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TRABALHO TCNICO
Resumo
Este trabalho tem como objetivo propor prticas para administrao de materiais, para resolver os principais problemas encontrados neste setor e evitar conseqncias indesejveis para a manuteno. As prticas propostas se aplicam a empresas dos mais diversos segmentos, entre eles, o farmacutico, alimentcio, automotivo, qumico, metalrgico, eletro-eletrnico, siderrgico, papel e celulose, petrleo e petroqumico, mquinas e equipamentos, transportes, telecomunicaes, saneamento e minerao. As solues propostas renem um conjunto de aes de Engenharia de Materiais, que so demonstradas a partir da anlise de cada problema/conseqncia, agrupadas nas categorias de racionalizao, acondicionamento, localizao, acurcia, padronizao , indicadores de desempenho e documentao. Ao final do trabalho apresentado um exemplo de implantao de uma das aes de engenharia de materiais propostas, na Warner Lambert Grupo Pfizer - planta de Cumbica, que obteve reduo de estoques da ordem de R$ 1 milho aps investimentos de R$ 50 mil, demonstrando que a criao de descries padronizadas para materiais, definindo com preciso as caractersticas de cada item, associadas a processos automatizados de controle, com uso de cdigos de barras e coletores de dados, proporciona alta produtividade na rea de materiais, facilita o atendimento aos clientes internos, disponibiliza materiais na quantidade e qualidade corretos e propicia a reduo do estoque de sobressalentes.
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Introduo
A importncia de uma boa administrao de materiais de manuteno pode ser medida atravs da quantidade de recursos envolvidos na rea, que demonstrada pela Abraman Associao Brasileira de Manuteno (www.abraman.org.br). A pesquisa A Situao da Manuteno no Brasil realizada em 2003 mostra que os gastos com manuteno no pas representam 4,27% do PIB, totalizando US$ 19,2 bilhes de dlares anuais. Deste total 31,86% so gastos com materiais, conforme pode ser visto na figura 1, totalizando aproximadamente US$ 6 bilhes de dlares anuais.
Figura 1: Composio dos custos de manuteno Fonte: Abraman A situao da manuteno no Brasil 2003
Alm destes custos, podemos citar os seguintes gastos adicionais ou prejuzos decorrentes de paradas de produo por falta de sobressalentes ou por uso de sobressalentes inadequados: Lucro cessante decorrente do tempo per dido de produo Aumento de gastos com hor as extras de funcionrios da produo Aumento de gastos com energi a decorrente de produo fora do horrio Gastos extras decorrentes de acidentes com pessoal e instala es Multas e prejuzos de imagem associados a acidentes ambientais Multas contratuais e prejuzo de imagem decorrentes de atr asos na entrega de produtos Lotes perdidos ou refugados por falta de qualidade no processo produtivo Para lidar com o envolvimento da rea de manuteno com os setores de operao, segurana, qualidade e meio ambiente, e em funo do impacto que as aes na rea de materiais podem provocar, diversas empresas passaram a adotar um conjunto de aes de Engenharia de Materiais que se configuram hoje nas principais prticas para administrao de materiais.
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Racionalizao
A falta de controle sobre a quantidade de um material em estoque tem muitas conseqncias negativas, independentemente se a quantidade for superior ou inferior ideal. No caso de quantidade inferior a desejada, pode ocorrer falta de material no momento que se precisa dele, causando o prolongamento da parada do equipamento, em virtude da necessidade de compra durante a parada, e provocando compras mais caras, em funo da baixa qualidade das cotaes e aumento da possibilidade de erros de especificao. No caso inverso, onde h excesso de material, necessria rea fsica maior para armazenagem, provocando maior custo financeiro calculado sobre o valor estocado, maior custo operacional para manuteno do almoxarifado, aumento da obsolescncia e acmulo de sucata. Melhores prticas Definir que itens devem ser estocados e calcular as quantidades mnimas necessrias de cada item. Envolver nos clculos das quantidades mnimas, fatores como a probabilidade de falha dos equipamentos, segurana operacional e ciclo de ressuprimento, utilizando ferramentas estatsticas para calcular a quantidade ideal de peas no estoque, conforme mostrado na Figura 2.
