Você está na página 1de 17

PHCGesto

DESCRITIVO

Com o Mdulo PHC Gesto pode gerir clientes e fornecedores, stocks e encomendas, propostas e folhas de obra, tesouraria e bancos, enfim todas as reas vitais de uma organizaco.

PHC Gesto
Execute e controle de uma forma eficaz toda a Gesto Comercial e Financeira da sua empresa
BENEFCIOS _Muito fcil de utilizar _Completo em funcionalidades _Totalmente integrado _Orientado para o aumento de produtividade dos utilizadores

SOLUCO _Clientes e Fornecedores _Contas correntes e Stocks _Encomendas e Oramentos _Folhas de Obra _Facturao e Compras _Recibos e Pagamentos _Adiantamentos _Tesouraria e Bancos

DESTINATRIOS _Toda e qualquer organizao

Num s ecr a situao global da empresa nas suas diversas vertentes.

Para conhecer melhor esta soluo PHC, clique aqui e veja um filme PHC TV. http://www.phc.pt/filmes/PHCTV/PHC_Gestao.wmv

p. 01

PHCGesto

DESCRITIVO

_ Gesto completa de Clientes e Fornecedores com contas correntes; _ Gesto de Stocks e Servios; _ Encomendas, folhas de obra, propostas, consignao, em dossiers Internos (documentos parametrizveis pelo utilizador para uso interno); _ Documentos de Facturao (com reteno de IRS se necessrio); _ Recibos para clientes (de conta corrente ou de adiantamento); _ Controlo completo de cobranas a clientes; _ Compras a fornecedores com gesto de aprovao para pagamentos; _ Pagamentos a fornecedores (de conta corrente ou adiantados); _ Gesto de Tesouraria real, previsional e oramental; _ Gesto de Comisses (por vendedor, por tipo de cliente, por famlias de produtos, etc.); _ Comunidade de utilizadores PHC, um sistema business-to-business e eProcurement de troca de documentos entre clientes e fornecedores, em formato XML; _ Rappel de clientes e fornecedores, Promoes, Campanhas e Cativos; _ Em opo: grelha de cores e tamanhos (para actividades de vesturio e calado), lotes, ligao a terminais portteis, ligao a EDI e mdulo de Obras; _ Sistema de Aprovao de Dossiers (disponvel apenas na gama PHC Enterprise); _ Preparado para produzir o Ficheiro de Auditoria Fiscal Normalizado (SAF-T PT) Facturao; _ Tabelas de preos com validades.

1. Clientes e Vendas
O Mdulo PHC Gesto permite o controlo total da rea relacionada com os clientes e as vendas. Este conjunto de programas engloba vrias reas da actividade de qualquer Empresa, as quais, ficam completamente controladas com a sua utilizao. So elas: _Gesto de clientes, com contas correntes e gesto de cheques em carteira; _Documentos de facturao; _Vendedores e gesto de comisses; _Recibos (normais ou de adiantamentos); _Stocks e encomendas; _Gesto de promoes e campanhas; _Dossiers Internos (propostas, encomendas, consignao, folhas de obra, etc.). Com os Documentos de Facturao, ao emitir facturas, notas de dbito, de crdito, guias de remessa, vendas a dinheiro, etc., actualiza automaticamente os stocks (dar baixa dos artigos), as contas correntes (nomeadamente os saldos dos Clientes) e a ficha do Cliente (com a facturao acumulada, os saldos por idades, etc.). Para alm de emitir, tambm pode alterar, eliminar, consultar, etc., todos os documentos, bem como calcular totais por diversos critrios. Ainda em relao emisso de documentos propriamente dita, esta totalmente automtica e integrada, existindo diversas tabelas pr-definidas pelo utilizador (I.V.A., condies de pagamento, etc.), as quais simplificam e aumentam a velocidade de emisso de documentos. Inclusivamente, pode facturar automaticamente por cpia de outros documentos ou de dossiers internos (i.e. Guias de Remessa, Encomendas de Clientes, Propostas, Folhas de Obra, etc.).

Muito fcil de utilizar e nem sequer precisa do rato para fazer um documento.

Emisso automtica de facturao.

p. 02

PHCGesto

DESCRITIVO

Com a Gesto de Stocks pode controlar as existncias em armazm, bem como lanar as entradas de artigos. Aproveitando todos os movimentos de artigos, o programa permite emitir a listagens dos produtos que do mais lucro, os que mais vendem, os que mais pesam nas compras, etc. A outro nvel, podemos ainda controlar os produtos que esto acima de um stock mximo, aqueles que devem ser encomendados ou ainda aqueles que j se encontram em completa ruptura. Permite tambm a utilizao de produtos compostos (Kits). Alm de tudo isto, aquando do inventrio (contagens fsicas), pode lanar automaticamente no ficheiro de movimentos de stock, os eventuais acertos (quebras ou sobras). Pode ter a designao do artigo em vrios idiomas e definir o mesmo na ficha do cliente/fornecedor, o que possibilita a impresso na lngua que foi definida em cada um.
Tem a possibilidade de inactivar um artigo de forma a impossibilitar o lanamento do mesmo nos documentos. A partir da ficha do artigo controla tudo o que lhe est relacionado. Pode mesmo observar vrios grficos sobre os seus dados e movimentos.

