Ayudanta : Ingeniera de Software La Base de Datos Access

Introduccin
Una base de datos es una recopilacin de informacin relativa a un asunto o propsito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una coleccin de msica. Si la base de datos no est almacenada en un equipo, o slo estn instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de informacin procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos. Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la informacin desde un nico archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede dividir los datos en contenedores de almacenamiento independientes denominados tablas; puede ver, agregar y actualizar datos de la tabla por medio de formularios en pantalla; puede asimismo buscar y recuperar slo los datos que desee por medio de consultas y puede analizar o imprimir datos con un diseo especfico por medio de informes. Puede permitir a otros usuarios ver, actualizar o analizar datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet por medio de pginas de acceso a datos. Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de informacin de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o pgina de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas. Para buscar y recuperar tan slo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede tambin actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar clculos predefinidos o personalizados en los datos.

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Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o ms tablas, y los muestra en la pantalla con el diseo elegido en el Asistente para formularios, o con un diseo que cree desde el principio.

Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales. Para que los datos estn disponibles en Internet o en una intranet con el fin de hacer informes, escribir datos o analizar datos de manera interactiva, utilice una pgina de acceso a datos. Microsoft Access recupera los datos de una o ms tablas y los muestra en la pantalla con el diseo elegido en el Asistente para pginas, o con un diseo que cree desde el principio. Los usuarios pueden interactuar con los datos gracias a las caractersticas de la pgina de acceso a datos.

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Diseo de la Base de datos

A continuacin se muestran 8 pasos bsicos para el diseo de una base de datos: 1. Determinar la finalidad de la base de datos
El primer paso para disear una base de datos es determinar su finalidad y cmo se utiliza. Debe saber qu informacin desea obtener de la base de datos. A partir de ah, puede determinar sobre qu asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qu hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas). Hable con los dems usuarios que utilizarn la base de datos. Piensen detenidamente en las preguntas que desean que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Rena los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien diseadas similares a la que va a disear.

2. Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos

Determinar las tablas puede ser el paso ms complicado del proceso de diseo de la base de datos. Esto se debe a que los resultados que desea obtener de la base de datos (los informes que desea imprimir, los formularios que desea utilizar, las preguntas para las que desea respuestas) no proporcionan pistas necesariamente acerca de la estructura de las tablas que los producen. No es necesario que disee las tablas mediante Microsoft Access. De hecho, posiblemente sea ms conveniente realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseo primero. Al disear las tablas, divida la informacin teniendo en cuenta los siguientes principios de diseo fundamentales: Una tabla no debe contener informacin duplicada Cada tabla debe contener informacin sobre un asunto en particular

3. Determinar los campos que se necesitan

Cada tabla contiene informacin acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla de Clientes puede incluir los campos del nombre de la compaa, la direccin, la ciudad, el pas y el nmero de telfono. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias: Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla. No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresin). Incluya toda la informacin que necesite. Almacene informacin en sus partes lgicas ms pequeas (por ejemplo, Nombre y Apellidos, en lugar del Nombre completo).

4. Identificar el campo o campos con valores nicos en cada registro

Para que Microsoft Access conecte informacin almacenada en tablas independientes (por ejemplo, para conectar a un cliente con todos los pedidos del cliente), cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal.

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5. Determinar las relaciones entre las tablas

Ahora que ha dividido la informacin en tablas y que ha identificado los campos de clave principal, necesita una forma de indicar a Microsoft Access cmo volver a reunir toda la informacin relacionada de un modo significativo. Para ello, debe definir relaciones entre las tablas en una base de datos de Microsoft Access.

6. Perfeccionar el diseo
Una vez diseadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de estudiar el diseo y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es ms sencillo cambiar el diseo de la base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos. Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir suficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseo. Para probar las relaciones de la base de datos, compruebe si puede crear consultas para obtener las respuestas que desee. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que desea. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimnelas. Si encuentra problemas, perfeccione el diseo.

7. Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos

Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los principios de diseo descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. A continuacin, puede crear las consultas, formularios, informes, pginas de acceso a datos, macros y mdulos que desee.

