Am Hotel

Am Hotel............................................................................................................. 1 Introduccin .................................................................................................... 1 Introduccin General ................................................................................... 1 Requerimientos ........................................................................................... 2 Instalacin ................................................................................................... 2 Instalaciones en Red ................................................................................. 14 Barra de Herramientas .............................................................................. 15 Utilizacin del comando buscar ................................................................. 17 Ayuda on Line ........................................................................................... 19 Multiempresa ................................................................................................ 19 Activar Empresa ........................................................................................ 19 Crear Empresa .......................................................................................... 20 Borrar Empresa ......................................................................................... 21 Crear Directorio ......................................................................................... 22 Ubicacin Base Datos ............................................................................... 23 Ficheros ........................................................................................................ 24 Fichas........................................................................................................ 24 Habitaciones ............................................................................................. 35 Apartamentos Privados ............................................................................. 40 Proveedores .............................................................................................. 42 Conceptos ................................................................................................. 43 Servicios.................................................................................................... 45 Central Reservas ...................................................................................... 46 Temporadas .............................................................................................. 48 Tarifas ....................................................................................................... 51 Cupos ........................................................................................................ 79 Auxiliares................................................................................................... 84 Accesos / Dependencias ........................................................................... 85 Textos Predefinidos .................................................................................. 86 Histrico de Base de Datos ....................................................................... 86 Partes de Viajero ....................................................................................... 87 Parmetros Empresa ................................................................................ 90 Procesos ..................................................................................................... 117 Reservas ................................................................................................. 117 Recepciones ........................................................................................... 147 Disponibilidad .......................................................................................... 167 Partes Viajero.......................................................................................... 173 Facturacion ............................................................................................. 175 Tesoreria ................................................................................................. 189 Habitaciones ........................................................................................... 191 Apartamentos Privados ........................................................................... 192 Centralita ................................................................................................. 195 Informes ...................................................................................................... 201 Apartamentos Privados ........................................................................... 201 Informe de Reservas ............................................................................... 202 Informe Limpieza ..................................................................................... 205 Informe Facturas ..................................................................................... 208 Restaurante............................................................................................. 212 iii

Contenido

Am Hotel Informe Estadstica INE........................................................................... 213 Utilidades .................................................................................................... 215 Registro Incidencias ................................................................................ 215 ndice .............................................................................................................. 217

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Introduccin

Introduccin General
AMHotel es una aplicacin cuyo fin consiste en facilitar y agilizar el trabajo diario que se produce en un hotel mediante la automatizacin de todas sus tareas. Para ello se ha conseguido crear una aplicacin agradable y fcil de manejar. El equipo de desarrollo de AMHotel est completamente seguro que, una vez comience a manejar la aplicacin, se familiarizar rpidamente con ella y podr comprobar que le ahorrar una gran cantidad de trabajo y conseguir una enorme mejora en la calidad de ste. El manual se divide en distintas secciones segn el men general de la aplicacin. As tenemos: - Multiempresa: en esta seccin se explica cmo trabajar con varias empresas y/o ejercicios simultneamente. Para ello se realizan procesos de creacin de empresas/ejercicios, borrado, activacin ... - Ficheros: se refiere al mantenimiento (aadir, borrar, modificar y consultar) de todos y cada uno de los ficheros de la aplicacin. A travs del cual definiremos el perfil del hotel. - Procesos: engloba toda la problemtica del hotel en procesos fcilmente ejecutables. Se trata aqu de ahorrar al usuario en la medida de lo posible toda la complejidad hotelera, para que simplemente con una sencilla introduccin de datos registremos las operaciones deseadas. - Informes: este captulo describe cmo se generan todos y cada uno de los informes posibles ilustrndolo con ejemplos e imgenes. - Utilidades: en este apartado del manual se muestran varias utilidades que se aaden a AMHotel para un total control de la aplicacin por parte del usuario. Entre ellas podemos destacar las utilidades de Base de Datos (revisar estructura y reparar), creacin y restauracin de copias de seguridad, gestin de usuarios. - Ventana: se explica incluso el manejo del submen Ventana para aquellos usuarios no familiarizados con aplicaciones Windows. - Ayuda: adems de este manual podemos consultar la ayuda en todo momento a travs del programa mediante una ayuda intuitiva e interactiva. 1

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* Este manual puede no ser fiel reflejo del programa que tenga instalado debido a las actualizaciones y modificaciones de ste. Sin embargo, se ha intentado que reproduzca fielmente esta versin.

Requerimientos
AmHotel se debe instalar en un PC compatible con las siguientes caractersticas mnimas: - Microprocesador Pentium IV o Similar. - 512 MB de memoria RAM. - 500 MB de disco duro libre. - Microsoft Windows 2000/XP/Windows Vista - CD-ROM/DVD (slo para la instalacin).

Instalacin
En este captulo se explica cmo instalar Am/Hotel para Windows en un ordenador personal de forma correcta. Para hacer la instalacin asegrese que su equipo cumple las caractersticas mnimas. La instalacin se puede llevar a cabo desde un CD/DVD de instalacin o descargando la ltima versin desde Internet a travs de la web de descarga hitito://www.amsystem.es 1. Instalar desde CD/DVD Para instalar Am/Hotel introduzca el CD-ROM en su lector CD/DVD. Si tiene configurado su lector para la ejecucin automtica, Windows le mostrar una ventana con varias aplicaciones de AM System. [Imagen inicial de instalacin] Seleccione la aplicacin "Am Hotel" para iniciar la instalacin

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Pulse en Siguiente para continuar la instalacin y acceder al formulario con la descripcin del contrato

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Marque la casilla "Acepto el contrato" y pulse sobre el botn Siguiente. Le aparecer el siguiente formulario

donde puede especificar el nombre de usuario y el nombre de la empresa. Una vez completos los datos pulse sobre Siguiente para acceder al siguiente paso de la instalacin

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donde como podr comprobar puede especificar la ruta de instalacin de la aplicacin. La ruta predeterminada es c:\AmSystem\AmHotel. Una vez seleccionada la ruta de instalacin pulse sobre Siguiente

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y establezca el nombre de la carpeta de programas (Men de Windows) donde deseas crear los accesos directos al programa y a los complementos que este incluye. Para comenzar el copiado de archivos a su ordenador pulse sobre Siguiente

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Al final de proceso y en funcin del sistema operativo que tenga en su ordenador, el instalador lanzar automticamente el paquete de instalacin de los componentes de impresin (necesarios para el correcto funcionamiento de la impresin de informes, facturas....). Si la instalacin dispone de esos paquetes, le mostrar la siguiente ventana

tras lo cual se iniciar la instalacin de los componentes de impresin

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Pulse sobre Instalar para comenzar la instalacin. Al finalizar la instalacin se mostrar la siguiente ventana

Am Hotel Por ltimo, el instalador le mostrar un mensaje indicando que la instalacin a finalizado e indicando si es necesario reiniciar su Ordenador. Pulse sobre Finalizar para completar la instalacin. Si durante el proceso de instalacin, no se encuentra el paquete con los componentes de impresin, se mostrar la siguiente ventana

Utilice el botn Descargar, para descargar una copia en tu ordenador y posteriormente pulsar sobre Cambiar para establecer la ruta donde ha descargado dichos componentes. Si ya dispone de los componentes de impresin, pulse directamente sobre Cambiar y establezca la ruta. Para comenzar con la instalacin de dicho paquete, pulse sobre Siguiente Tenga en cuenta que el archivo de instalacin para Windows 2000,XP y Vista es AmCr11.exe

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Para iniciar la instalacin de los componentes de impresin, puse sobre Siguiente. 2. Instalar descargando desde Internet Para obtener la ltima versin de la aplicacin conctese a la web de Am System

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En la zona superior hay una seccin para introducir el nombre de usuario y la contrasea, introduzca los datos de acceso y pulse sobre ACEPAR. Al hacerlo, si los datos son correctos, le aparecer una pgina con todas las aplicaciones

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Seleccione la aplicacin Am Hotel haciendo clic encima, y se mostrar una pgina con la descripcin de Am Hotel. A la derecha, se muestra la versin, junto con un botn para descargarla.

En la pgina mostrada, aparecen dos tipos de instalacin.

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El paquete que debe descargarse depende de si es una primera instalacin o una actualizacin. La siguiente tabla le muestra el tipo de paquete que tiene que descargar en funcin de cada situacin. Como elegir el paquete de instalacin Windows 2000/XP/Vista Primera instalacin Actualizacin Con componentes de impresin Sin componentes de Impresin

Adicionalmente a los paquetes de instalacin, si usted ha contrato el modulo de reservsas online, se incluye un documento PDF para configurar el modulo cliente y otro para la plataforma web. Una vez que descargue a su ordenador los paquetes de instalacin necesarios, efectu un doble clic sobre el archivo de instalacin AmHotel.exe, tras lo cual comenzar el asistente de instalacin. Los detalles del proceso de instalacin los puede consultar el punto 1 de este capitulo 3. Trabajando con AmHotel 13

Am Hotel Para que pueda empezar a trabajar con AmHotel debe crearse una empresa. Para ello, lo primero es seleccionar la opcin "Crear Empresa" del men Multiempresa. Una vez creada, debemos activarla mediante la opcin "Activar Empresa" del men Multiempresa. Si va a trabajar en ms de un ordenador con la aplicacin consulte el capitulo de instalaciones en red.

Instalaciones en Red
Para realizar correctamente un instalacin en red hay que tener en cuenta las siguientes observaciones: - sta aplicacin debe ser instalada en cada uno de los ordenadores que vayan a ser utilizados para la gestin del balneario/spa/centro deportivo y de todos los mdulos complementarios. - Se debe establecer uno de los ordenadores como servidor de datos, para que los de mas ordenadores accedan a los datos a travs de sta. - Para que la aplicacin funcione correctamente a travs de una conexin de red, el ordenador servidor de datos debe tener compartido, bien el disco duro al completo o la carpeta que contiene la base de datos de la aplicacin de hotel "amhotel.mdb". - Una vez compartido dicho recurso, en cada uno de los ordenadores restantes debern crearse una conexin a este servicio a travs de la asignacin de una letra (ejemplo: F: = \\Servidor\C) que designe dicha conexin. Esta unidad debe ser la misma en todos los ordenadores. - Tras crearse dicha conexin ya podremos localizar en cada uno de los ordenadores, a travs de la opcin ubicar bases de datos del men multiempresa de la aplicacin, donde se encuentra la base de datos "amhotel.mdb" Cuando trabajemos en red hay que tener en cuenta que el servidor debe ser encendido siempre con anterioridad al resto de los ordenadores, puesto que si no es as la conexin de red no existir para los restantes ordenadores. Si por descuido el servidor estuviera apagado y desde nuestro ordenador ejecutremos la aplicacin, sta nos avisar que la unidad donde estbamos conectados no existe

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y que si queremos conectarnos en modo local, de forma que todo lo que realizamos posteriormente no quedar reflejado para el resto de los ordenadores, puesto que los datos que registremos, lo haremos de modo local.

Barra de Herramientas
Antes de pasar a describir el funcionamiento de cada una de las opciones contenidas en el men Ficheros es conveniente saber el funcionamiento de los botones que forman parte de la barra de herramientas estndar que es comn a todas las opciones de ste men La barra de herramientas se utiliza en cada mdulo de mantenimiento y nos permite toda la gestin con los datos contenidos en cada uno de stos (aadir, modificar, eliminar, etc...)

Aadir: Agrega un nuevo registro en el mdulo de mantenimiento activo. Borra todos los datos que haya actualmente en pantalla y asigna un cdigo automtico si el mdulo de mantenimiento activo lo precisa.

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Buscar: Busca el registro segn las condiciones que especificamos. Haga clic aqu para obtener ms informacin sobre el comando Buscar.

Modificar: Permite la modificacin de los datos en el mdulo de mantenimiento activo.

Eliminar: Si se pulsa sobre este botn de la barra de herramientas se eliminarn los datos del mdulo de mantenimiento activo.

Seleccionar: Muestra una ventana en la que nos permite la visualizacin de todos los registros contenidos en el mdulo de mantenimiento activo. Al hacer doble clic sobre un registro de la lista, nos mostrar los datos del registro que hayamos seleccionado en el mdulo de mantenimiento activo permitindonos realizar las operaciones que nos muestra la barra de herramientas.

Confirmar: Graba las modificaciones o los datos que se vayan a agregar en el mdulo de mantenimiento activo

Botn Cancelar: Cancela las modificaciones o grabacin de los datos que se han introducido. Botones de desplazamiento: la funcin de estas cuatro teclas segn se ve de izquierda a derecha es el siguiente:

Inicio (va al primer registro).

Anterior (al anterior).

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Siguiente (siguiente registro al activo).

Fin (nos sita en el ltimo registro). Lista Ordenar: Lista desplegable que contiene los campos por los que se pueden ordenar los datos del mdulo de mantenimiento activo. Por defecto aparece el texto 'Principal' que nos indica que los datos estn ordenado por cdigo, que suele ser el primer campo a introducir en todos los mdulos de mantenimiento. Esta lista tambin nos muestra los campos por los que se pueden realizar bsquedas, en otras palabras, los campos que aparezcan en sta lista sern sombreados cuando se pulse en el icono Buscar.

Salir: Descarga el mdulo de mantenimiento activo.

NOTA: Pueden aparecer iconos aadidos a sta barra de herramientas que sern descritas en su mdulo de mantenimiento correspondiente. Tanto en la barra de herramientas como en otros procedimientos de la aplicacin nos encontraremos teclas de funcin asociadas a los botones, como por ejemplo, Aadir<F2>, Buscar<F3>, Modificar<F4>, Etc. esta leyenda la veremos escrita sobre el mismo botn o cuando pasemos el puntero del ratn sobre el, con un mensaje emergente, como ocurre con los botones de la barra de herramientas.

Utilizacin del comando buscar

Vamos a mostrar un pequeo ejemplo para ver como funciona el comando Buscar. Para ello utilizaremos cualquier mantenimiento. 1. Haga clic en el icono Buscar 2. Observe cmo se sombrean los campos por los que se puede buscar. En este caso se puede realizar la bsqueda por cdigo y nombre. 3.

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3. Defina las condiciones de bsqueda en los campos sombreados. 4. Vuelva a hacer clic sobre el botn Buscar para volver a visualizar todo el conjunto de registros. Condiciones de Bsqueda. Hemos visto el uso del comando Buscar pero para realizar sta con la mxima precisin posible hay que conocer cmo establecer las condiciones de bsqueda en los campos en los que est permitida. Una vez que tenemos los campos sombreados podemos hacer lo siguiente: 1. Escribir el texto que queremos "sin ms". Por ejemplo, volviendo al mantenimiento mostrado anteriormente, si queremos buscar un cdigo especfico escribiramos en el campo "Cdigo" el nmero que deseamos y haramos clic en los botones de movimiento para comprobar si hay un registro que tenga se nmero como cdigo. 2. Escribir el texto que queremos utilizando el carcter comodn % ( porcentaje). Por ejemplo, si queremos buscar un cliente cuyo apellido sea "garca" pero no sabemos su nombre, tendramos que escribir en el campo cdigo lo siguiente: %garca%: para buscar un cliente cuyo nombre contenga 'garca' en cualquier parte de ste. garca%: para buscar un cliente cuyo nombre empiece por 'garca'. %garca: para buscar un cliente cuyo nombre termine por 'garca'. 3. Hacer clic en el botn Siguiente para encontrar el primer registro que coincida con las condiciones especificadas. 4. Si el resultado de la busque es superior a un registro, utilice los botones de desplazamiento (Primero,Anterior,Siguiente y ltimo) para movernos por el conjunto de resultados. 5. Para salir del estado de bsqueda y volver a mostrar todos los registros, vuelva a pulsar sobre el botn Buscar y observe que el indicador de bsqueda desaparece. Tambin se pueden especificar condiciones de bsqueda en ms de un campo sombreado.

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Ayuda on Line

Multiempresa
Activar Empresa
Este proceso nos permite tener varias empresas creadas y elegir en cada momento con cul queremos trabajar. El aspecto de la ventana es el siguiente:

Para activar una empresa debemos seguir los siguientes pasos: 1.- Seleccionamos la opcin "Activar" del Men Multiempresa y aparecer la ventana de Activar Empresa. 2.- Aparecer una lista con todas las empresas existentes. 3.- Para activar una empresa en concreto, la seleccionaremos de la lista y pulsamos Aceptar. Para mantener la empresa activa que tenamos pulsamos Salir y no se realizarn cambios. 4.- El proceso de activar empresa finalizar activando la empresa seleccionada. Si dispone de varios usuarios, tiene que tener en cuenta que la empresa activa se registra por cada usuario. Para agilizar el trabajo, marque la casilla "Activar la empresa seleccionada al conjunto de usuarios del sistema".

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Am Hotel La empresa que activemos se convertir en la empresa de trabajo. Todos los procesos que realicemos, se llevarn a cabo en la empresa activa.

Crear Empresa
Este proceso nos permite crear varias empresas y/o ejercicios, para luego elegir en cada momento con cul queremos trabajar mediante la opcin Activar Empresa. Para crear una empresa debemos seguir los siguientes pasos: La empresa que crearemos no se convertir en la empresa de trabajo hasta que no se active. Seleccionamos la opcin "Crear" del men "Multiempresa" y aparecer la ventana Crear Empresa.

a) Marco Crear Empresa: pueden elegirse aqu dos opciones: Nueva Empresa: si queremos crear una empresa nueva, distinta a cualquiera de las ya existentes se elegir esta opcin. 20

Am Hotel Nuevo Ejercicio: si queremos crear un nuevo ejercicio a partir de una empresa ya existente, debemos elegir esta opcin. Aparecern unas cajas de texto en amarillo en las cuales no podemos escribir. Debemos seleccionar de la lista de empresas, la empresa a partir de la cual queremos crear el nuevo ejercicio. Una vez seleccionada, las cajas de texto en amarillo se rellenan automticamente con los datos de la empresa del ejercicio anterior. b) Marco Identificacin Empresa: Se introducen aqu los datos necesarios para crear la empresa: ao, nombre, nmero, moneda con la que se va a trabajar, el pas, el nmero de dgitos decimales y perodo contable, Si se introduce una empresa con nombre, ao y nmero ya existentes, se aparecer un mensaje indicando la existencia de la empresa. Ser necesario, pues, cambiarle el nombre o el nmero de empresa a crear. En caso de que lo que pretendamos crear sea un nuevo ejercicio, aparecern unas cajas de texto en amarillo en las cuales no podemos escribir. Debemos seleccionar de la lista de empresas, la empresa a partir de la cual queremos crear el nuevo ejercicio. Una vez seleccionada, las cajas de texto en amarillo se rellenan automticamente con los datos de la empresa del ejercicio anterior. c) Relacin de Empresas: es una lista en la que aparecen todas las empresas creadas. No se podr crear por tanto otra empresa que tenga el mismo nombre y que sea del mismo ao y cdigo. Los datos que aparecen en esta lista dependen de la vista que se haya elegido. d) Botones Aceptar y Salir: si pulsamos sobre Salir se cancelan los cambios y no se crea la empresa; mientras que si pulsamos sobre Aceptar, se confirman los cambios y se crea la empresa en cuestin.

Borrar Empresa
Mediante este proceso eliminamos las empresas creadas que deseemos. El aspecto de la ventana es el siguiente:

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Para borrar una empresa debemos seguir los siguientes pasos: 1.- La empresa activa no puede borrarse. Para borrar una empresa, asegrese de que no contenga datos necesarios para su actividad. 2.- Seleccionamos la opcin "Borrar" del men "Multiempresa" y aparecer la ventana Borrar Empresa. 3.- Aparecer una lista con todas las empresas existentes. 4.- Para salir sin borrar ninguna empresa, pulsamos salir. Para borrar una empresa en concreto, la seleccionaremos de la lista y pulsamos Aceptar.

Crear Directorio
Este proceso nos permite registrar todas las empresas creadas que haya en el directorio de trabajo actual, para posteriormente seleccionar la empresa con la que queramos trabajar, mediante la opcin "Activar Empresa". El aspecto de la ventana es el siguiente:

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Debemos seguir los siguientes pasos: 1.- Seleccionamos la opcin "Directorio" del men "Multiempresa" y aparecer la ventana Crear Directorio. 2.- Aparecer una ventana en la que si pulsamos el botn Salir, cancelaremos los cambios, mientras que bastar con pulsar sobre el botn Aceptar para identificar todas las empresas existentes en el directorio activo para despus trabajar con ellas.

Ubicacin Base Datos

Este proceso nos permite localizar las bases de datos tanto, en distintos directorios dentro del mismo puesto, como en localizaciones remotas en entorno de red. El aspecto de la ventana es el siguiente:

Para localizar las bases de datos debemos seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionamos la opcin "Ubicar Base Datos" del men "Multiempresa" y aparecer la ventana Ubicacin Directorio de trabajo 23

Am Hotel 2. Pulsaremos sobre el botn de Localizar. Posteriormente se visualizar una ventana a travs de la cual podemos buscar la base de datos en el sitio que queramos. El aspecto de esta ventana es el siguiente:

- Tras haberla localizado, basta con pulsar el botn (Aceptar / Abrir / OK), y la base de datos quedar ubicada en dicho directorio. - Si se pulsa el botn (Aceptar / Abrir / OK), en un directorio que no contenga la base de datos, sta se crear nueva en dicho directorio. En instalaciones en red, es recomendable localizar los datos de la base de datos AMHotel en un servidor compartido por todos los puestos. (consultar Instalacin en red). El proceso finalizar ubicando las bases de datos en el directorio elegido.

Ficheros
Fichas
Clientes Esta opcin esta destinada a la gestin de los clientes. Esta ficha agrupa los datos de cliente en 5 solapas: 1) Datos generales: esta seccin contiene datos generales tales como el nombre, direccin, poblacin, telfono..

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Si dispone de webcam podr capturar la foto y asignar un archivo de imagen a la ficha. Para ello dispone de 3 botones: Utilice este botn para seleccionar una imagen de su disco y asignarla a esta ficha. Si trabaja con la ubicacin en red, es obligatorio que las imgenes estn en una ruta compartida por todos los ordenadores. Esta opcin le permite anular la foto de la ficha Este botn le permite capturar una imagen directamente de la webcam. Si dispone de webcam, pero al pulsar sobre el botn, no le aparece una vista previa, puede que su webcam no sea compatible con el sistema de captura utilizado por la aplicacin (componente de sistema avicap32.dll) No es obligatorio rellenar todos los campos, pero le recomendamos que al menos rellene el nombre, el pas y la provincia. El pas y la provincia son obligatorios para el correcto funcionamiento del informe de INE El campo tipo cliente, permite categorizar a los clientes y asignar descuentos por tipo cliente. 25

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Por ltimo, si utiliza control de accesos, puede utilizar los botn de Capturar Huella para capturar una huella dactilar y asignarla a la ficha. Utilizar esta opcin agilizar la entrada de clientes en futuras estancias. 2) Reservas y Estancias: Esta seccin muestra dos listados

a) Estancias: listado de todas las estancias registradas en amhotel. Para cada estancia se muestra, la fecha de entrada, la fecha de salida, habitacin, regimen y tarifa. Si utiliza la opcin de Histrico de Base de datos, se aade una columna que indica el ao de registro de la estancia. b) Reservas: listado de todas las reservas pendientes de recepcionar en amhotel. Se muestran incluso las que hayan sido anuladas, en tal caso la reserva se mostrar en color color. Si la lnea aparece en cursiva, indica que el cliente estuvo alojado en la estancia/reserva, pero no como cliente principal sino como "Otro Alojado". Por el contrario, si la lnea se muestra en negrita indica que la reserva o estancia pertenece a un grupo. 3) Datos de la polica: como se observa en la siguiente imagen

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los datos de la polica, incluyen el tipo de documento, el nmero del dni,nif,pasaporte... la fecha de expedicin y expiracin del documento, la fecha de nacimiento, el pas y el sexo. Todos estos datos son obligatorios para la elaboracin del parte de viajero para todos los alojados mayores de 16 aos. En la parte inferior de esta seccin se muestra un listado de los partes en los que ha sido incluido este cliente. Si rellena todos los datos de la polica y tiene activo el parmetro para crear partes de viajero de forma automtica, cada vez que se realice un check-in, los partes de viajero del cliente principal y de otros alojados se crearn automticamente. En otro caso tendr que registrar el parte de viajero de forma manual. 4) Datos econmicos: Esta seccin permite registrar datos como el nmero de tarjeta y la cuenta contable. En la siguiente imagen se muestra el aspecto de este formulario

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El listado inferior muestra un listado de todas las facturas emitidas, incluyendo 3 campos al final que indican el total facturado, el total cobrado y el pendiente. Si no necesita cargar todas las facturas, pude utilizar el filtro de Fecha Histrico, para cargar solo las facturas posteriores a una determinada fecha. Este saldo pendiente solo muestra el importe pendiente de cobrar en facturas, es decir, si tiene algn cargo pendiente de facturar, este no se muestra en esta seccin. Para consultar los cargos pendientes haga clic aqu 5) Captura Documento: Si dispone de un escaner de documentos del tipo Gesvi, Inhova, Bancor o Check-Service, puede utilizar esta seccin para conectar con el escaner y capturar el documento. Para ello, es necesario configurar los parmetros de comunicaciones con el dispositivo. El aspecto de la captura con Gesvi es:

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el cual permite trabajar en 2 modos: a) Modo directo El uso de la captura gesvi es un simple, basta con colocar el dni o pasaporte en el lector y pulsar sobre el botn "DNI" o "Pasaporte", los datos capturados se mostrarn sobre la ficha del cliente actual. Si su escaner dispone de lector de tarjetas podr usar el botn "Tarjeta" para capturar el nmero de tarjeta. La opcin "Calibrar" permite ajustar el escaner. Este proceso es obligatorio la primera vez que se escanea un documento. b) Modo Eventos: este modo escanea los documentos de forma automtica (al color el dni sobre el lector y sin necesidad de pulsar sobre ningn botn) y los almacena en la base de datos. Posteriormente estos documentos se mostrarn en la rejilla inferior. Para asignar los datos de la captura a una ficha de un cliente, basta con hacer doble clic sobre el registro deseado y los datos se cargarn sobre la ficha del cliente Al asignar una captura a un cliente, esta desaparece del listado de capturas pendientes. El modo eventos requiere que el modulo "Lector NAH" este en ejecucin. Para ello utilice la opcin del men de Windows "Programas\AmSystem\Amhotel\Lector NAH". El aspecto de este modulo se muestra en la siguiente imagen:

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Inicialmente este modulo no esta configurado, por que debe hacer clic sobre "Configuracin" para acceder al formulario de configuracin

donde debe especificar la ubicacin de la base de datos de hotel, la IP y el puerto del PC que ejecuta GesviApi. Una vez que haya configurado correctamente el modulo de eventos, cada vez que introduzca un dni o pasaporte en el escaner, este ser escaneado de forma automtica y almacenado en la base de datos como documento pendiente. En caso de utilizar el escaner Gesvi, es necesario que el API GesviAPI este activo. PARAMETROS RELACIONADOS Dgitos Cuenta Contable Config Cuenta Clientes Comprobar existe nif Comprobar existe nombre Ajustar foto Crear Cliente Balneario Configuracin Captura de Documentos. Configuracin Control de Accesos. Captura Huella. Empresas Esta opcin esta destinada a la gestin de las empresas. Esta ficha agrupa los datos de la empresa en 3 solapas: Dichas empresas nos permitirn hacer cargos y facturas a empresas. El aspecto de la solapa principal es:

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donde podr especificar datos generales tales como el nombre, cif, pas, poblacin... Al igual que ocurra con la ficha de clientes el campo Tipo Cliente, permite categorizar a las empresas y asignar un descuento en facturacin en funcin del tipo de cliente La solapa de Reservas, muestra un listado con las reservas pendientes de recepcionar y otro con todas las estancias registradas. En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de esta solapa

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Por ltimo, la solapa Datos Econmicos muestra un listado con las facturas emitidas, la cuenta contable y la modalidad de facturacin

Al final del listado se incluyen 3 campos que indican el total doel total cobrado y el pendiente. Si no necesita cargar todas las facturas, pude utilizar el filtro de Fecha Histrico, para cargar solo las facturas posteriores a una determinada fecha. Este saldo pendiente solo muestra el importe pendiente de cobrar en facturas, es decir, si tiene algn cargo pendiente de facturar, este no se muestra en esta seccin. Para consultar los cargos pendientes haga clic aqu PARAMETROS RELACIONADOS Dgitos Cuenta Contable Configuracin Cuenta Clientes Comprobar existe nif Comprobar existe nombre Agencias Esta opcin esta destinada a la gestin de las agencias. Esta ficha agrupa los datos de cliente en 3 solapas:

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Am Hotel 1) Datos generales: esta seccin contiene datos generales tales como el nombre, direccin, poblacin, telfono..

Adicionalmente, se incluye un campo para especificar el color de fuente que ser utilizado en las reservas del planning de reservas. 2) Datos Reservas: muestra un listado con las reservas pendientes de recepcionar y otro con todas las estancias registradas. En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de esta solapa

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3) Datos Econmicos: Esta seccin permite especificar los datos economicos de la agencia, tales como la forma de pago, la cuenta bancaria, la cuenta contable, la modalidad de facturacin y en caso de trabajar con Iberojet, puede especificar el cdigo de facturacin por fichero. Este cdigo de iberojet se utiliza para generar un fichero de facturas que puede ser enviado a travs de la web de iberojet.

Al final se muestra un listado con las facturas emitidas junto con 3 campos que indican el total facturado, el total cobrado y el pendiente. Si no necesita cargar todas las facturas, pude utilizar el filtro de Fecha Histrico, para cargar solo las facturas posteriores a una determinada fecha.

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Am Hotel Este saldo pendiente solo muestra el importe pendiente de cobrar en facturas, es decir, si tiene algn cargo pendiente de facturar, este no se muestra en esta seccin. Para consultar los cargos pendientes haga clic aqu Empleados Las fichas de empleados son utilizadas para la gestin de la limpieza de habitaciones y para dar de alta a los camareros del TPV Tactil (Am/Tactil). A continuacin se muestra este modulo:

donde para cada empleado se puede especificar su nombre, otros datos personales tales como la poblacin, la direccin, el telfono... Con el fin de diferenciar los diferentes tipos de empleados del hotel, utilice el cuadro de opciones inferior para determinar si es camarero, de limpieza o de mantenimiento. Si necesita imprimir el parte de limpieza, es necesario que el personal de limpieza sea dado de alta como empleado y que la casilla "Limpieza" este activa. Puede utilizar el mantenimiento de habitaciones para registrar de que habitaciones se va a encargar un empleado y durante cuanto tiempo.

Habitaciones
Habitaciones Este mantenimiento es una parte fundamental de la configuracin del hotel, pues es el lugar en el que se dan de alta las habitaciones. El aspecto de este formulario es:

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Para cada habitacin podr especificar: - Cdigo: Este campo es un identificador de la habitacin, le recomendamos que utilice un cdigo descriptivo para facilitar la gestin de reservas, estancias, facturacin... - No tratar como habitacin: Este campo se utiliza para dar crear servicios como alquiler de salones, es decir, podemos hacer reservas, facturacin... pero estas habitaciones no constarn en el informe de INE ni en los calculos de habitaciones ocupadas. - Tipo Habitacin: Este campo se utiliza para organizar las habitaciones el tipos. Para el correcto funcionamiento de la aplicacin, es necesario que antes de crear las habitaciones, registre los tipos de habitacin y que estos sean asignados a las habitaciones. - Grupo Habitacin: Este campo es opcional, pero permite agrupar las habitaciones en grupos. Actualmente es utilizado para diferenciar las habitaciones por color en el planning de reservas y para diferenciar el informe de INE en funcin del grupo, es decir, imagine que dispone de 200 habitaciones de las cuales 50 estan registradas en el INE a nombre de una empresa y el resto a nombre de otra empresa. Si no utiliza grupos, el informe de INE incluir todas las habitaciones registradas, pero utilizando grupos, puede emitir un informe de INE por cada grupo. - Observaciones: Este es un campo libre donde puede incluir las caractersticas de la habitacin. Este datos se muestra en los selectores de habitaciones de reservas, estancias... por tanto, rellene este campo con informacin til para que sus empleados localicen las habitaciones de forma rpida.

