Centro Federal de Educao Tecnolgica / CEFET-RR

NOES BSICAS DE ARQUIVO E GESTO DOCUMENTAL NA ADMINISTRAO PBLICA OU PRIVADA

Setembro de 2008

NOES BSICAS DE ARQUIVO E GESTO DOCUMENTAL NA ADMINISTRAO PBLICA OU PRIVADA

Organizao: Ivnia N. F. Carvalho Fotos: Erick Vieira Layout: Edvania Kehrle

Apresentao 1. Noes bsicas de arquivo 2. Importncia do arquivo 2.1 Finalidade do Arquivo 2.2. Tipos de Arquivos 2.3. Classificao segundo a natureza dos documentos 2.4. Documentos sigilosos ou ostensivos 2.5. Idade dos Arquivos 2.5.1. Ciclo de vida dos documentos e valorao dos documentos 2.5.2. Tabela de temporalidade 3. Arquivamento dos documentos 3.1. As operaes para arquivamento 3.2. Rotinas de Arquivamento 3.3. Seleo de documentos 3.4. Os principais mtodos de arquivamento utilizados podem ser apresentados da seguinte forma 3.5. Arquivamento 3.6. Emprstimo de Documentos 4. Classificao do arquivo 4.1. Avaliao de documentos 4.2. Eliminao de documentos 4.3. Atualizao de arquivos 4.4. Microfilmagem 5. Gesto Documental 5.1. A gesto de documentos tem os seguintes objetivos 5.2. gesto arquivisticas de documentos 5.3. A gesto de documentos arquivisticas compreende as seguintes fases 5.4. Programa de gesto arquivistica de documentos 5.5. Programa de gesto arquivistica de documentos 6. Comisso de Avaliao Documental 7. Comisso Setoriais de Avaliao de Documentos 8. Concluso 9. Implicaes Legais

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10. Bibliografia

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Esta apostila foi preparada para ministrar aulas de noes bsicas de arquivo e gesto documental, oferecido para servidores que atuam na rea administrativa do Centro Federal de Educao Tecnolgica de Roraima - CEFET-RR. O programa geral prope apresentar conceitos bsicos utilizados em arquivos, um roteiro para a organizao dos arquivos - incluindo noes de preparao de planos de classificao - e destinao de documentos e rotinas de arquivamento.

Para que voc possa entender como organizar e como escolher o melhor mtodo ou sistema de organizao que atenda a instituio que voc trabalha, necessrio que se entendam trs conceitos bsicos que fazem parte da gesto documental que so: INFORMAO, SUPORTE e DOCUMENTOS.

1.1. INFORMAO: Pode ser definida como idia ou conhecimento. 1.2. SUPORTE: Meio no qual a informao registrada. Material ou base produzida em decorrncia do
cumprimento de uma atividade, o papel, por exemplo, hoje o suporte mais utilizado, porm no o nico. No passado, tivemos o pergaminho e o papiro como suporte bastante utilizado, com o avano de novas tecnologias ligadas informtica, cada vez maior o nmero de instrumentos capazes de servir de suporte para a informao. Dentre os meios mais utilizados, podemos destacar: disquete, CD, DVD, fita VHS e outras mdias mais avanadas.

1.3. DOCUMENTO: O documento pode ser Simples (ofcio, relatrio, ficha de atendimento) ou
Composto (Processo). Podemos dizer que qualquer informao registrada em um suporte um documento. No momento em que o homem registra sua idia em um suporte, da origem a um documento. Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi se tornando cada vez maior e assim surgiu a necessidade de se criar tcnicas que permitissem organizar essa massa documental de forma a permitir sua imediata localizao quando necessria. A partir de ento surgiram os primeiros arquivos.

1.3.1 O que Arquivo?

Slon Buck, arquivista do EUA, definiu arquivo como um conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Heloisa Almeida Prado define arquivo como sendo a reunio de documentos conservados, visando a utilidade que podero oferecer futuramente, destacando que, para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores e que para realizar o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe ser entregue.

Desse conceito importante destacar:

a) Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podem tambm ser recebidos pela mesma; b) Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte e serem de vrios tipos (textual, iconogrfico, audiovisual), ao contrrio da idia bsica de que os documentos de arquivo seriam basicamente na forma textual e em suporte papel; c) Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podem destacar que os documentos de arquivo possuem uma caracterstica chamada organicidade, que significa que foram criados em funo de uma atividade realizada pela instituio, servindo de prova das transaes realizadas pela organizao. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, podem-se ter uma idia clara das atividades realizadas por aquele rgo.

O termo arquivo pode tambm ser usado para designar:

Conjunto de documentos; Mvel para guarda de documentos; Local onde o acervo documental dever ser conservado; rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentao; Ttulos de peridicos geralmente no plural, devido influncia inglesa e francesa.

A importncia do arquivo para a instituio est ligada ao aumento expressivo do volume de documentos que essa utiliza no exerccio de suas atividades, por isso h a necessidade de se estabelecerem critrios de guarda e de eliminao de documentos, quando estes j no so mais teis para a organizao. A adoo de tcnicas arquivsticas adequadas permite no apenas a localizao eficiente da informao desejada, mas tambm a economia de recursos para a instituio. Com o avano tecnolgico, essa massa documental tem a possibilidade de ser arquivada alcanando uma maior economia de materiais, espaos e desgaste humano.

2.1 Finalidade do Arquivo a) Guarda dos documentos que circulam na Instituio, utilizando para isso tcnicas que permitam
um arquivamento ordenado e eficiente; b) Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em considerao a temperatura, umidade e demais aspectos que possam danific-los; c) Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituio, de forma a atender rapidamente a demanda pelas informaes ali depositadas.

2.2. Natureza dos Documentos

So variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como so diferentes os formatos, as espcies, e os gneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Sabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuies e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos.

a) Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como
foi confeccionado: Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa e etc...

b) Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza

das informaes nesse contidas. (Exemplos: ata relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma).

c) Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado
na comunicao de seu contedo. Exemplos: audiovisual (filmes); fonogrfico (discos, fitas); iconogrfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, micro formas; textual). (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnticos (disquetes, CD-ROM,).

d) Tipo de documento: a configurao que assume um documento de acordo com a atividade

que a gerou.

Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estudados, eles podem ser classificados segundo:

As entidades mantenedoras (pblicos ou privados); A natureza dos documentos (especial e especializado); Os estgios de sua evoluo (corrente intermedirio e permanente). Exemplo de arquivo Pblico: (federal, estadual, municipal); Exemplo Privados (empresas, corporaes, companhias, Bradesco, Lojas Americanas);

2.3. Classificao segundo a natureza dos documentos

Os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas informaes so registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e so chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais completo. Especializado: aquele que guarda documentos de determinado assunto especifico, independentemente da forma fsica que apresentam como, por exemplo, os arquivos mdicos, os jornalsticos e os arquivos de engenharia. Quanto natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. A classificao de ostensivo ou ordinrio dada aos documentos cuja divulgao no prejudica a administrao. Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao.

2.4. Documentos Sigilosos ou Ostensivos

2.4.1. Graus de Sigilo

Segundo a necessidade do sigilo e quanto extenso do meio em que pode circular, so quatro os Ultra-secreto; a) Secreto; b) Confidencial; e c) Reservado. A classificao de ultra-secreto dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. So assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da poltica governamental de alto-nvel e segredos de Estado. Considerando-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurana e cujo teor ou caractersticas possam ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou a o seu manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. So assuntos geralmente considerados secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extrados de matria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de maior difuso, tais como: planos ou detalhes de operaes militares; planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras; aperfeioamento de tcnicas ou materiais j existentes; dados de levado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais, e militares de pases estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos importantes que no tenham recebido classificao inferior. A classificao de confidencial dada aos assuntos, que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no-autorizada possa ser prejudicial a um indivduo ou criar embaraos administrativos. So assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanas e outros, cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como: informaes sobre a atividade de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes; rdio-freqncia de importncia especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes consideradas importantes para a segurana nacional. Reservados so os assuntos que no devam ser do conhecimento do pblico em geral. Recebam essa classificao, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execuo; cartas, fotografias e negativos que indiquem instalaes importantes.

2.5. Idade dos Arquivos

Voc sabia que os Arquivos tambm tem ciclo de vida?

, e este contado a partir da produo do documento e do encerramento do ato, ao ou fato que motivou a sua produo e da sua freqncia de uso. Essa fase se diz na Arquivstica que tem relao com a vigncia do documento (a razo de ser do documento). Depois de destitudo dessa vigncia o documento pode ser guardado em funo da importncia das informaes nele contidas, para a histria da administrao ou mesmo para tomadas de decises pautadas nas aes do passado. A gesto pressupe, portanto, uma interveno no ciclo de vida dos documentos desde sua produo at serem eliminados ou recolhidos para guarda definitiva. Nesse sentido, um programa geral de gesto compreende todas as atividades inerentes s idades corrente e intermediria de arquivamento, o que garante um efetivo controle da produo documental nos arquivos correntes (valor administrativo /vigncia), das transferncias aos arquivos centrais/ intermedirios (locais onde os documentos geralmente aguardam longos prazos precaucionais).

a) Arquivo da primeira idade ou corrente, constitudos de documentos em cursos ou consultados

freqentemente, conservados nas organizaes que os receberam ou produziram ou em locais prximos de fcil acesso. Nessa fase os documentos tramitam bastante de um setor para outro setor, ou seja, podem ser emprestados para outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados.

b) Arquivo da segunda idade ou intermedirio, constitudos de documentos que deixaram de ser

freqentemente consultado, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los, para tratar de um assunto idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. No h necessidade de serem conservados prximos aos setores. As permanncias desses arquivos so transitrias.

c) Arquivo da terceira idade permanente, constitudo de documentos que perderam todo o valor de
natureza administrativa e que se conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que se constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos so arquivados de forma definitiva.

