Claves para elaborar un presupuesto anual

Aqu te presentamos la mejor frmula para disear un plan que te ayude a determinar y potenciar las operaciones y recursos de tu empresa. El 2009 y 2010 fueron aos muy difciles en todo el mundo. Particularmente, en Amrica Latina, se sufri dems por el tema de la recesin econmica: todos los sectores, incluidas las pequeas y medianas empresas (Pymes), tuvieron que apretarse el cinturn para aprovechar hasta el ltimo de sus recursos buscando as, recibir el menor impacto posible. Hoy, para enfrentar el 2011 con una mejor disposicin que los aos anteriores se hace muy necesario en los negocios, realizar una planificacin clara, identificando objetivos precisos y los caminos a usar. La herramienta para expresar todo ello es un presupuesto. Al presupuestar, la empresa mira hacia adelante y se aproxima a los problemas futuros para superarlos. As, convierte una mera supervivencia de la Pyme en un camino hacia el xito. La importancia del presupuesto Muchas personas se preguntan sobre la utilidad de hacer presupuestos, ya que, a pesar de no contar con ellos, han podido manejar su empresa. Sin embargo, una de las grandes ventajas de un presupuesto es que permite tomar decisiones encaminadas al logro de objetivos. Es muy til recordar que ste es ms que un documento de trabajo, es un medio de control con el que la empresa puede contrastar las realizaciones. Este contraste informar al gerente de lo que ocurre en la empresa en relacin con los objetivos; y le ayudar a decidir. El gerente encontrar en la gestin presupuestaria un instrumento importante para conducir su negocio y mantenerlo bajo control. Por eso, se dice que "un presupuesto te ayudar a manejar tu negocio"; es decir, a dirigirlo hacia la situacin de xito que siempre has deseado. Las grandes ventajas de planear y hacer presupuestos son: facilitar la utilizacin adecuada de los recursos, proporcionar eficiencia en las operaciones, y ayudar a lograr una buena planeacin de las empresas. En sntesis, un presupuesto es un plan que te permite controlar los nmeros de tu negocio.

Planificar para el ao El presupuesto anual debe considerarse como un programa econmico empresarial a corto plazo. Un presupuesto es un plan de las operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en trminos monetarios. Cuando elaboras un presupuesto para tu empresa, en realidad lo que ests haciendo es planear a futuro. Entonces te preguntas cunto piensas vender, qu necesitas hacer para lograrlo, cunto tienes que gastar y, lo mejor de todo, sabrs cunto vas a ganar en un cierto periodo de tiempo. Obviamente, esto es una estimacin que puedes hacer de acuerdo con tu experiencia y la informacin que conoces. Sin embargo, siempre habr recomendaciones muy tiles para conseguir que tu planificacin se estreche al corto plazo y te asegure un xitoso 2010. A continuacin te presentamos una lista con la mejor frmula: 1. Define tu patrimonio. Antes de comenzar, necesitas saber cunto tienes. Para hacerlo, slo debes sumar todos tus activos (propiedades, acciones, ahorros, automviles, etc.). Luego, rstale todo lo que debes (crditos, cuentas con proveedores, entre otros). Esta operacin te dar como resultado una cantidad de dinero que ser tu patrimonio. Si es posible, realiza este ejercicio trimestralmente para determinar si la ejecucin de tu presupuesto va siendo la correcta. 2. Recuerda que un presupuesto es un plan, una estimacin. Por lo tanto, los gastos presupuestados, los ingresos y, en general, toda tu informacin es supuesta, pero hay que estimarlos con alguna base para que no nos d como resultado un presupuesto irreal. 3. Para estimar nuestros costos existen dos formas: la primera es calcularlos de acuerdo con tu propia experiencia. La otra forma es un poco ms complicada y consiste en utilizar costos estndar obtenidos con anterioridad. Los costos estndar son aquellos que deberas obtener trabajando en condiciones ptimas, y se obtienen mediante la experiencia y estudios de gente especializada. Los costos estndar servirn para tener presupuestos ms exactos y tomar despus las medidas necesarias para ajustarse a ellos. 4. El xito de tu empresa puede depender en gran medida de la habilidad para ajustarse al presupuesto. Por ellos es necesario que elabores un presupuesto realista desde el inicio. Pero tampoco hagas trampas, no le har ningn favor a la empresa.

