PERFECTIONNEMENT EXCEL

Par Lionel COSTE ABSALON Formations

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SOMMAIRE
Concepts gnraux 4 Lcran de travail 4 4 6

Description gnrale des menus Classeurs et feuilles de calcul Dplacement et dfilement 7 Slection de cellule et de lignes Calculer avec Excel 10 Utilisation des formules Les fonctions 11 Exemples de fonctions usuelles Mise en forme 13 10

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Copier, Dplacer, Insrer, supprimer des lments. Stylisation et formatage Imprimer 16 17 14

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Organiser et rechercher des donnes Trier des donnes 17

Rechercher des donnes avec des filtres

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Filtrage d'une liste l'aide de la commande Filtre automatique. 18 Filtrage d'une liste l'aide de la commande Filtre labor. Rechercher avec la grille 19 19 18

Rechercher des donnes avec des formules Synthtiser l'information 20

Calculer automatiquement des sous-totaux Utiliser les plans 21 21 22

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Crer un tableau crois Reprsentation graphique Crer un graphique 22 Modifier un graphique

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Concepts gnraux
Lcran de travail

Description gnrale des menus

Le menu Fichier : Ce menu est utilis pour la cration de fentre classeur de fichier, la sauvegarde de fichier, et la mise en page des documents en vue de limpression. Le menu dition : Il permet de modifier le document actif (copie, transfert ou effacement de donnes), deffectuer des suppression de feuilles, de lignes, de colonnes ou de cellules. Le menu Affichage : Il permet dobtenir ou dliminer les barres doutils, la barre formulaire et la barre dtat ainsi que de rgler le Zoom. Le menu Insertion : Ce menu permet de dfinir puis de grer des noms de cellules ou de champs, deffectuer des insertions de feuilles, de lignes, de colonnes ou de cellules et de chercher des fonctions pr dfinies dans Excel. Le menu Format : Il propose diffrentes options permettant de prsenter au mieux les documents cres. Il est possible de formater (mettre en forme) des valeurs numriques, de modifier les polices de caractres utilises dans

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les feuilles de calcul, de changer les alignements des contenus de cellules, de les protger ou encore dencadrer et griser certaines cellules. Le menu Outils : Par sa commande Options, il donne accs aux nombreux paramtres dExcel (Exemple : modifier le contenu des barres doutils et le choix des couleurs). Il permet aussi de protger le document actif. Enfin, ce menu est utilis pour lenregistrement , la mise au point et lexcution de macro-instructions. Le menu Donnes : Ce menu est surtout utilis pour la gestion de la base de donnes : accs la grille de gestion, tri des donnes, ajout de sous-totaux ... Le menu Fentre : Il permet la gestion des fentre documents : activation des documents ouverts, cration de nouvelles fentre, rorganisation, partage et masquage. Le menu Aide (?) : Ce menu permet daccder lindex daide (Orientation par thme) et au didacticiel (Programme dinitiation par auto-apprentissage) dExcel.

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Classeurs et feuilles de calcul

Dans Excel, un classeur est un fichier dans lequel vous travaillez et stockez vos donnes. Dans la mesure o chaque classeur peut contenir de nombreuses feuilles, vous pouvez organiser diffrents types dinformations apparentes dans un seul et mme fichier. Les feuilles de calcul servent afficher et analyser des donnes. Vous pouvez taper et modifier des donnes dans plusieurs feuilles de calcul en mme temps et raliser des calculs partir de donnes provenant de plusieurs feuilles de calcul. Vous pouvez ajouter des feuilles graphiques afin de reprsenter sous forme graphique les donnes contenues dans vos feuilles de calcul et des feuilles macro pour crer et enregistrer des macros afin de raliser des tches particulires dans un classeur. Les noms des feuilles apparaissent sur des onglets situs au bas de la fentre du classeur. Pour passer dune feuille une autre, cliquez sur longlet de feuille appropri. Vous pouvez renommer les feuilles, en ajouter ou en supprimer, les dplacer ou les copier lintrieur dun classeur ou vers un autre classeur.

