EXISTENCIAS

I. OBJETIVOS Verificar la consistencia de las existencias, evaluando su documentacin sustentadora, as como el adecuado registro de sus operaciones y presentacin en los EE.FF. Verificar si los importes sealados en los EE.FF. corresponden a la existencia y propiedad de la entidad.

II. PROCEDIMIENTOS Compruebe si se cuenta con polticas de adquisicin y distribucin, y si se basan en programaciones. Verifique si cuentan con un plan anual de adquisiciones y la frecuencia con que es modificado. Verifique que las adquisiciones de bienes estn registradas adecuadamente y compruebe que los procedimientos y documentos utilizados para el ingreso, recepcin y despacho son adecuados. Verifique la existencia de los bienes en almacn y contraste con lo sealado en los EE.FF. y registros auxiliares (Mayor auxiliar, kardex fsico, control visible, informacin emitida a la fecha, etc.). Revise las bases y el mtodo para la valuacin de los inventarios. Compare el precio de algunos bienes con facturas de proveedores y cotizaciones de proveedores varios. Compruebe la precisin matemtica de los inventarios y contraste con lo registrado en los krdex fsico, rdenes de compra, pedido, comprobante de salida. Revise los registros de inventarios perpetuos (krdex fsico, control visible de almacn) y compare con los resultados del inventario fsico. Haga un corte de ingresos y salidas de almacn examinando los registros de ingreso y salida de bienes y cercirese que las personas usuarias o que han sido atendidas se encuentren conforme con la exactitud del pedido comprobante de salida. Compare precios de inventarios con precios de mercado y verifique el valor registrado. Revise la cobertura de seguros y la proteccin fsica de inventarios.

Verifique si los pedidos de materiales se solicitan en base a una programacin prevista y si stas se efectan a travs de solicitudes de materiales o requisiciones. Compruebe las autorizaciones de las solicitudes de materiales y contraste con los pedidos atendidos verificando los pedidos comprobante de salida de las principales operaciones y verifique previamente el uso y destino que se le da. Compruebe si existen adquisiciones o se efectan compra de existencias con recursos no considerados en el presupuesto institucional. Verifique el control establecido para los ingresos de materiales tanto de compras, donaciones, transferencias y otras modalidades de adquisicin y qu documentos y registro utiliza. Verifique el control establecido para las salidas de almacn, tanto como para solicitudes, pedidos o requisiciones de las distintas unidades orgnicas y que documentos y registro utiliza. Compruebe el movimiento de existencias, especialmente los materiales de construccin u otras existencias que por su operatividad no ingresan al almacn central y son depositados en otros almacenes (almacn de obra) y verifique que la copia de la recepcin y conformidad del pedido sea recepcionado por el personal responsable. Verifique si existen registros auxiliares de inventarios perpetuos para cada grupo de existencias y si se controlan indistintamente, tanto en almacn como en contabilidad. Verifique la organizacin del almacn, si las existencias mantienen un orden y estn acomodadas en forma ordenada para facilitar su manipulacin, recuento y localizacin. Compruebe si existen reportes o informacin sobre existencias obsoletas, deterioradas o de poco movimiento y estado de conservacin.

III. CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD Prepare y actualice los flujogramas de abastecimientos y control patrimonial para su comprensin y su inclusin en el archivo permanente. Revise la informacin obtenida durante la etapa de planificacin y revisin estratgica y obtenga extractos sobre aspectos que tengan relacin con las existencias, especialmente las que se realizan a travs de procesos de seleccin. Obtenga informacin de los acuerdos de consejo o directorio, principalmente aquellos relacionados con las existencias o fluctuaciones ms significativas.

