Instituto Politecnico Nacional Escuela Superior de Comercio y Administracion

Comportamiento Organizacional
Calidad
Evelyn Michel Regalado

CRCULOS DE CALIDAD La idea bsica de los Crculos de Calidad consiste en crear conciencia de calidad y productividad en todos y cada uno de los miembros de una organizacin, a travs del trabajo en equipo y el intercambio de experiencias y conocimientos, as como el apoyo recproco. Todo ello, para el estudio y resolucin de problemas que afecten el adecuado desempeo y la calidad de un rea de trabajo, proponiendo ideas y alternativas con un enfoque de mejora continua.

Un Crculo de Calidad es un pequeo grupo de personas que se renen voluntariamente y en forma peridica, para detectar, analizar y buscar soluciones a los problemas que se suscitan en su rea de trabajo. Un Crculo de Calidad est formado por pequeos grupos de empleados que se renen e intervienen a intervalos fijos con su dirigente, para identificar y solucionar problemas relacionados con sus labores cotidianas. Un Crculo de Calidad est integrado por un reducido nmero de empleados de la misma rea de trabajo y su supervisor, que se renen voluntaria y regularmente para estudiar tcnicas de mejoramiento de control de calidad y de productividad, con el fin de aplicarlas en la identificacin y solucin de dificultades relacionadas con problemas vinculados a sus trabajos.
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El Crculo de Calidad es un grupo pequeo que desarrolla actividades de control de calidad voluntariamente dentro de un mismo taller. Este pequeo grupo lleva a cabo continuamente, como parte de las actividades de control de calidad en toda la empresa, autodesarrollo y desarrollo, mutuo control y mejoramiento dentro del taller, utilizando tcnicas de control de calidad con participacin de todos los miembros.

La popularidad de los Crculos de Calidad, se debe a que favorecen que los propios trabajadores compartan con la administracin la responsabilidad de definir y resolver problemas de coordinacin, productividad y por supuesto de calidad. Adicionalmente, propician la integracin y el involucramiento del personal con el objetivo de mejorar, ya sea productos, servicios o procesos. En otras palabras los Crculos de Calidad se dan cuenta de todo lo errneo que ocurre dentro de una empresa, dan la seal de alarma y crean la exigencia de buscar soluciones en conjunto. Los empleados de cada Crculo forman un grupo natural de trabajo, donde las actividades de sus integrantes estn de alguna forma relacionadas como parte de un proceso o trabajo. La tarea de cada uno de ellos, encabezada por un supervisor, consiste en estudiar cualquier problema de produccin o de servicio que se encuentre dentro del mbito de su competencia. En la mayora de los casos, un Crculo comprende un proyecto de estudio que puede solucionarse en tres meses aproximadamente y que no tomar arriba de un semestre (seis meses)

La misin de un Crculo pueden resumirse en: Contribuir a mejorar y desarrollar a la empresa. Respetar el lado humano de los individuos y edificar un ambiente agradable de trabajo y de realizacin personal. y Propiciar la aplicacin del talento de los trabajadores para el mejoramiento continuo de las reas de la organizacin. El trmino Crculo de Calidad tiene dos significados. Se refiere tanto a una estructura y a un proceso como a un grupo de personas y a las actividades que realizan. Por consiguiente, es posible hablar de un proceso de Crculo de Calidad al igual que de la estructura del mismo. Estructura: La estructura de un Crculo de Calidad es fundamentalmente la forma como est integrado el grupo y se define d acuerdo con la posicin de los miembros dentro de una organizacin empresarial. En la prctica, los Crculos de Calidad requieren de un periodo prolongado de labores bajo la tutela de un Asesor.

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Proceso: el proceso de un Crculo de Calidad est dividido en los pasos siguientes. A) Identificacin del problema. B) Anlisis del problema y recopilacin de informacin. C) Bsqueda de soluciones. D) Seleccin de una solucin. E) Presentacin de la solucin a la gerencia. F) Ejecucin de la solucin. G) Evaluacin de la solucin. y Lo ideal es que las reuniones se celebren en lugares especiales alejados del rea de trabajo. y Los miembros del Crculo deben recibir capacitacin especial para participar adecuadamente, tanto previa a la creacin del Crculo, como continua durante su operacin. y Los miembros del grupo y no la gerencia son quienes eligen el problema y los proyectos sobre los cuales habr de trabajarse. y En forma ideal el proceso de seleccin no se lleva a cabo por votacin democrtica (por mayora de votos), sino por consenso; en esta forma todos los participantes convienen en los problemas que es necesario resolver. y Los Crculos deben recibir asistencia o asesora para analizar un problema y decidir al respecto. y La Direccin General y los expertos tcnicos deben comprometerse a brindar su ayuda a los Crculos de Calidad. y Los Crculos habrn de recibir el apoyo de un Asesor (interno o externo), que asistir a todas las reuniones, pero que no es miembro del Crculo. y Las exposiciones preparadas para la Direccin sern previamente presentadas a los gerentes y los expertos tcnicos quienes normalmente

