PROYECTO RODEKA.

GESTION DE LA TECNOLOGIA EN LA ORGANIZACIN.

MILDRED ALEJANDRA MEZETA DIAZ

1-ANTECEDENTES
A principios de 2009 el Lic. Eugenio reyes salinas tuvo la inquietud de formar una empresa que atendiera el sector forneo (ventas de cambaceo) a nivel sureste, con el principal giro de venta de artculos de lnea blanca y electrnica, as cubrir la necesidad de la gente del poder adquirir los productos a crdito con pagos accesibles. Como complemento, se cuenta con las ventas de mayoreo, tambin por medio del crdito de infonacot. Y con la participacin del programa de ahorro de energa de ASI FIDE (cambia tu refrigerador viejo por uno nuevo).

La empresa RODEKA DEL SURESTE SA DE CV. Que se encuentra domiciliada en la calle 32 #510 entre 10 y 10 en la col. Maya. En la ciudad de Mrida, en el estado de Yucatn, siendo sus oficinas centrales, sin embargo, debido a la amplia cartera de clientes dispuesto a colaborar en esta empresa en cuanto a la adquisicin de lo productos ofrecidos se vio ala necesidad de abrir dos sucursales que se encuentran ubicados en Chetumal, en el estado de Quintana Roo, y en Champotn en el estado de Campeche. Para poder cubrir las exigencias de este mercado demandante. Misin: Ofrecer al ramo forneo productos de alta calidad a precios accesibles y a sus posibilidades del cliente. Visin: Ser la empresa que cubra el sector forneo a nivel sureste al brindar productos al alcance de nuestros clientes para lograr permanencia en el sureste. Valores: o o o o Compromiso con el cliente. Honestidad. Rapidez en el servicio. Calidad en los productos.

2-Gestin de la tecnologa en la organizacin.

La empresa esta conformada por los siguientes departamentos las cuales desempean un Complemento como son la cobranza, el registro de los gastos y solvencia de la empresa, ventas de cambaceo, captura de datos. Ventas del programa de asfide. Inventarios y almacn (ventas, cancelaciones reportes) las cuales describiremos a continuacin.

ADMINISTRADOR:

En este departamento es el que esta concentrado de todos los respaldos, base de datos de las todos los programas que se necesitan para el funcionamiento correcto de la empresa ya que sin este departamento tan importante se detendra el funcionamiento de la misma.

AREA DE CONTABILIDAD: El rea de contabilidad la cual se enfoca en llevar los reportes de las finanzas que incluye:

los gastos contables. compras a proveedores. registro de nominas. control de los reportes bancarios.

AREA DE CREDITO Y COBRANZA: El rea se enfoca en la supervisin del rea de cobranza y autorizaciones de las ventas a crditos. Sus funciones son:

Entrega y recibo de efectivo. Supervisin de cobratarios. Supervisin de cartera de clientes. Depuracin de cartera vencida.

AREA DE ASI FIDE

El rea se enfoca en la captura de solicitudes de las ventas realizadas por medio del programa de as fide mediante el portal: http://www.asiahorre.com/sia/. Sus funciones son:

Recepcin de ventas entregadas por los vendedores. Verificar que estn completos todos los documentos requeridos.  Captura de las ventas en el sistema. http://www.asiahorre.com/sia/  impresiones de los expedientes capturados, (no estn en buro de crdito).  Entregar expedientes para la firma y entrega del producto solicitado. (refrigerador y/o aire acondicionado).  Programar cita a centro de acopio (llevar a destruccin de los productos viejos a destruccin y llevar un control de esos expedientes)  Armar expedientes.  Enviarlos a as fide.

AREA DE ALMACEN Y VENTAS.

Se encarga de la supervisin de la recepcin de las ventas y control del almacn, as como el control de lo que los vendedores llevan en las camionetas para su da de venta.

Supervisin de ventas. Control de inventario de lo que se llevan los vendedores entrada y salida de productos por ventas. Recibimiento de mercanca de proveedores. Cancelaciones de artculos. Reportes y servicio para mantenimiento de equipos en mal estado o mal funcionamiento. Relacin de inventarios.

AREA DE CAPTURA DE DATOS.

Esta rea se enfoca en la captura de datos, es que lleva el control del departamento ya que captura toda la informacin de las reas de ventas y cobranza. Para que se pueda llevar toda la informacin al da y sin retrasos para los dems departamentos. Sus principales funciones son:

Capturas de ventas clientes, (cambaceo, asi fide) Captura de recibos de cobros. Elaboracin de tarjetas de cobros para los cobratarios. Facturacin de las ventas (cambaceo, asi fide) Cancelacin de facturas electrnicas. Reportes de ventas, cobranza, producto cancelados, facturas entregadas. (Mensuales) Entrega de recibos de cobros. Vinculacin de recibos de cobro a bancos.