IV. SEGUIMIENTO DE OPERACIONES 2

1. Revisar los aspectos ms importantes del cuestionario de control interno y seleccione los puntos crticos. 2. Haga seguimiento a los puntos crticos, seleccione una transaccin de cada tipo y verifique su movimiento a travs del sistema desde que ingresa al almacn hasta que el ciclo concluya. 1. Necesidad o requerimiento de bienes. 2. Compra o adquisicin (directa, selectiva o proceso licitario). 3. Solicitud o pedido. 4. Despacho de bienes de consumo. 5. Consumo o utilizacin. 6. Discuta con el funcionario responsable del proceso de operacin sobre los puntos en conflicto o no concordantes con lo registrado o informado. 7. Observar despachos, recepcin y almacenaje y comentarios.

V. PRUEBA DEL SISTEMA 1. Con relacin a los saldos de existencias del almacn registradas como consumo, verificar de manera selectiva lo siguiente: a. El requerimiento con la respectiva autorizacin. b. La PECOSA con la evidencia de su recepcin para su consumo. c. El adecuado costeo de las salidas de almacn. 2. Revisar faltantes, variaciones, castigos y otros montos no usuales.

VI. CORTES a. Ver los procedimientos de auditora aplicados en los programas del ciclo de ingresos y salidas de bienes. b. Solicite el inventario de bienes de consumo y otros (existencias) efectuados al 31 de diciembre. c. Otras pruebas de corte.

VII. DETERMINACIN DE EXACTITUD MATEMTICA a. Cruzar el total del inventario de suministros y tiles de oficina con el mayor general. b. Verificar selectivamente el clculo matemtico de las partidas de mayor valor y otras de menor valor.

VIII. DETERMINACIN DE LA RAZONABILIDAD DE LA VALUACIN a. Asegurarse que los costos unitarios mostrados en el listado de inventarios provienen de registros adecuados. b. Si el sistema lo permite, compare los valores unitarios con el registro de costos unitarios del krdex. c. De ser ms eficaz, o si el sistema lo requiere, comparar con facturas de proveedores y/o catlogos. d. Indagar base, mtodo de determinacin y consistencia de la valuacin de inventarios. e. Realizar comprobaciones de costo o mercado, el que sea ms bajo.

IX. MUESTREO POR OBSOLESCENCIA Obtener o revisar lo siguiente: a. Krdex valorizado para ver grado de movimiento de las partidas. b. Una lista de partidas obsoletas o de poco movimiento. c. El importe de la obsolescencia.

X. INVENTARIO TOMADO EN UNA FECHA DIFERENTE QUE LA DE FIN DE AO a. Asegurarse que hubo cortes adecuados de compras y ventas al fin de ao (ver los procedimientos de corte empleados en los programas de los ciclos de ingresos a una fecha interina). b. Comparar el margen bruto para los siguientes perodos: 1. Primer da del ao hasta la fecha del inventario fsico. 2. Fecha de inventario fsico hasta fin de ao. 4

c. Reconciliar movimiento desde la fecha de conteo hasta el fin de ao anotar y hacer seguimiento de operaciones no usuales. d. Asegurarse de que no ha habido cambios en los procedimientos de valuacin del municipio.

XI. CONCLUSIONES 1. Aclarar todas las observaciones encontradas en las pruebas arriba indicadas, discutir con el personal apropiado, indicando nombre, cargo y fecha de discusin de las observaciones. 2. Enviar las observaciones (hallazgos) a los funcionarios involucrados a efectos de recibir los descargos correspondientes, en cumplimiento del NAGU 3.60 y modificada por la Directiva N. 259-2000-CG. 3. Evaluar los descargos recibidos a fin de determinar las observaciones definitivas que se presentan en el informe largo. 4. Preparar un memorando que contenga las conclusiones a las que se ha llegado y las recomendaciones del caso.

