Menaxhimi Modern I Burimeve Njerzore

SHOQATA E BASHKIVE T SHQIPRIS
MANAXHIMI MODERN I BURIMEVE NJERZORE
(TEMA T ZGJEDHURA PR PRMIRSIMIN E MENAXHIMIT T BURIMEVE NJERZORE N BASHKIT, NDRMARRJET BASHKIAKE DHE INSTITUCIONET E TJERA T QEVERIS VENDORE) KORRIK, 2001
1
MENAXHIMI MODERN I BURIMEVE NJEREZORE
MENAXHIMI MODERN I BURIMEVE NJERZORE
Prgatitur nga Projekti KOMPAS Korrik 2001, Tiran, Shqipri
KOMUNITET, PUSHTET, ADMINISTRAT S BASHKU

KOMPAS sht emri zyrtar i Projektit t Qeveris Hollandeze n Shqipri t titulluar Komunitet Pushtet Administrat S Bashku. Dokumenti Menaxhimi Modern i Burimeve Njerzore sht prgatitur pr Shoqatn e Bashkive t Shqipris, si pjes e programit t KOMPAS-it pr mbshtetjen dhe zhvillimin e produkteve pr SH.B.SH.- n. Ku dokument sht skicuar pr t qn nj ndihm ndaj SH.B.SH.-s n prpjekjet e saj pr t ndihmuar n ndrtimin e kapaciteteve t Bashkive t Shqipris. Nuk sht skicuar pr t qen nj udhzues q gjithprfshirs n fushn e Menaxhimit t Burimeve Njerzore, por prkundrazi sht nj prpilim i temave t zgjedhura pr ti ndihmuar Bashkit Shqiptare n prmirsimin e funksionit t menaxhimit t personelit.
Kjo monografi sht nj prpjekje e prbashkt e Artan Rrojit dhe James G. Budds, Konsulent n Zhvillimin Ekonomik dhe Menaxhimin Publik.
2
TABELA E PRMBAJTJES
TABELA E PRMBAJTJES.............................................................................................3 TABELA E PASQYRAVE ...............................................................................................4 I. HYRJE ...............................................................................................................................5 II. PROJEKTIMI DHE ZBATIMI I NJ POLITIKE PR BURIMET NJERZORE........................................................................................................................7 1. FAR SHT NJ POLITIK E BURIMEVE NJERZORE? .................................................7 2. KARAKTERISTIKAT E NJ POLITIKE T BURIMEVE NJERZORE .....................................8 3. DOKUMENTIMI DHE PRHAPJA E POLITIKS S BURIMEVE NJERZORE. ......................8 4. ORGANIZIMI I POLITIKS S BURIMEVE NJERZORE......................................................9 5. FILLIMI I PROESIT T KRIJIMIT T POLITIKS S BURIMEVE NJERZORE ..................10 III. MENAXHIMI I PRGJITHSHM I PERSONELIT..........................................11 1. STRUKTURA ADMINISTRATIVE......................................................................................11 2. PRPUTHJA E KRKESAVE T BURIMEVE NJERZORE ME BUXHETIN.........................12 3. STRUKTURA ORGANIZATIVE .........................................................................................13 4. KATEGORIZIMI I PUNVE DHE NPUNSVE ...................................................................14 5. KONTROLLI I KOSTOVE TE PRSONELIT ........................................................................16 IV REKRUTIMI DHE PRZGJEDHJA. .....................................................................19 1. REKRUTIMI I NPUNSVE ..............................................................................................20 2. PRZGJEDHJA E NPUNSVE..........................................................................................21 V ZHVILLIMI I PUNONJSIT......................................................................................24 1. NXITJA DHE MOTIVIMI...................................................................................................24 2. TRAINIMI .......................................................................................................................26 VI MATJA E EFEKTIVITETIT T PERSONELIT..................................................29 1. PRDORIMI I VLERSIMIT T PUNONJSIT .....................................................................30 2. KOHA DHE SHPESHTSIA E VLERSIMEVE....................................................................30 3. QLLIMET E VLERSIMIT ...............................................................................................31 4. STANDARDET E PUNS ..................................................................................................31
3
5. PR FAR T KESH KUJDES N VLERSIMIN E NJ PUNMARRSI. ..........................31 6. INTERVISTA E VLERSIMIT ............................................................................................33 7. FORMULARI I VLERSIMIT .............................................................................................34 VII. DETYRIMET E PUNDHNSIT E T PUNMARRSVE........................35 1. MARRDHNIET FUQI PUNTORE MENAXHUES. ......................................................35 2. PRCAKTIMI I ASAJ SE FAR PRITET............................................................................36 3. MENAXHIMI I PROBLEMEVE DISIPLINORE....................................................................37 4. ORIENTIMI I PUNMARRSIT HARTIMI I MANUALIT T PUNMARRSIT..................38 RROGAT E PRFITIMET SHOQRORE ...............................................................................39 ZHVILLIMI I PUNSIMIT ....................................................................................................39 MASAT DISIPLINORE/NDRPRERJA E MARRDHNJEVE T PUNS ...............................39 VIII MBAJTJA E REGJISTRAVE PR BURIMET NJERZORE.......................41 1. ELEMENTT PRBRS T REGJISTRAVE T PERSONELIT............................................41 2. SIGURIMI I DOSJEVE T PERSONELIT. ...........................................................................42 3. FORMULAR I INFORMACIONIT T PERSONELIT SHQIPTAR. ..........................................42 IX. PRFUNDIMI DHE MIRNJOHJET. ..................................................................43
TABELA E PASQYRAVE
PRKUFIZIM I PRGJITHSHM I POLITIKS .............................................................................10 SHMBUJ T NJ GRAFIKU KLASIFIKIMI.................................................................................15 PLANI BAZ I PAGAVE ............................................................................................................15 KULMET PR ZHVILLIMIN DHE ZBATIMIN E SUKSESSHM T SISTEMIT T KLASIFIKIMIT E T PAGS ......................................................................................................18 LAJMRIM PR VEND PUNE ....................................................................................................20 INFORMACION PR FORMULART STANDART T APLIKIMIT PR PUN .................................21 DISA IDE PR KRYERJEN E NJ INTERVISTE T SUKSESSHME.................................................23 NJE RAST MUNDSIE DHE REALIZIMI .....................................................................................26 KULMET PR VLERSIMIN E KRYERJES S PUNS NGA PUNTORI .........................................33 KURTHET T CILAT DUHET T DIHEN: ...................................................................................37 TEMA MINIMALE T SUGJERUARA PR T QEN N MANUALIN E PUNTORVE ..................39 PRMBAJTJA E PRGJITHSHME E NJ DOSJEJE PERSONELI .....................................................41 SHTOJCA I ....................................................................................................................46 SHTOJCA II...................................................................................................................59 SHTOJCA III..................................................................................................................69 SHTOJCA IV. ................................................................................................................92 SHTOJCA V...................................................................................................................96 SHTOJCA VI. ................................................................................................................99 SHTOJCA VII. .............................................................................................................100
4
KREU
I.
I. HYRJE
Qeverisja vendore n Shqipri po ndryshon. Nj seri e re ligjesh, q hyri n fuqi n Janar 2001, e ka ndryshuar thelbsisht prgjegjsin dhe kapacitetet e qeverive vendore. Ka nj grup t dyt ligjesh q do t bhet operacional dhe do ta ndikoj Qeverin Qndrore n fillim t 2002. Ndrsa m par qeverisja vendore ishte thjesht nj zgjatim i vullnetit t Qeveris Qndrore, sot jan duke ndodhur ndryshime t vrteta q po ven m shum prgjegjsi n duart e zyrtarve t qeverisjes vendore. Me perspektivn e pamjes s nj qeverie vrtet t decentralizuar, sht e duhur dhe e drejt q ti kushtohet vmendje m t vlefshmit prej burimeve, personelit, q punon pr organizatn. Bashkit dhe organizatat e tjera qeveritare nuk ia dalin dot m mban duke i trajtuar njerzit me m pak respekt e mirkuptim nga sa e meritojn ata. N t njjtn koh sht e dukshme nevoja pr sistemimin e ktij burimi. Vendimet mbi personelin duhen marr n nj mnyr t qndrueshme e t rregulluar dhe prandaj duhen bazuar n politik e proedur t caktuar e t miratuar nga autoriteti vendor. N do qeveri vendore ndikimi i Burimit Njerzor sht thelbsor. Kostoja e ktij burimi sht nj faktor kryesor n buxhet. Mnyrat e t brit t punve dhe metodat q zbatohen rndojn shum n efikasitetin dhe efektivitetin e organizats. Ndrkoh q bashkive po u jepen kompetenca t reja, nevojitet q puntort t shihen m tepr si prfaqsues t atyre q bjn politikat sesa n mnyr strikte si puntor. Kjo krkon nj metod t re t menaxhimit t punmarrsve dhe t shtjeve q ndikojn tek ata n realizimin e detyrave t tyre t prditshme. Gjithashtu askush nuk mund ta lr pas dore koston e burimeve njerzore. Pikrisht ashtu si e shqetsojm veten ton me koston e komoditeteve, po ashtu
5
duhet ta shqetsojm vetveten me koston e personelit. Tradicionalisht bashkit kan nj pun shum intensive dhe kostoja e personelit t bashkive mund t jet kudo mes 50-60 % t buxhetit t tyre. Kjo sht nj shifr shum e lart pr tu trajtuar lehtsisht ose pa politika dhe rregulloret e duhura.. Bashkit q veprojn n nj sistem t bazuar n ekonomin e tregut nuk e kan luksin e trajtimit t punsimit si nj e drejt sociale, por prkundrazi duhet ta shohin koston e operimit n kuadr t tr organizats, duke prfshir personelin, dhe ti marrin vendimet bazuar n interesin m t mir t taksapaguesit e t qytetarit.
SHNIM I VEANT I AUTORVE Materialet n kt manual jan nxjerr prej modeleve t ndryshme npr bot. Megjithat, autort besojn se t gjitha metodologjit e sugjeruara, format dhe proeset jan n prputhje me legjislacionin Shqiptar. Pr t siguruar prputhjen me ligjin dhe me specifikat e shum prej aktiviteteve t mbuluara prej ktij manuali, lexuesit duhet ti referohen LigjitStatusi i Npunsit Civil Shqiptar Ligji Nr. 8549, i 11 Nntor 1999. Ai ligj vendos rregulla uniforme mbi kushtet dhe procedurat pr hyrjen n shrbimin civil, mnyrn e vendosjes dhe ndrprerjes s marrdhnieve t puns, prparimit n karier, pr t ruajtur t drejtat dhe pr t prcaktuar detyrat e npunsve civil q synojn t krijojn nj shrbim civil efektiv e t qndrueshm nga ana profesionale pr Shqiprin. Qllimi i ktij manuali sht t ndihmoj zbatimin e atij ligji duke dhn bazat, modelet dhe idet lidhur me mnyrn se si t projektohet, fillohet dhe t zbatohet nj program i menaxhimit t burimeve njerzore. Ky dhzues nuk synon t prfshij gjithka n fushn e administrimit t personelit. Ai sht nj udhzues q jep gjrat thelbsore q mund t prfshihen n nj sistem pr ta br at efektiv dhe pr tu shrbyer nevojave t bashkis ose organizatave t tjera vendore. Si t gjitha shtjet e politikave, nuk ka vetm nj mnyr pr ta kryer at. Ka shum mnyra dhe shfaqen edhe variacione pr shkak t nevojave vendore, kulturave e kushteve. Kjo sht gjithashtu e vrtet pr menaxhimin e burimeve njerzore. Sidoqoft, ka disa ide baz, filli logjik i t cilave sht i domosdoshm n do sistem. Ky manual synon ti prkufizoj ato dhe t jap shembuj se si mund t zbatohen ato.
6
KREU
II.
II. PROJEKTIMI DHE ZBATIMI I NJ POLITIKE PR BURIMET NJERZORE
1. FAR SHT NJ POLITIK E BURIMEVE NJERZORE?
Nj prgjegjsi e rndsishme e menaxherve publik sht ti balancojn t drejtat e qytetarve pr t marr nj shrbim nga qeverisja i cili t jet efikas, efektiv, i drejt dhe q i prgjigjet nevojave t qytetarve, duke ruajtur t drejtn e npunsve publik pr tu trajtuar me barazi e dinjitet.1 Kjo thnie baz e mnyrs me t ciln duhen menaxhuar npunsit, sht ndoshta baza pr zhvillimin e nj politike t Burimeve Njerzore.
Nj politik e burimeve njerzore sht nj grup rregullash dhe rregulloresh
sistematike, e kodifikuar dhe e prhapur q udhzon se si duhen trajtuar Burimet Njerzore n nj organizat, far t drejtash e prgjegjsish kan ato dhe far t drejtash e prgjegjsish kan menaxhuesit. N t kaluarn, politika e Burimeve Njerzore ose politika e Personelit, si referohej shpesh, ishte e paprcaktuar, varej nga gjendja shpirtrore, qndrimi ose dshira e mbikqyrsit, ose n disa raste nuk ishte fare politik, por thjesht nj dshir individuale. sht zbuluar se nj metod e till t on n ndarje, paknaqsi dhe grindje mes npunsve e mbikqyrsve. Mjekimi pr kt situat sht nj trsi politikash e cila i mbulon t gjitha shtjet q ka t ngjar t jen shqetsimi i vendit t puns.