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Dplacement et dfilement Dplacement dune cellule lautre. Pour vous dplacer entre les cellules dune feuille de calcul, cliquez sur nimporte quelle cellule, ce qui rend la cellule active. Pour afficher une autre zone de la feuille de calcul utilisez les barres de dfilement. Pour faire dfiler Dune ligne vers le haut ou le bas Dune colonne vers la gauche ou vers la droite Dune fentre vers le haut ou vers le bas Dune fentre vers la gauche ou la droite Sur une longue distance Procdez comme suit Cliquez sur les flches de la barre de dfilement vertical. Cliquez sur les flches de la barre de dfilement horizontale. Cliquez au-dessus ou au-dessous du curseur de dfilement dans la barre de dfilement verticale. Cliquez gauche ou droite du curseur de dfilement dans la barre de dfilement verticale. Faites glissez le curseur de dfilement jusqu lemplacement approximatif souhait.

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Dplacement dune feuille vers une autre dans un classeur. Cliquez sur longlet de la feuille correspondant la feuille dans laquelle vous voulez travailler. Si vous ne voyer pas longlet souhait, cliquez sur les boutons de dfilement donglets pour faire apparatre longlet, puis cliquez dessus. Slection de cellule et de lignes Slection de cellules dans une feuille de calcul. Pour slectionner Une seule cellule. Procdez comme suit Cliquez sur la cellule ou utilisez les touches de direction pour vous positionner dans la cellule. Cliquez sur la premire cellule de la plage, puis faites glisser le curseur jusqua la dernire. Slectionnez la premire cellule de la plage, maintenez la touche CTRL enfonce et slectionnez les autres cellules ou plages. Cliquez sur la premire cellule de la plage, maintenez la touche MAJ enfonce et cliquez sur la dernire cellule de la plage. Cliquez sur le titre de la ligne. Cliquez sur le titre de la colonne. Faites glisser la souris sur le titres de lignes ou de colonnes, ou bien slectionnez le premier titre de ligne ou de colonne, maintenez la touche MAJ enfonce et slectionnez la dernire ligne ou la dernires colonne. Slectionnez la premire ligne ou colonne, maintenez la touche CTRL enfonce et slectionnez les autres lignes ou colonnes. Cliquez sur le bouton situ dans le coin suprieur gauche de la feuille de calcul, cest--dire lendroit o les en-ttes de ligne et de colonne se croissent.

Une plage de cellules.

Des cellules ou des plages de cellules non adjacentes.

Une grande plage de cellules Une ligne entire Une colonne entire

Des lignes ou des colonnes adjacentes

Des lignes ou des colonnes non adjacentes.

Toutes les cellules dune feuilles de calcul.

Maintenez la touche MAJ Plus ou moins de cellules que celles enfonce et cliquez sur la dernire slectionnes. cellule que vous voulez inclure dans la nouvelle slection. absalon@ifrance.com
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Slection de feuilles dans un classeur. Pour slectionner. Une seule feuille. Deux feuilles adjacentes ou plus. Procdez comme suit. Cliquez sur longlet de la feuille. Cliquez sur longlet de la premire feuille, maintenez la touche MAJ enfonce et cliquez sur longlet de la dernire feuille. Cliquez sur longlet de la premire feuille, maintenez la touche CTRL enfonce et cliquez sur les onglets des autres feuilles. Pointez sur un onglet de feuille, puis cliquez sur le bouton droit de la souris. Ensuite cliquez sur Slectionner toutes les feuilles dans le menu contextuel.

Deux feuilles non adjacentes ou plus.

Toutes les feuilles dun classeur.

Annulation dune slection. Pour annuler une slection de cellules dans une feuille de calcul, cliquez sur nimporte quelle cellule. Pour annuler une slection de plusieurs feuilles dans un classeur, cliquez sur nimporte quelle feuille non slectionne. Si aucune feuille non slectionne nest visible, utilisez le bouton droit de la souris pour cliquer sur longlet dune feuille slectionne, puis cliquez sur dissocier les feuilles dans le menu contextuel.