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Am Hotel - Extensin: El campo extensin solo es necesario rellenarlo si captura llamadas de la centralita. Su contenido debe ser un valor numrico que relacione la habitacin de hotel con la extensin de la centralita. - Cod. Hab. PMS: Este cdigo solo se usa si dispone de cerradura electrnica Inhova o VingCard. Para establecer la relacin entre ambas aplicaciones, Indique el cdigo de habitacin registrado en Inhova o VingCard. - Pax Mximo: indica el nmero mximo de personas permitidas en la habitacin. Este valor es utilizado por el informe de INE (modelos H1) para mostrar datos de ocupacin en funcin de pax. - Planta/Zona: campo libre donde puede especificar la planta o zona en la que se encuentra ubicada la habitacin. Este valor se usa para imprimir listados de limpieza por planta/zona. - Limpieza de habitaciones: Esta rejilla permite especificar aquellos empleados que se encargarn de la limpieza de las habitaciones. En cada registro de limpieza es necesario especificar el empleado y el periodo. Esta seccin solo es necesario si va a utilizar el informe de parte de limpieza - Incidencias: Este listado permite registrar las incidencias producidas en cada habitacin. En la siguiente imagen se muestra el aspecto de esta rejilla

donde para cada incidencia se puede registrar la fecha, la hora, la descripcin y una columna (Fin) que indica si la incidencia ha sido solucionada. Grupos Habitacin Este mantenimiento permite registrar grupos de habitaciones. Estos son utilizados para categorizar las habitaciones. En la siguiente imagen puede ver el aspecto de este formulario

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los cuales son utilizados para diferenciar las habitaciones por color en el planning de reservas y para poder imprimir informes de INE por grupo, es decir, imagine que dispone de 200 habitaciones de las cuales 50 estan registradas en el INE a nombre de una empresa y el resto a nombre de otra empresa. Si no utiliza grupos, el informe de INE incluir todas las habitaciones registradas, pero utilizando grupos, puede emitir un informe de INE por cada grupo. Como puede observar la seccin de configuracin de INE es exacta a la utilizada en la seccin de parmetros, es decir, puede especificar el cdigo INE, la categora, la razn social, direccin... La seccin de INE solo es necesaria si necesita imprimir informes de INE independientes para cada grupo. Tipos de Habitacin Este mantenimiento permite registrar los tipos de habitacin existentes en el hotel.

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Para cada tipo de habitacin es necesario especificar el cdigo y el tipo. Le recomendamos que utilice como cdigo un valor descriptivo. Por ejemplo, para habitaciones dobles el cdigo del tipo podra ser algo como DB o HD. Si utiliza el modulo de reservas on-line, es necesario que rellene la seccin "Configuracin Web" donde puede especificar: Tarifa Web: Especifica la tarifa que ser utilizada cuando un cliente reserva un habitacin del tipo actual. Stock Mnimo: Haga clic sobre este botn para establecer un stock mnimo para todos los das o configurarlo por fechas. Se entiende por stock mnimo, al nmero de habitaciones que deben quedar libres para que en la web se considere completo. Por ejemplo, si se tienen 50 habitaciones dobles y el stock mnimo est a 15, esto quiere decir que desde intenet se podrn reservar como mximo 35 habitaciones. En la siguiente imagen, se muestra el aspecto de este modulo

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Para establecer el stock mnimo puede hacer clic sobre un da concreto y establecerlo manualmente. Si desea hacerlo por periodo, establezca la fecha de inicio, de fin, el stock mnimo y haga clic sobre "Aplicar Stock Mnimo". Sin embargo, si pulsa sobre "Obtener disponibles" se cargar como stock mnimo el total de habitaciones disponibles por da. Por ltimo, para grabar los datos haga clic sobre "Guardar" Si ha configurado la seccin de reservas on-line, al salir de este formulario se mostrar el siguiente mensaje:

para enviar los los cambios en los tipos de habitacin al servidor de AMSYSTEM, haga clic sobre "Enviar [F9]". Esta comunicacin consiste en un peticion que Am/Hotel hace al cliente de reservas on-line, y este a su vez, enva los datos automticamente al servidor de Internet. PARAMETROS RELACIONADOS Configuracin Reservas OnLine

Apartamentos Privados
Propietarios

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Am Hotel Este mantenimiento permite gestionar en el hotel apartamentos pertenecientes a particulares/empresas. Estos apartamentos se pueden dar de alta como habitaciones y en este mantenimiento hay que dar que alta a los propietarios junto con sus habitaciones. El aspecto de este mantenimiento lo podemos ver en la siguiente imagen:

donde podr rellenar: 1) Ficha personal: permite establecer los datos personales del propietario (Nombre, Nif, poblacin, pas, domicilio...) 2) Datos econmicos: esta seccin incluye la forma de pago, la cuenta de domiciliacin, la cuenta contable, el tipo iva, irpf .. 3) Habitaciones: esta es la parte ms importante de la ficha pues permite establecer las habitaciones de las que es dueo el propietario de la ficha. Para cada habitacin se indica el periodo, el tipo de contrato, un importe fijo de comisin o un porcentaje y un campo libre donde podr aadir cualquier detalle adicional sobre el apartamento o habitacin. El uso de esta ficha permite gestionar apartamentos pertenecientes a particulares, utilizar la facturacin a propietarios e imprimir el informe de liquidacin para los propietarios. Antes de definir los propietarios es importante registrar los tipos de contrato.

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Am Hotel Para el correcto funcionamiento de la facturacin a propietarios es necesario establecer la empresa/cliente que se utilizar en las facturas de propietarios. Tipos de Contrato Este mantenimiento permite dar de alto los tipos de contrato que sern utilizados en la gestin de propietarios, gestin de hoteles (central reservas) y los cupos. En la siguiente imagen se muestra el aspecto de este formulario:

donde se puede especificar el nombre y el tipo de comisin: un importe fijo o un porcentaje de la facturacin.

Proveedores
En esta opcin, tenemos el mantenimiento de los proveedores que mantienen relacin con nuestra empresa, para posteriormente usarlos en la entrada de mercancas para Am/Tactil, o simplemente para tenerlos identificados y localizados. Este mantenimiento contiene campos para rellenar los datos personales del proveedor, datos econmicos, datos del agente y lugares de recepcin. El aspecto de este formulario es:

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Conceptos
El mantenimiento de conceptos es una de las partes fundamentales para el correcto funcionamiento de la Am/Hotel, pues todo cargo realizado debe estar asociado a un concepto. De forma predeterminada, en la base de datos se registran los conceptos de Estancia, Anticipo, Abono Anticipo, Telfono y Restaurante. El aspecto de este formulario es:

donde para cada concepto se puede especificar:

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Am Hotel 1) Cdigo: campo alfanumrico para establecer el cdigo del concepto. facilitar la gestin le recomendamos que utilice un valor descriptivo. 2) Nombre: especifica el nombre del concepto. 3) Tipo: este selector permite establecer el tipo de concepto, donde puede elegir un valor entre cargo o abono. 4) Iva Incluido: Esta casilla permite indicar si estos conceptos incluyen iva de forma predeterminada. Este valor se tiene en cuanta en el modulo de cargos. Tenga en cuenta que al generar los cargos de una estancia, el iva incluido se toma del tipo de tarifa aplicado. 5) Tipo Iva: Especifica el tipo de iva utilizado. La aplicacin tiene registrados 3 tipos de iva (4%, 7% y 16%). Si necesita aadir algn tipo iva o modificar alguno de los existentes, acceda a la opcin Ficheros->Auxiliares>Economicos->Iva 6) Tipo Concepto: Determine si el concepto es de tipo fijo o extra. Esta tipo se utiliza para agilizar la facturacin de clientes los cuales necesitan dos facturas: una para la empresa que incluye los cargos de estancia y otra para el propio cliente la cual incluye los extras. En el formulario de facturacin incluye un selector de tipos de concepto Para

donde se puede elegir entre Contratados, Extras o Todos. Establecer correctamente el tipo de concepto en cada concepto, agilizar la tarea de facturacin a clientes de empresa. 7) Cuenta Contable: Este campo permite especificar la cuenta contable de ventas utilizada al contabilizar. Recuerde que si utiliza configuracin por series, esta prevalece sobre la cuenta contable del concepto. Adems, esta cuenta solo se utiliza cuando se contabiliza por conceptos. 8) Centro de Coste: este campo permite indicar un centro de coste diferente para cada concepto. Este campo solo debe rellenarlo si utiliza contabilizacin por centros de coste. Recuerde que si utiliza configuracin por series, esta prevalece sobre el centro de coste del concepto. 9) Agrupar al Facturar: active esta casilla para que al imprimir la factura se agrupen los datos por conceptos, es decir, si la factura incluye 20 lneas de estancia y activa esta casilla, al imprimir solo se mostrar una lnea con 20 unidades para la estancia. 44

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10) Control de Acceso: Esta seccin permite configurar el control de acceso a travs de Am/Accesos. En la imagen anterior se ha definido el control de acceso para el concepto Estancia, con lo cual, cada vez que se realice un check-in se generarn accesos en funcin de: a) Horario de maana y/o tarde. b) Nmero de accesos: Puede elegir entre permitir accesos ilimitados o limitarlo por cantidad o tiempo mximo autorizado. c) Nivel de acceso: El nivel de acceso de toma del mantenimiento de Accesos/Dependencias. Tenga en cuenta que el cdigo de dependencia debe coincidir con el cdigo de nivel de Am/Accesos. En la configuracin del nivel de Am/Accesos se debe configurar los puntos de control asociados al nivel. Si ha configurado la seccin de reservas on-line, al salir de este formulario se mostrar el siguiente mensaje:

para enviar los los cambios en los conceptos al servidor de AM-SYSTEM, haga clic sobre "Enviar [F9]". Esta comunicacin consiste en un peticion que Am/Hotel hace al cliente de reservas on-line, y este a su vez, enva los datos automticamente al servidor de Internet. PARAMETROS RELACIONADOS Configuracin Reservas OnLine Concepto Estancia

Servicios
Este modulo permite gestionar los servicios ofrecidos por el hotel de forma de cada servicio se debe asociar a un concepto. En la siguiente imagen se muestra el aspecto de este formulario:

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donde para cada servicio se puede especificar: 1) Cdigo: valor que identifica al servicio. valor descriptivo. Le recomendamos que utilice un

2) Denominacin: Nombre asociado al servicio. 3) Concepto: Concepto asociado al servicio. iva se tomar del concepto.. 4) Precio: indica el precio del servicio. 5) Considerar como suplemento: Active esta casilla para que el servicio se pueda utilizar como suplemento de gestin avanzada en reservas y estancias. 6) Incluir suplemento en parte de restaurante: Esta casilla solo se utiliza si registra como servicio el desayuno, el almuerzo o la cena, para que al cargarlos (fuera del regimen) sobre estancias o reservas, se tengan en cuenta en el parte de restaurante. El significado de los cdigos es: AD: Desayuno MP: Desayuno y Cena PC: Desayuno+Almuerzo+Cena, AL: Almuerzo CE: Cena Estos servicios tambin se puede configurar como suplementos diarios aplicables en reservas y estancias. Para ello rellene la seccin "Servicios Diarios" de los parametros de empresa. Al aplicar el servicio, el tipo de

Central Reservas
Tipos de Contrato

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Am Hotel Este mantenimiento permite dar de alto los tipos de contrato que sern utilizados en la gestin de propietarios, gestin de hoteles (central reservas) y los cupos. En la siguiente imagen se muestra el aspecto de este formulario:

donde se puede especificar el nombre y el tipo de comisin: un importe fijo o un porcentaje de la facturacin. Hoteles Este mantenimiento activa la aplicacin en modo central de reservas, es decir, gestionar habitaciones que pertenecen a diferentes hoteles. El definir hoteles permite mantener un planning y una facturacin independiente para cada hotel. En la siguiente imagen se puede ver la ficha de un hotel 4 habitaciones:

donde hay que especificar: 1) Datos del hotel: permite establecer los datos como el nombre, cif, poblacin, pas, domicilio...

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Am Hotel 2) Datos econmicos: esta seccin incluye la forma de pago, la cuenta de domiciliacin, el tipo iva, ..

3) Central de Reservas: Esta seccin permite especificar el periodo de gestin de las habitaciones, la serie de factura, das realease, el contrato, las plazas mnimas y mximas, el nmero de habitaciones, las temporadas y las tarifas aplicables al hotel. Una vez que haya rellenado el listado de tipos de temporada y despus de guardar la ficha, debe acceder al modulo de temporadas para configurar la temporada del hotel. Observe que al rellenar el campo "Num Habitaciones", la rejilla inferior se carga automticamente creando habitaciones automticamente en funcin del periodo y el contrato establecidos. 4) Habitaciones: al igual que ocurre con los propietarios, esta es la parte ms importante de la ficha pues permite especificar las habitaciones asociadas al hotel. Para cada habitacin se indica el periodo, el tipo de contrato, un importe fijo de comisin o un porcentaje, los da de realease y un campo libre donde podr aadir cualquier detalle adicional sobre el apartamento o habitacin. Recuerde que de forma predeterminada las habitaciones especificadas en la rejilla sern creadas de forma automtica. Antes de definir los hoteles es importante registrar los tipos de contrato.

Temporadas
Tipos de Temporada Am/Hotel tarifica de forma predeterminada por tarifas y temporadas. Este mantenimiento permite definir los tipos de temporada, es decir, podemos registrar tipos como Alta, Media, Baja... El aspecto inicial de este formulario es: 48

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donde se debe especificar el cdigo, el nombre y el color que ser utilizado para la configuracin del calendario de temporadas. Si ha configurado la seccin de reservas on-line, al salir de este formulario se mostrar el siguiente mensaje:

para enviar los los cambios en los tipos de temporada al servidor de AMSYSTEM, haga clic sobre "Enviar [F9]". Esta comunicacin consiste en un peticion que Am/Hotel hace al cliente de reservas on-line, y este a su vez, enva los datos automticamente al servidor de Internet. PARAMETROS RELACIONADOS Configuracin Reservas OnLine Temporadas El modulo de temporadas permite especificar mediante un calendario anual la organizacin de las temporadas. El aspecto de este formulario es:

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En la seccin derecha se muestra un listado con los tipos de temporada disponibles y el color asociado. Para asignar un tipo de temporada a un perido de das, seleccione los das con el ratn

observe como el fondo se muestra de color azul, ahora pulse con el botn derecho y seleccione el tipo de temporada en el men que aparece (o pulse sobre Anular para borrar los das seleccionados)

Una vez seleccionado un tipo de temporada, el fondo de los das seleccionados se muestra del color del tipo de temporada. Repita el proceso hasta que termine de configurar el ao completo. 50

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En la parte superior de este formulario se muestra el selector de aos (de forma predeterminada se muestra el ao actual), mediante el cual podemos cambiar de ao y definir la temporada de otros aos. Recuerde que antes de cambiar de ao o salir del formulario, es necesario pulsar sobre el botn "Guardar" para almacenar los datos actuales. Para agilizar la creacin de la temporada de un nuevo ao, puede utilizar el botn y se cargar automticamente la temporada del ao anterior.

La configuracin de la temporada es fundamental para el correcto funcionamiento del modulo de tarificacin, por esta razn, si al crear una estancia o reserva el precio resultante es 0, revise que exista un tipo de temporada para el periodo de la reserva o estancia. Si trabaja en modo "Central de Reservas" y ha definido hoteles, puede utilizar el selector de hoteles para configurar una temporada independiente por cada hotel. Si ha configurado la seccin de reservas on-line, al salir de este formulario se mostrar el siguiente mensaje:

para enviar los los cambios en los tipos de habitacin al servidor de AMSYSTEM, haga clic sobre "Enviar [F9]". Esta comunicacin consiste en un peticion que Am/Hotel hace al cliente de reservas on-line, y este a su vez, enva los datos automticamente al servidor de Internet. PARAMETROS RELACIONADOS Configuracin Reservas OnLine

Tarifas
Tarifas por Temporada Este formulario permite configurar los precios de las habitaciones en funcin de tipo de tarifa, del tipo de temporada y del regimen de alojamiento (A,AD,MP y PC). El aspecto de este formulario se muestra en la siguiente imagen:

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el cual muestra dos listados: 1.- Tipos de temporada: esta listado incluye todos los tipos de temporada registrados. Para seleccionar una temporada, basta con hacer clic encima para que el panel derecho se muestren sus precios. Si trabaja en modo central de reservas, solo se muestra los tipos de temporadas asociados al hotel seleccionado (el selector de hoteles se muestra en la parte inferior derecha). 2. Listado de precios: esta seccin contiene los precios por temporada que usar AmHotel en las reservas/estancias. Para realizar alguna modificacin o aadir un nuevo precio, haga clic sobre el botn inferior "Editar Precios" o pulse F4. Cada registro contiene las siguientes columnas: a) Cdigo: indica el cdigo del tipo de tarifa b) Nombre: indica el nombre del tipo de tarifa. Esta columna se rellena automticamente al seleccionar el tipo de tarifa. c) Regimen: especifica el regimen. Como puede observar en la imagen anterior, el tipo de tarifa doble, se repite 4 veces (una por cada regimen), con un precio diferente para cada regimen. d) Concepto: concepto utilizado para la generacin de los cargos que posteriormente sern facturas. De forma predeterminada el texto incluido en esta columna es el que se mostrar en el factura impresa. Si lo desea puede mostrar el nombre del tipo de tarifa activando el parmetro "Mostrar tarifa como concepto asociado". e) Precio: Indica el precio. En la mayora de los casos el precio de la estancia, suele ser la suma de varios conceptos, por ejemplo, una noche en pensin completa suele incluir una parte como estancia y otra como restaurante. Para registrar este desglose haga clic en el botn "..." de la celda del precio y se mostrar el formulario de desglose

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Am Hotel f) Cargo diario: marque esta casilla cuando el precio especificado sea por noche. g) Cargo persona: marque esta casilla cuando el precio especificado sea por persona. Recuerde que despus de hacer cualquier modificacin, para guardar los datos es necesario pulsar sobre el botn inferior "Aceptar". Si su hotel trabaja con varias temporadas, tiene que hacer clic sobre cada tipo de temporada y rellenar la rejilla de precios (para cada temporada). Normalmente los tipos de tarifa configurados para una temporada son iguales para el resto, con la nica diferencia del precio. Por esta razn, AmHotel incluye la opcin "Copiar Tarifas", la cual permite copiar todos los tipos de tarifa de una temporada o otra diferente.

el funcionamiento es bastante simple, basta con seleccionar el tipo de temporada de origen, de destino y pulsar sobre "Aceptar". Si ha configurado la seccin de reservas on-line, al salir de este formulario se mostrar el siguiente mensaje:

para enviar los los cambios en los tarifas por temporada al servidor de AMSYSTEM, haga clic sobre "Enviar [F9]".

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Am Hotel Esta comunicacin consiste en un peticion que Am/Hotel hace al cliente de reservas on-line, y este a su vez, enva los datos automticamente al servidor de Internet. Si al crear una reserva o estancia, el precio generado es 0, revise que exista una temporada para el periodo de la reserva/estancia y que el tipo de tarifa y el regimen utilizado en la reserva/estancia esten definidos en tarifas por temporada. PARAMETROS RELACIONADOS Configuracin Reservas OnLine Concepto predeterminado para estancia

Tipos Tarifa Este modulo permite dar de alta los tipos de tarifas que sern utilizados en las reservas y estancias. Para ello active la opcin de men "Ficheros->Tarifas>Tipos Tarifa". En la siguiente imagen se puede ver el aspecto inicial de este modulo

donde para cada tarifa se puede configurar las siguientes opciones: 1) Datos Generales: esta seccin contiene los siguientes campos: - Cdigo: valor valor alfanumrico de 4 caracteres que identifica el tipo de tarifa.

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Am Hotel - Nombre: nombre descriptivo para el tipo de tarifa. - Iva Incluido: Esta casilla indica si el precio lleva iva incluido o no. Recuerde que este campo prevalece sobre el incluido en el concepto - Cuenta Contable: indique la cuenta contable de ventas que ser utilizada al contabilizar facturas. Este campo solo es necesario rellenarlo si contabiliza por conceptos y tipos de tarifa. El funcionamiento es el siguiente, AmHotel toma todos los conceptos y servicios incluidos en la factura de forma que todos los cargos asociados a estancia se llevan a la cuenta de ventas especificada en el tipo de tarifa. Si el tipo de tarifa no tiene cuenta contable, amhotel intentar utilizar la cuenta contable del concepto y en caso de no existir se utilizar la predeterminada. Al crear tipos de tarifa debe tener en cuenta que no es necesario crearlas en funcin de la temporada o regimen, es decir, si trabaja con 2 tipos de temporadas en regimen de solo alojamiento, desayuno y media pensin. Podra crear un 6 tipos de tarifa para cubrir los posibles casos, pero con AmHotel solo es necesario definir un tipo de tarifa en la cual se puede indicar en que temporadas sera aplicable y los precios tanto por regimen como por pax. 2) Periodo de validez: Este seccin permite configurar el periodo de validez de la tarifa, de forma que tiene 3 posibles opciones. a) Si limitacin de tiempo: si no rellena la fecha de inicio y fin (desmarcando la opcin "Periodo de Validez"), la aplicacin considera que la tarifa no tiene restricciones de fechas b) Valida a partir de una fecha: si la tarifa entra en vigor a partir de una fecha pero no tiene fecha de caducidad, debe marcar la opcin "Periodo de Validez", rellenar la fecha de inicio y no marcar la opcin "Fin" c) Validez por periodo: en este caso la validez se puede configurar rellenado el campo fecha de inicio y fecha de fin. Recuerde que para rellenar la fecha de fin es necesario marcar previamente el campo "Fin" De forma predeterminada al crear una nueva tarifa se configura sin limitacin de tiempo. 3) Cargo por persona: Esta opcin permite configurar si los precios de las tarifas son por persona o no.

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Am Hotel Si marca esta opcin y la de tarificacin de adultos detallada, puede especificar el precio para cada uno de los adultos. La opcin predeterminada es "No" 4) Cargo por da: Utilice esta opcin para generar cargos en funcin de las noches de estancia. Dispone de 3 posibles opciones: a) Cargo diario: esta opcin hacer que se genere un cargo por cada noche de estancia. b) Paquete de X Noches: esta opcin es igual a la anterior solo que limita el nmero de noches de la reserva/estancia. Si marca esta casilla, es obligatorio que rellene el nmero de noches del paquete. c) Sin cargo diario: por ltimo, esta opcin solo generar un cargo independientemente del nmero de noches de la reserva o estancia La opcin predeterminada es "Diario" 5) Habitacin/Apartamento: Esta opcin permite configurar como se tarifica si por personas o por dormitorios. Si dispone de un apartamente en el cual alquila dormitorios, marque la opcin "Apartamento", en otro caso marque "Habitacin" La opcin predeterminada es "Habitacin" 6) Regimenes Permitidos: Esta seccin consta de 5 opciones que permiten configurar que regimenes estan permitidos en la tarifa actual. Recuerde que para cada uno de los regimenes seleccionados podr especificar el precio en la solapa "Precios Grupos" y en "Precios Da" De forma predeterminada todos los regimenes esta permitidos 7) Estado: Esta seccin indica el estado de la tarifa, puede utilizar el selector "Estado" para anular la tarifa e indicar el motivo de la anulacin. Recuerde que al anular una tarifa, esta dejar de esta disponible hasta que vuelva ser activada. 8) Tarifa Web:

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Am Hotel Si dispone del modulo de reservas web, debe marcar la casilla "Tarifa Web" en aquellas tarifas que desee utilizar en Internet. De forma predeterminada el nombre de la tarifa en internet es el mismo que el nombre en el hotel. Si desea utilizar un nombre diferente en Internet, rellene el campo "Titulo", y por ltimo el campo "Descripcin" para incluir una descripcin de la tarifa. En la seccin inferior aparecen una serie de solapas para completar la configuracin de la tarifa. Las principales son: 1) Otros Datos:

Esta solapa consta de una serie de campos que le ayudarn a ampliar la configuracin de la tarifa. A continuacin, se detallan las diferentes opciones: a) Limitar Pax: utilice los 3 campos para limitar el nmero de adultos (Mnimo y Mximo) y el de nios. Si la tarifa es para apartamentos, se activa el campo "Num Dormitorios", que permite restringir el nmero de apartamentos para el que la tarifa ser compatible. b) Restricciones Nmero Noches: los dos campos de esta seccin permiten limitar el nmero de noches mnimo y mximo para la tarifa actual. Si solo desea limitar el mnimo, deje vaco el campo mximo Si ha marcado la opcin de tarificacin diaria por paquete de X Noches, esta seccin queda bloqueada y limitada al nmero de noches del paquete. c) Descuento Reserva Anticipada: si necesita aplicar un descuento para reservas anticipadas, puede marcar la casilla "Descuento reserva anticipada" y rellenar el campo "Das antelacin" y "Descuento". Si la fecha de entrada de la reserva supera los das de antelacin especificados, am/hotel aplicar el descuento

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Am Hotel d) Das de la Semana: utilice las casillas de esta seccin, para limitar los das de la semana en los que la tarifa es aplicable. De forma predeterminada, todos los das de la semana estan permitidos. Si en el periodo de la reserva/estancia existen das que no estan permitidos por la tarifa, el sistema aplicara la tarifa alternativa y en caso de no existe aplicar precio 0. e) Tarificacin Acompaantes: Esta seccin es la que permitir detallar el precio por adulto a nivel general o detallarlo para cada uno de los adultos y nios. Para configurarlo debe indicar si los acompaantes utilizan el mismo precio que el adulto principal o si por el contrario es necesario especificar el precio de cada acompaante. Si ha marcado la opcin de cargo por persona y tarificacin de acompaantes detallado, el sistema permitir indicar el precio para cada nmero de pax posible. Por ejemplo, imagine que esta configurando una tarifa doble en la que permite como mnimo 1 adulto, como mximo 2 y 1 nio mximo. El sistema permite detallar el precio para el primer adulto, para el segundo y para el primer nio. Esta opcin solo es valida si la es por persona. Si necesita que los precios de la estancia de los nios se puedan detallar por edades, active la opcin "Precios por Edades". Recuerde, que si activa esta opcin es necesario configurar los rangos de edades en la seccin "Tarifas para nios" f) Restricciones Entrada: estas restricciones permiten configurar el da de la semana de entrada y el da del mes de entrada. Por ejemplo, en una tarifa de fin de semana, puede establecer que el da de la semana de entrada es el Viernes. De esta forma, esta tarifa solo se ofrece cuando la reserva tiene como da de entrada un viernes. Por ltimo, tambin se puede configurar el release, es decir, el nmero de das de antelacin con el que debe hacer una reserva para que esta sea aceptada. Si no desea restricciones de entrada, debe dejar el campo correspondiente vaco. g) Tarifa Alternativa: esta campo permite configurar una tarifa alternativa de forma que est, se aplica cuando la reserva/estancia incumple las limitaciones de la tarifa general. h) Concepto: Indica el concepto que Am/Hotel utilizar para generar los cargos de la reserva/estancia. De forma 58

Am Hotel predeterminada este campo toma el valor del parmetro general "Concepto Estancia" i) Temporadas: en la parte inferior se muestra un listado con todas las temporadas existentes en la aplicacin, marque aquellas temporadas en las que la tarifa actual ser aplicable. De forma predeterminada todas temporadas son marcadas como compatibles para la tarifa. Cada temporada que es marcada, genera un grupo de tarifa, de forma que los precios se configuran o por grupos o por das. 2) Precios Grupos La rejilla de precios incluida en esta solapa es una de las secciones ms importantes de la tarifa

pues permite configurar los precios de la tarifa en funcin de: 1) Grupo: de forma predeterminada cada temporada es registrada como un grupo de tarifa, aunque si lo desea puede aadir tantos grupos como sea necesario, especificando para ello la fecha de inicio y de fin del grupo. En la imagen siguiente se puede observar como hay 3 grupos de tipo temporada y otro grupo manual que hemos denominado "Semana Santa" (observe como este tiene definido un periodo de fechas) 2) Pax: Si la tarifa es por persona y adems ha configurado detallar el precios de los acompaantes, podr especificar un precio para cada uno de los adultos y nios permitidos por la tarifa. En la imagen anterior se puede ver como para cada grupo se puede especificar el precio del 1,2 y 3 adulto y para el 1 Nio. Si en su caso el precio es el mismo para todos los acompaantes, marque la opcin "Igual al principal" en la seccin"Tarificacin Acompaantes". En este caso el aspecto de la rejilla de precios es:

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3) Regimen: como puede observar en las imagenes, cada regimen est representado por una columna, dependiendo de los regimenes permitidos por la tarifa se activarn/desactivarn las columnas correspondientes. En el imagen anterior se puede ver como esta admitidos los todos regimenes excepto "Todo Incluido". 4) Rango de Edades: esta funcionalidad solo se puede utilizar para detallar los precios de los nios por rango de edades, y solo esta activa, si la tarifa se configura como "cargo por persona" y "Precios por edades". En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de la rejilla de precios

Como puede observar en la imagen anterior, para el periodo de temporada alta, se pude especificar el precio del adulto, y el precio de nio en 3 rangos de edades (0-2,3-8 y 9-12). Los rangos de edades se puede configurar en la seccin de "Tarifa para nios" Para rellenar el precio se puede hacer de dos formas: 1) General: en este modo simplemente debe hacer clic sobre la celda correspondiente y teclear el precio. 2) Detalle Produccin: este modo permite registrar el precio detallado la produccin, es decir, si es una tarifa para desayuno, hay que especificar que importe es de estancia y cual de restaurante. Para ello, haga clic sobre la celda correspondiente y observe como aparece un pequeo botn con puntos suspensivos , haga clic sobre el para acceder al

formulario de detalle de produccin. Con el fin de distinguir los precios que tiene desglose de los que no, la aplicacin mostrar en color verde de produccin. aquellos precios que incluyen desglose

Si hay dos grupos uno asociado a temporada y otro definido manualmente mediante fechas, el grupo manual tiene prioridad sobre del grupo de temporada.

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Am Hotel Hasta ahora solo se ha explicado la configuracin bsica de la tarifa. Para acceder a todas las opciones del tipo de tarifa debe hacer clic sobre el botn "Op. Avanz." 1) Grupos: Los grupos son generados de forma automtica al asignar temporadas al tipo de tarifa, aunque tambin puede aadir los grupos que necesite. y el sistema le mostrar las siguientes secciones:

Para cada grupo debe especificar: a) Descripcin: en esta columna puede introducir una descripcin libre del grupo. En el caso de un grupo asociado a una temporada, la descripcin predeterminada es el nombre del tipo de temporada. b) Temporada: si el grupo esta asociado a un tipo de temporada, esta columna contiene el nombre del tipo temporada. grupo manual esta columna estar vaca. c) Fecha Inicio: fecha de inicio para el grupo. solo tiene uso cuando el grupo es manual. Si es un

Esta columna

d) Fecha Fin: fecha de fin del grupo. Esta columna solo tiene uso cuando el grupo es manual. e) Min Noches: aunque en la tarifa se puede especificar el nmero mnimo de noches permitidos, en el grupo este lmite se puede redefinir teniendo prioridad este valor sobre el general. f) Mx Noches: al igual que ocurre con el campo anterior, el valor de noches mxima se puede redefinir para cada grupo. g) Das Semana: utilice este campo para detallar los das de las semana en los cuales la tarifa es valida. Para rellenar los das haga clic sobre la celda, y a continuacin haga clic sobre el botn de puntos suspensivos. En el formulario que aparece marque los das de la semana compatible con el grupo.

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h) Da Semana Entrada: indica el da de la semana permitido para la entrada del cliente. Si no desea restringir el da de entrada, deje esta campo vaco. i) Da Mes Entrada: indica el da del mes de entrada. j) Release: indica el periodo de antelacin necesario para poder registrar una reserva. Por defecto los grupos, tiene los mismos lmites que los enerales de la tarifa, aunque puede redefinirlos de forma que los limites de los grupos tienen prioridad sobre los generales. 2) Precios Da:anteriormente los precios se han definido por grupos, pero en caso necesario los precios tambin se pueden configurar por das. Al acceder a esta seccin, y de forma automtica los precios por da se calculan en funcin de los grupos. En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de esta seccin.

En la parte superior hay 3 filtros: a) Fecha: representa la fecha de inicio para mostrar los precios por da. El valor predeterminado es la fecha actual. b) Das:permite especificar el nmero de das a mostrar. El valor predeterminado es 7. c) Modo: Hay dos modos de ver los precios por da, el modo completo permite los precios en funcin del pax, para todos los regimenes y por fechas. El segundo modo es por regimen, en el cual los precios se muestran por pax y fecha (para un regimen concreto). Al utilizar esta segunda forma el nmero de das predeterminado es 30.En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de esta seccin en modo regimen para "Solo Alojamiento"

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En la parte interior hay 3 botones, el botn siguiente y anterior permite mostrar periodos posteriores o anteriores al actual, de forma que cada periodo es del nmero das indica en el campo "Das".Por ltimo, el botn guardar, permite almacenar los cambios de precios realizados. La modificacin de un precio se realiza haciendo clic sobre la celda correspondiente y escribiendo el nuevo precio. Si el precio consta de varios conceptos y quiere configurarlo, haga clic sobre una celda, y a continuacin haga clic sobre el botn para detallar el desglose de produccin

Hay que tener en cuenta que los precios por da tiene prioridad sobre los precios por grupo. Cada vez que modifique un precio, este queda marcado en color amarillo, para indicar que es un precio especifico. Despus de realizar alguna modificacin el botn Guardar se activar de forma automtica. Recuerde que al pulsar sobre Anterior o Siguiente, el sistema guardar los cambios pendientes de forma automtica 3) Clientes: a continuacin, vamos a explicar el funcionamiento de las restricciones por cliente. De forma predeterminada al crear una nueva tarifa est se configura para que ser aplicable a todos los clientes, empresas, agencias o touroperadores.

