Gastos Generales de Manufactura Se define como gastos generales de manufactura, tambin conocidos con los nombres de Costos Indirectos,

Gastos generales de produccin o de fabricacin, carga fabril y ms apropiadamente Costos de los gastos generales de fabricacin, a todos aquellos costos que se presentan en una empresa necesaria para la buena marcha de la produccin, pero que de ninguna manera se identifican con el producto que se est elaborando. De manera que todos aquellos costos que No son materiales directos y mano de obra directa, ni gastos de administracin y de ventas, son gastos generales de produccin y constituyen el Tercer elemento del costo. Recordemos: Costo: Gasto: Es todo gasto que tenga que ver con el volumen de produccin. Ser todo desembolso que tenga relacin con el volumen de ventas.

En una empresa industrial podemos distinguir tres funciones bsicas: produccin, administracin y ventas, para llevar a cabo cada una de ellas, la empresa tiene que efectuar ciertos desembolsos por pago de salarios, arrendamientos, servicios pblicos, materiales, etc. Estas erogaciones reciben el nombre de costos de produccin, gastos de ventas, gastos de administracin, segn a la funcin que pertenezcan. Los costos de produccin se transfieren (capitalizan) al inventario de productos fabricados, en otras palabras el costo del producto fabricado esta dado por los costos de produccin en que fue necesario incurrir para su fabricacin, por esta razn los desembolsos relacionados con la produccin es mejor llamarlos Costos y no Gastos puesto que se incorporan en los bienes producidos y queda por lo tanto capitalizando en los inventarios hasta tanto se vendan los productos. Los gastos de administracin y de ventas, por el contrario no se capitalizan, sino como su nombre lo indica se gastan en el periodo en el cual se incurriere o aparece como tales en el estado de resultados. ELEMENTOS DEL COSTO DE PRODUCCIN Son los que se aplican para determinar el costo de los productos fabricados. Estos costos de produccin se dividen as: 1. Materiales. a. Materiales Directos. En la fabricacin de un producto entran diversos materiales, algunos de estos formando parte integral del producto como sucede con las materias primas y dems materiales que integran fsicamente el producto. Estos llevan el nombre de Materiales Directos

y su costo constituye el primer elemento integral del costo total del producto terminado. b. Materiales Indirectos. Los combustibles, los lubricantes, las herramientas, los suministros de fbrica como los tornillos y pegamento, mantenimiento de planta y equipo, aseo, todos estos reciben el nombre de Materiales Indirectos y su costo se incluye en el tercer elemento denominado CIF (Costos Indirectos de Fabricacin). 2. Mano de Obra. a. Mano de Obra Directa. Para la transformacin de los materiales directos en productos terminados hace falta el trabajo humano por lo cual la empresa para una remuneracin llamada Salario. Los trabajos de produccin son de diversas clases alguna interviene con su accin directa en la fabricacin de los productos bien sea manualmente o manipulando las mquinas que transforman las materias primas en productos terminados, la remuneracin de todos estos trabajadores cuando se desempean como tales es lo que constituye Costos de la Mano de Obra Directa. Otros como: Salario de empleados de oficina de administracin de la fbrica, tomadores de tiempo, empleados de almacn y ayudantes, conductores, fogoneras, primas por horas extras, tiempo ocioso, salarios de capataces, etc. b. Mano de Obra Indirecta. Trabajadores que desempean funciones como aseo, vigilancia, mantenimiento, la remuneracin de estos trabajadores se denominan Mano de Obra Indirecta. Se incluye en el tercer elemento del costo 3. Costos Indirectos de Fabricacin. Dentro de estos figuran: Depreciacin (edificio y mquinas), impuesto, seguro, alquileres, servicio pblico (agua, luz, telfono), repuestos de maquinaria; prestaciones sociales de los obreros de produccin indirecta, costos de fletes en compra de materiales, conservacin de edificio, de maquinaria, de muebles y enseres, de equipos y automotores, etc. Los CIF no son directamente asignables a los OP (ordenes de Produccin). GASTOS GENERALES FIJOS, VARIABLES Y SEMIVARIABLES 1. Gastos Generales Fijos. Son aquellos que permanecen constantes por un periodo relativamente corto, generalmente el ciclo contable de la empresa. Ej, Impuesto, alquiler, seguro, depreciacin en lnea recta, salarios de superintendentes, salarios fijos de supervisin.

2. Gastos Generales Variables. Son aquellos que varan en forma proporcional al volumen de produccin o de ventas, es decir si estas aumentan el 50% los gastos aumentaran en la mnima proporcin, y si por lo contrario la actividad disminuye un 20% en el mismo porcentaje disminuirn los gastos. Ej, Suministros, seguros de accidente, reparacin, seguro social, calefaccin, energa, etc. 3. Costos Generales Semivariables. Son aquellos que aumentan o disminuyen cos los cambios de produccin o de ventas, pero no en forma proporcional al volumen de actividad, como en el caso de los gastos variables, no permanecen fijos a cualquier nivel como el caso de los gastos fijos. Ej, la fuerza del vapor, los medios de comunicacin, los gastos por telfono, la mano de obra directa, la propaganda, etc. Son gastos que pueden ser fijos durante un periodo especfico aunque aumenten o disminuyen la produccin. METODOS PARA GENERALES CALCULAR LAS TASAS PREDETERMINADAS DE GASTOS

Existen varios mtodos para conocer las tasas predeterminadas de gastos generales que se necesita para conocer el tercer elemento del costo. De las actividades de cada empresa, o de la forma como trabaja cada uno de los departamentos de produccin, pues mientras unos lo hacen con un costo muy elevado de los materiales directos, otros lo hacen en abundancia de mano de obra o con muchas mquinas que reemplazan en gran parte el costo de la mano de obra humana. En todos estos casos la tasa predeterminada se obtiene al Dividir el Costo de los gastos generales presupuestadas para un periodo por la Base presupuestada para un mismo periodo.
Tasa Predeterminada Gastos Generales

T.P. = G.G.P. B.P. Base Presupuestada.