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Calculer avec Excel

Cette partie prsente les calculs, formules et fonctions. Utilisation des formules Fonctionnement des formules. Une formule peut vous aider analyser les donnes contenues dans une feuille de calcul. Vous pouvez raliser des oprations, telles que des additions, des multiplications et des comparaisons de valeurs figurant dans une feuille de calcul. Une formule peut contenir les lments suivants: des oprateurs, des rfrences de cellule, des valeurs, des fonctions de feuille de calcul et des noms. Pour saisir une formule dans une cellule de feuille de calcul, tapez une combinaison de ces lments dans la barre de formule en commenant toujours par un signe gal (=). Cration de formules. Pour crer une formule, il suffit de placer le curseur sur la cellule o l'on souhaite effectuer le calcul (sur la cellule "rsultat") puis de dbuter la formule par =. Les oprateurs. Les oprateurs permettent de spcifier le type d'opration, par exemple, des additions, des soustractions ou des multiplications, effectuer sur les lments indiqus dans une formule. Les oprateurs arithmtiques / permettent d'effectuer des oprations mathmatiques de base. Ils combinent des valeurs numriques et gnrent des rsultats numriques. Oprateur arithmtique. Signification. + / * % ^ Addition. Soustraction (ou ngation, lorsqu'il est plac devant une valeur). Division. Multiplication. Pourcentage, lorsqu'il est plac aprs la valeur, par exemple 20%. Elvation la puissance.

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Les oprateurs de comparaisons / permettent de comparer deux valeurs et gnrent la valeur logique VRAI ou FAUX. Oprateur de comparaison. = > < >= <= <> Signification. Egal Suprieur Infrieur Suprieur ou gal Infrieur ou gal Diffrent de

Les oprateurs de texte / permettent de lier plusieurs chanes de caractres en une seule chane de caractres combine. Oprateur de texte. Signification. & (et commercial

Les fonctions Dfinition Dans Excel, les fonctions de feuille de calcul sont des outils de calcul que vous pouvez utiliser dans des feuilles de calcul pour aider la prise de dcision, l'excution d'actions et l'obtention automatique de valeurs de donnes. Excel propose un large ventail de fonctions qui permettent de nombreux types de calculs diffrents. Chaque description de fonction comporte une ligne de syntaxe. Lorsqu'un argument est suivi de points de suspension vous pouvez entrer plusieurs arguments ayant ce type de donnes. En outre, les chanes de caractres individuelles ne doivent pas comporter plus de 255 caractres. Par exemple, la syntaxe de la fonction MAX est la suivante : MAX(nombre1;nombre2; ... ) => MAX(26) ou MAX(26;31) ou MAX(26;31;29) Les fonctions dont le nom est suivi d'une paire de parenthses vide n'admettent aucun argument. Toutefois, vous devez inclure ces parenthses pour que Excel reconnaisse la fonction. Les arguments Les fonctions prdfinies de Excel permettent d'effectuer des calculs standard dans des feuilles de calcul et des feuilles macro. Les valeurs sur lesquelles une fonction ralise des oprations sont appeles des arguments. Les valeurs renvoyes par les fonctions sont appels des absalon@ifrance.com
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rsultats. Vous utilisez les fonctions en les tapant dans des formules, dans votre feuille de calcul. La suite de caractres que vous indiquez dans une fonction s'appelle la syntaxe. Toutes les fonctions ont la mme syntaxe de base. En effet, elles commencent toutes par un signe gal (=) suivi d'une combinaison de valeurs et d'oprateurs. Si une fonction apparat au dbut d'une formule, faites-la prcder d'un signe gal, comme dans toutes les autres formules. Les parenthses indiquent Excel le dbut et la fin des arguments. Vous devez taper les parenthses (ouvrantes et fermantes) sans espace avant ni aprs. Les arguments peuvent tre des nombres, du texte, des valeurs logiques, des matrices, des valeurs d'erreur ou des rfrences. L'argument que vous spcifiez doit gnrer une valeur valide pour cet argument. Les arguments peuvent galement tre des constantes ou des formules, lesquelles peuvent leur tour contenir d'autres fonctions. Lorsqu'un argument indiqu dans une fonction est lui mme une fonction, on dit qu'il est imbriqu. Dans Excel, vous pouvez imbriquer des fonctions sur sept niveaux dans une mme formule. Types d'arguments. Nombres : Par exemple 5,003 Texte : Par exemple "un" Valeurs logiques : Les valeurs logiques sont VRAI et FAUX. Les arguments logiques peuvent galement tre des instructions par exemple B10>20, dont le rsultat est VRAI ou Faux Rfrences : Par exemple, $A$10, A1O, $A10, A$10, LlC1 ou L[10]C[10]. Il peut s'agir de rfrences des cellules individuelles, des plages ou des slections non adjacentes. Ces rfrences peuvent tre relatives, absolues ou mixtes. Par exemple : SOMME ((E5:E8;E10:EI8); MOYENNE(A1:A5)) Matrices : Les matrices permettent de personnaliser la faon dont les arguments et les fonctions sont entrs dans les cellules. Elles peuvent tre utilises comme arguments et les formules peuvent tre entres sous la forme matricielles, par exemple, {=SOMME (B2 : D2 *B3: D3) }. L'utilisation de matrices peut simplifier le modle de certaines formules de feuille de calcul et permettre d'conomiser de la mmoire. Utilisation du point-virgule dans une liste d'arguments : Vous devez sparer les arguments individuels par un point-virgule, en prenant garde de ne pas en taper en trop. Dans les fonctions de feuille de calcul, et en particulier celles qui comptent le nombre d'arguments avant d'effectuer le calcul, tout point-virgule supplmentaire aura une incidence sur le comptage des arguments et par consquent sur la faon dont la fonction est calcule. Insertion d'une fonction "automatique". - Dans le menu Insertion, cliquez sur Fonction. - Dans la zone Catgorie de fonction, cliquez sur la catgorie de fonction voulue. - Cliquez sur suivant - Tapez les valeurs, rfrences, noms, formules et autres fonctions dans les zones d'arguments. absalon@ifrance.com
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Exemples de fonctions usuelles Fonction (argument). Rsultat obtenu. Somme(champ) Moyenne(champ) Max(Champ) Min(Champ) Var(Champ) Log10(N) Arrondi(N;nbr) Ent(N) Maintenant() Mois(num_srie_date) Vpm(taux;npm;-cap) Si(Cond;Rs1;Rs2) Calcule la somme des cellules du champ. Calcule la moyenne des cellules du champ. Dtermine la plus grande valeur du champ. Dtermine la plus petite valeur du champ. Calcule la variance sur le champ. Calcule le logarithme dcimal du nombre N. Arrondit N au nombre de chiffres prcis. Arrondit N au nombre entier infrieur. Affiche la date et l'heure courante (date et heure systme). Affiche la valeur des paiements annuels d'un remboursement. Affiche la valeur des paiements annuels d'un remboursement. Affiche Rsultat1 si la condition est vrai sinon affiche Rsultat2

