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Funcionalidades Globais Docbase


DOCBASE Windows
Desenvolvimentos Orientados para o Conhecimento
LISBOA 2004

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Coleco Manuais DocBase


DocBase DocBase DocBase DocBase DocBase DocBase DocBase DocBase DocBase DocBase DocBase DocBase gesto de informao documental gesto de linguagens documentais gesto de publicaes em srie manual de referncia verso 1.175 gesto de aquisies gesto de emprstimos manual de referncia verso 1.175 utilitrios para gesto de bases de dados redes locais Mini-micro CDS/ISIS Programao Pascal Curso de MS-DOS para DocBase Curso de Windows/Word para DocBase Manual do utilizador DocbWeb

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Sumrio
1 Funcionalidades Globais ............................................................ 7
1.1 - mbito .................................................................................................... 7

2 A aplicao ............................................................................... 9
2.1 - Instalao do Programa .......................................................................... 11 2.1.01 Caractersticas de Hardware ............................................................... 11 2.1.01.01 - Servidor (Requisitos mnimos) ........................................................ 11 2.1.01.02 - Cliente (Requisitos mnimos) .......................................................... 11 2.1.02 - Chave de Proteco ........................................................................... 12 2.1.03 - Monoposto ........................................................................................ 13 2.1.04 Rede Local ....................................................................................... 15 2.2 - Utilizao do Programa ........................................................................... 16 2.2.01 - Acesso ao Programa........................................................................... 16 2.3 - Configurao ......................................................................................... 19 2.3.01 Administrao................................................................................... 20 2.3.01.01 Localizaes ................................................................................. 20 2.3.01.02 Gesto de Acessos ........................................................................ 21 2.3.01.03 Gesto de Bases ........................................................................... 24 2.3.01.03.1 Registo de bases ........................................................................ 24 2.3.01.03.2 Registo de Tesauros .................................................................... 25

3 Catalogao e Edio de Registos .............................................27


3.2 - Edio................................................................................................... 30 3.2.01 - Teclas de Movimentao ..................................................................... 30 3.2.02 - Teclas de Edio ................................................................................ 31 3.2.03 - Outras Aces ................................................................................... 31 3.3 - Barra de Menus ...................................................................................... 32

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3.4 - Barra de Navegao e Atalho ................................................................... 37 3.4.01 - Botes de Navegao ......................................................................... 38 3.4.02 Botes de Atalho ............................................................................... 38 3.4.03 - Barra de Seleco .............................................................................. 39 3.4.03.01 - Modelo ......................................................................................... 39 3.4.03.02 - Campos ....................................................................................... 39 3.4.04 - Barra de Seces ............................................................................... 41 3.5 Folhas de Recolha .................................................................................. 41

4 Pesquisa de Informao ...........................................................43


4.1 Tipos de Pesquisa .................................................................................. 44 4.1.01 - Pesquisa Booleana ............................................................................. 46 4.1.01.01 - Operadores de Pesquisa ................................................................. 46 4.1.01.01.2 E lgico .................................................................................. 47 4.1.01.01.3 NO lgico (ou Excepto) .......................................................... 47 4.1.01.01.3 - Truncatura $ ............................................................................. 48 4.1.01.01.4 - Seleco de Campo ( ) ............................................................. 49 4.1.01.01.5 A caixa de expresso de pesquisa ................................................ 50 4.1.01.01.6 Os Botes de Aco ................................................................... 51 4.1.02 - Pesquisa em Texto Livre ..................................................................... 51 4.1.03 - Histrico ........................................................................................... 52 4.1.03.01 Difuso selectiva .......................................................................... 53 4.1.04 - ltima Pesquisa ................................................................................. 53 4.1.05 - Navegao Integral ............................................................................ 54 4.1.06 - Pesquisa pelo ndice .......................................................................... 55 4.1.07 - Pesquisa por Tesauros ........................................................................ 56

5 - Utilitrios .................................................................................57
5.1 Manuteno de Bases ............................................................................. 59 5.1.01 Importao ...................................................................................... 59 5.1.02 Exportao ....................................................................................... 60 5.1.03 Actualizao do ndice ....................................................................... 63 5.1.04 Reinicializao da Base de Dados ........................................................ 66 5.1.05 SUBST (Programa de substituio)...................................................... 67

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5.1.05.01 - Parmetros .................................................................................. 67 5.1.05.02 - Substituio ................................................................................. 67 5.2 Gesto de Bases .................................................................................... 70 5.2.01 Criar Base de Dados .......................................................................... 70 5.2.02 Duplicar Base de Dados ..................................................................... 72 5.2.03 Remover Base de Dados .................................................................... 72 5.2.04 Apagados ......................................................................................... 72 5.3 Impresses e Listagens .......................................................................... 74 5.3.01 Parametrizao das Listagens ............................................................. 74 5.3.01.01 Principal ...................................................................................... 77 5.3.01.02 Definies e Limites ...................................................................... 78 5.3.01.03 Ordenao ................................................................................... 79 5.3.01.04 Definio de ndices ..................................................................... 79 5.3.01.05 ndice de campos ......................................................................... 81 5.3.01.06 ndice da Base de Dados ............................................................... 82 5.3.01.07 Configurao de ndices ................................................................ 83 5.3.01.08 - Etiquetas ..................................................................................... 84 5.3.01.09- Fontes .......................................................................................... 85 5.3.01.10 Cdigos de Barras ........................................................................ 86 5.3.01.10.1 Definies ................................................................................. 86 5.4 Linguagens Documentais ........................................................................ 88 5.5 Outras Configuraes ............................................................................. 89 5.5.01 - Visual ............................................................................................... 89 5.5.02 Edio ............................................................................................. 90 5.5.02.01 - Fontes ......................................................................................... 90 5.5.02.02 Configurao da Edio ................................................................. 91 5.5.03 Configurao da Pesquisa................................................................... 91 5.5.04 Configurao das Listagens ................................................................ 92 5.5.05 Configurao das Associaes ............................................................. 92 5.5.06 Configurao de Sistema ................................................................... 93

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1 Funcionalidades Globais
1.1 - mbito
Este manual apresenta funcionalidades genricas da DOCBASE para Windows. Funciona em ambiente de 32 bits, com os sistemas operativos Windows 95, Windows 98, XP e Windows 2000. A DOCBASE integra um conjunto de bases de dados para diferentes tipos de informao bibliogrfica, jurdica, museolgica, arquivstica, legislao e jurisprudncia. A nica diferena entre cada base a natureza dos dados, folhas de recolha, formatos de visualizao, impresso e pontos de acesso para pesquisa de informao. As funes disponveis so idnticas em qualquer base de dados, o que simplifica a utilizao da aplicao e a adaptao dos utilizadores. Este manual constitui um texto de introduo geral permitindo a imediata aprendizagem do modo de funcionamento de qualquer base de dados instalada.

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2 A aplicao
A Docbase funciona com os sistemas operativos Windows 95, 98, NT, XP e 2000. A aplicao integra um conjunto de bases de dados para diferentes tipos de informao bibliogrfica, jurdica, museolgica, arquivstica, legislao e jurisprudncia. A nica diferena entre cada base a natureza dos dados, folhas de recolha, formatos de visualizao, impresso e pontos de acesso para pesquisa de informao. As funes disponveis so idnticas em qualquer base de dados, o que simplifica a utilizao da aplicao e a adaptao dos utilizadores. Este manual constitui um texto de introduo geral permitindo a imediata aprendizagem do modo de funcionamento de qualquer base de dados instalada. A utilizao de bases de dados documentais assenta em duas funes principais: criao e/ou manuteno de registos e consulta de informao. As bases de dados so fundamentais em qualquer sistema de gesto integrada de informao em bibliotecas, arquivos e museus pelo que a gnese destes processos est na disponibilidade dos registos com a descrio fsica dos documentos e acesso imediato informao que contm. A DocBase definiu como prioritria a constituio das bases de dados na rea da cultura, podendo afirmar-se que a nica aplicao portuguesa a oferecer em simultneo o tratamento de informao neste universo. Este desempenho s possvel porque a DocBase uma aplicao desenvolvida por especialistas em informtica documental que conhecem e acompanham h vrios anos as necessidades e expectativas de bibliotecrios, arquivistas e conservadores de museus. Sendo certo que a criao e manuteno de registos constitui a operao fundamental atravs da qual se torna acessvel aos utilizadores todo um manancial de informao, foi decidido adicionar um conjunto de funcionalidades que fizeram escola em aplicaes deste gnero, bem como outras sugeridas por evolues tecnolgicas e necessidades de trabalho dos utilizadores. Ao nvel da consulta e pesquisa de informao a apresentao das opes e a ergonomia geral tm em conta a observao directa do ambiente de trabalho dos nossos clientes. A informao um bem essencial para o desenvolvimento das sociedades, mas s atravs do seu tratamento por profissionais competentes se consegue eliminar o rudo e silncio originados pela falta de preparao em tal domnio. Este facto e a preocupao dos profissionais da informao em conseguir proceder ao tratamento documental no mais curto espao de tempo com elevados padres de qualidade fez com que as funcionalidades de criao e edio de registos, agora disponveis, englobassem os mais avanados conceitos.

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A criao de novos registos tanto pode ser realizada a partir de uma folha de recolha de dados vazia, onde os dados tero de ser digitados, como a partir de um outro registo j existente com informao semelhante. Os vrios campos so validados a partir do ndice geral ou de um ou mais tesauros que se encontram disponveis na Docbase e adequados ao campo em tratamento. Ocorrendo por vezes documentos ou peas com campos comuns, foi alargado o conceito de dados predefinidos, atravs do qual se permite a disponibilidade de um nmero ilimitado de ficheiros com informao prpria de cada documento. A manuteno da base de dados implica a peridica correco dos registos, pelo que a sua edio uma tarefa complexa. Para facilitar a tarefa aos tcnicos, foi este trabalho grandemente simplificado atravs de vrias opes. O rpido crescimento das bases de dados implica o reaproveitamento de registos existentes reduzindo o volume de dados a digitar. Por tal motivo tornou-se possvel criar duplicados a partir da pesquisa e posterior integrao dos registos seleccionados numa base de dados. A pesquisa foi muito desenvolvida tornando possvel o recurso a tesauros para seleco de termos de pesquisa. tambm possvel a pesquisa em mais do que uma base de dados, alargando significativamente o acesso informao existente em cada organizao. Em resumo, podemos dizer que tendo sempre em vista o utilizador final, as ferramentas de edio e pesquisa foram orientadas para: 1 - eficcia e eficincia no tratamento documental; 2 - integridade e segurana da informao; 3 - rapidez no acesso informao; Por outro lado, sendo necessria a coabitao de bases de dados contendo diferentes tipos de informao, foi tambm nosso objectivo conseguir uma nica forma de dilogo entre o utilizador e o programa, de modo a facilitar a aprendizagem e operao do sistema, qualquer que seja o tipo de informao bibliogrfica, arquivista, museolgica, etc. Estes so os objectivos que deram origem DocBase e que sero descritos com detalhe nos captulos seguintes.

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2.1 - Instalao do Programa


A Docbase pode ser instalada em monoposto, workgroup at 5 postos ou em ambiente cliente servidor, sendo o licenciamento quando neste ambiente efectuado em pacotes de 6, 10, 20 ou 50 licenas de utilizao simultnea.

2.1.01 Caractersticas de Hardware


As caractersticas mnimas obrigatrios de hardware para o bom funcionamento da aplicao Docbase so as seguintes. Motor de dados Pervasive SQL Server A performance do seu sistema estar dependente da sua configurao de Hardware, recursos disponveis e da quantidade de trfego no servidor desaconselhvel a instalao da DocBASE em servidores com o MS Exchange A instalao do motor Pervasive SQL pode coexistir pacificamente com MSSQL e Oracle A instalao da aplicao DocBASE obriga ao acesso fsico mquina servidora

2.1.01.01 - Servidor (Requisitos mnimos)


Windows 2000 Server / Advanced Server , Windows 2003 MS IIS 5.x ou superior (Internet Information Server) MS Internet Explorer 6.x Processador da classe Pentium IV ou superior, 512Mb RAM, 300Mb espao em disco rgido sem contar com as bases de dados e ficheiros associados Ligao de rede 10/100Mbits ou superior, com comunicao por HUB

2.1.01.02 - Cliente (Requisitos mnimos)


Windows 98SE ou superior, Windows 2000, Windows XP Processador de classe Pentium III ou superior 256Mb RAM e 150Mb espao em disco rgido Internet Explorer 5.5 ou superior

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Ligao de rede 10/100Mbits ou superior, com comunicao por HUB NOTA: O servidor dever ser optimizado para Servidor de Aplicaes, no devendo ter funes de posto de trabalho. A DID no poder responsabilizar-se pelo bom funcionamento da DocBase quando as especificaes de equipamentos e software se afastem das recomendadas.

