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Luis Alfredo Martins do Amaral

PRAXIS Um Referencial para o Planeamento de Sistemas de Informao

Universidade do Minho 1994

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Agradecimentos

A realizao deste trabalho, apesar da sua natureza individual, apenas foi possvel com a contribuio e apoio de diversas pessoas e entidades. A todos agradeo, no podendo deixar de expressar a minha gratido particular: Ao Professor Altamiro Machado, "quem menos me ensinou, mas com quem, certamente, mais aprendi", por ter excedido o papel de orientador, partilhando generosamente a sua viso, os seus conhecimentos e a sua experincia. Ao Joo lvaro Carvalho, verdadeiro companheiro de armas nestas batalhas (e no s), pela ajuda imprescindvel, pela constante motivao e pelo exemplo dado. Aos colegas e amigos do Departamento de Informtica, em particular o Maia Neves, Luis Lima, Henrique Santos, Bentes Paulo, Dinis Sousa, Leonel Santos e Maribel Alves pela compreenso, apoio e incentivo que desde sempre manifestaram. Ao Eng Henrique Marcelino e sua equipa do Instituto de Informtica do Ministrio das Finanas, pela motivao e pela partilha de experincias e debate de ideias que possibilitaram. JNICT, os diversos apoios financeiros concedidos durante a realizao deste projecto, em particular a celebrao do contrato de investigao "PMCT/C/TIT/ 456/90 - Planeamento de Sistemas de Informao". Universidade do Minho e Escola de Engenharia, por terem assegurado as condies e os recursos necessrios para a execuo deste projecto e por serem uma academia onde recompensador ensinar e investigar. minha famlia e amigos, em particular minha me, ao meu irmo, ao Nicha e Ana Amlia, pelo encorajamento e apoio sempre presentes. Catarina e Ins, pelo precioso tempo que me roubaram e por me darem uma razo para todo este trabalho.

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Rosa, pelo encorajamento, apoio e dedicao constantes, sem os quais teria sido penosa a realizao deste trabalho.

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Resumo

O Planeamento de Sistemas de Informao a actividade da organizao onde se define o futuro desejado para o seu Sistema de Informao, para o modo como este dever ser suportado pelas Tecnologias da Informao e para a forma de concretizar esse suporte. O Planeamento de Sistemas de Informao, hoje uma actividade complexa, de natureza holstica e contingencial, e cuja prtica, nas organizaes, tem inmeras motivaes e finalidades. Apesar de comummente aceite como uma actividade vital para o sucesso das organizaes, curiosamente uma das suas actividades mais desprezadas e insucedidas, acreditando-se que esta situao devida, principalmente, inexistncia de sistemas de referncia adequados s suas caractersticas actuais. A procura duma soluo para este problema, tornou-se a finalidade deste projecto, tendo-se formulado como a sua principal tese, a necessidade e a possibilidade de conceber um novo referencial, resultante de um balanceamento entre razes teoricamente justificadas e razes justificadas pela experincia e pela prtica do Planeamento de Sistemas de Informao. Procurou-se assim, uma fundamentao terica e conceptual rigorosa, sem comprometer a proximidade e a adequao desse referencial s diferentes realidades da prtica desta actividade nas organizaes. O referencial construdo, o PRAXIS, um sistema de referncia completo, pois inclui a proposta de um enquadramento conceptual (PRAXIS/ec), de uma abordagem (PRAXIS/a), de um mtodo (PRAXIS/m) e de uma ferramenta (PRAXIS/f). Globalmente, o PRAXIS um referencial que se cr com as caractersticas necessrias, para corresponder s necessidades e expectativas actualmente associadas prtica do PSI, sendo o seu enquadramento conceptual um contributo particularmente til para o estudo desta actividade.

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Abstract

Information Systems Planning (ISP) is an organisational activity whose purpose is to define the desired future for the organisation's information system, how it should be supported by information technology and how that support should be implemented. ISP is a complex activity, holistic and contingent in nature and its practice in organisations has different motivations and goals. Although ISP is recognised as vital to organisational success, it is often neglected and its results are often described as a failure. This situation is explained with the lack of a sound referential system, adequate to ISP characteristics. The main purpose of this work was the search for a solution to this problem. Since the beginning it was clear that any proposal for a new ISP referential should be based on the existing theoretical studies and it should also take in account the necessities of ISP practice and the results of ISP experience. The necessity and the technical feasibility of such a referential constitute the main thesis of this work. PRAXIS, the ISP referential system proposed in this thesis, is believed to be complete as it includes a conceptual framework (PRAXIS/ec), an approach (PRAXIS/a) a method (PRAXIS/m) and a tool (PRAXIS/f). PRAXIS's conceptual framework is viewed as an important contribution to the study of ISP and it constitutes the PRAXIS's theoretical basis. Moreover, PRAXIS has been designed to cope with the necessities and the expectations of ISP practice.

Alice - Podes dizer-me, por favor, como hei-de sair daqui? Gato - Isso depende muito do stio para onde quiseres ir. Alice - No me interessa muito para onde ... Gato - Nesse caso, podes ir por um lado qualquer. Alice - Desde que v ter a qualquer lado. Gato - Oh, para que isso acontea, tens de caminhar muito.

(Carrol, L., Alice no pas das maravilhas, Publicaes Dom Quixote, 1988, p. 64.)

A atitude de Alice perante esta situao, aceitvel no pas das maravilhas , apesar de indesejvel, frequente nas organizaes. O PRAXIS no tolera esta atitude. Quem no sabe para onde quer ir, no tem qualquer caminho com o PRAXIS.

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ndice

Agradecimentos.................................................................................................................................................................................vi Resumo.............................................................................................................................................................................................. vii Abstract.............................................................................................................................................................................................viii ndice...................................................................................................................................................................................................... x ndice de figuras .............................................................................................................................................................................. xii ndice de tabelas ...............................................................................................................................................................................xv Siglas ................................................................................................................................................................................................. xvi

Introduo............................................................................................................................................................................... 1 Enquadramento institucional, antecedentes e trabalhos preliminares........................................................ 2 Motivaes, objectivos e contribuies fundamentais................................................................................... 6 Investigao em PSI .................................................................................................................................................10 1.3.1 Motivaes para a investigao do PSI ....................................................................................................10 1.3.2 Abordagem investigao em PSI.............................................................................................................13 1.3.3 Cuidados na investigao em PSI...............................................................................................................15 1.4 Organizao da tese....................................................................................................................................................16 1.1 1.2 1.3 2.1 2.2 2.3 2.4 Da Informao Gesto de Sistemas de Informao............................................................................................19 Informao, Tecnologias da Informao e Sistemas de Informao ........................................................19 A importncia da informao para as organizaes .......................................................................................25 Tipos de Sistemas de Informao nas Organizaes .....................................................................................29 Desenvolvimento, Planeamento e Gesto de SI.............................................................................................34 O PSI como actividade organizacional......................................................................................................................39 Caracterizao ..............................................................................................................................................................39 Motivaes para o PSI.............................................................................................................................................42 Resultados esperados do PSI..................................................................................................................................46 Problemas e factores de sucesso do PSI ............................................................................................................53 Planeamento "Estratgico" de Sistemas de Informao ...............................................................................57 Realidades preponderantes do PSI ...............................................................................................................................64 Paradigmas....................................................................................................................................................................67 Influncias.....................................................................................................................................................................81 Resultados.....................................................................................................................................................................88 Futuro .............................................................................................................................................................................90 Sumrio .........................................................................................................................................................................95

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

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5 5.1 5.2 5.3 6 6.1 6.2

Processo, abordagens, mtodos e ferramentas de PSI..........................................................................................97 Processo e abordagens ao PSI ...............................................................................................................................97 Mtodos de PSI........................................................................................................................................................ 108 Ferramentas de apoio ao PSI.............................................................................................................................. 114 Novo Enquadramento Conceptual............................................................................................................................ 119 Utilizao de enquadramentos conceptuais..................................................................................................... 120 Enquadramento Conceptual PRAXIS/ec ........................................................................................................ 124 6.2.1 Teorias Subjacentes....................................................................................................................................... 126 6.2.2 Organizao ...................................................................................................................................................... 127 6.2.2.1 Objectivos............................................................................................................................................ 129 6.2.2.2 Processos.............................................................................................................................................. 131 6.2.2.3 Recursos ............................................................................................................................................... 132 6.2.2.4 Pessoas.................................................................................................................................................. 134 6.2.3 Ambiente da Organizao............................................................................................................................ 137 6.2.4 SI da Organizao........................................................................................................................................... 139 6.2.4.1 Tecnologias da Informao ............................................................................................................ 143 6.2.4.2 Aplicaes............................................................................................................................................ 144 6.2.4.3 Servios ................................................................................................................................................ 146 6.2.4.4 Desenvolvimento de SI (Aplicaes e Servios)................................................................... 148 6.2.4.5 Arquitectura do SI ............................................................................................................................. 150 6.2.5 Gesto de Sistemas de Informao........................................................................................................... 152 6.2.6 Planeamento de Sistemas de Informao............................................................................................... 156

Nova abordagem, mtodo e ferramenta .................................................................................................................. 159 Postulados.................................................................................................................................................................. 160 Abordagem PRAXIS/a.......................................................................................................................................... 165 7.2.1 Momentos......................................................................................................................................................... 167 7.2.2 Suporte da contingncia............................................................................................................................... 169 7.2.3 Flexibilidade..................................................................................................................................................... 171 7.2.4 Modelos e representaes ............................................................................................................................ 172 7.3 Mtodo PRAXIS/m ............................................................................................................................................... 175 7.3.1 Fases ................................................................................................................................................................... 177 7.3.2 Modo de representar (Momentos * Objectos de Gesto) ................................................................. 180 7.4 Ferramenta PRAXIS/f........................................................................................................................................... 183 7.4.1 Estrutura ............................................................................................................................................................ 185 7.4.2 Modelos e representaes ............................................................................................................................ 187 7.4.3 Utilizao .......................................................................................................................................................... 188 7.1 7.2 Concluses ....................................................................................................................................................................... 191 Sntese......................................................................................................................................................................... 192 Discusso dos resultados e contribuies....................................................................................................... 196 8.2.1 Reviso dos fundamentos e da literatura................................................................................................ 197 8.2.2 Proposta do Enquadramento Conceptual - PRAXIS/ec ................................................................... 199 8.2.3 Proposta da Abordagem - PRAXIS/a ..................................................................................................... 200 8.2.4 Proposta do Mtodo - PRAXIS/m .......................................................................................................... 202 8.2.5 Proposta da Ferramenta - PRAXIS/f...................................................................................................... 204 8.2.6 Promoo da evoluo e da sobrevivncia do PRAXIS................................................................... 206 8.3 Trabalho futuro ........................................................................................................................................................ 206 8.3.1 Propostas de trabalho no mbito do PRAXIS .................................................................................... 208 8.3.2 Propostas de trabalho no mbito das "Realidades Preponderantes" ............................................. 210 8.3.3 Propostas de trabalho no mbito global do PSI................................................................................. 212 8.4 Discusso dos trabalhos realizados ................................................................................................................... 214 8.5 Concluso .................................................................................................................................................................. 216 8.1 8.2

Bibliografia..................................................................................................................................................................................... 218 ndice de Autores .......................................................................................................................................................................... 232 Anexos ............................................................................................................................................................................................. 235

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ndice de figuras

Figura 1.1 - Aspectos relevantes do projecto: Do problema aos resultados e contributos. .................................. 7 Figura 1.2 - Referencial PRAXIS. ............................................................................................................................................. 9 Figura 1.3 - Abordagens dominantes no projecto de investigao subjacente a esta tese. ..................................14 Figura 1.4 - Estrutura e sntese de contedos da tese........................................................................................................17 Figura 2.1 - Relaes entre conceitos semiticos bsicos..............................................................................................21 Figura 2.2 - Gesto da Informao...........................................................................................................................................27 Figura 2.3 - Classes de informao. ........................................................................................................................................28 Figura 2.4 - Custo de utilizao da informao. .................................................................................................................28 Figura 2.5 - Saturao na utilizao da informao...........................................................................................................29 Figura 2.6 - Tipos de Sistemas de Informao para diferentes critrios de classificao. ....................................34 Figura 2.7 - Da Gesto da Informao Gesto do Sistema de Informao.............................................................36 Figura 2.8 - Matriz de Actividades de planeamento e desenvolvimento organizacional e do SI.......................36 Figura 3.1 - Aspectos nucleares do PSI. Utilizao, recursos e arquitectura. ..........................................................41 Figura 3.2 - Naturezas das motivaes do PSI....................................................................................................................43 Figura 3.3 - Motivaes do PSI. ..............................................................................................................................................45 Figura 3.4 - Resultados materiais e imateriais do PSI. Componentes tpicos de um plano de SI..................52 Figura 3.5 - Informao Estratgica no suporte do pensamento estratgico, mapeada na pirmide de Anthony. .....................................................................................................................................................................................60 Figura 3.6 - Sistema de Informao Estratgico como arma competitiva. ...............................................................61 Figura 4.1 - Modelo das Realidades Preponderantes do PSI...........................................................................................66 Figura 4.2 - Diferentes estratgias nas TI/SI........................................................................................................................71 Figura 4.3 - Diferentes estratgias nas TI/SI........................................................................................................................72

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Figura 4.4 - Alinhamento de estratgias no PSI.................................................................................................................73 Figura 4.5 - Trs estgios do PSI.............................................................................................................................................77 Figura 4.6 - Trs eras nos SI......................................................................................................................................................78 Figura 4.7 - Qualidade do processo de PSI. ..........................................................................................................................91 Figura 5.1 - Processo de planeamento....................................................................................................................................98 Figura 5.2 - Processo de planeamento "convencional".....................................................................................................99 Figura 5.3 - Processo de planeamento "sofisticado"....................................................................................................... 100 Figura 5.4 - "Modelo dos 3 Estgios" ................................................................................................................................. 103 Figura 5.5 - "Abordagem Multidimensional" ................................................................................................................... 105 Figura 5.6 - Evoluo do foco do PSI ................................................................................................................................. 107 Figura 5.7 - Evoluo em cinco eras dos mtodos de PSI........................................................................................... 111 Figura 5.8 - Evoluo das ferramentas nas cinco eras do PSI. ................................................................................... 116 Figura 6.1 - Participantes num enquadramento conceptual. ........................................................................................ 121 Figura 6.2 - Posturas na estruturao e desenvolvimento de projectos em SI. .................................................... 123 Figura 6.3 - Abstraco no enquadramento proposto..................................................................................................... 125 Figura 6.4 - Participantes no enquadramento proposto ................................................................................................. 126 Figura 6.5 - Aspectos interessantes da organizao........................................................................................................ 128 Figura 6.6 - Hierarquias de objectivos e de comportamentos numa organizao. ............................................... 129 Figura 6.7 - Relaes entre conceitos envolvidos nas hierarquias de objectivos e de estratgias das organizao.............................................................................................................................................................................. 130 Figura 6.8 - Utilizadores de meios computacionais. ...................................................................................................... 135 Figura 6.9 - Aspectos interessantes do ambiente da organizao. ............................................................................. 138 Figura 6.10 - Perspectivas no estudo de SI e a GSI....................................................................................................... 141 Figura 6.11 - Aspectos interessantes do SI. ...................................................................................................................... 142 Figura 6.12 - Aplicaes. ......................................................................................................................................................... 145 Figura 6.13 - Servios............................................................................................................................................................... 147 Figura 6.14 - Matriz de Actividades...................................................................................................................................... 149 Figura 6.15 - Enquadramento Conceptual para a GSI. .................................................................................................. 153 Figura 6.16 - Focos da actividade de GSI........................................................................................................................... 154 Figura 6.17 - Actividades da GSI. ......................................................................................................................................... 154 Figura 6.18 - Matriz de Actividades...................................................................................................................................... 155

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Figura 6.19 - O PSI nas actividades da GSI...................................................................................................................... 156 Figura 6.20 - Matriz de Actividades...................................................................................................................................... 157 Figura 7.1 - Referencial PRAXIS. Enquadramento conceptual, abordagem, mtodo e ferramenta. ............. 164 Figura 7.2 - Focos de ateno ou intenes na Abordagem Multidimensional e no Modelo dos 3 Estgios. ................................................................................................................................................................................... 165 Figura 7.3 - Posicionamento do PRAXIS/a, da Abordagem Multidimensional e do Modelo dos 3 Estgios na Matriz de Actividades.................................................................................................................................. 166 Figura 7.4 - Abordagem PRAXIS/a. Momentos de execuo.................................................................................... 168 Figura 7.5 - Equivalncia dos momentos entre abordagens......................................................................................... 169 Figura 7.6 - Suporte da contingncia na abordagem PRAXIS/a............................................................................... 170 Figura 7.7 - Meta-meta-modelo da informao envolvida no PSI. ........................................................................... 171 Figura 7.8 - Evoluo no meta-modelo da informao envolvida numa situao particular de PSI. ........... 172 Figura 7.9 - Modelos e representaes. ............................................................................................................................... 173 Figura 7.10 - Posicionamento na Matriz de Actividades do PRAXIS/m e dos mtodos referidos no "Modelo das 5 Eras". ........................................................................................................................................................... 176 Figura 7.11 - Mtodo PRAXIS/m. Actividades e representaes da informao. ............................................... 177 Figura 7.12 - Mtodo PRAXIS/m. Presena dos Objectos de Gesto nos trs Momentos do PSI. ............ 182 Figura 7.13 - Exemplos de Matrizes para os trs Momentos do PSI com diferentes envolvimentos dos Objectos de Gesto....................................................................................................................................................... 183 Figura 7.14 - Componentes da ferramenta PRAXIS/f. ................................................................................................. 186 Figura 7.15 - Exemplo da estrutura de uma Matriz suportada pela ferramenta PRAXIS/f.............................. 188 Figura 7.16 - Exemplos da interface utilizada na PRAXIS/f...................................................................................... 189 Figura 8.1 - Vazio no PSI. ...................................................................................................................................................... 193

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ndice de tabelas

Tabela 1.1 - Projectos de PSI com o envolvimento da Universidade do Minho....................................................... 4 Tabela 1.2 - Questes-chave na Gesto de SI.......................................................................................................................11 Tabela 1.3 - Interesse da comunidade nacional sobre o PSI............................................................................................12 Tabela 2.1 - Definies bsicas .................................................................................................................................................20 Tabela 2.2 - Tipos de conhecimento e representaes nas componentes formais e informais de um SI .......23 Tabela 2.3 - Tipos de Sistemas de Informao ....................................................................................................................30 Tabela 2.4 - Tipos de Sistemas de Informao (funes e atributos) ..........................................................................31 Tabela 2.5 - Tipos de Sistemas de Informao (nveis de gesto) ................................................................................32 Tabela 2.6 - Tipos de Sistemas de Informao (eras) ........................................................................................................33 Tabela 3.1 - Evoluo nos resultados do PSI.......................................................................................................................47 Tabela 3.2 - Tipos de resultados do PSI.................................................................................................................................50 Tabela 3.3 - Resultados do PSI .................................................................................................................................................51 Tabela 3.4 - Linhas directrizes do PSI e paradoxos associados......................................................................................57 Tabela 5.1 - Mtodos de PSI ................................................................................................................................................... 110 Tabela 5.2 - Ferramentas de Apoio ao PSI ........................................................................................................................ 115 Tabela 6.1 - Crticas procura e utilizao de enquadramentos.................................................................................. 122 Tabela 6.2 - Perspectivas na gesto e seus problemas................................................................................................... 127 Tabela 6.3 - Taxionomia proposta para utilizadores de SI ........................................................................................... 137 Tabela 7.1 - Relaes dos Postulados com o PRAXIS ................................................................................................. 163 Tabela 7.2 - Objecto de Gesto e exemplos de Atributos e Relacionamentos...................................................... 181 Tabela 8.1 - Propostas e projectos de trabalho futuro.................................................................................................... 207

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Siglas

Neste documento so utilizados acrnimos de duas naturezas: os nomes prprios de tcnicas, mtodos e ferramentas, apresentados e utilizados localmente no mbito de cada um dos captulos; as siglas, enquanto abreviaturas de designaes comuns, apresentadas na sua primeira utilizao e empregues ao longo de todo o documento. As siglas utilizadas so:

DSI GSI PSI SI TI TI/SI

Desenvolvimento de Sistemas de Informao Gesto de Sistemas de Informao Planeamento de Sistemas de Informao Sistema de Informao Tecnologias da Informao Tecnologias e Sistemas de Informao

Captulo 1

Captulo 1

Introduo

O Planeamento de Sistemas de Informao (PSI) a actividade da organizao onde se define o futuro desejado para o seu Sistema de Informao (SI), para o modo como este dever ser suportado pelas Tecnologias da Informao (TI) e para a forma de concretizar esse suporte. Apesar de comummente aceite como uma actividade vital para o sucesso das organizaes, o PSI , curiosamente, uma das suas actividades mais desprezadas e insucedidas [Galliers 1987b]. O conhecimento e a sensibilidade adquiridas pela observao, estudo e prtica do PSI, permitiu identificar, os quatro principais factores condicionadores do sucesso do seu exerccio [Amaral e Machado 1991, Amaral, et al. 1992b], dos quais se salienta a abordagem metodolgica utilizada como referencial1 para a sua realizao. Apesar do PSI ser hoje para uma actividade contingencial, muito complexa com finalidades mltiplas e de natureza holstica, no foi observvel uma evoluo adequada nos referenciais utilizados na sua realizao, ficando assim comprometido o sucesso desta actividade.

Referencial aqui entendido como o sistema de conceitos e outras construes (enquadramento conceptual abordagem - mtodo - ferramenta), que enquadram o estudo e prtica do PSI.

Captulo 1

Defende-se nesta tese, que possvel e desejvel a construo de um novo referencial para o PSI, adequado s suas caractersticas actuais, tornando-se a sua construo e proposta a principal finalidade deste trabalho. O PRAXIS2, o novo referencial proposto, resulta de um equilbrio entre razes teoricamente justificadas e razes justificadas pela experincia e pela prtica do PSI. Procura-se assim, uma fundamentao terica e conceptual rigorosa e adequada s finalidades do PRAXIS, mantendo a proximidade e a adequao deste referencial, s diferentes realidades da prtica desta actividade nas organizaes. O PRAXIS um referencial completo pois inclui a proposta articulada de um enquadramento conceptual (PRAXIS/ec), de um abordagem (PRAXIS/a), de um mtodo (PRAXIS/m) e de uma ferramenta (PRAXIS/f). A proposta de um referencial, como o PRAXIS, para a resoluo de problemas identificados no estudo e na prtica de uma actividade como o PSI , no contexto de um projecto de doutoramento, um acto arriscado, pela sua complexidade e pela criatividade que exige. Contudo, apesar de sempre presente a dvida da existncia ou correco da soluo para o problema3, obrigao dos investigadores fazer emergir do domnio do desejo para o domnio do real solues pragmticas. at um factor de distino desejvel numa tese de engenharia, no a procura incessante da soluo final mas a oferta de um contributo pragmtico. Porm, para alm de pragmtico, deseja-se que esse contributo seja sustentado por bases slidas, tericas e prticas, constituindo por isso o resultado de uma actividade de engenharia correctamente desenvolvida [McDermid 1991], com a contnua compreenso e aplicao dos fundamentos tericos, e um sentido, fortemente aplicado, de responsabilidade e tica, para com a comunidade envolvida no estudo e na prtica do PSI.

1 . 1 Enquadramento institucional, antecedentes e trabalhos preliminares A concepo, o desenvolvimento, a utilizao e a gesto de TI/SI (Tecnologias e Sistemas de Informao), bem como o estudo dos seus impactos nas pessoas, nas organizaes e na sociedade, so, desde sempre, focos de interesses do Grupo de Sistemas de Informao da Universidade do Minho, onde este trabalho foi realizado.

PRAXIS (acrnimo de Planeamento com Recurso a AXIS), o nome dado ao referencial proposto, tendo sido utilizado originalmente no mbito deste projecto, pela primeira vez em 1991, num relatrio enviado JNICT [Amaral 1991b].
3

"...os gestores querem remdios, mas o querer no quer dizer que existam." ([Doyle 1991] p. 279).

Captulo 1

Dentre todos esses interesses, o PSI tem suscitado uma ateno particular, quer pela convico da sua importncia enquanto domnio de actividade e de investigao, quer pelas frequentes solicitaes de apoio a projectos de PSI, por parte das organizaes do meio envolvente da Universidade do Minho. Os primeiros estudos efectuados neste contexto, foram iniciados em 1986 e tinham como finalidade a construo de ferramentas de apoio aos mtodos de PSI e a discusso da metodologia de ensino desta disciplina. Os principais resultados foram publicados em 1988, no mbito de umas Provas de Aptido Pedaggica e Capacidade Cientfica [Amaral 1988a, Amaral 1988b]. Tambm desde 1986, at sua extino em 1989, acompanhou-se e participou-se activamente na "Elaborao de um Guia para o Planeamento de Sistemas de Informao" [IPQ 1988b], no mbito do Grupo de Trabalho 2, Sub-Comisso 4, Comisso Tcnica 78 do Instituto Portugus da Qualidade. A participao neste grupo permitiu o acesso s mais variadas experincias, vivncias e sensibilidades, facilitando a construo e solidificao de algumas convices sobre o estudo e, principalmente, sobre a prtica desta actividade. O acompanhamento da prtica do PSI, foi tambm possvel pela contnua ateno dispensada publicao de monografias, com descries de casos, resultados de levantamentos e outros estudos, que permitiram o acompanhamento das tendncias, dos sucessos e insucessos e dos problemas associados prtica desta actividade. Em particular, tem sido acompanhada as experincias de PSI na Administrao Pblica, apoiadas pela equipa do Instituto de Informtica do Ministrio das Finanas. Desde 1984 que esta equipa tem vindo a desenvolver um trabalho louvvel [Neves, et al. 1993], missionrio at, do qual beneficiou no s a Administrao Pblica, mas toda a actividade de PSI no nosso pas. O interesse bvio do envolvimento efectivo na prtica desta actividade, levou os investigadores do Grupo de Sistemas de Informao, a participar em alguns projectos de PSI em diversas organizaes do meio envolvente da Universidade do Minho (identificados na Tabela 1.1), em resposta a diversas solicitaes para a concepo e conduo de projectos, ou para a integrao de equipas ou ainda para o desempenho de papis consultivos e de apoio sua realizao. Estas experincias, insubstituveis para uma percepo e entendimento mais profundo do PSI, permitiram constatar que apesar da utilizao de um mesmo referencial, e do envolvimento dos elementos de uma mesma escola, se obtm resultados muito diferentes (desde os sucessos notveis at aos insucessos lamentveis). A identificao de uma justificao para esta situao, motivou a procura dos factores que condicionam o sucesso do PSI.

Captulo 1

Para a procura dos seus factores de sucesso, decidiu-se fazer uma reviso cuidada das prticas correntes de PSI em Portugal. A via preferencial, escolhida para esse estudo, foi a realizao de inquritos, com a finalidade de identificar e caracterizar, os projectos de PSI realizados no nosso pas.

Tabela 1.1 - Projectos de PSI com o envolvimento da Universidade do Minho

Ano

Organizao

Sector

rea

em curso 1993 1992 1992 1992 1991 1988 1988 1988 1988 1988 1988 1987

GNFP - Gabinete do N Ferrovirio do Porto Centro de Apoio Tecnolgico da Indstria Metalomecnica Centro de Formao Profissional de Braga Vianatece. Artesanato e Tecelagem, Lda Cooperativa Agrcola de Viana do Castelo Antnio Fernandes da Silva & Irmos, Lda (CASAIS) Cmara Municipal de Barcelos FLEXIPOL Ranha do Cvado, Lda Stand Brochado, Lda TIEGE, Lda Luis Soares Barbosa, Lda Direco Regional de Agricultura do Minho TMAD
APCRL (Administrao Pblica Central Regional e Local) AC (Administrao Central)

APCRL Servios Servios Industrial Indstrial Industrial APCRL Industrial Industrial Comercial Industrial Industrial APCRL

AC Metalomecnica Formao Txtil Alimentar Construo civil Autarquia Espumas Txtil Automveis Material Elctrico Mobilirio AC

Os inquritos foram realizados nos finais de 1990 tendo os seus resultados preliminares sido divulgados durante 1991 [Amaral 1991a, Amaral e Machado 1991]. Com a inteno de enriquecer e validar os resultados dos inquritos, foi ainda promovido em 1991 um workshop [UM 1991], muito participado, onde foram genericamente aceites e discutidas, quatro classes de factores de sucesso do PSI. S em 1992 foi possvel a publicao de um relatrio tcnico [Amaral, et al. 1992b], com a apresentao final de toda a informao recolhida, dos tratamentos efectuados e dos resultados e concluses tiradas. No Anexo I apresenta-se uma breve sntese dos aspectos mais interessantes da realizao e dos resultados destes inquritos, bem como do workshop que lhes sucedeu.

Captulo 1

Desta forma, foram identificados e caracterizados condicionadores do sucesso do PSI: Recursos humanos e sua formao. Mercado de servios. Estrutura e posicionamento da funo PSI na organizao. Abordagens metodolgicas.

como

principais

factores

Os trs primeiros so aspectos ambientais e organizacionais, sobre os quais possvel tecer recomendaes, s escolas, ao mercado de servios e s organizaes, no sentido de potenciar o sucesso do PSI enquanto actividade organizacional4. O ltimo dos factores condicionadores do sucesso do PSI, a abordagem metodolgica utilizada como referencial para a sua realizao. Este factor torna-se particularmente importante e interessante, por ser aquele onde possvel uma interveno mais directa, no contexto de um projecto de doutoramento, nomeadamente pela proposta de um novo referencial para o estudo e prtica do PSI. Julga-se que a proposta de um referencial para o PSI, uma necessidade resultante da inadequao dos referenciais existentes s caractersticas actuais do PSI, nomeadamente por ser hoje uma actividade contingencial, muito complexa com finalidades mltiplas e de natureza holstica. Procurando a resoluo deste problema, definiu-se um projecto de investigao e desenvolvimento5, com a finalidade de propor um novo referencial para o PSI, adequado s suas novas caractersticas e exigncias. A esse projecto foram impostos seis objectivos operacionais que traduzem as suas grandes motivaes e que orientam as actividades em que se decomps, nomeadamente: O1 - Determinao das caractersticas desejveis num mtodo de PSI. O2 - Construo de um sistema de conceitos da informao envolvida no PSI.

Os "Recursos humanos e sua formao" foram j alvo de um projecto realizado na Universidade do Minho, com a finalidade de identificar e descrever as ofertas de formao superior em Informtica e Sistemas de Informao, e de avaliar a adequao desses curricula s necessidades de profissionais das organizaes [Amaral e Machado 1993, Amaral, et al. 1992a].
5

O projecto foi liderado pelo Grupo de Sistemas de Informao da UM e envolveu investigadores da Faculdade de Economia da Universidade do Porto e do Instituto Superior de Engenharia do Porto. Foi submetido a financiamento do Programa Mobilizador de Cincia e Tecnologia da JNICT tendo sido aceite e dado origem ao contrato de investigao "PMCT/C/TIT/456/90 - Planeamento de Sistemas de Informao".

Captulo 1

O3 - Definio de uma nova abordagem para o PSI. O4 - Definio de um novo mtodo de PSI. O5 - Construo de uma ferramenta de suporte ao novo mtodo de PSI. O6 - Experimentao do novo mtodo. O projecto de doutoramento que conduziu elaborao desta tese, um segmento desse projecto de investigao e desenvolvimento, sendo aqui claramente assumidos os seus cinco primeiros objectivos. Apenas no foram abarcadas as tarefas de definio detalhada do mtodo e da implementao total da ferramenta de suporte, bem como o objectivo de experimentao do novo mtodo, quer por limitaes temporais, quer pela natureza mais tcnica das tarefas de implementao e experimentao.

1 . 2 Motivaes, objectivos e contribuies fundamentais Identifica-se como um problema do PSI, a inexistncia de um referencial metodolgico suficientemente abrangente das diferentes intenes e finalidades com que realizado, e que seja simultaneamente estruturador e orientador da actividade e indutor da normalizao de conceitos e linguagem, respondendo adequadamente s novas solicitaes e realidades do estudo e da prtica do PSI. A procura de uma soluo para este problema torna-se a finalidade deste projecto, formulando-se como a sua principal tese, a necessidade e a possibilidade de conceber um novo referencial para o PSI, flexvel e de utilizao simples, que facilite e melhore o seu estudo e a sua prtica, e que seja adequado s novas caractersticas desta actividade, nomeadamente o contingencialismo, a complexidade, a multifinalidade e o holismo. De acordo com esta finalidade, possvel formular um conjunto de seis objectivos a alcanar, bem como os principais grupos de trabalhos, resultados e contributos a eles associados. Todos estes aspectos relevantes das motivaes, estrutura e resultados deste projecto, so esquematizados na Figura 1.1. Passa-se de imediato a descrever os objectivos formulados, bem como a apontar os trabalhos e contribuies fundamentais a eles associados. O primeiro objectivo o de rever os fundamentos e a literatura em geral sobre a actividade de PSI, atravs da reviso terica/bibliogrfica e do estudo da sua prtica. Como resultados desta reviso descreveram-se e sistematizaram-se alguns dos aspectos mais interessantes do PSI, tendo sido propostos diversos novos modelos para o suporte de algumas dessas descries ou sistematizaes. Um exemplo o "Modelo das Realidades Preponderantes" do

Captulo 1

PSI, onde se identificam e descrevem os principais aspectos que fundamentam, condicionam e integram esta actividade. Um outro resultado importante desta reviso, decorreu das frequentes referncias a problemas sem solues satisfatoriamente adequadas num s referencial para o PSI, o que permitiu a comprovao da necessidade de um novo referencial para o PSI, bem como a identificao das suas principais caractersticas.

Problema Tese Finalidade

Os referenciais existentes so inadequados s novas caractersticas do PSI desejvel e possvel a construo e proposta de um novo referencial para o PSI adequado s suas novas caractersticas Propor um novo referencial para o PSI que melhore o seu estudo e a sua prtica

Objectivos Rever fundamentos e literatura

Trabalhos Reviso terica/bibliogrfica e estudo da prtica

Resultados e Contribuies Identificao, descrio e sistematizao dos aspectos relevantes do PSI Modelo das Realidades Preponderantes Necessidade e caractersticas do referencial para o PSI

Propor enquadramento conceptual Propor abordagem Propor mtodo Propor ferramenta Promover a evoluo e sobrevivncia do PRAXIS

Construo do referencial

PRAXIS/ec PRAXIS/a PRAXIS/m PRAXIS/f

Formulao de trabalho futuro

Projectos de trabalho futuro

Figura 1.1 - Aspectos relevantes do projecto: Do problema aos resultados e contributos.

Esta reviso permitiu ainda clarificar as situaes em que o PSI rotulvel de estratgico e quando no o . A incorrecta distino destas duas situaes talvez um dos mais frequentes mal entendidos encontrados na literatura e na prtica desta actividade. Tambm da identificao

Captulo 1

das principais diferenas entre as vrias abordagens e mtodos de PSI, encontrados nesta reviso, resultou uma caracterizao dos mtodos mais representativos das diversas eras em que se agrupam, e a proposta de um modelo descritivo das suas evolues. Os quatro objectivos seguintes motivam os trabalhos de construo do novo referencial proposto para o PSI, o PRAXIS. O segundo objectivo o de adoptar ou propor um enquadramento conceptual adequado ao referencial que se pretende propor. Da reviso realizada sobre a fundamentao terica e sobre a literatura em geral sobre o PSI, constatou-se a anarquia existente na terminologia e a forma incoerente com que ela frequente e facilmente utilizada, bem como a inadequao dos enquadramentos conceptuais existentes finalidade deste projecto. Esta situao obrigou construo e proposta de um novo enquadramento conceptual, o PRAXIS/ec, onde so ordenados e racionalizados os conceitos e a terminologia de acordo com as necessidades especficas desta tese. O enquadramento conceptual, PRAXIS/ec, aponta os aspectos da realidade mais relevantes para o PSI, advogando que sobre estes "Objectos de Gesto" que devem recair as atenes da organizao quando do exerccio desta actividade. Este enquadramento aceita e envolve o Modelo das Realidades Preponderantes, como infraestrutura de conceitos e aspectos da realidade interessantes para o estudo e prtica do PSI. O terceiro objectivo o de construir e propor a utilizao de uma nova abordagem ao PSI, baseada nos fundamentos e opes do PRAXIS/ec, e simultaneamente adequada s novas caractersticas e exigncias com que se depara a actividade de planear SI. A abordagem, PRAXIS/a, defende a existncia de trs momentos distintos no PSI (Estratgico, Tecnolgico e Operacional) e suporta a contingncia do processo de PSI. A flexibilidade e generalidade so caractersticas reclamadas, possveis pelo carcter dinmico da informao que envolve e pela utilizao de uma nica tcnica de representao para a sua manipulao (operaes sobre matrizes). O quarto objectivo o de operacionalizar a nova abordagem proposta, atravs de um mtodo, o PRAXIS/m, que acompanhe as constantes evolues do PSI, de forma a suportar a contingncia na sua realizao dentro do mtodo e no na escolha entre diferentes mtodos. O mtodo, PRAXIS/m, divide o PSI em duas fases: "pensar antes de fazer" e "fazer". A primeira dedicada ao balanceamento das finalidades atribudas ao PSI pela organizao e dos recursos disponibilizados, de forma a definir a sua estratgia de execuo. A segunda fase a implementao da estratgia de execuo, num processo contnuo de obteno, anlise,

Captulo 1

avaliao e criao de informao. Nesta segunda fase, os Objectos de Gesto tm presenas diferentes em momentos diferentes da execuo da actividade de planear SI. O quinto objectivo o de propor uma ferramenta de suporte ao PSI, a PRAXIS/f, utilizvel no suporte do mtodo proposto, sem comprometer as suas principais caractersticas. A ferramenta, PRAXIS/f, fundamentalmente um sistema inteligente, com uma arquitectura de "Sistema Baseado em Conhecimento", que permite a representao e o processamento formal de matrizes. O prottipo construdo explorou as caractersticas da linguagem lgica utilizada e das facilidades de interface disponibilizadas, tornando-se simultaneamente de fcil actualizao e utilizao.

Captulo 1

10

PRAXIS/ec
(Enquadramento Conceptual)

PSI

Objectos de Gesto

Realidades Preponderantes

PRAXIS/a
(Abordagem)

Momentos

Suporte da contingncia

Flexibilidade

Modelos e representaes

PRAXIS/m
(Mtodo)

"Pensar antes de fazer" e "fazer"

Objectos de Gesto * Momentos

PRAXIS/f
(Ferramenta)

Estrutura de sistema baseado em conhecimento

Representao rigorosa de matrizes

Utilizao amigvel

Figura 1.2 - Referencial PRAXIS.

Captulo 1

11

Finalmente, o sexto objectivo o de promover a evoluo e sobrevivncia do PRAXIS. A formulao e proposta de projectos de trabalho futuro, foram as formas encontradas para garantir a satisfao deste objectivo. Tem-se contudo a conscincia da impossibilidade da sua avaliao, dentro dos limites deste projecto, para alm da constatao da existncia dessas propostas e da avaliao da sua racionalidade e fundamentao. A satisfao destes objectivos permitiu, como principal resultado e contributo deste projecto, a proposta e construo de um novo referencial. Julga-se que o PRAXIS adequado s novas caractersticas e exigncias do PSI, esperando-se que venha a permitir melhorar o seu estudo e a sua prtica. A Figura 1.2 sintetiza os principais constituintes e caractersticas deste referencial.

1 . 3 Investigao em PSI 1.3.1 Motivaes para a investigao do PSI

O planeamento considerado como o aspecto fundamental da gesto sendo o desempenho dessa funo uma das principais actividades de um gestor [Koontz e Weihrich 1988, Kreitner 1983]. Curiosamente, contudo, frequentemente uma das menos bem desempenhadas e onde os gestores experimentam maiores dificuldades, talvez devido natureza previsional de alguns dos seus aspectos. A Gesto de Sistemas de Informao (GSI), e consequentemente o PSI, no uma excepo sendo at aceitvel a existncia de algumas dificuldades adicionais devido forma invulgarmente acelerada com que evoluem alguns dos seus objectos de gesto, nomeadamente os equipamentos informticos e suportes lgicos. Apesar da presena do tpico PSI nas agendas de investigao em SI ser comum [Clark Jr. 1992], a crena de que uma qualquer teoria (ou construo de conhecimento) s tem interesse na medida da sua utilidade prtica, levou-nos a procurar confirmar que o PSI hoje um dos aspecto crticos da GSI no sentido em que constitui uma das principais preocupaes da comunidade responsvel pela gesto e desenvolvimento de SI. O estudo mais significativo dessas questes o desenvolvido pela SIM (Society for Information Management), conjuntamente com o MIS Research Center da Universidade de Minnesota, Estados Unidos da Amrica. Neste estudo tm vindo a ser determinados quais os tpicos considerados crticos, e sua importncia relativa. Os resultados deste estudo iniciado em 1980 [Ball e Harris 1982] e continuado em 1983 [Dickson, et al. 1984], 1986 [Brancheau e Wetherbe 1987] e 1989 [Niederman, et al. 1991] tm permitido identificar, de uma forma fundamentada e sistemtica quer a lista e ordem dos

Captulo 1

12

tpicos, quer a forma como eles evoluem e se alteram ao longo dos anos. interessante salientar a estabilidade com que os tpicos se mantm dentro do grupo dos crticos, excluindo algumas (poucas) excepes. A ttulo de exemplo salienta-se que os trs primeiros tpicos j pertenciam, no estudo de 1986, ao grupo dos oito primeiros [Niederman, et al. 1991]. Na Tabela 1.2 apresentada a lista mais recente das dez primeiras dessas questes [Niederman, et al. 1991].

Tabela 1.2 - Questes-chave na Gesto de SI

Posio 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 fonte:

Questo Arquitectura da informao Dados como um recurso da organizao Planeamento estratgico Recursos humanos Aprendizagem organizacional Infraestrutura tecnolgica Posicionamento da funo sistema de informao na organizao Vantagens competitivas Desenvolvimento de aplicaes Sistemas de telecomunicaes Niederman, F., Brancheau, J.C. & Wetherbe, J.C. (1991) Information Systems Management Issues for the 1990s, MIS Quarterly 15 (4), 475-500.

O bom senso sugere que os esforos de investigao no domnio dos SI devem ser direccionados para aqueles tpicos que mais preocupam e dificultam a actividade dos responsveis pela GSI. Assim, a alta prioridade dada pelos gestores de SI ao tpico da "Arquitectura da Informao", justifica o desenvolvimento do conhecimento sobre esta rea, nomeadamente e a ttulo de exemplo ([Niederman, et al. 1991] p. 491): Categorizar e descrever tcnicas de criao de uma arquitectura da informao global a toda a organizao; Clarificar as circunstncias organizacionais em que a arquitectura da informao de extrema importncia; Ligar a iniciao, desenvolvimento e avaliao da arquitectura da informao com os requisitos da infraestrutura tecnolgica e com as bases tericas que permitam prever

Captulo 1

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utilizaes generalizadas e bem sucedidas das tecnologias da informao na organizao. A generalizao deste raciocnio aos outros tpicos que mais preocupam os gestores de SI leva-nos a acreditar que das reas da GSI, a do PSI a mais carenciada uma vez que os tpicos mais directamente relacionados e que afectam o PSI esto entre as suas primeiras preocupaes, donde podemos salientar nomeadamente: desenvolvimento da arquitectura da informao da organizao; utilizao efectiva dos dados como um recurso da organizao; planeamento estratgico do SI. pois notrio que o PSI, quer pela perspectiva do seu planeamento estratgico, quer pela sua viso tradicional, um tpico central na rea da GSI e apontado como um dos aspectos crticos pelos responsveis por esta actividade, devendo, por isso, ser considerado merecedor da melhor ateno por parte dos investigadores desta rea do conhecimento.

Tabela 1.3 - Interesse da comunidade nacional sobre o PSI

Inqurito 1 fase

Inqurito 2 fase

Inquiridos Respostas Taxa respostas Obs.

400 organizaes que potencialmente efectuaram PSI 80 20% Inqurito de 2 pginas Envio no personalizado

74 projectos potenciais de PSI 34 46% Inqurito de 8 pginas Preenchimento demorado Envio no personalizado Preenchimento pelo topo da gesto ou chefes de projecto de PSI

fonte:

Amaral, L.A.M. & Machado, A.B. (1991) Procura dos Factores de Sucesso no Planeamento de Sistemas de Informao no Contexto Nacional. Informao & Informtica - Revista do Instituto de Informtica do Ministrio das Finanas 5(8), 43-47.

O receio de que os resultados obtidos pelo estudo acima referido pudessem no corresponder realidade nacional, foram uma das motivaes para a conduo de um outro estudo, realizado no mbito do projecto PMCT/JNICT j mencionado, que apesar de ter como objectivo principal a determinao dos problemas vividos na conduo de projectos de PSI, tambm permitiu validar o interesse da comunidade nacional, quer cientfica quer profissional, pelas questes associadas a esta rea [Amaral e Machado 1991]. Nesse estudo, foram obtidas taxas de resposta a inquritos verdadeiramente encorajadoras (Tabela 1.3) que foram entendidas como um incentivo ao estudo desta actividade no nosso pas.

Captulo 1

14

1.3.2

Abordagem investigao em PSI

A determinao da metodologia de investigao adequada aos fins de um projecto que se pretende desenvolver tem sido, e ser (possivelmente) um assunto polmico e por isso em constante discusso e evoluo [Gable 1994, Stolen 1993]. Na rea particular dos SI, devido quer sua complexidade quer sua natureza multidisciplinar [Venkatraman 1986], ainda mais premente esta realidade [Galliers 1992b]. Apesar de alguns investigadores6 reclamarem a universalidade das abordagens7 que seguem, julga-se aqui que cada situao em particular determina a adopo da abordagem que melhor se lhe adapta, quer pelos objectivos dos trabalhos a realizar, quer pelo ambiente institucional e social onde se desenvolvem. Com esta convico e em funo dos objectivos especficos deste projecto e do ambiente onde foi desenvolvido, determinou-se que seriam adoptadas como vias para a sua conduo, de uma forma simultnea e articulada, vrias abordagens, sendo duas delas classificadas, quanto sua natureza, como "cientficas" (Levantamentos e Estudo de Casos) e uma de natureza "interpretativista" (Subjectiva/Argumentativa) [Galliers 1992a]8. Os Levantamentos (surveys) [Vogel e Wetherbe 1984], so essencialmente descries de opinies, situaes e prticas elaboradas num determinado momento e resultantes de entrevistas estruturadas e inquritos. um das vias mais poderosas para a elaborao de descries do mundo real e so tradicionalmente realizados com o fim de inferir regras ou elaborar generalizaes. O Estudo de Casos (case study) [Vogel e Wetherbe 1984], permite uma descrio profunda e detalhada de opinies, situaes e prticas numa organizao ou num pequeno grupo de organizaes apesar de no facilitar a construo de generalizaes dada a unicidade de cada uma das situaes. A abordagem Subjectiva/Argumentativa [Vogel e Wetherbe 1984], baseia-se essencialmente na opinio e na especulao do investigador resultante das observaes por ele

[Vogel e Wetherbe 1984] discute os critrios utilizados na seleco de abordagens investigao em SI nas Universidades Norte Americanas, identificando a tradio como uma das principais justificaes utilizadas.
7 8

Abordagem aqui entendida como a forma de conduzir e realizar o projecto de investigao.

Em [Galliers 1992a] proposta a categorizao das abordagens em cientficas e interpretativistas. Cientficas so aquelas que resultam de uma tradio cientfica caracterizada pela repetibilidade, reducionismo e refutabilidade e que assumem que os fenmenos em investigao podem ser observados de uma forma objectiva e rigorosa. Interpretativistas so aquelas que devido componente social dos SI argumentam que o esprito das abordagens cientficas no aplicvel devendo ser considerados, por exemplo, aspectos como a possibilidade de os fenmenos sociais terem diferentes interpretaes, ou o facto do observador interferir no sistema em observao.

Captulo 1

15

realizadas. A sua natureza individual e no estruturada potencia a criao de novas ideias e perspectivas utilizveis na construo de teorias posteriormente validadas por outros mtodos. A participao destas abordagens, como j se referiu, no estanque para cada um dos trabalhos em que se dividiu este projecto. Dada a sua natureza especulativa, a abordagem Subjectiva/Argumentativa naturalmente a mais utilizada, podendo contudo ser identificadas presenas significativas das outras abordagens na construo de alguns dos resultados e contribuies deste projecto, conforme se ilustra na Figura 1.3.

PRAXIS
S/A S/A S/A

S/A

Propostas de trabalhos futuros

Descrio e sistematizao do PSI

Modelo das Realidades Preponderantes

Necessidade e caractersticas de um referencial para o PSI


EC S/A Le

S/A

S/A

EC

S/A

Le

EC

S/A

Le

Fundamentos, teorias e prticas do Planeamento de Sistemas de Informao

Abordagem dominantes :

S/A - Subjectiva/Argumentativa EC - Estudo de Casos Le - Levantamentos

Resultados e contribuies Informao bibliogrtica e conhecimentos disponveis

Figura 1.3 - Abordagens dominantes no projecto de investigao subjacente a esta tese.

O Estudo de Casos e os Levantamentos foram significativamente utilizados como abordagens na execuo dos trabalhos de reviso terica e bibliogrfica e, principalmente, no estudo da prtica do PSI. Seguidamente, para a proposta do novo referencial, adoptou-se naturalmente a abordagem Subjectiva/Argumentativa, claramente adequada natureza especulativa destes trabalhos.

Captulo 1

16

Finalmente, para os trabalhos de formulao de propostas de projectos futuros, foi adoptada novamente a abordagem Subjectiva/Argumentativa pela sua evidente adequao natureza destes ltimos trabalhos.

1.3.3

Cuidados na investigao em PSI

Para o desenho e desenvolvimento de um projecto de investigao sobre a actividade de PSI foram detectados trs factores que se considera importante ter sempre presentes, nomeadamente: A anarquia existente na terminologia e nos conceitos envolvidos. A necessidade de definir e conhecer com clareza o objecto de estudo (limites e relaes). O carcter contingencial da prtica da actividade de PSI. A rea dos SI particularmente frtil em terminologia e definies, sendo preocupante a confuso existente e a forma muitas vezes inconsistente como algumas delas so utilizadas. As principais razes para a existncia desta situao so [Boaden e Lockett 1991, Boland e Hirschheim 1987, Lyytinen 1987]: O seu carcter marcadamente multidisciplinar. A sua juventude. A identificao e aceitao generalizada de uma base terica slida e consistente que permita fundamentar um enquadramento conceptual de referncia. Deformaes e m aplicao intencional de terminologia e conceitos por razes comerciais e de marketing. O elevado nmero de contribuies/comunicaes sem terem associadas preocupaes de se inserirem numa escola ou num enquadramento aceite (normalmente originadas por elementos ligados prtica/exerccio das profisses). Os prejuzos e dificuldades emergentes desta realidade so inmeros e facilmente previsveis tendo, desde sempre, a comunidade interessada no estudo desta rea, desenvolvido esforos no sentido os solucionar. Apesar da qualidade, seriedade e representatividade de alguns desses esforos, de onde se pode realar o do grupo FRISCO [Lindgreen 1990], ainda necessrio em estudos com limites menos convencionais, como o presente, definir a estrutura

Captulo 1

17

de conceitos e terminologia utilizados se se pretender obter um entendimento nico das diversas comunidades interessadas. Outro factor que requer uma particular ateno a clarificao das relaes e fronteiras entre o PSI e o "Planeamento Estratgico de SI", dadas as fortes ligaes que os SI tm na concepo e desenvolvimento de aces estratgicas nas organizaes. Tambm nesta tese se dedica uma ateno especial clarificao destes aspectos. Finalmente, o ltimo factor que necessita de ser constantemente recordado a natureza situacional da actividade de PSI, sendo necessria a adopo de uma postura contingencial para se evitar a procura de solues universalistas inevitavelmente demasiado simplistas dada a complexidade das organizaes modernas [Venkatraman 1986]. Contudo, o simplismo, resultante de alguns pressupostos como a existncia de actores bem informados e racionais e de um paradigma funcional que destaca a ordem social, o equilbrio e a estabilidade, tambm apontado como a principal limitao da abordagem contingencial investigao dos SI [Weill e Olson 1989]. Apesar de algumas crticas desta natureza, claro que os factores contextuais como dimenso, tecnologia e recursos disponveis, ambiente fsico econmico social e institucional, determinam e condicionam directamente o processo de desenvolvimento do SI da organizao, sendo a sua estrutura fortemente dependente deles [Iivari 1992], pelo que aqui assumida uma postura que os considera convenientemente.

1 . 4 Organizao da tese A estrutura desta tese traduz o curso das trabalhos desenvolvidos no cumprimento dos objectivos impostos a este projecto, sendo os seus oito captulos susceptveis de serem agrupados da forma ilustrada na Figura 1.4. Neste primeiro captulo, faz-se inicialmente uma breve sntese de todo este projecto. Seguidamente, apresentado o seu enquadramento institucional, sendo apontados e sumariamente descritos, alguns trabalhos preliminares que permitiram a identificao do problema que motivou a realizao desta tese. Na segunda seco so salientados os aspectos relevantes do projecto, sendo caracterizado o seu problema objecto, a tese formulada para a sua soluo e a finalidade direccionadora da sua execuo. Nessa seco so ainda formulados os objectivos a alcanar, bem como os principais trabalhos, resultados e contributos a eles associados. So ainda discutidas, numa terceira seco, as motivaes, as abordagens e os cuidados envolvidos na investigao em PSI. A descrio da organizao da tese, aqui a ser realizada, encerra este primeiro captulo.

Captulo 1

18

Nos Captulos 2 a 5 so revistos e sistematizados os fundamentos tericos e conceitos relacionados com o PSI, bem como o conhecimento obtido da observao e estudo da prtica desta actividade. Estes quatro captulos, conjuntamente designados por "Fundamentos", traduzem o primeiro conjunto de trabalhos associado ao primeiro objectivo formulado para este projecto.

Introduo
Introduo
Motivaes, objectivos, contributos e enquadramento Investigao em PSI Organizao da tese

C1

Fundamentos
Da informao GSI Informao, TI e SI A informao na organizao Tipos de SI DSI, PSI e GSI O PSI como actividade organizacional
Caracterizao e motivaes Resultados e problemas Planeamento Estratgico

Realidades preponderantes do PSI

Processo, abordagens, mtodos e ferramentas de PSI


Processo e abordagens Mtodos e ferramentas

C2

C3

Fundamentos e paradigmas Influncias e resultados Futuro

C4

C5

Novo referencial
Novo enquadramento conceptual
Objectos de gesto nos SI PRAXIS/ec

Nova abordagem, mtodo e ferramenta


Postulados e referencial PRAXIS PRAXIS/a, PRAXIS/m e PRAXIS/f

C6

C7

Concluso
Concluses
Sntese Resultados e contribuies Trabalhos futuros Trabalhos realizados Concluso

C8

Figura 1.4 - Estrutura e sntese de contedos da tese.

No Captulo 2, revm-se os conceitos e definies comuns para Informao, SI, GSI e PSI. Seguidamente so tecidas algumas consideraes sobre a importncia da informao para as organizaes e sobre os tipos de SI existentes. Finalmente, utilizando a "Matriz de Actividades", definida a actividade de GSI, e so revistos os limites das actividades de PSI e de Desenvolvimento de Sistemas de Informao (DSI). No Captulo 3, o PSI revisto sobre uma perspectiva organizacional. Para alm da sua caracterizao, so apontadas as suas diferentes motivaes, bem como os resultados esperados e os diferentes tipos de problemas associados realizao desta actividade. Ainda no Captulo 3

Captulo 1

19

dedicado um cuidado especial clarificao das situaes em que o PSI pode e deve ser considerado "estratgico". No Captulo 4, apontam-se os aspectos considerados como mais interessante e relevantes para o estudo e prtica do PSI. So assim revistos os seus fundamentos e paradigmas, os aspectos que influenciam directamente a sua realizao, os seus resultados mais comuns e os aspectos que no futuro vo, certamente, ser relevantes. Todos estes aspectos que condicionam ou participam no PSI so estruturados no "Modelo das Realidades Preponderantes" a proposto. No Captulo 5, rev-se o processo, as abordagens, os mtodos e as ferramentas, envolvidas no PSI, quer sobre uma perspectiva terica, quer discutindo as propostas concretas mais relevantes. Os Captulos 6 e 7, conjuntamente designados por "Novo Referencial", materializam os resultados do segundo grupo de trabalhos, associado satisfao dos quatro objectivos formulados para a proposta do novo referencial para o PSI. No Captulo 6 justificada a necessidade da utilizao de enquadramentos conceptuais claramente definidos, sendo tambm apontados alguns riscos da sua utilizao. , neste captulo, construdo e proposto um enquadramento conceptual, o PRAXIS/ec, baseado no conceito de Objecto de Gesto, com os realces e as simplificaes adequadas a este projecto. No Captulo 7, so formulados os postulados utilizados para a proposta do PRAXIS, como um novo referencial adequado s novas caractersticas e exigncias do PSI. So ainda apresentadas e discutidas a abordagem, PRAXIS/a, o mtodo, PRAXIS/m e a ferramenta, PRAXIS/f, includas no novo referencial. Finalmente, no Captulo 8, faz-se uma nova sntese de todo o projecto. Seguidamente so discutidos os resultados obtidos, com especial ateno para os seus contributos fundamentais, avaliando-se o grau de satisfao dos objectivos e apontando as suas principais caractersticas. Tambm discutida a realizao dos trabalhos, avaliando-se a adequao da estratgia de execuo aos objectivos do projecto. De acordo com o terceiro conjunto de trabalhos, associados ao ltimo objectivo deste projecto, ainda dedicado um cuidado particular identificao de oportunidades e necessidades de trabalhos futuros, quer na procura de uma evoluo e sobrevivncia do PRAXIS, quer mais genericamente no mbito do PSI. Finalmente, apresentam-se as consideraes e concluses finais do projecto.