Mise en forme Copier, Dplacer, Insrer, supprimer des lments. Copier un lment. Copie de donnes dans une ligne ou une colonne. - Slectionnez les cellules contenant les donnes copier. - Pour remplir des cellules adjacentes, faites glisser la poigne de recopie au-dessus des cellules voulues, puis relchez le bouton de la souris. Copie de la valeur d'une cellule sans la formule ni la mise en forme - Slectionnez les cellules copier. - Cliquez sur . - Slectionnez la cellule situe en haut gauche de la zone de collage. - Dans le menu "Edition", cliquez sur "Collage spcial". - Cliquez sur "Valeurs". Le principe du copier/coller marche aussi pour d'autres objets que quelques cellules : il est possible de copier/coller des feuilles de calcul, des lignes, des colonnes, des graphiques pour peu que l'on applique le principe de la Slection/Action. Dplacer des cellules.

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- Slectionnez les cellules dplacer ou copier. - Pointez sur la bordure de la slection. - Pour dplacer les donnes, faites glisser la slection jusqu' l'endroit o vous souhaitez la coller. Insrer des lments. Insertion de lignes - Pour insrer une seule ligne, slectionnez une cellule dans la ligne situe immdiatement au-dessous de l'endroit o vous souhaitez insrer la nouvelle ligne. - Pour insrer plusieurs lignes, slectionnez le mme nombre de lignes immdiatement au-dessous de l'endroit o vous souhaitez insrer les nouvelles lignes. - Dans le menu "Insertion", cliquez sur "Ligne". Insertion de colonnes - Pour insrer une seule colonne, slectionnez une cellule dans la colonne situe immdiatement droite de l'endroit o vous souhaitez insrer la nouvelle colonne. - pour insrer plusieurs colonnes, slectionnez le mme nombre de colonnes immdiatement droite de l'endroit o vous souhaitez insrer les nouvelles colonnes. - Sans le menu "Insertion", cliquez sur "Colonne" Supprimer un lment. Effacement des cellules slectionnes - Slectionnez les cellules effacer. - Dans le menu "Edition", cliquez sur "Effacer", puis sur Tout, Format, Contenu, ou Annotation. (la touche SUPPR ou DEL efface uniquement le contenu). Suppression des cellules slectionnes - Slectionnez les cellules supprimer. - Indiquez dans quelle direction vous voulez dcaler les cellules adjacentes. - Dans le menu "Edition", cliquez sur "Supprimer" Suppression des lignes et des colonnes slectionnes - Slectionnez une ligne ou une colonne. - Dans le menu "Edition", cliquez "Supprimer" Suppression de feuilles d'un classeur - Supprimez les feuilles que vous souhaitez supprimer. - Dans le menu "Edition", cliquez sur "Supprimer" une feuille. Stylisation et formatage La prsentation des informations passe aussi par la mise en page des tableaux et bases de donnes. Ces oprations sont rapides si on utilise avec discernement et dans le bon ordre les diffrentes options d'excel. La mise en forme automatique du tableau.