Gastos Generales Presupuestados

1. Con base a las unidades producidas. Estas se aplican esencialmente en aquellas empresas que producen un solo artculo. En este caso se obtiene una tasa predeterminada en pesos por cada unidad producida. T.P. = G.G.P. V.P.

unidades Producidas

Ejemplo. Con base en un presupuesto de ventas de 60.000 Unidades para el primer semestre, una empresa desea calcular su presupuesto de produccin para el mismo periodo, y para ello tienen en cuenta los siguientes datos: Inventario Inicial de Unidades en Enero 1: Inventario deseado de Unidades en Junio 30: 20.000 10.000

El clculo de las producciones presupuestadas se obtiene de la siguiente manera: Presupuesto de Ventas - Inventario real Enero 1 Produccin presupuestada para Hacer frente a las ventas + Inventario deseado Junio 30 Produccin Presupuestada 60.000 Uds <20.000 Uds> 40.000 Uds 10.000 Uds 50.000 Uds

La misma empresa, una vez calculadas sus ventas y su produccin del periodo, presupuesta unos gastos generales por valor de $200.000 y las unidades producidas reales son de 5.000 uds, la tasa predeterminada de gastos generales ser de $4,00 por cada unidad as: T.P. = 200.000 = $4,00 50.000 Su costo $4,00 * 5,00 Uds producidas. = $20 Este es el costo de las 5.000 uds

2. Con base en Horas de Mano de Obra Directa: Se obtiene una tasa expresada por cada hora de mano de obra directa presupuestada mediante la siguiente frmula.
Gastos Generales Presupuestados

T.P. = Ejemplo.

G.G.P. * 100 H.M.O.D.P. Costos Hora Mano de Obra Directa Presupuestada

Gastos generales presupuestados de $300.000 y un presupuesto de $50.000 Horas de Mano de Obra Directa, 500 horas reales de mano de obra directa. T.P. = 300.000 = $ 6,00 * 500 hrs = $3.000 de Gastos Grales Aplicados

50.000 hrs 3. Con base al costo de las horas de mano de obra directa. Bajo este mtodo la tasa predeterminada se obtiene mediante la siguiente frmula expresada en porcentaje: T.P. = Ejemplo. Una compaa tiene unos gastos generales presupuestadas de $600.000 y el costo de mano de obra directa presupuestada para el mismo periodo es de $1.200.000 de acuerdo con esto la tasa es de 50% de la mano de obra directa, el costo del mano de obra directa real fue de $300.000. T.P. = 320.000 400.000 * 100% 50% = 300.000 * 50% = 150.000 G.G.P. * 100 C.H.M.O.D.P. Costo Hora Mano de Obra Directa Presupuestada

4. Con base en el costo de Materiales Directos: La tasa que se obtiene bajo este mtodo es expresada en porcentaje mediante la siguiente frmula: T.P. = Ejemplo Una empresa Tiene en un periodo unos gastos generales presupuestos de $320.000, un costo de materiales directos presupuestados de $400.000, y un costo real de materiales directos para el trabajo especfico de $90.000: T.P. = 320.000 * 100% = 80% del costo de materiales directos 400.000 Gastos Generales aplicados a la produccin de: $ 90.000 * 80% = 72.000 5. Con base en el costo primo: G.G.P. C.M.D.P. * 100
Costo Materiales Directos Presupuestados

Se denomina costo primo, a la suma de los 2 primeros elementos del costo, o sea los materiales directos y la mano de obra directa. La frmula es la siguiente: T.P. = G.G.P. * 100 C.Pr.P Costo Primo Presupuestado Este mtodo es aplicado por aquellas empresas que consideran que los gastos generales de manofactura varan de acuerdo tanto en los materiales directos como0 en la mano de obra directa y en forma homognea. Ejemplo, Una compaa dispone de la siguiente informacin: Gastos generales presupuestados $180.000; Costos de los materiales directos presupuestados $120.000; Costo de la mano de obra directa presupuestada $180.000; Costo de materiales directos reales invertidos en el trabajo $10.000; Costos de la mano de obra real utilizada en el trabajo $12.000. T.P. = $180.000 * 100% = 180.000 * 100% = 60% $120.000 + 180.000 300.000 60% del Costo Primo 6. Con base en las Horas-Mquina: No es un mtodo muy utilizado, pero quienes lo emplean estiman que los gastos generales varan de acuerdo con el tiempo y en las mquinas empleadas T.P. = G.G.P. H.M.P. Ejemplo, Si una compaa tiene en un periodo unos gastos generales presupuestados de $500.000 y un presupuesto de 100.000 hrs mquina, la tasa predeterminada de gastos generales valdr $5,oo por cada hora mquina, pero el trabajo requiri de 3.000 Hrs mquina reales. Cual ser su costo hora mquina ? T.P. = 500.000 = $5,oo Cada Hora Mquina 100.000 Horas Mquina reales 3.000 horas * $5,oo = $15.000 Costo de Hrs Mquina. PRESUPUESTO DE CIF
Gastos Generales Presupuestados Horas Mquinas Presupuestadas