Menaxhimi i Burimeve Njerzore n Qeverin Vendore nj Udhzues Themelor, I.C.M.A., Washington, D. C., 1999
7
2. KARAKTERISTIKAT E NJ POLITIKE T BURIMEVE NJERZORE
Nj politik e Burimeve Njerzore duhet t prmbush shum funksione. Ajo duhet t jet nj dokument i shkruar i rregullave e rregulloreve lidhur me funksionet e administrimit t personelit, por n t njjtn koh ajo duhet shkruar n nj mnyr q u lejon menaxherve dhe mbikqyrsve mundsin pr ta prdorur at edhe si udhzues. (Shum bashki botojn Udhzuesin e Mbikqyrsve, q sht nj version, i shoqruar me komemtet prkatese, i dokumentit t politiks, q u jep atyre rregullat dhe rregulloret specifike si edhe komentarin mbi at se cili sht kuptimi dhe qllimi i Kshillit t Bashkis ose agjencive t tjera n detyrimin e zbatimit t ktij dokumenti t politiks). Ka shum karakteristika pr t siguruar se politika do t jet e prdorshme dhe dobiprurse. Politika duhet t jet e kuptueshme. Burokracit synojn ti shprehin gjrat n mnyr t till q ti prshtaten zhargonit t tyre t brendshm. Kjo nuk i prshtatet nj manuali politike t projektuar pr menaxhert dhe mbikqyrsit tuaj. Nse dshironi q kto t fundit t jen n gjendje ta zbatojn politikn dhe rregullat e rregulloret e miratuara, ather ato duhen shkruar n nj mnyr t till q ata gjat leximit ta kuptojn qllimin dhe mnyra e t shprehurit. Manuali ose dokumenti duhet botuar n sasi t mjaftueshme q t gjith menaxhert e mbikqyrsit t ken nj kopje. Gjithashtu sht e rndsishme, pr thjeshtsin dhe uljen e kostos, q ta botoni at n nj format q t jet fleksibl pr tu ndryshuar dhe prmirsuar. Nse ka ndonj gj t sigurt pr administrimin e personelit sht se ai do t psoj ndryshime. Prdorimi i nj manuali, faqet e t cilit jan lidhur n mnyr t prhershme, do t jet nj penges. (Shum bashki prdorin thjesht nj dosje me flet t pangjitura dhe pastaj japin nj sistem numrimi q siguron se mund ti kapni ndryshimet me lehtsi. Dokumenti i politiks duhet q gjithashtu ti prfshij mundsin e paraqitjes t t gjitha mospranimeve gj e cila do t siguroj se politika nuk do t prdoret n mnyr jo t prshtatshme ose pr qllime q nuk kan qn synim saj. Pr shembull n zonat ku kontraktimi me punmarrsit sht nj detyrim ligjor, mund t jet e prshtatshme q t shnohet se dokumenti nuk sht nj kontrat.
3. DOKUMENTIMI DHE PRHAPJA E POLITIKS S BURIMEVE NJERZORE.
Ka shum shtje q duhen marr n konsiderat n dokumentimin dhe prhapjen e politiks.. N kuadr t ktij funksioni tregohet rndsia e emrimit t kreut Administrativ t Burimeve Njerzore. Kapitulli III i ktij manuali prshkruan n mnyr m t detajuar nevojn pr nj zyrtar t Burimeve Njerzore brnda bashkis. Njri prej funksioneve kryesore, q do t kryej nj
8
person i till, sht t siguroj q politikat e personelit jan dokumentuar, mirmbajtur dhe prhapur si duhet. Politikat e Burimeve Njerzore, nse vijn prej Kshillit t Bashkis, Qeveris Qendrore apo prej ndonj burimi tjetr, jan rregulla dhe rregullore zyrtare dhe duhen trajtuar si t tilla. Ndryshe nga disa rregulla dhe rregullore q zbatohen vetm pr nj departament ose funksion t qeveris bashkiake, kto politika zbatohen pr t gjith dhe duhet zhvilluar nj sistem i sakt e funksional pr ta mirmbajtur dhe pr ta prhapur informacionin. Pas shkrimit fillestar dhe prhapjes s nj Dokumenti t Politikave t Burimeve Njerzore, administratori duhet t vendos nj sistem me nj list shprndarjeje t prcaktuar dhe metodologji pr t prcjell ndryshimet apo modifikimet q mund ti bhen planit. Kjo do t siguroj se i gjith personeli do ta marr informacionin. M shpesh punmarrsi i mesm e merr informacionin baz n formn e nj manuali pr punmarrsit (kapitulli VII i ktij manuali e prshkruan nj manual t till n mnyr m t detajuar dhe Shtojca 3 jep nj model manuali i cili mund t prshtatet pr nevojat vendore). Si sht rasti i tekniks s shprndarjes pr mbikqyrsit dhe menaxhert, do t ishte nj ide e mir t skicohej manuali i punmarrsve n nj mnyr t till q t bheshin lehtsisht ndryshime. Prve ksaj, srish sht nj ide e mir t kesh krijuar nj sistem shprndarjeje t paraprcaktuar.
4. ORGANIZIMI I POLITIKS S BURIMEVE NJERZORE.
Shtojca 1 e ktij manuali jep nj model pr nj Udhzues t Politiks s Burimeve Njerzore. N t prfshihen shtje t ndryshme q kan rndsi pr menaxhimin e personelit. Gjersia dhe thellsia e dokumentit varet trsisht nga gjersia dhe thellsia e ligjeve dhe rregulloreve t zbatueshme nn nj juridiksionit t caktuar. sht shum e rndsishme q dokumenti t jt gjithprfshirs, meq sht e padrejt dhe n shumicn e rasteve e paligjshme ti bsh njerzit prgjegjs pr veprime pr t cilat ata nuk jan t informuar plotsisht dhe paraprakisht. Prgjithsisht, t gjitha dokumentat e burimeve njerzore mbulojn nj list baz t gjrave. Lista specifike duhet hartuar prej secils organizat. Pasqyra 1 jep nj prmbledhje t llojeve t temave q mund t prfshihen n kt list. Modeli i paraqitur n Shtojc prezanton kto dhe shtje t tjera n nj format standart politikash dhe siguron nj prshkrim t secils prej shtjeve si dhe se far duhet prfshir. Ky model i referohet shum modeleve qe aktualisht prdoren nga qeveri t mdha vendore t huaja.
9
PASQYRA NR 1
PRKUFIZIM I PRGJITHSHM I POLITIKS
Synimi i Politiks Politikat administrative o Rekrutimi dhe Przgjedhja o Kompensimi o Klasifikimi o Zhvillimi i Punmarrsve o T drejtat e Punmarrsve o Masat Disiplinore o Nepotizmi o Krijimi dhe Suprimimi i Pozicioneve o Transferimi i Punmarrsve o Plotsimi i Vendeve t Lira Rrogat e Pagat o Nivelet e kompensimit o Rregullat e rregulloret e kompensimit o Punmarrsit e prhershm e t prkohshm o Vlersimi i Kryerjes s Puns
Ort e Puns dhe ato Jasht Orarit Pushimet dhe Festat o Rregullat e pushimeve o Koha kur merren dhe kohzgjatja e tyre o Kompensimi me rrog shtes o Festat zyrtare o Kompensimi pr punn n ditt e festave o Tipe t tjera t mungesave t autorizuara. Mungese pa t drejte pagese Munges pr shkak smundjeje Prfitimet e punmarrsve o Pensionet o T tjera Prfaqsimi i punmarrsve Krkesa t tjera t punmarrsve
5. FILLIMI I PROCESIT T KRIJIMIT T POLITIKS S BURIMEVE NJERZORE
N fazat fillestare t zhvillimit t politiks do t ishte ndihmse t merrej shrbim nga nj konsulent i specializuar n ligjet kombtare si edhe n politikat e procedurat e Burimeve Njerzore t pranuara prgjithsisht. N kt mnyr, bashkia mund t sigurohet pr prfshirjen e t gjitha shtjeve t rndsishme n zhvillimin e politiks. Ekspert t till mund t vihen dispozicion nga shum burime dhe rekomandohet me forc q bashkit ta prdorin shoqatn e tyre t bashkive pr ti ndihmuar n gjetjen ose sigurimin e nj ndihme t till. Nse mbshtetja dhe pagesa e nj ekspertize t tille sht e pamundur, prdorimi i nj modeli si ai i prshkruar n Shtojcn 1 do ti prfshij pothuajse t gjitha shtjet. sht detyr e zyrtarit bashkiak t emruar prgjegjs pr Burimet Njerzore q t siguroj se shtjet e prmendura n model jan komentuar si duhet dhe se jan prfshir n t t gjitha politikat, rregulloret, rregullat dhe proedurat e miratuara nga Kshilli i Bashkis ose t mandatuara nga autoritete t tjera.
10
KREU
III.
MENAXHIMI I PRGJITHSHM I PERSONELIT

1. STRUKTURA ADMINISTRATIVE.
shtja e pare ne menaxhimin e burimeve njerzore sht t shihet niveli i vmndjes q i sht kushtuar ksaj shtjeje nga administrata. Pr t patur efektivitet duhet q nj person t jet i ngarkuar posarisht me kt detyr. N disa bashki ky pozicion sht neglizhuar duke ia ngarkuar kt detyr Sekretarit. Megjithat n shum bashki pr t mos thn n t gjitha , Sekretari, nuk mund tia kushtoj gjith kohn ktij problemi duke u marr deri n detaje me menaxhimin e personelit. N disa raste Kryetari Bashkis ka prgjegjsi direkte pr kt funksion. N t dyja rastet rekomandohet t caktohet nj specialist prgjegjsia e vetme e t cilit do t jet menaxhimi i personelit. Kjo gj nuk do t ndryshoj asnj nga prgjegjsit q t tjert kan n lidhje me personelin, por me kalimin e kohs ky pozicion do t konsolidohet gj q do sjell kursime n kosto. Roli fillestar i specialistit t personelit mund t jet koordinimi i aktiviteteve pr t'u siguruar q sistemi sht n prputhje me politikat e administrats dhe t kshillit dhe sht duke gjetur nj zbatim t mir n t gjith organizatn. Kur krkesat pr menaxhimin e burimeve njerzore do t rriten me kalimin e kohs dhe puna nuk mund t prballohet nga nj person i vetm, mund t krijohet departamenti i personelit. Detyrat e specialistit mund t jen: T mbledh rregulloret dhe rregullat n lidhje me t gjitha aspektet e burimeve njerzore t aprovuara nga Kryetari dhe Kshilli Bashkiak T jap ndihmesn n hartimin e prshkrimit t punve pr Bashkin T bj lajmrimet e punsimit T kryej kontrollin fillestar t aplikimeve t punsimit T kshilloj dhe informoj Kryetarin dhe Kshillin Bashkiak mbi t gjitha ligjet dhe vendimet e Qeveris Qndrore n lidhje personelin
11
2. PRPUTHJA E KRKESAVE T BURIMEVE NJERZORE ME BUXHETIN2.
Ka nj shkrirje t pashmangshme mes funksionit t buxhetit bashkiak dhe funksionit t menaxhimit t Burimeve Njerzore. Krkesat e personelit n buxhet shpesh llogariten deri n 50 % ose m tepr t buxhetit vendor. Ashtu si buxheti prfaqson planin e puns s bashkis, t shprehur n numra, po ashtu edhe plani i burimeve njerzore duhet ti njoh faktort e kostos dhe nevojn pr t qen n gjendje ti menaxhoj ato burime s bashku me pasurit dhe burimet e tjera t bashkis. Prgjegjsia kryesore e funksionit t Burimeve Njerzore n qeveri sht t rekrutoj, przgjedh dhe zhvilloj personelin pr ti prmbushur nevojat dhe krkesat e njsis s qeverisjes vendore. Pr shkak t burimeve t kufizuara dhe nevojs pr nj hapsir gjithnj e m n rritje t ekspertizs, funksioni i personelit dhe funksionet buxhetore e financiare t bashkive duhet t renditen pran nra tjetrs (n disa raste, bashkit do ti shkrijn t dy funksionet nn nj departament ombrell t njohur si Departamenti i Shrbimeve Administrative, ose dika e ngjashme). Prfshirja e nevojave t Burimeve Njerzore n funksionet e menaxhimit nuk sht gjithmon e leht. Aktualisht prej qeverive vendore po prdoren tre strategji pr t prmirsuar aftsin e tyre pr t ndrtuar nj forc pune efektive: Ndarja m e madhe prej tradits sht ti lejosh menaxhert pr ti lvizur fondet mes kategorive t shpenzimeve apo zrave t buxhetit sipas nevojave pr aq koh sa nuk tejkalohet buxheti i prgjithshm i dhn njsis s tyre. Nj strategji e dyt sht inkurajimi i buxhetimit ne funksion t cilsis s kryerjes s punve, duke u krkuar njkohsihst kryetarve t departamenteve ti prshtasin krkesat e tyre buxhetore me planet e tyre strategjike. Nj strategji e tret, m e thjesht, sht t krkosh pr burime financiare t teprta brnda zrave tradicional t buxhetit n mnyr q t krijohen fondet pr qllimet e tjera.3 T bsh Kshillin e Bashkis ti pranoj ndryshimet n zrat e buxhetit pr personelin n rastin m t mir sht e vshtir, por sigurimi i metodave pr ndryshim e menaxhimit t brendshm mund ta paksoj kt barr. T gjitha sugjerimet e msiprme nuk jan t prfshira n ligjislacionin Shqiptar, por pritet q t prfshihen n nj t ardhme jo shum t largt.
Ky seksion sht nxjerr pjesrisht prej versionit origjinal Teknika Moderne t Personelit pr Bashkit, USAID/PAPA, Shtator 2000. Jan prfshir ndryshimet thelbsore. Menaxhimi i Burimeve Njerzore n Qeverin Vendore Nj Udhzues Thelbsor, I.C.M.A. Washington DC, 1999, fq. 4-5.