En la parte izquierda hay 3 opciones para configurar el comportamiento de cada grupo: 63

Am Hotel a) No aplicable: marque esta opcin para que la tarifa no sea compatible con el grupo seleccionado. b) Todos: al marcar la opcin Todos la tarifa es valida para todos clientes del grupo. c) Seleccin: esta ltima opcin permite seleccionar que subconjunto de clientes ser validos para la tarifa. Para ello, haga clic sobre la opcin Seleccin, y a continuacin haga clic sobre el botn de seleccin para marcar los clientes. Observe como al marcar cada una de las opciones o seleccionarlos manualmente, estos se aaden automticamente al listado de la parte derecha. Por ejemplo, en la imagen anterior podemos ver como la tarifa es compatible para todos los clientes con 0% de descuento, para todas las agencias con un 20% de descuento y por ltimo para todos los reservadores con un 20% de dto. Como puede observar este listado permite especificar un % de dto para cada grupo de clientes o para un cliente en particular. Recuerde si especifica un dto por este medio, est tiene prioridad sobre el descuento por tipo de cliente indicado en su ficha 4) Ofertas Asociadas: esta seccin permite configurar las ofertas compatibles con la tarifa actual, indicando para cada una el grupo de tarifa. De esta forma si dispone de varios grupos de tarifa, puede restringir en que grupos (temporadas o periodos especficos) es aplicable la oferta. En la siguiente imagen se puede ver un ejemplo de aplicacin de una oferta sobre un grupo.

5) Servicios Incluidos: Esta seccin permite configurar paquetes en los que adems de la estancia y el regimen, se puedan ofrecer otro tipo de servicios.

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Am Hotel Para cada servicio debe especificar el nombre, el nmero de unidades, el descuento e indicar si el servicio se cargar por cada una de las noches de la reserva/estancia. 6) Descuentos: para cada tarifa puede configurar descuentos por periodos de tiempo. La siguiente imagen muestra un ejemplo de un descuento del 15% que se aplica si la reserva/estancia va desde 20 a 45 noches.

Para cada descuento debe especificar el grupo, el nmero de noches mnimas, el mximo de noches y por ltimo el descuento. 7) Calendario: este calendario muestra los das en los que la tarifa es aplicable.

8) Tipos/Grupos Habitaciones: esta ltima seccin permite especificar que tipos de habitacin y grupos de habitacin pueden aplicarse a la tarifa actual.

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Am Hotel

Tanto para los tipos de habitacin como para los grupos de habitacin, de especificar el tipo de permiso: a) Automtico: este es el permiso por defecto, e indica que el tipo de habitacin/grupo esta autorizado para la tarifa. b) Denegado: esta opcin bloquea el tipo de habitacin/grupo para la tarifa. c) Excepcin: este permiso indica que solo debe aplicarse de forma excepcional. Al aplicarlo sobre una reserva/estancia, el sistema pedir confirmacin. Para los tipos de habitacin, dispone de la columna "Predeterminado" que Si la tarifa permite especificar que tipo de habitacin es el predeterminado. es compatible con la web, este valor permite seleccionar que fotografas estan asociadas a la tarifa actual. De forma predeterminada, todos los tipos de habitacin y grupos se configuran como automticos. Si ha configurado la seccin de reservas on-line, al salir de este formulario se mostrar el siguiente mensaje:

para enviar los los cambios en los tipos de tarifa al servidor de AM-SYSTEM, haga clic sobre "Enviar [F9]". Esta comunicacin consiste en un peticion que Am/Hotel hace al cliente de reservas on-line, y este a su vez, enva los datos automticamente al servidor de Internet. PARAMETROS RELACIONADOS 66

Am Hotel Configuracin Reservas OnLine Moneda Ofertas Adicionalmente a la configuracin de precios por tipos de tarifa y por tipo de temporada, AmHotel incluye un modulo para registrar ofertas. El aspecto de este formulario es:

donde se incluyen los siguientes campos: 1) Cdigo: cdigo numrico para identificar la oferta. Es cdigo se genera automticamente. 2) Nombre: descripcin de la oferta 3) Das de la semana: Esta seccin consta de 7 casillas mediante los cuales puede especificar a que das de la semana se aplica la oferta. Si la oferta solo se aplica el viernes y el sbado, y se crea una reserva (asociada a oferta) desde el martes al domingo, para las noches del martes,mircoles y jueves AmHotel utiliza los precios definidos en tarifas por temporada, y por el viernes y el sbado el precio definido en la oferta. 4) Tipo de Oferta: seleccione el tipo de oferta, de forma predeterminada el tipo de oferta es la estandar, mediante la cual la oferta se basa en un descuento o importe fijo. Por otro lado la oferta regalo permite crear ofertas del tipo 7x6, donde por cada 7 noches se regala una.

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Am Hotel 5) Web: esta casilla marca la oferta como disponible en la web. Esta opcin solo esta disponible si tiene contratado y configurado el servicio de reservas online. 6) Cliente: Esta campo permite filtrar el objetivo de la oferta, se puede escoger entre Clientes, Empresas, Agencias, TourOperadores o Todos. Si selecciona Agencias, y no selecciona una concreta, la oferta se aplicar a todas las agencias, si por el contrario selecciona una agencia concreata, la oferta solo se podr aplicar a reservas/estancias cuyo cliente a factura coincida con el de la agencia. 7) Periodo: esta seccin consta del periodo de validez de la oferta, donde podr especificar la fecha de inicio y fin. 8) Regimen: especifique el regimen al que se aplicar la oferta. 9) Mnimo nmero de das: este campo indica que la oferta solo es aplicable a reservas/estancias con un nmero de noches igual o superior al indicado el este campo. de noches. Si el valor es 0, la aplicacin no tendr en cuenta el nmero

10) Tipo de Tarifa: permite establecer el tipo de tarifa sobre la que se aplicar la oferta. Si no especifica un tipo de tarifa, la oferta podr ser aplicada a cualquier tipo de tarifa. 11) Precio Adulto/Nio: Esta seccin permite configurar el precio en como un importe fijo o a un descuento (en base al precio de tarifa por temporada) Tiene que tener en cuenta que los descuentos no son acumulativos, es decir, si el cliente tiene un descuento por tipo de cliente y la oferta tiene otro, se tendr en cuenta solo el de la oferta. 12) Cargo Diario: marque esta casilla para que Am/Hotel genere un cargo por cada noche. 13) Cargo por Persona: marque esta casilla para que Am/Hotel genere un cargo por cada alojado. 14) Observaciones: campo te texto libre donde podr especificar cualquier detalle adicional de la reserva. 15) Listado de precios en tarifas por temporada: puesto que una oferta se puede registrar como un descuento sobre tarifa por temporada, en la parte derecha de este modulo, se muestra un listado con todas las tarifas por temporada que se ven afectadas por la oferta (se tiene en cuenta el periodo, el tipo de tarifa y el regimen). Este listado es meramente informativo, y le ayudar a decidir el descuento y a determinar a que tarifas afectar.

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Am Hotel Recuerde que las ofertas no se aplican automticamente a las reservas/estancias, para ello tiene que hacer clic sobre el botn modulo de reservas o estancias. de

Si ha configurado la seccin de reservas on-line, al salir de este formulario se mostrar el siguiente mensaje:

para enviar los cambios en las ofertas web, al servidor de AM-SYSTEM, haga clic sobre "Enviar [F9]". Esta comunicacin consiste en un peticion que Am/Hotel hace al cliente de reservas on-line, y este a su vez, enva los datos automticamente al servidor de Internet. PARAMETROS RELACIONADOS Configuracin Reservas OnLine Concepto predeterminado para estancia Descuento para nios Tarifas por Tipo de Habitacin El modulo de tarifas por tipo de habitacin permite especificar en un planning quincenal un precio por cada tipo de habitacin, cada da y regimen. El aspecto de este formulario es:

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Am Hotel

Este modulo de tarificacin no es accesible de forma predeterminada, para ello es necesario activar el parmetro "Usar tarifas tipos habitacin". Mediante donde se incluyen los siguientes filtros: - Mes, Ao y Quincena: estos 3 campos permite definir el periodo de fechas a mostrar. De forma predeterminada se muestra la quincena incluida en la fecha actual. - Filtro de regimen: esta seccin consta de 4 casillas para filtrar por cada uno de los regimenes de alojamiento. - Tipo Habitacin: el selector de tipo habitacin permite mostrar solo el tipo de habitacin seleccionado. En la parte inferior se muestra una serie de botones para mostrar la quincena anterior, la siguiente, imprimir el planning, actualizar los precios y por ltimo una opcin para salir. Una vez configurados los filtros segn sus necesidades, llega la hora de establecer los precios, para ello seleccione una fila (segn tipo habitacin y regimen) y arrastre el ratn por las columnas (das). Observe como el fondo seleccionado pasa a color azul

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Am Hotel

ahora haga clic con el botn derecho, y se mostrar el men de opciones donde debe seleccionar la opcin "Establecer Precios" Como su propio nombre indica, la opcin "Borrar Precios" anula los precios registrados en el periodo seleccionado.

en la imagen anterior se muestra el formulario para grabar precios donde se pueden rellenar los siguientes campos: - Fecha de inicio y de fin: estos campos permiten establecer el periodo al que se aplicar el precio - Regimen: indica el regimen al que se asociar el precio establecido. - Tipo Habitacin: indica el tipo de habitacin al que se asociar el precio establecido. Este campo junto con los 2 anteriores se rellenan automticamente con en funcin de la seleccin realizada en el planning de precios anterior. 71

Am Hotel

- Concepto: esta campo permite establecer el concepto que ser utilizado para generar los cargos pendientes. De forma predeterminada esta campo se rellena con el concepto predeterminado especificado en los parmetros de empresa. Recuerde que el tipo de iva a aplicar depende del - Precio: indica el precio. concepto establecido y que este esta incluido o no dependiendo del tipo de tarifa. - Desglose para produccin: Si el precio incluye partidas de varios conceptos, puede utilizar el botn "Desglose de produccin" , para detallar el precio de la estancia.

- Cargo por Persona: marque esta casilla si el precio establecido es por persona alojada. Si ha configurado la seccin de reservas on-line, al salir de este formulario se mostrar el siguiente mensaje:

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Am Hotel

para enviar los los cambios en los tarifas por temporada al servidor de AMSYSTEM, haga clic sobre "Enviar [F9]". Esta comunicacin consiste en un peticion que Am/Hotel hace al cliente de reservas on-line, y este a su vez, enva los datos automticamente al servidor de Internet. PARAMETROS RELACIONADOS Configuracin Reservas OnLine Concepto predeterminado para estancia Tarifa Pactada/Personalizada Este modulo de tarificacin permite definir el precio de una reserva/estancia de forma manual. Le recomendamos que use esta opcin solo para casos excepciones. Los precios habituales debe reflejarlos en tarifas por temporada o en tarifas por tipos de habitacin. El aspecto de este modulo es:

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Am Hotel

el cual incluye las siguientes secciones: a) Descripcin Tarifa por temporada: En la parte superior se incluye una banda amarilla que muestra el precio de referencia en base a las tarifas por temporada, como podemos ver en la imagen, se muestra el tipo de temporada, el precio y un texto que indica si el precio es noche y/o por persona. Esta informacin le ayudar a decidir el precio y/o descuento a aplicar. Si el cliente a facturar perteneciese a un tipo de cliente con descuento, dicho descuento ser incluido en la descripcin. Recuerde que este precio es meramente informativo, el precio final depende del valor especificado en precio adulto y precio nio. b) Datos de la Reserva/Estancia: justo debajo de la seccin anterior, se muestra un resumen de la reserva/estancia, el cual incluye el nmero de habitacin, la fecha de entrada y salida, el nmero de noches, el regimen, el pax y el tipo de tarifa. Como podr observar, todos los datos son fijos a excepcin del tipo de tarifa, la cual puede modificarla actualizndose inmediatamente el precio en la banda informativa. c) Definicin del nuevo precio: esta es la seccin principal de este modulo, contiene 2 secciones, una para especificar el precio del adulto y otra para indicar el precio del nio. En ambas, hay una caja de texto para especificar el

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Am Hotel precio y otra para el descuento. Al rellenar estas casillas tiene que tener en cuenta: - Si desmarca la casilla "Importe" y marca "Descuento": se tomar el precio de la tarifa por temporada (Lo puede consulta en la banda amarilla) - Si marca "Importe" y desmarca "Descuento": se tomar el precio indicado en importe. - Si marca ambas opciones: se tomar el precio indicado en importe y se le aplicar el descuento especificado. Para completar la tarifa pactada, debe indicar si el precio lleva impuestos incluidos (IVA, IGIC...), si es por noche (Cargo Diario) y si es por persona (Cargo Pax) Si necesita desglosar el precio para el informe de produccin, pude hacer clic sobre y detallar el importe por concepto y/o servicio. d) Opciones: En la parte inferior se muestra una barra con las siguientes opciones: Toma los precios y descuentos de la tarifa pactada y los asigna a la reserva/estancia. Anula la tarifa pactada asociada a la reserva/estancia. Esto provoca que el precio se recalcule teniendo en cuenta el resto de opciones de tarificacin. Haga clic aqu, para ms detalles sobre orden de preferencia en tarificacin. En funcin datos datos registrados en la tarifa pactada, Am/Hotel realiza un calculo del precio total de la estancia (impuestos incluidos) y lo muestra en color azul en el display de precios. Cierra este formulario sin realizar ningn cambio. PARMETROS RELACIONADOS Concepto Estancia Iva Incluido por defecto Descuento a nios Iva incluido, cargo diario y cargo por persona en tarifa pactada

Tarifas por Tramos 75

Am Hotel El modulo de tarificacin por tramos permite que las condiciones de tarifa sean configurables por noches. Por ejemplo, si tenemos una reserva de 10 noches, se puede configurar que las 3 primeras noches utilicen Tarifa Pactada en PC, las 2 siguientes una oferta en MP y las ltimas noches una tarifa pactada en Solo Alojamiento. En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de este modulo:

el cual se divide en 2 secciones: - Listado de tramos: En la parte superior se encuentra la rejilla de tramos donde en caso necesario podr variar las condiciones de tarifa diferentes para cada noche. Para cada tramo aadido se debe configurar: Fecha de Inicio y Fin: Estos campos representan el periodo de tramo. Recuerde que dicho periodo debe estar incluido dentro del periodo de la reserva/estancia. En el ejemplo anterior el primer tramo comprende del da 03/02 al 08/02, esto indica que este tramo incluye las noches 5 noches (3,4,5,6,7) Tipo Tarifa: Esta columna indica el tipo de tarifa asociado al tramo. Tipo de Tarificacin: Hay 3 opciones disponibles para configurar el tipo de tarificacin: Tarifas por Temporada, Tarifa Pactada y Oferta Datos sobre Tarifa: El valor de esta columna varia dependiendo del tipo de tarificacin. a) Tarifa por Temporada: el valor de esta columna se rellena automticamente con el nombre del tipo de tarifa. 76

Am Hotel b) Tarifa por Pactada: esta columna contiene el precio y el descuento. c) Oferta: muestra el nombre de la oferta. Regimen: indica el regimen de alojamiento del tramo. Comida de Entrada: si el regimen de alojamiento es Media Pensin o Pensin Completa puede utilizar esta columna para indicar el tipo de comida que utilizar el cliente en la fecha de inicio del tramo. Observaciones: valor libre donde podr especificar cualquier dato adicional al tramo. Recuerde que puede aadir tantos tramos como necesite, lo nico que tiene que tener en cuenta es que los tramos no pueden contener das duplicados. Si dentro del periodo de la reserva/estancia hay noches que no han sido configuradas, el sistema tomar de forma automtica el precio de la tarifa por temporada. - Visor grfico de tramos: Para cada tramo definido en la rejilla anterior, se muestra un bloque de color con el resumen del tramo y el precio total de dicho tramo. Como podr observar en la imagen anterior cada bloque se muestra de un color diferente siguiendo el siguiente patrn: Tarifa Pactada: Color amarillo Tarifa Temporada: Color verde Oferta: Color azul No Definido: color blanco Para aadir un tramo puede rellenarlo de forma manual en la rejilla o utilizar el visor grfico haciendo clic sobre el da de inicio y arrastrando el ratn hasta el da de fin, amhotel aadir un registro a la rejilla basado en tarifa por temporada y con el tipo de tarifa utilizado en la reserva/estancia. Orden de preferencia en tarifas AmHotel permite que el precio final por noche de una habitacin se puedan gestionar por: - Tarifas por Temporada - Descuentos por tipos de cliente - Ofertas - Tarifa Pactada

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Am Hotel - Tarifas por Cupo - Tarifas por tipo habitacin - Tarifas por Tramos donde el orden de preferencia es: 1) Tarifas por tipos de habitacin: La aplicacin de esta tarificacin es manual, es decir, si define tarifas por temporada y por tipos de habitacin, estas ltimas solo se aplicarn si en la reserva o recepcin se marca la opcin Usar Tarifa Tipo Habitacin (Junto al campo Tipo Tarifa) 2) Tarifas por tramos: las tarifas por tramos se pueden establecer manualmente en la solapa "Tarificacin por Tramos" de las reservas/estancias, y permiten fragmentar el tipo de tarificacin por periodos de tiempo, es decir, si una estancia es de 9 noches, se puede establecer que las 4 primeras noches utilicen tarifa pactada, las 2 siguientes con tarifa por temporada y as sucesivamente hasta completar el total de noches de la estancia. Dentro de cada tramo, los tipos de tarificacin disponibles son Tarifa Pactada, Ofertas y Tarifas Temporada. Si utiliza tarifa por tramos pero deja noches sin configurar, se intentar aplicar precios por cupo, descuentos por tipo de cliente o tarifas por temporada. 3) Tarifa Pactada: esta tarificacin permite especificar el precio o el descuento de forma manual. Este tipo de tarifa debe usarme con sumo cuidado pues la responsabilidad del precio final depende del usuario. 4) Ofertas: Para usar ofertas es necesario definirlas previamente a travs del modulo de ofertas. Las ofertas no se aplican automticamente, es decir, hay que indicar que oferta aplicar en cada reserva/estancia. 5) Cupo: si el cliente a facturar de la reserva/estancia tiene asociado un cupo, se aplicar de forma automtica la tarificacin asociada al cupo. El cupo permite trabajar con un dto. sobre tarifa por temporada o especificando los precios por temporada y tarifa para la agencia/touroperador. Para ms detalles sobre la configuracin del cupo, haga clic aqu 6) Descuento por tipo de cliente: en las fichas de clientes, empresas, agencias y touroperadores existe un campo para indicar el tipo de cliente, a partir del cual obtener un descuento. Recuerde que este descuento se aplica de forma automtica, y se toma como cliente de referencia al especificado en el campo Cliente a Facturar de la estancia/reserva.

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Am Hotel 7) Tarifa por temporada: Este es el tipo de tarificacin por defecto, permitiendo especificar precios en funcin de los tipos de tarifa, de los tipos de temporada y del regimen de alojamiento. Tiene que tener en cuenta: - Una vez que se utiliza unos de los tipos anteriores, el resto son descartados, es decir, si en una reserva especifica una oferta y tarifa pactada, como la tarifa pactada tiene preferencia sobre la oferta, se usar los precios y/o descuentos especificados en la tarifa pactada. - AmHotel calcula el orden de preferencia para cada noche de estancia: si la estancia es de 10 noches y se aplica una oferta con cargo diario activado, para cada una de las noches se intentar aplicar la oferta, pero como la oferta se puede configurar para que solo sea valida X das de la semana. En caso de no poder aplicar la oferta, se buscar precios por cupo (si existen), descuento por el tipo de cliente y por ltimo en tarifas por temporada. - Si no se encuentra un tipo de tarificacin compatible con la reserva o estancia, el precio a aplicar es 0. - Los precios se recalculan cada vez que realiza una modificacin en la reserva o estancia. Si necesita cambiar este compartamiento hay que configurarlo en los parametros de empresa - Los descuentos no son acumulativos: si en una reserva se va a aplicar un dto del 10% por una oferta y el cliente pertenece a un tipo con un 5%, el descuento que se utilizar es el 10% de la oferta (tiene preferencia sobre el tipo de cliente).

Cupos
Cupo Este modulo permite gestionar el cupo contratado con agencias de manera que el precio se puede definir como un descuento sobre las tarifas del hotel o especificar los precios en tarifas por temporada. El aspecto de este modulo lo podemos ver en la siguiente imagen:

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Am Hotel

donde podemos ver un cupo que utiliza las temporadas y tarifas generales (Tarifas por temporada) del hotel. Para cada cupo se puede configurar: - Tipo tarificacin: marque la casilla "Utilizar temporadas y tarifas generales" para que el precio del cupo se base en un descuento sobre la tarifa temporada general. Si por el contrario, la agencia trabaja con una temporada diferente o con precios especficos desmarque esta casilla. Observe como al marcar/desmarcar esta casilla se muestra/oculta la columna "Dto. A" de la rejilla "Detalle Habitaciones Cupo" - Agencia: Indique la agencia a la que desea asociar este cupo. - Contrato: rellene el tipo de contrato que utilizar este cupo. - Periodo de validez del cupo: Rellene la fecha de inicio y fin para establecer el periodo de validez del cupo. - Serie de Facturacin: rellene este campo si desea que al facturar a la agencia de este cupo, se utilice una serie de factura especifica. Recuerde que utilizar una serie de factura diferente, implica que llevar una numeracin independiente. - Das de Release predeterminados: El release es el mnimo das de antelacin para aceptar una reserva. Si este es de 3 das, indica que el sistema solo aceptar reservas cuya fecha de entrada sea de 3 das de antelacin. Este es el valor predeterminado, si lo necesita puede cambiar el release para cada tipo de habitacin o por periodos de tiempo.

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Am Hotel - Detalle de habitaciones: Esta es la seccin donde se especifica el nmero de habitaciones de cada tipo incluida en el cupo. Para cada registro de detalle de cupo hay que indicar: a) Fecha Inicio, Fecha Fin: establece el periodo. Este no tiene porque coincidir con el general, pero si debe estar dentro de l. b) Das: permite establecer los das de la semana que son validos para el cupo. Por ejemplo, si tenemos un cupo con una agencia para la noche de viernes y del sbado. Si registramos una reserva de toda la semana, los das lunes, martes, mircoles, jueves y domingo se utilizar el precio de tarifa por temporada del hote, mientras que la noche del viernes y del sbado se utilizara el precio o descuento asociado a la agencia. Como podr observar en la imagen anterior, esta casilla muestra las iniciales de los das de la semana, pero para establecerlos, utilice el botn "..." para mostrar el formulario de seleccin de das

donde puede marcar los das validos para el cupo. c) Das Release: esta columna se rellena automticamente con el realease general, pero puede modificarlo segn sus necesidades. El release es el mnimo das de antelacin para aceptar una reserva. d) Tipo Habitacin: Indica el tipo de habitacin que se utilizar para el cupo. e) Unidades: establece el nmero de habitaciones incluidas en el cupo. Por ejemplo, si lo establece a 3, esto indica que la agencia nos podr reservar hasta un mximo de 3 habitaciones por da. f) Venta Libre: active esta casilla para habilitar la venta libre, esto permite que si la reserva de la agencia cumple el realese y hay habitacin libre, esta podra asignarse al cupo. g) Aviso Mnimo: esta columna solo tiene utilidad si se trabaja con venta libre, de forma que el sistema le avisar cuando el nmero de habitaciones sea igual o inferior al especificado en esta columna. Recuerde que a la hora de hacer la reserva, el sistema solo avisa permitiendole decidir si quiere o no, asociar la reserva al cupo.

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Am Hotel h) Descuento Adulto: esta columna solo esta visible si ha marcado la casilla "Utilizar temporadas y tarifas generales" y permite especificar el descuento sobre la tarifa por temporada general. i) Descuento Nio: indica el descuento aplicable al precio del adulto. j) Observaciones: campo libre donde podr especificar cualquier detalle adicional. k) Mnimo noches: esta columna es opcional y limita que las reservas a un nmero de noches mnimo. - Configuracin de Temporadas y Tarifas: Esta seccin solo esta activa cuando la casilla "Utilizar temporadas y tarifas generales" esta desmarcada.

como vemos en la imagen anterior es necesario definir: a) Tipos de Tarifa: utilice los botones de "+" y "-" para establecer que tipos de tarifa son aplicables a la agencia. b) Tipos de temporada: utilice los botones de "+" y "-" para establecer que tipos de temporada son aplicables a la agencia. Una vez definidos los tipos de tarifa y los tipos de temporada puede utilizar el

botn

para definir la temporada de la agencia

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Am Hotel

y el botn para configurar las tarifas por temporada aplicables solo a la agencia del cupo

como podemos observar la configuracin de temporadas y tarifas temporada se realiza del mismo modo que la general del hotel, con la diferencia de que en este caso esta activo el selector del cupo mostrando el nombre de la agencia..

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Am Hotel Al realizar una reserva para una agencia con cupo, AmHotel intentar asociar la reserva al cupo de forma automtica. Para llevar un mejor control del cupo, le recomendamos usar el planning de cupos mediante el cual podr registrar reservas para agencias, disponibilidad diaria para cada cupo, cierres de ventas, etc... Si utiliza cupos, en caso necesario, puede configurar una temporada y tarifas diferentes para cada agencia.

Tipos de Contrato Este mantenimiento permite dar de alto los tipos de contrato que sern utilizados en la gestin de propietarios, gestin de hoteles (central reservas) y los cupos. En la siguiente imagen se muestra el aspecto de este formulario:

donde se puede especificar el nombre y el tipo de comisin: un importe fijo o un porcentaje de la facturacin.

Auxiliares
Clientes
Tipos de Cliente

El mantenimiento de tipos de cliente permite categorizar a los clientes y en caso necesario realizar descuentos automticos. En la siguiente imagen se muestra el aspecto de este formulario:

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Am Hotel

donde adicionalmente al cdigo y nombre, se puede registrar: - Descuento: Porcentaje de descuento para los cargos de estancia. - Aplicar el descuento a los suplementos diarios asociados a estancia: marque esta opcin para ampliar el funcionamiento del descuento de forma que tambin se tenga en cuenta en los suplementos asociados a estancia. - No mostrar en el parte de restaurante: esta opcin permite excluir del parte de restaurante a los clientes de un determinado tipo. Economicos
Iva

Type topic text here.

Accesos / Dependencias
Registrar accesos y dependencias permite controlar el acceso a las diferentes dependencias de su hotel. Como se puede observar, este modulo es un mantenimiento bastante simple, basta con especificar el nombre y en caso de utilizar Am/Accesos, debe indicar cdigo de nivel.

Las dependencias registradas se utilizan en los siguientes mdulos: a) Control de accesos en el sistema de cerradura electrnica de inhova.

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Am Hotel b) Control de accesos a travs de Am/Accesos. Para el correcto funcionamiento es necesario que el cdigo de nivel especificado en este formulario, coincida con un cdigo de nivel de Am/Accesos.

Textos Predefinidos
Este modulo permite grabar textos predefinidos o fijos que podrn ser utilizados en las observaciones de las facturas, envios de reserva, observaciones para la tarjeta de bienvenida

donde para cada texto debe especificar el cdigo (valor alfanumrico) y la descripcin. Aunque en este formulario el texto es fijo, a la hora de aplicarlo podr realizarle las modificaciones oportunas. Le recomendamos que registre en la aplicacin aquellos textos de uso comn en facturas, reservas con el fin de agilizar el trabajo diario.

Histrico de Base de Datos

El histrico de base de datos es usado en el cardex de clientes para acceder a reservas, estancias, facturas... de ejercicios anteriores. En cada cambio de ao fiscal, es recomendable realizar un cambio de ejercicio, tras lo cual, las reservas, estancias, facturas... quedan almacenadas en la base de datos del ejercicio anterior. Para acceder a datos de aos anteriores utilice este modulo

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Am Hotel

para aadir las bases de datos de ejercicios pasados. Para aadir un nuevo registro de histrico, rellene la descripcin, el ao, la ubicacin, y por ltimo, pulse sobre el botn "+". Recuerde que los cambios realizados sobre histrico se tendrn en cuenta la prxima vez que abra la aplicacin de Am/Hotel.

Partes de Viajero
Este mantenimiento incluye todos los partes de viajero registrados en las estancias, el aspecto de este formulario lo pude ver en la siguiente imagen

donde para cada parte es necesario rellenar los datos exigidos por la polica: 87

Am Hotel

- Fecha de Entrada: fecha de entrada al hotel. Este campo se rellena de forma automticamente tomando la fecha de entrada de la estancia. - Tipo Documento: utilice este selector para indicar el tipo de documento. Este listado cambia dependiendo del pas especificado. Si el pas es Espaa, los documentos admitidos son "DNI", "Pasaporte" y "Permiso de conducir". Si es otro pas, los tipos son los 3 anteriores ms: "Carta o documento de identidad", "Permiso de residencia espaol", "Permiso residencia UE". - DNI: rellene en este campo, el nmero de documento. N.I.F. para calcular la letra del DNI. Utilice el botn

- Fecha Expedicin: indica la fecha de expedicin del documento. Si el documento no tiene fecha de expedicin (permiso de residencia), rellene este campo con la fecha de entrada en el hotel. - Nombre: Rellene este campo con el nombre del viajero. - Primer Apellido: Rellene este campo con el primer apellido del viajero. - Segundo Apellido: Rellene este campo con el segundo apellido del viajero. Este valor solo es obligatorio si el pas es Espaa. - Fecha Nacimiento: fecha de nacimiento del viajero. Segn la normativa vigente es obligatorio emitir el parte de viajero de todos los alojados mayores de 16 aos. - Pas: utilice el selector de pases para asignar el pas de origen del viajero. - Sexo: marque la casilla correspondiente al sexo del viajero. Para facilitar el trabajo de completar los datos de esta ficha, puede hacer clic sobre para tomar los datos de un escaner de documentos compatible con AmHotel. El proceso de generacin de partes puede realizarse de forma manual desde el formulario de estancias o de forma automtica activando el parametro correspondiente. Aunque el proceso es automtico solo registra el parte de viajero del cliente principal de la estancia. Para el resto de alojados el proceso es manual. Recuerde que cada parte que da de alta, es necesario imprimirlo, que el cliente lo firme, y una vez firmado debe ser guardado ante la posibilidad de que la

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Am Hotel polica le solicite esta documentacin. El parte impreso lo puede ver en la siguiente imagen:

La impresin se puede realizar de forma manual haciendo clic en el botn o activando el parmetro "Imprimir parte viajero", de forma que cada vez que se crea un parte, la impresin se efecta de forma automtica. El formato impreso del parte de viajero es un formato exigido por la polica y publicado en el BOE, por lo tanto no podrn realizarse modificaciones particulares. 89

Am Hotel

Para cada estancia debe rellenar tantos partes de viajeros como adultos haya especificado. Si intenta rellenar menos partes, el sistema se lo permite aunque le avisar de tal situacin. Cada parte registrado queda almacenado, pendiente de ser enviado a la polica o guardia civil. El envi de los partes se debe realizar diariamente a travs de la opcin "Generar Disco", la cual crea un archivo con los partes del da actual y pendientes del anterior. Para concretar la forma de envo pongase en contacto con la polica o guardia civil, estos le indicarn si el envo debe realizarse a travs de mail, fax o web. Recuerde que todos los campos de este formulario son obligatorios. Recuerde que el formato del informe impreso no se puede cambiar pues debe ajustarse a los requerimientos de la guardia civil/polica. PARMETROS RELACIONADOS Cdigo Hotelero Ruta Partes Viajero

Parmetros Empresa
Este formulario es utilizado para ajustar las diversas opciones disponibles en la aplicacin. Para acceder a los parmetros, active la opcin Ficheros->Parmetros Empresa.

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Am Hotel

Una vez dentro se mostrar una ventana con un men en la parte superior para acceder a las diferentes secciones de parmetros.

1. Datos Empresa
En la siguiente imagen se muestra dicha seccin:

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Am Hotel

donde se podrn establecer los siguientes datos - Datos de identificacin del hotel: estos campos permiten configurar el nombre, CIF, direccin... - Ficha de Bienvenida: esta ficha permite configurar la ficha que se entrega a un cliente cuando este realiza una entrada (check-in) en nuestra hotel. Para ello puede configurar: 1. Seccin Informacin: texto libre donde puede incluir cualquier dato adicional al check-in, por defecto se muestra en la parte derecha de la ficha de bienvenida. 2. Seccin Horarios: la ficha de bienvenida permite especificar hasta 7 horarios, donde para cada horario se puede establecer el nombre y el horario concreto. Si no desea utilizar la seccin de horarios, recuerde que puede utilizar el campo "Informacin" para escribir de forma manual una descripcin mas personalizada de los horarios utilizados en su hotel. 3. Hora Mx. Salida: Este campo se utiliza para imprimir en la ficha de bienvenida, la hora mxima para dejar la habitacin libre (el da de salida).

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Am Hotel 4. Modelo Tarjeta Bienvenida: Este campo permite indicar el modelo de ficha de bienvenido. El modelo estandar es el "0000", el cual tiene el siguiente formato:

Si este modelo no se ajusta a sus necesidades pongase en contacto con su distribuidor o con el departamento de soporte de amsystem, para evaluarlo. 5. Solicitar observaciones al imprimir: marque esta opcin para que al imprimir cada tarjeta de bienvenida, se muestra una ventana donde poder especificar unas observaciones personalizadas para cada cliente. A continuacin se muestra una imagen con el aspecto de este formulario.

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Am Hotel Recuerde que para modificar algn dato, es necesario pulsar sobre el botn inferior "Modificar", y para grabar las modificaciones es necesario pulsar sobre "Aceptar"

2. Datos Generales

La siguiente imagen muestra el aspecto de este seccin de parmetros:

donde podr configurar: 1. Moneda y Divisa: Indica la moneda principal (esta moneda se configura al crear la empresa y no se puede cambiar) y permite configurar la divisa. De forma que los datos de tipo moneda se pueden ver en el formato de la moneda principal y en la divisa. 2. Anticipos: la configuracin de anticipos permite establecer el comportamiento de la aplicacin en el registro de anticipos. Podemos configurar: a) Facturar anticipos: Si cada vez que realiza un anticipo quiere que se emita una factura automtica, marque "Facturar todos los anticipos" e indique la serie de factura por defecto. Recuerde que la factura que se crea no esta cobrada, por lo que si desea registrar una entrada de dinero en caja, es necesario que cobre la factura.