8. Utilizar las herramientas de anlisis de Microsoft Access

Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a perfeccionar el diseo de la base de datos de Microsoft Access. El Asistente para analizar tablas puede analizar el diseo de una tabla, proponer nuevas estructuras de tablas y relaciones si es conveniente y dividir una tabla en nuevas tablas relacionadas si es necesario. El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente tambin puede implantar estas recomendaciones y sugerencias. Para obtener ms ideas acerca de cmo disear una base de datos de Microsoft Access, tal vez desee consultar el diseo de la base de datos de ejemplo Neptuno o de una de las bases de datos que puede crear con el Asistente para bases de datos.

Creacin de una Base de Datos

Al iniciar Microsoft Access aparece automticamente un cuadro de dilogo con opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente. Si aparece este cuadro de dilogo, haga clic en Base de datos en blanco y luego en Aceptar.

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Si ya tiene una base de datos abierta o si ha cerrado el cuadro de inicio, haga clic en Nueva base de datos en la barra de herramientas y luego haga doble clic en el icono Base de datos en blanco en la ficha General. Especifique un nombre y una ubicacin para la base de datos y haga clic en Crear. Despus de crear una base de datos en blanco, debe seguir algunos pasos adicionales para definir los objetos que formarn su base de datos.

Creacin de una Tabla

Una tabla es una coleccin de datos sobre un tema especfico, como productos o proveedores. La utilizacin de una tabla diferente para cada tema significa que se almacenan los datos slo una vez, lo cual hace aumentar la eficacia de la base de datos, y reduce errores de entrada de datos. Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas registros). Un campo comn relaciona dos tablas de manera que Microsoft Access puede combinar los datos de las dos tablas para ver, modificar o imprimir. En la vista Diseo de la tabla, puede crear una tabla entera desde el principio, o agregar, eliminar o personalizar los campos en una tabla existente. En la vista Hoja de datos de tabla, puede agregar, modificar, ver o trabajar de otro modo con los datos de una tabla. Tambin puede mostrar registros de tablas que estn relacionadas con la tabla actual mostrando hojas secundarias de datos dentro de la hoja de datos principal. Con algunas restricciones, puede trabajar con los datos en hojas de datos secundarias de muchas de las mismas maneras que puede trabajar con datos en la hoja de datos principal.

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Consultas Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. Tambin pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y pginas de acceso a datos. El tipo de consulta ms habitual es una consulta de seleccin. Una consulta de seleccin recupera datos de una o ms tablas utilizando los criterios que especifique y despus los muestra en el orden que desee. Personalizacin de una Tabla En la vista Diseo de la tabla, puede personalizar una tabla de muchas maneras diferentes. Si desea hacer un seguimiento de otros datos de una tabla, agregue ms campos. Si el nombre de un campo existente no es suficientemente descriptivo, puede cambiarlo. La configuracin del tipo de datos de un campo define el tipo de valores que puede escribir en el mismo. Por ejemplo, no puede escribir texto en un campo Moneda. Si se elige un tipo de datos adecuado, puede asegurarse de que los datos se escriben de la forma correcta para ordenar, realizar clculos y otras operaciones. Las propiedades de campo son un conjunto de caractersticas que proporcionan un control adicional sobre el funcionamiento de un campo. Por ejemplo, en funcin de la Configuracin regional del Panel de control de Windows, si se establece la propiedad Formato (Format) a Moneda para un campo con un tipo de datos Numrico o Moneda, el valor numrico mostrado reflejar el formato de moneda especificado en Configuracin regional, en el Panel de control. Se utiliza una etiqueta nica, denominada clave principal, para identificar los registros de la tabla. De la misma manera que la matrcula de un automvil identifica al mismo, la clave principal identifica un registro de manera nica.