12
3. STRUKTURA ORGANIZATIVE.
Nj nga detyrat fillestare n administrimin e personelit pr do bashki sht rishikimi e strukturs organizative. Tradicionalisht, do bashki rishikon strukturn e vet n baz bashkie, dhe pastaj harton strukturat e do departamenti dhe agjencie brenda qeveris vendore. Meq shum nga bashkit e Shqipris jan t vogla, kto t fundit mund t hartojn vetm nj struktur organizative, at n baz bashkie, t tjerat q jan m t mdha, mund ti bjn t dyja. Struktura organizative paraqet strukturn e personelit n nj ent. Atje paraqitet do pozicion dhe lidhja e tij me drejtorin e departamentit dhe pozicioneve t tjera. N strukturn organizative jepen strukturat e kontrollit dhe t raportimit si dhe numri dhe tipi i npunsve brenda nj departamenti si tregohet n Pasqyrat 2 dhe 3. N pasqyrn 2 jepet nj shmbull i strukturs organizative t zyrs s Kryetarit. N kt shembull Kryetari ka gjasht varts direkt: shoferin, recepsionistin, sekretarin, specialistin e personelit, dhe drejtorin e komunikimit, i cili ka nn vartsin e tij dy npuns- at q mbulon lidhjen me qytetart, dhe specialistin e komunikimit.
PASQYRA NR 2.
KRYETARI
Shoferi
Recepsionisti/sekretari
Specialisti i personelit Drejtori i komunkimit
Lidhjet me qytetart
Specialisti i komunikimit
Pasqyra 2 jep strukturn organizative t nj bashkie m t madhe q paraqet Kryetarin e Bashkis si drejtuesin e qeveris vendore dhe drejtort e departamenteve q i raportojn atij direkt. Nn do kuti q paraqet drejtorin e departamentit duhet t kt nj struktur organizative q paraqet departamentin n mnyr grafike.
PASQYRA NR 3
13
KRYETARI
Sekretari Administrats Zvnds Kryetari
Zyra e Kryetarit
Shrbimet Publike
Financa
Planifikimi Urban
Kultura e Sporti
Asistenca Sociale
Gjendja Civile
Prdorimi i hartave t strukturs organizative sht nj mnyr shum e mir pr t vlersuar lidhjet brenda bashkis dhe pr t hartuar zgjidhje t tjera alternative q u prshtaten nevojave gjithmon n rritje t bashkis. Duhet t kihet parasysh q megjithse prdorimi i hartave sht i vlefshm nprmjet tyre nuk jepen t dhna pr personalitetet individuale, q ndikojn shum n efektivitetin e strukturs.
4. KATEGORIZIMI I PUNVE DHE NPUNSVE.
Nj nga pikat kye t menaxhimit efektiv t burimeve njerzore sht q punonjsit t din mir se far pritet prej tyre dhe po kshtu drejtuesit t din mir se far pune duhet t mbuloj secili prej tyre. S bashku me kt nj sistematizim i ktij proesi do t siguroj q vendimet pr personelin kan qen objektive dhe q punonjsit do t ken t tr trajtim t barabart dhe t ndershm. Pr realizimin e ktij qllimi prdoren dy teknika shum t rndsishme q jan:Klasifikimi i Punve dhe Prshkrimi i Punve.
SISTEMET E KLASIFIKIMIT T PUNVE.
Klasifikimi i pozicioneve sht proesi i prcaktimit se sa klasa, pozicione, ka n nj organizat dhe proesi i regjistrimit sistematik t ktyre pozicioneve q i prkasin do klas. Detyrat dhe prgjegjsit (si specifikohen n prshkrimin e puns) shrbejn si baz mbi t ciln prcaktohen klasat dhe pozicionet individuale q prcaktohen n prputhje me kto klasa. Kur secili nga pozicionet sht vendosur n klasn e prshtatshme secila nga klasat duhet t prfshij t gjitha pozicionet brenda bashkis (pavarsisht se n far departamenti apo agjencie bjn pjes). do klas paraqet pozicionet brenda nj institucioni, q jan t ngjashm prsa i prket detyrave dhe prgjegjsive, duke patur t njjtin nivel page brenda strukturs s pagave t instititucionit. Ndrkoh q klasifikimi i personelit dhe nivelet e pagess fillojn t humbasin kontrollin nga qeveria qndrore dhe bhen gjithmon e m tepr funksion i njsive t vet-qeverisjes vendore, sht e rndsishme q bashkit t prdorin planin e klasifikimit dhe t pagesave. Vendosja e nj sistemi t till
14
siguron:
trajtim t barabart dhe pages t njjt pr punonjsit q kryejn t njjtn pune pavarsisht nga institucioni ku ata punojn. proes rekrutimi konkurues t bazuar n krkesat aktuale t puns. vendosjen e npunsve n pun q u prshtaten aftsive t tyre. nj mjet pr nj shprndarje m t mir t fondeve pr shpenzimet e personelit.
PASQYRA NR 4
SHMBUJ T NJ GRAFIKU KLASIFIKIMI
Kategoria e klasifikimit dhe pozicionit Kategoria 3 Recepsionist Puntor mirmbajtje Puntor Kategoria 9 Specialist i komunikimit Shofer Npuns/Daktilografist
Kategoria e pags 8467-10639
11094-15091
Pasqyra 4 dhe pasqyra 5 tregojn se si strukturohet nj plan baz pagesash. Kta jan shembuj q prdoren vetm pr qllime ilustruese. PASQYRA 5
PLANI BAZ I PAGAVE
Numri i klass s pags
(Pagat e shprehura n Lek/muaj) Paga mujore Paga mujore Paga mujore shkalla 1 shkalla 2 shkalla 3
Paga mujore shkalla 4
Paga mujore shkalla 5
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
7500 7950 8427 8933 9469 10037 10630 11277 11954 12671 13431 14237
7875 8427 8933 9469 10037 10630 11277 11954 12671 13431 14237 15091
8270 8933 9469 10037 10630 11277 11954 12671 13431 14237 15091 15997
8680 9469 10037 10630 11277 11954 12671 13431 14237 15091 15997 16957
9116 10037 10630 11277 11954 12671 13431 14237 15091 15997 16957 17974
(Shnim: N kt tabel nj npuns q i takon nj klasifikimi t caktuar ka t drejt t ket rritje t rrogs deri n kategorin maksimale t treguar n klasn 5 bazuar n cilsin e puns s kryer dhe rezultatet e arritura (shih seksionin 5 t ktij kreu). Me qllim q t tejkalohet ky nivel punonjsi mund t paguhet sipas nj niveli m t lart. Me kalimin e kohs n vartsi t inflacionit gjith tabela mund t azhornohet pr tu prputhur me kategorit konkuruese t pagave).
B. PRSHKRIMI I PUNS.
Me qllim q t zbatohet nj sistem efektiv i menaxhimit t personelit sht e domosdoshme q do npuns t dij saktsisht punn e tij dhe far pritet prej
15
tij. Hartimi i plot i nj prshkrimi pune pr do npuns sht jo vetm nj mjet i mir pr menaxhim por edhe nj faktor kontrolli. Ekzistenca e nj prshkrimi t puns bn q do npuns t dij mir se far pritet prej tij. Kur pr do npuns ekziston nj numr i paracaktuar kualifikimesh sht e thjesht t gjykohen kandidatt q i prshtaten ksaj pune. Kshtu sistemi i emrimeve do t bazohet mbi meritat m tepr se sa favoritizmi dhe miqsit personale. Kshtu prmirsohet gjith efektiviteti i qeverisjes. Prshkrimi i puns mund t jt i shumllojshm, por si minimum duhet t prmbaj: Nj prshkrim t shkurtr t puns dhe prgjegjsit. Nj list me arrsimin, aftsit, eksperiencn dhe kualifikimet. Nj prshkrim t departamentit ku do t bj pjes. Nj list t gjr t krkesave dhe prgjegjsive t puns. Kto duhet t jen prshkruese dhe t tilla q punonjsi t ndjej prgjegjsi pr kryerjen e tyre.
Prshkrimet e puns mund t shrbejn edhe pr gjra t tjera. Me ndryshimin e kushteve dhe rrethanave ato mund t rihartohen duke marr n konsiderat nevoja dhe detyra t reja. Kjo gj bhet nse personi q bn rekrutimin ka njohuri t mjaftueshme pr t ditur se far krkesash duhet t plotsoj kandidati i ri pr tiu prshtatur postit. Mund t prdoret edhe nga punonjsit si mbrojtje kundr krkesave t paarsyeshme nga mbikqyrsit. Si pjes e prpjekjeve t prgjithshme pr t vendosur kontrollin e cilsis n qeverisje, sht e rekomandueshme q Prshkrimi i Puns t jet nj element baz. N shtojcen 2 t ktij manuali do t gjeni shembuj t prgjithshm t Prshkrimit t Punve. Duke prdorur teknika t tilla si Klasifikimi i punve apo Prshkrimi i Punve, si dhe teknika t tjera t prshkruara m tutje n kt manual,bhet e mundur q t rritet besimi ndaj qeveris vendore. Kur publiku sheh se vendimet merren n mnyre objektive, t bazuara mbi principe t shndosha t menaxhimit dhe kritere t hapura per publikun dhe t paracaktuara, ata fillojn t ken besim tek punonjsi i shtetit. Ata fillojn t besojn q qeveria punon n favor t interesit t shumics dhe jo t pakics. Kshtu kto sugjerime pr administrimin e personelit mund t jen shum m tepr se sa nj administrim i shndosh. Ato mund t jen mjete shum t vlefshme n proesin e qeverisjes.
5. KONTROLLI I KOSTOVE T PERSONELIT.
Ka disa mnyra pr t kryer kt kontroll. Fleksibiliteti i dhn nga qeverisa qendrore n prcaktimin e pagave dhe niveleve t vendeve t puns, prcakton disa prej mnyrave. Mnyra m e sigurt pr kontrollin e kostove t punonjsit shte gjithmon ligjore. Punonjsi nuk duhet t punsohet menjher. Kjo metod mund t duket absurde, por n t vrtet sht shum efektive nse bhet sipas nj mnyre sistematike dhe shum t kontrolluar. Ka dy elemente baz pr kt metod:
16
A. ANALIZA E KRKESS PR PERSONEL.
Elementi i par krkon nj studim pr t prcaktuar se pr sa npuns ka nevoj do departament. Meqense kjo gj nuk mund t bhet vetm nj her por krkon nj analiz t vazhdueshme kuptohet q ka nj nevoj t dukshme pr specialistin e personelit. Studimi do t krkoj t bhet analiza e kostos pr do departament pr t analizuar numrin e personelit t nevojshm dhe efiencn e puns s departamentit. (p.sh. nqs. nj departament i prbr prej 10 vetsh, i cili siguron shrbimet pr 1000 vet n muaj, mund ta kryej t njjtn pun me 6 vet, ndofta ktu ka vend pr reduktim personeli. Por analiza duhet t marr n konsiderat edhe krkesn pr t siguruar shrbimet. Nse shrbehen 1000 qytetar dhe krkesa sht pr 2000 ather duhet t merren masa t tjera korrigjuese. Nj specialist i trainuar i personelit duhet t kryej kto studime pr rastin konkret pasi ti ket shqyrtuar ato me nj ekspert.
B. KONTROLLI I PROESIT T PUNSIMIT.
Me tu krijuar nj tabllo e qart se sa punonjs duhen, mund t zbatohet kontrolli. Mnyra m e thjesht pr ta kryer at sht q t ndrpritet automatikisht zvndsimi i personelit pr nj periudhe prej 2-3 muaj. Ktu prfshihen largimet nga detyra pr arsye t ndryshme duke prfshir edhe largimet nga dalja n pension. N fund t ksaj periudhe drejtort e departamenteve duhet t justifikojn nevojn pr t br zvndsimin. Sigurisht q do t dal nevoja pr t br prjashtime nga rregulli. Pas ksaj do t krkohet leja nga kryetari ose zvndsi i tij. N departamentet ku ka patur personel t teprt do t duket qart se puna q bhej nga punonjsit e larguar, sht kryer nga t tjert dhe n fund t periudhs dy mujore nuk do t ket mbetur shum pun pr t br. Gjithashtu kjo teknik u shrben edhe dy qllimeve t tjera. Ajo eleminon heqjen e npunsve nga puna, sepse n kt rast kjo gj bhet n mnyr natyrale. N kt rast reduktimi i kostos s personelit do t bhet mjaft ngadal por pa konseguenca. Qllimi i dyt sht q kshtu mund t kursehet nj sasi e konsiderueshme parash. N fillim t vitit nj bashki e ka buxhetin pr 100% t npunsve. Duke prdorur kt teknike do t prdoret 80-90% e buxhetit. Megjithse ky kursim mund t mos duket mjaft i rndsishm pr buxhetin e bashkis, nse kjo teknike zbatohet edhe n ndrmarrjet q jan n vartsi t saj, ather ky kursim do t ket nj efekt pozitiv shum t madh. M tu arritur niveli optimal i punonjsve, vrtet q nuk do t ket m kursime t vazhdueshme n buxhet, por kostoja operative e bashkis do t mbetet mjaft m e ult. Duhet t theksohet se duke prdorur kt teknike shpeshher mund t arrihet n prfundimin q departamentet krkojn m shum punonjs pr t kryer funksionet e tyre specifike. N kt rast do t ishte nj ide e mir gjetja e burimeve t mundshme pr t shtuar punonjsit q duhen. Shpeshher ndodh q mungesa e personelit t nevojshm t jet m e kushtueshme n lidhje me produktivitetin se sa mbingarkesa me personel. Duke e prdorur ket metod pr nj periudh afatgjat do t kemi nj ballancim t numrit t nevojshm t punonjsve me ngarkesn e puns dhe krkesat.