Captulo 2

Da Informao Gesto de Sistemas de Informao

Neste segundo captulo, primeiro do conjunto de captulos dos "Fundamentos", revemse os conceitos e definies para Informao, SI, TI, GSI e PSI. Seguidamente so tecidas algumas consideraes sobre a importncia da informao para as organizaes e sobre os tipos de SI existentes segundo diversas taxionomias. Finalmente, utilizando a "Matriz de Actividades", definida a actividade de GSI, e so revistos os limites das actividades de PSI e de DSI.

2 . 1 Informao, Tecnologias da Informao e Sistemas de Informao Informao, Tecnologias da Informao e Sistemas de Informao, apesar de serem termos banalizados na linguagem comum, so conceitos sem um entendimento universal [Laribee 1991, Tricker 1992]9, pelo que se julga pertinente apresentar aqui definies que sejam simultaneamente rigorosas e prximas do que comummente aceite. No Captulo 6 algumas destas definies e conceitos associados so revistos ou reformulados de modo a adaptarem-se ao enquadramento conceptual a proposto.

Laribee refere um estudo recente onde foram identificadas mais de 400 definies distintas para "informao" ([Laribee 1991] p. 278).

Captulo 2

21

A procura de um conjunto de terminologia e de um referencial conceptual rigoroso e universalmente aceite pela comunidade envolvida no estudo e desenvolvimento dos SI, tem sido objecto de ateno de inmeros autores e escolas [Alter 1992, Boland e Hirschheim 1987, Le Moigne 1986, Lindgreen 1990, Olle, et al. 1988a, Sutter 1993].

Tabela 2.1 - Definies bsicas

Termo

Conceito

Conhecimento Empatia

O que conhecido por seres humanos. Gnero de conhecimento que apenas pode ser transmitido de uma pessoa para outra de uma forma irreprodutvel e incerta. Conhecimento formalizado dos estados de um sistema que pode ser transmitido de um modo reprodutvel. Representao da informao que pode ser utilizada como um meio para a comunicao. Lindgreen, P., A Framework of Information Systems Concepts, IFIP WG 8.1 (FRISCO), 1990, p. 26 a 29.

Informao

Dados

adaptado de:

De todos esses contributos, o realizado no mbito do projecto FRISCO10 revela-se como um dos trabalhos mais interessantes quer pelo conjunto de individualidades que nele participaram, quer pela organizao que o promoveu, quer ainda pela aceitao de que foram alvo as suas propostas. De toda a construo conceptual e terminolgica proposta salienta-se, na Tabela 2.1, apenas aquela mais relevante no contexto deste trabalho [Lindgreen 1990]. Na Figura 2.1 ilustra-se a forma como estes conceitos semiticos se inter-relacionam. Associados ao termo SI frequente encontrarem-se diferentes conceitos reconhecendo-se, no mbito desse mesmo projecto, a sua utilizao em quatro sentidos distintos para designar de forma indiferenciada: a) Sistema de processamento de dados moderno estabelecido volta de uma Base de Dados e implementado com tecnologia moderna. b) Abstraco de um sistema como em a) onde todos os aspectos representacionais so ignorados (SI em sentido estrito).

10

FRISCO um acrnimo de "A FRamework of Information Systems COncepts" que designa o grupo de trabalho IFIP WG 8.1 (Design and Evaluation of Information Systems) [Falkenberg e Lindgreen 1989, Falkenberg, et al. 1992].

Captulo 2

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c) Concepo das actividades desenvolvidas numa organizao para suportar e promover a comunicao na organizao (Sistema de comunicao). d) Concepo de todas as actividades de manipulao de dados e de comunicao na organizao, inclundo como sub-sistemas os tipos a), b) e c) (SI em sentido lato).

Representao do Conhecimento

Representao da Informao (Dados)

Representao da Empatia Representa

Disjuntivo e total

Informao

Empatia uma forma de

Conhecimento

Figura 2.1 - Relaes entre conceitos semiticos bsicos 11.

Aceitando parcialmente esta realidade, autores como Verrijn-Stuart [Verrijn-Stuart 1989 ] defendem que o conceito SI tem um importncia pragmtica apenas a dois nveis, definindo-os: i) SI em sentido lato - A totalidade das actividades de processamento e representao de dados, formais e informais, dentro da organizao, inclundo as comunicaes internas e com o mundo exterior.

ii) SI em sentido estrito - Sub-sistema de informao baseado em computador com a finalidade de promover o registo e o suporte de servios de gesto e operao da organizao.

11

Adaptado de: Lindgreen, P., A Framework of Information Systems Concepts, IFIP WG 8.1 (FRISCO), 1990, p. 29.
12

Adaptado de: Lindgreen, P., A Framework of Information Systems Concepts, IFIP WG 8.1 (FRISCO), 1990, p. 29.

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Estas definies de SI em sentido lato, chamam a ateno, implicitamente [Lindgreen 1990] ou explicitamente [Verrijn-Stuart 1989 ], para a componente informal dos SI organizacionais. Apesar de ser impossvel de quantificar com rigor o peso da componente informal no SI de uma organizao, a generalidade dos autores reconhece a sua importncia [Land 1992, Liebenau e Backhouse 1990]. Procurando identificar as diferentes componentes formais e informais13 de um SI possvel encontrar cinco sistemas, segundo Land ([Land e Kennedy-McGregor 1987] p. 86): Sistema humano informal composto pelo sistema de discurso e interaco entre indivduos e grupos que trabalham na organizao. Sistema humano formal composto pelo sistema de regras, regulamentos, fronteiras, relaes e definies dos papis a desempenhar. Sistema informtico formal composto pelo conjunto de actividades suportadas por meios informticos, retiradas das componentes humanas originais, devido s suas caractersticas formais e programveis. Sistema informtico informal potenciado pelos meios pessoais de computao, que permitem a utilizao de sistemas formais para suportar o tratamento e a comunicao de informao de uma forma no estruturada. Sistema externo (formal e informal) composto pelo suporte das ligaes da organizao com entidades externas. O mapeamento dos diferentes tipos de conhecimento e das suas representao envolvidas nas diferentes componentes de um SI apresentado na Tabela 2.2. O estudo das organizaes e do conhecimento organizacional, mesmo quando sob a perspectiva do seu SI, deveria ser realizado de forma a contemplar simultaneamente as suas componentes formais e informais. Apesar de se poderem encontrar contributos com essa preocupao [Avison e Wood-Harper 1990, Checkland e Scholes 1990], razes de natureza pragmtica tm motivado a separao dos objectos de estudo. Tendo a actividade de planear SI como objecto central, as componentes formais do SI de uma organizao, relacionados com os fenmenos associados com a informao e os dados,

13

Formalismo aqui utilizado para designar a reprodutibilidade dos fenmenos e no no seu sentido comum de designar a possibilidade da sua formulao matemtica.

Captulo 2

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tambm no mbito desta tese eles vo ser preferencialmente contemplados. Os fenmenos e representaes associados outra forma de conhecimento (empatia), no vo ser expressamente contemplados. Assim, o sistema humano formal e o sistema informtico formal, associados informao e aos dados de uma organizao, so o domnio onde se desenvolve esta tese.

Tabela 2.2 - Tipos de conhecimento e representaes nas componentes formais e informais de um SI

Componente

Tipos de conhecimento e representaes

Sistema humano informal Sistema humano formal Sistema informtico formal Sistema informtico informal Sistema externo (formal e informal)

Empatia Informao Dados Empatia, Informao e Dados Empatia, Informao e Dados

Estes novos limites para o domnio do estudo permitem a utilizao de definies para informao e SI mais prximas das comummente utilizadas. Sendo mais pragmticas, logo de maior utilidade, no comprometem contudo o enquadramento terico at aqui adoptado. assim possvel definir segundo Galliers ([Galliers 1987a] p. 4): Informao aquele conjunto de dados que quando fornecido de forma e a tempo adequado, melhora o conhecimento da pessoa que o recebe ficando ela mais habilitada a desenvolver determinada actividade ou a tomar determinada deciso. interessante notar que a utilidade e valor da informao determinado pelo utilizador nas suas aces e decises, no sendo s por si uma caractersticas dos dados [Davis e Olson 1985, Liebenau e Backhouse 1990]. Assim, a utilidade e o valor da informao depende do contexto em que utilizada [Avison e Fitzgerald 1988, Galliers 1987a]. Uma definio comum para SI proposta por Buckingham ([Buckingham, et al. 1987b] p. 18): Sistema de Informao um sistema que rene, guarda, processa e faculta informao relevante para a organizao (...), de modo que a informao acessvel e til para aqueles que a querem utilizar, inclundo gestores, funcionrios, clientes, (...).

Captulo 2

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Um Sistema de Informao um sistema de actividade humana (social) que pode envolver ou no a utilizao de computadores. Ainda que conceptualmente seja aceitvel a existncia de SI sem a participao de computadores, a observao da realidade permite concluir que so muito raras as organizaes que no integram computadores no seu SI [Bretschneider e Wittmer 1993]. Aceitando a presena das TI como participantes nos SI, podem-se redefinir, com uma perspectiva mais organizacional, segundo Alter [Alter 1992] p.7: Sistema de Informao uma combinao de procedimentos, informao, pessoas e TI, organizadas para o alcane de objectivos de uma organizao. Concepes desta natureza, em que os SI so claramente um meio para a satisfao da misso14 da organizao e no uma finalidade em si, levantam a questo da definio da misso do SI como um dos sistemas organizacionais. Neste trabalho defende-se que o SI como qualquer outro sistema da organizao deve ser gerido de acordo com a satisfao da misso da organizao e deve assumir como misso prpria a melhoria do desempenho das pessoas nos processos da organizao, pela utilizao da informao e das TI [McNurlin e Sprague Jr. 1989]. Tambm se defende neste trabalho que o SI existe fortemente integrado na organizao [Tricker 1992], no sendo por isso adoptadas concepes como a de Ives [Ives, et al. 1980], onde o SI considerado como um dos sistemas que tm como ambiente a organizao, interagindo com ela, mas no a integrando de forma inseparvel. Apesar de insistentemente os autores fugirem de definir TI, conforme nota Earl ([Earl 1989] p. 21), pode-se dizer que, numa perspectiva estritamente tecnolgica, so o conjunto de equipamentos e suportes lgicos (hardware e software), que permitem executar tarefas como aquisio, transmisso, armazenamento, recuperao e exposio de dados ([Alter 1992] p. 9). Procurando exemplificar o que so TI, Ward ([Ward, et al. 1990] p. 387) enumera: Hardware - Sistemas de computao, computadores pessoais, estaes de trabalho, impressoras, digitalizadores, discos, etc. Software de sistema - Sistemas operativos, monitores de teleprocessamento, sistemas de gesto de bases de dados, compiladores e interpretadores de linguagens de programao, etc.

14

"Misso" de uma organizao a razo fundamental ou propsito que justifica, em ltima anlise, a sua existncia ([Koontz e Weihrich 1988] p. 61).

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Comunicaes - Hardware, software e servios de comunicaes. Ferramentas de desenvolvimento - Geradores de aplicaes, linguagens de 4 gerao, ferramentas CASE (Computer Aided Software/Systems Engineering), ferramentas de prototipagem, etc. Software de aplicao - Sistemas periciais, sistemas baseados em conhecimento, automao do escritrio, processamento de texto, correio electrnico, CAD-CAM (Computer Aided Design - Computer Aided Manufacturing), Sistemas de Informao de Gesto, Sistemas de Informao Executivos, Sistemas de Apoio Deciso, Aplicaes genricas (Folhas de clculo, etc.), aplicaes especficas (salrios, contabilidade, etc.), etc. Ainda que alguns autores [Krovi 1993, Smith e McKeen 1992], reconheam que as TI so fontes de conflito e reaco mudana, enquanto outros contestam os investimentos em TI das organizaes, pelos valores exagerados que absorvem e por algumas falsas expectativas que nelas geram [Galliers 1987a, Strassmann 1990], a importncia das TI e dos SI nas organizaes hoje uma realidade conhecida [Earl 1989, Eason 1988].

2 . 2 A importncia da informao para as organizaes A importncia da informao para as organizaes de hoje universalmente aceite, constituindo, seno o mais importante, pelo menos um dos recursos cuja gesto e aproveitamento mais influncia o sucesso das organizaes [Ward, et al. 1990]. Alm de ser vista apenas como qualquer outro recurso [Laribee 1991, Nolan 1982], a informao tambm considerada e utilizada em muitas organizaes como um factor estruturante e um instrumento de gesto da organizao [Zorrinho 1991], bem como uma arma estratgica indispensvel para a obteno de vantagens competitivas [Porter 1985]. Tambm as denominadas organizaes baseadas na informao [Drucker 1988] cada vez mais deixam de ser uma excepo sendo inevitvel, por razes de sobrevivncia e competitividade, a mutao ou evoluo neste sentido das organizaes convencionais (no centradas na informao). Como acto de sobrevivncia perante a constante necessidade de adaptao das organizaes s novas situaes, tm-se assistido a uma crescente adopo de novos paradigmas de desenho e funcionamento organizacional como "Engenharia da Organizao" [Brown e Watts 1992], "Total Quality Management" [Zultner 1993], "Process Innovation" [Davenport 1993], etc. Todos estes novos paradigmas implicam uma crescente valorizao do papel da informao e da infraestrutura que a suporta no desenho e funcionamento das organizao [Brown e Watts 1992].

Captulo 2

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Essa valorizao manifesta-se no peso e na taxa de crescimento que os investimentos em TI e suportes dos SI, tem na estrutura de custos das organizaes modernas. A maioria das organizaes gasta pelo menos 2% do seu volume total de facturao (no dos lucros!) em TI, chegando este valor em algumas organizaes a atingir os 10% [Gray, et al. 1989]. Cerca de 50% do investimento de capital das grandes empresas dos Estados Unidos da Amrica realizado em TI [Bakos e Kemerer 1992]. Mesmo em Portugal, estudos recentes [Iberconsult 1993] apontam para valores de gastos em SI/TI na ordem dos 1,2% do volume de vendas. Esta aptncia que as organizaes tm pelo investimento em TI tornou-a na tecnologia que em toda a histria mais rapidamente se difundiu ([Bretschneider e Wittmer 1993] p. 88). Este investimento notvel em TI por parte da generalidade das organizaes certamente uma consequncia das caractersticas econmicas manifestadas pelas TI ([Bakos e Kemerer 1992] p. 366-367). Apesar de se reconhecer alguma evidncia da relao entre o investimento em TI e o desempenho das organizaes, quer comprovada por estudos rigorosos [Mahmood 1993], quer como resultado do conhecimento de alguns casos, defende-se aqui, de acordo com Strassmann [Strassmann 1990], que no existe uma relao entre os gastos em TI e o retorno causado por esses investimentos, at porque, paradoxalmente, no existe, ou pelo menos de comprovao difcil e discutvel, uma relao entre a utilizao de TI e o aumento da produtividade da organizao [Brynjolfsson 1993]. A gesto das TI e no da informao, tem polarizado a ateno das organizaes, talvez por elas, erradamente, acreditarem que a mera aquisio e gesto das TI esforo suficiente para a obteno das vantagens que estas potenciam [Galliers 1987a, Strassmann 1990, Zorrinho 1991]. Lamentavelmente, a gesto da informao, ou a gesto do sistema responsvel pela sua operacionalizao (o SI), no tem beneficiado do mesmo crescendo de interesse e reconhecimento por parte da grande generalidade das organizaes, assim comum que a concepo e o planeamento do desenvolvimento do SI sejam uma consequncia da gesto de outros recursos (como por exemplo o financeiro) ou o resultado marginal de projectos de reorganizao administrativa. Contudo, a informao como qualquer outro dos recursos vitais deve ser gerida [Nolan 1982], pelo que deve constituir o cerne de uma rea funcional da gesto da organizao a que comummente se chama de Gesto da Informao [Castro 1987]. O principal mbil dessa funo o de manter uma viso global dos dados da organizao [Trauth 1989], de modo a satisfazer as suas necessidades de informao possibilitando o cumprimento da misso que justifica a sua existncia. A satisfao dessas necessidades passa essencialmente pela determinao de quais, onde e quando devem os dados estar presentes na vida da organizao (Figura 2.2).

Captulo 2

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Representaes do mundo real Dados utilizados

Dados Informao

Gesto das necessidades de informao da organizao (Dados: Quais, onde, quando, ...)

Gesto da Informao

Figura 2.2 - Gesto da Informao.

A aceitao de que a informao possa ser gerida da mesma forma que os restantes recursos da organizao , ainda, um assunto polmico. Enquanto recurso e semelhana de outros bens econmicos, a informao deve ser gerida [King e Kraemer 1988, Oliveira 1994a], sendo at proposto por alguns autores que seja considerado um bem de inventrio [Ronen e Spiegler 1991]. Contudo, diferenas15 da "informao" em relao a outros recursos, dificultam ou impossibilitam a sua categorizao em termos econmicos. Estas dificuldades, motivam as organizaes, em alternativa gesto da informao, a direccionar os seus esforos de gesto sobre as TI [King e Kraemer 1988], por encontrarem a maior aplicabilidade dos seus modelos tradicionais. Arrastadas pela importncia que reconhecem informao, muitas organizaes no se apercebem (ou no reagem), a alguns excessos na procura e manuteno da informao. A classificao da informao como "crtica", "til", "interessante" e "sem interesse", proposta por Jakobiak e referida por Sutter ([Sutter 1993] p. 80), identifica j esses excessos. Esse formulao aqui refeita, em funo do papel que a informao pode desempenhar nas actividades da organizao, conforme se apresenta na Figura 2.3. Dever haver uma evoluo do esforo por parte da organizao na procura e manuteno da "informao crtica", da "informao mnima" e da "informao potencial". J sobre a "informao lixo" o esforo , obviamente, no sentido de se evitar qualquer dispndio de recursos com ela. A aceitao do princpio subjacente a classificaes como esta comum e utilizado em muitas abordagens de GSI. Contudo, a operacionalizao deste princpio muito delicada pois a classificao de uma dada informao em particular numa dada classe , obviamente, um problema de difcil resoluo prtica.

15

Algumas das caractersticas diferenciadoras so apresentadas no Captulo 6, na discusso dos "Recursos".

Captulo 2

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Informao crtica (essencial sobrevivncia da organizao) Informao mnima (essencial para uma boa gesto da organizao) Informao potencial (essencial para a obteno de vantagens competitivas pela utilizao do SI) Informao lixo (essencial para nada ...)

Figura 2.3 - Classes de informao.

Esta classificao da informao decorre da aceitao de dois outros princpios. Primeiro de que o custo total da informao utilizada resulta do custo de oportunidade de no ter a informao necessria e do custo de obteno, manuteno e utilizao da informao necessria. Esse custo total evolui segundo a curva proposta por Bowonder ([Bowonder, et al. 1993] p. 184), conforme ilustrado na Figura 2.4, e apresenta um ponto de custo mnimo, a partir do qual os custos aumentam com o aumento da utilizao da informao.

Custo

Custo mnimo Custo total da informao

Custo de obteno, manuteno e utilizao da informao necessria

Custo de oportunidade de no ter a informao necessria Informao

Figura 2.4 - Custo de utilizao da informao.

O outro princpio, defendido por Davis ([Davis e Olson 1985] p. 237), de que a capacidade de processamento tem um ponto mximo nas pessoas, parece tambm aplicvel s organizaes. Assim, aceita-se que existe um ponto de saturao, a partir do qual ao aumento da informao disponvel, no corresponde um aumento da sua utilizao, correspondendo at a uma diminuio conforme se ilustra na Figura 2.5.

Captulo 2

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Utilizao

Ponto de saturao

Informao

Figura 2.5 - Saturao na utilizao da informao.

2 . 3 Tipos de Sistemas de Informao nas Organizaes Todas as organizaes possuem um SI com o propsito de a auxiliar no cumprimento da sua misso. Esse sistema normalmente composto de diversos sub-sistemas de natureza conceptual idntica daquele que integram, mas com caractersticas especficas quanto sua finalidade e justificao, quanto ao tipo das tecnologias utilizadas e quanto ao nvel dos processos ou natureza das pessoas que envolvem. A designao "Sistema de Informao" indistintamente utilizada para referir cada um dos diferentes sub-sistemas de informao ou o SI da organizao na sua globalidade. Estes subsistemas de informao envolvem inevitavelmente a utilizao de computadores e correspondem definio de "SI em sentido estrito" apresentada em 2.1, tambm correntemente designados por "Sistemas de Informao Baseados em Computador"16, ou simplesmente aplicaes. A utilizao de diferentes critrios e das suas combinaes, na classificao dos diversos tipos de SI, torna possvel encontrar inmeras propostas, de diferentes autores, sobre as caractersticas fundamentais de cada um desses tipos. So contudo mais frequentes e aceites as classificaes que utilizam como critrios; O que os sistemas fazem (funes) e os componentes que integram (atributos).

16

Computer-Based Information Systems - Sub-Sistema de informao onde os computadores tm um papel central ([Parker 1989] p. 86).

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Os nveis de gesto que prioritariamente servem. A era a que pertencem (simultaneamente numa base temporal e pela sua justificao fundamental) Uma mistura de critrios. Como exemplo de uma classificao baseada numa mistura de critrios tem-se a proposta de Alter [Alter 1992], onde pela utilizao conjunta de todos os outros tipos de critrios enunciados, so identificados os seis tipos de SI definidos na Tabela 2.3.

Tabela 2.3 - Tipos de Sistemas de Informao

Tipo de sistema

Definio

Sistema Processamento de Transaces Sistema de Informao de Gesto

Recolhe e mantem informao sobre transaces e controla pequenas decises que fazem parte das transaces Converte informao sobre transaces em informao para a gesto da organizao Ajuda os utilizadores na tomada de decises no estruturveis fornecendo-lhes informao, modelos e ferramentas para analisar a informao Fornece aos gestores, de modo muito interactivo e flexvel, acesso a informao geral para a gesto da organizao Suporta os profissionais do desenho, diagnstico e avaliao de situaes complexas que requerem conhecimento especializado em reas bem definidas

Sistema de Apoio Deciso

Sistema de Informao para Executivos Sistema Pericial

Sistema de Automao de Escritrio Mantem as tarefas de comunicao e processamento de informao caractersticas de ambiente de escritrio adaptado de: Alter, S., Information Systems: A Management Perspective, Addison-Wesley, 1992, p. 127-140.

Um dos trabalhos mais interessantes de classificao dos SI, com base nas funes que eles desempenham e nos componentes que os integram proposta por Ein-Dor [Ein-Dor e Segev 1993]. Nesse trabalho admitem-se dois conjuntos de caractersticas taxionmicas. Num, os atributos, composto por 31 tipos de componentes distintos onde se caracterizam os equipamentos, os suportes lgicos, os perifricos, etc. Noutro, as funes, composto por 27 tipos de tarefas distintas onde se caracterizam as entradas, sadas, interfaces, acessos, estruturas de processamento, etc. Uma cuidadosa reviso de literatura permitiu a identificao e definio de 17 tipos de SI ([Ein-Dor e Segev 1993] p. 189-193). Estes sistemas so determinados e

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diferenciados, com algum rigor e detalhe, pelas presenas ou ausncias dessas caractersticas taxionmicas. Na Tabela 2.4 enumeram-se os tipos de sistemas considerados.

Tabela 2.4 - Tipos de Sistemas de Informao (funes e atributos)

Tipo de sistema Computao Primitiva Processamento de Dados Primitivo Sistema de Informao de Gesto Sistema de Apoio Deciso Sistema de Informao de Escritrio/Automao de Escritrio Sistema de Informao para Executivos Sistema de Apoio Deciso em Grupo Sistema Pericial Processamento de Dados Maturo Computao Cientfica Planeamento Requisitos de Materiais Planeamento de Recursos de Produo Desenho Assistido por Computador Produo Assistida por Computador Desenho Assistido por Computador/Produo Assistida por Computador Robs de Produo Comando, Controlo, Comunicao e Inteligncia adaptado de:

A c r n i m o p r o p o s t o 17 C (P) DP (P) MIS DSS OA EIS GDSS ES DP (M) SC MRP MRP II CAD CAM CAD/CAM MR C3I

Ein-Dor, P. e E. Segev, A Classification of Information Systems: Analysis and Interpretation, Information Systems Research, Vol 4, n 2, p. 166-204, 1993.

Um dos critrios de classificaes mais adoptadas, certamente pela divulgao e aceitao do paradigma que o suporta, o dos nveis de gesto de Anthony [Anthony 1965]. Os nveis de gesto resultam da estratificao ([Ward, et al. 1990] p. 3) das actividades de gesto de acordo com a sua natureza estratgica, tctica e operacional em trs nveis; Planeamento Estratgico Controlo de Gesto

17

Utilizam-se acrnimos derivados das designaes em Ingls por serem os utilizados na linguagem corrente.

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Controlo Operacional Os SI so ento classificveis em sistemas de planeamento, sistemas de controlo e sistemas operacionais, de acordo com o nvel de gesto que prioritariamente servem [Davis e Olson 1985, Rackoff, et al. 1985, Ward, et al. 1990]. A Tabela 2.5 apresenta uma classificao para SI [Earl 1988a], de acordo com esta proposta de Anthony.

Tabela 2.5 - Tipos de Sistemas de Informao (nveis de gesto)

Nvel de gesto

Tipo de sistema

Planeamento Estratgico Controlo de Gesto Controlo Operacional adaptado de:

Sistema de Informao Estratgico Sistema de Apoio Deciso Sistema de Processamento de Transaces

Earl, M. J., Exploiting IT for Strategic Advantage - A framework of frameworks, Oxford Institute of Information Management, 1988.

A classificao dos diferentes tipos de SI pela identificao da era a que pertencem uma das formas mais prticas (e mais til em muitas situaes), de o fazer. As eras so definidas de forma diferente por diferentes autores, mas todas elas tm subjacente uma evoluo temporal de alguma caracterstica fundamental da composio, justificao ou utilizao dos diversos SI. Uma forma comum a identificao de eras de acordo o papel que se reconhece aos SI/TI na organizao e forma como encarada a sua gesto. Com esta perspectiva so identificveis duas eras [Earl 1989, Galliers e Sutherland 1991, Nolan 1982]. A era do "Processamento de Dados" com foco na gesto das TI e a era dos "Sistemas de Informao de Gesto" com foco na gesto da informao como recurso (Tabela 2.6). Outra forma comum a identificao de trs eras de acordo com o objectivo primrio ou funo principal dos diferentes tipos de SI [Ward, et al. 1990, Wiseman 1988]. Assim, a automatizao eficiente de processos bsicos, a satisfao eficaz das necessidade de informao de gesto e a utilizao da informao de forma a afectar a competitividade da organizao, so os factores diferenciadores de cada uma das trs eras. Segundo Ward18 [Ward, et al. 1990], os

18

Wiseman [Wiseman 1988], utiliza designaes ligeiramente diferentes para estes mesmos conceitos.

Captulo 2

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sistemas de cada uma destas eras designam-se por "Sistemas de Processamento de Dados", "Sistemas de Informao de Gesto" e "Sistemas de Informao Estratgicos"19 (Tabela 2.6).

Tabela 2.6 - Tipos de Sistemas de Informao (eras)

Foco de gesto

Era

Objectivo

Era

Tecnologias da Informao

Sistema de Processamento de Dados Sistema de Informao de Gesto

Automatizao eficiente de processos bsicos

Sistema de Processamento de Dados Sistema de Informao de Gesto

Informao

Satisfao eficaz das necessidades de informao Potenciar a competitividade da organizao

---

---

Sistema de Informao Estratgico

adaptado de: Earl, M. J., Management Strategies for Information Technology, Prentice-Hall, 1989, p. 21-22.

adaptado de: Ward, J., P. Griffiths e P. Whitmore, Strategic Planning for Information Systems, John Wiley & Sons, 1990, p. 10-11.

De todas estas classificaes resulta inevitavelmente alguma confuso, quer ao nvel das designaes, quer ao nvel dos prprios conceitos. Dos critrios aqui utilizados, ou utilizveis, para a classificao de SI, os nveis de gesto propostos por Anthony so sem dvida o referencial de maior importncia quer pelo efeito estruturador que tem na discusso destas matrias ([Wiseman 1988] p. 66), quer pela vasta divulgao e aceitao de que alvo. Assim, utiliza-se o paradigma de Anthony na Figura 2.6, com o objectivo de oferecer uma viso geral de como todos os tipos de SI identificados ou definidos se posicionam nesse paradigma e entre si. Neste projecto, utiliza-se o modelo de classificao apresentado por Ward [Ward, et al. 1990], sempre que houver a necessidade de diferenciar os SI quanto aos seus objectivos e motivaes fundamentais. Simultaneamente, perante a necessidade de diferenciar mais detalhadamente os diversos SI, utiliza-se a classificao proposta por Ein-Dor [Ein-Dor e Segev 1993], onde com muita objectividade se conseguem diferenciar os SI pelas suas caractersticas tecnolgicas e funcionais.

19

Os Sistemas de Informao Estratgicos no so intrinsecamente diferentes dos sistemas de processamento de dados e dos sistemas de informao de gesto. O seu impacto na actividade e competitividade da organizao que distinto ([Ward, et al. 1990] p. 11).

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Estratgico

Sistema de Informao Estratgico

Sistema de Informao para Executivos Sistema de Informao Estratgico Sistema de Apoio Deciso em Grupo Sistema de Apoio Deciso Sistema Pericial

Sistema de Informao Estratgico Sistema de Informao para Executivos Sistema de Apoio Deciso Sistema Pericial Sistema de Informao de Gesto Sistema de Automao de Escritrio

Nveis de Gesto

Controlo de Gesto

Sistema de Apoio Deciso

Sistema de Informao de Gesto

Sistema de Informao de Gesto

Sistema de Processamento de Transaces

Sistema de Processamento de Dados

Sistema de Processamento de Dados

Sistema de Informao de Gesto Processamento de Dados Maturo MRP MRP II Automao de Escritrio CAD/CAM CAM CAD Computao Cientfica Robs de Produo Processamento de Dados Primitivo Computao Primitiva Comando Controlo Com. Inteligncia

Operacional

Sistema de Processamento de Transaces

Nveis

Eras (foco)

Eras (objectivos) Critrios

Funes e atributos

Mistura de critrios

Nota: A terminologia deve ser entendida no sentido especfico utilizado no texto ou nos diferentes trabalhos referenciados.

Figura 2.6 - Tipos de Sistemas de Informao para diferentes critrios de classificao.

Apesar da classificao dos diversos tipos de SI ser um assunto interessante s por si, no essa, obviamente, a motivao para ser aqui discutido. A importncia da diferenciao dos diversos tipos de SI resulta do facto deles desempenharem papis e terem utilidades distintas para a organizao. Essas diferenas implicam ateno e tratamentos diferenciados quando so envolvidos como objecto de ateno nas actividades de desenvolvimento, planeamento e gesto do SI global da organizao.

2 . 4 Desenvolvimento, Planeamento e Gesto de SI A definio da actividade de gerir SI como sendo a juno das actividades de planear SI e de desenvolver SI comum em diversos autores [Barki, et al. 1993, Dickson e Wetherbe 1985, Gray, et al. 1989, Jordan 1993, McNurlin e Sprague Jr. 1989, Sager 1990, Zmud, et al. 1987]. Contudo, a forma como estes autores sub-dividem a GSI distinta. Como primeiro exemplo podemos referir a diviso de Jordan [Jordan 1993] em que so propostas as actividades de gesto de recursos humanos, gesto de projectos de DSI, gesto de aplicaes e servios, e o planeamento das diversas actividades.

Captulo 2

36

Numa outra proposta [Gray, et al. 1989], o domnio da GSI subdividido na gesto de aplicaes e do seu desenvolvimento, na gesto das TI e na gesto da funo SI. Nesta ltima sub-actividade inclui a organizao dos servios, o PSI e a gesto de recursos humanos entre outros aspectos. Ainda a recente proposta de um esquema classificativo dos tpicos de interesse na investigao em SI [Barki, et al. 1993], inclui na actividade de GSI as sub-actividades de gesto do recurso informao, de gesto de recursos humanos, de gesto de recursos computacionais e de gesto de projectos de DSI. Inclui ainda como sub-actividades a organizao de servios do SI, a avaliao, controle e segurana do SI bem como a sub-actividade de PSI. Como ltimo exemplo temos a diviso apresentada por Sager ([Sager 1990] p. 137), que defende exactamente uma separao com a granularidade que aqui propomos de considerar apenas as duas actividades de PSI e de DSI na composio da GSI. Nesta tese aceita-se simultaneamente a GSI como sendo a juno das actividades de PSI e de DSI e que, para alm da gesto da informao, na GSI necessrio incluir a gesto de todos os outros recursos envolvidos na concepo, construo e funcionamento do SI. Assim, pela simples extenso da definio para gesto da informao apresentada na seco 2.2, possvel definir que: Gesto de Sistemas de Informao a Gesto do Recurso Informao e de todos os recursos envolvidos no planeamento, desenvolvimento, explorao e manuteno do SI (conforme esquematizado na Figura 2.7). Procurando estabelecer limites para as actividades que compem a GSI e para perspectivar a "posio" relativa das actividades de planeamento e desenvolvimento organizacional e do SI em todo o espao da gesto organizacional (em sentido lato por incluir o SI), possvel formular uma representao matricial [Carvalho e Amaral 1993]. Nessa representao combinam-se: a) os dois tipos de actividades: planeamento e desenvolvimento - eixo vertical; b) os dois nveis de abrangncia daquelas actividades: toda a organizao ou apenas o seu sistema de informao - eixo horizontal.

Captulo 2

37

Representaes do mundo real Dados utilizados

Dados Informao

Gesto das necessidades de informao da organizao (Dados: Quais, onde, quando) Equipamentos Suportes lgicos Suportes metodolgicos Gesto do recurso informao e de todos os recursos envolvidos no planeamento, desenvolvimento, explorao e manuteno do SI

Gesto da Informao TI Outros recursos

Recursos humanos Recursos financeiros ...

Gesto do Sistema de Informao

Figura 2.7 - Da Gesto da Informao Gesto do Sistema de Informao.

Identificam-se assim, em todo o espao da gesto organizacional (Figura 2.8), quatro actividades distintas: i) planeamento de sistemas de informao;

ii) desenvolvimento de sistemas de informao; iii) planeamento organizacional (actividade de planeamento estratgico da organizao); iv) desenvolvimento organizacional (actividades de desenho, re-estruturao e racionalizao da organizao no limitadas ao sistema de informao).

Organizao

SI

Planeamento

- Planeamento do Sistema de Informao

III

II - Desenvolvimento do Sistema de Informao III - Planeamento organizacional

Desenvolvimento

IV - Desenvolvimento organizacional

IV

II
I + II - Gesto de Sistemas de Informao

Figura 2.8 - Matriz de Actividades de planeamento e desenvolvimento organizacional e do SI.

Captulo 2

38

A actividade de DSI (quadrante II) caracteriza-se fundamentalmente como sendo um processo de mudana que visa melhorar o desempenho dos (sub-)sistemas de informao. Dentro do espectro das mudanas possveis de introduzir num sistema de informao, normalmente dada nfase, no DSI, actividade de construo20 dos suportes que a funo SI, tem por misso facultar aos processos da organizao. O DSI passa aqui a incluir, para alm das actividades de construo e implementao dos diversos suportes ou componentes do SI, as actividades de explorao, utilizao e manuteno desses mesmos componentes. O PSI (quadrante I) caracteriza-se fundamentalmente como sendo o momento na vida das organizaes onde se define quer o futuro desejado para o seu sistema de informao, quer o modo como este dever ser suportado pelas tecnologias da informao quer ainda a forma de concretizar esse suporte. Assim, o PSI essencialmente entendido como uma tarefa de gesto que trata da integrao dos aspectos relacionados com SI no processo de planeamento da organizao, fornecendo uma ligao directa entre este processo com a gesto operacional do DSI, nomeadamente com a aquisio das TI, com desenvolvimento, explorao e manuteno de aplicaes, etc. [Galliers 1987b]. A actividade de GSI (gesto da informao e de todos os recursos envolvidos no planeamento, desenvolvimento, explorao e manuteno do SI) representada nesta matriz pela reunio dos quadrantes I e II, correspondendo juno das actividades de PSI e de DSI conforme atrs proposto. Sendo a GSI uma rea funcional da organizao centrada na gesto do recurso informao [Castro 1987], a actividade do responsvel por essa rea essencialmente uma actividade de gesto [Jordan 1993], no devendo por isso ser conduzida por especialistas das TI [Gray, et al. 1989]. Utilizando a proposta de Keen [Keen 1991b], para a descrio de carreiras profissionais poder-se- caracterizar o perfil ideal de um gestor de SI como sendo o de um forte conhecedor do negcio da organizao e possuidor de conhecimentos tcnicos adequados (hbrido tipo B [Keen 1991b] p. 121). Posicionar convenientemente os responsveis pela GSI na estrutura da organizao um dos principais poblemas que se deparam a esta funo [Trauth 1989, Wysocki e Young 1990], porque em muitas organizaes, apesar de se aceitar a sua importncia, ainda no se actua de acordo com essa convico, talvez pela forte inrcia mudana que caracteriza as organizaes.

20

De referir que a "construo" de suportes poder ser entendida de duas formas: o construir (ou adquirir) a soluo e o ajudar os utilizadores na construo dessa soluo (desenvolvimento de solues locais) [Parker 1990].

Captulo 2

39

A identificao dos principais problemas e questes-chave da actividade de gerir SI tem sido alvo de diversos estudos [Ball e Harris 1982, Barki, et al. 1993, Brancheau e Wetherbe 1987, Dickson, et al. 1984, Gray, et al. 1989, Jordan 1993, Moad 1994, Niederman, et al. 1991], mesmo at a nvel nacional [Pereira 1993]. Tal como foi apontado na seco 1.3.1, os principais problemas e questes-chave identificadas nesses estudos, pelas fortes ligaes que tm com a actividade de PSI, sugerem que esta actividade a que mais pode influenciar o sucesso da GSI sendo por isso a que globalmente mais preocupa os gestores de SI. As actividades de GSI, PSI e DSI so descritas e discutidas em pormenor noutras seces desta tese, sendo at propostas no Captulo 6 novas definies coerentes com o enquadramento conceptual a construdo com base nos objectos de gesto envolvidos nas actividades de planear, desenvolver e utilizar o SI da organizao, permitindo reflectir as perspectivas da gesto da organizao, a tecnolgica e a da utilizao do SI.

Captulo 3

O PSI como actividade organizacional

Neste captulo, o PSI, enquanto actividade, revisto sobre uma perspectiva organizacional. Para alm da sua caracterizao, so apontadas e discutidas as suas diferentes motivaes, e os resultados comummente esperados. So ainda apontados os principais factores condicionadores do seu sucesso, bem como os diferentes tipos de problemas associados realizao desta actividade. No final do captulo dedicado um cuidado especial clarificao das situaes em que o PSI pode e deve ser considerado "estratgico".

3 . 1 Caracterizao O desenvolvimento do SI de uma organizao, como de qualquer outro dos seus sistemas formais, deve resultar de uma reflexo sobre o papel que ele deve desempenhar na organizao, bem como sobre o processo e os recursos envolvidos na sua construo. Pensar antes de fazer, parece uma atitude racional e saudvel perante este problema. Neste contexto, essa atitude, justifica a actividade de "Planear Sistemas de Informao". Aceitando que planear delinear um futuro desejado e os processos eficazes de o concretizar [Ackoff 1970, Kreitner 1983], o PSI o momento da vida das organizaes onde se define o futuro desejado para o seu SI, para o modo como este dever ser suportado pelas TI e para a forma de concretizar esse suporte.

Captulo 3

41

O PSI uma actividade de natureza previsional, tendo inevitavelmente associada incerteza aos seus resultados. As suas definies comuns [Alter 1992, Boynton e Zmud 1987, Davis e Olson 1985, Galliers 1987b, O'Connor 1993, Spewak e Hill 1993], centram-se essencialmente na definio de trs aspectos considerados como nucleares desta actividade: Utilizao - Aspectos funcionais do SI. Papel do SI na concepo e suporte da actividade da organizao. Recursos - Aspectos tecnolgicos (fundamentalmente TI) e operacionais do SI. Papel das TI na concepo e suporte do SI. Arquitectura - Aspectos estruturais, tecnolgicos e funcionais do SI. Uma viso da actividade de PSI centrada no papel que o SI tem na concepo e suporte da actividade da organizao proposta por Alter ([Alter 1992] p. 589) onde o PSI considerado como a componente do planeamento organizacional dedicada a promover a utilizao do SI e dos seus recursos. Para este autor ([Alter 1992] p. 595) o Plano do SI deve estar fortemente interligado ao plano organizacional e deve reflectir o modo como a organizao opera ou se pretende que venha a operar (Figura 3.1 (i)). Outros autores consideram a actividade de PSI essencialmente sobre a perspectiva dos suportes tecnolgicos envolvidos no SI da organizao. Uma viso centrada nas TI proposta por Boynton ([Boynton e Zmud 1987] p. 59), para quem o PSI uma actividade organizacional onde se pretende: (a) identificar oportunidades para utilizar TI na organizao; (b) determinar os recursos21 necessrios para explorar essas oportunidades e (c) desenvolver estratgias e planos de aco para realizar essas oportunidades e para obter os recursos necessrios para a sua realizao (Figura 3.1 (ii)). A actividade de PSI ainda considerada por outros autores com uma actividade centrada nos aspectos estruturais tecnolgicos e funcionais do SI. Spewak ([Spewak e Hill 1993] p. 1), defende que PSI um processo de definio de arquitecturas22 para a utilizao da informao no suporte da actividade da organizao e da definio do plano de implementao dessas arquitecturas. Tambm Davis ([Davis e Olson 1985] p. 444), defende que o resultado desta actividade (o Plano) descreve a estrutura e o contedo do SI bem como o modo como deve ser desenvolvido (Figura 3.1 (iii)).

21

Para Boynton recursos so; Equipamentos, suportes lgicos e pessoas envolvidas no processamento da informao baseado em meios electrnicos, inclundo dados, textos, voz, imagens, etc. ([Boynton e Zmud 1987] p. 59).
22

Spewak [Spewak e Hill 1993] divide a arquitectura do SI em trs arquitecturas. A arquitectura dos dados, a das aplicaes e a das tecnologias.

Captulo 3

42

Utilizao

Organizao

Organizao

Planeamento de Sistemas de Informao

Arquitectura

Recursos

Tecnologias da Informao

Tecnologias da Informao

(i) PSI centrado no papel que o SI tem no desenho e suporte da actividade da organizao

(ii) PSI centrado nas TI

(iii) PSI centrado nos aspectos estruturais tecnolgicos e funcionais do SI

Figura 3.1 - Aspectos nucleares do PSI. Utilizao, recursos e arquitectura.

Uma outra concepo da actividade de PSI decorre desta viso do PSI como o momento por excelncia de ligao entre as TI e a organizao, atravs do suporte que as tecnologias providenciam ao SI e pelo papel do SI na actividade da organizao. Esta caracterstica evidenciada pela proposta de Galliers ([Galliers 1987b] p. 230), para quem o PSI uma tarefa de gesto que trata da integrao dos aspectos do SI no processo de planeamento da organizao, fornecendo uma ligao directa entre este processo e a aquisio das TI e o desenvolvimento de aplicaes. Todas estas formas distintas de perspectivar a actividade de PSI levam inevitavelmente proposta de diferentes definies do que o PSI. Parece contudo que a distino ocorre ao nvel das motivaes ou preocupaes centrais com que esta actividade encarada e no ao nvel dos seus resultados e consequncias. Assim, o PSI genericamente caracterizvel como uma actividade organizacional onde se define: O futuro desejado para o seu sistema de informao. Viso global do SI da organizao (arquitectura do SI) que traduza o papel pretendido para o SI na estrutura e actividade da organizao.

Estrutura

Captulo 3

43

O modo como este dever ser suportado pelas TI. Especificao das arquitecturas da informao, dos meios computacionais e de comunicaes. A forma de concretizar e operacionalizar esse suporte. Planos e oramentos sobre a aquisio e utilizao dos recursos envolvidos no desenvolvimento e utilizao do SI (recursos humanos, TI, etc.) O plano resultante deve ser construdo na procura simultnea quer da satisfao dos utilizadores quer de um correcto suporte e tratamento das influncias entre a organizao e o seu SI conforme se prope no novo enquadramento apresentado no Captulo 6. Como todas as actividades organizacionais, o PSI tem mudado de modo a acompanhar a crescente complexidade da estrutura e do funcionamento das organizaes, existindo assim uma histria da sua evoluo. Apesar do estudo dessa evoluo ser abordado em diversas seces desta tese, ele aparece mais fortemente associado ao estudo dos mtodos por ser neste aspecto que se reflectem mais objectivamente as diferenas entre as diversas eras identificadas. A classificao do PSI como actividade estratgica ou com finalidades estratgicas uma matria muito discutida sendo tambm tratada em diversas seces deste trabalho. Contudo, a necessidade de se definir claramente quando o PSI caracterizvel como sendo de natureza ou finalidade estratgica ou quando no o , deu origem a uma seco prpria (seco 3.5) para a discusso desta matria. Nas seces seguintes so discutidos, para alm destes aspectos, as motivaes, resultados e problemas na realizao desta actividade nas organizaes.

3 . 2 Motivaes para o PSI Apesar de no existir correlao evidente entre gastos em SI e TI e o sucesso das organizaes, existe uma boa correlao entre o seu sucesso e a forma como so geridos e utilizados o SI e as TI ([Ward, et al. 1990] p. 429). A percepo por parte da organizao desta correlao certamente a principal motivao para ela estar atenta para o papel que o SI tem ou pode vir a ter no cumprimento da sua misso e para a forma como as TI podem contribuir para o suporte do seu SI. Esta ateno permite a identificao de inmeras motivaes para a realizao da actividade de PSI. Algumas das motivaes mais frequentemente apontadas so a rpida evoluo das tecnologias de suporte aos SI, a crescente preocupao das organizaes em racionalizar e rentabilizar os investimentos efectuados, a necessidade de determinar as prioridades de desenvolvimento, a escassez de recursos (nomeadamente de recursos humanos) que obriga a uma previso cuidada das suas utilizaes, a necessidade de evoluir para solues com nveis

Captulo 3

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superiores de integrao, a necessidade de apoiar mais eficiente e eficazmente os nveis superiores da estrutura de gesto das organizaes e controlar a proliferao de aplicaes e a disseminao de TI [Earl 1993, McFarlan, et al. 1983, Parker, et al. 1989, Venkatraman 1986]. Outras das principais motivaes para o PSI tem sido o reconhecimento da importncia da informao e da utilizao das TI para a obteno e manuteno de vantagens competitivas, bem como a sua utilizao estratgica e consequentemente o reconhecimento desse recurso como sendo crtico para o sucesso das organizaes [Porter 1985, Wiseman 1988]. Na tentativa de sistematizar estas razes foram identificadas trs classes de motivaes. Com base nessas classes, possvel construir um enquadramento, conforme ilustrado na Figura 3.2, onde so salientadas as sobreposies e intercepes possveis quanto natureza das motivaes ou presses para a realizao da actividade de PSI.

Estratgica

(a)
Prtica Conceptual

Figura 3.2 - Naturezas das motivaes do PSI; Simultaneidade de motivaes (zona (a)).

A primeira, de natureza conceptual, decorre do exerccio normal da actividade de gesto da organizao. O desenvolvimento de qualquer um dos sistemas formais da organizao, como o seu SI, deve resultar de uma reflexo sobre o papel que ele deve desempenhar na organizao, bem como sobre o processo e os recursos envolvidos na sua construo. Havendo recursos limitados num ambiente em constante evoluo imperativo, para o sucesso das organizaes, que a mudana e evoluo sejam previstas, para serem convenientemente conduzidas e controladas [Koontz e Weihrich 1988, Kreitner 1983]. Assim os recursos envolvidos no SI da organizao, semelhana de todos os seus outros recursos, devem ser alvo de ateno da

Captulo 3

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actividade de gesto da organizao. O PSI nestas situaes motivado por circunstncias de natureza conceptual da prpria actividade de gesto. A segunda, de natureza prtica, decorre do reconhecimento pela organizao de problemas no seu SI. Um bom exemplo so os problemas resultantes da invaso descontrolada das organizaes pelas TI, nomeadamente pela disseminao de utilizadores terminais23. Previses consideradas optimistas em 1982 [Benjamin 1982] de como em 1990 cerca de 90% dos recursos computacionais das organizaes seriam afectados aos utilizadores terminais so hoje validadas pelos factos. Este problema apresenta duas perspectivas interessantes: A de definio e controlo da arquitectura da informao e a da gesto dos suportes tecnolgicos e servios envolvidos. Nestas circunstncias o PSI motivado pela tentativa de resoluo de problemas de ordem prtica. A terceira, de natureza estratgica, uma consequncia inevitvel do ambiente competitivo em que actualmente so foradas a subsistir as organizaes [Porter 1990]. As organizaes adquirem e mantm vantagens competitivas executando as actividades estrategicamente importantes de uma forma melhor ou mais barata que os seus concorrentes [Porter 1985], sendo a utilizao estratgica da informao uma das vias mais procuradas. A procura de oportunidades pela utilizao dos SI e das TI associadas uma motivao de natureza estratgica para a actividade de PSI. Na prtica a classificao das diferentes motivaes e o estabelecimento de fronteiras claras entre elas, que nestas circunstncias se traduz na identificao das suas naturezas, uma tarefa difcil dadas as fortes interligaes e interdependncias existentes. A generalidade das organizaes v assim as suas motivaes para o PSI posicionadas na rea de intercepo (zona (a)) do enquadramento proposto, uma vez que normalmente possvel identificar, pelo menos em algum grau, a presena simultnea de motivaes dessas trs naturezas. A "Matriz de Actividades" de planeamento e desenvolvimento organizacional e do SI (apresentada na seco 2.4), um modelo que permite representar de uma forma explcita, as motivaes e suas interligaes para as diversas actividades de planeamento e desenvolvimento de uma organizao [Carvalho e Amaral 1993]. Este modelo utilizado na Figura 3.3 para ilustrar o domnio de actividade onde tm origem os trs diferentes tipos de motivaes para o PSI.

23

Utilizadores terminais ( a traduo possvel da designao em lngua Inglesa de "End-Users"), aqui utilizado para caracterizar os elementos da organizao (no profissionais de informtica) que utilizam as TI para desenvolver aplicaes especializadas para seu prprio uso [Amoroso e Cheney 1992].

Captulo 3

46

O planeamento organizacional, como actividade de gesto centrada na definio do futuro desejado para a organizao, dos seus diversos sistemas e dos recursos necessrios para a persecuo desse futuro, necessita encontrar respostas para os aspectos relacionados com o papel a desempenhar pelo SI no seu suporte, bem como para os recursos envolvidos no seu desenvolvimento e utilizao. Nestas circunstncias, para a procura dessas respostas que o PSI desencadeado (Figura 3.3 - seta 1), considerando-se que a natureza da sua motivao conceptual porque decorre do exerccio normal da actividade de gesto da organizao.

Organizao

SI

III
Planeamento

3 1 2

I
1 Motivaes de natureza conceptual. O PSI decorre do exerccio normal da actividade de gesto da organizao. 2 Motivaes de natureza prtica. O PSI decorre do reconhecimento e tentativa de resoluo pela organizao de problemas de ordem prtica no seu SI. 3 Motivaes de natureza estratgica. O PSI decorre da procura de oportunidades pela utilizao dos SI e das TI associadas.

Desenvolvimento

IV

II

Figura 3.3 - Motivaes do PSI.

O desenvolvimento "espontneo" de aplicaes informticas , infelizmente, um fenmeno frequente em muitas organizaes. Nesta situao o DSI realizado sem que tenha existido a preocupao de o "pensar" previamente, isto , sem que tenha existido uma reflexo sobre a adopo das TI pela organizao e sobre o modo como essa adopo dever ser realizada. To pouco existe a preocupao de prever os reflexos da adopo de TI no modo de funcionamento da organizao. Perante os inevitveis problemas24 que esta abordagens origina, a organizao sente a necessidade de pensar de forma global e organizada o futuro para o seu SI e para os recursos nele envolvidos. Nestas circunstncias, para a satisfao dessa necessidade que o PSI desencadeado (Figura 3.3 - seta 2), considerando-se que a natureza da sua motivao de ordem prtica porque decorre da percepo de problemas do desenvolvimento do SI da organizao.

24

Dificuldades de integrao dos diversos SI, redundncia, desperdcio de recursos, incompatibilidades entre tecnologias adoptadas, anarquia no desenvolvimento e na utilizao, incerteza sobre o aproveitamento de oportunidades,etc.

Captulo 3

47

crescente o nmero de organizaes que esto conscientes da importncia da informao, das tecnologias da informao e do papel que estas podero desempenhar na obteno de vantagens competitivas no negcio. Para estas organizaes, a actividade de PSI desencadeada como parte integrante da actividade de planeamento estratgico da organizao (Figura 3.3 - seta 3). Nestas circunstncias, o PSI motivado por razes de natureza estratgica para a organizao sendo correctamente considerado como "Planeamento Estratgico de Sistemas de Informao" ([Galliers 1987b] p. 225). importante para as organizaes a tomada de conscincia das motivaes principais que fundamentam o exerccio da actividade de PSI, pois delas decorrem directamente o grau de satisfao ou de cumprimento de expectativas em relao aos resultados obtidos. O desajuste entre os resultados reais do PSI em relao aos esperados so apontados como uma das razes mais fortes para o sentimento de insucesso muitas vezes presente nas organizaes que desenvolvem esta actividade. A criao de falsas expectativas, deliberadamente para criar sinergias, ou acidentalmente pelo deficiente conhecimento ou pelo mau planeamento da prpria actividade de PSI, frequentemente uma realidade que se cr e deseja evitvel.

3 . 3 Resultados esperados do PSI No possvel apontar, para a actividade de PSI, um conjunto fixo de resultados esperados, sem se considerar o contexto da sua execuo. As circunstncias em que a actividade de PSI desenvolvida numa organizao e num momento em particular, so potencialmente diferentes em qualquer outra situao, tornando inevitvel a tomada de uma postura situacionalista perante os resultados esperados desta actividade A origem desta diversidade um imenso conjunto de factores circunstanciais especficos de cada organizao e da situao particular em que cada uma delas se encontra no momento em questo, podendo-se salientar as diferentes motivaes para o exerccio desta actividade, os objectivos distintos que lhe so impostos, os diversos mtodos utilizados, as capacidades das pessoas envolvidas, etc. Diversos autores tem identificado alguns invariantes do exerccio desta actividade, sendo observvel uma evoluo nos resultados esperados ou uma alterao no foco principal do PSI. Sem a pretenso de ser exaustiva na caracterizao dessa evoluo, a Tabela 3.1 aponta a referncia a alguns desses novos resultados esperados. interessante rever as opinies dos autores referidos na Tabela 3.1, sobre os resultados esperados da actividade de PSI, porque permite salientar quer a evoluo temporal desses resultados quer a forma recorrente com que alguns deles so apontados.

Captulo 3

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Tabela 3.1 - Evoluo nos resultados do PSI

Novos resultados esperados

Referncia

Definio da arquitectura da informao Identificao de oportunidades de utilizao de TI Previso da evoluo dos factores que influenciam o plano do SI Alinhamento de objectivos do SI com os da organizao Obteno de apoios e comprometimento do topo de gesto e dos utilizadores Obteno de vantagens competitivas resultantes da utilizao das TI e dos SI

[Martin 1982b] [Pyburn 1983] [Davis e Olson 1985] [Galliers 1987b] [Lederer e Sethi 1988]

[Earl 1989]

O principal resultado do PSI, segundo Martin [Martin 1982b], a definio de uma arquitectura global para a informao da organizao. Essa arquitectura uma forma de garantir um controlo da consistncia da informao em todos os sistemas da organizao devendo o momento da sua definio ser aproveitado para a reavaliao e redesenho de todos os seus processos. Os aspectos arquitecturais so complementados com os aspectos resultantes do aproveitamento das novas TI bem como os aspectos ligados a uma distribuio criteriosa dos recursos envolvidos no SI. Assim, espera-se de um projecto de PSI ([Pyburn 1983] p. 3): A definio geral das arquitecturas de equipamentos e suportes lgicos. A identificao de novas oportunidades de utilizao de novas TI. A atribuio de prioridades e avaliao de projectos com a consequente atribuio de recursos. O estabelecimento de ligaes entre as estratgias do SI e da organizao de forma a garantir que os requisitos das aplicaes crticas para o sucesso da organizao so cumpridos. O reconhecimento da natureza circunstancial da actividade de PSI obriga incluso nos seus resultados de previses da evoluo dos factores que influenciam o plano do SI. Davis

Captulo 3

49

([Davis e Olson 1985] p. 447) sugere que, independentemente da forma que possa tomar, deve esperar-se como resultado da actividade de PSI: A definio dos objectivos e da arquitectura para o SI. Reconhecimento dos objectivos do SI devidamente enquadrados pelos objectivos gerais da organizao e pelos constrangimentos externos e internos e caractersticos das reas de negcio desenvolvidas pela organizao. De acordo com esses objectivos deve ser proposta uma arquitectura global para o SI que identifique os grandes processos e categorias da informao bem como as grandes reas em que estes se agrupam. A descrio do estado actual do SI, das TI e dos restantes recursos envolvidos. Esta descrio deve englobar a anlise de custos e da utilizao de equipamentos, suportes lgicos e pessoas, bem como o estado dos projectos em curso e a identificao dos pontes fortes e fracos que os caracterizam. A previso da evoluo dos factores que influenciam o plano do SI como a evoluo dos equipamentos, dos suportes lgicos, dos mtodos e de aspectos ambientais da organizao como o mercado onde actua, o mercado de trabalho, a legislao, etc. O plano de implementao. Descrio e oramentao das aces a desenvolver a curto prazo inclundo um calendrio para aquisio de equipamentos e suportes lgicos, para os projectos de desenvolvimento de aplicaes, para os projectos de manuteno e reconverso e para a contratao e formao dos recursos humanos. O alinhamento dos objectivos do SI com os objectivos gerais da organizao considerado, j mais recentemente, como um dos mais importantes resultados da actividade de PSI. Galliers ([Galliers 1987b] p. 230) considera ainda como resultados do PSI: A identificao dos requisitos e prioridades presentes e futuras para a informao, SI e TI, devidamente alinhadas com os objectivos gerais da organizao. Identificao de oportunidades, resultantes de avanos das TI, para aumentar a competitividade da organizao de acordo com as suas circunstncias internas e ambientais. Identificao de riscos e implicaes organizacionais e com os recursos, associados a cenrios e planos alternativos. Identificao das necessidades de informao globais de modo a permitir a definio da arquitectura da informao da organizao.

