Manual Operacional da APAC Mental _ CRS Leste _ ltima atualizao 22/04/2010 Dados tcnicos do sistema 1)Linguagem de programao : Clipper,

ambiente DOS 2)Memria utilizada : 640 Kb (menos que 1 Megabyte) 3)No compatvel com nomes de arquivos e pastas extensos, ou seja, com mais de 8 posies. 4)No compatvel com impressoras de rede Windows ou USB. 5)Monousurio. 6)Arquivos formato DBF. No permitido a abertura dos arquivos DBF pelo programa EXCEL da Microsoft. Pois o mesmo no totalmente compatvel com este formato de arquivo. Instalao do sistema. 1) abrir o arquivo config.nt na pasta c:\windows\system32 com o bloco de notas, alterar a linha files = nnn, onde nnn = valor, para files = 140, manter o valor de nnn se este for maior que 140. 2) criar uma pasta em c:, por exemplo : c:\APAC 3) Baixar no Site a ultima verso do sistema, no formato APACXXXX.EXE, onde XXXX = verso, na pasta criada para o sistema. 4) Baixar no Site a verso do banco de dados, contendo as caractersticas dos procedimentos,CBO,CID etc., no formato bdsiaAAAAMML.EXE, onde AAAA = ano, MM = ms e L = letra na pasta criada para o sistema. OBS : a verso do banco de dados muito importante para a digitao da produo, pois ela contem as regras criticadas pelo SIA e VERSIA na secretaria de sade. OBS2 : um banco de dados pode possuir atualizaes em um mesmo ms, a cada atualizao criada um novo banco com uma nova letra, em ordem crescente, ento a letra A a primeira verso do banco no ms, a letra B a segunda verso no mesmo ms, utilize sempre a ultima verso do ms que vc deseja digitar a produo, assim o sistema estar atualizado. OBS3 : em caso de um novo ms e que ainda no exista um banco de dados para este ms, pode-se iniciar a digitao com o banco de dados do ms anterior e aps a publicao do novo banco de dados no site, deve-se atualizar e verificar se no houve mudanas nas caractersticas dos procedimentos j digitados. 5) executar o aplicativo APAC, se tudo estiver correto, o sistema vai solicitar os dados locais do prestador e a competncia que ser utilizada. Atualizao do sistema Baixar no Site a ultima verso do sistema, no formato APACXXXX.EXE, onde XXXX = verso, na pasta onde se encontra o sistema APAC Executar o aplicativo baixado, e teclar Y para todas as perguntas para sobrepor arquivo. Atualizao do sistema :

Atualizao do banco de dados Baixar no Site a verso do banco de dados, contendo as caractersticas dos procedimentos,CBO,CID etc., no formato bdsiaAAAAMML.EXE, onde AAAA = ano, MM = ms e L = letra na pasta criada para o sistema. Executar o aplicativo baixado, e teclar Y para todas as perguntas para sobrepor arquivo. Atualizao do banco de dados :

Incluso de APAC Entre no sistema e escolha a opo APAC

 apresentado todas as APACs j digitadas, podendo posicionar com as setas para cima e para baixo em uma APAC e altera-la ou teclar INS para inserir nova APAC. Ao teclar INS, o sistema solicita o numero da APAC.

Este nmero definido pela PT/SAS N.567 DE 13 DE OUTUBRO DE 2005 e possui o seu controle para secretaria de sade. Aps a digitao do numero da APAC, deve-se informar CNES e inicio e fim de validade da APAC. Nesta tela devemos informar os dados do usurio da APAC. Nota: no informar o numero da APAC anterior, pois se a anterior no pode ser aprovada por problema de digitao , o sistema rejeitar.

Inicio da validade se for paciente novo, considerar a data da solicitao, mas se for renovao de APAC, considerar dia 1 do Ms . Abaixo temos uma APAC de renovao. Observe a data do incio do tratamento. Se mudar de procedimento considerado como paciente novo.

Campo_ Raa/cor:
CDIGO 01 02 03 04 05 99 RACA/COR BRANCA PRETA PARDA AMARELA INDIGENA SEM INFORMACAO

A prxima tela devemos informar os procedimentos executados na APAC. Sendo que o procedimento deve ser o procedimento principal. Nota: Aps apresentao a APAC Inicial , dados do usurio ( data de nascimento, n de Carto SUS, nome da Me, sexo, data inicio e data fim da Apac) no podem ser alterados na Continuidade, pois o sistema SIASUS d a mensagem de que outro usurio e rejeita a APAC da continuidade. Ento cuidado com os dados da APAC Inicial.