El principal problema que se enfrenta que el programa de management pro a pesar que tiene tantos mdulos, los segmentos que tiene no son los requeridos y que cuando solicites un reporte los segmentos que tiene no me proporcionan los datos que requiero, adems que por cada modulo que se solicite la activacin tiene un costo adicional adems de algunas fallas al momento de capturar los recibos ya que no se tiene establecido la referencia de deudor con clientes. En la cuestin de las ventas o los productos adquiridos por los clientes y cuantos son los documentos que tiene el cliente vencido.

Adems que al contratar la facturacin electrnica por medio del contpaqi/factura_ se tiene que capturar otra vez toda la informacin de las ventas y los datos del cliente. Para poder facturar.

Por consiguiente al tener dos sistemas diferentes y no contar con un departamento fijo de sistemas se contacta con los proveedores de cada programa o de consultores externos que nos auxilien cuando una se desconfigura o actualiza no son compatibles o arreglan uno y se desconfigura el otro y viceversa.

3-Herramientas tcnicas de hardware y software.

ADMINISTRADOR: Tambin cuenta con:  1 lnea telefnica.  1 celular para llamadas al personal de la oficina.  1 impresora a color,  1 escner

1-Hardware:
 1 equipo de cmputo. (Monitor, teclado, mousse). Servidor  1 Impresora  1 regulador. 2-Software:  Windows server 2003.  Management pro version 8.0.  COMPAQ factura electrnica 2011-2013.  internet Explorer.  Paquetera office 2010.

AREA DE CONTABILIDAD:

1-Hardware:
 1 Laptop Toshiba.  1 Impresora laser desk jet.  1 Mouse Logitech.  1 regulador. 2- Software:  Windows 7  Management pro. (Todos los mdulos catlogos, inventarios, compras, ventas, finanzas.)  Office 2010. (Word, Excel, Outlook)  Internet.  Windows Messenger.  Portal de bancos. (Bancomer, Santander).

AREA DE CREDITO Y COBRANZA: La cual esta conformada:

1-Hardware:
 1-equipo de cmputo. (Monitor, teclado, mousse). 2- Software:  Management pro (modulo: finanzas).  Office: Word, Excel.  Windows Messenger.  Conexiones de red (compartir impresora con el servidor).

AREA DE ASI FIDE-INFONACOT. La cual esta conformada:

1-Hardware:
 1 equipo de cmputo. (Monitor, teclado, mousse).

2-software:
 Portal: http://www.asiahorre.com/sia/  Management pro (modulo: ventas).  Office: Word, Excel.  Windows Messenger.  Conexiones de red (compartir impresora con el servidor).

AREA DE VENTA Y ALMACEN: La cual esta conformada:

1-Hardware:
 1-equipo de cmputo. (Monitor, teclado, mousse). 2- Software:  Management pro (modulo: finanzas).  Office: Word, Excel.  Windows Messenger.  Conexiones de red (compartir impresora con el servidor).

CAPTURA DE DATOS. La cual esta conformada:

1-Hardware:
 Impresora.  Laptop.

2-software:
 Windows 7  Management pro. (Los mdulos catlogos, ventas, finanzas.)  COMPAQ facturacin electrnica  Internet. Windows Messenger.  Conexiones de red (compartir impresora con el servidor).

4-evaluacion de software.
En este apartado evaluaremos la calidad del software que se utiliza para llevar a cabo las actividades del departamento. Por medio el la norma ISO IEC9126. Dichos resultados nos darn la pauta para mejorar, fortalecer dicho departamento, por consiguiente, hacer ms gil los procesos y que nos proporcione los reportes que se solicitan. En donde las puntuaciones van del 1 al 5, siendo: 5 = Excelente 4 = Muy bueno 3 = Bueno 2 = Malo 1 = Psimo

CAPTURA DE DATOS.

PROGRAMA DE MANAGEMENT PRO:

Columna1 calificacin

funcionalidad 3

fiabilidad 2

usabilidad 3

eficiencia 3

mantenibilidad 3

portabilidad 4

Funcionabilidad: su rendimiento es bueno ya que hace lo indispensable en la captura de los clientes pero al cambiarlo a la nueva versin, se agregaron mdulos que de acuerdo al giro de la empresa no son muy requeridos por ejemplo: Facebook, twitter, huella digital. En la cuestin de captura de recibos de cobro se selecciona la cliente este puede caer en le rango de deudor tanto como cliente. Y por ultimo al capturar las ventas y asignarle un numero de factura este se puede repetir no avisa que la factura la esta asignada, por consguete se tienen que cancelar la venta y volverla a capturar con la una nueva factura.