2.5.1. CICLO DE VIDA E VALORAO DOS OCUMENTOS

A avaliao supe a identificao dos valores primrio e secundrio dos documentos. O valor primrio: Relaciona-se s razes de sua prpria produo, considerando seu uso para fins

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administrativos, legais e fiscais. O valor secundrio: Diz respeito potencialidade do documento como prova ou fonte de informao para a pesquisa. IDADE DO DOCUMENTO 1. Idade Arquivo Corrente ADMINISTRATIVA 2. Idade Arquivo Corrente I - Primrio Reduzido 5 + 5 = 10 anos - final de vigncia; - documentos que aguardam prazos longos de prescrio ou precauo; - regularmente consultados; - acesso restrito ao organismo produtor. -Aguardam a destinao final; - eliminao ou guarda permanente - documentos vigentes; - prazo precaucional longo; - referncia ocasional; - pouca freqncia de uso; Acesso pblico mediante autorizao. Documentos que perderam a vigncia administrativa, porm so providos de valor secundrio ou histricocultural; - valor permanente; Acesso pblico pleno. Arquivo Central (prximo ). (administrao) Valor Durao Mdia Freqncia de Uso / Acesso - Documentos vigentes; - muito consultados; - acesso restrito ao organismo produtor. Local de Arquivamento Arquivo Corrente (prximo ao). (produtor)

Imediato ou Primrio

Cerca de 5 anos

INTERMEDIRIA

I - Primrio Reduzido

30 + 20 = 50 anos

Arquivo Intermedirio (exterior ). Instituio ou anexo ao Arquivo (Permanente) Arquivo Permanente ou Histrico

3. Idade Arquivo Corrente HISTRICA

Secundrio Mximo.

Definitiva

2.5.2. TABELA DE TEMPORALIDADE

o instrumento fundamental da avaliao, pois ela registra o ciclo de vida dos documentos. Nela devem constar os prazos de arquivamento dos documentos no arquivo corrente, de sua transferncia ao arquivo central ou intermedirio, e de sua destinao final, quando se determina sua eliminao ou recolhimento ao arquivo permanente. A tabela de Temporalidade dever ser aprovada por autoridade competente e amplamente divulgada entre os funcionrios da instituio ou empresa. um instrumento dinmico de gesto de documentos, por isso precisa ser periodicamente atualizada, a fim de incorporar os novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos e as mudanas que, eventualmente,

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ocorrerem na legislao. Em se tratando de documentos pblicos ou considerados de interesse pblico, a Tabela de Temporalidade dever ser encaminhada para a aprovao da instituio arquivstica pblica em sua especfica esfera de competncia, de acordo com o que determina o art. 9 da Lei Federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. A tabela de Temporalidade determinar os prazos que cada documento deve ser mantido em cada fase da sua vida documental, dependendo do momento em que o documento se encontra, ser enviado para o:

a) Arquivo corrente - aquele em que os documentos so freqentemente utilizados. Neste

momento o arquivo responde muitas vezes pelo recebimento, registro, distribuio, expedio e arquivamento de documentos. Tipos de arquivo corrente:

I. Os arquivos setoriais: so aqueles localizados nos prprios setores que produzem ou

recebem os documentos, guardando documentos muito utilizados por eles.

II. Os arquivos Centrais: so os que se destinaram a receber os documentos provenientes

de diversos setores que integram a estrutura de uma instituio, funcionando como extenso daqueles. b) Arquivo intermedirio - neste momento os documentos no esto mais em uso corrente, seus arquivamentos transitrio e a funo deste arquivo principalmente assegurar a preservao, guardando temporariamente e aguardando o cumprimento dos prazos estabelecidos pelas comisses de anlise sendo eliminado ou guardados definitivamente, para fins de prova ou pesquisa. c) Arquivo permanente - no momento em que os documentos perdem seu valor administrativo, aumenta a sua importncia histrica, e no se pode separar estes arquivos em dois momentos: administrativo e histrico, pois os documentos que hoje so administrativos amanh sero histricos, mas a qualquer momento podero tornar-se novamente administrativos por vrios motivos. Sua funo a de reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta de documentos oficiais no-correntes, tornando-os acessveis e teis no momento em que solicitados seja para atividades administrativas ou histricas.

Veja a seguir a estrutura da tabela de temporalidade com alguns dados hipotticos:

Cd. 031.1 023.2 045.4

Assunto do documento Requisio de Material Termo de Posse Normas e Regulamentos

Corrente 2 anos 5 anos 5 anos

Intermedirio

Destinao final Eliminao Eliminao

95 anos

Permanente

12

010.1

Regimento Interno

Enquanto vigorar

10 anos

Permanente

O arquivamento a guarda dos documentos no local estabelecido, de acordo com a classificao dada. Nesta etapa toda a ateno necessria, pois um documento arquivado erroneamente poder ficar perdido quando solicitado posteriormente.

3.1. As operaes para arquivamento:

Ler o ltimo despacho, verificando se o documento destina-se ao arquivamento; ordenar os documentos na ordem seqencial; Ao arquivar o documento na pasta, verificar a existncia de antecedentes na mesma pasta e agrupar aqueles que tratam do mesmo assunto, Ordenar os documentos que no possuem antecedentes de acordo com a ordem estabelecida cronolgicas, alfabticas, geogrficas, verificando a existncia de cpias e eliminando-as. Caso no exista o original manter uma nica cpia; Dobrar o documento para achar o meio e encaixar perfeitamente o perfurador, com o intuito de que os documentos fiquem todos na mesma altura. Arquivar o anexo do documento, quando volumoso, em caixa ou pasta apropriada, identificando externamente o seu contedo e registrando a sua localizao no documento que o encaminhou. A classificao e o arquivamento de documentos baseados no assunto /contedo facilita a recuperao do contexto original da informao e agiliza a etapa de avaliao para eliminao, transferncia ou recolhimento.

3.2. Rotinas de Arquivamento:

Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossis e mveis correspondentes, os funcionrios de arquivo devero obedecer a uma seqncia de etapas:

3.2.1. Inspeo: consiste na verificao de cada documento quanto ao seu destino, pois este pode
chegar ao Arquivo por diversos motivos: a) para arquivamento

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b) para solicitar informao c) para verificar a existncia de antecedentes, ser anexado a outro etc. d) em obedincia a uma rotina importante que o servidor ao fazer esta inspeo, verifique se os documentos possuem autorizao para serem arquivados (OK, arquive se) e se a ao nele contida j foi cumprida e encerrada. Verificar o ltimo despacho. Nesta inspeo tambm ser examinado se os documentos possuem anexos e se esses esto no documento. Aqueles que se encontrarem irregulares dever retornar ao setor de origem, ou se for do seu conhecimento complet-lo. Leitura cada documento deve ser lido cuidadosamente a fim de verificar o seu contedo e sob que classificao dever ser arquivada. (seja existe pasta ou se h necessidade de abrir nova).

3.3. Seleo de documentos

realizado no mbito dos arquivos correntes e intermedirios por tcnicos previamente orientados, seguindo o estabelecido na tabela de temporalidade ou nos relatrios de avaliao. A seleo a separao fsica dos documentos de acordo com sua destinao. importante selecionar o material que ser realmente arquivado, daquele que poder ser descartado imediatamente, sem prejuzo para a instituio (como cpias, comunicados passageiros). A manuteno de um arquivo dispendiosa e ocupa muito espao, portanto este trabalho de seleo requer conhecimento, critrio e cuidado, para no deixar de arquivar o que necessrio, nem entulhar o arquivo de papis desnecessrios. O mtodo de arquivamento adotado pela empresa pblica ou privado para ter eficincia assim como os cuidados de conservao e os procedimentos de eliminao, transferncia e recolhimento, quando for o caso deve ser repassado para todas as unidades administrativas, pois a responsabilidade pela organizao das informaes, em diferentes graus, diz respeito a todos os colaboradores, sendo que o arquivo inicia com a produo dos documentos e todos os setores so responsveis pela produo dos mesmos. Outro aspecto fundamental para o adequado desenvolvimento da gesto de documentos Uma das etapas mais importantes para os arquivos a escolha do mtodo de arquivamento no arranjo da documentao. Por existirem documentos que devem ser ordenados de maneira diferenciada (assunto, nome, nmero, data ou local) podem-se empregar diferentes mtodos, porm baseados em cuidadosa anlise das atividades desenvolvidas pela organizao e pela observao das solicitaes dos documentos nos arquivos.

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3.4. Os principais mtodos de arquivamento utilizados podem ser apresentados da seguinte forma:
a) Alfabtico utilizado quando o elemento principal a ser considerado o nome, pode ser chamado de sistema direto, pois, a pesquisa feita diretamente no arquivo por ordem alfabtica. Este mtodo bastante rpido, direto e de fcil utilizao. b) Geogrfico tambm do sistema direto, onde a busca realizada pelos elementos procedncia ou local, que esto organizados em ordem alfabtica. c) Numrico este mtodo deve ser utilizado quando o elemento principal um numero, sendo considerado sistema indireto, pois, para localizar um documento faz-se necessrio recorrer a uns ndices alfabticos de assunto, que fornecer o nmero sob o qual o documento foi organizado. Pode ser dividido em trs tipos: d) O numrico simples (para cada cliente existe um numero), o mtodo numrico cronolgico (alm do numero observa-se tambm a data do documento). e o mtodo dgito-terminal (os documentos so numerados seqencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo, ou seja, os nmeros so dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um e so lidos da direita para a esquerda, formando pares). Este mtodo geralmente utilizado em arquivos com grande volume de documentos com elemento principal nmero. e) Duplex quando a documentao dividida em classes conforme o assunto. O mtodo decimal baseado no mtodo de Classificao Decimal de Dewey. Nesse sentido, a classificao dos documentos de arquivo deve ser feita levando em considerao a estrutura da empresa, suas funes e a natureza de seus documentos. A classificao e o agrupamento dos documentos devem atender as necessidades da empresa, no h um nico mtodo vlido. Exemplo: Uma Assessora de Diretoria, de um determinado rgo, recebeu do IMEC: Cartazes, folder e convite, endereados ao Diretor, para participar de um evento. Ento, a destinao possvel dos documentos seria: a) Afixar os cartazes e distribuir o folder Eliminar quando tiver ocorrido o evento.

b) Convite ao Diretor Arquivar juntamente com a resposta do Diretor na Pasta

Participao/Eventos/Convites (em ordem cronolgica). Caso o Diretor faa parte do Evento

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como organizador ou conferencista arquivar em Pasta: Diretoria/Participao/Eventos juntamente com o folder e texto apresentado. Isso se tiver relao com a Unidade. (Se for particular do Diretor, sem que haja ligao com o rgo, voc poder ser gentil e arquivar numa Pasta individual devolvendo ao mesmo). Lembre-se: analisar o tipo do documento, a atividade que o gerou, a sua procedncia e a data. importante no Arquivo que os documentos de uma mesma funo sejam guardados juntos, para que se perceba como comeou a ao e como terminou, formando assim os dossis de fcil compreenso para quem pesquisa. Evite manter separados documentos expedidos e recebidos que correspondam mesma ao.

