Gerenciamento Eletrnico de Documentos de Engenharia e Tcnicos

EDMS (Engineering Document Managent System)

O propsito bsico do EDMS gerenciar durante todo o ciclo de vida, documentos tcnicos da empresa, seja na fase da implantao, seja durante a vida til do empreendimento.

Prof. Roquemar Baldam

www.iconenet.com.br

roquemar@pep.ufrj.br

EDMS

Razes crticas de uso de um EDMS

Garantia do controle de documentos em cofre seguro e inviolvel. No necessrio controle manual. No h perda de documentos. No h desvios de documentos. Toda e qualquer atividade rastreada. Revises: controle rgido e confivel garantindo que o usurio sempre ter a ltima reviso. Alterao de desenhos e documentos sob controle do programa impedindo criao de cpias paralelas. Impresso e visualizao de desenhos em CAD e digitalizados sem necessidade de AutoCAD, Microstation, etc (com visualizador prprio).

Tipos de documentos normalmente gerenciados em EDMS Desenhos: usualmente a maior preocupao; Manuais; Especificaes; Normas de qualidade; Etc.

Razes crticas de uso de um EDMS

EDMS Referncias entre documentos

Controlar o documento desde a sua inteno de criar, criao do formato, edio, produo e aprovao do mesmo. Controlar documentos nicos como multi-paginados. Controlar emisso de Guias de Remessa de Documentos. Alterao de desenhos e documentos sob controle do programa impedindo criao de cpias paralelas. Impresso e visualizao de desenhos em CAD e digitalizados sem necessidade de AutoCAD, Microstation, etc (com visualizador prprio).

EDMS Visualizar e imprimir CAD com funcionalidades reais de projeto

EDMS Controle de verses em pelo menos trs nveis de identificao

Visualizar um desenho 3D; Desenhos hbridos (CAD+Imagem) em um mesmo documento; Fontes True Type no desenho em CAD; Ser compatvel com a ltima verso do software de CAD em uso; No caso de uma fonte de letra usada no desenho no estar disponvel para uso no computador do colaborador, o EDMS dever substitui-la por outra; Imprimir em escala real e espessuras de linhas dependendo de cor ou atributo do desenho; Imprimir layouts diferentes de CAD.

1o nvel: controla a verso atual do documento. Exemplo de preenchimento: 1, 2, 3,... ou A, B, C,... 2o nvel: controla verso de um documento em um processo de alterao de verso. 3o nvel: controla a verso de documentos que sairo temporariamente do grupo principal de documentos que esto sendo alterados.

EDMS Comparar verses de desenhos para checar diferenas

EDMS Ferramenta de comentrios e marcaes com bons recursos

EDMS Suporte a qualquer tamanho de imagem de desenho

EDMS Integrao dos ndices de documentos com os programas geradores de documentos

Visualizar arquivo de grandes tamanhos no igual a imprimir os mesmos arquivos. Pea demonstrao do EDMS, ou do visualizador que est sendo usado, imprimindo imagens em formato A0.

EDMS Estruturas de pesquisa em rvore

Permitir visualizar os grupos documentais dependendo do objetivo da pesquisa por grupos,

EDMS Anexar histrico/notas ao ndice/documento

EDMS Criao de projetos em separado do restante dos documentos

EDMS Aprovao individual do documento

Servios Adicionais

Controle de estados
Problema :
Somente documentos vlidos para operao e manuteno ficam no sistema. No h sistemtica nica de controle sobre os documentos de projetos em andamento, concludos ou em implantao, gerando:
Controle paralelo destes documentos; Os mesmos no so importados e gerenciados com mesmo rigor; No se sabe qual a verso vlida corretamente; no se consegue fazer um acompanhamento do andamento do projeto, identificando % concludo e outros dados gerenciais;

Controle de estados eGRD Controle de Obras Gerenciamento de Hbridos Marca dgua em impresses (Power user) Controle de documentos Multi-Paginados (eltricos, automao, etc)

Alm disso, esboos, estudos preliminares para verificar viabilidade de execuo de projetos e outros materiais no oficiais ficam:
em mquinas isoladas do sistema; em armrios que nem todos tem acesso; com possibilidade de perda do dados devido a esquecimento ou dano nas mquinas onde esto instalados

Controle de estados
Soluo:
Concentrar todos os documentos no Meridian, variando seu estado de uso, independente de nvel de utilizao :
-

Controle de estados

Estado

Propsito

Acesso Projeto

Acesso manuteno e operao

Criando uma nica base documental confivel;

Operacional

Documentos que so usados para fins de operao e manuteno

X X X X

X X

Tirando proveito de toda a base documental, independente de como e por quem foi criada; Sem perder ou extraviar documentos; Controlando etapas de projetos;

Padro

Itens padronizados da planta. Facilita construo de novos projetos e reduz estoques Documentos de Projetos em andamento, concludos ou em implantao. No podem ser ainda usados para fins de operao. Documentos que no so ainda projetos oficiais. Levantamentos temporrios. Esboos.

No operacional

Facilitando o acesso a todos em qualquer momento, independente de frias, turno, ou outro evento qualquer que diminua o efeito de ter de estar sempre presente o responsvel desta informao.