5. Un presupuesto en su forma ms simple, toma informacin actual, agrega supuestos y crea proyecciones. 6. No empieces fijndote en los ingresos especficos o en partidas de costos, porque ingresos y costos estn ntimamente ligados. Mejor comienza por preguntarte qu sucesos te gustara ver que ocurrieran en el periodo para el prximo ao y qu ingresos y gastos estn asociados con cada uno de ellos. 7. Reserva dinero para emergencias. No slo es til, sino imprescindible, tener disponible algo de dinero para cubrir emergencias. Es ideal que estos recursos estn invertidos en una cuenta bancaria o de inversiones de libre disponibilidad (es decir, que puedas retirar el dinero en cualquier momento). Este consejo es muy til para no gastar en emergencias el dinero ahorrado.

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Los presupuestos muestran anticipadamente los ingresos, gastos y la situacin financiera de la empresa en algn punto futuro en el tiempo.

Ante un mercado que es cada vez ms dinmico y fluctuante, es necesario mantener un exhaustivo control financiero de la empresa. Sobre todo para lidiar con periodos como el actual en que la crisis econmica afecta al mundo entero. Una herramienta esencial para esta labor es el presupuesto, que sirve para minimizar el riesgo en las operaciones de la organizacin y mantener el plan de la empresa dentro de lmites razonables. En este mundo dinmico en el cual estamos viviendo es necesario adelantarse a los hechos para poder hacer frente a las dificultades e ir tomando las medidas necesarias para resolver problemas potenciales. Es por esto que los presupuestos tienen una gran importancia en la direccin de una empresa como apoyo para tomar las ms acertadas decisiones, por medio de las cuales se alcanzarn eficientemente los objetivos. Los presupuestos muestran anticipadamente los ingresos, gastos y la situacin financiera de la empresa en algn punto futuro en el tiempo. La prediccin sistemtica ayuda a la funcin de control principalmente en dos aspectos: Primero, al mostrar los resultados que se obtendrn si se ponen en prctica los planes, y en segundo trmino, permiten evaluar el rendimiento, indicando las reas que requieran atencin o accin correctiva. Decir que un presupuesto tuvo xito, o que fue bien elaborado, no necesariamente significa que los resultados logrados hayan sido idnticos a los presupuestados,

sino que se tuvo una mejora en la empresa logrando una mayor eficiencia en la operacin. Para que los presupuestos logren su cometido de forma satisfactoria, las personas encargadas de su elaboracin deben basarse en ciertos requisitos, que explicamos a continuacin: 1. Conocimiento de la Empresa. Es muy importante que tengas un conocimiento amplio de la empresa en cuanto a sus objetivos, polticas y organizacin, ya que si un presupuesto no se elabora de acuerdo a las caractersticas principales, no tiene razn de ser y no servir. El contenido y forma de los presupuestos, por lo tanto, va a variar de una empresa a otra. El conocer los objetivos y polticas de la empresa es de gran utilidad. Los primeros nos van indicar a dnde queremos llegar, van a sealamos el campo de operaciones, especificarn su tamao y horizontes esperados y definen sus funciones; stos deben ser establecidos cuidadosamente, y de forma que sean alcanzables. Las segundas sern las directrices a seguir para saber cmo enfrentarnos a las distintas situaciones que se nos presenten; representan actitudes o puntos de vista que la compaa procura mantener en forma consistente en todas sus operaciones. En cuanto a lo que se refiere a la organizacin, es importante que exista un organigrama general y otro por cada departamento para definir claramente las reas de responsabilidad y las lneas de autoridad, pues en la elaboracin del presupuesto intervendrn los gerentes de cada rea as como los subordinados. 2. Total apoyo de la alta gerencia. Para su buena realizacin y desarrollo es indispensable que te asegures de que los directivos apoyen la implantacin del presupuesto. Esto hace que el presupuesto se convierta en un plan de accin operativa y un patrn de control comparando lo presupuestado contra lo real. 3. Exposicin del plan o poltica. Una vez que se han definido claramente los criterios de los directivos respecto al plan, necesitars difundirlos en forma clara y concreta por medio de manuales o instructivos. Esto tiene como fin informar el trabajo y coordinar las funciones de las personas que intervienen en la elaboracin del presupuesto. En dichos mtodos tambin se incluir el perodo que abarcar el presupuesto, las formas que se usarn con instrucciones para saber cmo llenarlas, y toda la informacin necesaria. Es muy importante que las personas que intervienen en la elaboracin del presupuesto estn de acuerdo con ello y conozcan bien cul ser su labor para que sea ms fcil el trabajo. En algunas empresas puede existir la necesidad de capacitar al personal de nivel gerencial para obtener mejores resultados. 4. Coordinacin para la ejecucin del plan o poltica. Para que cada uno de los presupuestos de los diferentes departamentos de una empresa formen parte del