tienen la autoridad para tomar una decisin acerca de la viabilidad de la propuesta. y La empresa debe efectuar evaluaciones peridicas para comprobar si se proporciona lo necesario para la operacin de los Crculos de Calidad, as como para la ejecucin de las propuestas que de stos se deriven. ESTABLECIMIENTO DE LOS CRCULOS DE CALIDAD. Para la introduccin de los Crculos de Calidad en una empresa o institucin se requiere fundamentalmente llevar a cabo las siguientes fases o etapas:

1. Convencer y comprometer a la Direccin General en el proceso. 2. Establecer la organizacin necesaria para la administracin de los Crculos de 1. Calidad, a partir de una unidad administrativa encargada de coordinar su introduccin y operacin. 2. Comprometer a los empleados. 3. Desarrollar un plan de trabajo para la introduccin de los Crculos de Calidad, a efecto de que stos formen parte de la operacin de la empresa o institucin. 4. Reglamentar la forma de operacin de los Crculos de Calidad. 5. Desarrollar los Sistemas de Apoyo para los Crculos de Calidad. 6. Aplicar programas de capacitacin a todo el personal y niveles de la empresa, para que se tenga un conocimiento y metodologa de trabajo homogneos. 7. Disponer de los apoyos didcticos y logsticos para las tareas de los Crculos de 8. Calidad.

Al vender la idea de los Crculos de Calidad, es necesario proceder de arriba hacia abajo. Primero se debe involucrar a los ejecutivos, despus a los gerentes de nivel medio y, finalmente, a los empleados. Posteriormente, durante el establecimiento de los Crculos de Calidad, es conveniente comenzar por el nivel medio capacitando a los gerentes o jefes de departamento, LA OPERACIN DE LOS CRCULOS DE CALIDAD. En la operacin de los Crculos de Calidad se distinguen dos etapas: Primera Etapa.- Se ubica en el nivel de los empleados, quienes identifican un problema, lo analizan y presentan una solucin a la gerencia mediante un planteamiento viable, estructurado y documentado. Segunda Etapa.- Se realiza a nivel gerencial, al ser stos quienes escuchen las propuestas emanadas de los Crculos de Calidad, las evalan y deciden por lo general despus de dos o tres reuniones- si puede ser puesta en prctica o no. Si la decisin es favorable, elaboran un plan para ejecutar la propuesta y lo ponen en marcha con la mayor brevedad posible.

OBJETIVOS DE LOS CRCULOS DE CALIDAD 1. Propiciar un ambiente de colaboracin y apoyo recproco en favor del mejoramiento de los procesos operativos y de gestin. 2. Fortalecer el liderazgo de los niveles directivos y de supervisin. 3. Mejorar las relaciones humanas y el clima laboral. 4. Motivar y crear conciencia y orgullo por el trabajo bien hecho. 5. Concientizar a todo el personal sobre la necesidad de desarrollar acciones para mejorar la calidad. 6. Propiciar una mejor comunicacin entre los trabajadores y los directivos o gerentes. 7. Dar a conocer los avances y obstculos a vencer para lograr una mejora constante. 8. Trabajar con el equipo para ayudarles a tomar decisiones sin conflictos. 9. Asegurar que alguien se encargue de llevar a cabo las decisiones y acuerdos tomados por el Crculo de Calidad. 10. Dar seguimiento a las propuestas y resoluciones tomadas .Instructor.- Organiza y realiza los cursos de capacitacin para el personal operativo, supervisores y jefes de los crculos, as como para los empleados miembros de los crculos y asesores. Inicialmente, los cursos estn dirigidos a explicar las funciones de cada cual debe desempear dentro del proceso, despus la capacitacin se orienta al manejo de herramientas y tcnicas para la identificacin y resolucin de problemas. Asesor.- Aconseja a los Crculos y en particular a los lderes, sobre la manera como deben de manejarse las reuniones, solucionar los problemas y hacer la presentacin de los casos a la gerencia. El asesor asiste a todas las reuniones de los Crculos que le han sido asignados, se rene en privado con sus lderes antes y despus de cada reunin con el propsito de ayudarles a organizar y evaluar su progreso, y brinda su apoyo en lo que se refiere a material de estudio.
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El experto.- Es aqul que por su conocimiento cientfico o tcnico est facultado para dictaminar la factibilidad de la solucin o medida propuesta por el Crculo de Calidad.