17
PASQYRA NR 6
KULMET PR ZHVILLIMIN DHE ZBATIMIN E SUKSESSHM T SISTEMIT T KLASIFIKIMIT E T PAGS4
Mbani takime orientuese me zyrtart pr t shpjeguar projektin, aktivitetet dhe objektivat e tij. Nse tashm nuk jan t disponueshem, prgatitni strukturn organizative pr t tr administratn dhe pr depattamente/sektort individual. Caktoni detyrat dhe prgjegjsit e puns duke prdorur vzhgues t trainuar, intervista n vendin e puns, analiza t pozicioneve, pyetsor ose regjistra pune. Zhvilloni projektet dhe versionet prfundimtare t prshkrimeve t puns. Renditini pozicionet dhe caktojini ato sipas shkallve t pagess mbi bazn e nj sistemi vlersimi objektiv. Prpiloni nj plan pagesash duke prdorur t dhnat krahasimore t pagave. Siguroni me kujdes krkesat pr riklasifikim, renditini pozicionet me kujdes duke prdorur nj sistem standart renditjeje, dhe prshtateni sistemin e klasifikimit sipas ksaj renditjeje. Po t jet e nevojshme, i rinovoni strukturat organizative duke reflektuar ndryshimet n pozicione dhe renditje. I rinovoni planet e pagesave pr t reflektuar rritjet e kostos vjetore t jetess.
Mblidhni dhe analizoni periodikisht t dhnat e pagave krahasuese pr t siguruar se pozicionet jan duke u paguar n mnyr konkurente n krahasim me tregun e puns.
Menaxhimi i Burimeve Njerzore Nj Udhzues Thelbsor, I. C.M.A., Washington DC., 1999, fq. 19.
18
KREU
VI.
IV REKRUTIMI DHE PRZGJEDHJA.
Pundhnsit shqiptar kan filluar t ndryshojn mnyrn e marrjes n pun t punonjsve. Ata po zbatojn gjithmon e m pak mnyrat e vjetra t rekrutimit q bazoheshin m tepr n fjaln e gojs ose duke punsuar t afrmit apo miqt e tyre. Prdorimi i metodave moderne pr rekrutimin dhe przgjedhjen e npunsve po gjen zbatim t gjr. Meq tregu i tanishm i puns ka filluar t zgjerohet dhe t siguroj nj numr gjithnj e m madh punsh me nivel profesional, qeveria vendore ka nevoj q t prdor teknikat efektive t rekrutimit. Tradicionalisht n shum vende qeveria vendore nuk mund t konkuroj me sektorin privat prsa i prket nivelit t pagave. Megjithat ai mund t ofroj prfitime t tjera q mund t trheqin punonjs t mir. N kt rast kryesorja sht transparenca e sistemit q i jep punonjsit sigurin se sht duke u trajtuar n mnyr t ndershme dhe t barabart. Punsimi n qeverin vendore shpesh her vuan nga problemi i imazhit q sht krijuar pr t. Shum t rinj, mendojn q pozicionet e qeveris vendore jan jo konkuruese, nuk kan promocionin e duhur dhe mundesit pr vet-zhvillim, si punt n sektorin privat. Kur qeveria vendore fillon t zbatoj sistemet moderne t menaxhimit t personelit, t rekomanduara n kt manual dhe n t tjera t ktij lloji, imazhi i qeveris vendore do t prmiresohet mjaft dhe bashk me t edhe dshira e punonjsve pr tu punsuar n t. Kjo gj do tu jap menaxherve t qeveris vendore nj mundsi m t madhe przgjedhjeje gj q do t oj n nj rritje t cilsis s personelit. Nj nga mnyrat m t rndsishme t forcimit t praktikave t punsimit sht ajo n fushn e rekrutimit dhe przgjedhjes. sht shum e rndsishme q t kuptohet se, q nj sistem i menaxhimit t personelit t jet i suksesshm, duhet t eliminohen t gjitha praktikat q inkurajojn patronazhin. Q rekrutimi i personelit t jet efektiv ai duhet t bhet i hapur dhe konkurues.
19
1. REKRUTIMI I NPUNSVE.
Baza e nj programi efektiv rekrutimi sht publiciteti. Nse kandidatt e mundshm nuk msojn q ka mundsi pune, ather t gjitha aspektet e tjera t proesit t przgjedhjes e humbasin kuptimin. Publiciteti bhet nprmjet kanaleve t medias pr informim (p.sh. lajmrime n gazeta, apo n radio) por prpara zgjedhjes s mnyrs s lajmrimit duhet t prcaktohet burimi nga do t merren kandidatt e kualifikuar. T tilla jan: Universitetet apo shkollat tregtare dhe teknike. Agjenci punsimi. Sindikatat e npunsve. Shoqri apo organizata profesionale. Agjenci t tjera qeveritare. Pasi sht br przgjedhja e burimit hapi i dyt sht ai i zgjedhjes s metods m t mir pr gjetjen e tyre. Nj nga metodat standarde sht publikimi i nj lajmrimi me shkrim q njofton zyrtarisht aplikantt q ekziston nj vend pune. Kto lajmrime duhet t prmbajn informacionin e mposhtm: Emrin e pozicionit, klasifikimin dhe kategorin e pags. Prshkrimin e detyrave dhe prgjegjsive. Kualifikimet minimale t krkuara. Datn e fillimit t puns. Proedurat e aplikimit. Datn e mbylljes s aplikimit. Gjithashtu n lajmrim mund t prshkruhen disa nga avantazhet e vendit t puns, duke prfshir edhe mundsit pr promocion dhe trainim. Pasqyra 7 jep nj model t nj lajmrimi pr pun q mund t prdoret n reklamat e gazetave.
PASQYRA NR 7
LAJMRIM PR VEND PUNE
Bashkia X krkon kandidat t kualifikuar pr pozicionin e Drejtorit t Financs. Ky pozicion (q i prket nivelit 15) i raporton direkt Kryetarit t Bashkis. Kandidati suksesshm duhet t ket titull universitar n financ ose n fusha t tjera t ngjashme dhe t ket jo m pak se 10 vjet eksperienc n fushn e financave t qeveris vendore. Aplikimet duhet t dorzohen jo m von se data 31 Korrik. Data e fillimit t puns sht 1 Shtatori. Informacione t mtejshme pr kt pozicion duke prfshir prshkrimin e puns dhe formularet e aplikimit do ti merrni nga shefi i personelit n Bashki , dhoma 123, do dit, nga ora 8:30-3:30. (Tel. # 000-0000).
Lajmrimi duhet tu jepet t gjitha burimeve nga mund t merren aplikantet e mundshm. Kto burime mund t ndryshojn n vartsi nga pozicioni q krkohet t rekrutohet. Lajmrimet mund t botohen edhe n gazeta profesionale, apo n gazetn vendore gj q sht edhe nj nga praktikat m t prdorura. Shpesh her kto lajmrime jepen edhe nj her n jav. N t tilla raste sht e domosdoshme t caktohet nj vend standard si p.sh. gazeta vendore ku t gjitha krkesat pr punsim t botohen n nj koh. Kjo
20
gj shum shpejt do t kuptohet nga komuniteti si vendi ku pjestart e tij mund t gjejn gjithmone vendet vakante q ofron qeveria vendore. Shpesh her nuk sht e mjaftueshme q t bhet lajmrimi pr nj vend vakant pune dhe pastaj t merret n pun cilido q paraqitet. Pr pozicione te rndsishme t tilla si Drejtor Departamenti, mund t jet e nevojshme q t krkohen njerz t kualifikuar t cilt jan n pun dhe t nxiten ata pr t aplikuar. Gjithashtu nj ide e mir pr specialistin e personelit do t ishte q t mbante nj skedar t veant me t gjitha krkesat pr punsim dhe pr t gjith ata q kan shprehur m par interes pr pozicionin q bhet rekrutimi. Pr tu siguruar q t gjitha aplikimet trajtohen n t njjtn mnyr, sht nj praktik e prgjithshme q t gjith aplikantet t plotsojn disa formular standart aplikimi. N pasqyrn 8 jepet informacioni q mund t prmbaj nj formular aplikimi. Ky formular zakonisht shoqrohet me nj Curriculum Vitae dhe dokumente t tjer mbeshtets. Sipas rutins kta formular i dorzohen specialistit t zyrs s personelit pr shqyrtim fillestar. Ai shqyrton aplikimin pr tu siguruar q sht i plot dhe q aplikanti plotson krkesat minimale pr pozicionin n prputhje me sht thn n prshkrimin e pozicionit. Pas ktij proesi, paketat me dokumentet e aplikanteve i dorzohen shefit t departamentit q sht ngarkuar pr t br intervistat dhe przgjedhjen e punonjsit.
PASQYRA NR 8
INFORMACION PR FORMULART STANDART T APLIKIMIT PR PUN
do formular standart aplikimi duhet t krkoj si minimum informacionin e mposhtm: 1. Emri i pozicionit. 2. Emri i aplikantit, adresa, numri i telefonit. 3. Datlindja, vendlindja, gjendja civile, seksi. 4. Numri i pashaports. 5. Listimi i shkollave q ka ndjekur, datat e diplomimit, titujt, dhe fushat. 6. Emrat e dy ose tre referencave personale apo t puns s bashku me adresat dhe numrat e telefonit. Listimi i te gjitha vendeve ku ka punuar (zakonisht gjat 10 viteve t fundit) duke perfshir: * Emrin adresn dhe nr. e telefonit t pundhnsit. * Tipin e puns. * Datat e punsimit. * Numrin e vartsve q ka patur. * Pagn fillestare dhe perfundimtare. * Arsyet pr tu larguar. * Emrin dhe titullin e mbikqyrsit. * Firma e aplikantit dhe data e firmosjes. * Listimi i aftsive, mime, rekomandime etj. 2. PRZGJEDHJA E NPUNSVE
Punsimi tashm nuk konsiderohet me nj garanci sociale dhe si i till konkurimi

21
pr pun do t rritet si n sektorin publik ashtu dhe n at privat. Suksesi i nj institucioni varet nga suksesi i punonjsve t tij. Przgjedhja e nj individi t prshtatshm pr nj vend vakant punsimi sht nj vendim shum i rndsishm. Qeveria vendore duhet t prdor praktika t prshtatshme pr przgjedhjen e njerzve m t mir nga nj grup i madh aplikantsh t kualifikuar. Me tu prcaktuar njerzit e prshtatshm nga specialisti i personelit, mbikqyrsi duhet t zgjedh kandidatt e prshtatshm pr intervista. Asnjher przgjedhja nuk duhet t bhet vetm mbi bazn e aplikimeve t paraqitura. sht e domosdoshme q intervistat t bhen pr t prcaktuar pikat e dobta dhe t forta t aplikantit t cilat nuk jan t prshkruara n aplikimet. Kto prfshijn aftsin e aplikantit pr t komunikuar, aftsin e tij pr tu prezantuar ne mnyr profesionale dhe mjaft gjra t tjera t rndsishme pr t br nj przgjedhje t mir. Gjat nj interviste si pundhnsi ashtu dhe i punsuari vlersojn njri-tjetrin. Zakonisht intervistuesi ka nj lloj sigurie sepse e di q aplikanti i ka aftsit baz pr t kryer aspektet m t shumta t puns. Intervistuesi prdor intervistn si nj mundsi pr t par prshatshmrin e aplikantit me pozicionin dhe n se ai apo ajo i kan mundsit pr t punuar midis kolegsh dhe pr t dhn kontributin n departament apo n institucion. Nga ana tjetr kandidatit i shrben intervista pr t prcaktuar nse pozicioni i ofruar i plotson krkesat dhe qllimet e tij personale e profesionale. Ka disa forma pr zhvillimin e nje interviste. Ato shpesh varen nga niveli i pozicionit dhe nga mnyra e drejtimit t pundhnsit. Pr pozicione t larta proesi i przgjedhjes mund t prbhet nga disa intervista ku intervistuesit mund t jen nj grup personash. Pr rekrutime me t thjeshta mund t bhen nj ose dy intervista ku t marr pjes mbikqyrsi me disa koleg t tij. Prve formularit tradicional t pyetje-prgjigjeve mund t prdoren disa teknika gjat proesit t intervistimit. Kto mund t prfshijn: Krkesn pr prezantim t shkurtr verbal apo me shkrim. Kryerjen e testeve q kan lidhje me punn. Kryerjen e ushtrimeve t improvizuara. Kryerjen e testeve pr shtypshkrim. Propozohen probleme apo situata te improvizuara pr t par si zgjidhen nga aplikanti.
22
Pasqyra 9 jep disa sugjerime pr kryerjen e nj interviste.
PASQYRA NR 9
DISA IDE PR KRYERJEN E NJ INTERVISTE T SUKSESSHME
Mos lejo ndrprerje gjat intervists (telefon etj.) kushtoi kandidatit vmendje t plot. Kryej intervistn n nj vend t qet dhe t rehatshm. Prpiqu ta lehtsosh kandidatin nga stresi. Ji i hapur dhe i ndershm pr krkesat q ke ndaj ktij pozicioni. Prgatit me prpara nj list pyetjesh pr gjith kandidatt. Duhet t dini me par se far cilsish krkoni pr kt pozicion. Duhet t dini far kualifikimesh duhen pr pozicionin (ki me vete nj kopje t prshkrimit t puns). Bj pyetje q i nxitin kandidatt t demonstrojn cilsit e tyre komunikuese. Evito pyetje me karakter personal q nuk kan lidhje direkt me aftsin pr t kryer punn. Evito brjen e referencave negative pr institucionin apo individt. Inkurajo pyetjet dhe ji i gatshm pr tiu prgjigjur. Inkurajo kandidatt pr t shprehur krkesat e tyre pr pozicionin.
23
KREU V.