Captulo 3

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A dignificao da funo GSI uma necessidade sentida em inmeras organizaes. O PSI pode ser utilizado como veculo para promover o comprometimento e apoio dos gestores de topo em particular e dos utilizadores do SI da organizao em geral, sendo nestas circunstncias de esperar como seus principais resultados [Lederer e Sethi 1988]: A melhoria da comunicao com os utilizadores. O aumento do comprometimento e apoio do topo da gesto. Uma correcta distribuio de recursos. A identificao de aplicaes de alto retorno do investimento. O desenvolvimento da arquitectura da informao para toda a organizao. A utilizao das TI e dos SI com fins deliberadamente estratgicos na obteno de vantagens competitivas pela organizao hoje, em muitas situaes, a finalidade principal do PSI, sendo de esperar nestas circunstncias obter como seus resultados ([Earl 1993] p. 3): O alinhamento do SI com as necessidades da organizao. A obteno de vantagens competitivas pela utilizao das TI. Ganhar o comprometimento do topo da gesto da organizao. Prever as necessidades dos recursos do SI. Estabelecer polticas e caminhos de desenvolvimento para as TI. A diversidade das situaes em que a actividade de PSI realizada e a sua natureza contingencial, conforme justificada no incio desta seco, torna impossvel elaborar uma lista exaustiva com todos os seus resultados possveis. Contudo, esses resultados so classificveis em quatro tipos principais ([Galliers 1987b] p. 236), nomeadamente; resultados tangveis; resultados relacionados com as implicaes com recursos; resultados relacionados com as implicaes organizacionais; e resultados relacionados com as consideraes estratgicas. A Tabela 3.2 aponta alguns dos resultados mais importantes de cada um desses tipos. Com base nas opinies atrs apresentadas bem como em algumas revises recentes da prtica desta actividade a nvel internacional [Earl 1993, Goodhue, et al. 1992, Niederman, et al. 1991] e a nvel nacional [Iberconsult 1993, Amaral 1991a], ainda possvel apontar um conjunto de resultados associados aos principais aspectos da organizao afectados pelo PSI

Captulo 3

51

(Tabela 3.3). De entre estes, a arquitectura da informao25 sem dvida um dos mais marcantes, e por isso identificvel como um dos principais e mais desejados resultados da actividade de PSI, sendo at apontado [Niederman, et al. 1991], como a primeira preocupao dos responsveis pela GSI.

Tabela 3.2 - Tipos de resultados do PSI

Tipos de resultados

Resultados

Resultados tangveis

A capacidade de estabelecer ideias para o desenvolvimento de cada um dos sistemas de informao Os SI existentes e em desenvolvimento Especificaes suficientemente detalhadas para o desenho dos SI necessrios A composio das bases de dados26 da organizao Documentao clara para referncia e para suportar alteraes Uma carteira ordenada de aplicaes a desenvolver A identificao de oportunidades para a aquisio externa de aplicaes Uma reduo dos custos associados com o DSI Uma reduo no atraso do desenvolvimento e manuteno de aplicaes Identificao de requisitos em TI para toda a organizao Estimativa de utilizao de recursos e custos envolvidos na implementao do plano Identificao das necessidades de informao partilhadas e no partilhadas de modo a identificar as responsabilidades de desenvolvimento (centrais/utilizadores) Mudanas necessrias nos limites e actividades da organizao de modo a que os sistemas possam ser implementados conforme planeado A identificao das implicaes, em termos de SI e TI, das mudanas do ambiente organizacional, estratgias da organizao, etc. Identificao de utilizaes para o SI e TI que se traduzam na obteno ou manuteno de vantagens competitivas para a organizao ou pela anulao das vantagens dos concorrentes Galliers, R. D., Information Systems Planning in the United Kingdom and Australia - a comparison of currente practice, Oxford Surveys in Information Technology, Vol 4, p. 223-255, 1987, p. 236 a 237.

Implicaes com recursos

Implicaes organizacionais

Consideraes estratgicas

adaptado de:

No contexto nacional, a observao e estudo das prticas correntes permitiu identificar como resultados mais desejados para os projectos de PSI desenvolvidos, a definio da infraestrutura em TI a adquirir (bem como dos seus custos) e o estabelecimento formal da

25

Arquitectura da informao uma designao que toma significados muito distintos em contextos ou autores diferentes, conforme se discute em 6.2.4.5. Aqui, utilizada para designar o mapa das necessidades de informao de uma organizao, ou seja, ilustrar as relaes entre as principais classes de informao e as principais funes da organizao [Brancheau, et al. 1989, Niederman, et al. 1991].
26

"Bases de dados" deve aqui ser entendido no na sua conotao tecnolgica mas como o repositrio da informao da organizao.

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52

funo GSI [Amaral 1991a]. Julga-se que esta situao uma consequncia da maioria das organizaes observadas ter experimentado projectos de PSI motivados prioritariamente por razes de ordem prtica (ver seco 3.2) e em circunstncias pouco propcias para desenvolvimento desta actividade.

Tabela 3.3 - Resultados do PSI

Foco

Resultados

Informao Processos Projectos TI RH Educao Organizao Topo da gesto $ Estratgia

Definio da arquitectura da informao Redefinio ou clarificao dos processos da organizao Identificao de prioridades para projectos de desenvolvimento e integrao de aplicaes Identificao das grandes opes tecnolgicas (Configuraes, equipamentos, suportes lgicos, suportes metodolgicos, ...) Polticas para recursos humanos (aquisio, reciclagem, formao,...) Sensibilizao e motivao da organizao para a importncia e potencialidades do recurso informao Dignificao da funo SI Aumento do apoio e comprometimento Fundamentao e racionalizao dos investimentos Identificao de utilizaes para o SI e para as TI que trazem vantagens competitivas para a organizao

Do exerccio de uma actividade organizacional como o PSI, resultam inevitavelmente mudanas na organizao, como consequncia do impacto que o prprio processo de planeamento tem no funcionamento dos processos normais da organizao [King 1988, Premkumar e King 1991]. Esse impacto, manifesta-se principalmente a nvel dos Recursos Humanos, nomeadamente pelas influncias nos seus quadros tcnicos e de gesto, obrigando-os a reflectir sobre a organizao, a desejar acompanhar a evoluo e inovao organizacional, a criarem um esprito de mudana e de procura da qualidade, etc. Estes exemplos de alguns resultados imateriais, bem como todos os outros possveis, so designados genericamente por "Mudana", na Figura 3.4.

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53

Viso

Objectivos

Polticas

Arquitectura da informao

PSI

Plano de implementao

Oramento

Arquitectura das TI

Funo GSI

Mudana

Figura 3.4 - Resultados materiais e imateriais do PSI. Componentes tpicos de um plano de SI.

Para alm dos resultados imateriais, ainda possvel identificar um conjunto de resultados que materializam e expressam as descobertas, previses, construes e recomendaes resultantes da actividade de PSI. Estes resultados materiais, identificados na Figura 3.4, compem o que tradicionalmente se designa por "Plano do SI". O contedo especfico de um Plano de SI depende de inmeras circunstncias, sendo talvez as mais significativas o mbito do estudo e o mtodo utilizado no processo de planeamento. Contudo, comum num Plano de SI encontrar os seguintes componentes: Viso - Formulao da viso global sobre o papel e as linhas de desenvolvimento do SI e das TI na organizao.

Resultados imateriais

Resultados materiais (Plano do SI)

resultados

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Objectivos - Formulao dos objectivos para o SI e para o seu desenvolvimento. Polticas - Formulao das polticas e regras gerais de actuao que condicionam a GSI e o DSI. Arquitectura da informao - Identificao e mapeamento dos requisitos de informao da organizao e da sua estrutura de processos. Plano de implementao - Descrio das diversas actividades envolvidas na implementao do plano do SI (tarefas, resultados ou produtos, recursos envolvidos, tempos, etc.). Oramento - Previso das necessidades oramentais decorrentes da implementao prevista. Arquitectura das TI - Identificao e mapeamento das TI envolvidas na implementao do SI planeado. Funo GSI - O estabelecimento (ou adaptao) da estrutura responsvel pela GSI e, consequentemente, pela implementao do plano do SI. Da implementao de um Plano de SI resultam mudanas (desejavelmente), nos aspectos estruturais, funcionais e tecnolgicos da organizao. Assim, a mudana organizacional motivada quer pelo prprio processo de planeamento quer pela implementao do plano resultante, genericamente o grande resultado do PSI.

3 . 4 Problemas e factores de sucesso do PSI De uma actividade como o PSI, de natureza previsional que tem por finalidade a concepo global de um sistema to complexo como o SI de uma organizao, natural esperar que ela sofra de inmeras dificuldades e problemas. Alguns dos problemas mais frequentes so [Dickson e Wetherbe 1985, Earl 1993, Lederer e Mendelow 1989, O'Connor 1993]: A dificuldade de alinhar o plano do SI com as estratgias e objectivos de toda a organizao, pela sua inexistncia ou desconhecimento. Nestas circunstncias difcil a adequada identificao e seleco dos projectos de desenvolvimento, de acordo com as prioridades estabelecidas pelas necessidades da organizao. A concepo de uma arquitectura para o SI da organizao que enquadre o desenvolvimento de todas as suas aplicaes e restantes projectos de desenvolvimento,

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que corresponda efectivamente aos requisitos da organizao e simultaneamente seja a melhor escolha entre os diversos cenrios possveis. A distribuio de recursos de desenvolvimento e explorao entre as diversas aplicaes concorrentes , perante a inevitvel escassez de recursos, uma tarefa complexa sendo por vezes difcil fazer prevalecer os critrios racionais sobre critrios de outra natureza com por exemplo as relaes informais de poder dentro da organizao. Dificuldades de previso da evoluo de aspectos internos e ambientais da organizao como por exemplo a evoluo das TI. O enfraquecimento da credibilidade da funo SI nas organizaes pela frequente incapacidade de concluir os projectos de desenvolvimento de acordo com o tempo e recursos planeados. Este enfraquecimento impossibilita o desenvolvimento da actividade de PSI com a seriedade e profundidade que ela exige. A obteno de suporte e comprometimento por parte dos utilizadores e do topo da gesto, normalmente manifestadas pela indisponibilidade ou falta de colaborao e pela escassez de recursos atribudos para a realizao desta actividade. Dificuldades na seleco e utilizao do mtodo ou dos mtodos adequados ao desempenho da actividade de PSI. Primeiro porque os requisitos do mtodo a adoptar so fortemente ditados pelas circunstncias que caracterizam e rodeiam a organizao no momento do desenvolvimento dessa actividade. Segundo, porque no existem referenciais universais para a avaliao da adequao dos diferentes mtodos a uma dada situao em particular. As motivaes e circunstncias especficas em que a actividade de PSI desenvolvida, determinam quais os seus aspectos que so problemticos, bem como a sua importncia relativa. A diversidade de motivaes e circunstncias levaram os estudos que procuraram identificar detalhadamente todas as dificuldades e problemas desta actividade, construo de listas numerosas dos seus problemas potenciais [O'Connor 1993]. Como exemplo temos a lista proposta por Lederer ([Lederer e Sethi 1988] p. 448-451), onde so apontados 49 problemas com a utilizao de mtodos de PSI, construda a partir de uma reviso dos trabalhos mais significativos sobre as dificuldades associadas ao PSI. Um outro exemplo resultou da extenso e adaptao dessa lista s circunstncias nacionais especficas tendo sido identificados 62 problemas potenciais no exerccio da actividade de PSI em Portugal [Amaral, et al. 1992b]. Um outro exemplo, fornecido por Earl ([Earl 1993] p.

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23) onde so apontados 65 problemas potenciais ou aspectos que devem preocupar os responsveis pelo PSI de uma organizao. Os estudos que envolveram estas listas de problemas [Amaral, et al. 1992b, Earl 1993, Lederer e Sethi 1988], concluram que no existe qualquer aspecto ou problema em particular que se evidencie, sendo contudo claramente identificveis grupos27 em que os diversos problemas se renem. Os grupos mais significativos so: Mtodos - Dificuldades associadas seleco, adaptao ou construo do mtodo adequado s circunstncias existentes e aos resultados esperados. Recursos - Dificuldades associadas obteno das condies e dos recursos necessrios para o correcto desenvolvimento da actividade de PSI. Processo - Dificuldades associadas com as circunstncias em que realmente o PSI se desenvolve, como por exemplo a falta de comprometimento do topo da gesto ou a no colaborao dos utilizadores. Resultados - Dificuldades associadas compreenso e adequao do plano realizado s necessidades reais da organizao. Implementao - Dificuldades associadas ao cumprimento das recomendaes e aces previstas no plano realizado, bem como ao seu acompanhamento. Na medida que um problema s o , para uma dada actividade, se comprometer o seu sucesso, os problemas da actividade de PSI esto intimamente relacionados com os seus factores de sucesso. Os factores de sucesso de uma actividade so as circunstncias ou caractersticas que potenciam o alcance dos seus objectivos. No se devem confundir factores de sucesso com o prprio sucesso da actividade. Enquanto o sucesso uma finalidade, os factores de sucesso so os aspectos da actividade a ter em considerao na procura desse sucesso ([O'Connor 1993] p. 76). Existem diversas abordagens para a medida ou avaliao do sucesso da actividade de planear SI [Fitzgerald 1993]28, o que comprova que o sucesso desta actividade pode ser entendido de formas distintas pelos diferentes intervenientes e interessados [Galliers 1987b],

27

Earl ([Earl 1993] p. 4-5), agrupa os problemas relacionados com o mtodo, com o processo e com a implementao dos resultado. Lederer ([Lederer e Sethl 1988] p. 448-449), agrupa os problemas relacionados com os recursos, com o processo e com os resultados.
28

Avaliao dos objectivos (nvel de satisfao dos objectivos do PSI), avaliao comparativa (comparao com organizaes similares), avaliao normativa (comparao com a organizao ideal), avaliao de melhorias (grau de mudana) e avaliao de impacto (alterao de variveis organizacionais).

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dependendo obviamente das motivaes e objectivos impostos a cada caso em particular. Uma simplificao comummente aceite, talvez pela facilidade da sua utilizao, a de que a principal medida de sucesso do PSI o nvel de aceitao e de implementao do plano resultante [Earl 1990, O'Connor 1993]. Os factores de sucesso do PSI so inmeros, porque dependem igualmente das circunstncias e motivaes da actividade de PSI em cada caso particular. Contudo, contrariamente ao ocorrido com os problemas desta actividade, possvel identificar um factor que se evidencia como o mais importante para o sucesso do PSI. Esse factor o envolvimento e comprometimento dos gestores de topo em particular e dos restantes elementos da organizao em geral [Earl 1993, Galliers 1987b]. A sua importncia compreensvel uma vez que se houver de facto um comprometimento real por parte da organizao, um grande nmero de problemas desaparece ou torna-se de soluo fcil. Os investigadores e as pessoas envolvidas no estudo e na prtica da actividade de PSI, foram construindo, ao longo dos tempos, um conjunto de linhas directrizes para o sucesso do desenvolvimento e implementao de um plano para o SI, que tem hoje uma aceitao generalizada e tcita ([Lederer e Mendelow 1989] p. 15). Curiosamente, apesar das linhas directrizes da actividade de PSI, baseados nos seus factores de sucesso, serem bem conhecidas so paradoxalmente esquecidos ou desconsideradas por razes que tm que ver principalmente com os incentivos que motivam os participantes no PSI [Lederer e Mendelow 1989]. A Tabela 3.4 apresenta as linhas directrizes comummente aceites, bem como os paradoxos que lhes esto associados. O desconhecimento ou desconsiderao dessas linhas directrizes revela-se como uma importante fonte de problemas para o PSI. Os problemas da actividade de PSI no so diferentes de qualquer outra actividade de planeamento de um sistema organizacional complexo. Contudo, a crescente importncia da informao na vida das organizaes, o ritmo com que as TI evoluem e a crescente dinmica e competitividade do ambiente das organizaes, fazem com que o PSI seja uma actividade complexa e com dificuldades em responder simultaneamente com rigor e criatividade, s exigncias que a sobrevivncia das organizaes impem. Apesar de todas as condicionantes externas, julga-se que a principal dificuldade com que o PSI se depara de natureza interna e tem que ver com a tomada de conscincia, por parte da organizao, da importncia que o seu SI tem para o seu sucesso. Assim, a obteno de um comprometimento efectivo do topo da gesto, com todas as consequncia que esse comprometimento acarreta, a principal dificuldade a ultrapassar para a correcta realizao da actividade de PSI numa organizao.

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A identificao dos factores condicionadores do sucesso desta actividade e a identificao clara dos principais problemas que a afectam, importante pois com base nesses factores e problemas que se devem formular recomendaes e propostas para melhorar o seu desempenho.

Tabela 3.4 - Linhas directrizes do PSI e paradoxos associados

Linhas directrizes

Paradoxos

Desenvolver um plano formal para o SI

Reconhece-se que planear poupa tempo e reduz os problemas no futuro mas no h tempo para o fazer agora. As urgncias do dia a dia prevalecem sobre o planeamento. Muitas vezes a organizao apenas tem um plano geral a nvel financeiro (dificilmente reflexvel no plano do SI), ou no tem de todo um plano formal ao qual o plano do SI se possa ligar. As organizaes devem planear as aces e reaces a situaes de desastre porque os danos no SI podem afectar seriamente as suas operaes e at a sua sobrevivncia. Contudo, a baixa probabilidade de ocorrer um desastre associado ao alto custo de um plano de contingncia e recuperao tem desmotivado as organizaes a realizarem estes planos. Auditar sistemas em explorao uma forma expedita de aprender com os erros cometidos. Contudo, muitas organizaes preferem desviar os recursos a utilizar nessas auditorias para o desenvolvimento de novas solues.

Ligar o plano do SI ao plano geral da organizao

Planear situaes de desastre

Auditar os novos sistemas

Estudar a viabilidade econmica Apesar de se dever identificar os custos e benefcios antes do antes de desenvolver desenvolvimento de um novo sistema, muitas vezes difcil determina-los antes da sua construo ou da sua entrada em explorao real. Promover a evoluo dos RH A constante actualizao e promoo tcnica dos recursos humanos desejvel mas frequentemente impossibilitada pela incapacidade de os desligar das actividades de manuteno dos projectos que desenvolveram. Apesar de reconhecerem a constante mudana do ambiente e da organizao, os elementos da funo SI so tradicionalmente avessos mudana e inovao. A finalidade do SI da organizao satisfazer as suas necessidades em informao. Contudo, frequente os elementos da organizao no saberem explicitar atempadamente as suas necessidades de informao Apesar da credibilidade dever ser construda pelo acumular e publicitar dos sucessos, muitas vezes os desastres previsveis, principalmente aqueles justificveis pela escassez de recursos imposta pelo topo da gesto, no so evitados, sendo at utilizados como argumento para a angariao de recursos. Lederer, A. L. e A. L. Mendelow, Information Systems Planning: Incentives For Effective Action, Data Base, Vol 20, n 4, p. 13-20, 1989.

Estar preparado para a mudana

Os SI desenvolvidos devem satisfazer as necessidades dos utilizadores Estabelecer credibilidade pelo acumular de sucessos

adaptado de:

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59

3 . 5 Planeamento "Estratgico" de Sistemas de Informao O PSI, como actividade organizacional intimamente ligada estratgia organizacional e concepo global do SI da organizao, frequentemente etiquetado de "Planeamento Estratgico de Sistemas de Informao", "Planeamento de Sistemas de Informao Estratgica", "Planeamento de Sistemas de Informao Estratgicos", etc. [Stegwee e Waes 1990]. Estas designaes so muitas vezes utilizadas sem a conscincia clara das suas diferenas. Em particular, a designao de "planeamento estratgico" tem sido aplicada a todo o tipo de actividades de planeamento [Mintzberg 1994]. Frequentemente o termo "estratgico", por ser um termo "na moda", aproveitado como forma de justificar investimentos e actividades que no so de natureza estratgica [Powell 1994]. pois importante rever alguns conceitos envolvidos, bem como algumas das utilizaes mais vulgarizadas. No final desta seco ainda justificada e apresentada a postura assumida neste trabalho. Estratgia, em sentido corrente, o conjunto de operaes preconcebidas para resolver uma situao, ou ainda, mais resumidamente, e num contexto organizacional, o caminho para alcanar os objectivos ([Rue e Holland 1989] p. 8). Porter [Porter 1980], define estratgia como o conjunto integrado de aces que visam, numa perspectiva duradoura, reforar a coeso e robustez da organizao face aos competidores e resulta de uma postura de pensamento estratgico face ao futuro da organizao. "Pensamento Estratgico" uma actividade de sntese que envolve intuio e criatividade na obteno de uma viso, muitas vezes de limites difusos e dificilmente quantificveis e justificveis [Mintzberg 1994]. O "Planeamento" uma actividade de anlise, de decomposio e formalizao de objectivos ou conjunto de intenes, de forma a guiar a sua implementao de forma to automtica e previsional quanto possvel. O "Pensamento Estratgico" e o "Planeamento" so assim duas actividades de natureza radicalmente diferente [Mintzberg 1994]. Neste contexto, a rotulao da actividade de planear como sendo estratgica, apesar de comum, paradoxal. O modelo de Anthony [Anthony 1965], ao rotular de estratgico o nvel de deciso do topo da organizao veio permitir um conjunto de utilizaes confusas deste termo. Uma das mais comuns a de rotular de estratgicas todas as actividades desenvolvidas por gestores desse nvel ou com o mesmo mbito, naturalmente global e de longo prazo, das actividades a desenvolvidas. Estratgias e Vantagens Competitivas, Comparativas e Sustentveis so conceitos tambm frequentemente envolvidos no PSI que interessa rever. "Estratgia Competitiva" a procura de um posicionamento favorvel face aos concorrentes, ou seja, a procura de "Vantagens Competitivas Sustentveis" [Porter 1985]. De

Captulo 3

60

forma mais objectiva, Wiseman ([Wiseman 1988] p. 104), define "Estratgia Competitiva" como sendo o plano de aco para ganhar ou manter vantagens competitivas ou reduzir vantagens de organizaes rivais. "Vantagem Competitiva" refere a obteno de benefcios e vantagens atravs de vitrias sobre os competidores na aquisio e satisfao dos clientes [Wiseman 1988]. "Vantagem Estratgica" refere a posse de Vantagens Competitivas Sustentveis. "Sustentvel", a propriedade de uma estratgia ou vantagem, que imune aos ataques dos competidores na tentativa de a copiarem ou emularem ([Wiseman 1988] p. 110). "Vantagem Comparativa" um conceito importado da economia, definido em Swatman ([Swatman, et al. 1994] p. 42), como a vantagem obtida, sobre um concorrente, da realizao de um determinado produto ou servio, em alternativa a outros produtos ou servios, que a organizao realiza mais eficientemente que o concorrente. A construo ou identificao de uma viso, como processo de pensamento estratgico, um processo no formalizvel, fortemente intuitivo e criativo. fundamentalmente um processo de deciso que necessita de informao quer sobre a estrutura e o funcionamento da organizao, quer, principalmente, sobre o ambiente onde a organizao opera [Mintzberg 1994] (Figura 3.5). Informao Estratgica pode ser definida como aquela informao necessria para os gestores de topo formularem vises e estratgias, ou seja, a informao com valor para a criao e implementao de estratgias organizacionais [Zorrinho 1994]. O exerccio do PSI com a finalidade de conceber o sistema de suporte criao e utilizao de Informao Estratgica, como acabou de ser definida, pode ser rotulado como um exerccio de "Planeamento de Sistemas de Informao Estratgica"29 [Cavaye e Cragg 1993, Doyle 1991]. A Informao Estratgica bem como o Planeamento de Sistemas de Informao Estratgica s por si no trazem qualquer vantagem competitiva s organizaes. Contudo, ao facilitar a utilizao de informao desta natureza, vai potenciar a sua construo ou descoberta. O Planeamento de Sistemas de Informao Estratgicos tem sido uma actividade profusamente descrita e referenciada na literatura [Earl 1990, Galliers 1991, Lederer e Gardiner 1992, McFarlan 1984, Ruohonen 1991, Sullivan 1985, Ward, et al. 1990, Wiseman 1988].

29

Rigorosamente dever-se-ia utilizar a designao de "Planeamento do Sub-Sistema de Informao Estratgica". esta observao vlida em toda esta seco, devido necessidade de referenciar os sub-sistemas de informao de diferentes naturezas.

Captulo 3

61

Tambm o aproveitamento das oportunidades que as TI/SI fornecem para a obteno de vantagens competitivas, tem sido largamente exploradas e discutidas. Actualmente surgem sinais de que os casos de sucesso no so to abundantes quanto seria de esperar e de que as vantagens obtidas pelas TI/SI so dificilmente sustentveis, devido fundamentalmente facilidade da sua replicao [Cragg e Finlay 1991]. Contudo, ainda importante no desenho organizacional o reconhecimento e a procura de Sistemas de Informao Estratgicos. A informao pode ser utilizada com fins estratgicos em duas situaes. Uma, no suporte de uma estratgia organizacional j estabelecida. Nestas circunstncias a estratgia organizacional dita os requisitos que as TI/SI devem satisfazer. Outra, na explorao de uma oportunidade oferecida pelas TI/SI como componente bsico de uma nova estratgia da organizao. Nestas circunstncias as TI/SI contribuem directamente para a formulao da estratgia da organizao ([Thorne 1988] p. 9).

In

fo

rm

es

tr

at

ic

ex

te

rn

Pensamento Estratgico

Viso Estratgias

Informao estratgica interna

Figura 3.5 - Informao Estratgica no suporte do pensamento estratgico, mapeada na pirmide de Anthony.

Quanto sua insero na organizao, possvel identificar quatro tipos de Sistemas de Informao Estratgicos [Ward, et al. 1990]: Os que permitem a ligao da organizao com o seu ambiente, principalmente com os seus clientes e fornecedores. Os que promovem uma maior integrao da informao na cadeia de valor da organizao.

Captulo 3

62

Os que permitem organizao melhorar ou oferecer novos produtos ou servios baseados em informao. Os que fornecem ao topo da gesto, informao de suporte ao desenvolvimento e implementao das estratgias organizacionais (atrs definida como informao estratgica)30. Genericamente, pode-se definir "Sistemas de Informao Estratgicos" como sendo utilizaes das TI para suportar ou moldar a Estratgia Competitiva de uma organizao ([Wiseman 1988] p. 104). So portanto os sistemas que suportam directamente a criao e a implementao da Estratgia Competitiva da organizao [Galliers 1991]. Numa outra formulao, que envolve a inteno do seu desenho, Sistemas de Informao Estratgicos so os SI que so concebidos para a obteno ou manuteno de Vantagens Competitivas da organizao ([Reponen 1993] p. 101). Os Sistemas de Informao Estratgicos no so intrinsecamente diferentes dos Sistemas de Processamento de Dados e dos Sistemas de Informao de Gesto. O seu impacto na actividade e competitividade da organizao que distinto ([Ward, et al. 1990] p. 11), permitindo-lhe melhorar o posicionamento nos mercados onde opera ou a abertura de novos mercados (Figura 3.6).

Organizao Sistema de Informao Estratgico

Mercado

Novos Mercados

Figura 3.6 - Sistema de Informao Estratgico como arma competitiva.

30

Ward considera a utilizao de informao estratgica como mais uma fonte de oportunidades para a organizao obter vantagens competitivas.

Captulo 3

63

Esta definio de "Sistema de Informao Estratgico" sugere que a actividade de "Planeamento de Sistemas de Informao Estratgicos" o processo de identificao dos SI que trazem vantagens competitivas organizao, tendo portanto um impacto directo na sua estratgia. De uma forma mais genrica, pode ser definido como o processo de decidir os objectivos para a utilizao das TI que a organizao deve empreender [Lederer e Sethi 1988]. Contudo, a necessidade da estratgia do SI ser alinhada com a estratgia organizacional importante, sendo at determinante, para a competitividade e sucesso das organizaes [Fitzgerald 1993, Miller 1993, Zani 1970], conforme vai ser discutido no Captulo 4. Assim, o processo de identificao da carteira de aplicaes das TI que suporta a organizao na realizao das suas estratgias e na persecuo dos seus objectivos, quer resultem ou no da directamente vantagens competitivas, tambm pode ser classificvel de "Planeamento de Sistemas de Informao Estratgicos". Planeamento de Sistemas de Informao Estratgicos assim simultaneamente o processo que garante o alinhamento entre os objectivos e planos da organizao e do SI e o processo de identificao dos SI que trazem vantagens competitivas organizao [Lederer e Sethi 1988, O'Connor 1993]. Esta conceptualizao do que o Planeamento de Sistemas de Informao Estratgicos, compatvel com a aceitao de que o planeamento, como actividade de gesto organizacional, susceptvel de ser hierarquizado em trs nveis, de acordo com o modelo proposto por Anthony [Anthony 1965]. O'Connor [O'Connor 1993], sugere que o PSI pode ser realizado a trs nveis: Ao nvel estratgico, onde um processo de alinhamento entre os objectivos e planos da organizao e do SI, e de identificao dos SI que trazem vantagens competitivas organizao. Ao nvel tctico, onde um processo centrado na identificao de prioridades e na realizao de planos de aco para o desenvolvimento e medida de desempenho, a serem utilizados no planeamento operacional. Ao nvel operacional, onde um processo de realizao de planos de implementao detalhados para cada projecto identificado. Nestas circunstncias parece legtimo classificar de estratgica a actividade de Planear Sistemas de Informao Estratgicos, apesar do paradoxo apontado por Mintzberg [Mintzberg 1994], j referido no incio desta seco.

Captulo 3

64

notvel a dificuldade de estabelecer limites e diferenciar contedos para os conceitos de "Planeamento de Sistemas de Informao Estratgica", "Planeamento de Sistemas de Informao Estratgicos", "Planeamento Estratgico de Sistemas de Informao", etc. Esta dificuldade tambm frequentemente reclamada por diversos autores que necessitam de diferenciar estes conceitos [Cavaye e Cragg 1993, Earl 1993, Fitzgerald 1993, O'Connor 1993, Reponen 1993]. O resultado desta discusso no totalmente surpreendente pois a natureza contingencial da actividade de planear SI, a diversidade de utilizaes e papis que as TI/SI podem representar nas organizaes, a complexidade das motivaes para a sua realizao e a complexidade da prpria actividade, torna muito difcil, porventura impossvel, a criao de taxionomias para o PSI. As diferenas parecem estar mais ao nvel das finalidades ou intenes com que a actividade de PSI desenvolvida e no tanto na natureza das utilizaes das TI ou dos SI idealizados, ou no tipo de impacto na competitividade e estratgia da organizao que essas utilizaes permitiram. Galliers ([Galliers 1987b] p.225), chega a propor que qualquer exerccio de PSI focado no futuro da organizao pode ser classificado como estratgico. A globalizao dos mercados, a crescente competitividade entre as organizaes e o crescente nvel de exigncia imposto aos produtos e servios, levam a acreditar que, num futuro prximo, todos os aspectos da organizao vo influenciar o seu posicionamento competitivo. Simultaneamente, as organizaes comeam a reconhecer a natureza holstica com que os SI organizacionais devem ser concebidos e desenvolvidos. Estas realidades sugerem que deixa de ser interessante a criao de classes taxionmicas para o PSI, devendo ser entendido como uma s actividade organizacional, porventura com momentos de execuo ou circunstncias de realizao diferentes, em tempos e situaes diferentes, de acordo com as contingncias e vontades da organizao.

Captulo 4

Realidades preponderantes do PSI

Alguns dos aspectos interessantes que rodeiam e integram a actividade de PSI tm vindo a ser discutidos nos primeiros captulos desta tese. Parece contudo oportuno, identificar e rever os fundamentos e paradigmas associados ao PSI, na procura de um entendimento mais profundo do que o PSI, de forma a permitir uma discusso rigorosa e fundamentada do seu processo, das suas abordagens e dos mtodos e ferramentas que as operacionalizam. A interdisciplinaridade, a complexidade e a natureza contingencial da actividade de planear SI torna muito difcil, seno impossvel, a identificao e articulao de todas as construes tericas, modelos, mtodos, tcnicas, recomendaes e experincias relevantes no estudo e prtica do PSI. Contudo, possvel determinar, como resultado do estudo e da prtica desta actividade, um conjunto de aspectos da realidade que so comummente aceites com tendo, de alguma forma, algum relevo e importncia no PSI. Estas realidades preponderantes, que genericamente condicionam e orientam a actividade de PSI, so susceptveis de serem agrupadas em quatro classes, de acordo com o tipo de papel que representam: (i) Paradigmas. Crenas, princpios e modelos inquestionados que fundamentam e orientam determinantemente a actividade de PSI.

Captulo 4

66

(ii)

Influncias. Aspectos da realidade cuja ocorrncia, aceitao ou escolha condicionam e influenciam directamente a conduo e os resultados do processo de planeamento.

(iii) Resultados. Mudanas nas organizaes conseguidas pelo impacto do processo de PSI e pela implementao do plano do SI, composto pelos resultados materiais desse processo. (iv) Futuro. Previso das novas realidades que vo ter certamente um papel preponderante em diversos aspectos do PSI. As realidades preponderantes propostas podem ser representadas de uma forma icnica e agrupadas, sem a preocupao de tentar salientar, quer as influncias particulares que cada uma das realidades preponderantes tem na actividade de PSI, quer as influncias que tm entre si. A esta construo, ilustrada na Figura 4.1, d-se o nome de "Modelo das Realidades Preponderantes" do PSI. Passa-se de imediato a tecer algumas consideraes sobre cada uma dessas realidades preponderantes, seguindo a estrutura e a ordem31 da Figura 4.1.

31

A ordem e a forma como esto agrupadas as diferentes realidades preponderantes no importante. Importante reconhecer-se que so aspectos da realidade, do estudo e da prtica do PSI que merecem ser devidamente considerados.

Captulo 4

67

(ii - Influncias) a

(iv - Futuro) a b c

(iii - Resultados) a b c

Q
d e

$
f

c d d e futuro e
$

f
influncias resultados

aeiou

PSI
paradigmas

GSI

(i - Paradigmas)

philosophia
a

SI

Figura 4.1 - Modelo das Realidades Preponderantes do PSI.

Captulo 4

68

4 . 1 Paradigmas A primeira das classes, das realidades preponderantes do PSI, aqui designada por Paradigmas, no no sentido normativo mas, com a inteno de designar o conjunto de realidades, crenas, princpios e modelos, comummente aceites como inquestionveis, que fundamentam e orientam determinantemente a actividade de PSI. Como Paradigmas do PSI identificam-se quatorze aspectos da realidade, que se descrevem de imediato.
a) Motivao racional da actividade de planear

philosophia

Planear definir um futuro desejado e a forma de o concretizar [Ackoff 1970]. Pensar antes de fazer, parece ser uma atitude racional perante todas as actividades organizacionais, sendo at reclamada como a principal funo da gesto das organizaes [Koontz e Weihrich 1988, Kreitner 1983]. O SI, como qualquer outro sistema integrante da organizao, deve concorrer para o seu sucesso garantindo a sua qualidade como sistema, a qualidade da informao, a boa utilizao da informao, a satisfao dos utilizadores, e um correcto impacto quer a nvel de deciso individual, quer a nvel do desempenho global da organizao [DeLone e McLean 1992]. De forma a garantir que o SI desenvolvido e utilizado de acordo com os objectivos gerais da organizao, necessrio desempenhar um conjunto de actividades na organizao que [Berenbaum e Lincoln 1990]: Estabeleam direces e polticas para o SI e a utilizao das TI. Identifiquem oportunidades, problemas e determinem solues e servios. Assegurem benefcios para a organizao dos esforos e investimentos realizados. Estes resultados so aceites como as principais motivaes para o planeamento de SI, condicionando e direccionando assim a sua realizao.
SI

b)

Enquadramento conceptual

semelhana de qualquer outra actividade que se pretenda rigorosa, tambm no estudo e na prtica da actividade de planear SI h a necessidade de ordenar a terminologia e racionalizar os conceitos envolvidos, de forma a facilitar o pensamento e a construir um referencial que permita a comunicao entre os intervenientes [Koontz e Weihrich 1988, Rue e Holland 1989].

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69

Essas arrumaes de conceitos e terminologia que devem traduzir as diversas abordagens e perspectivas assumidas no estudo dos SI, so comummente designadas por enquadramentos conceptuais. Tm vindo a ser proposto por diversos autores, de acordo com as diferentes circunstncias e finalidades com que estudam os SI, diferentes enquadramentos conceptuais [Essink 1986, Olle, et al. 1988a, Swede e Vliet 1993, Zachman 1987, Zachman e Sowa 1992]. Os enquadramentos diferem fundamentalmente por [Swede e Vliet 1993]: Nmero e tipo de dimenses32 escolhidas. Nmero e tipo de escolhas dentro de uma dada dimenso. Semntica dos termos utilizados. Perante um conjunto de circunstncias e objectivos especficos, comum proporem-se novos enquadramentos adequados a essas situaes, em detrimento da utilizao de outros enquadramentos j formulados. Esta atitude leva ao aparecimento de uma grande diversidade de enquadramentos, o que traz algumas dificuldades ao seu estudo, sua seleco e sua utilizao. Como tentativa de minorar estas dificuldades, diversos autores tm apresentado alguns estudos que procuram descrever comparativamente enquadramentos conceptuais relevantes para os SI em geral e para o PSI em particular [Olle, et al. 1988a, Singh 1993, Swede e Vliet 1993]. A construo ou utilizao de um enquadramento conceptual rigoroso e adequado actividade que se pretende desenvolver, e s circunstncias em que vai ser desenvolvida, condio necessria para o seu sucesso.

c)

Nveis de Gesto de Anthony

Gerir uma organizao tomar decises utilizando e gerando informao [Alter 1992, Keen e Morton 1978]. Assim, na concepo de um SI para uma organizao, necessrio conhecer detalhadamente a natureza de todos os principais processos de tomada de deciso, os factores que as influenciam, como e quando devem ser desempenhados e quais as suas necessidades de informao [Zani 1970]. Perante a impossibilidade prtica de conhecer dessa forma detalhada todos os processos de gesto da organizao, uma soluo imediata a de reunir esses processos em classes

32

No contexto dos enquadramentos conceptuais para os SI, as dimenses so normalmente baseadas nas noes de nveis de abstraco e de perspectivas.

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segundo as suas diferentes necessidades de informao. Anthony [Anthony 1965] props um enquadramento conceptual para o estudo dos sistemas de planeamento e controlo que divide as decises de gesto numa hierarquia de trs nveis: Planeamento estratgico. Controlo de gesto. Controlo operacional. Esta diviso, aceite desde o incio de forma paradigmtica nas disciplinas de gesto, tem sido, desde a sua primeira aplicao aos SI por Zani [Zani 1970], universalmente reconhecida e utilizada [Rackoff, et al. 1985, Wiseman 1988], principalmente nos trabalhos associados aos SI convencionais33 [Alter 1980, Alter 1992, Bonczek, et al. 1981, Davis e Olson 1985, Gorry e Morton 1971, Keen e Morton 1978]. Apesar de ter uma menor utilidade, nos enquadramentos conceptuais preocupados com a utilizao estratgica dos SI e das TI para a obteno de posicionamentos competitivos [Wiseman 1988], e, simultaneamente, estar a ser posto em causa nas novas propostas de modelos organizacionais [Drucker 1988], os nveis de gesto de Anthony so uma realidade a considerar, porque afectam fortemente inmeros aspectos do estudo e da prtica do PSI.
I

d)

Gesto e informao

Gesto e informao so duas realidades que mutuamente se exigem [Oliveira 1994a]34, por diversas razes. Tomar decises uma das principais funes ou um dos principais papis a desempenhar pelos gestores das organizaes [Kreitner 1983]. Gerir , fundamentalmente, decidir. Em qualquer dos momentos do processo de deciso35, a informao elemento imprescindvel [Davis e Olson 1985]. A gesto cientfica pressupe o mximo de conhecimento sobre aquilo que queremos actuar, de forma a reduzir a incerteza do processo de deciso. Assim, a informao como veculo para a obteno de conhecimento, inseparvel do processo de gesto.

33

Associa-se a SI convencional os aspectos relacionados com as funes internas da organizao (planeamento e controlo interno) no directamente preocupadas com a obteno de vantagens competitivas pela utilizao das TI [Rackoff, et al. 1985].
34

"... Gesto e informao so duas realidades que mutuamente se exigem. So, de facto, os dois lados da mesma moeda." ([Oliveira 1994a] p. 40).
35

Segundo Simon [Simon 1960], o processo de tomada de deciso tem trs fases; Inteligncia, design e escolha.

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71

As organizaes de hoje aceitam a informao como um recurso organizacional [Laribee 1991, Nolan 1982], cuja gesto e aproveitamento mais influencia o seu sucesso [Ward, et al. 1990]. Como recurso, a informao tem um ciclo de vida tradicional [Earl 1988a], e um valor [Oliveira 1994b, Strassmann 1990], que devem ser geridos semelhana dos restantes recursos da organizao. Alm de ser vista apenas como qualquer outro recurso, a informao tambm considerada e utilizada, em muitas organizaes, como um factor estruturante e um instrumento de mudana da prpria organizao [Zorrinho 1991, Zorrinho 1994]. Apesar da importncia da informao para as organizaes de hoje, e exceptuando as situaes em que a informao um produto da organizao, a informao apenas serve para suportar a actividade de gesto, constituindo assim um veculo para o sucesso da organizao e no uma finalidade em si. No se deve esquecer nem subverter esta realidade.

e)

Alinhamento de estratgias

Apesar de aparentemente ser bvia a necessidade das estratgias da organizao e do seu SI, concorrerem para o mesmo conjunto de objectivos e estarem fortemente relacionadas [Zani 1970]36, muitas vezes essas ligaes so tnues e resultam de processos de planeamento distintos e quase isolados [Galliers 1991]. A natureza singular das ligaes das actividades de planeamento de SI e de planeamento estratgico da organizao so conhecidas [Venkatraman 1986], e decorrem do papel nico que as TI e os SI tm no sucesso das organizaes. Por sua vez, o sucesso dos SI depende principalmente do seu alinhamento com a organizao [Miller 1993]. Alinhamento e Impacto so caractersticas do processo de planeamento, que designam dois tipos de relaes entre o PSI e o planeamento organizacional [Fitzgerald 1993, Lederer e Sethi 1988]. "Alinhamento", designa um processo com a inteno de identificar um conjunto de aplicaes das TI, que ajudem a organizao a executar os seus planos de negcio e consequentemente a alcanar os seus objectivos. "Impacto", refere o processo da procura de um conjunto de aplicaes das TI, que tenham um grande impacto na estratgia da organizao e a capacidade de criar vantagens sobre os seus competidores.

36

Em 1970 j Zani reclamava; "Estratgia deve exercer uma influncia crtica no desenho de sistemas de informao, de forma a garantir que o sistema resultante tem o mesmo comprimento de onda que a organizao como um todo." ([Zani 1970] p. 98).

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Associadas utilizao das tecnologias da informao e aos SI nas organizaes, coexistem diversas estratgias, sendo importante salientar as suas diferenas. A distino entre fins e meios sugere o reconhecimento de estratgias ligadas ao papel desejado para os SI na actividade da organizao e estratgias ligadas forma como as TI os podem suportar [Earl 1988b, Ward, et al. 1990]. Assim, segundo Earl ([Earl 1988b] p. 158), devem existir duas estratgias: Estratgia do SI - que genericamente traduz, numa linguagem orientada aos gestores, o que se vai fazer com as TI para suportar a actividade da organizao. Estratgia das TI - que genericamente traduz, numa linguagem orientada para os aspectos tecnolgicos, como se vo utilizar as TI no suporte do SI da organizao.

Estratgia da Organizao
Finalidades e objectivos da organizao

Infraestrutura e servios

Necessidades e requisitos

Estratgia do SI
O que necessrio para suportar o negcio

Necessidades e requisitos

Infraestrutura e servios

Necessidades e requisitos

Restries e oportunidades

Estratgia da Gesto da Informao


Por quem, onde e como as TI/SI vo ser geridas

Estratgia das TI
Como utilizar as TI para suportar o SI Necessidades e requisitos

Figura 4.2 - Diferentes estratgias nas TI/SI; (adaptado de [Earl 1988b] p. 158 e [Earl 1989] p. 64).

Posteriormente Earl ([Earl 1989] p. 64), reconhece um terceiro tipo de estratgia: Estratgia da Gesto da Informao - que genericamente traduz, numa linguagem orientada aos gestores, a estratgia para a gesto da fuso dos aspectos organizacionais e tecnolgicos, nomeadamente os aspectos humanos, geogrficos, temporais, etc. Estas estratgias so articulveis entre si e com a estratgia da organizao da forma ilustrada na Figura 4.2, onde tambm se apontam os seus focos de ateno principais.

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73

Mantendo o pressuposto da existncia de diferentes estratgias associadas aos SI, este modelo foi posteriormente expandido por Galliers [Galliers 1991, Galliers 1993], numa postura mais holstica, reconhecendo quer a natureza scio-tcnica dos SI [Checkland 1981, Checkland e Scholes 1990], quer a necessidade de gerir a mudana organizacional. Para Galliers, a estratgia do SI um agregado de diferentes estratgias, conforme ilustrado na Figura 4.3, onde se inclum: Estratgia da Informao - que genericamente traduz a informao necessria para suportar os processos da organizao e para a formulao da estratgia organizacional. Estratgia de Implementao - que genericamente traduz como se vai gerir a mudana organizacional. Estratgia de Recursos Humanos - que genericamente traduz como se vo gerir os aspectos relacionados com os recursos humanos envolvidos no SI.

Estratgia da Organizao Estratgia do Sistema de Informao

Estratgia da Informao Estratgia de Gesto da Informao Estratgia das TI

Estratgia de Implementao

Estratgia dos Recursos Humanos

Figura 4.3 - Diferentes estratgias nas TI/SI; (adaptado de [Galliers 1991] p. 60).

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Existem diversos modelos para o processo de PSI, que reconhecem a necessidade de compatibilizar a estratgia global da organizao com as diversas estratgias associadas s TI. A abordagem multimtodo proposta por Earl ([Earl 1989] p. 69-80) um bom exemplo de como conjugar todas essas estratgias. contudo com base no modelo apresentado por Parker [Parker, et al. 1989] e posteriormente melhorado por Baets [Baets 1992], que aqui se descrevem as diferentes intenes do processo de planeamento (Figura 4.4), nomeadamente: Organizao - Procura-se uma forma organizacionalmente efectiva de suportar a estratgia da organizao. Alinhamento - Realizao do plano geral do SI para a satisfao das necessidades em TI/SI manifestadas pela organizao. Oportunidade - Identificao de oportunidades de utilizao das TI no suporte ao SI da Organizao. Impacto - Aproveitamento de oportunidades geradas pelas TI, para a alterao da estratgia da organizao.

Competio

Plataforma global de Tecnologias da Informao

Estratgia da organizao Impacto Domnio organizacional Plano estratgico

Estratgia das TI

Domnio tecnolgico

Oportunidades tecnolgicas

Organizao

Processo de alinhamento

Oportunidade

Processos e infraestrutura organizacional Alinhamento Estrutura da organizao e seus processos

Processos e infraestrutura do Sistema de Informao

Organizao e arquitectura do Sistema de Informao


Desenvolvimento do Sistema de Informao

Mudana organizacional

Figura 4.4 - Alinhamento de estratgias no PSI; (adaptado de [Parker, et al. 1989] p. 5 e [Baets 1992] p. 207).

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Esta sequncia, genericamente designada de alinhamento, no traduz obrigatoriamente as etapas com que o PSI deve ser realizado, mas traduz uma forma de compatibilizar as estratgias da organizao com as estratgias das TI/SI. Diversos autores reclamam a necessidade das diferentes estratgias serem definidas em processos paralelos ([Baets 1992] p. 207), enquanto outros chamam a ateno para os riscos de uma fuso exagerada dos processos com diferentes intenes [Powell 1994], nomeadamente para o risco de etiquetar todos os investimentos em TI como estratgicos, para facilitar a sua justificao. Tambm so indicados, na Figura 4.4, os domnios de actividade envolvidos nas diferentes intenes de planeamento, bem como as suas principais motivaes e focos de ateno. A importncia e a complexidade do SI de uma organizao obriga coexistncia de diversas estratgias para diversos aspectos da sua concepo, construo e explorao. importante reconhecer essas diferentes estratgias bem como a forma como esto relacionadas e se influenciam mutuamente.

f)

Arquitectura da informao

Aceitando a organizao como uma estrutura de processos que se executam, utilizando recursos, para o cumprimento de uma misso [Koontz e Weihrich 1988, Kreitner 1983], natural aceitar, que associada a essa estrutura de processos exista uma estrutura de dados por eles utilizados ou gerados. A arquitectura da informao a forma como os processos desenvolvidas na organizao e os dados necessrios para esses processos, se podem agrupar e ordenar [Bidgood e Jelley 1991]. Arquitectura da informao um conceito muito divulgado e utilizado, e com inmeras definies [IBM 1984, Bidgood e Jelley 1991, Brancheau, et al. 1989, McNurlin e Sprague Jr. 1989, Niederman, et al. 1991]37. Contudo, a sua definio como sendo o mapeamento dos requisitos de informao da organizao e da sua estrutura de processos, proposta pelo BSP [IBM 1984], tem sido paradigmtica38. O conhecimento da arquitectura da informao muito importante para a organizao porque lhe permite, identificar oportunidades que possibilitam obter vantagens competitivas da utilizao das TI e dos SI, permite estabelecer e manter ligaes entre os objectivos da organizao e os projectos de desenvolvimento do seu SI, permite definir os limites das reas de

37 38

Na seco 6.2.4.5 discutido o conceito de arquitectura da informao e enquadrado no conceito de SI.

Como testemunho de uma aceitao generalizada, basta notar que o popular enquadramento para arquitectura de SI proposto por Zachman [Zachman 1987], baseado neste conceito de arquitectura para a informao.

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negcio e dos projectos de desenvolvimento bem como coordenar e enquadrar os projectos de desenvolvimento e permite derivar as infraestruturas tecnolgicas e organizacionais necessrias. Para a actividade de PSI, a arquitectura da informao uma realidade preponderante por ser um elemento de trabalho poderoso e um importante elemento estruturador do desenvolvimento do SI.

g)

Natureza contingencial do PSI

Aceitar que o PSI uma actividade de natureza contingencial aceitar que o sucesso do exerccio desta actividade depende das circunstncias em que desenvolvida ([Dickson e Wetherbe 1985] p. 77). Dada a complexidade das organizaes modernas, as circunstncias em que a actividade de PSI desenvolvida numa organizao e num momento em particular, so potencialmente diferentes em qualquer outra situao. A origem desta diversidade um imenso conjunto de factores circunstanciais especficos de cada organizao e da situao particular em que cada uma delas se encontra no momento em questo, podendo-se salientar as diferentes motivaes para o exerccio desta actividade, os objectivos distintos que lhe so impostos, os diversos mtodos utilizados, as capacidades das pessoas envolvidas, e todas as influncias que decorrem das organizaes serem sistemas abertos. Tambm os resultados esperados para um projecto de PSI podem ser muito diferentes em diferentes situaes, indo da simples determinao de prioridades para uma carteira de aplicaes at redefinio do negcio e estrutura da organizao [Goodhue, et al. 1992]. Assim, no possvel categorizar de forma definitiva as circunstncias e finalidades para um projecto de PSI, sendo inevitvel considerar cada umas das situaes concretas como um caso particular, impedindo a existncia de mtodos e modelos universais [Galliers 1987b], sendo necessrio recorrer utilizao concorrente de diversos mtodos, ou sua "fuso" em novos mtodos eclcticos [Earl 1989]. Perante estas diversidades, parece demasiado simplista esperar-se que a actividade de PSI possa ser caracterizada em termos universalistas, sendo inevitvel ter-se conscincia dos factores contingenciais chaves ([Venkatraman 1986] p. 74), que condicionam o seu estudo e a sua prtica.

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h)

Processo contnuo

Talvez devido frequente utilizao do termo "projecto" associada actividade de PSI, frequente considerar esta actividade como sendo de natureza discreta. Contudo, indispensvel para o sucesso desta actividade, que ela seja continuamente desenvolvida, de forma a assegurar actualidade e utilidade aos seus resultados [Ackoff 1970, Jackson 1992]. No PSI devem existir momentos de reflexo profunda para a realizao inicial ou reformulao do plano, como devem tambm existir momentos para a sua manuteno ou actualizao [UM 1991]. Estes dois momentos exigem abordagens, estruturas e recursos distintos mas so igualmente importantes. O PSI tambm deve ser continuamente desenvolvido, devido velocidade com que se alteram os factores contingenciais e a complexidade da actividade de PSI, nomeadamente a necessidade de alinhar as diferentes estratgias da organizao e do SI [Parker, et al. 1989], o que frequentemente obriga sua realizao num ciclo de durao anual [Bunn, et al. 1989], acompanhando os restantes ciclos de planeamento da organizao. A realizao da actividade de PSI de uma forma discreta, sem garantir a estrutura e os meios para a actualizao ou reformulao dos seus resultados, um erro frequente para o qual se deve estar alertado.
i) Actividades do PSI

Planear SI passa pelo conhecimento do negcio da organizao, dos seus requisitos de informao e pela determinao dos recursos envolvidos no seu desenvolvimento. Esta multiplicidade de nveis, reclamada como essencial para a compreenso do que planear SI por Venkatraman [Venkatraman 1986], foi inicialmente proposta por Bowman [Bowman, et al. 1983]. A diviso da actividade de PSI em trs actividades genricas ou estgios (Figura 4.5), pressupe que o processo de planeamento deve ser iniciado pelo estabelecimento de relaes entre o plano global da organizao e o plano do SI (Planeamento estratgico), num segundo estgio pela identificao dos requisitos gerais de informao e pelo estabelecimento da arquitectura da informao (Anlise de requisitos de informao da organizao) e finalmente, num terceiro estgio, pela determinao dos recursos envolvidos no desenvolvimento e na explorao do SI (Atribuio de recursos). Aceite de forma paradigmtica, este modelo tem ajudado inmeros autores nas suas descries da actividade de PSI. Ainda que com pequenas adaptaes, possvel identificar a

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influncia da formulao de Bowman em trabalhos recentes como o de Sambamurthy [Sambamurthy, et al. 1993], onde so identificadas trs tipos de actividades no PSI ("Estratgicas", de "Definio de aplicaes" e de "Definio de infraestrutura"), ou como o de O'Connor [O'Connor 1993], onde so apontados trs nveis para o PSI ("Alinhamento de planos", "Estabelecimento de planos de aco" e "Definio de planos de projecto detalhados").

Planeamento Estratgico

Anlise de Requisitos de Informao da Organizao

Atribuio de Recursos

Figura 4.5 - Trs estgios do PSI; ([Bowman, et al. 1983] p. 14).

O papel de interface que o PSI tem entre a estratgia da organizao e a operacionalizao do SI que suporta a actividade da organizao, sugere que o PSI tenha em momentos distintos focos de ateno distintos de forma a poder suportar a complexidade desta actividade. Esta abordagem de dividir um problema em sub-problemas, muito frequente no desenvolvimento de SI e parece muito razovel a sua utilizao tambm no exerccio da actividade de PSI.
j) Eras nos SI

A utilizao das TI como suporte dos SI das organizaes, tem sofrido uma evoluo de acordo com uma mudana no papel que se atribui s TI/SI ou de acordo com a funo principal que lhes imposta. Estas concepes do origem identificao de diferentes eras para os SI39. Com base no papel que se reconhece s TI/SI na organizao e forma como encarada a sua gesto so identificveis duas eras [Earl 1989, Galliers e Sutherland 1991, Nolan 1982]. A era do "Processamento de Dados", com foco na gesto das TI e a era dos "Sistemas de Informao de Gesto", com foco na gesto da informao como recurso. Uma outra formulao muito divulgada a da identificao de trs eras de acordo com o objectivo primrio ou funo principal dos diferentes tipos de SI [Galliers 1987b, Ward, et al. 1990, Wiseman 1988]. Assim, a automatizao eficiente de processos bsicos, a satisfao

39

Na seco 2.3 so discutidas e comparadas as diferentes formulaes para as eras dos SI.

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eficaz das necessidade de informao de gesto e a utilizao da informao de forma a afectar a competitividade da organizao, so os factores diferenciadores de cada uma das trs eras. Segundo Ward [Ward, et al. 1990], os sistemas de cada uma destas eras designam-se por "Sistemas de Processamento de Dados", "Sistemas de Informao de Gesto" e "Sistemas de Informao Estratgicos" (Figura 4.6).

