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Procedimento Operacional Ttulo do Documento: Documentao de Auditoria Interna Cdigo: PO-QUGP-DAI-001 Elaborao: Juliana Jber Queiroz Objetivo Emisso:

01/12/2011

Faculdade Presidente Antnio Carlos de Bom Despacho

Responsvel pelo Processo: Juliana Jber Queiroz Reviso: 05/12/2011-01 Verificao: Fernando Eustquio dos Santos Mendes Efetivao: 05/12/2011 Pginas: Pgina 01 de 07

Aprovao: Fernando Eustquio dos Santos Mendes

Estabelecer as diretrizes e definir a metodologia a ser seguida pelo auditor para efetuar o planejamento, a implementao e a avaliao das auditorias internas. Sistemtica
Auditores

Criar plano de auditoria e encaminhar pelo Orquestra com antecedncia mnima de 30 dias

Realizar auditoria baseado em check list criado para auxiliar auditores no processo

Enviar relatrio ao dono do processo pelo Orquestra, anexando o documento registro de auditoria interna

Acompanhar aes e concluir registro da auditoria

Enviar documento de registro da auditoria interna pelo Orquestra rea de Gesto por Processos

Dono do Processo

Analisar resultados da auditoria, criar e enviar plano de aes atravs do registro de auditoria interna

Campo de Aplicao Clientes Direo, Gerncia, Coordenadores de Curso e Colaboradores Indicadores Em anlise reas administrativa e acadmica

Definio das Siglas Utilizadas Descrio O auditor interno deve documentar todos os elementos significativos dos exames realizados, com o propsito de evidenciar que a auditoria interna ocorreu conforme as normas da instituio, desde o planejamento finalizao do processo, em consonncia com as atividades definidas no PO Programa de Auditoria Interna. PO Procedimento Operacional

Procedimento Operacional Ttulo do Documento: Documentao de Auditoria Interna Cdigo: PO-QUGP-DAI-001 Elaborao: Juliana Jber Queiroz Emisso: 01/12/2011

Faculdade Presidente Antnio Carlos de Bom Despacho

Responsvel pelo Processo: Juliana Jber Queiroz Reviso: 05/12/2011-01 Verificao: Fernando Eustquio dos Santos Mendes Efetivao: 05/12/2011 Pginas: Pgina 02 de 07

Aprovao: Fernando Eustquio dos Santos Mendes

1) O primeiro documento gerado em um processo de auditoria interna o Plano de Auditoria. Nele devem ser registrados o nome do processo e seu respectivo dono, data e horrio inicial e final previstos para a sua realizao, nome completo da dupla de auditores, objetivo principal da auditoria e cronograma bsico contendo a descrio de setores e pessoas a serem auditados. Observao: As informaes contidas neste documento so restritas aos auditores responsveis pelo processo e depois de anexadas ao Orquestra, na devida etapa da auditoria, so tambm acessadas pela rea de Gesto por Processos. 2) Para a execuo da auditoria, obrigatria a utilizao do documento Check List Auditoria, para auxiliar nos critrios necessrios para a avaliao local. O formulrio composto de itens que aps verificados devem receber uma pontuao dos auditores, conforme a regra seguinte: 1 (RUIM): Deixa muito a desejar Opo deve ser escolhida quando detectada uma no conformidade grave que impacte de forma evidente no objetivo do processo, qualidade do produto final e satisfao do cliente. 2 (REGULAR): Atende parte dos quesitos e os no atendidos so de grande importncia para o bom funcionamento do sistema Opo deve ser escolhida quando detectada uma no conformidade que apesar de no impedir a concretizao do objetivo do processo, influi sobre sua eficcia, gerando consequncias que podem refletir na qualidade do produto final ou satisfao do cliente. 3 (BOM): Atende grande maioria dos quesitos do item. Opo deve ser escolhida quando apesar do perfeito funcionamento do item, detectada uma possiblidade de melhoria no processo. 4 (MUITO BOM): Atende a todos os quesitos do item sem deixar margem para questionamentos de ambas as partes (auditor/auditado) Opo deve ser escolhida quando o item est sendo executado da forma ideal, contribuindo para o perfeito funcionamento do processo e qualidade do produto.