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Probability - Lognormal
99,00 Lognormal TANQ0001
L2 MLE - SRM MED
U n re lia b ilit y , F ( t)
50,00
10,00 5,00 Claudio Caiani Span ReliaSoft Brasil 14/8/2003 17:31 100,00 1000,00 Time, (t) 10000,00
1,00
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Acondicionamento
Muitas vezes ignorado, o acondicionamento das peas merece ateno especial da gerncia do almoxarifado. A criao de tcnicas e rotinas de acondicionamento elimina o problema da perda da qualidade da pea, motivada, por exemplo, pela oxidao, umidade, corroso, travamento ou aquecimento excessivo. Estes fatores acabam por provocar, em ltima instncia, o aumento da manuteno corretiva operacional logo aps as substituies de peas danificadas. Outro fator ligado armazenagem est associado perda do prazo de validade do item, pois a falta de procedimento para manuseio de materiais perecveis provoca perdas pela no utilizao dos itens mais antigos. Melhores prticas Organizar e planejar o acondicionamento dos itens, atravs do manual de armazenagem, definindo principais cuidados na armazenagem de cada tipo de material. A Figura 4 ilustra trecho do manual tcnico do almoxarifado de manuteno.
Elaborar planos de manuteno para os itens dentro do almoxarifado. A Figura 5 ilustra a armazenagem de motores eltricos.
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Localizao
A dificuldade em localizar um material pode interferir diretamente no custo de produo, ao manter um equipamento parado por mais tempo. O erro de identificao pode causar danos ainda maiores. A m identificao dos itens nos leva a falta de agilidade na entrega, induzem a erros na entrega e na apurao contbil, acarretando problemas durante as auditorias, e provocam aumento do custo operacional do almoxarifado. Melhores prticas Utilizar etiquetas de identificao com cdigo de barras e coletores de dados para separao de materiais (Figura 6), e definir procedimento para incorporao de novos itens.
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Otimizar o layout do almoxarifado, armazenando materiais de acordo com o tipo/famlia e identificar ruas, prateleiras, gavetas e peas de grandes dimenses (Figura 7);
Acurcia
A diferena entre a quantidade de peas de um item existente na prateleira do almoxarifado e quelas registradas no sistema de gerenciamento de estoque constitui um grave problema de integridade e confiabilidade de dados. Este fato ocorre devido falha no registro de entrada de peas, como o retorno de pea ao almoxarifado que foi comprada para projeto ou para aplicao direta, e falha no registro de sada de peas, como digitao incorreta do cdigo do material. A falta de acurcia no almoxarifado provoca erro no setor de contabilidade, pois no se consegue fechar dados de compras para aplicao direta, projetos e estoques, e provoca erro no setor de custos, pois no obtm valores reais de custo dos itens. Alm disso, se a pea consta no sistema como disponvel, mas no existe de fato, no momento que se precisa dela ser necessrio comprar em regime de urgncia, realizando processo de compra com baixa qualidade e pagando mais caro. Se a pea no consta no sistema como disponvel, mas existe de fato, no momento que se precisa dela ser disparado novo processo de compra, totalmente desnecessrio, visto que a pea est na prateleira.
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Padronizao
A falta de padronizao na descrio dos materiais interfere no trabalho de todos os profissionais que lidam com materiais, provocando, principalmente, baixa eficincia no processo de compra, com cotaes lentas e caras. Alm disto, provoca a duplicidade de itens no cadastro, aumento do controle sobre dados repetidos e dificuldade de especificao de material, por parte da manuteno, no momento de requisit-los.
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Melhores prticas Estabelecer padres de descrio de materiais (PDM), especificando quais so as caractersticas tcnicas obrigatrias (Figura 10) para descrever cada item, tanto para descrio completa como para descrio curta (lista de balco).
Figura 10: Lista de materiais e respectivas caractersticas obrigatrias. Definir quais so os contedos possveis para cada uma das caractersticas listadas. A Figura 11 mostra lista de contedos possveis para uma caracterstica obrigatria na descrio do material.
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Preparar especificaes de compra (Figura 12) e integrar sistema de padronizao com sistema de gerenciamento, garantindo a padronizao durante a incluso de novos itens lista de almoxarifado.
Indicadores de desempenho
A falta de indicadores de desempenho, e de relatrios de apoio gerncia dificultam o controle do almoxarifado e impedem a tomada de deciso eficiente. A ausncia de controles financeiros no almoxarifado impede a identificao dos itens mais importantes em termos de movimentao, impede o acompanhamento do crescimento do estoque, e a integrao com o sistema contbil. A inexistncia de relatrios de controle de movimentao impede consultas histricas sobre a utilizao de cada item (kardex), dificulta a anlise de consumo para estabelecer polticas de compras vantajosas, com novos contratos de fornecimento, e impede a observao dos prazos de ressuprimento. Melhores prticas Implantar indicadores de movimentao financeira como o relatrio de anlise ABC por custos (Figura 13), que possibilita a identificao dos itens mais importantes. Implantar o relatrio de custo total do material estocado e relatrio financeiro para integrao com contabilidade;
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Implantar relatrios de controle de movimentao como o relatrio de anlise de consumo por item (Figura 14), a fim de estabelecer polticas de compra mais vantajosas atravs de contratos de fornecimento.