Objectivos Automatizao eficiente de processos bsicos (eficincia) Processamento de transaes Satisfao eficaz das necessidades de informao (eficcia) Potenciar a competitividade da organizao (competitividade)

Funes

Sistema de Processamento de Dados

Interrogao e anlise da informao

Sistema de Informao Estratgico Sistemas de Informao de Gesto

Figura 4.6 - Trs eras nos SI; ([Ward, et al. 1990] p. 11).

O reconhecimento desta realidade importante por duas razes. Primeiro porque obriga, numa situao de PSI em particular, a ter conscincia sobre o tipo de SI que est em jogo e consequentemente a utilizar a abordagem, mtodos e tcnicas adequadas. Segundo, porque alerta para que o planeamento de um SI de uma determinada era pressupe a existncia de um SI com as caractersticas da era anterior, de forma a garantir uma evoluo sustentada para o SI da organizao.

k)

Naturezas dos sub-sistemas de informao

Um SI normalmente composto por diversos sub-sistemas com caractersticas especficas quanto sua finalidade e justificao, quanto ao tipo das tecnologias utilizadas e quanto ao nvel dos processos que suportam ou natureza das pessoas que envolvem (ver seco 2.3). As caractersticas particulares de cada sub-sistema de informao devem ser consideradas no processo de PSI. Essas diferenas influenciam o estudo e o tratamento a que so sujeitos condicionando fortemente todas as recomendaes realizadas.

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Das tcnicas e modelos utilizveis para a diferenciao dos diversos sub-sistemas de informao, os Squares40 tm uma importncia especial, quer pela facilidade da sua aplicao, quer pela divulgao generalizada. Squares como as propostas por McFarlan [McFarlan, et al. 1983], BCG (Boston Consulting Group), Arkush [Bunn, et al. 1989], Sullivan [Sullivan 1985], Ives [Ives e Learmonth 1984], Ward [Ward, et al. 1990], so exemplos de modelos muito utilizados no PSI. Pela sua aplicao, os sub-sistemas de informao podem ser diferenciados por aspectos como a importncia passada e futura das TI no seu suporte (McFarlan), a procura e a capacidade de resposta (BCG), o grau de aceitao das TI e o grau de mudana do negcio da organizao (Arkush), a infuso e difuso das TI na organizao (Sullivan), o valor acrescentado das TI para a organizao e a qualidade dos recursos do SI (Ives), a contribuio das TI para o alcance dos objectivos e o grau de dependncia da organizao das TI (Ward). As diferentes naturezas dos diversos sub-sistemas de informao so uma realidade importante para a qual estes Squares so simultaneamente, instrumentos muito teis para a sua diferenciao e so, pela sua popularidade, testemunho da necessidade de aceitar essas diferenas para um correcto exerccio da actividade de PSI.

l)

Padro de evoluo

A adopo e utilizao de TI/SI pelas organizaes um processo evolucionrio porque envolve aprendizagem organizacional, devendo por isso seguir um padro ou conjunto de estgios bem determinados. Esse conjunto de estgios, e as caractersticas a eles associadas, devem ser utilizados como modelo para orientar a organizao numa correcta utilizao das TI/SI e para a orientar na correcta progresso atravs dos diversos estgios. Dos diversos modelos existentes41, o modelo SOG (Stages Of Growth) proposto por Nolan [Nolan 1973, Nolan 1979], sem dvida o mais divulgado. Apesar de ser frequentemente criticado e sujeito a propostas de alterao [Benbasat, et al. 1984, Drury 1983, Galliers e Sutherland 1991, King e Kraemer 1984, Zuurmond 1991], tem sobrevivido como um dos modelos paradigmticos no PSI.

40

"Square" uma forma expedita, de representar matricialmente duas caractersticas com dois valores possveis para cada, de que resulta um espao com quatro quadrantes.
41

Singh ([Singh 1993] p. 134) descreve seis propostas de diferentes autores para modelos de evoluo baseados em diferentes critrios.

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Ainda que questionveis diversos dos seus aspectos, nomeadamente a era tecnolgica para que foi desenvolvido no ser a actual, ou as variveis de crescimento no serem as mais indicadas, este modelo considerado como uma importante realidade para o PSI porque simultaneamente uma poderosa tcnica de diagnstico para a determinao da situao das TI/SI de uma organizao, e um referencial valioso para o estabelecimento de recomendaes sobre a evoluo da sua adopo e utilizao.

m)

TI/SI fonte de vantagens competitivas

A obteno e manuteno de vantagens competitivas hoje uma necessidade para a sobrevivncia das organizaes [Porter e Millar 1985]. Uma organizao ganha vantagem competitiva executando as actividades estrategicamente importantes de uma forma mais barata ou melhor do que a concorrncia [Porter 1985, Porter e Millar 1985]. A cadeia de valor um instrumento bsico para diagnosticar a vantagem competitiva e encontrar maneiras de a intensificar. Cadeia de calor uma representao do conjunto de actividades42 executadas numa organizao para projectar, produzir, comercializar, entregar e sustentar os seus produtos. As actividades de valor so os blocos de construo distintos de vantagens competitivas (quer pelo seu contributo para o custo, quer pela seu contributo para a diferenciao dos produtos). Os SI tm um papel importante como elemento de suporte e de ligao quer nas actividades de apoio quer nas actividade primrias da cadeia de valor [Andreu, et al. 1992]. Um testemunho interessante, da importncia das TI/SI como fonte de obteno de vantagens competitivas apresentado por Porter ([Porter 1985] p. 155), onde as TI/SI so a nica tecnologia representativa presente em todas as actividades da cadeia de valor. Apesar da pouca evidncia da integrao dos aspectos competitivos nos mtodos de PSI, lamentada por Galliers ([Galliers 1987b] p. 237), considerar as TI/SI como fonte de vantagens competitivas para as organizaes, uma realidade importante para a actividade de PSI.

42

Actividades de valor so as actividades fsica e tecnologicamente distintas, atravs das quais a empresa cria um produto valioso para os seus compradores. As actividades de valor so divididas em actividades primrias, envolvidas na criao fsica do produto, na sua venda, transferncia para o comprador e assistncia ps venda (logstica interna, operaes, logstica externa, marketing/vendas e servio) e em actividades de apoio que sustentam as actividades primrias e a si mesmo (infraestrutura, gesto de recursos humanos, desenvolvimento de tecnologia e aquisies).

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n)

Factores crticos de sucesso

A correcta identificao das necessidades de informao dos gestores, uma das principais preocupaes do PSI [Henderson, et al. 1987]. A depurao do que informao significativa e insignificativa para um determinado processo de gesto uma actividade delicada, mas necessria de modo a poder evitar-se uma avalanche de informao sobre os gestores. Os Factores Crticos de Sucesso (FCS) surgem como um mtodo para ajudar a identificar a informao que de facto necessitam. Os FCS so, para qualquer negcio, o nmero limitado de reas para as quais os resultados, se forem satisfatrios, asseguraro um desempenho competitivo de sucesso da organizao. So as poucas reas chave onde "as coisas tm de correr bem" para que o negcio floresa. Se os resultados nestas reas no forem adequados, os esforos da organizao, para o perodo em causa, tero resultados menores do que o desejado [Daniel 1961, Rockart 1979]. Como consequncia, os FCS so reas de actividade que devero receber constante e cuidadosa ateno da gesto. O estado do desempenho de cada rea dever ser continuamente medido e essa informao dever estar disponvel. Os FCS so fortemente dependentes da organizao, da sua misso e objectivos, do tempo e dos gestores envolvidos na sua identificao. So identificveis dois tipos de FCS numa organizao. De monitorizao do funcionamento e das operaes correntes, e de construo associados ao esforos de mudana e de adaptao s novas realidades.

Os FCS so um conceito entusiasticamente aceite pelos gestores sniores [Rockart 1979].


Suportam efectivamente o processo de planeamento de SI, sendo particularmente teis na identificao dos sistemas a desenvolver e na identificao dos requisitos de informao de cada um dos gestores. Algumas das operacionalizaes mais divulgadas e sucedidas dos FCS como mtodo so as propostas por Henderson [Henderson, et al. 1987], para o desenho do modelo de dados estratgico e por Boynton [Boynton e Zmud 1989], para a definio da carteira de aplicaes da organizao. Contudo, os FCS como princpio so utilizados em inmeros mtodos de PSI ([Henderson, et al. 1987] p. 7 a 8). Aceitando que se deve prestar ateno especial ao que compromete fortemente o sucesso da organizao, o conceito associado aos FCS torna-se numa importante realidade a ser considerada no PSI.

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83

4 . 2 Influncias A segunda das classes, das realidades preponderantes do PSI, a das Influncias. Influncias so os aspectos da realidade cuja ocorrncia, aceitao ou escolha condicionam e influenciam directamente a conduo e os resultados do processo de planeamento. Factores organizacionais como os recursos humanos envolvidos, ou aptncia da organizao para a utilizao das TI, so aspectos importantes [Sambamurthy, et al. 1993]. Tambm factores externos como os mtodos utilizados ou as caractersticas do mercado de servios so importantes. Como influncias do PSI so propostas oito aspectos da realidades, que se descrevem de imediato.

a)

Pessoas

O factor humano preponderante em qualquer processo de mudana organizacional, mais do que os factores tecnolgicos ou quaisquer outros [Ilharco 1993a]. Planear SI essencialmente um processo de mudana para a organizao, pelo que os recursos humanos envolvidos condicionam fortemente todos os aspectos desta actividade. Reconhece-se que, no PSI, as pessoas intervenientes podem ser agrupadas em trs classes [Ruohonen 1991], com caractersticas e papis diferentes: Topo de gesto - Responsveis mximos da organizao conhecedores da sua misso. Determinam a estratgia a adoptar para as TI/SI. Utilizadores43 - Responsveis pelos processos da organizao. Determinam os requisitos de informao e de servios necessrios para suportar a actividade da organizao. Gestores de TI/SI - Responsveis pelo desenvolvimento do SI e pelo fornecimento de servios exigidos para suportar a actividade da organizao. Determinam as solues adoptadas para as TI/SI em termos de arquitecturas, suportes, etc. Talvez de todas as actividades da GSI, o PSI aquela em que os seus resultados so mais dependentes dos recursos humanos envolvidos, porque a que exige maior criatividade e maior interveno ao nvel do relacionamento entre diferentes grupos de elementos da organizao. Um bom plano para a organizao apenas pode ser desenvolvido e executado com uma parceria genuna entre os gestores do negcio e os gestores financeiros, de recursos humanos e das TI/SI [Selig 1991]

43

Adiante, no Captulo 6 so discutidas diversas definies de "Utilizadores".

Captulo 4

84

Os recursos humanos de TI/SI no so diferentes dos outros recursos humanos da organizao, pelo que devem ser geridos da mesma maneira [Ferratt e Short 1988]. Contudo, a existncia de um fosso cultural entre gestores da organizao e profissionais das TI/SI uma realidade que tem sido apontada como um dos condicionantes do sucesso do PSI nas organizaes [Grindley 1992], e para a qual se tm proposto algumas solues [Amaral 1994, Coulson- Thomas 1991, Keen 1988]. Planear SI fundamentalmente uma actividade humana, pelo que as caractersticas dos recursos humanos envolvidos determinam fortemente quer a sua realizao quer os seus resultados [Sambamurthy, et al. 1993], sendo por isso considerados como um dos factores que influenciam fortemente o PSI.

b)

Patrocnio

A credibilidade e dignidade de um projecto de planeamento funo das circunstncias em que ele desenvolvido, sobretudo dos sucessos acumulados pela equipa [Lederer e Mendelow 1989], e pelo tipo de patrocnio dado por parte do topo de gesto da organizao. Tambm o tipo de patrocnio dado pelo topo de gesto traduz as expectativas que a organizao tem em relao aos resultados a obter do PSI. imprescindvel para o sucesso de um projecto de PSI, mais do que o envolvimento, o comprometimento srio e genuno por parte da organizao, apenas possvel com um patrocnio efectivo. No existe um s guia metodolgico para o PSI que no reclame a necessidade de identificar ou obter um patrocinador para o projecto que se pretende desenvolver. Sendo o PSI fundamentalmente um processo de preparao e realizao de mudanas na organizao, evidente a necessidade desse projecto ser realizado com a cobertura de algum da organizao que detenha o poder suficiente para promover essas mudanas. A percepo destas realidades, quer por parte da equipa envolvida no PSI, quer pela generalidade dos elementos da organizao, transforma o tipo de patrocnio que um projecto de PSI tem, numa das realidades que mais condicionam o seu exerccio e os seus resultados.
c) Equilbrio entre Resultados * Recursos

Como qualquer outra actividade organizacional, o PSI consome recursos quando realizado. Tambm no PSI se deve procurar a eficcia e a eficincia, ou seja, deve-se procurar alcanar os objectivos que lhe so impostos, consumindo o mnimo de recursos [Sambamurthy,

Captulo 4

85

et al. 1993]. A no satisfao dos objectivos impostos ao PSI para a poupana de recursos e o esbanjamento de recursos, so duas situaes a evitar, porque traduzem um mau exerccio da actividade de planear SI. Os resultados desejados e os recursos disponibilizados so influncias determinantes do PSI. Saber o que se pretende como resultado determina obviamente o conjunto de actividades a desenvolver para a sua obteno. Tambm a existncia ou inexistncia dos recursos necessrios so determinantes para a forma como se realizam essas actividades. O balanceamento entre os resultados desejados e os recursos disponibilizados, formulvel como o planear do PSI, uma realidade importante que deve condicionar a execuo da actividade de PSI, indicando a oportunidade da sua realizao.

d)

Mtodo

Mtodo44 pode ser definido de uma forma ampla como "o modo de fazer coisas" [Olle, et al. 1988a]. No PSI, como em todas as actividades de planeamento organizacional, importante a utilizao de um mtodo que estruture, coordene e dirija a actividade desenvolvida. De um mtodo de PSI espera-se a definio da postura ou abordagem com que a actividade encarada, a descrio da forma como as tarefas devem ser realizadas, a indicao do tipo de modelos a construir e das necessidades de informao para a construo desses modelos, a previso dos resultados fornecidos, a descrio dos perfis e dos papis a desempenhar pelos diversos intervenientes, etc. Numa dada situao em particular, o mtodo a utilizar deve ser escolhido em funo das circunstncias que rodeiam a sua execuo e do tipo de resultados pretendidos [Sullivan 1985]. Noutras situaes, perante caractersticas muito particulares quer das circunstncias que rodeiam a sua execuo, quer do tipo de resultados pretendidos, quer ainda das pessoas envolvidas, o mtodo especificamente desenhado no sentido de potenciar o sucesso do projecto [Earl 1989, Stegwee e Waes 1991b]. Contudo, em mais situaes do que o desejvel, a dificuldade de identificar com clareza as circunstncias envolventes e o tipo de resultados pretendidos, fazem com que se adoptem mtodos com base em critrios aleatrios ou inadequados, na esperana dos projectos virem, de alguma forma, a fornecer resultados teis para as organizaes.

44

No Captulo 5 so discutidos diversos aspectos relacionados com os mtodos.

Captulo 4

86

Em qualquer destas situaes o mtodo utilizado um importante elemento estruturador, determinando a forma com que o PSI executado e os resultados so obtidos.
$

e)

Mercado de servios

A complexidade e o ritmo de evoluo das TI torna muito difcil, a manuteno de um conhecimento actualizado das possibilidades e oportunidades associadas utilizao das TI, nas organizaes que no tm como vocao principal a manuteno desse conhecimento [Leighfield 1992, Mingay e Peattie 1992]. Assim, a participao de consultores, externos organizao, em projectos de PSI uma necessidade normalmente justificada pela: Inexistncia de quadros tcnicos com a formao e experincia adequada. Indisponibilidade dos quadros existentes na organizao. Dinamizao por uma entidade externa com independncia face aos conflitos internos. Dificuldade das organizaes assumirem e dinamizarem efectivamente as tarefas inerentes a um projecto de planeamento apenas com uma equipa interna. Sendo a colaborao dos consultores externos frequentemente veiculada por empresas de servios especializadas neste domnio, os projectos de PSI tm frequentemente um forte envolvimento destas empresas, porque elas normalmente operam com recursos humanos, metodolgicos e lgicos (ferramentas de suporte) prprios, no sentido de fornecer um servio integral ao cliente. Apesar de reconhecida a importncia da experincia e da aco dinamizadora, assumida pelas empresas de servios, deve contudo salientar-se, que o PSI no uma actividade realizvel em offshore [Ravichandran e Ahmed 1993], devido influncia que o envolvimento dos elementos da organizao tem no seu sucesso. A necessidade de complementar os recursos humanos da organizao com peritos externos e a necessidade de utilizar mtodos e ferramentas para suportar o processo de planeamento, cria uma situao de dependncia das organizaes face s empresas de servio. Assim, as caractersticas da oferta desses servios, no mercado onde uma determinada organizao os procura, condicionam fortemente a realizao de um projecto de PSI.

Captulo 4

87

aeiou

f)

Cultura organizacional

A cultura organizacional, bem como a forma como ela aproveitada, interna e externamente, pela organizao, est intimamente relacionada com o seu sucesso [Peters e Waterman 1982]. A cultura organizacional representa as interpretaes subjectivas e partilhadas de uma experincia colectiva, tendo um valor instrumental na medida em que guia as pessoas para a forma correcta de sentir, pensar e actuar [Robey e Azevedo 1994]. As influncias entre a cultura organizacional e o PSI so recprocas. Por um lado, as TI/SI tm um importante papel na cultura organizacional, podendo simultaneamente ser um catalizador para a sua mudana e ajudar a preservar as prticas institucionalizadas [Robey e Azevedo 1994]. Por outro lado, no PSI necessrio ter em considerao a cultura organizacional corrente de modo a antecipar a forma como ela pode afectar os esforos de introduo e utilizao das TI/SI [Boynton e Zmud 1987]. Estes impactos manifestam-se quer na realizao do projecto de PSI quer na implementao das suas recomendaes. Na realizao do projecto a cultura organizacional determina fundamentalmente o tipo de abordagem ao PSI assumida na organizao. Segundo Earl ([Earl 1993] p. 12), existem cinco tipos de abordagens: Orientada ao negcio - Os planos gerais do negcio e as suas necessidades devem conduzir o a realizao do plano para o SI. Focado no mtodo - A utilizao de um mtodo de PSI permite identificar e realar a estratgia para o SI. Administrativa - O PSI deve seguir e ser realizado em conformidade com os procedimentos de planeamento e controlo gerais da organizao. Tecnolgica - O PSI um dos componentes da modelao do negcio e da informao envolvida. Organizacional - O PSI uma actividade contnua de deciso, partilhada pelo negcio e pelo SI. A adopo de qualquer uma destas abordagens marca profundamente quer a forma como o projecto vai ser desenvolvido quer o tipo dos resultados que se vo obter, quer ainda a utilizao que esses resultados vo ter. Tambm na implementao do plano do SI a cultura organizacional determinante da aptncia e receptividade para a inovao e para as mudanas a

Captulo 4

88

realizar. Assim, a cultura organizacional uma realidade importante que condiciona fortemente a realizao e sobretudo a implementao dos resultados de um projecto de PSI.

g)

Grau de mudana

O sucesso das organizaes decorre, em boa parte, da sua capacidade de executarem as mudanas que lhe so impostas pela crescente competitividade dos mercados onde operam. Assim, os processos de uma organizao variam com o tempo, devendo o SI que os suporta acompanhar essa evoluo. A forma como as organizaes tm encarado a necessidade de promoverem a sua prpria mudana tem evoludo, sendo possvel identificar trs posturas distintas. Uma primeira postura a de reagir aos problemas e estrangulamentos que afectam o seu funcionamento. Os projectos de mudana so despoletados pelos gestores responsveis pelas reas onde so identificados [Brown e Watts 1992]. Esta postura motiva a execuo espordica de projectos de melhoria dos diversos aspectos da estrutura e funcionamento das organizaes. Uma segunda postura a de encarar a mudana como um processo que deve ser continuamente mantido pela organizao. A procura de melhorias contnuas, quer pela resoluo de problemas quer pela prospeco de oportunidades assim uma atitude assumida por estas organizaes. Exemplos divulgados de abordagens mudana segundo esta postura so o TQM45 ou o Kaizen46. Finalmente, uma terceira postura a de encarar a mudana como um processo de reformulao profunda e radical, da forma como as actividades esto organizadas e so desenvolvidas. A reengenharia47 [Hammer 1990], o BPR48 (Business Process Redesign) [Davenport e Short 1990], o PI49 (Process Innovation) [Davenport 1993], so exemplos de abordagens desta natureza onde se defende que a mudana deve ser um processo espordico

45

TQM (Total Quality Management) um processo de aprendizagem sistemtico que procura, pela melhoria contnua dos processos da organizao, a construo de uma cultura organizacional de qualidade e focada nos clientes ([Brown e Watts 1992] p. 248).
46

"Kaizen" uma abordagem onde se reclama que as melhorias devem ser obtidas por um processo contnuo de uniformizao - melhoria - inovao, baseado em factos e no em experincia ou palpites ([Zultner 1993] p. 79).
47

"Reengenharia" o repensar fundamental e a reestruturao radical dos processos organizacionais, procurando alcanar melhorias drsticas em indicadores crticos e actuais de desempenho, tais como custos, a qualidade, o servio e a velocidade ([Hammer e Champy 1994] p. 22).
48

"BPR" a anlise e desenho dos fluxos de trabalho e dos processos dentro e entre as organizaes [Davenport e Short 1990].
49

No "PI", as TI so o motor para a definio de novos processos organizacionais [Davenport 1993].

Captulo 4

89

onde tudo pode e deve ser questionado, na procura de uma reformulao da estrutura e actividade da organizao, que lhe traga melhorias muito significativas ao seu desempenho [Cypress 1994]. Planear prever a mudana desejada para o SI da organizao. obviamente diferente para a organizao pretender o redesenho global dos processos da organizao, pretender instituir um processo contnuo e incremental de melhorias, ou pretender apenas pequenos ajustes para a resoluo dos problemas encontrados. O grau de mudana pretendido assim determinante do tipo de abordagem e do tipo de projecto que se vai desenvolver, sendo por isso um forte condicionante da realizao e dos resultados de um projecto de PSI.

h)

mbito

O mbito de um projecto de PSI pode ser toda a organizao ou apenas um seu subconjunto. O sub-conjunto pode agrupar, por exemplo, diferentes sectores da organizao, diversos nveis de gesto, conjuntos de actividades ou negcios da organizao. Assim, um processo de PSI exige a definio do objecto a estudar, de acordo com as prioridades e os critrios de partio adoptados pela organizao [Bunn, et al. 1989]. O mbito de um projecto de PSI determina o tipo e o posicionamento do patrocinador (dono do estudo) uma vez que necessrio garantir a existncia de um ascendente de facto por parte do patrocinador sobre o domnio organizacional afectado pelo projecto em desenvolvimento. Tambm a estrutura e posicionamento da equipa de projecto depende do seu mbito, dada a necessidade, reclamada pela grande maioria dos mtodos, de incluir elementos da organizao que sejam conhecedores profundos do domnio estudado e a necessidade desses elementos poderem dialogar, pelo menos em igualdade de circunstncias hierrquicas, com os restantes elementos envolvidos no estudo. Por influenciar directamente a quantidade de trabalho envolvida na recolha e tratamento da informao necessria para a conduo do projecto, o mbito de um projecto de PSI ainda determina directamente as necessidades dos restantes recursos envolvidos e a durao do projecto. Para alm dos aspectos referidos e doutros aspectos determinados pelo mbito de um projecto de PSI, o seu grau de complexidade talvez a medida mais visvel da influncia que o mbito tm num projecto de PSI. Essa complexidade evidenciada pelos modelos construdos e pelos factores contingenciais a ter em ateno durante a execuo do projecto.

Captulo 4

90

Tambm a frequente identificao simultnea do mbito de um projecto e da existncia de condies de arranque e execuo desse projecto [IBM 1984, Bunn, et al. 1989, Spewak e Hill 1993], transforma o mbito de um projecto de PSI num importante factor condicionador da sua realizao.

4 . 3 Resultados A terceira das classes, das realidades preponderantes do PSI, a dos Resultados. Definveis como as mudanas nas organizaes conseguidas quer pelo impacto do prprio processo de PSI, quer pela implementao do plano do SI, composto pelos resultados materiais desse processo. Os resultados organizacionais (impacto do processo de planeamento) e resultados materiais imediatos (plano), j foram discutidos em 3.3, pelo que aqui apenas so recordados:

a)

Viso

Formulao da viso global sobre o papel e as linhas de desenvolvimento do SI e das TI na organizao.

b)

Objectivos

Formulao dos objectivos para o SI e para o seu desenvolvimento.

c)

Polticas

Formulao das polticas e regras gerais de actuao que condicionam a GSI e o DSI.

d)

Arquitectura da informao

Identificao e mapeamento dos requisitos de informao da organizao e da sua estrutura de processos.

e)

Plano de implementao

Descrio das diversas actividades envolvidas na implementao do plano do SI (tarefas, resultados ou produtos, recursos envolvidos, tempos, etc.).

Captulo 4

91

f)

Oramento

Previso das necessidades oramentais decorrentes da implementao prevista.

g)

Arquitectura das TI

Identificao e mapeamento das TI envolvidas na implementao do SI planeado.


GSI

h)

Funo GSI

O estabelecimento (ou adaptao) da estrutura responsvel pela GSI e, consequentemente, pela implementao do plano do SI.

i)

Mudana

Mudana organizacional motivada quer pelo prprio processo de planeamento quer pela implementao do plano resultante.

4 . 4 Futuro A quarta e ltima das classes, das realidades preponderantes do PSI, aqui designada por Futuro. Nesta classe inclum-se as realidades que tm porventura j alguma importncia, mas que se acredita que vo ter, certamente, um papel preponderante em muitos aspectos do PSI. Como novas realidades preponderantes do PSI, identificam-se seis aspectos da realidade, que se passam a descrever.

a) Qualidade

A qualidade50 um conceito natural nos seres humanos e por isso mesmo , desde sempre, procurada na actividade das organizaes. Recentemente o termo "qualidade" tem

50

Qualidade o conjunto das propriedades e caractersticas de um produto que lhe conferem aptido para satisfazer necessidades explcitas ou implcitas - Norma ISO 8402 - Qualidade; Vocabulrio.

Captulo 4

92

proliferado na descrio dos produtos e servios das organizaes bem como nos mtodos e processos que as organizaes utilizam na sua obteno [Vicente 1994]. Mais do que uma moda, a qualidade uma necessidade imposta pela crescente competitividade entre organizaes e pela globalizao dos mercados onde operam. Tradicionalmente as organizaes preocupavam-se em satisfazer as necessidades e exigncias dos utilizadores dos seus produtos e servios, pelo que a qualidade era centrada apenas nas suas especificaes tcnicas. Actualmente, aceita-se que a qualidade deve ser tambm uma caracterstica dos sistemas organizacionais envolvidos na concepo e realizao dos produtos e servios. O sistema de qualidade51, responsvel pela gesto da qualidade na procura dessa caracterstica, envolve fortemente o sistema de informao da organizao. A srie de normas ISO 9000 ao racionalizar o inmero conjunto de linhas de orientao e normas sobre sistemas de qualidade [IPQ 1988a], tornou-se num catalizador para a tomada de conscincia por parte das organizaes da necessidade de procurar uma melhoria contnua da qualidade em todos os seus processos, envolvendo fortemente o SI das organizaes e consequentemente os processos do seu planeamento e desenvolvimento. A qualidade do processo de planeamento do SI de uma organizao importante porque afecta o desempenho da organizao na medida em que, como processo de concepo global do SI, indissocivel e determinante para a sua qualidade. O modelo apresentado na Figura 4.7, adaptado de uma proposta de Premkumar ([Premkumar e King 1994] p. 331) evidencia o impacto no desempenho organizacional como o resultado do processo de planeamento do SI. Este modelo ilustra tambm os aspectos que influenciam a qualidade do processo de PSI, onde se pode salientar: Disponibilidade de informao. Adequao dos outros recursos (no informacionais). Qualidade dos procedimentos de planeamento. Qualidade dos mecanismos de integrao da informao no processo de planeamento. Eficincia na utilizao de recursos. Qualidade dos mecanismos de implementao. Este conjunto de aspectos foram j identificados como relevantes para sucesso da actividade de planear SI (seco 3.4) o que confirma a estreita relao entre a qualidade e o sucesso desta actividade.

51

Sistema de qualidade: Conjunto da estrutura organizacional, das responsabilidades, dos procedimentos, dos processos e dos recursos para implementar a gesto da qualidade ([IPQ 1988a] p. 8)

Captulo 4

93

Outro testemunho da importncia crescente da qualidade no PSI o seu envolvimento expresso em novos modelos como, por exemplo, o de justificao de investimentos em TI [Hochstrasser 1993], ou de compreenso e gesto da mudana organizacional [Brown e Watts 1992].

Entradas Disponibilidade de informao

Processo

Resultados

Informao

Qualidade dos mecanismos de integrao da informao no processo de planeamento

Qualidade dos mecanismos de implementao

Procedimento de Planeamento

Impacto na Organizao

Outros Recursos

Qualidade do procedimento de planeamento Eficincia na utilizao de recursos Desempenho da organizao

Adequao dos outros recursos (no informacionais)

Figura 4.7 - Qualidade do processo de PSI.

Todas estas interligaes entre qualidade, PSI e sucesso da organizao motivam a generalizao das preocupaes de qualidade a todos os aspectos organizacionais o que inevitavelmente vai tornar cada vez mais importante e pertinente considerar os aspectos da qualidade no estudo e na prtica da actividade de planear SI.

b)

Novos modelos e paradigmas organizacionais

A "Reengenharia" [Hammer 1990], o "Process Innovation" [Davenport 1993, Davenport e Short 1990], a "Engenharia da Organizao" [Brown e Watts 1992], etc., so respostas actuais s insuficincias que o modelo organizacional clssico manifesta perante as necessidades de adaptao a constantes mudanas do meio onde operam [Hammer e Champy 1994]. Todas estas propostas reclamam uma flexibilizao da estrutura organizacional o que motiva o

Captulo 4

94

aparecimento de novos modelos e paradigmas organizacionais, dos quais se destaca a "Organizao Baseada na Informao", formulado por Drucker [Drucker 1988]. O fim anunciado por Drucker, das organizaes clssicas de forte cadeia de comando e controlo (organizaes com diversos nveis hierrquicos) e a emergncia de um novo tipo de organizaes baseadas na informao (organizaes centradas em especialistas do conhecimento) ir precipitar o reequacionamento da actividade de planear SI. O desenho organizacional com base na sua estrutura de objectivos e principalmente a responsabilizao de todos os elementos da organizao sobre a informao que utilizam e disponibilizam, vem alterar drasticamente o papel que os SI desempenhavam nas organizaes clssicas, forando inevitavelmente a redefinio das abordagens e dos mtodos utilizados no PSI. As futuras abordagens ao PSI, para este tipo de organizaes, tero de considerar que o SI de uma organizao passa a ser o seu principal elemento estruturador em detrimento da sua estrutura de comando e controlo.

c)

A informao como bem econmico

O reconhecimento da informao como o bem econmico, por excelncia, dos nossos tempos ([Oliveira 1994b] p. 42) comummente aceite, mas paradoxalmente esquecido no estudo e principalmente na prtica da gesto de SI em geral, e do PSI em particular. Exerccios de PSI para a procura de vantagens competitivas pela utilizao das TI/SI ou simplesmente para a identificao e automatizao dos processos j estabelecidos nas organizaes, so frequentemente realizados sem preocupaes de ser avaliado o retorno dos investimentos a realizar. Esta situao, tem sido justificvel quer pela dificuldade da avaliao do retorno deste tipo de investimentos, quer por se acreditar frequentemente na relao entre o investimento em TI/SI e o sucesso das organizaes, quer ainda pela reclamao da natureza estratgica, muitas vezes abusiva, dos investimentos. contudo crescente a tomada de conscincia por parte das organizaes da necessidade de avaliar o retorno dos investimentos em TI/SI, semelhana dos restantes investimentos que realizam [Strassmann 1990]. Estas preocupaes de natureza econmica tm j alguns reflexos no PSI como o comprovam os trabalhos de Goldsmith [Goldsmith 1991], onde proposta a ligao do PSI com a estratgia da organizao pela realizao de reunies de planeamento, onde so utilizados os princpios da engenharia da informao, da cadeia de valor, e de matrizes de avaliao de investimentos. Mais recentemente, Orman [Orman 1994], sugere a utilizao do custo da informao como elemento determinante da arquitectura do SI.

Captulo 4

95

Acredita-se que as motivaes racionais que foram a utilizao de modelos econmicos na gesto dos diversos recursos e bens econmicos das organizaes, tm validade tambm na gesto da informao e consequentemente na concepo dos SI. Assim, a actividade de PSI ter de inevitavelmente contemplar com mais seriedade estes aspectos, para poder continuar a ter utilidade como processo empenhado no sucesso das organizaes.

d)

Ferramentas de apoio ao PSI

Tradicionalmente as ferramentas para o PSI ou so extenses do domnio de aplicabilidade das ferramentas CASE52, vocacionadas para o desenvolvimento de aplicaes, ou so ferramentas independentes, normalmente concebidas para suportar um determinado mtodo ou conjunto de tcnicas de PSI em particular. Mais ainda, as ferramentas vulgarmente apenas suportam a criao e manuteno dos modelos envolvidos, fornecendo pouca ou nenhuma ajuda sobre o processo de planeamento. As ferramentas so assim pouco flexveis perante as especificidades de cada situao e limitadas no auxlio que fornecem conduo da actividade de planeamento [Stegwee e Waes 1991a]. Recentemente tm sido propostas uma srie de novas ferramentas que pretendem ser contributos promissores para a resoluo de deficincias e limitaes das existentes. Podem-se apontar como exemplos, ferramentas que permitem a definio e alterao do meta-modelo da informao suportada [Amaral 1988b], ou ferramentas que fornecem ajuda na identificao das oportunidades de utilizao das TI [Gongla, et al. 1989], ou ainda ferramentas que ajudam a explorar as vantagens do trabalho colaborativo na definio de estratgias [Ebels e Stegwee 1992, Schuman e Rohrbaugh 1991]. Apesar dos esforos, parece-nos ainda muito limitado o suporte que as ferramentas actuais oferecem a uma actividade complexa como o o PSI. O carcter informal e qualitativo de muita da informao envolvida, a necessidade de expressar e analisar polticas, objectivos, cenrios alternativos, etc., sugere a necessidade de uma nova gerao de ferramentas que certamente ter de fazer recurso s tcnicas de computao vocacionadas para situaes como estas de informao incompleta, informal e muito complexa. O aparecimento de sistemas inteligentes baseados em tcnicas de computao avanada como as redes neuronais ou lgicas imprecisas [Machado e Neves 1992], sero certamente uma realidade desejvel e inevitvel para uma melhoria significativa do suporte actividade de planear SI.

52

CASE - Computer Aided Systems Engineering [Spurr e Layzell 1990].

Captulo 4

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e)

Redesenho Organizacional

A realizao de pequenas mudanas ou melhorias nas organizaes tem sido encarada como um processo espordico, ou, quando muito, como um processo que deve ser continuamente mantido [Brown e Watts 1992]. O PSI tem sido frequentemente encarado como o momento de ser pensada a mudana do SI da organizao mas de uma forma evolutiva, apenas na medida do estritamente necessrio para acompanhar as mudanas impostas pelo ambiente onde opera, procurando tradicionalmente evitar alteraes profundas no seu modo de funcionamento. A forma actual da estrutura e funcionamento da organizao sempre minuciosamente identificada e as propostas de alterao mais corajosas so sempre batalhas a ser travadas, quer no seio das equipas de planeamento quer contra o resto da organizao. A incapacidade de acompanhar a evoluo do meio onde operam e o testemunho das organizaes de sucesso que experimentaram fortes processos de redesenho organizacional, alertam as organizaes para a necessidade de encarar a mudana como um processo de reformulao profunda e radical, da forma como as actividades esto organizadas e so desenvolvidas [Hammer e Champy 1994]. Actualmente, inmeros autores sugerem que a mudana deve ser um processo espordico mas radical, onde tudo pode e deve ser questionado, na procura de uma reformulao da estrutura e actividade da organizao, que lhe traga melhorias muito significativas ao seu desempenho [Brown e Watts 1992, Cypress 1994, Davenport 1993, Earl 1994, Hammer 1990, Ilharco 1993b, Takkenberg 1993]. Estas novas formas de conceber e alterar a estrutura e o modo de funcionamento das organizaes envolvem fortemente as TI/SI como elementos estruturadores e catalizadores de oportunidades [Davenport 1993, Hammer e Champy 1994]. Assim, o PSI ao ganhar uma nova importncia como processo organizacional ter, como actividade, de se dotar de novas abordagens, mtodos e tcnicas que contemplem convenientemente as novas situaes e desafios que se lhe vo deparar.

f)

Sistemas inter-organizacionais

Nos ltimos anos, o aparecimento de sistemas inter-organizacionais tem aumentado rapidamente [Levinson 1994], certamente como consequncia quer de alianas entre organizaes quer pela utilizao de modelos de produo que exigem autnticas parcerias entre clientes e fornecedores [Swatman, et al. 1994].

Captulo 4

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As TI e em particular as Telecomunicaes vieram tornar secundria a localizao dos processos organizacionais, possibilitando a disperso geogrfica das organizaes o que potencia o aproveitamento das infraestruturas de comunicao para o estabelecimento de ligaes inter-organizacionais. Com a crescente desintegrao das fronteiras das organizaes, um fenmeno tambm potenciado pela utilizao das TI/SI, o sucesso das organizaes cada vez mais vai depender da sua capacidade de gerir correctamente as dependncias inter-organizacionais, inevitavelmente baseadas numa utilizao intensiva das TI [Cameron 1994, Rockart e Short 1989]. Actualmente assiste-se ao aparecimento e afirmao de um conjunto de TI como as autoestradas da informao, os servios de informao, o EDI53, os sistemas colaborativos, etc. Estas novas realidades permitem de facto a existncia de SI inter-organizacionais, mas trazem novos conceitos e situaes para a actividade de planear SI. A partilha de objectivos entre organizaes concorrentes, a difcil definio de fronteiras para a organizao, a flexibilizao das estruturas organizacionais, so alguns exemplos destas novas realidades com que o PSI se vai deparar, e s quais, inevitavelmente, vai ter que se adaptar.

4 . 5 Sumrio O Modelo das Realidades Preponderantes do PSI, , fundamentalmente, uma forma expedita de articular os aspectos da realidade, terica e experimental, que se aceitam e acreditam como relevantes para o estudo e prtica do PSI. A prpria natureza desta actividade, associada aos constantes contibutos de que alvo, faz com que este modelo tenha de ser dinmico, no sentido de estar em constante evoluo, procurando manter-se actualizado e til. Este carcter dinmico permite a sua utilizao como uma "arena" onde possvel confrontar e armonizar diferentes contributos, procurando fundamentar a importncia desses contributos para o PSI, enquanto actividade e objecto de estudo. As realidades preponderantes, includas no modelo proposto, so aquelas que se acreditam como fortemente condicionadoras e orientadoras do PSI, de acordo com as convices e sentimentos, resultantes dos estudos e da prtica realizada desta actividade.

53

EDI - Electronic Data Interchange. Soluo tecnolgica para a ligao interorganizacional baseada em redes de comunicaes de dados e num corpo normativo (como por exemplo o EDIFACT [Berge 1991]), que permite eliminar o papel como suporte documental de uma transaco de informao ([Marcelino 1994] p. 57).

Captulo 4

98

As influncias particulares que cada uma das Realidades Preponderantes tem na actividade de PSI, bem como as influncias que tm entre si, no so expressas neste modelo. A complexidade e o elevado nmero dessas influncias, torna a sua identificao exaustiva muito difcil (porventura impossvel), podendo as solues com descries incompletas, serem indutoras de problemas na sua utilizao. Este risco, associado finalidade do Modelo das Realidades Preponderantes, fazem com que este modelo seja intencionalmente pouco estruturado, sendo apenas sugeridas quatro classes em que as diferentes Realidades Preponderantes se agrupam. Assim, este modelo pode ser utilizado no "Enquadramento Conceptual", que adiante se vai propor (Captulos 6 e 7), sem limitar a sua expansibilidade e capacidade de adaptao s novas realidades que no futuro, inevitavelmente, pertencero ao PSI.

Captulo 5

Processo, abordagens, mtodos e ferramentas de PSI

O processo, as abordagens, os mtodos e as ferramentas, envolvidas no PSI, so revistos neste captulo, quer sobre uma perspectiva terica, quer discutindo as propostas concretas, consideradas mais relevantes. O processo de planeamento caracterizado, sendo revistos os seus modelos "convencionais" e "sofisticados", de acordo com as suas finalidades e caractersticas. As diferentes abordagens so tambm revistas, sendo descritas e discutidas, como exemplos mais representativos das suas classes, o "Modelo dos 3 Estgios" e a "Abordagem Multidimensional". Tambm a evoluo no tempo, do foco do processo de planeamento, descrita, recorrendo s interpretaes de diferentes autores. Finalmente, os mtodos e as ferramentas de apoio so revistos, pela utilizao de um modelo justificativo das suas evolues, onde so identificadas cinco eras nas suas existncias. Este captulo encerra o conjunto de captulos dos "Fundamentos".

5 . 1 Processo e abordagens ao PSI O PSI, como qualquer outro processo organizacional, utiliza recursos informacionais e de outras naturezas, para a persecuo dos objectivos que lhe so impostos, de onde se salienta a elaborao de um plano organizacional para as TI/SI e a promoo da mudana organizacional. Esta formulao, adaptada das propostas de King [King 1988, Premkumar e King 1991, Premkumar e King 1994] ilustrada na Figura 5.1, associada aceitao de que a mudana

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organizacional hoje um imperativo para a sobrevivncia da maioria das organizaes, reala a importncia da insero de um processo contnuo de PSI na actividade organizacional [Jackson 1992].

Entradas

Processo

Resultados

Informao

Objectivos do processo de planeamento

Procedimento de Planeamento

Plano

Mudana na organizao

Outros Recursos

Figura 5.1 - Processo de planeamento.

O processo de PSI tem sofrido diversas evolues quanto s suas finalidades e insero na actividade organizacional. Talvez a mais significativa dessas evolues seja a apontada por Stegwee [Stegwee e Ebels 1992, Stegwee e Waes 1990, Stegwee e Waes 1991a]. Stegwee define como "convencionais" os processos de PSI centrado na obteno de arquitecturas que alinhem a utilizao das TI/SI com a estratgia organizacional (Figura 5.2), enquanto define como "sofisticados" os processos de PSI centrado na integrao de estratgia das TI/SI com a estratgia organizacional (Figura 5.3). Convencionalmente, o processo de PSI visto como um processo dedicado construo de diversas arquitecturas que permitam suportar a estratgia organizacional. O principal foco de ateno o desenho das arquitecturas, especialmente a da informao, procurando-se simultaneamente um melhor alinhamento entre os requisitos da organizao e a aplicao das TI, a integrao dos sistemas existentes, e a identificao e prioritarizao dos projectos de desenvolvimento. Esta postura traduz o reconhecimento por parte da organizao de que a informao um recurso que merece ser gerido como qualquer outro dos seus principais recursos.

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Num processo "convencional" de PSI, conforme evidenciado na Figura 5.2, o "plano" com a sua "carteira de projectos" o resultado da determinao do estado actual do suporte do SI organizao, da construo das diversas arquitecturas e da determinao de polticas e do plano de mudana. Este processo desenvolve-se com base nos planos e estratgias da organizao e com o conhecimento das tendncias e oportunidades das TI.

Planos e estratgias organizacionais

Tendncias e oportunidades das TI

Processo de Planeamento de Sistemas de Informao


Suporte corrente do SI

Arquitecturas Informao Sistemas Tecnolgica Organizacional

Declarao de polticas e orientaes para a mudana

Plano e carteira de projectos

Implementao

Figura 5.2 - Processo de planeamento "convencional"; (adaptado de [Stegwee e Waes 1990] p. 90).

Actualmente reconhece-se que o processo de PSI "convencional" tem algumas limitaes e deficincias. Uma dessas deficincias, certamente como consequncia da preocupao excessiva na definio de arquitecturas, a propenso para se tornar rgido e formal, sem o dinamismo necessrio para acompanhar as constantes mudanas organizacionais. Outra deficincia a de no contemplar devidamente e potenciar o impacto das TI/SI na formulao da estratgia organizacional.

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A procura dessas oportunidades, como atitude instituda em inmeras organizaes, envolve a realizao de processos de PSI "sofisticados", onde a estratgia das TI/SI desenvolvida integradamente com a estratgia organizacional e com os restantes aspectos arquitecturais e estruturais da organizao e das TI/SI. O processo de PSI deixa de ser visto pela organizao como um processo de suporte implementao das suas estratgias e passa a ser considerado como um processo integrante, at central, da formulao das suas prprias estratgias. Num processo "sofisticado" de PSI, conforme evidenciado na Figura 5.3, o plano com a sua carteira de projectos o resultado da constante reavaliao e reformulao da estratgia organizacional, da estratgia das TI, das estruturas organizacionais e das diversas arquitecturas. Este processo desenvolve-se sob o conhecimento da situao actual da organizao e com a constante presso das tendncias e oportunidades organizacionais e das tendncias e oportunidades das TI.

Situao corrente

Processo de Planeamento de Sistemas de Informao


Tendncias e oportunidades organizacionais Tendncias e oportunidades das TI Estratgia Organizacional Estratgia para as TI

Estruturas organizacionais (processos, organizao,...)

Arquitecturas (informao, sistemas, tecnolgica, organizacional)

Plano e carteira de projectos

Implementao

Figura 5.3 - Processo de planeamento "sofisticado"; (adaptado de [Stegwee e Waes 1990] p. 94).

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O processo de PSI, como qualquer outro processo principal da organizao, necessita de ser cuidadosamente pensado de modo a assegurar a satisfao dos objectivos que lhe so impostos (Figura 5.1), o que justifica a existncia de diferentes abordagens e mtodos adequados s diferentes circunstncias e finalidades com que o PSI realizado [Bowman, et al. 1983, Earl 1993, Lederer e Sethi 1992, Mehrez, et al. 1993]. Abordagem ao PSI definvel como o conjunto de actividades, analticas, avaliativas e criativas que permitem a realizao de um plano para o SI da organizao [Earl 1989, Flynn e Goleniewska 1994]. Uma abordagem no s por si uma tcnica ou conjunto de tcnicas nem uma srie de actividades, procedimentos ou rotinas a desenvolver na obteno de um plano. Um mtodo, definido de uma forma ampla como "o modo de fazer coisas" [Olle, et al. 1988a], a operacionalizao de uma abordagem, pelo que dela deve herdar a estratgia para a conduo do processo de PSI. Uma abordagem fundamentalmente um estilo ou filosofia para a resoluo de problemas, que pode compreender, mtodos ou mistura de tcnicas, procedimentos e orientaes para o comportamento formal e informal e para a tomada de decises dos elementos envolvidos ([Earl 1993] p. 7). As diversas abordagens ao PSI so classificveis de acordo com diferentes conjuntos de critrios [Flynn e Goleniewska 1994]. Um exemplo a proposta de Earl [Earl 1989], que sugere a diferenciao das abordagens ao PSI com base na nfase que atribuem aos seguintes factores: Consciencializao - Empenho em demonstrar como as TI/SI podem ser utilizadas para a obteno de vantagens competitivas. Oportunidade - Capacidade de identificao de ameaas e oportunidades potenciadas pelas TI/SI. Posicionamento - Avaliao do estado das TI/SI na organizao. Um outro critrio com uma aceitao generalizada diferencia o papel das TI/SI na definio da estratgia organizacional. Ward [Ward, et al. 1990], sugere que as abordagens ao PSI sejam diferenciadas quanto sua inteno de promoverem: Alinhamento - Alinharem o investimento em TI/SI com as necessidades da organizao. Impacto - Procurarem vantagens competitivas e evitarem ameaas pelo aproveitamento das oportunidades geradas pelas TI/SI.

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O grande nmero de abordagens e mtodos existentes e a proximidade dos dois conceitos leva a que, em inmeras situaes, a distino entre abordagem e mtodo no seja fcil de estabelecer. Esta dificuldade facilita, tambm nesta matria, o estabelecimento de alguma confuso e a profuso de propostas, por parte de diferentes autores, de diferente conjuntos de abordagens de acordo com os mais diversos critrios de classificao. Alguns exemplos destes conjuntos so os propostos por Davis ([Davis e Olson 1985] p. 483), Goodhue ([Goodhue, et al. 1988] p. 377), McNurlin ([McNurlin e Sprague Jr. 1989] p. 95), Earl ([Earl 1993] p. 7) e Flynn ([Flynn e Goleniewska 1994] p. 294). Mais do que rever exaustivamente as diferentes propostas, interessa talvez encontrar exemplos representativos dos grandes grupos destas abordagens que permitam a compreenso das diferenas fundamentais que as distinguem. A aplicao dos critrios de alinhamento e impacto [Ward, et al. 1990], aos diferentes conjuntos de abordagens atrs referenciadas, permite a diferenciao das seguintes abordagens mais representativas: Alinhamento; Information Engineering [Martin 1982b] Modelo dos 3 estgios [Bowman, et al. 1983] Modelo dos 4 estgios [Dickson e Wetherbe 1985] Information Strategy Planning [Martin 1986a] Impacto; Abordagem Multidimensional [Earl 1989] Abordagem de Ward [Ward, et al. 1990] Destas abordagens o "Modelo dos 3 Estgios " [Bowman, et al. 1983] e a "Abordagem Multidimensional" [Earl 1989], so seguramente as mais representativas, nas suas classes, pelos seus impactos no estudo e na prtica do PSI, pelo que se descrevem resumidamente. O "Modelo dos 3 Estgios" [Bowman, et al. 1983] j anteriormente referenciado como paradigmtico para o PSI, identifica como problemas fundamentais o alinhamento do SI com os objectivos globais da organizao, a identificao dos requisitos de informao da organizao e a racionalizao da atribuio de recursos. Na resoluo destes problemas, as diversas actividades do PSI devem ser realizadas em trs estgios distintos. Na Figura 5.4 descrevem-se

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estes estgios pela indicao das suas actividades principais, o seu encadeamento e os seus principais resultados.

Avaliar objectivos e estratgias da organizao

Reviso do plano estratgico da organizao. Identificao dos principais grupos de presso e dos seus objectivos.

Estabelecer a misso do SI Planeamento Estratgico

Manifesto do SI da organizao.

Reviso eventual

Avaliar ambiente

Situao actual do SI. Ambiente da organizao. Estado de maturidade do SI e imagem interna. Avaliao das caractersticas dos recursos humanos. Avaliao de novas TI e oportunidades.

Definir polticas, objectivos e estratgias para o SI

Estruturas organizacionais. Focos tecnolgicos. Processos de gesto e objectivos funcionais. Mecanismos de atribuio de recursos.

Ciclo anual

Anlise de Requisitos de Informao da Organizao

Avaliar requisitos de informao da organizao

Arquitectura global da informao. Necessidades correntes de informao. Necessidades previstas de informao.

Formular plano global de desenvolvimento

Definio de projectos de SI. Definio de prioridades. Calendrio multi-anual de desenvolvimento.

Atribuio de Recursos Estgios

Desenvolver plano das necessidades de recursos Actividades

Declarao de tendncias. Planos de equipamento e suportes lgicos. Planos de pessoal, instalaes e comunicaes. Plano financeiro.

Resultados

Figura 5.4 - "Modelo dos 3 Estgios"; (adaptado de [Bowman, et al. 1983] p. 15).

A diviso da actividade de PSI em trs actividades genricas ou estgios, pressupe que o processo de planeamento deve ser iniciado num primeiro estgio pelo estabelecimento de relaes entre o plano global da organizao e o plano do SI (Planeamento estratgico). Seguese um segundo estgio para a identificao dos requisitos gerais de informao e para o estabelecimento da arquitectura da informao (Anlise de requisitos de informao da organizao). A identificao de requisitos de informao pode despoletar uma nova realizao

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do estgio anterior para a reviso das suas orientaes. Finalmente, um terceiro estgio, para a determinao dos recursos envolvidos no desenvolvimento e na explorao do SI (Atribuio de recursos). Os dois ltimos estgios devem ser anualmente realizados de forma a poder-se acompanhar a evoluo dos requisitos de informao da organizao. Esta abordagem baseada na procura do alinhamento do SI com a organizao, utilizando uma postura de anlise top-down 54 e sugere um conjunto de actividades e tarefas ordenadas e bem definidas. Aceite de forma paradigmtica no estudo e na prtica do PSI, este modelo tem sido um referencial importante, principalmente pelo efeito estruturador e homogeneizador de conceitos e linguagem. Alinhar o SI com a organizao uma preocupao, lamentavelmente, ainda no assumida por muitas organizaes. Contudo, o aproveitamento e a integrao das TI/SI na formulao e implementao da estratgia organizacional, j aceite, em inmeras circunstncias, como um imperativo para o sucesso das organizaes. Nestas situaes o PSI uma actividade complexa onde a organizao deve ([Earl 1989] p. 70): Clarificar as necessidades e estratgia da organizao em relao ao seu SI. Avaliar o suporte organizao e a utilizao corrente do SI. Inovar pelo aproveitamento das oportunidades estratgicas oferecidas pelas TI/SI. Baseado na sua experincia e na investigao que realizou, Earl defende que o PSI no deve ser realizado pela adopo de um nico mtodo, devido s manifestas incapacidades de suportarem a complexidade e a natureza contingencial desta actividade. Como soluo Earl prope a "Abordagem Multidimensional" ([Earl 1989] p. 69-80). A "Abordagem Multidimensional" baseia-se no reconhecimento da necessidade das trs finalidades do PSI, atrs enunciadas, serem procuradas explicitamente e de modo separado, mas permitindo que se influenciem mutuamente num s processo de contnua aprendizagem organizacional. A procura separada das trs finalidades justifica-se porque envolvem modos, posturas e papis a desempenhar distintos. As trs frentes de ataque a essas finalidades, a que Earl chamou de "pernas", esto representadas na Figura 5.5, conjuntamente com as caractersticas que as diferenciam e os seus focos de ateno.

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Utilizam-se as designaes em lngua inglesa de "top-down", "bottom-up" e "inside-out" para designarem as posturas "do geral para o particular", "do particular para o geral" e "de dentro para fora" por serem terminologia corrente no domnio dos SI e mais expressivas do que as suas tradues em lngua portuguesa.

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A primeira "perna" um processo analtico (top-down), metdico e que necessita de um esprito de trabalho em equipa para formular, em termos de TI/SI, as necessidades e estratgia da organizao. Compatibilizar o investimento em TI/SI com as necessidades da organizao assim o seu principal objectivo. A poltica da informao e a determinao do SI desejado so derivados das concepes e vises do topo de gesto sobre aspectos como os factores crticos de sucesso, as oportunidades estratgicas, os objectivos organizacionais, etc.

Planos e objectivos da organizao

Sistema de informao actual

Oportunidades das TI

Modo

Analtico

Avaliativo

Criativo

Top-down

Postura

Metdica

Bottom-up

Levantamentos e verificaes Utilizadores e especialistas

Inside-out

Rastreio organizacional e ambiental "Vedetas"

Papis a desempenhar

Trabalho de equipa

Plano

Figura 5.5 - "Abordagem Multidimensional"; (adaptado de [Earl 1989] p. 71).

A segunda "perna" um processo avaliativo, baseado em levantamentos e investigaes realizadas por especialistas e com um forte envolvimento dos utilizadores. Esta "perna" assume a situao actual da organizao, em termos dos seus processos e da utilizao das TI/SI, como o ponto de partida do PSI. A situao actual avaliada pelos utilizadores em termos da disponibilidade das entidades informacionais e do suporte realizado aos seus processos organizacionais. com base nesta informao prestada pelos utilizadores que se redefine o SI, nomeadamente as suas entidades informacionais e processos. A natureza da postura assumida (bottom-up), na procura de representaes globais do estado actual das TI/SI a partir da informao detalhada a menos estratgica das propostas, mas to importante quanto as outras para a obteno plena das trs finalidades atrs reconhecidas para o PSI.

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A terceira "perna" um processo criativo que envolve especialistas e alguns quadros da organizao, com caractersticas mpares ("vedetas"), capazes de rastrear a organizao e o seu ambiente, para a determinao de oportunidades oferecidas pelas TI/SI, com impacto no posicionamento competitivo da organizao. Reconhece-se aqui a necessidade da adopo de uma postura inside-out na procura de posicionamentos competitivos favorveis ou de novas oportunidades estratgicas criadas pelas TI/SI. As oportunidades determinadas devero ser articuladas com as "pernas" anteriores de forma a serem contempladas quer na formulao da estratgia, quer na descrio das TI/SI da organizao. Ainda que complementares, as trs "pernas" do contibutos distintos ao processo global de planear o SI da organizao. A compatibilizao destes contributos a principal dificuldade desta abordagem, que pode ser minimizada pela utilizao da arquitectura da informao como o meio preferencial para a harmonizao das diferentes perspectivas criadas [Stegwee e Ebels 1992]. O maior ou menor apoio do processo de PSI em qualquer uma destas "pernas", a ordem com que elas vo sendo solicitadas e os mtodos e tcnicas envolvidas em cada uma delas, tornam esta abordagem genuinamente contingencial, pois permite uma adaptao cuidada s circunstncias particulares que caracterizam e envolvem cada projecto de PSI. Concluindo, a "Abordagem Multidimensional" uma abordagem contingencial ao PSI que prev a adopo simultnea de processos com posturas top-down, bottom-up e inside-out na clarificao das necessidades da organizao em termos de TI/SI, na clarificao do estado actual das TI/SI no suporte da actividade da organizao e na clarificao das oportunidades criadas pelas TI/SI estratgia competitiva da organizao. A natureza do processo de planear SI tem-se alterado com o tempo. Diversos autores tm reconhecido a sua evoluo e proposto diversos modelos de acordo com as caractersticas diferenciadoras que consideram. Ward e Wiseman [Ward, et al. 1990, Wiseman 1988], defendem que o PSI deve ser um processo diferente, consoante a era em que a organizao se encontra quanto ao tipo de SI utilizado ("Processamento de Dados", "Sistema de Informao de Gesto" ou "Sistema de Informao Estratgico"). Nolan [Nolan 1973, Nolan 1979], defende que o PSI evolui por uma srie de seis estgios, com focos e posturas distintas, acompanhando os seis estgios de evoluo das TI/SI na organizao ("iniciao", "contgio", "controlo", "integrao", "administrao de dados" e "maturidade"). A mudana mais radical ocorre entre o terceiro e o quarto estgio, onde abandonado um foco tecnolgico para o PSI, passando a informao a ser encarada como um recurso estratgico para a organizao.