ZHVILLIMI I PUNONJSIT
1. NXITJA DHE MOTIVIMI.
Shqetsimi pr nivelin e produktivitetit dhe t eficencs nga ana e personelit sht nj problem i prgjithshm. do institucion ka prioritetet e veta. sht e rndsishme gjetja e metodave pr t motivuar punonjsit pr realizimin e qllimeve dhe objektivave. N t njjtn koh duhet t tregohet q prdorimi i metodave t vjetra nuk sht m i pranueshm dhe q iniciativa vetiake, mnyra e t punuarit n grup dhe e t luftuarit pr arritjen e objektivave jan tashm norma dhe jo prjashtime. Me qllim q t plotsohen kto duhet q ndrmjet punonjsve t krijohet besimi q puna e tyre ka vler. Ata duhet ta din q nse bjn prpjekje t mdha, sht dikush q ka kujdes pr ta. Principet baz t motivimit jan t thjeshta dhe duken shum t zakonshme kur thuhen por shpesh ato jan edhe elementt q harrohen m shum. Nj fillim i mir n kt drejtim mund t jet njohja e cilsive t njerzve dhe pastaj ndihmesa pr t zhvilluar aftsit e tyre. Disa rregulla t prgjithshme e bjn kt parim m t thjesht. Mos injoro dobsit. Ndihmo punonjsin ti njoh ato dhe motivoje q t marr iniciativn pr t prmirsuar punn e vet. Mos vendos rregulla dhe proedura si dogma por sigurohu q punonjsit t kuptojn arsyet pr vendosjen e tyre. Nse nj drejtues sht gjithmon i ndershm, i besueshm, i drejtprdrejt dhe i ndjeshm ndaj ndryshimeve midis njerzve, ai ka ecur shum n vendosjen e proesit t motivimit. Q t prshpejtohet proesi i motivimit duhet t krijohen disa nxits q nj individ duhet t mundohet ti arrij. Zakonisht ato bhen n formn e rritjes s pags ose nprmjet promocionit, pr pun me pag m t lart, ose nprmjet rritjes s pags pr pun t kryer me cilsi. Duke kuptuar problemin e mungess s fondeve apo kontrollin mbi pagat q veprojn n t njjtn koh, kjo gj
24
mund t paraqitet e vshtir pr kushtet ekzistuese. Pagesa pr pun t mir nprmjet buxhetit t pavarur sht nj nxits i shklqyer. Megjithat nxitsit n pun mund t jen t formave t ndryshme dhe jo gjithmon krkohen para shtes nga buxheti. M e rndsishmja qndron n faktin q t njihen meritat e punonjsve q bjn nj pun shmbullore. Ky program nuk do t ndryshoj n mnyr t menjhershme opinionin e npunsve pr kt shtje, por do t ket efekte pozitive t ngadalshme. Ai synon t krijoj mentalitetin q pagesa varet nga ajo far prodhon. Kur sistemi t ndryshoj, duke patur m shum kontroll n nivel vendor, punonjsit do t paguhen nprmjet nj sistemi q shprblen produktivitetin. Ka shum metoda pr zbatimin e nj programi t till. sht e rndsishme t kihet parasysh q shprblimi t bhet n mnyr t vazhdueshme dhe konsistente dhe t konsiderueshme n vler dhe i shoqruar me arsyen prse sht dhn. Sa m e mir puna- aq m i madh shprblimi. Gjithashtu kujdes duhet ti kushtohet faktit q punonjsit nga departamente t ndryshme, n periudha mujore t ndryshme duhet t shprblehen n t njjtn mas pr t njjtn pun. Disa shprblime mund t prfshijn: Nj jav shtes pushimesh t paguar. Nj dit shtes pushimi t paguar. Darka t organizuara. Drek me Kryetarin dhe Kshillin e Bashkis. Dekorate q shpall punonjsin me t mir t muajit/vitit.
Nj program i ngjashm mund t organizohet pr grupe, sektor, departamente, pr t shprblyer punn e kryer mir. Trajtimi si grup pune sht nj vlersim pr punn n grup brenda nj institucioni. Mbi t gjitha, mjeti m efektiv sht njohja dh vlersimi i nj pune t kryer mir. Kur punonjsit e din q puna e tyre vlersohet, ata jan t gatshm pr do gj. Metodat mund t ndryshojn, por nevoja pr t lavdruar nj pun t kryer mir nuk ndryshon asnjher. Nj shmbull i gjall i ksaj teknike sht paraqitur n pasqyrn 10. Si pr do gj edhe ktu ka dy an t medaljes. Megjithse mund t rritet shum produktiviteti duke vlersuar punn, ekziston nevoja pr t patur nj shembull t keq. Gjithmon sht dikush q bn pun jo t mir. Pr disa prej tyre motivimi gjndet tek frika se mos humbasin punn apo se mos penalizohen. Prandaj duhet t vendosen disa penalizime me kushtin q ato t prdoren vetm kur t jet absolutisht e domosdoshme. M i rndsishmi nga kto penalitete sht pushimi nga puna q duhet t prdoret vetm pr rastet m serioze. sht e rekomandueshme dhe e prshtatshme q arsyet q mund t prdoren pr pushimin nga puna t dihen dhe t publikohen n Manualin e Punonjsit.
25
PASQYRA NR 10
NJE RAST MUNDSIE DHE REALIZIMI
(T besosh tek Drejtuesi)

Nga fundi i pranvers 1987 Bashkia e Carlestonit, S.C. po prgatitej pr festivalin e prvitshm t Spoletos. Ky festival, m i madhi nga festivalet e artit n bot, vinte n lvizje t gjith qytetart dhe vizitort do pranver. Mbi 700 shfaqje artistike bheshin brenda 17 ditsh. Kjo gj ndodhte n nj qytet ku pr 20 vjet me rradh kishte drejtuar nj Kryetar Bashkie shum karizmatik, q kishte ndryshuar qytetin nga nj qytet i varfr n nj metropol gjigand. Punonjsit e bashkis gjat ktyre ditve jan jashtzakonisht t ngarkuar me pun, por pikrisht at vit, tamam 46 or para hapjes s festivalit, dika shum e veant do t ndodhte. At vit Spoleto do t shfaqte nj riprodhim t cirkut Italian t shekullit t 19 q do t luante n operat vallzime dhe muzik. Ishte br zakon q festivali t hapej nj t premte n mesdit ne shkallt e Bashkis me hymne dhe fjalime dhe nj permbledhje t shkurtr t shfaqjeve q do t jepeshin gjat festivalit. T mrkurn para festivalit n orn 2 pasdite Drejtori pr Marrdhenjet Publike i telefonoi zv. Kryetarit t Bashkis dhe i sugjeroi q do t ishte nj shfaqje e mrekullueshme nse do t organizonin si hapje t festivalit, nj ecje n litar nga ekuilibristi i festivalit, nga maja e Bashkis n majn e Gjykats Federale (diagonalisht rreth 30 metra n ajr). Pas habis fillestare dhe nj vajtje deri tek zyra e Kryetarit (ku ideja u pranua duke marr menjher prgjigjen t bhet prej Kryetarit legjendar pr lidrshipin e tij) filluan dy dit t jashtzakonshme n historin e Bashkis. Asnj prej npunsve nuk ishte ekspert, por asnj prej tyre nuk kishte frike ti hynte puns. Drejtort, zvndesat dhe gjith personeli besonin q nse Bosi i tyre donte t bhej nj gj, i vetmi preokupim i tyre ishte se si do t bhej. Edhe kur katr inxhinirt strukturist u trhoqn duke thn ju jeni t mendur asnj nuk hezitoi t bnte prpjekje maksimale q ta realizonin kt gje. E gjith barra ra mbi personelin e mirmbajtjes q pr 46 or me rradh ndrtuan kapriata, pastruan tel, lidhn linja, dhe n prgjithsi bn mrekullira. Vet shefi i tyre i dha tonin puns duke punuar s bashku me ta dhe pa patur asnj dyshim pr arritjen e qllimit. 46 or m von, pasi kishin mposhtur burokracin federale, rregullat ligjore, sforcimet fizike dhe shum pengesa t tjera, nj zonjush e re eci n ajr n nj tel t trash 15 mm n nj distanc 120 m nga maja e Bashkis deri n majn e Gjykats, n lartsin 30 metra, ndrkoh q personeli i mrekullirave mbante telat. E veanta e ksaj historie jan njerzit. Q shum koh m par nuk kishte ndodhur kurr q Kryetari, Drejtuesit, drejtort e departamenteve dhe mbikqyrsit t thoshin nuk mund t bhet. Shum sfida t vshtira trajtoheshin si normale (gjrat e pamundura vetm zgjateshin pak m shum n koh). Parimet e lidershipit q krijonin nj prgjegjsi t till, realizoheshin gjithmon dhe nuk harroheshin m pas. Pas pes ditsh u organizua nj mngjes special pr ekipin, ku Dalila Vallenda, ekuilibristja, i dha do antari t ekipit nga nj fotografi t shfaqjes me autograf. N kt mngjes merrte pjes edhe Kryetari me stafin e tij pr ti falenderuar. Ngjarja zgjati rreth nj or. Ecja n litar vrtet zgjati vetm 10 minuta por sot personeli i mrekullirave besojn se asgj nuk sht e pamundur pr ta. Si pasthnie pr kt histori n fund t vitit furtuna m e tmerrshme q goditi SHBA gjat 250 viteve shkatrroi edhe Qytetin e Carlestonit. Vetm n saj t personelit, puntorve t qytetit dhe lidershipit q e frymezonte, gjasht muaj m von n qytet dukej sikur nuk kishte ndodhur asgj. E njjta gj mund t ndodhe kudo. Varet vetm nga lidershipi. Nse lidershipi frymzon besim, punon s bashku me njerzit e tjer dhe nuk dorzohet kjo gj mund t ndodh kudo. 2. TRAINIMI.
26
Nj nga problemet m t neglizhuara t menaxhimit sht trainimi i npunsve. sht e vshtir t ngarkosh dik me prgjegjsi pr nj funksion nse nuk sht i trajnuar. do supervizor apo drejtues ka prgjegjsin q t siguroj trainime t prshtatshme pr vartsit e tij. Nse punonjsit nuk i plotsojn direktivat q jepen, ndofta kjo vjen sepse ata nuk jan t prgjegjshm pr mnyrn se si krkohet kryerja e nj pune. Ka shum mnyra pr t kryer trainime. Me kushtet e tanishme dhe fondet n dispozicion sht e qart q kjo nuk sht e thjesht t planifikohet. Por proedurat e mira t trainimit nuk ka nevoj t planifikohen. Nj sesion nj javor trainimi n departament, i udhhequr nga personeli i departamentit, pr shtje t shqetsimit t prgjithshm, mund t jet nj fillim i mir. Gjja m e rndsishme sht q tu shpjegohet npunsve se si duhet t bhen gjrat dhe se far pritet prej tyre. Rrnjosja e nocionit t shrbimit pr klientin, gj q nuk e bnte sistemi i mparshm, mund t jet nj nga trainimet m produktive dhe q nuk krkojn seminare t sofistikuara. Programi fillestar i trainimit mund t zhvillohet nprmjet kooperimit midis shefave t departamenteve dhe zyrs s Kryetarit. M von mund t zhvillohen nivele m t larta t trainimit teknik dhe konceptual. Qllimi i trainimit sht sigurimi q n t gjith administratn dhe nivelet e trainimit puna po kryhet n mnyr efektive. Nj mnyr e mir pr t filluar nj program trainimi brenda institucionit sht q do jav t vihet n dispozicion nj koh e caktuar ku si grup apo departament t shihen t gjitha ankesat dhe problemet q kan dal gjat javs s kaluar. Duke vepruar kshtu, do t msojn jo vetm ata q kan br gabime por edhe t tjert. Ndrsa puna ecn mund t bhen edhe trainime t tjera si pr departamentin ashtu dhe pr grupe m t vogla q krkojn nj trainim m t prcaktuar. Zakonisht nj sistem trainimi m i specializuar dhe m i zgjatur mund t bhet pr nj pjes t punonjsve. Gjat periudhs s tranzicionit n qeverisje, vendet donatore q japin ndihmesn e tyre pr qeverin vendore, jan burime shum t mira pr trainim. Administrata nuk duhet t hezitoj t krkoj ndihm specifike nga konsulentt. Shum prej tyre do ti prgjigjen menjher krkesave sepse ata duan t punojn pr shtje q e din q jan t rndsishme pr qeverin vendore. Kur hartohet nj program trainimi pr krkesat e tashme dhe ato t s ardhmes, kini parasysh se nuk ekziston metoda m e mir pr trainim dhe se ka shum metoda t tilla q funksionojn. Zhvillimi i metodave t reja pr t mbuluar ide t vjetra mund ta motivoj punonjsin dhe ti jap atij dshirn pr t msuar. Duhet t merren n konsiderat metodat e mposhtme q devijojn disi nga metodat tradicionale t trainimit Kryerja e inspektimeve dhe udhtimeve. Vajtja n terren. Demonstrimet. Simulimi i situatave.
27
Luajtja e roleve. Diskutime. Ushtrime dhe demonstrime me pjesmarrje. Rotacion i detyrave. Ushtrime me prodhues dhe produkt prfundimtar.
Proesi i trainimit prmban n vetvete edhe efekte ansore pozitive. Kryesorja sht prfitimi i npunsve nga ajo ka kan msuar. Po kshtu tek punonjsi krijohet nj ndjenj q dikush ka kujdes tu msoj atyre se si duhet br puna. Ai kupton q institucioni e vlerson punn e tij dhe do t investoj m tej pr t. Kjo gj gjithmon on n kryerjen e puns m mir dhe m me efektivitet. Nj mnyr tjetr e menaxhimit t proesit t trainimit, q prdoret nga shum ente publike, sht caktimi i nj komiteti trainimi brenda institucionit. Kryetari duhet t emroj nj numr zyrtarsh t nivelit t lart dhe t mesm q do ken prgjegjsin q t takohen rregullisht pr t diskutuar, organizuar, planifikuar dhe koordinuar trainimin pr stafin e Bashkis (edhe politikisht sht mjaft efektive q t caktohet nj antar i keshillit bashkiak, sepse hert ose von trainimi do t kushtoj para dhe do jet kshilli bashkiak q do caktoj financimin). Duke i prfshir ata n kt proes q n fillim krijohet bindja q ata e njohin mir kt shtje.