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- Slectionnez le tableau concern. - Utilisez la commande "Mise en forme automatique" situe dans le menu "Format"

Modification rapide du format des cellules. Vous pouvez ensuite slectionner des cellules et utiliser la barre d'outils de meise en forme pour perfectionner votre travail.

Cette barre d'outil est l'quivalente du ruban de Word et se manie donc de la mme faon. Elle vous restitue les attributs des cellules slectionnes et vous permet donc d'effectuer des manipulations rapides. Modification avance du format des cellules. Si le ruban ne suffit pas, vous pouvez slectionner les cellules et utiliser l'option plus complte. Pour cela cliquez dans le menu "Format" sur "Cellule..."

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Imprimer Une fois votre document saisi, les cellules mises en forme, vous pouvez dfinir la prsentation imprime en slectionnant les options de mise en page. Aperu avant impression. Il est possible de pr-visualiser le document l'cran tel qu'il apparatra sur papier. C'est ce qu'on appelle le mode WYSIWYG (What You See Is What You Get). Utilisez la commande "Aperu avant impression" du menu "Fichier" ou cliquez sur l'icne . Mise en page. La commande "Mise en page" du menu "Fichier" ou le bouton "Page..." de "l'aperu avant impression" permet de changer plus radicalement la prsentation avant de lancer l'impression. L'onglet "Page" L'orientation du papier peut tre change (Portrait par dfaut). Il est aussi possible d'utiliser un facteur d'chelle permettant d'ajouter le document par rapport un nombre de pages en hauteur et en largeur. L'onglet "Marges" Des valeurs numriques de marges peuvent tre saisies. Le document peut-tre Centr dans la page en fonction des valeurs de marges. Les positions des En-tte et pied de pages peuvent tre aussi modifies. Toutes ces modifications sont directement visualisables dans l'aperu. L'onglet "En-tte/Pied de page" Ces deux zones seront systmatiquement imprimes sur chaque absalon@ifrance.com
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page du document. Leurs positions sont dtermines dans l'onglet "Marge". Excel propose dans les menus droutants "en-tte" et "Pied de page" les modifications enregistres lors des prcdents tableaux. Il est aussi possible de personnaliser ces deux zones en utilisant les boutons "En-tte personnalis", "Pied de page personnalis"; vous accdez alors une nouvelle bote de dialogue. 4) L'onglet feuille Les paramtre dfinis ici sont proposes la ou les feuilles slectionnes et non l'ensemble des feuilles du classeur. Excel propose par dfaut l'impression globale du tableau. Toutefois, vous pouvez cliquez dans la case Zone d'impression puis slectionner les cellules dans le document et ainsi effectuer une dition partielle. Les cases "Impression des titres" s'utilise de la mme faon pour pointer les lignes ou les colonnes (en-ttes ou colonne de dsignation) qui se rptent sur chaque page imprime d'un document long. Imprimer le document. Pour imprimer cliquez sur la commande "Imprimer" du menu "fichier" . Cette fentre est la fentre d'impression au standard ou sur l'icne Microsoft, elle n'a donc aucune particularit. Organiser et rechercher des donnes Trier des donnes Vous pouvez trier les lignes dans une liste en choisissant une seule colonne ou plusieurs colonnes. Vous pouvez galement trier les colonnes en choisissant les lignes comme critres de tri, si votre liste est organise de cette faon. Lorsque vous effectuez un tri, Excel rorganise les lignes, les colonnes ou les cellules selon le contenu d'une colonne et l'ordre de tri que vous spcifiez. Pour obtenir les meilleurs rsultats, votre liste doit contenir des tiquettes de colonne. - Cliquez sur une cellule dans la liste que vous voulez trier. - Dans le menu "Donnes", cliquez sur "Trier". - Slectionnez l'option de tri souhaite. Rechercher des donnes avec des filtres Filtrage d'une liste. Le filtrage d'une liste vous permet d'afficher uniquement les lignes qui rpondent aux critres spcifis. Par exemple, dans une liste de reprsentants et de volumes de vente, vous pouvez afficher uniquement le nom des reprsentants qui ont vendu plus de 35 000 francs de marchandises. Il existe deux faons de filtrer une liste dans Excel, savoir l'aide de la commande "Filtre automatique" ou de la commande Filtre labor du menu "Donnes". La commande "filtre automatique" affiche des flches ct des tiquettes de colonne dans une liste afin que vous puissiez slectionner les lments afficher. Utilisez cette commande pour filtrer rapidement les lignes en utilisant des critres dans une seule colonne. La commande "Filtre labor" filtre votre liste, comme la commande "Filtre automatique", mais n'affiche pas de flches dans les tiquettes de absalon@ifrance.com
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colonne pour la slection des critres. Vous devez taper ces derniers dans une zone de critres de votre feuille de calcul. Utilisez la commande "Filtre labor" avec des critres de deux ou plusieurs colonnes, comprenant trois conditions ou plus dans une mme colonne, ou pour affecter des valeurs calcules comme critres. Filtrage d'une liste l'aide de la commande Filtre automatique. Pour que cette procdure puisse fonctionner, votre liste doit composer des tiquettes de colonne. - Slectionnez une cellule dans la liste que vous souhaitez filtrer. - Dans le menu Donnes, cliquez sur Filtre, puis Filtre automatique. - Cliquez sur la flche de la colonne contenant les donnes filtrer. - Pour filtrer la liste selon une valeur de la colonne, slectionnez la valeur souhaite.