Claves Principales o ndices

La potencia de un sistema de base de datos relacional como Microsoft Access reside en su capacidad para encontrar y reunir rpidamente informacin almacenada en tablas independientes mediante consultas, formularios e informes. Para ello, cada tabla debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifican exclusivamente cada registro almacenado en la tabla. Esta informacin se denomina clave principal de la tabla. Una vez designada una clave principal de una tabla, con el fin de garantizar su exclusividad, Microsoft Access impide que se almacenen valores duplicados o Nulos en los campos de la clave principal. Existen tres tipos de clave principal que pueden definirse en Microsoft Access: Autonumrico, Campo simple y Campos mltiples. Claves principales de Autonumrico Claves principales de un slo campo Claves principales de varios campos Pgina 6 de 9

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Claves principales de Autonumrico

Un campo Autonumrico puede establecerse para que introduzca automticamente un nmero secuencial cuando se agrega un registro a la tabla. Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma ms sencilla de crear una clave principal. Si no establece una clave principal antes de guardar una tabla recin creada, Microsoft Access le preguntar si desea que cree una clave principal automticamente. Si contesta afirmativamente, Microsoft Access crear una clave principal de Autonumrico. Existen otras consideraciones adicionales que deben tenerse en cuenta si la tabla se va a utilizar con una rplica de base de datos.

Claves principales de un slo campo

Si tiene un campo que contiene valores exclusivos, como nmeros de identificacin o nmeros de pieza, puede designar ese campo como la clave principal. Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o Nulos, Microsoft Access no establece la clave principal. Puede ejecutar una Consulta de buscar duplicados con el fin de determinar qu registros contienen datos duplicados. Si no puede eliminar fcilmente las entradas duplicadas mediante la edicin de los datos, puede agregar un campo Autonumrico y establecerlo como clave principal o bien definir una clave principal de campos mltiples.

Claves principales de varios campos

En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo, puede designar dos o ms campos como clave principal. La situacin ms comn en la que surge este problema es en la tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en una relacin varios a varios. La tabla Detalles de pedidos de la base de datos de ejemplo Neptuno es una tabla de este tipo, ya que relaciona las tablas Pedidos y Productos. Su clave principal est formada por dos campos: Id. de pedido e Id. de producto. La tabla Detalles de pedidos puede mostrar varios productos y varios pedidos, pero cada producto slo puede aparecer una vez en cada pedido, de modo que la combinacin de los campos Id. de pedido e Id. de producto produce una clave principal apropiada.

Definicin de Relaciones en una Base de Datos

Por qu conviene definir relaciones Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft Access, necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cmo debe volver a combinar esa informacin. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operacin, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar informacin de varias tablas a la vez. Por ejemplo, este formulario incluye informacin de cinco tablas:

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Cmo funcionan las relaciones En el ejemplo anterior, los campos de las cinco tablas deben coordinarse de modo que muestren informacin acerca del mismo pedido. Esta coordinacin se lleva a cabo mediante las relaciones entre las tablas. Una relacin hace coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayora de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador nico para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son responsables mediante la creacin de una relacin entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos a travs de los campos Id. de empleado. Relacin uno a varios La relacin uno a varios es el tipo de relacin ms comn. En este tipo de relacin, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B slo tiene un registro coincidente en la Tabla A. Relacin varios a varios En una relacin varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relacin slo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla de unin) cuya clave principal consta de al menos dos campos: las claves externas de las Tablas A y B. Por ejemplo, las tablas Pedidos y Productos tienen una relacin varios a varios definida mediante la creacin de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Relacin uno a uno En una relacin uno a uno, cada registro de la Tabla A slo puede tener un registro coincidente en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relacin no es habitual, debido a que la mayora de la informacin relacionada de esta forma estara en una sola tabla. Puede utilizar la relacin uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo, puede crear una tabla que registre los empleados participantes en un partido de ftbol benfico. Definir relaciones Para definir una relacin, es necesario agregar a la ventana Relaciones las tablas que se desea relacionar y, a continuacin, arrastrar el campo clave de una tabla y colocarlo en el campo clave de la otra tabla. El tipo de relacin que crea Microsoft Access depende de cmo estn definidos los campos relacionados.

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Se crea una relacin uno a varios si uno de los campos relacionados es una clave principal o tiene un ndice nico. Se crea una relacin uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales o tienen ndices nicos. Una relacin varios a varios es, en realidad, dos relaciones uno a varios con una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las otras dos tablas.

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