28
KREU
VI.
MATJA E EFEKTIVITETIT T PERSONELIT
Matja e efektivitetit t personelit nprmjet kontrollit sht nj faktor i rndsishm pr prmirsimin e produktivitetit dhe eficencs individuale. Duhet t kihen disa tipe vlersimi, kshtu q supervizort t ken mundsi t kritikojn punn e vartsve dhe tu sugjerojn atyre metoda pr prmirsimin e saj. N se rritet sistemi i pagave, mund t vendoset nj sistem vlersimi i puns, pr t prcaktuar rritjen e pagave n baz t meritave. Vlersimi i puns mund t bhet do vit, apo do gjasht muaj, duke patur parasysh q do npuns t kritikohet n mnyr konstruktive pr kryerjen e funksionit ashtu si duhet. Nprmjet ksaj metode identifikohen dhe vlersohen ata q punojn mir dhe ata q punojn dobt. Kjo gj on n nj shprblim m t mir pr t mirt dhe n eliminimin e t dobtve. sht e rndsishme pr t gjith q t kuptojn se qllimi kryesor i ktij kontrolli sht q si mbikqyrsi ashtu dhe punonjsi t din se far pritet nga puna dhe si duhet kryer mir ajo. Kontrolli i kryerjes s puns gjat periudhave t mparshme dhe vendosja e piketave pr t ardhmen, jan dy qellimet kryesore pr do program vlersimi. Nj sistem vlersimi duhet q t krijoj ndjenjn e siguris tek punonjsit q t gjitha punt e ngjashme vlersohen sipas kritereve t njjta. sht shum e rndsishme pr nj sistem vlersimi q punonjsi dhe mbikqyrsi t mblidhen dhe t diskutojn s bashku pr vlersimin dhe pr objektivat pr t ardhmen. N keto mbledhje duhet t theksohen pikat e dobta dhe t forta n arritjet e puns s secilit dhe t kshillohen n mnyr konstruktive punonjsit mbi bazn e ktyre vzhgimeve. N kt mnyr vlersimi i personelit bhet nj pjes e planit individual t npunsve n proesin e vendosjes s qllimeve dhe objektivave brenda nj departamenti. Vlersimi i npunsve krijon gjithashtu edhe nj baz objektive pr punn e personelit. Drejtuesit mund t prdorin rezultatet pr przgjedhjen, rritjen n
29
prgjgjesi, apo pr shprblimet dhe rritjen e rrogave. Gjithashtu vlersimet i ndihmojn ata edhe pr prcaktimin e politikave dhe proedurave t reja pr prmirsimin e kushteve t puns.
1. PRDORIMI I VLERSIMIT T PUNONJSIT.
Vlersimi sht nj fenomen njerzor natyral. Secili prej nesh vazhdimisht vlerson t tjert dhe vlrsohet prej tyre. Ne vlersohemi, shpeshher pa e ditur, nga publiku t cilit i shrbejm, nga mbikqyrsit, nga kolegt- bile dhe nga vetja jon. Vlersimi sht nj udhzues pr veprim. Administratort e bashkis duhet t zgjedhin njerz pr promocion dhe pr pozicione me prgjegjsi mbi bazn e prshtypjeve t tyre. Kto prshtypje bazohen n aftsit e secilit dhe n faktin se sa do t kontribuonte ai n kryerjen efektive t shrbimeve bashkiake. Ato nuk duhet t bazohen n paragjykime personale apo subjektive. Prdorimi i nj programi zyrtar vlersimi pr nj bashki sht metoda kryesore pr t kryer kontrolle t rregullta, konsistente dhe objektive pr personelin. Ky shnim teknik shrben si nj propozim pr drejtuesit dhe nj ndihm pr mbikqyrsit pr t kryer vlersime efektive pr punonjsit. Ai mbulon qllimet, kohn dhe shpeshtsin e vlersimeve, standardet pr kryerjen e puns, far duhet par gjat nj vlersimi dhe far duhet t merret n konsiderat gjat nj interviste vlersimi. Shpresojm q bashkit ti prdorin pr t krijuar nj vend pune efektiv dhe t prshtatshm.
2. KOHA DHE SHPESHTSIA E VLERSIMEVE
Kryerja e rregullt e vlersimeve duhet t bhet n intervale koh t caktuara. Bashkit mund ti caktojn kto intervale sipas kushteve t tyre individuale. Shum bashki i punsojn npunsit mbi bazn e provs. Kjo periudh sht tre deri n gjasht muaj pr t par nse nounsi sht i kualifikuar pr t kryer punn. Nse ekziston nj sistem i till, vlersimi duhet t bhet n mes t periudhs s vlersimit dhe pastaj prsri n fund t saj. Pas ksaj t gjith punonjsit duhet t marrin t paktn nj vlersim nga mbikqyrsi i tyre. Duhet t kihet parasysh q periudha e provs shrben pr ti dhn mundsi drejtuesit q ta heq nj npuns nga puna nse ai nuk e kryen mir at. Megjithat vlersimi n fund t ksaj periudhe duhet t prmbaj nj deklarat nga mbikqyrsi, ku ai rekomandon apo jo mbajtjen prmanente t punonjsit n pun. Vlersimet e rregullta duhet t bhet nga departamenti i personelit ose shefi i administrats (ndoshta nga zv. Kryetari, ose Sekretari i Administrats). Secili nga mbikqyrsit duhet t lajmrohet n avanc pr datn. Vlersimet speciale (pr pozicione t larta apo probleme specifike) duhet t bhen nga sektori ose departamenti.
30
3. QLLIMET E VLERSIMIT
Vlersimi i kryerjes s puns sht nj mnyr pr t sqaruar se far pritet nga puna. Ajo ndihmon zhvillimin e standardeve pr pun t knaqshme, duke cilsuar sasin dhe cilsin e puns s pranueshme dhe t prshtatshme pr nj pun t caktuar. Kjo bhet pr t mirn e npunsit, mbikqyrsit dhe bashkis. Vlersimi i kryerjes s puns duhet t evidentoj pikat e dobta dhe t forta n arritjet e puns s secilit dhe t kshilloj n mnyr objektive npunsit mbi bazn e ktyre vzhgimeve. N kt mnyr vlersimi i personelit bhet nj pjes e planit individual t npunsve n proesin e vendosjes s qllimeve dhe objektivave brenda nj departamenti. Kjo gj e ndihmon at dhe mbikqyrsin t kryejn punn me knaqsi dhe efektivitet. Vlersimi i punonjsit krijon nj baz objektive pr veprimet e personelit. Ai sht nj ndihmes pr emrimet dhe promocionet, krijon bazn pr t prcaktuar rritjet e pagave dhe shprblimet dhe mund t prdoret edhe pr t prcaktuar rradhn e mbajtjes n pun kur del nevoja e reduktimit t stafit. Ai shrben gjithashtu si nj ndihmes pr Zyrn e Personelit pr prcaktimin e politikave dhe proedurave t reja. Ato shrbejn si kontroll pr krkesat e kualifikimit, shqyrtimit, nevojat e trainimit dhe pr t zbuluar rastet kur punonjsit nuk jan t prshtatshm pr punn ku jan caktuar. S fundi Vlersimi i Npunsit ndihmon edhe mbikqyrsin t kuptoj se si po e kryen ai vet punn e tij. Puna e npunsit, n nj kuptim, reflekton edhe mbikqyrjen q i kryhet atij.
4. STANDARDET E PUNS
Standardet e puns jan ajo ka bashkia dhe mbikqyrsi krkon nga punonjsi, n kuptimin sa pun duhet br dhe si duhet br. Kto standarde duhet ti bhen t qarta punonjsit kur ai przgjidhet, orientohet dhe trainohet. Si mbikqyrsi ashtu dhe punonjsi duhet t rishikojn standardet sidomos kur puna ndryshon. E rndsishme sht q t dy ata t kuptohen mir dhe t ken t njjtin koncept pr standardet e puns.
5. PR FAR T KESH KUJDES N VLERSIMIN E NJ PUNMARRSI.
Mbikqyrsit jan njerz, dhe si t till i nnshtrohen plqimeve dhe mosplqimeve personale baz. Kshtu, mbikqyrsit, si gjith njerzit e tjer priren ti plqejn disa punmarrs m tepr e disa t tjer m pak. Mbikqyrsi, sidoqoft, duhet t prpiqet gjithmon ti trajtoj t gjith punmarrsit njlloj dhe ta vlersoj punn e tyre me drejtsi. A. FAR T VLERSOHET? Objekti i analistit duhet t jet cilsia e kryerjes s puns s caktuar punmarrsit dhe jo ky i fundit. Mos bini n kurthin e vlersimit t bazuar mbi paraplqimet, paragjykimet ose favorizimeve personale. Pr shembull, nj punmarrsi nuk duhen ulur pikt e vlersimit pr shkak t modelit t flokve, ose pr veshje t
31
rrobave t pazakonta po qe se pamja e jashtme nuk lidhet n mnyr t drejtprdrejt me krkesat e puns. Duhet t keni nj njohuri t plot mbi krkesat dhe detyrat e secils pun q duhet vlersuar. B. ZEMRBUTSIA Ky gabim n gjykim shfaqet kur nj punmarrs vlersohet m lart nga sa tregojn aftsit e tij t vrteta. Deri tani ky sht gabimi m i zakonshm n vlersim i br nga mbikqyrsit. Zemrbutsia n gjykim shpesh shkaktohet nga nj dshir pr t mbajtur miqsin me nj punmarrs, dshira pr t shmangur paknaqsit, dshira pr ta mbrojtur nj punmarrs q ka shrbyer gjat, ose nga nj ndjenj se nj vlersim i ult nnkupton nj mbikqyrje t dobt. C. PRIRJA PR TA POZICIONUAR VLERSIMIN N QNDR. Kur nj mbikqyrs nuk e njeh mir nj punmarrs, nuk i ka t gjitha faktet, ose dshiron t zgjedh nj rrug t leht, ai mund ta vlersoj nj punmarrs si mesatar. Ky mund t mos jet nj vlersim i vrtet dhe mund t jet disi i padrejt pr punmarrsin ose bashkin. Duhet ti njihni puntort tuaj dhe jini t predispozuar t bni nj vlersim t ndershm. D. ASHPRSIA. Pikrisht e kundrta e zemrbutsis, gabimi i ashprsis,shfaqet kur nj mbikqyrs n mnyr t vazhdueshme e nnvlerson kryerjen e puns prej nj punmarrsi ose shkalln e cilsive t dshiruara nga ai. Ashprsia sht shpesh rezultati i nj mbikqyrsi tepr t zellshm i cili sht i etur pr ta fuqizuar veten, ose q sht duke u prpjekur t ndryshoj, n nj periudh t shkurtr, at q sht zhvilluar gjat nj periudhe shum m t gjat kohe. Standartet e larta nuk jan krkesa t paarsyeshme t nj mbikqyrsi pr punmarrsit e vet. Sidoqoft, mbikqyrsi duhet t sigurohet se standartet jan thjesht t larta, por jo tej norms, dhe jan t larta pr nj arsye t vlefshme. E. EFEKTI AUREOL (RRETHI I ENGJELLIT). Efekti aureol ndodh kur mbikqyrsi i vlerson cilsit e do punmarrsi mbi bazn e vlersimit t vet t prgjithshm pr kt punmarrs dhe nuk ia del dot t vlersoj do cilsi n mnyr t veant. Nse ai prgjithsisht ka nj opinion t mir pr punmarrsin, ai do t jap vlersime t larta, mbi t gjitha, pr kriteret e kryerjes s puns. Po t ket nj opinion t keq, ai do ti jap atij vlersime t ulta. N secilin nga kto dy raste, mbikqyrsi po i bn vlersimet pa krkuar ndryshime t mundshme n sjelljen e individit nga njra cilsi n tjetrn.
32
PASQYRA NR 11
KULMET PR VLERSIMIN E KRYERJES S PUNS NGA PUNTORI
5
Kushtojini kohn e nevojshme vlersimit trsor t asaj se pse organizata dshiron t zbatoj nj sistem vlersimi t kryerjes s puns, dhe pastaj identifikoni teknikat e vlersimit q u prshtaten m mir ktyre qllimeve. Identifikoni qllimet q lidhen me misionin e agjencis. Ky proes lviz nga lart posht, ku secili nivel i organizats zgjedh qllimet t cilat ndihmojn nivelin tjetr t msiprm ti arrij qllimet e tij. Filloni q hert komunikimin pr sistemin e vlersimit dhe vazhdoni prgjat proesit t zhvillimit. Zhvilloni nj plan trainimi t prgjithshm pr menaxhert dhe mbikqyrsit si edhe pr t gjith punmarrsit. Siguroni q instrumenti i vlersimit t kryerjes s puns t nxjerr si prfundim nj prmbledhje t balancuar t kryerjes s puns nga punmarrsi Rishikoni, s bashku me punmarrsin, rezultatet e vlersimit duke indentifikuar n t njjtn koh pikat e dobta dhe ato t forta. Prforconi prkushtimin e menaxhuesve ndaj sistemit t vlersimit duke prfshir plotsimin e sakt e n koh t vlersimit t punmarrsve sipas kritereve t vlersimit t menaxherve dhe mbikqyrsve.