3.5. Arquivamento
Guarde os documentos dentro das Pastas e das Caixas j contidas no arquivo ou monte-as de acordo com o plano de classificao. Nesse ltimo caso faa as etiquetas indicando o cdigo da atividade correspondente. No se esquea de anotar no canto superior esquerdo da Pasta o cdigo do rgo/rea respectivo.

3.6. Emprstimo de Documentos

Para se controlar melhor os documentos que saem do arquivo e para garantir a integridade do mesmo, interessante que se adote um sistema de controle de emprstimo de documentos. Voc pode criar um formulrio de Requisio de documentos.

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A Classificao dos Documentos permite selecionar todo e qualquer documento produzido, recebido ou acumulado pelos setores no exerccio de suas atividades e funes. Classificao: Determinar como ser arquivado o documento, de acordo com o mtodo e a classificao adotada pela organizao. Escrever a lpis no documento onde dever ser arquivado.

4.1. Avaliao de documentos

A avaliao consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos. Como a avaliao de documentos se desenvolve com base em julgamento de valores, existe grande receio quando se vai avaliar e, principalmente, eliminar documentos, j que a eliminao sem critrios pode ocasionar perdas irreparveis. OBJETIVOS: Reduo da massa documental; Agilidade na recuperao dos documentos e das informaes; Eficincia administrativa; Melhor conservao dos documentos de guarda permanente; Racionalizao da produo e do fluxo de documentos (trmite); Liberao de espao fsico, evitando-se, por um lado, que se transformam meros depsitos de papel. Incremento pesquisa.

4.2. Eliminao de documentos:

Eliminao: trata-se da destruio dos documentos cuja operacionalizao depender de seu volume, podendo ser feita manualmente ou atravs de trituradora. Transferncia: envio dos documentos para o arquivo intermedirio, acompanhado de listagem onde aguardaram cumprimento de prazos de guarda e destinao final. Recolhimento: Envio dos documentos para o arquivo permanente. Nessa fase o arquivo devera elaborar instrumentos de recuperao da informao com vista de guarda permanente e acesso ao pblico.

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A eliminao de documentos definida aps anlise da Comisso Setorial de Avaliao, que julga os valores primrio e secundrio dos documentos e os prazos de arquivamento. Segundo a Resoluo Federal n 7, de 20/05/1997, definida pelo CONARQ Conselho Nacional de Arquivos, o registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por meio dos seguintes instrumentos, que so de guarda permanente: Listagem de Eliminao de Documentos: Tem por objetivo registrar informaes pertinentes aos documentos a serem eliminados. (Modelo de Formulrio I). Edital de Cincia de Eliminao de Documentos: Tem por objetivo tornar pblico, em peridicos oficiais, o ato de eliminao dos acervos arquivistico. O modelo do Edital de Cincia de Eliminao de Documentos baseia-se na Resoluo Federal n 5, de 30/09/1996, definida pelo CONARQ, que dispe sobre o assunto e d outras providncias. (Modelo de Formulrio II). Termo de Eliminao de Documentos: Tem por objetivo registrar as informaes relativas ao ato de eliminao. (Modelo de Formulrio III).

4.3. Atualizao de arquivos:

Como foi visto anteriormente, os documentos de arquivo se apresentam em diversos tipos de suporte de determinados documentos. Ocorre que eventualmente, h necessidades de se alterar o suporte de determinados documentos, de forma a garantir o acesso e a preservao dos mesmos. As principais tcnicas de atualizao de arquivo (mudana de suporte) so microfilmagem e digitalizao.

4.4. Microfilmagem:
Microfilmagem uma tcnica que permite criar uma cpia do documento em formato micrografico (microfilme ou microficha). A adoo da microfilmagem exigir da instituio equipamentos que permitam ler tais documentos, chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de microfichas, que, em alguns casos, permitem a gerao de uma cpia em papel do documento microfilmado. A primeira e mais importante razo para justificar o uso do microfilme a economia de espao. O microfilme uma imagem reduzida de uma forma maior; , portanto, o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento qualquer. Essa reduo de espao garantida pelo valor legal do microfilme, que significa que ele possui o mesmo valor do documento original em papel e poder substitu-lo nos casos em que no tiver valor histrico. Para organizar o arquivo de microfilmes, h arquivos prprios, como mostrados na figura a seguir. dispensvel dizer que o arquivo ser acompanhado de um ndice. Por fora das gavetas, so

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gravados os cdigos dos rolos que elas abrigam, tornando muito fcil a consulta. Naturalmente, dever haver junto ao arquivo um aparelho para a leitura dos microfilmes. Poderamos enumerar os seguintes benefcios para o uso da microfilmagem: a) Validade legal a microfilmagem um processo reprogrfico autorizado pela Lei n 5.433, de 8/5/1968, e pelo Decreto n 1.799, de 30/1/1996, que conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original; b) Reduo sensvel de espao; c) Acesso fcil e rpido, conseqncia das pequenas dimenses das microformas, da eficincia da sua catalogao e indexao, comparativamente aos arquivos convencionais em papel; d) Segurana, por se tratar de um material fotogrfico; alm de permitir reprodues com rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado, em razo do pequeno volume, permite o seu acondicionamento em caixas-fortes (arquivo de segurana), protegido de sinistros; e) Garantia da confidencialidade das informaes, visto que a olho nu impossvel visualizar qualquer informao; f) Durabilidade respeitando-se determinadas normas de microfilmagem, acondicionamento e manuseio, os arquivos microfilmados podem ser conservados indefinidamente.

4.4.1. Digitalizao:
A digitalizao consiste na utilizao de equipamentos para captura de imagens (scanners), que permitem criar uma imagem do documento em meio digital. Essa tcnica permite instituio novas possibilidades de acesso s informaes, pois os documentos podem ser disponibilizados pela Internet, e ser acessados simultaneamente por diversos usurios, sem a necessidade de se buscar o documento original no local em que est arquivado. No entanto, por no possuir validade legal como a microfilmagem, os documentos digitalizados no podem ser usados em situaes que exijam autenticidade (documento original), limitando-se a servir de fonte de consulta para os usurios da instituio. importante destacar a diferena entre documentos digitalizados e os chamados documentos digitais. Enquanto os primeiros so cpias criadas a partir de documentos em papel, e por isso no apresentem autenticidade, os ltimos so documentos que j nascem em formato eletrnico (no foram digitalizados a partir do papel e, portanto, seu original em meio digital), sendo assinados eletronicamente quando de sua criao. Com isso, possuem autenticidade em suporte eletrnico (no prprio computador, disquete, CD, etc.), incluindo suas cpias geradas tambm em meio digital. A impresso desses documentos que no apresentar validade legal.

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A partir da II Guerra Mundial, com o avano da cincia e tecnologia, a produo de documentos cresceu a nveis muito elevados que superaram em muito a capacidade de controle e organizao das empresas, que se viram foradas a desenvolver trabalhos e buscar solues para a gesto destes acervos acumulados. A soluo para resolver o acmulo das massas documentais um dos grandes desafios da arquivstica no Brasil. Trata-se de uma situao que se repete angustiantemente em todo o pas. Qualquer organizao pblica ou privada, com mais de dois anos de existncia, convive com o dilema do que fazer com a documentao acumulada no decorrer de suas funes. O poder pblico em suas vrias esferas, a rea privada e mesmo pessoas fsicas em seus escritrios ou residncias so foradas a guardar cada vez maior quantidade de documentos (LOPES, 1993). A Lei Federal n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991 conceituando esta teoria da seguinte forma Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua. Eliminao ou recolhimentos para guarda permanente. A Gesto garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produo at sua destinao final (eliminao ou guarda permanente), com vistas racionalizao e eficincia administrativas, bem como preservao do patrimnio documental de interesse histricocultural. Nas organizaes o objetivo principal dos setores de arquivo atender administrao direta em suas atividades diversas, servindo de suporte pesquisa tcnica, administrativa e financeira produzindo, recolhendo, selecionando e arquivando documentos gerados de maneira organizada, estando sempre preparados para o atendimento a consultas internas e externas de maneira rpida e precisa. Para Prado (1986, p.4) o arquivo serve de instrumento principal de controle ao administrativa de qualquer empresa, seja ela privada ou pblica. Abriga documentos resultantes de uma atividade, sendo estes conservados como comprovantes. Quando bem organizados, transmitem ordens, evitando repeties desnecessrias de experincias, diminuindo a duplicidade de trabalho, revelando o que est para ser feito e os resultados obtidos. Constitui, ainda, fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador na tomada de decises. A gesto de documentos atingida atravs do planejamento, da organizao, do controle, da coordenao dos recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos, como objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo documental.

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5.1. A gesto de documentos tem os seguintes objetivos:

Assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno, e destinao de documentos; Garantir que a informao governamental esteja disponvel e onde seja necessria ao governo e aos cidados;

Assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo fiscal, ou para pesquisa cientifica; Contribuir para o acesso e a preservao dos documentos que meream guarda permanente por seus valores histricos e cientifico.

5.2. Gesto de Arquivos Correntes e Intermedirios

a) Gesto de Documentos Correntes: O estabelecimento de normas para o tratamento de documentos em fase corrente permite aproveitar ao Maximo a informao disponvel e necessria tomada de decises, bem como os recursos humanos e materiais existente. Essas normas visam aumentar eficcia administrativa. Facilitar a recuperao mais rpida dos documentos ou informaes neles contidas e racionalizar sua guarda e conservao. O documento corrente aquele necessrio ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituio e por conseqncia os procedimentos realizados para a sua classificao, registro, autuao e controle da tramitao expedio, e arquivamento tem por objetivo facilitar o acesso as informaes nele contidas. Esse conjunto de operaes tcnicas caracteriza os servios de gesto dos documentos correntes. Nas administraes publica e privada, as unidades responsveis por tais servios so intituladas protocolo e arquivo, arquivo e comunicaes administrativas, servio de comunicaes administrativas, servio de comunicaes etc.

b) Gesto de documentos intermedirios:

Encerrando o perodo de arquivamento na fase corrente alguns documentos podem ser eliminados imediatamente, desde que assim definidos na tabela de temporalidade da instituio, mas uma parte relativamente importante dessas devera ser conservada por um perodo mais longo em funo de razoes legais ou administrativas.

