entrega de documentacin que acredite la experiencia y las capacidades. Evaluacin de la documentacin por la entidad. Presentacin de los pliegos o trminos con los aspectos que la entidad ha definido como NO susceptibles de ser determinados a travs del sistema de conformacin dinmica. Evaluacin de las ofertas por la entidad. Audiencia Pblica para la conformacin dinmica de la oferta. Le entidad consolidar la informacin de los aspectos no susceptibles de ser cambiados y de los resultados de las variables modificadas durante la audiencia pblica. Se determina cul es la mejor propuesta y se har pblica la decisin. Todo el proceso debe quedar en un acta publicada en Internet. Si la entidad no tiene la tecnologa, el acta ser entregada a todas las personas que participaron en la audiencia.

6. La adjudicacin se har en forma motivada al oferente que haya presentado la mejor oferta para la entidad, de conformidad con los requisitos exigidos y los factores de escogencia sealados en los pliegos de condiciones o trminos de referencia, siempre que la misma sea consistente con los precios del mercado. La entidad deber comunicar esta decisin a todos los oferentes que participaron en el proceso de seleccin. Emprstitos: relacionados con la contratacin de endeudamiento del Estado.

Interadministrativos: son los que realizan entre s las entidades pblicas. Se excepta el contrato de seguro y de fiducia o encargo fiduciario, que s deben realizarse mediante licitacin pblica. Es preciso anotar que cuando se realizan estos contratos con cooperativas y asociaciones conformadas por entidades territoriales, stas

debern inscribirse en el Registro nico de Proponentes, RUP. Adems, deben demostrar la debida experiencia, solidez financiera, capacidad tcnica, administrativa y jurdica que les permita desarrollar el trabajo sin necesidad de un tercero. Prestacin de servicios profesionales, artsticos, cientficos o tecnolgicos: son contratos que teniendo en cuenta el objeto, deben ser desarrollados por determinadas personas naturales o jurdicas. Arrendamiento o adquisicin de inmuebles: las entidades estatales pueden arrendar o comprar inmuebles directamente, previo concepto tcnico de avalo que sirva de base para la negociacin. Urgencia manifiesta: est determinada por la imposibilidad por tiempo para adelantar un proceso licitatorio, considerando la existencia de circunstancias que obligan a la entidad estatal a la provisin inmediata de bienes o servicios para la adecuada prestacin de un servicio pblico, por cuenta de hechos sobrevinientes, de excepcin, o que estn relacionadas con desastres o calamidades constitutivas de fuerza mayor. Bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional: ste tipo de bienes y servicios fue expresamente determinados por medio de decreto y considerando su naturaleza estratgica para la seguridad del Estado, fueron exceptuados de ser obtenidos mediante licitacin pblica. Productos de origen y destinacin agropecuaria, ofrecidos en las bolsas de productos debidamente legalizadas: este inciso invita a que la entidad pblica se someta a los precios del mercado, en el caso de requerir este tipo de bienes.

Contratos para la prestacin de servicios de salud: teniendo en cuenta la naturaleza especializada de los servicios de salud, stos fueron exceptuados de participar en licitaciones o concursos pblicos. Contratos relacionados con el desarrollo directo del objeto social de las empresas industriales y comerciales del Estado y de sociedades de economa mixta, salvo los cinco tipos de contratos considerados estatales: esta disposicin pretende garantizar un criterio empresarial en las sociedades donde el Estado haya invertido recursos pblicos y que conforme a la ley tenga capacidad de control, para que pueda participar libremente en el mercado como cualquier empresa privada y no vea reducida su competitividad por atender los procedimientos propios de las entidades pblicas en lo que concierne al desarrollo de su objeto social. Inexistencia de pluralidad de oferentes: esta situacin se presenta cuando no exista ms de una persona inscrita en el registro de proponentes y sea necesario este requisito para poder contratar y cuando exista un nico proveedor autorizado por ley, teniendo en cuenta derechos de exclusividad. Ausencia de propuestas o cuando las recibidas no cumplan con las especificaciones propias de los pliegos de condiciones o trminos de referencia, o falta de voluntad de participacin: se refiere a la inexistencia de propuestas o cuando stas no cumplan con los requerimientos de la entidad. Declaratoria de desierta de una licitacin o concurso pblicos: la declaracin de desierta procede cuando en concepto del jefe de la entidad contratante, no existen las condiciones para desarrollar una seleccin objetiva del

contratista. No se podr contratar directamente con quienes hayan presentado propuestas artificialmente bajas.
Procedimiento: para estos tres ltimos casos, es preciso que se observen las siguientes reglas: 1)Convocatoria pblica 2)Publicacin va Internet o segn lo dispuesto para los casos de inexistencia de esta tecnologa. 3)No se modificarn los elementos esenciales de los pliegos de condiciones o trminos de referencia originales. 4)La adjudicacin ser por audiencia pblica.