6. INTERVISTA E VLERSIMIT
Metodat e vlersimit nuk kan vler nse ato nuk kuptohen dhe pranohen nga punonjsi q vlersohet. Duke br nj intervist me punonjsin pasi keni br vlersimin i jepni atij mundsin q ti kuptoj dhe pranoj ato. Duhet ti lini atij t kuptoj se ku qndron n lidhje me nivelin e kryerjes s puns dhe me zhvillimin individual. Nuk duhet t bhet vlersim pr hir t vleresimit por duhet t vihet theksi n ann konstruktive t puns, q sht prmirsimi i vazhdueshm i saj. a. Prgatitja - Pr t marr rezultate t knaqshme nga intervista e vlersimit duhet t bhen prgatitje t prshtatshme. Nse ajo nuk drejtohet me mjeshtri punonjsi do t bj komente pr mangsit e saj. Prandaj mbikqyrsi duhet t ket nj ide t qart se far do t arrij nprmjet saj. Kur bheni gati pr intervist duhet t shqyrtoni t gjitha faktet q duhen diskutuar. S bashku me vlersimin e tanishm sht mir t keni prpara edhe vlersimet e mparshme t puns. Gjithashtu mundohuni t kujtoni shtjet q keni diskutuar n mbledhjet e mparshme me punonjsit. Shikoni pikat e dobta dhe t forta t punonjsit. Mundohuni t hartoni nj plan pr prmirsimin e puns q mund ta diskutoni gjat intervists. Pastaj caktoni nj koh per intervistn q ajo t zhvillohet n nj vend t qet dhe pa ndrprerje.
I.C.M.A. Po aty, fq. 67
33
b. Kryerja e intervists - N mbledhje prdorni teknika t mira intervistuese, mos krijoni shqetsim pr punonjsin. Nj mnyr e mir pr t filluar sht q ta lini punonjsin t vleresoj vetveten. Krkoni opinionin e tij pr ka mendon se e ka kryer mir dhe ka mund t kryente m mir. Ai mund ta gjykoj veten e tij ndoshta dhe m ashpr se sa mbikqyrsi i tij. Pas hapit t par mbikqyrsi fillon intervistn duke par pikat e forta. Lavdrojeni nse ka kryer pun t mir. Duke diskutuar me t pikat e tij t dobta kritikojeni but, por n mnyr konstruktive. Kini parasysh q qllimi sht q punonjsi t bhet m efektiv n kryerjen e puns. Kapuni pas fakteve dhe mos bni kritika t prgjithshme. Dgjoni me vmendje punonjsin. Ai mund t ket arsye t shndosha pr moskryerjen e mir t puns. sht shum e rndsishme q intervista t mbarohet duke dhn sugjerime pr prmirsime dhe duke i dhn mundsi edhe punonjsit t bj t njjtn gj. Vini disa objektiva pr vitin e ardhshm dhe sigurohuni q ai i ka kuptuar mir ato. c. Pas intervists - Shkruaj shtjet m t rndsishme q u diskutuan, menjher pas intervists. Ky informacion do tju shrbej pr intervistn tjetr. Plotso vlersimin. Nse ka probleme shqetsuese mbikqyrsi duhet ti diskutoj ato me drejtorin.
7. FORMULARI I VLERSIMIT
Formulari i vlersimit ndryshon nga institucioni n institucion. E rndsishme sht t jeni t sigurt q po prdorni formularin e prshtatshm pr llojin e puns q plotson krkesat e bashkis. Modeli i nj formulari vlersimi prmban 7 shkall t kryerjes s puns. E paplikueshme, E paknaqshme, Krkohet prmirsim, Kompetent , Mir, Shum mir dhe Shklqyeshm. Mbikqyrsi duhet t vr kodin e prshtatshm tek kriteri q prshkruan m mir aftsit e punonjsit. do kod i prgjigjet nj numri. Shuma e pikve jep shkalln e kryerjes s puns. N fund t formularit jepet nj tabel q prmbledh t gjitha kategorit. do vlersim duhet t ket nj hapsir pr komentet subjektive apo shpjegime pr ndonj grad vlersimi. Ky sht nj element i rndsishm q punonjsi t kuptoj t metat apo aftsit e tij gj q bn vlersimin shum efektiv. sht e rndsishme gjithashtu q n formular lihet nj hapsir pr t firmosur q punonjsi e pranon vlersimin q i sht br. Nj model formulari vlersimi q mund t adaptohet pr tu prdorur nga bashkit e Shqipris sht dhn n SHTOJCN 4 t ktij manuali.
34
KREU
VII.
DETYRIMET E PUNDHNSIT E T PUN MARRSVE6
Aktualisht nuk ka nj ligj t Shrbimit Civil q t mund siguroj plotsisht nj struktur pr menaxhimin dhe zhvillimin e npunsve bashkiak. Prgatitja e nj ligji t till mjaft her sht marr n konsiderat nga niveli qndror por akoma sht n pikpyetje nse ai synohet ti mbuloj njsit e qeverisjes vendore. Ndrkoh q shum qeveri vendore mund t ngurrojn ta krijojn sistemin e tyre t shrbimit civil, vnia n praktik e shum prej koncepteve mund t jet me prfitim t madh.
1. MARRDHNIET FUQI PUNTORE MENAXHUES.
Marrdhniet Pundhns/ Pun-marrs fillojn q n fillim t marrdhnieve t puns. Q nga dita e par q puntori nis puns, fillon edhe kjo marrdhnie dhe prshtypja e par q ka punmarrsi n kt dit shpeshher i mbetet prgjat gjith kariers s puns. Pundhnsit duhet t sigurojn q prvoja e fillimit t puns t jet e mir. Kjo prfshin sigurin q punmarrsit t ken marr t gjith informacionin q u nevojitet me qllim q ta kryejn punn e caktuar. Seksioni 4 i ktij kapitulli prshkruan detajet se si duhet drejtuar nj orientim dhe far dokumentash mund t sigurohen pr punmarrsit pr t siguruar se ata e kan informacionin e nevojshm. T qenit i hapur e transparent jan ndoshta cilsit m t rndsishme t nj marrdhnie t suksesshme pune. Pundhnsit duhet t jen t sigurt se
6
Ky seksion sht marr pjesrisht nga versioni origjinal Teknika Moderne t Personelit pr Bashkit, USAID/PAPA, Shtator 2000. Jan br ndryshime t rndsishme.
35
puntorit i sht dhn i gjith informacioni q sht i rndsishm pr punt e tyre dhe se informacioni q u sht dhn sht i sakt. Kjo nuk mund t theksohet mjaftueshm, sepse shum m pak gj do ta kthente nj puntmarrs t knaqur n nj punmarrs t pezmatuar, sesa ndjenja se pundhnsi nuk po i tregon atij informacionin e duhur ose, akoma m keq, sht duke u treguar i pandershm n komunikimet mes tyre. N juridiksionet ku sht vendosur nj marrveshje formale pune, ose ku bisedimi me Sindikatat sht i zakonshm, pun dhnsi duhet t kujtohet se marrdhniet me Sindikatn do ti ngjyrosin marrdhnien e tyre me t gjith punmarrsit dhe se sa m pak kundrshtuese e m kolegjiale t jen kto komunikime, aq m t mira do t jen marrdhniet e prgjithshme t puns. Kto organizata nuk jan gjithmon sindikata, por mund t jen thjesht shoqata profesionale, t cilat edhe pse nuk i prfaqsojn ligjrisht punmarrsit n bisedimet e punsimit, mund t ken nj ndikim t rndsishm mbi qndrimin e punmarrsve ndaj menaxhuesve. Punmarrsit gjithashtu duhet t binden pr t mos menduar pr menaxhuesin si nj armik por si nj pjes e skuadrs. Pjesa tjetr q mbetet e ktij kapitulli do t fokusohet mbi at q duhet krkuar prej punmarrsve dhe se far mund t bhet pr ta rritur proesin e komunikimit n proesin e menaxhimit t Burimeve Njerzore.
2. PRCAKTIMI I ASAJ SE FAR PRITET.
PASQYRA NR 127
KULMET PR RUAJTJEN E MARRDHNIEVE T MIRA N PUN
Familiarizoni veten tuaj me statutet dhe vendimet e kshillave vendore q rregullojn marrdhniet e puns. Shmangni Praktikat e padrejta t puns. Silluni ndrlidhs mes zyrtarve t zgjedhur dhe punmarrsve. Bni detyrn tuaj. Mblidhni sa m shum t dhna t mundni pr t ndihmuar n formulimin e strategjive t bisedimit. Punoni ngusht me skuadrn e menaxhimit n zhvillimin e nj plani gjithprfshirs kontratash. Familiarizoni me pozitn e sindikats nse ekziston nj e till. Prpiquni pr t qen bashkpunues n vend t t qenit kundrshtues. Zgjidhini problemet prpara se ato t kthehen n ankesa. Krijoni nj komitet t politikave t brendshme t prbr prej prfaqsuesve t menaxhuesve, sindikatave, punmarrsve dhe kshillit ose komisionit pr t vlersuar fazn e administrimit t kontrats dhe pr t siguruar informacion pr t gjitha palt gjat raundit tjetr t bisedimeve.
Punmarrsit vijn n vendin e puns si nj pllak e bardh. Ajo q presim ne prej tyre dhe ajo q ata kuptojn se pritet prej tyre duhet komunikuar dhe pastaj duhet zbatuar. Nse ka rregulla ato duhen komunikuar. Ashtu si sht mjaft e rndsishme pr t patur nj rregull, po ashtu sht mjaft e rndsishme q ai t zbatohet.
I.C.M.A. Po aty, fq. 91
36
Me qllim q t vendosni pr pritshmrit e vendit t puns dhe se far nevojitet prej punmarrsve, sht e rndsishme q punnmarrsit t vlersojn shum shtje t rndsishme. sht e shum rndsishme q menaxhuesit tu komunikojn me efektivitet punmarrsve se cilat jan rregullat, far pritet prej tyre dhe cilat jan pasojat kur nuk i prmbahesh rregullores. Ju nuk mund t prisni q punmarrsit ti prmbushin krkesat tuaja nse nuk ua komunikoni atyre saktsisht. Ka shum mnyra nprmjet t cilave ti realizoni komunikimet, dhe njra sht nprmjet nj Manuali t Punmarsve i cili do t diskutohet m von n kt kapitull. Pr t patur nj manual t till, bashkia s pari duhet t caktoj nj politik personeli. (Nj model pr nj politik t till sht dhn n Shtojcn 1). Parimi i dyt kryesor i prcaktimit me efektivitet t pritshmrive, sht t sigurohet se rregullat dhe rregulloret jan t drejta, t arsyeshme, dhe t administruara me paansi. Mungesa e drejtsis sht njri prej shkaqeve kryesore t paknaqsive n vendin e puns.
PASQYRA NR 13
KURTHET T CILAT DUHET T DIHEN:8
Si mundet q Mbikqyrsit t ndikojn pr keq n sjelljen e punmarrsve: Lnia pas dore e ankesave ose pyetjeve t nj punmarrsi. Kritikimi ose ndshkimi i nj punmarrsi prpara punmarrsve t tjer. Mosbesimi i asaj q tregon nj punmarrs (kur nuk ka dshmi pr t kundrtn). Mosvlersimi i nj pune q sht kryer mir. Mosshkuarja s pari tek ai punmarrsi q sht br objekt hetimi. Mosshprehja e mbshtetjes ose interesit n problemet personale t nj punmarrsi. T mos qenit plotsisht profesional n sjelljen me puntort.
Ndiqini kto dy parime baz dhe ju pothuajse siguroheni se punmarrsit q punsoni ju do ti prmbushin pritshmrit tuaja.
3. MENAXHIMI I PROBLEMEVE DISIPLINORE.
Menaxhimi i problemeve disiplinore mund t jet funksioni m pak i dshiruar n proesin e menaxhimit t Burimeve Njerzore. Askush nuk dshiron t jet n pozitn q ti duhet t qortoj rnd ose t marr masa kundr nj punmarrsi. Megjithat, moskryerja e ksaj detyre mund t krijoj probleme shum m t mdha. N kt rast na vjen ndr mend fjala e urt e lasht Ka nj koh n jetn e do problemi kur ai sht mjaft i madh pr tu pranuar si i till, megjithat mjaft
8
11
I.C.M.A. po aty, fq. 167
37
i vogl pr t br dika pr t. Dalja jasht ktyre parametrave mund t jet shum e dmshme pr mirqenien e organizats. Ka shum parime baz q duhen ndjekur pr menaxhimin efektiv t problemeve t tilla. S pari dhe kryesorja sht t kthehesh tek koncepti i komunikimit dhe t sigurohesh q t gjith puntort e din se cilat jan rregullat dhe se far pritet prej tyre. Jo t gjitha shkeljet jan t njjta. Duhet caktuar nj seri ndshkimesh q i prshtaten shkeljes. N disa raste ndshkimi i vogl pr nj shkelje t par mund t jet m efektivi dhe mund ta zgjidh nj problem n mnyr t prhershme. Vazhdimsia e ndshkimit duhet t jet n funksion t seriozitetit t shkeljes dhe i numrit t shkeljeve. Vazhdimsia e sakt q duhet prdorur, duhet t jet sipas gjykimit t secils bashki m vete por duhet t jet e dokumentuar mir n politikn e personelit. Disa lloje masash disiplinore t prdorur mund t jen: Paralajmrim me goj Qortim me goj Paralajmrim/qortim me shkrim Pezullim nga puna Pushim nga puna Sigurohuni q mbikqyrsit jan t trainuar mir pr t ndrmarr veprime disiplinore. Kjo duhet t prfshij konceptet e mbikqyrjes s personelit si dhe t kuptuarit e plot t rregullave e rregulloreve t bashkis.
