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MANUAL DE USUARIO DE EGROUPWARE

MANUAL DE USUARIO EGROUPWARE

MANUAL DE USUARIO DE EGROUPWARE

INDICE

Que es egroupware..................................................................................................... 3 Inicio de sesin .......................................................................................................... 4 Aplicaciones de egroupware ...................................................................................... 4 Correo electrnico...................................................................................................... 5 Calendario .................................................................................................................. 7 ACL ........................................................................................................................... 9 Administracin de proyectos ..................................................................................... 10 Libreta de direcciones ................................................................................................ 16 Registro de notas y tareas .......................................................................................... 18 Recursos ..................................................................................................................... 19 Hoja de presencia ....................................................................................................... 21 Administracin de archivos ....................................................................................... 22 Marcadores................................................................................................................. 23

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Qu es Egroupware? Es una aplicacin para el trabajo en grupo en una red cooperativa o intranet, la cual esta integrada por diferentes aplicaciones tales como calendario, correo electrnico, libreta de direcciones, administracin de proyectos, entre otras, las cuales sern descritas mas adelante.

Al estar basada en servidor web usted no queda limitado a trabajar solo en una empresa o universidad sino que puede acceder a datos personales desde cualquier punto del mundo basta con tener una computadora con una conexin a internet por medio de un navegador web. Los datos estn centralizados en una base de datos y gestionados a travs de permisos de acceso asignados a cada usuario o grupo en particular. Esto permite, por ejemplo, tener centralizados en un servidor los calendarios y tareas de varios usuarios y poderlos compartir siempre en funcin de los permisos de acceso que se hayan establecido.

Beneficios

Fomentar el trabajo en equipo. Mejora la comunicacin entre departamentos y/o sucursales. Acceso y divulgacin de informacin, normas, problemas y soluciones. Control de los contactos de la organizacin. Automatizacin de tareas y proceso de la transmisin de informacin

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En la Figura 1. Se muestra la pantalla de inicio de sesin donde se debe ingresar el nombre de usuario y contrasea, proporcionada por el administrador de la red.

Figura 1. Despus de a ver ingresado correctamente el nombre de usuario y contrasea se mostrara la pantalla de inicio del programa La cual muestra todas las herramientas que contiene Egroupware.

A continuacin se menciona cada una de las aplicaciones que contiene Egroupware


Correo Electrnico Libreta de Direcciones Administrador de proyectos Hoja de Presencia Administrador de archivos Marcadores

Inicio

Calendario

Notas y Tareas

Recursos

Sistema de Seguimiento

Salir

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Correo Electrnico (ver figura 2) Nos permite estar en contacto con clientes, compaeros de trabajo, colaboradores y amigos de una forma fcil y rpida. Puede leer, gestionar y enviar correo electrnico desde cualquier lugar del mundo.

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Figura 2

1. Muestra las opciones e hipervnculos de la aplicacin del correo electrnico y permite


configurar algunas preferencias del correo electrnico. EL hipervnculo preferencias nos permitir hacer movimientos de acuerdo a nuestras necesidades acerca del correo electrnico desde la forma en que lo visualizamos como usuarios hasta la forma de cmo queremos que se guarde en nuestro perfil. EL hipervnculo administracin de firmas permite que agreguemos alguna firma nueva o eliminar alguna que hallamos utilizado en correos enviados con anterioridad. EL hipervnculo administracin de carpetas permite que el usuario haga uso de las carpetas a su conveniencia.

2. Se muestra una lista de sus archivos de los correos electrnicos recibidos. 3. Muestra las opciones ms comunes de un correo electrnico como son
nuevo mensaje, borrar un mensaje, etc. 4. Muestra la bandeja de entrada y lista de carpetas. 5

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Redactar un nuevo mensaje (ver figura 3)

Figura 3

1. Permite enviar, guardar, buscar un contacto en la libreta de direcciones, adjuntar un


archivo, guardar como registro de notas y tareas (hace una copia del correo enviado guardndolo en la aplicaron registro de notas y tareas las cuales contendrn la hora y fecha en la que fue enviado), recibir notificacin (recibe un mensaje de que el correo enviado a llegado al destinatario), prioridad (se mostrara en el mensaje enviado la prioridad ya sea baja, media o alta).