Na APAC de continuidade se o paciente no comparecer no CAPS e tambm no for realizada nenhuma VD, ou seja no ocorreu contato com o paciente, a APAC de continuidade dever ser apresentada com quantidade Zero, pois se apresentar a 3 competncia e no apresentar a 2 zerada, o sistema rejeitar.

Motivo de Sada/Permanncia para ser utilizada nos Sistemas de Informao tabela a seguir: POR ALTA: 1 1.1 Alta Curado 1.2 Alta Melhorado 1.3 Alta da Purpera e permanncia do recm-nascido 1.4 Alta a pedido 1.5 Alta com previso de retorno para acompanhamento do paciente 1.6 Alta por Evaso 1.7 Alta da Purpera e recm-nascido 1.8 Alta por Outros motivos POR PERMANNCIA: 2 2.1 Por caractersticas prprias da doena 2.2. Por Intercorrncia 2.3 Por impossibilidade scio-familiar 2.4 Por Processo de doao de rgos, tecidos e clulas - doador vivo 2.5 Por Processo de doao de rgos, tecidos e clulas - doador morto 2.6 Por mudana de Procedimento 2.7 Por reoperao 2.8 Outros motivos POR TRANSFERNCIA: 3 3.1 Transferido para outro estabelecimento POR BITO: 4 4.1 Com declarao de bito fornecida pelo mdico assistente 4.2 Com declarao de bito fornecida pelo Instituto Mdico Legal - IML 4.3 Com declarao de bito fornecida pelo Servio de Verificao de bito SVO. POR OUTROS MOTIVOS: 5 5.1 ENCERRAMENTO ADMINISTRATIVO

O procedimento principal define como ser a prxima tela apresentada pelo sistema. Aps a digitao do procedimento, devemos informar a CBO do tcnico responsvel pelo paciente e a quantidade executada. O sistema verifica a CBO e a quantidade informada compatvel com procedimento. Deve-se teclar ESC para sair da tela de procedimentos. 5

Dependendo do cdigo de motivo de sada, o sistema solicita a data de encerramento da APAC, esta data deve ser informada em caso de alta, bito, transferncia ou mudana de procedimento principal. Os cdigos do motivo de sada esto definidos na PT/SAS 719 de 28/dez/2007 A terceira tela pode ser diferente para cada procedimento principal. Existem 6 tipos de telas at a verso 01.10 do APAC, que so
LAUDO GERAL MEDICAMENTOS NEFROLOGIA QUIMIOTERAPIA RADIOTERAPIA CIRURGIA BARIATRICA Estas telas so referentes a 2 folha da APAC, definidas nas portarias :

PORTARIA SAS/MS N 493, DE 31/08/2007 (apenas a Baritrica) PORTARIA SAS/MS N 768, DE 26/10/2006 A seguir um exemplo de cada tela apresentada pelo sistema : Laudo Geral

A quarta e ultima tela, solicitado o carter de atendimento, que definido na PT/SAS 719 de 28/dez/2007 e o tipo de APAC, que pode ser Inicial, Continuidade ou nica. Aps a informao do tipo de APAC, informa-se os dados do medico responsvel, autorizador e qual foi o rgo emissor.

Carter de Atendimento a ser utilizada nos Sistemas de Informao conforme tabela a seguir: Para APAC de Saude mental o cdigo 01 Carter de Atendimento Cdigo 01 02 03 04 05 06 Descrio Eletivo Urgncia Acidente no local de trabalho ou a servio da empresa Acidente no trajeto para o trabalho Outros tipos de Acidente de Trnsito Outros tipos de Leses e Envenenamentos por agentes qumicos ou fsicos

Maiores informaes sobre o cdigo do rgo emissor podem ser obtidas na PORTARIA No- 637, DE 11 DE NOVEMBRO DE 2005. Depois da digitao, feche o programa , e pelo Windows Explorer , acesse a pasta APAC, copie o arquivo S_APAC para um outra pasta, exemplo: Meus documentos. Neste arquivo possvel verificar todos os pacientes digitados com seus procedimentos na competncia. No Arquivo S_ Hist o histrico dos atendimentos do paciente. Todas as apac do paciente.