XII. PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS 1. Contenido de la cuenta Agrupa los bienes adquiridos y/o recibidos por la entidad al consumo y a la venta y se encuentra integrada por las siguientes subcuentas: 20 Mercaderas 21 Suministros de funcionamiento 22 Materias primas, materiales auxiliares y suministros para la produccin 23 Bienes en proceso 24 Productos terminados 28 Bienes en trnsito 29 Provisin para desvalorizacin de existencias

2. Valuacin

Se toma como base el costo de adquisicin o mercado, el ms bajo. Las diferencias de cambio por compra de existencia originada por pasivos en moneda extranjera plenamente identificadas (saldos en almacn) debern ser asumidas como gastos de acuerdo a la nueva NIC 2 - Existencias modificada en el 2003 oficializada por el Consejo Normativo de Contabilidad mediante Resolucin N. 034-2005-EF/93.01 p. el 02-03-05 prrafo introduccin IN 10 La valuacin del movimiento de las existencias se efectuar siguiendo el mtodo PEPS, primera en entrar, primera en salir. En cuanto a la provisin para desvalorizacin de existencias, se efectuarn con el fin de cubrir prdidas del valor original de adquisicin. El precio de compra incluye, adems del precio neto facturado por el proveedor, los fletes, seguros, gastos, derechos de importacin y otro gasto necesario hasta ingresar los suministros de funcionamiento al almacn de la entidad. El precio de adquisicin comprender tambin el impuesto que grava la adquisicin de las existencias (IGV) se incluyen en el precio de adquisicin cuando ste no sea recuperable directamente (caso de mercaderas para la venta referida al crdito fiscal).

3. Presentacin en los Estados Financieros En notas a los EE.FF. se dar a conocer el mtodo de valuacin de existencia adoptado (PEPS), limitaciones en la disponibilidad de existencias, as como cualquier otra informacin de carcter sustantivo que afecte a la propiedad, disponibilidad o valoracin tales como litigios, embargos, etc., as como cualquier cambio de mtodo adoptado para valorizar las salidas de la existencias indicndose adems el efecto producido en los resultados de la entidad, igualmente deber sealarse cuando existan restricciones sobre su disponibilidad o cuando la existencias se hayan entregado en calidad de prenda.

4. Objetivos de auditora a. Generales Verificar que los saldos mostrados en el Balance General existen o han existido y son propiedad de la entidad. Verificar que los saldos de las existencias representan bienes que se esperan consumir o vender dentro del ciclo normal de las actividades de la entidad. Comprobar que el importe de las salidas son uniformes con los costos reales o de adquisicin. 6

Constatar el establecimiento de medidas de seguridad y si los controles proporcionan satisfaccin de auditora principalmente a los aspectos relacionados con la seguridad de los bienes y la restriccin de acceso fsico a las reas de almacenes, la debida aprobacin de todos los documentos que respaldan la adquisicin, recepcin y despacho de bienes. b. Especficos Verificar si las existencias se controlan mediante registros adecuados. Verificar si existen procedimientos que confirmen la existencia fsica. Examinar si las existencias se encuentran valoradas de manera adecuada. Verificar si el ciclo de almacn (entrada, stock y salida) funciona y acta segn los procedimientos definidos y conserva la unidad de almacn. Verificar si las existencias se encuentran identificadas, protegidas y custodiadas. Verificar la segregacin apropiada de funciones en el rea de almacn. Comprobar las mercaderas, materia prima y/o suministros de funcionamiento, en poder de terceros (otros almacenes) existe y es de propiedad de la entidad (aseveraciones, existencia y propiedad). Comprobar si las existencias estn debidamente registradas y valuadas de conformidad con los mtodos establecidos por la NIC-SP12 Existencias aprobado por Resolucin del Consejo Normativo de Contabilidad N. 029-2002-EF/93.01. Comprobar que la totalidad de las existencias existen fsicamente y son de propiedad de la entidad. Verificar que las existencias estn valoradas a su costo de adquisicin o mercado, el ms bajo, de acuerdo con mtodos de valoracin generalmente aceptados. Comprobar si existe provisiones para desvalorizaciones de existencias para la cobertura de perodos de valor de las mismas (tems daados u obsoletos). Revisar las autorizaciones de compra de bienes, dado el volumen de las compras y si stas estn centralizadas en el Plan Anual de Adquisiciones. Verifique como se desarrolla el ciclo completo de compras, internamiento, distribucin y custodia.