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Stegwee [Stegwee e Waes 1990], defende que o PSI como actividade, sofreu uma evoluo no seu foco de ateno, desde uma actividade centrada na gesto das TI, passando por uma actividade preocupada com a gesto do recurso informao, at uma actividade que pretende potenciar o sucesso da organizao pelo aproveitamento das oportunidades oferecidas pelas TI/SI. Nestas trs situaes o PSI classificado de "preliminar", "metodolgico" e "sofisticado". Galliers [Galliers 1987b, Galliers 1991], props um modelo de evoluo que, entre outras, contempla e sintetiza as distines acabadas de apresentar. Esse modelo, representado na Figura 5.6, merece uma descrio mais cuidada.

Formulao de estratgias Procura de objectivos

Reactivo (oportunidades futuras)

Proactivo (oportunidades)

Eficcia

Competitividade

Nvel de resultados
Eficcia

Eclctico
Eficincia

Resoluo de problemas Reactivo (problemas actuais) Organizao (top-down ) Isolado (meios computacionais) TI (bottom-up)

Foco de ateno

Figura 5.6 - Evoluo do foco do PSI; (adaptado de [Galliers 1987b] p. 226).

Segundo esse modelo, a natureza do processo de planear SI tem evoludo com o tempo, acompanhando a evoluo da importncia dada s TI/SI, por parte das organizaes. O PSI era inicialmente visto como uma actividade isolada, preocupada com a eficincia do suporte organizao, dado pelas aplicaes computacionais desenvolvidas de acordo com a percepo dos informticos sobre as suas necessidades. Os focos do PSI eram ento essencialmente tecnolgicos e de resoluo dos problemas correntes.

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A primeira evoluo decorre da mudana do foco tecnolgico para um foco organizacional. O PSI passa a uma actividade reactiva s mudanas organizacionais, ainda centrado na resoluo dos problemas correntes, mas j preocupada com a eficcia da utilizao das TI/SI na organizao. Na segunda evoluo, o PSI torna-se numa actividade centrada na formulao de estratgias e objectivos mantendo o seu carcter reactivo s mudanas e as preocupaes de eficcia na utilizao das TI/SI na organizao. Na terceira evoluo as TI voltam a ser o foco da ateno do PSI, mas agora com a finalidade de determinar as oportunidades que proporcionam, para a melhoria do posicionamento competitivo da organizao. Procurar pro-activamente melhorias na competitividade da organizao passa a ser o mote para o PSI. Finalmente, na quarta evoluo reconhece-se que o PSI uma actividade que deve misturar os diversos focos e preocupaes das evolues anteriores, tornando-se assim numa actividade eclctica55. O PSI ento um processo de determinao das necessidades da organizao em TI/SI e de determinao do impacto que as TI/SI podem ter na estratgia competitiva da organizao, onde as preocupaes de competitividade, eficcia e eficincia devem coexistir quer na formulao de estratgias e objectivos quer na resoluo de problemas correntes.

5 . 2 Mtodos de PSI Mtodo pode ser genericamente definido como "o modo de fazer coisas" [Olle, et al. 1988a]. Os mtodos so operacionalizaes das abordagens, pelo que deles se deve esperar a adopo de uma estratgia para a conduo do processo de PSI de acordo com uma filosofia (modo de pensar), para alm da descrio da forma como as tarefas tm de ser realizadas e da descrio dos perfis e dos papis a desempenhar pelos diversos intervenientes (modo de trabalhar), e da indicao do tipo de modelos a construir e das necessidades de informao para a sua construo (modo de representar). A grande diversidade de mtodos existentes certamente consequncia das diferentes finalidades atribudas ao processo de planeamento, da grande diversidade de abordagens que

55

A utilizao de uma abordagem eclctica ao PSI foi inicialmente advogada por Sullivan [Sullivan 1985], nas situaes de elevada Infuso e Difuso das TI/SI na organizao. "Infuso" uma medida de penetrao das TI na organizao em termos da sua importncia, impacto ou alcance. "Difuso" uma medida do grau de disperso e disseminao das TI na organizao.

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operacionalizam, da mudana do seu foco de ateno, da procura da adaptao a situaes particulares, das caractersticas dos autores ou escolas que os propem, etc. Acrescendo a esta grande diversidade, alguns estudos mostram que significativa a utilizao de mtodos "da casa" no PSI [Amaral, et al. 1992b, Galliers 1987b]. Uma das razes para a utilizao destes mtodos a tentativa de simplificar o processo de planeamento pela construo de aproximaes que se adeqem s caractersticas e limitaes especficas das organizaes [Reponen 1994]. Aceitando a frequncia com que os mtodos so referidos, como uma medida da sua importncia, foi possvel numa reviso de dezassete trabalhos56, onde so referenciados os mtodos de PSI mais utilizados ou considerados como mais significativos, identificar mais de cinquenta mtodos diferentes de PSI. Na Tabela 5.1 apresentada a lista dos 20 mtodos mais apontados. Os mtodos de PSI tm obviamente uma grande importncia no sucesso desta actividade pelo que a sua escolha dever ser cuidadosamente pensada tendo em ateno as finalidades e as circunstncias de cada situao em particular [Earl 1993, Goodhue, et al. 1988, Swede e Vliet 1993]. Esta escolha problemtica devido a diversos factores j referidos no "Modelo das Realidades Preponderantes" do PSI, como por exemplo a natureza contingencial do PSI, a necessidade de equilibrar finalidades e recursos atribudos ao projecto, ou ainda as caractersticas dos recursos humanos envolvidos. Principalmente a natureza contingencial do processo de PSI dificulta a classificao comparativa das situaes, tornando o melhor mtodo para cada situao, uma funo das finalidades e circunstncias em que vai ser utilizado. A procura de referenciais para a comparao e avaliao de mtodos do domnio dos SI um problema j herdado do estudo dos mtodos de anlise e desenvolvimento de SI [Blank e Krijger 1983, Loucopoulos, et al. 1986, Olle, et al. 1988a]. Tambm para os mtodos de PSI, diversos autores tm procurado um referencial para a sua comparao e avaliao [Amaral 1988b, Boynton e Zmud 1987, Earl 1993, Fidler e Rogerson 1994, Flynn e Goleniewska 1994, Premkumar e King 1994, Sullivan 1985]. Contudo, consideram-se insatisfatrios os referenciais conhecidos, por duas razes. Primeiro,

56

Com a inteno de selecionar um conjunto de trabalhos diversificados temporalmente e nas "escolas" dos seus autores, foram escolhidas as seguintes referncias: [Amaral, et al. 1992b, Boulton, et al. 1992, Bowman, et al. 1983, Davis e Olson 1985, Dickson e Wetherbe 1985, Fidler e Rogerson 1994, Lavado e Domingos 1977, Lederer e Sethi 1992, Lederer e Sethl 1988, McNurlin e Sprague Jr. 1989, Mehrez, et al. 1993, Parker, et al. 1989, Reponen 1994, Spewak e Hill 1993, Stegwee, et al. 1993, Sullivan 1985, Wiseman 1988].

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porque os referenciais propostos so incompletos, no sentido em que nenhum deles consegue conjugar descritores ou medidas para todos os aspectos caracterizadores dos mtodos de PSI. Segundo, porque na descrio das diversas caractersticas diferenciadoras recorrem, invariavelmente, a descries cursivas, ou quando muito, elaborao de matrizes onde so cruzados pares dessas caractersticas [Fidler e Rogerson 1994, Sullivan 1985].

Tabela 5.1 - Mtodos de PSI

Acrnimo BIAIT BICS BSP CRLC CSF E/M A EAP HSPA IQA ISP/IE Method/1 NNM PQM RACINES SDP SOG SPC SSP SST VCA

Designao Business Information Analysis and Integration Technique Business Information Characterization Study Business Systems Planning57 Customer Resource Life Cycle Critical Success Factors Ends-Means Analysis Enterprise Architecture Planning Hierarchical Systems Planning Approach Information Quality Analysis Information Strategy Planning/Information Engineering Method/1 Nolan-Norton Method Process Quality Management Recueil Actualis des Choix Informatiques Strategic Data Planning Stages of Growth Strategic Planning Cycle Strategic Systems Planning Strategy Set Transformation Value Chain Analysis

Referncia [Carlson 1979] [Kerner 1979] [IBM 1984] [Ives e Learmonth 1984] [Rockart 1979] [Wetherbe e Davis 1982] [Spewak e Hill 1993] [McLean e Soden 1977] [Vacca 1984] [Martin 1986b] [AA&Co 1982] [Moskowitz 1986] [Ward 1990] [RACINES 1978] [Martin 1982b] [Nolan 1982] [Bunn, et al. 1989] [HSC 1986] [King 1978] [Porter e Millar 1985]

Nota: Listados por ordem alfabtica.

57

importante notar que o BSP foi o nico mtodo referenciado em todos os trabalhos revistos, o que permite comprovar a sua importncia como referencial conceptual para o estudo e prtica do PSI.

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No sendo um dos objectivos desta tese a comparao e avaliao de mtodos, parece inoportuno, neste contexto, propor um referencial para esta tarefa, at porque a construo, de um referencial universal e rigoroso para a comparao e avaliao de mtodos de PSI, parece difcil, seno impossvel. Torna-se assim muito difcil caracterizar objectivamente os mtodos. Contudo, perante o interesse da descrio das principais evolues dos mtodos e da identificao dos mais representativos das diversas eras em que se agrupam, e na impossibilidade da utilizao de um referencial universal e rigoroso, opta-se pela proposta de um modelo justificativo da sua evoluo. Este modelo baseia-se simultaneamente em aspectos de ordem prtica (dos problemas da execuo do PSI que motivam novas eras) e em aspectos de ordem terica (evoluo dos enquadramentos conceptuais e abordagens ao PSI). Este modelo, representado na Figura 5.7, assume a evoluo dos mtodos de PSI em cinco eras, de acordo simultaneamente com a evoluo do foco da abordagem que operacionalizam e com a evoluo dos aspectos de ordem prtica da sua execuo, que pretendem resolver. Chama-se a ateno para que o tempo, inevitavelmente associada s eras, no por si s factor de evoluo. Essa evoluo tm ocorrido ao longo do tempo mas determinada pelas alteraes dos focos de ordem terica e prtica do PSI, conforme sugerido.

Aspectos e motivaes de ordem prtica


Polticas Estratgias Mtodo "forte" Arquitectura SI Ligao ao desenvolvimento do SI Ligao ao planeamento organizacional Complexidade Contingncia

Era I Era II Era III Era IV Era V

RACINES BSP ISP/IE SPC Eclctico

Computao

Alinhamento Arquitectura

Alinhamento TI

Impacto Competitividade

Holstico Multifinalidade

Focos principais dos enquadramentos e abordagens

Aspectos e focos fortemente abrangidos

Aspectos e focos sumariamente abrangidos

Figura 5.7 - Evoluo em cinco eras dos mtodos de PSI.

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Na "Era I", o PSI era originariamente visto simplesmente como uma extenso ao ciclo de vida de desenvolvimento de aplicaes informticas. A sua realizao era justificada pela necessidade de um enquadramento para os projectos de desenvolvimento de aplicaes e conduzia obteno de um documento vulgarmente designado por plano director de informtica onde se apresentavam as grandes opes polticas sobre as TI envolvidas e a forma como elas condicionavam os projectos de desenvolvimento subsequentes [Lavado e Domingos 1977]. A principal preocupao de ordem prtica era a de garantir a gesto da computao de dados organizacionais. A RACINES [RACINES 1978] um bom exemplo de um mtodo adequado a este tipo de PSI. Na "Era II", as organizaes tomaram conscincia da importncia da informao como recurso organizacional e da necessidade de definir uma arquitectura global para o SI que permitisse um desenvolvimento sustentado e alinhado com a estratgia da organizao. Paralelamente foi sentida a necessidade de mtodos "fortes", que impusessem ordem e rigor, j considervel quantidade e complexidade do trabalho necessrio, de modo a potenciar a eficincia e a eficcia da actividade de planear SI. Esta crescente importncia e complexidade reconhecida s TI/SI por parte das organizaes, levou proposta de mtodos capazes de levar definio da arquitectura do SI e de um plano para o SI, alinhado com os restantes planos organizacionais, como resultado de uma reflexo de toda a organizao sobre o papel a desempenhar pelas TI/SI. O BSP [IBM 1984], o exemplo paradigmtico deste tipo de propostas. Uma das principais limitaes das propostas da "Era II", a sua deficiente ligao ao desenvolvimento de SI, quer na componente de quantificao de recursos envolvidos, quer na definio de aspectos tecnolgicos relevantes para os projectos de desenvolvimento [Bowman, et al. 1983]. Estas limitaes motivaram o aparecimento de novas abordagens, focadas no s no alinhamento da arquitectura e estratgias do SI com a organizao, mas tambm preocupadas com aspectos prticos do alinhamento e integrao das TI com os processos organizacionais. Assim, nas abordagens, da "Era III", promovida a integrao dos momentos de planeamento e desenvolvimento do SI pela partilha de modelos e conceitos de forma a optimizar a ligao entre esses duas actividades. Esta integrao tem como principal custo o afastamento das preocupaes, de definio de polticas e estratgias, para a utilizao das TI/SI na organizao (Figura 5.7). O ISP/IE [Martin 1986b], o mtodo mais representativo das abordagens desta era, quer pelas suas caractersticas quer pela sua grande divulgao. A "Era IV" diferencia-se das anteriores pela inteno das organizaes considerarem expressamente o aproveitamento das TI/SI para a obteno de vantagens competitivas. A emergncia dos "Sistemas de Informao Estratgicos", como potenciadores da competitividade das organizaes hoje bem aceite [Earl 1988a, King e Sabherwal 1992, Lederer e Gardiner

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1992], constituindo o seu planeamento uma das preocupaes mais actuais e importantes dos gestores de SI [Niederman, et al. 1991]. Perante essas preocupaes, foram propostas abordagens centradas na integrao do processo de PSI, no planeamento organizacional, de forma a potenciar o impacto que o aproveitamento das TI/SI podem proporcionar, na definio da estratgia competitiva da organizao. Lamentavelmente, a promoo das ligaes entre o PSI e o planeamento organizacional, acompanhado de um enfraquecimento simultneo das suas ligaes com o desenvolvimento de SI e da sua estrutura metodolgica (Figura 5.7). Este enfraquecimento justificado pela impossibilidade prtica de suportar, simultaneamente e num s processo, todas as vertentes da actividade de planear SI. Como um bom exemplo de um mtodo desta era, aponta-se o SPC [Bunn, et al. 1989], por ser uma das propostas metodolgicas mais completas e utilizadas. A transformao do PSI numa actividade muito complexa, de natureza contingencial e de finalidades mltiplas, justificou o aparecimento das novas abordagens eclcticas da "Era V". Nesta era, o PSI procura de uma forma holstica alcanar as diversas finalidades que lhe so impostas, de forma a satisfazer todas as expectativas, que a organizao legitimamente tem, sobre a utilizao das TI/SI como forma de potenciar o seu sucesso. Assim, todos os focos de ateno das eras anteriores esto presentes, tornando necessria a utilizao concorrente de diversos mtodos das eras anteriores [Earl 1989], ou a configurao de novos mtodos eclcticos [Sullivan 1985], de acordo com as circunstncias e finalidades especficas de cada situao em particular (Figura 5.7). A articulao de diversos mtodos para serem utilizados concorrentemente, ou o desenho de novos mtodos, pela fuso de outros mtodos ou tcnicas, so por si s actividades complexas que passam a estar associadas prtica do PSI. Nesta era, o PSI necessita, mais do que em qualquer outra das eras, de enquadramentos conceptuais rigorosos, que permitam manter uma viso clara e pragmtica das realidades e finalidades da organizao, durante todo o ciclo de avaliao-concepo-aplicao de mtodos de PSI. Os mtodos representativos desta era, por definio, so instncias de operacionalizaes de abordagens, como a "Abordagem Multidimensional" de Earl [Earl 1989]. Um exemplo o mtodo eclctico descrito por Ward [Ward, et al. 1990]. J a fuso de tcnicas ou mtodos para a satisfao de finalidades especficas de um processo de PSI, bem exemplificada com o PQM [Ward 1990]. O PQM uma fuso dos princpios de dois mtodos (BSP e CSF), que resultou num mtodo, simultaneamente eficaz e eficiente, de avaliao da qualidade do investimento em TI/SI numa organizao. Apesar de potencialmente todos os mtodos e tcnicas poderem participar na construo de novos mtodos eclcticos, algumas delas tm uma maior aceitabilidade e utilidade. O

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"Modelo das Realidades Preponderantes" do PSI, inclui no seu primeiro grupo (paradigmas), algumas tcnicas e mtodos por reconhecer a maior importncia do seu contributo na construo de novos mtodos eclcticos. So exemplos o conjunto de tcnicas de anlise baseadas em matrizes, como a de Portfolio proposta por McFarlan [McFarlan 1981], ou mtodos como SOG [Nolan 1982], CSF [Rockart 1979] ou VCA [Porter e Millar 1985]. O PSI actualmente uma actividade de limites e contedos de muito difcil definio por razes que neste momento devem ser bvias. Os mtodos de PSI, como guias orientadores dessa actividade, reflectem naturalmente essas dificuldades e indefinies, mas continuam a ser auxiliares preciosos, na utilizao prtica das diversas abordagens que vo sendo propostas, na procura de uma constante melhoria da actividade de planear SI nas organizaes.

5 . 3 Ferramentas de apoio ao PSI As "Ferramenta de Apoio ao PSI"58, so os meios computacionais e suportes lgicos com alguma utilidade na execuo do processo de PSI. A sua utilizao tem como principais finalidades o aumento da eficcia e da eficincia desse processo. As ferramentas, enquanto suportes aplicao operacional dos mtodos, devem ser auxiliares de todas as suas actividades que envolvem a aquisio, manuteno e utilizao de informao [Carvalho 1991]. Assim, uma ferramenta poder auxiliar as actividades de: a) Identificao e formulao de finalidades, objectivos e estratgias para o processo de PSI (identificao de circunstncias que envolvem o PSI, metamodelo da informao envolvida, etc.) b) Gesto dos RH envolvidos (seleco da equipa, contabilizao de tempos, etc.) c) Gesto de outros recursos envolvidos (equipamentos de trabalho colaborativo, salas e outros espaos, etc.) d) Gesto da realizao e encadeamento das diversas actividades a realizar (calendrio, controlo de projecto, etc.) e) Obteno e integrao da informao interna e externa da organizao no processo de PSI (estrutura de questionrios e guies para entrevistas, anlises de consistncia, etc.)

58

Por facilidade de discurso e para evitar a utilizao de mais um acrnimo, passam-se a designar "Ferramenta de Apoio ao PSI" simplesmente por "ferramentas".

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f)

Manuteno e disponibilizao da informao recolhida (consulta e edio do repositrio de informao, formatao da informao em matrizes, grficos, tabelas, etc.)

g) Suporte das actividades analticas, avaliativas e criativas necessrias para a realizao do plano (modelos de processamento de informao, anlise de afinidades, clustering59, etc.) h) Manuteno e utilizao dos novos modelos e descries criadas (anlise de consistncia, anlise de impactos, exportao de informao, etc.) O facto das ferramentas dependerem dos mtodos que suportam, associado aos interesses comerciais que levam proposta de produtos similares com marcas distintas, faz com que o nmero de ferramentas existentes seja muito grande [Snell 1993, Stegwee e Waes 1991a]. Na Tabela 5.2 so apontadas algumas ferramentas de suporte a mtodos muito divulgados e representativas das diversas formas como o PSI correntemente suportado. Apesar da diversidade da oferta, e de algumas delas at reclamarem um suporte completo ao PSI, considera-se que nenhuma destas ferramentas, apoia convenientemente todas as actividades do PSI que envolvem informao ("Actividades suportadas" da Tabela 5.2).

Tabela 5.2 - Ferramentas de Apoio ao PSI

Designao IEW/ADW Foundation Excelerator PC-Prism ISMOD SAPSI PRAXIS/f ISP/IE

Mtodo

Origem Knowledgeware Arthur Andersen Index Technology Deltacom IBM [Amaral 1988b] [Amaral 1991b]

Actividades suportadas

a b

d e

Method/1 BSP/configurvel BSP/configurvel ISP BSP/configurvel PRAXIS/m (Eclctico)

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Clustering uma tcnica que permite agrupar entidades com base na anlise da intensidade das suas relaes ([Martin 1986b] p. 314-317).

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A associao das ferramentas aos mtodos que suportam, sugere que a sua evoluo deveria ter sido simultnea. Curiosamente, as ferramentas no tm conseguido acompanhar as evolues mais recentes dos mtodos (Figura 5.7, Eras IV e V). Como justificao, pode-se apontar a mudana radical de abordagem. O abandono dos mtodos "fortes" e do rigor das ligaes s fases de anlise e desenvolvimento de aplicaes, que facilitam a automatizao, deu lugar flexibilidade, ao informalismo e criatividade, necessrias na aplicao dos mtodos das "Eras IV e V", mas claramente dificultadoras de uma automatizao. Tambm o aumento significativo da complexidade do processo de planeamento, implicou inevitavelmente um aumento na complexidade da representao e do processamento da informao. O suporte que as ferramentas tm facultado aos mtodos ao longo das cinco eras identificadas, ilustrado na Figura 5.8, onde se apontam trs caractersticas diferenciadoras. A primeira o suporte construo e anlise de matrizes. A segunda suporte construo de modelos utilizveis nas fases seguintes de desenvolvimento de SI, bem como a integrao ou ligao a ferramentas CASE vocacionadas para essas fases. A terceira a flexibilidade de utilizao e a capacidade de integrao e compatibilizao de diferentes tcnicas e mtodos.

Caractersticas diferenciadoras das ferramentas


Matrizes Clustering Integrado em CASE Modelos de dados e processos Flexibilizao do PSI Integrao e compatibilizao de tcnicas e mtodos

Era I Era II Era III Era IV Era V PCPrism IEW S*P*A*R*K ("Nichos") PRAXIS/f

Caractersticas fortemente abrangidas

Caractersticas sumariamente abrangidas

Figura 5.8 - Evoluo das ferramentas nas cinco eras do PSI.

Os mtodos da "Era I" no dispunham de qualquer ferramenta vocacionada para o seu suporte, para alm da eventual utilizao de dicionrios de dados ou editores de texto.

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J os mtodos da "Era II", rigorosos nos classes de informao que envolviam e centrados na definio de arquitecturas, fundamentalmente pela utilizao de matrizes, dispunham de diversas ferramentas para a manuteno e explorao dos seus modelos. Ferramentas como o PC-Prism ([Thorne 1988] p. 36) ou o GOSSIP [Kiewiet e Stegwee 1991], so um bom exemplo do suporte a mtodos desta era como o BSP. As necessidade de interligao do PSI com as fases de desenvolvimento de SI, e a partilha de modelos comuns, caractersticas dos mtodos da "Era III" como o ISP/IE, promovem a integrao das ferramentas que suportam estas actividades, ou at a utilizao de uma ferramenta comum. O IEW [Martin 1986a] um exemplo de uma ferramenta com estas caractersticas, que mantem simultaneamente as caractersticas das ferramentas da era anterior (Figura 5.8). A aproximao ao planeamento organizacional e o afastamento das actividades de desenvolvimento de SI, caracterstico dos mtodos da "Era IV", no foi acompanhado de evolues significativas das suas ferramentas de suporte. A proximidade das matrizes a alguns modelos muito utilizados no planeamento organizacional, e a manuteno da arquitectura do SI como o principal modelo de caracterizao do SI, vieram revalorizar as ferramentas com as caractersticas da "Era II" (ver Figura 5.8). Simultaneamente, comearam a ser utilizado um inmero conjunto de pequenas ferramentas isoladas e vocacionadas para "nichos" de actividade, como o suporte a tcnicas de anlise, avaliao ou criao de estratgias. Exemplos destas ferramentas so o Strategic Planning System [Freeman 1990], S*P*A*R*K [Gongla, et al. 1989], StratConsult [Moormann e Lochte-Holtgreven 1993] e STRATASSIST [Hall e Rao 1993]. A flexibilidade na utilizao e a capacidade integrarem e compatibilizarem o suporte a diversas tcnicas e mtodos so as principais caractersticas das ferramentas da "Era V". O suporte da complexidade e da natureza contingencial do PSI desta era, exige das ferramentas caractersticas particulares, que parecem poder ser obtidas por quatro vias. Pela utilizao de ferramentas expressamente construdas de acordo com as caractersticas de uma determinada situao ou conjunto de situaes. Pela utilizao de uma "bancada" [Snell 1993], com acesso a um conjunto de funcionalidades, que permita a configurao de uma ferramenta de acordo com as caractersticas de cada situao em particular.

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Pela utilizao de diferentes ferramentas best-in-class60, assumindo o processo de PSI a gesto das interligaes e influncias entre elas. Pela utilizao de uma s ferramenta genrica que, pela utilizao de um conjunto reduzido de modelos, dentro de um s enquadramento conceptual, permita a representao e utilizao de toda a informao envolvida num qualquer processo de PSI. A primeira via comprometida quer pela dificuldade e custos do desenvolvimento deste tipo de ferramentas, quer pela dificuldade em tipificar na prtica, em tempo til e com o rigor necessrio, as situaes em que o processo de PSI se vai realizar. A segunda via, talvez a mais desejvel, ainda no tem propostas vlidas por parte dos produtores de ferramentas, talvez pela complexidade terica e conceptual inevitavelmente envolvida na construo e na utilizao de uma ferramenta desta natureza. A terceira via neste momento a soluo mais razovel. A existncia de um elevado nmero de ferramentas para diversos "nichos" da actividade de PSI, torna desde j possvel a adopo desta via. Contudo, a eventual incongruncia de conceitos, que as diferentes ferramentas podem utilizar, torna arriscada a sua integrao. Tambm a redundncia de informao causa problemas de integridade e de ineficincia na sua utilizao. Finalmente, a quarta via parece um compromisso razovel entre a flexibilidade da segunda via e a rigidez da primeira via. A adopo de um conjunto reduzido de modelos, de um s enquadramento conceptual, permite alguma proximidade s diferentes tcnicas e mtodos, mas impede a anarquia de conceitos que um conjunto mais alargado de modelos teria que envolver. Por outro lado, a utilizao de um s enquadramento conceptual suficientemente abrangente, torna dispensvel configurar previamente a ferramenta, tornando-a flexvel de modo a poder acompanhar a evoluo das contingncias que afectam o processo de PSI. A PRAXIS/f [Amaral 1991b], desenvolvido no mbito deste projecto, uma proposta, ainda embrionria, de uma ferramenta que segue esta via. O suporte que as ferramentas actuais oferecem a uma actividade complexa como o o PSI ainda muito reduzido. Como j foi apontado no Modelo das Realidades Preponderantes do PSI, o carcter informal e qualitativo de muita da informao envolvida, a necessidade de expressar e analisar polticas, objectivos, cenrios alternativos, etc., sugere a necessidade de uma nova gerao de ferramentas, que certamente ter de fazer recurso s tcnicas de

60

A utilizao de ferramentas best-in-class pressupe que o suporte ao processo de PSI melhor pela utilizao das "melhores" ferramentas para as diferentes actividades, em alternativa utilizao de uma s ferramenta mais abrangente, mas mais "fraca" [Snell 1993].

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computao vocacionadas para situaes como estas, de informao incompleta, informal e muito complexa. O aparecimento de sistemas inteligentes baseados em tcnicas de computao avanada como as redes neuronais ou lgicas imprecisas, sero certamente uma realidade desejvel e inevitvel, para uma melhoria significativa do suporte actividade de planear SI.

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Novo Enquadramento Conceptual

Este captulo, conjuntamente com o seguinte, materializam a proposta do PRAXIS, como o novo referencial para o estudo e prtica do PSI. De acordo com o segundo objectivo deste projecto, necessrio adoptar ou propor, um enquadramento conceptual, adequado ao referencial que se pretende construir. Os estudos realizados, permitiram constatar a anarquia existente na terminologia e a forma muitas vezes incoerente com que ela utilizada, bem como constatar a inadequao dos enquadramentos conceptuais existentes finalidade do PRAXIS. Esta situao obrigou construo e proposta de um novo enquadramento conceptual, o PRAXIS/ec, onde so ordenados e racionalizados os conceitos e a terminologia, de acordo com as necessidades especficas deste projecto. O PRAXIS/ec, assume as concepes expostas e defendidas nos "Fundamentos" deste trabalho, inclundo obviamente o "Modelo das Realidades Preponderantes", como sua infraestrutura conceptual. Baseado nesta infraestrutura, o PRAXIS/ec prope uma nova construo, pela utilizao dos "Objectos de Gesto", reclamando que nela inclui os aspectos da realidade relevantes para o exerccio do PSI, e advogando que sobre estes aspectos, os "Objectos de Gesto", que as atenes das organizaes devem recair, quando do exerccio desta actividade. Na construo do PRAXIS/ec, recorreu-se naturalmente aos contributos mais significativos e s realidades mais divulgadas, procurando-se, na medida do possvel, o seu aproveitamento, sem contudo comprometer o rigor deste novo enquadramento, bem como a sua adequao ao PRAXIS. Assim, na construo do PRAXIS/ec, cada um dos "Objectos de

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Gesto" resulta da reviso, discusso e homogeneizao dos contributos e realidades consideradas relevantes, de acordo com os "Fundamentos" reconhecidos para o PSI. A proposta do PRAXIS/ec (seco 6.2), precedida de uma breve discusso (seco 6.1), sobre a utilizao de "Enquadramentos Conceptuais", no estudo e prtica da GSI em geral, e do PSI em particular, procurando-se a definir os seus elementos e tecer alguns comentrios sobre a sua utilizao.

6 . 1 Utilizao de enquadramentos conceptuais semelhana de qualquer outra actividade que se pretenda rigorosa e adoptando uma metodologia cientfica [Acar 1987], tambm no estudo das actividades de planear, desenvolver, manter e utilizar SI h a necessidade de ordenar a terminologia e racionalizar os conceitos61 envolvidos, de forma a facilitar o pensamento e a construir um referencial que permita a comunicao entre os intervenientes [Koontz e Weihrich 1988, Rue e Holland 1989]. A confuso existente e a forma muitas vezes inconsistente com que a terminologia utilizada na rea dos SI, talvez uma das principais origens de confuses e ms interpretaes, no seu estudo e na sua prtica [Falkenberg e Lindgreen 1989]. Essas construes, comummente designadas por "Enquadramentos Conceptuais", tm vindo a ser propostas por diversos autores, de acordo com as diferentes abordagens ou perspectivas com que estudam os SI [Essink 1986, Olle, et al. 1988a, Swede e Vliet 1993, Zachman 1987]. Para o estudo da actividade de PSI, Venkatraman ([Venkatraman 1986] p. 75) defende que um Enquadramento Conceptual deve contemplar a existncia de uma multiplicidade de nveis de planeamento, deve reconhecer os factores contingenciais chaves que afectam esta actividade e deve aceitar a natureza singular das ligaes do PSI com o planeamento estratgico da organizao. Os enquadramentos para os SI, so compostas, segundo Brodie [Brodie 1983], por 5 tpicos; Conceitos e terminologia. Objectivos para a actividade e para o enquadramento.

61

Conceito aqui entendido como uma imagem mental de algo resultante da generalizao de casos particulares ([Koontz e Weihrich 1988] p. 9).

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Definio do problema. Caractersticas chave dos mtodos. Critrios de avaliao. Alguns destes tpicos no so relevantes para este estudo, como por exemplo as caractersticas chave dos mtodos e os seus critrios de avaliao, uma vez que o objectivo central desta tese no a avaliao e comparao de mtodos de PSI. Outros, como objectivos para a actividade e definio do problema so descritos noutras partes desta tese. Assim, julgase suficiente construir aqui apenas um referencial de conceitos e terminologia relevantes para este projecto. Um Enquadramento Conceptual, neste contexto, e luz de uma abordagem sistmica [Checkland 1981, Churchman 1971], tem basicamente cinco tipos de componentes, conforme se ilustra na Figura 6.1. Para alm das teorias subjacentes participam os objectos de interesse para a actividade em causa, a forma como esses objectos se inter-relacionam e os objectos do ambiente que influenciam ou so influenciados pela actividade.

Relaes entre objectos de interesse

Objectos do ambiente

Influncias com objectos do ambiente

Objectos de interesse da actividade em causa

Teorias subjacentes

Figura 6.1 - Participantes num enquadramento conceptual.

Apesar de ser indiscutvel a utilidade de um Enquadramento Conceptual (na sua justificao), para uma funo como a GSI, j uma reflexo mais cuidada quanto realidade da sua utilizao pode levantar algumas questes. Em trabalhos recentes encontram-se crticas procura e utilizao destes enquadramentos, como por exemplo em [Doyle 1991] onde so identificados 12 problemas para estas construes aplicveis no domnio dos sistemas de informao estratgicos (Tabela 6.1).

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Tabela 6.1 - Crticas procura e utilizao de enquadramentos

Problemas

Comentrios

H demasiados enquadramentos. Enquadramentos so limitados. A procura do enquadramento adequado situao da organizao um custo.

Talvez nenhum seja adequado. So subconjuntos de toda a verdade. Nas mos certas, no tempo certo para a tarefa certa, todos os enquadramentos tem a sua utilidade. Mas o contrrio tambm, verdade. O contexto onde foram concebidos e testados afectam a sua aplicabilidade. Tem aspectos imutveis mas tambm tm aspectos efmeros. A sua presena como uma realidade uma alterao aos pressupostos presentes aquando da sua construo. No so (per si) fonte de vantagens competitivas em utilizaes subsequentes. Podem tornar-se limitadores do raciocnio. As vises prprias e internas da organizao podem ser mais teis do que as criadas externamente. Reduzir uma actividade de gesto a uma tabela 2*2 pode ser um exagero. Reduz o trabalho mental. como saber a soluo do puzzle antes do tentar resolver. Os problemas verdadeiramente preocupantes so aqueles que ainda esto por identificar.

Os enquadramentos dependem do local e da rea de actividade onde foram concebidos. Os enquadramentos dependem do tempo.

Um enquadramento afecta o ambiente que se prope caracterizar.

Os enquadramentos beneficiam o primeiro utilizador. Os enquadramentos podem tornar-se em jaulas. A verdade e as solues podem existir em qualquer lado (at na prpria organizao ...).

Os enquadramentos so simplificaes desnecessrias e por vezes perigosas. A natureza dos enquadramentos passiva.

Os enquadramentos apenas consideram os problemas j identificados.

fonte:

Doyle, J.R. (1991) Problems with strategic information systems frameworks. European Journal of Information Systems 1 (4), 273-280.

Como resultado de uma generalizao, que se julga aceitvel, GSI em geral e ao PSI em particular, podem-se identificar trs grandes grupos de problemas na utilizao de enquadramentos; Dependncia do local (escola) e do tempo onde foram desenvolvidos. Simplificaes, generalizaes ou truncagens perigosas da realidade. Condicionadores da criatividade.

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Todos eles so importantes e podem ser sintetizados como limitadores do pensamento humano. Dado que adiante se prope a utilizao de um novo enquadramento, interessante justificar a postura assumida perante este problema. Na perspectiva dos gestores responsveis pelas organizaes, os enquadramentos deveriam ser to rgidos e determinantes que permitiriam o aparecimento de receiturios que pela sua aplicao conduziriam as organizaes por caminhos seguros (pensamento convergente62). Noutra perspectiva, talvez idealista, a postura deveria ser a do pensamento livre e no orientado, em que a realidade deveria ser observada na sua plenitude sem qualquer pr formao de conceitos (pensamento divergente). Se combinarmos estas posturas nas duas fases dum projecto, a sua estruturao e o seu desenvolvimento, possvel construir uma matriz como a da Figura 6.2, onde so posicionadas as diversas posturas possveis.

Divergente

Estruturao do projecto

Divergente na identificao do que se pretende. Convergente na sua obteno.

Pensar

Exemplos:

I I
Convergente na estruturao do projecto. Divergente na sua realizao.

Ad hoc Strategic Planning Cycle BSP PRAXIS

IV
Convergente na estruturao e no desenvolvimento do projecto.

II III IV

Convergente

III
am en

II
Divergente

Convergente

to

Pe

ns

Desenvolvimento do projecto

Figura 6.2 - Posturas na estruturao e desenvolvimento de projectos em SI.

62

Nos processos criativos podem-se identificar dois tipos de pensamento. O pensamento convergente caracterizado pela procura de um resultado nico ou convencional e o pensamento divergente caracterizado pela obteno de diversos resultados alternativos no convencionais ([Couger, et al. 1993] p. 377).

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Para a resoluo do problemas atrs identificados, a postura Pensar (Pensamento divergente na estruturao e realizao do projecto) seria a recomendvel. Contudo, razes de ordem prtica como o perfil e capacidade dos elementos tradicionalmente envolvidos em projectos desta natureza, bem como razes de ordem econmica e temporal levam adopo doutras posturas. As abordagens estratgicas, operacionalizadas por mtodos como o Strategic Planning Cycle [Bunn, et al. 1989], so um exemplo de projectos com o tipo de resultados bem definidos mas cuja forma de obteno depende de um pensamento divergente. Mtodos como o BSP [IBM 1984] so exemplo de situaes em que quer o resultado a obter quer a forma de o conseguir so fortemente condicionados tornando muito difcil suportar as especificidades de cada situao. Julga-se que de forma a poder suportar os aspectos contingenciais do PSI, dentro de uma mesma abordagem metodolgica [Avison e Wood-Harper 1991, Iivari 1992], e no na seleco entre diversas abordagens distintas [Davis e Olson 1985], a soluo passa por permitir a divergncia de pensamento na estruturao do projecto e adoptar uma postura convergente na sua execuo de forma a possibilitar a obteno de resultados de uma forma pragmtica. Evitase assim que o sucesso do projecto dependa exclusivamente do gnio e inspirao dos intervenientes. neste quarto quadrante, que se situa a postura assumida pelo PRAXIS.

6 . 2 Enquadramento Conceptual PRAXIS/ec Com o objectivo de propiciar um referencial conceptual e terminolgico que, para alm de facilitar o entendimento deste trabalho, constitua uma base slida para o estudo e prtica do PSI, vai-se de imediato propor um novo Enquadramento Conceptual para a GSI e consequentemente para o PSI, o PRAXIS/ec. Procura-se neste enquadramento identificar e realar apenas os aspectos da realidade que so relevantes para o PSI, sem contudo comprometer os conceitos e definies propostas nos captulos anteriores. Um Enquadramento Conceptual resulta inevitavelmente de um processo de abstraco63 sobre a actividade que se pretende estudar e os objectos nela envolvidos. No estudo de sistemas complexos, a abstraco aparece vulgarmente associada com a sua decomposio hierrquica [Oliv 1983]. Contudo, no enquadramento proposto, a abstraco

63

Abstraco pode ser definida como uma operao de generalizao, de no considerar aspectos irrelevantes, de separar numa situao o essencial do no essencial e de considerar algo como uma qualidade geral independente de qualquer objecto concreto em particular [Freeman 1980].

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participa a dois nveis, mas no dessa forma (Figura 6.3). No primeiro nvel, para a construo dos conceitos de organizao e seu ambiente, pela identificao dos objectos de interesse do mundo real a que se chamam aqui de "Objectos de Gesto" da organizao. No segundo nvel, para a definio de SI pela perspectivao dos "Objectos de Gesto" da organizao segundo outro prisma. O dos "Objectos de Gesto" do SI. Por "Objectos de Gesto" entende-se todo e qualquer objecto material ou conceptual merecedor da ateno da organizao, o que justifica a gesto da sua vida, nomeadamente o planeamento da sua aquisio e organizao, a sua execuo ou utilizao, o seu controlo, e a sua alienao ou destruio.

Sistema de Informao Abstraco Organizao


Perspectiva dos Objectos de Gesto do Sistema de Informao

Abstraco Mundo Real


Objectos de Gesto da Organizao

Figura 6.3 - Abstraco no enquadramento proposto.

Considerar o SI, no como um sub-conjunto da organizao, mas como uma abstraco dos mesmos objectos que a compem, evita a identificao de fronteiras entre SI e Organizao e permite traduzir o forte entrosamento existente entre eles [Iivari 1992]. A aplicao conjunta destes processos de abstraco com o modelo atrs apresentado (Figura 6.1), leva construo ilustrada na Figura 6.4, onde possvel identificar a teoria subjacente, os dois objectos de interesse da actividade em estudo (a organizao e o seu SI), os objectos do ambiente, bem como as relaes que os ligam.

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Sistema de Informao

Abstraco

Influncias

Interaco Ambiente da Organizao Influncias Organizao

Teoria da Gesto Abordagem Sistmica Perspectiva Contingencial

Figura 6.4 - Participantes no enquadramento proposto

Passa-se de imediato a apresentar e discutir a composio de cada um destes blocos, bem como as principais relaes que os ligam.

6.2.1

Teorias Subjacentes

Nesta construo, a teoria subjacente a teoria da gesto, no em termos de um corpo terico abrangente ou paradigma universalmente aceite, mas antes em termos do objecto de estudo que a organizao e o seu SI [Castro 1987]. A inexistncia de uma escola de pensamento universalmente aceite vulgarmente apontada como um consequncia da natureza interdisciplinar da gesto, sendo a teoria da gesto, com todas as abordagens que reconhece, rotulada de selva por diversos autores [Koontz e Weihrich 1988, Kreitner 1983]. Dessa selva adopta-se fundamentalmente uma abordagem sistmica [Checkland 1981, Koontz e Weihrich 1988], dado que se aceita a organizao como sendo um conjunto de elementos que interagem e trabalham conjuntamente para um mesmo propsito ou misso [Alter 1992, Checkland 1981, Hampton 1986, Koontz e Weihrich 1988]. Contudo, a constatao de que a soluo de alguns dos problemas do PSI, passa pela adopo de uma perspectiva situacional e de que alguns desses problemas so susceptveis de ser categorizados, bem como as suas solues, motivou a adopo de uma perspectiva contingencial neste trabalho. Esta perspectiva pressupe que no existe o melhor mtodo para todas as situaes, bem como os mtodos no so igualmente bons em qualquer situao [Iivari e Kerola 1983]. Assume-se esta

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perspectiva como um compromisso pragmtico entre uma postura puramente situacional e uma postura puramente sistmica, evitando-se assim os seus inconvenientes. Estas perspectivas so apresentados na Tabela 6.2, onde se salienta o carcter demasiado generalizador e ineficaz64 da abordagem sistmica e a ineficincia65 de assumir cada situao como nica decorrente de uma abordagem puramente situacional [Kreitner 1983, Venkatraman 1986].

Tabela 6.2 - Perspectivas na gesto e seus problemas Perspectiva Sistmica Contingencial Situacional

Carcter Pressuposto

Generalizador Tudo so sistemas com caractersticas comuns Ineficcia resultante da generalizao abusiva

Compromisso As solues para as situaes podem ser categorizadas Identificao dos factores de contingncia e suas relaes

Particularizador Cada situao nica

Problema

Ineficincia na resoluo dos problemas

6.2.2

Organizao

Neste enquadramento o primeiro objecto de interesse a organizao. A organizao entendida convencionalmente como um conjunto de recursos (humanos e outros) organizados em funo do cumprimento de uma misso [Rue e Holland 1989]. Na procura de uma definio mais construtiva possvel identificar um conjunto de aspectos aceites como caracterizadores das organizaes e que realam a sua natureza sistmica de grupo de pessoas, estruturado e propositado que perdura num ambiente em constante evoluo. Com base em diversas definies de organizao [Anthony 1981, Hampton 1986, Koontz e Weihrich 1988, Kreitner 1983], identificou-se o seguinte conjunto de elementos e caractersticas mais marcantes na sua definio: Um grupo de pessoas. Permanente ou durvel. Caracterstica da sociedade moderna

64 65

Eficcia entendida como a medida em que se alcanam os objectivos ([Kreitner 1983] p. 9). Eficincia entendida como a medida de utilizao de recursos no alcance de objectivos ([Kreitner 1983] p. 9).

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Orientada e motivada por uma misso ou propsito. Actividades e responsabilidades diferenciadas. Hierarquia de autoridade. Coordenadas racionalmente. Interactuante com o ambiente. Aceitando estas caractersticas possvel definir o conceito de organizao como sendo um grupo, relativamente estvel, de pessoas num sistema estruturado que desenvolve esforos coordenados no sentido de alcanar objectivos, num ambiente dinmico ([Hampton 1986] p.89). Neste enquadramento, e sem perder de vista que o seu objectivo final a construo de uma estrutura conceptual para o estudo da actividade de PSI, a organizao tem quatro tipos de objectos de interesse. Objectivos, que justificam, condicionam e regulamentam os processos desenvolvidos com a participao de pessoas e de outros recursos, conforme descrito na Figura 6.5. Gerir processos, recursos e pessoas para o cumprimento de uma misso ou conjunto de objectivos por definio a actividade de gerir uma organizao.

Sistema de Informao

Abstraco

Influncias

Objectivos Ambiente da Organizao Justificam, condicionam e regulamentam Processos Influncias Participam Recursos Organizao Participam Pessoas

Interaco

Figura 6.5 - Aspectos interessantes da organizao.

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132

6.2.2.1

Objectivos

Uma organizao, para ser entendida como algo mais do que um simples agregado de recursos com uma estrutura tcnica e administrativa, deve possuir e assumir uma misso que materializa a razo ou propsito da sua existncia. Essa misso, para alm de permitir clarificar o tipo de organizao e as suas caractersticas fundamentais, permite derivar e enquadrar de uma forma congruente a estrutura de objectivos que a orienta [Hampton 1986]. Objectivos so declaraes dos resultados a alcanar pela organizao, dentro de um determinado prazo, expressos, tanto quanto possvel, em termos concretos, quantitativos e mensurveis [Kreitner 1983]. A estrutura de objectivos assim entendida como o resultado da operacionalizao da misso em aces especficas. Essa estrutura justifica, condiciona e regulamenta a existncia dos processos indicando o que se pretende realizar com cada um deles e como e quando devem ser realizadas essas actividades.

Estrutura de Objectivos

Estrutura de Estratgias

Misso Estratgias Objectivos Globais Planos Objectivos das Divises Oramentos Objectivos dos Departamentos Actividades Objectivos das Seces Aces Objectivos Individuais

O qu

Como

Figura 6.6 - Hierarquias de objectivos e de comportamentos numa organizao.

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133

Tradicionalmente, a estrutura de objectivos assume a forma de uma hierarquia cuja raiz a prpria misso da organizao sendo a sua decomposio realizada em funo do mbito de influncia desses mesmos objectivos [Rue e Holland 1989]. Associada estrutura de objectivos possvel identificar uma outra estrutura, a de estratgias, que traduz as orientaes e a forma como se deve comportar a organizao no cumprimento da sua misso e no alcance dos seus objectivos (Figura 6.6). So inmeras, e por vezes contraditrias, as definies encontradas na literatura para os conceitos e termos envolvidos nestas duas hierarquias ([Rue e Holland 1989] p. 6). Com o propsito de evitar ms interpretaes da terminologia utilizada, julga-se oportuno definir e relacionar os principais termos e conceitos utilizados. Da conjuno de definies vulgarmente aceites [Davis e Olson 1985, Koontz e Weihrich 1988, Rue e Holland 1989] possvel definir e relacionar estes termos e conceitos da forma ilustrada na Figura 6.7.

Geral Misso
Propsito fundamental da existncia da organizao

Polticas:
Limites e orientaes para um comportamento aceitvel

O qu mbito de influncia Objectivos


Declaraes dos resultados a alcanar

Como Estratgias
Programas de aco para alcanar os objectivos

Especfico

Figura 6.7 - Relaes entre conceitos envolvidos nas hierarquias de objectivos e de estratgias das organizao.

Mesmo que a organizao no assuma explicitamente um modelo de gesto por objectivos66 [Drucker 1954], imperativa a existncia (ainda que de uma forma informal e no

66

Gesto por objectivos entendida como um modelo de gesto baseado na definio participada, pela organizao, de um conjunto de objectivos mensurveis [Kreitner 1983]. Ainda que aclamada como de utilizao quase universal essencialmente devido proximidade da sua natureza com a da natureza humana (inteno-aco), a

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134

expressa) de uma estrutura de objectivos, de forma a evitar que a gesto da organizao no passe de uma viagem sem destino, despropositada e ruinosa ([Kreitner 1983] p. 9).

6.2.2.2

Processos

Na caracterizao da actividade e estrutura de uma organizao tem uma aceitao e utilidade crescente a descrio dos seus processos (como se faz), em alternativa descrio dos seus produtos (o que se faz) ([Davenport 1993] p. 5). Assim sendo, os processos so o objecto central e estruturador da actividade da organizao, sendo pressuposto que a sua estrutura interna e a forma como se relacionam desenhado tendo em considerao o alcance dos objectivos da organizao bem como as limitaes e potencialidades dos recursos e das pessoas disponveis ou possveis de serem adquiridas [Alter 1992]. Os processos so uma arrumao de tarefas no tempo e no espao, com um incio e um fim, e com entradas e sadas bem definidas, desenvolvidas por pessoas ou mquinas, para realizar trabalho67 qualquer que seja a sua natureza (fsica ou intelectual) ([Davenport 1993] p. 5). O conjunto de todos os processos desenvolvidos na organizao, corresponde ao total do seu esforo para o cumprimento da misso que a justifica. Para uma dada organizao, o conjunto dos seus processos um s, mas cada um deles pode ser visto sobre diversas perspectivas distintas, nomeadamente a produtiva, informacional, autoridade, responsabilidade, deciso, etc. As associaes dos diversos processos segundo cada uma dessas perspectivas constituem as estruturas fundamentais dos diversos sistemas que coexistem na organizao, nomeadamente o sistema produtivo, o SI, o sistema decisional, etc. ([Rivas 1984] p. 81-82). Obviamente que a participao de cada um dos processos nos diferentes sistemas tem nveis diferentes consoante as suas naturezas, sendo contudo de aceitar que, ainda que em pequeno grau, todas as perspectivas possam estar presentes em cada um dos processos. A ttulo de exemplo, fcil aceitar que enquanto os aspectos autoridade, responsabilidade e informao devam estar presentes em todos os processos, j nem todos os processos pertencem ao conjunto que constitui o sistema produtivo dessa organizao.

gesto por objectivos, na sua forma bsica, est longe de na prtica ter os seguidores e fornecer os resultados que teoricamente lhe so imputados [Hampton 1986].
67

Trabalho aqui entendido num sentido lato de aco propositada de que decorre uma alterao prevista e coordenada do estado da organizao.

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135

Ainda que seja o SI e o seu planeamento a motivao para este enquadramento, julga-se que necessrio considerar o conjunto de processos de uma organizao como sendo um s, podendo ser observado, modelado e estudado sobre diversas perspectivas. Assegura-se assim uma correcta interligao entre os diversos sistemas da organizao podendo ser convenientemente reflectidas as influncias do SI na organizao e desta no seu SI, potenciando-se novas utilizaes para a informao (eventualmente estratgicas) na organizao. pressuposto que o objectivo final da actividade de PSI numa organizao, a construo de um plano e de uma arquitectura da informao, que reflicta reciprocamente as influncias entre o SI e os restantes sistemas da organizao, de acordo com a estrutura de objectivos que lhe imposta. Esta viso dos processos compatvel com os novos paradigmas de reengenharia da empresa e redesenho organizacional [Ilharco 1993b, Takkenberg 1993], ou de engenharia de qualidade dos processos e inovao de processos [Davenport 1993, Hochstrasser 1993]. Nestes paradigmas os processos so caracterizados por serem um conjunto de actividades transfuncionais e trans-hierrquicas, centrais para o desenho organizacional, que facilitam o alcance dos grandes objectivos estratgicos das organizaes. Esta homogeneizao da importncia de todos os processos da organizao reflecte a aceitao dos princpios da Gesto da Qualidade Total68, nomeadamente o da evoluo da organizao por um processo contnuo de aprendizagem focado na procura da qualidade e da satisfao dos seus clientes e, principalmente, o da importncia de todos os indivduos e de todas as actividades da organizao para a satisfao dos seus clientes ([Brown e Watts 1992] p. 248).

6.2.2.3

Recursos

Os recursos, fontes de abastecimento ou suporte da organizao [King e Kraemer 1988], so meios utilizados pela organizao no cumprimento da sua misso [Rue e Holland 1989]. Eles devem ser planeados, adquiridos, remunerados, mantidos, utilizados e disponibilizados. So exemplos de recursos de uma organizao os seus meios financeiros, os materiais (espaos, infraestruturas, equipamentos, etc.), as pessoas, a energia e a informao [Anthony 1981, Bawden 1992]. Neste enquadramento os recursos esto presentes como objectos de interesse da organizao segundo duas perspectivas.

68

Total Quality Management - TQM [Brown e Watts 1992].

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A primeira tem que ver com o efeito condicionador ou potenciador para com o prprio exerccio da actividade de PSI. Entende-se que os processos que participam na actividade de PSI utilizam recursos (materiais, financeiros, espaos, etc.), semelhana de qualquer outro processo da organizao. A segunda, consequncia desses mesmos efeitos condicionadores ou potenciadores que os recursos tm no desenvolvimento e implementao do SI da organizao, pelo que devem ser considerados aquando da tomada de decises que envolvam a utilizao futura desses mesmos recursos. O efeito condicionador dos recursos facilmente aceitvel se se considerar que as organizaes operam e desenvolvem-se com base nos recursos de que dispem ou que tm possibilidade de adquirir [Castro 1987]. O efeito potenciador dos recursos explorado quando da disponibilidade ou da possibilidade de aquisio de um determinado recurso, decorrem alteraes na organizao que melhoram o seu desempenho. Os recursos humanos, pelo papel diferenciado que desempenham, pela sua importncia e pela sua prpria natureza (a humana!), so aqui considerados separadamente dos restantes recursos, constituindo neste enquadramento um dos objectos de interesse da organizao. A aceitao da informao como um recurso da organizao contestada por alguns autores no sentido de que a informao no tem um valor intrnseco (o seu valor funo da sua utilizao), no se consome quando utilizada, intangvel e ubqua [Bawden 1992, Connell 1981]. A informao ainda simultaneamente expandvel e compressvel, transportvel velocidade da luz, difusvel e partilhvel ([Burk e Horton 1988] p. 18-20). Contudo, apesar destas caractersticas mpares, vulgarmente aceite que a informao constitui um factor produtivo nas organizaes modernas [Diebold 1979], devendo como tal ser considerada e gerida como qualquer outro recurso com um custo e um valor para a organizao [Kreitner 1983, Laribee 1991, Strassmann 1990]. interessante notar que o recurso informao convencionalmente formulado como ([Laribee 1991] p. 282): i) A informao em si e as tecnologias que a suportam. ii) As pessoas, mquinas e dispositivos envolvidos. iii) Os recursos relacionados com as TI e os processos onde esto envolvidas.

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137

Esta viso muito abrangente da informao como recurso, apesar de no ser coincidente com a que aqui proposta, com ela compatvel, estando apenas os seus participantes (Informao, TI, Pessoas, Processos e Recursos) perspectivados de forma diferente. No sentido de que a informao um recurso susceptvel de condicionar ou potenciar as actividades de PSI e de DSI, ela considerada neste enquadramento da mesma forma que os outros recursos da organizao. Uma consequncia imediata desta concepo que o SI no inclui em si, de uma forma autonomizada, a informao, mas apenas os objectos de gesto da funo GSI, em que a informao est eventualmente envolvida, como adiante se expe. Recorde-se que o propsito do enquadramento conceptual que aqui se est a construir o estudo e a prtica da actividade de PSI, sendo a informao, participante nos processos da organizao, o foco principal de ateno dessa actividade.

6.2.2.4

Pessoas

As pessoas so elementos da organizao que participam nos seus processos. queles que participam nos processos que esto envolvidos no SI da organizao, designam-se por utilizadores, sendo possvel identificar dois grupos conforme a classificao funcional principal69 de cada elemento. Tem-se assim os elementos que participam nestes processos e no so profissionais do SI, e tm-se os profissionais do SI que participam nos processos da organizao dedicados GSI. Outro importante factor diferenciador dos elementos de uma organizao o tipo de utilizao que fazem dos seus meios computacionais em particular e das TI em geral. Dependendo do contexto em que definido, o conceito de utilizador tem sido construdo sobre diversas perspectivas pretendendo-se na Figura 6.8 ilustrar a forma como se articulam as suas definies mais significativas. A proposta do grupo CODASYL [CODASYL 1979], a de classificar os utilizadores em indirectos, intermdios e directos. Utilizadores indirectos so aqueles que obtm resultados do SI por intermdio de outro utilizador. Utilizadores intermdios so aqueles que determinam necessidades especficas de dados (por exemplo mapas e apontadores) que lhe so depois disponibilizados pelo SI. Utilizadores directos so aqueles que interagem directamente com meios computacionais.

69

Designa-se por principal por se assumir que poder representar noutras situaes outros papis nos processos da organizao.