Filtrage d'une liste l'aide de la commande Filtre labor. Pour effectuer cette procdure, votre liste doit comporter des tiquettes de colonne.

- Insrez plusieurs lignes au-dessus de votre liste. - Dans une ligne vide, tapez ou copiez les tiquettes de critre que vous voulez utiliser pour filtrer votre liste. Ces tiquettes doivent tre identiques aux tiquettes des colonnes que vous voulez filtrer. - Dans les lignes situes au-dessous des tiquettes de critre, tapez les critres voulus. - Cliquez sur une cellule dans la liste. - Dans le menu Donnes, cliquez sur Filtre, puis sur Filtre labor. - Pour filtrer la liste et cacher les lignes qui ne rpondent pas aux critres, cliquez sur Filtrer la liste sur place. - Dans la zone Zone de critres, indiquez la zone de critres voulue, y compris les tiquettes de critre. absalon@ifrance.com
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Les critres peuvent tre assez compliqus mais permettent des recherches plus pousses qu'avec le filtre automatique. Ainsi, il est possible d'utiliser : - l'opration ET en exprimant des critres sur la mme ligne. - L'opration OU en exprimant des critres sur des lignes diffrentes. - Des oprations de comparaison (< et >). - Une formule comme critre. Rechercher avec la grille A l'aide d'une grille, vous pouvez facilement afficher, modifier, ajouter et supprimer des fiches dans une liste ou une base de donnes. Vous pouvez galement rechercher des fiches particulires en fonction des critres que vous spcifiez. Une grille affiche la totalit d'une fiche la fois. Si vous tapez des donnes dans une grille ou si vous la modifiez, les cellules correspondantes dans la liste sont modifies en consquence. Lorsque vous cliquez sur Grille dans le menu Donnes, Excel lit vos donnes et affiche la bote de dialogue Grille.

