El Centro de Documentacin Mara Zambrano del Instituto Andaluz de la Mujer: un recurso de informacin y documentacin al servicio de la Administracin y de la ciudadana

NDICE I. La Informacin y la Documentacin en la Junta de Andaluca....... 1 II. El Centro de Documentacin Mara Zambrano......................... 3 III. Propuestas en relacin a los profesionales de la Documentacin y la Biblioteconoma de la Junta de Andaluca ................................... 8

I. La Informacin y la Documentacin en la Junta de Andaluca Antes de hablar del Centro de Documentacin Mara Zambrano me gustara empezar situndome en el tema de esta mesa redonda -La informacin y la documentacin en el sector pblico: recursos clave para Andaluca-. As, comenzar diciendo que, a pesar de que dicho ttulo me parece muy acertado, no creo que se pueda decir que responda a la realidad de la Administracin andaluza, pues si bien sta, con buenas intenciones, sin duda, ha hecho bastantes declaraciones de modernidad, y lo moderno actualmente parece que es la informacin, me da la impresin de que nuestra Administracin no sabe muy bien cmo llevar a la prctica la insercin de los servicios pblicos en la Sociedad de la Informacin. Digo esto porque creo que por ello slo consideran lo importantes que son las pginas webs de los organismos, y, tambin, que hay que poner en ellas cada vez ms servicios en lnea, pero lo cierto es que ni la mayora de las webs actuales son de gran calidad, ni se puede decir que haya muchos servicios a los que las ciudadanas y ciudadanos puedan acceder desde un ordenador conectado a Internet. Adems, si bien con ello se dara un gran paso hacia la verdadera modernizacin de la Administracin andaluza, todava quedaran cosas por hacer, entre otras el que los organismos contaran con servicios de documentacin de calidad que, adems de satisfacer de forma eficaz y eficiente sus propias necesidades de informacin y documentacin, tambin pudieran resolver las necesidades en ese sentido de las ciudadanas y los ciudadanos que lo requieran.

Y cules pueden ser las razones de las carencias mencionadas?. Pues pienso que una de las principales causas es que se cuenta muy poco con los profesionales ms cualificados en materia de informacin y documentacin, es decir, con las y los documentalistas. Y no es raro que no cuenten con nuestra profesin pues, en general, es muy poco visible en los centros administrativos, donde este tipo de puestos estn relegados a servicios estancos, con poca relacin con el resto de la organizacin y, menos an, con la direccin. Y, desde luego, son prcticamente inexistentes para quienes estn elaborando los planes de modernizacin de los servicios pblicos de la Junta de Andaluca. Pensando en posibles causas de esta escasa visibilidad y consideracin, parece que una de ellas puede ser la deficiente definicin de la profesin, tanto en lo que se refiere a las caractersticas de los profesionales como en lo tocante a los puestos de trabajo y funciones de los mismos, como ya se vio en el primer Foro, aunque la cosa pienso que qued bastante en el aire. Es por ello que en este segundo Foro no quiero dejar pasar la oportunidad de plantear que sera fundamental que los propios profesionales debatiramos el tema en profundidad y, en la medida de lo posible, lo dejramos bien definido, para trasladar nuestras conclusiones a la Administracin y ver de mejorar nuestra situacin en el sector pblico y, con ello, que ste se beneficiara de unos profesionales que pueden darle mucho juego en su modernizacin. Sin embargo, si, como he dicho, nuestra profesin no es muy importante hoy por hoy para la Administracin, la Administracin pienso que s es y debe serlo para la profesin, y ello por diversas razones: 1. En primer lugar por un motivo muy prctico: porque hoy por hoy es el principal yacimiento de empleo en Andaluca para los profesionales de la documentacin. 2. Y, en segundo lugar, por motivos ms altruistas que debemos tener en cuenta quienes trabajamos en la Administracin y en los que yo, desde luego, creo profundamente: a. La Administracin deber servir para equilibrar la sociedad y para dar servicio a todo el mundo pero, sobre todo, a quien ms lo necesita. En este sentido, las bibliotecas y los centros de documentacin son servicios que responden al mandato constitucional de derecho universal de acceso a la informacin y a la cultura. Quien se beneficia de los servicios que prestan los profesionales dentro de la Administracin es la ciudadana en general, no una empresa o unas personas determinadas, con lo que la responsabilidad deber ser an mayor que si se trabaja en el sector privado. 2

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Los servicios de la Administracin estn costeados por toda la ciudadana y, por tanto, el personal de la Administracin debe responder de su labor delante de todo el mundo, entre otras cosas porque de ello depende su pervivencia.