Aspectos a serem avaliados conforme check list Item 1: VERSO E AUTOR DO PROCESSO Deve-se verificar no cabealho do procedimento operacional, se no ttulo do documento existe a descrio de seu nome acompanhada pela verso do sistema, quando o mesmo automatizado pelo Orquestra e se a mesma est atualizada conforme o processo em utilizao. O autor do processo identificado no cabealho, atravs do campo Responsvel pelo processo. Deve conter o nome completo do colaborador nomeado como dono do processo. No permitido a um mesmo processo, ter mais de 1 (um) responsvel. Item 2: OBJETIVO DO PROCESSO Deve-se verificar se no procedimento operacional est definido o objetivo e se o mesmo est em conformidade com a realidade do processo. Os colaboradores envolvidos na execuo do processo devem conhecer e explicar o objetivo do processo.

Procedimento Operacional Ttulo do Documento: Documentao de Auditoria Interna Cdigo: PO-QUGP-DAI-001 Elaborao: Juliana Jber Queiroz Emisso: 01/12/2011

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Item 3: CLIENTES DO PROCESSO Entende-se por clientes do processo todas as pessoas que sero beneficiadas pela sua existncia, seja para melhoria das prticas ou para a gesto das informaes. Deve-se verificar se no procedimento operacional esto identificados, de forma correta, os clientes do processo. Os colaboradores envolvidos na execuo do processo devem conhecer e citar os clientes do processo. Item 4: ENTRADAS DO PROCESSO Deve-se verificar se na Descrio do procedimento operacional possui explicado como o processo iniciado. Os colaboradores envolvidos na execuo do processo devem saber o funcionamento do processo, informando como o mesmo iniciado. Os auditores devem avaliar se o processo est sendo iniciado conforme definido no PO e se h alguma forma de entrada acontecendo, que no tenha sido explicada no procedimento. Item 5: SAIDAS DO PROCESSO Deve-se verificar se no final do procedimento operacional possui explicado qual o produto ou servio gerado pelo processo. Os colaboradores envolvidos no processo devem conhecer suas sadas, explicando o produto ou servio gerados de sua execuo. Os auditores devem avaliar se o processo est com as sadas bem definidas, levando-se em considerao que as mesmas devem estar coerentes com o objetivo citado anteriormente no PO. Item 6: NECESSIDADES DO CLIENTE Deve-se avaliar se na Descrio h uma breve explicao sobre a importncia do processo para a organizao, justificando o motivo da sua criao para atender os clientes. Os colaboradores envolvidos no processo devem conhecer as necessidades dos clientes. Deve-se procurar por pelo menos dois clientes do processo para averiguar se o produto ou servio gerado do processo est em conformidade com suas necessidades. Item 7: DESCRIO DAS ATIVIDADES (O QUE FAZER) Deve-se avaliar se o procedimento operacional descreve de forma clara todas as atividades necessrias para a execuo do processo. Os colaboradores envolvidos no processo devem conhecer o fluxo de atividades necessrio sua realizao. Os auditores devem escolher um dos colaboradores para explicar a sequncia de atividades necessrias para execuo do processo, lembrando que no exigido que decorar os termos do PO, mas compreender as suas etapas. Item 8: ANEXOS DAS ATIVIDADES (PO, legislao a ser consultada, etc) As atividades onde for constatada a necessidade de anexos seja para sua execuo, como por exemplo manuais ou para comprovar sua realizao, como por exemplo notas fiscais, devem conter as devidas informaes dos registros. Os colaboradores envolvidos no processo devem conhecer as atividades que exijam anexos e seu devido contedo. Os auditores devem escolher um dos colaboradores para explicar os anexos do processo.