5.3. Gesto arquivsticas de documentos

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Os documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades das organizaes, independente do suporte em que se apresentam, registram suas polticas, funes, procedimentos e decises. Nesse sentido, se constituem em documentos arquivsiticos, uma vez que serve fonte de prova e de informao tanto para administrao prestar contas das suas atividades, como para o cidado exercer seus direitos. Os documentos arquivsiticos conferem organizao a capacidade de: Fornecer evidncia de suas atividades; Conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governana e o controle social das informaes; Apoiar e documentar a elaborao de polticas e o processo de tomada de deciso; Possibilita a continuidade das atividades em caso de sinistros; Fornecer provas em caso de litgios; Proteger os interesses do rgo ou entidade e os direitos dos funcionrios e dos usurios ou clientes; Assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovao, bem como a pesquisa histrica; e. Manter a memria corporativa e coletiva.

Para conferir essas capacidades, os documentos arquivsiticos precisam ser fidedignos, autnticos, acessveis, compreensveis, e preservados, o que possvel por meio da implantao de um programa de gesto arquivistica de documentos.

5.4. A gesto de documentos arquivisticas compreende as seguintes fases

5.4.1. Fase 1: Definio da Poltica Arquivistica: Esta fase tem o propsito de definir uma poltica de gesto arquivistica alinhada ao principio bsico de produzir e manter documentos fidedignos, autnticos, acessveis, compreensveis preservveis, capazes de apoiar suas funes e suas atividades. A poltica de gesto arquivisticas de documentos deve ser formulada com base na analise do perfil institucional, que contem o contexto jurdico administrativo, a estrutura organizacional, a misso, as competncias, as funes e as atividades das organizaes, de forma que os documentos produzidos sejam mais adequados, completos e necessrios. Devem ainda estar articulada a demais poltica de informaes existentes, tais como as de sistema de informao.

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5.4.2. Fase 2: Designao de Responsabilidades: Esta fase tem o propsito de designar responsabilidades visando garantir o xito da gesto arquivistica de documentos, assegurando. O cumprimento das normas e dos procedimentos previstos no programa de gesto. A designao de responsabilidades um dos fatores que garantem o xito da gesto arquivstica de documentos. Nesse sentido, as autoridades responsveis tero o dever de assegurar o cumprimento das normas e dos procedimentos previstos no programa de gesto. As responsabilidades devem ser distribudas a todos os funcionrios de acordo com a funo e a hierarquia de cada um e devem envolver as seguintes categorias:

a) Direo superior a autoridade mxima responsvel pela real viabilidade da poltica de

gesto arquivstica de documentos. Caber a ela apoiar integralmente a implantao dessa poltica, alocando recursos humanos, materiais e financeiros e promovendo o envolvimento de todos no programa de gesto arquivstica de documentos.

b) Profissionais de arquivo so os responsveis pelo planejamento e a implantao do

programa de gesto arquivstica, bem como pela avaliao e pelo controle dos trabalhos executados no mbito do programa. Alm disso, os profissionais de arquivo so responsveis tambm pela disseminao das tcnicas e cultura arquivsticas.

c) Gerentes de unidades ou grupos de trabalho so os responsveis por garantir que os

membros das suas equipes produzam e mantenham documentos como parte de suas tarefas, de acordo com o programa de gesto arquivstica de documentos.

d) Usurios finais so os responsveis, em todos os nveis, pela produo e uso dos

documentos Arquivistico em suas atividades rotineiras, conforme estabelecido pelo programa de gesto.]

e) Gestores dos sistemas de informao e de tecnologia da informao so as equipes

responsveis pelo projeto, pelo desenvolvimento e pela manuteno de sistemas de informao nos quais os documentos Arquivistico digitais so gerados e usados e responsveis pela operacionalizao dos sistemas de computao e de comunicao.

5.4.3. Fase 3: Planejamento do programa de gesto: O planejamento envolve levantamento e analise da realidade institucional, o estabelecimento das diretrizes e procedimentos a serem cumprido pela organizao, o desenho dos sistemas de gesto arquivistica de documentos e elaborao de instrumentos e manuais.

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Deve-se definir ento o mtodo principal e os auxiliares a serem implantados. Assim como o mtodo, o arranjo, que a ordenao dos documentos em fundos (fonte geradora de documentos como a administrao, a contabilidade, os recursos humanos, entre outros) uma das funes mais importantes em um arquivo. Para uma correta elaborao de um plano Arquivistico deve-se levar em considerao principalmente s necessidades e prioridades da instituio sem desconsiderar jamais as disposies legais referentes. Na prtica, inclusive, faz-se uso da combinao de um ou mais mtodos. Os mtodos mais comuns so os que classificam os documentos por assunto, seguidos de uma classificao secundria por ordem alfabtica, cronolgica ou geogrfica. Existem alguns pontos de extrema relevncia a serem considerados nesta etapa. So eles: a) A posio do arquivo na estrutura da instituio;

b) Realizar o levantamento da produo documental, diferenciando os documentos arquivsiticos

dos no arquivsiticos;

c) Realizar o levantamento dos sistemas utilizados pelo rgo para tratamento de documentos e
informaes caso existam; d) Estabelecimentos de normas de funcionamento; e) Identificao e capacitao dos recursos humanos; f) Seleo das instalaes fsicas, equipamentos e materiais de consumo e permanentes;

g) Definir os tipos de documentos que devem ser produzidos, incluindo os j identificados no

levantamento da produo documental, e que informaes de devem conter; h) Viabilizao de recursos financeiros; i) Elaborao do projeto de arquivo;

j) Elaborar e/ou rever o plano de classificao e tabela de temporalidade; k) Definir e aperfeioar e/ou aperfeioar procedimentos de protocolo e arquivamento; l) Implantao e acompanhamento do projeto; m) Elaborao de manuais e instrues normativas.

5.4.4. Fase 4: implantao do programa de gesto: A implantao do programa de gesto envolve a execuo e o acompanhamento de aes e projetos, efetuados simultaneamente. Devem atender os objetivos definidos no planejamento do programa de gesto arquivistica de documentos relacionados capacitao de pessoal, a implantao de servio de arquivo e dos sistemas de gesto arquivisticas de documentos, a integrao de sistemas

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de informao existentes e os processos administrativos do rgo ou entidade. Esta etapa pode incluir a suspenso de atividades e procedimentos vigentes que forem considerados inadequados.

5.5. Programa de gesto arquivistica de documentos

O programa de gesto arquivistica de documentos deve montar como base a poltica arquivistica e a designao de responsabilidades definidas anteriormente, alem do conhecimento do contexto Jurdico-administrativo, de forma que esteja de acordo com a misso institucional e a legislao vigente. O programa f gesto arquivistica devera alcanar determinadas finalidades com relao ao documento arquivistico e ao prprio programa, conforme descrito abaixo: O programa de gesto arquivistica de documentos eletrnicos deve: Contemplar o ciclo de vida dos documentos, Garantir a acessibilidade dos documentos, Manter os documentos em ambiente seguro, Reter os documentos somente pelo perodo necessrio, Preservar os documentos pelo tempo previsto em tabela de temporalidade; e. Garantir as caractersticas de um documento arquivistico: imparcialidade, organicidade, unicidade, fidedignidade, autenticidade, integridade e a acessibilidade. Para cada uma das caractersticas dos documentos arquvisticos, o programa de gesto deve cumprir determinada exigncia. Essas caractersticas so:

A) Imparcialidade: o documento arquivistico e produzido para registrar atividades de uma

organizao. No escrita com a inteno de servir a posteridade nem com expectativa de ser exposto ou oculto ao olhar do publico. O documento arquivistico fonte de prova porque constitui uma parte real dos fatos que registra. Exigncia: o programa de gesto arquivistica deve definir e padronizar os documentos a serem criados para registrar suas atividades.

B) Organicidade: o documento arquivistico se caracteriza pela organicidade ou seja produzido e

acumulado nas organizaes em funo dos seus objetivos prticos, de forma continua e progressiva. No coletada artificialmente. Os documentos arquivsiticos so ligados por um elo que criado no momento em que so produzidos ou recebidos. Esse elo determinado pelo

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motivo de sua criao e necessria sua prpria existncia e a sua capacidade de cumprir seu objetivo. Os documentos Arquivsiticos so, portanto, um conjunto indivisvel de relaes. Exigncia os rgos devem conservar as relaes contextuais do documento os procedimentos de gesto arquivistica devem registrar e manter essas relaes e a seqncia das atividades realizadas.

C) Unicidade: o documento arquivistico nico no conjunto documental ao qual pertence podem

existir copia em um ou mais grupos de documentos, mas cada copia nica em seu lugar porque o complexo de suas relaes com os demais documentos do grupo sempre nico. Exigncia: o programa de gesto arquivstica deve prever a identificao de cada documento individualmente no contexto mais amplo das atividades do rgo ou entidade.

D) Fidedignidade: um documento arquivistico fidedigno aquele que tem a capacidade de

sustentar os fatos que atesta. Para tanto h que ser dotado de completeza, criado pela autoridade competente e ter seus procedimentos de criao bem controlados. Exigncia: para assegurar a fidedignidade, o programa de gesto arquivistica deve assegurar que os documentos arquivsiticos sejam produzidos com o grau de completeza requerido, no momento em que ocorre a ao, atividade ou fato, ou imediatamente aps, pelos indivduos envolvidos diretamente na conduo das atividades e devidamente autorizados.

E) Autenticidade: Um documento arquivstico autntico aquele que o que diz ser, independente
de se tratar de minuta, original ou cpia, e que livre de adulteraes ou qualquer outro tipo de corrupo. Exigncia: para assegurar a autenticidade dos documentos artsticos, o programa de gesto arquivstica deve implementar e documentar polticas e procedimentos que controlem a transmisso, a manuteno e a destinao dos documentos, de forma a garantir que os mesmo estejam protegidos contra acrscimos, supresso, alterao, uso e ocultamento indevidos.

F) Integridade: um documento arquivstico ntegro aquele que se apresenta completo e no

sofreu nenhuma corrupo ou alterao no autorizada nem documentada. Exigncia: os procedimentos de gesto de documentos devem especificar quais anotaes e aditamentos podem ser feitos em um documento depois de ter sido criado, em que circunstancia podem ser autorizadas e quem pode aprovar tal autorizao. Quaisquer anotaes, aditamentos e/ou supresses em um documento devem ser indicados explicitamente e devem ser passveis de rastreamento.

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G) Acessibilidade: um documento arquivistico accessvel aquele que pode ser localizado,

recuperado, apresentado e interpretado. Exigncia: o sistema deve ser capaz de recuperar o documento de qualquer atividade, em qualquer tempo e de apresent-lo da mesma forma como foi no momento da sua criao e do seu recebimento. Para assegurar a acessibilidade, o programa de gesto arquivstica dos rgos e entidades deve garantir a transmisso de documentos para outros sistemas sem perda de informao e funcionalidade.