El numerador para hallar la tasa predeterminada en el presupuesto de los CIF una vez determinada la capacidad que se va a emplear para el clculo de la tasa y una vez expresada en la unidad mas conveniente la empresa debe calcular el total de los CIF correspondiente a dicho nivel de produccin presupuestado para ello es necesario presupuestar cada tipo de clase de CIF (MOD, Materiales, Unidades, Mquinas), mediante un anlisis de su comportamiento en relacin con posibles variaciones en el nivel de produccin real. Ejemplo, Una empresa a presupuestado su nivel de produccin en 100 HMOD y el anlisis del comportamiento de los CIF con respecto a las variaciones en dicho nivel de actividad expresada en MOD arroj la siguiente frmula presupuestal. Costos Fijos Costo Variable CIF Presupuestado: $ 50.000 $ 0,50 / HMOD Costos Fijos Costos Variables: 100.000 * 0,50 Presupuestos CIF es ===== 50.000 50.000 $ 100.000

Tasa predeterminada = CIF presupuestada = 100.000 = $1,oo / HMOD Nivel Pdn Presupuestado 100.000 Que se hace durante el periodo contable si se tienen 2 aspectos seleccionados con los CIF que son la contabilizacin de los CIF Reales y la aplicacin o cargo de los CIF a las rdenes de Produccin (OP) ? En el primer caso se debita las cuentas CIF y la cuenta que se acredita vara segn el caso y puede ser: Inventario Materia Prima, Nmina de fbrica, caja o bancos, CxP, Depreciacin acumulada, Seguro prepagado, etc. Contabilizacin CIF Reales $1.000 Material Indirecto CIF (material Indirecto) Inv. Materia Prima $ 1.000 $ 1.000

El departamento de costos no realiza ningn asiento porque no se est afectando la cuenta inventario en proceso. Al finalizar el periodo contable se deben cerrar las cuentas de CIF Debitando los CIF Aplicados y Acreditando. Los CIF Reales cualquier diferencia entre estos se lleva a

una cuenta Variacin CIF; si los CIF Aplicados son mayores que los CIF Reales quiere decir que hay una Sobreaplicacin de CIF y por lo tanto la variacin ir al Crdito. Mayores CIF Aplicados CIF Real Variacin CIF Menores CIF Aplicados CIF Real Variacin CIF xxxx xxxx xx xxxx xxxx xx

FORMULAS UTILIZADAS PARA CALCULAR GASTOS APLICADOS A LA PRODUCCIN Frmula para clculo de tasa predeterminada de Gastos Generales: T = G.G.P. * 100 C.P.M. Compras Presupuestadas Ejemplo, Compras Materiales Presupuestadas Presupuestos Gastos Generales T = 120.000 * 160% = 60% 200.000 Compras reales $180.000 Los gastos sern $180.000 * 0.60 = $108.000 Las bases usadas son: a. Unidades de produccin. b. Hora Mano de Obra Directa. c. Costos de las Horas de Mano de Obra Directa. d. Horas Mquina. CONTABILIZACION DE LOS GASTOS GENERALES APLICADOS A LA PRODUCCIN Se presentan 2 situaciones: 1. Cuando la empresa lleva nicamente los libros contables convencionales, la aplicacin de los gastos generales a la produccin se registra as: Departamento de Costos: 200.000 120.000

Se coloca en la hoja de costos por trabajo, el valor correspondiente a los gastos generales que se aplicaron a la produccin en un determinado trabajo, como al tercer elemento del costo. Departamento de Contabilidad: En este Departamento se registra: Inventario TEP Gastos generales aplicados xx xx

TEP: Trabajo en proceso para gastos generales Representa el tercer elemento del costo y surge siempre que se apliquen gastos generales a la produccin en un trabajo particular. La cuenta gastos generales aplicados es temporal y deber cerrarse al final del periodo contable. Al final del periodo contable, se tendr igualmente el monto de los materiales directos usados y la MOD utilizada, mientras que el tercer elemento, los gastos generales estarn expresados en datos estimados. 2. Cuando la empresa lleva dos juegos de libros, la contabilizacin de los gastos generales aplicados, sern: a. Departamento de Costos: La cifra se coloca en la hoja de costos como el tercer elemento. b. Departamento de Contabilidad: Se registra en la fbrica: Inventario TEP xxxx Gastos generales aplicados xxxx En la Oficina general, no se hace asiento porque esta Oficina se ocupa solo de transacciones diferentes a las de produccin. CONTABILIZACION DE GASTOS GENERALES REALES. Tambin se deben tener en cuenta 2 situaciones: 1. Cuando la empresa lleva nicamente libros convencionales, el registro de los gastos reales lo hace el departamento de contabilidad mediante el siguiente asiento: Si el caso es por depreciacin. Control de Gastos generales fca (deprec. Maq) xxxx Provisin para depreciacin de Maq xxxx

Si es gasto alquiler:

Control Gastos generales (Alquiler) Caja Si es gasto seguro: Control de Gastos generales Fca (Seguros) Seguro prepagado

xxxx xxxx xxxx xxxx

De igual forma se registraran todas las cuentas de gastos, esta cuenta es auxiliar, y la suma de todas las auxiliares de gastos reales durante el periodo, deber ser igual a una de control que se tendr al final, denominada: Control de Gastos Generales de Fbrica. 2. Cuando la empresa lleva adems de libros convencionales, otros libros para registrar las transacciones que tengan que ver con la produccin; su contabilizacin se har as: Oficina General: a. Mayor de fbrica Provisin Deprec. Maq. b. c. Mayor de Fbrica Caja Mayor de Fbrica Seguro Prepagado

xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

En la Fbrica: a. Control Gastos Generales fab. (Dep. Maq) Mayor General b. c. Control Gastos Generales Fab. (Alquiler) Mayor General Control Gastos Generales Fab. (Seguros) Mayor General

CIERRE DE GASTOS GENERALES APLICADOS Al finalizar un periodo contable la empresa debe hacer una comparacin del monto total de los datos reales registrados con la cuenta Control Gastos Generales de Fbrica, incurridos en el periodo con saldo dbito, y los Gastos Generales Aplicados

con saldo crdito. Si las cifras son exactas quiere decir que la estimacin que se hizo fue la ms exacta posible. Si no es exacta, como ocurrir la mayora de las veces el Departamento de contabilidad deber hacer un ajuste, mediante el cierre de las cuentas temporales del control de gastos generales de fbrica y gastos generales aplicados surgiendo una nueva cuenta temporal denominada Gastos Generales Sub o Sobreaplicados, que se debita si los gastos aplicados son ms bajos que los reales y se acredita en caso contrario si los aplicados son ms altos que los reales. Registros cuando la empresa lleva nicamente libros convencionales. a) Si los gastos generales aplicados fueron sub-estimados a los reales. Gastos generales aplicados xxxx Gastos generales sub-aplicados Control gastos generales de fbrica xxxx xxxx

b) Si los gastos generales aplicados fueron sobreestimados. Gastos generales aplicados xxxx Control gastos generales de fbrica Gastos generales sobreaplicados xxxx xxxx

Registros cuando la empresa lleva adems los libros para registrar transacciones de produccin. a) Si los gastos generales aplicados fueron ms bajos. Gastos generales aplicados Gastos generales sub-aplicados Control Gastos de fbrica xxxx xxxx xxxx

b) Si los gastos generales aplicados fueron ms altos. Gastos generales aplicados Gastos generales sub-aplicados Control Gastos de fbrica xxxx xxxx xxxx

Ejemplo, al finalizar un periodo una empresa muestra en la cuentas control del libro mayor las siguientes cuentas: Control Gastos generales de fbrica Gatos generales aplicados 350.000 345.000

La diferencia de $5.000 que representa una sub-estimacin de gastos generales durante el asiento de cierre: Gastos generales aplicados Gastos generales sub-aplicados Control gastos grales fbrica Al cerrar las cuentas surge una nueva Control gastos grales fbrica 350.000 350.000 Gastos generales aplicados 345.000 345.000 345.000 5.000 350.000

Gastos generales sub-aplicados 5.000

CIERRE DE LOS GASTOS GENERALES SUB-APLICADOS. La cuenta Gastos generales sub-aplicados, se deber cerrar al final del periodo con la de Costos de Mercanca Vendida. Si se considera la sub-aplicacin como un mayor o menor valor del costo del producto, o con ganancias retenidas en caso de que se considere como un gasto del periodo. 1. Cuando la empresa lleva libros convencionales, incluyendo los de produccin el cierre es as: a) Si hubo una sub-estimacin: Costo de Mercanca vendida Mayor de fbrica O tambin: Ganancias Retenidas Mayor de fbrica b) Si hubo una sobre estimacin: xxxx xxxx xxxx xxxx

Mayor de fbrica Costo de mercanca vendida PREPARACIN DE ESTADOS FINANCIEROS

xxxx xxxx

Preparacin de estados financieros para empresas que manejan costos: Para elaborar el estado de resultados es indispensable hacer primero un estado de costos de productos manofacturados y vendidos, sumando o restando los gastos generales sub o sobre aplicados, segn sea el caso, para obtener al costo real de manofactura del producto terminado o vendido. En los costos habr adems del inventario de productos terminados y de materiales, inventario de trabajo en proceso, de suministros, de materiales de productos defectuosos, productos daados y de repuestos. El estado de ganancias y prdidas no sufrir variacin de ninguna naturaleza. RESUMEN Con el nombre de gastos generales de manofactura, o gastos indirectos; se conocen todos aquellos gastos que no son materiales directos, Mano de obra directa o Gastos de administracin y ventas. Los gastos tanto de produccin, como de mercadeo, se clasifican como Fijos, o sea aquellos cuyos costos permanecen constantes, no importa la variacin de produccin o ventas; Variables, varan en forma proporcional con la produccin o las ventas, y semifijos o semivariables que se componen de una parte fija y otra variable, que no varan en forma proporcional a la produccin o las ventas. En el sistema de costos por ordenes de fabricacin el tercer elemento de costos son los gastos generales de produccin, no es real. Hay muchos costos generales de produccin como los servicios de agua y electricidad, cuyo costo no es posible conocerlo por una semana en relacin a un centro de produccin en donde se costean elaborando al mismo tiempo varios artculos. De ah, la necesidad de calcular el tercer elemento del costo con base en una tasa predeterminada de gastos generales que se obtienen al dividir unos gastos generales presupuestados para todo un periodo, por una base presupuestada para el mismo periodo expresada dicha base en Horas de mano de Obra Directa, costo de esas horas, horas mquina o costo de los materiales directos usados. Esta tasa multiplicada por una base real de un periodo corto (expresada en trminos idnticos a la base presupuestada) da lugar a los gastos generales aplicados a la produccin para cada hoja de costos, o sea para el tercer elemento del costo. Al final del periodo se conocen dos gastos generales reales, y su comprobacin con gastos generales aplicados a cada hoja de costos, nos dir si hubo una sub o sobre produccin de los gastos generales expresada en una cuenta que se denominar Gastos Generales Sub o Sobre Aplicados cuya incidencia se reflejar en un mayor