A Gesto de Clientes permite arquivar e controlar os dados bsicos dos Clientes, como por exemplo, nome, morada, n de contribuinte, zona, etc. Aqui ainda possvel analisar os saldos dos Clientes, bem como determinar os mais importantes, atravs de listagens ordenadas por facturao. Este programa permite ainda criar e enviar mailings para os Clientes com a apresentao que se desejar, um utilitrio muito pretendido pela maioria das Empresas. Consegue ainda obter informao sobre a rentabilidade de cada cliente. Se possuir o mdulo de PHC contabilidade, sempre que introduzir um novo cliente, so de imediato criadas as respectivas contas contabilsticas no plano de contas.

Pode observar a partir da ficha do cliente toda a sua informao, desde o prazo mdio de recebimento, os documentos em dvidas, as propostas para ele emitidas, as encomendas, os documentos de facturao, grficos com a evoluo da facturao e rentabilidade, e muito mais...

A Gesto de Contas Correntes tal como o seu nome indica serve para gerir todos os movimentos, a dbito ou a crdito, de contas correntes de Clientes, nomeadamente facturas, recibos, cheques, etc., de modo a permitir o conOs Dossiers Internos so uma ferramenta que permite criar todos aqueles dossiers que a Empresa utiliza para controlar algumas reas internas, nomeadamente encomendas, consultas, propostas ou mesmo folhas de obra, etc. O utilizador define por completo todas as caractersticas de cada dossier, ou seja, quais os campos que utiliza e respectivos nomes, como ser impresso, o que movimenta, etc. Pode utilizar este sistema para os mais diversos tipos de actividades, sendo este, por isto mesmo um dos pontos mais fortes deste package. Pode ser utilizado para gerir encomendas de clientes ou fornecedores, dado poder definir-se se actualiza ou no o campo de encomendas da ficha de cada artigo. Por outro lado, dado que pos-

trolo sobre os saldos desses mesmos Clientes. Nesta rea tem ainda ao seu dispor um conjunto de outras funcionalidades como o historial, a listagem de dvidas em aberto e o monitor de cobranas. svel facturar a partir de um dossier, toda a gesto das encomendas feita automaticamente. Pode ser utilizado como folhas de obra, dado que num dossier podem ser lanadas referncias e as respectivas quantidades com preo de venda e de custo, o que permite controlar o que j foi colocado na obra, o que foi oramentado, o que foi facturado e quanto tudo isto custou. Enfim, dada a flexibilidade do prprio utilizador definir tudo o que o dossier faz. Esta aplicao permite ainda gerir informaticamente a maior parte dos dossiers internos que a empresa possui, tal como requisies para o exterior, guias de transporte, lista de preos para clientes ou fornecedores, etc.

p. 03

PHCGesto

DESCRITIVO

Pontos Importantes
Dossiers Internos possvel criar uma base de dados ligada a cada cliente e a vrios artigos, com o nome que se desejar, com os campos que se quiser e tudo isto de uma forma muito simples. Pode, inclusivamente, desenhar ao seu gosto a impresso do dossier. Documentos de facturao Pode criar uma srie de documentos de facturao e definir tudo acerca de cada um, nomeadamente o que movimenta (c/c, stocks, tesouraria, etc.), o que permite possuir em ficheiro oramentos, facturas pr-formas, pedidos de facturao, etc., bem como todos os documentos de facturao normalmente utilizados pela empresa. Tambm aqui com possibilidade de desenho do documento ao gosto do utilizador. Pode emitir facturao em Euros ou em qualquer moeda estrangeira. Impresso de Documentos de Facturao Permite definir tudo o que aparece na impresso de forma livre ou condicionada por um teste prvio, nomeadamente se aparecem ou no os descontos, as referncias, os locais de carga e descarga, um local para a assinatura do cliente, um grfico, etc. Exemplos: _Grfico, pode imprimir a facturao dos ltimos x meses do cliente que figura no respectivo documento; _Impresso Condicionada, neste caso tem a possibilidade de testar os dados da impresso de modo a que, caso a referncia seja da famlia servios o cdigo do artigo no aparece na impresso; entre muitos outros exemplos. Documentos de facturao com 2 clientes (Leasing) Possibilidade de efectuar um documento de facturao para um cliente e lanar os movimentos de conta corrente, regularizaes e integraes na contabilidade para um 2 cliente, bastando uma simples configurao num tipo de documento de facturao. Esta funcionalidade apenas est disponvel nas gamas Advanced e Enterprise.

Pode criar os dossiers internos que desejar e definir os nomes de TODOS os campos que utiliza. Tambm as impresses podem ser definidas por si tanto no Software PHC como em qualquer processador de texto com MailMerge.

muito simples desenhar as impresses dos seus documentos. Pode introduzir qualquer campo do documento, com qualquer tipo de letra, imagens desenhadas por si, objectos coloridos ou no, grficos, pode pedir uma previso antes de imprimir o documento, enfim, liberdade total para criar documentos com uma imagem altura da sua Empresa. p. 04