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138

Uma diviso de utilizadores directos em trs grupos proposta por James Martin [Martin 1982a]. No primeiro encontram-se os profissionais de processamento de dados (que escrevem aplicaes para serem utilizadas por outros). O segundo, o dos amadores70de processamento de dados capazes de desenvolver localmente solues, com a utilizao de meios computacionais, para a resoluo dos seus prprios problemas. Finalmente, o dos utilizadores unicamente treinados e habilitados para a utilizao de aplicaes.

Indirecto (por intermdio de outros)

Intermdio (Determina necessidades)

Primrio (beneficia do SI para o seu trabalho) Qualquer indivduo que participa no SIG mesmo sem utilizar meios computacionais Qualquer indivduo que executa tarefas em meios computacionais

No de Processamento de Dados

Directo (Interage com meios computacionais)

Amador de Processamento de Dados

Qualquer indivduo no profissional de SI que desenvola e utilize meios computacionais

Primrio (beneficia do SI para o seu trabalho)

Utilizador primrio no programador Utilizador primrio

Primrio (beneficia do SI para o seu trabalho)

Utilizador primrio programador

Profissional de Processamento de Dados

Secundrio (no beneficia do SI para o seu trabalho)

Suporte local Suporte a utilizadores Programadores

Utilizadores Utilizadores Directos Codasyl Martin

Interface HM Trauth

SIG Alter

Utilizadores Terminais Sipior

Benefcio Davis

Abrangente Rockart

Notas: A terminologia deve ser entendida no sentido especfico utilizado no texto ou nos diferentes trabalhos referenciados. A posio relativa das "barras" indica a correspondncia entre os factores diferenciadores.

Figura 6.8 - Utilizadores de meios computacionais.

Ao nvel do estudo do Interface Homem Mquina, utilizador um qualquer indivduo com caractersticas bem definidas empenhado na execuo de um pequeno nmero de tarefas, num contexto no social ([Trauth e Cole 1992] p. 41).

70

Amador utilizado no sentido de "no profissional de SI".

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Nos "Sistemas de Informao de Gesto", o utilizador (indivduo, grupo ou at toda a organizao) visto como parte integrante do SI, no estando por isso restringido utilizao de meios computacionais [Alter 1992]. Os "Utilizadores Terminais de Meios Computacionais" (End User Computing) so definidos como os no profissionais de SI que desenvolvem e utilizam recursos computacionais, no auxlio das tarefas das suas reas funcionais [Sipior e Sanders 1989]. Uma das perspectivas interessantes para distinguir classes de utilizadores o reflexo da utilizao do SI no trabalho (actividade funcional principal) de cada utilizador ([Davis e Olson 1985] p. 532). Tem-se assim, utilizadores primrios que beneficiam directamente do SI para a realizao do seu trabalho e utilizadores secundrios, que apesar de interagirem com meios computacionais, no utilizam os resultados disponibilizados pelo SI directamente no seu trabalho. Uma classificao abrangente, que conjuga alguns dos aspectos j referidos e resultante de uma vasta observao da realidade, proposta por Rockart [Rockart e Flannery 1983] e posteriormente confirmada por diversos autores [Amoroso e Cheney 1992, Schiffman, et al. 1992, Yaverbaum e Nosek 1992]. Nesta proposta so definidos os utilizadores no-programadores como utilizadores primrios que se limitam a aceder a dados disponibilizados por aplicaes desenvolvidas por outros. Os utilizadores primrios, capazes de utilizar, por exemplo, linguagens simples de gerao de relatrios. Os utilizadores primrios programadores j capazes de desenvolver localmente solues para os seus problemas especficos de tratamento de informao (eventualmente utilizadas at por outros). Uma quarta classe a do pessoal de suporte local, so elementos das diversas reas funcionais com um nvel razovel de conhecimentos de programao e de resoluo de problemas pela utilizao de TI, pelo que prestam esses servios nas suas respectivas reas. Outra classe a do pessoal de suporte a utilizadores que difere da anterior por serem por natureza profissionais de SI e por serem envolvidos no desenvolvimento de aplicaes para diversas reas funcionais. Finalmente, a classe dos programadores numa perspectiva tradicional de elementos capazes de implementar aplicaes. A associao de alguns dos aspectos mais interessantes das classificaes estudadas, com um novo factor que a natureza ou motivao principal dos processos da organizao em que os utilizadores participam, permite propor aqui uma taxionomia que se pretende adequada e coerente com o enquadramento proposto (Tabela 6.3). O papel dos utilizadores num SI crtico, no s porque da sua satisfao que se avalia em grande escala o sucesso do SI [Amoroso e Cheney 1992], mas tambm porque so eles que

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140

detm e condicionam a sua viso operacional pelo que devem ser profundamente envolvidos no seu desenvolvimento [Avison e Wood-Harper 1990, Crinnion 1991]. Apesar dos utilizadores, no profissionais de SI, no constituirem um dos objectos de gesto da funo GSI, so considerados neste enquadramento na medida em que participam nos processos em que a perspectiva SI est presente. Um SI, para o ser num sentido rigoroso, tem que incluir os utilizadores porque s estes, por serem humanos, podem atribuir significado e interpretar os dados transformando-os em informao til para a organizao ([Checkland e Scholes 1990] p. 55).

Tabela 6.3 - Taxionomia proposta para utilizadores de SI

Grupo

Tipo

Descrio

Exemplo

Processos de Profissional primrio de SIGSI Objectos de Gesto

Participa em processos cuja natureza principal a GSI Desenvolvem actividades de gesto dos Objectos de Gesto do SI Participa em processos cuja natureza principal a GSI Estuda, concebe e implementa diversos aspectos do SI como aplicaes e servios Participa em processos cuja natureza principal a GSI No utilizam resultados do SI no seu trabalho

Arquitecto do SI

Profissional primrio de SIDesenvolvimento Aplicaes e Servios

Analista aplicacional

Profissional secundrio de SI

Operador

Processos gerais

Utilizador primrio Solues Locais

Participa em processos gerais da Controlador de gesto organizao em que a perspectiva SI est presente Os resultados disponibilizados pelo SI afectam o seu trabalho capaz de resolver localmente alguns dos seus problemas de tratamento de informao com recurso s TI Participa em processos gerais da organizao em que a perspectiva SI est presente Os resultados disponibilizados pelo SI afectam o seu trabalho Os resultados disponibilizados pelo SI no afectam o seu trabalho Contabilista

Utilizador primrio

Utilizador secundrio

Lanador de movimentos de contabilidade

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141

6.2.3

Ambiente da Organizao

Do reconhecimento da organizao como um sistema aberto, decorre a definio do seu ambiente como sendo tudo o que est fora das suas fronteiras e que lhe pertinente [Alter 1992]. O ambiente manifesta-se s organizaes, como o conjunto externo de foras, condies, situaes, eventos e relacionamentos, que a influenciam fortemente e sobre os quais tem pouco controlo [Rue e Holland 1989]. O ambiente das organizaes tem-se tornado cada vez mais complexo e em mudana mais acelerada ([Hampton 1986] p. 90). Na procura de uma definio mais construtiva, possvel definir trs classe de factores cuja relao com a organizao se ilustra na Figura 6.9. de notar que uma mesma entidade pode participar em classes diferentes consoante os diferentes papis que desempenha.

Ambiente da Organizao Ambiente Competitivo Substitutos Clientes Fornecedores Competidores

Influencia

Ambiente Concreto Clientes Fornecedores Sindicatos Instituies financeiras ...

Interaco

Ambiente Lato Econmico Tecnolgico Poltico Social

Influencia

Figura 6.9 - Aspectos interessantes do ambiente da organizao.

A primeira, a um nvel mais abstracto e a que se chama de ambiente lato, inclui os factores econmicos, os tecnolgicos, os scio-culturais e os poltico-legais. Estes factores afectam

Organizao

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todas as organizaes de uma forma similar e quase nulo o grau em que podem ser influenciados por cada uma das organizaes em particular [Rue e Holland 1989]. A segunda, inclui instituies concretas e grupos de interesses com quem a organizao tem de interactuar, como por exemplo os clientes, os fornecedores, os sindicatos, as instituies financeiras, etc. [Hampton 1986]. A interaco com estes factores grande e as influncias so recprocas e especficas de cada uma das situaes. Destas duas classes emerge uma terceira que o ambiente competitivo da organizao. So factores desta classe os clientes, os fornecedores os produtos substitutos e as organizaes concorrentes [Rue e Holland 1989]. O ambiente competitivo manifesta-se organizao por um conjunto de cinco foras [Porter 1980]. O poder de negociao dos clientes e dos fornecedores, a ameaa de produtos substitutos ou de novos concorrentes e a rivalidade entre organizaes existentes. Os factores do ambiente competitivo so especficos de cada rea de actividade e das situaes particulares em que se encontram e que rodeiam as organizaes, sendo por isso distinta a forma como cada organizao afecta ou afectada pelo seu ambiente [Rue e Holland 1989]. Desta definio de ambiente da organizao podem-se depreender trs conceitos chave. O primeiro que o ambiente uma fonte de oportunidades e restries actividade da organizao. O segundo, que o efeito da presena ou de uma alterao de um factor do ambiente distinto para cada organizao. Finalmente o ambiente afecta quer as fontes dos recursos quer a procura dos produtos e servios da organizao [Anthony 1981].

6.2.4

SI da Organizao

No enquadramento proposto, o segundo objecto de interesse (Figura 6.4) o SI da organizao. Tradicionalmente, o SI perspectivado pelo recurso a conceitos como estrutura de dados, processos, utilizadores, fluxos de dados, bases de dados, ficheiros, etc. A adopo destes conceitos s especificidades da actividade de PSI, tem-se reduzido mudana de escala em relao aos objectos descritos, obtendo-se assim um conjunto de novos conceitos, essencialmente da mesma natureza, mas de escala diferente (classes de dados, sub-sistemas, etc.) [Blokdijk e Blokdijk 1987, Martin 1986b]. Apesar de se adoptar aqui uma viso convencional de SI ([Buckingham, et al. 1987a] p. 18), pretende-se que o SI seja perspectivado de forma a realar o que de facto importante para a actividade de PSI, evitando-se a perturbao e as desvantagens de considerar detalhes irrelevantes quer para o seu desempenho quer para o seu estudo.

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143

Considera-se o SI de uma organizao, como uma abstraco resultante de observar a organizao essencialmente segundo a perspectiva da informao envolvida na sua existncia, bem como dos seus suportes humanos, organizacionais e tecnolgicos, garantindo-se que o estudo da organizao e do seu SI o estudo de uma mesma realidade sobre perspectivas diferentes [Iivari 1992, Tricker 1992]. Aceitando que o PSI uma das componentes da GSI, julga-se pertinente definir SI pela identificao e utilizao dos aspectos de interesse ou "Objectos de Gesto" do SI envolvidos. Recorde-se que Objectos de Gesto do SI so definidos como sendo abstraces resultantes de considerar associaes de objectivos, processos, recursos e pessoas da organizao, segundo a perspectiva do que necessrio gerir, para gerir o SI da organizao. Devido sua natureza multidisciplinar e complexa, so inmeros os aspectos potencialmente interessantes do SI de uma organizao. A procura interminvel de melhores solues para os seus problemas, associada s diferentes fundamentaes tericas envolvidas permite e justifica a coexistncia de diferentes abordagens no seu estudo e desenvolvimento. Apenas como exemplos de abordagens muito divulgadas com naturezas distintas e focadas em aspectos diferentes podem-se apontar: as "abordagens estruturadas" [Yourdon e Constantine 1979], oriundas das disciplinas informticas e centradas na rede de processos de tratamento da informao; a "engenharia da informao" [Martin 1986a], oriunda das disciplinas informticas e centrada na estrutura de dados da organizao; a "cadeia de valor" [Porter 1985], oriunda das disciplinas de gesto e centrada no contributo da informao para o valor dos produtos da organizao; os "estgios de crescimento" de Nolan [Nolan 1982], oriunda das disciplinas de gesto e centrada nos gastos em processamento de dados das organizaes e nos seus processos de crescimento. Em cada uma das diferentes abordagens os seus objectos de interesse so construdos e perspectivados de diferentes formas, de modo a realar o que central em cada uma delas e a minimizar ou desprezar o que para elas irrelevante. No mbito desta tese central a perspectiva do PSI, sendo contudo necessrio considerar conjuntamente outras perspectivas no sentido de se obter uma estrutura conceptual coerente e adequada construo que se est a realizar. Com esta preocupao, e aceitando que o SI de uma organizao , em ltima anlise, um conjunto de processos, que consome e utiliza recursos e exige a participao de pessoas, articulado para o cumprimento de objectivos,

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possvel identificar e classificar nesse conjunto, um sub-conjunto especfico de associaes desses elementos, que so de interesse fundamental da funo de GSI. Assume-se assim, que interessante a definio do domnio da GSI, por ser nele que se prope enquadrar o PSI. Para esta definio considera-se o estudo dos SI segundo as trs perspectivas envolvidas na GSI (Figura 6.10), que vo permitir identificar todos os seus "Objectos de Gesto". A primeira dessas perspectivas a da sua "Utilizao", onde o objecto de interesse central a gesto da satisfao dos utilizadores, vital para o sucesso dos SI nas organizaes [Amoroso e Cheney 1992, Gatian 1994, Szajna 1993]. Os utilizadores so aqui entendidos como os elementos de qualquer rea funcional da organizao, que no profissionais do desenvolvimento e manuteno do SI (no desempenho desse papel) e que utilizam aplicaes ou servios ou ainda desenvolvam solues locais suportadas por TI [Trauth e Cole 1992]. A utilizao do SI, neste contexto, ocorre pela utilizao de aplicaes e de servios (Figura 6.10).

Perspectivas no estudo de SI

Foco de interesse

Processo ou Actividade

Utilizao Gesto de SI

Satisfao dos utilizadores

Utilizar aplicaes Utilizar servios Adquirir tecnologia Desenvolver e manter aplicaes Desenvolver e manter servios

Desenvolvimento e Manuteno

Gesto operacional da funo SI

Planeamento

Concepo global do SI, suportando Definir polticas as influncia da organizao no SI e Definir objectivos as influncia do SI na organizao Definir estratgias, planos e oramentos

Figura 6.10 - Perspectivas no estudo de SI e a GSI.

A segunda perspectiva a do seu "Desenvolvimento e manuteno", onde se enquadram todas as actividades correntes de gesto dos recursos necessrios construo, explorao e manuteno do SI [Davis e Olson 1985]. Para alm da aquisio das TI, inclui o desenvolvimento e manuteno de aplicaes e de servios na organizao (Figura 6.10). Finalmente, a terceira perspectiva a do seu "Planeamento", onde se pretendem identificar polticas, definir objectivos e construir estratgias planos e oramentos (Figura 6.10), resultantes de uma cuidada gesto das influncias entre o SI e a prpria organizao e que

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145

reflictam uma viso global para o SI resultante de uma concepo tecnicamente aceitvel [Bowman, et al. 1983]. Emerge dos processos e actividades envolvidas na GSI um conjunto de objectos que pela sua relevncia para a actividade de PSI, por se considerarem suficientemente abrangentes, pelas suas caractersticas especficas e pelos limites bem definidos que possuem [Alter 1992, Gray, et al. 1989], so aqui propostos como os cinco tipos de aspectos de interesse ou "Objectos de Gesto" num SI (Figura 6.11): Tecnologias da Informao (Suportes fsicos, lgicos e metodolgicos da informao) Aplicaes (Subsistemas de informao suportados por computadores) Servios (Actividades ou recursos disponibilizados pela estrutura operacional do SI, nomeadamente tratamento de dados, formao, consultoria, comunicaes, etc.) Desenvolvimento de Aplicaes e Servios (Actividades de concepo, desenvolvimento, explorao e manuteno de Aplicaes e Servios) Arquitectura do SI (Viso global da estrutura e das necessidades em informao e TI da organizao)

Sistema de Informao
Arquitectura do Sistema de Informao

Aplicaes

Servios

Desenvolvimento de Aplicaes e Servios

Tecnologias da Informao

Abstraco

Influncias Organizao

Figura 6.11 - Aspectos interessantes do SI.

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146

A caracterizao de um SI no se esgota na descrio destes cinco componentes, devendo-se tambm considerar os aspectos emergentes da sua combinao e os aspectos decorrentes da necessidade da sua gesto de uma forma global e do seu relacionamento com os restantes participantes deste enquadramento (conforme descrito na seco 6.2.5). Com a aceitao destes aspectos de interesse do SI como sendo os "Objectos de Gesto" do SI relevantes para a actividade de PSI, aceite que a informao no , por si s, um dos aspectos interessantes da organizao, sendo apenas considerada na medida em que est envolvida nos diferentes "Objectos de Gesto". Cada um dos aspectos de interesse do SI de uma organizao descrito e comentado nas sub-seces seguintes.

6.2.4.1

Tecnologias da Informao

As TI so um dos participantes mais interessantes dos SI, quer por constituirem os seus aspectos mais aparentes, na medida em que incluem os suportes necessrios ao seu funcionamento [Herring 1992], quer pela forma como directamente influenciam a sua concepo e determinam o seu sucesso. Das inmeras definies existentes, parece-nos completa a proposta de Earl [Earl 1989], de perspectivar as TI de trs formas distintas. Numa perspectiva filosfica, realando as alteraes de postura e atitudes das organizaes; numa perspectiva estritamente tecnolgica; e como foco da ateno de uma actividade de gesto. Numa perspectiva filosfica, a designao TI refere o resultado de uma mudana cultural das organizaes, ou uma mudana de era em que se deixou de considerar as TI apenas como os meios computacionais utilizados no processamento de dados, para se passar a entender as TI como uma realidade potencialmente causadora de profundas mudanas na organizao. Estas mudanas podem-se agrupar em cinco classes [Rockart e Short 1989]; Alteraes na estrutura internas das organizaes, A utilizao de equipas e outras estruturas ad hoc de deciso. A desintegrao das fronteiras das organizaes. A integrao dos processos de gesto.

Captulo 6

147

Gesto de interdependncias Numa perspectiva estritamente tecnolgica, as TI so os meios computacionais, de telecomunicao e de automao envolvidas no suporte de um SI [Earl 1989, Keen 1991a]. Como foco da ateno de uma actividade de gesto, e semelhana de quaisquer outros recursos da organizao, todos os recursos tecnolgicos envolvidos na concepo, desenvolvimento e utilizao do SI, devem ser devidamente geridos de forma a obter-se os benefcios esperados da sua utilizao [Bakos e Kemerer 1992], contornando o risco de ver os seus custos aumentarem em vez de diminuirem [Singh 1993]. De acordo com estas perspectivas, so aqui considerados como objectos de interesse ou "Objectos de Gesto" pertencentes a este grupo das TI, todos os suportes fsicos, lgicos e metodolgicos envolvidos na concepo, desenvolvimento e utilizao do SI de uma organizao. Exemplos so os meios computacionais, os suportes lgicos de sistema, a infraestrutura de comunicao de dados e os suportes metodolgicos utilizados na anlise e desenvolvimento do aplicaes. Um dos aspectos interessantes das TI que as suas caractersticas econmicas fazem com que sejam alvo de grandes investimentos de capital71, por parte da generalidade das organizaes, apesar de, paradoxalmente, serem muitas vezes portadoras de um maior nmero de problemas do que de solues, levando a que esses investimentos tenham reflexos negativos [Galliers 1992c, Lyytinen 1987]. Estas situaes, que so uma consequncia do forte impacto que as TI tm hoje nas organizaes, motivam uma cuidada avaliao e justificao dos investimentos realizados, obrigando clara identificao dos aspectos contingenciais de cada organizao em particular [Blanton, et al. 1992].

6.2.4.2

Aplicaes

As aplicaes so definidas como sendo uma combinao de equipamentos, suportes lgicos e pessoas ("utilizadores" de acordo com o proposto na seco 6.2.2.4), que formam um todo (uma unidade diferencivel das restantes) e que, no seu conjunto, operacionalizam a totalidade do suporte directo dado pela funo SI, aos processos da organizao (Figura 6.12) [Avison e Fitzgerald 1988, Bretschneider e Wittmer 1993].

71

Cerca de 50% do investimento de capital das grandes empresas do EUA realizado em TI ([Bakos e Kemerer 1992] p. 365).

Captulo 6

148

A importncia que as aplicaes tm nos SI manifesta-se de diversas formas. So um dos aspectos do SI, para o qual os elementos da organizao so mais sensveis, quer pela constante interaco que com elas tm (utilizao), quer por serem a parte mais significativa da componente operacional de um SI (suporte directo dos processos da organizao). Esta natureza operacional, faz com que as TI envolvidas sejam directamente dependentes do tipo das aplicaes, condicionando assim os aspectos mais prximos da quantificao de recursos na actividade de PSI. A importncia das aplicaes nos SI, tambm se manifesta ao nvel da concepo global do negcio da organizao, essencialmente como uma consequncia da determinao do tipo e do nvel de suporte desejado para o funcionamento dos diferentes processos da organizao, ou por outras palavras, na identificao e na caracterizao das aplicaes pretendidas. Desta identificao e caracterizao, podem resultar aplicaes de valor estratgico para a actividade da organizao, pelo aproveitamento de oportunidades oferecidas pelas TI, sendo a procura destas oportunidades uma das motivaes principais do PSI [Earl 1988a, Galliers 1991, Lederer e Gardiner 1992, Ward, et al. 1990]. Finalmente, aceitando que o sucesso de um SI depende simultaneamente da satisfao dos utilizadores e do nvel e qualidade do suporte que proporciona aos processos da organizao, e sendo as aplicaes a principal via de operacionalizao desse suporte, de imediato se reconhece o papel crtico que as aplicaes tm na gesto do SI sendo por isso indiscutvel a sua presena neste enquadramento como um dos "Objectos de Gesto" do SI.

Processos da Organizao

Aplicaes

Funo SI

Figura 6.12 - Aplicaes.

Captulo 6

149

Este papel de relevo que as aplicaes tm na GSI, comprovado por inmeros autores que apontam como objecto central do PSI a identificao do conjunto de aplicaes necessrias para suportar o negcio da organizao, e a caracterizao tecnolgica dessas aplicaes. A diferenciao dos diversos tipos de aplicaes pode ser feita recorrendo a inmeros critrios, sendo os exemplos mais comuns: Classificar as aplicaes de acordo com o nvel de gesto [Anthony 1965] dos processos que suportam, nomeadamente de planeamento, controlo e operacional, a que correspondem aplicaes "estratgicas", de "suporte deciso" e de "processamento de transaces" [Earl 1989]. Classificar as aplicaes pelo seu contributo, passado e futuro, para com os objectivos da organizao, a que correspondem aplicaes "nucleares", "de suporte", "de ponta" e "estratgicas" [McFarlan 1984]. Classificar as aplicaes em eras de acordo com a natureza das tecnologias utilizadas (isolada, distribuda, integrada), a que correspondem aplicaes de "processamento de dados", de "gesto" e "estratgicas"[Ward, et al. 1990]. Classificar as aplicaes de acordo com a sua finalidade principal, nomeadamente a monitorizao interna, a monitorizao interna e externa e o apoio s decises estruturadas e semi-estruturadas, a que correspondem aplicaes de "gesto", para "executivos" e de "apoio deciso" [Millet e Mawhinney 1992]. No contexto deste enquadramento que se est a propor, estas classificaes, apesar de importantes, no tm reflexos directos, pelo que se prope apenas o reconhecimento das aplicaes como sendo um processo ou conjunto de processos, suportados por tecnologias da informao, envolvendo a participao de pessoas, justificado pela satisfao dos objectivos da organizao.

6.2.4.3

Servios

A segunda componente operacional do SI (suporte dos processos da organizao) so os servios, genericamente definidos como uma combinao de TI e pessoas ("profissionais da GSI" de acordo com o proposto na seco 6.2.2.4), organizadas para apoiar os utilizadores e garantir uma correcta explorao do SI da organizao. Exemplos de servios so: Operao de computadores.

Captulo 6

150

Operao de redes. Instalao e configurao de equipamentos e suportes lgicos. Administrao de bases de dados. Suporte aos utilizadores de aplicaes. Formao. Consultoria e apoio a ao desenvolvimento de solues locais. Comunicao de dados. Segurana e recuperao. Como objecto de interesse do SI, os servios poderiam ser considerados conjuntamente com as aplicaes, pois as suas influncias no sucesso do SI so similares. Contudo, a natureza dos servios (apoiar os utilizadores e suportar a explorao das aplicaes) e o facto da componente humana ser marcante e ter presenas muito distintas, neste tipo de suporte, sugerem que os servios sejam considerados separadamente das aplicaes como "Objectos de Gesto" do SI. Reconhece-se, com esta separao, que as aplicaes e servios para alm de terem papis distintos nos SI, tm processos de concepo, desenvolvimento e utilizao diferentes, e tm sobretudo reflexos distintos nos restantes "Objectos de Gesto". A existncia dos servios justificada quer pelo suporte explorao das aplicaes quer pelo apoio aos utilizadores no desenvolvimento de solues locais (Figura 6.13).

Processos da Organizao
Desenvolvimento de Solues Locais

Aplicaes

Servios de apoio

Servios de suporte Servios gerais Funo SI

Figura 6.13 - Servios.

Captulo 6

151

Quanto sua natureza, os servios so agrupveis em trs classes. Os "servios de suporte" explorao de aplicaes tm uma natureza mais ligada operao das tecnologias de que so exemplos a operao de computadores, a operao de redes e a administrao de bases de dados. Os "servios de apoio" aos utilizadores, por sua vez, so caracterizados por um forte envolvimento de profissionais de GSI, de que so exemplos a consultoria e apoio ao desenvolvimento de solues locais e formao. Uma terceira classe de "servios de natureza geral", suporta e apoia simultaneamente as aplicaes e os utilizadores. Exemplos so os servios de comunicao de dados, de segurana e recuperao, e de instalao e configurao de equipamentos e suportes lgicos. Apesar da sua importncia na identificao dos servios do SI, as aplicaes locais e o seu desenvolvimento pelos utilizadores, no so um objecto de interesse autnomo, enquanto os servios que apoiam esse desenvolvimento o so. Isto traduz o reconhecimento dado importncia desta actividade para o PSI, reconhecendo-se tambm que no interessante o esforo de gerir globalmente as solues desenvolvidas localmente.

6.2.4.4

Desenvolvimento de SI (Aplicaes e Servios)

O "Desenvolvimento de Aplicaes e Servios" definido como sendo a actividade de construo dos suportes que a funo SI faculta aos processos da organizao, sendo esses suportes essencialmente de duas naturezas, conforme justificado nas seces anteriores: Aplicaes e Servios. Tambm esta actividades tem duas naturezas distintas, que se podem traduzir em "fazer72 a soluo" e "ajudar os utilizadores" na criao dessa soluo (desenvolvimento de solues locais) [Parker 1990]. Esta viso corresponde a um alargamento da viso convencional do desenvolvimento de aplicaes, resultante de nela agrupar todos as aspectos construtivos dos suportes aos processos da organizao. Foi na componente de desenvolvimento de aplicaes que se fizeram os primeiros esforos de natureza metodolgica para melhorar o desempenho dos SI das organizaes. Por isso, so inmeros os estudos sobre estes assuntos, existindo verdadeiras escolas de pensamento [Iivari 1991], diversas correntes metodolgicas sobre o exerccio desta actividade

72

"fazer" num sentido lato que inclui a aquisio, a alterao e a construo.

Captulo 6

152

[Avison e Fitzgerald 1988, Boland e Hirschheim 1987], e sobre as ferramentas de apoio sua execuo [Olle, et al. 1988b]. Alguns aspectos mais relevantes do desenvolvimento de aplicaes, no contexto do enquadramento em construo, so: A aceitao de que o envolvimento dos utilizadores no processo de desenvolvimento de aplicaes um factor potenciador do seu sucesso [Amoako-Gyampah e White 1993], originando o aparecimento de abordagens metodolgicas que favorecem fortemente essa participao [Avison e Wood-Harper 1990, Crinnion 1991]. O reconhecimento de que o desenvolvimento de aplicaes uma actividade de natureza contingencial [Avison e Wood-Harper 1991, Iivari 1992], devendo a escolha dos mtodos e das pessoas envolvidas ser dependente das circunstncias particulares que rodeiam a actividade [Davis e Olson 1985]. O reconhecimento que o sucesso do desenvolvimento de aplicaes no depende apenas do envolvimento dos utilizadores, da competncia dos profissionais de desenvolvimento, da escolha do mtodo e do suporte da gesto adequado, mas depende tambm das caractersticas do investimento na perspectiva do negcio da organizao [Saarinen e Saaksjarvi 1992]. A aceitao de que essencial o conhecimento integrado e completo do negcio da organizao e da forma como o SI o suporta [Carvalho 1991], de modo a puderem-se identificar os requisitos para as aplicaes que de facto correspondam s necessidades da organizao. Quanto componente de desenvolvimento de servios, ela aqui entendida essencialmente como uma actividade organizativa do SI, com o fim de disponibilizar facilidades tecnolgicas e humanas, para a ajuda dos utilizadores no desenvolvimento de solues locais e para o suporte infraestrutural da explorao das aplicaes. As suas influncias ao nvel da organizao manifestam-se principalmente na forma como condicionam a estrutura da funo SI [Jones 1990], condicionando fortemente o perfil e a organizao dos recursos humanos envolvidos [Jones 1990, Ward, et al. 1990]. Como "Objecto de Gesto" do SI aceitvel a presena da actividade de "Desenvolvimento de Aplicaes e Servios", pois corresponde a uma parcela significativa do total da actividade desenvolvida pela funo SI. Esta presena tambm se justifica pelos seus reflexos na actividade da organizao, que se manifestam quer pelas crescentes exigncias que

Captulo 6

153

fazem em termos de recursos para o seu funcionamento, quer pela qualidade73 tcnica dos produtos desenvolvidos e servios prestados. Tambm reforam essa presena as fortes ligaes existentes entre o PSI e o DSI que so bvias, j que uma das finalidades da actividade de planeamento a de elaborar um plano para o DSI.

Organizao

SI

Planeamento

b Ligaes entre o planeamento e o desenvolvimento do SI.


III I

c Influncias entre o desenvolvimento do SI e o


desenvolvimento organizacional.

b
Desenvolvimento

IV

II

DSI

Figura 6.14 - Matriz de Actividades: Posicionamento do DSI.

ilustrada na Figura 6.14 o posicionamento da actividade de "Desenvolvimento de Aplicaes e Servios" na Matriz de Actividades de planeamento e desenvolvimento organizacional e do SI (Quadrante II), bem como as suas relaes com o PSI ("rea b"), e com a actividade de desenvolvimento organizacional ("rea c"). De notar que actividade de "Desenvolvimento de Aplicaes e Servios" correspondem essencialmente os aspectos construtivos do desenvolvimento de SI e no os da sua explorao, utilizao e manuteno.

6.2.4.5

Arquitectura do SI

A "Arquitectura do SI" o resultado de um processo de concepo de uma viso global para o SI da organizao. De acordo com o enquadramento proposto, a arquitectura do SI, deve incluir a especificao da "Arquitectura da Informao", bem como a caracterizao das "TI"

73

Qualidade aqui entendida como a adequao dos produtos e servios s necessidades e requisitos, inclundo a oportunidade e os custos [Jones 1990].

Captulo 6

154

envolvidas, a identificao das "Aplicaes e Servios" de suporte aos processos da organizao, e ainda a definio da actividade de "Desenvolvimento de Aplicaes e Servios". A "Arquitectura do SI" congrega e permite articular representaes, ao nvel global da organizao, dos diferentes "Objectos de Gesto" do SI. Uma das representaes includas a da Arquitectura da Informao. A Arquitectura da Informao ilustra a forma como as actividades desenvolvidas na organizao e os dados necessrios para essas actividades se podem agrupar e ordenar de forma a permitir que seja planeado de uma forma racional o desenvolvimento do seu SI [Bidgood e Jelley 1991]. Arquitectura da Informao uma designao que toma significados muito distintos em contextos ou autores diferentes. Um dos significados mais abrangentes o de designar a viso sumria sobre os dados necessrios e onde e como so coligidos, transmitidos, guardados e utilizados ([Alter 1992] p. 833). Outro dos significados o de designar o mapa da infraestrutura das TI de uma organizao ([McNurlin e Sprague Jr. 1989] p. 113). Contudo, tambm tradicionalmente utilizado, como aqui, numa perspectiva menos abrangente, para referir o mapa de alto nvel das necessidades de informao de uma organizao, ou seja, ilustrar as relaes entre as principais classes de informao e as principais funes da organizao [IBM 1984, Brancheau, et al. 1989, Niederman, et al. 1991]. Na sua forma pura, independente da estrutura humana, da estrutura organizacional e da plataforma tecnolgica que a suporta ([Brancheau, et al. 1989] p. 9). O conhecimento da Arquitectura da Informao permite organizao ([Veryard 1992] p.3): Identificar oportunidades que possibilitam obter vantagens competitivas da utilizao das TI e dos SI [Sankar, et al. 1993]. Estabelecer e manter ligaes entre os objectivos da organizao (modelo do negcio) e os recursos envolvidos nos projectos de desenvolvimento do seu SI ([Burk e Horton 1988] p.176). Estabelecer os limites das reas de negcio e dos projectos de desenvolvimento bem como coordenar e enquadrar os projectos de desenvolvimento ([Martin 1986b] p. 283). Derivar as infraestruturas tecnolgicas e organizacionais necessrias ([Niederman, et al. 1991] p.479). comum definir-se "Arquitectura do SI", como sendo a Arquitectura da Informao complementada com a descrio das TI envolvidas no seu suporte [Poel e Waes 1989]. A sua

Captulo 6

155

forma mais divulgada a proposta por Zachman como sendo, as arquitecturas74 do SI, o conjunto das diversas vises sobre os dados, processos e redes (TI) envolvidas no SI de uma organizao [Spewak e Hill 1993, Zachman 1987]. No enquadramento aqui proposto aceita-se que a "Arquitectura do SI" inclui, para alm da Arquitectura da Informao, a descrio das TI envolvidas. Contudo, esse conjunto estendido com todas as outras representaes de alto nvel dos restantes "Objectos de Gesto" do SI nomeadamente as "Aplicaes" e "Servios" de suporte aos processos da organizao, e a definio da actividade de "Desenvolvimento de Aplicaes e Servios". Como meio de integrar as TI e as estratgias da organizao e de racionalizar o investimento em recursos do SI, a "Arquitectura do SI" deve: Permitir a comunicao e a partilha de uma viso global do SI entre todos os participantes na GSI (no seu planeamento, desenvolvimento e utilizao) ([Niederman, et al. 1991] p. 496). Ser o elemento estruturante do SI, permitindo definir e controlar as ligaes e integraes de todos os componentes de um SI ([McNurlin e Sprague Jr. 1989] p. 113). Ser uma forma de estabelecer alguma ordem e controlo no investimento em recursos do SI ([Zachman 1987] p. 276). Constituir um veculo motivador do redesenho organizacional, quer ao nvel da sua estrutura, quer ao nvel da redefinio dos negcios que desenvolve, constituindo uma outra oportunidade que a gesto tem de "ver" a sua organizao e de "trabalhar" sobre ela ([McNurlin e Sprague Jr. 1989] p. 114). A "Arquitectura do SI" assim um conjunto de representaes e modelos que descrevem, a um nvel global e de uma forma articulada, todos os aspectos interessantes75 do SI da organizao.

74

Para Zachman no existe uma arquitectura mas antes um conjunto de arquitecturas resultantes das vises a diferentes nveis dos diversos intervenientes ([Zachman 1987] p. 291).
75

Na perspectiva e com os detalhes relevantes para a actividade de planear SI.

Captulo 6

156

6.2.5

Gesto de Sistemas de Informao

A juno das diferentes construes at aqui propostas para o enquadramento que se est a construir, permite a elaborao do esquema ilustrado na Figura 6.15. Nele so identificveis os dois nveis de objectos de interesse (nvel da organizao e nvel do SI). Baseados nestes objectos, e sendo os "Objectos de Gesto" do SI abstraces dos objectos de interesse da organizao, a GSI poder ser simultaneamente definida de duas formas; como a actividade de gerir a Arquitectura do SI, as Aplicaes e Servios, o Desenvolvimento de Aplicaes e Servios e as TI da organizao. como a actividade de gerir os Objectivos, os Processos, os Recursos Humanos e os restantes Recursos da organizao relevantes para gerir o SI da organizao. A gesto da concepo global do SI suportando as influncias entre a Organizao e o SI, a gesto operacional da funo SI e a gesto da satisfao dos utilizadores, foram atrs apontadas como sendo as motivaes principais ou focos de interesse dominantes da actividade de GSI (Figura 6.10). Estas actividades no determinam s por si novos "Objectos de Gesto" independentes, mas esto directamente associadas aos "Objectos de Gesto" j identificados, podendo ser consideradas como uma terceira definio para GSI que traduz as principais motivaes e preocupaes desta actividade. Na Figura 6.16 apresenta-se, para cada nvel dos "Objectos de Gesto", as diferentes actividades de gesto associadas, que na sua totalidade compem a actividade de GSI.

Captulo 6

157

Sistema de Informao
Arquitectura do Sistema de Informao

Aplicaes

Servios

Desenvolvimento de Aplicaes e Servios

Tecnologias da Informao

Influncias Ambiente da Organizao


Ambiente Lato

Abstraco

Organizao
Objectivos

Interaco
Ambiente Competitivo Processos

Ambiente Concreto

Influncias

Recursos

Pessoas

Teoria da Gesto Abordagem Sistmica Perspectiva Contingencial

Figura 6.15 - Enquadramento Conceptual para a GSI.

As relaes entre as diversas actividades da GSI, apontados na Figura 6.16 como Focos de ateno na GSI, e os respectivos "Objectos de Gesto" envolvidos nessas actividades, so salientadas na Figura 6.17. de particular interesse notar na Figura 6.17, que a gesto da concepo global do SI envolve directamente todos os "Objectos de Gesto" do nvel do SI, enquanto a gesto operacional da funo SI envolve directamente todos os "Objectos de Gesto" do nvel da Organizao. A gesto da satisfao dos utilizadores e das influncias entre a Organizao e o SI envolve indirectamente todos os "Objectos de Gesto" dos dois nveis. Uma consequncia da aceitao desta definio de GSI, o reconhecimento de que uma actividade de espectro largo, ou seja, que contempla desde os aspectos arquitecturais da concepo do SI at aos aspectos operacionais da sua utilizao, tentando garantir quer a satisfao dos utilizadores, quer um correcto suporte das influncias entre a Organizao e o seu SI.

Captulo 6

158

Nvel dos Objectos de Gesto

Objectos de Gesto

Foco da Actividade de Gesto

SI

Tecnologias da Informao Desenvolvimento de Aplicaes e Servios Aplicaes Servios Arquitectura do SI Objectivos Processos Recursos Pessoas

Gesto das Tecnologias da Informao Gesto do Desenvolvimento de Aplicaes e Servios Gesto de Aplicaes Gesto de Servios Gesto da Arquitectura do SI Gesto de Objectivos Gesto de Processos Gesto de Recursos Gesto de Pessoas Gesto de SI

Organizao

SI e Organizao

todos os dos nveis SI e Organizao

Gesto da concepo global do SI Gesto de influncias entre a organizao e o SI Gesto operacional da funo SI Gesto da satisfao dos utilizadores

Figura 6.16 - Focos da actividade de GSI.

Outra consequncia desta definio para GSI, a de que os aspectos ambientais apenas afectam directamente os "Objectos de Gesto" da organizao, sendo o SI apenas afectado pela influncia que eles tm nos seus "Objectos de Gesto". Fica assim possibilitado o tratamento das influncias ambientais sempre pelo suporte da sua interaco e influncias para com o mesmo conjunto de "Objectos de Gesto" (nvel Organizao).

Captulo 6

159

Sistema de Informao
Arquitectura do Sistema de Informao

Gesto da Arquitectura do SI

Aplicaes

Servios

Gesto de Servios Gesto de Aplicaes

Gesto da concepo global do SI

Desenvolvimento de Aplicaes e Servios

Gesto do Desenvolvimento de Aplicaes e Servios Gesto das Tecnologias da Informao

Tecnologias da Informao

Gesto de influncias entre a organizao e o SI Gesto da satisfao dos utilizadores

Influncias

Organizao Objectivos
Gesto operacional da funo SI Gesto de Objectivos

Processos Recursos Pessoas

Gesto de Processos

Gesto de Pessoas Gesto de Recursos

Figura 6.17 - Actividades da GSI.

A cobertura que a actividade de GSI faz na Matriz de Actividades de planeamento e desenvolvimento organizacional e do SI, mapeada na Figura 6.18, sendo notria a grande abrangncia que a actividade de GSI possui (quadrantes I e II), e as suas relaes quer ao nvel do planeamento organizacional, quer ao nvel do desenvolvimento organizacional ("rea d"). Nas vises convencionais da GSI, conforme foram apresentadas no Captulo 2, so evidentes as diferentes segmentaes e arrumaes das suas sub-actividades, principalmente a do PSI. Contudo, apesar de considerarem a actividade de PSI como um das suas participantes, apresentam normalmente como importantes limitaes, as restries impostas aos seus limites e contedos, bem como as restries do seu relacionamento com as restantes sub-actividades da GSI. Estas limitaes so possivelmente uma consequncia dessas vises convencionais da GSI, no terem sido especificamente construdas para o enquadramento da actividade de PSI.

Captulo 6

160

Organizao

SI

Planeamento

III

d
Desenvolvimento IV II

GSI

Influncias entre a organizao e o seu SI.

Figura 6.18 - Matriz de Actividades: posicionamento da GSI.

O enquadramento aqui proposto pretende ultrapassar as limitaes dessas vises convencionais da GSI, alargando o domnio do PSI a todos os "Objectos de Gesto" da organizao e do seu SI, conscientes de que na prtica muito difcil definir claramente as fronteiras entre o planeamento e as restantes actividades da GSI [George 1972].

6.2.6

Planeamento de Sistemas de Informao

Do Enquadramento Conceptual at aqui construdo, decorre directamente a definio da actividade de PSI como sendo a actividade de construo de um plano em que sejam contemplados os "Objectos de Gesto" dos dois nveis (Organizao e SI) de forma a possibilitar uma correcta representao da viso global do SI e, simultaneamente, incluir os elementos necessrios para a sua operacionalizao. Este plano deve ser construdo na procura simultnea quer da satisfao dos utilizadores quer de um correcto suporte e tratamento das influncias entre a Organizao e o seu SI. Na Figura 6.19 so salientadas, de entre as diversas actividades da GSI e dos respectivos "Objectos de Gesto", aquelas que constituem os principais focos de ateno do PSI. de particular interesse notar que esto envolvidos directamente todos os "Objectos de Gesto" quer do nvel da Organizao quer do nvel do SI.

Captulo 6

161

Sistema de Informao
Arquitectura do Sistema de Informao

Gesto da Arquitectura do SI

Aplicaes

Servios

Gesto de Servios Gesto de Aplicaes

Gesto da concepo global do SI

Desenvolvimento de Aplicaes e Servios

Gesto do Desenvolvimento de Aplicaes e Servios Gesto das Tecnologias da Informao

Tecnologias da Informao

Gesto de influncias entre a organizao e o SI Gesto da satisfao dos utilizadores

Influncias

Organizao Objectivos
Gesto operacional da funo SI Gesto de Objectivos

Processos Recursos Pessoas

Gesto de Processos

Gesto de Pessoas Gesto de Recursos

Figura 6.19 - O PSI nas actividades da GSI.

A utilizao dos "Objectos de Gesto" do nvel SI, garante o envolvimento de todos os aspectos interessantes na definio de uma viso global para o SI. De forma similar, a utilizao dos "Objectos de Gesto" do nvel organizao, garantem simultaneamente quer uma correcta considerao das influncias entre a Organizao e o seu SI, quer os reflexos da viso global concebida, em termos de objectivos, processos, recursos e pessoas envolvidas o que potencia a sua ligao com os projectos de DSI. Na Figura 6.20 posicionada a actividade de PSI na Matriz de Actividades de planeamento e desenvolvimento organizacional e do SI. Nela, facilmente identificvel que a actividade de PSI (quadrante I), deve contemplar quer o suporte das influncias com o planeamento organizacional ("rea a"), quer as ligaes com o DSI ("rea b"). Estas ligaes do PSI, com o planeamento organizacional e com o DSI, so frequentemente apontadas como imprescindveis para o seu sucesso ([Galliers 1993] p. 200). Uma caracterstica desta construo a sua compatibilidade com definies tradicionais da actividade de PSI. A proposta de Galliers [Galliers 1987b], de definio do PSI como uma tarefa de gesto que trata da integrao dos aspectos do SI no processo de planeamento da

Captulo 6

162

organizao, fornecendo uma ligao directa entre este processo com a aquisio das TI e com desenvolvimento de aplicaes, um bom exemplo dessa compatibilidade. Outra caracterstica interessante desta construo a possibilidade de se definir a actividade de PSI, apenas pela identificao dos objectos de interesse a serem considerados, independentemente da forma como eles se articulam entre si. Esta caracterstica, facilita a construo de abordagens metodolgicas muito flexveis, quanto aos seus processos de execuo, mantendo-as contudo dentro dos limites de um enquadramento conceptual bem determinado.

Organizao

SI

Planeamento

III

PSI

b
Desenvolvimento IV II

a Influncias entre o planeamento organizacional e o SI. b Ligaes entre o planeamento e o desenvolvimento do SI.

Figura 6.20 - Matriz de Actividades: Posicionamento do PSI.

Conclundo, o Enquadramento Conceptual PRAXIS/ec, pode ser descrito como o resultado da harmonizao e articulao dos diversos conceitos e construes apresentados neste Captulo. De uma forma grfica, todos esses aspectos so sintetizados na Figura 6.15, onde os diferentes tipos de participantes de um Enquadramento Conceptual, so instanciados, de acordo com a finalidade do PRAXIS/ec, nomeadamente a sua utilizao como Enquadramento Conceptual, adequado s caractersticas desejadas para o PRAXIS.

Captulo 7

Nova abordagem, mtodo e ferramenta

A apresentao da Abordagem PRAXIS/a, do Mtodo PRAXIS/m e da Ferramenta PRAXIS/f, realizada neste captulo, finaliza a proposta do PRAXIS, como o novo referencial para o estudo e prtica do PSI. De acordo com os objectivos deste projecto, para alm do Enquadramento Conceptual PRAXIS/ec, j proposto no Captulo 6, h a necessidade de completar o referencial, com novas construes que o operacionalizem, de acordo com as caractersticas desejadas para uma soluo adequada s novas realidades do PSI. Na realizao destas construes, semelhana da construo do PRAXIS/ec, procurouse fundir os conhecimentos obtidos pelo estudo terico, pela observao e pela prtica do PSI, resultantes dos contributos mais significativos e das realidades mais divulgadas, conforme foram discutidas e apresentadas nos "Fundamentos" desta Tese (Captulos 2 a 5). A construo do PRAXIS/a, PRAXIS/m e PRAXIS/f, enquanto sucessivas operacionalizaes do PRAXIS/ec, teve como principal dificuldade a traduo e a determinao das influncias e restries impostas pelo PRAXIS/ec. A filosofia, os princpios, os fundamentos e as caractersticas embebidas no PRAXIS/ec, enquanto Enquadramento Conceptual do PRAXIS, devem ser preservadas, de acordo com a finalidade deste projecto. Para alm destas influncias e restries, h ainda um conjunto de convices e sentimentos, difceis de expressar, que desejavelmente devem ser reflectidos em todos os aspectos do novo referencial.

Captulo 7

164

Como forma expedita de expressar e sistematizar essas influncias, restries, convices e sentimentos, formulou-se um conjunto de Postulados, que traduzem os princpios adoptados e utilizados na construo do PRAXIS.

7 . 1 Postulados A criao de um novo referencial para o PSI, passa pela utilizao de um novo enquadramento conceptual, como base para a proposta de uma nova abordagem, um novo mtodo e uma nova ferramenta, que traduzam uma nova forma de compreender, conceber e orientar o estudo e a realizao da actividade de planear SI. Um referencial assim o conjunto particular abordagem-mtodo-ferramenta de acordo com um determinado enquadramento conceptual. A infinidade de posturas susceptveis de serem assumidas, perante a complexidade da actividade de planear SI, sugere a formulao de um conjunto de postulados que sustentem o novo referencial para o PSI. Ainda que limitada e suportada pelo Enquadramento Conceptual apresentado no captulo anterior, a proposta de uma nova Abordagem, Mtodo e Ferramenta, envolve a aceitao de um conjunto de princpios, que infraestruturem e orientem a sua construo. A identificao deste conjunto de princpios emerge da fuso de todas as concepes resultantes da prtica e do estudo da actividade de planear SI, no mbito deste trabalho. So assim constataes de uma realidade que se aceita como inevitvel ou desejvel, construdas com base no conhecimento obtido e procurando a melhoria global desta actividade. Como princpios importantes para a concluso do novo referencial para o PSI, so propostos os seguintes postulados:
P1 Racionalidade

As actividades organizacionais devem ser premeditadas e racionais. A deciso, baseada na informao disponvel, deve procurar a satisfao dos objectivos da organizao e consequentemente o seu sucesso.
P2 Satisfao dos utilizadores

A satisfao dos utilizadores desejvel, a todos os nveis em que esto envolvidos no SI. A procura desta satisfao pode obrigar a compromissos entre opes tecnicamente justificveis e opes justificadas por vontades e caractersticas pessoais.

Captulo 7

165

P3

Modelo das Realidades Preponderantes

O Modelo das Realidades Preponderantes aceite como a infraestrutura de conceitos e aspectos da realidade, relevantes para o PSI.
P4 Enquadramento conceptual

O enquadramento conceptual PRAXIS/ec aceite como normalizador de conceitos e linguagem. Acredita-se que ele inclui (e tem estrutura que permite incluir), tudo o que relevante para a actividade de planear SI.
P5 Objectos de gesto

Os objectos de gesto com os seus atributos, devem ser os focos de ateno no PSI.
P6 Contingncia

O PSI uma actividade contingencial, dependendo a sua execuo e os seus resultados das circunstncias que a rodeiam.
P7 Complexidade

O PSI uma actividade complexa, de percepo e concepo, fortemente dependente das caractersticas dos recursos humanos envolvidos.
P8 Multifinalidade

O PSI uma actividade com multifinalidades, devendo contemplar todas as influncias entre a organizao e o seu SI, a concepo do SI e o seu desenvolvimento. O PSI assim uma actividade com preocupaes de natureza diferente, em momentos e situaes diferentes.
P9 Holismo

O PSI uma actividade de natureza holstica. A realizao desagregada e isolada das suas partes menos proveitosa do que a sua realizao articulada.
P10 Flexibilidade

A flexibilidade desejvel numa abordagem e num mtodo de PSI, como forma de resposta contingncia (pelo mtodo e no na escolha entre diferentes mtodos).

Captulo 7

166

P11 Conscincia das limitaes

As organizaes devem exercer o PSI, que as suas circunstncias particulares permitam. Cada organizao deve procurar realisticamente ter o que pode e no procurar levianamente o que deseja.
P12 Abordagem Multidimensional

A Abordagem Multidimensional parte da soluo porque: Contempla a complexidade e a natureza contingencial do PSI, reconhecendo a necessidade de uma utilizao eclctica dos mtodos, modelos e ferramentas. Reconhece a multifinalidade da actividade de planear SI, aceitando a existncia de focos de ateno e motivaes diferentes em circunstncias diferentes. A sua natureza holstica, resultante da multifinalidade, promove o tratamento global e integrado de todos os aspectos do PSI.
P13 Modelo dos 3 Estgios de Bowman

A Modelo dos 3 Estgios de Bowman parte da soluo porque estrutura a actividade de PSI, contemplando a sua ligao ao desenvolvimento de SI.
P14 Matrizes

As matrizes so a tcnica de representao mais adequada para os modelos envolvidos no PSI, quer pela sua universalidade quer pela facilidade da sua construo, representao e utilizao.
P15 Adaptabilidade

Os mtodos devem ser naturalmente e facilmente adaptveis s caractersticas e especificidades das organizaes. Mtodos no devem ser novas burocracias para as organizaes, nem devem prejudicar o seu normal funcionamento.
P16 Computao avanada/sistemas inteligentes

So caractersticas desejveis nas novas ferramentas de apoio ao PSI, a utilizao de Modelos de Processamento Inteligentes, a criao e utilizao de Bases de Conhecimento e a utilizao de Interfaces Amigveis. A aceitao destes postulados permite a construo de um referencial para o PSI, o PRAXIS, adequado s caractersticas actuais desta actividade, como a contingncia, a

Captulo 7

167

complexidade, o holismo e a multifinalidade, impostas pelas novas expectativas que as organizaes tm perante as TI e os SI. A Tabela 7.1 reala a utilizao desses Postulados, fundamentalmente no seu papel de ligao entre as principais construes dos "Fundamentos" e Enquadramento Conceptual, com as restantes componentes propostas para o PRAXIS, nomeadamente a PRAXIS/a, o PRAXIS/m e a PRAXIS/f.

Tabela 7.1 - Relaes dos Postulados com o PRAXIS

PRAXIS 1 Modelo das Realidades Preponderantes Paradigmas Influncias Resultados Futuro Objectos de Gesto SI Organizao PRAXIS/a PRAXIS/m PRAXIS/f o o 2 3 4 5 6 7

Postulados 8 9 10 11 12 13 14 15 16


o o o o o o o o o

o o o o o o o o o o o o o o o


o o o o o o

o o

envolvido o suportado

A proposta de uma abordagem, de um mtodo e de uma ferramenta, com a utilizao de um nico enquadramento conceptual e conjunto de postulados, permite uma homogeneizao de conceitos e construes que tornam este novo referencial de fcil compreenso e utilizao. O PRAXIS pretende assim, por esta via, potenciar o sucesso do PSI nas organizaes. O referencial PRAXIS, conforme ilustrado na Figura 7.1, baseado no enquadramento conceptual PRAXIS/ec apresentado no Captulo 6. Este referencial inclui a abordagem PRAXIS/a, o mtodo PRAXIS/m e a ferramenta PRAXIS/f, que so descritos nas seces seguintes deste captulo. Todas estas construes so coerentes com os Postulados formulados e pretendem constituir-se como uma nova e melhor forma, de realizar a actividade de planear SI nas organizaes de hoje.

Captulo 7

168

PRAXIS/ec
(Enquadramento Conceptual)

PSI

Objectos de Gesto

Realidades Preponderantes

PRAXIS/a
(Abordagem)

Momentos

Suporte da contingncia

Flexibilidade

Modelos e representaes

PRAXIS/m
(Mtodo)

"Pensar antes de fazer" e "fazer"

Objectos de Gesto * Momentos

PRAXIS/f
(Ferramenta)

Estrutura de sistema baseado em conhecimento

Representao rigorosa de matrizes

Utilizao amigvel

Figura 7.1 - Referencial PRAXIS. Enquadramento conceptual, abordagem, mtodo e ferramenta.

Captulo 7

169

7 . 2 Abordagem PRAXIS/a A abordagem PRAXIS/a eclctica e resulta fundamentalmente da fuso da "Abordagem Multidimensional", com o "Modelo dos 3 Estgios", descritos e discutidos na seco 5.1. A utilizao dos princpios da Abordagem Multidimensional justifica-se porque so compatveis com todos os postulados atrs formulados para o PSI, suportando com particular ateno a natureza contingencial, a complexidade, a multifinalidade e a natureza holstica desta actividade. Contudo, apesar de traduzir convenientemente os objectivos desta actividade ("o que fazer"), pouco esclarecedor na proposta do modo de os alcanar ("como fazer"). Assim, a Abordagem Multidimensional, para poder ter uma aplicao prtica regulamentada e facilitada, necessita de ser complementada com orientaes que balizem e estruturem a sua aplicao. Como orientaes para a sua aplicao, utilizam-se as recomendaes do Modelo dos 3 Estgios. O Modelo dos 3 Estgios um bom complemento, pois razoavelmente descritivo do "como fazer", para alm de incluir preocupaes de operacionalizao e implementao do plano do SI, no expressamente includas na Abordagem Multidimensional. Assim, a Abordagem Multidimensional e o Modelo dos 3 Estgios complementam-se ainda quanto inteno ou focos de ateno. Enquanto o primeiro contempla o alinhamento e o impacto das TI/SI na organizao, o segundo contempla o alinhamento das TI/SI com a organizao e a ligao do PSI com o DSI. Resulta destas complementariedades, que a abordagem PRAXIS/a tem um mbito de aplicao alargado que inclui as preocupaes de impacto, alinhamento e ligao ao DSI (Figura 7.2).

Inteno Impacto Multidimensional ("Pernas") 3 Estgios (Estgios) Alinhamento Ligao ao DSI

Abordagem

Oportunidades das TI

Planos e objectivos da organizao

Sistema de Informao actual

Planeamento Estratgico

Anlise de Requisitos de Informao da Organizao

Atribuio de Recursos

Figura 7.2 - Focos de ateno ou intenes na Abordagem Multidimensional e no Modelo dos 3 Estgios.

Captulo 7

170

O mbito alargado da abordagem PRAXIS/a, resulta da aceitao simultnea das preocupaes e foco mais dirigido para o impacto e alinhamento das TI/SI com a organizao da Abordagem Multidimensional, e das preocupaes e foco mais dirigido para o alinhamento das TI/SI com a organizao e a operacionalizao do plano do SI do Modelo dos 3 Estgios. Este mbito pode ser esquematicamente representado e realado, pelo posicionamento destas abordagens na Matriz de Actividades (Figura 7.3)76.

Planeamento

E - Abordagem Multidimensional

E P

B - Modelo dos 3 Estgios P - Abordagem PRAXIS/a

Desenvolvimento

Organizao

Sistema de Informao

Figura 7.3 - Posicionamento do PRAXIS/a, da Abordagem Multidimensional e do Modelo dos 3 Estgios na Matriz de Actividades.