II. El Centro de Documentacin Mara Zambrano Una vez hecha esta introduccin general, ya puedo centrarme en lo que hacemos el Centro de Documentacin Mara Zambrano, del que soy la actual responsable, para responder a nuestras responsabilidades con respecto al Instituto Andaluz de la Mujer y al resto de la ciudadana andaluza. Como no quiero aburriros slo os voy a mencionar lo que creo que puede ser ms interesante en una reunin de profesionales como es sta. Caractersticas generales Es un Centro de Documentacin o Biblioteca especializada en nuestro caso en gnero-, con temticas muy diversas Derecho, Salud, Educacin, Medios de comunicacin, Feminismo, Ciencias, Tcnicas, Desarrollo, etc.-, dado que el gnero es transversal a todas las materias. Y, aunque parezca una cuestin de Perogrullo, me gustara deciros que para m Centro de Documentacin y Biblioteca especializada son conceptos similares, as como que una Biblioteca especializada y una Biblioteca general se diferenciarn algo en algunos objetivos y quiz en la variedad de materiales y la exhaustividad en el tratamiento y en ciertos servicios, pero los principios de funcionamiento, a mi entender, son muy similares. Y esto lo digo en relacin a que los profesionales que pienso que deben atender estos servicios deben ser los mismos -con estudios y experiencia similares-, cuestin en la que me extender ms al final, enlazando de nuevo con el inicio de mi intervencin. Es un servicio de acceso pblico generalizado: o Est dirigido al personal del organismo pero tambin, de forma muy clara, a todo el mundo, desde otras entidades de la Administracin, medios de comunicacin, profesionales de diversas reas salud, educacin, etc.- como el pblico en general femenino y masculino-, incluido infantil y joven. Tiene un horario de apertura tan amplio como nos es posible dado el personal con el que contamos.

La Sala es de libre acceso, con materiales organizados en secciones segn tipologas documentales libros, materiales audiovisuales y electrnicos, etc.- y, dentro de cada una de ellas, por materias de una clasificacin propia. La Atencin al pblico se presta por todos los medios posibles: de forma presencial y tambin por telfono, fax, correo postal, correo-e y la web. Contamos con Bibliotecas Sucursales en los Centros Provinciales que estn en las capitales de provincia andaluzas, a travs de las cuales intentamos dar servicio en todo el territorio andaluz.

Fondo En consonancia con lo anterior, contamos con un fondo muy variado: Tanto en tipologa: libros, revistas, folletos, carteles, materiales audiovisuales y electrnicos, archivo de prensa, materiales de congresos y otra documentacin gris, etc. Como en contenidos: contenidos de estudio y trabajo y contenidos de tipo cultural literatura, pelculas y msica-. El primer tipo de contenidos no hace falta justificarlo, el segundo es para promover las producciones culturales de mujeres o con mirada de gnero, para acercar al servicio a un tipo de pblico que de otra forma no lo hara y, adems, para contar con materiales que puedan servir en actividades colectivas como videoforum, audiciones musicales, grupos de lectura, etc.

Tratamiento documental El tratamiento est automatizado con el programa Absys donado por la Consejera de Cultura-, por lo que seguimos el formato MARC para los registros informticos y las ISBD para las descripciones bibliogrficas, si bien con algunas caractersticas propias de un centro de documentacin: incluimos resmenes de contenido en el campo 520 y en el campo 650 no ponemos encabezamientos de materia sino descriptores tomados de un Tesauro especializado en gnero, por lo que la coordinacin de trminos las hacemos en las bsquedas. Tratamos todo tipo de documentos: libros, folletos, carteles, materiales no publicados, dvds, etc. Tambin tenemos automatizada la gestin de publicaciones seriadas, para lo que usamos el mdulo correspondiente del programa.