2. Permite agregar a cada destinatario (por campo de texto), las formas de envi que se en
encuentran en la parte izquierda son: Para: se enviara nicamente al destinatario seleccionado. CC: permite enviar una copia la cual mostrara a cada uno de los destinatarios a los que se les fue enviado el mensaje de correo. 6

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CCOO: permite enviar una copia la cual no mostrara a cada uno de los destinatarios a los que se les fue enviado el mensaje de correo. Responder A: permite dar una contestacin aun correo.

3. Opciones de formato que se le puede dar al mensaje. 4. rea de texto donde se redacta el mensaje. 5. Muestra los archivos adjuntos que se enviaran.

Calendario (ver figura 4) La aplicacin de Calendario permite establecer citas, reuniones y eventos. La pantalla principal puede mostrar en da, semana, mes, ao, planificador o una matriz de la vista diaria segn se configure. Permite el mantenimiento de un calendario personal y de grupo, as como la gestin de das festivos.

Dar un click en el da y hora para programar una nueva cita

Figura 4 1. Las diferentes vistas que se pueden mostrar en el calendario son: 7

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Vista diaria : muestra el da actual Vista semanal : muestra la semana actual Vista mensual

: muestra el mes actual Vista anual : muestra el ao actual Vista del planificador : muestra el (planificador)

2. Muestra las preferencias personales y los derechos de acceso (listas de control de acceso), que pueden tener determinados usuarios para ver nuestras tareas o citas (editar, leer, eliminar). As como tambin poder agregar una categora. 3. Muestra todas las citas, eventos o reuniones de acuerdo a la vista seleccionada. 4. Muestra un conjunto de filtros para ver ciertas citas o tareas de acuerdo a los parmetros asignados. Redactar nueva cita (ver figura 5)

Figura 5 Pantalla donde se muestra las pestaas de creacin de una nueva cita, reunin o evento, permite dar la descripcin de la actividad a realizar, los participantes (personas que estn integradas a dicha actividad), repeticiones, enlaces (a otras aplicaciones de egroupware). Cabe destacar que la actividad de cada usuario de egroupware podr ser visualizada por otros usuarios siempre y cuando el creador de la actividad conceda acceso ( figura 6).

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Figura 6 ACL (LCA) Listas de control de acceso(ver figura 6)

Es importante saber que Egroupware permite que otras personas puedan compartir datos, siempre y cuando se les otorgu los derechos de acceso, algunas de las aplicaciones que se les pude asignar dichos accesos son: calendario, lista de proyectos, libreta de direcciones, No todas las aplicaciones egroupware tienen ACL.

El acceso se puede conceder para los siguientes niveles: leer - leer datos editar - modificar datos aadir - aadir nuevas entradas borrar - borrar datos privado - acceder a los datos marcados como privados Dnde poner estos permisos: cada usuario puede hacerlo en sus preferencias para cada aplicacin: (Conceder acceso)

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Administrador de proyectos. (ver figura 7). El administrador del proyecto ayudara al usuario de egroupware a llevar un control de los proyectos que este realizando.

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Figura 7 1. El men principal contiene las siguientes opciones : La lista de proyecto muestra todos los proyectos a los que tiene acceso. La lista de elementos muestra cada uno de los elementos que contiene o constituye un determinado proyecto. Muestra un rbol de los proyectos actuales. El diagrama de Gantt muestra un diagrama del proyecto seleccionado, el cual muestra el porcentaje del avance del proyecto grficamente, de cuando fue planeado y cuando debe concluir.

2. Aqu se muestra las preferencias personales sobre sta aplicacin. A si como el de conceder
los permisos de accesos a su lista de proyectos; tambin puede editar una categora a la que pueda pertenecer una proyecto en particular.