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Responsvel pelo Processo: Juliana Jber Queiroz Reviso: 05/12/2011-01 Verificao: Fernando Eustquio dos Santos Mendes Efetivao: 05/12/2011 Pginas: Pgina 04 de 07

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Item 9: PROCEDIMENTO OPERACIONAL Verificar se no cabealho do PO constam informaes sobre emisso, reviso e efetivao, identificando seus responsveis e devidas datas de realizao. A rea de Gesto por Processos padronizou o layout dos POs para facilitar o entendimento de todos os colaboradores, criando um procedimento para explicar os critrios necessrios para sua elaborao e controle. Este PO foi enviado aos usurios do Orquestra. Verificar conforme estudos realizados em procedimento operacional, se processo est sendo executado conforme fluxo descrito. Item 10: LISTA MESTRA SUMRIO A lista mestra um formulrio existente para controle de todos os procedimentos operacionais da instituio. H no cabealho um cdigo que identifica a localizao do PO neste documento. Os colaboradores envolvidos sabem que os procedimentos so controlados, mas a forma de fazer os registros e gerenciar a lista mestra responsabilidade do setor de Gesto por Processos. Item 11: CONTROLE DOS REGISTROS Todos os documentos anexados ao processo devem ser detalhados pelo dono do processo no procedimento operacional, no Registro, devendo conter informaes sobre sua identificao na lista de registros (gerenciada pela rea de Gesto por Processos), local de arquivamento, colaborador responsvel por seu controle, forma de armazenamento e proteo, tempo de reteno, organizao e descarte. O PO Elaborao de Procedimentos Operacionais enviado aos usurios do Orquestra, explica todos os detalhes relacionados etapa de incluso de registros. Item 12: RISCOS DOS PROCESSOS Deve-se avaliar se nos Riscos do procedimento operacional foram relatadas todas as condies que impliquem em possveis falhas ao processo, como por exemplo, descumprimento de prazos e normas. Os auditores devem observar se para as atividades que envolvem risco ao procedimento, foram decritos controles para evit-los ou minimiz-los, como por exemplo, critrios a serem seguidos nas atividades e limite de tempo para finalizao. Os colaboradores envolvidos na execuo processo devem conhecer os riscos relacionados s atividades e explicar os controles internos realizados para diminuir a possibilidade de falhas. Item 13: INDICADORES PARA SATISFAZER AS NECESSIDADES DO CLIENTE Deve-se analisar se foram definidos no procedimento operacional indicadores, lembrando que responsabilidade da rea de Gesto por Processos fazer a divulgao do ndice aps estabelecer metas juntamente com a Diretoria, para a execuo do processo. Os colaboradores envolvidos na execuo processo devem conhecer os indicadores do processo e o impacto do no cumprimento das metas para a organizao. Os auditores devem analisar se os resultados reais do processo esto em conformidade com a meta estipulada.

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Item 14: PLANOS DE AO PARA ATINGIR METAS Deve-se analisar se foi criado um plano de ao para auxiliar no cumprimento de meta estipulada nos indicadores do processo. Avaliar se o plano est sendo cumprido de acordo com as aes e prazos definidos. Item 15: ORIENTAO POR PARTE DOS DONOS DE PROCESSOS AOS ENVOLVIDOS Deve-se verificar se os envolvidos foram treinados no processo, seja pelo dono ou pela leitura do procedimento operacional. Os auditores devem observar se os colaboradores envolvidos demonstram que foram treinados atravs da segurana na realizao do processo e entendimento das atividades. Identificar se h algum controle interno para registrar treinamentos fornecidos aos envolvidos. Item 16: REVISO, APROVAO E PUBLICAO DO PROCESSO Verificar no caso de processos automatizados, se procedimento operacional est atualizado conforme as mudanas solicitadas em reviso. Certificar que existe registro das aprovaes realizadas no processo, atravs do Histrico de Reviso do PO. Observar se quando um processo publicado pela rea de Gesto por Processos, o dono divulga o processo aos colaboradores envolvidos ou os mesmos possuem acesso ao procedimento operacional referente a ele. Item 17: CUMPRIMENTO DOS PROCESSOS Deve-se avaliar se os colaboradores so envolvidos com a poltica de processos da instituio, se seguem os critrios definidos no PO para execuo do processo e se fazem sugestes para melhorar os resultados baseados nas suas prticas de trabalho. Com base na auditoria realizada, observar se os colaboradores conhecem a sequncia de atividades necessria para o perfeito funcionamento do processo. Item 18: PROCESSO COMPLETO Deve-se analisar o processo de forma crtica, avaliando se o fluxo ideal ou se existe alguma atividade que poderia ser acrescentada para trazer melhorias sua execuo. Com base no estudo do procedimento e auditoria local, deve-se avaliar se possvel a qualquer pessoa, mesmo sem conhecimentos tcnicos conforme funo, executar o processo conforme o PO. Item 19: TEMPO DE EXECUO DO PROCESSO Avaliando-se o processo de uma maneira geral, os auditores devem se certificar que conforme o nvel de atividades e setores envolvidos no processo, o tempo necessrio sua execuo est dentro do esperado. De acordo com a anlise das atividades que envolvem tempo para serem executadas, deve-se avaliar se os prazos esto sendo respeitados. Item 20: ENGAJAMENTO DO PROCESSO S PRTICAS INSTITUCIONAIS Avaliar com base na auditoria se envolvidos entendem que a existncia e cumprimentos de processos de trabalho so essenciais para o sucesso da instituio. Averiguar que processo est em conformidade com objetivos, entradas e sadas para os quais foi criado.