Hacemos un tratamiento exhaustivo de la documentacin: adems del resumen y los descriptores mencionados, realizamos muchas analticas de libros y, fundamentalmente, de artculos de revistas, por ejemplo. Procuramos dar acceso, en la medida de lo posible, a los contenidos de los documentos a travs del catlogo, por lo que descargamos en nuestro servidor muchos de ellos a texto completo, que vinculamos al registro correspondiente y/o proporcionamos la direccin web donde est disponible mediante el campo 856-.

Servicios Dar servicio es lo que gua nuestro trabajo e intentamos que lo que hacemos llegue a todas las personas que lo puedan requerir, para lo cual ponemos mucho nfasis en los servicios automatizados, sin olvidar, por supuesto, las relaciones cercanas con nuestras usuarias y usuarios. As, en este apartado destacar los servicios siguientes: Catlogo web, si bien an se estn depurando registros y estamos trabajando en el interfaz para hacerlo de ms calidad. Servicio de alerta de convocatorias de gnero a travs de un grupo de correo-e en el que se incluye todo el mundo que lo solicita (nos gustara dar este servicio a travs de lista de distribucin pero, por ahora, la tecnologa que se utiliza en la pgina web del Instituto no lo permite). Boletn de novedades en papel y electrnico, que se cuelga en la web y cuya salida se anuncia a travs del grupo de correo de alerta de convocatorias. Para ello hemos elaborado un documento maestro en formato pdf que es navegable a travs de una estructura diferenciada segn sean materiales de estudio y trabajo o materiales culturales, y dentro de estas dos categoras por materias y/o tipologas. Copia de vdeos y documentos electrnicos libres de derechos. Para facilitar este servicio, y tambin para una mejor conservacin de los materiales videogrficos, estamos pasando dichos materiales a formato digital. Atencin personalizada en la medida de lo posible: atendemos desideratas dndoles prioridad sobre otras adquisiciones, damos asesoramiento para actividades, hacemos recomendaciones de documentacin de lectura, pelculas, etc.Poltica de prstamo a domicilio lo ms amplia posible, ya que la utilizacin prima sobre la conservacin.

Principios y recursos de gestin Eficacia, eficiencia y creatividad son los principios que nos guan para dar servicios adaptados a todas las necesidades, de calidad y al menor coste posible. Para ello hacemos lo siguiente: Reuniones semanales tcnicas de una hora de duracin para el establecimiento de objetivos concretos y revisin del grado de cumplimiento de los ya marcados, puesta en comn de cuestiones tcnicas como dudas de catalogacin-, formacin en tareas concretas, etc. Esto facilita mucho el trabajo en equipo. Carpeta compartida con manuales (de catalogacin -incluyendo los llamados antiguamente materiales especiales-, indicaciones para servicios concretos, etc.), el Tesauro, direcciones de inters, etc. Lo que queremos hacer es contar con un apartado en la Intranet del organismo para que tambin tengan acceso a esta informacin las personas responsables de las Bibliotecas de los Centros Provinciales. Estadsticas: hemos elaborado unas plantillas para reflejar la atencin al pblico que son bastante completas y muy simples de cumplimentar, y otras para el recuento de otros servicios, adems de sacar las estadsticas de Absys de fondos, de usuarias/os del servicio de prstamo a domicilio y de circulacin-. Con ello pretendemos ver de forma fehaciente cmo va el servicio, poder informar al respecto al organismo y a la Consejera de Cultura, si alguna vez se decide hacer el mapa- y, como efecto colateral, nos sirve de acicate para hacer las tareas en el menor tiempo posible.

