NominaSOL 2012 - Primeros Pasos

PRIMEROS PASOS EN NOMINASOL Introduccin

Este documento pretende ayudarle en los primeros momentos de uso del programa, por lo que, si lo est utilizando por primera vez, le aconsejamos que le dedique unos minutos, e incluso lo imprima y lo utilice como lista de puntos a revisar. Le aconsejamos que utilice la empresa de demostracin que se suministra con el programa para ver o probar las opciones que desee sin miedo a romper nada. Esta gua est redactada de forma resumida. Para obtener ms informacin acerca de cada uno de los procesos, le recomendamos que lea el Manual del Usuario, (disponible en la zona de descarga de nuestra web), o utilice el sistema de ayuda que incluye el programa, (tecla F11 en la opcin que desee).

Primeros pasos
1. Eche un vistazo al entorno
( Revisado)

Antes de comenzar a utilizar la aplicacin, le recomendamos que realice un breve paseo por las distintas solapas que componen esta aplicacin. Esto le ayudar a localizar las opciones dentro del programa. Solapa Procesos Encontrar todas las opciones necesarias para realizar las tareas ms habituales de su gestin diaria. Desde aqu puede calcular las nminas, generar los ficheros de cotizacin, afiliacin e incapacidad temporal para posteriormente importarlos en la WinSuite, crear los contratos de los trabajadores, generar el fichero de Contrat@ o Certific@2, calcular o regularizar el tipo de retencin de IRFP de distintos trabajadores al mismo tiempo, etc. Solapa Empresa Aqu estn ubicados los ficheros principales de la empresa seleccionada: archivo de trabajadores, datos de centros de trabajo, convenio seleccionado, datos de parametrizacin, configuracin de las diferentes tablas por las cuales se regir la empresa activa, etc. Solapa Entorno En esta solapa se hallan todos los ficheros que son comunes para todas las empresas existentes en NominaSOL, aqu puede encontrar las tablas de la Seguridad Social y AEAT, calendarios laborales, causas de ausencia, etc. Tambin podr crearse los convenios colectivos con sus correspondientes categoras, as como una plantilla de tipo de contrato.

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Para mantener el programa actualizado con los ltimos contratos, bases de cotizacin, etc, dispone del botn Tablas oficiales. Al pulsar este botn acceder a la interfaz de actualizacin de tablas del programa. Solapa Impresin Todos los informes que se pueden imprimir en el programa estn incluidos en esta solapa. Dispone de una amplia variedad: trabajadores, nminas, asistencia, contratos, etc. Le invitamos a que explore todas las posibilidades que le ofrece esta solapa. Igualmente, tambin podr imprimir en esta solapa los modelos de la Seguridad Social (TC1, TC2, TA2/S, Certificado de empresa, etc.). Solapa Utilidades Aglutina todas las herramientas que incluye el programa para facilitarle las tareas diarias, por ejemplo: una calculadora, calendario, agenda, alarma, etc. Aparte de estas herramientas, esta solapa tambin incluye opciones de enlaces contables, importaciones de datos, etc.

2. Configure la mquina virtual de Java

( Revisado)

NominaSOL necesita para poder realizar los clculos del tipo de retencin de IRPF a los trabajadores, y diversas opciones ms, tener instalada en su equipo, y configurada en el programa la mquina virtual de Java. Esta opcin se encuentra en la solapa Entorno, dentro del grupo AEAT, en el botn Configuracin.

Si an no la ha instalado en su ordenador, puede disponer de ella en la zona de descargas de nuestra web.

3. Prepare el convenio para la empresa seleccionada

( Revisado)

NominaSOL incluye preconfigurado el convenio de Oficinas y Despachos. Si la empresa que acaba de crear puede acogerse a dicho convenio, puede pasar al punto 5 de esta gua para seleccionarlo como convenio propio. En otro caso, debe crear el convenio que al que est acogido la empresa en el fichero de convenios del programa. Una vez que lo cree, puede utilizarlo para cualquier otra empresa que d de alta en el programa posteriormente. Esta opcin se encuentra en la solapa Entorno, dentro del grupo Convenios, en el botn Convenios.

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Esta labor es muy sencilla ya que el programa dispone de una tabla pre configurada de la mayora de los conceptos retributivos que pueden existir en un convenio. Solo deber seleccionar de esa tabla los conceptos que quiere agregar a su convenio y estos, sern cargados automticamente. Los importes de cada uno de los conceptos retributivos que ha seleccionado, los deber introducir al crear las categoras.