Cules son las modalidades de contratacin directa que existen? Existen tres modalidades en la cuales se adelanta la contratacin directa, referidas especficamente a los casos de menor cuanta, siendo de nuevo el criterio para clasificarla, el nmero de salarios mnimos legales mensuales vigente. Cabe anotar que las disposiciones de obligatoriedad de publicar va Internet los pliegos de condiciones o trminos de referencia dispuesto en el Decreto 2170, no aplica cuando el valor a contratar sea igual o menor al 10% de la menor cuanta de la entidad contratante. Para los contratos superiores a este porcentaje, o cuando sea declarada desierta la licitacin o ninguna propuesta sea presentada, si se debern hacer las publicaciones correspondientes.

Estos son los casos:

Ofertas previas: para todos los casos de menor cuanta y de prestacin de servicios profesionales, artsticos, cientficos o tecnolgicos, se estableci que con el fin de garantizar el deber de seleccin objetiva, deben obtenerse con anterioridad a la suscripcin del contrato, por lo menos dos ofertas.

Precios de mercado: aunque la observancia de los precios de mercado debe hacerse en todos los casos atendiendo los principios de transparencia, economa y seleccin objetiva, cuando el monto del contrato no sea mayor al 10% del autorizado por la ley para contratar directamente, considerando los lmites establecidos por menor cuanta, no se requieren ofertas previas sino nicamente el tener en cuenta los precios del mercado al momento de contratar. Invitacin pblica para presentar propuestas: cuando el monto a contratar sea mayor o igual a cien salarios mnimos legales mensuales vigentes, y adems se supere el 50% del lmite de menor cuanta establecido para la entidad, se debe realizar una invitacin pblica para la presentacin de propuestas, mediante la publicacin en un lugar visible de la entidad contratante de un aviso explicativo, que debe permanecer expuesto por lo menos dos das.

Cules son los requisitos mnimos de los pliegos de condiciones o trminos de referencia para contratar directamente?
Se deben tener informacin como mnimo de los siguientes aspectos: 1. Objeto del contrato.

2. Caractersticas tcnicas de los bienes, obras o servicios requeridos por la entidad. 3. Presupuesto 4. Factores de escogencia de la oferta y la ponderacin matemtica precisa, concreta y detallada de los mismos (calificacin). Identificacin de los aspectos que son susceptibles de ser modificados mediante el procedimiento de conformacin dinmica de la oferta y los que no lo son. 5. Criterios de desempate. 6. Requisitos o documentos necesarios para la comparacin de las ofertas, necesarios para la futura contratacin. 7. Fecha y hora lmite de presentacin de las ofertas. 8. Trmino para la evaluacin de las ofertas y adjudicacin del contrato. 9. Plazo y forma de pago del contrato. Existe algn mecanismo que obligue a las entidades a contratar haciendo uso de medios electrnicos? (Art. 21 Dec 2170-2002) El decreto 2170 de 2002 estableci que siempre que las entidades dispongan de una pgina Web con adecuada capacidad, debern publicar la siguiente informacin: 1. Los proyectos de pliegos de condiciones o trminos de referencia en los procesos de licitacin, concurso pblico o contratacin directa. 2. Las observaciones y sugerencias a los proyectos de estos documentos. 3. El acto que d apertura al proceso de seleccin, a partir de la fecha de su expedicin y hasta la fecha establecida para la presentacin de las propuestas. 4. Los pliegos de condiciones o trminos de referencia definitivos en un proceso

de licitacin o concurso pblico o de contratacin directa. Dicha publicacin se mantendr hasta la suscripcin del contrato. 5. El acta de la audiencia de aclaracin de los pliegos de condiciones o trminos de referencia y los documentos relacionados con las preguntas formuladas por los oferentes dentro del plazo de contratacin sobre el contenido y alcance de los pliegos de condiciones o trminos de referencia; la comunicacin escrita de respuesta enviada a todas las personas que retiraron pliegos de condiciones o trminos de referencia; y, los adendos o aclaraciones a los pliegos de condiciones o trminos de referencia, a partir del momento en que se produzcan y hasta la suscripcin del contrato. 6. El informe de evaluacin de las propuestas. 7. El acta de la audiencia de adjudicacin, por un trmino de cinco (5) das contados a partir del mismo da en que se suscriba. 8. El acta de la audiencia pblica realizada para la conformacin dinmica de la oferta se publicar por un trmino de cinco (5) das contados a partir del mismo da en que se suscriba. 9. El acta de la audiencia pblica para los casos de contratacin directa de menor cuanta por el sistema de conformacin dinmica de la oferta y de su adjudicacin, se publicar por un trmino de cinco (5) das contados a

partir del mismo da en que se suscriba. 10. La informacin sobre los contratos firmados, sus adiciones, modificaciones, liquidacin y la informacin sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecucin contractual o con posterioridad a sta, por un trmino de dos (2) aos. Para cada proceso de contratacin ser preciso crear una direccin de correo y formulario electrnico en la pgina Web de la entidad para el manejo de consultas y aclaraciones. As mismo, el decreto establece que el uso a la informacin no podr ser restringido, por lo cual no se podrn imponer claves de acceso ni ningn otro elemento tcnico que dificulte el acceso a los datos.