PHCGesto

DESCRITIVO

Actualizao de Preos A actualizao de preos bastante completa, podendo escolher qual o preo a actualizar (de venda 1, 2, 3, 4 ou 5 ou preo de custo), qual o mtodo a utilizar (somar um valor, multiplicar por uma taxa, ou multiplicar por uma margem de outro), qual o arredondamento, (unidade, centena, milhar, etc.), actualizando somente os artigos que desejar. Recibos de adiantamento possvel efectuar a incluso dos recibos de adiantamento nas vendas de forma a que sejam automaticamente abatidos na mesma. Alm disto e se possuir o mdulo Contabilidade, beneficia ainda da vantagem adicional da integrao automtica na contabilidade da regularizao dos adiantamentos includos nas vendas. Textos automticos com Minutas pr-definidas pelo utilizador Devido ligao a qualquer processador de texto com mailmerge, possvel criar e alterar as minutas de envio de documentos, de faxes, de reclamao de contas, preencher e imprimir automaticamente sem perder muito tempo. Pode tambm criar as minutas para mailings sobre contas correntes em atraso e envi-las automaticamente do prprio software, assim como etiquetas para envio de cartas. Controlo de Custos e Anlise de Rentabilidade O controlo de custos um dos pontos mais cuidados, e por isso deve permitir ao utilizador obter de imediato os custos e a respectiva rentabilidade das vendas. Esta anlise pode ser efectuada de vrios modos: anlise das vendas dirias, emisso de um mapa com os produtos vendidos e respectivo lucro, produto a produto, documento a documento e acumulado. Outra anlise possvel a observao rpida no ecr da rentabilidade de um dossier interno (proposta, oramento, etc.) ou de uma factura pr-forma, de modo a, se necessrio, redefinir os preos para subir ou descer a margem. Esta informao, fornecida de uma forma rpida e prtica, acaba por ser muito til para a actividade do gestor no seu dia-a-dia. Informao para o Gestor Painel de Bordo O programa possui uma rea de informao somente para o gestor (Painel de Bordo) que lhe d em qualquer momento, entre outras informaes, o total facturado e o lucro bruto em termos mensais e acumulado, incluindo uma comparao com o ano anterior (em termos mensais ou acumulados) podendo assim analisar a evoluo percentual. Mostra tambm uma pgina com as maiores dvidas, o total facturado no ano e no ms, o total em conta corrente no ms, os saldos bancrios (caso tenha o mdulo Gesto completo). Esta informao muito fcil e rpida de obter pelo prprio Gestor da Empresa. Vantagens da Integrao Completa Uma das maiores vantagens da utilizao do software a gesto rpida da informao. Assim, com este mdulo pode a qualquer momento, por exemplo, a partir da ficha do artigo observar para quem fez propostas do mesmo, a quem j o vendeu, quem que o encomendou, etc. A partir da ficha do cliente pode rapidamente observar as encomendas que este j lhe fez, as facturas emitidas e res-

pectivos dados, que produtos lhe foram vendidos e quais esto pagos. Enfim, tudo totalmente integrado. Gesto de Comisses e Vendedores Controle os produtos vendidos por vendedor. Em conjunto com uma tabela de comisses por vendedor, por tipo de produto ou por tipo de cliente, pode elaborar mapas de vendas e o clculo automtico de comisses por escales de venda. Pode calcular tudo isto sobre vendas ou apenas para aquelas que foram pagas durante o perodo em anlise. Alm disto, pode optar ainda por calcular as comisses sobre a rentabilidade bruta. Pode mesmo possuir mais que um vendedor num determinado documento de facturao. Emisso Automtica de Facturao Existe uma rotina especial para a emisso automtica de facturao. Esta rotina pode ser utilizada de vrias formas: para emitir de uma s vez todas as facturas referentes s guias j emitidas, ou emitir as avenas ou contratos que tenha registado, ou facturar as encomendas para as quais existe stock para entrega. Nesta rotina possvel alterar as quantidades e os descontos a emitir nos documentos. A emisso automtica de facturao torna mais fcil, rpida e eficaz a gesto administrativa do dia-a-dia. Encontro de contas Cliente/Fornecedor No caso de uma mesma entidade ser igualmente cliente e fornecedor, pode emitir um mapa com o encontro de contas correntes, ou seja, com a lista de dbitos e crditos e respectivo saldo. Alm de emitir o mapa pode mesmo emitir os respectivos pagamentos e recibos de c/c para efectivamente executar o encontro de contas.

Num ecr apenas, toda a informao vital sobre a actividade da sua Empresa.

Inventrio fsico e lanamento de desvios Pode introduzir num local prprio o inventrio proveniente das contagens fsicas numa determinada data e em seguida o programa lana, segundo uma ordem do utilizador, os eventuais acertos de stock (quebras ou sobras). tambm possvel inserir e alterar a localizao dos artigos para os quais se pretende lanar os acertos de stock, sendo a localizao dos mesmos visualizada na consulta de stock por
p. 05

PHCGesto

DESCRITIVO

armazm. Pode inclusive utilizar leitores pticos e descarregar as leituras automaticamente no ficheiro de inventrio. Gesto de cheques em carteira ou outros ttulos de tesouraria Possibilidade de gerir os cheques em carteira de modo a, por exemplo, poder visualizar os vencidos e ainda no depositados, com a facilidade adicional de poder efectuar automaticamente o depsito. Anlise de encomendas Pode obter a qualquer momento uma lista de encomendas de clientes que podem ser satisfeitas e das encomendas que ainda se encontram em aberto. Promoes e Campanhas Com esta funcionalidade, pode criar promoes para os seus produtos definindo a data de incio e de fim da promoo, sendo que a promoo/campanha pode estar em vigor para uma determinada referncia de stock ou grupo de referncias ou ainda famlia de produtos. A parametrizao pode ainda ser feita por tipo de cliente ou para todos os clientes. Finalmente, define se a promoo/ campanha um desconto de quantidade, desconto fixo, reduo de preo ou um preo fixo. A partir da ficha do artigo pode consultar as promoes activas para determinada referncia de stock, podendo seleccionar o intervalo de promoo que deseja visualizar.