2.1.02 - Chave de Proteco


A chave HASP consiste numa pea que se liga porta paralela ou USB de cada posto de trabalho. uma forma de proteco do programa, sem a qual apenas funcionar o Mdulo de Pesquisa, logo imprescindvel possuir uma por cada posto.

Para que funcionem correctamente, necessrio executar um programa de instalao da chave (excepto quando utilizado o auto-instalador). Para tal deve inicializar-se o ficheiro hinstall.exe, a partir do Windows, clicando em Start\Run e inscrevendo o comando respectivo, como indicado na janela seguinte:

Aps este comando ter sido executado, surgir um ecr de confirmao da correcta instalao da chave (caso tenha realmente sido bem instalada) solicitando a reinicializao do computador, necessria para que a chave passe a ser reconhecida.

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Quando a DocBase iniciada e ao entrar em qualquer dos mdulos, surge um ecr com duas janelas onde dever escrever-se o nome e a password. Use adm em ambas as janelas de texto para iniciar o funcionamento. Aps preenchido o nome e caso no tenha sido introduzida a chave, surgir uma mensagem de erro, como no seguinte exemplo:

Nesta situao deve inserir-se a chave na porta paralela e iniciar de novo a DocBase. NOTA: Para os postos destinados apenas pesquisa no necessria a chave HASP.

2.1.03 - Monoposto
Esta verso mantm a tradio da nossa empresa em fornecer aplicaes de simples instalao e utilizao em monoposto. Em rede local, pela complexidade da administrao do sistema operativo, necessrio que a instalao seja realizada por um tcnico credenciado. Para instalar a DocBase em monoposto basta colocar o CD no leitor de CDs do computador, inicializando-se a instalao automtica. Em caso contrrio deve executar-se o ficheiro setup.exe contido no CD. Aparecer a seguinte imagem no ecr:

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Basta seguir as opes apresentadas em ecr para proceder instalao. Concluda a instalao, pode verificar-se, atravs do explorador do Windows, a estrutura dos directrios que constituem a aplicao:

DOCBWIN Executveis e Configuraes

WINDOWS Docbase.Ini BTI.Ini

DBSYS Recursos das Base de dados

BASES Bases de dados

DBCLP Ficheiros temportios

DBCFG Configuraes de Bases e acessos

IMG Ficheiros Multimdia

TRABALHO Ficheiros Temporrios

A DocBase distribui os ficheiros de uma forma lgica. No caso das bases de dados, estas so guardadas em subdirectorias com nome igual ao de cada base. O sistema assume que a existncia da directoria compreende a sua disponibilidade completa. Caso exista uma directoria vazia, esta analisada e considerada activa, pelo que a criao de uma base de dados com o mesmo nome ser negado.

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2.1.04 Rede Local


No se descreveu aqui a forma de instalao em rede por ser uma tarefa da responsabilidade dos tcnicos da DID. Saliente-se, no entanto, que ao modificar uma configurao existente, quer se trate da localizao de ficheiros, quer das bases, ir ser actualizado o ficheiro Dbcfg. No caso de uma rede, o Dbcfg comum a todos os postos de trabalho pelo que qualquer alterao se repercute em toda a rede. Podem ser alterados os parmetros Edio e Pesquisa por serem locais. Quando so vrios tcnicos a introduzir dados em rede, ser necessrio ter em ateno as seguintes regras: Em cada momento, s um utilizador poder alterar um dado registo. Se algum tentar executar uma alterao, aparecer no canto inferior esquerdo do ecr uma mensagem indicando que o registo se encontra bloqueado e a folha de recolha de dados fica em tom cinzento Todos os utilizadores podero, em simultneo, executar pesquisas e visualizar quaisquer registos Quando se est a trabalhar em rede deve ter-se cuidado na administrao da base de dados. As seguintes operaes no podem ser realizadas quando existem vrios utilizadores a aceder base de dados: Importao de registos Criao do ndice de pesquisa Segurana de dados (cpia dos ficheiros base.BST e base_.IDX para uma unidade de segurana)

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2.2 - Utilizao do Programa


2.2.01 - Acesso ao Programa
A aplicao DocBase segue a filosofia decorrente da plataforma em que se apresenta: Windows. Os mdulos so autnomos, no obstante se garantir uma maior integrao dos dados, atravs da sua interactividade, visando sempre a economia de tarefas e a no repetio de informao. O ecr de entrada/apresentao da DocBase possui uma disposio adaptada s opes disponveis; os vrios mdulos encontram-se individualizados e representados por cones que esto activos quando o respectivo mdulo ficar instalado. O acesso ao programa faz-se, como caracterstico das aplicaes do Windows, atravs do cone criado no desktop pelo auto-instalador Docbase. No caso de instalaes no automticas, o atalho deve ser criado a partir do executvel C:\Docbwin\Docbase.Exe ou acedendo atravs de Incio Programas DocBase, clicando uma vez no boto esquerdo do rato.

De seguida, e j dentro da DocBase, surge o ecr da aplicao:

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Para mais informaes relativas aplicao, deve clicar-se sobre a palavra DocBase, acedendo a um quadro em movimento que apresenta o nmero da verso, a data em que foi implementada, bem como outras informaes de interesse. Pode seleccionar-se qualquer opo, clicando sobre o respectivo cone ou utilizar a tecla Alt em conjugao com a letra sublinhada relativa opo pretendida, por exemplo: Alt+C (Catalogao). Ao seleccionar qualquer opo, surgir o seguinte ecr devendo introduzir-se o nome e a password:

Por defeito encontram-se disponveis os seguintes Nomes e Passwords:

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Estas passwords devem ser substitudas aps a implementao da aplicao, sendo aconselhvel, como garantia de confidencialidade, que cada utilizador tenha a sua prpria password, ou que as mesmas sejam periodicamente alteradas. Ver captulo 2.3 Configurao.

A opo Base permite seleccionar a base em que se pretende trabalhar. Por defeito aparece sempre o nome da base em que esteve a trabalhar-se na sesso anterior. As bases de dados disponveis surgem em ecr, como no seguinte exemplo.

Para se seleccionar uma base, deve clicar-se sobre a base pretendida ou navegar atravs das teclas e carregar na tecla Enter. Ao longo de toda a aplicao, os

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cones Ok e Cancelar servem, respectivamente, seleccionada ou para cancelar a operao. para confirmar a opo

Quando se regressa ao ecr inicial da aplicao, pode constatar-se que, no canto inferior esquerdo, se encontra o nome da base seleccionada. Este cone permite o acesso a uma informao mais completa relativamente base seleccionada, como o tipo de base, o nmero de registos, etc. O cone Login permite mudar o perfil do utilizador, inibindo ou autorizando o acesso a determinadas funes. Clicando em Sair pode abandonar-se a aplicao. As opes Linguagens Documentais, Emprstimos, Sries e Aquisies so mdulos especficos, relativamente aos quais se dever consultar o respectivo manual. As opes Pesquisa, Catalogao e Utilitrios so funes comuns a todas as aplicaes pelo que se descrevem neste manual.

2.3 - Configurao
A configurao dos parmetros do sistema, permite ao administrador alterar todas as permisses de acesso s bases de dados. Para aceder a esta funo, deve clicarse em Utilitrios e, de seguida, em Configurao. De imediato surgir o seguinte ecr:

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2.3.01 Administrao
Alm de permitir a configurao dos parmetros do sistema, este ecr tambm disponibiliza informao complementar sobre a localizao de directrios utilizados por cada um dos mdulos da aplicao. Em Configurao Adicional acede-se localizao dos recursos dos mdulos, podendo alterar-se de posto local para rede e vice-versa.

2.3.01.01 Localizaes
importante garantir a localizao correcta dos recursos dos mdulos, pois muitas vezes confundem-se os erros originados pelo sistema operativo e permisses de acesso aos recursos na rede, com aqueles que podem ser atribudos realmente ao funcionamento do programa. A confirmao da localizao correcta atravs de Configurao Adicional constitui uma informao importante. Tambm o Directrio de bases constitui outra informao importante na gesto da localizao dos recursos. possvel verificar e alterar o directrio local onde se encontram as bases de dados e/ou o directrio global (disponvel num servidor). Para tal deve clicar-se no cone ..., situado direita da respectiva janela, e surgindo o seguinte ecr:

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Clicando em Novo ser possvel acrescentar um novo directrio; em Apagar o directrio seleccionado ser apagado. O menu Globais e Locais permite distinguir se as directorias so globais (disponvel em servidor) ou locais. Em Directrio de Associaes possvel verificar e alterar o directrio local onde se encontram as associaes Multimdia e/ou o directrio global. Para tal deve clicarse no cone ..., situado direita da respectiva janela, e surgir o seguinte ecr:

Clicando em Novo ser possvel acrescentar um novo directrio; em Apagar o directrio seleccionado ser apagado. O menu Globais e Locais permite distinguir se as directorias so globais ou locais. Atravs de Gesto de Acessos podem definir-se utilizadores com diferentes perfis de acesso s funes disponveis. Garante-se, assim, uma segurana no funcionamento atravs da utilizao de chaves de acesso. O sistema fornece por defeito 5 grupos com os respectivos Logins e Passwords.

2.3.01.02 Gesto de Acessos

Para alterar as chaves de acesso ou adicionar novos grupos e utilizadores necessrio proceder da seguinte forma: Criao do grupo onde se definem as tarefas que o mesmo pode realizar; Criao dos utilizadores e sua afectao a um grupo.

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Importa salientar que, aps a alterao dos grupos e utilizadores, necessrio manter uma indicao dos nomes definidos. Doutra forma, ter de ser reinicializado todo o sistema para voltar s chaves de acesso fornecidas por defeito.

Clicando no cone Grupos surge uma lista os grupos de acesso disponveis que, por defeito, so os seguintes:

Clicando em Novo, Apagar e Alterar do anterior ecr, pode criar-se um novo grupo, apagar ou alterar o nvel de acesso de um grupo j existente, respectivamente.

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A criao ou edio de um utilizador faz-se atravs deste cone.

Clicando sobre ele, acede-se a um ecr de Identificao dos utilizadores existentes e grupos de acesso a que pertencem, conforme o seguinte ecr:

a partir daqui que se pode criar um novo utilizador, apagar ou alterar as permisses de um que j exista. Para tal deve clicar-se em Novo, Apagar e Alterar respectivamente e preencher os campos de cada ecr excepo do cone Apagar que remete para um ecr de confirmao de remoo do registo de utilizador. A criao de um novo utilizador obriga compreenso das seguintes janelas:

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Nmero Nmero atribudo pelo sistema ao utilizador

Nome Nome atribudo ao utilizador Login Login atribudo ao utilizador Mudar Password Para atribuir/alterar a password Grupos A cada Utilizador deve ser atribudo um Grupo que determina o tipo de acesso desse Utilizador s diversas bases e funcionalidades da aplicao. Usando o boto Adicionar atribui-se o Grupo. Para retirar um Grupo do Utilizador clica-se sobre ele e usa-se o boto Remover

Esta opo inclui a lista das tarefas executveis no sistema com a respectiva etiqueta e descrio e no se devem introduzir alteraes, pois correspondem s funcionalidades disponibilizadas pelo programa.

2.3.01.03 Gesto de Bases


A DocBase funciona com diferentes bases de dados que constam de uma enciclopdia de dados integrada na aplicao.

2.3.01.03.1 Registo de bases

Atravs de Registo de Bases tem-se acesso lista das bases. Para se adicionar uma base, deve clicar-se em Registo de Bases e, depois, em Adicionar. Surgir o seguinte ecr:

A adio de uma base obriga a que esta j se encontre previamente instalada (deve existir uma subdirectoria com os respectivos ficheiros). Assim, definindo a sua localizao, automaticamente sero preenchidos os restantes campos.

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A remoo de uma base de dados, implica a seleco prvia da base que se pretende eliminar devendo, depois, clicar-se no cone Remover. Seguindo estes passos a base de dados fica inacessvel, apesar de continuar fisicamente na respectiva subdirectoria. Em qualquer altura poder ser novamente adicionada, desde que no se elimine a respectiva directoria. Saliente-se que esta opo serve para registar as bases de dados disponveis, pelo que se pretender desactivar temporariamente no se deve eliminar a directoria.

