PROCEDIMIENTO

Ttulo: Seleccin y Evaluacin de Auditores Internos de Calidad Fecha: 01/02/09 Clave: AEGR-1.0-6-02 Versin: 01 Pgina: 1 de 7

I.

OBJETIVO

Asegurar la seleccin, calificacin y el mantenimiento de las competencias de los auditores internos del sistema de gestin de la calidad II. ALCANCE

Este procedimiento inicia con la seleccin de los auditores, identifica las necesidades de formacin y mejora de las competencias de los mismos y finaliza con la calificacin de las competencias y desempeo de los auditores III. RESPONSABLES

Los usuarios responsables de las actividades del procedimiento son: rea Control Interno Funcionarios de La Entidad Cargo Jefe de Control Interno Auditores Internos

Es importante mencionar que la modificacin y actualizacin del procedimiento, estar en cabeza del Jefe Oficina de Control Interno, quien es el responsable del procedimiento y de informar al Grupo de Organizacin y Calidad Aeronutica de la Oficina Asesora de Planeacin, para el trmite y publicacin de las resoluciones pertinentes. IV. DEFINICIONES

Auditorias: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarla objetivamente para determinar la medida en la cual se cumplen los criterios de auditora. Auditor: Persona con la competencia para llevar acabo una auditora, que puede ser perteneciente a la planta de personal, o puede ser subcontratado. Auditor lder: Persona designada para dirigir una auditora particular. Administrador del programa: Persona que coordina y dirige el programa de Auditoras en la Entidad.
Revisado por: VoBo Oficina Asesora de Planeacin: Aprobado por:

Faber Alberto Parra Gil Jefe Oficina de Control Interno

Jair Orlando Fajardo Fajardo Jefe Oficina Asesora de Planeacin

Faber Alberto Parra Gil Jefe Oficina de Control Interno

PROCEDIMIENTO
Ttulo: Seleccin y Evaluacin de Auditores Internos de Calidad Fecha: 01/02/09 Clave: AEGR-1.0-6-02 Versin: 01 Pgina: 2 de 7

Auditora de calidad: Un examen sistemtico e independiente para determinar si las actividades y los resultados relacionados con calidad cumplen las disposiciones preestablecidas y si estas disposiciones se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos. Alcance de auditora: Extensin y lmites de una auditora. Competencia: Atributos personales y aptitud demostrados para aplicar conocimientos y habilidades Experto tcnico: Persona que aporta experiencia o conocimientos especficos con respecto a la materia a auditar. Observador: Persona que presencia una auditora sin interferir en ella. V. PUNTOS IMPORTANTES Los auditores internos de calidad deben tener las competencias establecidas en el perfil del Auditor de establecido por la Aeronutica Civil. Los auditores externos deben demostrar sus competencias mediante soportes expedidos por entidades reconocidas en el medio. Se debe revisar su desempeo cada 2 aos.

Preparacin individual del auditor - Conocer y manejar las normas NTCGP 1000 e ISO 19011. - Leer los procedimientos con anticipacin. - Determinar donde se realizan las auditorias. - Utilizar las listas de verificacin - Conocer las responsabilidades y posicin de las personas auditadas. - Tener familiaridad con el sistema de gestin de la calidad. Rol de los auditores El auditor debe estar convencido de que el servicio que presta es valioso y que su intervencin tiene como propsito la identificacin de oportunidades para el mejoramiento de los procesos El auditor tiene que participar con la mente abierta respecto a lo que encontrar durante la auditoria. El auditor ser paciente y realizar la auditora siguiendo todos los pasos lgicos hasta su terminacin antes de sacar conclusiones. El auditor debe mantener una actitud positiva, sin prejuicios y disposicin que puedan afectar la comunicacin con el auditado El auditor no debe emitir juicios de valor, ni conceptos que no se encuentren debidamente respaldados en evidencias objetivas Antes de emitir conceptos o presentar sus informes, el auditor debe aclarar los conceptos, las evidencias, situaciones, mtodos, disposiciones legales o criterios que generen dudas o sobre las cuales no se tenga el conocimiento y respaldo suficiente. El auditor siempre debe consultar o recurrir a las fuentes primarias de la informacin con el fin de respaldar sus hallazgos o aclarar dudas o comentarios. Como ejemplo vivo de calidad y servicio, el auditor debe mantener una adecuada presentacin personal y aptitudes apropiadas para el ejercicio de las auditorias.

PROCEDIMIENTO
Ttulo: Seleccin y Evaluacin de Auditores Internos de Calidad Fecha: 01/02/09 Clave: AEGR-1.0-6-02 Versin: 01 Pgina: 3 de 7

La redaccin de los hallazgos debe ser clara, concreta, consistente y completa, sin redundancias, sin calificativos y soportada en evidencias objetivas y representativas, respetando siempre y sin juzgar al auditado.