Quantidade alternativa Para cada artigo tem a unidade de acondicionamento principal e a unidade alternativa para que possa deste modo registar as compras numa unidade e as vendas noutra unidade. Cativos Esta funcionalidade permite cativar stock a partir da emisso de dossiers internos configurados (Enc. Clientes) para o efeito, em todo o tipo de artigos, incluindo os que utilizam lotes ou grelhas de cores e tamanhos, e saber de forma rpida qual a quantidade cativada. Pr-Cativos Pode pr-cativar stock numa encomenda a fornecedor para determinada(s) encomenda(s) de cliente atravs de dossiers internos configurados para esse efeito. Tabela de Preos com Validade Pode ter vrias tabelas de preos num ano, para os mesmo artigos, mas para intervalos de datas diferentes. Assim quando muda a data, muda o preo usado automaticamente. Podendo associar uma determinada tabela de preos a diversos Clientes ou criar tabelas de preos para cada cliente.

Num ecr apenas, toda a informao vital sobre a actividade da sua Empresa.

Controlo de stocks negativos Opcionalmente pode facturar com stocks negativos e mais tarde quando registar as entradas em armazm, actualizar automaticamente o custo de todas as vendas feitas com stock negativo.

Integrao OnLine Se possuir o mdulo Contabilidade pode efectuar a integrao online de documentos de facturao, recibos de clientes e recibos de adiantamento de clientes. Assim, depois de gravar qualquer um dos referidos documentos, a aplicao vai integr-los automaticamente na contabilidade. Esta rotina muito prtica e rpida, no entanto, sempre possvel continuar a integrar os documentos a partir dos ecrs de integrao da Contabilidade.

p. 06

PHCGesto

DESCRITIVO

RESUMO DA ESTRUTURA

ADIANTAMENTOS
Registo dos adiantamentos elaborados pelo cliente e que pode ser abatido na facturao.

CLIENTES
Ficheiro completo de clientes com toda a informao.

ARTIGOS E SERVIOS
Ficheiro completo de artigos e servios com descrio, preos, etc.

PROPOSTAS E ORAMENTOS
Emisso simples e impresso num processador de texto.

ENCOMENDAS
Emisso e controlo completo de encomendas a clientes.

CONTRATOS E AVENAS
Arquivo de todos os dados sobre avenas e contratos e posterior emisso automtica.

FACTURAO
Emisso e impresso desenhada pelo utilizador. Pode emitir todos os documentos, Guias, VDs, Facturas, etc.

VENDEDORES E COMISSES
Controlo de Vendas por vendedor e clculo de comisses.

CONTAS CORRENTES
Lanamento automtico em conta corrente de vendas a crdito.

RECIBOS
Emisso simples e prtica de recibos, actualizando automaticamente as contas correntes.

p. 07

PHCGesto

DESCRITIVO

2. Compras e Fornecedores
Outra rea do Mdulo PHC Gesto so os fornecedores e compras. Podendo ser utilizado isolado ou em conjunto com outros, este conjunto de programas permite gerir toda a rea de compras e fornecedores, incluindo as seguintes reas: _Fornecedores, com contas correntes; _Compras; _Pagamentos, normais ou adiantados; _Encomendas, consultas e outros dossiers internos. Este mdulo permite um controlo global sobre os fornecedores e as compras e respectivos documentos bem como sobre o I.V.A. a pagar. O ponto forte deste mdulo o seu sentido prtico, pois ao lanar o documento, por exemplo, uma factura de um fornecedor, actualiza automaticamente o volume de compras global e a conta corrente do fornecedor, o stock actual do artigo (caso esteja instalado o mdulo de stocks) e o volume de compras ao fornecedor, permitindo posteriori tirar listagens de fornecedores, ordenadas por volume de compras, listagens de contas correntes, entre outras. A Gesto de Fornecedores e Contas Correntes em tudo semelhante gesto de clientes e contas correntes, pelo que basta consultar o texto referente a estes para os compreender e concluir sobre a sua utilidade e vantagens.

Pode introduzir todos os dados sobre qualquer documento de compra a fornecedor.

Tem a possibilidade de inactivar um fornecedor de forma a impossibilitar o lanamento de novos documentos para o mesmo.

Os Dossiers Internos so uma ferramenta que permite recriar todos aqueles dossiers que a empresa usa para controlar algumas reas internas, nomeadamente encomendas, consultas, propostas ou mesmo folhas de obra, etc. O utilizador define por completo todas as caractersticas de cada dossier, ou seja, quais os campos que utiliza e respectivos nomes, a respectiva impresso, os movimentos, etc. Pode utilizar este sistema para o mais variado tipo de actividades, da ser este um dos pontos mais fortes deste package. Pode ser utilizado para gerir encomendas de fornecedores, dado

que pode definir-se se actualiza ou no o campo de encomendas da ficha de cada artigo. Por outro lado, dado que possvel facturar a partir de um dossier, toda a gesto das encomendas feita automaticamente. Pode ser utilizado como consultas a fornecedores, dado que para cada dossier podem ser lanadas referncias e as respectivas quantidades com preo de venda e de custo, o que permite controlar a partir da ficha de cada artigo quais as consultas feitas a cada fornecedor e qual o melhor preo.