Verifique com cuidado as colunas abaixo no S_APAC ( trabalhar na cpia)

AP_NUMAPA numero da C APAC Tipo de APAC ( Inicial _ 1 ou AP_TIPAPAC continuidade_2) (coluna H) AP_NOMEPA nome do C paciente AP_CDPROC cdigo do 0 procedimento AP_QTPROC 0 Quantidade de cada procedimento AP_DTINVAL Inicio da validade ( coluna E) AP_DTFIVAL Fim da validade ( coluna F)

Nota: como verificar se no ocorreu erro da digitao na data incio e data fim da APAC - abrir o arquivo S_ APAC em excel faa auto filtro, e na coluna (H) selecione tipo de 1(inicial), Verificar a data final da APAC ( coluna F). Por exemplo se as Apacs iniciais so de Maro de 2010 ( coluna E) , a data Fim ( coluna F) dever ser 31/05/2010 , ou seja competncia maro, abril e maio. Exportao do arquivo Aps o termino da digitao da produo, deve-se encaminhar o arquivo em meio magntico para a secretaria de sade. A opo EXPORTAO no menu principal do APAC, realiza esta operao. O sistema exige que se realize o backup antes do processo, aconselhamos que utilize o drive C e aps o termino do processo, copie o contedo da sub-pasta backup para outra pasta ou mdia externa como CD, DVD ou fita. Aps a rotina de backup, o sistema solicita o destino do arquivo de remessa. Este destino pode ser no drive A ou C, se a escolha for no drive C, ser necessrio informar a pasta de destino, lembrando que o nome da pasta no pode passar de 8 posies. Exportao de APAC.

Escolha da pasta

A seguir o sistema solicita que se complete o nome do arquivo e onde ser gerado o relatrio da remessa, em arquivo ou diretamente na impressora. Para os usurios que utilizam impressoras no suportadas pelo sistema, como impressoras de rede ou USB, pode-se gerar o relatrio em arquivo e depois abrir com o bloco de notas para a impresso. O nome do arquivo gerado sempre RELEXP.PRN, que ser gerado na pasta do APAC. OBS : em caso de digitao de mais de mil APACs, aconselhvel gerar o arquivo no drive C, pois o limite de espao no drive A pode ser insuficiente. Aps a exportao, o sistema exclui todas as APACs, assim pode-se iniciar novo processo de digitao. Nova competncia Aps o envio da remessa a secretaria, pode-se mudar a competncia de produo, basta utilizar a opo Operador -> Controle de Competncia.

Se j possuir alguma produo digitada no sistema, o sistema solicita que se confirme a mudana, excluindo esta produo.

INSTRUO SMS Cronograma para a solicitao de APAC de CAPS

_ Agosto 2009 Maringela (SMS/Regulao) definiu o seguinte cronograma para solicitao de APAC: 1- usurios que iro continuar em acompanhamento aps o vencimento da APAC vigente: solicitar nova APAC, via SIGA, no perodo de 01 a 10 do ms seguinte. No adianta solicitar antes do dia 1 pois o SIGA entende como sobreposio e emite aviso de APAC vigente; 2- usurio que inicia acompanhamento durante o ms vigente: solicitar APAC o mais brevemente possvel no mximo at o dia 25 do ms. No sero aceitas solicitaes aps esta data.

Ateno: para casos de usurio em acompanhamento desde o 1 dia do ms cuja APAC s foi autorizada posteriormente a esta data a validade retroativa ao primeiro dia do ms.
Instruo Sade Mental n 001/09 Data: 11/08/09