Responsabilidades de los auditores - Garantizar la independencia e imparcialidad. Informar cualquier actividad que pueda incidir sobre sus actividades de auditor (amenazas, ofrecimiento de dadivas etc.) - Actuar de acuerdo con los requisitos aplicables a la auditoria. - Comunicar y clasificar los requerimientos de la auditoria. - Planificar y conducir en forma efectiva y eficiente las responsabilidades asignadas. Documentar las observaciones Confirmar las evidencias que soportan los hallazgos con el auditado No afectar su independencia, objetividad y autonoma por influencias o presiones externas Reportar los resultados de la auditoria. Verificar la efectividad de las acciones correctivas. Garantizar la conservacin y salvaguardar de los expedientes y los documentos de la auditoria. Asegurar su confidencialidad en sus actividades de auditoria. Comunicar de manera oportuna sus impedimentos o situaciones que le generen conflicto de intereses. Responsabilidades de Lder - Participar en la seleccin de otros miembros del equipo auditor. - Preparar el plan de auditoria. - Representacin del equipo auditor ante el auditado. Presentacin del informe de auditoria

Entregar los soportes fsicos de la auditoria a la oficina de control interno cumpliendo con las normas de archivo establecidas y las tablas de retencin documental. Ubicar los informes electrnicos en la carpeta correspondiente definida por la Oficina de Control Interno. EXPLICACIN SELECCIN DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD.

VI. 1.

El Jefe de Control Interno con base en el perfil del auditor establecido por la entidad, determina el personal de funcionarios a formar como auditores internos segn las necesidades del programa de auditoria interna.
2.

IDENTIFICAR NECESIDADES DE FORMACIN O DESARROLLO DE LAS COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES.

PROCEDIMIENTO
Ttulo: Seleccin y Evaluacin de Auditores Internos de Calidad Fecha: 01/02/09 Clave: AEGR-1.0-6-02 Versin: 01 Pgina: 4 de 7

El Jefe de Control Interno determina el personal a capacitar segn el resultado de la encuesta de perfil de los auditores de calidad, la calificacin de los auditores y la evaluacin de la calidad del servicio. 3. PLANIFICAR LA FORMACIN DE LOS AUDITORES INTERNOS De acuerdo con las necesidades detectadas, la Oficina de Control Interno define los objetivos, temas, duracin, materiales y la logstica necesaria para la formacin de los auditores internos. 4. SOLICITAR LA FORMACIN DE LOS AUDITORES INTERNOS El Jefe de Control Interno solicita mediante oficio al Centro de Estudios Aeronuticos, el trmite necesario para capacitar a los auditores internos (puede ser por una contratacin externa o por el mismo personal de la Entidad), indicando los aspectos definidos en la planificacin, as como los funcionarios que requieren la capacitacin. 5. NOTIFICACIN PARA FORMACIN Cuando se tenga establecido el docente para realizar la capacitacin y la logstica necesaria, el Centro de Estudios Aeronuticos notifica a los funcionarios seleccionados, la programacin de las actividades de capacitacin, destacando la necesidad de estar presentes en la realizacin de los cursos programados. 6. REALIZAR LA FORMACIN DE LOS AUDITORES INTERNOS Se llevan a cabo las actividades programadas, considerando entre otros los siguientes aspectos:
-

Conocimientos de los principios de auditorias, procedimientos y tcnicas propias de la auditoria, con base en la norma NTC-ISO 19011 Conocimiento y manejo de la norma NTC-GP 1000 Terminologa de auditoria. Tcnicas de planificacin de auditorias. Tcnicas de recopilacin de evidencias y hallazgos. Tcnicas de preparacin de documentos de auditorias. Tcnicas de entrevistas para con los auditados. Tcnicas o dinmicas de manejo de conflicto. Tcnicas de ensayos de auditorias. Informacin de roles y responsabilidades. Manejo de la Herramienta de auditorias internas de la Entidad Forma de interactuar con el auditado

7. REALIZAR EVALUACIN TCNICA DE LOS AUDITORES INTERNOS Una vez realizada la formacin, se aplican exmenes de conocimientos para evaluar la competencia tcnica de los auditores en NTC-GP 1000 y en Auditorias de Calidad. 8. EVALUACIN DE LOS AUDITORES INTERNOS Documento que sirve como evidencia de la evaluacin de los conocimientos tcnicos por parte de los auditores en formacin 9. REALIZAR EVALUACIN PRCTICA DE LOS AUDITORES

PROCEDIMIENTO
Ttulo: Seleccin y Evaluacin de Auditores Internos de Calidad Fecha: 01/02/09 Clave: AEGR-1.0-6-02 Versin: 01 Pgina: 5 de 7