p. 08

PHCGesto

DESCRITIVO

Pontos Importantes
Dossiers Internos possvel criar uma base de dados ligada a cada fornecedor e a vrios artigos, com o nome que se quiser, com os campos que se quiserem e tudo isto de uma forma muito simples. Programa Completo para Gesto de Compras Visto que possvel criar dossiers de vrios tipos, bem como criar as minutas de texto para cada um, todas as necessidades do circuito de compras ficam satisfeitas, assim como a sua aprovao para pagamento. Emisso da Encomenda a Fornecedores Aps escolhido o fornecedor emitida a respectiva encomenda, a qual pode ser imediatamente copiada da respectiva consulta e corrigida se necessrio. O programa vai imediatamente actualizar a ficha dos respectivos artigos. Esta encomenda pode depois ser impressa numa minuta prpria ou numa minuta de fax, de modo a ser enviada o mais rpido possvel. Recepo da Encomenda Quando a encomenda chega, lanada uma compra, copiando automaticamente a respectiva encomenda, o programa actualiza imediatamente a conta corrente do fornecedor, as quantidades encomendadas e as quantidades em stock. Assim, o ponto forte desta rea o facto de que o utilizador para tudo isto, tem apenas de digitar uma vez as referncias que deseja, dado que a partir da o programa emite as outras consultas copiando as referncias da primeira, emite a encomenda a partir da consulta, e lana a compra a partir da encomenda, tudo de uma forma fcil e infalvel. Textos automticos Devido ligao a qualquer processador de texto, possvel criar e alterar as minutas de envio de documentos, de fax, de reclamao de contas, e preencher e imprimir automaticamente sem perder tempo algum. Informao Completa sobre o Fornecedor possvel, a partir da ficha do fornecedor, observar todos os documentos de compras, os artigos comprados, a que preo e quando, bem como todas as encomendas e consultas realizadas ou em aberto, ponto este, que facilita e melhora substancialmente a gesto dos fornecedores e compras. Assistente de emisso de pagamentos Pode gerar automaticamente os pagamentos a efectuar, segundo um critrio pr-definido, como por exemplo, pagar o que j est vencido. Com esta lista de pagamentos pode emitir os respectivos cheques ou enviar em formato PS2, para o seu banco efectuar os pagamentos por transferncia bancria. Integrao OnLine Se possuir o mdulo Contabilidade pode efectuar a integrao online de documentos de compra, pagamentos a fornecedores e recibos de adiantamento a fornecedores. Assim, depois de gravar qualquer um dos referidos documentos, a aplicao vai integr-los na contabilidade automaticamente. Esta rotina muito prtica e rpida, no entanto, sempre possvel continuar a integrar os documentos a partir dos ecrs de integrao da Contabilidade. Vantagens da Integrao Completa Tambm aqui, uma das maiores vantagens do software a gesto rpida da informao. Assim, com este mdulo pode a qualquer momento, por exemplo, a partir da ficha do artigo, observar para quem o vende, a quem fez consultas, que preos lhe forneceram, a quem o encomendou, etc. A partir da ficha do fornecedor observa rapidamente as encomendas que lhe fez, as facturas emitidas e respectivos dados, que produtos lhe comprou, tudo de uma forma integrada.

Como nos clientes, a partir da ficha do fornecedor pode analisar toda a sua informao, como por exemplo consultar as encomendas.

Emisso Automtica de Encomendas a Fornecedores Para empresas com maior volume de compras, crimos um sistema de encomendas automticas. Assim, o programa permite em funo do historial de cada artigo determinar qual o seu ponto de encomenda, ou seja, aquela quantidade a partir da qual devemos encomendar o artigo. Por outro lado, em funo da poltica de stocks do utilizador, pode tambm determinar automaticamente qual a quantidade ptima a encomendar. Com estas duas variveis, e estando definido qual o fornecedor preferencial de cada artigo, o programa emite sugestes de encomendas, para a emisso automtica da encomenda a fornecedor. Anlise de encomendas Pode obter a qualquer momento uma lista das encomendas a fornecedores que ainda se encontram em aberto. Sugesto de encomendas a fornecedores Pode emitir uma sugesto de encomendas a fornecedores, permitindo-lhe assim analisar/ aprovar o que compra e a quem, antes de emitir as respectivas encomendas. Dossier de preos de fornecedores Se utiliza o sistema de multi-fornecedor por artigo, pode actualizar automaticamente num dossier de preos por fornecedor, o ltimo preo de compra de cada artigo, sempre que faz uma compra ao fornecedor em questo.

p. 09

PHCGesto

DESCRITIVO

Emisso automtica de pagamentos a fornecedores Pode emitir os pagamentos para todos os documentos vencidos, automatizando assim esta rea e poupando, por consequncia, tempo administrativo aos utilizadores. Adiantamentos a Fornecedores possvel efectuar a incluso dos adiantamentos nas compras por forma a que abata automaticamente ao total da factura. Alm disto, e se possuir o mdulo Contabilidade, beneficia ainda da vantagem adicional da integrao automtica na contabilidade da regularizao dos adiantamentos includos nas compras. Reteno de IRS Pode executar a reteno de IRS aos seus fornecedores atravs de Compras, Pagamentos ou Adiantamentos a

Fornecedores. A reteno vlida tanto para fornecedores nacionais como estrangeiros. Despesas adicionais nas compras Tem diversas formas de registar despesas adicionais nos documentos de compra, de modo a afectar o custo dos artigos comprados. Lanar compras em valor Pode, por exemplo, lanar uma diferena de preo ou um desconto extra praticado pelo fornecedor de modo a no afectar as quantidades e s influenciar o PCMP (Preo de Custo Mdio Ponderado) do artigo.