Fiabilidad: su rendimiento es malo por que cada vez que se realiza una actualizacin tanto en COMPAQ esta se desconfigura y hay perdida de datos. Otra cuestin que no siempre los datos del inventario son los reales y que al no tener un control riguroso en el almacn o al no tener al da las cancelaciones hace falta productos.

Usabilidad: en esta parte su rendimiento es bueno ya que nos proporciona la informacin global de lo que se requiere pero no nos proporciona en especfico, asi que si se requiere tener la informacin por individual es muy complicado.

Eficiencia: su rendimiento es bueno, ya que hace gil y directo los registros que se necesitan en dicha rea, pero si se proporcionara una capacitacin de las actualizaciones se le dara el mayor provecho a segmentos que no se utilizan.

Mantenibilidad: su rendimiento es bueno tiene que ser por periodos a largo plazo, ya que al crecer la base de datos que cada determinado tiempo aumenta y eso hace que se alent el sistema.

Portabilidad: su rendimiento es muy buena, ya que al hacer una actualizacin esta es rpida peor es muy tequioso por que a veces no acoplan las bases de datos y esto hace que al introducir los datos esta le genera errores.

COMPAQ FACTURACIN ELECTRNICA.

Columna1 calificacin

funcionalidad 4

fiabilidad 3

usabilidad 4

eficiencia 5

mantenibilidad 4

portabilidad 4.

Funcionabilidad: su rendimiento es muy bueno, en la captura de datos de cliente te asigna una clave que no puedes modificar ya que te alerta que ya existe, tanto que al capturar los datos de cliente si no esta completo, no te deja avanzar hasta que lo agregues y por ultimo una vez que la timbres no la puedes editar.

Fiabilidad: su rendimiento es bueno ya que la informacin que te pide que captures sean los correctos. En cuanto a que los folios fiscales son nicos y eso hace que si se pierden ya no los puedes recuperar, por eso es importante crear respaldos constantemente para no perder la informacin.

Usabilidad: su rendimiento es muy bueno, ya que es prctico y fcil su manejo. Adems de contar con un segmento de ayuda que te da una pequea capacitacin de como elaborar las facturas. Y hacer que directamente las facturas se enven al cliente al momento de timbrarlo.

Eficiencia: este tiene un rendimiento de excelente ya que no te lleva mucho tiempo capturar la factura, el timbrado y la entrega de la misma, eso si la captura de los datos del cliente es lo mas tardado.

Mantenibilidad: tiene un rendimiento bueno ya que es rpida y a largo plazo. Su actualizacin hace que el proceso de cancelacin sea menos. Pero desconfigura en enlace de la red de trabajo del sistema.

Portabilidad: tiene un rendimiento bueno es fcil de remplazar y adaptarse al sistema operativo.

Cobranza.

PROGRAMA DE MANAGEMENT PRO:

Columna1 calificacin

funcionalidad 3

fiabilidad 3

usabilidad 4

eficiencia 3

mantenibilidad 3

portabilidad 4

Funcionabilidad: se obtuvo un rendimiento bueno por parte de la captura de recibos y llevar el control de los documentos o pagos del cliente, por lo cual tratar de conseguir una buena capacitacin y llenar todo los requisitos necesarios que solicita el sistema e la captura de datos. Por consiguiente al hacer un reporte nos muestra uno general, la cual nos dificulta la informacin ya que se requiere individual o por cliente para saber cuanto tiene de saldo, cuantas letras

vencidas tiene el cliente, si es cliente moroso. Por la cual no se capturan los datos completos por consiguiente no se puede hacer reportes individuales. Fiabilidad: tuvo un rendimiento bueno pero no siempre nos proporciona los datos correctos ya que los saldos de la cobranza a veces no cuadra con lo que se tiene registrados por los cobratarios en las tarjetas de cobros tanto en sistema. Usabilidad: tuvo un rendimiento de muy bueno ya que es usado por este departamento

frecuentemente para revisar y consultar estados de cuenta, historial crediticio de clientes.

Eficiencia: tuvo un rendimiento bueno ya que hace lo bsico solo que se necesita una capacitacin para sacarle el mximo uso y utilizar los segmentos que abarca el modulo de finanzas.

Mantenibilidad: tuvo un rendimiento de bueno, ya que si se tiene problemas al hacer actualizaciones o fallos en la conexin a internet, lo cual desconfigura el sistema o no se conecta al servidor donde esta la base de datos y no deja obtener los estados de cuenta de clientes.

Portabilidad: tuvo un rendimiento de muy bueno, ya que es rpido el cambio de versin.

Contabilidad.

PROGRAMA DE MANAGEMENT PRO:

Columna1 calificacin

funcionalidad 3

fiabilidad 3

usabilidad 4

eficiencia 3

mantenibilidad 3

portabilidad 4