5. Evaluacin del control interno

La evaluacin del ambiente de control interno es un aspecto que tiene relacin directa con el enfoque de auditora a aplicar, en un ambiente de control dbil. El enfoque sustantivo resultar ms apropiado, especialmente en lo que se refiere a la verificacin del cumplimiento de las aseveraciones relacionadas con la veracidad e integridad. La revisin, estudio y evaluacin del control interno de esta rea deber dirigirse a los siguientes aspectos: Segregacin adecuada de las funciones de autorizacin, adquisicin, almacenaje, registro, custodia y distribucin de existencias. Establecimiento de adecuados controles mediante registros de todos los ingresos y salidas de bienes. Inspeccin peridica y sorpresiva de los inventarios, comparndolos con los registros auxiliares, krdex, control visible de almacn y saldos de cuentas de mayor. Verificacin peridica de los inventarios para determinar posibles tems daados, obsoletos o de lento movimiento. Estudio de la proteccin fsica que se le otorga a las existencias. Procedimientos de evaluacin de control interno 1. Corroborar la existencia de registros de existencia y el control contable establecido.

2. Verificar el establecimiento de controles bsicos de las existencias. a. Inventarios fsicos. b. Instrucciones para los inventarios. c. Supervisin adecuada. d. Identificacin y ordenamiento de stock. e. Establecimiento de sistemas de recuento fsico. f. Establecimiento de control de inventarios. g. Identificacin de existencias en poder de terceros. h. Identificacin de existencias obsoletas, deterioradas o de lento movimiento. i. Comparacin de los registros de existencias / contabilidad.

6. Evaluacin del riesgo de control Ante la posibilidad que los tems del rubro existencias no se hayan registrado en su totalidad o incluyan elementos que no son de propiedad de la entidad. Los rubros que conforman las existencias son los tems del activo corriente ms difcil de controlar. El control interno para el saldo de la cuenta no puede ser mejor que el control interno para los flujos de informacin que van al mayor general y que sale de l, por lo tanto el control interno coincide con los registros. El uso de inventarios peridicos y otros procedimientos de control interno que brinden seguridad acerca del saldo de existencia. Para evaluar el riesgo de control como moderado o bajo es necesario considerar los procedimientos de control relacionados con las compras, supervisin de niveles de las partidas de existencias y su revisin peridica. Verificar la adecuada segregacin de funciones incompatibles en las reas relacionadas con las existencias. Las transacciones significativas a menudo representan reas de mayor riesgo. Examinar detenidamente cuando los precios de las existencias fluctan significativamente en comparacin con los precios del mercado, puede que haya posibilidades de sobrevaloracin de precios. La seguridad fsica de las existencias es inadecuada. a. Criterios para identificar el riesgo de control alto - Los tems de existencias no se encuentran protegidos adecuadamente. - Los procedimientos para el conteo de inventario fsico son inadecuados. - Los registros auxiliares no se concilian con el mayor general o existen partidas significativas pendientes de conciliacin. - Falta de procedimiento de corte definidos o supervisin por parte de la administracin. - Inexistencia de registros de movimiento y control (P/C/S, kardex fsico. control visible de almacn, etc.). - Ausencia de procedimientos para identificar las partidas de lento movimiento, obsoletas o daadas, o que no se llevan a cabo. - El inventario fsico est sobrevalorado para ocultar faltantes de existencias. 9

b. Identificar los factores de riesgo de control - La seguridad fsica de las existencias es inadecuada. - No se realizan oportunamente las conciliaciones de los resultados de los inventarios fsicos con los krdex de control de inventarios. - Corno consecuencia de los inventarios fsicos, se requieren ajustes significativos, se han identificado montos significativos de existencias obsoletas o de movimiento lento, los cuales no han sido contabilizados o no aparecen considerados como saldos en el balance general. - Los registros permanentes de las existencias no son confiables. - Se entregan existencias sin el respectivo pedido de comprobante de salida o para su regularizacin y firma de recepcin posterior. - Existen transacciones acumuladas no contabilizadas.