presupuesto general y ste sea como una unidad, es necesaria la presencia de una persona que acte como coordinador de todos los departamentos que intervienen en el plan. A esta persona se le denomina Director del Presupuesto. Lgicamente, esta responsabilidad debe recaer en manos de un funcionario con preparacin tcnica y con un conocimiento amplio de la compaa en cuanto a su organizacin y aspecto financiero, as como del sistema contable de la entidad, tomando en cuenta el tamao de la empresa y las necesidades de sta, porque el Director del Presupuesto va a ver la empresa de manera global. Para sincronizar las actividades de cada departamento debes elaborar un calendario en el cual se indiquen las fechas en las que cada departamento deber tener lista la informacin necesaria para que otros puedan desarrollar las estimaciones. Toda esta informacin, al igual que el calendario de actividades, las debe manejar el Director del Presupuesto. 5. Fijacin del Perodo Presupuestal. Otro de los requisitos indispensables para poder ejercer el control presupuestal es la fijacin del lapso que comprenden las estimaciones. Esto depender de la estabilidad o inestabilidad de las operaciones del negocio. Lo ms conveniente es hacer coincidir las estimaciones con los resultados para que se puedan llevar a cabo las comparaciones y hacer las correcciones necesarias. En caso contrario, probablemente los resultados no seran significativos. En resumen, es aconsejable establecer perodos del presupuesto por un ao dividido en meses, para poder comparar mensualmente los resultados obtenidos contra lo planeado, con el fin de detectar desviaciones y as prever en lo que sea posible para el mes siguiente. 6. Direccin y Vigilancia. Una vez que el plan ya ha sido aprobado, cada departamento empezar a elaborar su presupuesto con las recomendaciones que ayudarn a poner en prctica dichos planes. El siguiente paso ser revisar peridicamente las estimaciones y las actividades que se van desarrollando y, de ser necesario, modificarlas. Un buen presupuesto requiere de un trabajo continuo y minucioso, y que la persona encargada de vigilarlo posea los conocimientos necesarios para ver que se cumpla y se lleven a cabo las modificaciones cuando las circunstancias as lo requieran. De esta manera, el presupuesto podr ser un verdadero instrumento de control para la empresa.

Cmo calcular tu presupuesto inicial

Conseguir financiamiento es muy importante para tu negocio, sobre todo para iniciar su formacin. Pero antes es esencial que sepas con exactitud cunto necesitas obtener y as elegir el mtodo Uno de los grandes retos de todo emprendedor cuando va iniciar su negocio es determinar cunto dinero va a necesitar para hacerlo realidad. Esto es esencial, no solo para definir si puede financiarse por s mismo, sino tambin para evaluar las posibilidades de acudir a los diferentes programas existentes de apoyo para las pequeas empresas. Muchos de los programas y posibilidades de financiamiento estn determinados segn la cantidad de dinero que otorgan. As que antes de tocar la puerta del primer financista, debes saber cunto necesitas. Gracias a la realizacin de este clculo podrs decidir el camino de financiamiento ms adecuado para tus posibilidades. Algunas personas deciden usar sus ahorros, lneas de crdito sobre su casa o acuden a un familiar que pueda servir de financista o socio capitalista de la empresa. Otras veces, cuando el proyecto es ms ambicioso, puede ser necesario acudir a financistas profesionales como fondos o organizaciones que actan como socios capitalistas aventureros o individuos conocidos como ngeles inversionistas. Son 6 los puntos clave que debes examinar para calcular tu presupuesto inicial. Aqu te los explicaremos: 1. Gastos de incorporacin. Estos incluyen la investigacin del proyecto, estudios y anlisis de mercadeo para el proyecto, fabricacin de productos prototipos, salario de los empleados mientras son entrenados para arrancar con el negocio, viajes para contratar proveedores o conseguir clientes, implementos de mercadeo como papelera y otros elementos necesarios para la promocin, etc. 2. Gastos de organizacin. Incluyen partidas como los gastos de inscribir a la empresa con el estado, las licencias, permisos y otros gastos legales, incluyendo consultas con abogados, contadores, y por supuesto los sueldos de las personas que estn llevando a cabo estas actividades, as como un sueldo para ti durante estos meses de planificacin. 3. Sueldos de empleados. Remuneraciones del personal de tu futuro negocio y sus respectivos impuestos y contribuciones. Es decir, seguro social, salud, el programa de desempleo estatal o las contribuciones al federal, etc.