o menor valor del costo de produccin. El denominado Ciclo de Costos se termina con la conversin del trabajo en proceso de cada elemento, en la mercanca terminada que se lleva al almacn y con la venta de las unidades. CONTABILIZACION DE VENTA DE UNIDADES La venta de unidades que han sido elaboradas, es el ltimo paso dentro del ciclo bsico de costos, la contabilizacin de las mismas depende de si las unidades se venden directamente del inventario que se tienen en el almacn, o si por lo contrario se venden directamente del saln de produccin, como es el caso de muchos artculos de gran demanda que no esperan ser trasladados al almacen para ser vendidos. Venta de Unidades Provenientes del Inventario Hay dos asientos necesarios para contabilizar la venta de productos terminados, por lo general en costos se cumpla el sistema perpetuo o permanente; sin embargo, aqu tambin se deben tener en cuenta dos situaciones diferentes: 1. Que la empresa lleve nicamente los libros convencionales, caso en el cual el registro de la venta de unidades provenientes del almacn se hace de la siguiente manera: a) En el almacn, se procede a hacer la deduccin correspondientes en las hojas de existencia del kardex de las unidades que han sido vendidas. b) En el departamento de contabilidad general, se hacen los siguientes asientos: Caja / Cuentas por cobrar xxxx Ventas xxxx Costo Mcia Vendida Inventario Mcia Vendida xxxx xxxx

c) En el departamento de costos, no se hace nada con la venta de unidades. 2. Que la empresa lleve, adems de los libros convencionales, otros para registrar las transacciones que son estrictamente de produccin o que tienen que ver con los procesos de manofactura. La contabilizacin de la venta de unidades provenientes de inventario se registra de la siguiente manera: a) En el almacn se hacen las deducciones necesarias en las hojas de existencia del krdex. b) En el Departamento de costos, no se hace nada con la venta de unidades.

c) En el departamento de contabilidad general, como se sigue el sistema de inventario perpetuo, se deben hacer dos asientos en el momento de la venta, y ambos juegos de libros, los de la oficina central y los de la fbrica, se vern afectados por esa transaccin de la siguiente manera: En la Oficina General Caja / Cuenta por Cobrar Ventas Costo Mca Vendida Mayor de fbrica En la Fbrica No se hace asiento con relacin al precio de venta, porque es una transaccin comercial, pero si con respecto al costo de la mercanca. Mayor General Inventario Mca Terminada xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

En los asientos anteriores sobre la venta de las unidades se puede observar lo siguiente: El dinero que inicialmente transfiri la oficina central a la fbrica al cargar (debitar) a la cuenta Mayor de Fbrica, la compra de materiales, el pago de nmina y de los gastos generales reales durante determinado periodo; vuelve a la oficina central cuando se venden las Unidades producidas por la fbrica, al acreditar Mayor de fbrica, en el primer asiento, y debitar mayor general en el segundo. En relacin con la venta de unidades provenientes del inventario, se puede observar aqu que el departamento de contabilidad general, por intermedio de la oficina general Acredita por primera vez la cuenta de Mayor de Fbrica cuando en todos los pasos anteriores del ciclo de costos la debitaba, y en cambio en los libros de la fbrica se debita Mayor General, que con anterioridad haba sido siempre un crdito. Esto se hace con el objeto de que la oficina general, que anteriormente transfera costos expresados en dinero al Mayor de Fbrica recupere ese dinero a medida que se vendan las unidades manofacturadas a la fbrica.

Venta de Unidades Directamente de la Produccin Si este fuera el caso, que se presenta con frecuencia especialmente cuando se trabaja con rdenes de clientes que requieren con urgencia determinados artculos,

el departamento de contabilidad general registrara la venta de tales unidades mediante los siguientes asientos: Caja / Cuenta por Cobrar Ventas Costo mercanca vendida Inventario TEP Anotaciones Finales Cuando una empresa esta llevando, adems de los libros convencionales, otro juego de libros para registrar en forma, separadas todas las operaciones de produccin, al finalizar el ciclo contable hace las siguientes consideraciones. Preparacin de Estados Financieros. En la preparacin de los estados financieros en las empresas que utilizan sistemas de costos, se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: 1. Elaborar el estado de resultados, es indispensable hacer primero un estado de costos de productos manofacturados y vendidos. 2. El estado de situacin sigue siendo el mismo que se estudio en la contabilidad financiera, con excepcin de inventarios, puesto que en el caso de los costos habr, adems del inventario del producto terminado y de materiales, inventario de trabajo en proceso, de suministros, de desechos de materiales, de productos defectuosos, de productos daados y de repuestos. 3. El estado de ganancias retenidas, no sufrir variacin de ninguna naturaleza y tendr entonces la misma conformacin del que se estudia en la contabilidad financiera. Ejemplo, La compaa MNOP, que produce repuestos para automotores y cierra libros cada seis meses, dispone en Junio 30, de los siguientes datos: xxxx xxxx xxxx xxxx