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As comisses de avaliao devero ser compostas por profissionais com conhecimentos das funes, atividades e estrutura organizacional de seus respectivos rgos, sendo recomendvel que faa parte da comisso um tcnico de nvel superior da rea especfica de competncia do rgo, um procurador ou assessor jurdico e um arquivista.

6.1. So competncias da CAD:

Coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comisses Setoriais de Avaliao, respeitada a legislao especfica de cada rgo; Avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comisses Setoriais de Avaliao; Orientar a execuo das decises registradas na Tabela (eliminao, transferncia, recolhimento, reproduo); Supervisionar as eliminaes de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade; Aprovar as amostragens; Propor critrios de organizao, racionalizao e controle da gesto de documentos e arquivos.

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7.1. So competncias das CSAD:

Promover o levantamento e a identificao das sries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo rgo; Elaborar a proposta de Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada das necessrias justificativas, para a apreciao e aprovao da CAD; Solicitar a colaborao de auxiliares temporrios para o desenvolvimento dos trabalhos, em razo de sua especificidade ou volume; Promover o levantamento e a identificao das sries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo rgo; Elaborar a proposta de Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada das necessrias justificativas, para a apreciao e aprovao da CAD; Solicitar a colaborao de auxiliares temporrios para o desenvolvimento dos trabalhos, em razo de sua especificidade ou volume.

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Em todas as pocas a informao apresentou-se como um instrumento importante para a sociedade, principalmente agora em que vivemos na Sociedade do Conhecimento. A informao est presente em tudo e representa as qualidades, habilidades, cultura e se aplica em todas as atividades humanas. Manter os arquivos organizados corretamente significa, em ltima anlise, manter a informao disponvel para os fins que se fizerem importante e necessrio para as empresas, sejam pblicas ou privadas, e para a sociedade em geral. Portanto a Gesto de Documentos um instrumento para garantir a recuperao, utilizao da informao e a preservao da memria institucional e ter o controle da massa documental. Na crena de que as informaes so recursos estratgicos para o processo de tomada de deciso e que a administrao pblica deve encontrar soluo para esse problema, defende-se a necessidade de modernizao tecnolgica aliada s tcnicas de Gesto Documental. Nesse sentido, a informao digital um dos principais, seno o mais importante produto da era atual, pois com ela podemos manipular e visualizar de diversas maneiras.

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LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991 Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Decreto n 2.942, de 18.1.99, Regulamenta os arts. 7, 11 e 16 (revogado) Decreto n 4.073, de 03.01.02, Regulamenta a Lei 8.159/91 O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: CAPTULO I Disposies Gerais Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5 A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta lei. Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. CAPTULO II Dos Arquivos Pblicos

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Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas freqentes. 2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Art. 10. Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. CAPTULO III Dos Arquivos Privados Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor.

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Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social. CAPTULO IV Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica. Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta lei. CAPTULO V

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Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos. 2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo. Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. Disposies Finais Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).
1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento. Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio. FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho [Dirio Oficial da Unio, de 09 janeiro de 1991, e pub. ret. em 28 de janeiro de 1991]

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DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002 Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto na Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA: Captulo I DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 1 O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo. Art. 2 Compete ao CONARQ: I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos; II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas; III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos; V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria; VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios; VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados; IX - identificar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos termos do art. 12 da Lei n 8.159, de 1991; X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados; XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes do SINAR; XII - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica nacional de arquivos pblicos e privados;

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XIII - promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias referentes a arquivos; XIV - manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares s suas, para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes; XV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia, tecnologia, informao e informtica Art. 3 So membros conselheiros do CONARQ: I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir; II - dois representantes do Poder Executivo Federal; III - dois representantes do Poder Judicirio Federal; IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal; V - um representante do Arquivo Nacional; VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito Federal; VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais; VIII - um representante das instituies mantenedoras de curso superior de arquivologia; IX - um representante de associaes de arquivistas; X - trs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais. 1 Cada Conselheiro ter um suplente 2 Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes sero designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Cmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente. 3 Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X sero designados pelo Presidente da Repblica, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e entidades representados. 4 O mandato dos Conselheiros ser de dois anos, permitida uma reconduo. 5 O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, ser substitudo por seu substituto legal no Arquivo Nacional. Art. 4 Caber ao Arquivo Nacional dar o apoio tcnico e administrativo ao CONARQ. Art. 5 O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, reunir-se-, em carter ordinrio, no mnimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocao de seu Presidente ou a requerimento de dois teros de seus membros. 1 O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional.

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 2 As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por deliberao do Plenrio ou ad referendum deste, sempre que razo superior indicar a convenincia de adoo dessa medida Art. 6 O CONARQ somente se reunir para deliberao com o quorum mnimo de dez conselheiros. Art. 7 O CONARQ poder constituir cmaras tcnicas e comisses especiais, com a finalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessrios implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como cmaras setoriais, visando a identificar, discutir e propor solues para questes temticas que repercutirem na estrutura e organizao de segmentos especficos de arquivos, interagindo com as cmaras tcnicas. Pargrafo nico. Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio. Art. 8 considerado de natureza relevante, no ensejando qualquer remunerao, o exerccio das atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das cmaras e comisses. Art. 9 A aprovao do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, da competncia do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica. Captulo II DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo. Art. 11. O SINAR tem como rgo central o CONARQ. Art. 12. Integram o SINAR: I - o Arquivo Nacional; II - os arquivos do Poder Executivo Federal; III - os arquivos do Poder Legislativo Federal; IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal; V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo. 1 Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermdio de seus rgos centrais. 2 As pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o rgo central. Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR: I - promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na sua esfera de competncia, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do rgo central;

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II - disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento; III - implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; V - apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR; VI - prestar informaes sobre suas atividades ao CONARQ; VII - apresentar subsdios ao CONARQ para a elaborao de dispositivos legais necessrios ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; VIII - promover a integrao e a modernizao dos arquivos em sua esfera de atuao; IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse pblico e social; X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providncias, atos lesivos ao patrimnio arquivstico nacional; XI - colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitrias referentes a arquivos; XII - possibilitar a participao de especialistas nas cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais constitudas pelo CONARQ; XIII - proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea de arquivo, garantindo constante atualizao. Art.14. Os integrantes do SINAR seguiro as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuzo de sua subordinao e vinculao administrativa. Captulo III DOS DOCUMENTOS PBLICOS Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de documentos: I - produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias; II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, no exerccio de seu cargo ou funo ou deles decorrente; III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista; IV - produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais, definidas como tal pela Lei n 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Servio Social Autnomo Associao das Pioneiras Sociais, institudo pela Lei n 8.246, de 22 de outubro de 1991. Pargrafo nico. A sujeio dos entes referidos no inciso IV s normas arquivsticas do CONARQ constar dos Contratos de Gesto com o Poder Pblico. Art. 16. s pessoas fsicas e jurdicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela preservao adequada dos documentos produzidos e recebidos no exerccio de atividades pblicas.

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Art. 17. Os documentos pblicos de valor permanente, que integram o acervo arquivstico das empresas em processo de desestatizao, parcial ou total, sero recolhidos a instituies arquivsticas pblicas, na sua esfera de competncia. 1 O recolhimento de que trata este artigo constituir clusula especfica de edital nos processos de desestatizao. 2 Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concludo o processo de desestatizao, providenciaro, em conformidade com as normas arquivsticas emanadas do CONARQ, a identificao, classificao e avaliao do acervo arquivstico. 3 Os documentos de valor permanente podero ficar sob a guarda das empresas mencionadas no 2o, enquanto necessrios ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em instruo expedida pelo CONARQ. 4 Os documentos de que trata o caput so inalienveis e no so sujeitos a usucapio, nos termos do art. 10 da Lei n 8.159, de 1991. 5 A utilizao e o recolhimento dos documentos pblicos de valor permanente que integram o acervo arquivstico das empresas pblicas e das sociedades de economia mista j desestatizadas obedecero s instrues do CONARQ sobre a matria. Captulo IV DA GESTO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL Seo I Das Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser constituda comisso permanente de avaliao de documentos, que ter a responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor. 1 Os documentos relativos s atividades-meio sero analisados, avaliados e selecionados pelas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinao expedida pelo CONARQ. 2 Os documentos relativos s atividades-meio no constantes da tabela referida no 1 sero submetidos s Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecero os prazos de guarda e destinao da decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional. 3 Os documentos relativos s atividades-fim sero avaliados e selecionados pelos rgos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinao, elaboradas pelas Comisses mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional. Seo II Da Entrada de Documentos Arquivsticos Pblicos no Arquivo Nacional Art. 19. Os documentos arquivsticos pblicos de mbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, devero estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao e controle.

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Pargrafo nico. As atividades tcnicas referidas no caput, que precedem transferncia ou ao recolhimento de documentos, sero implementadas e custeadas pelos rgos e entidades geradores dos arquivos. Art. 20. O Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto dever, to logo sejam nomeados os inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para os rgos e entidades extintos, solicitar Casa Civil da Presidncia da Repblica a assistncia tcnica do Arquivo Nacional para a orientao necessria preservao e destinao do patrimnio documental acumulado, nos termos do 2 do art. 7 da Lei n 8.159, de 1991. Art. 21. A Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante proposta do Arquivo Nacional, baixar instruo detalhando os procedimentos a serem observados pelos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, para a plena consecuo das medidas constantes desta Seo. Captulo V DA DECLARAO DE INTERESSE PBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS Art. 22. Os arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse pblico e social por decreto do Presidente da Repblica. 1 A declarao de interesse pblico e social de que trata este artigo no implica a transferncia do respectivo acervo para guarda em instituio arquivstica pblica, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservao do acervo. 2 So automaticamente considerados documentos privados de interesse pblico e social: I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Pblico; II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3 da Lei n 8.394, de 30 de dezembro de 1991; III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia da Lei n 3.071, de 1 de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei n 8.159, de 1991. Art. 23. O CONARQ, por iniciativa prpria ou mediante provocao, encaminhar solicitao, acompanhada de parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, com vistas declarao de interesse pblico e social de arquivos privados pelo Presidente da Repblica. 1 O parecer ser instrudo com avaliao tcnica procedida por comisso especialmente constituda pelo CONARQ. 2 A avaliao referida no 1o ser homologada pelo Presidente do CONARQ. 3 Da deciso homologatria caber recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, na forma prevista na Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Art. 24. O proprietrio ou detentor de arquivo privado declarado de interesse pblico e social dever comunicar previamente ao CONARQ a transferncia do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos, dentro do territrio nacional. Art. 25. A alienao de arquivos privados declarados de interesse pblico e social deve ser precedida de notificao Unio, titular do direito de preferncia, para que manifeste, no prazo mximo de sessenta dias, interesse na aquisio, na forma do pargrafo nico do art. 13 da Lei n 8.159, de 1991. Art. 26. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social devem manter preservados os acervos sob sua custdia, ficando sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente.