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Am Hotel De forma predeterminada la serie es "A". Si no quiere utilizar una serie diferente, borre el contenido del campo "Serie (por defecto)" b) Cobrar anticipos: marque la casilla "Cobrar todos los anticipos" para que al crear un nuevo anticipo, se genere una entrada en caja dependiendo de la forma de pago del anticipo. c) Concepto Anticipo: Este selector permite configurar el concepto Por defecto utilizado al crearse el cargo del anticipo para la factura. el concepto es "Anticipo" d) Concepto Abono Anticipo: Este selector permite configurar el concepto utilizado para crear la lnea de abono de anticipo contra el cliente. Por defecto el concepto es "Abono Anticipo" Para ms detalles sobre la gestin de los anticipos haga clic aqu 3. Impresoras: Esta seccin permite configurar en cada ordenador la impresora que ser utilizada para imprimir facturas, informes,ficha de bienvenido y ficha policial. Recuerde que si no configura una impresora para cada uno de los apartados, AmHotel utilizar la impresora predeterminada. 4. Vista Detalle en planning: la opcin "Mostrar Detalle" en planning de reservas y disponibilidad, permite que al pasar el ratn sobre una reserva o estancia, se muestra un pequeo panel con el detalle de la reserva/estancia.

4. Tipos de bloqueo: los bloqueos utilizados por la aplicacin trabajan de igual forma que un alojamiento, es decir, empieza a las 12:00 del medio da y terminan 24 horas despus. Marque la casilla "Bloqueos de habitaciones como das completos" para que al bloquear una habitacin en un da concreto, se bloquee el da completo 5. Limpieza de habitaciones: Esta seccin permite establecer los parmetros necesarios para gestionar la limpieza de habitaciones. El significado es estos es: a) Nmero de das a partir de cual una habitacin limpia pasa a estado sucio: Indica el nmero de das tras los cuales una habitacin sin ocupar pasa a estado sucio. b) Cambio de Sabanas: Indica cada cuantos das se realiza en cambio de sabanas en una habitacin ocupada. 95

Am Hotel c) Cambio de Toallas: Indica cada cuantos das se realiza en cambio de toallas en una habitacin ocupada. d) Valores por defecto en limpieza rpida: estas 4 casillas permiten configurar la limpieza rpida del planning de disponibilidad, desde el cual el usuario puede establecer el estado de limpieza de las habitaciones. Este proceso se puede realizar de forma manual (indicando para cada habitacin que tipo de limpieza se realiza) o utilizando la limpieza rpida, es decir, una limpieza rpida depender de las casillas que marque en esta seccin. 6. Terminal Server: Este botn permite activar el acceso a travs de Terminal Server.

Si va a usar Am/Hotel a travs de Terminal Server, haga clic sobre este botn, y en la ventana que aparece marque la casilla Sistema Escritorio Remoto ACTIVADO 7. Envios FTP: Este botn nos da acceso a los parmetros necesarios para la comunicacin FTP con el departamento de soporte de AM System. El aspecto de esta opcin es:

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donde se establecer el servidor FTP, el usuario, la contrasea, la carpeta de inicio y el protocolo de comunicacin. Si no conoce estos datos no se preocupe, esta opcin es solo para uso del departamento de soporte. 8. Tarifa, Temporada y regimen predeterminados: Estos 3 campos permite establecer el tipo de tarifa, tipo temporada y regimen predeterminados. Por ejemplo, al crear una nueva estancia/reserva se establecer como regimen inicial el indicado en este parmetro. 9. Tarifas por tipo de habitacin: Este campo permite usar la tarificacin por tipo de habitacin. Al activarlo se habilita una nueva opcin de men en "Ficheros>Tarifas->Tarifas Tipos Habitacin" 10. Permitir cobro de tickets: Esta opcin permite cobrar tickets pendientes de Am/Tactil, a travs de la opcin de cobros del men Tesorera. 11. Control de Cambios: active esta opcin para que al modificar estancias, se muestre un formulario

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Am Hotel para indicar el motivo del cambio. Dicho motivo es almacenado como una incidencia accesible a travs del formulario de registro de incidencias. 12. Configuracin de las fichas de clientes: Esta seccin permite configurar opciones aplicables a la ficha de clientes, empresas... tales como a) Comprobar la existencia de un nombre idntico: Activando esta opcin, la aplicacin avisa si se aade un cliente con nombre duplicado Le recomendamos que marque esta casilla, para evitar grabar dos veces al mismo cliente b) Comprobar la existencia de un NIF idntico: Activando esta opcin, la aplicacin avisa si se aade un cliente con nif duplicado Le recomendamos que marque esta casilla, para evitar grabar dos veces al mismo cliente. c) En las fichas con foto ajustarlas al tamao disponible: La ficha de clientes y empleados permite asignar una foto a la ficha, activando esta opcin la imagen se ajusta al espacio disponible, en otro caso puede que la foto no se visualice completamente Le recomendamos que marque esta casilla, para la correcta visualizacin de las fotos de sus clientes. d) Integracin con Am/Balneario: Esta opcin solo es necesario configurarla si tiene instalada la aplicacin de AmBalneario/AmSpa. Activando esta opcin cada vez que se crea, modifica o elimina un cliente este se sicroniza con la base de datos de clientes de AmBalneario/AmSpa.

3. Partes Viajeros

En la siguiente imagen se puede ver el aspecto del formulario de partes de viajeros.

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Esta seccin permite configurar la gestin de los partes de viajero. Los campos disponibles para ello son: 1. Cdigo de establecimiento hotelero: Este cdigo es emitido por la polica o guardia civil, si no dispone de dicho cdigo, pongase en contacto con la comandancia de la guardia civil ms cercana. El cdigo es una secuencia alfanumrica de 10 dgitos. 2. Ruta para la generacin de partes de viajeros: El proceso de aviso a la polica, se realiza mediante la generacin de un archivo que contiene todos los partes de viajero emitidos en las ltimas 24 horas. Este ruta permite especificar el lugar donde se almacenaran los archivos generados. El nombre de los archivos generados sigue el siguiente formato: CCCCCCCCCC.XXX donde CCCCCCCCCC son los 10 dgitos del cdigo de establecimiento hotelero y XXX es una secuencia numrica que se incrementa en cada generacin de archivos. 3. E-mail para el envo de partes de viajero: este E-mail es opcional y solo se debe rellenar si la polica permite que los archivos con los partes se les envien por E-mail. Por regla general, el envio de los partes e realiza a travs de la web de la polica o guardia civil. 4. Modelo ficha policial: aunque el formato de ficha policial es un formato estandar publicado en el BOE. Este parmetro permite especificar un modelo

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Am Hotel diferente al estandar para cubrir la posibilidad de cambios especficos por comunidades o poblaciones. Si necesita alguna modificacin, contacte con el departamento de Soporte para la evaluacin de dicho ajuste. 5. Imprimir al crear la ficha policial: al activar esta opcin, la aplicacin imprimir automticamente cada parte en la impresora de partes de viajero Esta impresin solo afecta a los partes que se crean automticamente. 6. Creacin automtica de partes de viajeros: Estas dos opciones agilizarn la creacin de partes de viajero, pues cada vez que se crea una estancia se crear automticamente el parte de viajero asociado al cliente alojado. Si en la estancia hay ms de un alojado y no se dan de alta como "otros alojados", los partes de viajero los tendr que generar manualmente. Recuerde que para que los partes de viajero se creen automticamente, la ficha de los clientes debe contener los campo mnimos exigidos por la polica: Nombre, apellidos, tipo documento, nif, fecha de expedicin, fecha de expiracin, fecha de nacimiento, pas y sexo.

4. Facturacin

En la siguiente imagen se puede ver la seccin de parmetros de facturacin

donde se puede configurar: Serie (por defecto): especifica la serie de factura predeterminada. Recuerde que cada serie lleva una numeracin independiente. 100

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Modelo de Factura: es el nmero de modelo utilizado para la impresin de facturas. El valor predeterminado es 0000G. Este modelo es personalizable, contacte con el departamento de Soporte para la evaluacin de dicho ajuste. N Copias: especifica el nmero de copias al imprimir una factura Serie (Fact. Proforma): especifica la serie predeterminada para las facturas proforma. Recuerde que cada serie lleva una numeracin independiente. Longitud Serie : especifica el nmero de digitos mximos admitidos por la serie de factura. Este valor puede ser como mximo 10 caracteres. De forma predeterminada su valor es 2. Modelo Proforma: es el nmero de modelo utilizado para la impresin de facturas proforma. Este modelo es personalizable, contacte con el departamento de Soporte para la evaluacin de dicho ajuste. Modelo Factura Mail: es el nmero de modelo utilizado para el envo de facturas por mail. Este modelo es personalizable, contacte con el departamento de Soporte para la evaluacin de dicho ajuste. La razn de diferenciar las facturas impresoras de las facturas por mail, es debido a que multitud de clientes disponen de panel de imprenta para la impresin de facturas. Cargar al entrar las lneas como: Al facturar, esta opcin nos permite configurar si los cargos se mostrarn en la rejilla de pendientes o de facturar. Le recomendamos que seleccione la opcin Facturar Forma de pago (por defecto): como el propio nombre indica, es la forma de pago predeterminada en la gestin de facturas. Tarifa para nios: Esta seccin permite especificar el porcentaje de descuento, el servicio asociado al cargo para estancia de nios y en caso necesario las rangos de edades que posteriormente sern utilizados en las tarifas. Este descuento solo se aplica cuando la tarifa aplicada esta configurada como Cargo por Persona La configuracin de tarifas para nios por edades solo es operativo si se activa el parmetro "Usar tarifas avanzadas". Para configurar las edades, haga clic sobre el botn "Edades", a continuacin, se mostrar el siguiente modulo

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en el cual puede dar de alta los diferentes rangos de edades que posteriormente sern utilizados en la ficha de tarifas, para configurar los precios de los nios por rangos de edades. Para cada rango puede especificar el servicio asociado al cargo, en caso de no definirse se usa el valor genrico para nios. Seleccionar impresora antes de imprimir: si activa esta opcin, al imprimir una factura, se mostrar un selector de impresoras. Previsualizar antes de imprimir: al activar esta opcin se mostrar una vista previa de la factura antes de imprimir. Control de impresin: Esta opcin activa la compatibilidad de impresin con Sistemas Operativos como Windows 98. Iva Incluido: Determina si los precios llevan iva incluido o no, de forma predeterminada. Finalizar estancia desde facturacin: Si activa esta opcin, cuando se facture una estancia se marcar por defecto la opcin "Finalizar Estancia" Finalizar una estancia supone cerrar la habitacin para nuevos cargos y permitir una nueva entrada. Si factura a la entrada de un cliente, le recomendamos que no active esta opcin. Mostrar habitaciones con cargos pendientes: esta opcin permite obtener un listado de las habitaciones con cargos pendientes, aunque dichas habitaciones esten finalizadas. Este listado se muestra en el formulario de facturacin y cargos Si no activa esta opcin, se mostrar un listado con las habitacin NO FINALIZADAS Para mejorar el control sobre los cargos pendientes, le recomendamos que active esta opcin. Mostrar tipo de tarifa como concepto asociado: Esta opcin modifica la impresin de facturas de forma que al imprimir el cargo de estancia, en lugar de

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Am Hotel imprimir el nombre del concepto (por defecto, Estancia), se imprimir el nombre de la tarifa. Cargar campo observaciones de la reserva: Activando esta opcin, cada vez que se factura una estancia, el campo observaciones se rellenara de forma automticamente con las observaciones de la reserva. Observaciones con resumen de anticipos: Activando esta opcin, cada vez que se factura una estancia, el campo observaciones se rellenara de forma automticamente con un resumen de los anticipos incluidos en la estancia a facturar. Usar tarifas avanzadas: marque esta opcin para activar el nuevo modo de tarificacin. Si no activa este parmetro el sistema facturara por tarifas por temporada o por tarifas tipos habitacin. Para poder usar las nuevas opciones de las tarifas es necesario marcar esta opcin. Lneas de logotipo y pie: - 6 campos de texto libre para especificar la cabecera de la factura. - Un campo de texto para especificar la ruta de logotipo grfico. - 2 campos para las lneas de pie y 1 campo para Reg. Mercantil: estas lneas se imprimirn al final de la factura. Junto a cada lnea de logotipo, se incluye un casilla de verificacin para ocultarlo al imprimir. Si activa esta opcin, la lnea de logotipo solo se mostrar cuando la factura se envi por mail. Descuentos Esta seccin permite configurar el nmero de descuentos a utilizar, y el orden en el que deben aplicarse los diferentes descuentos. El nmero mximo de descuentos es 5, permitiendo configurar el orden de los siguientes descuentos: - Tipo Cliente - Tarifa Pactada, Oferta, Cupo - Nios - Periodos de estancia Si dos tipos de descuento tienen el mismo orden, el sistema aplicar el mayor. Para completar la gestin de descuento puede utilizar la casilla "Bloquear Siguientes", para que siguiendo el orden, al aplicar el descuento bloqueado no tenga en cuenta el resto. Facturacin a propietarios Esta seccin permite establecer el cliente a facturar que se utilizar en la facturacin a propietarios y la serie de factura por defecto.

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5. Recepcin

En la siguiente imagen se puede ver la seccin de parmetros de recepcin

donde se puede configurar: Concepto asociado a estancia: Este campo permite especificar el concepto que sera utilizado para generar los cargos asociados a la estancia. Por defecto, el valor de este campo es Estancia. Si necesita aadir o modificar los conceptos de factura abra la opcin de Ficheros->Conceptos Hora a partir de la cual, se considera un nuevo da de venta: este parmetro se utiliza para que al crear una nueva estancia, si la hora de entrada es inferior a la hora especificada en este parmetro, la fecha de entrada se establece automticamente a la fecha del da anterior. Por ejemplo, si el valor es 10:00 y un cliente llega a las 6:00 del da 10, el sistema propondr como fecha de entrada el da 09, es decir, amhotel generar un cargo pendiente para el da 9. Recuerde, que la fecha de entrada que se propone la podr modificar segn las necesidades de cada entrada.

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Am Hotel Hora inicial a partir de la cual se contempla una estancia: este campo se utiliza en las salidas de los clientes, de forma que si el cliente sale despus de la hora indicada en este parmetro, el sistema propondr factura una noche adicional. Amhotel utiliza el formulario de finalizacin de estancia para marcar la casilla "Realizar un cargo ms para el da de salida". Marque o desmarque esta casilla en funcin de sus necesidades. Intervalo de das entre la fecha de entrada y salida: El valor de este parmetro establece el nmero de noches que de forma predeterminada se asignarn a las nuevas estancias. Permitir dar entrada en habitaciones sin finalizar: De forma predeterminada no se pueden dar nuevas entrada en habitaciones con estancias sin finalizar. Activando este parmetro, AmHotel permitir realizar entradas sobre habitaciones que contengas estancias no finalizadas. Al recepcionar avisar si la habitacin esta sucia: Activando esta opcin, al dar de alta una nueva entrada, Am/Hotel nos avisar si la habitacin esta sucia. Evaluar estado de salida: Este campo permite mostrar el formulario de evaluacin del estado actual del hotel, mediante el cual se puede obtener un listado con las estancias no finalizadas. Al activar el parmetro, la evalucin del estado se mostrar cada vez que acceda al formulario de estancias. Excluir a los bebes del parte de restaurante y resumen de ocupacin: por defecto, los bebes se incluyen en el parte de restaurante y en el resumen de ocupacin. Si desea excluir a los bebes de ambos informes, marque esta casilla. Recalcular los movimientos de estancia solo cuando los cambios afecten a facturacin: Cada vez que se realiza una modificacin en una estancia/reserva, AmHotel recalcula los cargos en funcin de la estancia/reserva. Pero tambin, se pueden modificar directamente los cargos a travs de la opcin de Movimientos Estancia. Si realiza cambios manuales en movimientos de estancia y despus modifica la estancia para aadir observaciones, tiene que tener en cuenta que los cargos se recalculan y por tanto los cambios manuales se perdern. Para evitar esta situacin, active este parmetro para que los cargos se recalculen solo cuando los cambios afecten a facturacin, es decir, solo cuando cambie el cliente, la tarifa, el regimen, las fechas... Usar movimientos de estancia manuales: Esta opcin esta ligada a la anterior y lo que permite es que cuando se realiza un cambio sobre un movimiento de estancia, el cambio permanece an cuando se realicen cambios que afecten a facturacin. Tenga mucho cuidado si activa esta opcin, pues si realiza algn cambio en movimientos estancia, estos se marcarn como manuales y aunque modifique la tarifa de la estancia, se mantendr el precio anterior. 105

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Opciones panel de reservas: El formulario de estancias incluye un listado con las reservas pendientes de dar entrada. De forma predeterminada, solo se mostrarn las reservas que tengan prevista entrada en el da actual. Si amplia el nmero de das anterior a mostrar, podr recepcionar reservas de das anteriores. Por ejemplo, si establece el nmero de das anteriores a 3 y el de das posteriores a 2, significa que podr recepcionar reservas cuya fecha de entrada este entre (Fecha Actual - 3) y (Fecha Actual + 2) Opciones tarifa personalizada: Esta seccin consta de 3 opciones, que sern utilizadas como valores predeterminados en el modulo de tarifa pactada Servicios diarios: La seccin de servicios diarios consta de 6 servicios que sern utilizados como suplementos diarios en reservas/estancias. Estos servicios deben de darse de alta previamente en el modulo de Servicios. Tiene que tener en cuanta que si cargamos un suplemento en una estancia, este cargar 1 suplemento por cada noche. Para gestionar de forma ms personalizada los suplementos utilice las opciones de Gestin de Suplementos Avanzada incluidas en el formulario de reservas y estancias.

6. Reservas

En la siguiente imagen se puede ver la seccin de parmetros de reserva

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Am Hotel donde se puede configurar: Hora libre de mantencin de reserva: Este parmetro establece la hora mxima para que un cliente realice su entrada en el hotel. Das a mostrar en el planning: Permite establecer el nmero de das que se visualizarn en el planning de reservas. Por defecto, su valor es 31. El valor permitido debe estar entre 2 y 99. Si modifica esta valor por uno diferente a 30 o 31, se desactivar la opcin de vista por quincenas. Intervalo entre la entrada y la salida: El valor de este parmetro establece el nmero de noches que de forma predeterminada se asignarn a las nuevas reservas Das para considerar una reserva como no presentada: Cada reserva tiene una fecha de entrada, pero si el cliente no se presenta, este parmetro indica el nmero de das que se le mantiene la reserva, perido tras el cual la reserva pasa a estado "NO PRESENTADO" Este estado es asignado de forma automtica a las reservas y se pueden obtener un listado en el informe de reservas no presentadas. Generar localizador automticamente: La reserva dispone de una campo denominado "Referencia" o "Localizador", el cual le ayudar a localizar una reserva. Este localizador es un campo libre que puede utilizarlo de forma manual, o activar esta campo para que Am/Hotel le asigne un localizador numrico nico. Crear un cliente al aadir una reserva: En el formulario de reservas puede especificar un cliente ya registrado o rellenar su nombre, nif, telefono, sexo... sin necesidad de registrar el cliente. Si activa este parmetro y rellena los campos de identificacin del cliente en la reserva, el sistema crear un cliente de forma automtica, de esta forma agiliza el trabajo de su recepcin. Mail envo a Hotusa: este campo debe rellenarse solo si enva listados en formato Excel a Hotusa. Colores en leyenda del planning: Esta seccin muestra los colores de fondo de los 6 estados de las reservas y estancias. Por defecto, se muestran unos colores predeterminados. Utilice el botn "..." para modificar el color de los estados. Color predeterminado en agencias: Para facilitar la localizacin de las reservas de agencias en el planning, este parmetro permite establecer el color predeterminado de las reservas de agencias. (Para evitar conflictos con el color de fondo de los estados, el color de las agencias se aplica al texto) En la ficha de agencias, hay un campo para especificar el color de la agencia. El color de este parmetro solo es utilizado si en su ficha no se ha establecido ningn color. 107

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Parmetros para envo de reservas: el modulo de reservas incluye un botn para acceder al formulario de envio de reservas. el cual se puede parametrizar con los siguientes campos: 1. Tipo de envio por defecto: Este selector incluye 3 estados (Confirmacin, Cancelacin o Modificacin). Indique en este campo el envio de reserva ms comn. 2. Seleccionar impresora antes de imprimir: Este parmetro permite mostrar un selector de impresoras antes de imprimir. 3. Modelo: es el nmero de modelo utilizado para el envo de las reservas. El valor predeterminado es 0000G. Este modelo es personalizable, contacte con el departamento de Soporte para la evaluacin de dicho ajuste. 4. Textos Predefinidos: esta seccin consta de 3 textos predefinidos para cada unos de los tipos de envio disponibles. Estos estos se pueden dar de alta en el modulo de textos predefinidos Usar textos predefinidos agilizar el trabajo de envio de confirmaciones, pues permite incluir hasta 3 textos diferentes. Tenga en cuenta que estos textos se incluirn de forma predeterminada pero podrn modificarse en cada uno de los envios. Configuracin para reservas on-line: Si ha contrato el modulo de reservas online, estos parametros permiten configurar la comunicacin entre Am/Hotel y el cliente de reservas online. Esta comunicacin es a travs de TCP/IP, por lo que para ello es necesario especificar la IP y el puerto. En el campo IP, debe especificar la IP del equipo el cual ejecuta el modulo "Cliente Reservas OnLine". Mientras que el puerto es el 10100 (valor por defecto).

7. Centralita

En la siguiente imagen se puede ver la seccin de parmetros de centralita

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esta seccin solo es necesaria si dispone de una centralita con una salida serie (COM) de las llamadas efectuadas, en caso afirmativo, los parametros son: Antes de rellenar estos datos es necesario que examine la trama de datos devuelta por la centralita. Si no ha configurado la centralita, pulsa aqu para acceder al manual de configuracin de la centralita. Separador de la Fecha: como su propio nombre indica, establezca el separador de la fecha. Valores tpicos para este campo son "/" o "-" Si la fecha no tiene separador, deje este campo vaco Formato Fecha: utilice el selector de formatos para escoger el que ms se ajuste a la fecha de la trama. Separador Decimal: Examine el campo importe de la trama y rellene en este campo el smbolo de puntuacin utilizado como separador decimal. Para que el importe de la llamada se cargue correctamente, es necesario especificar este valor. Recuerde que es necesario que la centralita devuelva el importe de la llamada en euros o pasos.

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Am Hotel Precio por paso: Este campo se usa usa en aquellas centralitas que devuelven el nmero de pasos en lugar del importe. Si rellena este campo, AmHotel multiplica el importe de llamada por el valor "Precio por paso". Por lo tanto, si su centralita devuelve el importe en euros, pero quiere incrementar el importe de la llamada un 20%, escriba en este campo el valor "1,2" Identificador de la lnea: Para que amhotel recoja la llamada de la centralita, todos los datos (Extensin, fecha, hora, duracin, telfono, importe..) deben estar en la misma lnea. Este campo solo es til, si su centralita devuelve ms de una lnea por cada llamada, observe los datos devueltos por la centralita para determinar si la lnea de datos empieza por algn identificador, en caso afirmativo rellene el campo con el identificador. Recuerde que si rellena este campo, solo se tendrn en cuenta aquellas lneas que empiece por el identificador. Si no sabe cual es el identificador exacto, le recomendamos que deje el campo vaco. Concepto asociado al cargo de centralita: Especifique el concepto que ser utilizado para generar el cargo. Excluir las lneas con importe 0: Si activa esta casilla, aquellas llamadas de importe 0, no se tendrn en cuenta. Activar gestin de centralita: Para activar la recogida de llamadas de la centralita, es necesario que marque esta casilla y que rellene el campo "Fichero de lecturas" Programa generador de lecturas: AmHotel incluye un modulo independiente para la lectura de las llamadas de la centralita. Si utiliza otro programa diferente para recoger las llamadas, establezca su ubicacin en este campo. Fichero de lecturas: Este fichero de lecturas es generado de forma automtica por el programa de lecturas, por ejemplo, el lector incluido en Am/Hotel genera un archivo denominado central.dat en el directorio de instalacin de la aplicacin (por defecto, c:\amsystem\amhotel\) Si no encuentra este archivo, puede deberse a que la configuracin de la conexin con la centralita sea errnea. Si utiliza Char, como lector de centralita el archivo de lecturas suele llamarse llamadas.txt Si tiene varios equipos en red trabajando con AM/Hotel, la ubicacin de este fichero debe ser accesible por todos, es decir, la ruta debera ser algo como \\NOMBRE_PC_CENTRALITA\RECURSO_COMPARTIDO\AMSYSTEM\AMH OTE\central.dat

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Am Hotel Configurar centralita: Haga clic sobre este botn para acceder al modulo de configuracin de la centralita.

8. Contabilidad
Esta solapa contiene los parmetros necesarios para la exportacin a contabilidad. Actualmente la aplicacin es compatible con Am/Conta, Contaplus, Drac, A3 y Zahen El aspecto de este formulario es:

Nmero de dgitos: indica el nmero de dgitos contables. Es importante que antes de empezar a dar de alta clientes, empresas o agencias configure este parmetro correctamente, ya que al crear una ficha se asigna la cuenta contable en funcin del nmero de dgitos contables. Cuenta Clientes, Cuenta Agencias, Cuenta Empresas y Cuenta Reservadores: la configuracin de estos parmetros determinar la cuenta contable utilizada al exportar las facturas. Cada una de estas cuentas tiene 3 opciones

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Am Hotel - Cdigo Cliente: al exportar, la cuenta contable se toma del campo Cuenta Contable de la ficha de Clientes, Empresas, Agencias y Reservadores. - Cuenta nica: al exportar, la cuenta contable es siempre la misma y viene definida por el valor de este parmetro. - Prefijo + cdigo cliente: al exportar, la cuenta contable, esta se forma como unin del valor del parmetro y el cdigo de cliente. Por ejemplo, si el valor del parmetro es 430 y el cdigo de cliente es 1229 la cuenta contable exportada es 4301229. Configure el resto de cuentas (Proveedores, Ventas, Compras, Efectivo, Cheque, Transferencia...) en funcin de sus necesidades. Contabilizar fichas sin cuenta como varios: si contabilizamos por cdigo cliente y la ficha no tiene cuenta contable, se utiliza la cuenta clientes varios. Cdigo de centro de coste: si usa Am/Conta con centros de coste, rellene este campo el cdigo de centro de coste usado en Am/Conta. Serie contable de facturas: este parmetro se utiliza para marcar las facturas exportadas con una serie. Este parmetro es til para poder importar en la misma empresa de contabilidad datos de facturacin de diferentes bases de datos de AmHotel. Serie contable de tickets: este parmetro se utiliza para marcar los tickets exportados con una serie. Este parmetro es til para poder importar en la misma empresa de contabilidad datos de tickets de diferentes bases de datos de AmTactil. Contabilizacin por series: marque esta casilla para que la cuenta de ingresos se configure en funcin de la serie, el concepto o la tarifa. Para establecer dicha cuenta, haga clic sobre el botn "Configurar" y observe como se muestra el formulario de contabilizacin por series:

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Para comenzar, pulse sobre Modificar y rellene la rejilla de contabilizacin por series. Como puede observar puede configurar la cuenta de ventas y el centro de costes, en funcin de la serie de factura, del concepto o de la tarifa. Cargue tantas lneas como necesite, al final, para guardar los datos pulse sobre Confirmar Contabilizacin por conceptos y tipos de tarifa: por defecto, la aplicacin toma la cuenta de ventas del parmetro "Cuenta de Ventas", este comportamiento, se puede alterar usando la opcin de Contabilizacin por series, explicada en el punto anterior. Pero si marca esta casilla, AmHotel permite usar la cuenta de ventas especificada en el concepto o en la tarifa. Usar contabilizacin externa: la aplicacin utiliza el formato AM/Conta de forma predeterminada. Si deseas utilizar otro formato, marca esta casilla y a continuacin marque la casilla Contaplus, A3, Zahen, Drac, EuroWin o Agresso. CCC predeterminada en cobros con tarjeta: este parmetro especifica la cuenta corriente predeterminada utilizada para el cobro con tarjetas. Fichero de enlace contable: esta parmetro establece la ubicacin del fichero de exportacin.

9. Otros

En la siguiente imagen se puede ver la seccin de otros parmetros

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a continuacin se enumeran los parmetros incluidos en esta seccin: Datos para informe INE: La seccin de INE incluye los campos que sern impresos en el informe de estadsticas del INE. Am/Hotel incluye un informe compatible con el solicitado por INE, de forma que el informe impreso puede ser enviado directamente a INE. Si prefiere rellenar los datos manualmente, imprima el informe de INE, y complete manualmente el informe impreso. Lector de Documentos Debido a la necesidad de los hoteles de agilizar el proceso de entrada mediante el uso de lectores de documentos tipo DNI, Pasaporte .. Am/Hotel ha integrado la captura de datos con los lectores Check-Service, Inhova y Gesvi. A continuacin se detallan cada uno de ellos: a) Check-Service: este sistema ha sido ideado por el banco Santander. Una vez adquirido y configurado el lector, es necesario especificar la IP y el puerto del equipo que ejecuta el API check-service. Si desea guardar una copia de las imagenes del DNI, espefiquela en el parmetro "Ruta Imagenes". b) Inhova: Para activar inhova, basta con hacer clic sobre la solapa "Inhova", marcar la casilla "Activar" y especificar la IP y el puerto del equipo que ejecuta el iCap de Inhova.

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Am Hotel c) Gesvi: Al igual que las anteriores, una vez adquirido el lector de documentos Gesvi, debe especificar la Ip y el puerto del equipo que ejecuta el GesviApi Cerradura Electrnica: AmHotel ha integrado la entrada o ckeck-in con sistemas de cerradura electrnica del tipo Inhova y Vingcard. Para ello, en el modulo de check-in, se ha incluido el botn "Grabar Tarjeta" el cual permite grabar la tarjeta que ser utilizada para abrir la puerta de la habitacin. a) Inhova: La integracin con inhova permite la comunicacin a travs de PMS serie o TCP/IP. Para activar la cerradura electrnica de inhova, haga clic sobre la solapa Inhova, marque la casilla Activar, establezca el tipo de conexin, rellene los datos de conexin, especifique el nombre del operador de inhova y marque la opcin "check-out" para que amhotel realice el proceso de check-out en inhova de forma automtica. Recuerde que en la aplicacin de inhova, es necesario activar la comunicacin a travs de PMS. Si tiene alguna duda sobre los parmetros de conexin con inhova, pongase en contacto con su distribuidor Inhova. b) Vingcard: La integracin con Vingcard permite la comunicacin a travs de PMS TCP/IP. Para activarlo, haga clic sobre la solapa VingCard, marque la casilla Activar, rellene la ip, el puerto del equipo que ejecuta la aplicacin Vingcard Visin, el nmero de licencia... Recuerde que en la aplicacin de VingCard, es necesario activar la comunicacin a travs de PMS TCP/IP. Si tiene alguna duda sobre los parmetros de conexin con VingCard, pongase en contacto con su distribuidor VingCard.

10. Control de Accesos

En la siguiente imagen se puede ver la seccin de parmetros de control de acceso

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Am/Hotel permite controlar accesos mediante el uso de la aplicacin Am/Accesos, el funcionamiento es el siguiente: Cada vez que se realiza un check-in, AmHotel incluye una nueva solapa denominada Accesos donde se detallan las autorizaciones, antes de confirmar la estancia, puede realizar las modificaciones necesarias sobre dichas autorizaciones. Al grabar la estancia, Am/Hotel se comunicar con Am/Accesos para grabar las autorizaciones. La configuracin de los horarios y niveles de acceso se puede realizar en el mantenimiento de conceptos. Para el correcto funcionamiento es necesario parametrizar: Configuracin SSB: Si su terminal es biomtrico del tipo SSB, especifique la ip, el puerto y el nmero de equipo del terminal que ser utilizado para capturar la huella de los clientes. Cada vez que se realiza un check-in, AmHotel capturar la huella de todos los alojados. Si desea excluir a los nios de la captura de huella, desmarque la casilla "Capturar huella a nios" Configuracin Ubicacin Am/Accesos: Esta seccin permite especificar la ubicacin de la base de datos de Am/Accesos.

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Am Hotel Recuerde que Am/accesos trabaja tanto con Access como con SqlServer. Rellene esta seccin en funcin del tipo de base de datos utilizada en Am/Accesos. Comunicacin con el controlador Am/Accesos: Para el correcto funcionamiento del control de accesos, el programa controlador, es necesario que siempre este en ejecucin. Para que Am/hotel pueda comunicarse con el controlador de Am/Accesos, es necesario especificar la Ip y el puerto (1111) del equipo que ejecuta dicho controlador.