Estudos

Garantia que nunca um documento no autorizado ser usado indevidamente.

e-GRD
Guia de Remessa de Documentos - eletrnico

e-GRD
Guia de Remessa de Documentos - eletrnico

Problema:

envio de documentos via GRD:

Problema: recebimento de documentos via GRD:

Fornecedores nos enviam documentos de forma despadronizada; Para cada novo lote de documentos, preciso recadastrar todos novamente no sistema, gerando tempo gasto para cadastrar os mesmos documentos que j possuo, alm de novos documentos. Em fase de projeto, os mesmos documentos podem ser enviados e recebidos por mais de 5 vezes at aprovao final, fazendo com que durante o projeto compense por vezes nem mesmo gerenci-los, devido ao enorme tempo perdido. No consigo fazer nestas etapas controle correto de propsito de emisso (preliminar, reviso, aprovado, liberado, etc) e assim medir andamento do projeto, consequentemente, fazer pagamentos corretos da parte executada do mesmo.

As organizaes precisam enviar documentos para outros, de forma controlada, para:

Outros projetistas executem uma alterao ou outro projeto; Motivos legais; Aprovao e pedido de licenas; Fazer concorrncias de execuo de servios; Outros motivos.

Gerar e controlar estas GRDs demanda tempo e controle rigorosos por parte do arquivo. Normalmente s pessoal de arquivo pode faz-las, o que pode eventualmente gerar gargalos.

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Guia de Remessa de Documentos - eletrnico

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Soluo:
Customizao feita no Meridian que permite automatizar o Envio e Recepo de lotes de documentos via eGRD:
Enviar eGRD:
Basta selecionar os documentos e solicitar que seja criada uma GRD; Ser colocado em local indicado uma cpia dos documentos selecionados e uma planilha de dados que ser o seu documento de emisso completo(com data, propsito de emisso, lista de documentos, ndices, etc); Um registro com um documento criado no Meridian automaticamente para que fique o registro da transao efetuada; Os documentos mais a Guia propriamente dita so ento enviadas por email, ftp, CD, DVD ou qualquer outro meio.

Benefcios

Controle de criao e localizao; Controle de destinao e retorno garantidos; Gerao automtica de e-GRD pacote de documentos + arquivo de controle (XLS); Fornecedor pode criar novos desenhos na e-GRD Garante a recepo correta dos documentos; Agiliza sobremaneira a recepo; Controla reviso, indexao.

Receber eGRD:
O operador do Meridian indica qual eGRD deseja importar; A eGRD gerada pelo fornecedor de acordo com regras por ns estabelecidas; So importados todos os novos documentos, revises de documentos, ndices e feitos os controles de revises; Centenas de documentos so importados de maneira automtica em minutos.

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Guia de Remessa de Documentos - eletrnico

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Exemplo de uso
e-GRD - CLIENTE
E-mail E-mail

Fornecedor
RPDM FORNECEDOR A

MERIDIAN

Suzano

FORNECEDOR B

FORNECEDOR N

Controle de Obras
Problema:

Controle de Obras
Problema

Sobre uma mesma regio da planta (ou equipamento) podem estar sendo planejadas vrias obras futuras, com no exemplo abaixo.

Rev. 0 Rev. C Rev. D Rev. 1

Proj. - A
Obra planejada para junho/2007 Matriz: Documento vlidos para operao e manuteno (Meridian) Rev. 0 Rev. 1

Pergunta chave: como garantir que alterao feitas no matriz ou numa obra reflita nas demais obras projetadas? Como no se perder nos diversos documentos que na realidade dizem respeito a somente uma regio (ou equipamento) e que no futuro sero um nico documento? Concluso: Um simples controle de revises no permite controlar todas as diversas cpias de desenhos espalhadas nas diversas obras.

Proj. - B
Obra planejada para novembro/2007

Controle de Obras
Soluo:

Controle de Obras

Manuteno

MATRIZ OBRA 10

L I

Criar uma sistemtica de controle automtico de todos os documentos vlidos (matrizes) e suas obras. Cada alterao em qualquer matriz ou obra reflete sobre seus derivados. O controle de revises sobre matriz e obras so independentes.

CASO 01 Uma operao ou manuteno gera uma alterao fsica na planta da fbrica

N H A

OBRA 20
D E

OBRA 30
O O O O

T E M P o

OBS.: A manuteno sempre usa o MATRIZ

OBRA 60

Controle de Obras

Controle de Obras

Manuteno

MATRIZ OBRA 10 OBRA 10 R1 OBRA 20 OBRA 20 R1 OBRA 30 OBRA 30 R1

O O O O

L I

Manuteno

MATRIZ V1 MATRIZ OBRA 10 10 R1 OBRA OBRA 10 AB OBRA 20 OBRA 20 R1 OBRA 20 R2 OBRA 30 OBRA 30 R1 OBRA 30 R2 O
O O O

L I

CASO 02 Desenho da OBRA 10 tem REVISO APROVADA

N H A

CASO 03 Desenho da OBRA 10 construda e concluda

N H A

D E

D E

T E M P o

T E M P o

OBRA 60 OBRA 60 R1

OBRA 60 OBRA 60 R1 OBRA 60 R2

Controle de Obras

Concluses

Manuteno

MATRIZ V1 MATRIZ

L I

CASO 04 Inverso de temporalidade Por algum motivo a OBRA 60 dever ser executada antes da OBRA 30 OBRA 20 25 OBRA 20 R1 OBRA 20 R2 OBRA 30 OBRA 30 R1 OBRA 30 R2 OBRA 30 R3

N H A

O EDMS uma ferramenta de GED com peculiaridades prprias ao pessoal ao qual a ferramenta direcionada. Exige alguns recursos peculiares. Experincia acumulada em outros tipos de GED no poder ser aplicada na integra EDMS. Uma ferramenta de EDMS no precisa necessariamente de todos os recursos nativamente. Seu caso deve ser analisado para se ter noo exata de suas necessidades.

D E

T E M

OBRA 60 OBRA 60 R1 OBRA 60 R2

P o

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