2.3.01.03.2 Registo de Tesauros

Este cone apresenta a lista dos tesauros instalados. Atravs do explorador do Windows, deve confirmar-se quais as directorias existentes iniciadas por TH abaixo de \DOCBWIN\BASES, as quais devem constar nesta lista para ficarem activas. Se tal no acontecer, bastar clicar no cone Adicionar e surgir o seguinte ecr:

Nome Deve atribuir-se um nome ao tesauros a registar, ex. THEUR = EUROVOC Descrio Pequena descrio do contedo do Tesauros Localizao Para fazer a adio de um tesauros j existente bastar definir a sua localizao clicando no cone que se encontra direita da respectiva janela

Abre um ecr com uma lista de tesauros onde se deve escolher o tesauros a adicionar
Classes (a) obrigatrio que cada Tesauros tenha pelo menos uma classe. A atribuio de classe feita clicando no boto Adicionar.

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A remoo de uma classe poder ser feita, marcando a classe a remover e clicando no boto Remover. Nvel acesso Nvel de acesso ao tesauros. Torna possvel limitar o acesso a utilizadores que no possuem um nvel igual ou superior. Para se editar um tesauros previamente instalado de modo a alterar-lhe as suas caractersticas, basta clicar em Registo de tesauros e, depois, em Editar, Surgir o seguinte ecr:

A instalao dos tesauros funciona de modo diferente das bases de dados, pois pertencem a uma classe nica reconhecida pelo sistema, caso existam. Quando est instalado um tesauros e se pretende adicionar um outro, pode o mesmo ser duplicado atravs da opo de duplicao existente nos utilitrios ou adicionando directamente. Para este efeito, dever ser criada a subdirectoria respectiva e inicializar o tesauros. NOTA: As restantes configuraes especfico 5 Utilitrios podero ser consultadas no captulo

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3 Catalogao e Edio de Registos


CATALOGAO a denominao utilizada pela DOCBASE para criao ou edio de registos, qualquer que seja a base de dados utilizada. Entende-se por edio a criao de novos registos bem como a sua posterior alterao, quando necessrio. Sendo esta actividade aquela que mais recursos consome, foi grande a preocupao em disponibilizar funcionalidades simples e poderosas que, sendo de fcil aprendizagem, permitissem simplificar a digitao dos dados. O recurso aos registos j existentes, duplicando-os para a criao de novos, foi uma dessas funcionalidades. Em cada base de dados os campos foram agrupados por conjunto lgicos de informao atravs de uma barra de seces. Por exemplo, poderemos ter as seces Identificao, Contexto e Indexao de modo a autonomizar as vrias fases de trabalho e permitir que, cada um destes conjuntos de campos, seja preenchido em fases diferentes por tcnicos especializados. Apesar desta organizao sempre possvel ir directamente para qualquer um dos campos existentes; til quando se trata de proceder a alteraes pontuais.

Apesar desta organizao sempre possvel ir directamente para qualquer um dos campos existentes, til quando se trata de proceder a alteraes pontuais. Podem ser seleccionados diversos modelos de recolha de dados, consoante o tipo de documento a tratar. Bem como diversos formatos de visualizao.

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Activando a tecla de funo F3 dentro de campos sujeitos a validao, permite-se aceder ao ndice para encontrar registos semelhantes ou para a validao dos dados. Esta validao pode ainda ser feita por meio de Linguagens Documentais apropriadas e integradas com a edio. No caso de se criarem vrios registos com campos idnticos e comuns podem ser utilizados formulrios com dados predefinidos pelos utilizadores e seleccionados a partir de outros registos. Quanto edio, vrias so as ajudas de apoio ao trabalho de edio. Para cada campo existe uma indicao sobre a forma de introduo dos dados, sendo possvel chamar um ecr vrios exemplos especficos, bastando carregar em F1. A visualizao imediata dos formatos de apresentao na pesquisa oferece a possibilidade de verificar a qualidade da informao produzida e uma viso global do resultado do trabalho em curso. Saliente-se, finalmente, a disponibilidade permanente da pesquisa, atravs da qual possvel procurar e analisar informao j existente, quer para navegar entre os registos quer para seleccionar e editar subconjuntos de forma a proceder a correces comuns aos mesmos. A barra de menus apresenta as funcionalidades de forma adequada aos tcnicos e muito semelhante ao processo de trabalho desenvolvido pelo que a sua leitura se torna intuitiva. Saliente-se que, alm da seleco atravs do rato, podem ser utilizadas teclas de comando, descritas no final deste captulo. Na figura seguinte, apresenta-se um esquema resumido das vrias barras do ecr de edio.

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1 2 3 4

5 6

8 Descrio das barras de ecr: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Barra de menus Barra de atalhos e navegao Barra de seleco de bases, modelos e campos Barra de seces Folha de recolha de dados Ajuda Visualizao do registo em edio Informao complementar sobre o registo

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3.2 - Edio
A edio de registos consiste no carregamento de dados dentro de uma base de dados seleccionada. Esta opo reveste-se da maior importncia, uma vez que atravs dela que se disponibilizam os dados a serem consultados pelos utilizadores finais. Portanto, no processo de carregamento dos registos, importa realar que os dados introduzidos devem obedecer a um controlo de termos, de modo a permitir o uso de uma linguagem coerente e uniforme, facilitando ao utilizador o acesso informao. Ao entrar nesta opo, acede-se de imediato ao ltimo registo em que esteve a trabalhar-se na sesso anterior. O uso do computador facilita a tarefa de edio de registos. A seguinte lista apresenta uma relao das teclas de comando do sistema operativo Windows que tornam o trabalho do tcnico mais rpido e eficiente.

3.2.01 - Teclas de Movimentao


Criar novo registo Gravar registo Pesquisar Passar para o campo seguinte Retroceder para o campo anterior Passar para a seco seguinte Retroceder para a seco anterior Passar para o registo seguinte Retroceder para o registo anterior Passar para o primeiro registo Passar para o ltimo registo Opes janela Para abrir um campo repetvel seleccionando-o Seleccionar palavra a palavra Seleccionar uma linha Saltar palavra a palavra Ctrl+N Ctrl+G Ctrl+P Enter ou Tab Shift+Tab Ctrl+ Tab Ctrl+Shift+Tab Alt+ Alt+ Ctrl+Alt+ Ctrl+Alt+ Alt+Space (maximizar, minimizar, sair) F2 Ctrl+Shift Shift+End/Home Ctrl+ /

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Passar letra a letra Passar linha a linha Ir para o fim da linha Ir para o princpio da linha Mudar de programa quando se trabalha em dois programas ao mesmo tempo Posicionamento no ndice dos campos

/ /
End Home Alt+Tab F3

3.2.02 - Teclas de Edio


Memorizar Copiar Seleccionar uma linha Memorizar e apagar Apagar Recuperar a ltima alterao Ctrl+Insert ou Ctrl+C Ctrl+Shift Shift+End/Home Shift+Delete Delete Ctrl+Z

3.2.03 - Outras Aces


Funes de Windows no aplicveis Docbase. Maximizar ecr Minimizar ecr Apagar um directrio sem ir para a reciclagem Seleccionar vrios ficheiros ao mesmo tempo Seleccionar um grupo de ficheiros Seleccionar todo o documento Seleccionar texto a Bold/Negrito Seleccionar a Itlico Alt+Ent Alt+Ent Shift+Delete Tecla de Ctrl fixa e seleco de ficheiros um a um Tecla Alt fixa seleccionar o primeiro e o ltimo ficheiro do grupo pretendido Ctrl+A (ing) / Ctrl+T (por) Ctrl+B/N Ctrl+I

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3.3 - Barra de Menus

Registo Dados Predefinidos Estados Utilitrios

Navegao entre registos, Apagar, Recuperar, Criar, Reler, Voltar a um nmero de registo e sair da Edio Guarda diversos registos com dados comuns a usar na criao de outros registos Activa e desactiva a auto-actualizao de registos e Edio de registos duplicados ou pesquisados Validao de dados por ndice ou tesauros, posicionamento em campos do ndice, ordenao alfabtica ascendente, descendente e aleatria de ocorrncias dentro de campos repetveis, pesquisa da base de dados.

Permite percorrer os registos na base de dados, apagar e recuperar, criar, gravar , reler e posicionar em determinado MFN Primeiro (Ctrl+Alt+Left) Mostra o primeiro registo Anterior (Alt+Left) Prximo (Alt+Right) Apagar Mostra o registo anterior Mostra o registo seguinte Permite apagar um registo j existente, no todo ou em parte. Esta opo oferece-lhe a possibilidade de apagar o registo, de apagar o contedo mantendo o registo ou apagar simultaneamente o registo e o contedo Apagar registo - Apaga o registo Apagar todos os campos - Apaga de uma s vez todos os campos do registo, mantendo o registo vazio para introduo de novos elementos. Esta opo s utilizada quando se preenchem os campos imediatamente a seguir; caso contrrio a aplicao no deixa sair do registo sem que, pelo menos, o campo correspondente ao ttulo se encontre preenchido Apagar todos os campos e o registo - Apaga todos os campos e o registo, podendo recuperar o registo mas no os campos

ltimo (Ctrl+Alt+Right) Mostra o ltimo registo

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Recuperar A recuperao dos registos compreende: Recuperar registo integral - Recuperao integral do registo com os dados nele contidos Recuperar registo vazio - Recuperao do registo sem dados, para introduo de novos dados A criao de um registo compreende: Criar Novo Registo - Criando um novo registo, acede-se a uma folha de dados vazia, podendo dar-se incio ao seu preenchimento. Para gravao de um registo necessrio que esteja preenchido, pelo menos um campo. O campo ttulo de preenchimento obrigatrio Duplicar Registo Actual - A duplicao, tal como o nome indica, cria um registo novo com os elementos do registo que deu origem duplicao. Esta funcionalidade importante para introduo de novas edies e/ou reimpresses de uma mesma obra A gravao a operao que permite memorizar o registo na base de dados Esta opo s fica activa quando se efectua uma alterao num registo e antes de o gravar. Repe o registo tal como estava antes de ser alterado. Usando a tecla Esc, anula-se a alterao feita num dado campo Volta para o ltimo registo editado Para sair do programa, seleccionar a opo Sair ou clicar sobre cone X que se encontra no canto superior direito do ecr

Criar

Gravar Reler

Voltar ao MFN Sair

Esta opo permite a criao de um conjunto de registos cujos dados podero ser comuns a vrios registos. Para tal dever abrir-se um registo novo, preencher os campos com os dados pretendidos e, por fim, gravar o registo atribuindo-lhe um nome e uma breve descrio. Dados predefinidos: Esto previstas trs aces: Gravar dados pr definidos: Gravar permanente - Estes dados ficam gravados para serem usados noutras sesses; Activar para sesso Esta opo permite criar uma cpia do registo, sem haver gravao, durante o preenchimento de uma ficha. Para desactivar esta opo, dever retirar-se o sinal do sub-menu Dados Activos: temporrio para sesso, que se encontra no menu de dados predefinidos

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Adicionar dados predefinidos instantneos: Permite acrescentar dados predefinidos j gravados. Esta opo pontual, ficando desactivada quando se grava o registo Seleccionar dados predefinidos: Sabendo previamente que o registo a preencher tem campos semelhantes a algum pr-definido, esta opo permite seleccion-lo de modo a que, cada registo novo seja preenchido com os elementos dos campos predefinidos

Permite activar/desactivar a auto-actualizao pesquisados e editar registos duplicados.

de

registos,

editar

registos

Auto-actualizar registo Aps alterar qualquer campo de um registo, os dados so guardados sem o pedido de confirmao de gravao Edio de sub-conjunto Por estar directamente ligada pesquisa, esta funo s se encontra activa depois de efectuada uma seleco na pesquisa. Durante a edio de um sub-conjunto, pode fazer-se uma nova pesquisa, mas preciso ter em considerao que a edio desta pesquisa anula a edio do subconjunto anterior.