1. Saldos de inventarios en Enero 1: Materia Prima Trabajo en proceso Mercanca terminada $ 180.000 $ 90.000 $ 250.000

2. Compra de materia prima en el semestre

$ 400.000

3. Nmina de los trabajadores por valor de $800.000, de la cual se dedujo un 2% para Seguro Social, y en ella estn incluidos: Mano de Obra Indirecta Salarios de Superintendencia 4. Materiales directos usados en manofactura 5. Materiales Indirectos usados 6. Gastos generales de manofactura (efectivo) 7. Depreciacin de maquinaria y equipo $ $ 20.000 10.000

$ 500.000 $ 25.000

$ 300.000 $ 100.000

8. Costo de la mercanca terminada en el semestre $1.500.000 9. Costo de la mercanca vendida en el semestre 10. Ventas durante el semestre 11. Gastos de Administracin 12. Gastos de Ventas 13. Dividendos pagados $1.600.000 $2.000.000 $ 200.000 $ $ 50.000 57.000

Notas: Los gastos generales de manofactura se aplican a la produccin a una tasa del 60% de los costos de la mano de obra directa usada. Se requiere: a) Hacer todos los asientos que sean necesarios en relacin con la informacin dada en los numerales anteriores. b) Preparar el estado de costos de productos manofacturados y vendidos. c) Hacer el estado de resultados y de ganancias retenidas. a. Lo primero que se debe hacer es abrir las cuentas T en el libro mayor, con base en las informaciones suministradas e inmediatamente despus se procede a hacer los asientos respectivos, abriendo nuevas cuentas T y adicionando las ya existentes, como est a continuacin.

Inventario Materiales (1) 180.000 400.000 55.000 500.000 25.000

Inventario TEP (14) 90.000 770.000 500.000 462.000 Saldo 322.000 1.500.000

Saldo

Inventario de mercanca terminada (13) 250.000 1.500.000 150.000 1.600.000

Saldo

El segundo paso es hacer los asientos en el Diario, de acuerdo a cada informacin contenida en el numeral, abriendo de inmediato las cuentas T y adicionando las ya existentes. En este caso solamente se registraran las que tienen que ver con produccin. Inventario Materiales Cuentas por Pagar Nmina de Fbrica Caja Seguro social a Pagar Inventario TEP (Mano de Obra) Control de G. G. De Fca (indir) Control de G. G. De Fca (super) Nmina de fbrica 400.000 400.000 800.000 784.000 16.000 770.000 20.000 10.000 800.000

Control G.g. de Fbrica (5) 20.000 10.000 25.000 300.000 100.000 455.000

Clculos de las cifras numeral (3): Inventario TEP (Mano de Obra) Seguro Social a Pagar Asientos Inventario TEP (material) Inventario Materiales Control de G.g. de fca (Mater. Ind.) Inventario Materiales Control de G.g. de fca (Varios) Caja Control de G.g. de fca (Deprec. Maq.) Provisin para deprec. Maquinaria Inventario Mercanca Terminada Inventario TEP Cuentas por Cobrar Ventas Costo mercanca vendida Inventario mercanca terminada 500.000 500.000 25.000 25.000 300.000 300.000 100.000 100.000 1.500.000 1.500.000 2.000.000 2.000.000 1.600.000 1.600.000 = = = $800.000 - ($20.000 + $10.000) $770.000 $800.000 * 2% = $16.000

Asiento para mostrar la aplicacin de los gastos generales a la produccin: Inventario TEP (Gg) Gastos generales aplicados 462.000 462.000

Gastos Generales Aplicados (8) 462.000 462.000

Gastos generales aplicados = $770.000 * 60% = $462.000

El tercer paso es cerrar las cuentas de Control G.g. de fbrica y Gastos generales aplicados al final del periodo contable as: Gastos generales aplicados Control de G.g. de Fca Gastos generales sub aplicados 462.000 455.000 7.000

Gastos generales sub o sobre aplicados 7.000 7.000

Compaa MNOP S.A. Estado de costos de productos manofacturados y vendidos Enero 1 a Junio 30 Materiales Directos Usados Inventario Materiales Enero 1 + Compra de materiales en el periodo - Inventario materiales, Junio 30 Total de Materiales usados - Materiales Indirectos Usados Materiales directos usados Mano de Obra Directa Usada Gastos Generales Aplicados Costo de Manofactura en el periodo + Inventario TEP, Enero 1 Costo total de manofactura - Inventario TEP, Junio 30 Costo de mercanca terminada, en el periodo + Inventario mercanca terminada, Enero 1 Costo total de productos fabricados - Inventario mercanca terminada, Junio 30 Costo de mercanca vendida a lo normal - Gastos general sub aplicados Costo real de la mercanca vendida $ 180.000 $ 400.000 $ 580.000 55.000 $ 525.000 25.000 $ 500.000 770.000 462.000 $1.732.000 90.000 $1.822.000 322.000 $1.500.000 250.000 $1.750.000 150.000 $1.600.000 7.000 $1.593.000

El cuarto paso es cerrar la cuenta de Gastos generales sub o sobre aplicados, que tambin es temporal, as:

Gastos generales sub o sobre aplicados Costo de mercanca vendida

7.000 7.000

VARIACIONES DE GASTOS GENERALES DE MANOFACTURAS Variacin neta de gastos generales La diferencia entre los gastos generales aplicados a la produccin, y los gastos generales reales de manofactura, que hemos llamado Gastos generales sub o sobreaplicados, seguir denominndose de aqu en adelante Variacin neta de gastos generales, por la posibilidad que existe de subdividir dicha variacin en dos variaciones diferentes como resultado de profundizar en el anlisis de las causas que determinan una sub o sobreaplicacin de los gastos generales de produccin, expresadas precisamente en el clculo de una tasa predeterminada de gastos generales con la cual se obtiene la cifra de los gastos generales aplicados, que es la que se compara a su vez con la de los gastos generales reales, y surge por lo tanto la variacin neta, donde esta es la diferencia entre los gastos generales aplicados a la produccin y los gastos reales. Causas de la Capacidad Las causas de esta variacin neta, es el costo de los gastos generales presupuestados, cuyo clculo se hace teniendo en cuenta un Nivel Normal de produccin (expresado en Horas de Mano de Obra Directa), que posteriormente, durante el periodo real de produccin, resultar diferente del costo de los Gastos generales reales, y hace surgir por lo tanto la Variacin del Presupuesto, al establecerse la diferencia entre lo que deberan ser los Gastos generales presupuestados expresados en el verdadero nivel de produccin, y los gastos generales reales del periodo. Se considera que la parte variable de los Gastos generales presupuestados, es el factor que ocasiona esta variacin, al suponerse que dichos gastos variarn de acuerdo con los cambios en el nivel de la actividad de la empresa; la frmula que lo representa es:
Variacin del Presupuesto

VP = GGPNN - GGR

Gastos Generales Reales de Produccin

Gastos Generales Presupuestados Expresados en Nivel Real

Si no hay variacin de capacidad, esto significa que no hubo produccin quedando la variacin neta, solo con variacin de presupuesto. Si la Variacin es Favorable los gastos generales reales tienen menor costo que los presupuestados ajustados al nuevo nivel de produccin, esta variacin ira registrada como una cuenta temporal con saldo crdito que al final del periodo se cierra contra la cuenta Costo de Mercanca Vendida esto representa una disminucin en los Costos de Produccin y una Utilidad en el estado de Resultados. Pero, si la Variacin es Desfavorable, Los

gastos generales reales tiene mayor costo presupuestado ajustado al nuevo nivel de produccin; esta variacin ira registrada a una cuenta temporal de saldo dbito que al final del periodo se cierra con la cuenta costo mercanca vendida y representa un aumento en los costos de produccin y una disminucin en la utilidad del estado de resultados. El trmino GGPNN, o sea los gastos generales presupuestados ajustados al nuevo nivel de produccin, equivale a lo que se conoce con el nombre de Frmula Presupuestaria que se utiliza precisamente en el clculo de los Gastos generales presupuestados y se expresa mediante la siguiente frmula: Frmula presupuestaria = Costos fijos + Tasa variable Unidad La segunda causa es el Volumen real de produccin (de ms o menos) que al ser comparado con el volumen normal que se tom para calcular los gastos generales presupuestados, da origen a la Variacin de Capacidad, en la cual considera a la parte fija de los gastos generales presupuestados como la causante de esta variacin, que indica el grado en que la planta utiliz bien o mal los recursos fsicos de la misma, y se expresa mediante la siguiente frmula:
Variacin de Capacidad

VC = GGA - GGPNN

Gastos Generales Presupuestados al Nuevo Nivel

Gastos Generales Aplicados a la Produccin

Esta Frmula nos indica el grado en que fracas o tuvo xito en la utilizacin de sus instalaciones. La variacin de capacidad se puede calcular de diferentes maneras: VC = ( HR HP ) x TASA
Horas Reales de MOD Tasa Predeterminada de Gastos Generales Horas Presupuestadas MOD

Esta frmula la podemos aplicar en el sistema de costos por rdenes de fabricacin histrica con base en el nivel de actividad de horas de Mano de Obra directa. VC = ( UR - UP ) x TASA
Unidad real de Pdn Tasa Predeterminada de Gastos Generales Unidad Presupuestada de Pdn

Funciona igual que el presupuesto de mano de obra tomando como base un nivel normal de actividades de unidades. VC = ( NN - NP ) x GGPF
Nuevo nivel de Pdn Gastos Generales Presupuestados Fijos Nivel Presupuestado de Pdn

Con esta formula utilizamos el porcentaje de variacin que nos d la diferencia del nivel real de produccin con el nivel presupuestado, dicho resultado expresado en porcentaje de lo aplicado de Gastos generales presupuestados fijos.

La variacin neta de gastos generales siempre ser la suma algebraica de las variaciones de presupuesto y capacidad, y esto podr expresarse mediante la siguiente frmula: VN = VP + VC
Variacin Presupuesto Variacin Capacidad

Cuando surgen las variaciones, en el momento del cierre de los datos reales de produccin y los datos presupuestados, expresndose en trminos de variaciones de presupuesto y capacidad, y estas se muestran en las cuentas del libro mayor, y debern aparecer registradas contablemente al final del periodo. Las cuentas de variaciones son temporales que nos indican si van a disminuir o aumentar el costo de produccin. Bajo cualquier sistema de costos con datos histricos, es muy difcil controlar los gastos generales de produccin, durante la produccin, aunque se utilicen los denominados presupuestos flexibles, cuyo uso traer mejores beneficios en los costos estndar.