3. Aqu se muestra la vista principal de esta aplicacin, en la cual puede apreciar toda una lista
de sus proyectos, el ID del proyecto, su nombre, el propietario de cierto proyecto, cuando fue modificado y su prioridad (urgencia del proyecto del 1-10) ante otros proyectos. 4. Aqu se muestra una serie de filtros y bsqueda para ver los proyectos de alguna categora en especfico. 10

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A continuacin se muestran una serie de smbolos los cuales permiten realizar alguna operacin sobre algn proyecto: El smbolo El smbolo El smbolo El smbolo para mostrar el diagrama de Gantt para mostrar el proyecto para editar el proyecto para borrar algn proyecto

En la figura 8 se describe como crear un nuevo proyecto

Aadir nuevo proyecto

Figura 8 La figura 9 muestra todas las opciones que se pueden elegir para aadir un nuevo proyecto

Figura 9 1. Se le asigna un nmero y un nombre al proyecto. 2. Permitir agregar un proyecto a una categora, un acceso en el cual ser posible que todos los miembros de egroupware o solamente lo miembros del proyecto lo vean, la prioridad que 11

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tendr ante otros proyectos, establecer fechas de inicio y fin del proyecto as como fechas de planificacin para llevar avances del proyecto. Las fechas que se establezcan en los campos de planificacin se vern reflejadas en el diagrama de Gannt.

La figura 10 muestra un rea de texto para describir el proyecto, las opciones de dar formato al texto

Dar un click para redactar la descripcin

Figura 10

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Dar un click para aadir

Lista

Figura 11 En la figura 11 se muestran las opciones de agregar a los participantes que formaran parte del proyecto y el rol que tendrn en el mismo, en la lista desplegable se podr elegir a los miembros cada uno de ellos especificando la disponibilidad del proyecto de 0 a 100 y el rol que tendr el mismo, en el proyecto.

Figura 12

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En la figura 12 se llenaran los campos de acuerdo al tipo de cuenta que hallamos seleccionado, esto ser el presupuesto con el que cuenta el proyecto, el valor planificado ser de acuerdo a los costos reales del proyecto. Permite vincular hacia otras aplicaciones de egroupware, se podr adjuntar un archivo que se til para el proyecto solo es necesario dar clic en el botn browse seleccionar el archivo y presionar el botn adjuntar.

Botn buscar Lista de aplicaciones

Figura 13 Pasos para hacer un enlace (ver figura 13)

1. Dar click en la lista desplegable para seleccionar la aplicacin ala que se desea hacer el vnculo. 2. Presionar el botn buscar

3. A continuacin dar click en la lista desplegable presionar el botn enlace.

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Descripcinde la vista del diagrama de Gantt

Fechas de visualizacin de diagrama de gantt

Figura 14

El diagrama de Gantt (ver figura 14) consiste en una representacin grfica sobre dos ejes; en el vertical se disponen las tareas del proyecto y en el horizontal se representa el tiempo. En el eje Vertical: Las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar. A la actividad se hace corresponder una lnea horizontal cuya longitud es proporcional a su duracin en la cual la medicin efecta con relacin a la escala definida en el eje horizontal conforme se ilustra. En el eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en trminos de la unidad ms adecuada al trabajo que se va a ejecutar: semana, mes, ao.

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Libreta de Direcciones (ver figura 15) Facilita la gestin de los contactos, tanto las direcciones particulares (privadas) como las compartidas por el grupo. La libreta de direcciones es una aplicacin para la gestin de clientes y se puede enlazarla con otras aplicaciones de egroupware.

Filtro que muestra por departamento, organizacin o


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Buscar por letras

figura 15

1. Muestra las opciones de agregar un nuevo contacto, una bsqueda avanzada e importar
contactos desde otras aplicaciones. 2. Desde aqu podemos configurar nuestras preferencias, el conceder acceso, editar alguna categora para nuestra libreta de direcciones. 3. Muestra cada uno de nuestros contactos. El smbolo muestra a un contacto El smbolo para editar un contacto El smbolo para borrar un contacto

4. Muestra las opciones de bsquedas ya sea por categoras

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Figura 16 La figura 16 nos muestra una serie de pestaas para agregar los datos de un nuevo contacto. Pestaa general se pide los datos de identificacin personal de cada contacto. Pestaa privado muestra opciones para agregar datos personales mas detallados. Pestaa detalles se elige la categora del contacto a agregar y una pequea nota de descripcin para el contacto. Pestaa enlaces podemos crear un enlace a una aplicacin de egroupware para el contacto.

Aadir el nuevo contacto

Figura 17

La figura 17 muestra la pantalla de visualizacin de los datos generales de los contactos, nicamente permite consultar, si se desea agregar un dato nuevo a un contacto existente solo basta presionar el botn de editar.