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Aps avaliar todos os itens, os auditores devem fazer o somatrio das respostas para fazer o clculo da pontuao recebida aps a auditoria. 3) Aps a realizao da auditoria, cabvel ao auditor lder enviar parecer ao dono do processo, atravs do Orquestra, anexando-se para isto, o registro de Auditoria Interna.Neste documento contm a concluso da auditoria, sendo composto por todas as informaes de identificao do processo, pontuao obtida, avaliao dos auditores, no conformidades e oportunidades de melhoria detectadas, aes do setor caracterizadas como pontos fortes para execuo e cumprimento do processo. 4) O dono do processo deve verificar o registro e enviar no prprio documento ao auditor, o plano de aes necessrio para adequar-se aos aspectos relacionados quanto s no conformidades e oportunidades de melhoria relatadas.

5) O auditor deve acompanhar o setor auditado e aps serem concludas as aes corretivas e preventivas para adequao s anlises abordadas, deve finalizar o registro de auditoria interna e encaminh-lo rea de Gesto por Processos, para que a mesma mantenha o controle das informaes. Registro
Identificao Cdigo Local Arquivamento Responsvel pelo controle Armazenamento e proteo Tempo de Reteno Ativo Morto Forma de Recuperao Diretrio Documentao BPM Unipac, Gesto da Qualidade, Auditoria, Documentos Diretrio Documentao BPM Unipac, Gesto da Qualidade, Auditoria, Documentos Diretrio Documentao BPM Unipac, Gesto da Qualidade, Auditoria, Documentos

Descarte

Formulrio Check List Auditoria FMGP-CLA-003

Gesto por Processos

Juliana Jber Queiroz

Computadores do setor, compartilhados Permanente em rede pelo aplicativo Dropbox Computadores do setor, compartilhados Permanente em rede pelo aplicativo Dropbox Computadores do setor, compartilhados Permanente em rede pelo aplicativo Dropbox

NA

NA

Formulrio Plano de Auditoria FM-GP-PA-004

Gesto por Processos

Juliana Jber Queiroz

NA

NA

Registro de Auditoria Interna RG-GP-AI-005

Gesto por Processos

Juliana Jber Queiroz

NA

NA

Riscos Documentos necessrios a auditoria no serem preenchidos corretamente. Auditoria ser realizada de forma inadequada conforme critrios definidos no procedimento para documentao das etapas. rea de Gesto por Processos atualizar documentao e auditores no utilizarem cpias anexadas ao processo no Orquestra.

Procedimento Operacional Ttulo do Documento: Documentao de Auditoria Interna Cdigo: PO-QUGP-DAI-001 Elaborao: Juliana Jber Queiroz Histrico de Reviso do PO Data 05/12/2011 Motivo Aprovao do processo no Orquestra Cdigo: 3759 Emisso: 01/12/2011

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Responsvel pelo Processo: Juliana Jber Queiroz Reviso: 05/12/2011-01 Verificao: Fernando Eustquio dos Santos Mendes Efetivao: 05/12/2011 Pginas: Pgina 07 de 07

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