Procesos
Reservas
Reservas El modulo de reservas es uno de los ms importantes del Am/hotel, pues permite registrar todas las reservas recibidas en el hotel. Este formulario es accesible desde la opcin de men "Procesos->Reservas->Reserva" o desde el acceso directo formulario: . En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de este

este modulo permite registrar la reserva de un cliente, si necesita crear una reserva de grupo, puede utilizar la opcin Reservas de Grupo. el cual muestra 6 secciones: 117

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- Barra de opciones superior:

1) Busqueda de Reservas: La funcin de busqueda de registros ha sido mejorada en el modulo de reservas para ayudarle en la busqueda de reservas. Para abrir el formulario de busqueda, haga clic sobre el botn para visualizar un formulario como el que se muestra a continuacin

Su uso es muy simple, basta con rellenar uno o varios campos de busqueda. Una vez rellenados, pulse sobre "Aceptar", este formulario se cerrar y el mantenimiento de reservas mostrar solo aquellas reservas que cumplan los criterios de busqueda. Si hay ms de una reserva, puede utilizar los botones de navegacin (Primero, ltimo, Siguiente y Anterior) para moverse por los resultados.

2) Tarifa Pactada: Esta opcin permite personalizar el precio a aplicar a la reserva, permitiendo definirlo de forma manual.

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3) Ofertas: Haga clic sobre este botn , para visualizar un listado con las ofertas compatibles y aplicar una de ellas a la reserva actual. Para ello es necesario definir las ofertas previamente a travs del mantenimiento de ofertas. Recuerde que las 2 opciones de tarificacin no puede utilizarse a la vez, es decir, o utiliza tarifa pactada u oferta.

- Datos Reserva: esta seccin esta ubicada en la solapa "Reserva" y

contiene los siguientes campos: Localizador: rellene este campo con un identificador que le ayude a identificar la reserva. Puede rellenar esta campo manualmente o activar el parmetro "Generar localizador" para que este campo se rellene automticamente. La longitud mxima para esta referencia es de 50 caracteres alfanumricos. Estado: indica el estado de la reserva, se puede elegir entre "Sin Confirmar","Confirmada" y "Anulada". Los 2 primeros estados se usan para indicar el estado de una reserva activa y pendiente de recepcionar. El estado "Anulada" se utiliza para anular la reserva y reutilizar la habitacin para otros clientes. Le recomendamos que cuando un cliente le cancele una reserva, la marque como anulada en lugar de borrarla. Nmero Reserva: este cdigo se calcula automticamente e indica el cdigo interno de la reserva. Pasajero: esta seccin consta de una serie de campos que identifican al cliente sin necesidad de darlo de alta. Estos son el nombre, nif, sexo, telefono y datos de la tarjeta de crdito. Para agilizar el trabajo y evitar tener que rellenar una ficha de cliente con estos datos, puede activar el parmetro "Crear cliente automticamente". Si esta activo y ha rellenado los datos del pasajero, AmHotel mostrar un mensaje de confirmacin para crear un cliente automticamente. Periodo de la reserva: contiene la fecha de entrada y salida prevista para la reserva. Cada vez que se aade una reserva, la fecha de entrada se rellena automticamente con la fecha actual y como fecha de salida prevista depende del nmero de das predeterminado en los parmetros.

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Am Hotel Hora Entrada: rellene esta campo con la hora de entrada prevista del cliente. Por defecto, la hora de entrada se rellena en funcin de la configuracin de los parmetros. No presentado: esta casilla indica que el cliente no se ha presentado, puede rellenarla manualmente o si ha configurado el parmetro de nmero de das para no presentado, este campo se rellena automaticamente. Pax: Esta seccin permite desglosar el pax de la reserva entre adultos, para nios y bebes. Para el caso de los nios, puede utilizar el botn detallar

la edad de los nios alojados. Las edades registradas son utilizadas en el informe de resumen de restaurante. Tiene que tener en cuenta que el pax registrado como nio o bebe estar sujetos al descuento configurado para nios. Cliente: si el cliente de la reserva ya existe en la base de datos, puede utilizar el botn "..." para buscarlo en la lista de clientes. Este campo no es necesario rellenarlo, en su lugar puede utilizar el localizador y/o el pasajero. Empresa, Agencia y Tour Operador: estos campos no son necesarios pero puede rellenarlos para indicar la procedencia de la reserva. Recuerde que estos campos no representan al cliente a facturar. Rellenar estos campos permite utilizar los filtros de empresa, agencia y touroperador del informe de facturas. 120

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Cliente Facturar: este campo consta de un selector para el grupo del cliente (Cliente,Empresa,Agencia...) y de un selector de clientes donde debe establecer el cliente a facturar. Si el cliente a facturar esta incluido en un cupo activo se activar el botn y AmHotel, intentara aplicar los precios del cupo (siempre que sea posible y que se cumple el orden de preferencia en tarifas). Para decidir manualmente, si aplicar el cupo o no, haga clic sobre el botn anterior y se mostrar el formulario de detalle de cupo Este no tiene porque coincidir con el cliente alojado. Si el cliente a facturar es diferente del cliente alojado, se activar la opcin Conceptos Contratados mediante la cual podr decidir que conceptos pagar el cliente a facturar (conceptos contratados). Esto indica que el resto de conceptos son considerados extras, es decir, los debe pagar el cliente alojados. La consideracin de "Concepto Contratado" o "Extra" se puede predeterminar en el mantenimiento de conceptos. Tipo Tarifa: Esta campo especifica la tarifa a utilizar. Dispone de 2 opciones para seleccionar la tarifa: a) Completo: el primer botn muestra un listado con todas las tarifas. b) Tarifas compatibles: haga clic sobre para acceder al listado con las tarifas compatibles. Tipo Habitacin: indica el tipo de habitacin en la cual se alojar el cliente. El valor lo puede establecer manualmente o utilizando el selector de tipos. Habitacin: indique el cdigo de la habitacin. Este puede escribirlo manualmente o utilizar alguno de los 2 botones de seleccin. El primero mostrar todas las habitaciones existentes (esten ocupadas o no), mientras que el segundo muestra solo las habitaciones libres. Con el fin de seleccionar la habitacin ms ptima sin ver el planning de ocupacin, el listado muestra los siguientes campos: - Cdigo: muestra el cdigo de la habitacin - Observaciones: muestra las observaciones de cada habitacin - Libres Entrada: este es uno de los valores que permite optimizar el uso de las habitaciones pues indica el nmero de noches libres que hay desde la ltima noche ocupada hasta la entrada de esta recepcin. - Libres Salida: este es el segundo de los valores que permite optimizar el uso de las habitaciones e indica el nmero de noches libres que hay desde la ltima noche de la estancia actual hasta la primera noche de una reserva posterior.

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Am Hotel Si el valor Libres de entrada es igual a 0 indica que la estancia coincide con una salida de otra estancia. Si el valor Libres de salida es igual a 0 indica que la salida de la estancia actual coincide con una entrada de una reserva posterior. AmHotel permite crear reservas sin habitacin, para ello basta con dejar la habitacin vaca, y especificar solo el tipo de habitacin. Recuerde que las reservas si habitacin se muestra al final del planning de reservas, utilizando el smbolo "?" y el nmero de reserva.

Usar Tarifa tipo habitacin: Este botn solo esta visible si ha configurado tarifas por tipos de habitacin. Si marca esta casilla no se tendrn en cuenta las tarifas por temporada, en su lugar se utilizarn las tarifas por tipos de habitacin Regimen: Indique el regimen de alojamiento. Puede elegir entre Solo Alojamiento (A), Alojamiento+Desayuno (AD), Media Pensin (MP) o Pensin Completa (PC) Si escoge la opcin MP o PC, puede elegir la comida de entrada. Este dato es importante para una correcta impresin del informe de restaurante. Comida de Entrada: Este campo solo esta disponible si el regimen es MP o PC, y permite registrar la comida escogida por el cliente el da de entrada. Por ejemplo, si escoge PC con cena, el ltimo da tendr desayuno y almuerzo. Por el contrario si escoge almuerzo, el ltimo da solo dispondr de Desayuno. Observaciones: este es un campo de uso libre para almacenar cualquier dato adicional de la reserva no incluido en los campos anteriores.

- Suplementos Diarios:
Esta seccin permite incluir hasta 6 suplementos diarios a la reserva.

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Am Hotel Por defecto, estas 6 casillas estan desactivadas. Si desea activarlas debe seguir los siguientes pasos: 1) Dar de alta los suplementos desde el mantenimiento de servicios 2) Configurar en los parmetros para establecer que servicios son considerados como suplementos diarios. Si desea que los descuentos por tipo de cliente se apliquen a los suplementos diarios modifique el tipo de cliente, marque la opcin Aplicar el descuento a los suplementos diarios asociados a estancia y por ltimo recuerde que el descuento solo se aplicar a aquellos suplementos que esten asociados al concepto de estancia. Estos suplementos cargan 1 unidad para cada uno de los das, si necesita modificar el nmero de unidades o aplicarlo solo para ciertos das, utilice la solapa "Gestin avanzada de suplementos"

- Tarificacin por Tramos: Si las condiciones de tarifa no son las mismas

para todo el perido de la reserva, puede hacer clic sobre la solapa Tarificacin por Tramos. reserva no es diario o necesita modificar el nmero de unidades, haga clic sobre la solapa "Gestin avanzada de suplementos" y cargue en la rejilla los suplementos necesarios.

- Gestin avanzada de suplementos: Si el suplemento a cargar en la

- Opciones de reserva:
1) Anticipos: AmHotel permite registrar anticipos en la reserva, para gestionarlos haga clic sobre el botn anticipos y se mostrar un formulario con todos los anticipos asociados a la reserva actual. Observe que el botn de anticipos se incluye un nmero que representa el nmero de anticipos creados en la reserva actual. 2) Movimientos Estancia: Al crearse una reserva, se generan unos movimientos de estancia que posteriormente (al realizar el check-in) se traspasarn a lneas de factura. Para gestionar estos movimientos haga clic sobre el botn "Movimientos Estancia". Recuerde que en esta seccin solo se registran los movimientos asociados a la estancia y los suplementos. 3) Proforma: utilice esta botn para emitir una factura proforma con el precio de la reserva actual. Esta botn tiene un doble uso, es decir, la primera vez da acceso al formulario de creacin de proforma, pero una vez creada, se mostrar el formulario de gestin facturas proforma. Si la reserva ya tiene una factura proforma asociada y necesita volver a crear una nueva, debe anular previamente la proforma anterior.

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Am Hotel 4) Enviar: utilice esta opcin para enviar un mail/fax de confirmacin, anulacin o modificacin de la reserva actual. Esta opcin puede utilizarla tantas veces como sea necesario. 5) Otros Alojados: esta opcin se utiliza cuando se necesita diferenciar a los alojados con objeto de: - Hacer cargos de forma independiente para los distintos alojados y por tanto emitir una factura diferente para cada alojado. Este tipo de alojados suele ser comn en hotel que alojan clientes del colectivo IMSERSO. Aunque tambin existe la posibilidad de emitir una sola factura. - Registrar a cada alojado en un regimen o tarifa diferente al principal. Esta botn solo esta disponible cuando en el pax de la reserva es >1. Por ejemplo, su el nmero de adultos es 4, solo se permite 3 alojados adicionales. 6) Conceptos Contratados: Esta opcin solo es visible cuando el cliente es diferente al cliente a facturar y permite establecer que conceptos se cargarn al cliente a facturar (conceptos contratados) y cuales al cliente alojado (Extras). Para ms detalles sobre su funcionamiento haga clic aqu. - Informacin adicional: este panel muestra un resumen sobre el tipo de tarificacin aplicado a la reserva

Recuerde que este panel solo es visible cuando en la reserva se utiliza un precio basado en descuento por tipo de cliente, tarifas por tramos, tarifa pactada, oferta o tarifa por tipo de habitacin Si necesita crear una nueva ficha, utilice el botn mostrarla haga clic sobre , mientras que para

Si la reserva ya ha sido recepcionada, en la barra de titulo de la reserva se mostrar el nmero de recepcin, tal como se muestra en la siguiente imagen

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Am Hotel

podemos ver como la reserva esta asociada a la recepcin num. 66. AmHotel incluye la posibilidad de solicitar el motivo del cambio de la reserva, en la siguiente imagen se puede ver el aspecto de este formulario

basta con escribir el motivo o utilizar el botn selector de textos fijos para cargar el texto del mantenimiento de textos predefinidos. Recuerde que los motivos son almacenados como incidencias. PARMETROS RELACIONADOS Tipo de regimen predeterminado Tipo de tarifa predeterminado Generar localizador automtico Hora mxima para mantener reserva Intervalo das Recalcular movimientos de estancia solo cuando los cambios afecten a facturacin Crear cliente automtico Solicitar formulario de motivo de cambio Crear cliente en AmBalneario Suplementos diarios Permitir tarifas tipos de habitacin Usar tarifas avanzadas Planning de Reservas

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Am Hotel El planning de reservas es una de los mdulos ms usados de AmHotel, pues muestra un planning que organiza las reservas y estancias por habitaciones y fechas. En la siguiente imagen se puede ver el aspecto del planning de la base de datos tutorial:

Esta ventana se adaptar al tamao de pantalla de disponible, en la imagen anterior la resolucin es de 1024x768. Si usted usa una resolucin mayor podr ver ms habitaciones y adems el ancho de cada columna ser superior. Le recomendamos que la resolucin mnima del monitor sea de 1024x768, aunque tambin es compatible con 800x600. El planning se divide en 5 zonas: 1) Filtros: a) Mes y ao: Utilice el selector de meses y de ao para establecer el mes que desea visualizar. Por defecto, se muestra el mes actual. b) Visualizar quincena: marque esta opcin para mostrar los ltimos 15 das del mes actual y los 15 primeros del mes siguiente. es muy til si estamos en los ltimos das del mes. Esta opcin

c) Mostrar detalle: Como podr observar en el planning cada reserva/estancia incluye un texto que representa el nmero de reserva y el nombre del cliente. En caso de ser una reserva, si no tiene asociado un cliente, se muestra el localizador o pasajero. En muchas ocasiones esta informacin es insuficiente, para ello marque la casilla "Mostrar Detalle" y al pasar el ratn por encima de una reserva/estancia, se mostrar un cuadro de color amarillo, tal como se muestra en la siguiente imagen

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este panel muestra un informe detallado de la reserva/estancia. Si desea acceder a la ficha de la reserva/estancia, basta con hacer doble clic sobre ella. d) Visualizar anuladas: cuando un cliente anula la reserva, puede optar por borrarla (no recomendable) o por anularla. Si borra la reserva, esta no se podr recuperar, pero si la anula puede recuperarla (en caso necesaria) y adems puede utilizar estas anulaciones con fines estadsticos. Como ya se comento en la ficha de reservas, esta tiene un campo estado, el cual incluye la posibilidad de anular la reserva. Una reserva anulada sigue estando registrada en la aplicacin pero no se tiene en cuenta para la ocupacin y la habitacin se puede reutilizar para otras reservas.

El color predeterminado para una reserva anulada es el rojo, aunque se puede configurar. e) Mostrar grupos: si ha utilizado la opcin de reservas de grupos o estancias de grupos, marque esta opcin para mostrar un pequeo tringulo naranja aquellas reservas/estancias que forman parte de un grupo. En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de un grupo cuyo localizar se genera automticamente. Como en este caso son un grupo, el localizador siempre empieza por "G"

f) Cambios habitacin: en el modulo de estancias existe la posibilidad de realizar un cambio de habitacin. Marque esta opcin para marcar con un tringulo rojo, aquellas estancias con cambios de habitacin.

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Como podr observar en la imagen anterior, si marca la opcin "Mostrar Detalle" y se pasa el ratn por encima de la estancia, el panel de detalle muestra la habitacin a la que el cliente se ha trasladado. g) Distinguir agencias: con el fin de facilitar la busqueda de reservas de agencia en el planning, marque esta casilla y el color del texto de las reservas cambiar en funcin del color especificado en su ficha o en caso de no haberlo configurado, se utilizar el color predeterminado.

En la imagen anterior se muestra 2 reservas de agencia y una normal, observe como en las dos primeras el texto esta en negrita y adems el color distinto al de las reservas normales. En este caso ambas reservas vienen marcadas con un circulo azul, esto indica que son reservas descargadas a travs del modulo de reservas on-line h) Tipo Habitacin: por defecto, se muestran todas las habitaciones almacenadas, puede utilizar este filtro para mostrar solo las de un tipo concreto.

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2) Paneles informativos: a) Ocupacin: muestra un resumen de ocupacin para el da seleccionado, el cual incluye el nmero de habitaciones libres, las ocupadas, el total de habitaciones y el nmero de personas alojadas. Para calcular la ocupacin de otro da, haga clic sobre la cabecera de la fecha.

b) Seleccin: este panel muestra un resumen de la reserva o estancia que ha seleccionado en el planning. Para realizar la seleccin basta con hacer sobre la reserva/estancia.

c) ltima: este panel contiene el resumen de la ltima reserva almacenada.

3) Planning: esta es la zona principal, la cual muestra un planning de ocupacin por habitaciones y fechas. Como podr observar cada da tiene 2 columnas, la primera para la salida y la segunda para la entrada. Este formato es necesario pues una misma habitacin puede tener dos movimientos diferentes en el mismo da, es decir, un cliente que sale y otro que entra. incluye las siguientes funcionalidades: a) Configurar el nmero de das del planning: por defecto, se muestran los datos del mes actual de forma que el nmero de das depende del mes en curso. Este comportamiento lo puede configurar cambiando el parmetro "Das Planning". En la siguiente imagen se muestra un planning configurado para 15 das. Observe como el espacio asignado a cada columna se ajusta a la resolucin de pantalla. Esta opcin es muy til si necesita maximizar el espacio de texto disponible para cada reserva/estancia.

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b) Crear una nueva reserva: Para aadir una nueva reserva, basta con hacer clic sobre la fecha de entrada y la habitacin, a continuacin, arrastrar el ratn hasta la fecha de salida (observe como el periodo se marca en color azul), hacer clic con el botn derecho y en el men que aparece debe seleccionar la opcin "Reserva sin confirmar" o "Reserva confirmada".

Si ha seguido los pasos correctamente, debe mostrarse el formulario para reserva de planning donde debe completar los datos de la reserva y pulsar sobre el botn "Aceptar" para guardarla. c) Separador de semanas: Am Hotel marca todos los sbados y domingos con un fondo diferente al resto de das con la idea de identificar visualmente las semanas.

d) Fecha Actual: por defecto la fecha actual se marca de color azul, tal como se muestra en la siguiente imagen. 130

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e) Visor Temporadas: En la parte superior del planning, se muestra una pequea banda que muestra la temporada asociada a cada uno de los das. El color utilizado para distinguir las temporadas se toma de configuracin de los tipos de temporada.

f) Bloqueo de habitaciones: Si necesita bloquear una o varias habitaciones durante un periodo, haz clic con el ratn sobre la fecha de inicio y la habitacin de inicio, a continuacin, arrastre el ratn hasta la fecha de fin y habitacin final (Observe como el periodo seleccionado se marca en color azul), haga clic sobre el botn y en el men que aparece seleccione la opcin "Bloquear Habitaciones". Ahora observe como se muestra el formulario de bloqueo de habitaciones

observe como Am/Hotel rellena de forma automtica todos los campos necesarios. Para efectuar el bloqueo de las habitaciones, simplemente haga clic sobre el botn "Aceptar". Recuerde que antes de confirmar el bloque puede realizar cambios tanto en las habitaciones, como en el periodo... Tenga en cuenta que el motivo de cambio, solo se registra como una incidencia del registro de incidencias.

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Am Hotel Para bloquear una habitacin, el campo Estado debe contener el valor "Bloqueada". Cuando el bloqueo se realiza desde el planning, el campo motivo, se rellena automticamente con el literal "Bloqueada desde planning de reservas". Para una mejor gestin de los bloqueos, cambie el motivo del bloqueo segn sus necesidades. Una vez que ha completado todos los pasos, el bloque se muestra en el planning como una banda de color gris que impide que se puedan crear reservas/estancias.

Para anular un bloque existente, utilice la opcin bloqueo de habitaciones y en el campo estado seleccione la opcin "Libre" g) Confirmacin de una reserva sin confirmar: para marcar una reserva como confirmada basta con hacer clic sobre ella, pulsar el botn derecho y en el men que aparece seleccionar la opcin "Confirmada". En funcin de la configuracin de colores del planning, el color de la reserva cambiar a "Reserva Confirmada".

h) Realizar entrada (check-in) de una reserva: el planning de reservas permite efectuar la entrada (check-in) de una reserva siempre que la fecha de entrada coincida con al fecha actual. Para ello, haga clic sobre la reserva, pulse el botn derecho y en el men que aparece

seleccione la opcin "Dar Entrada", tras lo cual se mostrar el formulario de recepciones. Utilicelo para completar la entrada del cliente en el hotel.

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Am Hotel Recuerde que una vez realizado el check-in de una reserva, esta se marca como "Registrada", pero no se borra. Este proceso se realiza de esta forma para que en el caso de borrar la recepcin, se mantenga la reserva original. i) Reserva mltiple: Si necesita crear varias reservas puede hacerlo a travs de la opcin de Reservas de Grupo o utilizar el planning. Si utiliza el planning el procedimiento es igual que el utilizado para crear una reserva, pero en vez de seleccionar una habitacin, puede seleccionar varias (tenga en cuenta que las habitaciones a reservar deben estar juntas en el planning). En la siguiente imagen podemos ver el resultado de una seleccin para 5 habitaciones. Una vez que ha seleccionado el periodo y las habitaciones, haga clic con el botn derecho y en el men que aparece seleccione el tipo de reserva (Confirmada o Sin Confirmar). A continuacin se mostrar un formulario para completar los datos de la reserva

Todas las reservas creadas a travs de este mtodo sern iguales a excepcin del nmero de habitacin. Si necesita hacer cambios sobre una reserva concreta, haga clic clic sobre ella y se mostrar la ficha de la reserva con todos sus datos. Para modificarla, haga clic sobre el botn "Modificar" j) Consultar resumen ocupacin diaria: para obtener un resumen de ocupacin de un da concreto, haga clic en la cabecera del da (observe como se muestra una columna de color azul que selecciona todo el da) y el primer panel

mostrar informacin til sobre disponibilidad: habitaciones libres, ocupadas, total de habitaciones y el pax. k) Mover una reserva de habitacin o fecha: para cambiar cualquier dato de una reserva, puede hacer doble clic sobre ella, y en la ficha que

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Am Hotel aparece realizar cualquier modificacin. Pero si el cambio a realizar es solo de fecha o habitacin, puede hacerlo directamente desde el planning. Para ello haga clic en la reserva para seleccionarla, ahora haga clic con el botn derecho en la parte izquierda de la reserva y mantengalo pulsado (observe como el icono del ratn cambia). Por ltimo, arrastre la reserva hasta la nueva ubicacin. l) Acceder la ficha de una reserva o estancia:Para mostrar la ficha de una reserva o estancia, haga doble clic sobre la reserva. 4) Leyenda de colores: En la parte inferior del planning se muestra una leyenda que explica los colores utilizados en las reservas y estancias. Am/Hotel tiene una combinacin predeterminada de estos colores, pero si lo desea puede cambiarlos a travs de los parmetros de empresa.

5) Barra de opciones: en la parte inferior tiene disponible las siguientes opciones: OPCIN DESCRIPCIN Muestra el periodo anterior, teniendo en cuenta el nmero de das configurados para el planning.Por defecto, se muestran meses completos. En este caso el botn anterior muestra el mes anterior. Muestra el periodo siguiente, teniendo en cuenta el nmero de das configurados para el planning.Por defecto, se muestran meses completos. En este caso el botn anterior muestra el mes siguiente. Utilice esta opcin para imprimir en panel una copia del planning. Esta opcin reajustar de forma automtica el ancho del planning para impresin en A4. Para facilitar la legibilidad del planning impreso, este se puede realizar el varias hojas, imprimiendo en cada una de ellas un subconjunto de habitaciones. Utilice esta opcin para refrescar las reservas y estancias del planning. Esta opcin cierre el planning.

PARMETROS RELACIONADOS Mostrar Detalle 134

Am Hotel Intervalo das no presentado Das Planning Bloqueo das completos Color predeterminado agencias Color reserva sin confirmar Color reserva confirmada Color reserva anulada Color estancia Color estancia finalizada

Anticipos AmHotel incluye la opcin de anticipos en las reservas, en las estancias, anticipos pendientes y por ltimo crear anticipos contra clientes no alojados. En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de este modulo:

Antes de comenzar a utilizar la opcin de anticipos es necesario que configure el comportamiento de los anticipos definiendo los siguientes parmetros: - Facturar todos los anticipos: Active esta opcin si deseas que se cree una factura para cada anticipo. Por defecto, la serie de factura es "A", si desea modificarla configure el parmetro "Serie Factura". El cobro del anticipo se debe realizar cobrando la factura desde Gestin de Facturas o manualmente desde el modulo de cobros en (Procesos->Tesorera->Cobros) Al facturar un anticipo se crea un factura la cual incluye una lnea "Anticipo", y una lnea de abono asociada a "Abono Anticipo".

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Am Hotel - Cobrar todos los anticipos: active esta opcin para que al crear un anticipo, se genere automticamente un movimiento caja. Los cobros de anticipos los podr ver en el apartado de anticipos del arqueo de caja. - Concepto asociado al anticipo y al abono de anticipo. Por defectos estos son "A" para el concepto de Anticipo utilizado en la factura de anticipo y "AA" para el concepto de Abono Anticipo utilizado en la lnea de abono de anticipo. Si el anticipo esta asociado a una reserva/estancia, al crearlo, se generar la lnea de abono asociada a la reserva/estancia. Si por el contrario, es un anticipo pendiente, la lnea de abono no se crear hasta que se produzca la asociacin. Como ya se comento al principio, se puede crear 3 tipos de anticipos: - Reserva/Estancia: este es el tipo de anticipo predeterminado, se crea utilizando el botn de opcin "Anticipos" ubicado en la panel derecho de opciones de reservas/estancias. En este caso la lnea de abono se crea al dar de alta el anticipo. - Anticipo pendiente: este tipo de anticipo se crea desde la opcin de men "Procesos->Reservas->Anticipos" y permite crear un anticipo pendiente, es decir, no asociado a una reserva o estancia. En este caso, no es necesario especificar un cliente (dado de alta como ficha de cliente), basta con rellenar el campo del nombre con una referencia o nombre En este caso la lnea de abono se crea al asociar el anticipo a una reserva o estancia. Una vez que se ha creado un anticipo pendiente, el proceso de asignacin a una reserva/estancia, se realiza accediendo el formulario de anticipos desde la reserva/estancia, y una vez dentro hacer clic sobre el botn para seleccionar un anticipo del listado que aparece.

- Anticipo a un cliente no alojado: Al acceder al modulo de anticipos en modo "Anticipo Pendiente", se muestra una casilla denominada "No Alojado". Al marcar esta casilla, el sistema crear un anticipo contra un cliente y como consecuencia una lnea de abono. Como podr observar en la imagen anterior, en la ficha del anticipo se incluyen los siguientes campos: - Nmero de reserva o estancia: este cdigo indica si el anticipo se asocia a una reserva o estancia. ocultado. 136 Si es un anticipo pendiente, este campo es

Am Hotel - Nmero de anticipo: valor interno de amhotel que se utiliza para identificar al anticipo. Este campo se calcula automticamente siguiente un esquema secuencia. - Fecha: Indica la fecha en la que se crea el anticipo. Este campo se rellena automticamente con la fecha actual, pero en caso necesario podr modificarlo segn sus necesidades. - Importe: rellene este campo con el importe a cobrar como anticipo. - Entregado Por: utilice esta campo para indicar el grupo (cliente, empresa, agencia o touroperador) y el nmero cliente que realiza el pago del anticipo. Si es un anticipo pendiente para una habitacin, basta con rellenar el campo del nombre, es decir, no es necesario utilizar a un cliente existente. - Forma de Pago: Utilice el selector para establecer la forma de pago. Antes de crear un anticipo o realizar un cobro, es necesario que defina las formas de pago admitidas por su establecimiento. - Tarjeta de Crdito: Este campo solo debe usarse si la forma de pago es de tipo "Tarjeta Crdito", y se utiliza para indicar el tipo de tarjeta (Visa, 4B, MasterCard...) - Observaciones: campo de texto libre donde podr especificar cualquier dato adicional a la ficha del anticipo. - Cuenta Corriente: este campo es un selector de cuentas corrientes, se utiliza para indicar la cuenta corriente a la que se realizar el pago en los casos de formas de pago como Transferencia o Tarjeta. Este dato solo es utilizado si utiliza el modulo de contabilizacin de amhotel para programas de contabilidad (Am/Conta). Si necesita especificar la cuenta corriente, antes de crear el anticipo debe crearlas en el mantenimiento de cuentas corrientes. Si necesita crear una nueva ficha, utilice el botn mostrarla haga clic sobre PARMETROS RELACIONADOS Facturar Anticipos Cobrar Anticipos Forma de pago predeterminada Concepto Abono Concepto Anticipo Serie Factura Anticipo Envo de Reserva , mientras que para

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Am Hotel Mediante el uso de esta opcin, se puede enviar al cliente un mail o fax , el cual incluye datos identificativos de la reserva tales como periodo, regimen, pax, nombre del viajero.. En la siguiente imagen se puede ver el aspecto del envo de una confirmacin de reserva.

Antes de enviar una reserva por mail o fax, es necesario configurar el modulo de comunicaciones por mail/fax y configurar parmetros de envo de reservas. Este modulo solo es accesible desde el mantenimiento de reservas y permite especificar: - Tipo Envo: este selector consta de 3 opciones donde se puede elegir entre "Confirmacin", "Anulacin" o "Modificacin". Para agilizar el trabajo, puede configurar el parmetro "Tipo de envo por defecto" - Nombre del emisor: Este nombre representa el nombre del hotel. Su valor se obtiene de la configuracin de Mail especificada en la configuracin Fax/mail - E-Mail Emisor: Este nombre representa el mail del hotel. Su valor se obtiene de la configuracin de Mail especificada en la configuracin Fax/mail

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Am Hotel

- Destinatario: Indica el cliente al que se le enva el mail/fax, su valor se obtiene del cliente grabado en la reserva. Si en la reserva no se ha especificado un cliente, este campo aparecer vaco, por lo tanto, tendr que rellenarlo manualmente. - Mail y Fax del destinatario: Indica el mail y/o fax al que se enviar la confirmacin/cancelacin/modificacin de la reserva. El mail y el fax se cargan de la ficha del destinatario. - Textos Fijos: El envo de reservas permite trabajar con 3 textos fijos configurables para cada tipo de envo, o tambin puede rellenar su contenido manualmente en cada envi. En la imagen del formato de impresin se puede ver como el formato tiene un listado con los movimientos de estancia, a continuacin, el total de la reserva, despus el texto fijo 1, texto fijo 2, las observaciones y al final se muestra el texto fijo 3. Aunque los textos fijos se cargarn automticamente, puede modificarlos segn sus necesidades. Le recomendamos el uso de textos fijos con el fin agilizar el envo de reservas. - Observaciones: Texto libre para indicar cualquier detalle adicional y de interes para el cliente. Una vez que ha rellenado todos los campos, puede optar por : a) Imprimir: enva el informe de la reserva directamente a la impresora de informes b) Visualizar: permite visualizar en pantalla el informe de la reserva. c) Mail: Esta opcin requiere que se configure la cuenta de correo de origen usada para enviar la reserva. Si esta todo configurado y el formulario esta correctamente rellenado el informe de la reserva se enviar como un PDF adjunto al e-mail especificado en el campo "E-mail destino" d) Fax: Esta opcin requiere que se configure el fax utilizado para enviar la reserva. El informe es enviado al telfono indicado en el campo "Fax Destino" a travs del fax configurado en modulo en AmHotel. En al siguiente imagen se puede ver el formato de impresin estandar para el envo de reservas:

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Como se puede observar consta de una cabecera donde se indican datos de la reserva como el pasajero, pax, periodo y el nmero de habitacin. A continuacin, se detallan todos los conceptos incluidos en al reservas (estancia y suplementos). Por ltimo, se muestra la seccin de textos fijos y suplementos. Am Hotel incluye la posibilidad de personalizar el formato de impresin, por lo que si su hotel necesita cambios en este formato pongase en contacto con el departamento de soporte de Am System para analizar y valorar la viabilidad de los cambios solicitados. Para cambiar el modelo estandar de envo de reservas, configure el parmetro "Modelo Envio Reservas" PARMETROS RELACIONADOS Tipo de envo predeterminado Mail de emisor Nombre del emisor Concepto estancia 140

Am Hotel Modelo envo reserva Impresora de informes Ruta Logotipo Grfico Nmero de copias en el envo de la reserva Seleccionar impresora al enviar la reserva Textos fijos para Confirmacin Textos fijos para Anulacin Textos fijos para Modificacin Configuracin SMTP para envo de e-mails.

Planning de Cupos Este planning es similar al planning de reservas, pero esta especificamente diseado para facilitar el trabajo con agencias llevando un control diario de las habitaciones disponibles para cada agencia en funcin del cupo contratado. Para acceder a esta opcin puede utilizar la opcin de men "Procesos>Reservas->Planning de Cupos" o el botn de acceso directo la barra de botones superior de Am/Hotel ubicado en

Como puede observar en la imagen anterior, este modulo se divide en las siguientes secciones: a) Cabecera En esta seccin se incluyen campos para filtrar el contenido del planning tales como: 141

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1. Fecha Referencia: Esta fecha permite especificar la fecha de inicio del planning. Por defecto, esta fecha se inicializa con la fecha actual.