Validar campo (F4)

Permite pesquisar a base de dados e validar o campo onde se encontra o cursor. Existem duas formas de validar: pelo ndice da base de dados ou pelo tesauros activo para o campo em edio. A caracterstica predominante de todas as bases de dados que integram a DocBase a validao de dados em linha que consiste, fundamentalmente, em digitar uma nica vez qualquer palavra ou frase, independentemente do nmero de ocorrncias que venham a verificar-se durante a vida activa da base de dados. Os ndices de pesquisa so criados medida que novos termos vo surgindo em cada registo Um dos grandes desenvolvimentos da Docbase foi a criao do mdulo de Linguagens Documentais que permite carregar qualquer linguagem documental normalizada. Assim sendo, possvel, no acto da criao de registos, indexar documentos automaticamente, quer

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a partir do ndice da base, se os termos j existirem, quer dos tesauros, se os termos forem novos Para validar, deve definir-se a raz do termo. De seguida, premir F4, acedendo-se ao ndice do campo a ser validado. De notar que aparecem no ndice, em negrito, as entradas que podem ser utilizadas para o campo em validao

Apresenta a folha do registo seleccionado, que corresponde ao que est sombreado na janela do lado direito. Com tal facilidade, torna-se mais simples o acesso a qualquer registo para alterar o seu contedo, ou adicionar informao complementar; O contedo do registo seleccionado copiado para aquele onde se estava antes da validao. Deve ter-se em ateno que a informao anterior substituda pela do registo seleccionado. Ao seleccionar um registo no modo da pesquisa da edio e accionando a funo de Copiar, tem-se acesso ao seguinte ecr:

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Permite visualizar o contedo dos registos seleccionados. Atravrs desta opo ser possvel visualizar o contedo dos registos seleccionados;

Extrai do ndice o termo seleccionado e coloca-o no campo. Quando o termo no existir, deve carregar-se na tecla Esc para introduzir um novo termo no campo;

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Posicionar por campo Permite posicionar-se no campo pretendido. Apesar da separao dos campos por grupos de informao, torna-se possvel seleccionar directamente um dos campos, atravs desta opo. Os campos a negrito so os que se encontram disponveis na folha de dados que est a ser utilizada; Esta opo mostra as ocorrncias existentes num campo do registo; Esta opo distingue-se do mdulo de Pesquisa por permitir a edio. Assim, todas as pesquisas executadas so utilizadas directamente pelo menu de edio; Informaes sobre a natureza do campo, com exemplos para o seu preenchimento. Premindo o rato sobre este boto, obtm-se a informao referente ao campo onde se encontra o cursor. Essa informao tambm fica acessvel passando sobre qualquer um dos campos; Permite visualizar os dados medida que se vo preenchendo os campos. Para isso, disponibiliza os vrios formatos que, no caso da base ISAD, so: Visualizao de todos os campos ABREV Visualizao abreviada Bibliografias com Cota BIBLIO Catlogos e Bibliografias, BIBLIOCT COMP ISBD ISBDA NP405 VALID Visualizao completa Norma ISBA Livro antigo Norma portuguesa 405 Modelo de validao

Ocorrncias (Ctrl+O) Pesquisa (Ctrl+P) ? Ajuda

Visualizao

3.4 - Barra de Navegao e Atalho

Com esta opo, torna-se possvel um acesso rpido a algumas das funes mais importantes descritas na barra de menus.

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3.4.01 - Botes de Navegao

1 2 3
Descrio dos botes: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Posicionamento no primeiro registo da base Recuar registo a registo Avanar regsito a registo Posicionamento no ltimo registo Master File Number: n do registo N de registo da base

3.4.02 Botes de Atalho

1 2 3 4 5 6
Descrio dos botes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Apagar registo actual

7 8 9 10

Recuperar o registo actual (apenas activo em registos apagados) Criar novo registo Gravar registo editado ou criado Reler registo (quando se pretende anular edio do registo) Criar dados predefinidos Utilizar dados predefinidos Auto gravao de registo editado/criado Sub-conjunto em edio (terminar a edio)

10. Pesquisa

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3.4.03 - Barra de Seleco

Permite seleccionar a base de dados a editar, escolher o modelo de recolha de dados e posicionar-se directamente num campo pretendido.

3.4.03.01 - Base
Permite, sem sair da aplicao, seleccionar outra base de dados. Podero aproveitar-se as facilidades do Windows para copiar dados entre registos de bases de dados diferentes.

3.4.03.01 - Modelo

Permite seleccionar a folha de recolha de dados adequada ao tipo de documento que se est a tratar. Para isso, tem-se acesso ao seguinte ecr:

3.4.03.02 - Campos
Janela com o nome de todos os campos existentes na folha, por ordem alfabtica, que permite o posicionamento directo na folha. Os campos do registo j preenchidos, so apresentados a Bold

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3.4.04 - Barra de Seces

Tendo em vista uma simplificao das tarefas e de modo a poder suportar todos os campos necessrios recolha de dados, a barra de seco agrupa estes campos segundo temas de informao. , ainda, possvel uma especializao por tipo de tarefa (Identificao, contexto, contedo/estrutura, acesso, materiais, notas, Multimdia) muito til no trabalho em rede onde existem vrios tcnicos em simultneo. Contm as vrias seces que dividem uma folha de recolha de dados. Clicando sobre cada uma delas, so apresentados no ecr os campos compreendidos na respectiva seco.

3.5 Folhas de Recolha


A aplicao disponibiliza diversas folhas de recolha, seleccionveis em funo do tipo de

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4 Pesquisa de Informao
Entende-se por pesquisa de informao o conjunto de operaes que permitem seleccionar, dentro de uma base de dados, registos com caractersticas comuns. Uma das principais caractersticas da DocBase a possibilidade de execuo de expresses de pesquisa baseadas na lgebra booleana, a qual se expressa atravs de operadores lgicos. Colocando os operadores lgicos entre termos de pesquisa, pode definir-se com preciso as classes de registos a pesquisar em resposta s nossas necessidades de informao. A pesquisa de informao realizada a partir dos termos existentes nos campos dos registos e que se estabeleceram como entradas do ndice. Assim, por exemplo, se forem definidas como entradas do ndice as palavras do ttulo de um documento, ser possvel encontrar o registo correspondente ao documento atravs de qualquer uma destas palavras. De forma idntica, podem definir-se como entradas do ndice o ttulo, o autor, os descritores, etc. (O tipo de entradas por palavra tem como inconveniente a possvel ocorrncia das mesmas em campos diferentes, sendo difcil discriminar se uma frase foi retirada de um ttulo ou de um descritor.) Exemplo: ECONOMIA Esta palavra tanto pode pertencer ao ttulo, como ser um descritor. Com vista a ultrapassar esta dificuldade, usual que no ndice de pesquisa se precedam os termos com um radical identificador, ficando ento: TI ECONOMIA DE ECONOMIA ECONOMIA (ttulo) (descritor) (palavra extrada do ttulo ou descritor)

O ndice de pesquisa uma lista ordenada de todas as entradas seleccionadas. Este ndice pode ser pesquisado atravs da combinao das vrias entradas existentes. Esta linguagem de pesquisa por si s no suficiente para a recuperao da informao pois necessrio conhecer os termos disponveis em cada base de dados. muito importante prever com rigor o conjunto de necessidades de informao pois, s assim, poder antecipar-se a definio do contedo do ndice de pesquisa. Existe sempre um compromisso entre o que se deseja pesquisar e o que tecnicamente pesquisvel, pois quantos mais pontos de acesso existirem maiores so os ficheiros e, consequentemente, maiores os problemas de espao ocupado e tempo de criao do ndice.

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A DocBase disponibilizou funes destinadas pesquisa de informao que permitem, em particular: Visualizar o ndice de termos e us-lo como auxlio na formulao das pesquisas Elaborar expresses de pesquisa Visualizar os respectivos resultados Visualizar seces seleccionadas da base de dados Rever a lista de expresses e pesquisa formuladas Repetir e/ou editar expresses de pesquisa anteriores Seleccionar um formato de visualizao diferente Todas as opes disponveis so aplicadas base de dados seleccionada. A escolha dos termos de pesquisa e a constituio das respectivas expresses muito simples e, para o efeito, cada termo est precedido de um identificador. A pesquisa de informao encontra-se dividida em vrias seces.

4.1 Tipos de Pesquisa


A aplicao disponibiliza os seguintes tipos de pesquisa: Pesquisa no ndice Pesquisa por tesauros Pesquisa com wild cards Pesquisa Booleana Pesquisa em texto livre Pesquisa por etiquetas Histrico ltima pesquisa Navegao integral Pesquisa directa sobre o ndice da base Utilizando os termos dos tesauros aplicveis ? Execuo de pesquisas usando operadores booleanos Execuo de pesquisas em campos no indexados Execuo de pesquisas com indicao expressa da etiqueta do campo a pesquisar Visualizao das pesquisas j efectuadas e sua reexecuo Visualizao da ltima pesquisa efectuada Percorrer os registos da base de dados seleccionada

Pesquisa com truncatura esquerda, ao centro e direita

O princpio geral em que assenta a pesquisa o da visualizao dos termos existentes no ndice para, com estes, se construir a expresso de pesquisa.

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Seleccionar a base Ou mudar de base questo sem sair do programa Pesquisa atravs dos thesauri disponveis. Seleccionado o thesaurus, ele apresenta a rvore de termos. Escrevendo o termo pretendido, posiciona o cursor no termo em

Atravs dos ndices disponveis

Escolhem-se os termos existentes para construir a expresso de pesquisa

Documentos respeitantes a cada termo seleccionado

Ecr da expresso de pesquisa

Operador booleano seleccionado

Edio dos registos seleccionados

Copiar o registo

Visualizar a descrio completa dos registos.

Adiciona o termo seleccionado expresso de pesquisa

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4.1.01 - Pesquisa Booleana


A pesquisa booleana consiste na construo de uma expresso de pesquisa a partir dos termos existentes no ndice de pesquisa, de forma a satisfazer o critrio desejado. Os vrios termos que constituem a expresso de pesquisa so separados por operadores booleanos que permitem restringir ou alargar o resultado da expresso. A construo do ndice de pesquisa baseada na adio de um prefixo, por exemplo, TI para Ttulo e AU para Autor, delimitado por aspas, aos termos existentes no respectivo campo. Bastar clicar duas vezes no boto esquerdo do rato sobre a lista de termos existentes para que estes sejam copiados para a zona da expresso de pesquisa, arrastando consigo o respectivo prefixo. Os operadores booleanos podem ser activados posicionando o cursor sobre eles e adicionando os termos de pesquisa seguintes.

4.1.01.01 - Operadores de Pesquisa


Podem combinar-se dois ou mais termos numa expresso, usando operadores de pesquisa, que indicam a relao a estabelecer entre os mesmos termos de pesquisa.

4.1.01.01.1 OU lgico (inclusiv)


O OU lgico o operador de unio. O smbolo utilizado para indicar esta operao o sinal mais (+). O resultado da unio de dois termos (A+B) corresponde ao conjunto de registos obtidos entre os registos associados a cada termo. Caso um ou mais registos sejam comuns aos dois termos, estes iro constar uma nica vez. Assim, o resultado da expresso de pesquisa A + B uma hit list que contm os registos com termos idnticos expresso A, expresso B, ou a ambas. A ordem pela qual os termos so introduzidos irrelevante. Tomemos por exemplo as seguintes expresses de pesquisa:

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"DE ECONOMIA MUNDIAL" + "DE ECONOMIA POLTICA

Procura no ndice todos os registos que contenham como Descritor Economia Poltica OU Economia Poltica ou ambos.

4.1.01.01.2 E lgico
O E lgico o operador de intercepo. O smbolo utilizado para indicar esta operao o asterisco (*). O resultado de um E lgico entre dois termos (A e B) o conjunto de registos que contm, obrigatoriamente, os dois termos. Para a expresso de pesquisa A * B, os registos obtidos so todos aqueles que so indexados simultaneamente pelos dois termos. semelhana do que acontece com o operador OU, tambm aqui a ordem de introduo dos termos irrelevante.

"DE ECONOMIA MUNDIAL" * "DE ECONOMIA POLTICA

Procura no ndice todos os registos que tenham simultaneamente o Descritor Descritor Economia Poltica E Economia Poltica.

4.1.01.01.3 NO lgico (ou Excepto)


O NO lgico o operador de excluso. O smbolo utilizado para indicar esta operao o acento circunflexo (^).