RESUMO DA ESTRUTURA

ADIANTAMENTOS
Registo dos adiantamentos elaborados pelo Fornecedor.

FORNECEDORES
Ficheiro completo de clientes com toda a informao.

ARTIGOS E SERVIOS
Ficheiro completo de artigos e servios com descrio, preos, etc.

CONSULTAS A FORNECEDORES
Emisso simples e impresso num processador de texto.

ENCOMENDAS A FORNECEDORES
Emisso e controlo completo de encomendas a fornecedores. A sugesto dos artigos a encomendar pode inclusive ser automtica.

COMPRAS
Controlo das compras em conjugao com a gesto de encomendas. Pode, no entanto, utilizar as compras sem a gesto de encomendas.

CONTAS CORRENTES
Lanamento automtico em conta corrente de vendas a crdito.

PAGAMENTOS A FORNECEDORES
Emisso simples e prtica de cheques, actualizando automaticamente as contas correntes.

p. 10

PHCGesto

DESCRITIVO

3. Tesouraria
A ltima rea que integra o mdulo de Gesto a Tesouraria que foi desenvolvida de modo a controlar tudo o que envolva dinheiro, tanto de onde ele vem, como, onde est e para onde foi. Assim, este mdulo inclui: _Gesto de tesouraria diria, incluindo caixa e bancos; _Gesto bancria e reconciliao de extractos; _Gesto de Previses de Tesouraria; _Oramentos de Tesouraria e anlise de desvios. Na rea de Tesouraria Real so lanados diariamente todos os movimentos que envolvam dinheiro, desde cheques, pagamentos por caixa, recibos, transferncias bancrias, etc. A partir desta base de dados pode, de uma forma simples, apurar rapidamente saldos de caixa e bancos, a evoluo mensal de determinado tipo de receita ou despesa, imprimir a folha de caixa ou relatrios mensais de entradas e sadas, agrupadas por cdigos, que permitem ao utilizador ter uma noo muito concreta da situao de tesouraria da empresa, bem como da sua evoluo. Pode ainda registar os tales de depsito efectuados, bem como imprimi-los, tales estes que podero eventualmente incluir os cheques em caixa/carteira. A rea de Gesto Bancria serve para controlar os saldos e respectivos movimentos das contas bancrias, individualmente e em conjunto. A simplicidade e rigor na reconciliao com os extractos bancrios uma das principais vantagens, pois est sempre assegurada a exactido dos saldos. Permite

A qualquer momento pode obter mapas de anlise definidos por si, com a origem do dinheiro (recebimentos) com a aplicao do dinheiro (pagamentos), divididos por cdigos/ rubrica, bem como os saldos mensais e acumulados. Pode imprimir esta anlise ou export-la para Folha de Clculo ou mesmo observar um grfico para qualquer linha. ainda todo o tipo de listagens necessrias para um controlo absoluto das contas bancrias de uma Empresa. Se necessrio pode importar um extracto em formato digital (enviado em ficheiro pelo banco) para que a reconciliao seja muito mais rpida e eficiente.

Tem a possibilidade de lanar despesas de acerto, acedendo directamente aos ecrs de Documentos/ Movimentos de tesouraria.

Pode filtrar os resultados por Intervalo de datas ou at pelos Movimentos no reconciliados.

p. 11

PHCGesto

DESCRITIVO

A rea de Gesto de Previses de Tesouraria um dos instrumentos mais valiosos para qualquer Empresa, estando ligada rea de Gesto Diria de Tesouraria. Assim, com base no saldo actual de tesouraria (caixa e bancos) e atravs do lanamento das vrias despesas e receitas previstas no futuro (quer sejam de carcter peridico, como por exemplo uma renda de Leasing ou espordico como a cobrana a Clientes), este mdulo apresenta automaticamente a evoluo do saldo previsvel de tesouraria da empresa, realando o momento em que pode ter problemas de tesouraria e em que montantes. So realados ainda aqueles lanamentos que j ultrapassaram a data limite prevista. Desta forma podem ser antecipadas e corrigidas situaes de tesouraria que, por apenas uma questo de timing, poderiam representar graves problemas de liquidez, problemas estes que so sempre de evitar. Para apoiar a gesto previsional, pode gravar os movimentos constantes mensais e actualizar rapidamente as previses. Estes movimentos sero aqueles que acontecem todos os meses como, por exemplo, rendas, vencimentos, custos fixos, etc. Tudo feito para poupar tempo e ganhar eficcia na gesto de tesouraria. A rea Oramentos de Tesouraria permite introduzir todos os dados sobre a previso de tesouraria por perodo, para cada rubrica definida por si. Com esta definio pode obter

A qualquer momento pode obter a simulao sobre o que vo ser os seus saldos bancrios no futuro em funo do que est definido nas previses, aparecendo a vermelho os saldos negativos!

o mapa do oramento de tesouraria e pode a qualquer momento analisar os desvios para o real, seja de um determinado perodo, seja o desvio acumulado.