Resumidamente, a abordagem PRAXIS/a reclama que o PSI deve ser um processo simultneo de vrias frentes (analtica, avaliativa e criativa) na procura de um alinhamento e impacto das TI/SI com a organizao, procurando tambm contemplar aspectos como a ligao aos planos organizacionais, construo de arquitecturas e ligaes ao DSI. As principais caractersticas diferenciadoras do PRAXIS/a so a realizao do PSI em trs momentos distintos, a forma de suportar a contingncia, a sua flexibilidade na adaptao

76

No existindo ainda uma escala detalhada nos eixos desta matriz quanto s caractersticas que diferenciam as diversas abordagens, a posio de cada uma das abordagens resulta do conhecimento emprico do seu domnio de aplicao, representvel aqui pela proximidade/afastamento das diversas fronteiras, pela extenso da cobertura realizada e pelo seu posicionamento relativo.

Captulo 7

171

evoluo do PSI nas organizaes e a utilizao de listas de elementos, eixos e matrizes, como modelos. Passa-se de imediato a descrever cada umas destas caractersticas.

7.2.1

Momentos

A aceitao de intenes ou focos de ateno distintos torna, o PSI numa actividade de multifinalidade, com momentos de execuo distintos. O enquadramento conceptual PRAXIS/ec, atrs apresentado, prope como principais focos de ateno da actividade de planear SI: Satisfao dos utilizadores. Influncias entre a organizao e o seu SI. Concepo global do SI. Operacionalizao da funo SI. A procura da satisfao dos utilizadores, tal como foi formulada, traduz-se num postulado omnipresente em todo o PSI, sendo assim possvel identificar trs momentos no PSI de acordo com os seus focos de ateno. Um Momento Estratgico, focado no suporte das influncias recprocas entre a organizao (planeamento organizacional) e o seu SI. O aproveitamento de oportunidades geradas pelas TI/SI, para potenciar o sucesso organizacional, e o alinhamento dos objectivos do SI com os objectivos globais da organizao so resultados procurados no Momento Estratgico. Um Momento Tecnolgico, focado na concepo global do SI, nomeadamente no desenho das arquitecturas da informao, da utilizao das TI e restantes aspectos tecnolgicos. A determinao da situao presente das TI/SI, a identificao dos requisitos de informao da organizao e a tomada de opes tecnolgicas so tarefas realizadas no Momento Tecnolgico. Um Momento Operacional, focado no suporte da execuo e implementao do plano do SI realizado. A definio de projectos de desenvolvimento, a previso de recursos, a oramentao, so aspectos do planeamento operacional do DSI realizados no Momento Operacional. As ligaes e contedo da actividade de planear SI, conforme foram formuladas no PRAXIS/ec, sugerem a necessidade da existncia destes trs momentos distintos, na execuo do Planeamento (Tecnolgico) do SI e no suporte das suas ligaes com o Planeamento

Captulo 7

172

Organizacional e com o Desenvolvimento do SI. Na Figura 7.4 utiliza-se a Matriz de Actividades para realar o posicionamento destes momentos da abordagem PRAXIS/a, no espao da actividade organizacional.

Planeamento

E - Momento estratgico. Reflexos entre o planeamento organizacional e o SI. T - Momento tecnolgico. Desenho da arquitectura do SI, da utilizao das TI e restantes aspectos tecnolgicos. O - Momento operacional. Planeamento operacional do desenvolvimento do SI.

Desenvolvimento

Organizao

Sistema de Informao

Figura 7.4 - Abordagem PRAXIS/a. Momentos de execuo.

A existncia destes trs momentos no PSI pode ser justificada de uma forma ainda mais intuitiva. Assim, o Momento Estratgico justifica-se pela necessidade de aproveitar as TI/SI para potenciar o sucesso da organizao, determinando simultaneamente a finalidade da sua existncia. O Momento Tecnolgico necessrio para a avaliao e definio de uma perspectiva tecnolgica global e como estruturador e normalizador de linguagem e conceitos na organizao. O Momento Operacional permite traduzir as opes tomadas e as solues propostas, no que de facto os gestores precisam de saber para poderem promover a realizao das mudanas propostas. Desta forma, o Momento Estratgico essencialmente um momento de sntese e criao, onde se procura a compreenso e definio de finalidades para as TI/SI na organizao, enquanto o Momento Tecnolgico e o Momento Operacional so essencialmente momentos de construo de solues e de definio da forma das implementar. A abordagem PRAXIS/a comunga dos princpios Abordagem Multidimensional e do Modelo dos Trs Estgios mas prope trs momentos de execuo de natureza distinta para o processo de PSI. A Figura 7.5 mostra as equivalncia dos momentos entre estas abordagens. Nela visvel que a inteno ou foco de ateno do Momento Operacional a Ligao do PSI com o DSI, do Momento Tecnolgico o Alinhamento das TI/SI com a organizao, e do

Captulo 7

173

Momento Estratgico , simultaneamente, o Alinhamento e o Impacto das TI/SI com a organizao.

Inteno Impacto
Estratgico Tecnolgico TI->Org. Org.->TI Operacional

Alinhamento

Ligao ao DSI

PRAXIS/a (Momentos) Abordagem Multidimensional ("Pernas") 3 Estgios (Estgios)

Oportunidades das TI

Planos e objectivos da organizao

Sistema de informao actual

Planeamento Estratgico

Anlise de Requisitos de Informao da Organizao

Atribuio de Recursos

Figura 7.5 - Equivalncia dos momentos entre abordagens.

A participao dos diferentes Objectos de Gesto, definidos no PRAXIS/ec, naturalmente diferente em momentos diferentes, apesar de em qualquer dos momento, qualquer um dos Objectos de Gesto (e do ambiente da Organizao) poderem ser envolvidos no PSI. A diferente participao dos Objectos de Gesto uma funo das circunstncias e caractersticas particulares de cada situao, dependendo fortemente da estratgia de realizao adoptada. Na apresentao do PRAXIS/m, a participao dos Objectos de Gesto nos diferentes momentos do PSI discutida mais detalhadamente.

7.2.2

Suporte da contingncia

A abordagem PRAXIS/a prope a adopo de uma postura contingencial na definio da estratgia de execuo do PSI, de acordo com as circunstncias e caractersticas particulares de cada situao. As contingncias que afectam um determinada situao, manifestam-se fundamentalmente nas finalidades e objectivos impostos actividade de planear SI, e na disponibilidade e facilidade de obteno dos recursos para a sua realizao.

Captulo 7

174

assim natural, que na abordagem PRAXIS/a a contingncia da actividade de planear SI seja suportada pela definio da estratgia de execuo do PSI (actividades e modelos), como resultado da compatibilizao e balanceamento entre finalidades e recursos, em cada uma das situaes (Figura 7.6).

Finalidades e objectivos

Recursos

Compatibilizao de finalidade e recursos Definio da estratgia de execuo

Estratgia de execuo (Actividades e modelos)

Contingncias do processo de PSI

Figura 7.6 - Suporte da contingncia na abordagem PRAXIS/a.

Esta atitude de balanceamento e compatibilizao, obriga identificao e definio prvias das finalidades e objectivos impostos actividade de planear SI e dos recursos necessrios ou disponibilizados para a sua realizao. Desta forma, pode-se antever desajustes entre as expectativas com o processo de PSI e os seus resultados efectivos, evitando-se quer o esbanjamento de recursos quer a definio de objectivos impossveis de alcanar. Note-se que to indesejvel, para o sucesso da actividade de planear SI, a sobre definio de objectivos, como a exagerada atribuio de recursos. A primeira torna-a uma actividade desnecessariamente complexa e honorosa. A segunda um sintoma de esbanjamento de recursos, ou de incompreenso e de existncia de falsas expectativas sobre os resultados a obter.

Captulo 7

175

A definio da estratgia de execuo, como forma de suportar a contingncia, consiste assim na definio das actividades de aquisio, anlise avaliao e criao de informao, de acordo com os modelos criados ou sugeridos pelas diversas orientaes utilizadas (tericas, metodolgicas, prticas, etc.), na procura do mtodo eclctico que melhor se adequa s circunstncias particulares em que a actividade de PSI vai ser desenvolvida.

7.2.3

Flexibilidade

Perante a natureza contingencial e complexa do PSI, a flexibilidade torna-se numa caracterstica importante da abordagem PRAXIS/a. A flexibilidade entendida como a capacidade de adaptao s circunstncias particulares das organizaes e a capacidade de alterao contnua de acordo com o crescimento e amadurecimento desta actividade no seio da organizao. A flexibilidade deve ser uma preocupao e uma inteno a considerar na concepo da estratgia de execuo da actividade de planear SI, nomeadamente na definio das actividades a realizar e na definio da informao envolvida. Na abordagem PRAXIS/a no h qualquer meta-modelo pr-definido, nem h tampouco a necessidade de o definir antecipadamente de uma forma detalhada. Aceitando-se que tudo o que se representa so Objectos de Gesto ou seus atributos e relaes entre eles, o meta-metamodelo da informao envolvida o da Figura 7.7. Este meta-meta-modelo traduz a possibilidade de adaptao dos Objectos de Gesto e seus atributos, forma como o processo de planeamento evolui na organizao.

Relao entre Objectos de Gesto (ou seus atributos) Objecto de Gesto (ou um seu atributo)

Figura 7.7 - Meta-meta-modelo da informao envolvida no PSI.

Captulo 7

176

Sugere-se na abordagem PRAXIS/a, que os modelos utilizadas (e portanto o meta-modelo que os representa) devem ser construdos de acordo com as circunstncias que envolvem o PSI. Alterando-se essas circunstncias ao longo do tempo, quer por razes puramente circunstanciais quer pelo prprio amadurecimento da actividade dentro da organizao, torna-se natural que a informao envolvida no PSI evolua de forma a acompanhar as suas necessidades (finalidades e objectivos) e possibilidades (RH, outros recursos, etc.). A Figura 7.8 um exemplo da evoluo da informao envolvida numa situao particular de PSI.

t0

t1

t2
Suporta Aplicao Suporta Suporta Utiliza Classe de Dados Afecta Problema Processo Cria Responsvel Unidade Organiza. Afecta

t3
Aplicao Mantm Suporta Classe de Dados Afecta Problema Afecta Tem Base de Dados Envolve FCS

t...

Utiliza Processo Cria Responsvel Unidade Organiza. Classe de Dados Processo

Utiliza Cria Responsvel Unidade Organiza. Afecta

Figura 7.8 - Evoluo no meta-modelo da informao envolvida numa situao particular de PSI.

semelhana da definio da informao envolvida no PSI, e pelas mesmas razes atrs apontadas, tambm para as actividades a realizar, no h qualquer definio prvia do seu contedo e do seu encadeamento. O desenho inicial e a constante adaptao s circunstncias, do modo como as actividades devem ser realizadas para a construo do plano do SI, so testemunho da flexibilidade reclamada pela abordagem PRAXIS/a.

7.2.4

Modelos e representaes

A utilizao de modelos a diversos nveis frequente nos mtodos e abordagens analticas, normalmente associados a nveis de abstraco distintos. Tambm no PRAXIS, reconhecendo-o como um referencial til para o estudo e para a prtica do PSI, existem trs nveis de modelos, mas de acordo com a sua utilizao ou para o estudo da actividade de PSI, ou na gesto dessa actividade (na definio da estratgia de execuo), ou ainda na sua execuo. Na Figura 7.9 ilustram-se os modelos envolvidos em cada um dos trs nveis, que se descrevem de imediato.

Captulo 7

177

O primeiro nvel o do Meta-meta-modelo77, j discutido na seco anterior, onde se chamou a ateno para a sua utilidade como salientador da flexibilidade do PRAXIS. Esta flexibilidade decorre da escolha contnua dos Objectos de Gesto, seus atributos e relaes (nicos elementos includos a este nvel de modelao), em funo das circunstncias envolventes da actividade de planear o SI.

Meta-meta-modelo
(Estudo do PSI)
Relao entre Objectos de Gesto (ou seus atributos)

Objecto de Gesto (ou um seu atributo)

Meta-modelo
(Gesto do PSI)
Suporta Utiliza Processo Cria Responsvel Unidade Organiza. Afecta Classe de Dados Afecta Problema Aplicao Suporta

(exemplo de uma situao)

Modelos
(Realizao do PSI)

Listas de descries

Eixos (listas ordenadas e agrupadas)

Matrizes (relaes entre dois eixos)

Figura 7.9 - Modelos e representaes.

O segundo nvel o do Meta-modelo da informao envolvida no PSI. A este nvel, o Meta-modelo utilizvel na concepo e gesto das estratgias de execuo, tendo um importante papel quer na definio das actividades a realizar, quer na definio da informao

77

Nos nveis do Meta-meta-modelo e do Meta-modelo utilizam-se, modelos entidades-relacionamentos, por se adequarem s sinteses que tm de ser realizadas.

Captulo 7

178

envolvida no processo de planeamento. A este nvel os elementos modelados so instncias de tipos de Objectos de Gesto, dos seus atributos e suas relaes. Finalmente, o terceiro nvel o dos Modelos da informao interna e externa obtida ou criada pelo processo de PSI. A abordagem PRAXIS/a sugere que se utilizem apenas trs tipos de representaes da informao envolvida no PSI: As Listas de Elementos com as suas descries, como forma elementar de representar instncias de Objectos de Gesto, instncias dos seus atributos e instncias das suas relaes. Os Eixos, aqui definidos como listas ordenadas e agrupadas de elementos de um mesmo tipo. O mesmo conjunto de elementos, ordenado ou agrupado de forma distinta, d origem a eixos distintos. Os eixos so assim a forma de atribuir diferentes propriedades ou atributos aos elementos de uma mesma lista. As Matrizes, construdas pelo relacionamento de quaisquer dois eixos. As matrizes so escolhidas como nica representao grfica pelo PRAXIS, por se acreditar na sua capacidade de representarem todas as situaes de modelao relevantes num processo de PSI. A elevada "granularidade" destas representaes da informao, possvel pelo baixo grau de detalhe que os modelos envolvidos no PSI, normalmente necessitam, evitando-se que sejam utilizadas tcnicas vocacionadas para representaes mais detalhadas, como por exemplo os modelos Entidades-Relacionamentos, os Diagramas de Fluxos de Dados, etc. Nestas circunstncias, as Matrizes revelam-se suficientemente poderosas e com a granularidade adequada para a construo dos modelos necessrios. Apesar de serem inmeros os modelos e tcnicas de representao da informao, disponveis nas disciplinas de SI, a utilizao de outras representaes de diferentes naturezas, desaconselhada. Esta limitao justifica-se pela necessidade de manter a integridade e a consistncia das representaes e modelos, durante um processo contnuo de crescimento, reconhecidamente complexo quer na sua natureza, quer na sua realizao quer ainda na informao que envolve. Utilizar diversas representaes distintas implicaria um aumento da complexidade da sua utilizao e a perca da eficincia, no confronto e cruzamento de toda a informao mantida, de acordo com as necessidades das diversas situaes.

Captulo 7

179

7 . 3 Mtodo PRAXIS/m Os mtodos so operacionalizaes das abordagens que traduzem "o modo de fazer as coisas", de acordo com a sua filosofia (modo de pensar). Desta forma, o PRAXIS/m fundamentalmente a traduo dos princpios e caractersticas da abordagem PRAXIS/a, para expresses que descrevem a forma como as tarefas tm de ser realizadas pelos diversos intervenientes (modo de trabalhar), e que indicam os modelos a construir e as necessidades de informao para a sua construo (modo de representar). O PRAXIS/m reconhece que o PSI , fundamentalmente, uma actividade de percepo e concepo, de natureza humana e muito dependente dos intervenientes e das circunstncias que os rodeiam. Deste modo, os mtodos e as ferramenta so apenas um pequeno auxlio na estruturao e suporte da actividade de planear SI. Assim, os mtodos devem traduzir linhas de orientao gerais para o exerccio da actividade, enquanto as ferramentas devem fornecer um ambiente de trabalho, que permita a manuteno dos modelos e representaes necessrias, sem comprometer a sua flexibilidade de utilizao. O modo de trabalhar proposto pelo mtodo o PRAXIS/m tem duas fases que podem ser resumidamente descritas como "pensar antes de fazer" e "fazer". O "pensar antes de fazer" traduz-se na formulao de uma estratgia de execuo, em cada uma das situaes de planeamento, de acordo com as finalidades reconhecidas e os recursos disponveis. A estratgia de execuo eclctica e no pode ser antecipadamente prevista, uma vez que deve resultar da criao ou aproveitamento de diversas orientaes metodolgicas (forma de fazer as coisas) de acordo com os resultados pretendidos e com os recursos disponveis (principalmente as caractersticas e disponibilidades dos recursos humanos). O "fazer" traduz-se na execuo da estratgia anteriormente formulada, pela execuo das actividades nela propostas e pela construo das representaes por ela exigidas, nomeadamente as representaes que consubstanciam o plano do SI. O modo de representar sugerido pelo PRAXIS/m envolve os trs tipos de representaes, propostas pela abordagem PRAXIS/a para descrio dos Objectos de Gesto, seus atributos e relaes. Estas representaes dependem fortemente das actividades a realizar, de acordo com a estratgia de execuo de cada situao de PSI. Contudo so feitas algumas sugestes para a presena ou ateno particular que os diferentes Objectos de Gesto merecem, nos diferentes momentos identificados para o PSI.

Captulo 7

180

O PRAXIS/m pode ser comparado com outros mtodos de planeamento pela avaliao do posicionamento e cobertura que fazem da Matriz de Actividades78. A Figura 7.10 ilustra o posicionamento do PRAXIS/m e dos mtodos referidos no "Modelo das 5 Eras". Tambm aqui se reflecte o mbito alargado do PRAXIS, sugerindo-se a quase total cobertura de todo o domnio da actividade de planear SI e das suas ligaes com as actividades de planeamento organizacional e de desenvolvimento de SI.

Planeamento

S
R - RACINES

P R

B - BSP I - ISP/IE

Desenvolvimento

S - SPC

P - PRAXIS/m

Organizao

Sistema de Informao

Figura 7.10 - Posicionamento na Matriz de Actividades do PRAXIS/m e dos mtodos referidos no "Modelo das 5 Eras".

Resumidamente, o mtodo PRAXIS/m operacionaliza a abordagem PRAXIS/a pela proposta de realizao das suas actividades em duas fases. A primeira, dedicada ao suporte da contingncia, de que resulta a definio da estratgia de execuo da segunda fase. A segunda, de realizao das actividades construtivas do plano. Simultaneamente o PRAXIS/m sugere a participao distintas dos diferentes, Objectos de Gesto nos diferentes momentos identificados para o PSI. Passa-se de imediato a descrever estas propostas.

78

semelhana da utilizao da Matriz de Actividades para a comparao de abordagens, tambm para os mtodos, no existe ainda uma escala detalhada nos seus eixos sobre as caractersticas que os diferenciam. Assim, a posio de cada um dos mtodos, resulta do conhecimento emprico do seu domnio de aplicao, representvel pela proximidade/afastamento das diversas fronteiras, pela extenso da cobertura realizada e pelo seu posicionamento relativo.

Captulo 7

181

7.3.1

Fases

O PRAXIS/m prope a realizao das suas actividades em duas fases. Na Fase I procura a formulao de uma estratgia de execuo do plano do SI, de acordo com as finalidades reconhecidas e os recursos disponveis. Na Fase II procura a execuo da estratgia anteriormente formulada, para a realizao das actividades de aquisio e tratamento de informao necessrias para a construo do plano do SI. A Figura 7.11 esquematiza as actividades (caixas brancas arredondadas) e representaes (caixas brancas), envolvidas em cada uma destas fases.

Identificao de finalidades e objectivos

Identificao de reursos necessrios

Compatibilizao de finalidade e recursos

Informao externa e interna da organizao

Definio de estratgia de execuo

Fase I

Finalidades e objectivos

Estratgia de execuo (Actividades e modelos)

Recursos

Anlise

Obteno de informao

Avaliao

Criao

Fase II

Plano

Figura 7.11 - Mtodo PRAXIS/m. Actividades e representaes da informao.

Informao externa, interna e criada

(Ferramenta)

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A Fase I dedicada criao do mtodo eclctico, que expressa a estratgia para a realizao do plano do SI, e que melhor serve as finalidades e objectivos da organizao, perante as circunstncias que rodeiam a sua realizao. Essas circunstncias manifestam-se de duas formas. Por um lado afectam e determinam os resultados esperados do PSI, condicionando a definio das suas finalidades e objectivos por parte da organizao. A procura de vantagens competitivas pela utilizao das TI/SI, a definio de arquitecturas globais para a informao e TI, a prioritarizao da carteira de projectos, o nvel de mudana desejado e o grau de detalhe das recomendaes, so exemplos de diferentes tipos de finalidades e objectivos possveis para diferentes projectos de PSI de acordo com as circunstncias particulares de diversas situaes. A definio das finalidades e objectivos determina tambm o grau de presena de cada Momento de Execuo (Momento Estratgico, Momento Tecnolgico e Momento Operacional), no projecto em causa. Por outro lado afectam e determinam os recursos disponibilizados pela organizao para a realizao do plano do SI. O oramento, os espaos, os recursos humanos disponibilizados, etc., so funo das circunstncias em que a actividade vai ser realizada, como por exemplo a disponibilidade oramental, o perfil dos recursos humanos internos, o tipo de oferta de servios no mercado, o empenho do topo da gesto no projecto, etc. As duas primeiras actividades desta fase so assim, a identificao clara e objectiva das finalidades e objectivos a impor ao PSI, bem como a identificao precisa dos recursos a envolver nessa actividade. Estas identificaes devem coexistir com uma terceira actividade, dedicada ao balanceamento entre finalidades e recursos. Este equilbrio deve ser procurado como forma de se evitar o esbanjamento de recursos, ou a obteno de resultados para alm dos desejados, ou ainda a no satisfao dos objectivos decorrente da insuficincia de recursos. Uma vez conhecidas as finalidades e os objectivos para o PSI e garantidos os recursos estritamente necessrios para a sua realizao, deve ser formulada a estratgia de execuo do plano de SI. Esta estratgia deve traduzir a forma como os recursos vo ser utilizados no cumprimento dos objectivos e na procura das finalidades impostas a esta actividade pela organizao. A definio desta estratgia passa pela identificao, caracterizao e encadeamento das actividades de recolha, anlise, avaliao e criao de informao necessrias para a realizao do plano do SI. O mtodo assim criado deve ser eclctico, pois deve resultar, sempre que possvel, da fuso e do aproveitamento das estratgias de execuo, das sugestes e das tcnicas utilizadas por outros mtodos conhecidos de PSI. Desta forma evita-se a necessidade de definir todos os

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pormenores da estratgia de execuo. A ttulo de exemplo, pode-se apontar a utilizao do mtodo PQM como uma etapa a incluir numa estratgia de execuo, para um determinado projecto de PSI, que necessitasse de avaliar a qualidade do investimento realizado em TI/SI. Tambm no desenho da Estratgia de Execuo, os Recursos Humanos devem ser merecedores de uma ateno muito particular, pois as suas caractersticas e capacidades pessoais e o seu poder e posicionamento na organizao, so dos aspectos que mais influenciam a execuo e os resultado do PSI. Esta Fase I traduz o suporte do PRAXIS/m contingncia e pode ser resumidamente descrita como o "planeamento do PSI" ou o "pensar antes de fazer". Definir o que se vai fazer, como se vai fazer, porque se vai fazer, quem vai fazer, com que informao e com que outros recursos (que no os humanos e informacionais), a forma encontrada pelo PRAXIS/m de adequar o PSI s circunstncias que o rodeiam, procurando uma realizao bem sucedida, quer em termos da economia de recursos, quer no alcance das suas finalidades e objectivos. A Fase II dedicada execuo da estratgia anteriormente formulada, para a realizao das actividades de obteno, anlise, avaliao e criao de informao necessrias na construo do plano do SI. Nesta Fase deve seguir-se o mtodo anteriormente formulado, recorrendo s tcnicas, tratamentos e representaes da informao que tenham sido propostas, mas com a flexibilidade necessria para as adequar s novas circunstncias que eventualmente ocorram durante a fase de execuo. A necessidade de suportar adaptaes com implicaes nas finalidades e objectivos e nos recursos envolvidos, justifica que estas duas fases no sejam estanques. Assim, a Fase I deve ser iniciada antes da Fase II mas deve ser mantida em actividade, de forma a permitir o balanceamento permanente entre objectivos e recursos, possibilitando a constante adaptao do mtodo, s contingncias da sua aplicao. A informao interna e externa obtida ou criada pelo processo de PSI nesta fase, deve estar associada aos Objectos de Gesto, aos seus atributos e s suas relaes (alguma da informao externa pode estar associada a objectos do ambiente da organizao). Todas as representaes realizadas devem ser resultado das actividades previstas na estratgia de execuo. Se qualquer representao da informao relevante para o processo de PSI, a sua obteno ou criao e a sua utilizao, deve ser previamente contemplada na estratgia de execuo, de forma a poder ser avaliada a sua validade e compatibilidade conceptual e metodolgica com as restantes representaes e actividades. Apesar de genericamente o PSI dever ser considerado como um processo contnuo da organizao, a durao e natureza dos seus diferentes agrupamentos de actividades (etapas), as descontinuidades, o perodo do ciclo de planeamento, etc., so caractersticas que tambm

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devem ser determinadas na Fase I e que durante a Fase II devem ser avaliadas quanto sua adequao realidade, de forma a poderem ser continuamente ajustadas. Esta Fase II do PRAXIS/m corresponde execuo das actividades que operacionalizam a construo do plano para o SI, de acordo com a estratgia previamente definida e mantendo a ateno sobre os aspectos que podem obrigar alterao dessa estratgia. Resumidamente, esta Fase II pode ser descrita como de "execuo do PSI" ou simplesmente de "fazer" o plano do SI.

7.3.2

Modo de representar (Momentos * Objectos de Gesto)

As representaes da informao envolvidas no PRAXIS/m dependem fortemente das actividades a realizar, de acordo com a estratgia de execuo de cada situao de PSI. Estas representaes envolvem os trs tipos (Listas de Elementos e suas descries , Eixos e Matrizes), propostos pela abordagem PRAXIS/a para descrio dos Objectos de Gesto, seus atributos e relaes. Recorde-se que os Objectos de Gesto, tal como foram anteriormente definidos, so os aspectos da realidade organizacional interessantes para a actividade de GSI, pelo que justificam a obteno e manuteno das suas representaes informacionais. Na Tabela 7.2 so recordados os Objectos de Gesto definidos e so dados alguns exemplos de atributos e relacionamentos, apenas com a preocupao de ilustrar alguns gneros possveis. Ainda que todos os Objectos de Gesto possam ser pertinentes em qualquer um dos Momentos do PSI, aceitvel que tenham diferentes envolvimentos de acordo com as diferentes finalidades ou focos de ateno dos diferentes Momentos (Momento Estratgico, Momento Tecnolgico e Momento Operacional). assim possvel, fazer algumas sugestes sobre a presena ou ateno particular que os diferentes Objectos de Gesto naturalmente merecem, nos diferentes momentos identificados para o PSI. Na Figura 7.12 ilustram-se as diferentes presenas79, que os diversos Objectos de Gesto tm em cada um desses Momentos, passando-se de imediato a justific-las.

79

Na figura o sombreado escuro indica o nvel polarizador da ateno, enquanto os rectngulos a branco indicam os Objectos de Gesto mais relevantes em cada Momento de Execuo.

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Tabela 7.2 - Objecto de Gesto e exemplos de Atributos e Relacionamentos

Grupo

Objecto de Gesto

Atributos**

Relacionamentos

Organizao

Objectivos Processos

Objectivos Processos Responsveis Problemas Espaos/Localizaes Sistemas de Computao Utilizadores Primrios Profissionais Primrios SI Classe de Dados Sub-Sistema de Informao Aplicaes Problemas Ambiente de explorao Servios Profissionais Primrios SI Fornecedores Externos Projectos Profissionais Primrios SI Sistemas de Computao Mtodos Indicadores Econmicos Evoluo Tecnolgica Clientes Concorrentes Consultores Fornecedores Externos

Suportado por (Processos) Cria (Classes de Dados) Dono do (Processos) Afectam (Processos) Tem (Sistemas de Computao) Alocada a (Sub-Sistema de Informao) Envolvidos no (Processos) Responsveis por (Processos) Utilizada por (Processos) Envolve (Utilizadores Primrios) Suporta (Processos) Apontados a (Aplicaes) Suporta a (Aplicaes) Suporta (Processos) Suportam (Servios) Fornecem alternativa ao (Servios) Envolvem (Profissionais Primrios SI) Lidera (Projectos) Suporta o (Ambiente de explorao) Conhecido por (Utilizador Primrio SI) Afectam (Objectivos) Afectam (Projectos) Interagem com (Processos) Utilizam (Sistemas de Computao) Peritos no (Mtodos) Fornecem (Sistemas de Computao)

Recursos

Pessoas

Sistema de Informao

Arquitectura do Sistema de Informao Aplicaes

Servios

Desenvolvimento de Aplicaes e Servios Tecnologias da Informao

Ambiente *

Ambiente Lato

Ambiente Competitivo

Ambiente Concreto

* Apesar dos Objectos do Ambiente no serem Objectos de Gesto, a informao com eles relacionada relevante para o PSI, pelo que aqui includa. ** As instncias dos atributos so representadas como listas de elementos e suas descries.

Sendo o Momento Estratgico focado no suporte das influncias recprocas entre a organizao e o seu SI, na procura do impacto e do alinhamento dos objectivos do SI com os objectivos globais da organizao, justificvel que os Objectivos e os Processos sejam os Objectos de Gesto centrais neste Momento do PSI. Como um momento por excelncia de equacionamento dos objectivos organizacionais e de definio dos processos que concorrem para a sua satisfao, todos os Objectos da Ambiente so relevantes. Ao nvel do SI, a Arquitectura do SI e a carteira de Aplicaes e Servios so os Objectos de Gesto mais

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envolvidos, por serem aqueles directamente implicados no suporte dos Processos da organizao.

SI
ASI A DAS TI S A

SI
ASI S DAS TI A

SI
ASI S DAS TI

Ambiente
Lato Competitivo Concreto

Organizao
O P R RH

Organizao
O P R RH

Organizao
O P R RH

Momento Estratgico

Momento Tecnolgico

Momento Operacional

Figura 7.12 - Mtodo PRAXIS/m. Presena dos Objectos de Gesto nos trs Momentos do PSI.

No Momento Tecnolgico o foco de ateno situa-se principalmente ao nvel do SI, envolvendo todos os seus Objectos de Gesto. Como um momento dedicado concepo global do SI, nomeadamente ao desenho das diversas arquitecturas da informao e das TI, todos os aspectos do SI devem ser contemplados, utilizando os Processos da organizao como elemento direccionador e estruturador das diversas opes e construes realizadas. O Momento Operacional, novamente um momento focado nos Objectos de Gesto do nvel da organizao, nomeadamente nos Processos, nos Recursos, e nas Pessoas. Estes Objectos de Gesto so envolvidos na definio dos aspectos organizacionais mais prximos do DSI, como por exemplo a previso de recursos, a oramentao e a definio dos projectos de implementao, procurando reflectir as recomendaes e orientaes sobre o Desenvolvimento de Aplicaes e Servios e sobre a insero das TI na Organizao. Na Figura 7.13 so dados trs exemplos de Matrizes possveis de ser utilizadas no PSI, retirados da Tabela 7.2, de acordo com as diferentes participaes dos Objectos de Gesto nos trs Momentos do PSI. No primeiro exemplo, para o Momento Estratgico, ilustra-se uma matriz onde se representa o Suporte dos Processos aos Objectivos da organizao. Para o Momento Tecnolgico exemplifica-se a utilizao de Objectos de Gesto de diferentes nveis,

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numa mesma matriz, onde os Processos so relacionados com as Classes de Dados criadas. Finalmente, tambm com Objectos de Gesto a dois nveis, dado como exemplo de uma Matriz do Momento Operacional, a matriz que traduz o Envolvimento das Pessoas (Profissionais Primrios de SI), nos diversos Projectos de Desenvolvimento de Aplicaes e Servios.

Processos
P1 O1 P2 P3 P4 ... P1

Classes de Dados
CD1 CD2 CD3 CD4 ...

Profissionais P. SI
PP1 PP2 PP3 PP4 P1 ...

S S

E E E E E

Objectivos

Processos

O2 O3 O4 ...

P2 P3 P4 ...

Projectos

C C

P2 P3 P4 ...

S S

S - Suportado por Momento Estratgico

C - Cria Momento Tecnolgico

E - Envolvem Momento Operacional

Figura 7.13 - Exemplos de Matrizes para os trs Momentos do PSI com diferentes envolvimentos dos Objectos de Gesto.

Associado a cada um dos diferentes mtodos e tcnicas integrveis na estratgia de execuo do PSI, existe um conjunto de representaes tpicas. Exemplos so as matrizes Processos * Classes de Dados utilizadas no BSP, ou a matriz Processos * Factores Crticos de Sucesso utilizada no PQM. Assim, possvel construir bibliotecas de modelos e representaes mais comuns em cada um dos Momentos do PSI, facilitando a construo da estratgia de execuo e a determinao dos modelos e representaes a envolver.

7 . 4 Ferramenta PRAXIS/f A PRAXIS/f uma ferramenta que suporta a aplicao do PRAXIS/m, atravs da manuteno e utilizao das representaes da informao necessrias no PSI, nomeadamente pela definio de um meta-modelo da informao envolvida e pela manuteno e explorao da informao recolhida e criada durante o PSI.

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Como ferramenta de suporte ao PRAXIS/m, deseja-se que a PRAXIS/f mantenha a sua flexibilidade, suporte as representaes da informao propostas, seja facilmente expansvel com novas funcionalidades e seja de utilizao agradvel e econmica. A flexibilidade uma das principais caractersticas do PRAXIS, alcanada fundamentalmente pela grande liberdade de definio da estratgia de execuo e das representaes envolvidas, nas diferentes situaes de PSI. Procurando manter essa flexibilidade, a PRAXIS/f no inclui quaisquer orientaes sobre o "modo de fazer", sendo utilizvel qualquer que seja a estratgia de execuo definida. A PRAXIS/f suporta as representaes propostas pelo PRAXIS/a, nomeadamente as listas de elementos e suas descries, os eixos e as matrizes, permitindo a definio de qualquer meta-modelo de acordo com os objectos de gesto, seus atributos e relaes que forem definidos como relevantes para a situao de PSI em causa. Assim, a PRAXIS/f apenas pretende ser um suporte para a manuteno e utilizao das representaes da informao envolvidas no PSI. Outra das preocupaes tidas durante o desenho da PRAXIS/f foi a de definir a sua estrutura de forma a facilitar a futura expanso, com os modelos de processamento necessrios para uma melhor, ou mais facilitada, explorao das representaes da informao recolhidas ou criadas. A estrutura escolhida foi a de um Sistema Baseado em Conhecimento80, com mdulos de interface e de processamento para a manuteno e explorao de uma base de conhecimentos (representaes da informao pela utilizao de factos e regras). A escolha deste tipo de soluo justifica-se pelas suas facilidades em alterar ou incluir novos modelos de processamento e pela sua adequao a problemas desta natureza. Como forma de garantir uma utilizao agradvel e econmica, a PRAXIS/f foi implementada num ambiente Apple Macintosh com a utilizao de uma linguagem de programao em lgica, o LPA MacPROLOG81.

80

Um Sistema Baseado em Conhecimento uma aplicao informtica construda com recurso a tcnicas de inteligncia artificial e que utiliza uma base de conhecimentos na representao da informao e das regras a ela associadas. A estrutura de um Sistema Baseado em Conhecimento reflecte o seu desenho centrado na representao do conhecimento, em oposio aos sistemas centrados em bases de dados, centrados nos procedimentos de utilizao da informao [Beynon-Davies 1989].
81

O LPA MacPROLOG uma linguagem e um ambiente de programao em PROLOG, desenvolvido pela Logic Programming Associates Ltd, aceite como o standard de-facto para a programao em lgica no Macintosh [Roth 1990].

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A escolha de um ambiente de computao pessoal acessvel e de aprendizagem e utilizao muito fcil e rpida, torna a PRAXIS/f uma soluo econmica, quer quanto aos custos dos meios computacionais, quer na minimizao do tempo dispendido pelos recursos humanos. O LPA MacPROLOG e o seu ambiente de desenvolvimento, revelaram-se muito adequados ao desenvolvimento de prottipos, quer pela quantidade de predicados de interface e validaes j implementados, quer pela elegncia e facilidade de interaco que permitem, quer ainda pela facilidade e naturalidade do desenho e implementao da base de conhecimentos e dos modelos de processamento. Apesar de ter sido desenvolvido um prottipo da ferramenta PRAXIS/f no mbito deste projecto, no parece relevante no contexto desta tese a sua descrio detalhada. Assim, apenas se vo tecer algumas consideraes mais importantes sobre a sua estrutura, sobre as formas de representao da informao e sobre a sua utilizao. No Anexo II, so apresentadas algumas "Notas de Implementao da PRAXIS/f", retiradas da documentao tcnica descritiva da sua implementao [Amaral 1991b].

7.4.1

Estrutura

A estrutura global do PRAXIS/f obedece estrutura convencional de um Sistema Baseado em Conhecimento, com um bloco de interface com os utilizadores, um bloco processamento e um bloco de representao de conhecimento, conforme ilustrado na Figura 7.14. O bloco de interface responsvel pela interpretao de comandos, pela manuteno de dilogos e pela apresentao da informao. Este nvel inclui ainda a estrutura de menus necessria para a evocao e encadeamento dos diferentes Modelos de Processamento, de acordo com as solicitaes dos utilizadores. O bloco de processamento congrega os Modelos de Processamento, mantidos na base de conhecimentos conjuntamente com as representaes da informao e regras associadas. Os Modelos de Processamento agrupam-se em trs classes. Uma primeira classe, de Modelos de Processamento de suporte criao e gesto do meta-modelo da informao envolvida no PSI (modelo dos tipos de Objectos de Gesto, seus atributos e relaes, envolvidas em cada situao particular de planeamento). Uma segunda classe, de Modelos de Processamento vocacionados para a criao e manuteno da Base de Conhecimentos, nomeadamente a criao de novas instncias, a sua edio, a validao da sua integridade, etc.

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Finalmente, uma terceira classe, de Modelos de Processamento, dedicada explorao da Base de Conhecimento pelo apoio a actividades de anlise, avaliao e criao de informao, como por exemplo, a anlise de afinidades, o clustering, a ordenao multicritrio, etc.

Utilizadores

Interpretao de comandos Manuteno de dilogos Apresentao de informao

Interface

Gesto do meta-modelo

Manuteno da base de conhecimentos

Explorao da base de conhecimentos

Processamento

Representaes da informao

Modelos de processamento de suporte obteno, anlise, avaliao e criao de informao

Base de conhecimentos

Figura 7.14 - Componentes da ferramenta PRAXIS/f.

O ltimo dos bloco , o de representao de conhecimento, dedicado representao da informao, das regras a ela associadas e dos Modelos de Processamento envolvidos na sua criao e explorao. Acredita-se que a estrutura escolhida para a ferramenta PRAXIS/f, bem como os cuidados tidos na sua implementao, deixam todo um espao e a infraestrutura necessria para a proposta de Modelos de Processamento que suportem as actividades de anlise, avaliao e criao de informao de acordo com as caractersticas particulares de cada situao de PSI.

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191

7.4.2

Modelos e representaes

De acordo com o proposto na abordagem PRAXIS/a, a realizao de um projecto de PSI obriga existncia de dois nveis de modelao. Um da informao necessria para a gesto da prpria actividade de planear. Um outro da informao necessria para a execuo dessa actividade. O primeiro nvel, de gesto da prpria actividade de planear, obriga construo de um Meta-modelo da informao envolvida na sua execuo (modelo dos tipos de Objectos de Gesto, seus atributos e relaes). A este nvel, a PRAXIS/f implementa na Base de Conhecimentos um modelo de Entidades-Relacionamentos, suficiente para as representaes necessrias. No segundo nvel, de execuo do PSI, os tipos de Objectos de Gesto, seus atributos e relaes so instanciadas, dando origem a Listas de Elementos e suas descries. Estas listas so mantidas na Base de Conhecimentos da PRAXIS/f, sendo criadas e utilizadas pelos diversos Modelos de Processamento quer nessa forma primria, quer para a definio de Eixos e Matrizes, igualmente mantidas na Base de Conhecimentos da PRAXIS/f. As Matrizes, conforme anteriormente justificado, so a representao da informao preferencial do PRAXIS, sendo at a nica representao grfica sugerida. A implementao adoptada pela PRAXIS/f prope que uma matriz seja o resultado do relacionamento de quaisquer dois Eixos e de uma ou mais das suas associaes. Nas Matrizes podem ser definidas reas como resultado da intercepo de grupos de elementos definidos nos Eixos. Os Eixos so Listas ordenadas e agrupadas de Elementos (com nomes prprios para o Eixo, tipo de grupos dos seus elementos e para cada um dos grupos). Na Figura 7.15 so ilustrados alguns destes conceitos, atravs de um exemplo de uma matriz onde os eixos "Processo" e "Classe de Dados", cada um deles com quatro elementos e dois grupos, so combinados, sendo tambm representadas as reas a que os seus grupos do origem. No Anexo II apresentada uma listagem do segmento da Base de Conhecimentos da PRAXIS/f, correspondente representao da informao envolvida nesta matriz. A utilizao de uma Base de Conhecimentos em alternativa a uma soluo mais convencional de utilizao de uma Base de Dados, justifica-se pela facilidade de incluso de regras de representao e processamento associadas s diversas representaes mantidas. A possibilidade de adio de novos Modelos de Processamento Base de Conhecimentos existente, sem a necessidade de alterar as representaes j existentes importante para a manuteno da flexibilidade desta ferramenta. Esta caracterstica facilita o desenvolvimento e a integrao na PRAXIS/f de Modelos de Processamento adaptados s caractersticas particulares das diversas tcnicas e situaes.

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grupo 2 de processos

processo 4

cria

grupos de processos

processos

processo 3
rea 2

utiliza
rea 2

grupo 1 de processos

processo 2

cria

processo 1
rea 1

classe de dados 2

classe de dados 1

classe de dados 3

grupo 1 de classe de dados

grupo 2 de classe de dados grupos de classe de dados classe de dados

grupo 3 de classe de dados

Figura 7.15 - Exemplo da estrutura de uma Matriz suportada pela ferramenta PRAXIS/f.

7.4.3

Utilizao

A oferta de uma interface amigvel aos utilizadores, hoje em dia uma caracterstica mandatria para qualquer ferramenta de suporte s actividades da GSI. Procurando esta caracterstica, a PRAXIS/f aproveita um conjunto de funcionalidades, includas no ambiente de programao utilizado, como as janelas mltiplas, os botes de seleco, as listas de escolha, a impresso para janelas editveis, etc. Desta forma, a navegao e seleco dos Modelos de Processamento, bem como as operaes de entrada, edio e utilizao da informao so muito facilitadas, quase intuitivas at, para um utilizador de sistemas de computao com interface grfico.

classe de dados 4

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Pretendendo ilustrar o tipo de interfaces utilizados no PRAXIS/f, na Figura 7.16 so apresentados alguns crans de uma sesso de trabalho, para a definio da matriz atrs utilizada como exemplo.

(a) Menu

(b) Definio de um Eixo

(c) Definio de uma Associao tipo

(d) Visualizao de um Meta-modelo

(e) Edio de um Eixo

(f) Impresso de um Eixo

Figura 7.16 - Exemplos da interface utilizada na PRAXIS/f.

Como j foi referido, o suporte desta ferramenta ao PSI, limita-se s tarefas de representao, manuteno e utilizao da informao, uma vez que a Estratgia de Execuo das actividades, definida para cada situao de PSI, no apoiada pela PRAXIS/f, pelas razes tambm j apresentadas. Desta forma, a utilizao desta ferramenta envolve a execuo das seguintes tarefas: Definio do Meta-modelo da informao representada. Declarao dos tipos de Objectos de Gesto, seus atributos e relacionamentos, utilizados no PSI.

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Criao de listas de elementos e suas descries. Registo e alterao de identificadores e descries das instncias dos tipos de Objectos de Gesto, seus atributos e relacionamentos, previamente definidas no Meta-modelo. Definio de Eixos. Declarao de uma ordem e de um conjunto de agrupamentos sobre uma lista de elementos. Definio de Matrizes. Declarao do relacionamento de dois eixos e de uma ou mais associaes entre eles, bem como das reas resultantes da intercepo dos seus grupos. Edio de Eixos e Matrizes. Alterao das designaes, ordem e composio dos grupos e elementos. Execuo de Modelos de Processamento de Eixos e Matrizes. Execuo de algoritmos de processamento dos Eixos e Matrizes, para a sua anlise ou alterao. A utilizao do PRAXIS/f pode ento ser resumidamente descrita, como um processo de utilizao de Matrizes, definidas com Eixos construdos sobre Listas de Elementos (representaes de Objectos de Gesto, seus atributos e relacionamentos), na execuo de uma estratgia de aquisio, anlise, avaliao e criao de informao, conducente realizao de um plano para o SI, de acordo com as finalidades e objectivos identificados e com os recursos disponibilizados.

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Concluses

Tecer consideraes finais sobre a realizao de um projecto como este, deve ser simultaneamente um exerccio de sntese e o resultado de uma reflexo sobre as suas principais caractersticas e contributos. Esta sntese aqui estruturada em cinco seces. Inicialmente, descreve-se o projecto, caracterizando-se o problema e a situao envolvente, a tese formulada, a estratgia seguida na sua realizao, a soluo construda e os principais contributos deste trabalho para o domnio dos SI. Numa segunda seco, so discutidos os diversos resultados obtidos, avaliando o grau de satisfao dos objectivos impostos e procurando-se, simultaneamente, apontar as suas principais caractersticas, bem como justificar algumas das suas limitaes e fraquezas. Na terceira seco, formulam-se algumas consideraes sobre oportunidades e necessidades de trabalhos futuros, quer no mbito do PRAXIS, quer, mais genericamente, no mbito do PSI. Seguidamente discutida a forma como decorreram os trabalhos, avaliando-se a adequao da estratgia de execuo aos objectivos deste projecto. Finalmente, numa quinta seco, so apresentadas as consideraes e concluses finais deste trabalho.

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8 . 1 Sntese O PSI a actividade da organizao onde se define o futuro desejado para o seu SI, para o modo como este dever ser suportado pelas TI e para a forma de concretizar esse suporte. Apesar de comummente aceite como uma actividade vital para o sucesso das organizaes, sempre presente como uma das principais preocupaes e focos de interesse dos gestores de SI, o PSI , curiosamente, uma das actividades mais desprezadas e insucedidas dentro da funo SI das organizaes. A procura de justificaes para essa situao atravs do estudo, da prtica e do acompanhamento desta actividade durante os ltimos sete anos permitiu identificar, entre outros, os quatro principais factores condicionadores do sucesso do seu exerccio [Amaral e Machado 1991, Amaral, et al. 1992b]: Recursos humanos e sua formao. Mercado de servios. Estrutura e posicionamento da funo PSI na organizao. Abordagens metodolgicas. Os trs primeiros so aspectos ambientais e organizacionais que dependem da postura com que a actividade encarada e das circunstncias que a envolvem. Sobre estes aspectos apenas possvel tecer recomendaes s escolas, ao mercado de servios e s organizaes, no sentido de potenciar o sucesso do PSI enquanto actividade organizacional. O ltimo dos factores condicionadores do sucesso do PSI, a abordagem metodolgica utilizada como referencial para o PSI. Este factor torna-se particularmente importante e interessante, por ser aquele onde possvel uma interveno mais directa, nomeadamente pela proposta de um novo referencial para o estudo e prtica do PSI. O PSI uma actividade de natureza previsional e contingencial, tendo inevitavelmente associada um certo grau de incerteza aos seus resultados, por mais rigorosos que sejam os referenciais metodolgicos utilizados. Defende-se contudo, que os seus problemas advm principalmente dos diferentes referenciais metodolgicos a considerarem separadamente como uma actividade dos informticos ou como uma actividade da gesto. Julga-se intolervel a perspectiva clssica dos informticos sobre o PSI, que no considera devidamente as potencialidades da utilizao estratgica das TI/SI. De igual modo, tambm no tolervel planear SI apenas preocupado com os seus reflexos organizacionais ou com o seu aproveitamento estratgico, descurando os aspectos tecnolgicos e operacionais da sua implementao.

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Este divrcio de intenes, conceitos e terminologia d origem a um vazio nas actividades da organizao, traduzido na Figura 8.1, pela inexistncia de preocupaes genunas, em domnios de interesse particular do PSI, como por exemplo a definio dos aspectos arquitecturais do SI. Tambm o percurso "Planeamento da Organizao - Planeamento do SI Desenvolvimento do SI" e o fluxo bidireccional de influncias e preocupaes entre as diversas actividades, dificultado por esse vazio ou quebra de continuidade, dificultando o exerccio da actividade de planear SI.

Planeamento

V G
G - PSI como actividade da Gesto I - PSI como actividade dos Informticos

Desenvolvimento

V - Vazio no PSI

Organizao

Sistema de Informao

Figura 8.1 - Vazio no PSI.

As caractersticas actuais do PSI tornam muito difcil o suporte da contingncia pela seleco, entre um conjunto de mtodos, do mtodo que melhor se adapta s circunstncias e resultados esperados. A complexidade e diversidade das situaes e propostas metodolgicas torna muito difcil, e certamente ineficaz e ineficiente, essa seleco. Resumidamente, o PSI evoluiu para uma actividade contingencial, muito complexa com finalidades mltiplas e de natureza holstica, no sendo observvel uma evoluo similar nos referenciais metodolgicos utilizados no seu estudo e na sua realizao. Identificou-se, assim, como um problema do PSI, a inexistncia de um referencial metodolgico suficientemente abrangente das diferentes intenes e finalidades com que tem sido realizado e que fosse simultaneamente estruturador e orientador da actividade e indutor da normalizao de conceitos e linguagem, respondendo adequadamente s novas solicitaes e realidades do estudo e da prtica do PSI.

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A comprovao desta realidade como um dos principais problemas que afectam o PSI, foi procurada por diversas vias. Dessas vias podem-se salientar as experincias de PSI vividas e observadas, os inquritos prtica do PSI em Portugal, a recolha das percepes e sensibilidades de outros estudiosos deste domnio, a discusso deste assunto com responsveis de organizaes e elementos envolvidos em projectos de PSI, a reviso bibliogrfica e o estudo das monografias relacionadas com a prtica e o estudo do PSI. Todas estas vias confirmaram a inexistncia de um referencial adequado s novas solicitaes e expectativas criadas para o PSI, e que a falta desse referencial um dos principais problemas desta actividade. A procura de uma soluo para esse problema tornou-se a finalidade deste projecto, tendo-se formulado como a sua principal tese, a necessidade e a possibilidade de conceber um novo referencial para o PSI, flexvel e de utilizao simples, que facilite e melhore o seu estudo e a sua prtica, e que seja adequado s novas caractersticas desta actividade, nomeadamente o seu carcter contingencial e holstico, a sua complexidade e a sua multifinalidade. Como estratgia de realizao, o projecto adoptou uma estrutura convencional (reviso de fundamentos - formulao dos requisitos - proposta de soluo), tendo os trabalhos sido divididos em seis fases, de acordo com os diversos objectivos e com a finalidade do projecto. Essas fases podem ser sumariadas em: Reviso das bases tericas e dos fundamentos do PSI na procura simultnea de um entendimento profundo do que o PSI e de um sistema de conceitos utilizvel como enquadramento conceptual no novo referencial. Estudo da sua prtica procurando a identificao das circunstncias em que o PSI de facto desenvolvido. Identificao de problemas e limitaes procurando fundamentalmente os problemas decorrentes da inadequao dos referenciais metodolgicos s situaes de PSI. Identificao de novas exigncias e caractersticas actualmente impostas ao PSI e de acordo com as expectativas que as organizaes hoje tm em relao a esta actividade. Concepo do novo referencial, com as caractersticas identificadas e de acordo com o conhecimento, a experincia e a sensibilidade adquirida. Definio de domnios e projectos de trabalho futuro, procurando desde j garantir as condies para uma adequada evoluo do referencial PRAXIS.

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A soluo construda de acordo com a tese formulada, resultou da mistura intencional do conhecimento obtido pelo estudo terico, pela observao e pela prtica do PSI. O novo referencial proposto, o PRAXIS, resulta de um balanceamento entre razes teoricamente justificadas e razes justificadas pela experincia e pela prtica do PSI. Procura-se assim, uma fundamentao terica e conceptual rigorosa e adequada s finalidades do PRAXIS, procurando-se simultaneamente manter a proximidade e a adequao deste referencial s diferentes realidades da prtica desta actividade nas organizaes. O PRAXIS um referencial completo pois inclui a proposta de um enquadramento conceptual (PRAXIS/ec), de um abordagem (PRAXIS/a), de um mtodo (PRAXIS/m) e de uma ferramenta (PRAXIS/f). O enquadramento conceptual, PRAXIS/ec, reconhecendo o "Modelo das Realidades Preponderantes" proposto, aponta os aspectos da realidade mais relevantes para o PSI, advogando que sobre estes "Objectos de Gesto" que devem recair as atenes durante a sua execuo. A abordagem, PRAXIS/a, defende a existncia de trs momentos distintos no PSI (estratgico, tecnolgico e operacional) e prope o suporte da contingncia do processo de PSI, durante a formulao da estratgia de execuo, pelo balanceamento entre finalidades e recursos disponveis para a sua obteno. A flexibilidade e generalidade so caractersticas reclamadas, possveis pelo carcter dinmico da informao que envolve e pela utilizao das matrizes como principal representao e via de utilizao da informao. O mtodo, PRAXIS/m, reconhece que "pensar antes de fazer" uma atitude desejvel perante o PSI, pelo que o divide em duas fases; "pensar antes de fazer" e "fazer". A primeira dedicada ao balanceamento das finalidades atribudas ao PSI pela organizao e dos recursos disponibilizados, de forma a definir da sua estratgia de execuo. A segunda fase a implementao da estratgia de execuo, num processo contnuo de obteno de informao, anlise, avaliao e criao. Nesta segunda fase, os objectos de gesto tm presenas diferentes em momentos diferentes. A ferramenta, PRAXIS/f, fundamentalmente a proposta de um sistema baseado em conhecimento, que permite a representao e o processamento formal de matrizes, procurando uma uniformizao das representaes da informao envolvidas em todas as situaes de PSI. Globalmente, o PRAXIS um novo referencial que se cr com as caractersticas necessrias para corresponder s expectativas actualmente associadas prtica do PSI, sendo o seu enquadramento conceptual particularmente til para o estudo desta actividade.

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Naturalmente que o referencial PRAXIS, com os seus constituintes, a principal contribuio deste trabalho para o domnio dos SI enquanto disciplina. Contudo, para alm do novo sistema de referncia para o PSI, possvel apontar outras contribuies que se julgam importantes. Uma contribuio importante, que resultou da procura cuidada dos factores condicionadores do sucesso do PSI, a prpria identificao e formulao da inexistncia de um referencial para o PSI adequado s novas realidades desta actividade. A identificao e formulao deste problema obrigou ao reconhecimento e sistematizao dos principais problemas e factores de sucesso do PSI, bem como identificao das caractersticas desejveis e das peas participantes num sistema de referncia para o PSI. Uma outra contribuio resultou da fuso do conhecimento aquirido pela reviso da fundamentao terica e da literatura em geral sobre o PSI, com o conhecimento e a sensibilidade adquirida pela observao, partilha e prtica de experincias de PSI. Desta fuso, resultou uma viso dos aspectos mais relevantes para o estudo e a prtica desta actividade, o Modelo das Realidades Preponderantes, para alm de diversos outros modelos e construes teis no estudo do PSI, como por exemplo o Modelo das 5 Eras do PSI. Finalmente, a previso de realidades que vo ter, certamente, um papel preponderante no PSI, uma outra contribuio importante deste projecto. Esta previso permite antever domnios de trabalho e de investigao de grande interesse num futuro prximo, possibilitando a concepo atempada dos projectos para o seu estudo. Desta forma, garante-se a evoluo do PRAXIS, para alm dos trabalhos imediatos de concluso ou refinamento de alguns aspectos pontuais, permitindo a sua gradual adaptao s consequncias dessas novas realidades preponderantes.

8 . 2 Discusso dos resultados e contribuies No cumprimento da finalidade assumida por este projecto, procurou-se a satisfao dos objectivos inicialmente formulados, nomeadamente: Rever fundamentos e literatura. Propor enquadramento conceptual - PRAXIS/ec. Propor abordagem - PRAXIS/a. Propor mtodo - PRAXIS/m. Propor ferramenta - PRAXIS/f. Promover a evoluo e sobrevivncia do PRAXIS.

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Como consequncia da satisfao destes objectivos, obtiveram-se diversos resultados e contribuies, sendo possvel apontar como as mais importantes: A identificao, descrio e sistematizao dos aspectos relevantes do estudo e da prtica do PSI. O Modelo das Realidades Preponderantes. A comprovao da necessidade e a identificao das principais caractersticas do novo referencial para o PSI. O enquadramento conceptual PRAXIS/ec. A abordagem PRAXIS/a. O mtodo PRAXIS/m. A ferramenta PRAXIS/f. A proposta de trabalho futuro no mbito do PRAXIS e do PSI em geral. Procura-se, para os diversos resultados e contribuies, apontar as suas principais caractersticas e as suas limitaes e fraquezas, bem como justificar algumas das opes tomadas durante a sua construo. Os diversos resultados e contribuies obtidas, esto claramente relacionados com a satisfao dos objectivos formulados para este projecto (rever Figura 1.1), permitindo avaliar o seu grau de satisfao. Passa-se de imediato, para cada um dos objectivos formulados para este projecto, a comentar os aspectos mais interessantes dos diversos resultados e contribuies a eles associados, bem como a avaliar o grau de satisfao desses objectivos.