Recursos humanos Es un apartado fundamental pues es sobre lo que se sustenta un buen servicio. Y ah creo que interesan sobre todo la formacin y, como no, la motivacin, que aumenta con un trabajo bien hecho y bien valorado. Actualmente el Centro de Documentacin incluye Archivo y Publicaciones del organismo- cuenta con tres tcnicas dos de grado superior y una de grado medio-, tres administrativas y tres becarias. Las becas tienen el requisito de poseer titulacin acadmica en Biblioteconoma y Documentacin y son anuales, renovables por un ao ms. La prxima convocatoria ser alrededor de septiembre del ao 2007. Hacer la observacin de que el hecho de que actualmente seamos slo mujeres es una casualidad.

Deficiencias Es importante tenerlas presentes ya que constituyen objetivos a cumplir a corto y medio plazo. No funcionamos siguiendo modelos de calidad estrictos, si bien estamos dando pasos para en un futuro prximo adoptar el modelo EFQM, que es el que utiliza la Junta de Andaluca. No contamos con carta de servicio en condiciones, slo con un pequeo e incompleto apartado dentro de la carta de servicios del organismo. No hacemos encuestas de satisfaccin de usuarias/os, etc. Debemos mejorar y ampliar el servicio a la propia entidad, por lo que estamos diseando un Sistema de Informacin para la Direccin. Tenemos que mejorar el acceso desde el catlogo web a los documentos a texto completo, ampliando su nmero. Tenemos que poner en marcha el mdulo de DSI Difusin Selectiva de la Informacin- del programa de gestin bibliotecaria, pensando tanto en el personal del propio organismo como en usuarias/os externas/os. Sera conveniente trabajar ms coordinadamente con otros establecimientos bibliotecarios y documentales de la Junta de Andaluca, pero pienso que esto debera ser un objetivo a corto plazo de la Consejera de Cultura.

Colaboraciones Estamos integradas, desde su creacin en 1993, en la Red Centros de Documentacin y Bibliotecas de Mujeres del Estado Espaol, donde colaboramos en diversas comisiones, habiendo organizado uno de sus encuentros anuales. Colaboramos con la Consejera de Cultura en todo aquello para lo que se nos ha requerido: o Hemos participado en la Comisin de estadsticas para el mapa de Centros de Documentacin y Bibliotecas especializadas: se trabaj en un formulario que qued prcticamente listo pero, lamentablemente, el tema lleva paralizado bastante tiempo. o Hemos participado en la Comisin para el diseo de el catlogo colectivo de publicaciones de la Junta de Andaluca, que ya est disponible para su consulta en el portal de la Junta de Andaluca (www.andaluciajunta.es/publicaciones).

Mantenemos contactos con profesionales andaluces a ttulo individual. De hecho, hemos formado una especie de grupo entre documentalistas que asistimos al primer Foro que hemos elaborado un documento de propuestas en relacin a los profesionales de la Documentacin en la Junta de Andaluca que paso a exponer seguidamente, en el ltimo apartado de mi intervencin.

En cualquier caso, decir que en el coloquio responder las dudas que se planteen y tambin que para ampliar informacin podis dirigiros al Centro de Documentacin, donde estaremos encantadas en atenderos (lo cual reflejaremos, como no, en nuestras estadsticas de servicios).

III. Propuestas en relacin a los profesionales de la Documentacin y la Biblioteconoma de la Junta de Andaluca Situacin actual Repaso muy somero de dicha situacin: 1. Oposiciones actuales de Biblioteconoma y Documentacin: a. Oposiciones de Biblioteconoma: Cuerpo Superior Facultativo, opcin Biblioteconoma, y Cuerpo de Tcnicos de grado medio, opcin Biblioteconoma. b. Oposiciones a Documentacin: Cuerpo Superior Facultativo, opcin Archivstica, subopcin Documentacin, y Cuerpo de Tcnicos de grado medio, opcin Archivstica, subopcin Documentacin. Problemas en este segundo caso: i. Los tribunales son de personal de Archivos, y, en todo caso, se hacen asesorar de alguien de Bibliotecas y/o Documentacin. ii. Nunca se sabe las plazas que hay de Documentacin, de manera que quien/es aprueban esa subopcin son vistos por el Tribunal como plazas de archivos que se pierden; finalmente esas personas, efectivamente, van a ocupar plazas de Archivos y no de Documentacin. iii. Aunque al parecer existe el Cuerpo de Tcnicos de grado medio de Documentacin, nunca han salido plazas a oposicin.