Implantar relatrio de itens abaixo do mnimo (Figura 15), para identificar itens com quantidades estocadas abaixo da quantidade mnima especificada e para disparar o processo de ressuprimento.
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Documentao
As regras de funcionamento do almoxarifado, quando no escritas, deixam de funcionar ou so modificadas de acordo com os profissionais que ali so alocados. A ausncia de manual tcnico do almoxarifado, descrevendo as prticas adotadas pela equipe, dificulta o atendimento aos clientes internos no sentido de disponibilizar materiais na quantidade e qualidade desejados, no ajuda no esforo de reduo do estoque de sobressalentes e provoca a diminuio da produtividade do setor.
Melhores prticas Elaborar manual tcnico do almoxarifado contendo: Regras de codificao de itens; Padro de descrio de materiais; Regras de incorporao de novos itens; Procedimento de movimentao e armazenagem; Rotina de Inventrio; Relao de indicadores de desempenho e r elatrios de apoio.
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Situao anterior
O almoxarifado de manuteno possui 10.000 itens cadastrados, sendo 7.500 itens com efetiva movimentao fsica, distribudos entre rolamentos, materiais hidrulicos, pneumticos, eltricos, correias, EPIs, lubrificantes, solventes, desmoldantes e peas especficas agrupadas por mquina. A equipe do almoxarifado composta por 1 supervisor e 3 almoxarifes, trabalhando 24 horas por dia, de segunda sbado. So geradas em torno de 30 requisies de materiais por turno, envolvendo 1.400 itens por ms. O valor total estocado no almoxarifado era de R$ 4,5 milhes, e precisava ser reduzido, segundo orientao da gerncia de fbrica.
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Proposio
Aps anlise dos principais processos administrativos do almoxarifado, verificou-se que a rotina de inventrio consumia nmero significativo de horas da equipe e que este processo poderia ser melhorado, liberando nmero significativo de horas dos profissionais para a reviso dos itens estocados. Para a realizao da rotina de inventrio em cada grupo de 250 itens, era necessrio o trabalho de 3 pessoas, durante 2 dias, em trabalho de 3 turnos, totalizando 48 horas de trabalho. Esta tarefa era realizada simultaneamente ao atendimento aos clientes do almoxarifado e consistia na emisso de lista de itens, contagem fsica nas prateleiras, conferncia de saldos no sistema informatizado e eventuais recontagens. Decidiu-se ento pela automao do processo de inventrio a fim de transferir as horas gastas neste processo para novos processos de reavaliao dos itens estocados, melhorando a acurcia dos dados do sistema, mas continuando preparados para as constantes auditorias da rea contbil.
O plano
Para automatizar o processo foi necessrio comprar impressora especial para impresso de etiquetas com cdigos de barras (Figura 17), a fim de identificar ruas, prateleiras, gavetas e peas do almoxarifado, e coletor de dados (Figura 18) para eliminar a transcrio de dados nas planilhas de inventrio.
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A implantao do projeto durou 6 meses, mas poderia ter sido menor se o programa de inventrio utilizado no coletor de dados j estivesse desenvolvido e integrado com o sistema de gerenciamento de estoque. Foram investidos aproximadamente R$ 50 mil.
Resultados
Concluda a implantao da automao, o processo de inventrio passou a utilizar 1 profissional durante 1 dia, em apenas 1 turno, totalizando 8 horas de trabalho, ou seja, 1/6 das horas anteriormente gastas. A tarefa continua sendo executada simultaneamente ao atendimento aos clientes do almoxarifado e consiste da transferncia da lista de itens para coletor, conferncia e recontagem no local e devoluo automtica de dados. Alm disso, possvel identificar itens fora do lugar e etiquetas danificadas que precisam ser reimpressas. O tempo total anual gasto na rotina de inventrio foi reduzido em 1200 horas e diminuiu o tempo de atendimento aos clientes em razo da diminuio do erro na identificao das peas nas prateleiras, melhorando muito a qualidade do servio. Com tempo disponvel os profissionais da Warner realizaram anlise ABC sobre a movimentao dos itens, redefiniram estoques mnimos e mximos, levantaram itens obsoletos e no movimentados, e promoveram reduo de aproximadamente R$ 1 milho no valor estocado.
Concluso
A criao de descries padronizadas para materiais, definindo com preciso as caractersticas de cada item, associadas a processos automatizados de controle, com uso de cdigos de barras e coletores de dados, proporciona alta produtividade na rea de materiais, facilita o atendimento aos clientes internos, disponibiliza materiais na quantidade e qualidade corretos e propicia a reduo do estoque de sobressalentes. Reorganizar e gerenciar almoxarifados para garantir menores estoques com quantidade e qualidade necessrias para o atendimento da manuteno a principal funo da Engenharia de Materiais, resultando em compras mais eficientes, otimizao dos recursos e maior lucratividade.