Grupos de proyectos

Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, resultados o servicios. El equipo del proyecto es quien est a cargo de ejecutar los procesos de direccin de proyectos, que por lo general pertenecen a una de estas dos categoras principales: Procesos de Direccin de Proyectos Comunes a la mayora de los proyectos por lo general estn relacionados entre s por el hecho de que se llevan a cabo para un propsito integrado. El propsito es iniciar, planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar un proyecto. Estos

procesos interactan entre s de formas complejas que no pueden explicarse completamente en un documento o con grficos. Procesos Orientados al Producto Especifican y crean el producto del proyecto. Los procesos orientados al producto se definen normalmente por el ciclo de vida del proyecto y varan segn el rea de aplicacin. Los procesos de la direccin de proyectos y los procesos orientados al producto se superponen e interactan durante el proyecto. Por ejemplo, no se puede definir el alcance del proyecto si no se tiene una comprensin bsica acerca de cmo crear el producto especificado. La direccin de proyectos es una tarea integradora. La integracin de la direccin de proyectos exige que cada proyecto y proceso de productos est correctamente alineado y conectado con los otros procesos, a fin de facilitar su coordinacin. Estas interacciones entre procesos a menudo requieren que se hagan concesiones entre los requisitos y los objetivos del proyecto. Es posible que un proyecto grande y complejo tenga algunos procesos que deban repetirse varias veces para definir y satisfacer los requisitos de los interesados, y para llegar a un acuerdo acerca de las salidas de los procesos. No realizar acciones durante alguno de los procesos afectar normalmente al proceso en cuestin y a otros relacionados. El diagrama de flujo de procesos de la figura, presenta de forma general las interacciones y el flujo bsico entre los Grupos de Procesos. Un Grupo de Procesos incluye los procesos de direccin de proyectos que estn vinculados por las respectivas entradas y salidas, es decir, el resultado o salida de un proceso se convierte en la entrada de otro. El Grupo de Procesos de Seguimiento y Control, por ejemplo, no solamente supervisa y controla el trabajo que se realiza durante un Grupo de Procesos, sino tambin todo el esfuerzo del proyecto. El Grupo de Procesos de Seguimiento y Control tambin debe retroalimentarse para implementar medidas correctivas o
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preventivas, a fin de hacer que el proyecto cumpla con el plan de gestin del proyecto o de modificar segn corresponda dicho plan. Muchas de las interacciones adicionales entre los Grupos de Procesos son similares. Los Grupos de Procesos no son fases del proyecto. Los cinco Grupos de Procesos son:
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Grupo de Procesos de Iniciacin. Define y autoriza el proyecto o una fase del mismo. Grupo de Procesos de Planificacin. Define y refina los objetivos, y planifica el curso de accin requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto. Grupo de Procesos de Ejecucin. Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestin del proyecto para el proyecto. Grupo de Procesos de Seguimiento y Control. Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestin del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir con los objetivos del proyecto. Grupo de Procesos de Cierre. Formaliza la aceptacin del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo

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Integracin de los Grupos de Trabajo Colaborativo Los Grupos de Trabajo pueden generase a partir del inters comn de toda una serie de profesionales en el desarrollo de una actividad (Grupo Preestablecido), o bien irse conformando por afinidades (Grupo Generado). Para cualquiera de los dos casos, pero sobretodo en el segundo, una herramienta fundamental de apoyo ser el Directorio, donde podrn identificar candidatos a formar parte de los grupos de trabajo, de diferentes pases, sectores y reas de inters. Considerar que los Grupos, en principio siempre sern abiertos e inclusivos, siempre y cuando los requisitos de la actividad o proyecto planteado lo as lo indiquen. Para que un miembro de la Comunidad Mesoamericana forme parte del Directorio y as poder participar en Grupos de Trabajo, deber rellenar y enviar el siguiente FORMULARIO de inscripcin al OBSERVATORIO REDMESO. Entre todos los equipos que integran un Grupo de Trabajo Colaborativo, se diferenciarn los siguientes perfiles: Dinamizador del Grupo Entre sus funciones se encuentran:
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Mantener estrecha comunicacin con todos los participantes del Grupo Colaborativo. Ayudar al grupo a trabajar en equipo. Fomentar el intercambio de informacin entre todos los participantes. Enviar los mensajes electrnicos de bienvenida a los participantes del grupo. Enviar recordatorios sobre las fechas de inicio de cada etapa. Dar promocin a las actividades del grupo.
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Apoyar en el armado del proyecto final