Para evaluar las habilidades del auditor, se realizan auditorias con monitoreo por parte de tutores designados por el Jefe de Control Interno, utilizando el formulario de evaluacin de prcticas de auditoria, que se encuentra en la herramienta de auditoria interna. Esta actividad se realiza para calificar inicialmente a los auditores y cada dos aos para evaluar el mantenimiento de las competencias o cuando se requiera confirmar las capacidades del auditor, teniendo en cuenta los resultados de la evaluacin de su desempeo. Las prcticas de auditoria para calificar las competencias de los auditores en formacin se deben realizar, como parte de un ejercicio real de auditoria, dentro del cual el auditor de formacin audita un tema previamente preparado y acordado con el tutor. El tutor, quien acta como auditor lder, es quien da inicio a la auditoria y en el momento acordado, el auditor en formacin inicia su intervencin, desarrollando la entrevista y la recoleccin de las evidencias de acuerdo con el plan establecido y revisado previamente con el tutor. La responsabilidad de la auditoria es del Tutor, de tal forma que si el auditor en formacin comete errores, no profundiza, o se desva del plan acordado, el Tutor debe retomar el dominio de la auditora y realizar las aclaraciones, indagaciones, o sntesis pertinentes ante el auditado, para dejar nuevamente el desarrollo del plan pendiente al auditor en formacin. El Tutor tomar nota, tanto de los hallazgos que se vayan identificando en la auditora, como de las observaciones del desempeo del auditor en formacin. Al terminar la auditora, el Tutor como lder de la auditora, debe presentar los hallazgos identificados al auditado y posteriormente se rene con el auditor en formacin para retroalimentarlo y diligenciar el registro de evaluacin de la prctica. Con cada prctica el auditor en formacin va a mejorar sus competencias, por lo cual el Tutor puede modificar el alcance y la duracin de las prcticas, de acuerdo al desempeo observado, para permitir que la intervencin del auditor en formacin sea mayor, a medida que se avanza en las prcticas. Se ha previsto realizar un mximo de 3 prcticas de auditoria para adquirir las habilidades bsicas requeridas para realizar las auditorias. El puntaje de para considerar satisfactoria la prctica es del 70%. Los auditores en formacin que no logren este puntaje en la tercera prctica, debe recibir nuevamente capacitacin en el proceso de auditoria, o participar como observador en tres auditorias, antes de comenzar un nuevo ciclo de evaluacin de las prcticas. 10. CALIFICAR LAS COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES Tomando como referencia el perfil del auditor y los resultados de las evaluaciones tcnica y prctica, el Jefe de Control Interno califica las competencias de los auditores, utilizando la Herramienta de auditoria interna. Cada dos aos se realizan evaluaciones terico practicas a los auditores internos para verificar su competencia.

PROCEDIMIENTO
Ttulo: Seleccin y Evaluacin de Auditores Internos de Calidad Fecha: 01/02/09 Clave: AEGR-1.0-6-02 Versin: 01 Pgina: 6 de 7

Adicionalmente, cuando termina cada auditoria se evala la percepcin que deja el auditor frente al auditado. De all se determina los factores a mejorar para cada auditor interno de calidad. Nota: Se deja evidencia de la calificacin de los auditores Herramienta de auditorias internas. VII. PUNTOS DE CONTROL Actividad 1- Identificar necesidades de formacin o desarrollo de las competencias de los auditores Qu se controla? Que los auditores tengan las competencias requeridas para desarrollar el programa de auditoria Con qu frecuencia? Revisa rse cada 2 aos o cuand o se quiera Quin lo controla? El Jefe de Control Interno Contrat ista o Funcio nario respon sable realiza n la evalua cin a los auditor es interno Riesgos asociados Auditores con competencias insuficientes en la lista de auditores internos de la

6- Realizar evaluacin tcnica de los auditores internos

Conocimientos de los auditores internos en la norma NTC-GP 1000 y en Auditorias

Cada vez que se realice la formacin o actualizacin de los auditores internos de calidad

Insuficiente conocimiento de norma NTC-GP 1000 y de las actividades de auditoria

Inadecuadas habilidades para realizar la auditoria 8-Realizar evaluacin prctica de los auditores Atributos personales, habilidades y experiencia de los auditores internos Segn se describe en el numeral 9 El Jefe Insatisfaccin de los de auditados Control Interno Perdida de imagen y credibilidad del proceso de auditoria

PROCEDIMIENTO
Ttulo: Seleccin y Evaluacin de Auditores Internos de Calidad Fecha: 01/02/09 Clave: AEGR-1.0-6-02 Versin: 01 Pgina: 7 de 7

Actividad

Qu se controla? Conocimientos, habilidades y comportamientos necesarios para alcanzar los objetivos de auditoria.

Con qu frecuencia? Cada 2 aos o cuand o se requier a

Quin lo controla?

Riesgos asociados Inadecuadas competencias para realizar la auditoria

9-Calificar las competencias de los auditores

El Jefe Insatisfaccin de los de auditados Control Interno Perdida de imagen y credibilidad del proceso de auditoria

VIII.

NORMATIVIDAD APLICABLE

Ley 87 de 1993 Decreto 1826 de 1994 Decreto 1537 de 2008 Ley 872 de 2003 Decreto 260 de 2004 Decreto 4110 de 2004 Decreto 1599 de 2005 Decreto 3622 de 2004 Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas Norma NTC-ISO 19011 Resolucin 826 de 2007.- CALIDAD IX. ANEXOS

Herramienta de auditorias internas