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Registro de notas y tareas.(ver figura 19) Permite agregar simplemente una nota o tarea que no requieren otros cambios pueden estar en cualquiera de los siguientes estados: en curso, hecho, sin empezar, cancelado y facturado. Gestiona fcilmente listados de llamadas, de notas y de tareas pendientes estas pueden ser tanto de carcter pblico como particular (privado).

Aade una nueva nota

Aade una tarea nueva

Filtro que muestra las tareas de acuerdo a su estado

Figura 19

Aade una llamada

Esta aplicacin permite agregar una tarea a otro usuario o ya sea a otra aplicacin ala cual se le quiera a agregar una nota, tarea, o recordatorio de llamada

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Recursos (ver figura 20) Facilita la gestin de los recursos del grupo, sean estos cuales fueren (equipos informticos, salas de reunin, miembros de la organizacin, etc.), permite ver si esta disponible algn recurso

Muestra una lista de todos los recursos disponibles Ver lista de recursos y aadir un nuevo recurso

Aqu se muestran todas las opciones para poder editar, consultar o eliminar algn recurso disponible

Figura 20

Figura21 19

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La figura 21 muestra una serie de pestaas donde se pide una descripcin del recurso a agregar. Pestaa general: se indican todos los aspectos principales del recurso como: descripcin corta del recurso a agregar. La ubicaron donde se encuentra disponible el recurso. Informacin del almacenamiento. La cantidad de recursos disponibles por unidad. Usable cantidad de recursos disponibles para un solicitante. Reservable si el recurso se encuentra disponible para el solicitante.

Pestaa descripcin: rea de texto para hacer la descripcin completa del recurso. Pestaa imagen: permite agregar una imagen para la correcta descripcin del recurso. Pestaa enlaces: permite hacer un enlace a una aplicacin de egroupware.

En la figura 22 se muestra la descripcin del recurso, la cantidad en existencia, el propietario, la cantidad disponible, la ubicaron y si es que se encuentra enlazado a otra aplicacin

Figura 22

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Hoja de Presencia (ver figura 23) Permite el seguimiento personal o de grupo del registro de actividad comercial, laboral, etc. de manera que se pueda introducir la fecha de ejecucin, el nmero de horas invertidas o el precio asignado a una accin concreta.

Filtros para mostrar por categora, fecha, etc.

Consultar, editar o eliminar un seguimiento


Lista que presenta las Hojas de seguimiento a un determinado proyecto

Figura 23 Una forma fcil por la cual un integrante de un proyecto nos muestre sus ideas por medio de una hoja de presencia o por la cual el creador de algn proyecto envi notificaciones de un proyecto a los integrantes del proyecto.

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Administrador de archivos. (ver figura 24) Esta aplicacin nos permite guardar y administrar nuestros propios archivos los cuales podemos consultarlos donde quiera que nos encontremos solo basta subirlos al servidor.

Nos permite editar, guardar, eliminar, copiar, hacer un comentario sobre un archivo

Subir archivo Lista de las carpetas y archivos

Figura 24 Para agregar un archivo solo es necesario presionar el botn subir archivo, buscarlo con el botn browse y seleccionar el archivo a

continuacin presionar el botn y su archivo que se encontrara disponible en cualquier parte del mundo. Para la creacin de una carpeta solo es necesario escribir el nombre de la carpeta y a

continuacin presionar el botn Permite la creacin de ficheros solo basta con escribir el nombre del fichero y presionar el botn

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Marcadores(ver figura 25) Una aplicacin que nos brida egroupware la cual nos permite guardar la direccin de pginas Web y compartirlas por medio del correo (FelamiMail).

Figura 25 La figura 25 muestra las pestaas para la creacin de nuevos marcadores. Vista de rbol: Muestra los marcadores existentes. Lista: Muestra los marcadores y su descripcin, y permite enviar por correo marcador seleccionado solo es necesario presionar el botn Nuevo: Muestra la venta de creacin de un nuevo marcador. Buscar: Permite realizar bsquedas de los marcadores ya existentes. Colocar la direccin Web eb Nombre de la pgina

Palabra (para realizar una bsqueda)

Categora (indispensable)

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