2. Puestos de trabajo: a. Bibliotecas: normalmente descritos y ocupados por personal facultativo y de grado medio de Biblioteconoma. b. Documentacin: mayoritariamente descritos como del Cuerpo Superior de Administradores Generales y del Cuerpo de Gestin Administrativa, ya que estn adscritos a un rea Funcional de Documentacin, Publicaciones y Comunicacin Social que est dentro de la Agrupacin de reas de Gestin de Administracin Pblica. En algunos casos, los menos, las plazas estn descritas y ocupadas por personal de Archivstica o de Biblioteconoma. Propuestas de cambios 1. Unificar las oposiciones de Documentacin y de Biblioteconoma en una sola opcin de Biblioteconoma y Documentacin (tanto en el Cuerpo Superior Facultativo como en el de Tcnicos/as de grado medio), con Tribunales compuestos tambin por personas de experiencia reconocida en Bibliotecas especializadas y/o Centros de Documentacin y con ampliacin del nmero de plazas acorde a esta unificacin. 2. Establecer un rea funcional de Biblioteconoma y Documentacin, a la que se adscribiran todos los puestos de trabajo en Bibliotecas y en Documentacin. Poner como rea relacional Archivstica, con la que se hara una Agrupacin de reas. 3. Revisar los puestos de trabajo actuales correspondientes a estos tipos de trabajo para redefinirlos segn las propuestas anteriores. Habra que revisarlos uno a uno, buscando la mejor solucin para los y las profesionales que han sufrido o estn sufriendo situaciones irregulares debido a la confusin con el tema de la Funcin Pblica de la Junta de Andaluca. Previo a esto sera recomendable realizar un estudio del perfil profesional y la situacin administrativa de las personas que se ocupan en la Junta de Andaluca de tareas relacionadas con informacin y documentacin (bibliotecas, centros de documentacin, publicaciones, difusin de actividades, contenidos de pginas web, etc.). Fundamentos 1. La Ley 16/2003 del Sistema Andaluz de Bibliotecas y Centros de Documentacin, que incluye en el mismo sistema ambos tipos de servicios. Y, por otro lado, la Ley de Archivos 3/1984 de Archivos, que slo considera este tipo de establecimientos.

2. Los estudios acadmicos, denominados de Biblioteconoma y Documentacin o simplemente de Documentacin, con unos contenidos que no distinguen entre Bibliotecas o Centros de Documentacin. 3. Artificialidad de los dos tipos de oposiciones actuales (unas de Biblioteconoma y otras de Documentacin, como subopciones, stas ltimas, de Archivstica), con la dificultad de hacer dos temarios y dos tipos de pruebas destinadas a un colectivo profesional en el que coexisten en mayor o menor grado ambas funciones. 4. La propia estructura de la Consejera de Cultura, que cuenta, dentro de la Direccin General del Libro y del Patrimonio Bibliogrfico y Documental, con el Servicio del Libro, Bibliotecas y Centros de Documentacin; y dentro de la misma Direccin General, pero aparte, est el Servicio de Archivos. 5. En la mayora de los servicios con los que cuenta la Administracin de la Junta de Andaluca coexisten las funciones y los objetivos de biblioteca especializada y centro de documentacin. 6. Dificultad de caracterizar los distintos puestos de trabajo como de Biblioteconoma o de Documentacin, ya que las funciones de ambos perfiles, como ya comentamos, coexisten en gran medida. Por ejemplo: cmo habra que definir un puesto de trabajo en un Centro de Documentacin de un organismo de la Junta, como de Biblioteconoma o como de Documentacin? 7. La propia composicin de la Asociacin Andaluza de Documentalistas muestra como los profesionales de la Junta de Andaluca asociados a la misma trabajan en Bibliotecas y en Documentacin indistintamente. Ventajas 1. Todas las derivadas de aclarar una situacin de confusin que viene de antiguo y que ha afectado a cantidad de profesionales (quienes han estado ocupando puestos de trabajo de Biblioteconoma y/o Documentacin y, sin embargo, la antigedad y la experiencia les cuenta en otras reas profesionales por estar mal definidos sus puestos de trabajo; quienes han aprobado las oposiciones de Documentacin y han tenido que ponerse a trabajar en Archivos; etc.). 2. Se simplifica enormemente el proceso de oposiciones para optar a puestos de trabajo relacionados con la profesin. Adems, el Tribunal realmente estara formado de especialistas en el tema (como se ha dicho, actualmente el Tribunal de Documentacin esta formado de personal de Archivos).