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Art. 27. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social podero firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituies, objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas organizao, preservao e divulgao do acervo. Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse pblico e social ou de quaisquer de seus documentos dever ser comunicada ao CONARQ, por seus proprietrios ou detentores. Captulo VI DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS Art. 29. Este Decreto aplica-se tambm aos documentos eletrnicos, nos termos da lei. Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica baixar instrues complementares execuo deste Decreto. Art. 31. Fica delegada competncia ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, permitida a subdelegao, para designar os membros do CONARQ de que trata o 3 do art. 3. Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Art. 33. Ficam revogados os Decretos nos 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de maro de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Silvano Gianni [Publicado no Dirio Oficial da Unio, de 04 de Janeiro de 2002]

LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o CONGRESSO NACIONAL decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, stes de rgos federais, estaduais e municipais. 1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juzo ou fora dle. 2 Os documentos microfilmados podero, a critrio da autoridade competente, ser eliminados por incinerao, destruio mecnica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegrao. 3 A incinerao dos documentos microfilmados ou sua transferncia para outro local far-se- mediante lavratura de trmo, por autoridade competente, em livro prprio.

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 4 Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficaro arquivados na repartio detentora do arquivo, vedada sua sada sob qualquer pretexto. 5 A eliminao ou transferncia para outro local dos documentos microfilmados far-se- mediante lavratura de trmo em livro prprio pela autoridade competente. 6 Os originais dos documentos ainda em trnsito, microfilmados no podero ser eliminados antes de seu arquivamento. 7 Quando houver convenincia, ou por medida de segurana, podero excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda no arquivados, desde que autorizados por autoridade competente. Art 2 Os documentos de valor histrico no devero ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartio detentora dos mesmos. Art 3 O Poder Executivo regulamentar, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticao de traslados e certides originrias de microfilmagem de documentos oficiais. 1 O decreto de regulamentao determinar, igualmente, quais os cartrios e rgos pblicos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares, bem como os requisitos que a microfilmagem realizada por aqules cartrios e rgos pblicos devem preencher para serem autenticados, a fim de produzirem efeitos jurdicos, em juzo ou fora dle, quer os microfilmes, quer os seus traslados e certides originrias. 2 Prescrever tambm o decreto as condies que os cartrios competentes tero de cumprir para a autenticao de microfilmes realizados por particulares, para produzir efeitos jurdicos contra terceiros. Art 4 dispensvel o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certides originais de microfilmes. Art 5 Esta lei entra em vigor na data de sua publicao. Art 6 Revogam-se as disposies em contrrio. A. COSTA E SILVA Lus Antnio da Gama e Silva [Dirio Oficial da Unio, de 10 de maio de 1968]

LEI N 6.015, DE 31 DE DEZEMBRO DE 1973 Dispe sobre os registros pblicos, e d outras providncias. Vide Lei n 10.150, de 2000

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O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: TTULO I Das Disposies Gerais

CAPTULO I Das Atribuies Art. 1 Os servios concernentes aos Registros Pblicos, estabelecidos pela legislao civil para autenticidade, segurana e eficcia dos atos jurdicos, ficam sujeitos ao regime estabelecido nesta Lei. CAPTULO IV Da Publicidade Art. 16. Os oficiais e os encarregados das reparties em que se faam os registros so obrigados: 1 a lavrar certido do que lhes for requerido; 2 a fornecer s partes as informaes solicitadas. Art. 17. Qualquer pessoa pode requerer certido do registro sem informar ao oficial ou ao funcionrio o motivo ou interesse do pedido.

CAPTULO V Da Conservao Art. 22. Os livros de registro, bem como as fichas que os substituam, somente sairo do respectivo cartrio mediante autorizao judicial. (...) Art. 24. Os oficiais devem manter em segurana, permanentemente, os livros e documentos e respondem pela sua ordem e conservao. Art. 25. Os papis referentes ao servio do registro sero arquivados em cartrio mediante a utilizao de processos racionais que facilitem as buscas, facultada a utilizao de microfilmagem e de outros meios de reproduo autorizados em lei. Art. 26. Os livros e papis pertencentes ao arquivo do cartrio ali permanecero indefinidamente. Art. 27. Quando a lei criar novo cartrio, e enquanto este no for instalado, os registros continuaro a ser feitos no cartrio que sofreu o desmembramento, no sendo necessrio repeti-los no novo ofcio. Pargrafo nico. O arquivo do antigo cartrio continuar a pertencer-lhe.

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EMLIO G. MDICI Alfredo Buzaid [Publicado no Dirio Oficial da Unio de 31 de dezembro de 1973]

LEI N 9.605, DE 12 DE FEVEREIRO DE 1998 Dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e d outras providncias. CAPTULO V DOS CRIMES CONTRA O MEIO AMBIENTE Seo IV Dos Crimes contra o Ordenamento Urbano e o Patrimnio Cultural

Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar: I - bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial; II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalao cientfica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial; Pena - recluso, de um a trs anos, e multa. Pargrafo nico. Se o crime for culposo, a pena de seis meses a um ano de deteno, sem prejuzo da multa. Art. 63. Alterar o aspecto ou estrutura de edificao ou local especialmente protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial, em razo de seu valor paisagstico, ecolgico, turstico, artstico, histrico, cultural, religioso, arqueolgico, etnogrfico e monumental, sem autorizao da autoridade competente em desacordo com a concedida. Pena - recluso, de um a trs anos, e multa. Art. 64. Promover construo em solo no edifcavel, ou no seu entorno, assim considerado em razo de seu valor paisagstico, ecolgico, turstico, artstico, histrico, cultural, religioso, arqueolgico, etnogrfico e monumental, sem autorizao da autoridade competente em desacordo com a concedida. Pena - deteno, de seis meses a um ano, e multa.

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Art. 65. Pichar, grafitar ou por outro meio conspurcar edificao ou monumento urbano: Pena - deteno de trs meses a um ano, e multa. Pargrafo nico. Se o ato for realizado em monumento ou coisa tombada em virtude do seu valor artstico, arqueolgico ou histrico, a pena de seis meses a um ano de deteno e multa. (...)

FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Gustavo Krause [Dirio Oficial da Unio, 13 de fevereiro de 1998]

LEI N 11.111, DE 5 DE MAIO DE 2005 Regulamenta a parte final do disposto no inciso XXXIII do caput do art. 5o da Constituio Federal e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art. 1 Esta Lei regulamenta a parte final do disposto no inciso XXXIII do caput do art. 5o da Constituio Federal. Art. 2 O acesso aos documentos pblicos de interesse particular ou de interesse coletivo ou geral ser ressalvado exclusivamente nas hipteses em que o sigilo seja ou permanea imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, nos termos do disposto na parte final do inciso XXXIII do caput do art. 5o da Constituio Federal. Art. 3 Os documentos pblicos que contenham informaes cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado podero ser classificados no mais alto grau de sigilo, conforme regulamento. Art. 4 O Poder Executivo instituir, no mbito da Casa Civil da Presidncia da Repblica, Comisso de Averiguao e Anlise de Informaes Sigilosas, com a finalidade de decidir sobre a aplicao da ressalva ao acesso de documentos, em conformidade com o disposto nos pargrafos do art. 6o desta Lei. Art. 5 Os Poderes Legislativo e Judicirio, o Ministrio Pblico da Unio e o Tribunal de Contas da Unio disciplinaro internamente sobre a necessidade de manuteno da proteo das informaes por eles produzidas, cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como a possibilidade de seu acesso quando cessar essa necessidade, observada a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e o disposto nesta Lei. Art. 6 O acesso aos documentos pblicos classificados no mais alto grau de sigilo poder ser restringido pelo prazo e prorrogao previstos no 2o do art. 23 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991. 1 Vencido o prazo ou sua prorrogao de que trata o caput deste artigo, os documentos classificados no mais alto grau de sigilo tornar-se-o de acesso pblico. 2 Antes de expirada a prorrogao do prazo de que trata o caput deste artigo, a autoridade competente para a classificao do documento no mais alto grau de sigilo poder provocar, de modo justificado, a manifestao da Comisso de Averiguao e Anlise de Informaes Sigilosas para que avalie se o acesso ao

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documento ameaar a soberania, a integridade territorial nacional ou as relaes internacionais do Pas, caso em que a Comisso poder manter a permanncia da ressalva ao acesso do documento pelo tempo que estipular. 3 Qualquer pessoa que demonstre possuir efetivo interesse poder provocar, no momento que lhe convier, a manifestao da Comisso de Averiguao e Anlise de Informaes Sigilosas para que reveja a deciso de ressalva a acesso de documento pblico classificado no mais alto grau de sigilo. 4 Na hiptese a que se refere o 3o deste artigo, a Comisso de Averiguao e Anlise de Informaes Sigilosas decidir pela: I - autorizao de acesso livre ou condicionado ao documento; ou II - permanncia da ressalva ao seu acesso. Art. 7 Os documentos pblicos que contenham informaes relacionadas intimidade, vida privada, honra e imagem de pessoas, e que sejam ou venham a ser de livre acesso podero ser franqueados por meio de certido ou cpia do documento, que expurgue ou oculte a parte sobre a qual recai o disposto no inciso X do caput do art. 5o da Constituio Federal. Pargrafo nico. As informaes sobre as quais recai o disposto no inciso X do caput do art. 5o da Constituio Federal tero o seu acesso restrito pessoa diretamente interessada ou, em se tratando de morto ou ausente, ao seu cnjuge, ascendentes ou descendentes, no prazo de que trata o 3o do art. 23 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 8 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. LUIZ INCIO LULA DA SILVA Marcio Thomaz Bastos Jos Dirceu de Oliveira e Silva Jorge Armando Felix lvaro Augusto Ribeiro Costa [Dirio Oficial da Unio, de 6 de maio de 2005]

DECRETO N 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996 Regulamenta a Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA , no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto na art. 3 da Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, DECRETA: Art. 1 A microfilmagem, em todo territrio nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange os documentos oficiais ou pblicos, de qualquer espcie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos rgos dos Poderes Executivo, Judicirio e Legislativo, inclusive da Administrao indireta da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas fsicas ou jurdicas. Art. 2 A emisso de cpias, traslados e certides extradas de microfilmes, bem assim a autenticao desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juzo ou fora dele, regulada por este Decreto.