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Para se obter este sinal nos teclados portugueses, basta digit-lo e premir, de seguida, a barra de espaos. O resultado de uma operao de excluso entre dois termos (A e B) o conjunto de registos que contm o primeiro termo (A) e no contm o segundo (B). Desta forma, considerando a expresso de pesquisa A ^ B, os registos que resultam da pesquisa sero indexados pelo termo A e, obrigatoriamente, no pelo termo B. Este operador deve ser utilizado com precauo, pois pode originar uma perda inadvertida de informao relevante. Exemplo:

"DE ECONOMIA MUNDIAL" ^ "AU MINISTRIO DAS FINANAS

Encontrar todos os registos que constem com o Descritor Economia Poltica e cujo Autor no seja Ministrio da Finanas.

4.1.01.01.3 - Truncatura $
Este operador permite a seleco de termos constantes do ndice de pesquisa, truncados esquerda, no centro ou direita. Por exemplo:

$BRI$ encontrar todos os termos cujos caracteres do interior sejam BRI, por exemplo, Abril, Fbrica, Abrigo, etc. ADMINISTRA$ encontrar todos os termos cuja raz seja ADMINISTRA, por exemplo, Administrao, Administrativa, Administrar, etc. $TAO encontrar todos os termos cujos ltimos caracteres sejam TAO, por exemplo, Natao, Habitao, Plantao, etc. ? Pode ainda usar-se o ponto de interrogao para substituir um caractere (Wild card).

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Note-se que esta pesquisa pode ser demorada, devido procura das diferentes variantes do termo. Quando se pretende uma truncatura num termo com prefixo, ser necessrio adicionar este. Por exemplo: DE $ambiente$ procura todos os descritores com a palavra ambiente.

4.1.01.01.4 - Seleco de Campo (

Pode, ainda, restringir-se a pesquisa a um campo especfico. Esta funo til quando o prefixo de pesquisa for originado por vrios campos. Exemplo:

DE ECONOMIA POLTICA/(606) se queremos obter registos cujo descritor seja Economia Poltica, apenas quando este conste nos campos 606 (Descritor). O smbolo / deve ser colocado no final da expresso pois indica que o contedo entre parntesis corresponde a etiquetas de campos. Sintaxe de expresses de pesquisa: Podem formular-se expresses de pesquisa complexas, combinando dois ou mais termos pesquisveis com os operadores de pesquisa acima descritos. Como na lgebra normal, podem usar-se parntesis para alterar a ordem das operaes. A prioridade dos operadores a seguinte: (Maior) $ ()

* ^
+ (Menor) Se aparecerem dois ou mais operadores de prioridade igual, dentro dos mesmos parntesis, numa mesma expresso, eles so executados da esquerda para a direita. Assim, para a seguinte expresso:

A+B*C
o sistema ir calcular primeiro B * C e, s depois, conjugar o seu resultado com A. De realar que um termo pode ocorrer vrias vezes no mesmo registo, pelo que o nmero de ocorrncias encontradas sempre superior ou igual ao nmero total de registos.

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- Documentao, Informtica e Desenvolvimento, Lda. Na expresso:


(A * B) * C
ser primeiro calculada a expresso A * B e s depois conjugado o seu resultado com C. Podem conjugar-se vrios parntesis, se necessrio, como no exemplo que se segue:

((A + B) * C + (D + E) + F) ^ G

Devem observar-se algumas regras na formulao de expresses de pesquisa:


Dois operadores lgicos no podem estar adjacentes um ao outro; Os parntesis usados devem ser equilibrados, isto , o nmero de parntesis abertos deve ser igual ao nmero de parntesis fechados, assim como a cada parntesis aberto deve corresponder um outro fechado.
Caixa de edio da expresso de pesquisa. A expresso de pesquisa pode ser construda digitando-a directamente nesta caixa, clicando duas vezes sobre o termo pretendido, arrastando esse termo para a caixa de edio, ou, com o termo seleccionado, premir o boto Seleccionar.

4.1.01.01.5 A caixa de expresso de pesquisa

Barra de operadores booleanos, truncatura, adjacncia, proximidade e nveis de campo

Executar a expresso de Regressar de pesquisa e visualizar o resultado

Apagar a expresso existente na caixa Expresso de pesquisa ao menu principal

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4.1.01.01.6 Os Botes de Aco

1
Descrio dos botes:

1 Aps marcao dos registos apresentados como resultado da pesquisa, este boto permte o acesso Folha de Recolha para Edio desses registos, constitudos em sub-conjunto (ver captulo 3.3) 2 Copiar o registo saeleccionado (ver captulo 3.3) 3 Visualizar a descrio completa do registo seleccionado (ver captulo 3.3) 4 Adiciona o termo seleccionado no ndice de pesquisa expresso de pesquisa. Se a expresso de pesquisa j existir, o termo precedido pelo operador booleano seleccionado 5 Regressar ao menu principal 6 Apagar a expresso existente na caixa Expresso de pesquisa 7 Executar a expresso de pesquisa e visualizar o resultado

4.1.02 - Pesquisa em Texto Livre


Mesmo quando uma base de dados est muito bem estudada e definida, existem situaes em que no possvel formular uma pesquisa atravs da lista de termos. Para estes casos, a DocBase proporciona um mtodo de pesquisa alternativa, chamado pesquisa em texto livre, a qual permite satisfazer qualquer necessidade de informao independentemente do contedo do ndice de pesquisa. Quando se utiliza frequentemente a pesquisa em texto livre, poder significar que necessrio redefinir os pontos de acesso do ndice pelo que dever ajustar-se a tabela de seleco de dados que define os termos que constam do ndice.

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Caixa de edio do texto a pesquisar

Se esta opo estiver activa a pesquisa ser efectuada, no sobre todos os registos, mas apenas no intervalo registos indicado

Quando activa, procura o texto tal como foi digitado diferenciando maisculas/minsculas, caso contrrio no faz esta diferenciao e o texto ser sempre encontrado nos registos.

Procura o texto digitado num determinado campo, o que for seleccionado, ou em todos, caso esta opo esteja inactiva.

4.1.03 - Histrico
Apresenta o conjunto de expresses de pesquisa, definidas na sesso de trabalho corrente. Para cada expresso de pesquisa, o sistema apresenta o nmero da pesquisa, o texto da expresso de pesquisa e o nmero de registos encontrados.
o nmero da pesquisa, o texto da expresso de pesquisa, o nmero de registos encontrados.

Guarda a expresso de pesquisa seleccionada. Neste caso, a expresso pode ser guardada num ficheiro novo ou noutro j existente. Para seleccionar uma pesquisa guardada, premir o boto Seleccionar e escolher um ficheiro da lista apresentada. Permite entrar na expresso de pesquisa seleccionada para alterao e reexecuo. Apaga a expresso de pesquisa seleccionada da lista. Permite voltar a executar a expresso de pesquisa seleccionada.

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4.1.03.01 Difuso selectiva


A funo Guardar permite registar as expresses seleccionadas em pequenos ficheiros, possibilitando a sua posterior reutilizao. Aplica-se tambm para a difuso selectiva de informao (DSI). Criando este tipo de ficheiros de acordo com os perfis dos utilizadores, podem ser enviados periodicamenteo resultado da pesquisa por e-mail ou Bibliografias impressas. Cada um desses ficheiros poder conter uma ou mais expresses de pesquisa. Acedem-se atravs de Seleccionar.

4.1.04 - ltima Pesquisa


Esta opo permite visualizar o resultado da ltima pesquisa efectuada, sem ser necessrio reexecut-la. Esta operao equivale a seleccionar a ltima expresso de pesquisa da janela do Histrico e voltar a execut-la, com a excepo de no aparecer repetida na janela do Histrico.

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4.1.05 - Navegao Integral


Esta opo permite percorrer e visualizar a totalidade dos registos da base de dados seleccionada sem ter executado pesquisa alguma. As opes disponveis so as mesmas que surgem no resultado de uma expresso de pesquisa, mas aqui aplicam-se totalidade dos registos da base de dados.

Anular todas as seleces feitas nos registos da lista. Seleccionar/marcar todos os registos da lista. Inverter os registos seleccionados. Todos os registos seleccionados deixaro de o estar e os que no se encontravam seleccionados passam a dispor deste atributo.
Seleco do formato de visualizao. Surge uma janela contendo todos os formatos de visualizao disponveis Selecciona o registo Formato de visualizao seleccionado e sua descrio

Botes de funo: Restringe a lista de resultado da pesquisa apenas aos registos marcados, eliminando os restantes Constitui os registos marcados como um subconjunto, e abre a catalogao para edio desses registos

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Remete para a exportao de ficheiro, para gravao dos registo num ficheiro em formato ISO 2709 ou BST. Essa exportao pode ser efectuada em formato Unimarc para as bases de dados Bibliogrficas Remete para o mdulo de listagens para impresso dos registos.

4.1.06 - Pesquisa pelo ndice


Para facilitar a pesquisa de informao, a janela de pesquisa est organizada em trs zonas pontos de acesso do ndice, termos de cada ponto de acesso e lista de ttulos que lhe deram origem. Por exemplo, se forem seleccionados os autores, por cada um dos termos sabemos de imediato os ttulos disponveis. Para alm desta forma de pesquisa, ainda possvel utilizar tesauros, o que nos oferece uma terminologia controlada.
Seleccionar a base Ou mudar de base sem sair do programa Pesquisa atravs dos thesauri disponveis. Seleccionado o thesaurus, ele apresenta a rvore de termos. Escrevendo o termo pretendido, o posicionamento nesse termo feito de forma automtica, medida que cada caracter digitado.

Opes de acesso directo ao ndice de pesquisa, Ao seleccionar uma das opes disponveis, o ndice posicionado nos. termos correspondentes.

Janela com termos do ndice de pesquisa. O valor que se encontra em frente ao termo corresponde ao nmero de vezes que o termo ocorre nos registos.

Lista de ocorrncias correspondentes ao termo seleccionado no ndice de pesquisa. Ao fazer duplo clique sobre um ttulo, visualiza-se por completo o registo a que se refere.

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4.1.07 - Pesquisa por Tesauros


Quando se acede pesquisa a aplicao disponibiliza o ecr com os acessos aos campos pesquisveis a partir do ndice da base de dados:
Lista de thesauri Disponveis Retroceder/avanar ao registo do termo anteriormente visualizado Registo do termo seleccionado no ndice. Ao seleccionar um termo nesta rvore, o ndice posiciona-se nesse termo e visualizado o registo correspondente.

Lista de termos autorizados Existentes no thesaurus seleccionado

rvore de termos. Atravs desta opo, pode ser visualizada uma lista de termos hierrquicos com todas as suas relaes hierrquicas multinvel. Oferece uma viso global de um termo no contexto da sua rvore derelaes.

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5 - Utilitrios
Para alm das propriedades especficas da aplicao (edio, pesquisa, visualizao, validao da informao, etc.), a DOCBASE dispe ainda de outras ferramentas consideradas imprescindveis para o correcto manuseamento dos dados, e que se encontram acessveis atravs do boto Utilitrios do ecr inicial.

A partir deste ecr podemos aceder Configurao de todo o sistema e s tarefas relativas Manuteno de Bases, Gesto das Bases, Impresses e Listagens e impresses e listagens do mdulo Linguagens Documentais. muito importante que qualquer destas operaes seja precedida da seleco da base de dados com que vai trabalhar-se, pois de outro modo podero ser cometidas falhas graves e irreversveis. A Manuteno de Bases engloba o conjunto de procedimentos que permitem actuar sobre uma determinada base de dados de forma a Importar ou Exportar registos, Actualizar o ndice de pesquisa, Reinicializar a base de dados limpando todo o seu contedo e executar o programa de Substituio de parte dos dados que compem cada registo. A natureza destas operaes de tal forma exigente que recomendamos vivamente a sua realizao por pessoas qualificadas. De outro modo, podem ser destrudos dados que levaram muito tempo a processar e que envolveram bastantes recursos. atravs da Importao e Exportao que se garante a troca de registos entre bases de dados da prpria instituio ou de organismos externos, pelo que est garantida a compatibilidade com os formatos ISO 2709 e UNIMARC.