Participantes Los participantes son la parte fundamental en los Grupos Colaborativos. Dentro de sus funciones se encuentran:
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Realizar las investigaciones y tareas planteadas en la planificacin cumpliendo con el calendario de actividades. Redactar y compartir con los dems miembros del grupo los avances desempeados, as como otra informacin recopilada. Ayudar a los otros miembros del grupo a concluir sus investigaciones y tareas. Analizar propositivamente el resultado de las investigaciones y actividades elaboradas y compartidas por los dems miembros del grupo. Generar nuevas ideas que mejoren el planteamiento y avance del proyecto. Participar con el grupo en el montaje del proyecto final. Compartir los crditos del trabajo desempeado

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Planificacin del trabajo El trabajo a desempear debe disponer de unos claros objetivos y metas a alcanzar y estar dividido en etapas y actividades, las cuales estarn programadas (calendario). Plantear desde inicio una planificacin adaptativa, ajustada a los avances. El ATC dispone de una herramienta de Agenda para la planificacin de tareas. Otras herramientas externas ms complejas (Ej: MS Project) podrn ser tambin empleadas e integradas en el ATC. Entre las tareas iniciales a realizar, se deber consensar un breve reglamento que todos los miembros del grupo deben de ratificar. En l se especificarn cuestiones acerca de la participacin, perfil del grupo, derechos de autor, publicaciones derivadas, etc. Intercambio de Informacin Documentacin El intercambio de informacin y documentacin entre los participantes del grupo ser el elemento que permitir alcanzar un nivel estandarizado de criterios. Diferentes profesionales o interesados con experiencias y reas de trabajo diferentes, requieren una previa estandarizacin y consenso de conceptos y visiones para implementar un trabajo trans disciplinar e integrado. El ATC permite poner a disposicin de todo el grupo documentos en cualquiera de los formatos, as como aadir comentarios o anotaciones.

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Desarrollo de la Propuesta Una vez compartida y revisada la documentacin bsica, se pasar al armado definitivo y desarrollo de la propuesta. Las dinmicas a seguir en este punto dependern mucho del tipo de proyecto o actividad. Resumimos algunas:
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Tareas

Individuales:

Aquellas

elaboradas

por

un

individuo.

Generalmente de redaccin de apartados disciplinarios, anlisis de otras propuestas, sugerencias de cambios. Requiere forzosamente una posterior retroalimentacin del conjunto.
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Tareas por Subgrupos: Aquellas que requieren un pequeo grupo para el desarrollo de una parte del trabajo. Suelen ser tareas que necesitan de ms de un experto o ms de una visin (experiencias de diferente regin) para su elaboracin. Intercambio siempre visible (transparente) al resto del grupo por medio del ATC. Tambin debern ser sometidas a la evaluacin del conjunto. Tareas Grupales: Actividades (decisiones) que requieran de consenso comn. Promover la representatividad en todos los acuerdos o posturas. El dilogo no impositivo permitir el acuerdo propositivo. No

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escatimar en el anlisis y la crtica constructiva. Publicacin Todo trabajo Colaborativo, deber generar como producto, al menos, la elaboracin de un documento de sntesis del proyecto que recoja los avances establecidos y las conclusiones. En propuestas que el trabajo colaborativo a distancia complemente actividades de campo, estas sern especificadas y analizadas en dicho documento. Este deber cumplir una serie de requisitos mnimos de formato y estilo, de acuerdo a estndares que sern previamente difundidos. Este documento, ser propiedad de los autores del mismo, pero la Red Mesoamericana de Recursos Biticos, se reserva el derecho de incluirlo en su Centro Documental. A su vez la REDMESO a travs del OBSERVATORIO, promover dicho trabajo para su difusin mediante todo tipo de medios, principalmente electrnicos.

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