4. Capital de inversin. Se refiere al dinero con el que vas a adquirir el inventario inicial de tu negocio, las maquinarias que necesites para produccin, ya sean compradas o arrendadas, equipos de oficina, contratos de servicios como telfono, luz, otros servicios pblicos, Internet, y los gastos de contratos de arrendamiento o de compra de un local donde funcionar la empresa, entre otros. 5. Gastos operativos. Los gastos operativos son todos aquellos gastos fijos o variables de la empresa que necesites cubrir aunque no hayan entradas de ningn tipo. Los gastos operativos fijos son cosas como el contrato de arrendamiento de equipos, el alquiler del local o los sueldos de los empleados. Estos los puedes estimar de modo constante cada mes por todo un ao. No olvides que si consigues el financiamiento tambin necesitars realizar durante ese primer ao los pagos de intereses y al capital que obtengas prestado. Los gastos operativos variables son los que estn ligados con las ventas que realices: materiales para la produccin de los artculos a vender, gastos de envos, incentivos de ventas para los clientes, impuestos recolectados por ventas, etc. Debes estimarlos para el primer ao, como mnimo. Lo ideal es que cuentes con este rengln como parte de tu capital de inversin. Cuanto ms tiempo puedas darle a tu empresa para consolidarse, mejor. Tienes ms posibilidades de arrancar un negocio si no tienes restricciones de flujo de caja por un ao, que si slo cuentas con seis meses de flujo de caja. 6. Flujo de caja. Necesitars estimar de forma realista cules sern los ingresos en ese perodo de tiempo, esto es lo que se conoce como hacer un flujo de caja de la operacin de tu negocio. Debes tener muy claro cul ser el monto.

Toma el control de tus gastos

Si sueles caer en la tentacin del despilfarro, blinda tus finanzas con un presupuesto personal o familiar. Ao nuevo? auto nuevo? Si tienes esta u otra meta de inversin para 2011 es el momento perfecto para que comiences a delinear un plan financiero que te permita ahorrar lo necesario en los prximos meses. Lo primero que debes hacer es elaborar un presupuesto personal o familiar para ejercer un mayor control sobre tus gastos y hacer rendir al mximo tus ingresos. Qu debes tener en cuenta? "El hecho de no manejar, aunque sea de manera sencilla, un presupuesto personal es la causa principal de endeudamiento accidental por el mal uso de la tarjeta de crdito", advierte Ricardo Mayer, presidente y fundador del Instituto de Finanzas Personales (IFIP).