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A Gesto de Bases permite Criar, Duplicar e Remover bases de dados necessrias gesto da actividade de cada organizao. A compreenso do conceito de classes das bases e da forma de organizao das directorias necessria a uma boa poltica de estruturao da informao. Sendo possvel gerir vrias bases de dados da mesma classe com registos iguais ou semelhantes, fundamental estabelecer uma poltica de gesto que evite duplicaes indesejveis. A necessidade de produo das mais diversas Impresses e Listagens, no apenas em suporte papel mas em formatos digitais com relevncia para HTML, fez desenvolver um conjunto de rotinas complexas mas poderosas que oferecem mltiplas opes. Este um mdulo acessvel directamente pelo menu de pesquisa e catalogao, mas que se encontra includo nos utilitrios para o caso de operaes mais complexas. Recomenda-se o seu estudo e prtica de forma a conseguir obter os melhores resultados relativamente a todas as potencialidades disponveis. Para quem utiliza as Linguagens Documentais esta opo foi especialmente desenvolvida para permitir o carregamento dos tesauros com termos j existentes nas bases de dados. Esta opo destina-se a quem, depois de ter iniciado o carregamento de uma base de dados, decida posteriormente instalar o mdulo de linguagens documentais para iniciar uma poltica de indexao com termos controlados. A Configurao contm o conjunto de comandos necessrios parametrizao geral do sistema. Na Administrao so definidas as localizaes de ficheiros, registadas as bases de dados e as formas de acesso dos utilizadores s funcionalidades. muito importante compreender o funcionamento da DocBase pois aqui que residem muitos problemas que depois se reflectem em erros de acesso ao programa. A personalizao da aplicao, quer atravs da escolha do aspecto visual, como das cores e at mesmo da apresentao de fundo prprio com o logotipo da instituio possvel atravs da edio do menu Visual. A escolha das fontes do menu de Edio, as teclas de validao a utilizar e restantes opes podem ser definidas, adequando assim o modo de executar a mesma. Recomenda-se que as decises finais sejam divulgadas pelos tcnicos de forma a que estes possam aproveitar e compreender as mensagens que decorrem das opes tomadas. Este mesmo procedimento dever ser tomado em relao s alteraes realizadas para a Pesquisa, Listagens e Associaes as quais se prendem respectivamente com a apresentao do ndice de pesquisa, fontes de impresso das listagens e seleco dos programas de visualizao dos documentos multimdia. Finalmente refira-se ainda na configurao a possibilidade de parametrizar o motor de dados de modo a obter o melhor desempenho. Apesar desta opo estar disponvel para um ajuste imediato a obteno de uma melhor operao, em particular em ambientes com servidores, s possvel atravs de tcnicos especialmente credenciados para esse efeito.

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5.1 Manuteno de Bases


5.1.01 Importao
A base que se pretende tratar pode ser seleccionada a partir do boto BASE.

Entende-se por importao o carregamento de registos numa base de dados a partir de ficheiros externos. Os formatos de importao disponveis so os seguintes: ISO 2709 norma de ficheiros em formato de texto ISIS MST/XRF formato da base de dados da verso do Mini-micro CDS/ISIS BST formato da verso DocBase, em Windows A operao importar soma os registos externos aos que j existiam na base de dados. Em rede, a importao dos registos uma operao interdita se existirem outros utilizadores a aceder base de dados.

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Nome do Ficheiro Indica a localizao, identificao e formato do ficheiro a ser importado. Esta operao pode realizar-se digitando directamente o nome do ficheiro de segurana ou procurando-o numa directoria previamente criada premindo o boto do lado direito. .

Formato de importao Formato em que se encontra o ficheiro que se pretende importar Converso cd. pgina Cdigo de pgina em que se encontra o ficheiro que se pretende importar. No caso de importao de bases de dados Mini micro CDS/ISIS, essencial conhecer o cdigo usado pelos equipamentos onde est a base de dados (em regra o Code Page 850 ou 860)

Auto Indexar

Indica que o ficheiro importado dever ser indexado. Esta operao poder ser executada em simultneo com a importao, mas sendo demorada, recomenda-se a sua execuo em fase posterior, atravs dos Utilitrios Actualizar ndice Registo a partir do qual os dados iro ser importados

MFN Inicial

5.1.02 Exportao
Entende-se por exportao a criao de um ficheiro com registos de uma base de dados no formato ISO 2709 ou ISBD.Bst, por exemplo, destinado troca de dados entre instituies. Para alm da troca de dados, a funo Exportao pode ser utilizada para a segurana das bases de dados como precauo de eventuais perdas de informao. Para salvaguardar as bases de dados poder realizar pela totalidade de registos existentes numa base de dados, ou por blocos de registos. Por exemplo, 3000 registos do n 1 ao n 1999, do n 2000 ao n 3000. Deve ajustar-se este valor capacidade da drive respectiva, disquete, CDROM ou TAPE e dimenso dos registos em termos de espao ocupado em Kbytes. No domnio da segurana de dados, o mais indicado fazer uma cpia integral do ficheiro que contm os dados com a denominao da base de dados e a extenso BST. Exemplo, ISBD.BST, ISAD.BST. Estes ficheiros encontram-se dentro da subdirectoria com o nome de cada base, por exemplo \DOCBWIN\BASES\ISBD ou \DOCBWIN\BASES\ISAD. Face dimenso que este ficheiro pode atingir se apenas possuir uma unidade de segurana, poder ento poder usar um programa de compresso multivolume (PKZIP, ARJ,etc.) para arquivar o ficheiro em vrias disquetes. No caso de ser vivel, tambm deve salvaguardar o ndice da base de dados que se encontra nas mesmas directorias com a denominao do nome da base e a

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extenso IDX. Exemplo: \DOCBWIN\BASES\ISAD\ISAD_.IDX ou \DOCBWIN\BASES\ISBD\ISBD_.IDX Se no for possvel fazer esta salvaguarda, quando recuperar o ficheiro dever actualizar o ndice de pesquisa para ficar sincronizado com o contedo da base de dados. A segurana de cada base de dados deve ser realizada para uma unidade magntica externa e em cada semana para suportes diferentes. Em princpio, na quarta semana pode voltar-se a utilizar o conjunto inicial, pelo que em caso de falha do ficheiro existem duas cpias intermdias. IMPORTANTE - No esquecer que a segurana dos dados essencial para evitar perda de bases ou registos. Nos suportes de segurana deve indicar-se obrigatoriamente o nome da base de dados, a extenso do ficheiro, o nmero de registos armazenados e a data de segurana. Exemplo: ISBD.Iso 3.000 registos (N 1 ao n 2999) Data: 20060818 No esquecer que as regras de segurana aconselham a no usar nomes de ficheiros iguais para quantidades de registos diferentes. A ltima segurana vai anular sempre a que j exista com o mesmo nome quando for usado o mesmo suporte, quer se trate de disquete, CDROM, Tape, disco rgido, etc. Exemplo: Se um ficheiro de segurana, existente num mesmo suporte, contiver 3000 registos e se, posteriormente, se fizer uma nova segurana com o mesmo nome mas apenas com dez registos, o contedo do novo ficheiro passar a ser de apenas dez registos. Exemplo: 1 segurana ISBD.Iso = 3.000 registos (N 1 ao n 2999) Data: 20060818 2 segurana ISBD.Iso = 10 registos (N 1 ao n 10) Data: 20060913 Resultado: Como foi usado o mesmo nome de ficheiro e o mesmo suporte, a 2 segurana sobreps-se primeira anulando-a, passando o contedo da base de dados a ter apenas 10 registos. Soluo: Quando tiver de se usar o mesmo suporte para segurana de bases de dados iguais, ento o processo a seguir ser o de atribuir nomes de ficheiros diferentes para segmentos de registos diferentes.

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Exemplo: 1 segurana ISBD.Iso = 3.000 registos (N 1 ao n 2999) Data: 20060818 2 segurana ISBD1.Iso = 10 registos (N 1 ao n 10) Data: 20060913 Este processo seguro em termos de segurana de contedos diferentes da mesma base de dados, mas requer um domnio absoluto das tcnicas de segurana, nos casos em que haja necessidade de repor os registos salvaguardados numa base de dados que tenha ficado adulterada ou perdida.

Seleco de limites No caso de exportao parcial, dever ser indicado o primeiro e ltimo registos pretendidos. Poder-se, ainda, fazer uma exportao da ltima pesquisa efectuada (atravs do mdulo de Pesquisa) Se se pretender prosseguir com a operao, aceder-se- ao seguinte ecr pelo boto Continuar:

Nome do Ficheiro de destino

Localizao, identificao e formato do ficheiro a ser exportado. O programa, assume por defeito e automaticamente, o nome de um ficheiro igual ao nome da base de dados. No entanto pode atribuirse um nome diferente ou seleccionar-se um ficheiro de salvaguarda que j exista

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na directoria de trabalho da DocBASE ou em outra directoria de segurana previamente criada. Abrindo o boto de Directoria existente no lado direito da janela pode procurar-se a directoria onde tenham sido colocados os ficheiros de segurana. Formato de exportao Formato em que se encontra o ficheiro que se pretende exportar As opes ISO2709 e DocBASE.BST so formas alternativas de segurana de bases de dados mas divergem quanto ao contedo. A opo ISO2709 permite a salvaguarda ou exportao de base registos por blocos da base de dados. A opo DocBASE.BST obriga salvaguarda da totalidade de registos de uma base de dados. S tem aplicao em bases de dados bibliogrficas Cdigo de pgina dos equipamentos em que funcionam as bases de dados para onde se vo exportar os registos Apenas sero exportados os registos que contenham dados

Converso Unimarc Converso Cd. Pgina

Exportar Registos Activos

Exportar Registos Apagados Sero exportados registos vazios ou seja, registos que no contenham dados mantendo o nmero de registo (MFN) e a sua posio no ficheiro NOTA: Excluem-se dos formatos de exportao para ISO, as bases de Kardex e os ficheiros que compem o mdulo de Emprstimos. O Kardex poder ser exportado para formato BST. Os ficheiros de Emprstimos devero ser seguros por cpia total do directrio da base de dados de Leitores.

5.1.03 Actualizao do ndice


A actualizao do ndice de pesquisa uma operao que apenas necessria em trs situaes. Quando se realiza a importao integral de uma base de dados, quando se processam adices parcelares de registos ou ainda quando se realizem, consecutivamente, grandes alteraes aos registos existentes numa dada base de dados. Ao criar novos registos ou em operaes de alterao dos que j existem, a integrao dos dados no ndice de pesquisa feita por mecanismos automticos atravs dos cones de gravao e auto-gravao disponveis na barra de ferramentas das folhas de recolha de dados. Para mais rpida actualizao do ndice, incluiu-se um algoritmo de pr-

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ordenao binria muito poderoso que permite processar cerca de 100.000 registos em 1 hora. Esta operao exige espao em disco e memria RAM, pelo que se recomenda a sua utilizao em equipamentos com 32 Mbytes de memria, valor mnimo. De salientar que as operaes de gesto do ndice devem ser realizadas pelo administrador no equipamento com maior capacidade disponvel para se conseguirem os melhores tempos de resposta. Para a actualizao do ndice, tal como nas operaes de importao/exportao no podem existir utilizadores a aceder base de dados, quando se opera em rede.

Seleco de limites

Todos os registos ou Intervalo. No caso da actualizao por intervalo, devero ser indicados o primeiro e ltimo registos a actualizar

Se pretender prosseguir com a operao, entrar na seguinte janela:

A pr-ordenao

Consiste na extraco dos termos definidos no ficheiro com o nome da base de dados e extenso .tmp, onde se indicam os campos a extrair como pontos de acesso. O ficheiro de prordenao pode ser guardado em diferentes directrios, consoante o espao disponvel Contm os termos de acesso aos registos. Na ordenao destes termos podem ser utilizadas

O ficheiro ndice

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duas tcnicas. A pr-ordenao binria a mais rpida mas exige que esta actividade seja executada num posto de trabalho com um processador rpido (Pentium a 166 MHz ou superior) e com bastante memria RAM (32 Mb ou superior). Com esta configurao torna-se possvel a criao de um ndice de uma base de dados com 100.000 registos em cerca de 1 hora Dir. Temp. do Sistema Indica que o ficheiro de pr-ordenao deve ser criado no directrio temporrio definido pelo sistema operativo Indica que o ficheiro de pr-ordenao deve ser criado no directrio onde se encontra a base de dados Indica que o ficheiro de pr-ordenao deve ser criado no directrio de trabalho definido na configurao Permite indicar a localizao e o nome do ficheiro de pr-ordenao necessrio para a opo Re-utilizar ficheiro existente Permite passar por cima da fase de pr-

Dir. Base

Dir. Trabalho

Especfico

Re-utilizar fich ordenao e Existente

utilizar um ficheiro previamente criado atravs da execuo da actualizao do ndice em duas fases Fora a activao das chaves de ordenao no incio do processo, em vez de as activar no final da pr-ordenao Fora a activao das chaves do ndice no incio do carregamento em vez de as activar apenas no final Indica que no deve apagar o ficheiro de prordenao no final do processo

Chaves on-line para pr-ordenao Chaves on-line para carregamento Guardar ficheiro de pr-ordenao

Pr-ordenao binria Indica que deve utilizar o mtodo binrio de ordenao, em vez do algoritmo da base de dados BTRIEVE tornando mais rpida a operao

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5.1.04 Reinicializao da Base de Dados


A reinicializao permite apagar o seu contedo total de modo a utilizar a base de dados com novos registos. Sendo uma operao irreversvel, o sistema exige definies expressas do que se pretende no sentido de garantir a mxima segurana da operao.