2. Ver Detalle: activando esta opcin, Am/Hotel muestra un pequeo texto de ayuda sobre la disponibilidad para cada cupo y da. 3. Cliente: Por defecto, el visor de estado de cupo muestra todas las agencias, utilice este selector de agencias para mostrar solo los cupos de una determinada agencia. Este selector de clientes consta de un selector de grupo (Cliente, Empresa, Agencia..) y luego el selector de ficha.

b) Leyenda Esta leyenda de colores muestra el significado de cada uno de los colores utilizados en el planning de cupos.

Actualmente no existen parmetros para configurar los colores utilizados en el planning de cupos. c) Resumen de ocupacin Este panel muestra un resumen de ocupacin diario. El aspecto de este panel se puede ver en la siguiente imagen

donde se muestra la siguiente informacin diaria: 1. Estancias: Indica el nmero estancias registradas 2. Reservas: indica el nmero de reservas activas (confirmadas y sin confirmar) 3. Bloqueadas: muestra el nmero de habitaciones bloqueadas. 142

Am Hotel

4. Ocupacin Total: esta fila muestra el total de habitaciones ocupadas, se calcula como Estancias+Reservas+Bloqueos 5. Libres: Teniendo en cuenta el total de habitaciones, se muestra el nmero de habitaciones libres sin tener en cuenta los cupos. Su valor se calcula como Total Habitaciones - Ocupacin Total 6. Libres-Cupos: Este dato es el realmente til pues muestra cuantas habitaciones tengo libres, teniendo en cuenta las habitaciones ocupadas y los cupos contratados con agencias. Con el fin de ayudar a identificar visualmente las semanas, se muestra un columna de color en todos los domingos del ao. d) Visor de estado de cupo Este panel le ayudar a registrar la reserva de una agencia visualizando un planning mensual, tal como se muestra en la siguiente imagen

Este planning se organiza mostrando en la primera columna el cdigo de tipo de habitacin y el nombre de la agencia y en el resto de columnas (30 das a partir de la fecha de referencia) la disponibilidad por da. Observe como se muestra una lnea para por cada tipo de habitacin y cupo. Por ejemplo, en la imagen anterior podemos ver como el hotel tiene un cupo con la agencia Virginia Tour de forma que este incluye habitaciones individuales y triples. Para cada da, tipo de habitacin y agencia se muestra

Release: este periodo es configurable por agencia y especifica los das de antelacin para el registro de una reserva. Por ejemplo, si es 01/09 y el release es de 5 das, indica que solo se deberan admitir reservas cuya entrada sea el da 06/09 o posterior. Si por necesidad, es necesario crear una reserva que incumpla el release, el sistema le avisar aunque le permitir registrarla.

Habitaciones disponibles: indica el nmero de habitaciones libres por agencia y tipo de habitacin. Este dato se muestra de forma diaria y puede ser de 3 tipos: 1. Habitaciones fijas: indica que habitaciones contratadas con la agencia es fijo. Los das muestran con el fondo de color verde En

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Am Hotel la imagen anterior podemos ver como tenemos contratadas con agencias 2 habitaciones individuales, 2 triples y 3 dobles. 2. Venta Libre: el sistema de venta libre se basa en que una agencia nos puede enviar reservas siempre que existan habitaciones libres y que cumplan el release. Estos das se muestran de color amarillo y en el lugar de mostrar el nmero de habitaciones se muestra el identificador VL. 3. Habitaciones fijas + venta libre: Esta ltima opcin es una combinacin de las dos anteriores, permitiendo la venta libre, pero al cerrar la venta libre la agencia tiene aseguradas X habitaciones fijas. En el ejemplo anterior, se puede ver como la ltima lnea muestra los das con el fondo amarillo (venta libre) y adems tiene contradas 2 habitaciones triples.

Cierre de ventas: Am/Hotel realiza el cierre de ventas de forma automtica cuando una agencia ha completado su cupo en un da mostrandolos en color rojo. Adicionalmente, se puede realizar un cierre de ventas de forma manual, aunque la agencia no haya completado su Si intenta registrar una reserva y en alguna de sus noches hay cupo. cierre de ventas, el sistema le avisar pero en caso necesario podr grabar la reserva.

Este planning permite realizar las siguientes operaciones: 1. Mostrar un resumen del cupo Para obtener un resumen del contrato de un cupo, marque la opcin "Mostrar Detalle" y pase el ratn por el nombre de la agencia. En la siguiente imagen se puede ver el resultado de pasar el ratn sobre el cupo "[DB] Virginia Tour"

mostrando un panel amarillo que contiene el periodo de validez, total de habitaciones contratadas, si tiene venta libre, el tipo de habitacin, el mnimo nmero de noches y los das de la semana permitidos (en el formato LMXJVSD). 2. Crear una nueva reserva Este planning le ayudar a crear reservas de agencias pues le muestra para cada agencia el nmero de habitaciones disponibles

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Am Hotel por da y por tipo de habitacin. El proceso es igual al del planning de reservas, es decir, haga clic sobre la fecha de inicio y arrastre el ratn hasta la ltima noche, a continuacin, haga clic con el botn derecho y en el men que aparece seleccione la opcin "Reserva Sin Confirmar" o "Reserva Confirmada"

Si la fecha de entrada cumple el release y no hay cierre de ventas, se mostrar la ficha de reserva rellenando de forma automtica el periodo de reserva, el tipo de habitacin, la agencia y el nmero de habitacin. El nmero de habitacin se calcula de forma automticamente ofreciendo la habitacin ms ptima. Si durante el periodo de la reserva hay algn da con cierre de ventas, el sistema le avisar de tal situacin y le pedira confirmacin para grabar la reserva. Una vez que la reserva se ha grabado, el resumen de ocupacin y el estado da del cupo se actualizaran automticamente. 3. Ver Detalle Disponibilidad Para obtener el detalle sobre la disponibilidad de un da y agencia, marque la casilla "Mostrar Detalle" y, a continuacin, pase el ratn por un da concreto y se mostrar una pequeo panel que le informa del nmero de habitaciones ocupadas y disponibles.

4. Cierre de ventas Como ya comentamos antes, el cierre de ventas se realiza de forma automtica cuando una agencia ha reservado el nmero de habitaciones que tenia contradas. A continuacin vamos a explicar como realizar un cierre de ventas manual. Para ello, haga clic sobre la fecha de inicio y arrastre el ratn hasta la fecha de fin, a continuacin, haga clic sobre el botn derecho y en el men que

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Am Hotel aparece debe seleccionar una de las dos opciones para cerrar las ventas: - Cierre de Ventas: permite cerrar ventas sobre un cupo con un nmero de habitaciones contratadas fijo. - Cierre de Venta Libre: permite cerrar ventas sobre un cupo con venta libre. Recuerde que un cupo puede configurar con venta libre y adems con un nmero de habitaciones fijas. En este caso, primero se debe cerrar la venta libre y despus cuando haya consumido su cupo de habitaciones fijas, debe proceder a cerrar ventas. En la siguiente imagen podemos ver el aspecto inicial del formulario de cierre de ventas

donde puede especificar la siguiente informacin:

Motivo del cierre: Este campo lo puede rellenar de forma manual o utilizar el botn de Texto Fijo para asignar un texto pre-configurado. Configuracin mail destinatario: Esta seccin contiene el nombre, el mail del destinatario y el asunto. Tanto el nombre como el mail se toma de la ficha de la agencia Mensaje: este texto es una descripcin del cierre de ventas, es decir, el periodo y el tipo de habitacin. Am/Hotel rellena automticamente este campo pero si lo necesita puede cambiarlo o utilizar el botn Texto Fijo para carga un texto predefinido

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Am Hotel Una vez que ha completado todos los campos del formulario puede enviar un mail y/o simplemente registrar el cierre de ventas. OPCIN DESCRIPCIN Registra el cierre de ventas el el periodo establecido y en el tipo de habitacin. Observe que estos datos se muestran en la cabecera. Pulse sobre este botn para enviar un mail a la agencia con el motivo y la descripcin especificada. Cierre el formulario sin realizar ningn cambio.

e) Opciones OPCIN DESCRIPCIN Haga clic sobre esta opcin para imprimir el resumen de ocupacin y el planning de estado de cupo. La impresin se realiza sobre la impresora predeterminada En una instalacin de red pueden existir varios ordenadores registrado reservas, estancias... Utilice esta opcin para refrescar la informacin del resumen de ocupacin y el estado de cupo. Cierre el planning de cupos.

PARMETROS RELACIONADOS Configuracin SMTP para envo de e-mails.

Recepciones
Recepciones / Estancias El modulo de recepciones o estancias es un modulo fundamental pues le permite realizar la entrada de clientes (check-in), gestionar el parte de viajero, los cargos habitacin, cambios de habitacin, acceso a la factura de la habitacin... y otras muchas opciones que se detallaran a continuacin. Este modulo es accesible desde la opcin "Ficheros->Recepciones->Recepcin (Check-IN)" o desde el acceso directo ver el aspecto de este formulario: . En la siguiente imagen se puede

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Am Hotel

este modulo permite registrar la entrada de una habitacin en el hotel, si necesita dar entrada a un grupo, puede utilizar la opcin Recepciones de Grupo. Como puede observar en la imagen anterior, el modulo de estancia se divide en las siguientes secciones:

- Barra de opciones superior:

La barra de opciones superior es similar al del resto de mantenimientos pero tiene 4 opciones importantes 1) Busqueda de Estancias: La funcin de busqueda de registros ha sido mejorada en el modulo de estancias/recepciones para ayudarle en la busqueda de recepciones. Para abrir el formulario de busqueda, haga clic sobre el botn muestra a continuacin para visualizar un formulario como el que se

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Su uso es muy simple, basta con rellenar uno o varios campos de busqueda. Una vez rellenados, pulse sobre "Aceptar", este formulario se cerrar y el mantenimiento de recepciones mostrar solo aquellas reservas que cumplan los criterios de busqueda. Si hay ms de una recepcin, puede utilizar los botones de navegacin (Primero, ltimo, Siguiente y Anterior) para moverse por los resultados. Si la estancia que busca esta finalizada, seleccione la opcin "Todas" en el campo "Mostrar" y vuelva a intentarlo.

2) Tarifa Pactada: Esta opcin permite personalizar el precio a aplicar a la estancia, permitiendo definirlo de forma manual.

3) Ofertas: Haga clic sobre este botn , para visualizar un listado con las ofertas compatibles y aplicar una de ellas a la recepcin actual. Para ello es necesario definir las ofertas previamente a travs del mantenimiento de ofertas. Recuerde que las 2 opciones de tarificacin no puede utilizarse a la vez, es decir, o utiliza tarifa pactada u oferta.

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Am Hotel 4) Filtro de Estancias: En la parte derecha de la barra de opciones se muestra el selector "Mostrar" el cual permite filtrar las recepciones a visualizar. Por defecto, solo se muestran las recepciones activas (pendientes de finalizar), pero tambin puede escoger la opcin "Todas" y Am/Hotel mostrar todas las recepciones finalizadas y pendientes de finalizar. Recuerde que una estancia debe finalizarse cuando el cliente se marcha del hotel, esto permitir dar una entrada nueva en la misma habitacin Si busca una recepcin anterior y no la encuetra, esto se debe a que por defecto solo se muestran las activas.

- Datos Estancia: esta seccin esta ubicada en la solapa "Recepcin" y contiene los siguientes campos: Localizador Resv.: este campo no es necesario rellenarlo, se carga automticamente con el localizador de la reserva. Si la estancia no tiene una reserva previa, puede rellenarlo con un identificador, aunque recuerde que este campo no es obligatorio.
La longitud mxima para esta referencia es de 50 caracteres alfanumricos. Matricula: este campo permite registrar la matricula del coche utilizado por el alojado en la habitacin. Este campo no es necesario rellenarlo, pero si lo hace podr obtener un listado de matriculas. Nmero Estancia: este cdigo se calcula automticamente e indica el cdigo interno de la recepcin. Recuerde que este cdigo no tiene porque coincidir con el nmero de reserva. Si la estancia tiene una reserva asociada, su cdigo se muestra en la barra de titulo de este formulario.

Periodo de estancia: contiene la fecha de entrada, salida prevista y salida real de la estancia actual. La fecha de salida real, se establece automticamente al finalizar la recepcin. Cada vez que se aade una recepcin, la fecha de entrada se rellena automticamente con la fecha actual y como fecha de salida prevista depende del nmero de das predeterminado en los parmetros.

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Am Hotel Hora Entrada: rellene esta campo con la hora de entrada real del cliente. Por defecto, la hora de entrada se rellena automticamente con la hora actual. Pax: Esta seccin permite desglosar el pax de la reserva entre adultos, nios y bebes. Para el caso de los nios, puede utilizar el botn para detallar

la edad de los nios alojados. Las edades registradas son utilizadas en el informe de resumen de restaurante. Tiene que tener en cuenta que el pax registrado como nio o bebe estar sujetos al descuento configurado para nios. Cliente: si el cliente no esta dado de alta, es necesario hacerlo utilizando el botn , o si ya existe puede utilizar el botn "..." para buscarlo en la lista de clientes. Este campo es obligatorio rellenarlo. Empresa, Agencia y Tour Operador: estos campos no son necesarios pero puede rellenarlos para indicar la procedencia de la reserva. Recuerde que estos campos no representan al cliente a facturar. Rellenar estos campos permite utilizar los filtros de empresa, agencia y touroperador del informe de facturas. Cliente Facturar: este campo consta de un selector para el grupo del cliente (Cliente,Empresa,Agencia...) y un selector de clientes donde debe establecer el cliente a facturar. Si el cliente a facturar esta incluido en un cupo activo se activar el botn y AmHotel, intentara aplicar los precios del cupo (siempre que 151

Am Hotel sea posible y que se cumple el orden de preferencia en tarifas). Para decidir manualmente, si aplicar el cupo o no, haga clic sobre el botn anterior y se mostrar el formulario de detalle de cupo Este no tiene porque coincidir con el cliente alojado. Si el cliente a facturar es diferente del cliente alojado, se activar la opcin Conceptos Contratados mediante la cual podr decidir que conceptos pagar el cliente a facturar (conceptos contratados). Esto indica que el resto de conceptos son considerados extras, es decir, los debe pagar el cliente alojados. La consideracin de "Concepto Contratado" o "Extra" se puede predeterminar en el mantenimiento de conceptos. Tipo Tarifa: Esta campo especifica la tarifa a utilizar. Dispone de 2 opciones para seleccionar la tarifa: a) Completo: el primer botn muestra un listado con todas las tarifas. b) Tarifas compatibles: haga clic sobre para acceder al listado con las tarifas compatibles. Tipo Habitacin: indica el tipo de habitacin en la cual se alojar el cliente. El valor lo puede establecer manualmente o utilizando el selector de tipos. Habitacin: indique el cdigo de la habitacin. Este puede escribirlo manualmente o utilizar alguno de los 2 botones de seleccin. El primero mostrar todas las habitaciones existentes (esten ocupadas o no), mientras que el segundo muestra solo las habitaciones libres. Con el fin de seleccionar la habitacin ms ptima sin ver el planning de ocupacin, el listado muestra los siguientes campos: - Cdigo: muestra el cdigo de la habitacin - Observaciones: muestra las observaciones de cada habitacin - Libres Entrada: este es uno de los valores que permite optimizar el uso de las habitaciones pues indica el nmero de noches libres que hay desde la ltima noche ocupada hasta la entrada de esta recepcin. - Libres Salida: este es el segundo de los valores que permite optimizar el uso de las habitaciones e indica el nmero de noches libres que hay desde la ltima noche de la estancia actual hasta la primera noche de una reserva posterior. Si el valor Libres de entrada es igual a 0 indica que la estancia coincide con una salida de otra estancia. Si el valor Libres de salida es igual a 0 indica que la salida de la estancia actual coincide con una entrada de una reserva posterior.

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Usar Tarifa tipo habitacin: Este botn solo esta visible si ha configurado tarifas por tipos de habitacin. Si marca esta casilla no se tendrn en cuenta las tarifas por temporada, en su lugar se utilizarn las tarifas por tipos de habitacin Regimen: Indique el regimen de alojamiento. Puede elegir entre Solo Alojamiento (A), Alojamiento+Desayuno (AD), Media Pensin (MP) o Pensin Completa (PC) Si escoge la opcin MP o PC, puede elegir la comida de entrada. Este dato es importante para una correcta impresin del informe de restaurante. Comida de Entrada: Este campo solo esta disponible si el regimen es MP o PC, y permite registrar la comida escogida por el cliente el da de entrada. Por ejemplo, si escoge PC con cena, el ltimo da tendr desayuno y almuerzo. Por el contrario si escoge almuerzo, el ltimo da solo dispondr de Desayuno. Observaciones: este es un campo de uso libre para almacenar cualquier dato adicional de la estancia.

- Suplementos Diarios:
Esta seccin permite incluir hasta 6 suplementos diarios a la reserva.

Por defecto, estas 6 casillas estan desactivadas. Si desea activarlas debe seguir los siguientes pasos: 1) Dar de alta los suplementos desde el mantenimiento de servicios 2) Configurar en los parmetros para establecer que servicios son considerados como suplementos diarios. Si desea que los descuentos por tipo de cliente se apliquen a los suplementos diarios modifique el tipo de cliente, marque la opcin Aplicar el descuento a los suplementos diarios asociados a estancia y por ltimo recuerde que el descuento solo se aplicar a aquellos suplementos que esten asociados al concepto de estancia. Estos suplementos cargan 1 unidad para cada uno de los das, si necesita modificar el nmero de unidades o aplicarlo solo para ciertos das, utilice la solapa "Gestin avanzada de suplementos"

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me muestra un listado con las reservas pendientes de recepcionar. Para dar entrada a una reserva haga doble clic sobre la reserva o pulse sobre el botn "Incorporar", a continuacin, observe como el formulario de estancias se rellena con los datos de la reserva, ahora solo falta completar la ficha de recepcin y pulsar sobre "Confirmar". En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de este listado

- Reservas pendientes Check-In: En la seccin derecha de este formulario

Las opciones asociadas a este listado son: - Mostrar por: puede optar por ordenar el listado por fecha, por habitacin o por localizador. La opcin predeterminada es Fecha. Esta

- Mostrar Localizador: Muestra el localizador de cada reserva. opcin viene marcada por defecto

- Mostrar Pasajero: Si marca esta opcin, en lugar de mostrar el localizador se muestra el pasajero. - Mostrar No Presentados: marque esta casilla para ver las reservas no presentadas (NO SHOW). Para el correcto funcionamiento del no show es necesario configurarlo los parmetros de empresa. - Incluir reservas de grupo: esta opcin permite incluir las reservas asociadas a un grupo. Por defecto, no se incluyen ya que las reservas de grupo, pueden recepcionarse a travs del formulario de recepciones de grupo. Recuerde que una reserva de un grupo puede recepcionarse de forma individual desde el modulo de recepciones sin que se pierda la referencia del grupo y sin que afecte al resto de reservas del grupo. - Incorporar reserva: permite incorporar una reserva a una nueva recepcin

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Am Hotel - Modificar reserva: haga clic sobre este botn para modificar la reserva seleccionada. - Localizar reserva: en el ejemplo anterior hay unas 9 reservas, buscar una en concreto es rpido, pero para facilitar el trabajo cuando el nmero de reservas pendientes aumenta, hemos incluido esta opcin. La cual muestra un buscador de reservas por localizador

Su uso es muy simple, basta con introducir el localizador y pulsar sobre Recuerde que este buscador no busca por subcadenas, es buscar. decir, es necesario introducir el localizador completo. Si la busqueda tiene xito, se seleccionar automticamente la reserva buscada. Por defecto, el listado muestra las reservas que se pueden recepcionar hoy. Para cambiar este comportamiento puede configurar el nmero de das anteriores a mostrar y el nmero de das posteriores.

- Tarificacin por Tramos: Si las condiciones de tarifa no son las mismas

para todo el perido de la reserva, puede hacer clic sobre la solapa Tarificacin por Tramos.

- Gestin avanzada de suplementos: Si el suplemento a cargar en la

reserva no es diario o necesita modificar el nmero de unidades, haga clic sobre la solapa "Gestin avanzada de suplementos" y cargue en la rejilla los suplementos necesarios.

- Opciones de estancia:
1) Anticipos: AmHotel permite registrar anticipos en la estancia, para gestionarlos haga clic sobre el botn anticipos y se mostrar un formulario con todos los anticipos asociados a la estancia actual. Observe que el botn de anticipos se incluye un nmero que representa el nmero de anticipos creados en la estancia actual. Si el anticipo se creo en la reserva, al recepcionarla, el anticipo se traspasa automticamente a la estancia. 2) Finalizar: Esta opcin finaliza la estancia actual, cierra la habitacin y permite la recepcin de nuevas reservas en la habitacin.

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Am Hotel Si la fecha de finalizacin es anterior a la fecha de salida, le aparecer un mensaje indicando si quiere finalizarla con la fecha actual o con la fecha de salida prevista.

Si finaliza la recepcin porque el cliente se marcha antes de lo previsto, haga clic en el botn "Si", esto anular los cargos posterior a la fecha de finalizacin, es decir, si la recepcin es del 21/09/2009 al 30/09/2009 pero finaliza con fecha 25/09/2009, los cargos a partir del 25 sern anulados. Si este no es el caso, haga clic en "No",y la recepcin se finalizar con la fecha de salida prevista y no afectar a los cargos. Finalizar una estancia actualiza la fecha de salida real con la fecha de finalizacin. Una incidencia muy comn es facturar el da de entrada y finalizar tambin en da de entrada. Esto provoca que la fecha de salida real se iguale a la fecha de entrada, lo que provoca que la recepcin no sea visible en el planning. Para evitar este caso, finalice la recepcin SOLO cuando cliente se marche de la habitacin. Adems, debe tener en cuanta que si finaliza con la fecha de entrada, no podr hacer adicionales a la habitacin. Si dispone del sistema de cerradura electrnica inhova, y lo tiene configurado para realizar el check-out de forma automtica, cada vez que finalice una estancia se realizar el check-in sobre Inhova

Para correcto funcionamiento de la comunicacin entre Am/Hotel e Inhova es necesario configurar los parametros de conexin con el PMS de inhova y configurar inhova para activar el PMS por TCP. 3) Anular Salida: este botn solo esta activo en las estancias finalizadas. Haga clic sobre l, para anular la finalizacin. Este proceso anular el contenido de la fecha de salida real. 156

Am Hotel

4) Bienvenido: utilice esta opcin para imprimir una ficha de bienvenido de la estancia actual. Esta ficha suele constar de 2 secciones, una para el cliente y otra para el hotel, esta ltima debe ser firmada por el cliente. En ocasiones es necesario imprimir unas observaciones personalizadas para cada estancia, en tal caso active el parmetro Solicitar observaciones al imprimir, y al imprimir la ficha de bienvenido, se mostrar el siguiente formulario

donde puede rellenar el campo observaciones y de manera opcional el precio del garaje. Si el proceso de impresin se realiza correctamente, se mostrar la tarjeta de bienvenido predeterminada

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Am Hotel Si en la estancia se registran otros alojados, antes de efectuar la impresin, se mostrar un listado con el cliente principal y el resto de alojados.

Marque la columna "Imprimir" para especificar a que clientes desea imprimirles una tarjeta de bienvenido. Por defecto, se imprime una tarjeta por cada alojado adicional. Recuerde que solo de dar de alta a otros alojados cuando las condiciones de tarifa y/o regimen sean diferentes al principal o cuando el otro alojado desee una factura independiente a la del alojado principal (Colectivo IMSERSO) El formato de impresin de esta ficha se puede personalizar (dentro de unos limites). Por ejemplo, si dispone de una ficha de bienvenido de imprenta, puede remitirla a AM SYSTEM para que el departamento de soporte evale la viabilidad de la integracin. 5) Partes Viajero: esta opcin permite detallar los partes de viajero asociados a la estancia actual. Si se activa el parmetro "Crear Parte Viajero al aadir cada Recepcin", y se rellenan todos los datos exigidos por la polica, al crear la estancia, se crear el parte de viajero de forma automtica. Si necesita aadir ms partes de viajero, basta con hacer clic sobre este botn, y rellenar una ficha para cada alojado mayor de 16 aos. Observe que el botn de partes de viajero se incluye un nmero que representa el total de partes de viajeros asociados la estancia actual. Al final del da debe utilizar la opcin Generar Disco para crear fichero de partes de viajero, el cual debe ser remitido a la polica o guardia civil segn sus indicaciones. Para cada estancia debe rellenar tantos partes de viajeros como adultos haya especificado.

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Am Hotel Si el proceso de creacin automtico de partes falla, por falta de datos en la ficha del cliente, el sistema avisar del dato que falta y el parte deber rellenarse de forma manual. Para una correcta gestin de los partes de viajero, se recomienda rellenar completamente la seccin "Datos de la Polica" de la ficha del cliente. Recuerde que la ley obliga a registrar cualquier alojado mayor de 16 aos , imprimir la ficha del parte viajero, que esta sea firmada por el alojado. 6) Movimientos Estancia: Al crear una estancia, se generan unos movimientos de estancia que posteriormente se traspasarn a lneas de factura. Para gestionar estos movimientos haga clic sobre el botn "Movimientos Estancia". Recuerde que en esta seccin solo se registran los movimientos asociados a la estancia y los suplementos. Si necesita realizar cargos adicionales utilice la opcin "Cargos Habitacin" o "Cargos Cliente" 7) Cambio de Habitacin: esta opcin permite efectuar un cambio de habitacin sobre una estancia activa. El proceso de cambio de habitacin divide una estancia en 2 partes, la estancia actual se finaliza (permitir realizar otras entradas en la habitacin) con la fecha de cambio y se crea una nueva estancia desde la fecha de cambio hasta la fecha de salida prevista de la estancia original. A continuacin, se muestra el aspecto del formulario de cambio de habitacin

como podr observar en la cabecera se muestra la habitacin y el periodo de estancia original. Para realizar el cambio de habitacin debe rellenar:

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Am Hotel - Fecha Cambio: indique la fecha en la que desea realizar el cambio. Por defecto, la fecha es se toma del sistema operativo. - Hora: rellene esta campo con la hora en la que se realiza el cambio. Por defecto, la hora se toma de la hora del sistema operativo. - Tipo de Habitacin: indica el tipo de habitacin al que se cambiar el cliente. Por defecto, el tipo es el mismo que el de la habitacin original. - Habitacin: este es campo ms importante para el cambio de habitacin pues especifica la nueva habitacin que asignaremos al cliente. Si el proceso concluye correctamente se crear una nueva estancia cuya fecha de entrada es la fecha de cambio y cuya fecha de salida prevista es la misma que la estancia original. En la siguiente imagen se muestra el aspecto de este cambio de habitacin en el planning de reservas

Para diferencias las estancias con cambios de habitacin marque la opcin "Cambios Habitacin" del planning de reservas y se mostrar una pequea marca roja en la esquina superior derecha. Para facturar una estancia con cambio de habitacin, basta con facturar la ltima habitacin y Am/hotel cargar automticamente los cargos pendientes de todas las habitaciones en las que el cliente haya estado alojado. Antes de realizar el cambio de habitacin, se comprueba que no existan cargos pendientes a partir de la fecha de cambio (Se excluyen de la comprobacin los que estan asociados a la estancia) Recuerde que puede realizar tantos cambios de habitacin como sean necesario. 8) Otros Alojados: esta opcin se utiliza cuando se necesita diferenciar a los alojados con objeto de: - Hacer cargos de forma independiente para los distintos alojados y por tanto emitir una factura diferente para cada alojado. Este tipo de alojados suele ser comn en hotel que alojan clientes del

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Am Hotel colectivo IMSERSO. Aunque tambin existe la posibilidad de emitir una sola factura. - Registrar a cada alojado en un regimen o tarifa diferente al principal. Esta botn solo esta disponible cuando en el pax de la reserva es >1. Por ejemplo, su el nmero de adultos es 4, solo se permite 3 alojados adicionales. 9) Capturar DNI/PASS: si dispone de un escaer de documentos del tipo (Check-Service, Bancor, Inhova y Gesvi), puede utilizar esta opcin para capturar los datos de cliente a partir del DNI o Pasaporte. 10) Cargos Habitacin: esta opcin permite acceder a los cargos pendientes asociados a la estancia actual. 11) Check-Out: haga clic sobre este botn para facturar los cargos pendientes de la estancia actual. 12) Grabar Tarjeta: esta opcin solo esta disponible si tiene instalado un sistema de cerradura electrnica del tipo Inhova o VingCard. Haga clic sobre este botn para grabar la tarjeta de acceso a la habitacin. 13) Conceptos Contratados: Esta opcin solo es visible cuando el cliente es diferente al cliente a facturar y permite establecer que conceptos se cargarn al cliente a facturar (conceptos contratados) y cuales al cliente alojado (Extras). Para ms detalles sobre su funcionamiento haga clic aqu. 14) Historial Balneario: esta opcin solo esta disponible si tiene instalado Am/Balneario o Am/Spa, puede utilizar esta opcin para acceder al historial de balneario/spa del cliente alojado. 15) Planning Balneario:esta opcin solo esta disponible si tiene instalado Am/Balneario o Am/Spa, puede utilizar esta opcin para acceder al planning de tratamientos del balneario/spa. 16) Cargos Balneario:esta opcin solo esta disponible si tiene instalado Am/Balneario o Am/Spa, puede utilizar esta opcin para acceder al modulo de cargos pendientes de facturar en balneario. Esta opcin es muy til para comprobar si un cliente tiene cargos pendientes en balneario. Para el correcto funcionamiento de las 3 opciones de balneario, es necesario que aada la ubicacin de la base de datos de balneario a travs de la opcin "Ubicacin de Otras Aplicaciones" Am/Hotel y Am/Balneario utilizan una base de datos de clientes independiente. Por esta razn, para la correcta comunicacin entre hotel y balneario es necesario que los clientes que se creen en hotel

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Am Hotel tambin sean creados en balneario. Para ayudar en esta tarea debe activar el parametro "Al crear un cliente, crear copia en balneario" para mantener el fichero de clientes sincronizado entre hotel-balneario. - Informacin adicional: este panel muestra un resumen sobre el tipo de tarificacin aplicado a la reserva

Recuerde que este panel solo es visible cuando en la reserva se utiliza un precio basado en descuento por tipo de cliente, tarifas por tramos, tarifa pactada, oferta o tarifa por tipo de habitacin Si necesita crear una nueva ficha, utilice el botn mostrarla haga clic sobre , mientras que para

Si la reserva ya ha sido recepcionada, en la barra de titulo de la reserva se mostrar el nmero de recepcin, tal como se muestra en la siguiente imagen

podemos ver como la reserva esta asociada a la recepcin num. 66. AmHotel incluye la posibilidad de solicitar el motivo del cambio de la reserva, en la siguiente imagen se puede ver el aspecto de este formulario

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basta con escribir el motivo o utilizar el botn selector de textos fijos para cargar el texto del mantenimiento de textos predefinidos. Recuerde que los motivos son almacenados como incidencias. PARMETROS RELACIONADOS Tipo de regimen predeterminado Tipo de tarifa predeterminado Generar localizador automtico Hora mxima para mantener reserva Intervalo das Recalcular movimientos de estancia solo cuando los cambios afecten a facturacin Crear cliente automtico Solicitar formulario de motivo de cambio Crear cliente en AmBalneario Suplementos diarios Permitir tarifas tipos de habitacin Crear Parte Viajero Imprimir parte de viajero Permitir dar entrada en habitaciones sin finalizar

Movimientos de Estancia Este formulario contiene los movimientos de estancia de una reserva/estancia. En la siguiente imagen se puede ver un ejemplo de los movimientos de estancia para una reserva que incluye movimientos diarios de estancia y suplementos:

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Este formulario consta de 5 secciones: 1) Rejilla de Movimientos: Esta rejilla contiene todos los movimientos asociados a la reserva/estancia. Para cada movimiento se muestra la fecha, el tipo de tarifa, el regimen, el servicio, el concepto, las unidades, el precio y por ltimo el descuento. En esta rejilla hay 2 tipos de lneas, las automticas son las generadas por AmHotel en base a la reserva/estancia, mientras que las que son aadidas mediante el botn inferior "Aadir", son consideradas manuales. 2) Panel de seleccin: Este panel consta de 3 botones para seleccionar todas las lneas, solo las manuales o solo las automticas. 3) Panel de asignacin: Utilice este panel para modificar el tipo de tarifa, el concepto, el precio y el regimen de todos los movimientos de estancia. Su funcionamiento consiste en rellenar todos o parte de los 4 campos y pulsar sobre 4) Panel de Totales: La seccin totales muestra el total con los impuestos desglosados. 5) Barra de opciones inferior: se incluyen botones para las siguientes operaciones a) Aadir nuevos movimientos (se considerarn manuales)

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Am Hotel

b) Modificar los movimientos existentes haciendo clic sobre c) Eliminar las lneas seleccionadas: el procedimiento consiste en pulsar sobre Modificar, seleccionar las lneas utilizando el panel de selecciona o haciendo clic sobre la columna de seleccin (primera columna con el fondo gris)

en la imagen anterior se muestra un ejemplo de seleccin mltiple. Por ltimo, para borrar las lneas debe pulsar sobre d) Imprimir: Si necesita imprimir este listado, haga clic sobre esta opcin. El formato del informe lo puede ver en la siguiente imagen

Antes de realizar modificaciones sobre los movimientos de estancia debe tener en cuanta lo siguiente, si modifica un movimiento automtico y despus se realiza alguna modificacin en la reserva/estancia, todos los movimientos automticos se vuelve a generar perdiendose los cambios realizados (esto no afecta a los movimientos manuales). Para evitar esta situacin existen 2 opciones: - Que los movimientos de estancia solo se recalculen cuando en la reserva/estancia se modifiquen datos que afecten a precios (Fechas, tarifa, cliente, regimen..): Esta opcin requiere la activacin del parmetro correspondiente. - Usar movimientos de estancia manuales: Activando el parmetro "usar movimientos de estancia manuales", cuando cambie algn movimiento este queda marcado como manual y por lo tanto no se ve alterado por las posteriores modificaciones en la reserva/estancia. Utilice esta opcin con cuidado, por ejemplo, si tiene una reserva con tarifa doble la cual

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Am Hotel genera 3 movimientos de estancia automticos, si los modifica para aadir un descuento a mano, los movimientos pasan de automticos a manuales. Hasta aqu todo correcto, pero si despus cambia el tipo de tarifa de la reserva, los precios no se actualizarn debido a que estan marcados como manuales, por lo tanto tendr que cambiar el precio manualmente en los movimientos de estancia. Recuerde que antes de realizar cualquier modificacin o seleccin, es necesario que pulse sobre el botn inferior o F4.