El primer paso es tomar un cuaderno y anotar todos tus gastos diariamente durante un mes. Eso incluye desde el pago del sper y la gasolina hasta el dinero que se da a los hijos, las propinas y la compra de dulces y revistas. Cuando te entreguen un comprobante, gurdalo; te ayudar a llevar un registro lo ms fiel posible de tus egresos. Cuando sumes el total, te sorprenders de todo lo que gastas sin planear. Este es un "gasto hormiga" que va erosionando mes a mes tus finanzas. Luego debes sumar los gastos fijos, ya sea mensuales (como renta, telfono, colegiaturas) o aquellos con una periodicidad trimestral, semestral o anual (como impuestos, seguros, etc.). De stos ltimos, debes calcular su cantidad mensual correspondiente. Una vez consolidados todos tus gastos tendrs un panorama ms real de cmo gastas el dinero y podrs responder preguntas cmo "en qu me gast los $1,000 que tena en la cartera por la maana?". Tmate el tiempo de analizar tus egresos y elimina aquellos que consideres superfluos, como la suscripcin a esas revistas que nunca lees y se apilan en la sala. En este punto tambin puedes determinar en qu rubros hars recortes de gastos para dedicar esos ahorros al pago de deudas o para ir acumulando un patrimonio. Sobre la base de este anlisis, el siguiente paso es construir un presupuesto mensual de gastos, de acuerdo a tus necesidades y prioridades. Es importante que des un seguimiento semanal a este presupuesto para asegurarte de que no te has desviado de tus objetivos. "El control consciente de nuestros gastos nos permitir adecuar nuestro patrn de consumo y nivel de vida al nivel de ingresos que realmente percibimos", explica Mayer. Segn los especialistas, lo ms recomendable es que agrupes tus gastos de acuerdo a los siguientes rubros. Por supuesto, puedes adaptar esta lista de acuerdo a tu patrn de consumo. Casa. Incluye el pago del alquiler o del crdito hipotecario, la cuota del mantenimiento, los gastos de telfono, Internet, televisin por cable, electricidad, gas, agua y derecho predial, y el pago del personal que ayuda en la casa. Familia. En este rubro se agrupan los gastos de despensa, artculos de limpieza personal y de la casa (en el supermercado o el tianguis), comidas durante horarios de trabajo o de la escuela, compras de ropa o calzado, gastos de tintorera y lavandera, etc. Transporte. Si tienes automvil, en este rengln incluirs los gastos de mantenimiento y reparacin del carro, gasolina, lubricantes, verificacin, tenencia, pensin, estacionamientos durante el da, seguro, etc. Tambin los gastos de transporte pblico que hagan todos los miembros de la familia para trasladarse durante el mes, como taxis, metro y microbs.

Salud y cuidado personal. En este rubro debes registrar el pago del seguro de gastos mdicos mayores u otros planes de salud, los honorarios de mdicos y dentistas, y el pago de medicinas. Tambin puedes incorporar los gastos del gimnasio, peluquera y saln de belleza. Educacin. Incluye gastos de inscripcin, colegiaturas, uniformes y libros, as como gastos de tiles, papelera, salidas a museos, clases a domicilio, etc. Este es uno de los rubros ms importantes y con mayor peso dentro del presupuesto familiar, por lo que analiza la ecuacin costo-calidad a la hora de elegir el colegio o la universidad de tus hijos. Recuerda, no siempre la institucin ms cara ser la mejor. Entretenimiento. Este es el rengln ms difcil de controlar, as que debers tener mucha disciplina para respetar los topes de gastos asignados. Aqu incluiremos los gastos en salidas a comer y cenas; boletos de cine, teatro, conciertos y de parques de diversiones; salidas a cantinas y discotecas; renta y compra de videos; y organizacin de fiesta o reuniones. Tambin los gastos por vacaciones, compra de libros y revistas, CDs, etc. En general, en Mxico el monto de este rubro suele ser demasiado elevado para el ingreso de las familias. Si es tu caso, busca alternativas igualmente divertidas pero ms econmicas; por ejemplo, en vez de salir a comer todos los fines de semana, dos veces al mes organiza una rica comida en casa con familiares o amigos y donde todos aporten un plato o bebida. Deudas. Corresponde a los pagos de tarjetas de crdito, prstamos personales y crditos. A la hora de comprometerte con una deuda, ten en cuenta que sta afectar todos los aspectos financieros de tu vida. Asegrate entonces de que tu presupuesto pueda soportarla. Si vas a solicitar un crdito, hazlo para adquirir bienes que te ayuden a consolidar un patrimonio, como un auto o una casa, pero evita endeudarte para comprar bienes de consumo o de lujo. En general, los especialistas recomiendan que la cuota de un crdito no supere del 20% al 30% de los ingresos. Otros gastos. Se refiere a gastos en miscelneas e imprevistos que no se incluyen en otras categoras, como cuotas y donativos, regalos de cumpleaos, la compra de algn mueble o electrodomstico para la casa, etc. Lo recomendable es que se asigne una suma fija a este rubro, para no excederte. Y claro, no tienes que gastar todos los meses el monto destinado a esta categora; si puedes ahorrarlo, mucho mejor. Ahorro. No olvides destinar un porcentaje de tus ingresos al ahorro, en lo posible no menos del 10 %, y considralo como un gasto fijo en tu presupuesto. Para respetar lo asignado a este rubro y, en general, todo el presupuesto, es muy importante involucrar a la pareja o la familia en este proceso, as podrn apoyarse y controlarse entre todos.