(1 segurana) Digitar o nome da base a ser reinicializada (2 segurana) Confirmar reinicializao

(3 segurana) Aviso de irreversibilidade da operao em novo ecr

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5.1.05 SUBST (Programa de substituio)


O programa SUBST aplica-se gesto de dados em campos de registos, permitindo de forma sistemtica e automtica a criao, edio, eliminao e substituio de letras, smbolos, palavras e ainda insero ou eliminao de ocorrncias em campos repetveis dos registos das bases de dados. Antes de iniciar o programa altamente recomendvel efectuar uma segurana prvia da base de dados em que vai trabalhar-se. A utilizao incorrecta deste programa pode subverter toda a informao contida nos registos.

5.1.05.01 - Parmetros

Seleco de Limites No caso da seleco parcial, devero ser indicados o primeiro e ltimo registos pretendidos. De seguida entrar no seguinte ecr

5.1.05.02 - Substituio

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Texto Procurar um texto independentemente de ser uma palavra ou parte Ex: O texto cena ser encontrado em primeira cena e tambm em acenar Palavra Procura o texto mas s quando fr uma palavra isolada. Ex: O texto cena ser encontrado em primeira cena e no em acenar Ocorrncia S considera quando a ocorrncia for composta unicamente pelo texto em questo. Ex: O texto cena ser encontrado em cena mas no em primeira cena Sempre Indica que deve ser aplicada a aco incondicionalmente a todos os registos escolhidos. Todavia com esta opo s pode ser executada a aco Adicionar ocorrncia O texto a procurar dever ser sensivel procura por maisculas A procura do texto ou da palavra a substituir dever ser feita em todos os campos Seleccionando com o rato a rea cinzenta que est por baixo de campo aparecem os ... que abertos mostram a listagem de todos os campos para escolher o pretendido

Com distino de minsculas Em todos os campos Campo/Occ./ /Descrio

Em funo do campo escolhido e se este for repetvel, h a possbilidade de definir se se pretende fazer a alterao em: - todas as ocorrncias 0 - na primeira ocorrncia 1 - na segunda 2 Aco Esta opo designa o que ser feito quando a opo de procura for encontrada. Poder escolher entre:

No fazer nada No executada qualquer aco. Serve apenas para obter informao atravs da execuo da condio e subsquente anlise de report. Substituir Faz a substituio encontrada do texto ou palavra

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texto por pelo especificado no campo seguinte: Texto Introduo do termo ou expresso que se pretende Elimina completamente a ocorrncia onde encontrou o texto especificado. Neste caso o campo Texto no preenchido Substitui a ocorrncia completa pelo texto indicado: Texto Introduo do termo ou expresso que se pretende Adiciona uma ocorrncia com o texto indicado: Texto Introduo do termo ou expresso que se pretende. Neste caso a etiqueta do campo onde se pretende adicionar a ocorrncia ser introduzida na opo Campo que se activa ao escolher esta aco Aqui ser possvel escolher o campo em que ser feita a substituio

Eliminar ocorrncia Substituir Ocorrncia Adicionar ocorrncia

Campo

Aps preenchimento das diversas opes, clicando em OK aparece o seguinte ecr:

Em Operaes aparecem mencionadas as opes anteriormente seleccionadas, podendo estas ser editadas, canceladas ou adicionadas outras tarefas de substituio pois a aplicao permite que corram em simultneo mais de uma tarefa. Editar Adicionar Remover Voltar Executar Sair Permite introduzir alteraes nas tarefas de substituio seleccionadas Para adicionar outras tarefas de substituio que ocorrero em simultneo Cancela a tarefa previamente introduzida Retorna ao ecr das opes de substituio Executa a(s) tarefa(s) seleccionadas Abandona o utilitrio Substituio

Terminada a execuo da(s) tarefa(s) gerado um outro ecr com um relatrio sobre as alteraes processadas na base:

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Clicando em Sair a aplicao volta ao ecr dos utilitrios.

5.2 Gesto de Bases

Atravs deste boto possvel criar novas bases de dados, sejam elas bases de dados ou Thesaurus. Carregando neste boto tem acesso ao seguinte ecran:

5.2.01 Criar Base de Dados


No boto Criar Bases possvel criar, duplicar, remover bases de dados ou Tesauros, ou ainda consultar os registos apagados na base seleccionada.

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Aqui sero preenchidos os parmetros necessrios criao da base de dados.

Classe da Base

Indicar a classe da base de dados que pretende criar. A DocBASE usa o conceito de classes para distinguir as diferentes tipologias de documentos. Assim temos a classe MUSEUS s para bases de dados de coleces de museologia. Classe ARQUIVOS s para bases de dados de arquivo. Classe ISBD s aplicvel a bases de dados bibliogrficas, etc. Assim, nesta operao de criao de bases, dever escolher a classe da nova base a criar, utilizando o boto .... Aqui ser definido o nome a dar base de dados e a sua definio Indica qual ser o directrio onde ficar guardada a base de dados Este parmetro ser utilizado para proteco dos dados contidos na base de dados. Apenas os utilizadores com determinado nvel de acesso podero ter acesso base de dados. Um utilizador com nvel de acesso 3 no poder aceder a uma base de dados de nvel 4

Nova Base Dir. Destino Nvel de Acesso

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Executar Voltar Permite concretizar a operao de criao da base de dados Regressa ao menu anterior

Terminada a criao clica-se em Sair para voltar ao ecr dos Utilitrios.

5.2.02 Duplicar Base de Dados


As bases de dados podero ser duplicadas. O processo idntico criao, (ver captulo anterior) a diferena est em que, a duplicao poder ser apenas da estrutura (sem registos de dados) ou, tambm, dos dados contidos na base de origem, activando a opo seguinte: Copiar Dados S deve ser activada se a criao pretendida incluir a cpia dos dados existentes.

5.2.03 Remover Base de Dados


Esta opo, no seu processamento idntica Reinicializao da Base (ver captulo 5.1.04) porm, a remoo da base elimina a prpria estrutura da base de dados.

5.2.04 Apagados
Quando na catalogao se apagam os registos, estes permanecem fisicamente nas bases de dados, permitindo a sua posterior recuperao, quando necessria. A opo Apagados apresenta todos os registos apagados, ordenados por MFN, como se tratasse de um resultado de pesquisa.

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Usando os botes especficos, esses registos podem-se Restringir, Exportar e/ou Imprimir.

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5.3 Impresses e Listagens


A importncia da publicao da informao organizada em bases de dados, tanto sob a forma de texto impresso como em suporte electrnico, como seja o HTML, fez com que fossem desenvolvidas rotinas poderosas destinadas a apresentar os registos das mais variadas formas. Pela sua complexidade interessa perceber quais as potencialidades destas rotinas de modo a escolher as melhores alternativas.

5.3.01 Parametrizao das Listagens


Entende-se por listagem uma lista ordenada de registos, que constitui o corpo principal, o qual pode ser complementado por listas de ndices ordenados por diferentes critrios. Sendo assim temos os seguintes elementos a considerar:

Registo 1 Registo n

ndice 1 Corpo principal

Corpo principal

ndice 1

ndice 2

os quais so definidos por meio das vrias opes que constam do cran de parametrizao da listagem. A opo Principal, contm os diferentes valores que so necessrios para a seleco do formato de impresso. Pela simples escolha de um modelo de ordenao so de imediato apresentados os vrios ndices disponveis que podem ser criados na altura da execuo do corpo principal, para o complementar. Saliente-se a possibilidade de realizar a listagem para diferentes formatos de sada bem como a utilizao imediata de um processador de texto para visualizao e edio do mesmo. Conforme se apresenta nas figuras seguintes cada registo composto pelo encabeamento e pelo corpo do registo. Poder ento escolher-se como devem estes elementos ser apresentados, pois so possveis diferentes formas consoante os objectivos do trabalho. Haver casos em que desejvel um

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destaque antes do corpo principal, atravs do encabeamento, mas no caso de listagens exaustivas poder ser mais til que este destaque apenas surja quando se verifique a mudana do contedo. Este pode ser o caso de uma listagem por autores em que interessa manter agrupado o conjunto de registos do mesmo autor, separando cada conjunto atravs do encabeamento do novo autor.
Encabeamento

Encabeamento

Corpo

Corpo Corpo
Encabeamento

Encabeam Encabeam Corpo ento ento


Encabeamento

Encabeamento

Corpo Corpo
Encabeamento

Corpo
Encabeamento

Corpo

Corpo

Destaque-se ainda a opo de apresentao da numerao, importante na elaborao dos ndices. Os registos esto na base de dados pela ordem com que foram introduzidos pelo que, aps cada ordenao, poder ser mais til incluir um nmero correspondente ordem como so apresentados no corpo principal, em vez da que corresponde sua sequncia na base de dados. Estas opes so muito teis quando se elaboram bibliografias, na medida em que permitem fornecer os registos ordenados por determinado critrio, por exemplo autores, e vrios ndices ordenados por outros critrios, por exemplo descritores, classificao, etc., nos quais se inclui o nmero de ordem dos registos ordenados. Podem ainda ser elaborados muitos outros ndices, bem como ajustados os critrios de ordenao e formatos de apresentao, mas, pela sua complexidade, s o recomendamos a quem tenha formao especfica para o efeito. O conjunto de modelos predefinidos que acompanha cada base de dados exaustivo e responde grande maioria das exigncias dos vrios utilizadores. As regras de ordenao do corpo principal so apresentadas na opo Ordenao. De salientar que estas regras so expressas atravs de uma linguagem de comando, propriedade da DID, pelo que a sua compreenso e utilizao implica uma formao adequada. Recomenda-se que no sejam alteradas estas expresses pois da podero resultar erros desagradveis. Em complemento da ordenao, a opo Definio de ndices apresenta todas as regras de ordenao de cada um dos ndices complementares. Podem ainda escolher-se novos ndices, atravs das opes ndice de campos e ndice da base de dados. importante no esquecer que ao seleccionar um ndice especfico dever-se- indicar expressamente se pretende imprimir esse ndice, pois doutra forma essa opo no ficar activa.

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Importa salientar que uma listagem, conforme j anteriormente referido, composta por corpo principal e ndices. Desta forma quando se decide clicar em Imprimir est a ser tomada uma deciso que dever ser equacionada de forma a considerar os diversos parmetros de cada uma das opes. Atravs do ndice de campos podem criar-se ndices de campos que no se encontram indexados, como por exemplo o campo da descrio fsica de um documento. Esta funo torna-se til para dar resposta a situaes especficas. Contudo, de modo a garantir a criao de um ficheiro com o ndice criado deve clicar-se obrigatoriamente sobre Imprimir campos da base de dados. O ficheiro ficar guardado na directoria Trabalho. Para dar incio impresso de ndices e bibliografias, o utilizador deve em Utilitrios, seleccionar a opo impresses e listagens. De imediato surgir o seguinte ecr: A impresso pode ser feita atravs dos Utilitrios, ou na Pesquisa. Neste utilitrio, deve indicar-se o que se pretende imprimir e como se pretende imprimir. Base O primeiro passo ser a escolha da base de dados que contm os registos que se pretende listar. Para isso dever clicar na zona ponteada direita da caixa Base de Dados

Imp. Registos

Para aceder s diferentes opes, deve seleccionar-se a opo Impresso de registos. Assim, o utilizador poder optar pela que pretende, a partir do ecr de funes que foram previamente explicadas

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5.3.01.01 Principal

Descrio das funes: Base de dados Seleccionar a base de dados a listar Modelo de ordenao Modelo de ordenao dos registos a listar Impresso de ndices Criao de ndices da listagem solicitada Ttulo da listagem Destino Atribuio de um ttulo listagem Indicar se pretende impresso directa registos, ou o tipo de ficheiro a criar (a) dos

Apagar fich. Anterior Se j existir um ficheiro com o mesmo nome ser eliminado Iniciar proc. de texto De acordo com o tipo de ficheiro de destino seleccionado, esta opo abrir um processador de texto com os registos listados, permitindo a sua edio e posterior impresso

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Depois, dever, ento, ser definido o formato do corpo principal, seleccionando a opo definies e limites, atravs da qual se pode seleccionar um conjunto variado de alternativas

5.3.01.02 Definies e Limites

Descrio das funes Encabeamentos Corpo do registo Indicar se e encabeamento como pretende imprimir os

Para seleccionar o modelo de impresso clique na zona direita da caixa e na janela apresentada escolha o formato pretendido

Pode ainda optar por imprimir apenas o encabeamento, se desactivar a opo Imprimir corpo do registo Imprimir nmeros Incluir nas listagens o associados a cada registo nmero de registos

Inserir a numerao Incluir o nmero de registo no topo de cada um no topo do registo Caso contrrio surgir abaixo de cada registo Usar nmero de registo Desactivar quando no se pretende utilizar o n de registo do documento

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Prefixo Sufixo Iniciar em Deve preencher-se a janela com o texto que se pretende que fique antes do nmero de registo Deve preencher-se a janela com o texto que se pretende que fique aps o nmero de registo Apenas activo quando desactivada a funo anterior. Serve para incluir o nmero a partir do qual se pretendem numerar os registos Quando activado, inclui uma linha extra entre cada registo Limita o conjunto de registos a imprimir Limita alfabeticamente os termos a imprimir

Linha extra Primeiro registo/ /ltimo registo Primeiro termo/ /ltimo termo

Atravs de ordenao podem configurar-se as regras de ordenao do corpo principal do registo. Mais uma vez recomendamos que no se alterem estas expresses, pois da podero resultar erros desagradveis.