Rechercher des donnes avec des formules Pour appliquer cette procdure, votre liste doit contenir des tiquettes de colonnes. Il est possible d'utiliser avec Excel des fonctions de recherche (RechercheV ou RechercheH). absalon@ifrance.com
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Synthtiser l'information Synthtiser l'information c'est la rendre lisible. Les options prsentes ciaprs sont trs utiles si vous maniez beaucoup de donnes organises sous forme de liste. Calculer automatiquement des soustotaux - Triez votre liste selon les colonnes pour lesquelles vous dsirez afficher des sous-totaux. - Dans le menu Donnes, cliquez sur Sous-Total. - Slectionnez la colonne contenant les groupes pour lequel vous dsirez des sous-totaux. - Dans la zone Utiliser la fonction, slectionnez la fonction que vous voulez utiliser pour synthtiser les donnes. Les donnes sont donc automatiquement synthtises et apparaissent sous forme de plan. Vous pouvez utiliser les symboles du plan pour afficher ou masquer des groupes spcifiques de donnes de dtail. - Pour afficher les donnes de dtail, cliquez sur + pour le groupe de donnes voulu. - Pour masquer les donnes de dtail, cliquez sur - pour le groupe de donnes voulu. - Pour afficher un niveau de dtail spcifique, cliquez sur le symbole de ) correspondant au plus bas niveau niveau de ligne ou de colonne ( d'affichage voulu. - Toutes les lignes et colonnes se trouvant sous ce niveau seront alors masques. Par exemple, pour afficher les niveau , cliquez sur . - Pour afficher toutes les lignes ou toutes les colonnes, cliquez sur les symboles reprsentant les niveaux de ligne ou de colonne les plus bas. absalon@ifrance.com
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Utiliser les plans Pour crer manuellement un plan dans une feuille de calcul : - Slectionnez les lignes ou les colonnes qui contiennent les donnes de dtail. - Dans le menu "Donnes", cliquez sur Grouper et crer un plan, puis sur grouper. - Les symboles du plan apparaissent ct du groupe sur votre cran. - Continuez de slectionnez les lignes ainsi que les colonnes de dtail et de cliquer sur la commande Grouper jusqu' ce que vous ayez cr tous les niveaux souhaits dans votre plan. Vous pouvez ensuite modifier votre plan en utilisant les commandes du menu Grouper et crer un plan. Vous pourrez constater que la manipulation de ce menu n'est pas chose aise ! C'est pourquoi il est recommand d'utiliser une autre option pour synthtiser efficacement des donnes. Crer un tableau crois L'option Donnes Rapport de tableau Crois Dynamique vous permet d'obtenir une synthse rapide de donnes prsentes sous forme de liste : cette option est donc utilise lorsque vous devez manier de gros volumes d'informations. Pour crer un tableau crois : - Choisissez Donnes Rapport de tableau Crois dynamique. - Laissez vous guider par l'assistant.

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Si vous modifiez ou ajoutez des donnes, il faudra mettre jour le tableau crois obtenu. - Positionnez le curseur sur une cellule du tableau crois, - Utilisez la barre d'outil du tableau crois pour effectuer la mise jour des donnes.

Vous pouvez construire des tableaux une, deux, trois entres et modifier loisir la reprsentation obtenue. Cette option est capitale dans Excel et prsente l'avantage de se manier beaucoup plus simplement que les plans. Reprsentation graphique Crer un graphique Si vous souhaitez utiliser un graphique en complment des donnes d'une feuille de calcul et l'afficher avec ces donnes, crez un graphique incorpor dans la feuille de calcul. Si vous souhaitez afficher un graphique dans une feuille distincte de votre classeur, crez une feuille graphique. Ces deux types de graphiques sont lis aux donnes de feuille de calcul partir desquelles ils ont t crs, et les modifications effectues dans la feuille de calcul entranent leur mise jour automatique. Vous pouvez crer des graphiques partir de cellules ou de plages non adjacentes (contigus ou non). Les slections non adjacentes doivent tre de forme rectangulaire. Vous pouvez aussi crer des graphiques partir d'un tableau crois dynamique. pour crer rapidement un graphique : Cliquez sur l'icne - Travaillez avec des colonnes adjacentes. - Chaque colonne doit tre identifie. absalon@ifrance.com
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- Slectionnez le tout. - Appelez l'assistant. Une fois l'assistant graphique appel, il suffit de se laisser guider : si le rsultat de vos manipulation ne vous satisfait pas, vous pourrez ensuite facilement le modifier. Modifier un graphique Il suffit de le double-cliquez pour passez en mode modification. Une fois cette opration effectue vous devez appliquer le principe de la slection/action : cliquez la partie graphique que vous souhaitez modifier et appelez le menu contextuel.

Ces manipulations vous permettent de travailler (cration, modification, suppression) principalement sur : - Les axes (couleurs, graduation, ...) - La zone de traage (couleur, quadrillage, ...) - Les sries de donnes (couleur, quadrillage, ...) - Les titres (intitul, taille, ...) - La lgende (intitul, couleur, symboles) - La courbe de tendance la plus approprie, ...

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