8.2.1

Reviso dos fundamentos e da literatura

Como resultado da reviso e sntese dos fundamentos, teorias e prtica do PSI, foi possvel a identificao, a descrio e a sistematizao dos aspectos relevantes do PSI e em particular a proposta do Modelo das Realidades Preponderantes. Um desses resultados foi a reviso dos conceitos e definies bsicas para este projecto, sendo proposta toda uma construo terica desde a Informao at GSI, incluindo a reviso das diferentes classes de Informao e tipos de SI.

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Ainda fortemente baseada na reviso terica, mas j com fortes reflexos da sensibilidade e conhecimento adquirido pela observao, partilha e prtica de experincias, o PSI foi revisto sobre uma perspectiva predominantemente organizacional, tendo sido identificadas e sistematizadas as suas principais finalidades, motivaes, resultados, problemas e factores de sucesso. Neste contexto, clarificaram-se ainda as situaes em que o PSI correctamente rotulvel como "estratgico". Assumindo novamente preocupaes de natureza predominantemente terica e de reviso das diferentes construes, procurou-se identificar e sintetizar as diferentes propostas e definies para todos os elementos participantes na construo de sistema de referncia para o PSI. Assim, foram revistos e comentados as diversas concepes para o Processo de PSI, bem como as diferentes Abordagens, Mtodos e Ferramentas mais representativas. Nesta sntese, foi possvel propor um novo modelo justificativo da evoluo dos mtodos de PSI. A determinao dos fundamentos, dos conceitos e dos paradigmas relevantes para o PSI, como resultado de uma reviso da fundamentao terica e da literatura em geral, uma tarefa muito difcil porque o PSI um domnio marcadamente interdisciplinar, com variadssimos contributos relevantes de origens muito diversas como a economia, a gesto, a informtica, a sociologia organizacional, etc. Tambm a sua natureza complexa faz com que para o PSI seja relevante um vasto conjunto de mtodos, tcnicas e recomendaes, muitas delas fundamentadas em paradigmas e princpios incompatveis ou de difcil conciliao, tornando-se assim, extremamente difcil a sistematizao ou estruturao de todas essas propostas. A forma expedita encontrada para apontar e realar os aspectos comummente aceites como importantes no estudo e na prtica do PSI, foi a construo do Modelo das Realidades Preponderantes. Neste modelo, apontado um conjunto de realidades e aspectos da teoria e da prtica do PSI que se consideram relevantes para o referencial que se pretendeu propor. bvio que para um outro referencial ou perante uma outra qualquer abordagem em particular, algumas dessas realidades deixem de ser significativas e, porventura, faltaro outras realidades que nessas circunstncias sejam relevantes. Reclama-se, assim, que o Modelo das Realidades Preponderantes adequado como o conjunto mnimo de realidades comummente aceites e relevantes para o PRAXIS, no se reclamando a sua universalidade ou a total adequao a toda e qualquer abordagem ou mtodo de PSI. A identificao de classes, hierarquias, influncias ou associaes entre as diversas Realidades Preponderantes envolvidas neste modelo, poderia ser apontada como desejvel e enriquecedora. Contudo, para alm da identificao das quatro classes em que se agrupam (Paradigmas, Influncias, Resultados e Futuro), j com fronteiras dbeis, mas justificadas pela facilidade de leitura, julga-se indesejvel o estabelecimento de qualquer outra estruturao. O reconhecimento de hierarquias, influncias ou outras associaes, implicaria inevitavelmente

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restries forma como essas realidades podem ser envolvidas na concepo da estratgia de execuo e na prpria execuo da actividade de planear o SI de uma organizao. O suporte da contingncia e a flexibilidade, caractersticas importantes do PRAXIS, poderia assim ser comprometido. Uma das opes interessantes associada com estes primeiros trabalhos do projecto, foi a de no formular formalmente a justificao da necessidade e as caractersticas de um novo referencial para o PSI. Reconheceu-se que so aspectos implcitos e que emergem do conjunto de todas as revises e snteses efectuadas, sendo desaconselhada a sua sntese, pelas simplificaes que inevitavelmente teriam de ser realizadas. Julga-se que foi plenamente alcanado o primeiro objectivo formulado para este projecto, "Rever a fundamentao terica e a literatura em geral", justificado pela procura do conhecimento necessrio para a sua realizao, nomeadamente para a realizao das descries, anlises, snteses e construes atrs referidas. O cuidado tido na pesquisa e no estudo das monografias mais relevantes, permitiu a construo de um bloco, genericamente designado na introduo por "Fundamentos", simultaneamente adequado explanao dos aspectos considerados importantes para este projecto e adequado como infraestrutura conceptual e justificao para o referencial proposto. Os quatro objectivos, seguidamente formulados para este projecto, promovem a construo e a proposta do novo referencial, nomeadamente do seu Enquadramento Conceptual, da Abordagem, do Mtodo e da Ferramenta de apoio sua aplicao.

8.2.2

Proposta do Enquadramento Conceptual - PRAXIS/ec

O primeiro desses objectivos foi o de adoptar ou propor um enquadramento conceptual adequado ao novo referencial. Pelas razes j apresentadas, concluiu-se que os enquadramentos conceptuais conhecidos no eram adequados finalidade deste projecto, o que obrigou construo e proposta de um novo enquadramento conceptual onde so ordenados e racionalizados os conceitos e a terminologia de acordo com as necessidades especficas e caractersticas desejadas para o PRAXIS. O novo enquadramento conceptual, o PRAXIS/ec, assume as concepes defendidas nos "Fundamentos" deste trabalho, incluindo obviamente o Modelo das Realidades Preponderantes, como infraestrutura conceptual. Baseado nesta infraestrutura, o PRAXIS/ec prope uma nova construo, designada por "Objectos de Gesto", reclamando que nela inclui os aspectos da realidade relevantes para o exerccio do PSI, advogando que sobre estes "Objectos de Gesto" que devem recair as atenes da organizao.

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A existncia de um Enquadramento Conceptual rigorosamente definido uma necessidade imposta pelo tipo de suporte da contingncia adoptado pelo PRAXIS. A liberdade na definio da estratgia de execuo e das representaes da informao envolvidas, necessita desta definio rigorosa dos objectos de interesse para o PSI, como forma de se evitar o caos. Tambm se espera que o rigor do PRAXIS/ec seja uma forma de minimizar o "rudo" caracterstico de um processo complexo como o PSI. Um dos aspectos mais interessante do PRAXIS/ec, considerar o SI no como um subconjunto da organizao mas como uma abstraco do mesmo conjunto de objectos que a compem. Esta concepo no obriga identificao de fronteiras entre SI e Organizao, o que permite uma melhor ligao entre os diferentes momentos do planeamento pela uniformizao de conceitos e modelos. Outra das suas caractersticas interessantes a de permitir a definio de limites e contedos para o PSI de acordo com as diferentes actividades de gesto associadas aos diversos objectos de gesto. Torna-se assim possvel uma decomposio detalhada e fundamentada da actividade de GSI no PSI e no DSI, bem como a identificao das relaes e influncias entre estas actividades. As caractersticas do enquadramento conceptual construdo, nomeadamente as que decorrem da facilidade da sua expanso pela incluso de novas realidades preponderantes e da adaptabilidade associada escolha dos objectos de gesto de acordo com cada uma das situaes de PSI, tornam-o utilizvel no PRAXIS e adequado s suas caractersticas. Um enquadramento conceptual construdo com as dificuldades e limitaes prprias do contexto e das circunstncias em que o PRAXIS/ec foi desenvolvido, naturalmente pouco detalhado e descritivo. Contudo, esta descrio muito sinttica no compromete a validade dos seus fundamentos, a sua utilidade e a sua adequao ao PRAXIS, sendo assim satisfeito o objectivo inicialmente formulado.

8.2.3

Proposta da Abordagem - PRAXIS/a

O segundo dos objectivos associado criao do PRAXIS foi o de construir e propor a utilizao de uma nova abordagem ao PSI, a PRAXIS/a, baseada nos fundamentos e opes do PRAXIS/ec, nomeadamente no Modelo das Realidades Preponderantes e nos Objectos de Gesto e que, simultaneamente, fosse adequada s caractersticas exigidas ao novo referencial. A nova abordagem, PRAXIS/a, defende a existncia de trs momentos distintos no PSI (estratgico, tecnolgico e operacional), sendo o suporte da contingncia do processo de PSI, a

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flexibilidade e a generalidade, caractersticas reclamadas e tornadas possveis, pelo carcter dinmico da informao que envolve e pela utilizao de matrizes, como tcnica de modelao preferencial para a sua manipulao. Uma das caractersticas interessantes da PRAXIS/a, a de facilitar a participao e os detalhes de cada objecto de gesto de acordo com a deciso sobre a estratgia de execuo, em cada situao de planeamento. Desta forma no se restringe a sua participao, nem se obriga sua determinao prvia. Contudo, esta flexibilidade tem como reverso os riscos de uma excessiva utilizao de diferentes detalhes e atributos dos objectos de gesto, podendo-se comprometer a legibilidade das suas representaes e a sua simplicidade. Uma das principais crticas possveis a esta via para obteno de flexibilidade e adaptabilidade s diferentes situaes, que este tipo de soluo pouco direccionadora e no oferece o nvel de suporte desejvel na definio da informao envolvida no PSI. A alternativa seria a de manter um super-meta-modelo dessa informao, que inclusse todos os Objectos de Gesto, seus atributos e associaes, possveis para todas as situaes de PSI, de modo a poder ser moldado a uma qualquer situao em particular. Parece contudo evidente a inviabilidade desta soluo quer pela impossibilidade de construo de tal super-meta-modelo, quer pela dificuldade de compreenso e utilizao de qualquer aproximao que fosse, de alguma forma, possvel de realizar. A utilizao de Listas de Elementos, Eixos e Matrizes como nicas representaes da informao admitidas, foi uma das opes mais delicadas da construo da PRAXIS/a. A elevada "granularidade" dos modelos comummente envolvidos no PSI, justificada pelo baixo grau de detalhe que esses modelos necessitam, sugere que sejam abandonadas tcnicas vocacionadas para representaes mais detalhadas, como por exemplo os modelos EntidadesRelacionamentos, os Diagramas de Fluxos de Dados, entre outras. Nestas circunstncias, as Matrizes revelam-se suficientemente poderosas e com a granularidade adequada para a construo dos modelos necessrios. Contudo, algumas representaes teis no PSI, como por exemplo as hierarquias, no tm nas Matrizes uma forma natural e facilitada de serem realizadas. Esta situao sugere que, eventualmente, se poder estender o PRAXIS a outras representaes. Nestas circunstncias, dever-se- garantir que a acrescida complexidade da sua utilizao e manuteno seja devidamente suportada pela ferramenta, de forma a no comprometer a simplicidade de utilizao desejada para o PRAXIS. ainda uma caracterstica interessante desta abordagem, a possibilidade de se escolher ou adaptar a prpria finalidade do projecto de PSI (e consequentemente o nvel de mudana organizacional), em qualquer momento da sua execuo, desde que devidamente acauteladas as suas recomendaes, como por exemplo a manuteno do equilbrio entre finalidade e disponibilidade de recursos para a sua realizao.

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Apesar de se considerar a abordagem proposta adequada finalidade do projecto, reconhecem-se dois aspectos importantes de qualquer abordagem ao PSI, que no foram expressamente reflectidos e discutidos na construo da PRAXIS/a, apesar das suas influncias terem sido devidamente consideradas. Esses aspectos so os Recursos Humanos e a Estrutura e Posicionamento da Funo Sistemas de Informao na organizao. Qualquer um desses aspectos constitui s por si assunto suficiente para merecer tratamento atento e profundo. Assim, no mbito das actividades e interesses associados a este projecto, foram desenvolvidas algumas aces para o seu estudo e para o estudo das suas influncias no PSI. Dessas aces de salientar o projecto de reviso da "Formao Superior e Perfis Profissionais em Informtica e Sistemas de Informao" [Amaral 1994, Amaral e Machado 1993, Amaral, et al. 1992a], e diversas dissertaes de mestrado (em fase de concluso), sobre a caracterizao da estrutura da funo SI e da utilizao das TI, em diferentes tipos de organizaes. Os resultados desses estudos, nomeadamente o conhecimento sobre as influncias no PSI, foram devidamente considerados e utilizados na construo do PRAXIS. Contudo, quer pela extenso desses estudos quer por no estarem expressamente enquadrados pelos objectivos formulados para este trabalho, no so aqui descritos. Tambm aqui, e semelhana da proposta do PRAXIS/ec, julga-se que a natureza sinttica das descries feitas, no comprometem a sua validade e utilidade, sendo adequada para a construo do PRAXIS. A abordagem PRAXIS/a mantem e promove as caractersticas desejveis para o novo referencial, considerando-se assim conseguido o segundo dos objectivos formulados para a sua construo.

8.2.4

Proposta do Mtodo - PRAXIS/m

Os mtodos so tradicionalmente vistos como uma panaceia para todos os problemas das actividades da GSI, e em particular do PSI. Na procura de novas solues, so tradicionalmente propostos novos mtodos que reclamam a resoluo dos problemas dos anteriores ou reclamam a cobertura de novas reas de actividade. Os mtodos so presses para fazer convergir o pensamento pelo que obrigam a simplificaes e limitaes que podem ter tanto de til como de perigoso. Frequentemente a utilizao de um determinado mtodo implica a obteno de um dado resultado pr-estabelecido. Muitas vezes os mtodos so novas burocracias para as organizaes, esquecendo que elas podem ser vistas como sistemas, mas no so sistemticas. Com a conscincia destes riscos, o terceiro dos objectivos associados construo e proposta do PRAXIS foi o de operacionalizar a nova abordagem, atravs de um novo mtodo, o PRAXIS/m. A sua principal caracterstica deveria ser a de suportar a contingncia do PSI

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dentro do mtodo e no na escolha entre diferentes mtodos, traduzindo uma nova postura no exerccio da actividade de planear SI. A contingncia suportada pelo PRAXIS/m fundamentalmente por duas vias. A primeira corresponde Fase I da sua execuo, atrs descrita como a fase dedicada ao "pensar antes de fazer", onde se procura o compromisso entre as finalidades atribudas ao PSI pela organizao e os recursos disponibilizados, de forma a definir a sua estratgia de execuo. Nesta fase devem ser identificadas e acauteladas as principais influncias e restries realizao do projecto de planeamento, adequando-o assim s contingncias que o rodeiam. A segunda via de suporte contingncia pelo PRAXIS/m possibilitada pela forma como so envolvidos os Objectos de Gesto, seus atributos e relacionamentos. O seu envolvimento ditado pelas necessidades das tcnicas e modelos de processamento da informao envolvidos na estratgia de execuo estabelecida, quer na Fase I do mtodo, quer nas adaptaes realizadas de acordo com novas circunstncias que eventualmente ocorram. Desta forma, o Meta-modelo da informao envolvida evolui continuamente, mas apenas de acordo com as necessidades da sua utilizao, evitando-se a obteno e manuteno de informao desnecessria para a realizao do projecto. A adaptabilidade do mtodo a qualquer circunstncia de PSI uma caracterstica conseguida no PRAXIS/m, a troco de uma muito fraca orientao ou nvel de detalhe, sobre o modo como efectivamente as tarefas da actividade de planear devem ser conduzidas. Esta concesso poder vir a ser compensada pela incluso no PRAXIS de uma biblioteca82 de tcnicas e modelos de processamento que auxiliem a execuo das diferentes actividades e tarefas, identificadas como necessrias para as diferentes circunstncias de PSI. Associada a esta biblioteca, poder existir para cada tcnica e modelo de processamento, um conjunto de declaraes dos Objectos de Gesto envolvidos. A explorao desta biblioteca dever ser suportada por um procedimento de determinao e configurao da estratgia de execuo e do correspondente Meta-modelo da informao envolvida. Este procedimento dever ser um auxiliar na manuteno da coerncia das escolhas feitas e na indicao de vias possveis de acordo com os objectivos e finalidades impostas a cada projecto de PSI em particular. Outra das caractersticas desejadas para este mtodo foi formulada e justificada no incio do Captulo 6, traduzindo-se na adopo de um pensamento divergente na estruturao de um projecto de PSI, e de um pensamento convergente no seu desenvolvimento.

82

"Biblioteca" refere aqui o conjunto estruturado das descries dos procedimentos e regras de utilizao, envolvidas nas diferentes tcnicas e modelos de processamento.

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Esta caracterstica conseguida no PRAXIS/m, uma vez que adoptada uma postura divergente na determinao das finalidades e objectivos (o que se quer fazer), do projecto e na determinao dos recursos necessrios e da estratgia de execuo (pode-se fazer e como fazer), a que corresponde a estruturao do projecto. Por outro lado, o desenvolvimento do projecto (o fazer), focado na execuo da estratgia previamente formulada para a sua conduo. Este tipo de abordagem metodolgica, fundamentalmente a fase de estruturao do projecto e o controle da sua execuo, exige que os Recursos Humanos envolvidos na conduo de projectos de PSI, tenham o perfil e as capacidades necessrias para a realizao do que se designa comummente por Engenharia de Mtodos83. A proposta de um mtodo que exige, na sua aplicao, a Engenharia de Mtodos, aparentemente paradoxal. Contudo, nota-se que o PRAXIS/m sugere a construo da estratgia de execuo (engenharia do mtodo para a situao particular), mas de acordo com a estrutura conceptual, a abordagem, os limites e as recomendaes do PRAXIS. A Engenharia de Mtodos assim balizada pelo PRAXIS/m, reduzindo-se, neste contexto, ao aproveitamento de solues j existentes, para a resoluo de aspectos particulares de um projecto de PSI. Apesar das suas exigncias em Recursos Humanos, julga-se que este tipo de abordagem metodolgica, a soluo mais adequada s caractersticas actuais desta actividade. A existncia de uma biblioteca de tcnicas e modelos de processamento que auxiliem a execuo das diferentes actividades e tarefas, e a existncia de um procedimento de suporte sua explorao, so importantes para a utilizao prtica do PRAXIS/m. Apesar da proposta actual do PRAXIS/m no incluir expressamente estes mecanismos, adiante propostos como um dos projectos de trabalho para a evoluo futura do PRAXIS, considera-se satisfeito o terceiro objectivo formulado para a construo do PRAXIS, uma vez que foi possvel construir um conjunto de linhas de orientao gerais para a conduo desta actividade, de acordo com as caractersticas desejadas para este novo referencial.

8.2.5

Proposta da Ferramenta - PRAXIS/f

Finalmente, o quarto objectivo associado construo e proposta do PRAXIS foi o de conceber e implementar uma ferramenta adequada ao suporte da utilizao do PRAXIS/m.

83

"Engenharia de Mtodos" definida como a actividade de desenvolver, adaptar e instanciar mtodos de acordo com as caractersticas organizacionais e para a satisfao das necessidades especficas dos seus projectos [Kinnunen e Leppanen 1994].

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Muitas das caractersticas da PRAXIS/f so herdadas das caractersticas da abordagem e do mtodo que suporta, sendo desde logo compatveis com as caractersticas globais desejadas para o PRAXIS como referencial para o PSI. Desta forma, a PRAXIS/f assume a procura da expansibilidade, da flexibilidade e da facilidade de utilizao. Simultaneamente, v limitados os tipos de representaes suportados, s listas de elementos e suas descries, aos eixos e s matrizes. Como j foi referido, o PRAXIS/m ainda no inclui expressamente uma biblioteca de tcnicas e modelos de processamento, nem inclui procedimentos de suporte sua explorao. Desta forma, natural que a PRAXIS/f tambm no inclua ainda qualquer suporte a essa biblioteca, nem a esses modelos de processamento. A ferramenta proposta no suporta muito daquilo que tradicionalmente se espera de uma de ferramenta de suporte, como por exemplo os diagramas de Entidades-Relacionamentos, os Diagramas de Fluxos de Dados, os Diagramas de Decomposio Hierrquica, etc. A PRAXIS/f tambm no vocacionada para pequenos nichos da actividade de PSI, como por exemplo as ferramentas Strategic Planning System, S*P*A*R*K, StratConsult ou STRATASSIST. Tambm a sua generalidade conseguida pela variedade dos tipos da informao representada e no pela diversidade das representaes suportadas como por exemplo no IEW/ADW. Contudo, a escolha da sua estrutura, a concepo dos seus mdulos e representaes internas, e a escolha da plataforma, ambiente e linguagem de desenvolvimento, tiveram em ateno a criao de condies que permitam a sua evoluo. Espera-se que a PRAXIS/f evolua de um simples repositrio de informao, para uma genuna ferramenta de suporte sua explorao, pela utilizao de modelos de processamento e, eventualmente, outras representaes da informao. Tornar-se- assim possvel uma melhoria clara no suporte oferecido por esta ferramenta actividade de planear SI, de acordo com o referencial PRAXIS. O objectivo inicialmente formulado para a proposta de uma ferramenta que apoie o PRAXIS/m foi conseguido, principalmente atravs da definio da estrutura e dos componentes do PRAXIS/f. A sua implementao reduziu-se construo de um prottipo, capaz da criao e manuteno das representaes da informao propostas, sem contudo incluir desde j, qualquer modelo para a explorao dessa informao ou para o suporte da concepo e execuo da estratgia de realizao do PSI. A tomada desta opo parece justificvel, uma vez que o desenvolvimento pleno de uma ferramenta, ultrapassa os limites impostos a este projecto. Com a satisfao deste quarto objectivo directamente associado construo e proposta de um novo referencial para o PSI, que melhore o seu estudo e a sua prtica, acredita-se que foi cumprida a finalidade encontrada para este projecto. Contudo, um ltimo objectivo foi ainda

Captulo 8

210

formulado, com a inteno de garantir a evoluo e sobrevivncia deste novo referencial, procurando o seu melhoramento e a sua adaptao s novas realidades do estudo e da prtica do PSI.

8.2.6

Promoo da evoluo e da sobrevivncia do PRAXIS

O ltimo objectivo formulado para este projecto, foi o de estabelecer recomendaes para trabalhos futuros, de forma a promover e a garantir a adequada evoluo do PRAXIS, solucionando alguns dos seus problemas ou limitaes e procurando a sua adaptao s novas realidades do estudo e da prtica do PSI. Na construo destas recomendaes, procurou-se reduzir a sua natureza especulativa, inevitavelmente associada anteviso da importncia de trabalhos futuros. Com essa preocupao, as recomendaes efectuadas so principalmente motivadas pelos problemas e limitaes j identificados no PRAXIS. Utilizam-se tambm as previses sobre as futuras realidades preponderantes, includas no Modelo das Realidades Preponderantes, aceitando naturalmente as justificaes realizadas quando da sua formulao. Para alm da constatao da existncia, da racionalidade e da fundamentao das propostas de trabalhos futuros, a avaliao do grau de satisfao deste objectivo , naturalmente, mais difcil do que para qualquer outro objectivo deste projecto. Na realidade, s no futuro se poder comprovar da pertinncia das propostas quanto sua utilidade para a evoluo e para a sobrevivncia do PRAXIS, como um referencial til para o estudo e para a prtica do PSI.

8 . 3 Trabalho futuro A recomendao de um conjunto de trabalhos futuros tradicional em qualquer projecto desta natureza, servindo quer para apontar trabalhos que no foram possveis de realizar, ou que eram desenquadrados dos objectivos, quer para registar novos domnios de trabalho, que emergem e se tornam relevantes com as novas perspectivas possibilitadas pelo trabalho que foi realizado. Para alm destas finalidades, tambm aqui assumidas, so identificadas mais duas justificaes para a realizao dessas propostas de trabalho futuro. Uma a procura da divulgao e da sobrevivncia do PRAXIS, cuja utilidade depende fortemente da sua capacidade de adaptao, no sentido de acompanhar as evolues do PSI. Outra finalidade, a de utilizar este projecto, como o embrio de um novo projecto mais vasto, que seja estruturador para um

Captulo 8

211

novo conjunto de actividades de investigao e desenvolvimento. Desta forma procura-se dar continuidade ao PRAXIS e criam-se diversas novas oportunidades de trabalho, adequadas a projectos de ps-graduao.

Tabela 8.1 - Propostas e projectos de trabalho futuro

mbito

Propostas

Projectos

PRAXIS

Experimentao do PRAXIS Aperfeioamento e concluso do PRAXIS

Estudo Comparado de Casos de PSI Elaborao do Guia Metodolgico para o PRAXIS/m Construo de uma biblioteca de tcnicas e modelos de processamento Melhoria da ferramenta PRAXIS/f

Realidades Preponderantes

Qualidade Novos modelos e paradigmas organizacionais Economia da Informao

Avaliao do impacto da ISO9000 no PSI Determinao do impacto das novas formas organizacionais no PSI Construo e insero de tcnicas de avaliao de cenrios nos referenciais de PSI Desenvolvimento de modelos inteligentes de processamento Avaliao do impacto do Redesenho Organizacional no PSI Avaliao do impacto dos Sistemas Interorganizacionais no PSI Desenvolvimento de uma tcnica de representao e computao de Sistemas de Objectivos Definio de um referencial para a descrio, comparao e avaliao de mtodos de PSI Formulao de recomendaes, sobre os factores condicionadores do sucesso do PSI (Recursos Humanos, Mercado de Servios e Funo PSI)

Ferramentas de apoio ao PSI

Redesenho Organizacional

Sistemas Inter-organizacionais

Global do PSI

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Com todas estas preocupaes e motivaes, formulam-se algumas propostas de trabalhos futuros, de acordo com as oportunidades identificadas e com as necessidades sentidas. As propostas agrupam-se em trs classes. Numa primeira classe incluem-se os projectos que procuram resolver directamente problemas e limitaes do PRAXIS. Numa segunda classe, propem-se os projectos considerados mais interessantes, para cada uma das seis Realidades

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Preponderantes no futuro do PSI, procurando novas oportunidades para a melhoria global do estudo e da prtica desta actividade. Finalmente, numa terceira classe reunem-se os projectos tambm de interesse global para o PSI, mas justificados pela necessidade dos seus resultados e contributos, sentida durante a construo do PRAXIS. A Tabela 8.1 sintetiza todas estas classes, propostas e projectos, passando-se de imediato sua descrio.

8.3.1

Propostas de trabalho no mbito do PRAXIS

No mbito do PRAXIS, a experimentao do referencial proposto em situaes reais de PSI sem dvida o mais importante e interessante de todos os trabalhos futuros propostos. naturalmente grande a expectativa associada aos resultados da aplicao do PRAXIS, porque apenas a observao da sua utilizao e a anlise da forma como corresponde s solicitaes e suporta as diferentes situaes, permitir avaliar da utilidade deste novo referencial e comprovar que de facto constitui um contributo valioso para a prtica do PSI. Um projecto para essa experimentao poder tomar diversas formas, parecendo contudo a mais adequada a adopo de uma estratgia de realizao de projectos de PSI, cuidadosamente observados e descritos, seguida do estudo comparado dos diversos casos. J a avaliao do PRAXIS como um referencial til para o estudo do PSI, um processo bem mais complexo, sugerindo-se apenas, como uma forma expedita de o fazer, a observao da frequncia e forma com que referenciado ou citado em monografias e comunicaes pblicas. Tambm no mbito do PRAXIS, possvel propor um conjunto de trabalhos para a concluso ou aperfeioamento de diversos dos seus problemas e limitaes, apontadas durante a sua apresentao e discusso. Desse conjunto salientam-se trs projectos, por serem aqueles cuja balano entre exequibilidade e contributo para a evoluo do PRAXIS parece mais vantajoso. O primeiro projecto o da elaborao de um guia metodolgico suficientemente detalhado e adequado aplicao prtica do PRAXIS. Esta nova "roupagem" para o PRAXIS, dever contemplar todas as suas principais caractersticas e a sua filosofia de base, mas dever ter um carcter eminentemente prtico, abarcando todos os aspectos relevantes da realizao dum projecto real. A existncia de um guia vocacionado para os aspectos operacionais da sua aplicao, facilitar a sua divulgao e a sua utilizao como mtodo de PSI. A construo do guia metodolgico para o PRAXIS dever ser um projecto com a participao de elementos que cubram as valncias de Engenharia de Mtodos, GSI, Gesto de

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organizaes e DSI. Desta forma garantir-se- que as recomendaes e caractersticas do PRAXIS so correctamente traduzidas, para formas prximas dos elementos futuramente envolvidos na realizao dos projectos de PSI. O segundo projecto o da construo de uma biblioteca de tcnicas e modelos de processamento, utilizveis na construo das diferentes estratgias de execuo do PSI. Esta biblioteca no imprescindvel para a utilizao do PRAXIS, uma vez que substituvel pela existncia deste conhecimento, dentro da equipa responsvel pela formulao da estratgia de execuo. Contudo, a utilidade de uma biblioteca desta natureza evidente, perante a pretenso da divulgao deste referencial e da sua utilizao por equipas com dificuldades no domnio da Engenharia de Mtodos. A construo de uma destas bibliotecas, deve ser iniciada pela definio da linguagem para a representao das diversas tcnicas e modelos de processamento, bem como da linguagem para a regulamentao da forma com que podem ser utilizadas e articuladas. Numa segunda fase, dever-se- desenvolver um processo incremental, eventualmente interminvel, de adio biblioteca de novas tcnicas e modelos de processamento, de acordo com as novas realidades e com o aparecimento de novas solues e propostas. O terceiro projecto o de melhorar o suporte oferecido pela ferramenta PRAXIS/f, essencialmente pela apoio explorao da biblioteca de tcnicas e modelos de processamento e pela extenso dos tipos de representaes e modelos da informao suportados. Uma componente do projecto consistir na concepo e implementao do mdulo necessrio para a declarao, manuteno e explorao das tcnicas e modelos de processamento, de acordo com a linguagem e regras de utilizao definidas no projecto anteriormente proposto. O modelo para a explorao da biblioteca, cuja concepo claramente a parte mais delicada deste projecto, dever ser um procedimento de apoio deciso que utiliza o conhecimento disponvel sobre tcnicas e modelos de processamento, no suporte dos elementos da equipa envolvidos na determinao e configurao da estratgia de execuo e do correspondente Meta-modelo da informao envolvida. Outra componente deste projecto consistir na extenso da PRAXIS/f a outras representaes e modelos da informao, para alm das Listas de elementos, Eixos e Matrizes. Este extenso ter influncias em todos os mdulos da PRAXIS/f, sendo contudo as mais importantes ao nvel do mdulo de interface. Este terceiro projecto pode ser globalmente entendido como o esforo necessrio para transformar o PRAXIS/f de um prottipo, para uma implementao plena, com as

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caractersticas e facilidades de utilizao esperadas, de uma ferramenta inteligente que apoia efectivamente a realizao do PSI.

8.3.2

Propostas de trabalho no mbito das "Realidades Preponderantes"

Alargando o mbito destas propostas de trabalho futuro, para alm dos interesses directamente ligados com o PRAXIS, possvel identificar um conjunto de oportunidades de trabalho, no mbito das Realidades Preponderantes, que resultem em novos contributos para a melhoria do estudo e da prtica do PSI em geral. A natureza prospectiva e especulativa deste projecto potenciou a descoberta de inmeras propostas de trabalho interessantes e teis. Muitas dessas propostas foram apontadas ou indiciadas ao longo deste documento, tornando-se contudo impraticvel, neste contexto, a descrio de todas elas. Procurando um critrio para a seleco das propostas mais relevantes, recorda-se que foi possvel identificar no Modelo das Realidades Preponderantes, um conjunto de seis realidades aceites como de grande importncia para o futuro do PSI. assim natural a existncia de propostas de trabalho associadas a cada uma dessas realidades preponderantes, passando-se de imediato descrio da que se considera mais relevante, para cada uma dessas realidades. A primeira proposta de trabalho relativa "Qualidade", podendo o projecto ser resumidamente descrito como o estudo do impacto da srie de normas ISO 9000 no processo de PSI. O PSI, como qualquer outra actividade organizacional, , inevitavelmente, envolvido no sistema de qualidade das organizaes. Contudo, julga-se que os princpios reclamados nesta srie de normas, apesar de serem comummente aceites, no so devidamente reflectidos na prtica do PSI. A prpria cultura organizacional, associada liberdade que os mtodos oferecem nestes domnios, possibilita estas situaes. De acordo com a finalidade descrita e nestas circunstncias, este projecto dever ter como objectivos a determinao do impacto destas normas no processo de PSI, o estabelecimento de recomendaes s organizaes procurando sensibiliz-las e prepar-las para as mudanas necessrias e, finalmente, a proposta de mecanismos integrveis nos referenciais metodolgicos, de forma a passarem a contemplar estas preocupaes. A segunda proposta de trabalho aborda os "Novos modelos e paradigmas organizacionais". A flexibilizao das organizaes e a adopo de novos modelos e paradigmas, que valorizam a informao e o SI como principais elementos estruturadores das organizaes, implicam a alterao de valores e posturas tradicionalmente aceites pelos referenciais de PSI.

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de esperar que o reajustamento de valores, dos diferentes participantes das estruturas organizacionais, impliquem uma adaptao da forma como so representados e tratados durante o PSI. Um projecto associado a esta realidade, dever procurar os reflexos que estas novas formas organizacionais tm nos referenciais de PSI, nomeadamente ao nvel dos tipos de estratgias de execuo e ao nvel dos modelos envolvidos. Uma terceira proposta de trabalho vocacionada para o estudo da "Economia da Informao". O PSI um momento por excelncia, de previso e avaliao de cenrios de desenvolvimento, associados a investimentos frequentemente vultuosos. Paradoxalmente, quase sistemtico o esquecimento da utilizao de tcnicas de avaliao do retorno desses investimentos, mesmo em organizaes que adoptam essa postura saudvel em outros tipos de investimentos. Reconhece-se como uma origem possvel desta situao a dificuldade de valorizao da informao, talvez por ser uma tarefa ainda no dotada das tcnicas e mecanismos adequados e necessrios para a sua generalizao. Prope-se para esta rea, um projecto com dois objectivos. O primeiro o de procurar ou construir um conjunto de tcnicas pragmticas de anlise de cenrios e de avaliao de retornos dos investimentos. Por tcnicas pragmticas, entendem-se todas aquelas que, sem perderem o seu rigor e fundamentao, so suficientemente simples para poderem ser utilizadas em situaes correntes de PSI. O segundo objectivo o de promover a insero dessas tcnicas nos referenciais metodolgicos, possibilitando-se assim um melhor tratamento destas facetas do PSI. A quarta proposta de trabalho relativa s "Ferramentas de apoio ao PSI". A possibilidade de utilizao de tcnicas de computao e representao avanadas, como as redes neuronais ou lgicas "fuzzy", facilita a construo de sistemas inteligentes baseados em genunas bases de conhecimento. Torna-se assim possvel, construir ferramentas que ofeream apoios inteligentes actividade de planear SI, especialmente para situaes de informao incompleta, informal e muito complexa. O projecto associado a esta realidade, prope o desenvolvimento de modelos inteligentes de processamento, atravs da avaliao e seleco das tcnicas de computao e representao mais adequadas a este tipo de ferramentas. Deve-se ainda procurar o desenvolvimento experimental de prottipos para diversos modelos de processamento e representaes mais problemticas, como por exemplo a formalizao e computao de estruturas de objectivos. Desta forma possibilita-se a avaliao comparativa das diversas solues adoptadas, e lanam-se novos projectos para a formalizao e tratamento computacional, de diversos aspectos da actividade de planear SI.

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Uma quinta proposta de trabalho associa-se ao "Redesenho organizacional". O redesenho organizacional fundamentalmente uma alterao de atitude perante a mudana. A sua importncia para o PSI resulta da crescente utilizao e envolvimento da informao e do SI, como elementos estruturadores e catalizadores de oportunidades para a organizao. O projecto proposto deve procurar sintetizar as diferentes correntes metodolgicas originrias desta nova disciplina. Deve ainda identificar os contributos utilizveis e pertinentes para o enriquecimento dos referenciais de PSI. Espera-se assim a clarificao e o aproveitamento, que os princpios e as solues do Redesenho Organizacional tm no PSI. Finalmente, a sexta proposta de trabalho relativa aos "Sistemas inter-organizacionais". A emergncia dos sistemas inter-organizacionais uma realidade que acarreta o reconhecimento de novos conceitos e situaes para a actividade de planear SI. A partilha de objectivos entre organizaes concorrentes, a difcil definio de fronteiras para o SI da organizao, a flexibilizao das suas estruturas, so alguns exemplos de novas situaes com que o PSI se vai deparar. Tambm para esta realidade, o projecto proposto deve procurar a identificao e sistematizao dos principais impactos para o PSI, resultantes do reconhecimento e da aceitao deste novo tipo de sistemas. Procura-se assim o conhecimento necessrio para a actualizao dos referenciais para o PSI, de modo a poderem contemplar convenientemente estas novas situaes.

8.3.3

Propostas de trabalho no mbito global do PSI

Para alm dos projectos directamente associados s seis Realidades Preponderantes para o futuro do PSI, no se pode deixar de apontar outras trs propostas de trabalho, quer pela sua relevncia para o PSI, quer por se ter sentido com particular pertinncia a necessidade dos seus resultados e contributos, durante a construo do novo referencial para o PSI84. Um desses projectos procura a construo de uma linguagem para a expresso formal de Sistemas de Objectivos, bem como a construo de uma tcnica e de uma ferramenta para suportar a sua declarao e a sua computao. A formulao correcta e precisa de objectivos importante para qualquer projecto de planeamento. Contudo, a forma usual com que so representados, a linguagem natural, dificulta essa formulao e impossibilita qualquer

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Nota-se que estas necessidades fizeram despoletar trs novos projectos, que esto j em desenvolvimento no mbito da preparao de trs dissertaes de mestrado, de alunos da Universidade do Minho.

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processamento automtico, como por exemplo a validao da sua integridade e a determinao das suas influncias relativas. A procura de rigor e de auxlio na representao e tratamento de Sistemas de Objectivos, justifica plenamente o desenvolvimento deste projecto, esperando-se que as tcnicas oferecidas pela Inteligncia Artificial, possibilitem a construo de solues utilizveis na prtica do PSI. Outro desses projectos pretende a construo de um referencial to universal e rigoroso quanto possvel, vocacionado para a descrio, comparao e avaliao de mtodos de PSI. Esta tarefa parece difcil, seno impossvel, mas trar certamente um contributo precioso para a Engenharia de Mtodos, e em particular para as actividades de desenho de estratgias de execuo de projectos de PSI. A construo de mtodos eclcticos envolve o conhecimento profundo das diversas orientaes metodolgicas e das tcnicas utilizveis na construo desses novos mtodos. A alternativa ao conhecimento humano, passa pela existncia de referenciais formais que permitam a descrio, comparao e avaliao do maior nmero possvel desses mtodos e tcnicas de PSI. Possibilita-se assim a implementao de modelos de processamento, para o auxlio dessa actividade de construo de novos mtodos. O ltimo desses projectos, pretende estudar e formular recomendaes, sobre os factores condicionadores do sucesso do PSI, que no foram expressamente abarcados neste projecto para a proposta do PRAXIS. Recorde-se que estudos preliminares ao projecto PRAXIS, permitiram identificar, para alm das abordagens metodolgicas, mais trs grandes conjuntos de factores condicionadores do sucesso desta actividade, nomeadamente: Recursos humanos e sua formao. Mercado de servios. Estrutura e posicionamento da funo PSI na organizao. Estes factores so aspectos ambientais e organizacionais que dependem da postura com que a actividade encarada e das circunstncias que a envolvem. Sobre estes aspectos procurase, neste novo projecto, tecer recomendaes s escolas, ao mercado de servios e s organizaes, no sentido de potenciar o sucesso do PSI enquanto actividade organizacional. O aproveitamento do projecto PRAXIS como o embrio de um novo projecto mais vasto, estruturador para um novo conjunto de actividades de investigao e desenvolvimento, um objectivo claramente conseguido. Desta forma, para alm de se criarem diversas novas oportunidades de trabalho, adequadas a projectos de ps-graduao, procura-se garantir a evoluo do PRAXIS e a sua sobrevivncia, enquanto referencial til e adequado ao estudo e prtica do PSI.

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8 . 4 Discusso dos trabalhos realizados A estratgia de execuo deste projecto, conforme apresentada no incio deste documento, envolveu a realizao de diversas tarefas, agrupveis em trs classes, de acordo com as suas naturezas e finalidades principais. Apesar dos resultados e contributos dos trabalhos realizados j terem sido discutidos, importante comentar a forma como decorreram esses trabalhos, avaliando-se a adequao da estratgia de execuo aos objectivos deste projecto. Na primeira classe agruparam-se os trabalhos de reviso terica e bibliogrfica, bem como os trabalhos de observao e estudo da prtica do PSI. Na procura do conhecimento e sistematizao necessrias, como infraestrutura conceptual para os restantes trabalhos do projecto, estes trabalhos procuraram a fuso do conhecimento aquirido pela reviso da fundamentao terica e da literatura em geral sobre o PSI, com o conhecimento e a sensibilidade adquirida pela observao, partilha e prtica de experincias de PSI. A principal dificuldade da realizao destes trabalhos, resultou da inexistncia de um corpo terico coeso e universalmente aceite, certamente uma consequncia da multidisciplinaridade caracterstica deste domnio de actividade. Assim, estes trabalhos ultrapassaram os limites de uma reviso e sistematizao ou sntese, tendo sido necessria a proposta de diversos novos modelos e construes tericas. Para alm das recomendaes comuns, prprias de cada uma das tarefas realizadas, no foi seguido qualquer modelo estruturador deste conjunto de trabalhos de investigao. Assim, as tarefas sucederam-se, de acordo com as circunstncias, num processo incremental no estruturado. Esta forma de realizao dos trabalhos, tpica de uma abordagem Subjectiva/Argumentativa, mostrou-se adequada satisfao dos objectivos e obteno dos resultados esperados deste primeiro conjunto de trabalhos. Na segunda classe agruparam-se os trabalhos de construo e proposta do novo referencial. A construo e proposta do PRAXIS foi, fundamentalmente, um exerccio mental de articulao e sntese, de todas as concepes e convices, resultantes do conhecimento adquirido e construdo, de acordo com a finalidade assumida para este projecto. A proposta do novo referencial, de acordo com os objectivos formulados e os resultados esperados, foi entendida como um exerccio de definio da sua filosofia, da sua estrutura e dos seus aspectos mais relevantes ou diferenciadores, e no como um exerccio de construo detalhada de todos os seus componentes e pormenores.

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A natureza especulativa deste conjunto de trabalhos e a natureza conceptual dos seus resultados e contributos, fez com que a abordagem Subjectiva/Argumentativa se mostrasse, novamente, adequada satisfao dos objectivos e consequente obteno dos resultados esperados. Finalmente, na terceira classe agruparam-se os trabalhos de formulao de projectos de trabalho futuro. Na proposta destes projectos foi dada uma ateno muito especial ao seu pragmatismo e utilidade, procurando assim evitar-se a propenso, que se julga natural nestas situaes, para a formulao de um conjunto de projectos, sem utilidade objectiva para o trabalho em que se enquadram. A abertura de novos horizontes e perspectivas de trabalho, foi assim balanceada com a procura da sobrevivncia do PRAXIS, tendo-se limitado conscientemente o carcter inovador e prospectivo das propostas de trabalho, a troco da sua pertinncia e utilidade para o futuro do PRAXIS. Apesar da natureza especulativa e previsional destes trabalhos, foi fcil a formulao das propostas, porque coincidem com muitas das actividades que se queriam ter realizado, mas no o foram, por serem desenquadradas das finalidades explcitas ou ocultas deste projecto. A avaliao das opes tomadas e da adequao dos trabalhos realizados ao objectivo que os justificam difcil, seno impossvel, atendendo a que a satisfao desse objectivo apenas pode ser comprovada no futuro. Julga-se contudo ter conseguido um conjunto de propostas de trabalho futuro, adequado promoo da evoluo e sobrevivncia do PRAXIS e ao enriquecimento do PSI, enquanto domnio de actividade e de investigao. Concluindo, a finalidade e os objectivos deste projecto foram alcanados, tendo-se os trabalhos realizados mostrado adequados, produo dos resultados e das contribuies esperadas. A mistura das trs abordagens investigao85, advogada e justificada no incio deste documento, mostrou-se adequada realizao dos trabalhos necessrios. Porm, julga-se que um outro factor contribuiu fortemente para o sucesso deste projecto. Esse factor foi a realizao individual do trabalho, em particular o da concepo do novo referencial, por ter sido fundamentalmente um exerccio mental de articulao e sntese, de todas as concepes e convices relevantes para essa tarefa.

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Levantamentos, Estudo de Casos e Abordagem Subjectiva/Argumentativa.

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A realizao individual desta tarefa no implicou um isolamento em relao comunidade interessada ou interveniente neste projecto. Pelo contrrio, foram preciosos e inestimveis os contributos e o conhecimento do supervisor deste projecto e de diversos elementos da academia e do meio onde foi realizado. Contudo, parece claramente vantajosa e natural, a realizao individual da concepo de uma proposta de natureza especulativa como o PRAXIS.

8 . 5 Concluso A misso da investigao em SI, o estudo da efectiva concepo, implementao, utilizao e impacto das Tecnologias da Informao, nas organizaes e na sociedade ([Keen 1987] p. 3). A actividade de planear SI influencia fortemente todos estes aspectos, pelo que o seu estudo se revela como uma actividade claramente envolvida e importante para o cumprimento desta misso. O PSI hoje uma actividade contingencial, muito complexa, com finalidades mltiplas e de natureza holstica, no tendo sido observvel uma evoluo adequada, nos referenciais metodolgicos utilizados no seu estudo e na sua realizao. Dos diversos problemas que afectam o PSI, identificou-se a inexistncia de um referencial metodolgico adequado s novas solicitaes e realidades do estudo e da prtica do PSI, como o problema motivador da realizao deste projecto. A procura duma soluo para esse problema, tornou-se a finalidade deste projecto, tendose formulado como a sua principal tese, a necessidade e a possibilidade de conceber um novo referencial para o PSI, flexvel e de utilizao simples, que facilite e melhore o seu estudo e a sua prtica, e que seja adequado s novas caractersticas desta actividade, nomeadamente o que concerne o seu contingencialismo, a sua complexidade, a sua multifinalidade e o seu holismo. A soluo construda, o PRAXIS, um novo referencial para o PSI, resultante de um balanceamento entre razes teoricamente justificadas e razes justificadas pela experincia e pela prtica do PSI. Procurou-se assim, uma fundamentao terica e conceptual rigorosa e adequada s finalidades do PRAXIS, procurando-se simultaneamente manter a proximidade e a adequao deste referencial s diferentes realidades da prtica desta actividade nas organizaes. O PRAXIS um referencial completo, pois inclui a proposta de um enquadramento conceptual (PRAXIS/ec), de um abordagem (PRAXIS/a), de um mtodo (PRAXIS/m) e de uma ferramenta (PRAXIS/f). Globalmente, o PRAXIS um referencial que se cr com as caractersticas necessrias para corresponder s expectativas actualmente associadas prtica do PSI, sendo o seu enquadramento conceptual particularmente til para o estudo desta actividade.

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Apesar de se ter cumprido a finalidade deste projecto, lamenta-se no se ter experimentado o PRAXIS em situaes reais de PSI, evitando-se assim ultrapassar os limites estabelecidos a este trabalho. Julga-se, contudo, ser essa a nica forma efectiva de se poder avaliar a sua utilidade e a sua importncia, enquanto contributo para a prtica desta actividade. Chama-se ainda a ateno, para que a informao contida nesta tese pretende traduzir as concepes e construes, que se julgam relevantes no cumprimento da finalidade e objectivos impostos para a sua realizao. Contudo, parte significativa do conhecimento adquirido durante a realizao deste projecto, reflecte-se apenas ao nvel de convices e intuies sobre as realidades do PSI, conhecimento de natureza emptica, portanto, de difcil formalizao e comunicao. Torna-se assim um resultado significativo deste projecto, para alm dos resultados e contributos j discutidos, a aprendizagem e o conhecimento adquirido, individualmente e colectivamente, pelos elementos envolvidos na sua realizao. Finalmente, com satisfao que se considera realizada a tese formulada neste projecto, e se considera plenamente satisfeita a finalidade que justificou a sua realizao. Conclui-se com a esperana de se ter contribudo para o enriquecimento do conhecimento no domnio dos SI e para a melhoria do estudo e da prtica do PSI.

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ndice de Autores

Lista de apelidos dos primeiros e segundos autores referenciados (ordenada alfabeticamente).

AA&Co; 110 Acar; 120 Ackoff; 67; 76 Ahmed; 85 Alter; 20; 24; 30; 39; 40; 68; 69; 126; 131; 135; 137; 141; 150 Amaral; 1; 3; 4; 12; 35; 44; 49; 50; 54; 82; 93; 108; 109; 115; 118; 185; 192; 202 Amoako-Gyampah; 148 Amoroso; 136 Andreu; 80 Anthony; 31; 58; 62; 68; 127; 132; 139; 145 Avison; 22; 23; 124; 136; 144; 148 Azevedo; 85 Backhouse; 22; 23 Baets; 73; 74 Bakos; 26; 143 Ball; 10; 38 Barki; 34; 35; 38 Bawden; 132; 133 Benbasat; 79 Benjamin; 44 Berenbaum; 67 Bidgood; 74; 150 Blank; 109 Blanton; 144 Blokdijk; 139 Boaden; 15 Boland; 15; 20; 148 Bonczek; 69 Bowman; 76; 77; 100; 102; 103; 112; 141 Bowonder; 28 Boynton; 39; 40; 81; 85; 109 Brancheau; 10; 11; 38; 74; 150

Bretschneider; 24; 26; 144 Brodie; 120 Brown; 25; 86; 91; 92; 94; 132 Brynjolfsson; 26 Buckingham; 23; 139 Bunn; 76; 79; 87; 88; 110; 113; 124 Burk; 133; 151 Cameron; 95 Carlson; 110 Carvalho; 35; 44; 114; 149 Castro; 26; 37; 126; 133 Cavaye; 59; 62 Champy; 92; 94 Checkland; 22; 72; 121; 126; 136 Cheney; 136; 140 Churchman; 121 Clark Jr.; 10 CODASYL; 134 Cole; 140 Connell; 133 Constantine; 140 Coulson- Thomas; 82 Cragg; 59; 62 Crinnion; 136; 148 Cypress; 87; 94 Daniel; 81 Davenport; 25; 87; 92; 94; 131; 132 Davis; 23; 28; 32; 39; 40; 47; 69; 101; 110; 124; 130; 135; 141; 148 DeLone; 67 Dickson; 10; 34; 38; 53; 75; 102 Diebold; 133 Domingos; 111 Doyle; 59; 121; 122

ndice de Autores

237

Drucker; 25; 69; 92; 130 Drury; 79 Earl; 24; 25; 32; 33; 43; 47; 49; 53; 54; 55; 56; 59; 62; 70; 71; 73; 75; 77; 84; 86; 94; 100; 101; 102; 104; 105; 109; 112; 113; 143; 144; 145 Eason; 25 Ebels; 94; 98; 106 Ein-Dor; 30; 31; 33 Essink; 68; 120 Falkenberg; 120 Ferratt; 82 Fidler; 109 Finlay; 59 Fitzgerald; 23; 55; 61; 62; 70; 144; 148 Flannery; 136 Flynn; 101; 102; 109 Freeman; 117 Gable; 13 Galliers; 1; 13; 23; 25; 26; 32; 37; 40; 41; 46; 47; 48; 49; 50; 55; 56; 59; 61; 63; 70; 72; 75; 77; 79; 80; 107; 108; 144; 157 Gardiner; 59; 112; 144 Gatian; 140 George; 156 Goldsmith; 93 Goleniewska; 101; 102; 109 Gongla; 93; 117 Goodhue; 49; 75; 101; 109 Gorry; 69 Gray; 26; 34; 37; 38; 141 Griffiths; 33 Grindley; 82 Hall; 117 Hammer; 87; 92; 94 Hampton; 126; 127; 128; 129; 137; 138 Harris; 10; 38 Henderson; 80; 81 Herring; 143 Hill; 40; 88; 110; 151 Hirschheim; 15; 20; 148 Hochstrasser; 91; 132 Holland; 58; 67; 120; 127; 130; 132; 137; 138; 139 Horton; 133; 151 HSC; 110 Iberconsult; 26; 49 IBM; 74; 88; 110; 124; 150 Iivari; 16; 124; 125; 126; 139; 148 Ilharco; 82; 94; 132 IPQ; 3; 90 Ives; 24; 79; 110 Jackson; 76; 97 Jelley; 74; 150 Jones; 149 Jordan; 34; 37; 38 Keen; 37; 68; 69; 82; 143; 216 Kemerer; 26; 143 Kennedy-McGregor; 22 Kerner; 110 Kerola; 126 Kiewiet; 116 King; 27; 51; 79; 91; 97; 109; 110; 112; 132

Koontz; 10; 43; 67; 74; 120; 126; 127; 130 Kraemer; 27; 79; 132 Kreitner; 10; 39; 43; 67; 69; 74; 126; 127; 129; 131; 133 Krijger; 109 Krovi; 25 Land; 22 Laribee; 19; 25; 70; 133 Lavado; 111 Le Moigne; 20 Learmonth; 79; 110 Lederer; 47; 48; 53; 54; 56; 57; 59; 61; 62; 70; 83; 100; 112; 144 Leighfield; 84 Levinson; 95 Liebenau; 22; 23 Lincoln; 67 Lindgreen; 15; 20; 21; 120 Lochte-Holtgreven; 117 Lockett; 15 Loucopoulos; 109 Lyytinen; 15; 144 Machado; 1; 4; 12; 94; 192; 202 Mahmood; 26 Martin; 47; 102; 110; 112; 117; 134; 139; 140; 151 Mawhinney; 146 McDermid; 2 McFarlan; 43; 59; 79; 113; 145 McKeen; 25 McLean; 67; 110 McNurlin; 24; 34; 74; 102; 150; 151; 152 Mehrez; 100 Mendelow; 53; 56; 57; 83 Millar; 80; 110; 113 Miller; 61; 70 Millet; 146 Mingay; 84 Mintzberg; 58; 59; 62 Moad; 38 Moormann; 117 Morton; 68; 69 Moskowitz; 110 Neves; 3; 94 Niederman; 10; 11; 38; 49; 50; 74; 112; 150; 151 Nolan; 25; 26; 32; 70; 77; 79; 106; 110; 113; 140 Nosek; 136 O'Connor; 40; 53; 54; 55; 62; 76 Oliveira; 27; 69; 70; 92 Oliv; 124 Olle; 20; 68; 84; 101; 108; 109; 120; 148 Olson; 16; 23; 28; 32; 40; 47; 69; 101; 124; 130; 135; 141; 148 Orman; 93 Parker; 43; 73; 76; 148 Peattie; 84 Pereira; 38 Peters; 85 Poel; 151 Porter; 25; 43; 44; 58; 80; 110; 113; 138; 140 Powell; 58; 74 Premkumar; 51; 91; 97; 109 Pyburn; 47

ndice de Autores

238

RACINES; 110; 112 Rackoff; 32; 69 Rao; 117 Ravichandran; 85 Reponen; 61; 62; 108 Rivas; 131 Robey; 85 Rockart; 81; 95; 110; 113; 136; 143 Rogerson; 109 Rohrbaugh; 94 Ronen; 27 Rue; 58; 67; 120; 127; 130; 132; 137; 138; 139 Ruohonen; 59; 82 Saaksjarvi; 148 Saarinen; 148 Sabherwal; 112 Sager; 34; 35 Sambamurthy; 76; 81; 83 Sanders; 135 Sankar; 151 Schiffman; 136 Scholes; 22; 72; 136 Schuman; 94 Segev; 30; 31; 33 Selig; 82 Sethi; 47; 48; 54; 61; 62; 70; 100 Short; 82; 87; 92; 95; 143 Singh; 68; 143 Sipior; 135 Smith; 25 Snell; 115; 117 Soden; 110 Sowa; 68 Spewak; 40; 88; 110; 151 Spiegler; 27 Sprague; 34; 74; 150 Sprague Jr.; 24; 102; 151; 152 Stegwee; 57; 84; 93; 94; 98; 99; 100; 106; 115; 116 Stolen; 13 Strassmann; 25; 26; 70; 93; 133 Sullivan; 59; 79; 84; 109; 113 Sutherland; 32; 77; 79 Sutter; 20; 27 Swatman; 59; 95 Swede; 68; 109; 120 Szajna; 140 Takkenberg; 94; 132 Thorne; 60; 116 Trauth; 26; 37; 140 Tricker; 19; 24; 139 UM; 4; 76 Vacca; 110 Venkatraman; 13; 16; 43; 70; 75; 76; 120; 127 Verrijn-Stuart; 21 Veryard; 151 Vicente; 90 Vliet; 68; 109; 120 Vogel; 13; 14 Waes; 57; 84; 93; 98; 99; 100; 106; 115; 151 Ward; 24; 25; 31; 32; 33; 42; 59; 60; 61; 70; 71; 77; 78; 79; 101; 102; 106; 110; 113; 144; 145; 149

Waterman; 85 Watts; 25; 86; 91; 92; 94; 132 Weihrich; 10; 43; 67; 74; 120; 126; 127; 130 Weill; 16 Wetherbe; 10; 11; 13; 14; 34; 38; 53; 75; 102; 110 White; 148 Whitmore; 33 Wiseman; 32; 33; 43; 58; 59; 61; 69; 77; 106 Wittmer; 24; 26; 144 Wood-Harper; 22; 124; 136; 148 Wysocki; 37 Yaverbaum; 136 Young; 37 Yourdon; 140 Zachman; 68; 120; 151; 152 Zani; 61; 68; 69; 70 Zmud; 34; 39; 40; 81; 85; 109 Zorrinho; 25; 26; 59; 70 Zultner; 25 Zuurmond; 79

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