5.3.01.03 Ordenao
Neste ecr poder parametrizar as formas de ordenao dos registos, podendo at alterar o cdigo de extraco. Para tal clique na caixa da linha pretendida e no boto de edio. No ecr apresentado pode ento efectuar as alteraes pretendidas no formato de ordenao, por forma a modificar o resultado da listagem.

Em complemento, o utilizador tem a opo de alterar a Definio de ndices. Contudo, esta uma funo que exige uma total responsabilidade por parte do tcnico que a realizar.

5.3.01.04 Definio de ndices


Neste ecr possvel alterar a forma de extraco de cada um dos ndices da Base de Dados, modificando e ajustando o seu cdigo. Para tal basta clicar duas vezes sobre a linha respectiva.

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Na janela seguinte poder fazer os ajustamentos pretendidos.

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Em ndice de campos, podem criar-se novos ndices dos campos que no se encontram indexados.

5.3.01.05 ndice de campos


Alm dos ndices que compem a base, podemos ainda construir outros, bastando para tal clicar sobre a linha que aparece sombreada:

Para criar um novo ndice, deve clicar-se duas vezes com o boto esquerdo do rato sobre uma das linhas vazias. Automaticamente ir surgir um ecr, atravs do qual se poder parametrizar o novo ndice:

Por sua vez o ndice da base de dados permite, em complemento, criar listagens de segmentos do ndice da base. A criao destas listagens obriga a que seja activada a opo indicada como Imprimir segmento do ndice da base de dados, apresentada no menu seguinte. Voltamos a insistir que as listagens, em geral, so executadas de forma imediata quando se selecciona a opo imprimir. Para listagens mais especficas, como o caso dos ndices , ainda, necessrio indicar explicitamente essa deciso atravs da seleco da respectiva opo, caso exista, nos menus de parametrizao.

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5.3.01.06 ndice da Base de Dados


Neste ecr poder proceder seleco dos registos a listar, utilizando os ndices de pesquisa da base, podendo obter os registos ou apenas a contagem de registos associados a cada um dos ndices.

Termo inicial/final Ao clicar nos pontos direita das caixas Termo Inicial e Termo Final, surge uma janela semelhante do mdulo de pesquisa onde pode seleccionar o primeiro e o ltimo ndice a seleccionar

Se carregar no boto P.Acesso o programa d a possibilidade de escolher o termo a utilizar na pesquisa. Os Pontos de Acesso disponveis so:

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Outras opes: Extrair os nmeros de registo associados Extrair contagem de registos associados Imprimir segmento ndice da base Extrai os nmeros de registos Extrai a contagem dos registos existentes Activar quando se pretende a impresso do ndice da base segmento criado

Em Configurao de ndices ficar disponvel um conjunto de alternativas de formatao das listagens. Por exemplo, podem agrupar-se todos os registos alfabeticamente e introduzir entre eles um separador alfabtico ou inverter a ordem dos ndices, entre outras.

5.3.01.07 Configurao de ndices

Utilizar separadores alfabticos Inverter a ordenao dos ndices Compactar nmeros consecutivos. utilizar como separador

Permite separar os diferentes ndices com as letras do alfabeto correspondentes sua organizao Inverte a ordenao dos ndices por ordem decrescente Permite compactar os nmeros de registos consecutivos Exemplo: termo ambiente ocorre do registo 10 ao 21. Se se pretende compactar, deve

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utilizar-se um separador e surgir seguinte: Ambiente 10-21, etc... o

Ignorar termos genricos Ignora as ocorrncias de um termo a partir de um determinado nmero. Exemplo: um termo que ocorra mais de 100 vezes ignorado a partir desta ocorrncia Manter termos impresso: No numerar ndices Imprime todas as ocorrncias, mesmo que ultrapassem as 100 Apenas apresenta os termos numerao correspondente sem a

Adicionar uma linha Adiciona uma linha de intervalo entre o termo extra entre cada registo e os registos A opo Etiquetas permite aceder a um ecr de opes de configurao de etiquetas autocolantes, destinadas identificao dos documentos. Pode escolher-se o tipo de letra pretendido, o modelo de impresso e formatar as margens das prprias etiquetas, de modo a melhor adequar o texto s suas dimenses. Antes de se activar a janela Imprimir etiquetas, deve seleccionarse a impressora pretendida. Recomenda-se a utilizao prvia de uma folha de teste onde se indiquem as dimenses das etiquetas, de forma a ajustar o modelo de impresso e evitar despesas com a impresso sobre as prprias etiquetas. Estas operaes so da exclusiva responsabilidade do utilizador.

5.3.01.08 - Etiquetas
Para imprimir etiquetas (sem cdigos de barras), devem definir-se aqui as caractersticas das mesmas, de acordo com o papel a utilizar. A formatao do texto das etiquetas realiza-se directamente no respectivo ecr de configurao.

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5.3.01.09- Fontes
A opo Fontes est destinada formatao do texto das listagens. A partir daqui, pode escolher-se a fonte, dimenso, estilo e cor para ttulo, encabeamentos, numerao, corpo de registo, ndices, numerao do ndice e separador do ndice. O acesso s fontes feito a partir do boto de cada opo.

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5.3.01.10 Cdigos de Barras


Clicando em Cdigos de barra acede-se a um ecr de configurao de comandos de impresso de etiquetas de cdigos de barra e posterior envio de informao impressora. Para tal deve seleccionar-se a impressora adequada clicando em Eltron ou em Zebra. Para activar a funo de impresso de etiquetas, deve seleccionar-se esta janela;

Defaults

A aplicao suporta dois tipos de impressora. Deve seleccionar-se a impressora instalada, atravs dos cones

, tambm, a partir desta opo que se definem os comandos de comunicao com a impressora atravs de Definies.

5.3.01.10.1 Definies
Neste ecr definem-se os tipos de ligao e qual a impressora a utilizar:

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As configuraes introduzidas devem ser gravadas. Todas as alteraes aos comandos previamente definidos so da responsabilidade de quem as executa. Recomenda-se a solicitao de um tcnico para proceder a esta configurao no caso de existirem dvidas. Alguns exemplos de etiquetas de cdigos de barras:

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5.4 Linguagens Documentais


Este utilitrio permite gerar termos para um tesauros a partir de uma base de dados. Ao clicar em Auto-criar termos surge um ecr para parametrizao da passagem dos termos para o tesauros.

Os termos introduzidos como descritores, por exemplo, so ento automaticamente criados como termos de um Tesauros. Bastar de seguida, relacionar estes e adicionar outros termos pretendidos.

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Descrio dos botes: 1 Tesauros em edio 2 Base de dados a partir da qual se iro gerar os termos 3 Prefixo de termos a serem gerados 4 Definio dos campos de termos a gerar 5 Primeiro termo a ser gerado 6 ltimo termo a ser gerado Aps preenchidos estes campos correctamente basta clicar em Executar para que se conclua a operao.

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5.5 Outras Configuraes

As restantes operaes de configurao do sistema encontram-se acessveis atravs do cone Configurao. As opes de parametrizao do aspecto grfico do ecr inicial e de edio definem-se, respectivamente, atravs de Visual e Edio.

5.5.01 - Visual
Esta funcionalidade permite personalizar o cran principal da Docbase.

Optando por Gama Colorida pode indicar-se em Direco qual o sentido em que se far o degrade. Para alm do nmero de cores do cran, pode tambm definir-se o tipo de fonte para os Botes de Tarefa, Botes de Controle e Textos de Ajuda. O Fundo do cran Docbase pode igualmente ser parametrizado, alterando suas cores nas diversas reas:

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No cran principal pode ser inserido um logotipo. O formato do ficheiro do logotipo dever ser BMP e a sua posio relativa pode ser parametrizada usando as hiptese indicadas no cran especfico para o efeito.

5.5.02 Edio
Edio dos diversos componentes das Folhas de Recolha de Dados.

5.5.02.01 - Fontes
Nesta seco tem-se acesso alterao das fontes das reas de edio de campos nomeadamente os Ttulos, Ajudas, Listas, Botes, Campos, Visualizao e Seces. A alterao faz-se por aco do rato sobre o boto alterar. de cada componente a

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5.5.02.02 Configurao da Edio


Configurao de alguns aspectos funcionais das Folhas de Recolha.

Auto-Update ligado

Esta

opo

corresponde

ao

boto

de

Auto-

. A sua funo. gravao da folha de recolha quando activo (baixo relevo) permite a gravao automtica dos dados inseridos nos registos. Normalmente est inactiva na configurao, podendo ser activada, quando necessrio, na edio. Tecla Return para mudar de campo No Windows a mudana de campos feita com a tecla Tab. Ao activar a opo da tecla Return para o mesmo efeito, possibilitamos a sua utilizao para a funo seguinte Autovalidao. Esta funo possibilita a validao de campos atravs do ndice da base ou de tesaurus. A tecla Return activa esta validao, mudando de campo com a tecla Tab a validao no se efectua. Altera os formato dos botes das seces das folhas de recolha Indicar o tempo de verificao de desbloqueio de registos quando acedidos em simultneo Nmero de linhas pretendido nas ajudas de preenchimento de campos Espao (em percentagem) de ocupao do cran Docbase no monitor Indicar em pixels o espao de intervalo entre os campos do cran Docbase

Auto-validao por ndice/tesauros Botes de seco modernos Auto-Verificar Desbloqueio cada Linhas para ajuda Espao para PFT Intervalo vertical entre campos

5.5.03 Configurao da Pesquisa


O ndice de pesquisa pode apresentar-se atravs de diferentes formas, seleccionadas em Pesquisa: Opo 0 Opo 1 Opo 2 implica que todas as palavras se apresentem em maisculas apenas capitaliza a primeira letra do ndice obriga a que todas maiscula as palavras sejam iniciadas por

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5.5.04 Configurao das Listagens


As opes de parametrizao do aspecto grfico de impresso das listagens, encontram-se disponveis atravs de Listagens.

Estas opes encontram-se igualmente no prprio utilitrios de listagens, para que se possa proceder a algumas alteraes pontuais.

5.5.05 Configurao das Associaes


A possibilidade de associar quaisquer ficheiros multimdia em cada registo, obriga a que seja escolhido um programa compatvel com os diferentes formatos. Atravs das associaes indicam-se quais os formatos e respectivos programas a utilizar na altura da visualizao. Poder usar as aplicaes definidas pelo sistema operativo ou, em alternativa, outras aplicaes que mais se adeqem a cada caso.

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5.5.06 Configurao de Sistema


A DocBase funciona atravs de um motor de dados especialmente adaptado ao tratamento da informao textual. Para efeito do seu ajustamento e optimizao est disponvel um menu com os parmetros mais importantes, os quais no devem ser alterados sem a presena de um tcnico qualificado.

De referir que a grande evoluo verificada permitiu dispor de ferramentas prprias e mais vocacionadas para a gesto e optimizao do motor de dados.

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