Pontos Importantes
Controlo imediato Uma das grandes dificuldades do gestor controlar o seu dinheiro, bem como controlar a evoluo das suas disponibilidades. Este programa permite no momento, saber quanto dinheiro tem exactamente, e muito mais importante, quanto vai ter, ou seja, como iro evoluir os saldos em funo do que deve e do que lhe devem a si. Com esta situao regularizada o gestor no apanhado desprevenido, podendo tomar as suas decises financeiras atempadamente, ou seja, muito antes dos problemas surgirem. Simulaes da sua situao financeira Atravs das previses possvel fazer anlises do tipo com que saldo fica se aquele cliente no pagar? ou se no tenho dinheiro ento que pagamentos devo adiar para manter a liquidez da empresa? Todas estas anlises so muito simples de fazer: basta alterar a data das previses de pagamentos e recebimentos e rever a simulao de saldos. Integrao Completa A integrao completa com as restantes reas de gesto, ou seja, os recibos so automaticamente lanados em caixa ou bancos. Um pagamento a fornecedor, alm de regularizar a conta corrente do fornecedor, actualiza os movimentos bancrios, os saldos da conta e ainda permite imprimir a carta de envio do cheque (parametrizvel) com tudo descriminado. Anlise Grfica do Controlo de Receitas e Despesas O programa permite analisar a evoluo mensal das receitas e despesas. Alm disso, permitida a anlise grfica de cada rubrica, determinando assim, de uma forma visual despesas que estejam a aumentar significativamente ou o decrscimo das receitas. Painel de Bordo Na sua opo de painel de bordo, em conjuno com os resumos de dvidas a receber e a pagar, pode observar os totais de recebimentos e pagamentos acumulados e do ms, os saldos por conta, e a previso da evoluo de saldos. Tal torna muito eficaz a gesto profissional da tesouraria. Reconciliao Bancria Com o sistema de introduo do resumo de cada extracto bancrio, muito simples e rpido executar a reconciliao bancria. Basta pedir um extracto da respectiva conta para o ecr, o qual vem com um visual semelhante ao prprio extracto bancrio e marcar/picar os movimentos que se encontrem no extracto. De seguida, o programa fornece as diferenas entre os saldos da tesouraria da empresa e o constante no Banco. Tales de depsito Ao lanar um depsito, pode introduzir todos os valores
p.12

PHCGesto

DESCRITIVO

depositados num talo e imprimi-lo no impresso prprio do banco ou, eventualmente, imprimir uma relao para juntar ao talo. Se possuir o mdulo Contabilidade pode efectuar a integrao online dos tales de depsitos. Gesto de Contas Caucionadas Nas contas de tesouraria pode criar contas caucionadas, definindo para cada uma delas o plafond respectivo e o juro a aplicar. A anlise de saldos por conta permite visualizar e controlar o valor por utilizar e valor do juro dirio, este ltimo, calculado quando a conta apresenta saldo menor a zero. Ficheiro de Auditoria Fiscal Normalizado (SAF-T PT) A partir do dia 1 de Janeiro de 2008 (Portaria n321 A/2007) as empresas que exeram a ttulo principal uma

actividade de natureza comercial, industrial ou agrcola e que organizem a sua contabilidade com recurso a meios informticos ficam obrigadas a produzir o ficheiro Standard AuditFile for TaxPurposes Verso Portuguesa, tambm conhecido como SAF-T PT. O SAF-T PT um ficheiro que contm dados contabilsticos fiveis que se podem exportar de um sistema contabilstico original por um perodo de tempo especfico, que se l facilmente em virtude da sua normalizao de formato, e que pode ser usado para fiscalizao pelos funcionrios das autoridades tributrias. Em virtude desta obrigatoriedade, o Mdulo PHC Gesto, inclui desde j a possibilidade de produo do Ficheiro de Auditoria Fiscal Normalizado (SAF-T PT) Facturao.

RESUMO DA ESTRUTURA

VENDAS A CRDITO
Clientes.

COMPRAS A CRDITO
Fornecedores.

OUTROS MOVIMENTOS DE TESOURARIA


Controlo sobre movimentos constantes de tesouraria, como por exemplo rendas, custos fixos, etc.

GESTO DE PREVISES DE TESOURARIA


Simulao de saldos e situao de tesouraria com a antecedncia necessria.

PAGAMENTOS E RECEBIMENTOS DIVERSOS


Registos de todos os pagamentos e recebimentos.

GESTO DE TESOURARIA REAL

GESTO BANCRIA
Controlo de Saldos conta a conta.

CONTROLO DE CAIXA
Controlo de saldo e emisso de folhas de caixa.

RECONCILIAO BANCRIA
Reconciliao dos extractos bancrios de uma forma simples e eficaz.

p. 13

PHCGesto

DESCRITIVO

RESUMO DA ESTRUTURA

ADIANTAMENTOS
Registo dos adiantamentos elaborados pelo cliente e que pode ser abatido na facturao.

CLIENTES
Com o ficheiro de clientes e stocks pode criar os mais diversos dossiers internos.

STOCKS

FORNECEDORES
O mesmo com os dados de fornecedores.

ADIANTAMENTOS
Registo dos adiantamentos elaborados pelo Fornecedor.

PROPOSTAS, CONSULTAS, ENCOMENDAS E FOLHAS DE OBRA


Qualquer dossier pode ser facturado, eliminando erros e perdas de tempo.

Os dossiers podem ser copiados uns para os outros, de modo a permitir ao utilizador utilizar o ciclo de documentos que desejar, como por exemplo a consulta d origem proposta que d origem encomenda.