Recuerde que despus de realizar cualquier modificacin o borrado de lneas es necesario pulsar sobre almacenados. PARMETROS RELACIONADOS Usar movimientos de estancia manuales Tipo de tarifa predeterminado Evaluar Estado de Salida Este modulo permite obtener un listado con todas las estancias pendientes de finalizacin y con fecha de salida prevista es anterior a la fecha actual. Esta situacin puede deberse a que un cliente alojado alargue su estancia prevista. En la siguiente imagen se puede ver un ejemplo de este formulario: para que los cambios sean

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Am Hotel

donde para cada estancia se muestran los siguientes campos: 1. Cdigo de estancia: es un cdigo de Am/Hotel asigna de forma automtica y que permite identificar de forma nica a las estancias. 2. Habitacin: muestra el nmero de habitacin 3. Datos del cliente: muestra el nmero y el nombre del cliente. 4. Personas: muestra el pax de la estancia. 5. Periodo: el periodo consta de la fecha de entrada y salida prevista. 6. Nueva F. Salida: Esta columna solo se activa al marcar la opcin "Finalizar", mostrando la fecha actual. 7. Hora:Esta columna solo se activa al marcar la opcin "Finalizar", mostrando la hora actual. 8. Finalizar: esta es la columna principal, la cual permite finalizar la estancia selecciona utilizando como fecha de salida la fecha y hora actuales. Para finalizar de estancias debe marcar la columna "Finalizar" que aquellas estancias que desee finalizar, y por ltimo pulsa sobre la opcin Recuerde que este formulario solo es accesible al abrir el formulario de estancias y si el parmetro evaluar estado de salida esta activado. PARAMETROS RELACIONADOS Hora Salida

Disponibilidad
Planning de Disponibilidad Este modulo permite ver planning diario de disponibilidad. Esta opcin es accesible a travs de la opcin de men "Procesos->Disponibilidad->Planning" o a travs del acceso directo

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como se puede ver en la imagen anterior, cada habitacin muestra el estado de limpieza y a continuacin el nmero de habitacin. Los posibles estados de ocupacin de una habitacin son: a) Entrada Prevista: indica que hay una entrada de una reserva. La entrada de la reserva la puede efectuar desde el formulario de estancias, haciendo clic sobre la opcin opcin "Dar Entrada" del men contextual o utilizar la

b) Salida Hoy: indica que hay una estancia cuya fecha salida prevista en hoy. opcin . Para facturar la estancia haga clic sobre la

c) Salida Prevista: Este estado le indicar que estancias tienen salida maana. Esto le puede ayudar a agilizar el trabajo de salidas masivas. Al igual que en el caso anterior puede hacer clic sobre la opcin , para preparar la factura del cliente.

d) Ocupada: indica que este la habitacin esta ocupada por un cliente.

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Am Hotel e) Bloqueada: este indicador muestra que habitaciones estan bloqueadas. sobre la opcin f) Libre:si la habitacin no cumple ninguna de las condiciones anteriores, se considera que esta libre para dar entrada a nuevos clientes. Los colores de la leyenda de estados de habitacin son fijos y no pueden configurarse. El estado de limpieza de una habitacin puede ser: a) Limpia: la limpieza de una habitacin se debe efectuar de forma manual, haciendo clic sobre la habitacin, pulsando el botn derecho y eligiendo la opcin "Limpia" o haciendo clic sobre la opcin formulario de limpieza . A continuacin, se muestra el Para quitar el bloqueo simplemente haga clic

el cual permite indicar el empleado de limpieza, el tipo de limpieza a realizar y campo libre donde puede especificar cualquier 169

Am Hotel comentario adicional a la limpieza. Por ltimo, el campo Hora, se rellena automtica con la hora actual. Para agilizar el trabajo de registrar el estado de limpieza de las habitaciones, haga clic sobre la opcin "Limpieza Rpida", a continuacin seleccione la habitacin a limpiar y por ltimo, haga clic sobre la opcin . Al realizar una limpieza rpida, el tipo de limpieza que se realiza depende de la configuracin predeterminada de limpieza de los parmetros de empresa. Si desea registrar la informacin de limpieza, le recomendamos que el proceso de limpieza se realice siguiendo los siguientes pasos: 1. Imprimir un parte de limpieza para del da siguiente y entregarlo a los empleados de limpieza. 2. Una vez que los empleados completen la limpieza, esta informacin debe registrarse a travs de este planning. b) Sucia: este estado indica que la habitacin esta sucia y debe limpiarse antes de dar una nueva entrada. Este estado se genera de forma automtica siguiendo las siguiente premisas: 1. Una habitacin ocupada pasa cada da a estado sucio dependiendo de los parametros de cambio de sabanas y toallas 2. Cuando se produce una salida, la habitacin pasa a estado sucio. 3. Una habitacin que esta libre, pasa a estado sucio al pasar el nmero de das indicado en los parametros. En la parte inferior de este planning se muestra una serie de filtros que le ayudarn a gestin el planning diario de ocupacin: a)Tipo de habitacin: este combo contiene todos los tipos de habitacin. Al seleccionar uno concreto, el sistema mostrar solo las habitaciones del tipo seleccionado. b) Fecha: este fecha se carga de forma predeterminada con la fecha actual y se utiliza como referencia para determinado el estado de cada habitacin. Puede cambiar esta fecha, de forma que puede evaluar el estado de disponibilidad de das anteriores o posteriores. c) Tipo de Orden: esta seccin consta de dos opciones que permite ordenar las habitaciones por cdigo de habitacin o por tipo de habitacin. La opcin predeterminada es "Habitacin"

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Am Hotel d) Mostrar Detalle: si esta opcin esta activa, al mover el ratn sobre las habitaciones, se mostrar una leyenda detallada con informacin de la reserva/estancia

Como puede observar la imagen anterior muestra la leyenda informativa de la estancia de la habitacin 103. Esta casilla se puede configurar para que de forma predeterminada este marcada, para ello hay que configurarlo en los parmetros de empresa. e) Limpieza Rpida: como se ha comentado anteriormente, esta opcin permite registrar rapidamente la limpieza de las habitaciones, aunque antes de usarla es necesario configurar los valores predeterminados para este tipo de limpieza. f) Busqueda de clientes: el modulo de busqueda de clientes alojados le permite buscar si un cliente esta alojado en el hotel. Para ello escriba una parte del nombre del cliente o el nombre completo y haga clic sobre el botn , el sistema mostrar un listado de habitaciones que tengan un cliente (tanto principal como otros alojados) cuyo nombre contenga la cadena de busqueda introducida. En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de este listado

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Am Hotel

f) Informacin de ocupacin: en este panel se muestra un resumen de la ocupacin da, mostrando el nmero de estancias, de reservas, de bloqueos, el nmero total de personas que entran y salen del hotel, un porcentaje de ocupacin.. En la parte inferior se muestra una barra de botones con las siguientes opciones:

Permite realizar el check-in de una reserva. Si ha habitacin esta ocupada, esta opcin permite emitir la factura con los cargos pendientes. Esta opcin bloqueda una habitacin libre. Si la habitacin esta bloqueada, haga clic sobre esta opcin para anular dicho bloqueo. Si la habitacin tiene una reserva o estancia, esta opcin permite abrir la ficha correspondiente. Esta opcin se utiliza para marcar una habitacin como limpia.

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Am Hotel Esta opcin pone una habitacin en estado "Sucio" Esta opcin refresca la informacin de planning de disponibilidad. Cierre el planning. PARMETROS RELACIONADOS Mostrar Detalle Nmero de das en los que una habitacin limpia pasa a estado sucia. Configuracin de limpieza rpida.

Partes Viajero
Generar Disco El modulo de generacin de disco permite crear un archivo que contiene todos los partes de entrada de viajeros para una fecha especificada. En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de este formulario:

Antes de generar un parte de viajero es necesario configurar los siguientes parmetros (Ficheros->Parmetros Empresa, despues Globales->Partes de Viajero) 1. Cdigo de Establecimiento hotelero: este campo es un cdigo de 10 caracteres alfanumricos que se lo facilita la guardia civil o la polica a travs de una carta postal. Si no dispone de este cdigo acuda a su comandancia ms cercana para que le envien este cdigo.

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Am Hotel 2. Ruta para la generacin de los partes de viajeros: esta ruta es la que ser utilizada por la aplicacin para grabar el fichero de los partes de viajero. Utilice una ruta compartida por todos los usuarios de Am/Hotel, pues despues de la generacin, es necesario enviar el archivo creado a la guardia civil va email o web. 3. e-Mail: este campo permite especificar un mail al que ser enviado el fichero de partes de viajero. Este procedimiento solo debe utilizarse si la guardia civil se lo autoriza, pues la regla general es a travs de la web de hospederas de la guarda civil. El procedimiento para generar partes de viajeros es: 1. Crear partes de viajero: dar de alta los partes de viajero a travs del modulo de Check-IN. Recuerde que debe dar de alta como parte de viajero tanto al cliente principal como a todos los alojados mayores de 16 aos. Observe como en cada estancia aparece un nmero, junto al botn de partes de viajero, que indica el nmero de partes registrados para la estancia. Para facilitar el trabajo de creacin de partes, puede activar los parametros para que estos sean creados automticamente. 2. Generar el fichero de partes diario: al final de da o cuando ya no espere ms entrada de viajeros, abra la opcin de generar disco para crear el parte diario. El proceso se detalla a continuacin

Fecha: utilice este campo para especificar la fecha de referencia. Por defecto, se toma la fecha actual, generandose en el fichero todos los partes de viajero cuya fecha de entrada sea la misma que la indicada en el campo o aquellos que quedarn pendientes del da anterior. Por ejemplo, supongamos que genera el fichero a las 22:00 con los partes registrados hasta esa hora, pero a las 23:00 llega un nuevo viajero. En este caso puede volver a generar un fichero con el nuevo parte o incluirlo en el fichero del da siguiente.

Destino: este campo permite especificar la ruta donde se crear el fichero con los partes de viajero. Observe que solo especifica el directorio, esto es debido a que l nombre tiene un formato concreto que sigue la siguiente regla: CODIGO_HOTELERO.NUMERO_SECUENCIA De esta forma si su cdigo hotelero es el ACBDE12345 y ya ha creado 10 partes. El nombre del fichero seria: ACBDE12345.011

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Am Hotel La extensin del archivo es un valor nmero que se va incrementando en cada generacin de fichero. El valor inicial de este campo toma del parametro de Ruta para la generacin de los partes de viajeros

e-Mail: rellene esta campo para enviar automticamente el fichero generado a una direccin de correo

Secuencia automtica: esta casilla esta marcada por defecto, lo cual indica que el nmero de secuencia se calcula en funcin del nmero de partes generados. En ocasiones puede ser necesario modificar manualmente la secuencia de numeracin. Para ello, desmarque esta opcin, y en el campo que aparece indique el nmero de secuencia de forma manual. Recuerde que una vez cambiado de forma manual, la aplicacin utilizar este valor como referencia para continuar la secuencia de los ficheros posteriores.

Creacin del fichero: Una vez rellenados todos los campo, haga clic sobre el botn ACEPTAR para crear el fichero de partes en la carpeta especificada.

3. Envio del fichero a la guardia civil: Conectese a la web de la guardia civil, y cargue el fichero generado por la aplicacin. Si tiene permitido el envio por mail, haga clic sobre el botn E-mail para enviar el fichero creado en el paso anterior a la direccin de e-mail indicada. PARMETROS RELACIONADOS Cdigo Hotelero Ruta Partes Viajero Mail Guardia Civil Configuracin envio SMTP

Facturacion
Facturacin Este modulo permite crear facturas a partir de los cargos pendientes de un cliente o una habitacin. Este formulario es accesible desde el men "Procesos->Facturacin->Facturar" y desde la opcin "Check-out" del 175

Am Hotel modulo de recepciones. La siguiente imagen muestra el aspecto del formulario de facturacin para el cliente particular nmero 3:

Para crear una factura hay que seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar que tipos de conceptos a facturar: En la parte superior izquierda se muestra un desplegable con 3 opciones: - Todos: carga todos los cargos pendientes. - Contratados: carga todos los cargos pendientes de tipo contratado. - Extras: carga todos los cargos pendientes de tipo extra. Este desplegable es muy til para facturar estancias a empresas de forma que puede cargar de forma automtica todos los cargos contratados y facturarlos a la empresa y volver a facturar al cliente pero cargando solo los extras. La consideracin de un concepto como contratato o extra se realiza en la ficha de cada concepto Por defecto, la opcin predeterminada es "TODOS" 2.- Seleccionar la habitacin o el cliente: utilice el selector de habitaciones para seleccionar la habitacin a facturar. De forma predeterminada solo se muestran las habitaciones pendientes de finalizar indicando para cada una de ellas el nmero de recepcin, la fecha de entrada y la fecha de salida prevista. Puede utilizar el parmetro "Mostrar habitaciones con cargos pendientes" para mostar las habitaciones con cargos pendientes aunque 176

Am Hotel las estancias esten finalizadas. Este parmetro es muy til para facturar a empresas o agencias de forma mensual, de forma que las estancias se pueden finalizar dejando pendientes los cargos contratados, para que de forma quincenal,mensual... se emita una factura que incluya todas las estancias con cargos pendientes de una empresa/agencia. Para facturar a un cliente no alojado, utilice el selector de clientes para mostrar sus cargos pendientes. 3.- Completar la cabecera de la factura: En la seccin cabecera de factura podemos rellenar datos como la fecha, la serie, el nmero de factura, la contabilidad, el cliente a facturar y la forma de pago. El nmero de factura se Si anula calcula automticamente en funcin de la serie y la contabilidad. una factura anterior, el nmero no se recupera automticamente, tiene que escribirlo manualmente. Pero recuerde que este cambio debe de hacerse al final, es decir, justo antes de pulsar sobre Facturar. 4.- En caso necesario pasar a pendiente los cargos que no desee facturar: Dependiendo de la configuracin de los parmetros, los cargos pendientes se cargarn en la rejilla "Pendiente Facturar" o "Lneas a Facturar". Puede mover los cargos de una rejilla a otra, utilizando el botn "Mover a Pendiente" para mover los cargos seleccionados de la rejilla "Lneas a Facturar" a "Pendiente Facturar" o utilizar el botn "Mover a Facturar" para mover los cargos seleccionados de la rejilla "Pendiente Facturar" a "Lneas a Facturar". Para seleccionar cargos en cualquiera de las rejillas, simplemente hay que hacer clic en la columna Selector de Fila (Columna con el smbolo ). La siguiente imagen muestra el aspecto de una fila seleccionada:

6.- Rellenar el campo observaciones: este campo es opcional y permite especificar cualquier informacin adicional. Puede utilizar el botn de textos predefinidos para cargar un texto previamente registrado. 7.- Pulsar sobre el botn Facturar: Al final del proceso, pulse sobre este botn , para crear la factura. Si la factura se crea correctamente la aplicacin mostrar el formulario de gestin de facturas. Si ha configurado la conexin con la centralita telefnica, cada vez que acceda a este modulo se importarn automticamente todos los cargos de telfono pendientes de procesar.

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Am Hotel Recuerde que un cargo de telfono solo se carga a una habitacin si en el fecha/hora del cargo existe una habitacin con una estancia activa y no finalizada. Si al entrar en este formulario le aparece un error 52, esto indica que el fichero con los cargos no lo encuentra y que es necesario configurar la ubicacin del fichero de llamadas. PARMETROS RELACIONADOS Moneda Nombre Empresa Concepto Centralita Centralita Nmero y orden de los descuentos Cargar observaciones de la reserva Forma de pago predeterminada Iva incluido por defecto Modelo de factura Serie de factura predeterminada Cargar observaciones anticipos Cargos Cliente Este formulario permite gestionar los cargos pendientes de facturar de cada cliente. Este modulo es accesible desde el men "Procesos->Cargos Cliente". El aspecto de este formulario, es el que muestra la siguiente imagen:

donde se muestra un listado con los cargos pendientes de facturar y una barra de botones en la parte inferior para aadir, modificar, eliminar cargos... En este formulario se muestran las siguientes opciones:

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Am Hotel - Filtro de moneda: en la cabecera del formulario se muestra un campo para especificar la moneda en la que se mostrarn las cantidades numricas. La moneda predeterminada se especifica durante la creacin de la empresa, y posteriormente puede utilizar el parametro de divisa para poder mostrar la informacin en otra moneda alternativa. - Cargar conceptos: esta seccin contiene dos opciones que determinan si los cargos pendientes se obtienen teniendo en cuenta el cliente particular o el cliente a facturar. La aplicacin permite registrar estancias en las que el cliente alojado es diferente al cliente a facturar. - Cargar: Actualiza el listado de cargos pendientes. Tambin puede pulsar utilizar la tecla F11 para refrescar los datos. - Cliente: permite establecer el cliente para el cual deseamos gestionar su cargos. Puede utilizar el botn para seleccionar el cliente a partir de un listado con todos los clientes. Si ha marcado la opcin "Cliente Facturar", puede utilizar el campo Grupo para seleccionar las empresas, agencias, clientes o reservadores. - Listado de cargos pendientes: Esta listado muestra una lnea por cada cargo pendiente de facturar, de forma que cada lnea muestra los siguientes campos: 1. Fecha: Indica la fecha del cargo. 2. Habitacin: Indica el cdigo de la habitacin. Si desconoce los cdigos de las habitaciones, haga clic sobre el selector de columna para seleccionar de un listado de habitaciones. 3. Servicio: Indica el servicio asociado al cargo. Si ha seleccionado un concepto, el listado solo mostrar aquellos servicios que esten asociados al concepto. 4. Concepto: Indica el concepto asociado al cargo. 5. Unidades: especifica el nmero de unidades incluidas en la lnea. 6. Precio: determina el precio unitario del concepto. 7. Iva: porcentaje de iva que se aplicar al precio 8. Importe: importe total de la lnea con iva incluido. 9. Descuento: Porcentaje de descuento aplicado a la lnea. 10. Iva Incluido: indica si el precio es con o sin iva - Botones de opcin: En la parte inferior de la ventana hay una barra de botones con las siguientes opciones: Permite aadir nuevos cargos pendientes. Al pulsar sobre Aadir, se visualizarn los botones de Cancelar y Confirmar. Permite modificar las lneas incluidas en la rejilla de cargos pendientes.

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Am Hotel Elimina los cargos que previamente a seleccionado. Para seleccionar una lnea haga clic sobre la columna de seleccin. La siguiente imagen muestra el aspecto de una lnea seleccionado.

Una vez seleccionadas las lneas que deseas borrar, pulse sobre el botn Eliminar. Cancela todos los cambios realizados desde la ltima vez que se pulse sobre Aadir o Modificar. sobre modificar o aadir Este botn solo aparece cuando pulsamos Este botn solo aparece cuando

Graba todos los cambios realizados. pulsamos sobre modificar o aadir

Pulse sobre este botn para facturar todos los cargos pendientes Pulse sobre este botn para emitir una factura proforma de los cargos pendientes. Cierra el formulario de cargos de cliente.

Si ha configurado la centralita, cada vez que acceda a este formulario el sitema importar los cargos pendientes de procesar de la centralita. Si al acceder al formulario, el sistema muestra un mensaje con un error 52, esto suele ser devido a que el fichero para la lectura de las tramas no existe o no es valido. Este formulario es til si necesita realizar cargos a clientes no alojados. - Panel Totales: En la zona inferior derecha aparece un panel donde se muestra la base imponible, el importe de iva y el total de los cargos pendientes.. PARMETROS RELACIONADOS Moneda Nombre Empresa Concepto Centralita Nmero de descuentos por lnea Gestin de Facturas

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Am Hotel Este formulario permite gestionar las facturas existentes de forma que podemos imprimirlas, modificarlas, anularlas o cobrarlas. El aspecto inicial de este formulario es:

donde podemos ver las siguientes secciones: - Cabecera de Factura: Esta seccin esta formada por la serie de factura, el nmero de factura, la contabilidad (Su valor puede ser 0 para la contabilidad oficial, 1 para la no oficial y campo viene indicado por la letra C), la Fecha de la factura, el cliente a facturar, un campo para indicar la forma de pago y en caso necesario, otro para especificar el tipo de tarjeta de crdito (Visa, Mastercard...).

Tenga mucho cuidado al modificar datos de la factura como la fecha, ya que la numeracin y las fechas deben ser consecutivas.. El campo contabilidad solo es visible si el usuario activo tiene el permiso de "Acceso a Datos". Recuerde que la configuracin de los permisos de usuario la puede realizar en "Utilidades->Administracin de Usuarios". Para facilitar la navegacin por las facturas, puede utilizar el botn para mostrar la factura anterior y siguiente. - Listado de lneas de factura: Esta listado muestra todas las lneas incluidas en la factura, de forma que cada lnea muestra los siguientes campos: 1. Fecha: Indica la fecha del cargo. 2. Habitacin: Determina el nmero de habitacin asociado el cargo. 181 y

Am Hotel 3. Servicio: Muestra el servicio asociado al cargo. Recuerde que al seleccionar un concepto, solo se mostrarn los servicios asociados al concepto seleccionado. 4. Concepto: Muestra el concepto asociado al cargo. 5. Unidades: especifica el nmero de unidades incluidas en la lnea. 6. Precio: determina el precio unitario del concepto. 7. Iva: porcentaje de iva que se aplicar al precio 8. Importe: importe total de la lnea con iva incluido. 9. Descuento: Porcentaje de descuento aplicado a la lnea. Am/Hotel permite especificar hasta 5 dto por lnea. Por defecto, solo esta activo 1, pero puede configurarlo para establecer el nmero de descuentos que necesite y el orden de aplicacin. 10. Iva Incluido: indica si el precio es con o sin iva - Panel de Totales: esta seccin la podemos ver en la parte inferior derecha y muestra la base imponible, el importe de iva y el total factura.

Si la factura incluye lneas con varios tipos de iva (al 16%, 7%...) el campo base imponible muestra la suma de todas las bases. Recuerde que en la factura impresa SI aparecer el correspondiente desglose de bases imponibles. - Pie Factura: esta seccin esta formado por el campo observaciones en el cual podremos incluir cualquier detalle adicional a la factura. Para facilitar el trabajo, puede utilizar el botn mantenimiento de textos fijos. para cargar un texto fijo predefinido en el

- Barra de opciones Superior: Esta seccin esta compuesta por 3 botones con las siguientes funciones Al pulsar sobre esta opcin se muestra un formulario que lista todas las facturas emitidas y nos permite seleccionar una factura realizando filtros por cliente, serie, fechas y dgito de contabilidad. Otra forma de mostrar una factura es escribir su nmero directamente en el campo Nmero Factura Anula al factura actual. Esta anulacin borra fsicamente la factura de la base de datos. Si la factura ha sido cobrada, la aplicacin mostrar un 182

Am Hotel mensaje avisando que la factura esta cobrada, indicandonos las referencias de cobro. Con estas referencias puede acceder al formulario de cobros y borrarlos manualmente. RECUERDE que si la factura que anula no es la ltima, el nmero borrado no se recupera de forma automtica y al crear una nueva factura tendr que cambiar manualmente el nmero que la aplicacin propone por el de la factura anulada. Esta opcin muestra cobro rpido de la factura. Si efecta un cobro por un importe inferior al total, la factura no se marca como cobrada y al volver a pulsar sobre cobrar, la aplicacin detecta que ya tiene un cobro parcial y rellena los datos de cobro con el importe pendiente. - Barra de opciones Inferior: Estas opciones permiten realizar modificaciones e imprimir la factura actual. Las opciones disponibles son las siguientes: Pulse sobre esta opcin para aadir nuevas lneas a la factura. Al pulsar sobre Aadir, se activan las opciones de Confirmar y Cancelar Esta opcin permite realizar modificaciones en cualquier columna de las lneas de factura. Al pulsar sobre esta opcin, se activan las opciones de Confirmar y Cancelar Permite eliminar las lneas seleccionadas. Para seleccionar una lnea haga clic con el ratn sobre la columna de seleccin

Cancela los cambios realizados en la factura. Haga clic sobre esta opcin para grabar los cambios realizados Muestra una vista preliminar de la factura impresa. Desde esta vista preliminar puede utilizar el icono imprimir la factura. para

Enva la factura a la impresora utilizando como base el modelo de factura especificado en los parmetros.

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Am Hotel Si se tiene activada la opcin Previsualizar antes de imprimir, la aplicacin mostrar la vista previa. En la seccin de impresoras, puede establecer la impresora predeterminada de facturas o utilizar el parmetro Seleccionar Impresora antes de imprimir para que la aplicacin le muestre un selector de impresoras y elegir una de ellas para imprimir. Pulse aqu para enviar la factura por e-Mail utilizando como base el modelo de factura especificado en los parmetros. Recuerde que antes de enviar por mail, es necesario configurar la cuenta de correo de envo. Utilice esta opcin para enviar la factura por Fax utilizando como base el modelo de factura especificado en los parmetros. Recuerde que antes de enviar por fax, que es necesario configurar la cuenta de correo de envo. Utilice esta opcin para salir del formulario de gestin de facturas

Todos los datos de la factura son modificables a excepcin de los relativos a su numeracin, es decir, Serie, Nmero y Contabilidad. PARMETROS RELACIONADOS Moneda Forma de Pago Predeterminada Iva Incluido Logotipos y Pie Factura Serie Previsualizar antes de imprimir Seleccionar impresora antes de imprimir Control de impresin Nmero de copias Control de cambios Nmero de descuentos Modelo Factura Finalizacin de Estancia La finalizacin de estancia permite finalizar una habitacin con el fin de efectuar el check-out, este debe realizarse cuando un cliente abandona el hotel. El proceso de finalizacin se invoca de forma automtica al facturar una habitacin

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Am Hotel

como se puede observar en la imagen anterior, en la zona superior derecha se muestra un panel con el resumen de la estancia a facturar y ms abajo 3 opciones para elegir: - Actualizar la Fecha de Salida Prevista a la del sistema (XX/XX/XXXX) y generar los cargos correspondientes: esta permite cambiar la fecha de salida del cliente alojado y generar o anular los cargos. Le recomendamos que solo marque esta opcin cuando el cliente se marche antes de la fecha de salida prevista o despus. - Realizar un cargo ms para el da de salida: esta opcin permite generar un cargo adicional para el da de salida en el caso de que el cliente salga de la Por defecto, esta habitacin despus de la hora de salida fijada por el hotel. casilla se marca si se factura la habitacin despus de la hora mxima de salida. - Finalizar estancia: esta opcin finaliza la estancia, tras lo cual no se podrn realizar ms cargos a la habitacin y se permitir la entrada de nuevos clientes (check-in) en la misma habitacin. Si el cliente se marcha antes/despus de la fecha de salida prevista, marque la opcin "Finalizar estancia con fecha actual", en otro caso seleccione "Finalizar Estancia con fecha de Salida Prevista" Esta opcin se marca automticamente si ha activado el parametro "Finalizar estancia desde facturacin" Le recomendamos que esta opcin SOLO se marque cuando el cliente finalice su estancia en el hotel. Una vez que ha marcado las opciones de finalizacin, pulse sobre "Aceptar" para completar la finalizacin de la estancia.

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Am Hotel Finalizar una estancia actualiza la fecha de salida real con la fecha de finalizacin. Una incidencia muy comn es facturar el da de entrada y finalizar tambin el da de entrada. Esto provoca que la fecha de salida real se iguale a la fecha de entrada, lo que provoca que la recepcin no sea visible en el planning. Para evitar este caso, finalice la recepcin SOLO cuando cliente se marche de la habitacin. Adems, debe tener en cuanta que si finaliza con la fecha de entrada, no podr hacer adicionales a la habitacin. Si dispone del sistema de cerradura electrnica inhova, y lo tiene configurado para realizar el check-out de forma automtica, cada vez que finalice una estancia se realizar el check-in sobre Inhova

Para correcto funcionamiento de la comunicacin entre Am/Hotel e Inhova es necesario configurar los parametros de conexin con el PMS de inhova y configurar inhova para activar el PMS por TCP. PARMETROS RELACIONADOS Finalizar estancia desde facturacin Hora mxima de salida Parametros cerradura inhova Contabilizacin Para exportar las facturas emitidas a progamas de contabilidad debe utilizar la opcin de men "Procesos->Facturacin->Contabilizacin Externa"

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En la imagen anterior se puede ver el aspecto del formulario para exportacin para AM/Conta El proceso de exportacin se realiza a travs de un fichero TXT con un formato concreto y compatible con el programa de contabilidad que utiliza. Actualmente Am/Hotel es compatible con los siguientes programas de contabilidad: - AM/Conta: - ContaPlus: - EuroWin: - A3: - Drac: - Zahen: Los pasos que debe seguir para exportar las documentos y sus cobros son: a)Tipo de documento: Seleccione que tipos de documentos desea expotar. Puede elegir entre Facturas,Cobros y Tickets. Recuerde que puede marcar una o varias de las opciones. Sol si tiene AmTactil, puede marcar la opcin Tickets.

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Am Hotel b) mbito: debe seleccionar si desea exportar todos los documentos, los contabilizados o los pendientes de contabilizar. Una vez que una factura es exportada a contabilidad, esta se marca como contabilizada, de forma que marcando la opcin "No Contabilizadas" solo exportar las facturas que todava no hayan sido contabilizadas. c) Cuentas: En la seccin Parmetros puede encontrar una serie de campos donde podr configurar los dgitos contables, la cuenta de iva, cuenta de ventas, contado y banco. Los valores iniciales de estos campos se pueden configurar en los parametros de Contabilizacin. d) Rango: Esta seccin consta un filtro por serie o otro por periodo de fechas. e) Tipo de exportacin: puede marcar la casilla "Contabilizacin por conceptos y tipos de tarifa" para que al exportar facturas, se tenga en cuenta la cuenta de ventas de los conceptos y tarifas. Si no marca esta opcin el total de la base de la factura se lleva a la cuenta de ventas indicada en la seccin "Parmetros". Por el contrario, al marcar la casilla, los asientos a la cuenta de ventas dependen de los conceptos, de forma que si el concepto es de tipo Estancia se tiene en cuenta la cuenta contable del tipo de tarifa, en otro caso se toma la cuenta contable del concepto. Recuerde que aunque marque la opcin "Contabilizacin por conceptos y tipos de tarifa", si no ha definido la cuentas en los conceptos y tipos de tarifa, entonces se utilizar la cuenta general de ventas. Este campo puede configurarse para que siempre este marcado, para ello utilice la parmetros de empresa f) Filtro de contabilidad: El campo contabilidad permite exportar las facturas oficiales (0), las no oficiales (1) o ambas (2). Este campo solo es visible si el usuario activo tiene el permiso de "Acceso a Datos". Recuerde que la configuracin de los permisos de usuario la puede realizar en "Utilidades>Administracin de Usuarios". g) Fichero: este campo indica el fichero de texto que ser utilizado en la exportacin. La ubicacin del fichero predeterminada se puede configurar en los parametros contables. h) Una vez que haya configurado todos los filtros, haga clic sobre la opcin

para crear el fichero contable. Si el proceso es realizado correctamente, podr abrir su programa de contabilidad e importar las facturas/cobros/tickets. PARMETROS RELACIONADOS

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Am Hotel Contabilidad

Tesoreria
Cobros Este formulario es un mantenimiento de cobros tanto de tickets como de facturas. Este formulario es accesible desde el men Procesos-> Tesorera >Cobros. El aspecto de este formulario es:

Aunque estos cobros son generados automticamente desde el formulario de cobro rpido de facturas, tambin puede realizar un cobro manualmente rellenando los campos de este formulario: - Referencia: el valor de este campo se calcula automticamente y representa un nmero de cobro secuencial. - Fecha: este campo indica la fecha en la que se ha realizado el cobro. - Modalidad: Utilice esta campo para especificar la modalidad del cobro. Al hacer clic sobre este campo, la aplicacin muestra un listado con las siguientes opciones: Efectivo, Cheque, Crdito, Transferencia, Pagare, Invitacin, Impagados, Tarjeta, Bono o Cargo Habitacin. - Justificante: este campo lo puede utilizar para especificar el justificante del cobro. - Importe: este campo representa el importe total cobrado. - Fecha Valor: indica la fecha de valor del documento. opcional. Este campo es

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Am Hotel - Fecha Vencimiento: indica la fecha de vencimiento del documento. Este campo es opcional. - Domiciliacin: estos 4 campos permite especificar el nmero de cuenta corriente. Este campo es opcional. - Documento: campo de texto libre para rellenar el nmero y la serie del documento. Este campo es opcional. - Ampliacin: campo de texto libre para ampliar la descripcin del cobro. Este campo es opcional. - Pagadero Por: esta campo permite especificar el cliente que realiza el cobro. - Cuenta Corriente: especifica la cuenta corriente en la que se realiza el cobro. Este campo es opcional. - Tarjeta: en caso necesario, utilice este campo para especificar el tipo de tarjeta utilizada en el cobro. Este campo es opcional. - Observaciones: utilice este campo para rellenar cualquier detalle adicional. Este campo es opcional. - Documentos Cancelados: esta seccin muestra un listado con los documentos que se van a cancelar, es decir, lo puede utilizar cancelar uno o varios documentos. Cada documento contiene las siguientes columnas: 1. Origen: Indica el ao contable al que pertenece el documento. El valor por defecto de esta columna es 0, es decir, indica que el documento pertenece al ao actual. Un 1, indica que es del ao anterior, un 2, que es de 2 aos atrs. Documento: Esta columna indica el tipo de documento, es decir, Ticket o Factura. Serie: indica la serie de documento Nmero: indica el nmero de ticket o factura. Fecha: esta columna contiene la fecha del documento. F. Pago: esta columna contiene la forma de pago Importe: especifica el importe de la factura. Cancelacin: utilice esta columna para especificar el importe a cancelar.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Para aadir un ticket o factura a la lista documentos cancelados, seleccione el tipo de documento, introduzca su nmero y observe como las columnas Fecha, Forma de Pago e importe se rellenan automticamente. Por ltimo, rellene la columna Cancelacin, con el importe que desea cobrar. Puede aadir tantos documentos como desee, de forma que la suma de los importes de la columna Cancelacin debe coincidir en el campo importe total a cobrar. Una forma rpida de crear un cobro, consiste en pulsar sobre Aadir, a continuacin, de establecer el cliente y si hay algn documento pendiente de cobrar la aplicacin nos pedir confirmacin para cargar dichos documentos. Si pulsa sobre el botn SI, la rejilla de documentos cancelados se rellenar de forma automtica con todos los documentos pendientes de cobrar.