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Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. Art. 4 A microfilmagem ser feita em equipamentos que garantam a fiel reproduo das informaes, sendo permitida a utilizao de qualquer microforma. Pargrafo nico. Em se tratando da utilizao de microfichas, alm dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original como a cpia tero, na sua parte superior, rea reservada titulao, identificao e numerao seqencial, legveis com a vista desarmada, e fotogramas destinados indexao. Art. 5 A microfilmagem, de qualquer espcie, ser feita sempre em filme original, com o mnimo de 180 linhas por milmetro de definio, garantida a segurana e a qualidade de imagem e de reproduo. 1 Ser obrigatria, para efeito de segurana, a extrao de filme cpia do filme original. 2 Fica vedada a utilizao de filmes atualizveis, de qualquer tipo, tanto para a confeco do original, como para a extrao de cpias. 3 O armazenamento do filme original dever ser feito em local diferente do seu filme cpia. Art. 6 Na microfilmagem poder ser utilizado qualquer grau de reduo, garantida a legibilidade e a qualidade de reproduo. Pargrafo nico. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimenso mxima do campo fotogrfico do equipamento em uso, a microfilmagem poder ser feita por etapas, sendo obrigatria a repetio de uma parte da imagem anterior na imagem subseqente, de modo que se possa identificar, por superposio, a continuidade entre as sees adjacentes microfilmadas. Art. 7 Na microfilmagem de documentos, cada srie ser precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos: I - identificao do detentor dos documentos, a serem microfilmados; II - nmero do microfilme, se for o caso; III - local e data da microfilmagem; IV - registro no Ministrio da Justia; V - ordenao, identificao e resumo da srie de documentos a serem microfilmados; VI - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos a serem microfilmados continuao da srie contida em microfilme anterior; VII - identificao do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de reduo; VIII - nome por extenso, qualificao funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados; IX - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. Art. 8 No final da microfilmagem de cada srie, ser reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente aps o ltimo documento, com os seguintes elementos: I - identificao do detentor dos documentos microfilmados;

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II - informaes complementares relativas ao inciso V do artigo anterior; III - termo de encerramento atestando a fiel observncia s disposies deste Decreto; IV - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos microfilmados continua em microfilme posterior; V - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. Art. 9 Os documentos da mesma srie ou seqncia, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens no apresentarem legibilidade, por falha de operao ou por problema tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no sendo permitido corte ou insero no filme original. 1 A microfilmagem destes documentos ser precedida de uma imagem de observao, com os seguintes elementos: a) identificao do microfilme, local e data; b) descrio das irregularidades constatadas; c) nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. 2 obrigatrio fazer indexao remissiva para recuperar as informaes e assegurar a localizao dos documentos. 3 Caso a complementao no satisfaa os padres de qualidade. exigidos, a microfilmagem dessa srie de documentos dever ser repetida integralmente. Art. 10. Para o processamento dos filmes, sero utilizados equipamentos e tcnicas que assegurem ao filme alto poder de definio, densidade uniforme e durabilidade. Art. 11. Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade competente, ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final. Art. 12. A eliminao de documentos, aps a microfilmagem, dar-se- por meios que garantam sua inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps a reviso e a extrao de filme cpia. Pargrafo nico. A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuao e respeitado o disposto no art. 9 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 13. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor. Art. 14. Os traslados, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, devero estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme original. 1 Em se tratando de cpia em filme, extrada de microfilmes de documentos privados, dever ser emitido termo prprio, no qual constar que o filme que o acompanha cpia fiel do filme original, cuja autenticao far-se nos cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.

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2 Em se tratando de cpia em papel, extrada de microfilmes de documentos privados, a autenticao farse- por meio de carimbo, aposto em cada folha, nos cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. 3 A cpia em papel, de que trata o pargrafo anterior, poder ser extrada utilizando-se qualquer meio de reproduo, desde que seja assegurada a sua fidelidade e a sua qualidade de leitura. Art. 15. A microfilmagem de documentos poder ser feita por empresas e cartrios habilitados nos termos deste Decreto. Pargrafo nico. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartrios a que se refere este artigo, alm da legislao a que esto sujeitos, devero requerer registro no Ministrio da Justia e sujeitar-se fiscalizao que por este ser exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto. Art. 16. As empresas e os cartrios que se dedicarem a microfilmagem de documentos de terceiros, fornecero, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto; II - que se responsabilizam pelo padro de qualidade do servio executado; III - que o usurio passa a ser responsvel pelo manuseio e conservao das microformas. Art. 17. Os microfilmes e filmes cpias, produzidos no exterior, somente tero valor legal, em juzo ou fora dele, quando: I - autenticados por autoridade estrangeira competente; II - tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado; III - forem acompanhados de traduo oficial. Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cpias resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos fiscalizao, ou necessrios prestao de contas, devero ser mantidos pelos prazos de prescrio a que estariam sujeitos os seus respectivos originais. Art. 19. As infraes s normas deste Decreto, por parte dos cartrios e empresas registrados no Ministrio da Justia sujeitaro o infrator, observada a gravidade do fato, s penalidades de advertncia ou suspenso do registro, sem prejuzo das sanes penais e civis cabveis. Pargrafo nico. No caso de reincidncia por falta grave, o registro para microfilmar ser cassado definitivamente. Art. 20. O Ministrio da Justia expedir as instrues que se fizerem necessrias ao cumprimento deste Decreto. Art. 21. Revoga-se o Decreto n 64.398, de 24 de abril de 1969. Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.

FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Milton Seligman [Dirio Oficial da Unio, de 31 de janeiro de 1996]

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ARQUIVO NACIONAL / CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N 1, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995 Dispe sobre a necessidade da adoo de planos e ou cdigos de classificao de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funes. O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em 27 de setembro de 1995 e Considerando que dever do Poder Pblico a gesto documental, a proteo especial aos documentos de arquivo e as providncias para franquear aos cidados as informaes contidas na documentao governamental; Considerando que a organizao da documentao pblica a maneira pela qual o cidado tem acesso aos instrumentos de garantia de seus direitos; Considerando que a organizao dos arquivos se constitui em instrumento de eficcia administrativa no gerenciamento das informaes, contribuindo como agente de modernizao da prpria administrao pblica do Pas; Considerando a importncia e vantagens da classificao de documentos de arquivos correntes, que objetiva a racionalizao do fluxo documental, a agilidade e a segurana na recuperao de informaes para a administrao, bem como a organizao da documentao acumulada como requisito para sua correta destinao final, RESOLVE: Art. 1 Os rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, como decorrncia de um programa de gesto de documentos, devero organizar seus arquivos correntes com base em mtodos de classificao, que considerem a natureza dos assuntos dos documentos resultantes de suas atividades e funes. 1 Considera-se gesto de documentos o planejamento e o controle das atividades tcnicas relacionadas produo, classificao, tramitao, uso, arquivamento, avaliao e seleo dos documentos de arquivo, em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 2 Consideram-se arquivos correntes os conjuntos de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. 3 Consideram-se arquivos intermedirios os conjuntos de documentos que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, aguardam sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 2 O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, poder subsidiar, por intermdio de suas Cmaras Tcnicas, os integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR na elaborao ou anlise de planos e ou cdigos de classificao de arquivos correntes. JAIME ANTUNES DA SILVA Presidente do CONARQ Dirio Oficial da Unio n. 204 - 24.10.95

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ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N 5, DE 30 DE SETEMBRO DE 1996 Dispe sobre a publicao de editais para Eliminao de Documentos nos Dirios Oficiais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios. O Presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 6 reunio ordinria realizada nos dias 22 e 23 de agosto de 1996 e, Considerando o disposto na alnea C, do pargrafo nico, do art. 5, do Anexo ao Decreto n 96.671, de 9 de setembro de 1988; Considerando o disposto no item 3 da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovada pela Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996, deste Conselho; Considerando as recomendaes contidas na NBR - 10.519, da Associao Brasileira de Normas Tcnicas ABNT, sobre Critrios de Avaliao de Documentos de Arquivo, RESOLVE: Art. 1 Os rgos e entidades integrantes do Poder Pblico faro publicar nos Dirios Oficiais da Unio, do Distrito Federal, dos Estados e Municpios, correspondentes ao seu mbito de atuao, os editais para eliminao de documentos, decorrentes da aplicao de suas Tabelas de Temporalidade, observado o disposto no art. 9 da Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Pargrafo nico. Os editais referidos neste artigo sero publicados em outro veculo de divulgao local quando a administrao pblica municipal no editar Dirio Oficial. Art. 2 Os editais para eliminao de documentos devero consignar um prazo de 30 a 45 dias para possveis manifestaes ou, quando for o caso, possibilitar s partes interessadas requererem, a suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cpias de peas de processos. JAIME ANTUNES DA SILVA Presidente do CONARQ Dirio Oficial da Unio - n 198 -11.10.1996

ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N 7, DE 20 DE MAIO DE 1997 Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico O Presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 8 reunio ordinria realizada nos dias 12 e 13 de maio de 1997 e, Considerando o disposto no art. 9 da Lei Federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que trata da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;

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Considerando a Resoluo n 5 deste Conselho, de 30 de setembro de 1996, que dispe sobre a publicao de editais para eliminao de documentos nos Dirios Oficiais da Unio, do Distrito Federal, dos Estados e dos Municpios; e Considerando as recomendaes contidas nos itens 3 e 4 da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovada pela Resoluo n 4 deste Conselho, de 28 de maro de 1996, resolve: Art. 1 A eliminao de documentos nos rgos e entidades do Poder Pblico ocorrer aps concludo o processo de avaliao conduzido pelas respectivas Comisses Permanentes de Avaliao, responsveis pela elaborao de tabelas de temporalidade, e ser efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Resoluo. Art. 2 O registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por meio de Listagem de Eliminao de Documentos e de Termo de Eliminao de Documentos. Art. 3 A Listagem de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar informaes pertinentes aos documentos a serem eliminados e se constituir basicamente dos seguintes itens: I - cabealho contendo a identificao do rgo ou entidade e da unidade/setor responsvel pela eliminao, o ttulo e nmero da listagem e o nmero da folha; II - quadro contendo os seguintes campos: a) cdigo do assunto ou, caso no tenha esta informao, o nmero de ordem dos itens documentais listados; b) assunto/srie, correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados; c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alnea anterior; d) quantidade e especificao das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto documental; e) observaes complementares teis ao esclarecimento das informaes contidas nos demais campos, ou justificativa, quando se tratar dos rgos e entidades aos quais se refere o art. 5 desta resoluo; e III - rodap contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor responsvel pela seleo, do Presidente da Comisso Permanente de Avaliao, bem como da autoridade a quem compete autorizar a eliminao no mbito do rgo ou entidade. Art. 4 O Termo de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar as informaes relativas ao ato de eliminao, devendo conter essencialmente: I - data da eliminao; II - indicao dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminao e informao relativa publicao em peridico oficial; III - nome do rgo ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados; IV - nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao; V - referncia aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de Eliminao de Documentos, anexa ao Termo; VI - datas-limite dos documentos eliminados;

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VII - quantificao/mensurao dos documentos eliminados; VIII - nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao; e IX nome e assinatura do titular da unidade orgnica responsvel pela eliminao.