7. Principios de contabilidad a verificar Aseveraciones Verificar el saldo de las adquisiciones de existencias y control interno correspondiente. Existencia Si se tiene para el consumo, as como para su aplicacin en obras pblicas. Veracidad Comprobar si las existencias han sido utilizadas, tanto en los proyectos de inversin (obras pblicas), as como en los gastos corrientes que sustentan la operatividad de la entidad. Integridad Verificar que las existencias se encuentran adecuada e ntegramente contabilizadas y acumuladas en sus registros correspondientes, as como sus ajustes han sido efectuados apropiadamente. Valuacin y exposicin Examinar que las existencias se encuentran valuadas a su costo de adquisicin, asimismo que hayan sido adecuadamente resumidos, clasificados y descritos, exponiendo todos los aspectos necesarios para su adecuada comprensin.

8. Verificacin de las normas tcnicas de control 10

Comprobar que en las transacciones de bienes o servicios, as como en las dems actividades de gestin se utilizaron criterios de economa (calidad, cantidad, menor costo) contrastando con las cotizaciones respectivas y el cuadro comparativo de cotizaciones, y eventualmente cotizar a terceros sobre los bienes adquiridos cuando existieron dudas razonables. Verificar que todos los bienes que se adquieran deban ingresar a travs de la unidad de almacn antes de ser utilizados, an cuando la naturaleza fsica de los mismos requiera su utilizacin directa. Comparar si existi o existen procedimientos establecidos para la toma de inventario anual, tanto de bienes corrientes como de activos fijos con el objeto de verificar su existencia fsica y estado de conservacin. Verificar las bajas de bienes realizadas por la entidad y si stas han cumplido con los requisitos formales establecidos, tales como informe tcnico o de perito, resolucin respectiva de baja de bienes, etc.

9. Trabajos de auditora a realizar a. Procedimientos mnimos Los procedimientos debern incluir la verificacin fsica del inventario. Realizar pruebas de exactitud aritmtica, valorizacin de existencias, revisin de existencias en trnsito, verificacin de su contabilidad y revisin del corte de operaciones. El objeto fundamental de la verificacin del inventario fsico es satisfacer uno de los procedimientos seguidos que al efectuar el recuento son adecuadas, a fin de determinar la totalidad de las existencias, determinar su propiedad, condiciones de distribucin y uso. El auditor deber asegurarse de que las existencias estn valoradas de acuerdo al valor de adquisicin o de mercado, el ms bajo y tomando como base las mismas que se aplicaron en ejercicio anteriores, de no ser as, se deber revelar en el informe de auditora cuantificando el efecto del cambio de criterio. Respecto a las existencias en trnsito, se deber verificar, si existen o existieron al cierre del ejercicio, haciendo un seguimiento a su recepcin posterior, as como su documentacin sustentatoria. Se verificar tambin que la contabilizacin se encuentre adecuadamente registrada habindose ajustado las diferencias puestas de manifiesto durante la verificacin de la valorizacin.

11

Se deber conciliar por muestreo las cantidades despachadas con las cantidades solicitadas, as como las cantidades adquiridas, a fin de constatar la integridad de las transacciones, como comprobar la unidad de almacn. Se comprobar los cortes de inventario de ingresos y salidas que se encuentren al inicio y al final del ejercicio a fin de comprobar que se incluyan existencias que se hayan atendido a usuarios y que no hayan recogido sus pedidos o viceversa. Evaluacin del mtodo de valuacin de existencias. b. Procedimientos aplicados Describa los siguientes aspectos del sistema de contabilidad: - Cmo se inician las transacciones. - Los registros contables, documentos de soporte, y cuentas especficas involucradas; y - El proceso contable, desde el registro inicial de las transacciones hasta el mayor general. Verificar las de material daado. Seleccione algunas salidas de bienes partiendo de los registros de los mayores auxiliares, asegurndose que coincidan con las cantidades en unidades y precios con los pedidos y comprobantes de pago, as como de registro de salida en el kardex fsico. Analice la composicin de las existencias. - Rotacin de existencias - Anticuamiento - Tipo de insumo