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3. Tambin se aclararan los puestos de trabajo de la Junta de Andaluca relacionados con la profesin (actualmente quienes opositan a Documentacin como subopcin de Archivstica no saben qu puestos de trabajo hay de Documentacin, y de hecho, cuando salen van derechos a puestos de Archivos, con el consiguiente perjuicio tambin para el personal de Archivos, que se queda sin plazas originalmente destinadas al mismo). 4. Se simplifica tambin mucho la definicin de puestos de trabajo, con la enorme confusin que hay desde siempre con el tema, como se ha referido en el punto primero de este apartado. Por ejemplo, dentro de la propia Direccin General del Libro y del Patrimonio Bibliogrfico y Documental, que debera tener el tema muy claro y dar ejemplo, el Servicio del Libro, Bibliotecas y Centros de Documentacin est ocupado por una persona que aprob las oposiciones de Documentacin, como subopcin de Archivos, pero su puesto de trabajo est definido como de Administrador general; y el Departamento de Centros de Documentacin dependiente de dicho Servicio est caracterizado tambin como de Administrador general; en cambio, el Servicio de Archivos est ocupado por una persona de Archivos pero el puesto est caracterizado como de Biblioteconoma. 5. Aumentara el potencial de movilidad de los profesionales dentro de la Junta de Andaluca. 6. Es una propuesta bastante fcil de llevar a la prctica. 7. No encontrara oposicin por parte de los profesionales de los Archivos, que, como sostiene la Asociacin Andaluza de Archiveros, no estn dispuestos a renunciar a su especificidad. 8. Mejorara la calidad de los servicios y determinadas tareas seran asignadas a los profesionales realmente formados para las mismas (por ejemplo, las relacionadas con el diseo y mantenimiento de pginas web -organizacin de contenidos, usabilidad, accesibilidad, visibilidad, posicionamiento, etc.-). Quin debe abordar los cambios La Consejera de Cultura, fundamentndose en Ley del Sistema Andaluz de Bibliotecas y Centros de Documentacin y en la Ley de Archivos, de las que son competentes. Estas leyes tambin deberan ser respetadas por Funcin Pblica, que debera contar con la Consejera de Cultura para cualquier tema relacionado con la materia (cambios de oposiciones y definicin de puestos de trabajo incluidos). Lo cual conlleva que la Consejera de Cultura asuma realmente sus competencias y acte en consecuencia.

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Esto no es incompatible con lo que se ha comentado en el Foro de implicar a la Consejera de Innovacin, Ciencia y Empresa en nuestra materia, con la que podra trabajar coordinadamente la Consejera de Cultura. Cundo hay que hacer los cambios De inmediato, pues ya son muchos aos desde la creacin de la Administracin andaluza- de sufrir una situacin de confusin que ha afectado a gran cantidad de profesionales. Adems, parece ser que actualmente Funcin Pblica est plantendose cambios al respecto, pero sin haber consultado ni con la Consejera competente en la materia, segn establece la Ley, ni con las entidades representantes de las y los profesionales del ramo, lo cual, como poco, no parece muy democrtico. Consideraciones finales Finamente decir que el documento lo han suscrito 31 profesionales y que se ha remitido a diversas instancias, si bien la respuesta ha sido escasa y an no hemos llegado a todas entidades y personas con competencia en la materia. Comentar tambin que invitamos a la Asociacin Andaluza de Documentalistas, organizadora del Foro, a que retome el tema para que llegue a buen puerto. Muchas gracias por vuestra atencin.

Aurelia Daza Sevilla, 25 de noviembre de 2006

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