4. Cree las categoras del convenio

( Revisado)

Todo convenio que sea creado a travs de NominaSOL debe tener asociadas sus correspondientes categoras, para ello puede crearlas mediante la solapa Entorno, dentro del grupo Convenios, en el botn Categoras.

Una vez acceda al archivo de categoras deber seleccionar el convenio y pulsar en el botn Nuevo, los conceptos retributivos sern cargados automticamente del convenio, solo debe indicar la descripcin de la categora e introducir el importe a pagar en cada concepto retributivo.

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5. Seleccione el convenio para la empresa

( Revisado)

Puede acceder a la creacin del convenio, entrando por primera vez en el convenio propio de la empresa. Esta opcin se encuentra en la solapa Empresa, dentro del grupo Parametrizacin, en el botn Convenio.

Para crear un convenio para la empresa, usted puede seleccionarlo del fichero de convenios del programa, o hacerlo manualmente sin que est preconfigurado.

Le aconsejamos que siempre cree el convenio desde el fichero de convenios genrico del programa, (vea el punto 3 de esta gua), y despus lo seleccione a travs de esta opcin.

6. Configure los datos de parametrizacin de la empresa

( Revisado)

Para un correcto funcionamiento de los procesos de creacin de trabajadores, tablas de IRPF, generacin de nminas, etc., debe configurar diversos parmetros necesarios. Para una mayor comodidad, NominaSOL ha reunido en una opcin la gran mayora de estos ajustes. Puede acceder a ella en la solapa Empresa, dentro del grupo Parametrizacin, a travs del icono Parametrizacin.

Debe tomarse el tiempo necesario, y apoyarse si le es necesario en el manual del Usuario, o la ayuda para cumplimentar lo ms extensamente las diferentes solapas.

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7. Cree los trabajadores de la empresa.

( Revisado)

Esta opcin se encuentra en la solapa Empresa, dentro del grupo Trabajadores, en el botn Trabajadores.

Observe que la ficha del trabajador contiene varias solapas con informacin imprescindible para el funcionamiento de la gestin. Solapa trabajador En esta solapa dispone de varios botones para establecer los datos personales del trabajador (Nombre, NIF, N S.Social, direccin, etc.), merece una especial atencin el botn Situacin, mediante esta pantalla deber establecer la forma de cotizacin del trabajador (General, R.E.A., Autnomo, Formacin, etc.), tambin debe indicar el convenio, categora, grupo de cotizacin y jornada de trabajo.

Solapa I.R.P.F. Es muy importante que el tipo de retencin de I.R.P.F. aplicado en una nmina sea el correcto, NominaSOL utiliza para ello un mdulo interno facilitado por la Agencia Tributaria, tenga en cuenta que el tipo de retencin a aplicar ser calculado en base a los datos introducidos en la ficha del trabajador (jornada de trabajo, salarios, vencimiento de contrato, situacin familiar, etc.).

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Tiene diferentes opciones para regularizar el tipo de retencin, mensualmente, trimestralmente o antes de la ltima nmina del ao, tambin puede indicar que se regularice automticamente cada vez que se modifique un dato que afecte al clculo del porcentaje retenido. Solapa Contratos El contrato de trabajo es necesario para que NominaSOL pueda realizar los clculos de cuotas de cotizacin por Desempleo y elaborar el fichero FAN.

Puede crearlo pulsando el botn Contratos que se encuentra situado en esta solapa. En la solapa Contratos, tambin dispone de un botn de Bonificaciones, a travs de esa pantalla se introducirn las bonificaciones para mayores, por reincorporacin de maternidad o expedientes de regulacin de empleo. Solapa Conceptos retributivos Para evitar que la mayor parte del tiempo la dedique a introducir los conceptos retributivos en la ficha de los trabajadores, al indicar el convenio y la categora a la que corresponde el trabajador se cargaran de forma automtica, no obstante siempre tiene la opcin de introducir un concepto retributivo especfico para cada trabajador, por ejemplo un descuento de anticipo, ajuste a lquido o bruto, retribucin en especie, etc.

8. Clculo de nminas

( Revisado)

Si ha realizado correctamente todos los pasos antes indicados, ahora est en disposicin de calcular su primera nmina, para ello vaya a la solapa Procesos y pulse el botn Clculo que se encuentra en el grupo Nminas.

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En la pantalla de clculo dispone de diferentes opciones y rangos para generar las nminas, elija la que ms se ajuste a sus necesidades.

9. Vea el vdeo Lo Esencial de NominaSOL.

( Revisado)

Le aconsejamos que vea el video de iniciacin que suministramos con el programa, donde podr hacerse una visin global de las opciones bsicas del programa.

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