4. ORIENTIMI I PUNMARRSIT, HARTIMI I MANUALIT T PUNMARRSIT.
N do kontrat mes pundhnsit e punmarrsit ka t drejta dhe prgjegjsi t kushtzuara nga ana e t dy palve. Sigurimi se kto t drejta e prgjegjsi jan kuptuar qart, sht shum i rndsishm dhe minimizon shanset pr probleme t mvonshme. Rruga m e mundshme pr ta br kt sht t ulsh numrin e t drejtave dhe prgjegjsive, pritshmrive dhe shprblimeve si dhe informacionin e prgjithshm me shkrim lidhur me punsimin dhe pastaj shprndarjen e tij tek t gjith punmarrsit. Metoda m e mir pr ta br kt sht prmes Manualit t Punmarrsit. Ngjarja e hedhjes n gjygj t nj Kryetari Bashkie pr supozim t dhunimit t t drejtave t nj puntori n asnj mnyr nuk sht n dobi t bashkis. Pavarsisht nga fakti nse del apo jo vlefshme ankesa, zyrtart duhet t bjn mos pr ti shmangur probleme t tilla. Njra prej mnyrave m t mira pr t shmangur incidente t tilla sht nxjerrja e nj Manual t Punmarrsve. Prve ksaj, manuali shrben edhe pr shum qllime t tjera. Prmbajtja aktuale e nj Manuali t Punnmarrsve ndryshon nga komuniteti n komunitet, por s paku duhet t prmbaj nj informacion t caktuar baz. Pasqyra 14 paraqet n vija t prgjithshme informacionin baz q duhet prfshir n do Manual t Punmarrsve.
38
PASQYRA NR 14
TEMA MINIMALE T SUGJERUARA PR T QEN N MANUALIN E PUNTORVE
PUNSIM Rekrutimi Formulart e Aplikimit dhe Testimi Procesi i Przgjedhjes Periudha e Provs ZHVILLIMI I PUNSIMIT Programi/Politika e Trainimit Promovimi i Punmarrsit Politika e Shprblimeve
RROGAT E PRFITIMET SHOQRORE Plani i Klasifikimit dhe Pagess Promovimet dhe Transferimet Politika e Pagess s Orve Shtes Prfitimet
MARRDHNIET E BRENDSHME Ort e Puns Mungesa n dit Festash Mungesa n Pun pr Shkak Smundjeje Oraret e Vakteve Sjellja/Qndrimi i Punmarrsit MASAT DISIPLINORE/NDRPRERJA E Vonesat, Mungesat, Urgjencat MARRDHNJEVE T PUNS Paralajmrimi dhe Qortimi Pezullimi Pushimi nga Puna/Dorheqja Procedura e Ankesave t Puntorve
Qllimi kryesor i manualit sht ti specifikoj me shkrim politikat e bashkis lidhur me punmarrsit. Gjithashtu ai jep udhzime dhe rregulla lidhur me veprimet e punmarrsve q lidhen me pundhnsin e tyre. Shembuj t elementve q duhen prfshir jan vijueshmria n pun dhe ort e puns, politikat e largimit nga puna dhe t pushimeve, prfitimet, politikat pr veprimet disiplinore, ankesat dhe ndrprerja e punsimit. Kto politika duhen prcaktuar duke u bazuar mbi ligjin ekzistues dhe dshirat e administrats. N mnyr tipike nj manual duhet t prfshij t gjitha prfitimet q merr nj punmarrs dhe kur i merr ai ato. N manual duhet t shprehet gjithashtu nse vjetrsia luan nj rol n prcaktimin e strukturs s prfitimeve ose n planin e vjetrsis. N rastin kur miratohet nj program i vlersimit t punmarrsve, n manual duhet t prfshihet gjithashtu edhe nj shpjegim i programit dhe arsyet e hartimit t tij. Manuali sht kryesisht nj metod komunikimi me punmarrsit. Pundhnsit duhet ta konsiderojn at si nj nga mnyrat m t mira pr t siguruar q t gjith punmarrsit gjejn do informacion q u nevojitet pr ta kryer punn e tyre me efektivitet e efikasitet. Pr kt arsye pundhnsit nuk duhet ta shkurtojn manualin e politiks. Sapo nj punmarrs ka filluar pun, sht shum m e vshtir pr ta br at t kuptoj organizimin dhe shtjet e politiks, pasi ai ndihet i zn n rrjetn e strukturs joformale t autoritetit. Gjithashtu duhen prfshir gjra t tilla si strukturat organizative, shpjegimet e qllimeve dhe objektivave dhe pritshmrit nga menaxhuesit. Sapo manuali t hartohet plotsisht, sht nj ide e mir, dhe pse jo absolutisht e domosdoshme, ta miratoni zyrtarisht n Kshillit e Bashkis. Kjo procedur
39
shton nj shtres tjetr besueshmrie dhe ndihmon pr t siguruar ligjshmrin e politikave, po qe se ndonjher do t shkohet n gjyq (po qe se nj administrat synon ta bj kt, prfshirja e nj ose m tepr antarve t Kshillit t Bashkis n proesin e hartimit t manualit me qllim q ata t ken nj ndjenj pronsie n produktin prfundimtar, do ta ndihmonte mjaft at). Rezultati prfundimtar do t jet nj pako politikash e rregullash t thna qart duke mos e ln punmarrsin me ndonj dyshim lidhur me far pritet prej tij ose saj. Shtojca 3 e ktij manuali sht nj model i manualit t punmrrsve i cili mund t adoptohet sipas nevojave t secils bashki..
40
KREU
VIII.
VIII MBAJTJA E REGJISTRAVE PR BURIMET NJERZORE

1. ELEMENTT PRBRS T REGJISTRAVE T PERSONELIT.
Mbajtja e regjistrave n fushn e personelit, n m t mirn e saj, sht nj shtje shum delikate. Pundhnsit duhet t mbajn t dhna t mjaftueshme pr t siguruar q kan t gjith informacionin e nevojshm q krkohet pr nj punmarrs pr pozicionin e tij, prfitimet dhe rrethanat e tjera q lidhen me punsimin e tij. PASQYRA NR 15
PRMBAJTJA E PRGJITHSHME E NJ DOSJEJE PERSONELI9
Prshkrimi i Puns. Formulari i aplikimit dhe dokumente q lidhen me t, psh. rezultatet e testimeve. Dokumentat me ofertn e puns, kushtet dhe ofertn prfundimtare t puns, duke prfshir edhe pagesn. Kopje t dokumentave q mund t jen t domosdoshm pr t vrtetuar prshtatshmrin pr vendin e puns. Krkesat pr akomodim t arsyeshm, kur kjo sht e prshtatshme. Formulart e prfitimeve t punmarrsit duke prfshir prfitimet mjeksore, pensionin dhe prfitimet e tjera q krkojn informacion pr punmarrsin. Formulari q vrteton marrjen e Manualit t Punmarrsit. Formulart e vlersimit t punmarrsit, t vendosura sipas renditjes. T dhnat pr pjesmarrje n programet e trainimit dhe arsimimit. Dokumentacion i ndonj promovimi n pun, mirnjohje apo shprblime t veanta Qortimet e shkruara dhe vendimet e tjera pr masa disiplinore. do informacion tjetr t lidhur drejtprdrejt me punmarrsin i cili shrben pr t dokumentuar shtje ose gjra q gjykohen prej Kshillit t Bashkis ose ndonj agjencie tjetr autoritare, se kan lidhje me punmarrsin.
9 12
I.C.M.A. po aty, fq. 100
41
Megjithat, pundhnsit nuk duhet t ken m shum informacion nga sa sht e nevojshme, as informacion q nuk lidhet me punsimin e individit. Nj mbi sasi e till i mbajtjes s t dhnave sht nj shkelje e t drejtave private t individit. N thelb t proesit t mbajtjes s t dhnave sht shtja se si t marrsh nj vendim mbi at q sht e domosdoshme dhe at q nuk sht. Eksponati 14, jep nj pamje t prgjithshme t gjrave q duhet t jen normalisht n nj dosje personeli.
2. SIGURIMI I DOSJEVE T PERSONELIT.
Nga vet natyra e tyre dosjet e personelit krkojn konfidencialitet e ruajtje t sigurt. Informacioni q prfshihet n kto dosje, nga vet natyra e tij, konsideroht personal dhe i ndejshm pr punmarrsin. Pr kt arsye sht e domosdoshme q t ndrmerren hapa pr tu siguruar se nuk dhunohet fshehtsia e tyre. Disa veprime q duhen marr n konsiderat jan: Hapja e dosjeve t personelit duhet kufizuar vetm pr ata persona q kan nj nevoj absolute pr ta ditur. Kjo normalisht prfshin zyrtarin prgjegjs pr personelin, vet punmarrsin dhe, n raste t caktuara, mbikqyrsin ose menaxherin. Rregullat lidhur me kt duhet t jen t shkruara dhe duhen zbatuar n mnyr strikte (referohu Vendimit t Keshillit t Ministrave nr.355 dat 07.07.2000) Dosjet e personelit duhet t ken vetm informacionin e domosdoshm e jo informacion tepr ose jothelbsor q mund t jet nj dhunim i t drejtave private t nj punmarrsi. Nga ana fizike dosjet duhen mbajtur n nj vend t sigurt t mbyllura me els. Dosjet e kompjuterizuara i shtojn nj prmas t re prkujdesjeve ndaj siguris dhe duhet br do prpjekje q versionet e kompjuterizuara t jen po aq t sigurta sa edhe dosjet tradicionale. Menaxherit t Personelit i duhet krkuar t hartoj nj plan t shkruar pr sigurin e informacionit t personelit dhe duhet q ai plan t miratohet prej Kryetarit dhe Kshillit t Bashkis.
3. FORMULAR I INFORMACIONIT T PERSONELIT SHQIPTAR.
Aktualisht, pr bashkit n Shqipri, modeli i formularit standart pr mbajtjen e informacionit mbi punmarrsit prfshihet n Shtojcn 7 (referohu Vendimit t Kshillit t Ministrave nr.355 dat 07.07.2000).
42
KREU
IX.
IX. PRFUNDIMI DHE MIRNJOHJET.
N do organizat menaxhimi i Burimeve Njerzore sht funksioni m i rndsishm. Ndryshe nga Burimet mekanike apo ato fizike, burimet e personelit shtojn nj element eksperience t pahasur me burimet e tjera. Vlers monetare dhe vlers s burimeve fizike i sht shtuar faktori njerzor dhe gjithka q lidhet me t. Ai krkon nj vmendje t veant menaxhuese shum t specializuar e shum t trainuar. Punmarrsit nuk mund ta ln pas dore faktin q koha dhe trainimet e kryera pr zhvillimin e menaxherve, t cilt jan pergjegjs pr menaxhimiin e funksioneve dhe pajisjet e nj organizate, t mos neglizhohen n rastin e elementit t personelit. Drejtimi i nj bashkie sht nj veprimtari shum intensive. Pavarsisht se sa t bukura e t sofistikuara duken makinat q mbledhin plehrat, prsri duhen puntor q ti ven n pun ato. Shum bashki kan prezantuar koncepte pr kursimin e puns, por pjesa m e madhe e puns prsri duhet br prej njerzve. Me t vrtet n shumicn e buxheteve t bashkive, kudo npr bot, kostot dhe shpenzimet e personelit duhet t prbjn t paktn 50% t t gjith buxhetit. Me nj investim t till shum t madh, mund t bj nj administrat, prvese t kujdeset q ky investim t marr, minimalisht, vmendjen dhe menaxhimin e duhur t burimeve pr t plotsuar kshtu krkesat e organizats. Pr m tepr, ndryshe nga kamiont, lopatat dhe ndrtesat, burimet njerzore kan ndjenja, familje, dhe jetn e tyre jasht puns. Kjo nuk mund t lihet pas dore, po qe se presim t marrim maksimumin e cilsis s kryerjes s puns gjat kohs kur ata jan n pun. Menaxhimi i burimeve njerzore, ka shum mundsi q t jet pjesa m e rndsishme e menaxhimit t nj organizate. Autort dhe sponsort shpresojn se
43
lexuesi do t gjej n kt manual informacion q sht i dobishm e do ta ndihmoj. Autort dshirojn t falnderojn programin COMPASS, projektin e ndihms s Qeveris s Hollands pr qeverit vendore n Shqipri, pr kohn dhe burimeve q vuri n dispozicion pr hartimin e pjess m t madhe t ktij materiali. Autori dshiron t komplimentoj dhe ti jet mirnjohs USAID-it dhe Programit t tij, PAPA, pr dhnien e kohs dhe fondeve q autori t hartonte nj pjes thelbsore t ktij materiali. Autori dshiron ti jet mirnjohs Leah April, puna e s cils, n t njjtin program n Shqipri, ishte nj model pr shum prej informacionit t prdorur ktu. Autori gjithashtu dshiron ti jet mirnjohs dhe t falnderoj Znj. Kay Lewis, Drejtoresha e mparshme e Personelit pr Bashkis e Charleston SC- SHBA, vitet e shumta t ndihms t s cils kan qen t pamuara q autori t kuptoj menaxhimit e mir t burimeve njerzore. Prpjekjet, informacioni dhe ndihma e saj dhe e stafit t saj jan baza e shumics s materialit n kt manual. Materiali i msiprm sht nxjerr n bashkpunim me Mezhdunarodni Gradski Sutrudnici, Sofie, Bullgari.
44

Menaxhimi Modern I Burimeve Njerzore

Enviado por

Dados do documento

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Menaxhimi Modern I Burimeve Njerzore

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

SHOQATA E BASHKIVE T SHQIPRIS

MANAXHIMI MODERN I BURIMEVE NJERZORE

SHOQATA E BASHKIVE T SHQIPRIS