CONSULTAS ENCOMENDAS
Quando a encomenda chega basta introduzir a compra a partir da encomenda que o programa actualiza todos os dados.

FACTURAO
Pode emitir todo e qualquer documento de facturao, seja introduzindo directamente, seja copiando de uma encomenda ou proposta. Se for a crdito o seu valor lanado em contas correntes e em previses de tesouraria.

COMPRAS
Ao lanar a compra pode lanar de imediato em conta corrente.

CONTAS CORRENTES

CONTAS CORRENTES
Pode emitir o pagamento, actualizando de imediato a conta corrente do fornecedor, a conta bancria, retirar das previses de tesouraria e colocar na real e ainda imprimir o cheque!

RECIBOS

PAGAMENTOS E CHEQUES

TESOURARIA

REAL: Movimentos habituais Depsitos Gesto de Caixa Gesto Bancria Reconciliao Bancria

Com a previso de tesouraria, a qual totalmente automtica, ou seja, resulta da normal actividade nas outras reas do software (no tm trabalho acrescido), pode simular a evoluo dos saldos bancrios, nomeadamente, saber com antecedncia como iro evoluir os seus saldos de cada banco. Pode assim, antecipar faltas ou excessos de dinheiro!

PREVISES: Movimentos a Crdito Movimentos Constantes

p. 14

PHCGesto

DESCRITIVO

Veja o que alguns utilizadores pensam do software PHC


Segundo o Executivo da Assibeta Paulo Vieira, o software PHC extraordinariamente simples de utilizar, com um interface grfico simples e agradvel, o que simplificou significativamente o processo de adaptao ao mesmo. Antnio Pereira, Director de Sistemas de Informao da CEPSA realou que a soluo da PHC: criou uma maior autonomia operacional das filiais, permitindo obter uma informao mais objectiva e oportuna. As solues PHC implementadas so de fcil utilizao, dinmicas e seguras pelo que tencionamos desenvolver a realidade do nosso negcio em certas reas especficas, apontou Jos Costa, responsvel do controlo de gesto da AeroCondor Transportes Areos. De acordo com Dinis Pires, responsvel do Convento do Espinheiro, com o software PHC conseguiu-se automatizar todos os processos internos da organizao, obtendo assim uma maior produtividade da parte dos utilizadores e consequentemente ganhos de eficincia de toda a estrutura, com vantagens acrescidas para os nossos clientes. A Quinta Grande, na qualidade de Assistncia Tcnica Autorizada aos computadores portteis TOSHIBA, necessita de ferramentas que permitam uma grande facilidade de adaptao, quer a novos tipos de produtos, quer frequente implementao de novos processos. Esta maleabilidade do Software PHC conjugada com o enorme potencial de consulta e anlise de dados, permitiu um melhor e mais verstil controlo e adaptao dinmica do negcio, revelou Anbal Pereira, administrador da Quinta Grande. Tendo sido possvel integrar os diversos processos de negcio no PHC, que, pela sua capacidade de gesto de todas as vertentes do negcio, apoiada pela disponibilizao de informao em tempo real, permite tomar decises de gesto no momento certo, foi possvel eliminar redundncias administrativas e optimizar processos, aumentando a produtividade dos recursos humanos e a eficincia comercial da empresa., disse Dr. Lus Marvanejo, responsvel dos Armazns Marvanejo.

Esteja sempre a par de todas as novidades, formaco, artigos de opinio e promoces PHC. Se deseja estar actualizado sobre as novidades PHC e receber periodicamente informao relacionada com o nosso software subscreva a iDirecto no nosso site na Internet em www.phc.pt/idirecto

p. 15

PHCGesto

DESCRITIVO

p. 16

PHCGesto

DESCRITIVO

O software PHC uma ferramenta imprescindvel na gesto diria de uma empresa. Trata-se de um software cuidadosamente estudado por utilizadores reais e desenvolvido segundo os seus conselhos conjuntamente com a nossa experincia acumulada desde 1989. Todo o seu modo de funcionamento est orientado para melhorar a actuao das Empresas, aumentando a produtividade dos colaboradores, minimizando os tempos de trabalho e facilitando assim as tarefas rotineiras. Se tem a preocupao com a reduo de custos da sua empresa, com a anlise de rendibilidade da mesma e com o aumento da eficcia das vrias reas, ento deseja com certeza vir a ser um dos muitos utilizadores do Software PHC. Este documento tem como objectivo descrever as funcionalidades do Software. Em virtude da constante evoluo

do software, no possvel garantir que as funcionalidades aqui descritas se mantenham no mesmo formato. Se considerar vital alguma funcionalidade em particular, por favor, confirme na Demonstrao do Software que a mesma aquilo que pretende. Para mais informao Para saber mais sobre este mdulo pode consultar o site PHC em www.phc.pt Quem a PHC A PHC uma organizao 100% Nacional, nascida em 1989 e totalmente dedicada a aumentar a produtividade das empresas inovadoras. Possumos uma rede de mais de 320 Parceiros certificados, 110 colaboradores em Lisboa, Porto e Maputo e mais de 19 000 organizaes a usar o nosso Software.

2008 PHC Todos os direitos sobre este documento esto reservados. Este documento tem apenas objectivos de informao. A PHC no d nenhuma garantia, explcita ou implcita, no contedo deste documento. A marca PHC uma marca registada.

p.17

design | www.cabine.pt