Art. 5 Os rgos e entidades que ainda no elaboraram suas tabelas de temporalidade e pretendem proceder eliminao de documentos devero constituir suas Comisses Permanentes de Avaliao, responsveis pela anlise dos documentos e pelo encaminhamento das propostas instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia, para aprovao. Pargrafo nico. Os rgos e entidades referidos no caput deste artigo devero elaborar, alm da Listagem de Eliminao de Documentos e do Termo de Eliminao de Documentos, o Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, que tem por objetivo dar publicidade, em peridicos oficiais, ao ato de eliminao dos acervos arquivsticos sob a sua guarda, devendo conter necessariamente as seguintes informaes: I - cabealho: a) nome do rgo ou entidade que efetuar a eliminao; b) ttulo, nmero e ano do edital; II - desenvolvimento do assunto tratado contendo: a) identificao da autoridade signatria do edital; b) nmero e data dos atos legais e/ou do documento oficial que legitima a eliminao; c) nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados; d) referncia aos conjuntos documentais a serem eliminados, com as datas-limite correspondentes; e) prazo para efetivao da eliminao, que dever situar-se entre 30 (trinta) e 45 (quarenta e cinco) dias subseqentes publicao do edital, e III - encerramento: a) local e data do edital; b) nome, cargo e assinatura da autoridade citada no art. 5, pargrafo nico, item II, alnea "a" desta resoluo. com Art. 6 A eliminao de documentos pblicos ser efetuada por meio de fragmentao manual ou mecnica, a superviso de servidor autorizado.

Art. 7 Os procedimentos a serem observados quando da eliminao de documentos sero estabelecidos na forma dos anexos 1, 2 e 3 desta Resoluo. JAIME ANTUNES DA SILVA Presidente do CONARQ Dirio Oficial da Unio, n. 97 - 23.05.1997

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ANEXOS

ANEXO 1 LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS RGO/ENTIDADE UNIDADE/SETOR RGO/SETOR: ___________ LISTAGEM N:______________ FOLHA N:__________________ OBSERVAES/JUSTIFIC ATIVA

CDIG O OU N. DO ITEM

ASSUNTO SRIE

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO DATAS-LIMITE QUANT. ESPECIFICA O

LOCAL/DATA ________ ___/___/___ ___________________ _______ RESPONSVEL PELA SELEO

LOCAL/DAT A_________ _, ___/___/___

_____________ _____ PRESIDENTE DA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO

LOCAL/DAT A_________ __, ___/___/___

AUTORIZO: _____________________ _____ AUTORIDADE DO RGO A QUEM COMPETE AUTORIZAR

ANEXO 2 (NOME DO RGO OU ENTIDADE) TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS Aos ______ dias do ms de __________ do ano de _________, o (indicar o nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao), de acordo com o que consta do/da (indicar a Tabela de Temporalidade de Documentos ou a Listagem de Eliminao de Documentos e respectivo Edital de Cincia de Eliminao de Documentos), aprovados pelo (titular) do/da (indicar a instituio arquivstica), por intermdio do (indicar o documento de aprovao), e publicada(o) no (indicar o peridico oficial), de (indicar a data de publicao da tabela ou do edital), procedeu eliminao de (indicar a quantificao mensurao), de documentos relativos a (referncia aos conjuntos documentais eliminados), integrantes do acervo do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor/acumulador), do perodo (indicar as datas-limite dos documentos eliminados). (nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao, nome, cargo e assinatura do titular)

ANEXO 3 (NOME DO RGO OU ENTIDADE) EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS N ______/____ O Presidente da Comisso Permanente de Avaliao, designado pela Portaria n _____, de ___/___/___, publicada no (indicar o peridico oficial), de ___/___/___, de acordo com (indicar a Listagem de Eliminao de Documentos), aprovada pelo (titular) do(a) (indicar a instituio arquivstica), por intermdio do (indicar o documento de aprovao), faz saber a quem possa interessar que a partir do (30 a 45) (escrever por extenso, entre parnteses, o nmero ordinal correspondente) dia subseqente a data de publicao deste Edital no (indicar o peridico oficial), se no houver oposio, o(a) (indicar a unidade orgnica responsvel pela eliminao) eliminar os documentos relativos a (indicar os conjuntos documentais a serem eliminados), do perodo (indicar as datas-limite), do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados).

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Os interessados, no prazo citado, podero requerer s suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cpias de peas do processo, mediante petio, desde que tenha respectiva qualificao e demonstrao de legitimidade do pedido, dirigida Comisso Permanente de Avaliao do(a) (indicar o rgo ou entidade). (Local e data) (Nome e assinatura do Presidente da Comisso Permanente de Avaliao)

CASA CIVIL ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N 14, DE 24 DE OUTUBRO DE 2001 Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administrao Pblica. O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno e, Considerando a necessidade de se atualizar o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio e a Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovados pela Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996, do CONARQ, publicada no Suplemento n 62, do DOU de 29 de maro de 1996, e alterados pela Resoluo n 8, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, publicada no DOU, de 23 de maio de 1997, resolve : Art. 1 APROVAR a verso revista e ampliada do Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica : Atividades-Meio, como um modelo a ser adotado nos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. 1 Caber aos rgos e entidades que adotarem o Cdigo proceder ao desenvolvimento das classes relativas s suas atividades especficas ou atividades-fim, as quais devero ser aprovadas pela instituio arquivstica pblica na sua especfica esfera de competncia. 2 Caber ao CONARQ, por intermdio de cmara tcnica especfica, proceder atualizao peridica deste Cdigo. Art. 2 Aprovar os prazos de guarda e a destinao dos documentos estabelecidos na verso revista e ampliada da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivos Relativos s AtividadesMeio da Administrao Pblica. 1 Caber aos rgos e entidades que adotarem a Tabela proceder s adaptaes necessrias para sua correta aplicao aos conjuntos documentais produzidos e recebidos em decorrncia de suas atividades, mantendo-se os prazos de guarda e a destinao nela definidos. 2 Caber, ainda, aos rgos e entidades que adotarem a Tabela estabelecer os prazos de guarda e a destinao dos documentos relativos s suas atividades especficas ou atividades-fim, os quais devero ser aprovados pela instituio arquivstica pblica na sua especfica esfera de competncia. 3 Caber ao CONARQ, por intermdio de cmara tcnica especfica, proceder atualizao peridica desta Tabela.

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Art. 3 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia, conforme determina o art. 9 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, e de acordo com a Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, que dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico. Art. 4 O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica e a Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de que trata esta Resoluo constitui-se numa publicao editada pelo CONARQ em outubro de 2001, intitulada Classificao, Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-meio da Administrao Pblica. Art. 5 Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao. Art. 6 Ficam revogadas a Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996, e a Resoluo n 8, de 20 de maio de 1997, do CONARQ.

JAIME ANTUNES DA SILVA Presidente do CONARQ Dirio Oficial da Unio, de 8 de fevereiro de 2002

CONSTITUIO DA REPBLICA FEDERATIVA DO BRASIL DE 1988 Ttulo II DOS DIREITOS E GARANTIAS FUNDAMENTAIS Captulo I DOS DIREITOS E DEVERES INDIVIDUAIS E COLETIVOS (...) "Art. 5 Todos so iguais perante a lei, sem distino de qualquer natureza, garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros residentes no Pas, a inviolabilidade do direito vida, liberdade, igualdade, segurana e propriedade, nos termos seguintes: (...) X - so inviolveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, assegurado o direito a indenizao pelo dano material ou moral decorrente de sua violao; (...) XIV - assegurado a todos o acesso informao e resguardado o sigilo da fonte, quando necessrio ao exerccio profissional; (...) XXXIII - todos tem direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel a segurana da sociedade e do estado;

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XXXIV - so a todos assegurados, independentemente do pagamento de taxas: a) o direito de petio aos Poderes Pblicos em defesa de direitos ou contra ilegalidade ou abuso de poder; b)a obteno de certides em reparties pblicas, para defesa de direitos e esclarecimento de situaes de interesse pessoal; (...) LX - a lei s poder restringir a publicidade dos atos processuais quando a defesa da intimidade ou o interesse social o exigirem; (...) LXXII - conceder-se- habeas-data: a) para assegurar o conhecimento de informaes relativas a pessoa do impetrante, constantes de registros ou bancos de dados de entidades governamentais ou de carter pblico; b) para a retificao de dados, quando no se prefira faz-lo por processo sigiloso, judicial ou administrativo; LXXIII - qualquer cidado parte legtima para propor ao popular que vise a anular ato lesivo ao patrimnio pblico ou de entidade de que o Estado participe, moralidade administrativa, ao meio ambiente e ao patrimnio histrico e cultural, ficando o autor, salvo comprovada m-f, isento de custas judiciais e do nus da sucumbncia; (...) II - recusar f aos documentos pblicos; (...) Captulo II DA UNIO Art. 23. competncia comum da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios: I - Zelar pela guarda da constituio, das leis e das instituies democrticas e conservar o patrimnio publico;

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AMORIM, Ricardo Gomes. Do protocolo ao arquivo: passo a passo: a tramitao de documentos do protocolo eliminao / Ricardo Gomes Amorim, Cleide Clares. Ribeiro Preto: IBRAP, 2002. MIRANDA, Elvis Corra. Noes de arquivologia / Apostila para concurso. Solues, 2006. BELLOTTO, H. L. Arquivstica: objetos, princpios e rumos. So Paulo: Associao de Arquivistas de So Paulo, 2002. (Scripta, 1)

www.conarq.arquivonacional.gov.br http://www.arquivoestado.sp.gov.br

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