2.1No aplicativo APAC-Autorizao de procedimento de alta complexidade, subsistema do SIASUS-Sistema de Informao ambulatorial do Sistema nico de Sade: registrar todos os acompanhamentos de usurios com projeto teraputico definido. Para o registro dos acompanhamentos necessrio solicitar autorizao da rea de Regulao da SMS-So Paulo que emitir um nmero de APAC para cada usurio. Passos para solicitar a autorizao para realizar os acompanhamentos - O Profissional de referncia do usurio dever preencher o laudo de solicitao do procedimento, observando a compatibilidade do CID e justificando claramente a necessidade; - Encaminhar laudo de solicitao de procedimentos de alta complexidade Gerncia de Regulao via Mdulo APAC do SIGA (Sistema de Informao de Sade da SMS-So Paulo), de acordo com o cronograma abaixo: Situao do usurio Usurio j em acompanhamento que vai continuar em acompanhamento aps o trmino da APAC em vigor Usurio vai iniciar o acompanhamento no ms vigente Cronograma para solicitao do laudo de 01 a 10 do ms seguinte imediatamente aps a definio do projeto teraputico at o dia 25 do ms vigente.

10

- Acompanhar a anlise da solicitao atravs do SIGA e imprimir o Laudo com a autorizao e o nmero da APAC; - Digitar no aplicativo APAC os dados cadastrais do usurio e os procedimentos realizados durante o ms. O nmero de procedimentos equivale ao nmero de dias que o usurio compareceu ao estabelecimento de sade para acompanhamento, a ser obtido do formulrio utilizado para o controle de sua freqncia, devidamente assinado; - Aps sua emisso, a APAC tem validade de trs competncias. Assim, ao ser digitada pela primeira vez, a APAC ser chamada Inicial e na 2 e a 3 vezes ser de continuidade. Se o usurio necessitar continuar em tratamento aps o 3 ms ser necessrio solicitar uma nova autorizao Gerncia de Regulao, conforme cronograma acima. O Laudo dever ser atualizado a cada nova solicitao de procedimento. ATENO: - a partir da emisso da APAC, nenhum procedimento realizado no CAPS para este usurio dever ser apontado por BPA consolidado; - a folha de freqncia do usurio dever ser mantida, com registro das atividades executadas e assinatura do usurio a cada dia; - todos os pacientes em atendimento que se enquadram nos tipos de acompanhamento (intensivo, semi-intensivo e no intensivo) dos CAPS devem ser apacados, independente de teto. 3 Residncias Teraputicas 3.1 A RT s poder emitir APAC aps autorizao da Comisso Intergestores Bipartite (CIB) formada pelo Governo Estadual e as Secretarias Municipais de Sade. A rea Tcnica de Sade Mental ser a responsvel por informar s RT assim que a deliberao da CIB for publicada. 3.2 Aps a autorizao da CIB, solicitar APAC conforme passos acima; 3.3 No aplicativo APAC: registrar todos os acompanhamentos de usurios em residncia teraputica no CBO do cuidador em sade. ATENO: - podem ser registrados at 31 dirias/usurio/ms. Ausncias temporrias no devem ser descontadas do total de dias do ms. - todo o morador dever ser matriculado na UBS responsvel pela rea onde se situa a RT, e os procedimentos ali realizados devero ser registrados no BPA desta unidade, conforme rotina vigente; - caso o usurio de residncia teraputica estiver em acompanhamento no CAPS, as APAC devero ser solicitados os dois tipo de APAC, ou seja, em concomitncia. Ajuda importante: Se deseja verificar se a APAC foi processada com xito consulte: http://w3.datasus.gov.br/siasih/siasih.php? area=12914A2B16403C5D0E0F12914G205HIJd5L35M0N&VInclude=./Sistema/Php_Novas_Paginas//FrmPrinc ConsAPAC.php Digite o n da APAC e receber a mensagem de processada. Se no aparecer nada a 1 ficou rejeitada .

11

Se por acaso a APAC iniciou e fechou na mesma competncia, favor cancelar a APAC no Siga e fazer nova renovao, pois se apresentar 2 e 3 competncia desta mesma APAC, ficaro rejeitadas. Aparecero no produzido e no sero aprovadas.

APAC _ Competncia Atrasada Evite ao mximo apresentar a APAC com competncia atrasada, mas se ainda precisar apresentar atrasada segue a rotina. ( Nota: APAc Atrasada Ms vigente e trs meses atrs). Se estamos em Maro, as atrasadas s podem ser de dezembro, janeiro e fevereiro). - instale uma APAC com a verso da APAC e o Bdsia do ms atrasado. Exemplo: se a atrasada for de janeiro ,a verso da apac dever ser a vigente em janeiro com o Bdsia201001.

12