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Am Hotel PARMETROS RELACIONADOS Moneda

Habitaciones
Cambiar Estado Este modulo permite controlar de forma manual el estado de una o varias habitaciones en un periodo de tiempo. Por ejemplo, en la siguiente imagen se muestra un ejemplo para bloquear varias habitaciones en el periodo (05/04/2010-07/04/2010).

Para cambiar el estado debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar que habitaciones desea bloquear, haga clic sobre el botn "Habitaciones" y se mostrar el selector mltiple de habitaciones

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Am Hotel

2. Periodo: Rellene el campo Fecha de Inicio y Fecha de Fin con el periodo que desea bloquear 3. Estado: Seleccione el estado al que desea cambiar las habitaciones seleccionadas. Para bloquear debe seleccionar "Bloqueada". Para liberar una habitacin bloqueada, deber seleccionar la estado "Libre" 4. Motivo: utilice esta campo para especificar cualquier observacin adicional.

Apartamentos Privados
Facturacin a Propietarios El proceso de facturacin a propietarios debe hacerse desde la opcin de men "Procesos->Apartamentos Privados->Facturacin". En la siguiente imagen se puede ver un ejemplo del mismo

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Am Hotel

Para crear una factura a un propietario hay que seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar que tipos de conceptos a facturar: En la parte superior izquierda se muestra un desplegable con 3 opciones: - Todos: carga todos los cargos pendientes. - Contratados: carga todos los cargos pendientes de tipo contratado. - Extras: carga todos los cargos pendientes de tipo extra. La consideracin de un concepto como contratato o extra se realiza en la ficha de cada concepto Por defecto, la opcin predeterminada es "TODOS" 2.- Seleccionar el propietario: utilice el botn selector o introduzca el cdigo de propietario. 3.- Seleccione el periodo: este periodo se tiene en cuenta para tomar todas las estancias cuya habitacin pertenezca al propietario especificado y cuya fecha de entrada/salida este dentro del periodo establecido. periodo se establece con el mes anterior al actual. Por defecto, el

4.- Completar la cabecera de la factura: En la seccin cabecera de factura podemos rellenar datos como la fecha, la serie, el nmero de factura, la contabilidad, el cliente a facturar (por regla general el cliente a facturar es el propio hotel) y la forma de pago. El nmero de factura se calcula automticamente en funcin de la serie y la contabilidad. Si anula una factura anterior, el nmero no se recupera automticamente, tiene que

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Am Hotel escribirlo manualmente. Pero recuerde que este cambio debe de hacerse al final, es decir, justo antes de pulsar sobre Facturar. 5.- En caso necesario pasar a pendiente los cargos que no desee facturar: Dependiendo de la configuracin de los parmetros, los cargos pendientes se cargarn en la rejilla "Pendiente Facturar" o "Lneas a Facturar". Puede mover los cargos de una rejilla a otra, utilizando el botn "Mover a Pendiente" para mover los cargos seleccionados de la rejilla "Lneas a Facturar" a "Pendiente Facturar" o utilizar el botn "Mover a Facturar" para mover los cargos seleccionados de la rejilla "Pendiente Facturar" a "Lneas a Facturar". Para seleccionar cargos en cualquiera de las rejillas, simplemente hay que hacer clic en la columna Selector de Fila (Columna con el smbolo ). La siguiente imagen muestra el aspecto de una fila seleccionada:

6.- Rellenar el campo observaciones: este campo es opcional y permite especificar cualquier informacin adicional. Puede utilizar el botn de textos predefinidos para cargar un texto previamente registrado. 7.- Pulsar sobre el botn Facturar: Al final del proceso, pulse sobre este botn , para crear la factura. Si la factura se crea correctamente la aplicacin mostrar el formulario de gestin de facturas. Si ha configurado la conexin con la centralita telefnica, cada vez que acceda a este modulo se importarn automticamente todos los cargos de telfono pendientes de procesar. Recuerde que un cargo de telfono solo se carga a una habitacin si en el fecha/hora del cargo existe una habitacin con una estancia activa y no finalizada. Si al entrar en este formulario le aparece un error 52, esto indica que el fichero con los cargos no lo encuentra y que es necesario configurar la ubicacin del fichero de llamadas. Recuerde que para el correcto funcionamiento es necesario configurar el cliente a facturar para la facturacin a propietarios. PARMETROS RELACIONADOS Moneda Nombre Empresa Concepto Centralita Centralita 194

Am Hotel Nmero y orden de los descuentos Cargar observaciones de la reserva Forma de pago predeterminada Iva incluido por defecto Modelo de factura Serie de factura predeterminada Cargar observaciones anticipos Cliente a facturar para facturacin a propietarios

Centralita
Configuracin Centralita Si su hotel dispone de una centralita telefnica y est se puede conectar mediante clave serie a un puerto COM de su ordenador. Puede configurar el modulo de centralita de Am/Hotel para la captura de las llamadas realizadas y su posterior cargo a la habitacin correspondiente. Antes de nada hay que configurar el funcionamiento del sistema de centralita. Para ello hay que seguir los siguientes pasos: 1. Parmetros de comunicacin. Para ello acceda a la opcin "Ficheros>Parmetros Empresa", y despus "Globales->Centralita". Una vez dentro, debe pulsar el botn inferior "Modificar", y a continuacin hacer clic sobre el botn "Configurar". En la siguiente imagen se muestra el formulario de opciones de configuracin de la centralita

para configurar las propiedades de comunicacin, haga clic sobre la opcin nmero 1 (Configurar Conexin)

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Am Hotel

y en la ventana que aparece debe configurar:

Puerto COM: es el puerto COM que utilizar para conectar su PC a la centralita. serie. Por regla general la conexin se realiza con un cable

Por defecto, el valor es 9600. Velocidad: indica la velocidad en bps. Eco: su valor predeterminado es desactivado. Control de flujo: seleccione el tipo de control de flujo que utiliza la conexin, puede elegir entre Ninguno,XOn/Xoff,RTS o Xon/RTS. valor predeterminado es ninguno Bits de Datos: el valor predeterminado es 8 Paridad: el valor predeterminado es Nula Bits de Parada: el valor predeterminado es 1 El

Si desconoce estos valores contacte con servicio tcnico de su centralita. Una vez que ha configurado todas las opciones, haga clic en el botn Aceptar para guardar la configuracin. 2. Verificar que la comunicacin sea correcta. Para este paso es necesario utilizar el lector de centralita. Am/Hotel incluye uno con la instalacin, por defecto, este lector esta ubicado en "C:\amsystem\amhotel\ctlector.exe". Al abrir el lector, este intentar conectarse a la centralita y descargar las llamadas pendientes. En la siguiente imagen se podemos ver el lector en ejecucin con una conexin satisfactoria

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Am Hotel Si al intentar conectar se produce algn error, el lector mostrara el mensaje "Conexin: Error". Adicionalmente, se genera un log de error en "c:\amsystem\amhotel\central.err" Para finalizar la comprobacin de comunicacin, es necesario verificar que el lector ha podido descargar las llamadas de la centralita. Para ello debe buscar en su equipo el archivo central.dat ubicado de forma predeterminada en c:\amsystem\amhotel, y comprobar que contenga las tramas de las llamadas efectuadas. Si no encuentra este archivo, esto indica que no han descargado llamadas. Para solucionarlo, cierre el lector (pulsando F12), realice una llamada al exterior (para el correcto registro, es necesario que el receptor de la llamada descuelgue) y vuelva a abrir el lector. Si probando esto ltimo sigue sin recibir llamadas y su equipo dispone de varios, pruebe a cambiar el puerto COM de comunicaciones o cualquiera de los parmetros de comunicacin. Existe otros programas lectores de centralita compatibles con AmHotel, tales como CharWin. En este caso el fichero de lecturas predeterminado es "llamadas.txt" 3. Verificar el formato de las llamadas. Al abrir el fichero de llamadas observe que las llamadas vienen en un formato definido en la centralita,hay que comprobar que contenga al menos los siguientes datos:

Extensin Fecha Hora Telfono Duracin Importe

Un ejemplo de un fichero de lecturas podra ser

Para cada llamada todos estos datos deben aparecen en la misma lnea. De lo contrario, deber contactar con el servicio tcnico de su centralita para que reconfiguren el formato de salida de las llamadas. Si alguno de los campos anterior no lo encuentra en el fichero de lecturas, debe contactar con el servicio tcnico de su centralita para que le reconfiguren el formato de las llamadas. Un caso comn, es que todas las llamadas tengan importe 0. En este caso debe contratar el servicio de tarificacin a su proveedor de telefona. 4. Configurar el formato de las llamadas: el formato de las tramas no es estandar, es decir, cada modelo utiliza un formato diferente. Por esta razn, es necesario configurar el formato. Am/hotel permite configurarlo de 2 formas: 197

Am Hotel

Trama de longitud fija: la trama de longitud fija es una trama como la mostrada en el punto anterior, donde cada campo tiene tiene una posicin y longitud fija para todas las llamadas. Si este es el tipo de sus tramas, debe seleccionar la opcin "2.Configurar Formato" del modulo de configuracin, y en la ventana que aparece debe configurar la posicin y la longitud de todos los campos:

Con el fin de ayudar a conocer la posicin de todos los campos, le recomendamos que edite el fichero de lectoras y que aada en la cabecera una secuencia numrica tal como 1234567890 repitiendola hasta cubrir toda la trama. En la siguiente imagen se puede ver el resultado

Con la secuencia numrica puedo ver fcilmente, que la extensin empieza en la posicin 3, y que tiene 3 caracteres de longitud. Tambin vemos en la fecha empieza en la posicin 13 y tiene 8 caracteres de longitud. Utilice el formulario de la imagen anterior para rellenar la posicin y la longitud de todos los campos. Una vez configurado haga clic sobre la opcin "Guardar Datos" Si utiliza CharWin como gestor de centralita, puede hacer clic sobre el botn "Establecer configurar CHAR" para cargar los valores predeterminados en CHARWIN.

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Am Hotel

Trama por separadores: en este tipo de trama, los campos de la llamadas, van separados por un carcter fijo. Por ejemplo, la trama anterior con el separador ";" quedara como:

Para este tipo de tramas hay que marcar la opcin "3. Configurar formato con separadores" del modulo de configuracin, en el la ventana que aparece

debe seguir los siguientes pasos:;

Rellenar el campo "Separador de Campos", con el separador devuelto por la centralita. En nuestro ejemplo es ";" Hacer clic sobre el botn "Apreciar la trama en bruto". Observe con el visor superior, sustituye el separador por un espacio en blanco. Ahora vamos a configurar la posiciones de cada campo. Como el funcionamiento es con separadores, hay que indicar el nmero de columna de cada campo. En nuestro ejemplo, la extensin es la columna 2, el telefono la columna 7, etc... Una vez configurados todos los campos, haga clic sobre el botn "Guardar Datos"

Si la configuracin es guardada correctamente, se crear el archivo config.dat en el directorio de instalacin. Si tiene varios equipos que trabajan con AmHotel, es necesario que copia este archivo a la carpeta de instalacin de todos los ordenadores que tengan instalado AM/hotel. 199

Am Hotel

5. Previsualizar las llamadas antes de cargarlas. Vamos a utilizar la opcin "4. Visor de Datos" para hacer una previsualizacin de las llamadas, con el fin de comprobar si estas se cargarn correctamente. En la siguiente imagen se puede ver dicho modulo

el cual muestra el fichero de llamadas, organizando la trama segn ha sido configurada en el punto 4. Con este visor podemos comprobar si configuracin ha sido correcta. Recuerde que para que este visor muestre datos, el archivo central.dat debe contener datos descargados de la centralita. Si el visor de datos, no encuentra el archivo central.dat, le aparecer un mensaje de aviso indicandoselo, y a continuacin un selector de ficheros, para que pueda seleccionar el archivo de llamadas buscando en su PC. 5. Configuracin de parametros: Por ltimo, es necesario configurar a travs de los parmetros de centralita el formato de la fecha, el separador de la fecha, el separador decimal... marcar la casilla "Activar Gestin de Centralita" e indicar la ruta del fichero de lecturas.

Cada vez que se accede al modulo de cargos o al de facturacin, Am/hotel carga el fichero de lecturas de la centralita, lo procesa teniendo en cuenta que si hay una estancia activa (no finalizada), se realiza un cargo habitacin y en otro caso se crea un movimiento de telfono que se puede consultar a travs del informe de extrato de telfono. Una vez proceso, el fichero es limpiado para evitar duplicidad en la carga de llamadas.

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Am Hotel

Informes
Apartamentos Privados
Informe Movimientos de Propietario Este formulario es accesible desde la opcin de men "Informes>Apartamentos Privados->Movimientos Propietario", y permite emitir una liquidacin a los propietarios teniendo en cuenta las facturas de los propietarios y las comisiones configuradas en las fichas de los propietarios. En la siguiente imagen se puede ver un ejemplo de este formulario

Para emitir el informe de la liquidacin a un propietario debe seguir los siguientes pasos: - Periodo: determina la fecha de inicio y fin para cargar las lneas de las facturas del propietario - Propietario: indica el propietario que se utilizar para filtrar las lneas de factura a incluir en este informe. - Habitacin: permite indicar una habitacin concreta para listar solo los cargos facturados y asociados a una habitacin. Si no especifica ninguna habitacin, el sistema tendr en cuenta todas las habitaciones del propietario. - Conceptos: permite seleccionar que conceptos sern incluidos en este informe. Por defecto, todos los conceptos estan seleccionados.

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Am Hotel - Incluir conceptos no declarados: esta seccin permite incluir todos los cargos facturados aunque el concepto asociado no este dado de alta. Recuerde que Am/hotel permite dar de alta cargos sin necesidad de que el concepto este dado de alta. Una vez rellenados todos los filtros, haga clic sobre el botn "Visualizar".

En la imagen anterior, se puede ver el aspecto del informe. El cual muestra los siguiente datos: - Total facturado desglosado por estancias. Este es el importe facturado a los clientes. En este caso 256,80. - Comisin: se muestra el porcentaje de comisin y el importe de la comisin. En este caso 35,00%. - Total Liquidacin: es el importe facturado menos la comisin. Este es el importe que el hotel debe liquidar con el propietario. PARMETROS RELACIONADOS Impresora Informes Nombre Hotel

Informe de Reservas
Este informe permite mostrar un listado de reservas. Para acceder a este listado, utilice la opcin de men "Informes->Reservas". En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de de este formulario:

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Am Hotel

como puede observar en la imagen anterior, el funcionamiento de este informe es bastante simple, basta con rellenar los filtros necesarios y por ltimo hacer clic sobre el botn "Visualizar". Los filtros disponibles son: 1) Estado: esta seccin muestra los posibles estado de una reserva, utilice este rejilla para indicar que tipos de reservas desea mostrar en el listado final 2) Periodo: este filtro permite especificar la fecha de inicio y fin para listar solo aquellas reservas cuyo periodo este dentro del seleccionado. 3) Cliente a Facturar: este filtro es opcional y permite listar solo las reservas cuyo cliente a facturar coincida con el especificado en este filtro. 4) Agencias: este filtro es parecido al anterior, pero solo se limita a agencias y adems permite seleccionar una o varias. resultado se agrupar por Agencia. Si utiliza este informe el informe

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Am Hotel 5) Rango de cdigos: para cada reserva que se da de alta, el sistema le asigna un cdigo numrico nico. Este filtro permite listar las reserva por un rango secuencial de cdigos. 6) Periodo por fecha de creacin o fecha de entrada: esta seccin incluye una opcin para que el periodo tenga en cuenta la fecha de creacin de la reserva o la fecha de entrada. Recuerde que la opcin predeterminada es por fecha de creacin, por tanto si busca listar las reservas del mes que viene, debe marcar la opcin "Por fecha de entrada" 7) Incluir observaciones: marque esta casilla para incluir las observaciones de la reserva en el informe impreso. 8) Incluir total de precio y anticipos: esta opcin permite mostrar para cada reserva, el importe de la estancia y el total de anticipos. 9) Solo Reservas web: esta opcin solo es valida si dispone del modulo de reservas-online, y permite listar solo aquellas reservas registradas a travs del modulo de reservas online. 10) Orden: esta seccin le ayudar a ordenar el listado final. 11) Tipo de Informe: - Simple: cada reserva muestra sus datos bsicos organizados en dos filas.

- Completo: en este listado cada reseva se muestra en formato de ficha.

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Am Hotel

- Tipo Habitacin: agrupa el listado de reservas por tipo de habitacin, mostrando totales por el nmerode noches, el nmero de habitaciones y el total de anticipos.

PARMETROS RELACIONADOS Impresora Informes Nombre Hotel

Informe Limpieza

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Am Hotel Este informe se utiliza para imprimir un listado con las limpiezas registradas en las habitaciones o para obtener que tipo de limpieza hay que realizar a las habitaciones (para el da actual o sucesivos) en funcin de las reservas y estancias existentes. Este informe es accesible desde la opcin de men "Informes->Limpieza".

En la imagen anterior se puede observar el aspecto de este formulario. Para emitir el informe, seleccione la fecha, marque el tipo de informe y por ltimo haga clic sobre el botn "Visualizar". De forma opcional se incluyen los siguientes filtros: 1) Planta: este campo permite filtrar solo las habitaciones asociadas a una planta. Para configurar a que planta pertenece cada habitacin, diriganse a la opcin de men "Ficheros->Habitaciones->Habitacin" y rellene el campo Planta. 2) Tipo Habitacin: este filtro se utiliza para imprimir solo las habitaciones asociadas a un tipo de habitacin. 3) Rango habitaciones: permite limitar las habitaciones utilizado el identificador inicial y final. Por ejemplo, si escribe como rango 202 y 210 solo mostrar las habitaciones de la 202 a la 210. 4) Rango empleados: al igual que el rango de habitaciones, este rango limita los empleados basandose en su cdigo.

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Am Hotel 5) Fecha: es la fecha de referencia para emitir el informe. 6) Orden: utilice esta seccin para determinar el orden de impresin del informe. Puede elegir entre Planta, Tipo Habitacin, Empleado y Habitacin. 7) Incluir observaciones: esta opcin aade junto a la habitacin, las observaciones de la reserva/estancia asociada. 8) Tipo de Informe: Este seccin permite elegir el tipo de informe a visualizar. Puede elegir entre: - Limpiezas efectuadas: este listado muestra todas las limpiezas registradas en la aplicacin. Recuerde que para grabar las limpiezas realizadas, debe utilizar las opciones de limpieza del planning de disponibilidad.

- Parte Limpieza: este es el tipo de informe ms utilizado pues permite obtener el listado de limpiezas que hay que realizar y entregarselo al encargado/a de la limpieza de las habitaciones. Si se ha configurado que empleado se encarga de cada habitacin, este listado le mostrar que limpieza hay que hacer en cada habitacin y quien debe hacerla. Adems de indicarle el PAX, la fecha de entrada, fecha de salida, el tipo de cliente y los suplementos contratados por el cliente.

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PARMETROS RELACIONADOS Impresora Informes Nombre Hotel

Informe Facturas
Este informe muestra un listado con las facturas emitidas. En la siguiente imagen se muestra el aspecto inicial de este formulario

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en el cual podemos filtrar por: - Nmeros de factura: Los 4 campos de la seccin Registro, permite imprimir un listado de facturas filtrado por rango de nmeros de factura y serie. - Periodo: esta seccin consta de una fecha de inicio y fin que permite filtrar el listado por rango de fechas. - Cliente a facturar: el filtro por cliente a facturar consta de 2 campos para listar solo aquellas facturas cuyo cliente a facturar este dentro del rango establecido. - Empresa, Agencia y TourOperador: en las reservas/estancias, hay 3 campos para indicar la procedencia de la reserva/estancia independientemente del cliente a facturar. Rellene cualquiera de estos campos para obtener solo las facturas cuya recepcin/estancia este asociada a la empresa, agencia o touroperador seleccionado. - Contabilidad: Esta campo permite imprimir las facturas de contabilidad 0, 1 o 2.

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- Usar impresin masiva: de forma predeterminada, este formulario muestra las facturas en modo listado, pero si marca esta opcin se imprimirn las facturas utilizando el formato y modelo indicado en los parametros de empresa. Recuerde que la impresin masiva de factura no realiza previsualizacin, es decir, las facturas son enviadas directamente a la impresora. Dependiendo del nmero de facturas, este proceso puede tardar bastante tiempo. - Exportacin iberojet: si trabaja con iberojet, esta opcin permite exportar las facturas a un fichero de texto plano con un formato compatible con iberojet. Para realizar el proceso de exportacin rellene los filtros necesarios, utilice el selector de ficheros para establecer la ubicacin del fichero, y por ltimo, haga clic sobre el botn "Visualizar". Una vez generado el fichero, acceda a la web de iberojet y adjunte dicho archivo. La seccin "Modelo de Informe", permite obtener 4 tipos de listado: 1) Resumido: Este listado muestra un resumen de la cabecera de la factura. En la siguiente imagen se muestra el formato de este modelo

2) Detallado: este informe muestra un resumen de la cabecera de la factura y para cada factura se incluye el desglose de sus lneas y las bases de factura.

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Am Hotel 3) Pendiente: Este informe agrupa las facturas por cliente y muestra solo aquellas facturas que no estn pagadas. Para cada factura se muestra el importe total, el importe pagado y el importe pendiente. Por cada cliente se mostrar un sub-total pendiente. Este informe es til para obtener un listado de aquellos clientes con facturas pendientes de pagar.

4) Forma de Pago: Este modelo es semejante el modelo resumido pero incluye la forma de pago de la factura.

5) 347: este modelo incluye un campo para indicar una cantidad numrica ( por defecto 3005) y permite listar aquellos clientes a los que se les ha facturado un importe superior al cantidad indicada. modelo 347. Este listado le ayudar a completar el

Este mismo formulario tambin es utilizado para obtener un listado de facturas proforma a travs de la opcin "Informes->Facturas Proforma". PARMETROS RELACIONADOS Impresora Informes Nombre Hotel

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Restaurante
Informe Diario Restaurante El informe diario de restaurante genera un listado donde para cada habitacin se muestra informacin detallada sobre los servicios de restaurante (Desayunos, almuerzos, cenas...). El informe es accesible desde la opcin de men "Informes->Restaurante->Diario".

como podr observar en la imagen anterior, puede utilizar las siguientes opciones: 1) Tipo habitacin: utilice este campo para filtrar las habitaciones pertenecientes al tipo especificado. 2) Fecha: indique la fecha de referencia para calcular el parte de restaurante. De forma predeterminada se usa la fecha actual. Recuerde que este informe tiene en cuenta tanto reservas como estancias, por lo que puede imprimirlo para das futuros. 3) Considerar Suplementos: este informe calcula los servicios que el restaurante debe ofrecer en funcin del pax, el periodo de estancia y regimen de las reservas/estancias. Pero en muchos casos, se pueden registrar servicios de restaurante adicionales como suplementos. Para que el informe tenga en cuenta estos suplementos, es necesario configurarlos en el mantenimiento de servicios y activar este filtro del informe. 4) Excluir Bebes: marque esta casilla para excluir a los bebes del calculo de restaurante. Si no marca esta opcin y tiene una reserva en regimen de desayuno para 2 adultos y un bebe, este informe tendr en cuenta 3 desayunos. 5) Incluir observaciones: marque esta opcin para incluir las observaciones de las reservas/estancias. 212

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En la siguiente imagen se puede ver el formato del informe resultante.

como puede observar en la imagen, para cada habitacin, se muestra el nmero de adultos, nios y bebes, junto con el nmero de regimenes y el numero de servicios (Desayuno, Almuerzo y cena). Tambin se incluir totales por pax, por regimen y por servicios. PARMETROS RELACIONADOS Impresora Informes Nombre Hotel

Informe Estadstica INE

La encuesta de ocupacin hotelera es accesible desde la opcin de men "Informe->Estadsticas INE". El modelo solicitado a partir de 2010 es el EOXX10, aunque por compatibilidad esta disponible el formato que AM/Hotel utilizaba inicialmente (EOH2-04). Para el correcto funcionamiento del modelo EOAP-10 y EOH1-10 es necesario que revise el campo "Pax Mximo" de cada habitacin. Si su modelo es el EOH1-10, el INE le solicitar modelo EOHM-10: informe de datos mensuales para establecimientos hoteleros. En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de este formulario:

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Am Hotel

en la cual se incluyen los siguiente filtros: 1) Modelo: esta seccin contiene una serie de opciones con los diferentes modelos utilizados por INE. Por ejemplo el modelo EOAP-10 es para apartamentos tursticos, el modelo EOH2-10 es para hoteles de hasta 2 estrellas, EOH1-10 y EOHM-10 es para hoteles de ms de 3 o ms estrellas... 2) Selector de habitaciones: de forma predeterminada, este informe incluye todas las habitaciones excepto aquellas que tienen marcada la casilla "No tratar como habitacin". Por ejemplo, muchos clientes dan de alta como habitaciones a los salones para alquiler. En estos casos es necesario que marque la opcin anterior, de forma que esta habitacin no es incluida en el informe de imserso. 3) Filtros para modelos 04: esta seccin contiene los filtros necesarios para los modelos XXXX-04, tales como el periodo y el tipo de informe (Plazas ocupadas, entrada de viajeros y habitaciones ocupadas. 4) Filtros para modelos 05-10: Esta seccin es la que se utiliza actualmente y contiene los siguientes campos:

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Am Hotel - Mes: indica el mes de referencia, por defecto se toma el mes actual. - Ao: especifica el ao de referencia. - Quincena: este campo solo esta disponible para el modelo EOAP, y permite indicar la quincena. Para los modelos EOH1 y EOH2 el periodo predeterminado es de una semana. - Cdigo INE: este campo es importante pues es un identificador que INE asigna a los hoteles. - Categora: esta campo permite especificar la categora del hotel. En la imagen anterior, la categora es 4*. - Fecha de Inicio,Fecha de Fin: ambos campos se utilizan para indicar el periodo de referencia utilizado para realizar los calculos necesarios para los modelos de INE. Antes de imprimir la encuesta de INE es necesario que revisar los parmetros de INE, pues todos los parametros son utilizados a la hora de imprimir el modelo. Para el correcto funcionamiento del informe, es necesario que los clientes espaoles tenga asignado como mnimo el pas y la provincia, y para los extranjeros al menos el pas. En caso de no rellenar estos campos, la habitacin de cliente no se mostrar en el informe. PARMETROS RELACIONADOS Impresora Informes Nombre Hotel Parmetros de INE

Utilidades
Registro Incidencias
Como medida de seguridad, la aplicacin cuenta con un registro, donde quedarn reflejadas ciertas operaciones como incidencias para su posterior revisin por el usuario que tenga permisos para ello, con el fin de tener conocimiento de aquellas operaciones que necesiten un seguimiento (modificar facturas, borrar datos, modificar datos, cobrar, eliminar cobros...)

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Este formulario nos proporcionar la siguiente informacin: Usuario con el que se entr en la aplicacin cuando se realiz el proceso. Fecha y Hora en la te tuvo lugar. Proceso asociado a la incidencia. Completado, si termin de realizar o no. Observaciones, este columna contiene informacin adicional del registro de incidencia. Por razones de seguridad, le recomendamos que este formulario solo sea accesible para los usuarios autorizados.

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ndice
A Accesos ........................................ 95 Accesos y Dependencias ............. 95 Agencias ...................................... 37 Am Hotel......................................... 1 AmConta .................................... 204 Anticipos ..................................... 148 Ayuda On Line.............................. 22 B Barra de Herramientas ................. 18 Bloquear Habitacion ................... 209 Borrar Empresa ............................ 25 Buscar .......................................... 21 Buscar en mantenimientos ........... 21 C Cambiar Estado Habitacion ........ 209 Cancelacin Reserva ................. 151 Cargos Cliente............................ 195 Cargos Habitacion ...................... 195 Cerrar Habitacion ....................... 202 Ch Check-in ..................................... 162 CheckIN ..................................... 162 Check-Out .................................. 192 C Clientes ........................................ 28 Cobros ........................................ 207 Conceptos .................................... 48 Configuracion ............................. 100 Configuracin Centralita ............. 213 Confirmacion Reserva ................ 151 Contabilidar facturas .................. 204 Contabilizacion ........................... 204 Crear Directorio ............................ 26 Crear Empresa ............................. 23 Crear Factura ............................. 192 Cupo ............................................. 88 D Dependencias .............................. 95 Descuentos Tipo Cliente .............. 94 Directorio ...................................... 26 E Eliminar Empresa ......................... 25 Empleados ................................... 40 Empresas ..................................... 34 Entregas a cuenta ...................... 148 Envio Reserva ........................... 151 Estadisticas INE......................... 233 Estancias ................................... 162 Evaluar Estado Salida ............... 182 F Facturacin ................................ 192 Facturar ..................................... 192 Facturas ..................................... 198 Ficha Policia ................................ 97 Finalizar Estancia ...................... 202 G Generar Archivo Partes Viajero . 189 Generar Disco Partes Viajero .... 189 Gestion de Cobros ..................... 207 Gestion Facturas ....................... 198 Grupos de Habitaciones .............. 42 H Habitaciones ................................ 40 Historial Aos Anteriores ............. 96 Historico Bases de Datos ............ 96 Hoteles ........................................ 52 Hoteles Central Reservas ............ 52 I Incidencias ................................. 235 INE............................................. 233 Informe Diario Restaurante ........ 231 Informe Facturas........................ 227 Informe Limpieza ....................... 224 Informe Movimientos Propietario 219 Informe Reserva ........................ 220 Informe Restaurante .................. 231 Instalacion ..................................... 2 Instalacion en red ........................ 17 Instituto Nacional de Estadistica 233 Introduccin ................................... 1 Iva ................................................ 95 L Liquidacin Propietarios ............ 219 Listado Reservas ....................... 220 M Movimientos Estancia ................ 179 O Ofertas ......................................... 76 P Parametros ................................ 100 Parametros Empresa ................. 100 217

Am Hotel Parte Limpieza ........................... 224 Partes Policia ............................... 97 Partes Viajero ............................... 97 Planning ..................................... 137 Planning de Cupos ..................... 155 Planning Diario ........................... 183 Planning Disponibilidad .............. 183 Planning Reservas ..................... 137 Preferencia tarificacin ................. 86 Propietarios .................................. 46 Proveedores ................................. 47 R Recepciones............................... 162 Registro Incidencias ................... 235 Requerimientos .............................. 2 Reserva ...................................... 128 S Servicios ....................................... 51 Solicitar Ayuda ............................. 22 T Tarifa Pactada ............................. 82 Tarifas .......................................... 60 Tarifas por dia .............................. 84 Tarifas por Temporada ................ 58 Tarifas por Tipo Habitacion .......... 78 Tarifas por tramos........................ 84 Temporadas................................. 55 Textos Predefinidos ..................... 95 Tipos Contrato ................. 47, 52, 93 Tipos de Cliente ........................... 94 Tipos Habitacion .......................... 43 Tipos Iva ...................................... 95 Tipos Tarifa .................................. 60 Tipos Temporada......................... 54 U Ubicacion Datos........................... 27 Ubicar Base Datos ....................... 27

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