DEPARTAMENTALIZACIN DE LOS COSTOS. Cuando hablamos de departamentalizacion de costos, nos referimos para empresas organizadas en donde existen una serie de departamentos dentro de la produccin y otros tantos dentro del area de servicios que de igual forma generan una serie de erogaciones de dinero que deben de ser absorbidos por los de produccin. En el departamento de produccin el personal humano con ayuda de maquinarias labora directamente sobre el producto que se fabrica, es por ello que este departamento es el que contiene los costos primos, pues en el se emplea mano de obra directa y materiales directos. Al hablar de departamentos de servicios nos referimos a aquellos departamentos que prestan soporte a la fabrica o produccin, con el fin de propender su debido funcionamiento ; ej ; el taller, el dpto. De mantenimientos, el de electricistas, el de supervisin , el de control de calidad etc. DISTRIBUCION DE LOS GASTOS GENERALES. Cuando se llega al punto de distribuir una serie de gastos generales o CIF, es indispensable saber o haber realizado una reclasificacin de los mismos en CIF directos o indirectos, segn las polticas y criterios de la empresa.

Los directos son aquellos de facil cuantificacin y clasificacin para cada uno de los departamentos, como son : mano de obra indirecta, fletes, materiales indirectos, tiempo ocioso, salarios administracin de fabrica mantenimientos de maquinarias, etc. Los indirectos, son aquellos que aunque es facil cuantificarlos son dificiles de clasificarlos por cada departamento. Tomemos como ejemplo el consumo de agua y energia si solo se tiene un medidor o contador para el consumo general, es dificil determinar cuanto ha consumido cada uno de los departamentos. Ya teniendo el conocimiento y comportamiento de estos rubros se hace la distribucin. Antes de seguir con el tema, es necesario saber como la empresa determina o clasifica en forma sistematica los rubros de los gastos generales. Para ello utiliza herramientas como : Centros de costos Son unas codificaciones internas que se le dan a todos los departamentos de la empresa, incluyendo no solo produccion y servicios sino a la vez administracin y ventas. El fin es establecer claras posiciones sobre el direccionamiento de los rubros y definir a la vez la responsabilidad por departamento sobre las erogaciones por gastos generales. Aunque los centros de costos se dan generalmente por departamento, dentro de estos tambien se pueden hacer clasificaciones internas y creas sub-centros de costos. Ejemplo tenemos : El departamento de Contabilidad, en el esta la direccin, la seccin de impuestos, la seccin de cuentas por pagar, la seccin de activos fijos, etc. esto conlleva a la par a definir los llamados Centros de Responsabilidad que en pocas palabras definen la funcin obligacin y deber de cada uno de los empleados y maquinarias - sea el caso- que puedan entrar en esta clasificacin. Esto dio origen a la llamada Contabilidad por niveles de responsabilidad. Retomando la distribuccin de los gastos generales indirectos, dice el autor, que estos deben de distribirse tanto en los departamentos de produccin como en los de servicios. Ejemplo : tomando el cunsumo de energia se requiere de un estudio por un ingeniero electrico que ayude a determinar el nivel de consumo por departamento y de esta forma hacer un prorrateo. De igual forma con los demas gastos generales es importante tener unas bases estables y razonables que den confiabilidad al cargo que se le efectua a cada departamento. Las bases de distribuccin deben de ser acorde con el gasto indirecto que se afecta. Ejemplo : La energa de acuerdo al consumo de kilovatios-

 La depreciacion de edificios de acuerdo al area de cada departamento. El personal de acuerdo con el nmero de empleados. Etc. Como se habia mencionado antes, los CIF que generen los departamentos de servicios deben de ser absorvidos por los departamentos de produccion y para ello, generalmente se aplican dos criterios sumamente conocidos, aunque es de afirmar que existen muchos ms y que en la mayora de empresas son establecidos por la necesidad y politica de la misma. Metodo directo. Es uno de los ms utilizados, como su nombre lo dice, la distribucin de los gastos de los departamentos de servicios se hace en forma directa unica y exclusivamente a los de produccin, teniendo en cuenta los parametros o bases de distribucin para cada departamento, ya sean horas mano de obra, costo de maquinaria, nivel de importancia, etc. Veremos ilustraciones en los talleres. Metodo paso a paso o escalonado. Este consiste en efectuar la distribucion de los gastos generales de los deparatamentos de servicios, tanto a los de produccin como a los de servicios que no se hayan distribuido, para lo cual se recomienda lo ms normal que es empezar a distibuir los departamento de mayor valor. Teniendo en cuenta los parametros o bases de distribuccin para cada departamento. Veremos ilustraciones en los talleres. Aplicacin de los gastos generales. Hay que tener en cuenta que para la aplicacin de los cif se maneja la fijacin de una tasa predeterminada que se maneja con la siguiente formula general : Cif presupuestados ---------------------Base presupuestada

r.

El presupuesto de los CIF y lo real consumido se comparan, pero antes ha de buscarse las variaciones netas por cada departamento, de acuerdo al nuevo nivel de produccin. El cual se calcula teniendo en cuenta : Costo MOD real. Nuevo nivel de produccin.-------------------------------

Costo MOD presupuestado La variacion de presupuesto se calcula as- VP=CIFPNUEVO NIVEL- CIF REAL. La variacin cantidad se calcula asVC=CIF APLICADOS-CIF NUEVO NIVEL.

Por ultimo la variacin neta es la sumatoria de ambas variaciones. VN= VP+VC Es de entender que para el calculo de las variaciones han de convertirse los gastos presupuestados a un determinado nivel, al nuevo nivel de produccin, teniendo en cuenta que los fijos no cambian y que los variables lo hacen segn el nuevo nivel de produccin.