10. Documentos fuentes a exigir Archivos de rdenes de compras. Archivo de notas de entrada de almacn. Archivo de pedidos comprobantes de salida. Archivo de cotizaciones, cuadros comparativos de cotizaciones. Archivo de correspondencia recibida y permitida. Archivo de licitaciones, concurso de precios. 12

Tarjetas de control krdex. Auxiliares, anlisis de cuentas, ingresos y salidas de bienes. Archivo de reportes, resumen, ingreso y salida de bienes (notas de contabilidad). Libro de actas del comit permanente de adjudicaciones, comit especial, etc. Archivo de notas de contabilidad, ingreso y salida de bienes. Informes evacuados.

11. Procedimientos analticos Realizar pruebas globales de comprobacin entre las adquisiciones (rdenes de compra emitidas) y la ejecucin del presupuesto realizada durante un perodo determinado. Efectuar anlisis de las notas de contabilidad (ingreso, salida de bienes) a efectos de comprobar la cuantificacin y valoracin de las rdenes de compra, notas de entrada y pedidos comprobante de salida.

12. Pruebas de cumplimiento de controles Verifique la utilizacin de documentos de requisicin o pedidos justificados de solicitud de bienes por reas de responsabilidad y compruebe la salida de stos bienes con la emisin de los pedidos comprobantes de salida Revise y haga un seguimiento de la rotacin de existencias y variacin de precios en los tems que se adquieren con frecuencia. Verifique si las existencias que son sometidas a recuentos fsicos peridicos y los ajustes resultantes son revisados y probados por un funcionario de nivel apropiado. Inspeccione las existencias almacenadas y examine su distribucin, custodia y control. Solicite el listado de las existencias obsoletas y de poco movimiento y compare en la cuenta de mayor provisin para cuentas de cobranza dudosa. Compruebe la existencia de controles establecidos y verifique la eficacia del mismo a fin de determinar la consistencia entre la orden de compra, la facturacin y la distribucin. Para determinados meses, verificar la evidencia del control comprobando la correlatividad numrica de los documentos fuente. As como la comprobacin de la aprobacin respectiva con el movimiento de existencias. 13

Comprobar por muestreo, la emisin de pedidos comprobantes de salida (PECOSA) lo siguiente: - Su correlatividad. - Sello y firma de recepcin conforme. - Comprobacin matemtica de cantidades y valores. - Su inclusin en las notas de contabilidad (voucher, salida de bienes), as como en el balance de comprobacin.

13. Pruebas detalladas de transacciones de saldos Observar el proceso de abastecimiento en su integridad a fin de familiarizarse con ste. Revisar los asientos en las cuentas de mayor general de existencias y provisin para desvalorizacin de existencias de los bienes de poco movimiento u obsoletas y contrastar con su existencias fsica. Revise los estados financieros y compare los estados con los que se encuentran registrados en los libros auxiliares, a fin de verificar la razonabilidad de las cuentas, suministros de funcionamiento, mercaderas, materias primas, auxiliares y reproduccin. Obtener el listado de existencias fsicas y verificar su exactitud matemtica, inspeccionar.

14. Identificar los factores de riesgo de control La seguridad fsica de las existencias es inadecuada. No existen procedimientos para la toma de inventarios y si los hay son inadecuados. No se realizan oportunamente las conciliaciones de los recuentos fsicos con los registros auxiliares. Se han identificado montos significativos de existencias de lento movimiento, obsoletos los cuales no aparecen registrados en los registros de contabilidad. Los registros permanentes de existencias (krdex, control visible de almacn) se encuentran atrasados y su informacin es inadecuada. Existe una acumulacin de transacciones atrasados especialmente en lo que se refiere a los pedidos de comprobantes de salida.

14